ABACUS
AP br oa dP ur ok jt ep cotr t r a i t
Gestion de project/prestations pour fiduciaires, prestataires de services et sociétés de conseil
A
baProject est le logiciel ABACUS pour la gestion de projets et de prestations. La première version avait été développée pour les producteurs d’énergie et pour les constructeurs. Sa première installation, qui a été couronnée de succès, remonte déjà au 4ème trimestre1998. AbaProject a récemment été adapté aux besoins spécifiques des prestataires de services, grâce à différents développements et compléments. AbaProject est, d’ores et déjà, utilisé par les premiers prestataires de services en Suisse, tels que les sociétés informatiques, les fiduciaires ou les sociétés de conseil. I N T E G R AT I O N C O N T I N U E L L E
AbaProject se caractérise par une intégration poussée et performante à toutes les applications ABACUS. Il s’intègre parfaitement aux modules de comptabilité financière, analytique, débiteurs, créanciers et salaires, ainsi qu’à la gestion des adresses. La base de données contenant les adresses, clients, fournisseurs, employés, etc. n’est stockée qu’une seule fois, tandis que les mouvements, comme les prestations de tiers, sont imputés dès leur saisie aussi bien dans la comptabilité des créanciers qu’au projet. Les frais, absences, etc. peuvent être répercutés dans la comptabilité des salaires pour y être traités. Les prestations peuvent être imputées au fur et à mesure de leur exécution dans la comptabilité financière, en tant que travaux en cours. Avantages de l’intégration Contrôles de plausibilité (plan comptable et sections, données d’adresses, composants de salaires, etc.) Une seule base de données pour les adresses clients, données des employés, tables, etc. (suppression des doublons) Aucune interface n’est nécessaire Gestion centralisée des accès Masques d’utilisation homogènes Intégration aux produits Microsoft (Word, Excel) Utilisation de tous les outils ABACUS existants (générateurs de menus et de rapports, AbaVision pour les analyses via Excel, etc.) Avantages d’une solution globale intégrant les autres logiciels ABACUS Gestion professionnelle des adresses avec fonctions de mailing et d’impression d’adresses Définition globale des accès Gestion des dossiers pour les documents Paiement des frais (traitements de salaires) Gestion des rappels à plusieurs niveaux (débiteurs) Comptabilité analytique par projet
ABACUS
AbaProject
APERÇU DES FONCTIONS
Solution globale moderne avec intégration continuelle à chaque produit figurant dans la gamme de produits ABACUS Solution supportant la gestion de plusieurs mandants Saisie et facturation des prestations de services (heures), frais et débours, matériel de bureau, autres dépenses, et refacturation des prestations de tiers Saisie des heures improductives et d’absences pour le contrôle des présences (productivité) Paramétrage, genres de prestations modulables Tarifs horaires internes et externes Préparation de la facturation (listes de soldes, aperçu des factures) Facturation variable et modulable via BVR Etablissement de factures forfaitaires, partielles, finales et d’acompte Gestion des documents intégrés Etablissement de budgets et contrôle des coûts Différents statistiques et états (comme par ex. : la productivité au niveau des projets des employés et de l’entreprise BASE MODULABLE POUR LES GENRES D E P R E S TAT I O N
La base des genres de prestation peut être structurée ou adaptée de façon individuelle en fonction des besoins de l’entreprise. Selon le secteur d’activité du prestataire de service, les genres de prestation peuvent refléter d’une manière très flexible les différentes activités de l’entreprise. Les catégories de prestations permettent, en outre, un regroupement des prestations librement définissables.
Les genres de prestations sont alors également totalisés par catégories et affichés sous forme d’impressions. Ces genres de prestations peuvent être directement liés aux autres applications. Ainsi, les frais et indemnités kilométriques par employé peuvent être transférés dans la comptabilité des salaires pour paiement et ceci au choix dans un traitement de salaire courant ou dans un traitement séparé destiné au paiement des frais. De surcroît, les heures de travail peuvent également être transférées dans la comptabilité des salaires pour l’établissement d’attestations ou le paiement d’heures supplémentaires. Si toutes les heures sont comptabilisées, il est également possible de saisir les heures d’absences, de service militaire, de maladie, de vacances et de formation continue. Plusieurs genres de prestations prédéfinis sont disponibles pour les absences, et d’autres peuvent, à tout moment, être créés individuellement, et être directement liés aux composants de salaires dans la comptabilité des salaires. Les prestations effectuées par des tiers, tels que conseillers externes, établissement d’imprimés, etc. sont saisies dans la comptabilité créanciers sous le numéro de projet correspondant, puis lors de la comptabilisation, transférées d’une part dans la comptabilité financière et d’autre part dans la gestion des projets/prestations. Dans AbaProject, ces écritures sont présentées avec le numéro de fournisseur et le numéro de document de la comptabilité créanciers. Il est ainsi possible à tout moment de retracer en détail chaque pièce jusqu’à son origine. TA U X VA R I A B L E S E T D E F I N I T I O N D E S TA R I F S
Exemples de catégories des prestations Heures facturables, heures non facturables, absences, frais et prestations de tiers Comptabilité, salaires, débiteurs, etc.
Les taux définissent la valeur ou la valeur unitaire d’une prestation donnée. Ils peuvent être fixés en fonction : du client de l’employé du groupe d’employés de la section des immobilisations du code de facturation
L E TA U X E S T D A N S U N E L A R G E M E S U R E I N F L U E N C É PA R L E G E N R E D E P R E S TAT I O N S
Deux taux sont gérés afin de pouvoir obtenir aussi bien la situation interne que la situation externe. Le taux interne reflète les coûts internes, tandis que le taux externe est utilisé pour la facturation des prestations au client. En cas d’accord particulier pour un projet ou un client donné, le taux peut être défini par employé et par projet, ou par client. La base de définition de ce taux peut être ainsi définie comme taux standard. L’avantage d’une telle pratique lors d’une augmentation réside dans le fait qu’il suffira de modifier dans ce cas le taux standard. Tous les taux dérivés du taux standard sont alors automatiquement adaptés par le système et dans les mêmes proportions. Exemple de taux spécifique pour un client Pour un projet donné, un taux de 5% inférieur au taux standard est utilisé pour la facturation des honoraires.
Un traitement de facturation établi reste valable comme proposition et peut donc être modifié jusqu’à ce qu’il ait été exécuté définitivement. Les écritures individuelles peuvent être supprimées ou ajoutées et les montants correspondants modifiés à volonté. Il existe, en outre, la possibilité de définir des plusvalues et moins-values, qui se répercuteront alors dans les rapports. Au besoin, des factures d’acompte peuvent être établies, et les projets peuvent être calculés sur une base forfaitaire. On utilisera la facturation AbaWorX pour facturer les prestations.
C O D E D E FA C T U R AT I O N A N I V E A U X M U LT I P L E S
Le code de facturation constitue une autre structure. Il permet un regroupement alternatif des genres de prestations au moment de la saisie de celle-ci et de les condenser sur différents niveaux. La facturation peut être structurée en fonction d’un code précis et de son niveau de détails et permet, par exemple, de représenter également le résumé des prestations selon la structure désirée par le client. Dans la définition du rapport, il est possible d’attribuer au formulaire de facturation un code, pour chaque niveau, sous forme de résumé – en tant que total par groupe ou code de facturation – ou sous forme détaillée avec toutes les écritures (niveau inférieur seulement). M U LT I P L E S P O S S I B I L I T E S D E P R E S E N TAT I O N D E S FA C T U R E S
AbaProject permet d’établir autant de facturations, donc de factures, que désiré. La définition du rapport correspondant, resp. de la facture, est attribuable à chaque projet dès son ouverture. Ainsi, des projets différents peuvent être rapportés de manière différenciée, avec une présentation entièrement libre des factures.
BASE DE DONNEES
Base du personnel AbaProject utilise la même base d’employés que la comptabilité des salaires. Pour chaque employé, le système gère donc l’adresse, la répartition des coûts et d’autres bases de données du personnel. Les employés affectés des mêmes taux internes et externes peuvent être regroupés. Si la comptabilité des salaires est également utilisée, certains champs de données salariales peuvent, au choix, être repris directement. Base de clients/base d’adresses En cas d’utilisation d’AbaProject avec la comptabilité des débiteurs, le système utilise la base des débiteurs comme base de clients. Cela signifie que chaque client est géré avec son adresse, ses conditions et ses données de rappel.
Si l’on travaille avec la version “stand alone” d’AbaProject, la base d’adresses sert simultanément de base de clients; il n’est alors pas nécessaire d’installer également la gestion d’adresses ABACUS, car celle-ci est incluse dans AbaProject. Projets Diverses informations peuvent être gérées par projet : Chef de projet Suppléant Client Genres de facture Champs libres Champs de date et d’information Bloc-notes Pour le regroupement des projets, jusqu’à 9 niveaux de classification sont disponibles, permettant de constituer différentes structures (structure d’entreprise, groupement par genre de projet ou tarif, etc.).
DONNEES DE PROJET
Postcalculation Comparaison budgétaire Vue d’ensemble actuelle, des projets actifs, planifiés ou achevés Impressions comprimées de groupes de projets déterminés Impressions selon montants facturés et non facturés par projet Etat du montant de couverture par projet, département, filiale, etc.
Grâce à la gestion des dossiers ABACUS, différents documents, notamment la correspondance, les factures, des plans, des photos, des animations, etc. peuvent être attribués aux projets. Cette possibilité offre une vue d’ensemble rapide et complète sur le projet sur le client.
DONNEES D’ENTREPRISE
IMPRESSIONS
La période d’évaluation peut être choisie librement. Les impressions standard peuvent être mises en forme au moyen de nombreuses fonctions supplémentaires. De surcroît, AbaView, le générateur de rapport ABACUS, permet de créer des listes individuelles.
Productivité Chiffre d’affaires facturé Postcalculation Comparaison budgétaire Libre définition des ratios Impressions par projet ou groupe de projets, selon département, filiale, etc. Impressions définissables individuellement
DONNEES DES EMPLOYES
Rapports de travail détaillés Etat de la productivité sous forme de liste consultable par employé et tenant compte des prestations facturées et/ou non facturées Listes modulables permettant également d’obtenir des impressions en tenant compte des frais par employé sur une période librement définissable Si toutes les heures de travail des employés sont consignées, le contrôle de présence peut également être assuré dans AbaProject. Comparaisons en tout temps possibles entre les heures réalisées et dues, avec mention des heures supplémentaires ou déficitaires par mois Libre définition des ratios par employés Echéances Les genres d’échéances définissables de façon très flexible, facilitent le suivi des échéances les plus diverses. Ces genres d’échéances peuvent être liés à des documents Word, pour la création de lettres en série automatisées. Par exemple, pour demander une prolongation de délai pour l’envoi de déclarations d’impôt.
Synchronisation des données La saisie des prestations est possible de façon décentralisée, c’est-àdire, sur un PC à l’extérieur, avec possibilité de transmission de ces données via Internet pour leur actualisation sur le serveur central. Ainsi, les employés se déplaçant fréquemment n’ont plus besoin de fournir en personne leurs rapports de travail, mais ils peuvent simplement enregistrer leurs prestations localement sur le PC, avant d’exécuter une synchronisation avec l’ordinateur central. Pour les employés affectés au service extérieur, tels que les réviseurs et les conseillers, les tâches de rapport s’en trouveront, dès lors, considérablement simplifiées. Activités Des genres d’activités librement définissables permettent d’enregistrer des informations et des activités, avec la possibilité, lors de leur exécution, de les lier aux prestations, qui seront alors facturées directement.
Spécialités d’AbaProject Compatible avec monnaies étrangères Genres de prestation librement définissables Définition flexible des prix (taux internes et externes) Répartition en % des coûts de projet sur plusieurs clients Impression de bulletins de versement Report de soldes et facturation de plus-values, moins-values Présentation de facture librement définissable Factures répétitives (honoraires CA, maintenance, taxes de domicile) Contrôle des visas Etablissement de budgets Contrôle des heures dues, contrôle des vacances
AbaProject, une solution pour tous Sociétés fiduciaires et de révision Prestataires de service (informatique, banques, etc.) Sociétés de conseil Bureaux d’architectes et d’ingénieurs Compagnies d’électricité et entrepreneurs Construction, maîtres d’œuvres
ABACUS
AbaProject
L E S U T I L I S AT E U R S A P P R E C I E N T
PRIX ABAPROJECT :
PA R T I C U L I E M E N T L E S S O L U T I O N S EPROUVEES
Monsieur Strässle de Customize SA de Vevey Customize pure – Parfaites possibilités de production et de soutien des processus individuels, dans le domaine de la saisie et de l’analyse des prestations. Réalisation d’un grand potentiel de rationalisation, grâce à une saisie décentralisée des données chez les consultants avec le notebook (offline) et une synchronisation périodique avec le bureau. Madame Steinbock de Mediapolis Chaque employé peut transmettre ses rapports de prestations de manière autonome Intégration avec la comptabilité financière et analytique Facturation immédiate des prestations transmises Présentation individualisée des différents formulaires Monsieur Ebener de Forces Motrices de St-Gall-Appenzell Saisie simple des données (heures, matériel, prestations de tiers) dans le même programme Fonctions étendues de tri et de recherche Possibilités de correction Liste : multiples possibilités de présentation Base de genres de prestations souples
Version de base Option mandants Option division Option monnaies étrangères Option échéances et contrôle des activités Option facturation de matériel Option schémas de décompte variable Option sections Option interface Option planification de projets (en préparation)
Single-User* Fr. 1’000.– Fr. 1’500.– Fr. 1’500.– Fr. 800.– Fr. 800.– Fr. 2’000.– Fr. 1’800.– Fr. 1’500.– Fr. 1’200.– Fr. 1’500.–
*) Le nombre d’utilisateurs (users) correspond au nombre d’employés en mesure de créer des rapports. Pour 4 utilisateurs, un supplément de 40% par rapport au prix single-user est calculé. Un supplément de 10% par rapport à la version single-user est exigé pour chaque groupe de 2 utilisateurs en sus. CONDITIONS PREALABLES :
La facturation implique la disponibilité du module de facturation ABACUS AbaWorX.
Monsieur Küchle de Services industriels d’Uster Genres de prestation définissables, souples et individualisables Saisie simple et à une seule reprise des données grâce à l’intégration Taux internes et externes variables
ABACUS Research SA Rorschacherstrasse 170, CH-9006 Saint-Gall Téléphone 071 243 35 11, Téléfax 071 243 35 00, www.abacus.ch