Comptabilité des salaires by ABACUS Research AG

COMPTABILITé DES SALAIRES

Des employĂŠs motivĂŠs

Intro

e t l e u r r é m u n é r at i o n

La juste rémunération d'un employé – un facteur de motivation important – suppose un système de salaires flexible, en fonction des performances, avec un décompte de salaire sans erreurs et conforme à la législation. Des structures logiques, modulaires, une architecture sans fioritures, des composants intégrés de manière optimale et une véritable convivialité – la Comptabilité des salaires ABACUS est un outil performant, réalisant aussi des tâches complexes, rapidement et à moindre coûts. En sa qualité de produit suisse, elle ne s'en sort par seulement avec les décrets et réglementations des 26 cantons – elle fait aussi le poids au vu de l'orientation internationale grandissante de nombreuses entreprises. La capacité d'adaptation dans toutes les dimensions et des possibilités de communication étendue permettent une intégration dans chaque champ d'activité. Programmée pour le succès... > Environ 800'000 décomptes de salaire sont établis chaque mois avec la Comptabilité des salaires ABACUS > Toutes les grandes sociétés fiduciaires utilisent la Comptabilité des salaires ABACUS pour gérer les mandats de salaires. > La conception modulaire, qui intègre les besoins des utilisateurs et les possibilités de demain, garantit un investissement à long terme. ABACUS a fait ses preuves au quotidien dans plus de 35'000 entreprises issues des secteurs les plus divers. Le logiciel ABACUS a fait la démonstration de son caractère universel et de ses performances, à la fois dans les petites et dans les grandes entreprises. Des améliorations permanentes préservent les investissements effectués dans le logiciel et la formation. Le logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS a été certifié par swissdec selon les directives actuelles. Le logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS est utilisé et recommandé par des sociétés fiduciaires suisses renommées.

LO G I C IEL D E G ESTION D ’ ENTREPRISE A B A C US

–

Intro

D é pa r t d a n s u n e n o u v e l l e d i m e n s i o n

ABACUS vi – Design the future ABACUS vi, et donc aussi le logiciel des salaires, est entièrement nouveau dans l'architecture de l'Internet. Il se caractérise tout particulièrement par son adaptabilité, son concept utilisateur avec attribution de rôles, son multilinguisme et son utilisation en tant que Software-as-a-Service (SaaS). De plus, il fonctionne sur différentes plates-formes, bases de données et systèmes d'exploitation. Le logiciel de Comptabilité des salaires de la version vi peut aussi bien être utilisé sur des systèmes utilisateur individuel, avec une installation Client/serveur, que via Internet et Intranet. Technologies modernes Les fonctions qui entrent également en vigueur dans la Gestion des salaires sont: > Puissant moteur de recherche pour trouver rapidement collaborateurs, informations et documents enregistrés dans des dossiers d'employé. > Création de masques de saisie propres à l'utilisateur, comme par exemple pour la base du personnel > Interrogation d'informations via Internet et Intranet > Visualisation des données au moyen de graphiques > Attribution des droits d'accès simple et confortable grâce aux concepts de rôles Vastes services > La hotline ABACUS assure à l'utilisateur un soutien rapide et compétent. > Les distributeurs ABACUS offrent, grâce à leur longue expérience, toutes les compétences techniques et commerciales pour lancer le logiciel avec succès et en assurer le suivi. > Une formation complète permet aux utilisateurs de rapidement apprendre les programmes et les exploiter de manière productive.

S i m p l e , r at i o n n e l , f i a b l e – L o g i c i e l d e

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8-11

Données du personnel

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12-15

Composants de salaire

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16-19

Traitement des salaires

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22-25

Décomptes prescrits par la loi

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26-29

Sections de frais / Matrice d'imputation COFI / Comptabilité analytique

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30-33

Extraits / Documents / Formulaires / Contrôle d'accès

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34-37

Divisions / Monnaies étrangères

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38-41

Electronic Banking

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Options de la Comptabilité des salaires

Les configurations système actuelles requises sont disponibles sur le site Internet d'ABACUS sous le lien www.abacus.ch/links/systemempfehlungen

ConTEnU

C o m p ta B i l i t é D e s s a l a i r e s a B a C u s

Les exigences d'un logiciel moderne de comptabilité salariale sont multiples. Ce que vous pouvez attendre de la Comptabilité des salaires ABACUS: > Décomptes de salaire impeccables et compréhensibles pour les employés > reproduction efficace des processus, même dans des systèmes de salaires complexes – de la saisie des heures à l'imputation en Comptabilité financière et analytique > Décomptes annuels d'AVS, AC, impôt à la source, LAA etc. complets et corrects > réalisation de toutes les directives et réglementations en matière de révision; création des listes nécessaires par simples clics de souris > Adaptation du logiciel aux exigences propres à l'entreprise grâce au design des masques, aux désignations libres des champs, à l'extension de la base de données, aux procédures et ainsi, réduction de la charge de travail pour l'administration des salaires > Grâce à la fonction des départements, il est possible de gérer des divisions resp. entreprises au sein d'un mandant de salaires pour divers domaines d'une organisation de comptabilité des salaires. > Transposition et intégration immédiate des nouveautés légales dans le domaine des salaires. > Livraison chaque année d'une nouvelle version mettant à la disposition du client les toutes dernières technologies.

D ONNÉES D U PERSONNEL

"Les collaborateurs sont la force de caractère de l'entreprise. Pour moi, la saisie et la tenue des données du personnel font partie des éléments les plus importants d'une Comptabilité des salaires moderne."

DONNÉES DU PERSONNEL

Les données du personnel de la Comptabilité des salaires regroupent les données de base du personnel, les données salariales, les relations bancaires, les listes du personnel et les fiches de base. Ces données sont gérées sur un axe temporel, ce qui permet à tout moment de saisir et modifier les données de base pour le mois suivant ou l'année suivante. Base du personnel Dans la base du personnel sont saisies les données impératives pour le décompte de salaire: nom, adresse, date de naissance, sexe, date d'entrée, numéro AVS, numéro d'assurance sociale, code CNA/LAA et données d’impôt à la source. La gestion des données en fonction de la date permet de saisir correctement des modifications de la base du personnel au cours d'une année, comme par exemple des définitions d'impôt à la source changeantes, un changement de canton etc. Une table de la base des enfants permet de consigner date de naissance et durée des prestations d'allocations familiales et de formation pour tous les enfants d'un employé. La base peut être complétée avec des informations facultatives telles que téléphone, état civil, photo, notes définissables librement, profession, département, sections de frais etc. Valeurs salariales Les valeurs salariales sont des données salariales telles que salaire mensuel, taux horaire, frais fixes etc. Il existe pour cela un nombre illimité de champs définissables librement, qui se regroupent logiquement et peuvent être triés. Ces données sont aussi gérées en fonction de la date, ce qui signifie qu'elles peuvent déjà être saisies pour l'année suivante. Il est également possible d’effectuer rétroactivement des modifications pour des périodes de salaire déjà décomptées. La fonction automatique de recalculation garantit que des éventuelles adaptations dans le prochain décompte de salaire soient automatiquement prises en compte, de manière correcte, et indiquées. Salaires nets Les salaires nets prennent de l'ampleur: des spécialistes étrangers sont souvent engagés à des salaires nets fixes. Le montant du salaire brut réel, prestations sociales et déduc-

D ONNÉES D U PERSONNEL

tions incluses, n'est plus important. Pour cela, une fonction salaire net automatisée est disponible dans la base du personnel, facilitant considérablement la représentation de salaires nets convenus contractuellement. Niveaux de salaire / classes de salaires / barèmes Dans la pratique, on rencontre divers contrats d'embauche. Une seule et même personne peut, par exemple, travailler comme professeur de collège, de cycle d'orientation et de sport. De tels contrats d'embauche sont représentés par les barèmes dans la base du personnel. Il est possible de diviser divers contrats d'embauche et de les représenter dans des tables de salaires avec classes et niveaux de salaires. Lieux de paiement Les lieux de paiement des employés servent en premier lieu pour l'enregistrement des informations concernant les comptes sur lesquels les paiement des salaires devront être effectués. On peut consigner jusqu'à neuf comptes de paiement différents, aussi des lieux de paiement tiers, par exemple en cas de cession de salaire, ce qui permet une répartition flexible du paiement des salaires. Listes du personnel L'édition de la base du personnel se fait au moyen de listes, intégrées dans l'environnement standard du logiciel. Ce sont par exemple des fiches de base employé, des listes de données salariales, d’adresses, d'ancienneté, d'anniversaires et de n° de téléphone, d'entrées et de sorties etc. Elles peuvent toutes être adaptées individuellement et mises en forme. Modifications en série Diverses fonctions pour des modifications en série simplifient particulièrement les éventuels changements nécessaires dans un mandant salaire avec un nombre important d'employés. Des modifications en série de salaires peuvent être effectuées à une date précise – par exemple au 1er janvier de l'année suivante. Protocole Chaque modification dans la base du personnel est protocolée. Il est ainsi possible de connaître ou d'éditer les modifications faites, les utilisateurs les ayant effectuées et à quel moment. De la sorte, on peut faire état, respectivement éditer, l'ensemble des changements dans la base du personnel, sans oubli.

DONNÉES DU PERSONNEL 11

H I G H LI G H TS > Conception des masques flexible

Grâce à la conception libre des divers éléments du programme dans la base du personnel, celle-ci peut parfaitement être adaptée aux besoins et procédures de travail de l'entreprise.

> Attribution des postes Si le système de gestion des ressources humaines ABACUS est également utilisé, la gestion des postes est intégrée dans la base du personnel. > Dossiers électroniques Les documents concernant les employés peuvent être enregistrés dans les dossiers électroniques et consultés si nécessaire. Grâce à l’indexation plein texte de tous les documents, il est possible de chercher le document souhaité avec un moteur de recherche, grâce à des mots-clé, et de le trouver de suite. > Contrôle d'accès

Un système flexible de contrôle d'accès garantit que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données individuelles des employés. La distinction est faite entre droits de lecture et d'écriture. De plus, il est possible de définir si les données salariales sont incluses ou non dans les droits d'accès.

C OMPOSANTS D E SALAIRE

"Même si je ne définis pas chaque jour des nouveaux composants de salaire – avec la Comptabilité des salaires ABACUS il s'agit d'une tâche simple et compréhensible."

COMPOSANTS DE SALAIRE 13

L’une des grandes forces de la Comptabilité des salaires ABACUS réside dans la définition des composants de salaire. Elle est compréhensible, même pour l'utilisateur qui définit rarement des composants. Elle s'effectue entièrement à l'aide du menu et n'exige aucune connaissance spécifique préalable pour des défi nitions de formules complexes. Données nationales Il s’agit principalement des données relatives aux taux, limites d'âge et limites maxima des assurances sociales comme l’AVS, l’AC, la CNA/LAA et LPP. Ce sont par exemple la déduction AVS de 5.05%, la franchise retraité, le plafond AC etc. Ces paramètres peuvent être gérés par les composants de salaire et le décompte, conforme à la législation, se fait automatiquement. Calculs prorata Chaque composant de salaire peut être défini pour un calcul prorata automatique en fonction de l’entrée et de la sortie ou en cas de temps partiel. Le calcul manuel des salaires ou des cotisations des caisses de pension, n'est donc plus nécessaire lors de l’entrée ou la sortie d’un collaborateur. Ces composants de salaire se calculent selon divers critères: > Seulement pour contrat de travail non résilié > Seulement le mois de sortie Différents systèmes de gratification et de décomptes de sortie peuvent ainsi être automatisés. Données de base entreprise et services Les données de base entreprise et services permettent de décompter des particularités spécifiques à l'entreprise. Les composants de salaire utilisent ces paramètres pour traiter resp. calculer diverses constellations en peu d'étapes.

C OMPOSANTS D E SALAIRE

Transfert de composants de salaire et de contenus de tables Les définitions des composants de salaires et les valeurs de tables saisies peuvent être éditées via interface et exportées vers d’autres mandants. Les utilisateurs et les partenaires ABACUS peuvent ainsi échanger entre eux des composants de salaires et des contenus de tables définis, ce qui permet un gain de temps notable. Imputation composants de salaire incompressibles Les composants de salaire peuvent avoir des niveaux de détail différents pour l'imputation. Il est important, pour de nombreuses entreprises, d'imputer dans la Comptabilité financière, d'une part les sommes de salaire brut en un nombre global et d'autre part les frais détaillés par employé. Composants de salaire soumis à la TVA Il est possible de définir par composant de salaire, si celui-ci est soumis ou non à la TVA. Le taux correct de la déduction de l'impôt préalable peut alors être attribué. Cela est avant tout nécessaire pour la saisie des frais via Comptabilité des salaires. Imputation sur champ de la base du personnel Les résultats des composants de salaire peuvent directement être imputés dans la base du personnel. Il en découle une profusion de nouvelles possibilités, par exemple l'affichage de soldes de congés et d'heures supplémentaires dans la base du personnel. Affichage des composants de salaire sur le décompte de salaire Il est possible de définir par composant de salaire, s'il doit apparaître sur le décompte de salaire. Par exemple, les composants de salaire importants pour l'employeur peuvent y être masqués. Des éléments de présentation peuvent aussi directement être activés dans la définition et des composants de salaire tels que salaire brut, salaire net etc. peuvent apparaître en gras sur le décompte de salaire.

COMPOSANTS DE SALAIRE 15

H I G H LI G H TS > Intégration base des employés

Toutes les données spécifiques aux salaires comme salaire mensuel et horaire, déduction caisse de pension, compensation véhicule de service etc. peuvent être utilisées directement depuis les composants de salaire. Il est également possible de calculer des composants de salaire seulement pour certains services, employés ou types d'employés, comme ceux payés à l'heure ou au mois. L'accès aux dates d'entrée et de sortie permet également la création des composants de salaire en fonction de l'ancienneté.

> Bases

Des maxima annuels et mensuels, librement définissables, peuvent être gérés dans les bases. Les bases AVS/AC gèrent des montants payés brut pour net, séparés des masses salariales assujetties normales. Elles permettent au programme de décompte AVS/AC resp. CNA/LAA la compensation ultérieure des cotisations de l'employeur, prescrite par la loi, sans charge sur le décompte de salaire lui-même.

> Tables et barèmes

Les calculs de salaires compliqués et ceux de règlements LPP complexes sont résolus grâce à des tables et barèmes librement définissables. Les tables d'impôt à la source et d'allocations familiales de tous les cantons sont déjà prédéfinies.

> Imputer sur journaux des comptes Dans le programme "Human Resources", il est possible de gérer des comptes, qui pourront également être pris en considération dans les composants de salaire. Diverses possibilités en découlent, comme par exemple le remboursement automatisé de prêt accordé à un employé.

Traitement des salaires

”Dans le traitement des salaires, un fort degré d'automatisation est avant tout important, tout comme la possibilité de pouvoir intervenir directement dans un décompte pour le corriger.“

Traitement des salaires 17

Le programme de traitement des salaires comprend tous les travaux périodiques pour le paiement des salaires et appointements: la présaisie des données périodiques, le décompte et la correction des salaires, l’exécution des paiements, l’impression des fiches de paie. Décompte de salaire Les décomptes de salaire, prêts à l’envoi, peuvent être imprimés pour les employés, avec l’adresse et les composants de salaire importants. Les décomptes de salaires peuvent être adaptés individuellement et l'édition restreinte selon divers critères. Ainsi, il est possible de ne sélectionner et n'imprimer que les décomptes de salaires différents de ceux du mois précédent. Le décompte de salaire peut être accompagné de textes commentaires – soit pour tous les employés de l'entreprise, soit pour un seul service ou un seul employé. Les décomptes de salaires peuvent aussi automatiquement être classés dans les dossiers électroniques des employés, sous la forme de documents PDF. L'envoi automatisé par IncaMail ou sous forme de mail est aussi possible. Le décompte de salaire peut automatiquement être enregistré au format PDF dans le dossier de l’employé et est disponible d'un simple clic. Pour que les employés non germanophones puissent aussi obtenir un décompte de salaire dans leur langue maternelle, un nombre libre de langues est supporté par la Comptabilité des salaires du logiciel ABACUS. Recalculation L'option "Recalculation" permet de calculer rétroactivement et de modifier les éléments de salaire. Les corrections automatiques sont également possibles dans les décomptes actuels. Les déductions LPP sont un exemple. Chaque employé a dès janvier des déductions LPP sur son décompte de salaire. En règle générale, les déductions correctes ne sont transmises qu'en mars par les caisses de pension à leurs clients. Les entreprises doivent

Traitement des salaires

donc recalculer les décomptes de salaires des mois de janvier et de février et tenir compte d'une éventuelle différence au mois de mars. Ce travail, qui prend beaucoup de temps, est épargné au comptable des salaires grâce à l'option "Recalculation". Les recalculations sont souvent complexes et difficiles à comprendre. Une représentation détaillée sur le décompte de salaire permet à l'employé de mieux comprendre les éléments de salaire recalculés et adaptés par la suite. Modes de paiements Grâce à l'intégration de l'application "Electronic Banking", les modes de paiement les plus courants peuvent être utilisés – en ligne, par DTA ou par ordre de paiement postal ou bancaire classique. Les versements en espèces ou par chèque restent néanmoins possibles. Compensation courante du maxima Le plafond de la franchise des rentiers AVS ou des cotisations AC et CNA resp. LAA est défini mensuellement et recalculé lors de chaque décompte en fonction du cumul des montants payés. Les corrections ultérieures lors de départs ou en fin d'année ne sont donc ainsi plus nécessaires. Ceci est naturellement aussi valable si le calcul automatique des cotisations LPP est exécuté. Correction flexible jusqu'au traitement Le concept de la comptabilité des salaires ABACUS permet de corriger librement chaque décompte jusqu'à l’imputation définitive dans la Comptabilité financière. Les cumuls annuels, indispensables pour les décomptes à remettre aux partenaires sociaux et les certificats de salaire, ne sont créés que lors du traitement définitif des salaires. Interfaces L'importation des données de systèmes de saisie des heures est possible grâce au module d'intégration flexible AbaConnect.

Traitement des salaires 19

H I G H LI G H TS > Possibilités de rectification du décompte de salaire

Possibilité d'intervenir confortablement et directement dans un décompte de salaire. On peut ainsi, par exemple, lors d'un contrôle de décompte de salaire, effectuer une éventuelle correction nécessaire directement sur l'employé concerné, sans devoir répéter tout le traitement de salaire de tous les collaborateurs.

> Modifications ultérieures des composants de salaire

Si un composant de salaire a été mal défini – par exemple, non soumis à l'AVS alors qu’il devrait l’être – il peut à tout moment être rectifié. L'option "Recalculation" recalcule le composant de salaire rectifié pour l'ensemble des décomptes de salaires précédents et corrige les déductions d'assurances sociales. Les travaux manuels de rectification disparaissent donc complètement.

> Paiements rétroactifs Des paiements rétroactifs normaux ou sur plusieurs années peuvent être créés pour des employés ayant quitté l'entreprise. Différentes variantes de paramétrage dans la base du personnel et des composants de salaire permettent une automatisation partielle et garantissent un décompte correct des cotisations d'AVS/AC, d'impôt à la source, des déductions LPP etc. > Périodes de décompte

Le nombre de périodes de décompte par mois calendaire est illimité. Les salaires des employés payés au mois peuvent ainsi, par exemple, être décomptés le 24 de chaque mois et ceux des employés payés à l'heure le 30. Les périodes libres de décompte permettent également de décompter et verser le 13ème salaire mensuel dès début décembre, indépendamment du traitement effectif des salaires.

LA C OMPTA B ILITÉ D ES SALAIRES A B A C US VOUS LAISSE

PLUS D E D ISPONI B ILITÉ POUR VOTRE A C TIVITÉ PRIN C IPALE

Décomptes prescrits pa r l a l o i

”Grâce à un échange digital aisé des données avec les diverses administrations, caisses et assurances, mon travail a été considérablement simplifié.“

Décomptes prescrits par la loi 23

Chaque année, des décomptes prescrits par la loi doivent être créés: les décomptes AVS/AC, CNA/LAA, les extraits pour les caisses de pension ou l'Office fédéral de la statistique. Chacun des 26 cantons a sa propre réglementation et exige des décomptes corrects pour l'impôt à la source et pour les caisses de compensation des allocations familiales.

PUCS – Procédure unifiée de communication des salaires Le support de la PUCS par le logiciel des salaires permet de livrer en ligne la plupart des décomptes nationaux aux diverses administrations, caisses et assurances. Décompte AVS/AC Le décompte AVS/AC est créé conformément aux prescriptions en vigueur. Celles-ci réglementent le listage des employés, le contenu des colonnes etc.

Les listes des

exempts d'AVS/AC, ainsi qu'un extrait du calcul net / brut doivent également être créés. Tous les cas particuliers peuvent correctement être représentés sur le décompte d'AVS/ AC. Il s'agit par exemple de paiements rétroactifs sur plusieurs années, de personnes à salaire annuel, de décomptes AVS d'artistes ou d'agents d'assurance etc. Il est aussi possible de préparer les protocoles de révision nécessaires pour d'éventuels contrôles AVS. Assurance CNA et LAA / Assurance CNA supra-obligatoire Le décompte correct des déductions CNA respectivement LAA est bien entendu dans la Comptabilité des salaires ABACUS. Il tient compte des circonstances particulières, comme par exemple des employés passant du statut "Assuré accidents professionnels" à "Assuré accidents professionnels et non professionnels". Les assurances accident supra-obligatoires sont aussi facilement réalisées grâce à des bases et paramètres par défaut prédéfinis.

D é c o m p t e s p r e s c r i t s pa r l a l o i

Assurance LPP La loi relative à la prévoyance professionnelle, et par conséquent sa transposition dans le logiciel des salaires, est complexe. Les bases légales s'y laissent saisir et les déductions correspondantes s'y calculent automatiquement. Des valeurs prescrites par les caisses de pension peuvent être enregistrées et traitées dans le système. Décompte de l’impôt à la source Les différences cantonales en matière d'impôts à la source ne posent aucun problème au logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS. Ils sont toujours calculés correctement. Ainsi, les différents formulaires complémentaires des cantons de Genève et de Vaud sont supportés, tout comme les modes de calcul spéciaux du canton du Tessin. Les cas particuliers, comme l'assujettissement à l'impôt à la source de 80% au lieu de 100% du salaire brut, sont également couverts. Caisses d'allocations familiales Le décompte CAF est établi par canton. Les éventuels changements de canton, saisis dans la base du personnel, sont pris en compte. Toutes les réglementations sont consi dérées, comme par exemple l'indication de toutes les masses salariales soumises à l'AVS sur chaque décompte CAF – même pour les employés sans enfants. Décompte d'indemnités journalières de maladie Dans la Comptabilité des salaires ABACUS il est possible de saisir diverses assurances d'indemnités journalières de maladie, ce qui permet différents modèles, ainsi que le calcul correct et la justification de divers contrats d'employés à salaire mensuel et horaire dans la Comptabilité des salaires.

Décomptes prescrits par la loi 25

H I G H LI G H TS > Certificat de salaire

Les composants de salaire peuvent être attribués aux chiffres du certificat de salaire. Des remarques propres à un employé sont enregistrées dans la base du personnel et imprimées sur le certificat de salaire. Si la place est insuffisante, une feuille supplémentaire est automatiquement imprimée.

> PUCS – Procédure unifiée de communication des salaires

La PUCS permet le dépôt électronique généralisé de divers décomptes nationaux: AVS/ AC, décompte CAF, CNA/LAA, CNA supra-obligatoire, statistique OFS, nouveau certificat de salaire dans certains cantons.

> Certification swissdec Le certificat swissdec garantit que le logiciel remplit les exigences actuelles et ainsi, que le calcul et la déclaration des salaires soumis s'effectuent correctement.

Sections de frais et m at r i c e d ' i m p u tat i o n C o f i Transfert dans l a C o m p ta b i l i t é a n a ly t i q u e

"Le transfert des frais de personnel dans la Comptabilité financière / analytique est souvent une tâche délicate. La comptabilité des salaires ABACUS autorise également des affectations très complexes."

Sections de frais et matrice d'imputation Cofi / Transfert dans la Comptabilité analytique 27

L’option "Sections de frais" permet de répartir les coûts du personnel des différents domaines de l’entreprise sur des sections ou centres de frais, puis de les transférer dans la Comptabilité financière ou analytique. Cette répartition peut être définie de façon très détaillée et permet également des répartitions complexes. Matrice d'imputation Cofi La comptabilité des salaires permet l’attribution d’un compte COFI à chaque composant de salaire agissant sur le salaire. Les composants de salaire employeur, sans effet sur les salaires (par ex. provisions), mais importants pour les coûts, peuvent être imputés dans la Comptabilité financière. Les plans comptables complexes de différentes branches d’activités ou de grandes entreprises exigent des clés de répartitions supplémentaires pour supporter correctement les structures d'imputation prédéfinies. L'option "Matrice variable d'imputation COFI" est utile. Matrice des sections de frais Dans la matrice des sections de frais, on définit par composant de salaire, s'il est attribué à la section de frais de l'employé ou à une section fixe. Une fonction particulière est la répartition des sections de frais par groupes, grâce à laquelle les frais de l'employeur peuvent par exemple être répartis selon les affectations de section des heures effectivement saisies. Extraits Des extraits détaillés par section et composant de salaire, au choix par service ou département, sont à tout moment possibles. Il est aussi possible d'établir des extraits détaillés par section de frais et composant de salaire, dans lesquels chaque employé, à l'origine des frais correspondants, est en plus représenté par composant salaire.

S e c t i o n s d e f r a i s e t m at r i c e d ' i m p u tat i o n C o f i / T r a n s f e r t d a n s l a C o m p t a b i l i t é a n a ly t i q u e

Imputation dans les administrations publiques Les particularités de l'imputation Cofi existent également dans les administrations communales et cantonales. Un plan comptable spécial, dans lequel les sections de frais sont en principe comprises dans les comptes COFI, doit être représenté. Des entités comptables spéciales telles que commune, école, communauté locale etc. peuvent être définies en conséquence dans la matrice d'imputation Cofi et dans la base du personnel. Définition de niveaux d'imputation Cofi En principe, un compte valable pour toute l'entreprise peut être attribué à chaque composant de salaire. Mais il existe aussi des entreprises qui exigent une répartition différenciée des comptes. En règle générale, les salaires d’un groupe clairement défini d’employés – de tous les employés d’un service – apparaissent dans les mêmes comptes COFI. Les cas extrêmes exigent même une attribution individuelle par employé (par ex. lors d’une imputation spécifique des cotisations LPP). La définition de la matrice d’imputation des différents composants de salaires sur les comptes COFI est élaborée par mandant: > au niveau de l'entreprise – par entreprise et composant de salaire > au niveau des groupes d’imputation – selon un nouveau regroupement uniquement pour la Cofi, tel que centre de profits, catégorie de salaires, etc. > au niveau des services – par service et composant de salaire > au niveau de l’employé – individuellement pour chaque composant de salaire de chaque employé

Sections de frais et matrice d'imputation Cofi / Transfert dans la Comptabilité analytique 29

H I G H LI G H TS > Sections de frais de base par employé

Dans la base du personnel sont attribuées à chaque employé ses sections de frais de base. Dans la plupart des cas, cette attribution se fait sur une section de frais, mais il est possible de consigner par employé un nombre libre de sections en relation avec des pourcentages. Ces attributions s'effectuent en fonction de la date.

> Attribution des sections de frais dans la présaisie

Il est possible de définir, pour chaque composant de salaire, si la répartition peut être remplacée selon la définition dans la matrice des sections ou par la saisie d'une section variable dans la présaisie. Ceci permet, par exemple, de répartir des heures effectives aux sections véritablement concernées. Ceci est aussi valable pour les cotisations de l'employeur.

> Imputation dans d'autres mandants

Il est possible de définir par mandant de salaire, dans quels mandants Cofi les écritures correspondantes de la Comptabilité des salaires doivent affluer. On peut ainsi, par exemple, gérer un mandant pour les employés et un mandant séparé pour les cadres. Les écritures des deux mandants de salaire peuvent ensuite affluer comprimées dans le mandant Cofi unique.

> Document comptable et imputation

L'édition du document comptable et l'imputation COFI peuvent être effectuées indépendamment du choix du niveau d’imputation. Cela signifie que la répartition des comptes peut se faire par entreprise, division, service, groupe d'imputation Cofi ou section/centre de frais.

> Interface avec systèmes tiers L'interface standard AbaConnect est disponible pour l'imputation de données salariales dans un système tiers comme par exemple SAP. > Liaison à la Comptabilité financière Si l'on impute directement dans la Comptabilité financière ABACUS, le programme crée un lien entre cette dernière et la Comptabilité des salaires. Il est ainsi possible de trouver dans la Comptabilité financière, quels composants de salaire de quel employé ont conduit à un jeu d'écritures particulier. Cette possibilité n'existe que pour les utilisateurs ayant les droits d'accès correspondants dans le logiciel des salaires.

Extraits / Documents / formulaires / C o n t r ô l e d ' a cc è s

”Le logiciel des salaires ABACUS offre des fonctions par défaut supplémentaires pour les extraits, l'exportation, la création de formulaires et la sécurité, allant au-delà de celles d'un logiciel standard.“

Extraits / Documents / formulaires / Contrôle d'accès 31

En plus des décomptes de salaire, listes de paiement et documents comptables, il est possible d'extraire et d'enregistrer, au format Excel ou PDF, des périodes décomptées ou des données cumulatives grâce à plus de soixante-dix journaux et listes différents. L'exportation de documents Word avec la fonction de lettres en série, l'intégration d'une fonction PDF pour remplir les formulaires et un système élaboré de droit d'accès garantissent efficacité, simplicité et sécurité.

Journaux détaillés Les journaux détaillés contiennent tous les composants de salaires décomptés dans une période de salaire. Une particularité est le journal comparatif de période, un extrait faisant apparaître les divergences par rapport au décompte de salaire du mois précédent. Journaux cumulatifs Les journaux cumulatifs renseignent sur les composants de salaire décomptés au cours de l'année, de tous les employés, comprimés par mois calendaire. Extraits employés Des listes d'ancienneté, de jubilés, d'anniversaires, d'entrées et de sorties peuvent être créées par service et distribuées – par exemple à chaque chef de service, les informations concernant les collaborateurs de son service. Grâce à des automatismes du logiciel, tous les extraits peuvent être programmés dans le temps et automatiquement être transmis aux destinataires. Contrôle d’accès par employé Il est possible de retirer à certains utilisateurs les droits d'accès aux données de certains employés, par exemple l'accès aux données des cadres.

Extraits / Documents / F o r m u l a i r e s / C o n t r ô l e d ' a cc è s

Contrôle d'accès par service ou groupe d'accès Le contrôle d'accès peut être défini aux niveaux les plus divers. Par exemple, un chef de service peut n'avoir accès qu'aux employés de son service. Une définition des droits d'accès via groupe d'accès permet d'autres niveaux de protection. Il est par exemple possible de définir, indépendamment d'autres regroupements dans le département, qu'un chef de service ait accès à tous les employés de son service, à tous les apprentis de l'entreprise, ainsi qu'à certains autres employés sélectionnés. Seuls des "droits de lecture" peuvent être attribués à certains employés, afin de visualiser les salaires mais pas de les modifier. Extraits de gestion sur l'iPad Avec AbaCockpit, ABACUS propose un logiciel supplémentaire pour l'iPad, permettant d'interroger des informations du logiciel des salaires et du programme Human Resources via iPad. Au choix, des informations d'employés, des appréciations, des indicateurs et d'autres informations peuvent être représentés graphiquement et interrogés via iPad, quel que soit le lieu. Les cadres dirigeants ont ainsi, de manière innovatrice, un aperçu rapide et précis de toutes les données importantes pour eux, partout et à tout instant.

Extrait / Documents / formulaires / Contrôle d'accès 33

H I G H LI G H TS > Fonction de lettre en série Les fonctions développées par ABACUS permettent d'importer dans des documents Word l'ensemble des données saisies dans la base du personnel. Des modèles, tels que lettre d'augmentation, de remerciement etc. sont disponibles. Ainsi, l'ensemble de la correspondance avec les employés peut directement se faire depuis le programme des salaires. > Formulaires / intégration PDF

Déclaration d'accident, demande d'autorisation de séjour, documents de qualification etc. peuvent être enregistrés au format PDF dans le programme. Ceux-ci comprennent d'une part les données d'adresses, qui sont automatiquement remplies par le programme, et d'autre part des sections qui doivent, en règle générale, être complétées par l'employé, par exemple un protocole d'accident. Les documents peuvent être envoyés aux employés directement depuis le logiciel.

> AbaReport Le générateur de listes AbaReport offre également des fonctions variées dans la Comptabilité des salaires. Il permet, avec les autorisations correspondantes, d'accéder à toutes les tables de salaires et de présenter et éditer des listes au choix, avec autant de niveaux que souhaité. Les listes créées avec AbaReport sont également disponibles sous une forme compatible Internet. > Gestion de l'information

Grâce au programme Gestion de l'information, optionnel, des cockpits d'indicateurs spécifiques aux salaires, par exemple pour la direction, peuvent être créés. Une connexion à Excel est aussi possible, mettant d'autres extraits à disposition.

Divisions Monnaies étrangères

"Dans le logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS, il est possible de re présenter, dans une optique légale, des structures organisationnelles complexes. La division peut également représenter une entité légalement indépendante."

Divisions / Monnaies étrangères 35

Les entreprises qui emploient des frontaliers peuvent conclure des contrats de travail en francs suisses ou en euros. L'utilisation de différentes monnaies étrangères est de plus en plus présente dans les entreprises ayant une activité internationale. La Comptabilité des salaires ABACUS peut calculer et payer des salaires dans toutes les monnaies étrangères. Divisions comme éléments organisationnels Les divisions peuvent être gérées comme des éléments organisationnels, de la même manière que les services. Tous les extraits peuvent être triés et sélectionnés par division. De plus, dans les journaux détaillés et cumulatifs, les totaux de groupe sont automatiquement représentés par division. La division sert souvent de niveau supplémentaire dans l'imputation Cofi. Cela est avant tout avantageux si d'autres comptes Cofi doivent être utilisés par division et composant de salaire. Divisions par employé Dans la base du personnel, une division peut être attribuée à chaque employé. Cette attribution se fait selon la date, de sorte que les réorganisations ou nouvelles organisations de l'entreprise puissent être transposées sans problème. Décompte de salaire, certificat de salaire et autres documents peuvent être édités dans la base du personnel selon les divisions. Possibilités de définition par division Les divisions peuvent être utilisées comme éléments organisationnels lors de la définition de composants de salaire. Il est ainsi par exemple possible de n'activer certains composants de salaire que pour des divisions particulières. Tables et tarifs peuvent également être définis et enregistrés par division.

Divisions, monnaies étrangères

Décomptes en francs suisses prescrits par la loi Bien que les décomptes et paiements de salaires peuvent être effectués en monnaie étrangère, les décomptes officiels, comme les décomptes AVS, CNA, CAF, impôt à la source, etc. doivent être établis en francs suisses. L’option "Monnaies étrangères" en tient compte. L’ensemble des décomptes établis en monnaie étrangère est simultanément calculé et enregistré en francs suisses, au cours actuel. Jusqu’à neuf monnaies de paiement Le paiement du salaire dans différentes monnaies est parfois une nécessité. Par exemple, si un employé perçoit son salaire normal en euros, mais ses frais doivent être remboursés en USD, c’est à dire dans la monnaie où ils ont été payés. Il est possible de verser jusqu'à neuf monnaies différentes par employé. Itération automatique Dans la pratique, des salaires nets sont souvent convenus, particulièrement pour les salaires en monnaie étrangère. Ils peuvent être consignés dans les données de base du personnel. Comme les cours de change, les salaires bruts en francs suisses varient. L'itération automatique calcule à chaque fois automatiquement le salaire brut en francs suisses, à partir du salaire net en monnaie étrangère, en tenant compte du cours de change, des déductions variables d'impôt à la source etc. Extraits en monnaie étrangère ou en francs suisses Les journaux détaillés et cumulatifs peuvent être établis en monnaie étrangère ou de base. Au choix, il est aussi possible de représenter deux monnaies directement côte à côte. Le salaire mensuel de l'employé peut ainsi, par exemple, être visualisé en francs suisses et en dollars d'un simple coup d'œil.

Divisions / Monnaies étrangères 37

H I G H LI G H TS > Division comme une entité légalement indépendante

Une division comme entité légalement indépendante est en principe une entreprise. On peut ainsi gérer plusieurs entreprises d'une holding au sein d'un même mandant de salaires et les décomptes peuvent être établis pour toutes les entreprises ou juste certaines d'entre elles.

Les décomptes nationaux comme décompte AVS/AC, décompte CNA/LAA etc. doivent toutefois toujours être établis par entreprise, donc par division. Cette fonction permet de représenter des structures complexes de groupes dans un mandant de salaires unique. La gestion de plusieurs mandants et la tenue de plusieurs bases de composants de salaire deviennent inutiles.

> Contrôle d’accès par division

Le contrôle d'accès peut être défini au niveau des divisions. L'utilisateur ne verra alors que les employés des divisions, pour lesquelles il a un droit d'accès. La différence peut être faite entre accès écriture et lecture. Le contrôle d'accès s'étend aussi à toutes les données de base et les extraits.

> Une monnaie étrangère par employé

Une monnaie étrangère est possible par employé. Tous les éléments de salaire et les présaisies peuvent être calculés resp. effectués dans la monnaie de base ou étrangère. L'affichage sur le décompte de salaire de l’employé est librement définissable. Tout comme le fait d'imprimer une ou les deux monnaies.

Electronic Banking

"Le trafic électronique des paiements avec les banques, la poste ou les offices de gestion des banques (Telekurs SA) est traité dans la Comptabilité des salaires ABACUS avec l'Electronic Banking d’ABACUS. Cette cohabitation n'offre que des avantages."

Electronic Banking 39

L’intégration de l’Electronic Banking offre à l’utilisateur quatre avantages: déroulement électronique de tous les genres de paiement, sur demande avec lettre d'accompagnement correspondante, tenue centrale des données sans saisies multiples, informations en ligne concernant les comptes de l'entreprise avec soldes des comptes, mouvements de comptes et possibilité d'actualisation automatique de la table des cours. Établissements financiers connectés L'Electronic Banking ABACUS soutient directement les plus grands établissements financiers de Suisse. Vous trouverez une liste actuelle des établissements soutenus sur www. abacus.ch. Intégration de l'Electronic Banking ABACUS Grâce à l’utilisation stricte de données de base et de mouvements communes dans la Gestion des salaires ABACUS et dans le module "Electronic Banking", le déroulement des paiements atteint pour les utilisateurs ABACUS un niveau d’automatisation qui ne pourra être réalisé avec les programmes manuels d’importation et d’exportation de produits tiers. Exploitation des comptes Le module ABACUS Electronic Banking supporte les fonctions suivantes pour une exploitation des comptes efficace: > Relevés de comptes (MT 940) et prénotes de comptes (MT 942) de tous les établissements en ligne d'un simple clic > Feuilles et relevés de comptes, au choix avec graphiques > Fonction de recherche dans les données de mouvements

Electronic Banking

Variantes de paiements électroniques Les variantes de paiements suivantes peuvent être réalisées de manière électronique depuis la Comptabilité des salaires: > DTA (échange de supports de données des banques) > OPAE (Ordre de paiement électronique de la Poste; anciennement SOG) > IZV* (transactions financières nationales allemandes) > AZV* (transactions financières internationales allemandes)

* Pour pouvoir utiliser les formats IZV et AZV, l'option "Transactions financières allemandes" est indispensable dans l'Electronic Banking.

Les obstacles rencontrés par les solutions Internet à leurs débuts disparaissent aussi pour plus d'une relation bancaire resp. postale: par exemple l'installation d'un logiciel supplémentaire de cryptage (Secure-Net, SafeLine), divers standards et versions de navigateur, listes à biffer, choix manuel des adresses URL etc. ABACUS Electronic Banking offre la solution adéquate pour tous les types d’échanges de données avec les banques et la poste. Gestion des salaires Différents paramètres de la Comptabilité des salaires garantissent la discrétion des ordres de rémunération: les paiements individuels des ordres transmis à l'Electronic Banking par la Comptabilité des salaires ne sont, par définition, pas visibles par tous les utilisateurs. En cas de paiement par DTA, il est possible de définir que l'avis de débit de la banque n'indique que le total général comprimé.

Electronic Banking 41

H I G H LI G H TS > Autorisation

Basée sur la gestion des utilisateurs ABACUS, les modes de signature “Signature individuelle“, “Collectif A“ (une signature) et “Collectif B“ (deux signatures) sont utilisés. La saisie de groupes de signatures permet une différenciation des utilisateurs de la Comptabilité des créanciers et des salaires, ayant accès au même compte. Ainsi, seuls les employés de la Comptabilité des salaires peuvent viser un ordre de salaire.

> Traitement des paiements électroniques

Tous les paiements sont préparés dans la Comptabilité des salaires et mis à la disposition du module ABACUS Electronic Banking pour le transfert aux établissements financiers. Le module "Electronic Banking" est automatiquement démarré par la Comptabilité des salaires et l'utilisateur ne doit plus que libérer les paiements prêts pour le transfert.

> Accès direct aux banques et à Postfinance

Le transfert des fichiers aux établissements bancaires ou à la Poste s’effectue en règle générale par une liaison point à point (ISDN, TCP/IP usw.). Sur la base d'un concept de sécurité à trois niveaux, les données seront soit reçues soit transmises. Après le transfert, il y a confirmation de l'acceptation des paiements.

O p t i o n s d u l o g i c i e l d e C o m p ta b i l i t é d e s s a l a i r e s A B A C US

Le logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS est un système global modulaire et peut ainsi être librement adapté aux entreprises de toutes tailles et à leurs exigences: > Version de base, transactions financières électroniques DTA/OPAE incluses et base des composants de salaire standard > Modules optionnels: - Mandants - Divisions - Monnaies étrangères - Déduction automatique des impôts à la source - Sections de frais - Matrice d'imputation Cofi variable - Interfaces pour la présaisie et les données de base - Statistique Swissmem - Recalculation - Electronic Banking - Interface assurances sociales Le descriptif détaillé de ces options payantes est disponible sous: www.abacus.ch Le programme Human Resources en complément du logiciel des salaires Un système global intégré pour la gestion du personnel soutient efficacement les nombreuses procédures dans le domaine des ressources humaines. Le programme Human Resources propose des fonctions telles que: > Gestion des informations relatives au personnel comme promotions, occupation des postes, remplacement > Budgétisation > Gestion des comptes et objets > Knowledge Management > Appréciations et objectifs > Postes et organigrammes > Gestion des candidats Vous trouverez des informations plus détaillées concernant le programme Human Resources dans la documentation séparée.

oPTIonS 43

loGiCiel intéGré pour réponDre À tous les Besoins

Produits tiers / solutions individuelles

Interfaces standards

Programmes de messagerie Intranet / Internet

Moteur de recherche Système de notification

E-Business AbaShop

Systèmes de saisie des heures

E-Business AbaNet

Workflow

Gestion des commandes

Gestion de la production (GPAO)

Gestion des projets / prestations

Service après-vente

Comptabilité des débiteurs

Comptabilité des créanciers

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Electronic Banking

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