Informationsmanagement

I N F O R M AT I O N S M A N A G E M E N T – BUSINESS INTELLIGENCE

T R A N S PA R E N Z

3

3 A U S D AT E N W E R D E N I N F O R M AT I O N E N

In der Datenfülle, die in ABACUS vi anfällt, steckt ein grosses Potenzial – einerseits als Basis für aussagekräftige Informationsportale und andererseits als Grundlage für das Erstellen von Analysen, Berichten und das Berechnen von Kennzahlen. Dafür steht mit dem ABACUS Informationsmanagement ein leistungsfähiges und integriertes Werkzeug zur Verfügung, mit dem sich nahtlos auf die ABACUS-Datenstruktur zugreifen lässt. Dies ermöglicht das Abfragen und Analysieren von Daten aus den verschiedenen Managementbereichen wie Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Auftrags- und Materialwirtschaft, Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung sowie Service- oder Projektmanagement.

Mit dem ABACUS Informationsmanagement nutzen Sie vorhandenes Potenzial optimal. Die vielfältigen Funktionen erlauben auch dem Einsteiger, schnell zu den gewünschten Resultaten zu gelangen und diese in benutzerspezifischen Informationsportalen für das Controlling oder die operative Planung darzustellen.

ABACUS

IST

MEHR

ALS

NUR

SOFTWARE

Leistungsfähig und bewährt ABACUS hat sich in den unterschiedlichsten Branchen und in über 35’000 Unternehmen im täglichen Einsatz bewährt. Die universelle Einsetzbarkeit und Leistungsfähigkeit beweist die ABACUS-Software sowohl in Kleinbetrieben als auch im Einsatz in grösseren Betrieben.

ABACUS Business Software wird von namhaften schweizerischen Treuhandgesellschaften eingesetzt und empfohlen.

ABACUS vi - Design the future ABACUS vi ist eine vollständig neu in Internet-Architektur entwickelte ERPSoftware. Sie zeichnet sich besonders durch ihre Skalierbarkeit und das rollenbasierte Benutzerkonzept, die Mehrsprachigkeit und die Unterstützung von Software-as-a-Service (SaaS) aus. Zudem ist sie auf verschiedenen Plattformen, Datenbanken und Betriebssystemen lauffähig.

Moderne Technologien Funktionen, die im Rahmen von ABACUS vi auch im Informationsmanagement zum Tragen kommen, sind: > Erstellen individueller Ansichten von Daten aus allen Bereichen von ABACUS vi mittels View Generator > Leistungsfähige Suchmaschine AbaSearch für ein schnelles Auffinden von Produkten, Kunden, Projekten etc. sowie den damit verknüpften Informationen > Erstellen kundenspezifischer Erfassungsmasken > Abfragen von Informationen via Internet > Visualisierung der Daten durch Grafiken > Einfache und komfortable Vergabe von Zugriffsrechten mittels Rollenkonzepten

5 Weiterentwicklung Die permanente Weiterentwicklung garantiert den Schutz der in Software und Ausbildung getätigten Investitionen.

Hotline ABACUS bietet eine Hotline an, die den Anwender schnell und kompetent unterstützt.

Vertriebspartner ABACUS-Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung bieten das betriebswirtschaftliche und technische Know-how für die erfolgreiche Einführung und den Unterhalt der Software. Qualifizierte ABACUS-Vertriebspartner erhalten den Status eines Logo-Partners. Sie absolvieren jährliche obligatorische Kurse, beschäftigen eine Mindestanzahl von ABACUS-Beratern und erzielen einen Minimalumsatz mit ABACUS-Software pro Jahr. Gold-Partner unterstützen zudem die gesamte Produktpalette und bieten eine permanente Hotline an.

Schulungsangebot Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen und den produktiven Einsatz der Programme.

Software-Zertifikat Die ABACUS-Finanzsoftware wurde durch eine namhafte Buchprüfungsfirma auf die Einhaltung der Buchführungsnormen überprüft.

I N F O R M AT I O N S M A N A G E M E N T – T R A N S PA R E N Z D E R D AT E N

Frühzeitig Veränderungen wahrzunehmen und darauf zu reagieren, verschafft Vorteile und ist ein wichtiger Faktor für den unternehmerischen Erfolg. Um Trends und Tendenzen zu erkennen und Fragestellungen zu beantworten, sind zielgerichtete Informationen notwendig. Das ABACUS Informationsmanagement stellt Werkzeuge zur Verfügung, die schnell und effizient unternehmenswichtige Informationen liefern. Dies erlaubt, rechtzeitig die nötigen Schlüsse zu ziehen und geeignete Massnahmen in die Wege zu leiten.

7 Das ABACUS Informationsmanagement besteht aus zwei integrierten Modulen, dem OLAP-Modul für die Datenanalysen und dem Info-Cockpit. > Mit dem Info-Cockpit lassen sich auf einfache Weise aussagekräftige Portale mit Informationen für verschiedene Zielgruppen, zum Beispiel für das Management, das Callcenter oder für Service, Verkauf und Einkauf erstellen. > Mit dem Modul OLAP – Online Analytical Processing – können Daten aus ABACUS vi beliebig selektiert und als multidimensionale Tabellen respektive Datenwürfel, so genannten Cubes, aufbereitet werden. Diese eignen sich hervorragend für Analysen und das Berechnen von Kennzahlen. Mit dem Business Intelligence Tool „Palo“ von Jedox bietet das ABACUS Informationsmanagement ein integriertes OLAP-Tool.

Die folgenden Seiten zeigen die vielfältigen Möglichkeiten

> Info-Cockpit

des Informationsmanagements und seine Highlights. > OLAP-Analysen mit Cube Viewer / Excel

Auf den Zusatzblättern im Anhang wird die Funktionsweise der zugrunde liegenden Prozesse erläutert:

> ETL-Prozess > OLAP-Datenexport > OLAP Palo Cube Generator

Die aktuellen Systemanforderungen finden Sie auf der ABACUS-Homepage unter dem Link www.abacus.ch/links/systemempfehlungen

INFO-COCKPIT

Mit dem Info-Cockpit lassen sich individuelle, benutzer- oder benutzergruppenspezifische Cockpits oder Portale erstellen. Cockpits, die bedürfnisgerecht Informationen anzeigen und für verschiedene Bereiche wie Management, Verkauf, Einkauf oder Marketing erstellt werden können, ermöglichen den Mitarbeitern sofort einen schnellen Überblick über die geschäftsrelevanten Informationen.

9 Kontextorientierte Informationen Info-Cockpits werden erstellt, um Informationen über Kunden, Produkte, Projekte, Lagerorte oder sogar Konten darzustellen. Ausgehend vom gewählten Kontext werden die gewünschten Informationen angezeigt.

Cockpit-Maskendesigner Der Maskendesigner wird für das Gestalten der Info-Cockpits verwendet.

Mit ihm können die in einem Info-Cockpit benötigten Informationsobjekte an den gewünschten Stellen in der Programmmaske platziert werden. Einmal erstellte Cockpit-Masken sowie dazugehörende Menüeinträge können jederzeit zur weiteren Verwendung importiert und exportiert werden.

Individuelle Datenviews Daten, die ein Cockpit anzeigen soll, werden mit vordefinierten so genannten „Views“ aus der ABACUS-Datenbank bezogen. Für das Erstellen eigener Views wird ein View-Generator zur Verfügung gestellt, mit dem auch anspruchsvolle Abfragen, die mehrere Tabellen betreffen können, einfach und schnell durchgeführt werden.

Beispiele für Datenviews sind: > verkaufte Artikel pro Kunde > offene Aufträge oder offene Posten pro Kunde

INFO-COCKPIT Variable Gestaltungselemente Bei der Definition und Gestaltung eigener Cockpits sind der Phantasie praktisch keine Grenzen gesetzt. Mit rund 50 Komponenten zur tabellarischen und grafischen Datenanzeige bietet der Cockpit-Maskendesigner alles, was zum Erstellen anwenderspezifischer Cockpits benötigt wird. Zu den verfügbaren Komponenten gehören unter anderem: > Grafikelemente: Ampel, Thermometer, Tachometer, Torten-, Linien-, Balken-, Bubble-, Flächendiagramm > Datenanzeige: Standardisierte Datenviews, individuelle Datenviews, Webseiten, Bilder, Eingabefelder für Suchen, Formelfelder > Bedienung: Navigationsbaum, Klassierungsbaum, Programmstarter > Daten aus dem OLAP-Modul: Pivot-Tabelle, Formelfelder, Palo-Selektionen

Ansprechende Statistik-Cockpits Vielseitig verwendbare Grafikkomponenten wie zum Beispiel Balkendiagramme oder Tachometer eignen sich hervorragend zur Gestaltung ansprechender Cockpits. Die Komponenten beziehen ihre Daten aus individuell erstellten Datenviews oder Palo-Cubes. Dies erlaubt dem Benutzer online auf Statistikdaten zuzugreifen und diese gleich auch grafisch darzustellen. Beispielsweise kann so die Umsatzentwicklung eines Produkts oder einer Produktgruppe mit Vorjahresvergleich in einer Grafik dargestellt werden.

Damit ist ein rascher Überblick über immer aktuelle Zahlen aus der ABACUSSoftware gewährleistet.

INFO-COCKPIT Cockpits mit interaktiver Datenabfrage Cockpitmasken können auch Daten aus Palo-Cubes anzeigen. Dafür stehen verschiedene Komponenten zur Verfügung, mit denen sich der Anwender selber Cockpits erstellen kann, die auf Palo-Datenwürfeln beruhen. Auf interaktive Weise kann der Cockpit-Benutzer Parameter wie beispielsweise das Jahr, den Monat oder das Quartal eingeben und die entsprechenden Zahlen werden sofort angezeigt.

Menügenerator Mit dem Menügenerator können verschiedene Info-Cockpits mit einer Beschreibung und einer Programmnummer versehen und in Programmgruppen zusammengefasst werden. Via Rollenmenüs lassen sich die Cockpits den verschiedenen Benutzergruppen zuordnen und über den ABACUS-Explorer starten.

Navigationsbaum Der Navigationsbaum hilft auch in komplexen Info-Cockpits immer den Überblick zu behalten. Mit Hilfe dieses Navigationsinstruments finden sich die Benutzer in den verschiedenen Bereichen des Info-Cockpits schnell zurecht.

Cockpits für CRM Die Funktion „Programmstarter“ bietet die Möglichkeit direkt aus einem InfoCockpit ein bestimmtes Programm einer ABACUS-Applikationen zu starten. So kann zum Beispiel aus einer Tabellenansicht das Adresserfassungsprogramm mit der aktuellen Adresse aufgerufen werden, um eine Adressänderung sofort zu erfassen. Diese Möglichkeit, Programme miteinander zu verbinden, ist ein wichtiger Bestandteil jedes CRM-Systems. Damit zeigt das Info-Cockpit nicht nur Informationen an, sondern vereinfacht auch das Arbeiten mit den ABACUS-Programmen. Der Anwender kann so Änderungen und Neuerfassungen von Daten direkt aus dem Kontext vornehmen, ohne dass er die entsprechende Programmstruktur kennen muss.

11

INFO-COCKPIT Volltextsuche Mittels einer Volltextsuche kann die gesuchte Information im Info-Cockpit einfach aufgefunden werden. So werden beispielsweise Kunden aufgrund beliebiger Kriterien wie Name, Strasse, Hausnummer oder Telefonnummer gesucht und gefunden. Trifft das Suchkriterium auf mehrere Kunden zu, kann der gesuchte Kunde aus einer Liste mit den Suchresultaten ausgewählt werden.

Cockpit-Elemente in Standardprogrammen Häufig besteht das Bedürfnis in Standardprogrammen wie beispielsweise dem Adresserfassungsprogramm zusätzliche, individuelle Informationen wie aktuelle Umsätze oder Produktbezüge zu einer Kundenadresse anzuzeigen. Das Info-Cockpit bietet auch dafür die ideale Lösung: Sämtliche Info-Cockpit-Komponenten können nämlich auch in allen internetfähigen ABACUS Standardprogrammen im Rahmen des Maskendesigns eingebaut und verwendet werden. Damit werden die Informationen dort angezeigt, wo sie gebraucht werden und jedes Programm kann so selber zu einem eigentlichen InfoCockpit werden.

HIGHLIGHTS Cockpits für alle Zielgruppen Mit dem Informationsmanagement können beliebig viele Info-Cockpits erstellt und mit sicherem Zugriffsschutz für jede gewünschte Zielgruppe bereitgestellt werden. Kennzahlen geben einen schnellen Überblick über die aktuelle Lage des Unternehmens oder eines Geschäftsbereichs.

Info-Cockpit-Designer Mit dem Info-Cockpit-Designer lassen sich Cockpits erstellen, die auch Anwender ohne Kenntnisse der zugrundeliegenden Applikationen schnell bedienen und nutzen können. Der Maskendesigner selber ist ebenfalls einfach zu bedienen und bietet mit über 50 Komponenten wie Programmstarter, Grafiken, Datenviews etc. grosse gestalterische Möglichkeiten.

Applikationsübergreifende Cockpits In Info-Cockpits können dem Anwender Daten aus den verschiedensten ABACUS-Applikationen (Adressen, Verkauf, Servicemanagement, Projektmanagement etc.) nahtlos und vereint zugänglich gemacht werden. Zudem können Info-Cockpits einfach um Informationen oder Daten aus Palo Cubes erweitert werden.

Statistiken, Grafiken und Farben Mit dem Einfügen von Firmenlogos, der Verwendung unternehmenspezifischer Farben und grafischer Elemente lassen sich Info-Cockpits an das Corporate Design eines Unternehmens anpassen. Der Benutzer erhält so ein optisch ansprechendes und aussagekräftiges Cockpit, das genau seinen Bedürfnissen entspricht.

13

B U S I N E S S I N T E L L I G E N C E – D AT E N A N A LY S E M I T O L A P

OLAP steht für “Online Analytical Processing” und ist eine Technik zur Datenanalyse. In ABACUS vi werden Daten aus den unterschiedlichsten Bereichen wie Finanzen, Personalwesen, Auftragsbearbeitung, Produktion etc. verwaltet. Das Ziel daraus geschäftsrelevante Informationen zu gewinnen und zu analysieren ist einfach zu erreichen, da das ABACUS

Informationsmanagement

mit

OLAP-

Export und dem Palo Cube Viewer die geeigneten Werkzeuge zur Verfügung stellt.

15 Business Intelligence und OLAP Unter Business Intelligence (BI) versteht man das Gewinnen von Erkenntnissen mit dem Ziel, die Marktverhältnisse und die eigene Position im Vergleich zur Konkurrenz zu bestimmen. BI dient also der Beschaffung besserer Informationen in kürzerer Zeit. Richtig ausgewertet, erlaubt dies dem Unternehmen, Entscheidungen aufgrund messbarer Fakten frühzeitig zu treffen und damit effizienter und profitabler zu arbeiten.

Im OLAP-Cube – dem wichtigen Bestandteil eines BI-Systems – werden alle für ein Unternehmen wichtigen Daten so gespeichert, dass sie einfach und schnell analysiert und ausgewertet werden können. Dabei verwendet das Programm vom Benutzer selbst bestimmte Dimensionen wie zum Beispiel den Kunden, das Produkt, die Region und Messwerte wie Umsätze oder Mengen.

Datenwürfel Der Datenwürfel oder Cube veranschaulicht die Art der verwendeten multidimensionalen Datenspeicherung in einem OLAP-System. Im Cube werden die verschiedenen Dimensionen und Messwerte verwaltet. Bei der Auswertung kann dieser Datenwürfel nach Wunsch in jede Richtung gedreht werden, um verschiedene Dimensionen einander gegenüberzustellen. Der Benutzer bestimmt ad hoc den Detaillierungsgrad der Informationsaufbereitung wie beispielsweise den Umsatz pro Produktgruppe oder mit Drilldown den Umsatz eines einzelnen Produkts.

Analyse mit integriertem Palo Cube Viewer Im ABACUS Informationsmanagement können erstellte Datenwürfel mit dem kostenlos mitgelieferten OLAP-Werkzeug “Palo Cube Viewer” oder auch mit Excel ausgewertet werden. Der Cube Viewer erlaubt die dynamische Anzeige und Analyse der Daten und Strukturen. Funktionen wie „Slice and Dice“ oder auch Drilldown werden ebenso unterstützt wie Filtermöglichkeiten. Dies erlaubt den einfachen und schnellen Vergleich von Daten verschiedener Perioden, Kostenstellen und Projekte.

B U S I N E S S I N T E L L I G E N C E – D AT E N A N A LY S E M I T O L A P > Kombinationen von Dimensionen Die Dimensionen können beliebig kombiniert werden. So kann beispielsweise der Verlauf eines Projekts über mehrere Jahre dargestellt werden, indem die Dimension „Jahre“ mit der Dimension „Projekt“ kombiniert wird.

> Selektieren und filtern Über variable Selektionen und Filter können Dimensionen beliebig eingeschränkt werden. Sollen beispielsweise nur Ertrags- und Aufwandzahlen dargestellt werden, lassen sich die entsprechenden Kontengruppen eingrenzen.

Auswertungen im Excel Alternativ zum “Cube Viewer” lässt sich auch Excel in Verbindung mit Palo als interaktives Cockpit für die Datenaufbereitung und Präsentation nutzen.

Bestehende Excel-Tabellen können integriert werden, um beispielsweise Daten aus Drittprogrammen einzubinden.

Globale Cubes / Mandanten-Cubes / Zugriffsberechtigungen Beim Erstellen der Datenwürfel kann die Funktion „Datenbank global sichtbar“ gewählt werden, um die Datenwürfel global, d.h. für alle Mandanten, zu zeigen. Zum Beispiel können so Cubes, die Daten mehrerer Mandanten beinhalten, global gespeichert werden.

Bei mandantenspezifischen Cubes werden nur jene Datenwürfel gezeigt, die für den aktuellen Mandanten erstellt wurden. Mandantenspezifische Cubes sind in der ABACUS-Software nur dann sichtbar, wenn der Benutzer entsprechende Zugriffsrechte besitzt.

HIGHLIGHTS Ad hoc Daten analysieren Der Palo Cube Viewer erlaubt auf einfachste Weise und ohne Vorkenntnisse einen Cube zu analysieren. Wie in einer Pivot-Tabelle können die Dimensionen platziert, kombiniert und die verdichteten Daten bis auf das unterste Detail ausgewertet werden. Ergänzend kann ein Filter über jede Dimension gelegt werden.

Ansicht speichern / exportieren Sichten oder Auswertungen von Cubes, die immer wieder verwendet werden sollen, können als Ansicht gespeichert und jederzeit wieder geladen und auch exportiert werden.

Der Export erfolgt im verbreiteten HTML-Format. So lassen sich die Daten z. B. in Excel weiter verarbeiten oder ausdrucken.

Analyse mit Excel Mit der Excel-Integration von Palo lassen sich anspruchsvolle und optisch ansprechende OLAP-Cockpits erstellen.

Excel-Formeln greifen auf die OLAP-Datenbank zu und berechnen auch komplexe Business-Kennzahlen. So lassen sich standardisierte Reportings z. B. für Controller aufbauen.

Multimandanten-Cubes In einem einzigen OLAP-Cube werden auf einfache Weise Daten aus mehreren ABACUS-Mandanten zusammengefasst und auch Daten grösserer Firmenkonstrukte können einfach und bereichsübergreifend ausgewertet werden.

17

INTEGRIERTE

SOFTWARE FÜR

StandardSchnittstellen

ALLE

ANSPRÜCHE

Fremdprodukte / Individual-Lösungen

Mail-Programme Intranet Internet

ZeiterfassungsSysteme

Suchmaschine Meldesystem

E-Business AbaShop

E-Business AbaNet

Auftragsbearbeitung

Produktionsplanung und -steuerung

Leistungs- / Projektabrechnung

Service- und Vertragsmanagement

Debitorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung

Finanzbuchhaltung Kostenrechnung

Adressmanagement CRM

Electronic Banking

Anlagenbuchhaltung

Lohnbuchhaltung

Human Resources

Archivierung / Digitale Signatur

Informationsmanagement

Workflow

ET LPr oz es s ABACUS-Daten WFB

WHB

ABACUS DB

Drittsysteme

ABACUS AbaView Exporter

Cubebuilder

AbaNotify Daten-Cubes

O L A P - D AT E N W Ü R F E L E R S T E L L E N MITTELS ETL-PROZESS

Business Intelligence Tools

Als ETL wird der Prozess bezeichnet, der Daten aus mehreren Datenquellen mit allenfalls unterschiedlichen Strukturen in einer neuen Datenbank vereint. Dieser Vorgang wird in drei Schritten vollzogen, aus denen sich die Bezeichnung ETL ableitet: > Extract

Extraktion der relevanten Daten aus verschiedenen Quellen: Mit dem AbaView View-Generator wird ein Datenexport erstellt. > Transform

Transformation der Daten in das Schema und Format der Zieldatenbank: Umwandlung gewisser Daten für spätere Strukturierungen resp. Datenanalysen > Load

Laden der Daten in die Zieldatenbank: Erstellen des Datenwürfels

Die Datenstruktur in ERP-Systemen ist durch ihre transaktionsorientierte Datenhaltung zwangsläufig sehr komplex. Somit braucht es spezialisierte Werkzeuge, um Daten aus den verschiedenen ABACUS-Datenbanken für die Weiterverarbeitung in einem OLAP-System aufzubereiten und zu exportieren. Dazu wird eine so genannte „View“ auf die ABACUS-Tabellen angewendet, welche die Daten ausliest (Extract). Anschliessend werden diese Daten im Cubewriter mittels festgelegten Regeln transformiert (Transform) und – falls mit dem Business Intelligence-Tool Palo gearbeitet wird – in Palo geladen (Load) und angezeigt. Dieser Prozess ist grundsätzlich bei allen OLAP-Werkzeugen identisch.

O LA PDa te ne xp or t

O L A P - D AT E N E X P O R T

OLAP-Datenexport aus Finanzsoftware Damit die Daten in einer für OLAP-Analysen optimierten Form zur Verfügung stehen, wird eine flache Datenstruktur benötigt. Der OLAP-Datenexport des ABACUS Informationsmanagements erzeugt diese Struktur für die Daten der Finanzbuchhaltung sowie der Nebenbücher rasch und unkompliziert. > Datenauswahl Wahlweise lassen sich die Buchhaltungsdaten einzelner oder mehrerer Geschäftsjahre – inklusive Budget- und Planzahlen sowie der Nebenbücherdetails Kreditoren und Debitoren – für die Weiterverarbeitung exportieren. Für die Konten, Kostenstellen und Projekte wird auch die entsprechende Klassierung mitgegeben, was eine verdichtete Auswertung auf sämtlichen Stufen wesentlich vereinfacht.

> Aktualisierung der exportierten Daten Soll der Export optimiert werden, wird die Exportdatei nicht vollständig neu erstellt, sondern lediglich mit sämtlichen Daten aus allen offenen Geschäftsjahren aktualisiert.

Da sich die Daten in einem ERP-System täglich verändern und neue Daten hinzukommen, sollte der Export für OLAP in einem bestimmten Rhythmus durchgeführt werden. Dieser Vorgang kann mit einem kostenlos mitgelieferten AbaNotify-Job automatisiert werden.

OLAP-Datenexport von Klassierungen und Stammdaten Damit man in OLAP-Datenwürfeln die Klassierungen in den Dimensionen verwenden kann, gibt es einen Klassierungsexport, der eine flache Struktur der Daten erstellt. Diese Tabelle enthält zentrale Stammdaten wie Kunden, Produkte, Lieferanten etc. mit sämtlichen Klassierungen. Sie dient auch als Basis für strukturierte Auswertungen über AbaView oder weitere Reportingwerkzeuge.

AbaView View Generator Der View-Generator bietet die einfache Möglichkeit Daten aus der ABACUS-Datenbank in einer flachen Tabelle zusammenzufassen. Dabei erleichtern vorhandene Relationen das Verknüpfen der Informationen aus verschiedenen Tabellen und vordefinierte Regeln dienen der einfachen Transformation von Daten – zum Beispiel um ein bestimmtes Jahr aus einem Datumsbereich zu extrahieren oder Monate pro Quartal zu gruppieren. Über Formeln können einfache Berechnungen wie Margen oder Abweichungen absolut oder in Prozent erstellt werden.

Export- und Import von Definitionen Definitionen, die immer wieder verwendet werden sollen, lassen sich als Vorgaben speichern. Diese Vorgaben können manuell gestartet oder auch automatisch ausgeführt werden. Sie lassen sich auch mit den Export- und Importfunktionen auf andere ABACUS-Installationen übertragen.

Da te nt ra ns fo rm at io n

D AT E N T R A N S F O R M AT I O N

Einfache Weiterverarbeitung Die Transformation der aus den ABACUS-Tabellen ausgelesenen Daten in eine mehrdimensionale Darstellung erfolgt mit dem mitgelieferten Palo Cube Generator oder mit einem anderen OLAPWerkzeug. Er ist ein Teil des ETL-Tools, um aus den Daten der ERP-Software den gewünschten OLAP-Cube zu erzeugen. Im Cube Generator werden die benötigten Dimensionen und Messwerte bestimmt. Basis für das Erstellen von Cubes ist eine Datenbank-View, die der Benutzer selber definieren kann, mit der die Daten aus der ABACUS-Software ausgelesen werden. Der ganze Vorgang wird durch einen intelligenten Assistenten unterstützt, der im letzten Schritt den erstellten Datenwürfel für die sofortige Überprüfung direkt in einer Vorschau anzeigt.

Dimensionen und Messwerte Für einen Datenwürfel werden einerseits Dimensionen wie zum Beispiel das Jahr, der Artikel, der Kunde oder die Region und andererseits Messwerte wie die Menge oder der Wert benötigt. Messwerte sind die eigentlichen Daten, die im Datenwürfel enthalten sind. Sie werden dann an den Schnittpunkten der einander gegenübergestellten Dimensionen angezeigt.

Dimensionshierarchien Dimensionen können hierarchisch angelegt werden. So kann beispielsweise eine Hierarchie für eine Kontenklassierung angelegt werden. Nach dieser Hierarchie können dann die Messwerte resp. die Zahlen mit dem Drilldown aufgelöst oder mit dem Rollup verdichtet werden.

Datenwürfel aktualisieren Daten in Würfeln lassen sich periodisch aus der Quelldatenbank aktualisieren. Damit hat der Benutzer die Wahl, den Datenwürfel komplett neu zu erstellen oder nur die neuen Werte nachzuführen. In diesem Fall bleiben zusätzlich vorgenommene Definitionen wie Zugriffsrechte, Dimensionselemente für Hochrechnungen oder Berechnungsregeln usw. erhalten.

Vorgaben und AbaNotify Die Cube-Definitionen können in Vorgaben gespeichert werden. Diese lassen sich via AbaNotify starten, um den Prozess der Datenwürfelerstellung zu automatisieren.

Import und Export Definitionen und Einstellungen von Palo OLAP-Cubes lassen sich über die Export- und Importfunktion aus- und einlesen, was das Anlegen ähnlicher Datenwürfel erheblich erleichtert.

Dimensionsschema für Datenstrukturierung Dimensionen sind einfache Felder in der Datenbank wie zum Beispiel Region, Datum oder Geschäftjahr. Mit den sogenannten Dimensionsschemas können aus solchen Feldern hierarchische Strukturen gebildet werden. Dies ist dann nützlich, wenn man eigene Strukturen definieren will, die so in der Ursprungsdatenbank nicht vorhanden sind: beispielsweise um Mitarbeiter in Altersgruppen einzuteilen oder um Jahre in Quartale und diese in Monate zu gliedern, falls Mandanten ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr nutzen. Dieses Prinzip lässt sich auf beliebige Felder – auch auf Textfelder – anwenden.

Ein Datenwürfel in 5 Minuten Auch OLAP-Neulinge finden sich dank des intelligenten Assistenten sofort zurecht und können innert weniger Minuten einen eigenen Datenwürfel zusammenstellen. Der Assistent führt den Anwender durch alle Schritte vom Verbinden der Datenbank über das Definieren der Dimensionen bis zur Vorschau des fertigen OLAP-Cubes.

Schnellvorschau Mit der Schnellvorschau können Datenwürfel unmittelbar nach dem Erstellen angesehen und geprüft werden. Die Vorschau kann auf Knopfdruck direkt aus dem Cube Generator aufgerufen werden. Die Schnellvorschau verarbeitet nur einen kleinen Teil der Daten, weshalb das Resultat sofort verfügbar ist.

Attribute Dimensionselemente lasssen sich mit Attributen versehen. So könnten zum Beispiel weitere Informationen wie die französische und englische Bezeichnung oder die Währung eines Kontos mitgespeichert werden.

Cube Browser Der Cube Browser zeigt alle bereits erstellten globalen und mandantenspezifischen Palo-Datenwürfel. Um diese zu aktualisieren wird der entsprechende Cube selektiert, womit sämtliche Definitionen geladen werden.

Analyse mit Business Intelligence-Tools Daten, die mit dem OLAP-Export des ABACUS Informationmanagement aufbereitet wurden, lassen sich mit BI-Werkzeugen wie Cognos, QlikView, Dynasight und ähnlichen Instrumenten weiterverarbeiten.

19

ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software CH-9301 Wittenbach-St. Gallen, www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Research SA, Business Software CH-1052 Mont-sur-Lausanne, www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Business Solutions GmbH D-80336 München, www.abacus-solutions.de info@abacus-solutions.de

Ecknauer + Schoch ASW / OS 1000-11.10

I N F O R M AT I O N S M A N A G E M E N T – BUSINESS INTELLIGENCE