ABACUS Tools
AbaNotify Überwachung von Datenbankänderungen AbaNotify und AbaAudit benachrichtigen und protokollieren
E
s ist ein Wunsch der Personal- und Finanzverantwortlichen, von ihrer Business-Software sofort informiert zu werden, wenn heikle Stammdaten wie zum Beispiel Begünstigtenkonti oder Zahlwege im Personal- und Lieferantenstamm abgeändert werden. Mit den ABACUS-Werkzeuge AbaNotify und AbaAudit wird dies auf einfache und kostengünstige Weise realisierbar.
Werden Stammdaten in der ABACUS-Software verändert, ist AbaNotify in der Lage, automatisch via E-Mail darüber zu informieren. Zusätzlich können quasi im Hintergrund die Datenbankänderungen mit dem Werkzeug AbaAudit überwacht und protokolliert werden. So gibt AbaAudit auf Wunsch des Anwenders Auskunft, welche Mutationen von wem und zu welchem Zeitpunkt vorgenommen wurde, wie etwa wenn im Personal- oder Lieferantenstamm ein neuer Zahlweg erfasst, ein bestehender gelöscht oder eine Mutation vorgenommen wird. Im folgenden Beispiel wird von einer Mitarbeiterin das Begünstigtenkonto eines Lieferanten geändert:
Kreditorenbuchhaltung: Mutation des Begünstigtenkontos im Lieferantenstamm
Informieren und melden AbaNotify reagiert auf diese Datenbankänderung unmittelbar und führt den Job ”E-Mail mit DB-Informationen senden” aus. Diese Funktion schickt dem Finanzund Personalverantwortlichen sofort eine E-Mail mit der entsprechenden Datenbankinformation als HTML-Datei im Anhang. Davon sind Teile bereits im E-Mail-Text sichtbar. AbaNotify informiert nur darüber, welche Datenbankänderung vorgenommen wurde, nicht aber, wer diese Änderung vorgenommen hat. Ist diese Information auch gewünscht,dann besteht die Möglichkeit, diese Transparenz mit AbaAudit herzustellen.
Die Verantwortlichen für das Finanz- und Personalwesen erhalten von AbaNotify ein E-Mail mit den Informationen zur Stammdatenänderung zugestellt.
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AbaAudit ABACUS-Tools
Datenbank überwachen Datenbankänderungen können von AbaAudit mit Angaben zum Datum und der Zeit der Mutation sowie zum ABACUS-Benutzer, der diese Stammdatenänderung vorgenommen hat, in einem Log-File abgespeichert werden. Sie werden von AbaAudit geschützt abgelegt, so dass nur der Administrator in der Lage ist, sich bei Bedarf die Datenbankänderung gezielt selektiert über Reports auszuwerten. Diese Daten lassen sich entweder als Protokoll ausdrucken oder in Form einer XLS- oder PDF-Datei exportieren. AbaAudit und AbaNotify kombiniert Ab der Version 2006.1 kann sich der Administrator oder eine von ihm bestimmte Person, Protokolle mit den Informationen zu Datenbankänderungen in einem beliebigen zeitlichen Rhythmus von AbaNotify per E-Mail zukommen oder in ein von ihm definiertes Verzeichnis speichern lassen. Dabei kann der Report auch die Information enthalten, welcher Benutzer eine Mutation vorgenommen hat.
Die automatisch protokollierten Datenbankänderungen lassen sich mit AbaAudit gezielt auswerten
Verfügbarkeit AbaNotify als Option zum ABACUS Tool-Kit (ATK) ab Version 2005.0 AbaAudit als Option zum ABACUS Tool-Kit (ATK) ab Version 2005.1 AbaNotify mit neuer Funktion ”AbaAudit-Protokoll versenden oder speichern” ab Version 2006.1
AbaAudit (nicht benutzerskaliert)
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Fr. 1'200.– Fr. 2’000.–
Versand von Auswertungen aus AbaAudit via AbaNotify
Fazit Mit den Überwachungswerkzeug AbaAudit und dem Informationssystem AbaNotify bleiben Änderungen von wichtigen oder heiklen Daten in der Datenbank nicht mehr unentdeckt. Die Verantwortlichen erhalten damit die notwendige Transparenz über viele geschäftsrelevante Daten und Informationen. •
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E+S ASW.500d.AMH.03.2010
Kosten AbaNotify (nicht benutzerskaliert)