報帳手冊 Powered by Jessica Sun
目錄 為什麼要報帳。。。。 怎麼報帳。。。。。。
報帳注意事項。。。。 帳務處理。。。。。。
1. 為什麼要報帳
為什麼要報帳
需報帳的原因 1. 這是@ FCUer 應享有的權利及義務。 2. 利於FN部門分析分會的經營成果。 3. 利於各部門了解自身營運效益以做出準確的 評價及決策。 4. 報帳資料會直接涉及分會實際管理中會遇到 的財務問題。 5. 核對花費是否與分會該年度預算吻合。
為什麼要報帳
關於預算與報帳
每半年各分會會做預算計畫，並做妥
營運基金的預算是為了分析各部門未
善的資產配置，使各基金有效被利用， 因此分會所有資產並非全拿來做部門營 運。
來收入及支出的狀況能否維持分會的營 運。我們也能從預算中知道自己所擁有 的資源，並且善加利用。 此外，預算能顯示出未來該分會及該部 門的計劃走向，每過一段時間會去檢視 過去的行為與成果，才能做出更完善的 決策以解決可能已發生的問題。
有包含行銷部分的企劃案，都需規劃
(圖一) 基金配置
出階段性的行銷作為，並設定每個階段 的成果里程碑(milestones)，使得每個 階段的行銷投資與目標成果之間形成正 比例的關係。例如達成第一階段的成果 目標後，再撥款進行第二階段行銷活動， 如此可以在每個階段設下檢核點，以防 止行銷資源被誤用、濫用的情況發生。
2. 怎麼報帳
怎麼報帳
報帳流程
確認 預算
領回 帳款
花費 產生
月審/ 季審
線上 報帳
繳交 憑證
怎麼報帳
報帳流程
1
st 確認 預算
在花費產生之前，請先確認此花費是否 為該部門預算，或有無超出預算。 預算和花費吻合才能使資源有效被運用。 2017 Q1Q2 Budget Plan >> https://goo.gl/IME0FW
怎麼報帳
報帳流程
2
nd 花費 產生
任何花費產生皆需要有發票/收據，及以下內容 內容盡量寫在正面哦
1.日期、花費用途 2.代墊人簽名、部門 3.買受人/商號： 社團法人國際經濟商管學生會台灣總會 4.統一編號：99042880 救救零食 嗝飽飽了
怎麼報帳
報帳流程
3
rd 線上 報帳
FCU線上報帳系統 >> https://goo.gl/forms/hdir2dcBQnZKQgkl2
報帳系統頁面講解： 第一次報帳時請先仔細閱讀說明，以確保自身權益
每筆花費都有自己的會計科目， 這裡有簡易版，你一定能填對！ 如果真的遇到特殊花費，請聯絡VP FN，不要自己亂填哦
每個去NFM的成員都要知道的 補助金額在這裡 這裡可以看有無報帳成功
怎麼報帳
花費產生的日期
此花費是屬於哪個 部門的預算，與自 己部門無關 你部門的職位或籌 備團隊
請填寫該部門的 預算專案
這 是 總 會 補 助 款
怎麼報帳
報帳流程
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rd 繳交 已附簡單明瞭的會計科目表~ 憑證 只要知道是什麼花費，人人 都是報帳小達人!
在。 發票金額，或是分會/總會可 補助金額
是否已領到款項?
怎麼報帳
報帳人≠領款人， 這裡寫領款人哦
簡單幾個步驟讓你輕鬆領款， 也能讓FN更方便做帳務處理和 分析分會財務狀況! 順手點一點,你飛黃騰達的日子就指日可待了
請詳細填寫此花費用途!! 不然FN VP會來搭訕你哦 影印費:1.活動 2.內容 3.張數 EX:OGV說明會-回饋單*30 XX公司合約*2
交通費:1.活動
2.工具 3.地點
EX:EP接機-火車台中到桃機(去) XX國小meeting-機車台中(回)
怎麼報帳
報帳流程
4
th 繳交 憑證
將發票/收據投入社辦的小桶子(Oct的請另 外蒐集)，或是交給各VP及FN。 當線上報帳及繳交憑證皆在一個禮拜內完 成即成功報帳。
怎麼報帳
報帳流程
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th 月審/ 季審
FN會統整當月日記帳等資料以檢視報帳 款及其他款項。 每一季各分會會做審計，確保其他分會 的帳務沒問題。
怎麼報帳
報帳流程
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th 領回 款項
季審後會陸續發款。 但是發款速度仍要視分會財務能力而訂。 現狀
現在是2017 Q1理應發2016 Q4報帳款 ，但分會近期要付年費也沒直接收入，加上 現在是分會的過渡期，因此 Q4款會在4月中 OGV 開始有收入後開始發款。
3.
報帳注意事項
報帳注意事項
分會概況須知 截至2017/03/10,分會手上現金+銀行存款為11,709， 應收帳款為18,000，應付帳款為39,192，這學期預 估支出為41,435。 我們要在7月時升正式分會，同時年費的金額必定會 比以往多80,769，因此performance勢必要做得好。 以現在的分會現有資產來說只能做到還清北大帳務 及發部分2016 Q4款。要達到現金流穩定且保持正的 狀況，需增加收入且控制支出，因此現在會是分會 的戒嚴時期：1.確保每一筆收入有任款且沒有人 broke 2.每筆支出是合理且有帶來效益的。
報帳注意事項
所有報帳人
請注意
記得… 1. 要報帳、要收據、要統編 →3要素兼具，此行為才被認列。 2. 今天花費，一個禮拜內請完成報帳程序(報 帳+繳收據)。 3. 交通費一律從逢甲大學做起始點。 4. 填寫花費用途時請務必詳填。 5. 報帳有一定步驟，請耐心等候發款 6. 已有簡易版會計科目表，請先確認再報帳 (FN只有一個人，檢查要花很多時間QQ)。 7. 報帳是為了更清楚分會狀況，請不要有作 假帳的行為發生。 8. 花費時請多為分會著想，能用火柴就別買 打火機。
報帳注意事項
EBt
請注意
記得… 1. E&C補助款請參考總會補助金額，因為我們 還是籌備分會，因此較難補助全額。小於 補助金額請填實際金額，大於補助金額請 填補助金額。(EX:台中台北補助398，表示 單程最多補助199) 2. 花費前請先確定是否超出部門的專案預算， 也請自己的孩子們注意，若可能會超出請 先和FN討論。 3. 目前OGT、IGT的NFM交通費是沒有補助的， 若總會有更新資訊會再通知。
報帳注意事項
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報帳規範
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[一個禮拜內]未報帳未繳收據一律不接受 報帳。 未報帳有繳收據及有報帳未繳收據者，經 一個禮拜未完成報帳程序且提醒乙次後再 一個禮拜仍未報帳，則不接受報帳。 以上規範不包括E&C補助款。 當月最後一日之花費請於次月5日前完成所 有報帳程序。 每月最後一日之費用請一定要在次月5日前 完成報帳程序!因為要將資料交給總會 FN檢查報帳款時會檢視合理性，金額不合 理時，FN有權調整報帳金額。 如有預算專案以外的新計畫，請先和FN討 論新預算，未經FN同意之花費不接受報帳。 當月預算執行率不到50%的部門，次月預算 會刪減，詳細刪減範圍FN會再跟該VP討論。
4. 帳務處理
帳務處理
好的，為使分會財務整理透明化，接 下來會將報帳後FN會做的相關帳務處 理呈現給大家。 希望看過之後能更了解FN的世界，還 有為什麼一再強調報帳的重要性~
帳務處理
帳務處理 在報帳完後，接下來會做日記帳，將平常的報帳款、手上現金、銀行存款、 ICX和OGX的行政費等資料做整理，跟一般的記帳很像。
再來會做損益表及資產負債表，使分會財 務報告透明化。
帳務處理
資料分析 之後我們會根據各部門performance和operation花費的狀 況來做分析，將這些指標用來輔助各部門了解現狀，也能 對未來做更有效的決策。 AIESEC TW常用指標
投資報酬率ROI (return on investment)
成本效益分析CBA (cost and benefit analysis)
某期間利潤 X100% 某期間投資總額
實際支出 # 0f performance
實際支出 預期支出
了解一張合約需花費的成本， 並思考能怎麼用最小的成本 達到最大的效益。
可以了解部門是否善用或濫 用分會資源，以及部門執行 計畫的效率。
部門或分會每投入一塊錢， 能獲得多少效益。
預算預算執行率 budget execution rate
“
財務長不只做風險控管， 為分會找到機會是我們的責任 給分會策略性的建議是為了善用大家的優勢
更多建議與問題…… 如果對這個手冊有更多想法的話
歡迎聯絡 VP FN 哦！ FB:孫涵愉 Skype: hysun0 Mail: sun.hanyu@aiesec.net