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Module zur Gesamtlösung gereift Eine integrierte Komplettsoftware lohnt sich auch in einem kleinen Baugeschäft – und sie ist die Basis für ein strukturiertes Prozessmanagement, vom Offertwesen bis zur Abrechnung. Ein Bericht aus dem praktischen Einsatz im Unternehmen. Text: Thomas Köberl // Foto: zvg.
Bausoftware «Ababau» – die Funktionen UÊ "vviÀÌi Ê >V Ê * Ê `iÀÊvÀi i Ê Leistungsverzeichnis UÊ Õà >Ãà ÊÕ `Ê,i} iv> ÌÕÀ iÀÕ } UÊ ÕvÌÀ>}ÃLi>ÀLi ÌÕ }Ê ÌÊ >Õv]Ê Verkauf und Lager UÊ i ÃÌÕ }ÃiÀv>ÃÃÕ } UÊ 7iÀ v UÊ , > ÌÕÀ iÀÕ } UÊ iÀBÌi ÊÕ `Ê*iÀà > ` ë Ã Ì UÊ ,iÃà ÕÀVi « > Õ } UÊ > â ]Ê iL Ì Ài ÊÕ `Ê Kreditorenbuchhaltung UÊ >Õ ÃÌi ÀiV Õ }Ê ÌÊ Ìi}À iÀÌiÀ Nachkalkulation UÊ >Õ É Õ > Ê,ià ÕÀVià UÊ >}i LÕV > ÌÕ } UÊ ÀV Û iÀÕ }É-V> } UÊ > >}i i Ì v À >Ì ÃÃÞÃÌi ▲
Die Branchensoftware unterstützt optimale Abläufe Die ersten Praxistests hat die neue Komplettanwendung bei unterschiedlichen Bauunternehmen mit Bravour bestanden. So
auch beim St. Galler Traditionsunternehmen Bärlocher, das die Bereiche Wohn-, Gewerbe- und öffentliche Bauten sowie Reparaturen und Kleinbaustellen abdeckt. Vor drei Jahren wurde das 100-Jahr-Jubiläum mit den 50 Mitarbeitern gefeiert. Eine Tradition, wenngleich auch weniger alt, kennt auch der Einsatz der Software von Abacus bei Bärlocher, wo seit 17 Jahren mit den Finanz- und Lohnbuchhaltungsprogrammen der Ostschweizer Software-Herstellerin gearbeitet wird. Reto Capaul, kaufmännischer Leiter von Bärlocher, nennt denn auch die guten Erfahrungen, die man mit der vielseitigen Anwendung über die vielen Jahre gemacht habe, als einen der Gründe, wieso der Ausbau der Software hin zur kompletten, integrierten Baugesamtlösung vorgenommen wurde. Davon versprochen habe man sich durch die Integration und die zentralen Stammda-
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Bereits seit mehr als 20 Jahren bietet das Unternehmen Abacus zusammen mit der Baukostenrechnung und dem Baulohnmodul Software-Systeme für die Baubranche an. Mit «Ababau» für die technischen Bauprogramme und einer Werkhoflösung offeriert die Ostschweizer ERP-Spezialistin nun eine funktional umfassende Branchenlösung für den Hoch- und Tiefbau. Der grösste Vorteil von «Ababau» liegt darin, dass sich auf der Basis von Standardsoftware sämtliche Prozesse einer Baufirma optimal abbilden lassen, wie das Praxisbeispiel des 50-köpfigen Baugeschäfts Bärlocher AG in St. Gallen zeigt.
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Diese Komplettapplikation erlaubt, jedes Modul auch einzeln zu nutzen. Zentrale Stammdaten garantieren die Einmalerfassung von Stammund Bewegungsdaten. Für mehrere Unternehmen können Stamm- und Bewegungsdaten zentral im gleichen Mandat geführt werden. Dazu kommt eine einheitliche BenutzerReto Capaul: «Die Branchenführung und das Verarbeiten der lösung ‹Ababau› vereinfacht die zahlreichen Arbeitsabläufe im Daten ohne Schnittstellen. Die RolBaugeschäft.» lenmenüs sind auf die Bedürfnisse der einzelnen Benutzer abgestimmt und das System erlaubt vielfältige und übersichtliche Standardauswertungen. Auch die mobile Datenerfassung ist dank Internet-Technologie integriert. Die Beratung, die Einführung und der Support erfolgen durch Vertriebspartner in der Schweiz.
ten über alle Bereiche insbesondere eine Vereinfachung der zahlreichen Arbeitsabläufe, so Capaul. Und er nimmt auch das Resultat gleich vorweg, indem er feststellt, dass dieses Ziel vollumfänglich erreicht worden sei. Erfreut sich guter Akzeptanz und strukturiert den Arbeitsprozess Für ein kleines Bauunternehmen wie Bärlocher sei es unabdingbar, dass eine Software schlank sei und innert kurzer Zeit eingeführt werden könne, meint der kaufmännische Leiter. Das Tagesgeschäft habe immer Priorität, so Capaul, ohne dass die beschränkten personellen Kapazitäten übermässig belastet würden. Schliesslich ist es denn auch gelungen, die neue Software einschliesslich der technischen Bauprogramme für die Vorkalkulation innert dreier Monate in Betrieb zu nehmen. Seit Anfang 2011 werden alle neuen Projekte über «Ababau» abgewickelt. Bärlocher ist damit eine der ersten Baufirmen, die das Produkt als umfassendes Gesamtsystem für die Vorkalkulation, Ausmass- und Regiefakturierung, das Baustellen-Controlling, die Arge-Fakturierung und die Finanzen mit Lohn und Kostenrechnung einsetzt. Bei der Einführung und im Arbeitsprozess sei
«Ababau» erstaunlich rasch von den Bauführern akzeptiert worden, berichtet Reto Capaul. Zwar habe es eine Umgewöhnung von jedem einzelnen verlangt, die je nach Person unterschiedlich schnell erfolgte – doch alles in allem sei die Loslösung vom alten Programm relativ schnell erfolgt, erinnert er sich. Am meisten Arbeit verursachten die Anpassungen der Formulare an die firmenspezifischen Bedürfnisse. Doch dies gehört zum Initialaufwand, der nur einmal erbracht werden muss. Die Gesamtanwendung unterstützt die vielfältigen Prozesse bei Bärlocher sozusagen von A bis Z. So eröffnen die Bauführer in der Software ihre Projekte, bearbeiten die Offerten und erfassen das Ausmass wie auch die Regierapporte. Das Sekretariat fakturiert darin schliesslich die Bauprojekte und verbucht die Daten in die Debitorenbuchhaltung. Eine neue Software bietet jedem Unternehmen die Gelegenheit, seine Arbeitsprozesse zu überdenken, damit sie korrekt in der Software abgebildet und somit optimal unterstützt werden können. Schnell habe sich gezeigt, erzählt Capaul, dass sich der Wechsel auf das integrierte System für seine Firma komplett gelohnt habe, da keine redundanten Daten und keine Schnittstellen mehr vorhanden sind.
Excel und Word gehören zum alten Eisen Geschätzt wird bei Bärlocher, dass alle Programmmodule dieselbe einheitliche Logik aufweisen und die Programmbedienung somit schnell erlernbar ist. Viele bewährte Prozesse konnten mit der so genannten Ablaufsteuerung und mittels benutzerdefinierter Felder in verschiedenen Masken vollständig abgebildet werden. Dies war mit ein Grund, wieso die Software in Rekordzeit eingeführt und in den produktiven Betrieb übernommen werden konnte. Spezielle Auswertungen wie Auftragslisten mit individuellen Selektionen nach Bauführer oder Status des Bauwerks liessen sich mit dem integrierten Report Writer vollständig realisieren, so dass heute keine Excel- oder Wordlisten mehr wie früher verwendet werden müssen. So hat Word auch als Fakturierungswerkzeug endgültig ausgedient, da in der SoftwareLösung die Rechnungsstellung integriert abgewickelt wird. Dank dessen kann beim Bauunternehmer Bärlocher eine strukturierte und einheitliche Arbeitsweise sichergestellt werden und auch die Kontrollarbeiten, insbesondere die Akonto- und Schlussrechnung, sind viel weniger aufwändig als vor der Zeit der Gesamtlösung. Betriebswirtschaftlich optimiert Mit der Einführung von «Ababau» hat das Baugeschäft Bärlocher einen wichtigen Schritt hin zu einheitlichen Arbeitsprozessen gemacht. Die zukunftsorientierte Bausoftware dürfte in diesem kleinen Baugeschäft wie in vielen anderen ähnlich gelagerten Bauunternehmen ihre positive Wirkung rasch voll entfalten und mit dazu beitragen, dass die administrativen Arbeiten auf ein notwendiges Minimum reduziert werden können. Das ist ein wichtiger Beitrag, damit mehr Zeit bleibt für die eigentlich wichtigen Aufgaben eines Baubetriebs. Rollenmenüs sind auf die Bedürfnisse der einzelnen Benutzer abgestimmt und das System erlaubt vielfältige und übersichtliche Standardauswertungen. Auch die mobile Datenerfassung ist dank Internet-Technologie integriert. Die Beratung, die Einführung und der Support erfolgen durch Vertriebspartner in der Schweiz. ■
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«Ababau» – die Software-Lösung für Bauunternehmen