Корпоративна система за цялостно управление и контрол на ресурсите в ГПАЕ „Гео Милев“ гр. Бургас Заглавие
Внедряване на ERP система в образователна институция
Код на проекта
BS800/E/R/P
Мениджър проект:
Николай Цонев Дянков
Компания изпълнител:
Global consulting services holding
Бенефициент:
ГПАЕ „Гео Милев“ гр. Бургас
Прием на текущия проект
Структура на myERP
При приемане на текущия проект изпълнителя в лицето на GCS-Holding се задължава да демонстрира изцяло функционалностите на създадената система, като това включва всички налични уеб и десктоп базирани решения и при несъответсвие с поставените изисквания да бъде променена и представена отново. Планиране на ресурсите на предприятието е вид информационна система използвана за административна обработка едновременно на всички данни в зависимост от нуждите на организацията: Например: охрана, администрация, библиотека, ученически профили, учителски профили, човещки ресурси, маркетинг и т.н. •Подходът на myERP е различен от класическия подход, тъй като обединява всички информационни системи в една система, която позволява използването на споделена информация и интегриран единен интерфейс. •myERP позволява на използващата я организация да управлява ефективно и ефикасно своите ресурси, включително материали, хора, основни средства и оборудване в цялото предприятие. Корпоративната система за цялостно управление и контрол на реусрсите в училищните заведения позната още като myERP се състои от седем модула захранвани от централизирана база данни. Всеки един от тях е изброен по-долу в наличната таблица. Елемент
Наименование
Част от проекта
Дата на завършване:
1
Администрация
20%
Предстои да бъде потвърдена
2
Библиотека
10%
Предстои да бъде потвърдена
3
Директор
25%
Предстои да бъде потвърдена
4
Охрана
7%
Предстои да бъде потвърдена
5
Психолог
10%
Предстои да бъде потвърдена
6
Ученици
14%
Предстои да бъде потвърдена
7
Учители
14%
Предстои да бъде потвърдена
Удължения ще бъдат гарантирани само и единствено при писмено представено разрешение при евентуални изключителни обстоятелства. Представяне на крайния проект с нерегламентирано закъснение повече от два месеца може да доведе до преразглеждане на подписания договор.
Какво представлява продукта myERP?
myERP тип системи, поне за момента, се считат за най-високия клас програмно осигуряване. В България подобен род системи ползват 25-35% от фирмите и институциите. ИС, въпреки голямото предимство, което дават спрямо базовите системи заради своята интеграция са все пак предимно насочени към обслужване на ежедневната дейност. Поради тази причина те се оказват неспособни да обслужат нуждите на една учебна институция каквато е ГПАЕ „Гео Милев“ гр. Бургас. Една от основните отличителни черти на myERP, спрямо ИС е силно застъпените възможности за единно планиране на цялата институция и контрол на изпълнението. Планирането има изключително голямо значение за всяко едно училище. А това е основна цел на myERP система – цялостно обслужване на нуждите на училищата в България. Системите от myERP клас често са много обемисти, тъй като те не само обслужват всички отдели на една (относително) голяма учебна институция, но и навлизат в големи подробности в работата на всеки отдел. Внедряването на myERP система често отнема много време, тъй като изисква както сериозно изчистване както на бизнес моделите, така и пълно детайлизиране на потоците от информация. Поради тези изисквания внедряването на такава система има благотворно влияния върху организацията като цяло. Но тук е и един от големите проблеми пред такова внедряване – често ръководните кадри в отделните звена не могат да оценят подобавящо нуждата от подобна система и нямат необходимата подготовка за да възприемат подобно ниво на цялостна интеграция на учебните данни. Преди внедряването на myERP система е добре ръководните кадри от всички звена да преминат курс на обучение, който ще им даде много по-точна представа за ползите, какво трябва и какво не трябва да очакват от подобна система. Трябва да се посочи, че всички ERP системи имат обща идеология. Тази идеология е конкретна методология на работа (разбира се, допускаща персонализация), която е първоначално описана още през 60-те години на миналия век. Разбира се, с времето методологията се развива, но въпреки възникващите клонове, все още може да се каже, че всички ERP системи имат обща централна методология. Това е изключително важно при процеса на подготвяне на кадрите за обслужване на подобен род системи – има много курсове, които не са пряко свързани с конкретна ERP система, а важат за всички такива.
Какви са ползите от внедряването на myERP в ГПАЕ „Гео Милев“ гр. Бургас?
Най-значими ползи от внедряване на ERP система: Анализ на Accenture За да оцени ефекта и възвращаемостта от инвестиции в системи за управление на бизнеса, Accenture провежда проучване сред 163 учебни организации използващи такива системи, както и сред 28 от пионерите при въвеждане на системи за управление на училища. Според проучването най-търсени ползи са:
Подобрено управление на управленския процес Подобрено обслужване Лекота на развитие/растеж и повишена гъвкавост По-бързи и точни транзакции Намаление на персонал Намаление на времето от получаване на поръчка до доставка на заявка Подобрена логистика Подготовката на справки и доклади може да бъде съкратена от дни на часове
Реализираните ползи са както следва:
Редуциране на грешките с до 75% Намаляване на времето и разходите свързани с въвеждането на информацията от една система във фирмата в друга с 75%
Друга полза е взаимстване на "know how” – ERP системите са създадени според международни стандарти за бизнес процесите и институцията започва да работи по тях. Тези системи дават възможност да се правят различни анализи и способстват за бърза и адекватна реакция на промените в образователната среда. Намалява се времето необходимо на обработващия персонал, поради намаляване на времето за обработка на документите и така времето се съкращава. Всички тези ползи способстват за мащабно оптимизиране на бизнес процеса, което чувствително се отразява върху възвръщаемостта на активите, на собствения капитал, на коефициентите за ликвидност и най-вече на (Profitability Ratios) коефициентите за рентабилност, като печалбата осезаемо се увеличава. Източник: http://www.accenture.com/
Каква е цената Цената на myERP зависи от прекалено много фактори и трудно може да се каже на myERP и от конкретно. Зависи от: броя лицензи, които ще бъдат закупени, вида на дистрибуцията какво зависи? на софтуера, функционалността – колко и кои бизнес процеси ще обхваща системата, от мащабите на фирмата и др. Ценовият диапазон, в който попадат ERP системите обикновено е от 5000 USD до 5 000 000 USD.
Елемент 1
Име Основни функции
Администрация
Събира всичката информация на едно място и помага вземането на решение
Безпроблемна комуникация с ученици и учители
Възможност за извличане на специфични репорти
Възможност да следите работата на академичния и административния персонал
Възможност за получаване на обратна връзка от ученици
Възможност за създаване на лични досиета Синхроизиране със съществуващи бази данни Достъп до съществуващи бланки и формуляри
Елемент 2 Име Основни функции
Библиотека
Дигитален каталог на всички книги и журнали
Достъп до определена част от информацията на учениците
Възможност за добавяне на книги към акаунти на потребителите
Възможност за извличане на специфични репорти
Възможност за ефикасен мониторинг на всички наети книги и останалите ресурси
Елемент 3 Име Основни функции
Директор
Достъп до личните данни на всички ученици и учители
Администраторски достъп до цялата система
Улеснено генериране на репорти
Елемент 4 Име Основни функции
Охрана
Достъп до определена част от данните на персонала и на учениците
Възможност за издаване на разрешително за достъп до сградата
Мониторинг на влизащите на територията на гимназията
Елемент 5 Име
Психолог
Основни функции
Създаване на репорти
Достъп до различни бланки и формуляри
Достъп до определена част от досиетата на учениците
Елемент 6 Име
Ученици
Основни функции
Интеграция със moodle
Възможност за достъп до уроци, домашни, тестове и онлайн проекти
Възможност за взимане на книги под наем
Възможност за достъп до информационни портали
Безпроблемно свързване към Алумни и комуникация с бивши възпитаници
Възможност за онлайн подаване на заявления за документи от компютърно и мобилно ориентирани устройства
Елемент 7 Име
Учители
Основни функции
Достъп до онлайн дневник
Достъп до лични досиета на ученици след подаване на необходимото заявление
Достъп до онлайн интегрирано учебно заведение
Лесна комуникация с администрация
Възможност за генериране на репорти за различните ученици след подаване на необходимото заявление
Изготвил: Николай Дянков
дата: 09/07/2013