مدخل موجز للأرشفة الخاصة بالمصممين

‫مدخل موجز لألرشفة‬ ‫الخاصة بالمصممين‬ ‫عشر نصائح للمصممين‬ ‫لتجنب إتالف المواد المؤرشفة‬ ‫ترجمة وإعداد‪ :‬عبدالقادر أ‪ .‬مكناس‬ ‫هذا العمل نقل عن الترجمة اإلنجليزية من المعهد األمريكية للفنون‬ ‫الجرافيكية (‪ ،)AIGA‬والتي بدورها نقلته عن النسخة الهولندية التي‬ ‫قدمتها «كارين فان دير هيدين» لصالح جهاز األرشيف الهولندي لمصممي‬ ‫الجرافيكس (‪.)NAGO‬‬

‫تابعوني على صفحة الفيس بوك‬

‫مصدر المقال باإلنجليزية‬

‫عشر نصائح للمصممين لتجنب إتالف المواد المؤرشفة‬

‫‪ .1‬ال تبقي عندك كل شيء‪ ،‬أرشف‬ ‫المواد الالزمة فقط‪.‬‬ ‫عملية األرشفة ليست مثل اإلحتفاظ‬ ‫باألشياء‪ ،‬انها عبارة عن تعريف لألشياء‬ ‫ذات القيمة المستمرة‪ .‬بغض النظر عما‬ ‫يمكن أن تساهم في رسم اإلسلوب العام‪.‬‬ ‫هذا ال يتضمن فقط القطع التي تكون‬ ‫مصاحبة لعملية التصميم‪ ،‬بل مواد أخرى قد‬ ‫تعطي أهمية لعمل (أو لحياة) المصمم او‬ ‫استوديو التصميم‪.‬‬

‫‪3‬‬

‫مدخل موجز لألرشفة الخاصة بالمصممين‬

‫‪ .2‬جمع ملفات المشروع‪ ،‬وليس‬ ‫فقط النتيجة النهائية‪.‬‬ ‫إحتفظ بالرسوم األولية‪ ،‬مشروع‬ ‫اإلستوديو الجديد‪ ،‬القوالب والنماذج‪.‬‬ ‫باإلضافة أيضا الى اإلحتفاظ بملفات‬ ‫من مثل المراسالت‪ ،‬الفواتير‪ ،‬التقارير‪،‬‬ ‫والمنشورات‪ .‬إحتفظ بنسخ من‬ ‫المطبوعات‪ ،‬الصور الرقمية‪ ،‬والوسائل‬ ‫السمعية والبصرية في ارشيفك‪ .‬أنت‬ ‫تعتني باألشياء طالما لديك عدة نسخ‬ ‫موجودة‪ .‬بإختصار‪ ،‬إحتفظ بأي شيء يزودك‬ ‫بفكرة عن سبب ظهوره بهذا الشكل‪،‬‬ ‫واحفظه بأكثر من صيغة‪.‬‬

‫‪4‬‬

‫عشر نصائح للمصممين لتجنب إتالف المواد المؤرشفة‬

‫‪ .3‬صنف المواد حسب عالقتها مع‬ ‫بعضها‪ ،‬أي المتجانسة‪ ،‬األرشفة‬ ‫عملية تنظيمية‪.‬‬ ‫عندما تقوم بالتنظيم‪ ،‬حافظ على‬ ‫التسلسل الرئيسي‪ .‬بقيامك بهذا‪،‬‬ ‫ستقوم بالحفاظ على حالة الملفات‬ ‫األصلية‪.‬‬ ‫اذا كانت حاجياتك غير مرتبة‪ ،‬ستنسى قريبا‬ ‫لم أردت اإلحتفاظ بهم في المقام األول‪،‬‬ ‫وستقفد أشياؤك معناها‪.‬‬ ‫التنظيم المنطقي يجعل إيجاد األشياء‬ ‫أسهل في الوصول إليها مرة أخرى‪ .‬بإمكانك‬ ‫ترتيب مشاريعك بحسب أسماء العمالء‪،‬‬ ‫نوع المشاريع‪ ،‬السنة التي أنجز فيها‬ ‫العمل‪ ،‬وهكذا‪.‬‬

‫‪5‬‬

‫ترجمة عبدالقادر أ‪ .‬مكناس‬

‫مدخل موجز لألرشفة الخاصة بالمصممين‬

‫‪ .4‬قم بتوصيف ما لديك‪ ،‬وأين‬ ‫وضعته‪.‬‬ ‫اذا لم تعرف ماذا لديك أو أين احتفظت‬ ‫به‪ ،‬ربما ستقوم بفقدانه قريبا‪ .‬قيامك‬ ‫على توثيق هذه المعلومات يضمن لك‬ ‫إيجادها من قبل اآلخرين أيضا‪ .‬على سبيل‬ ‫المثال‪ ،‬الملفات ليست فقط العمالء‪،‬‬ ‫التوصيفات‪ ،‬نوع األشياء وسنوات انتاجها‪،‬‬ ‫بل أيضا الصندوق‪ ،‬الملف أو اإلسطوانة‬ ‫ومكان التخزين‪ .‬تطوير النظام شيئ بديهي‬ ‫وسيعمل في كال النظاقين‪ » ،‬والرقمي‪.‬‬

‫‪6‬‬

‫عشر نصائح للمصممين لتجنب إتالف المواد المؤرشفة‬

‫‪ .5‬ضع المواد في مكان آمن وجاف‪.‬‬ ‫ال تضع أرشيفك في القبو‪ ،‬أو بجانب‬ ‫الغسالة‪ ،‬أو تحت السقيفة‪ ،‬أو في غرفة‬ ‫مكشوفة السقف أو أي مكان آخر تتعرض‬ ‫فيه أشياؤك لمكونات ضارة‪ .‬تجنب أشعة‬ ‫الشمس المباشرة‪ ،‬الغبار الشديد‬ ‫والتقلبات الشديدة في الرطوبة ودرجة‬ ‫الحرارة‪.‬‬

‫‪7‬‬

‫مدخل موجز لألرشفة الخاصة بالمصممين‬

‫‪ .6‬تخلص من الخصوم‪.‬‬ ‫معظم المستلزمات المكتبية تدمر الورق‬ ‫طوال الوقت‪ .‬الجير المتراكم على األوراق‬ ‫يلوث الحبر‪ .‬الحمض فوق ملفات الورق‬ ‫المقوى والصناديق تجعل األوراق صفراء‬ ‫وهشة‪.‬‬ ‫ال تستعمل الشريط الالصق‪ ،‬المشابك‬ ‫المعدنية‪ ،‬أو الحزامات المطاطية‪ .‬دبابيس‬ ‫الورق والخرازات قابلة للصدأ وهي أكثر‬ ‫إلتصاقا‪ ،‬باإلضافة الى قصاصات المالحظة‬ ‫فهي تلطخ وتجمع االوساخ خلفها‪ .‬وكن‬ ‫حذرا عندما تقوم بإزالة هذه الخصوم من‬ ‫موادك المؤرشفة‪.‬‬

‫‪8‬‬

‫عشر نصائح للمصممين لتجنب إتالف المواد المؤرشفة‬

‫‪ .7‬إحم المواد من العث‪ ،‬الحيوانات‪،‬‬ ‫والجراثيم‪.‬‬

‫ال تتحول إلى محب للحيوانات عندما يتعلق‬ ‫األمر بالمحافظة على أرشيفك‪ .‬حافظ على‬ ‫مخزنك نظيفا وجافا‪ ،‬وال تسمح للعث‪،‬‬ ‫الفئران‪ ،‬الحشرات‪ ،‬القوارض‪ ،‬أو أي حيوان‬ ‫أليف باإلقتراب من أرشيفك‪ .‬لتحاقظ على‬ ‫بيئتك خالية من الملوثات‪ ،‬ضع الطعام‬ ‫والماء بعيدا عن األرشيف‪.‬‬

‫‪9‬‬

‫مدخل موجز لألرشفة الخاصة بالمصممين‬

‫‪ .8‬أمن موادك األرشيفية بوضعها‬ ‫في صناديق‪ ،‬وملفات‪ ،‬ومغلفات‬ ‫وإسطوانات مناسبة‪.‬‬ ‫ال تكدس األشياء! تجنب مراكمة األشياء‬ ‫أكثر مما يحتمل الصندوق‪ ،‬او الملف‪،‬‬ ‫الظرف‪ ،‬واإلسطوانة‪ .‬اختر المحتوى المناسب‬ ‫لكل مادة‪ .‬اشتري صناديق وملفات خالية‬ ‫من األحماض والمواد البترولية‪ ،‬وتأكد من‬ ‫كونك واضحا ومن وضعك لبيان المحتوى‬ ‫خارج العين المحفوظة بإستمرار‪.‬‬

‫‪10‬‬

‫عشر نصائح للمصممين لتجنب إتالف المواد المؤرشفة‬

‫‪ .9‬خذ في حسبانك قابلية الوصول‬ ‫الى موادك على المدى البعيد‪.‬‬ ‫أمان المواد الرقمية محدود‪ .‬اختر نظام‬ ‫تخزين سيستمر لمدة أطول (على سبيل‬ ‫المثال‪ ،‬وحدة التخزين الخارجية‪/‬القرص الصلب‬ ‫أفضل من ال‪ .)CD‬أنشئ نسخ إحتياطية‬ ‫بأكثر من شكل ممكن للتخزين لتقلل‬ ‫من فرص فقدانك ألي عنصر من موادك‬ ‫المؤرشفة‪ .‬انتبه من المواد الممغنطة‬ ‫التي قد تمسح بياناتك الرقمية من أجهزتك‪.‬‬ ‫خذ في اإلعتبار التخزين عن بعد* للمواد‬ ‫األرشيفية األم والمواد اإلحتياطية الرقمية‪.‬‬ ‫حول البيانات الرقمية ألجهزة أحدث من وقت‬ ‫آلخر‪.‬‬ ‫*التخزين عن بعد‪ :Remote Storage /‬التخزين عن طريق اإلنترنت او‬ ‫التكنولوجيا السحابية‪.‬‬

‫‪11‬‬

‫مدخل موجز لألرشفة الخاصة بالمصممين‬

‫‪ .10‬تجنب تقادم المواد‪.‬‬

‫قابلية قراءة المواد الرقمية تعتمد على‬ ‫مجموعة خاصة من البرامج والمعدات‪.‬‬ ‫كل سنة على األقل قم بتجربة فتح كل‬ ‫الملفات بمختلف صيغها؛ اذا خفت ان‬ ‫يتعطلوا‪ ،‬قم بتحويلها الى صيغ أحدث‪،‬‬ ‫التهديد الحقيقي لألجهزة هي صيغة القراءة‬ ‫عندما تبلى تلك التكنولوجيا‪.‬‬ ‫قد تتغير التكنولجيا كل عدة سنوات‪.‬‬

‫‪12‬‬

‫«مدخل موجز لألرشفة عند المصممين» نشر من قبل األرشيف‬ ‫الهولندي لمصممي الجرافيكس (‪ ،)NAGO‬وهي مؤسسة تعني‬ ‫بالبحث واألرشفة‪ ،‬والعناية‪ ،‬وتوفير الوصول الرقمي ألرشيف أبرز‬ ‫مصممي هولندا‪ ،‬األرشيف منشور على موقعهم‪:‬‬ ‫‪www.nago.nl‬‬ ‫المترجم‪ :‬تم حل المنظمة ودمجها مع منظمة أخرى خاصة‪.‬‬

‫نص‪ :‬كارين دير هيدن‪ .‬بارك (‪)PARKC‬‬ ‫‪www.parkc.nl‬‬ ‫للتواصل‪entree@parkc.nl :‬‬ ‫تصميم النسخة اإلنجليزية بواسطة‪ :‬ديتوي للدعاية واإلعالن‪،‬‬ ‫اوترخت‪" ،‬سبريان كوبر وساندر تشيدل"‬ ‫‪www.dietwee.nl‬‬ ‫نشرت النسخة اإلنجليزية بواسطة إيجا (‪ ،)AIGA‬الجمعية المهنية‬ ‫للتصميم (‪)2008‬‬ ‫‪www.aiga.org‬‬

‫حقوق النص محفوظة لصالح ناجو‪ ،‬اوتريخت‪ ،‬هولندا ‪© 2008‬‬