Die webbasierte Business Software f端r Dienstleister.
ABACUS ALLPROJECTS
Intro
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Auf einen Blick
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Vorteile 10-11 Kernprozesse 12-15 CRM
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Finanzbuchhaltung 18-19 Dokumentenmanagement 20-21 Informationsmanagement 22-23 Werkzeuge 24-25 Flexible Software
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Support und Services
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Feature List
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I n TR O
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WEBBASiERTE WERTSChöPfUng
Projekte und Dienstleistungsprozesse werden komplexer, Kunden anspruchsvoller und das Geflecht aus Arbeitsabläufen, Zusammenhängen und Informationen vielschichtiger. Die Branche projektorientierter Dienstleister befindet sich im Umbruch: Wachsender Wettbewerbs und Konsolidierungsdruck als Folge der Globalisierung, Strukturprobleme und Fachkräftemangel zählen zu den Herausforderungen, denen sich Unternehmen in den Bereichen Engineering, Beratung und ITServices stellen müssen. Um sich in diesem von Wandel geprägten Umfeld erfolgreich zu behaupten, bedarf es einer intelligenten, integrierten und flexiblen Lösung, die mit den Anforderungen des Unternehmens wächst und sich einfach anpassen lässt. Schnell verfügbare, transparen te Informationen auf allen Ebenen sind die Basis für sichere Entscheidungen und kluge Weichenstellungen. Unternehmenssteuerung mit Weitblick Vor dem Hintergrund sich wandelnder Märkte gilt es mehr denn je, agil auf Veränderungen reagieren zu können. ABACUS allprojects hilft Ihnen dabei, Strukturen und Wandel erfolgreich zu gestalten. Mit der webbasierten Lösung haben Sie Ihr Geschäft im Griff und Ihre Zahlen im Blick: jederzeit und überall. Die Klarheit der Software folgt dem Gesetz der Einfachheit: ABACUS allprojects basiert auf einer flexiblen Architektur, minimaler Komplexität und maximal vordefinierten Kernprozessen. Das Ergebnis ist eine integrierte Lösung zur effizienten Steuerung von Geschäftsprozessen. Das Produkt überzeugt durch einen hohen Standard und einfache Erweiterbarkeit – sicher auch als SoftwareasaService. ABACUS entwickelt seit über 25 Jahren Business Software, die branchenübergreifend bei mehr als 36.000 Kunden im deutschsprachigen Raum Verwendung findet. ABACUS allprojects ist speziell auf das Anforderungsprofil projektorientierter Dienstleister zuge schnitten. Die integrierte, webbasierte Kompaktlösung zeichnet sich durch hohe Skalierbarkeit und maximale Benutzerfreundlichkeit aus.
A n y t i m e . A n y w h ere .
I n tro
A B A C U S A L L P R O J E C T S – D I E IN T E G R I E R T E B U S IN E S S S O F T W A R E F Ü R D I E N S T L E I S T E R . Mehrwert statt Mehrarbeit Ihr Kerngeschäft sind Dienstleistungen, Ihr Ziel zufriedene Kunden? Unterschiedliche Anforderungen und sich ändernde Abläufe erfordern eine flexible, professionelle Software. ABACUS allprojects, die integrierte, webbasierte Lösung unterstützt Sie bei der Umsetzung strategischer Unternehmensziele ebenso wie bei operativen Projektent scheidungen. Damit aus zufriedenen Kunden begeisterte werden und Projekte profitabel bleiben. Praxisnahes Projektcontrolling beschränkt sich nicht allein auf Planung und Kosten kontrolle. ABACUS allprojects unterstützt Sie in allen Phasen – von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung, von der Leistungserfassung bis zur Ressourcenplanung. Der ganz heitliche Ansatz von ABACUS allprojects orientiert sich an den Lebenszyklusphasen eines Projekts und stellt intelligente Instrumente zur Planung, Auswertung und Analyse zur Verfügung. Kennzahlen auf Knopfdruck Mit ABACUS allprojects erhalten Sie aussagekräftige und verständlich aufbereitete Auswertungen zu Projektverlauf und Kosten auf Knopfdruck. Dank webbasierter Tech nologie haben Sie relevante Zahlen, Daten und Leistungsstände jederzeit und überall im Blick. Komplexe Projektstrukturen und Abläufe werden anschaulich abgebildet. ABACUS allprojects korrespondiert mit den täglichen Herausforderungen der Unternehmenspraxis und sorgt für lückenlose Transparenz auf allen Ebenen. Mit ABACUS allprojects sind Sie immer im Plan – auch wenn der sich öfters mal ändert. Durch ein optimales Zusammenspiel aus Planung, Analyse und Reporting bietet ABACUS allprojects alle Funktionen, um Projekte effizient und sicher zu steuern. Sie haben die Wahl: Ob Sie die Software auf eigenen Servern installieren oder lieber mieten möchten – mehr Freiraum gewinnen Sie auf jeden Fall.
S i c h er auc h als S o f tware - as - a - S er v i ce .
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Auf einen Blick
„Wir sind von ABACUS allprojects rundum begeistert: Die Lösung deckt unsere Anforderung nach Flexibilität optimal ab. Dank des integrierten Systems haben wir endlich konsistente Daten – und darauf jederzeit und überall Zugriff.“ Rainer Marquardt, Vorstand Solin AG
A uf ei n e n B lick
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Viele Vorteile, eine Lösung Immer häufiger stehen Unternehmen vor der Notwendigkeit, heterogene IT-Landschaften zu optimieren. Integrierte Lösungen sind auf dem Vormarsch – die Vorteile sprechen dafür. Ein vielfach unterschätztes Problem im Zusammenhang mit Insellösungen: inkon sistente Daten, deren manuelle Zusammenführung zeitfressend und fehleranfällig ist – was wiederum die Rendite schmälert. Die Fähigkeit, sich schnell an die Bedürfnisse des Marktes anpassen zu können, wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Business Software muss nicht hochkomplex und unüberschaubar sein. Moderne Software überzeugt durch hohe Skalierbarkeit, höchste Flexibilität und maximale Benutzer- freundlichkeit. ABACUS allprojects unterstützt Unternehmen erfolgreich bei der Gestaltung ihrer wertschöpfenden Prozesse.
Setzen Sie Standards Die Software bildet vom Angebot bis zur Abrechnung über Leistungserfassung und Reporting alle Kernprozesse entlang der Wertschöpfungskette ab. ABACUS allprojects enthält standardmäßig umfassende Planungsfunktionen, die Erfassung von Eigen- und Fremdleistungen, Methoden zur Ressourcenkoordination, Projektstrukturierung und Kapazitätsanalyse sowie Abrechnungsfunktionen. Dank integriertem CRM können Sie Umsatzpotenziale voll ausschöpfen und zentrale Stammdaten stehen systemweit zur Verfügung – jederzeit und überall. Die logische, modulare und flexible Architektur von ABACUS allprojects ermöglicht eine umfassende Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten. Entdecken Sie die Intelligenz einer integrierten Lösung: ABACUS allprojects inklusive CRM, erweitert um Finanzbuchhaltung und Dokumentenmanagement garantiert Transparenz auf allen Ebenen und einen durchgängigen Daten- und Informationsfluss ohne Medienbrüche.
Auf einen Blick
Der Kern des Ganzen Das Kernmodul AbaProject überzeugt durch Klarheit, Einfachheit und maximal vor definierte Standardprozesse im Bereich projektorientierter Dienstleister. Das integrierte CRM Modul ermöglicht eine zentrale Stammdatenhaltung: das Ende aller Datenredundanzen, Kartei leichen und Mehrfacheingaben. Denn das CRM stellt alle Daten, Adressen und Informationen abteilungsübergreifend allen Mitarbeitern zur Verfügung. SaaS macht mobil Die Software aus der Steckdose folgt den Gesetzmäßigkeiten einer neuen Arbeitswelt. Diese zeichnet sich durch verstärkt dezentrale Firmenstrukturen und Geschäftsmodelle aus, die auf Flexibilität und die Einbindung von externen, projektbeteiligten Arbeitskräften ausgerichtet sind. ABACUS allprojects trägt diesen veränderten Ansprüchen an eine professionelle Business Software Rechnung. Je nach Geschäftsentwicklung kann die Anzahl der User flexibel skaliert werden. Keine langfristige Kapitalbindung, keine hohen Anfangsinvestitionen, einfach erweiterbar, standort- und plattformunabhängig: so prä sentiert sich die neue Software Generation. Die modulare Architektur ermöglicht eine variable Zusammenstellung. Ihre ganze Stärke entfaltet die Software in der vollen Ausbaustufe. Zur Erweiterung von ABACUS allprojects stehen folgende Module zur Verfügung: > Dokumentenmanagement > Finanzbuchhaltung > Informationsmanagement > Rechnungsfreigabe > AbaNotify > AbaReport
A uf ei n e n B lick
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Anbindung an die Außenwelt Um alle Anforderungen eines Unternehmens abzudecken, ist oft ein Zusammenspiel verschiedener Lösungen notwendig. AbaConnect verbindet unterschiedliche Soft warewelten. Der interaktive Datenaustausch zwischen ABACUS Applikationen und Drittanwendungen ermöglicht eine einheitliche Verarbeitung der Daten. Mehr als eine Schnittstelle: AbaConnect ermöglicht durch moderne Standards und Dienste
wie
Applikationen.
XML,
SOAP
und
Webservices
die
Integration
unterschiedlichster
A B A C U S allprojects – E i n e L ö su n g , v i ele Vorte i le
Kosten senken ABACUS allprojects passt sich ihrem Unternehmen flexibel an. Sie haben Wahlfreiheit und können die Lösung als Software-as-a-Service (SaaS) beziehen oder lokal installieren. Bei Bedarf können Sie vom Mietmodell auf eine lokale Netzwerkinstallation wechseln. Mit der SaaS-Lösung bleiben die Kosten kalkulierbar, das Kapital verfügbar und Ihr Unternehmen beweglich; die Anzahl der Nutzer lässt sich dynamisch skalieren und die modulare Softwarearchitektur ist einfach erweiterbar. Egal, für welches Modell Sie sich entscheiden: Mit ABACUS allprojects sind Sie immer standort-, plattform- und betriebs systemunabhängig. Die Integrationslösung koppelt klug relevante Funktionen und hoch entwickelte Features. Die ausbaufähige Lösung hilft Ihnen langfristig, Ihre IT-Kosten zu reduzieren und heterogene Landschaften zu harmonisieren. Erlöse steigern Die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort – das ist schon sehr viel Wert. Einen markanten Mehrwert erzielen diese Informationen allerdings erst durch die richtige Interpretation. ABACUS allprojects unterstützt Sie dabei, Daten und Informationen zu gewichten, auszuwerten, klar aufzubereiten und aussagekräftig darzu stellen. Mit AbaReport stehen Ihnen individuelle Gestaltungs- und Auswertungs möglichkeiten zur Verfügung. Die Konsolidierung aktueller Informationen ist die Voraussetzung dafür, Entscheidungen schneller und sicherer zu treffen. Basis für eine effiziente Bereitstellung von Kennzahlen ist eine integrierte Software wie die von ABACUS allprojects. Mit der Informationsmanagement Komponente erhalten Sie zudem ein umfassendes Set für Geschäftsanalysen. Wirtschaftlichkeit sichern Wandel und Wachstum erfordern transparente Prozesse und schlanke, skalierbare Strukturen. ABACUS allprojects integriert die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens in einer zentralen Datenbank und stellt diese Informationen in einem einheitlichen System zur Verfügung. Mitarbeiter haben auf diese Informationen – je nach Berechtigung – jederzeit und überall Zugriff. Die intelligente Integration von Daten, Ressourcen und Wissen wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor, um Trends und Veränderungen frühzeitig antizipieren und darauf reagieren zu können.
V orteile 1 1
Beweglich bleiben Zukunft denken, Weichen stellen und Wachstum managen: Mit ABACUS allprojects bleiben Sie beweglich. Die integrierte, webbasierte Lösung ist dank modernster Technologie zukunftssicher, immer auf dem neuesten Stand, solide im Standard, einfach erweiterbar und flexibel nutzbar. Zusammen arbeiten Die Einbindung externer Dritter als Subunternehmer oder freie Mitarbeiter bestimmt zunehmend den Alltag projektorientierter Dienstleister. Umso wichtiger wird der freie Austausch von Informationen zwischen allen Beteiligten. Dank webbasierter Architektur gestaltet ABACUS allprojects die erfolgreiche Zusammenarbeit so einfach wie nie: Feste und freie Mitarbeiter, Partner oder Lieferanten haben unabhängig vom Standort per Webbrowser oder im Server-Client-Betrieb flexiblen Zugriff auf Daten und Informationen. Nebenbei stellen Sie mit ABACUS allprojects die Konsistenz der Daten und Prozesse standortübergreifend sicher.
Ker n pro z esse cle v er m a n a g e n
„Unser Ziel: Mehr Transparenz, weniger Medienbrüche und Optimierung der Geschäftsprozesse. Darum haben wir uns für ABACUS allprojects entschieden. Der Gewinn: Klare Strukturen und konsistente Daten. Dank der Betriebssystemunab hängigkeit können wir auch in Zukunft mit unserer gemischten Infrastruktur arbeiten.“ Birgit Roshau, Verwaltungsleiterin Planungsverband Äußerer Wirtschaftsraum München
K ern prozesse 1 3
Professionelles Projektmanagement Holistischer
Ansatz:
ABACUS
allprojects
unterstützt
die
Kernprozesse
eines
Dienstleistungsunternehmens integriert, prozess-, projekt- und kundenorientiert. Mit ABACUS allprojects können Sie den Projektzyklus vom Angebot bis zur Abrechnung ganzheitlich planen, steuern, überwachen und kontrollieren. Aussagekräftige Auswertun gen werden durch ein umfassendes Reporting bereit gestellt. Aller Anfang ist das Angebot ABACUS allprojects macht die Erstellung umfangreicher Angebote dank eines integrier ten CRM Moduls einfach. Kunden- und Kontaktadressen stehen systemweit zur Ver fügung und können von allen Benutzern jederzeit eingesehen und verwendet werden. Einmal erstellte Angebote werden per Knopfdruck in das Projektbudget übernommen und bilden die Basis für die nächsten Arbeitsschritte. Erfolg ist planbar Eine solide Planung ist das Fundament erfolgreicher Projekte. Die durchdachte und flexi ble Architektur von ABACUS allprojects ermöglicht eine detaillierte Projektplanung, eine präzise Projektverwaltung und ein routiniertes Projektcontrolling: von der klaren Strukturierung bis zur exakten Kostenrechnung. Komplexe Projekte lassen sich präzise mittels Projektphasen oder Meilensteinen struktu rieren. Der Planungsprozess wird in zwei Ebenen dargestellt: Die Grobplanung betrifft hauptsächlich die Angebotserstellung, während die Feinplanung der detaillierten Vorbereitung und Ressourcenkoordination dient.
Ker n pro z esse cle v er m a n a g e n
Exakte Erfassung, profitable Projekte Im Rahmen eines Auftrags werden Leistungen erfasst, Abweichungen ermittelt und Rechnungen gestellt. ABACUS allprojects stellt mannigfaltige Methoden zur Leistungs erfassung zur Verfügung, darunter die Erfassung von Fremdleistungen, Spesen und Reisekosten. Über den gesamten Ausführungszeitraum erhalten Sie detaillierte und aus sagekräftige Informationen, etwa über Leistungsstände, Arbeitsvorrat oder Budget abweichungen. Entweder für einzelne Projekte oder beliebig gruppiert. Dies erlaubt Ihnen jederzeit an Hand von konkreten Daten steuernd in die Abläufe einzugreifen. Automatisierte Abrechnungen Automatisierte Abläufe vereinfachen Ihre Abrechnungsprozesse. ABACUS allprojects bietet umfassende Möglichkeiten, Methoden zur Leistungsabrechnung einfach abzu bilden und Rechnungen automatisch auszulösen. Selbstverständlich kann vor der finalen Rechnungsstellung korrigierend eingegriffen werden. Transparenz ist die Voraussetzung für faire und nachvollziehbare Rechnungen: Mit ABACUS allprojects haben Sie ange fallene Zeiten, Leistungen, Abweichungen, Kosten und Erlöse jederzeit im Blick. Sicherer Seismograph Das intelligente Zusammenspiel aus Planung, Analyse und Reporting ist eine der großen Stärken von ABACUS allprojects. Die Software integriert ein hochentwickeltes Instrument für Analyse und Reporting – von der Standardaus wertung über frei gestaltbare Management-Cockpits bis hin zu komplexen Analysen. Daten können aus allen Bereichen verknüpft werden, um daraus aussagefähige Informationen zu gewinnen. Denn Trans parenz schafft die Basis für umsichtige Entscheidungen und eine erfolgreiche Unter nehmenssteuerung. > Bereits mit dem Kernmodul AbaProject erhalten Sie die Möglichkeit, Informationen zu Kostenstrukturen und Deckungsbeiträgen umfassend auszuwerten und übersichtlich darzustellen.
K ern prozesse 1 5
Maximale Vordefinition, minimaler Aufwand ABACUS allprojects stellt verschiedene Vorlagen möglicher Projektszenarien und Leistungskataloge zur Verfügung – damit lassen sich neue Projekte schnell und einfach anlegen.
ABACUS
allprojects
unterstützt
dabei
Projektstrukturen
bis
zu
neun
Hierarchieebenen; Vererbungsregeln stellen sicher, dass selbst komplexe Strukturen ein fach kopiert und eingesetzt werden können. Voreingestellte Szenarien bilden die typischen Abläufe eines projektorientieren Dienstleisters ab. Intelligente Integration > Chancen erkennen, Möglichkeiten nutzen: ABACUS allprojects verfügt in allen Ausbaustufen über ein CRM Modul, mit dem Beziehungen professionell gepflegt und Verknüpfungen zu Projekten und Mandanten hergestellt werden können. > Digitale
Vernetzung:
Über
eingebaute
Kommunikationsfunktionen
lassen
sich
Nachrichten und Aufgaben innerhalb des Systems verschicken, Mails integrieren und Termine einsehen. Durch die Verknüpfung von Aufgaben und Vorgängen verkürzen Sie Such- und Bearbeitungszeiten erheblich. > Wer sucht, der findet. Und zwar um einiges schneller mit unserer eingebauten VolltextSuchmaschine. Ob spezifische Projektleistungen oder bestimmte Belege: die Maschine spürt verschollene Dokumente sekundenschnell auf. Das Tool ist ebenso effektiv wie unentbehrlich, wenn der Datenbestand mit der Zeit ungeahnte Dimensionen annimmt.
C R M – Ku n de n be z i e h u n g s m a n a g e m e n t
Konsequente Kundenorientierung Projektmanagement in seiner ganzen Dimension: ABACUS allprojects integriert ein aus gereiftes CRM Modul – gut für ein zentrales Kontaktmanagement, essentiell für die holi stische Methode, die Aspekte aus verschiedenen Perspektiven miteinander verknüpft. Kunden sind das wertvollste Potenzial eines Unternehmens; der Weg zum Erfolg führt folglich über kluges Kundenbeziehungsmanagement. Damit aus potenziellen Kunden neue und aus zufriedenen begeisterte und loyale Kunden werden, bedarf es einer indivi duellen Ansprache. Wer seine Kunden immer wieder begeistert, sichert langfristig seinen Unternehmenserfolg. Kritischer Erfolgsfaktor Die kritischen Erfolgsfaktoren: individuelle Ansprache, kompetente Beratung und erst klassiger Service. ABACUS allprojects unterstützt Sie optimal in Ihrem Tagesgeschäft und bei allen Vertriebsaktivitäten. Durch eine ganzheitliche Betrachtung lernen Sie Ihre Kunden genau kennen und können Umsatzpotenziale besser ausschöpfen. Kunden finden, Kunden binden Über das ABACUS CRM werden sämtliche Daten und Informationen zum Kunden zentral zur Verfügung gestellt. Jeder Mitarbeiter kann die Kundenakte einsehen, kennt dadurch bestimmte Bedürfnisse und kann die gesamte Kundenhistorie auf einen Blick nachvoll ziehen. > Termine, Notizen, Aufgaben, Aufträge, Projekte, Schriftwechsel, Verkaufschancen oder Beschwerden werden zentral dokumentiert. > Konsistente Information als Grundlage für kompetente Auskünfte, fundierte Entscheidungen und eine rundum professionelle Kundenbetreuung.
CRM 17
Zentrale Stammdaten Mit dem CRM Modul können Sie natürlich nicht nur Kundenkontakte pflegen, sondern alle für das Unternehmen relevanten Beziehungen zu Partnern oder Lieferanten steuern. Das CRM als zentrales, unternehmensweites Gedächtnis, das sämtliche Stammdaten, Adressen und Informationen hütet und abteilungsübergreifend allen Mitarbeitern zur Verfügung stellt. Durch das kluge Zusammenspiel mit anderen ABACUS Applikationen steigern Sie die Effektivität Ihrer Unternehmens- und Vertriebsprozesse. Nutzen Sie das volle Potenzial eines integrierten Systems – und gewinnen Sie dadurch die Loyalität Ihrer Kunden. > Kontakte komfortabel verwalten und pflegen > Aufgaben koordinieren und steuern > Verkaufschancen erkennen und nutzen > Arbeitsabläufe strukturieren und vernetzt arbeiten > Zugriff auf Kontaktdaten jederzeit und überall > Auswertungen und Berichte einfach erstellen > Alles im Griff dank zentral abgelegter Dokumente
F i n a n z buc h h altu n g
Kosten senken, Mittel freisetzen Vor dem Hintergrund sich verändernder Märkte, gesamtwirt schaftlicher Rahmenbe dingungen und steigenden Kostendrucks gilt es mehr denn je, das eigene Kapital effizienter einzusetzen. Mit Hilfe einer integrierten, flexiblen Business Software lassen sich die im Unternehmen gebundenen Mittel leichter freisetzen und Kosten langfristig senken. ABACUS allprojects wird komplettiert durch eine kompromisslos anwenderorientierte Finanzbuchhaltung. In Verbindung mit dieser Komponente schafft ABACUS allprojects noch mehr Übersicht und Transparenz. Die integrierte Finanzbuchhaltung unterstützt eine
effiziente
Kostenkontrolle
ebenso
wie
internationale
Rechnungslegungsnormen. Das Modul umfasst zahlreiche Funktionen und ermöglicht lücken lose, durchgängig digitale Bearbeitungsschritte bis hin zur jähr lichen Bilanz. Über die mitgelieferte DATEV-Schnittstelle können verarbeitete Finanzdaten direkt an den Steuerberater weitergelei tet werden.
FI N A N Z B U C H H A LT U NG 1 9
Prozesse automatisieren, Spielraum gewinnen Durch die Integration einer Finanzbuchhaltung kann die webbasierte Business Software ihre vollen Stärken ausspielen, etwa durch automatisierte Abrechnungsprozesse. Mittels Freigabe-Workflow lassen sich Skonti konsequent realisieren. Rechnungen werden direkt am Posteingang gescannt, in ein elektronisches Archiv übergeben und mit dem dazuge hörigen Datensatz verknüpft. Der Workflow steuert den Durchlauf der Rechnungen durch das Unternehmen: Verantwortliche erhalten automatisch eine Benachrichtigung mit der Aufforderung, die Rechnung zu prüfen und freizugeben. Über einen Link kann der eingescannte Original beleg direkt am PC kontrolliert werden. Dieser automatisierte Prozess verkürzt die Rechnungsdurchlaufzeiten enorm – nur so können Skontofristen überwacht und einge halten werden. Die ABACUS Finanzbuchhaltung inklusive Kostenrechnung hat sich in zwei Jahrzehnten in tausenden von Betrieben unterschiedlichster Branchen bewährt. Der Erfolg kommt nicht von ungefähr: Der kompromisslos am Anwender orientierte, leicht verständliche Aufbau, die Leistungsfähigkeit und das modulare Konzept machen die ABACUS Finanzbuchhaltung zur führenden Software.
D o k u m e n te n m a n a g e m e n t
Der Traum vom papierlosen Büro Lieferanten- und Kundenrechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen und andere Dokumente füllen oft reihenweise Regalmeter, Aktenschränke und Archive. Ein Griff – und die zeitraubende Suche geht los. Wer wünscht es sich nicht: Die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort – schnell und einfach. Das ABACUS Dokumentenmanagement macht diesen Traum wahr und kommt damit der Vision vom papierlosen Büro ziemlich nahe. Digitales Dokumentenmanagement gewinnt in vielen Unternehmen zunehmend an Bedeutung – kein Wunder: Die Bewältigung der Informationsflut gilt als nicht zu unter schätzender Kostenfaktor. Insbesondere buchungswirksame Dokumente sollen zentral und revisionssicher archiviert werden und bei Bedarf schnell zur Hand sein. ABACUS allprojects bietet klassische Dokumentenmanagementfunktionen wie elektronische Archivierung und Originalbeleg-Scanning – reicht aber weit darüber hinaus. Minimale Suchzeit, maximale Transparenz Mit dem Dokumentenmanagement Modul haben Sie schnellen Zugriff auf sämtliche Papiere und Belege – ohne lange suchen zu müssen. Mit der automatischen Voll text indexierung finden Sie Dokumente oder Buchungen schnell und einfach. Das gesamte Archiv kann bequem vom Arbeitsplatz aus durchsucht werden – auch ältere Belege stehen per Knopfdruck zur Verfügung. Das spart Zeit und Geld. Dank automa tisierter Freigabe- und Abrechnungsprozesse optimieren Sie zudem Ihre internen Abläufe sowie Durchlauf- und Suchzeiten. > Durchgängig digitales Dokumentenmanagement > Dokumente und Belege immer griffbereit > Optimierung von Arbeitsabläufen > Zentrale, strukturierte, revisionssichere Archivierung
D okumen ten man agement 2 1
Maximale Transparenz dank cleverem Dokumentenmanagement: Digitalisierte Belege werden direkt den entsprechenden Transaktionen zugeordnet. Ein Klick auf die jeweilige Buchung genügt und der Originalbeleg wird angezeigt. Durchgängig digitalisierte Prozesse ermöglichen diesen lückenlosen Belegnachweis. Digitale Signaturen garantieren die Authentizität der Daten. More pepper, less paper.
INF O R M A T I O N S MANAGEMENT
Potenziale entfalten Veränderungen wahrnehmen, Entwicklungen erkennen und Trends antizipieren: Moderne Dienstleistungsunternehmen müs sen heute flexibel und schnell reagieren können. Dabei gilt es externe Einflüsse ebenso zu berücksichtigen wie interne Abläufe und Prozesse. Erst die ganzheitliche Betrachtung äußerer und innerer Faktoren ermöglicht es, einheitliche und effiziente Prozesse zu etablieren. Aspekte wie Budgetabweichungen und Projekt kenn zahlen spielen dabei genauso eine Rolle wie Liquiditäts übersichten und Deckungsbeitragsrechnungen. Mittels Aus wertungen, qualifizierten Analysen und regelmäßigen Reports gewinnen Sie aus Daten aussagekräftige Informationen. Klug konsolidieren Wer die Segel auf Wachstum und Konsolidierung setzen möchte, muss vorausschauend entscheiden, beweglich bleiben und plan voll agieren. Analyseorientiertes Unternehmenscontrolling hilft Ihnen, wichtige strategische Weichen zu stellen. Explosionsartig steigende Datenmengen erfordern heute umfangreichere und verfeinerte Reportingmöglichkeiten. Das ABACUS Information s management gibt Ihnen dafür diverse Werkzeuge an die Hand, um schnell und einfach detaillierte Datenanalysen und Aus wertungen zu erstellen. Etablieren Sie ihr individuelles Be richts wesen, damit Sie aus den Informationen die richtigen Schlüsse für das Unternehmen ziehen und angemessene Maß nahmen er greifen können.
I n formatio n sma n agement 2 3
W i r k ö n n e n de n W i n d n i c h t ä n der n , aber w i r k ö n n e n d i e S e g el r i c h t i g set z e n Durch die Verzahnung unterschiedlicher Daten entstehen wertvolle Informationen für das Unternehmen, etwa indem aktuelle Reports erstellt werden. Informationen stehen so auf einen Blick zur Verfügung – ohne dass die Daten manuell aus unterschiedlichen Quellen zusammengesucht und aufbereitet werden müssen. Wer schnell über aktuelle und verständlich aufbereitete Daten verfügt, kann daraus frühzeitig Entscheidungen ableiten – ein wesentlicher Faktor im Hinblick auf Kundenzufriedenheit, Wettbewerbs vorsprung und verantwortungsbewusstes Handeln. Immer im Bilde Mit dem Informationsmanagement Modul können beliebig viele Info-Cockpits für jede gewünschte Zielgruppe, etwa für das Management, für Projektleiter oder Controller erstellt werden. Kennzahlen geben einen raschen Überblick über die aktuelle Lage des Unternehmens oder einen Geschäftsbereich. Mit dem integrierten OLAP (Online Analytical Processing) Tool können große Datenvolumina beliebig selektiert und als multi dimensionale Tabelle resp. Datenwürfel (sog. Cubes) aufbereitet werden. Diese eignen sich hervorragend für Analysen und das Berechnen von Kennzahlen. Das ABACUS Informationsmanagement hilft Ihnen bei der Kosten- und Liquiditäts optimierung: durch mehr Transparenz über Geldströme, Betriebsvermögen und Renditen (ROI), sowie einer Verbesserung der operativen Leistungsfähigkeit durch eine gezielte Prozessverschlankung. Setzen Sie die Segel auf Erfolg, schöpfen Sie das volle Potenzial Ihrer Daten aus: mit dem Informationsmanagement von ABACUS.
W ert v olle W er k z eu g e
AbaReport – Ihr persönlicher Assistent für die Erstellung von Berichten. Der AbaReport führt sämtliche Berechnungen auf dem Server aus, was eine deutlich höhere Geschwindigkeit ermöglicht, als Berechnungen
am
jeweiligen
Client
des
Anwenders.
Das
Werkzeug gestattet zudem die strukturierte, mehrfache Be rechnung
eines
Reports.
Daraus
ergeben
sich
viele
Neu
konstellationen wie etwa die Abbildung von totalisierten Feldern bereits am Anfang des Reports. Ein Erstellungs-Wizard hilft unge übten Anwendern dabei, das Grundgerüst eines Reports festzu legen. Mit AbaReport lassen sich Auswertungen applikationsübergrei fend schnell und einfach erstellen. Darüber hinaus lassen sich > Reports individuell layouten (z. B. Rechnungsformulare) > Reports visuell darstellen (graphische Anzeige als Diagramm nach Wahl) > Parameter variabel festlegen (z. B. Monats- oder Jahresauswahl, Kunden- oder Produktselektion) > Fremddaten einfach einlesen und auswerten AbaReport hilft Ihnen dabei, Daten schnell zu strukturieren, belie bige Dimensionen gegenüberzustellen und klare, aussagekräftige Auswertungen zu erstellen.
Werkzeuge 2 5
AbaNotify – Ihr zuverlässiges Melde- und Informationssystem. AbaNotify hilft Ihnen, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Zudem informiert er Sie über Ereignisse und wichtige Zahlen selbständig und trägt dazu bei, dass anstehende Auf gaben nicht vergessen werden. Aufgrund einer Änderung in der ABACUS-Datenbank oder aufgrund eines zeitlichen Ereignisses wird entweder mit einem so genannten Zeitoder Datenbank-Trigger eine bestimmte Aktion ausgelöst. > Zeitgesteuerter Versand per E-Mail oder Speicherung von Listen und Reports in ver schiedenen Datei-Formaten wie PDF, XLS, DOC, HTML, TXT > Aufbereitung von Listen und Reports pro Verantwortlichem inklusive Versand oder Speicherung > Sofortige Information an Verantwortliche bei Ereignissen wie neuer, geänderter oder gelöschter Datensätze > Export und Sammlung von Datenbankänderungen in den Datei-Formaten XML, HTML, TXT > Diverse applikationsspezifische Automatismen optimieren Arbeitsabläufe
Automatische Rechungsfreigabe – dem Traum vom papierlosen Büro ein Stück näher. In vielen Unternehmen werden Rechnungen immer noch anhand originaler Papier dokumente auf ihre Richtigkeit geprüft. Damit dies funktioniert, werden die Rechnungen an die entsprechenden Abteilungen weitergereicht. Das Tool für eine elektronische Rechnungsfreigabe samt digitalem Freigabeprozess sorgt dafür, dass Belege nie mehr liegen bleiben und Skontofristen ungenutzt verstreichen: > Mehrstufiger, digitaler Freigabeprozess > Originaldokumente bei Rechnungsfreigabe einsehbar > E-Mail-Benachrichtigung bei neu freizugebenden Rechnungen > Budgetlimitierungen für schnelleren Ablauf > Umlaufprotokoll für jeden Beleg
A B A C U S allprojects – d i e S o f tware , d i e s i c h a n passt .
Ein Unternehmen ist kein Zustand, sondern ein Prozess. ABACUS allprojects adressiert vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) – aber auch größere Firmen: Nicht umsonst wurde die Software zum „ERP System des Jahres 2010 für KMU“ gekürt. Kleine Unternehmen und Firmengründer schätzen die Software insbesondere als Mietmodell (SaaS) – denn damit bleiben die Kosten kalkulierbar, das Kapital verfügbar und das Unternehmen beweglich. ABACUS allprojects wächst mit dem Unternehmen: Die Anzahl der Nutzer lässt sich dynamisch skalieren und die modulare Softwarearchitektur ist einfach erweiterbar. Unternehmen in einer Größenordnung bis etwa 30 Mitarbeiter wählen zwischen einem weitgehend standardisierten Software-as-a-Service Angebot oder einer InhouseInstallation, die mittels Applikationseinstellungen auf spezifische Bedürfnisse abgestimmt wird. Aber auch für Unternehmen mit weit über hundert Mitarbeitern bietet ABACUS eine passende Lösung; Projekte dieser Größenordnung werden zumeist kundenspezifisch konzipiert und eingeführt. Verschiedene Unternehmensstandorte profitieren durch den dezentralen webbasierten Zugriff auf Daten. Egal für welches Modell sich Unternehmen verschiedenster Größe entscheiden: Mit ABACUS allprojects gewinnen sie eine völlig neue Freiheit. Die webbasierte Lösung macht Unternehmen unabhängig: vom Standort, von der Plattform und vom Betriebs system. Die Business-Software koppelt klug relevante Funktionen und hochentwickelte Features.
ABACUS allprojects – auf Wachstum programmiert.
Flexible S oftware 2 7
Kleiner Aufwand, große Wirkung Unternehmen stehen heute vor völlig neuen Herausforderungen: Dezentrale Firmen strukturen, standortübergreifende Zusammenarbeit und das Gebot permanenter Wand lungs fähigkeit fordern eine Software, die sich diesen veränderten Bedingungen agil anpasst. Software-as-a-Service lautet deshalb die Antwort auf konventionelle Systeme. Sie können ABACUS allprojects bequem als Dienstleistung beziehen – das erspart Ihnen Zeit und Kosten. Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft – wir kümmern uns um den Rest, sprich: die Systempflege, die Wartung, die Backups und vor allem um die Weiterentwicklung der Software. Updates werden regelmäßig eingespielt und stehen Anwendern automatisch zur Verfügung. Die Software aus der Steckdose passt sich flexibel Ihren Bedürfnissen an. Aufwendige Im ple mentierungen und zeitraubende Installationen gehören dank SaaS der Ver gangenheit an: Die Anwendungen sind sofort verfügbar, ein zusätzlicher Administrations aufwand wird nicht benötigt und neue Benutzer lassen sich innerhalb kürzester Zeit freischalten. ABACUS allprojects, die integrierte, webbasierte Lösung ist dank modernster Technologie zukunftssicher, immer auf dem neuesten Stand, solide im Standard, einfach erweiterbar und flexibel nutzbar.
Erfolg abonnieren: ABACUS allprojects.
S upport u n d S er v i ces
„Die Einführung in ABACUS allprojects fand in einer sehr angenehmen Atmosphäre statt. Die Schulungen waren konzentriert und folgten dem prozessorientierten Ansatz dieser innovativen Software. Dies ermög lichte uns einen hochprofessionellen und effektiven Einstieg in das Produkt.“ Robby Finke, Geschäftsführer Ekspert Deutschland GmbH
S upp o rt und S ervices 2 9
Service at its best Im Rahmen eines Einführungsprojekts erhalten ABACUS allprojects Anwender direkt vor Ort eine umfassende Schulung. Neben dem klassischen Schulungsangebot bietet ABACUS auch individuelle und standardisierte Schulungen via Internet an. Podcasts zu verschiedenen Schwerpunktthemen erweitern das Schulungsprogramm und interaktive Webinare runden das Spektrum ab. ABACUS allprojects wird im Lizenzverkauf grundsätzlich mit Wartungsverträgen angebo ten. Dafür erhält der Kunde periodisch Service Updates (sog. ServicePacks) und einmal jährlich ein Upgrade auf das nächste Standard-Release. Anwender sind so immer auf dem neuesten Stand und die Software ist bestens für die Zukunft gerüstet. Eine SupportHotline leistet darüber hinaus schnell und unkompliziert Hilfestellung bei akuten Fragen.
F E AT U R E L I S T
Projektverwaltung
Planung / Kalkulation
Projektstamm • Wählbare vordefinierte Erfassungsmasken • Abbildung von komplexen Projektstrukturen (bis zu 9 Hierachiestufen) • Schnelles Kopieren von Projektstammdaten • Mehrere Adressen verknüpfbar • Vordefinierte Abrechnungsverfahren • Diverse Gruppierungen für verdichtete Projektauswertungen • Notizblock mit Textbausteinen und Dokumentvorlagen • Kostenstellen / -trägerzuordnung für Kosten rechnung • Elektronisches Archiv für Ablage von Dokumenten • Projektstruktur mit Ober- und Unterprojekten • 255 frei definierbare Zusatzfelder • Frei definierbarer Status eines Projektes • Zugriffsrechte auf Projekt pro Benutzerkategorie definierbar • Ausweis Arbeitsfortschritt • Gestaltbare Online-Saldoauswertungen (Kostenübersicht der Projekte)
Budget / Plan • Budget auf Stufe Projekt, Leistung und Mitarbeiter detailliert oder kumuliert • Budget auf Stufe Lieferant detailliert oder kumu liert • Verknüpfung der Projektbudgets mit Kostenrechnung • Soll-Ist-Vergleiche mit Berechnung der Ab weichungen • Alle Budgets auf Zeitachse verteilbar
• Zentrale Adressenverwaltung • Adressen können gleichzeitig Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter sein • Einfache Suche nach Adressen über mehrere definierbare Felder • Frei definierbare und auswertbare individuelle Benutzerfelder • Korrespondenzsprache pro Adresse hinterlegbar • Verbindungen und Beziehungen zwischen Adressen, Kontaktpersonen und eigenen Mitarbeitern abbilden • Ausdruck der Adressen als Adresslisten, Adressstammblätter und Etiketten als Aufgabe möglich • Frei definierbare und speicherbare Selektion von Adressen, als Basis für Serienbriefe oder -mails • Einzel- und Serienmail erstellen • Einzel- und Serienbriefe erstellen • Deutsches Postleitzahlenverzeichnis • Validierungsmöglichkeit von Eingabefeldern • Verschiedene Adress-Erfassungsmasken • Integration Microsoft Exchange optional • Direkte Zuordnung von Terminen, Notizen, Aufgaben, Aufträgen, Projekten, Mails, Dokumenten und Verkaufschancen • Überblick über den Status aller Verkaufschancen
Ressourcenplanung • Integrierte Projektplanung basierend auf Kosten und Mengen • Zweistufiges Planungsvorgehen möglich (Grobplan, Detailplan) • Abweichungsanalysen Grob- und Detailplan • Vorgänger-Nachfolger-Definition zwischen Planungselementen • Verschieben der geplanten Werte auf der Zeitachse
Angebot
• Individuelle Angebote pro Projekt • Zugriff auf CRM-Funktionalitäten • Zuordnung von Vertriebsveranwortlichen • Einfache Erstellung der Angebotspositionen durch vordefinierbare Leistungssets • Ergänzung um angebotsindividuelle Texte • Textbausteine • Automatische Versionierung als PDF direkt im System • Einbindung von Aktivitäten • Übergabe der Werte in das Projekt-Budget Formulare • Voreingestelltes Formular „Angebote“ für die Angebotserstellung
Mitarbeiterplanung • Kapazitätsausweisung pro Mitarbeitergruppe und Mitarbeiter • Grafische Darstellungen der verfügbaren und effektiven Kapazitäten • Tabellarische und grafische Auswertungs möglichkeiten wie Soll-Ist-Vergleiche • Mitarbeiterauslastungs-Übersicht • Plan-Ist-Abweichung mit Abweichungsanalyse und Hochrechnung • Abwesenheitsanalyse • Archivierung von Planungen • Vergleich einzelner archivierter Pläne • Multiprojekt-Balkendiagramm: Grafische Darstellung aller geplanten Leistungen als GanttDiagramm
• Überblick über offene / erledigte Aktivitäten jedes Mitarbeiters (Track record) • Cockpit über alle laufenden Projekte einer Adresse • Projektstatus zu allen laufenden / abgeschlossenen Projekten • Offene Posten eines Kunden (nur in Kombination mit Finanzbuchhaltung) Aktivitäten • Erfassen von Verkaufschancen mit Zuordnung zu Vertriebsmitarbeitern, Quelle, Status, Auftragswert und Wahrscheinlichkeit sowie Zuordnung von Folgeaktivitäten • Erfassen von Aktivitäten nach Clustern (z. B. Telefonat, Besuch) und Zuordnung zu Mitarbeitern als Aufgabe möglich
• Automatisierung von Geschäftsprozessen • Auslöser durch Veränderung in der Datenbank oder aufgrund eines zeitlichen Ereignisses • Zeitgesteuerter Versand per E-Mail oder Speicherung von ABACUS-Reports in verschie denen Datei-Formaten wie PDF, XLS, DOC, HTML, TXT • Sofortige Information an Verantwortlichen bei Ereignissen wie neuer, geänderter oder gelöschter Datensatz
• Digitaler mehrstufiger Freigabeprozess zur Freigabe von Eingangsrechnungen • Originaldokumente beim Freigeben einsehbar • Benachrichtigung bei neu zu freigebenden Belegen • Freigabegrenzen für schnelleren Ablauf • Umlaufprotokoll für jeden Beleg
Leistungserfassung
Abrechnung
Reporting
Leistungs- und Spesenerfassung • Mitarbeiter-Stammdaten verwalten • Darstellung verschiedener Arbeitszeitmodelle möglich • Vollzeiterfassung und -auswertung • Sollstundentabelle pro Mitarbeiter • Erfassung von frei definierbaren Leistungen wie Stunden oder Aufwendungen • Einfache Erfassung von wiederkehrenden Leistungen • Freier Text pro Leistung (intern / extern) • Mehrstufiger Leistungs-Freigabeprozess • Diverse gestaltbare Masken für Tages-, Wochen-, Monats- oder Kalender-Leistungserfassung • Erfassen von Leistungen als Termine im Kalender • Stoppuhr-Funktion für minutengenaues Erfassen von Leistungen • Urlaubskonto und -übersicht pro Mitarbeiter / Team • Gleitzeitkontrolle • Reisekosten synchron mit Zeiterfassung buchen • Übersicht aller angefallen Reisekosten pro Mitarbeiter und Tag / Woche / Monat
Berechnungsgrundlagen • Vordefinierte Leistungsarten und Abrechnungscodes, beliebig erweiterbar • Vordefinierte Preisschemen, individuell anpassbar • Pflege von Preisen auf Kunden, Mitarbeitern, Mitarbeitergruppen und Projekten
Auswertungen / Standardreports • Journale nach Leistungsarten • Mitarbeiterübersicht gebuchte Leistungen • Urlaubs- / Zeitkonto • Mitarbeiterauslastung • Leistungsnachweis • Reisekostennachweis • Kundenübersicht • Projektübersicht • Projektstatus • Projektkosten / Trendanalyse • Projekt – Abgerechnete Leistungen • Projektkalkulation • Projektbewertung
Fremdleistungen • Fremdleistungen (Stunden, Reisekosten, etc.) können direkt erfasst werden
• Datenimport und -export • Unterstützung modernster Standards und Dienste (ASCII, XML, SOAP und Webservices)
• AbaReport • Zur eigenen Erstellung von Reports und Formularen • Assistent für die Erstellung von Reports • Frei definierbare Relationen, Sortierreihenfolgen, Gruppenbrüche, Selektionen und berechnete Felder • Beliebige Schriftarten / -größen, Attribute, Linien, Rahmen, mehrzeilige Textblockausgabe, Bilder • Export in verschiedene Datenbankformate (z. B. ODBC) • Einbettung von Grafiken (z. B. Gantt-Diagramme)
Abrechnung • Verschiedene Selektionsmöglichkeiten für einen Rechnungslauf • Periodizität für die Abrechnung pro Projekt wählbar • Text aus dem Notizblock in die Abrechnung über nehmbar • Rechnungserstellung mit oder ohne Details auch in Fremdwährung • Rechnungsvorschlag mit Bearbeitungsmöglichkeit der Positionen • Automatisch generierter Leistungsnachweis Weiterverarbeitung • Projektkosten und Erträge in Kostenrechnung über nehmbar Formulare • Voreingestelltes Formular „Ausgangsrechnung“ • Voreingestelltes Formular „Anzahlungsrechnung“ • Voreingestelltes Formular „Schlußrechnung“ bzw. „Teilschlußrechnung“ • Voreingestelltes Formular „Leistungsnachweis“ mit Unterscheidung Leistungstyp • Voreingestelltes Formular „Gutschrift“
• Dokumente können manuell Projekten, Kunden, Kontaktpersonen, Aktivitäten etc. zugeordnet wer den (Bestandteil von AbaProject) • Papierdokumente können über AbaScan digitalisiert und mit Barcode automatisch an der richtigen Stelle abgelegt werden • Schnelle Volltextsuche auf allen Dokumentenarten, auch auf den eingescannten Dokumenten • Dokumente können in Auswertungen eingebettet werden, z.B. Projektauszug mit Originalbelegen • PDF als Standardformat für erstellte Dokumente • Drag & Drop von verschiedenen Dateiformaten ins Archiv • Speichern von Dokumenten direkt aus Microsoft Office-Programmen mittels Plugin • Archivinhalte aus rechtlichen Gründen nicht aus dem Archiv löschbar
Informationsbeschreibung • Gezielte und einfache Möglichkeit, ABACUS-Daten für weitergehende Analysen und benutzerspezifische Cockpit-Oberflächen aufzubereiten • Erstellen individueller Cockpitprogramme für ver schiedene Anwendungszwecke wie z.B. Management, CRM, Service, Produktion • Baukastensystem mit verschiedenen Komponenten, die in einem Cockpit verwendet werden können • Cockpits auf Benutzer- und Benutzerkategorie zuweisbar • Zugriff auf alle relevanten ABACUS allprojects-Daten innerhalb der Cockpits und Darstellung in Infogrids • Grafische Komponenten wie horizontale und vertikale Wertanzeiger sowie Ampeln • Einfach zu bedienender Info-Cockpit-Designer für das rasche Erstellen und Anpassen von Cockpits OLAP: • Datenauswertung in OLAP-Cubes • Erlaubt die Erstellung von Dimensionen und deren Attributen anhand einer vom Benutzer vorgegebe nen Struktur
Kreditorenbuchhaltung
Debitorenbuchhaltung
Finanzbuchhaltung
Kreditorenstammdaten • Zentraler Lieferantenstamm • Mehrere Währungen pro Kreditor möglich • Mehrere Zahlungswege pro Lieferant
Stammdaten • Zentraler Kundenstamm • Kunden mit mehreren Fremdwährungen • Umsatzdebitor für Gruppierung von mehreren Kunden • Frei definierbare Kundengruppierungen • Notizen mit wahlweiser Anzeige bei Belegerfassung • Kopieren von Kundenstämmen
Kontenplan • SKR03 oder SKR04 Kontenplan • Neunstufige Bilanzstruktur mit frei wählbaren Bezeichnungen • Alternative Strukturen für die individuelle Darstellung von Bilanzen und Erfolgsrechnungen, z.B. HGB, IFRS, Steuerrecht
Belegerfassung • Vorläufige Erfassung von Eingangsrechnungen für anschließenden Freigabe-Workflow • Beliebige Anzahl von Belegpositionen mit freier Kontierung • Direkter Zugriff auf Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträger • Zahlungskonditionen pro Beleg • Automatische Kursausgleichsbuchungen bei Fremdwährungsbelegen • Gesetzeskonforme Korrektur- und Stornomöglich keiten von Belegen • Journale nach verschiedensten Kriterien • Direkte periodengerechte Verbuchung in FIBU (online) • Projektbuchung direkt aus Kreditorenbuchhaltung Zahlungsdisposition • Automatischer Zahlungsvorschlag aufgrund von Zahlungs- und Skontofristen • Optimierung der Zahlungsaufträge durch Sammelzahlungen und Einbezug von Gutschriften • Mehrere Zahlungsdispositionen gleichzeitig • Manuelle Anpassung des Zahlungsvorschlags • Programmgeführter Ablauf der Zahlungsdisposition • Elektronische Übermittlung von Zahlungen per DTA für Inland DTAUS und Ausland DTAZV Überweisungen • Manuelle Erfassung von Einzelzahlungen, Sammel zahlungen, Skonti, Rabatten • Automatische Umsatzkorrektur bei Rabatten, Skonti • Fremdwährungsbelege mit beliebigen Fremd währungen ausgleichen Auswertungen • Lieferanten-Informationssystem mit Vorjahresver gleichen • OP-Listen mit oder ohne Einzelpositionen / Gegen leistungen • Fälligkeitslisten ausführlich oder kumuliert • Beliebige Intervalle bei den Fälligkeitslisten • Kontoauszüge Papierlos • Lieferantenrechnungen scannen und mittels Barcode direkt der Kreditorenbuchung zuordnen und archi vieren • Archivierte Lieferantenrechnungen jederzeit abrufbar bei: Freigabeprozess, Zahlungsdisposition und Auswerungen, z.B. OP-Liste
Belege • Online-Verbuchung der erfassten Belege in die ABACUS Finanzbuchhaltung • Bis zu sechs freie Gruppierungen möglich • Gesetzeskonforme Korrektur- und Stornomöglich keiten von Belegen • Zahlungskonditionen jederzeit änderbar • Belegprinzip mit Drill-Down-Funktion Zahlungen • Manuelle Einzel-, Sammel- und Vorauszahlungen • Aufteilung von Entgeltminderungen nach Mehrwertsteuersatz, Kostenstellen / -träger • Überzahlungen wahlweise OP-wirksam oder -unwirk sam buchen • Gesetzeskonforme Zahlungen korrigieren und stornieren • Sammelzahlungen nachträglich vervollständigen • Automatische Ausbuchung von Rest-OP Mahnungen • Mehrere Mahnstufen • Mahnen getrennt pro Mahnbereich • Mahntexte pro Mahnstufe und nach Sprachcode des Kunden • Mindestmahnbeträge • Mahngebühren • Kontoauszüge, Einzel- oder Sammelmahnungen • Mahnsperre für Kunden oder einzelne Belege • Mahnadresse für abweichende Mahnempfänger • Fakturierung von Mahnspesen Auswertungen • OP- und Fälligkeitsliste nach diversen Kriterien • Interne / Externe Kontoauszüge • Kundenlisten • Beleg- und Zahlungsjournal Papierlos • Digitale Kopie der Rechnung direkt ins Archiv / Dossier des Debitorenbelegs speichern • Archivierte Debitorenrechnungen jederzeit abrufbar bei: Auswertungen, z.B. OP-Listen, Kontoauszüge • Mahnung und Buchungsmaske
Buchen • Direkte Verbuchung in mehrere Geschäftsjahre • Gesetzeskonforme Korrektur von Buchungen mit automatischer Protokollierung • Verschiedene Buchungsarten: Normal-, Sammel-, Split-, Abschluss- und Stornobuchung • Automatische Rückbuchung von transitorischen Posten • Suchen von Buchungen nach verschiedenen Kriterien • Zusatzjournal z.B. für Steuerbilanz, zur Erfüllung von Rechnungslegungsnormen • Hilfsjournale für provisorische Erfassung von Buchungen Journale, Kontoauszüge • Journal zum Nachvollziehen der Korrekturen • Kontoauszüge mit Buchungs- oder Beleg-Nr., mit oder ohne Stornobuchungen, Periode und Reihenfolge frei wählbar • Verdichtungsbuchungen aus Debitoren- / Kreditoren buchhaltung lassen sich detailliert darstellen • Auswertungen als PDF • Journal zum Nachvollziehen der Korrekturen • Kontoauszug mit Originalbeleg Bilanzen / Gewinn- und Verlustrechnung • Verschiedene Standardauswertungen: Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung, Umsatz-, Bewegungs und Eröffnungsbilanz, Fremdwährungsbilanz • Jahres- oder Monatsauswertung mit oder ohne Abschlussbuchung, Zusatzjournal, Vorjahresvergleich • Integration mit Excel (Drag & Drop) Fremdwährungen • Zentrale oder mandantenspezifische Kurstabelle • Pro Buchung zwei verschiedene Fremdwährungen möglich • Automatischer Kursausgleich mit selektiven Angaben, z.B. bestimmte Konten, nur Kursgewinne / -verluste verbuchen Mehrwertsteuer • MwSt-Abrechnung (vereinbart, vereinnahmt) und USt-Voranmeldung • Schnittstelle Elster und DATEV • Verprobungsliste und Umsatzabstimmung • Mehrwertsteuercode pro Land, Mehrwertsteuersatz datumsbezogen • Mehrwertsteuercodes für Inland / EG / Drittland vor definiertdefiniert
Weitere Features Passwort- und Datenschutz • Eigenes Login pro Mitarbeiter (Named User) • Berechtigungsvergabe über vordefinierte Benutzerkategorien • Berechtigungsvergabe über selbst definierbares Rollen und Menukonzept Mehrsprachigkeit • Fremdsprachen für die Kunden- und Lieferantenkorrespondenz • Menüs in Deutsch, Englisch und Französisch
Kommunikation • Systemintern Aufgaben und Nachrichten versenden • Aufgaben und Nachrichten mit Verlinkungen zu Datensätzen versenden • Automatisierte Erinnerungen erstellen • Integration von externen E-Mail-Systemen möglich • MS Exchange-Integration • Terminkalender
Volltextsuche • Vollindizierte Suchfunktion in verschiedenen Auswahlfeldern (z. B. Projektname, Kundenname) • Zentrale Suchfunktion für alle in der Datenbank enthaltenen Daten - Nach Feldern - Nach abgelegten Dokumenten - Nach Programmen
V i ele Vorte i le – e i n e L Ü su n g .
Bavariaring 44 · 80336 München Telefon +49 (0)89 189 31 27-0 · Fax +49 (0)89 189 31 27-10 www.abacus-solutions.de · info@abacus-solutions.de ABACUS Research AG · Abacus-Platz 1 CH-9301 Wittenbach-St.Gallen · www.abacus.ch
Ecknauer + Schoch ASW / 5.11
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