Молодежный форум в БелГУ by Антон Филимонов

Язык проектов: проекты ориентированные на результат Филимонов Антон Senior project management consultant, project manager, GC Project PRACTICE, Board member of YC Russia, YC Chief Research Officer

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА»

О чем будем говорить?

О Young Crew Russia Проектная деятельность: базовые понятия Какие инструменты могут помочь реализовать проект? Как ориентировать проект на результаты? Практическое задание Подводим итоги работы

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» |

О чем будем говорить?

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» |

Молодежная ассоциация (Young Crew Russia) – часть международной ассоциации по управлению проектами

Национальная Ассоциация Управления Проектами

Young Crew

Национальных Ассоциаций В других странах

Молодежная Ассоциация Управления Проектами Young Crew Russia

ИСТОЧНИК: материалы СОВНЕТ

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» |

Молодежная Ассоциация способствует развитию успешных руководителей проектов и участников проектных команд ВУЗ

Развитие поведенческих компетенций (soft-skills)

Приобретение управленческих знаний

Технические знания

Практика работы

Приобретение управленческих навыков

Успешный руководитель проектов

Технические навыки

Сеть контактов

Развитие в рамках ФНД1 Young Crew

ИСТОЧНИК: положение о Young Crew Russia

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» |

Молодежная ассоциация активно развивает четыре ключевые направления деятельности Организация лекций и мастер классов от ведущих специалистов в области управления проектами

Поддержка студенческих исследований в области управления проектами

Деятельность «Young Crew Russia»

Формирование дискуссионной площадки для обмена опытом

Организация студенческого международного сотрудничества на базе международных проектов Young Crew IPMA ИСТОЧНИК: положение о Young Crew Russia

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» |

Каждый активист проходит несколько последовательных шагов собственного развития в рамках Молодежной ассоциации

Развиваясь в рамках ассоциации, активисты постоянно пополняют багаж своих знаний, повышают уровень своей компетентности, учатся применять полученные знания на практике в рамках реализации различных проектов Ассоциации ИСТОЧНИК: анализ деятельности Young Crew Russia

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» |

За последние несколько лет Молодежная ассоциация расширила свое присутствие на территории РФ Центральная ячейка (Москва) – драйвер международных проектов и координатор локальных групп

Локальная ячейка (Екатеринбург) – планируется к открытию в 2016 году

Локальная ячейка (Омск) – открыта на базе Омского ГУ, взаимодействует с центральной ячейкой по исследованиям

Локальная ячейка (Белгород) – открыта на базе БелГУ, взаимодействует с центральной ячейкой по конференциям и встречам сообщества

ИСТОЧНИК: анализ деятельности Young Crew Russia

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» |

О чем будем говорить?

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» |

Определения «проекта» трактуется международным сообществом схожим образом Определения Уникальный набор процессов, состоящих из координированных и контролируемых активностей, с датами начала и окончания, предпринятый для достижения целей проекта. Проект – это временная организация, созданная для создания одного или нескольких специальных продуктов в соответствии с утвержденным Бизнес кейсом. Временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата.

Ключевые параметры проекта – временные ограничения и наличие конечного результата (продукта)

Целенаправленная деятельность временного характера, направленная на создание уникального продукта или услуги

ИСТОЧНИК: материалы международных стандартов по УП, анализ ГК ПП

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 10

Проект – составная часть цепочки решения какой-либо проблемы

Выявлена проблема

Получены выгоды

1 Сформулированы цели

Определены требования к результатам

ИСТОЧНИК: консалтинговая практика ГК ПП, материалы РИМ-III

3 4 Получены промежуточные результаты – элементы продукта проекта

Получены эффекты от использования результатов

Получен финальный результат – продукт проекта

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 11

О чем будем говорить?

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 12

На самом первом этапе проекта применяется инструмент ПЭВ1, позволяющий определить «границы» проекты Проект

ПОСТпроект

П родукт

• Материальный или

нематериальный артефакт, получение которого крайне интересует Заказчика проекта

Э ффект

В ыгоды

• Результат эксплуатации

• То, ради чего в конечном

•

продукта проекта по итогам его завершения Демонстрация способности продукта генерировать выгоды

итоге, был инициирован проект Выгоды способны минимизировать или полностью снять выявленную проблему, на решение которой был направлен проект

Формулировка цели проекта

Обеспечить возможность достижения определенных Выгод за счет создания Продукта проекта в рамках установленных ограничений (срок, бюджет, качество, удовлетворенность), способного на Эффект

– ПЭВ, аббревиатура от Продукт, Эффект, Выгоды – цепочка получаемых результатов проекта

ИСТОЧНИК: консалтинговая практика ГК ПП

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 13

Спланировать проект можно с использованием нескольких инструментов: с фокусом на технологию/задачи и с фокусом на результат

•

Применение этих инструментов требует затрат со стороны проектной команды При этом каждый из инструментов обладает своими достоинствами и ограничениями Выбирается под каждый конкретный проект в соответствие с его ограничениями

Плюсы / минусы

•

Описание инструмента

Календарно-сетевое планирование проекта

Планирование, ориентированное на результаты

Планированию проекта включает: • Составление СДР – структурной декомпозиции работ проекта; • Определение операций и их последовательности (сетевой график); • Оценка ресурсов операций; • Оценка длительности операций; • Разработка расписания; Контроль: • Контроль выполнения операций / Блоков работ проекта (статус, срок, трудозатраты и тд)

Планирование проекта по результатам включает: • Составление Структурной декомпозиции продукта проекта; • Составление диаграммы результатов проекта; • КТ = Результат + дата получения; • Планирование работ исходя из запланированных КТ; Контроль: • Прогнозных сроков достижения результатов

Ясная «картина» технологии реализации проекта

Возможность детально распланировать: • сроки, стоимость • ресурсы

Универсальность технологии «в целом» (для проектов, процессов)

Мотивирует команду, интенсифицирует ее действия

Вовлекает лиц, принимающих решения, не требует погружения в детали

Трудоемко поддерживать в актуальном состоянии Избыточность информации

Экспертное планирование сроков, стоимости «Фокус» нашего разговора

ИСТОЧНИК: консалтинговая практика ГК ПП

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 14

О чем будем говорить?

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 15

Ряд особенностей практики управления проектами в Российской Федерации

Стихийные изменения во внешней среде организации / окружении проекта Основа системы управления – управление поручениями Приоритет «тактики» над «стратегией»

Система управления проектами

Очень высокая роль топ-менеджмента Компании Разница описанных и реально работающих бизнес-процессов Ориентация на личные взаимоотношения, а не на регламентированные процедуры

ИСТОЧНИК: консалтинговая практика ГК ПП, материалы РИМ-III

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 16

Любая контрольная точка – это событие, связанное с получение какого-либо результата в рамках проекта Какой результат должен быть получен? (какое событие должно произойти?) Какие требования предъявляются к результату / событию? например, тестовая площадка ИС развернута и настроена.

Кто подтвердит, что результат / событие соответствует заявленным требованиям? Как будет осуществляться приемка результата / подтверждения события?

Контрольная точка проекта

Когда будет получен результат? (на какую дату планируется событие?) Какая плановая / прогнозная / фактическая дата получения результата / свершения события?

Кто ответственен за получение результата / свершение события? ИСТОЧНИК: консалтинговая практика ГК ПП, материалы РИМ-III

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 17

Порядок планирования проекта (при ориентации на результаты) отличается от классического и ведется в несколько этапов Первым шагом идет построение структурной декомпозиции продукта проекта (PBS1)…

…на основании которой строится диаграмма результатов проекта (PFD2)…

…которая затем уточняется пакетами работ с применением методик КСП3

• Определяется продукт

• Прямым или обратным ходом от

• Планируются пакеты

•

проекта; Продукт проекта разбивается на составляющие его результаты (элементы); Строится PBS проекта;

•

продукта проекта, строится диаграмма результатов проекта, отражающая последовательность получения результатов проекта; Результаты на PFD превращаются в КТЧ проекта;

•

Продукт проекта Промежуточный результат 1.1.1. Ключевой результат 1

Важный результат 1.1.

Промежуточный результат 1.1.1.

Важный результат 1.2.

Ключевой результат 2

Важный результат 2.1.

Важный результат 2.2.

Важный результат 1.1. Промежуточный результат 1.1.2.

1 2 3

•

Ключевой результат 1

Важный результат 1.2.

Промежуточный результат 1.1.2.

•

работ, направленные на получение результатов разных уровней (промежуточных, важных, ключевых); Составляется сетевая диаграмма проекта; Определяются длительности пакетов работ / ресурсы; Строится модель расписания проекта;

Продукт проекта Ключевой результат 2

– PBS, product breakdown structure, иерархическое разбиение продукта проекта на составляющие элементы – PFD, product flow diagram, диаграмма последовательности получения продукта проекта из его элементов – КСП, календарно-сетевое планирование

Источник: Алферов П., Концепция контрольных точек. 2015г.

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 18

Для подтверждения соответствия требованиям, предъявляемым к результатам проекта используется чек-лист приемки КТЧ Выполняемые в рамках приемки действия

Ответственный

Владелец

• Ответственность за получение результата по КТЧ • Отчет по статусу перед Владельцем КТЧ

Получение уведомления о приемке / отклонении КТЧ

Получение результата, проставление ФАКТ КТЧ

• Крайняя заинтересованность в получении результата по КТЧ (заказчик по КТЧ) • Установление требований к результату КТЧ

Получение уведомления о завершении КТЧ

Приемщик пункта чек-листа

• Подтверждение получения результата по КТЧ (в рамках своего пункта чек-листа) • Приемка пункта в одном из статусе – принято, некритичные замечания, отклонено

Подтверждение пункта чек-листа

Приемщик пункта чек-листа

Подтверждение пункта чек-листа

КТЧ В РАБОТЕ

КТЧ ВЫПОЛНЕНА

Подтверждение / отклонения приемки КТЧ

ПРИНЯТО НКЗ ОТКЛОНЕНО

+ ПРИНЯТО НКЗ ОТКЛОНЕНО

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 19

Выполнение совокупности КТ1 проекта должно проходить регулярное рассмотрение со стороны контролирующих органов Рассмотрение отчетности по КТ – регулярный цикл…

ШАГ 1. Сбор статуса исполнения КТ с ответственных

НЕ РЕЖЕ 1 РАЗА в МЕС. ШАГ 3. Применение корректирующих воздействий

ШАГ 2. Рассмотрение отчетности на заседании коллегиального органа

…проходящий несколько последовательных шагов – от сбора информации до применения корректировок ШАГ 1: • Заполнение статус-отчетов по достижению КТ • Проставление / обновление прогнозной даты • Обновление статуса КТ

• Негативный вариант: статус достижения КТ красный в последний момент, проблемы скрыты, не решаются • Позитивный вариант: статус достижения КТ зеленый – отчет работает на ранее предупреждение проблем

ШАГ 2: • ВАЖНО: обеспечить регулярность рассмотрения отчетов по КТ (статусов, сроков достижения) • Совокупная отчетность по КТ должна привлекать внимание к ключевым проблемам ШАГ 3: По итогам рассмотрения отчетности должны быть применены корректирующие воздействия: • перераспределены ответственные за КТ • отменены КТ, признанные избыточными

– КТ, контрольная точка = результат + дата его получения

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 20

О чем будем говорить?

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 21

Практическое задание построение дорожной карты результатов проекта

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 22

О чем будем говорить?

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 23

Контрольная точка – важный инструмент фиксации результатов и контроля деятельности, осуществляемой участниками Цели (ваши, компании) Позволяют достичь

Результаты

Роли постоянные

Создает

Участники

Осуществляют

Деятельность

Роли временные Плановая

Проекты развития Контрактные проекты Проекты развития

ИСТОЧНИК: РИМ-III, Алферов Павел 2015г.

Внеплановая Внутренние процессы

Контрольные точки

Инциденты

КТ-1 Критические

Поручения

КТ-2 Ключевые

Запросы и прерывания

КТ-3 Важные

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 24

Крупные и средние российские компании активно применяют концепцию контрольных точек в рамках своей деятельности 2015 г, выбранные компании Компания

Особенности применения концепции

Тип проектов

• С помощью КТ1 управляется и

• Бизнес-проекты

координируется практически вся деятельность: процессы и проекты

• Выделены обязательные и • •

рекомендуемые КТ Отдельный тип вех для контроля руководством Stage-Gate подход

• КТ используются в тесной связке с КПГ2

• •

(коммерческие) Внутренние проекты Отдельные мероприятия

• ИТ-проекты

• Уровни КТ (топ-руководство, кураторы, • Проекты капитального • 1 2

РП) Карта КТ, профилирование проекта

строительства

– КТ, контрольная точка – КПГ, календарный план-график проекта

ИСТОЧНИК: анализ ГК ПП, материалы Павла Алферова

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 25

Как мы будем дальше поддерживать наш диалог?

Формат

Контактная информация Электронная почта

• afilimonov@pmpractice.ru

Вконтакте

• https://vk.com/yc.sovnet

Facebook

• https://www.facebook.com/yc.sovnet

Tumblr

• http://filimonov-aa.tumblr.com

Сайт РИМ-III, Павел Алферов

• http://rim-iii.postach.io

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» | 26