Tutorial de Excell by Evelyn Flores

ACCESS

UNIDAD 9 PRINCIPALES CONCEPTOS DEN BASES DE DATOS. El objetivo de esta unidad es aprender de manera práctica, de modo que ya desde el principio comenzaremos a crear una base de datos, a la que posteriormente iremos añadiendo objetos.

Conceptos esenciales.

En una base de datos hay tres elementos fundamentales que debemos conocer antes de comenzar con el desarrollo de la Unidad, como son el campo, el registro y el fichero. BASE DE DATOS

Es un conjunto de datos relacionados entre sí Las bases de datos están formadas por uno o más bloques de ficheros. FICHERO Es un conjunto de información que participa de las mismas características; por ejemplo, un fichero de clientes, proveedores, personal, etc. Cada uno de los ficheros está compuesto por registro. REGISTRO Es la unidad más elemental de un fichero de base de datos CAMPO Es la unidad elemental de introducción de datos en cada registro de una base de datos

Objetos de Access.

Access consta de los siguientes tipos de objetos:  

Tablas: conjunto de datos estructurados que forman el contenido de una base de datos. Consultas: permite catalogar, ordenar, extraer y modificar la información contenida en una tabla o en un conjunto de tablas relacionadas, dependiendo de los tipos de consulta y de las condiciones que en ella se establezcan. 1

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Formularios: son diseños que realizamos para poder introducir, modificar o visualizar los registros de una tabla o consulta. En los formularios podemos insertar campos calculados e imágenes. Informes: son extractos de datos procedentes de tablas o consultas y que tienen como propósito principal el ser impresos en papel, aunque también pueden simplemente visualizarse en pantalla. Macros: son conjunto de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en cualquier momento para realizar de forma automática tareas repetitivas. Módulos: son programas escritos especialmente para Access mediante un lenguaje de programación llamado Visual Basic para aplicaciones.

Nombre de campos y sus características. Daremos nombre a los campos, de modo que queden claramente identificados. Por ejemplo, si el campo va aparecer el NIF de una persona, el nombre del campo puede ser <<NIF>>

Tipos de campos

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Texto: admite cualquier carácter alfabético, número o signo de puntuación. Por defecto viene configurado con un tamaño de 50 caracteres, pero puede cambiarse ese valor y elegir otro entre 1 y 255. Memo: admite cualquier carácter textual hasta un máximo de 64.000 caracteres. Se suele utilizar para escribir comentarios u observaciones. No se podrán realizar búsquedas sobre campos Memo. Número: admite cualquier carácter numérico susceptible de ser utilizado en cálculos matemáticos. Fecha/hora: admite valores de fecha y hora. Moneda: para calores monetarios. Utiliza el separador de miles y el signo monetario que se tenga configurado en Windows. Auto numérico: es un campo propio del programa, este añade un número único para cada nuevo registro. Puede generarse tres tipos de números: secuencial (incrementando de 1 a 1), aleatorio o ID de réplica. Los números generados por un campo auto numérico no se pueden modificar ni eliminar. Sí/No: es un campo que solo acepta uno de estos valores, Sí o No, Verdadero o Falso. Objeto OLE: es un tipo de campo que va a contener un objeto, que puede ser una imagen, un gráfico, una hoja de cálculo, etc. Hipervínculo: contiene una ruta o dirección URL de internet. No es necesario utilizar parámetros para configurarlo, pero pueden utilizarse. Asistente para búsquedas: se crea un campo que permite seleccionar un valor de otra tabla o crear una lista de valores en el momento. 2

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Datos adjuntos: la función Datos adjuntos se utiliza en Access 2007 para agregar uno o varios datos (documentos de Word 2007, presentaciones Power Point 2007, imágenes, etc.) a los registros de una base de datos.

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Tamaño del campo: es la longitud máxima que podrá tener el campo y que es diferente entre campos de tipo Texto o de tipo Número. Texto: su tamaño puede estar comprendido entre 1 a 255. Si se le da el valor 0 toma automáticamente el valor 255. Número: puede toma los distintos tipos que aparecen a continuación. Téngase en cuenta que se debe elegir el tipo adecuado al campo elegido para optimizar la cantidad de memoria utilizada.

Propiedades de los campos

CARACTERES QUE SE PUEDEN UTILIZAR PARA CREAR MÁSCARAS DE ENTRADA Carácter 0 9 #

Representa Dígito. Se debe escribir un solo dígito en esta posición Dígito. Los dígitos en esta posición son opcionales. Se debe escribir un dígito, un espacio, un signo más o menos en esta posición. Si se omite esta posición, Access inserta un espacio en blanco. Letra. Se debe escribir una sola letra en esta posición Letra. Las letras en esta posición son opcionales Letra o dígito. Se debe escribir una sola letra o un solo digito en esta posición. Letra o dígito. Las letras o dígitos son opcionales Cualquier carácter o espacio. Se debe escribir un solo carácter o un espacio en ésta posición Cualquier carácter o espacio. El uso de caracteres o espacios en esta posición es opcional Marcadores de posición de decimales y millares, separadores de fecha y hora. El carácter que seleccione depende de la configuración regional de Microsoft Windows. Todos los caracteres subsiguientes aparecen en mayúsculas

Todos los caracteres subsiguientes aparecen en minúsculas.

Hace que la máscara e entrada se rellene de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda. Obliga a Access a mostrar un carácter que aparece inmediatamente detrás. Es lo mismo que incluir un carácter entre comillas dobles.

L ¿ A a & C .,:;-/

“Texto Literal” Contraseña

Incluye todo el texto que deben ver los usuarios, entre comillas o dobles. En la vista Diseño de las tablas o los formularios, si se establece la propiedad. Máscara de entrada en Contraseña, se crea un cuadro de contraseña. Cuando el usuario escribe una contraseña eme ñ cuadro. Access almacena los caracteres pero muestra asteriscos (*)

Propiedades de los datos. General Dependiendo del tipo de dato contenga un campo, tendrá diferentes propiedades que pueden ser configurados. En las siguientes imágenes pueden apreciarse las características definibles para datos de tipo texto, número y fecha/hora.

 Texto

 Fecha/Hora

Access. Un modelo relacional de bases de datos Access es un modelo relacional de bases de datos, es decir, está compuesta por tablas en las que cada columna se llama campo y cada fila, un registro. Las diferentes tablas que componen una base de datos se relacionan entre ellas por campos comunes. Imagina que creas una base mediante una sola tabla en donde anotas todas las facturas de las ventas realizadas durante un ejercicio económico.

Pantalla de entrada de Access Desde la ventana principal de la aplicación se accede de forma fácil a plantillas, bases de datos usadas recientemente y a una base de datos en blanco. Se accede a Access desde Iniciar -> Todos los Programas -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2007.

Base de datos nueva y creaci贸n de tablas. La ejecuci贸n de Access se inicia como se ha indicado en el ep铆grafe anterior. A continuaci贸n haremos clic en Base de datos en blanco.

A la derecha de la pantalla de entrada se le da nombre a la base de datos, que desde ese momento queda registrada en el equipo, aun vacía de datos y de objetos. El nombre por defecto de una base de datos nueva será Base de datos1, Base de datos2, .. y así sucesivamente para cada nueva base de datos creada durante una sesión de ordenador. Si deseamos nombrarla de otra manera reescribimos el nombre predeterminado y a continuación haremos clic en el botón Crear.

La base da datos relacionales se basan en tablas, por lo tanto el primer objeto necesario que se creará será como formularios, consultas, informes. Por ese motivo una vez que se pulsa el botón Crear. Se abre una primera tabla vacía, lista para l introducción de campos.

De forma predeterminada la tabla se muestra en vista Hoja de datos. Puede cambiarse a vista Diseño haciendo clic sobre Ver en la cinta de opciones.

EJEMPLO PÁGINA 185. Vamos a crear una agenda de amistades, en donde aparecerán: nombre, primer apellido, teléfono, dirección de correo electróni9co y dirección de página web en caso de tenerla. Se trata del tipo más simple de bases de datos pues consta de una sola tabla. Si aún no has creado una carpeta de trabajo para las actividades con bases de daros, hazlo en este momento y llámala Base de datos.

Crea la base de datos  

Entra en Access mediante iniciar -> Todos los programas -> Microsoft Office  Microsoft Office Access 2007 En la pantalla en la pantalla inicial haz clic en Base de datos en blanco. A la derecha cambia el nombre predeterminado de la base de datos por Agenda. Haz clic en la carpeta a la derecha del nombre para elegir la ubicación de la base datos Agenda, que será tu carpeta de trabajo denominada Bases de datos. Haz clic en Crear.

Diseñar una tabla  

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Se are la base de datos con la ventana para diseñar la única tala. Una tabla puede diseñarse en vista Hoja de datos o en vista Diseño. preferimos optar por la vista Diseño, que ofrece, en principio, más posibilidades de configuración. Para cambiar entre una y otra vista se hace clic en el botón Ver de la cinta de opciones.

Al cambiar la vista te solicitara el nombre de tabla. Le vamos a poner Amistades. Observa que de manera predeterminada ya aparece un primer campo, listo para ponerle nombre (por defecto tiene como nombre Id) y que es de tipo auto numérico. A la izquierda del nombre del campo se puede ver una llave. Esta significa que el campo que la lleva será clave principal. Las claves principales se verán más adelante y entonces comprenderás su cometido. Sirven principalmente para relacionar las

tablas, pero como nuestra base de datos Agenda tiene una sola tabla, hemos decidido que no tendrá ninguna clave principal.

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Donde pone Id escribimos el primer campo de la tabla Amistades, que será Nombre. El nombre es un campo de tipo Texto. Cámbialo en Tipo de datos. Observa que a la derecha de Tipo de datos hay un espacio titulado Descripción. No es fundamental para la base de datos, es un simple recordatorio que puede utilizar el diseñador de la base para explicar algo relativo a ese campo. Habíamos decidido no tener ninguna clave principal en esta tabla. Para quitarla, con el campo Nombre seleccionas, haz clic sobre Clave principal, Herramientas de la cinta de opciones. Con cada clic sobre ese botón se quita o se pone la llave.

En la parte inferior de la ventana de diseño de la tabla se configuran las Propiedades del campo. En el campo Nombre y en los de esta tabla únicamente vamos a cambiar el tamaño del campo, dejando los demás valores preestablecidos. El tamaño de Nombre será de 15 caracteres. Modificado en la pestaña General de las propiedades del campo.

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Al terminar de insertar todos los campos, la ventana de vista de Diseño de tu tabla Amistades tendrá esta apariencia.

Formulario. Al igual que las tablas, un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar datos. Además, los formularios se pueden usar sobre un subconjunto del os datos de una tabla. Por ejemplo, es posible que algunos usuarios necesiten ver solo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario que muestre solamente esos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario que muestre solamente esos campos seleccionados, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, está la opción de agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

Todos los objetos de una base de datos se crean activando en la cinta de opciones la pestaña Crear. En el grupo Formulario se hallan los distintos tipos de formulario que se pueden crear.

EJEMPLO PÁGINA 187. Acabamos de ver que un formulario puede realizarse sobre todos los campos de una base de datos o solamente usando algunos de ellos. Vamos a continuar trabajando con la base de datos Agenda y realizaremos un formulario con todos los datos de su única tabla Amistades.  

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Abre la carpeta de trabajo Base de datos y haz clic sobre Agenda.accdb Activa la pestaña Crear y a continuación haz clic sobre Formulario, del grupo Formularios. Verás que de inmediato se muestran los datos de la tabla de Amistades en un formulario distinto al de la tabla. Es el formulario básico. La cinta de opciones ha cambiado y tiene una pestaña Formato, con cuyas opciones se puede diseñar la apariencia del formulario. Guarda el formulario con el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. Ponle el mismo nombre que a la tabla: Amistades. Observa qye a ka izquierda de la ventana de Access ya se muestran dos objetos: la tabla Amistades y el formulario Amistades. Cada objeto está representado por un icono distinto que procede a su nombre.

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Observa que en la parte inferior de la pantalla, cuando tienes seleccionado el formulario, es posible avanzar o retroceder para ver todos los registros de la tabla de Amistades. Avanza y retrocede con los botones para ver cómo se van visualizando todos los registros. Hay un botón de avance y otro de retroceso uno a uno, y otros dos para ir el primer registro y al último, respectivamente.

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Activa la pestaña Formato porque ahora vamos a darle una apariencia distinta a la predeterminada. Haz clic en la flecha inferior a la derecha del grupo Autoformato para desplegar los formatos predeterminados que ofrece Access. Al pasar el ratón sobre cada uno se muestra su nombre. Escoge, haciendo clic sobre él, el formato Brío. Al terminar verás que el formulario ha cambiado su apariencia.

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No obstante aún deseamos hacerle unos cambios más: el nombre de cada amigo o amiga deberá apareceré en color rosa fuerte y en negrito, y su número de teléfono, en color azul oscuro. Deja activa la pestaña Formato. Haz clic sobre el Nombre. A la izquierda de la cinta de opciones está el grupo Fuente. Escoge el formato indicando para ambos campos. Guarda los cambio Recorre los registros con los botones de avance y retroceso y comprueba que todos ellos aparecen con el mismo formato que acabas de configurar. Guarda los cambios del formulario y cierra la aplicación.

Consultas Una consulta es un objeto de la base de datos en forma de tabla que extrae datos de otra consulta o de un conjunto de tablas y consultas y los muestra al usuario. Las consultas pueden englobarse en dos categoría: 

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Consultas de selección. Son tablas resultado de la aplicación de unos filtros y criterios. Por ejemplo, en una biblioteca que tiene un base de datos de tres tablas (Usuarios, Libros; Préstamos), podría realizarse una consulta que mostrase un campo de cada tabla: Nombre de usuario, Título de libro y Fecha del préstamo, para obtener un listado de todos los libros prestados, a quién y cuándo, o bien una lista parcial de libros prestados según unos parámetros establecidos (por ejemplo, qué libros fueron prestados a partir de una fecha o qué usuarios se llevaron prestado un libro en concreto. Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros de la base de datos. Por ejemplo, para aumentar el 12

precio de ventana al público de un producto en un porcentaje determinado o para eliminar un registro concreto. Existen varios tipos de consultas de acción: de eliminación, de actualización, de referencias cruzadas y de datos anexados. Las consultas pueden crearse con asistente o mediante directo desde la pestaña Crear, en el grupo Otros.

EJEMPLO PÁGINA 189 Continuamos trabajando con la base de datos Agenda. En esta primera consulta, pretendemos que se nos muestren de la tabla Amistades únicamente la tabla Amistades únicamente los nombres y los números de teléfono de esas amigas y amigos que hemos registrado. 

Realizaremos la consulta usando el asistente para consultas. activa la pestaña Crear y en el grupo Otros haz clic sobre Asistente para consultas.

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De inmediato se abre el cuadro de diálogo Nueva consulta. Selecciona el primer tip: Asistente para consultas sencillas. Aceptar.

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En el nuevo cuadro de diálogo hay una lista seleccionable de tablas de la base de datos. En nuestro caso solamente existe la tabla Amistades. Más abajo están los campos disponibles de la tabla y a su derecha los campos seleccionados para la consulta que estamos realizando. Con el botón de flecha simple se seleccionan de la parte izquierda y se pasan a la derecha. Si los deseáramos todos habría que hacerlo con la doble flecha. Si se han pasado erróneamente campos dispon9obles a campos seleccionados, se vuelven a eliminar con la flecha inversa. Selecciona los campos Nombre y Teléfono. Haz clic en Siguiente.

 Se abre un nuevo cuadro de diálogo para dar nombre a la consulta. En ¿Qué título desea asignar a la consulta?, escribe nombres y teléfonos. Debajo deja marcada la opción Abrir la consulta para ver información. Haz clic en Finaliza. se abre la consulta. Vemos que a la izquierda ya aparece la consulta en la lista de objetos de la base de datos Agenda. No es necesario quedar cambios pero puedes hacerlo. Cierra la aplicación.

EJEMPLO PÁGINA 190 Conseguir el teléfono de una persona escribiendo su nombre Como ya hemos visto anteriormente, una consulta puede hacerse partiendo de una tabla o de otra consulta. En esta actividad vamos a utilizar la consulta Nombres y teléfonos para obtener otra que se va a llamar Consulta individual de teléfono.  Activa la pestaña crear. En el grupo de Otros haz clic en diseño de consultas. En el cuadro de diálogo de la pestaña Consultas (pues es de una consulta de la que vamos a crear la nueva). Se visualizará la única consulta que tenemos en la base de datos, Nombres y teléfonos. Haz clic en Agregar.

 Puedes cerrar el cuadro de diálogo de la imagen anterior. Observa que en el centro de área de trabajo se ha agregado un cuadro referido a la consulta Nombres y teléfonos, mientras que en la cinta de opciones se ha agregado la pestaña Diseño, que debes mantener activa.

 En la parte inferior de la pantalla se puede insertar un campo por columna. Solamente se pueden insertar campos de la consulta Nombres y teléfonos. Queremos que se inserten los campos que hay: en la columna 1 Nombre y en la columna 2 Teléfono. Puedes hacerlo de dos maneras: haciendo doble clic sobre Nombres y después doble clic en Teléfono. O bien arrastrando con el botón Nombre hasta la columna 1 y Teléfono en la columna 2.  Ahora es necesario poner un criterio. Podríamos escribir en Criterios de la columna Nombre, “Estrella”, así entre comillas. De esa manera siempre que ejecutásemos la consulta nos aparecería en el listado el teléfono de Estrella.  Siempre que deseemos que la base de datos pregunte al usuario algo, escribiremos en Criterios la pregunta entre corchetes en la columna correspondiente.

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Ejecuta la consulta haciendo clic en Ejecutar, de la pestaña diseño. Prueba algunos nombres de tu lista para verificar que la consulta está bien diseñada. Cierra Access

Informes Con Access 2007 se pueden crear una amplia variedad de informes, desde los más sencillos hasta los más complejos. Para crear un informe es necesario conocer qué campos de qué tablas o consultas se deben visualizar en el mismo. Los informes pueden pedirse con los datos agrupados según algún criterio. La generación de informes se lleva a cabo desde el grupo informes d la pestaña Crear.

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Informe. Esta herramienta proporciona la manera más rápida y directa d obtener un informe del objeto activo a la izquierda de la ventana de la base de datos. Etiquetas. Se utiliza para crear etiquetas con todos o parte de los campos del objeto que esté activo a la izquierda de la ventana de Access. Se puede elegir entre un amplio catálogo de tamaños de etiquetas y configurar las propiedades de la fuente y otros parámetros. Informe en blanco. Se trata de un sistema para crear inconformes desde cero, si se prefiere elegir manualmente los datos de los campos que se deben incluir. Se usa normalmente cuando el número de campos que llevará el informe no es muy grande. Asistente para informes. Puede ser la manera más sencilla de crear un informe, ya que el asistente guía , paso a paso, la elección de tablas o consultas de donde se extraerán los datos para el informe y permitirá asimismo elegir criterios de ordenación y agrupación. 17

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Diseño de informe. Permite crear un informe en blanco en viste de Diseño. Se muestra el cuadro de diálogo mostrar tabla desde donde se seleccionan las tablas o las consultas de las cuales se van a tomar los campos cuyos datos se deseas que se muestre.

EJEMPLO PÁGINA 192. 

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Realiza un listado de todas las personas que están registradas en tu base de datos Agenda y que incluya todos los datos de cada una de ellas. Abre la base de Datos Agenda. Activa la pestaña Crear y luego haz clic en el Asistente para informes del grupo informes. En el cuadro de diálogo del Asistente para informes puedes seleccionar la tabla o la consulta de la que se van a extraer los datos para el informe. Como hemos convenido, serán todos los datos o todas las personas de la Agenda.

Con la doble flecha pasa todos los campos disponibles a los campos seleccionados. Siguiente No deseamos ningún nivel de agrupación, en el próximo cuadro de diálogo haz clic en Siguiente. Queremos que el listado se muestre en orden alfabético ascendente de los nombres que figuran en la agenda.

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Deseamos que la orientación del papel sea horizontal, que tenga una distribución tabular y que se organicen las columnas para que quepan en el ancho de la página.

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En el siguiente cuadro de diálogo puedes elegir qué estilo tendrá tu informe. Si haces clic en los nombres miniaturas del modelo elegido. Selecciona el modelo Mirador. Clic en Siguiente.

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¿Qué título deseas aplicar al informe? Llámalo Lista de mis amistades. Marca la opción Vista previa del informe para poder visualizarlo tras pulsar en el botón Finalizar. Clic en Finalizar y observa el informe.

Modificaci贸n de formularios e informes. Una vez que los formularios y los informes han sido creados y agrupados, puede modificarse su aspecto si se muestran en vista Dise帽o. El cambio de vista se hace desde el grupo Vistas de la cinta de opciones.

Al mostrar un formulario o un informe en vista Diseño pueden cambiarse de lugar los campos, modificarles la apariencia de texto y fondo o cambiar los nombres delos títulos de esos campos.

ACTIVIDADES PÁGINA 193. 1. Muestra en vista Diseño el informe Lista de mis amistades, realizado en la base de datos Agenda,  Con la pestaña Diseño modifica los colores, centrados y posición de los elementos del informe.  Con la pestaña Configurar página cambia la orientación de página Vertical. Guarda los cambios.  El resultado final deberá ser similar a este:

1. En la base de datos Agenda realiza una nueva consulta llamada Listado nombre y correos que muestre únicamente el Nombre y la Dirección de correo electrónico de todas las personas registradas

2. En la base de datos Agenda realiza una nueva consulta llamada Conseguir nombre. La consulta funcionará de esta manera: al introducir un número de teléfono cualquiera, se mostrará el nombre de la persona que tiene ese número. 3. En la base de datos Agenda un informe llamado Lista nueva de amigos, con apariencia similar a esta:

UNIDAD 10 BASES DE DATOS CON VARIAS TABLAS.

Guardar como Clave principal y clave externa.

Clave principal.

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. Una vez definidas las claves principales de todas las tablas, se relacionarán entre ellas, de modo que la base de datos quedar enlazada. El campo que se decida como clave principal de una tabla no podrá contener datos susceptibles de repetirse. Por ejemplo, no podríamos poner como clave principal el campo Nombre de una tabla de clientes porque puede haber varios clientes con el mismo nombre, pero sí puede ponerse un código de cliente como clave principal, tanto si este código se genera automáticamente como si se introduce de forma manual. También valdría como clave principal el DNI de una persona, puesto que ninguna otra tendrá el mismo número. Clave externa En las otras tablas que se relacionen con la que tiene la clave principal, se debe incluir ese mismo campo, que en esas se llamará externa, al margen de que cada tabla pueda tener su propia clave principal. Una clave principal estará presente en otra tabla relacionada. En la tabla relacionada se llamará clave externa. EJEMPLO PÁGINA 203. Creación de la base de datos y las tablas. 

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En primer lugar, crea una base de datos en blanco que e llamará Ventas.accdb, que guardarás en la carpeta de trabajo de bases de datos La base de datos constará de tres tablas. Cada una de ellas tendrá su propia clave principal. Crea una tabla llamada Clientes, que tendrá los siguientes campos y propiedades para cada campo. Recuerda que la manera que más posibilidades ofrece para configura una tabla es la vista Diseño. Aunque el DNI sin letra o el código postal podrían considerarse datos numéricos, se diseñan de tipo texto pues no haremos operaciones matemáticas con ellos. 23

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El resto de las propiedades no especificadas, déjalas como vienen por defecto. Clave principal. Al comenzar a crear la tabla en vista Diseño, ya se muestra un campo como clave principal. Puede cambiarse Id por Código cliente, y continuar completando campos. DNI. Dado que un DNI puede ser del tipo decenas de millón (nn.nnn.nnn-L) en donde L será una letra y en n, un número. Sabemos que el primer número es opcional, ya que puede no existir si es del segundo tipo (millones). Repasa en la Unidad anterior os caracteres que se pueden usar Para crear una máscara de entrada. La letra del DNI es obligatoria. En la máscara sabemos que <<?>> representa la entrada opcional de una letra, mientras la L representa la entrada obligatoria de una letra, por tanto, la máscara podría ser: 90.000.000-L, que valdría para ambas numeraciones de DNI si deseamos que parezca divididas por puntos de miles y con guion antes de la letra. Si además deseamos que esa letra aparezca en mayúsculas aunque la escribiésemos en minúsculas, la máscara quedará así: 90.000.000-L. introdúcela de este modo.  al escribir el nombre del campo C Postal, no lo escribas C: Postal, ya que los nombres de campo no pueden contener puntos, paréntesis, signos de exclamación, espacios a la izquierda o caracteres no imprimibles.  Crea otra tabla llamada Formas de pago.  Y una tercera tabla llamada Facturas.

Relaciones. Existen tres tipos de relaciones entre tablas: 

De uno a varios. Por ejemplo, un mismo cliente puede realizar varios pedidos. Por tanto, en dos tablas Clientes y Pedidos 24

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estarían relacionados por el campo Código de cliente incluido en ambas y relacionado uno a varios. De varios a varios. Por ejemplo, en dos tablas Pedidos y Productos, un producto puede estar incluido en varios pedidos. Se haría por tanto una relación varios a varios en un campo común. De uno a uno. Un registro de una tabla puede tener solamente un registro correspondiente de otra tabla. Se usa poco y suele hacerse solamente como medida de seguridad en casos muy concretos.

Las relaciones entre tablas deben crearse, principalmente y entre otros motivos, para evitar errores e inconsistencias en la base de datos. Para hacer las relaciones una vez creadas las tablas de una base de datos y se hace de opciones se activa en la pestaña Herramientas de la base de datos y se hace clic en Relaciones.

A continuación se abre sobre el grupo Relaciones y en el panel de trabajo ales en dos tablas distintas veremos las tablas que componen la base de datos parte de ellas. Si se desea mostrar más tablas, se hace clic en Mostrar tabla. Si no es necesario que se muestre alguna, haremos clic en Ocultar tabla.

Campos relacionados. Una relación se realiza entre dos campos iguales en dos tablas distintas. En una tabla el campo será clave principal y en la otra será clave externa. Los campos tienen que ser del mismo tipo (por ejemplo, tipo texto) en ambas tablas, pero no será necesario que tengan el mismo nombre. Por ejemplo, en la tabla Clientes la clave principal puede ser N° Cliente y ser de tipo número. Ese número de cliente puede estar en la tabla Facturas con el nombre Código cliente, pero siempre ha de ser de tipo número.

Modificar y borrar relaciones. Para modificar una relación podemos hacer clic con el botón secundario del ratón sobre la línea que representa la relación y elegir Modificar relación o borrar relación. La modificación también puede llevarse a cabo desde la pestaña Diseño, en el grupo de Herramientas, Modificar relaciones.

EJEMPLO PÁGINA 206.  Abre la base de datos Ventas,  Activa la pestaña Herramientas de base de datos. Haz clic en Aceptar. Relaciones, del grupo mostrar u ocultar. En el panel de trabajo se verán las tabla que componen la base de datos: Clientes, Facturas y Formas de pago. Si alguna no estuviese presente, haz clic en mostrar tabla, del grupo de relaciones.

 Observa que hay una relación hecha entre tablas Formas de pago y Facturas. Esto se debe a que al diseñar la tabla Facturas, en el campo Forma de pago hemos elegido el tipo de Asistente para búsquedas y ha sido entonces cuando hemos creado esa relación.  Debemos completar la relación entre Formas de pago y Facturas, para que cumpla todas las reglas aconsejables de una relación. Haz doble clic en la línea de relaciones y marca las tres reglas, que están en la parte inferior 26

del cuadro del cuadro de diálogo. Haz clic en Aceptar. Verás que la línea tiene en su extremo 1 e infinito.

 A continuación relacionaremos las tablas Facturas y Clientes. Observa que tienen un campo común: Código cliente. Ese campo podría llamarse de otra manera pero sabemos que es común y que está diseñado del mismo tipo en ambas tablas. En Clientes es auto numérico entero largo y e Facturas es número entero largo. Haz clic con el botón primario del ratón sobre Código cliente de la tabla Clientes que muestra relaciones hasta Código cliente de la tabla Facturas.  Al terminar de arrastrar la relación, se abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Marca las tres reglas y haz clic en Crear. La relación se podrá ver como muestra la siguiente imagen. Con esto hemos finalizado de relacionar las tres tablas de la base de datos Ventas. Ahora podemos tener la seguridad de que la base de datos funcionará correctamente y podemos comenzar a introducir datos en las tablas.  Cierra la base de datos.

1.4 Introducción de datos. Observa las relaciones de las tablas puede darnos una idea de cuáles serán las tablas cuyos datos deben rellenarse en primer lugar y cuáles deben dejarse para el final.

Los datos pueden introducirse directamente en las tablas o , si desea, una vez que se han hecho las relaciones, puede crearse un formulario e introducir los daros a través de él. Los datos introducidos en un formulario se mostrarán en la correspondiente tabla, y viceversa.

ACTIVIDADES PÁGINA 208. 1. Abre la base de datos Ventas. 2. Crea un formulario con todos los campos de la tabla factura. Llámalo Formulario Facturas. 3. Introduce en la tabla Clientes los registros que se muestren en las siguientes tablas.

EJEMPLO Pร GINA 211. Con el Asistente para consultas crea una, que llamarรกs Consulta 1

EJEMPLO PÁGINA 211 Ver/Vista diseño. En los criterios de columna Fecha introduce exactamente esto: Entre 12/1/10 a 17/1/10. Access modificará las fechas y las escribirá entre almohadillas.

EJEMPLO PÁGINA 212. Consulta llamada Consulta 3

Ejecuta la consulta con el botรณn Ejecutar. La siguiente lista muestra fecha de inicio 20 de enero y fecha de final el 21 de enero.

ACTIVIDADES Pร GINA 213. Realiza una consulta llamada Consulta Clientes Mรกlaga. Haz un informe con los datos de la consulta clientes Mรกlaga.

Realiza una consulta llamada clientes por provincia, con los mismos campos de la consulta anterior pero que el usuario escriba quĂŠ provincia desea listar. La pregunta puede ser Elija provincia.

Abre en vista Diseño el Informe Clientes Málaga. En la cabecera del listado de clientes cambia el título Nombre por el de Cliente.

Verifica los objetos que tiene hasta ahora tu base de datos.

Botones de comando. EJEMPLO PÁGINA 214. Crearemos un botón en el Formulario Facturas. La función del botón será mostrar la vista previa del Informe Clientes de Málaga. Abre la base de datos Ventas y a continuación abre el Formulario Facturas en vista Diseño Desplaza hacia abajo unas tres cuadrículas el pie del formulario, arrastrándolo con el ratón desde su parte superior. De esta manera haremos espacio en el formulario para insertar un botón de comando.

Con la pestaña activa de Diseño, haz clic en Botón.

Una vez pulsado, el puntero del botón cambiará de forma. Lévalo hasta el espacio que has dejado libre en el formulario y dibuja un rectángulo, que se verá bordeado de color sobre la cuadrícula.

Simultáneamente aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para botones de comando. En categorías seleccionamos Operaciones con informes, e en Acciones, Vista previa del informe. Hacemos clic en siguiente.

A la pregunta ¿De qué informe desea obtener una vista previa? contestamos; Informe clientes Málaga.

¿Desea incluir texto o una imagen en el botón? Deseamos incluir el siguiente texto; que se escribirá en el recuadro correspondiente: Factutras de Málaga. Clic en siguiente.

Se puede dar nombre al bot贸n o dejar el predeterminado de Access. En nuestro caso dejaremos el que viene por defecto. Clic en Finalizar. Guarda los cambios al formulario. Comprueba qu茅 ocurre al hacer en el bor贸n que acabas de crear.

Panel de control. 38

EJEMPLO PÁGINA 216 Abre tu carpeta de ejercicios de base de datos. Ventas. Clic en el botón secundario del ratón en cualquier lugar vacio de esta carpeta del e menú emergente selecciona Copiar. Y Pegar. Se creará una base de datos llamada Ventas copia.accdb. Abre la base de datos Ventas.accdb

Selecciona la pestaña Herramientas de base de datos.

En el grupo Herramientas de base de datos, haz clic en administrador del panel de control. Se abrirá un cuadro i de4 dialogo avisando de que no existe ningún panel d3e control y si se desea crear uno. Haz clic en Sí.

Se abre el cuadro del Administrador del panel de control. Clic en Modificar el nombre predeterminado de nuestro panel de control.

Primera línea del menú: un mensaje para que al hacer clic sobre él se pueda ver Formulario Clientes. Configura el cuadro de diálogo como el de la imagen siguiente y luego haz clic en Aceptar.

Segunda línea: otro mensaje para poder agregar clientes en el Formulario

Clientes. En el cuadro de dialogo Modificar la página del panel de control haz clic en Nueva.

Siguiendo el mismo procedimiento realizado para las dos líneas anteriores crea una nueva línea para abrir el Informe Clientes Málaga. Clic en Aceptar.

Y otra línea más para cerrar la aplicación. Aceptar.

Cierra el cuadro de diálogo Modificar página del panel de control con el botón Cerrar.

Cierra también el cuadro de diálogo Administrador del panel de control con el botón Cerrar. Guarda los cambios.

Desde el panel de objetos haz clic en Panel de control visualiza el que acabas de crear.