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TÉRMINOS DE REFERENCIA para Servicios de consultoría externa Concurso: Desarrollo e implementación de una estrategia de comunicación para fortalecer la imagen de Bélgica visibilizando los aportes de la cooperación belga en el desarrollo sostenible del Perú, Bolivia y Ecuador
1.
ANTECEDENTES
La presencia de Bélgica en los países andinos se remonta al siglo XIX, tiempo a partir del cual las relaciones bilaterales de amistad se han ido consolidando a través de intercambios científicos, comerciales, culturales y políticos. Actualmente hay cerca de 1900 belgas viviendo en los países andinos, activos en todos los ámbitos. La cooperación belga en la región andina se inicia en los años 1960 en el que se suscriben Convenios de Cooperación Internacional con la finalidad de expresar el deseo mutuo de intensificar relaciones de amistad y cooperación sobre la base del respeto mutuo, de la soberanía y la igualdad y de la búsqueda de un desarrollo sostenible, armonioso y beneficioso para toda la población, en especial, la más desfavorecida. La cooperación belga tiene por objetivo general la realización del desarrollo humano sostenible a través de la lucha contra la pobreza y se encuentra enmarcada y alineada con los Objetivos de Desarrollo Sostenibles, las Políticas Nacionales de la Cooperación Internacional y las Políticas Nacionales Sectoriales en Peru, Bolivia y Ecuador. Cuenta con una gran diversidad de actores y se caracteriza por su diversidad de enfoques y componentes de intervención. Tiene diferentes modalidades para llevar a cabo sus programas y proyectos: la cooperación gubernamental, no gubernamental, multilateral, la ayuda humanitaria y el apoyo al sector privado. Durante el 2014, el financiamiento belga en la región andina fue de alrededor de 45 millones de euros. En el siguiente enlace se puede tener una visión general de todas las intervenciones de la cooperación belga en Peru, Bolivia y Ecuador (google map) El 2015 se cumplieron 50 años de presencia de la cooperación belga en el Perú y se desarrollaron una serie de productos para mostrar los resultados obtenidos, incluidos un video institucional (documental ‘Resultados que Cuentan’) y un Festival belga (enlace). En el Ecuador se cumplieron 30 años de presencia de la cooperación belga en el 2010 y se elaboró un álbum de fotos y de proyectos denominado "Encuentros". En Bolivia, aunque cada Programa comunica sus resultados, a la fecha no ha habido iniciativas de comunicación y visibilidad a gran escala.
2.
JUSTIFICACIÓN
Con la reforma de la cooperación belga y a raíz de que el Perú, Bolivia y Ecuador se han convertido en países de renta media, estos países ya no forman parte de la lista de socios prioritarios para la cooperación gubernamental desde el 2015. Por ello, las Oficinas de Cooperación en La Paz y Quito cerraron definitivamente en junio 2015, dejando a partir de esa fecha, a la Embajada belga en Lima a cargo de la región con la función principal de dar seguimiento y apoyo a los programas de cooperación, el diálogo político y la coordinación de la ayuda. En este Página 1 de 6
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contexto, los programas de la cooperación gubernamental actualmente en ejecución siguen su curso normal hasta que todo quede cerrado el 30 de junio del 2019. En el marco de la reforma de la cooperación belga, surge la necesidad de visibilizar los aportes de Bélgica en el desarrollo sostenible del Perú, Bolivia y Ecuador. Así el Ministro de Cooperación al Desarrollo de Bélgica tomó la decisión de financiar una estrategia de comunicación para los tres países de la región andina. A la fecha, los esfuerzos de comunicación y de sistematización realizados, principalmente en Perú, se han materializado a través de diferentes canales de comunicación complementarios entre sí: un boletín electrónico periódico de las actividades más resaltantes de la Embajada; una página web con información institucional de las diferentes secciones de la Embajada (enlace), una página Facebook de la Embajada (enlace), una página Facebook dedicada de los actores de la cooperación en los Andes (enlace) y eventos especiales como los 50 años de cooperación belga en Perú o los 30 años de cooperación belga en el Ecuador. Del mismo modo, la mayoría de los actores tienen sus propios canales de comunicación. A modo de ejemplo, compartimos la página web del Programa PRODERN www.prodern.minam.gob.pe y el video institucional del Programa de Apoyo a la Política de Aseguramiento Universal de Salud en el Perú a través del Seguro Integral de Salud – SISTEC www.youtube.com/watch?v=VqNVW7_xbHw La estrategia de comunicación que se plantee deberá tomar en cuenta estas herramientas, adaptarlas y conseguir que, más allá de los esfuerzos individuales, sirvan como base para que se refuerce la imagen de Bélgica visibilizando los aportes de la cooperación belga en el desarrollo sostenible del Perú, Bolivia y Ecuador.
3.
OBJETIVOS
Objetivo general Desarrollar e implementar una estrategia de comunicación que fortalezca la imagen de Bélgica visibilizando la importancia de los aportes de la cooperación belga en el desarrollo sostenible del Perú, Bolivia y Ecuador. Público objetivo El Grupo meta es el público en general belga, peruano, boliviano y ecuatoriano; los actores de los diferentes canales de cooperación y sus socios; los comunicadores, comunicadores sociales, periodistas y medios de comunicación, los decisores de política a nivel local y de la región. Objetivos específicos 1. Desarrollar nuevos productos comunicacionales de una manera creativa y comprensible para visibilizar los resultados de décadas de esfuerzos conjuntos en los tres países. 2. Capitalizar los diferentes productos de comunicación y visibilidad existentes. Página 2 de 6
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3. Desarrollar una base de contactos estratégicos con los medios de comunicación locales en cada país de la región que pueda ser utilizado por la Embajada de Bélgica. 4. Brindar apoyo permanente y sistemático a la Embajada de Bélgica en sus comunicaciones externas y su visibilidad. 5. Contribuir a sensibilizar al público objetivo sobre los desafíos pendientes en materia de desarrollo sostenible en Perú, Bolivia y Ecuador.
4.
PRODUCTOS ESPERADOS
El principal producto de la presente Consultoría es el diseño e implementación de una estrategia de comunicación que contemple el logro de los objetivos antes mencionados. La estrategia de comunicación debe tener un alto componente digital, ser creativa, ecológica, comprensible, flexible y culturalmente adaptada. Además debe presentar un hilo conductor comunicacional común para los tres países, con acciones y actividades específicas para cada uno. La estrategia de comunicación debe contemplar un periodo de máximo 3 años (siendo la fecha límite el 30 de junio 2019), siendo necesario que sea detallada para el primer año (plazo del primer Contrato de servicios) La estrategia de comunicación debe incluir al menos los siguientes productos :
•
Plan de trabajo que deberá cubrir un periodo de máximo 3 años (fecha límite 30 de junio 2019) y que se espera detallado, con cronograma especifico por productos, sub-productos y actividades, para el primer año. Diseño de materiales/presentaciones/actividades e implementación (y/o coordinación) para producirlos de manera creativa, que sirvan para comunicar los resultados de décadas de esfuerzos conjuntos en Peru, Ecuador y Bolivia y que fortalezcan la identidad común belga y la imagen de Bélgica; Diseño, organización e implementación (y/o coordinación de estas tareas), de al menos un evento en Lima, uno en La Paz y uno en Quito visibilizando los aportes de la cooperación belga en el desarrollo sostenible de la región andina y que fortalezcan la imagen de Bélgica visibilizando la importancia de los aportes de la cooperación belga en el desarrollo sostenible del Perú, Bolivia y Ecuador; Diseño de una línea comunicacional gráfica e implementación (y/o coordinación) con mensajes a ser difundidos por los medios de comunicación, respetando las instrucciones y directivas de la línea gráfica del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación al Desarrollo Belga (p.e logo, colores, etc.) Creación de una red de contactos estratégicos con los medios de comunicación locales en cada uno de los países; Asesoría permanente a la Embajada de Bélgica en torno a los temas comunicacionales y de visibilidad.
Todos los productos que sean propuestos para la implementación de la estrategia de comunicación serán financiados dentro de la Consultoría (sean ejecutados directamente por la Empresa seleccionada o no). Por ello, es indispensable presentar una estimación de los costos por productos, sub-productos y actividades para un periodo de máximo 3 años, siendo lo más detallado posible para el primer año (plazo del primer Contrato de servicios). Página 3 de 6
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5.
METODOLOGIA
Para la selección de la organización que desarrollará, implementará y/o coordinará la implementación de la estrategia de comunicación, se deberá presentar: - el perfil y experiencia del equipo consultor y una propuesta conceptual y metodológica de la estrategia de comunicación que evidencie su comprensión de los términos de referencia y la organización de las etapas de su implementación de manera participativa con los diferentes actores involucrados. - un presupuesto estimado por el periodo total de la Consultoría (máximo 3 años) siendo necesario que sea detallado para el primer año (plazo del primer Contrato de servicios). - un plan de desembolsos detallado para el primer año que incluya todos los costos que implica el desarrollo e implementación (y/o coordinación) de la estrategia de comunicación con sus productos, sub-productos y actividades. Las organizaciones deberán mostrar en su propuesta el carácter original y creativo que se dará a la estrategia de comunicación. Deberá tomar en cuenta también que la Embajada de Bélgica está comprometida con la igualdad de oportunidades y valora la diversidad. Las organizaciones deberán enviar o compartir a modo de ejemplo una propuesta similar en el que demuestren su creatividad y profesionalismo. Las organizaciones deben nombrar un(a) coordinador(a) que será el responsable de llevar adelante el desarrollo e implementación (y/o coordinación) de la estrategia comunicacional contemplada en el marco de este Contrato de servicios. El/la coordinadora(a) será también el/la responsable de coordinar e informar sobre todas las actividades a la Embajada de Bélgica. El/la coordinador(a) debe ser un(a) profesional con experiencia relevante para este Contrato de servicios. Esta convocatoria está dirigida a comunicadores, comunicadores sociales, periodistas y medios de comunicación.
6.
ASPECTOS LOGÍSTICOS y DURACION
La consultoría se realizará en el lugar que se considere necesario. El plazo máximo de duración de la consultoría será de 3 años, contando a partir del segundo semestre 2016 y terminando el 30 de junio 2019. El monto referencial para todo el periodo de la Consultoría (máximo 3 años) es de 100.000 euros. El área geográfica que va a cubrir la consultoría es Perú, Bolivia y Ecuador. El Contrato de servicios de la presente consultoría se firmará por el plazo de un año, con posibilidad de renovar hasta por un máximo de 2 años adicionales.
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7.
PROCESO DE SELECCIÓN
Las organizaciones interesadas en la presente convocatoria deberán entregar la información específicamente detallada líneas abajo hasta el 27 de julio 2016 a las 16h00. Deberán indicar también la fecha en que tienen disponibilidad para comenzar la Consultoría. • • •
El perfil detallado del equipo (CV del coordinador del equipo y/o información sobre la organización (máximo dos páginas); La propuesta conceptual y metodológica de la estrategia de comunicación (máximo cuatro páginas); Cronograma inicial (tentativo) de actividades y propuesta económica a todo costo y lo más detallado posible (máximo dos páginas).
Sólo las propuestas que cumplan con todos los requisitos serán consideradas durante el proceso de evaluación. Las propuestas deberán ser enviadas con la mención Estrategia de Comunicación en formato electrónico a stephanie.dumas@diplobel.fed.be Sobre la base de las propuestas recibidas, la Embajada de Bélgica preseleccionará las tres mejores propuestas que serán invitadas a explicar con más detalle su propuesta durante la semana del 8 de agosto 2016. Después de esta etapa, la Embajada de Bélgica seleccionará a la propuesta ganadora que será enviada durante la semana del 15 de agosto 2016 al Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación al Desarrollo belga quien es responsable de la decisión final de selección.
8.
FORMA DE PAGO
La presente Consultoría será objeto de un primer Contrato de servicios que se firmará entre la organización ganadora y la Embajada de Bélgica por el periodo de un año, con posibilidad de renovar hasta por un máximo de 2 años adicionales. Los pagos se realizarán de forma parcial conforme al Plan de desembolsos detallado por un periodo de un año y contra entrega de cada producto (o sub-producto) y previa aprobación de los mismos. La aprobación de los productos será responsabilidad de la Embajada de Bélgica.
9.
INFORMACION Y FACILIDADES
En el marco de la presente Consultoría se establecerá un Comité de Coordinación liderado por la Embajada de Bélgica (y compuesto, entre otros, por la Agencia Belga de Desarrollo – CTB) que será el encargado de dar seguimiento a las actividades de la presente Consultoría tomando en cuenta la diversidad de actores.
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Para el buen desarrollo de la Consultoría los miembros del Comité de Coordinación facilitarán a la organización los documentos relevantes necesarios y toda la información que se requiera para su adecuado desempeño. La supervisión de la organización estará a cargo de la Embajada de Bélgica. El/la coordinador/a mantendrá permanente coordinación con la Embajada de Bélgica para una efectiva ejecución de la presente consultoría y proveerá información según se le solicite en el marco de los términos de referencia. La organización presentará los productos en versión digital para ser comentados por el Comité de Coordinación a fin de recoger las sugerencias de mejoras.
Lima, 28 de junio de 2016
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