COMT035PO FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Manual del curso
El presente material esta basado y adaptado al contenido del curso:
PLAN AUTONÓMICO INDUSTRIAL 2022
(8.1) COMT035PO-FACTURACIÓN ELECTRÓNICA (80 h.)
Impartido por:
FEDERACIÓN PROVINCIAL DE EMPRESAS DEL METAL Y NUEVAS TECNOLOGÍAS DE SANTA CRUZ DE TENERIFE – FEMETE
Marzo 2023
Tema 1: Conceptos básicos de la factura electrónica.
Introducción
A lo largo de la presente unidad didáctica se estudiarán los conceptos básicos de la facturación electrónica.
La facturación electrónica es un instrumento novedoso, cuya ventaja más importante es la desaparición del documento físico, tanto para el envío como para el archivo.
El principal objetivo de la factura electrónica es la simplificación de los procesos administrativos de las empresas.
La implantación de la factura electrónica generará grandes beneficios a las compañías que las utilizan, tanto por el lado del emisor como del receptor, que se traducen en la disminución de los costes del proceso de facturación, la minimización del tiempo empleado en la emisión y recepción de las facturas y la contribución hacia un desarrollo más sostenible de la sociedad.
Objetivo del capítulo
• Determinar los conceptos básicos de la factura electrónica
• Analizar la diferencia entre la factura ordinaria y la electrónica.
• Identificar los requisitos de la factura y elementos sustitutivos de la misma
Conceptos básicos
La facturación electrónica es un instrumento novedoso, cuya ventaja más importante es la desaparición del documento físico, tanto para el envío como para el archivo
El fin principal de la factura electrónica es la reducción de los procesos administrativos de las empresas La introducción de la factura electrónica provoca grandes beneficios a las compañías que la utilizan tanto por el lado del emisor como del receptor, que se traducen en la disminución de los costes del proceso de facturación con la reducción del tiempo del tiempo utilizado en la emisión y recepción de las facturas y la ayuda dirigida a un desarrollo más sostenible de la sociedad
La factura electrónica es un ejemplo de que el empleo de las tecnologías de la información y la comunicación optimizan la eficiencia y permiten aumentar la productividad de la empresa
La creación de la factura electrónica conlleva importantes ventajas para todas las partes que intervienen en el proceso.
Ventajas del uso de la factura electrónica
A continuación, enumeramos las principales ventajas que trae consigo este sistema de facturación:
▪ Reducción de costes: a causa de la reducción del uso del papel coma se produce una disminución de los costes de los medios de comunicación electrónicos respecto al envío mediante correo físico postal, además de la eliminación de los gastos de franqueo coma de los gastos derivados de la introducción manual de datos coma y etcétera.
▪ Aumento de eficiencia: la eliminación de las tareas administrativas permite destinar los recursos humanos a aspectos más productivos en las compañías.
▪ Integración con ERPs propios: con tan solo con un clic el emisor envía la factura y el receptor puede meter los datos automáticamente en sus aplicaciones.
▪ Mejora en la optimización de la tesorería: la automatización permite realizar de forma más eficiente los apuntes contables y comparar documentos reduciendo así el margen potencial del error humano.
▪ Obtención de información en tiempo real: permite comprobar el estado en que se encuentra una factura de manera exacta en tiempo real.
▪ Reducción de tiempos de gestión: ha sido enviada y recibida el momento el tiempo de tramitación prácticamente desaparece
▪ Rapidez en la toma de decisiones: la agilidad del envío y recepción de las comunicaciones permite adoptar decisiones de forma más eficiente en un espacio más corto de tiempo.
▪ Reducción del impacto medioambiental: se reduce la tala de árboles, el consumo de agua, la contaminación y eliminación del consumo energéticos de los servicios de mensajería
▪ Administración y contabilidad automatizadas: la integración de los datos en sistemas informáticos de la empresa posibilita que toda la introducción de los datos y las operaciones contables requieran menos participación humana, reduciendo así la posibilidad de error.
▪ Control de errores: mediante sistemas de alertas que descubren diferencias entre operaciones de contabilidad y facturación o en la aplicación de tipos erróneos.
▪ Uso eficaz de recursos financieros: en acogimiento de la factura electrónica beneficia el acceso a medios de financiación como el factoring o el confirming y agiliza la gestión del cobro el pago de facturas.
Una vez mencionadas las ventajas o beneficios que nos puede reportar la utilización de la factura electrónica desde un punto de vista general, entraremos en las ventajas o beneficios que afectan a los actores implicados en el proceso.
Por lo tanto, la factura electrónica es un equivalente a la factura en formato físico, la diferencia surge en que la transferencia de datos es por medios electrónicos y telemáticos.
De manera que la factura electrónica se define como aquella factura ajustada a lo establecido en la normativa de facturación para cualquier factura en físico y que haya sido expuesta y recibida en formato electrónico.
Para conseguir que una factura electrónica se valore de igual que una factura en formato físico y para que se ajuste a lo que establece la normativa respecto a la misma, es necesario que el documento electrónico disponga de los datos necesarios que se establecen y se exigen a toda
factura y que se transfiera de un ordenador a otro con el consentimiento de las dos partes implicadas
Posterior a la aplicación de la normativa de facturación de 2013, ya es necesario que la factura electrónica esté firmada mediante firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido
La gestión informática y el sistema de envío empleado en la factura digital permiten asegurar que la persona física o jurídica que firma la factura es quien dice ser, es decir, donde se demuestra que existe autenticidad y que el contenido de la factura no se ha modificado, esto implica decir que la estructura se mantenga íntegra.
La factura electrónica se lleva a cabo mediante dos fases:
1. Se emite la factura del mismo modo que la factura en papel y se guarda en un fichero de datos.
2. Una vez que se realice la factura, se procede a firmarla electrónicamente a través de un certificado digital propiedad del emisor de la factura, si se quiere.
Ventajas para el emisor
Las principales ventajas para el emisor:
➢ Disminución de los costes por factura emitida (papel, impresora, tinta, manipulación o envío).
➢ Mayor seguridad del envío electrónico.
➢ Optimización de la gestión administrativa de la empresa.
➢ Eliminación de tareas de poco valor añadido.
➢ Mayor eficacia en la gestión, auditoría e inspección.
➢ Inmediatez del envío de la factura por medios electrónicos.
➢ Agilidad en la toma de decisiones.
➢ Mejora y consolidación de la relación con los clientes.
➢ Recepción inmediata de la factura
➢ Seguridad
➢ Disminución del fraude
Ventajas para el receptor
Las principales ventajas para el receptor:
➢ Disminución de costes por factura recibida
➢ Aumento de la eficacia administrativa
➢ Optimización de la gestión de la tesorería
➢ Visibilidad sobre el flujo de facturas
➢ Minimización de incidencias en la recepción
➢ Ahorro del espacio
➢ Gestión más rápida y efectiva de archivos seguridad
➢ Reducción de costes
Ventajas para la sociedad
Desde el año 1996 y como consecuencia del reducido nivel de adopción de nuevas tecnologías por parte de la pequeña y mediana empresa europea, el nivel de competitividad de Europa frente a Estados Unidos ha descendido
Ante esta situación, la Unión Europea ha visto en la factura electrónica una medida idónea para impulsar la utilización de nuevas tecnologías dentro del contexto empresarial, que implica un aumento de la productividad y competitividad de la empresa europea, al posibilitar la implementación de un sistema de gestión contable-financiero que les ayude eficientizar recursos (ahorrar tiempo, dinero, papel, etc).
Ventajas para el medio ambiente.
El uso de los soportes electrónicos para la producción de facturas y los medios electrónicos para su envío provocan una serie de beneficios a nivel medioambiental: como consecuencia de la supresión del papel y las necesidades del servicio de mensajería. La supresión de un millón de facturas equivaldría a más de 10000 kg de madera. El ahorro en el consumo de agua necesaria para la transformación de la madera en base de papel y la consiguiente disminución de la contaminación del proceso productivo. Cada millón de facturas electrónicas salvará 56 árboles.
Los 3 pilares de la factura electrónica
Pilares de la F.E
Ahorro
Costes papelería - envíos espacio de archivo
Tiempo de manipulación - gestióncontrol
Seguridad y Confidencialidad
Control de Acceso acceso restringido al destinatario
Fiabilidad
Justificante de Recepción el emisor tiene constancia de la recepción por parte del destinatario
Disminución de Errores
Verificación de la identidad del emisor
Autenticidad Legal (Firma Electrónica)
Costes del sistema de facturación electrónica
El único coste que puede suponer este sistema es la autorización de los sistemas de firma y archivo, pues este proceso obligaría a realizar la firma electrónica factura a factura
Factura ordinaria y factura electrónica.
Concepto de factura
Una factura es un documento que refleja la entrega de un producto o prohibición de servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.
Es el comprobante, con carácter fiscal, de la entrega de un producto o de la realización de un servicio, que afecta al obligado tributario (que sería en este caso el vendedor) y al obligado tributario receptor (que sería el comprador).
En la factura se pueden observar los datos del emisor y del receptor, el detalle de los productos y servicios ofrecidos, los precios por unidad, los precios globales, las rebajas sobre el precio y los impuestos.
El archivo original debe ser guardado por el receptor, mientras que él emisor de la factura guarda una copia también.
La factura con la información completa es el único justificante fiscal que da al receptor el derecho a deducir el impuesto del iva, esto no aplicable en los documentos sustitutivos de factura como lo son los recibos o tíckets.
Factura simplificada
Dentro de los diferentes tipos de factura podemos distinguir entre las facturas completas y las facturas simplificadas.
Se puede realizar factura simplificada en los siguientes casos:
a) Facturas cuya cuantía no supere los €400, incluyendo IVA.
b) Facturas con carácter rectificativo.
c) Operaciones en la que el reglamento (RD 1619/2012 por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación), permita la expedición de tickets (operaciones cuya cuantía no exceda de €3 000, incluyéndose el IVA).
d) Ventas al por menor (son consideradas como tal las entregas de bienes muebles en las que el destinatario no actúe como empresario).
e) Servicios en ambulancia.
f) Servicios a domicilio del cliente.
g) Transporte de personas físicas.
h) Servicio de hostelería prestados por restaurantes y similares, así como el suministro de alimento del mismo.
i) Salas de animación, bailes y discotecas.
j) Servicio de telefonía prestados con opción de recarga.
k) Servicios de peluquerías e institutos y belleza.
l) Utilización de instalaciones con carácter deportivo.
m) Fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
n) Aparcamiento de vehículos.
o) Autopistas de peaje.
Concepto de factura electrónica.
La factura electrónica es el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.
La factura eléctrica está basada en cuatro principios fundamentales:
▪ Autentificación: asegura que la información ya no por la persona adecuada.
▪ Confidencialidad: asegura que la información va a ser recibida por la persona adecuada.
▪ Integridad: impide la manipulación de la información.
▪ Repudio: impide la negación de envío y/o de recibo de la información.
La facturación electrónica se soporta en el uso de la firma electrónica, que ha de ser expedida y avalada por una entidad llamada autoridad certificadora homologada por el ministerio de industria, energía y turismo
La factura electrónica es un tipo de factura en la que no se utiliza el papel como soporte para manifestar su autenticidad, por tanto, la factura electrónica es un fichero digital que recoge la información relacionada con una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de liquidación de impuestos, y cumple otros requisitos que dependen de la legislación del país en el que se emplea.
Los objetivos de la factura electrónica son:
▪ La sustitución del documento físico con el documento electrónico, evitando la manipulación, ensobrado, envío, etcétera.
▪ Reducción de los costes asociados a estas acciones.
▪ La agilidad de la comunicación (haciendo llegar en el momento a los sujetos pasivos las facturas en un tiempo menor).
▪ Evita o facilita la solución de conflictos entre emisor y receptor y las posibles consecuencias sobre el impacto financiero conociendo el problema antes de la fecha final o cumplimiento o del impagado.
▪ Automatizar la entrada de facturas suprimiendo la necesidad de operadores de grabación de datos.
▪ Facilidad para la integración con otros sistemas.
La ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), tiene en cuenta la posibilidad de que la emisión de facturas o documentos similares se realice por vía informática con los mismos efectos atribuidos a los que se emitan en papel.
Las facturas transmitidas por vía telemática dispondrán del mismo valor que las facturas originales y la información que tengan debe ser la misma en la factura emitida y el la recibida.
La facturación electrónica permitida consiste en el empleo de sistemas de firma electrónica avanzada o de cualquier otro sistema de intercambio electrónico de datos, que posibilite asegurar la veracidad del origen de las facturas realizadas por medios electrónicos y que aparecen todos sus datos sin ningún tipo de alteración.
Las facturas electrónicas serán admitidas con carácter fiscal, a efectos de deducción de cuotas del impuesto sobre el valor añadido y de la justificación de los gastos necesarios para obtener los ingresos de las deducciones practicadas para la determinación de las cuotas tributarias
De cualquier modo, la administración tributaria podrá exigir al empresario o profesional emisor o receptor su modificación en el lenguaje legible, así como su emisión en soporte de papel físico
El Ministerio de Industria Turismo y Comercio de España ha elaborado un manual sobre facturación electrónica y existe una página web www.facturae.es, con toda la información necesaria para trabajar con facturación electrónica
Las autoridades certificadoras más importantes son:
• Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT)
• Cámara de Comercio
La primera se utiliza a nivel nacional y la segunda a nivel internacional.
Los usuarios (emisor y receptor) realizan toda la operación de la factura electrónica mediante medios informáticos.
El emisor es el proveedor. Tras crear y validar la factura electrónica en su equipo informático, la envía telemáticamente al ordenador del cliente (receptor). En ese corto plazo de tiempo, el emisor archiva la factura electrónica que ha enviado al cliente en su sistema de forma automática
El receptor es el cliente. Después de recepcionar la factura electrónica, esta automáticamente se autentifica y se guarda en formato original, en su equipo informático o eventualmente impresa en formato pdf
El proceso de facturación es un proceso de gran importancia para cualquier organización, una relación que consiste en documentos en formato papel que para ser generados y procesados necesitan del uso de grandes cantidades de recursos y para los que las empresas se ven obligadas a llevar a cabo muchas tareas de manera manual. Un buen proceso de administración de estos documentos da como resultado, no solo un buen control de compras y ventas, sino el cumplimiento de las obligaciones tributarias de cada empresa
Este proceso está combinado gracias a una facturación electrónica, que está regulada en el reglamento de facturación publicada en el Real Decreto 1496 para 2003 y modificada por el Real Decreto 1619/2012. Este reglamento forma la transposición de la directiva 2001/115/CE
Las denominaciones factura electrónica, factura telemática y factura digital son similares, si bien la denominación empleada en la normativa es remisión electrónica o remisión por medios electrónicos de factura
La factura electrónica puede convivir con la convencional, pudiendo archivarla en formato electrónico e imprimirla en el formato electrónico y convencional
No presenta ninguna diferencia formal con la convencional: en presentación, tipos, contenidos, plazos y emisión.
El receptor debe dar su consentimiento de forma expresa o tácita, pero siempre tiene derecho a recibir la factura en formato convencional
El envío de los documentos se puede realizar por email, con acceso restringido a una web, por envío de dispositivo externo (cd, usb…)
La factura electrónica debe cumplir con unos principios que se pueden resumir en los siguientes:
▪ Obligaciones el emisor: este debe usar un cd aprobado por la AEAT, debe velar por la conservación de las facturas emitidas y garantizar el acceso completo a las facturas.
▪ Obligaciones del receptor: este debe velar por la conservación de las facturas recibidas, asegurar su legibilidad, garantizar el acceso completo a las facturas, disponer de un software que permita verificar la forma y la identidad del emisor, así como, la vigencia del cd.
▪ Libertad de gestión: es la opción de almacenar y custodiar el archivo de los documentos electrónicos fuera de la empresa, bajo la responsabilidad del sujeto pasivo
▪ Neutralidad tecnológica: se puede emitir en cualquier formato, pero lo recomendable es un uso estándar
Como se explicó anteriormente, para que una factura electrónica disponga de la misma validez que la realizada en papel y por tanto cumpla con la normativa, el documento electrónico que la representa debe disponer de los campos obligatorios que se exigen en toda factura y además hallarse firmado, mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro, recogiendo el consentimiento de ambas partes.
Los requisitos obligatorios y exigibles a toda factura los veremos más adelante.
Entendemos por firma electrónica: el conjunto de datos en forma electrónica que son utilizados como medio de identificación del firmante
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán garantizarse por cualquiera de los medios señalados en el artículo 8 del RD 1619/2012, de 30 de noviembre.
En particular la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:
1. Mediante una firma electrónica avanzada, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la directiva 1999/93/ce del parlamento europeo y del consejo de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la mencionada directiva, o bien, en un certificado reconocido de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 2 de la mencionada directiva.
2. Mediante un Intercambio Electrónico de Datos (EDI) tal como se define en el artículo 2 del anexo primero de la recomendación 94/820/CE de la Comisión de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos
3. Mediante otros medios, que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma
Formas de garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica.
(art. 8 RD 1619/2012
Firma electrónica avanzada
Intercambio Electrónico de Datos (EDI)
Otros medios, que los interesados hayan: comunicados y validados por la AEAT con carácter previo a su utilización.
En el caso de lotes que incluyen varias facturas electrónicas remitidas simultáneamente al mismo destinatario, los detalles comunes a las distintas facturas podrán mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la información
Requisitos de la factura y elementos sustitutivos de la misma Requisitos exigibles a todas las facturas.
Los requisitos que han de cumplir todas las facturas, independientemente de cómo se transmita (en papel o en formato electrónico) se establecen en el Artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, que regula el contenido de las mismas, estableciendo como campos obligatorios los siguientes:
1. Número y en su caso serie: la numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa, se podrán expedir facturas mediante series separadas: cuando existan razones que lo justifiquen.
Entre otros supuestos: cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza
Será obligatoria en todo caso la expedición en series específicas de las facturas siguientes:
▪ Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros a qué se refiere el artículo 5 del Real Decreto 1619/2012, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta
▪ Las rectificativas
▪ Las que se expidan conforme a la disposición adicional quinta del reglamento del impuesto sobre el valor añadido, aprobado por el artículo 1 del Real Decreto 1624/1992 de 29 de diciembre.
2. La fecha de su expedición. Las facturas deben ser expedidas en el momento de realizarse la operación, pero si el destinatario de la operación es un empresario que actúa como tal, deberán ser emitidas en el plazo de un mes contado a partir del momento citado.
Si hubiese recibido pago anticipado o la fecha de realización de las operaciones fuese distinta a la fecha de expedición de la factura, también habría que consignar aquella.
3. Nombre y apellidos razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
4. Número de identificación fiscal (NIF) atribuido por la administración tributaria española o en su caso por la de otro estado miembro de la comunidad con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura
Así mismo, será obligatoria la consignación del número de identificación fiscal del destinatario en los siguientes casos:
▪ Que se trate de una entrega de bienes destinados a otro estado miembro que se encuentre exenta conforme al artículo 25 de la ley del impuesto
▪ Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del impuesto correspondiente a aquella
▪ Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio
5. Domicilio: tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Cuando el obligado a expedir factura o que el destinatario de las operaciones dispongan de varios lugares fijos negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento al que se refieran a aquellas, en los casos en que dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de tributación correspondiente a las citadas operaciones.
Cuando el destinatario de las operaciones sea una persona física que no actúe como empresario o profesional no será obligatoria la consignación de su domicilio
6. Descripción de las operaciones:
▪ Consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto tal y como esta se define por los artículos 78 y 79 de la ley del Impuesto correspondiente a aquellas.
▪ Y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
7. El tipo impositivo o tipos impositivos en su caso aplicados a las operaciones.
8. La cuota tributaria, que en su caso se repercuta, se deberá consignar por separado.
9. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la, que en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura
Requisitos exigibles a todas las facturas.
(Artículo 6 del Real Decreto 1619/2012)
Número y en su caso serie. Fecha de su expedición.
Nombre y apellidos razón o denominación social Número de identificación fiscal (NIF)
Domicilio
Descripción de las operaciones
El tipo o tipos impositivos.
La cuota tributaria
La fecha en que se hayan efectuado las operaciones o , se haya recibido el pago anticipado
Es muy importante destacar que no existe un modelo de factura en sentido estricto, pero si existen los elementos que obligatoriamente deben contener las mismas, que son los que hemos señalado anteriormente.
Lo esencial, por lo tanto, es comprobar que el documento que se nos entrega contiene los datos descritos, sin que esto impida que la factura contenga otros datos como: las condiciones de pago, el plazo, lugar de entrega de la mercancía, etc.
Para adaptarse a la normativa y conseguir que, tanto la factura electrónica como la realizada en papel, dispongan del mismo valor es necesario que el documento electrónico que la representa contenga los campos obligatorios exigibles a toda factura y además estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro, recogiendo el consentimiento de ambas partes
Elementos sustitutivos de la factura: el ticket
La obligación genérica que tienen las empresas y los empresarios de emitir facturas por las operaciones que realicen, puede llevarse a cabo a través de la factura o el ticket.
La factura y el ticket son documentos que serán entregados, tanto a personas como a empresas, por los servicios prestados o los bienes entregados. Además, son utilizado como justificante de pago y permiten poder deducir las cuotas correspondientes al IVA soportadas, en el caso de que se tratara de una factura y el receptor de la misma fuera un empresario o profesional
Supuestos en los que se puede utilizar el ticket como elemento sustitutivo de la factura:
Según el artículo 4 (facturas simplificadas) del Real Decreto 1619/2012, por el que se regulan las obligaciones de facturación: se considera como documento sustitutivo de las facturas el ticket:
La obligación de expedir factura podrá ser cumplida, mediante la expedición de ticket y copia de este, en las operaciones que se describen a continuación, cuando su importe no exceda de €3000, iva incluido.
• Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes de los productos entregados. Tendrán la consideración de ventas al por menor: las entregas de bienes muebles corporales o sin movientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional, sino como consumidor final de aquellos. No se reputará como ventas al por menor, las que tengan por objeto bienes que por sus características objetivas, envasado, presentación o estado de conservación, sean principalmente de utilización empresarial o profesional.
• Ventas o servicios de ambulancia
• Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
• Transportes de personas y sus equipajes
• Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como su suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto
• Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
• Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador
• Servicios de peluquería y prestados por institutos de belleza.
• Utilización de instalaciones deportivas.
• Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos
• Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
• Alquiler de películas
• Servicios de tintorería y lavandería
• Utilización de autopistas de peaje.
• Así como las que autorice el departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales
Supuestos en los que no se podrá utilizar el ticket y en los que existe obligación de expedir factura.
• Aquellos en los que los destinatarios tengan las características de empresarios o profesionales y actúen de forma similar, con independencia del régimen de tributación escogido por el empresario o profesional.
• Aquellas en las que el destinatario así lo requiera para el ejercicio de derechos sea cual sea su tributación
• Entrega de bienes destinados a otro estado por el surgimiento de operaciones comerciales o bien a cualquier estado no perteneciente a la comunidad europea, con carácter general.
• Aquellos destinatarios que sean personas jurídicas y que no actúen como empresarios o profesionales o sean administraciones públicas, estado, comunidades autónomas y corporaciones locales
Estructura de los tickets o facturas simplificadas.
Artículo 7 Real Decreto 1619/2012, contenido de las facturas simplificadas:
Sin perjuicio de los datos o requisitos que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones las facturas simplificadas y sus copias contendrán los siguientes datos o requisitos:
1. Número y en su caso serie, la numeración de las facturas simplificadas dentro de cada serie será correlativa
Se podrán expedir facturas simplificadas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen, entre otros en los siguientes casos:
• Cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones.
• Cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.
• Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros a qué se refiere el artículo 5, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta
• Las rectificativas.
• Cuando el empresario o profesional expida facturas conforme a este artículo y el artículo 6 para la documentación de las operaciones efectuadas en un mismo año natural, será obligatoria la expedición mediante series separadas de unas y otras
2. La fecha de su expedición: fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que en su caso se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura
3. Número de identificación fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición
4. La identificación del tipo de bienes entregados, de servicios prestados, tipo impositivo aplicado y opcionalmente, también la expresión IVA incluido.
Así mismo cuando una misma factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos del impuesto sobre el valor añadido, deberá especificarse por separado además la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
5. Contraprestación total.
En caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.
En los supuestos a que se refieren las letras j) a p) del artículo 6.1 de este reglamento deberá hacerse constar las menciones referidas en las mismas
A efectos de lo dispuesto en el artículo 97.1 de la ley del impuesto, cuando el destinatario sea un empresario profesional y así lo exija el expedidor de la factura simplificada, deberá hacer constar, además los siguientes datos:
• Número de identificación fiscal atribuido por la administración tributaria española, en su caso por la de otro estado miembro de la unión europea, así como el domicilio del destinatario de las operaciones.
• La cuota tributaria, que en su caso se repercuta que deberá consignarse por separado También deberán hacerse constar los datos referidos en el apartado anterior, cuando el destinatario de la operación no sea un empresario o profesional y así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
Cuando el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT aprecie que las prácticas comerciales o administrativas del sector de actividad de que se trate o bien las condiciones técnicas de expedición de las facturas simplificadas recomienden la consignación de mayores o menores menciones de las señaladas en los apartados anteriores, podrá:
A. Exigir la inclusión de menciones adicionales a las señaladas en los apartados anteriores, sin que en ningún caso pueda exigirse más información que aquella a la que hace referencia el artículo 6.
B. Autorizar la expedición de facturas simplificadas que no incluyen las menciones señaladas en los apartados 1 letras a), c), f), g) e i) y 2 anteriores, siempre que en los casos de omisión de las menciones a que se refieren las letras en el apartado 1 mencionadas, se haga constar la cuota tributaria o los datos que permitan calcularla
Cuando expedir factura simplificada (tickets)
(Artículo 4 del Real Decreto 1619/2012)
Cuando el importe no exceda de 400 euros (IVA incluido)
Cuando se expida factura rectificativa
Cuando su importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido, en las operaciones que se describen a continuación:
1. Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados.
2. Ventas o servicios en ambulancia.
3. Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
4. Transportes de personas y sus equipajes.
5. Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
6. Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
7. Servicios telefónicos en cabinas telefónicas de uso público
8. Servicios de peluquería e institutos de belleza.
9. Utilización de instalaciones deportivas.
10. Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
11. Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
12. Alquiler de películas.
13. Servicios de tintorería y lavandería.
14. Utilización de autopistas de peaje.
Tema 2: Utilización de la factura electrónica
Introducción
A lo largo de la presente unidad didáctica se estudiará la utilización de la factura electrónica
Una factura electrónica es ante todo una factura, es decir tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.
Recordemos que una factura es, fundamentalmente, un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios
Se analizarán los beneficios de la factura electrónica, entre los que destaca la oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío, el ahorro en el gasto de papelería, la facilidad en los procesos de auditoría, la mayor seguridad en el resguardo de los documentos, la menor probabilidad de falsificación, la agilidad de la localización de información, la eliminación de espacios para almacenar documentos históricos, procesos administrativos más rápidos y eficientes
Finalmente se anunciarán diferentes tipos de fracturas entre las que encontramos: autofacturas, ordinarias, rectificativas y recapitulativas.
Objetivos:
1. Analizar la utilización de la factura electrónica
2. Estimar los beneficios de la factura electrónica
3. Identificar los tipos de factura
Utilización de la factura electrónica.
Una factura electrónica es similar a la factura tradicional, está formada por los mismos componentes y dispone de los mismos efectos legales que una factura en papel. Es importante recordar que una factura es un comprobante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.
Es de vital relevancia tener en cuenta que la realización de una factura electrónica depende del consentimiento del destinatario.
Utilizar factura electrónica mejora la competitividad de las grandes empresas, pymes y micro pymes, ya que permite que estas organizaciones mejoren los tiempos en la realización de las diferentes operaciones
En el caso de las Administraciones Públicas, en 2015 se introdujeron nuevas medidas, que hacen obligatoria su empleo en la administración pública y entre las grandes empresas. A partir del 15 de enero de 2015, las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas se modificaron, debían realizarse vía telemática.
Aunque el uso de la factura electrónica ya cuenta con numerosos años, en la actualidad no se ha conseguido extender entre las pymes y los autónomos, salvo que actúen como proveedores de determinadas grandes empresas.
Desde 2015 su uso es obligatorio para trabajar como proveedor de las instituciones públicas, lo cual contribuirá a extender su uso y a proteger a pymes y autónomos de la morosidad
Beneficios
Según análisis estadísticos, el volumen de las empresas y el ahorro por concepto de administración de facturas derivados de la realización de operaciones comerciales puede variar entre el 40% y el 80%. Entre las causas que permiten este ahorro están los siguientes:
1. Oportunidad referida a la información, cuando se envía y se recibe
2. Ahorro en el gasto de papelería, al usarse el formato digital
3. Facilidad y agilidad en los procesos de auditoría
4. Mayor seguridad en el resguardo de los archivos
5. Menor probabilidad de falsificación
6. Agilidad en la localización de información
7. Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
8. Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
Por otro lado, una vez que las empresas comiencen a trabajar con esta tecnología se verán impulsadas a digitalizar otros documentos, consiguiendo eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa
El control tributario aumentará con la factura electrónica ya que permite más control sobre el cumplimiento tributario y reducción de la fiscalización.
Tipos de facturas.
En este apartado se realiza una clasificación de los distintos tipos de factura que la ley permite emitir.
Emanan de la lectura del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y se han clasificado de esta forma para ayudar a su comprensión y para mantener una idea clara de las posibilidades que se nos ofrecen.
Las facturas pueden ser:
A. Factura ordinaria.
B. Factura rectificativa.
C. Factura recapitulativa.
D. Factura proforma.
E. Factura simplificada y factura completa.
F. Autofactura.
G. Factura electrónica.
A continuación, comentaremos en qué consiste cada una de las facturas mencionadas anteriormente:
A. Facturas Ordinarias
La factura ordinaria es el tipo de factura que se usa con más frecuencia.
Este tipo de factura documenta una operación comercial, bien sea de compraventa o de prestación de algún servicio.
Debe contener todos los datos acerca de la operación que se lleva a cabo, como son: el número de factura, la fecha de expedición, nombre y apellidos o razón social, número de identificación fiscal, domicilio (tanto del emisor como del destinatario), descripción de la operación llevada a cabo, el tipo impositivo del IVA, el porcentaje de retención del IRPF, la cuota tributaria, el importe total a pagar, y la fecha en que se haya producido la operación de que se trate.
B. Factura rectificativa
Las facturas rectificativas son aquellas que dan soporte a las modificaciones que se realizan sobre las facturas ordinarias, ya sea por un error, por una devolución de material, comisiones por volumen de compra.
• Algunos de los motivos que pueden llevar a crear este tipo de facturas son:
a. Error en los datos incluidos.
b. Error a la hora de calcular los importes.
c. Ausencia de información importante.
d. IVA calculado erróneamente.
• Situaciones en las que deben expedirse:
a. Cuando la factura original no cumpla con el contenido mínimo de las facturas, regulado en el artículo 6 o 7 del reglamento de facturación Real Decreto 1619/2012
b. Situaciones:
a. Cuando las cuotas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente
b. Cuando se den las circunstancias del artículo 80 de la ley de IVA, ley 37/1992 del impuesto sobre el valor añadido (devolución de envases o embalajes, descuentos o bonificaciones otorgadas con posterioridad al momento donde la operación comercial se haya llevado a cabo, cuando por resolución se queden sin efecto o se cambian las operaciones realizadas y por auto declaración concursal del destinatario).
• No será obligatoria la expedición de factura rectificativa cuando:
Exista devolución (mercancías envases y embalajes) y exista un posterior suministro al mismo destinatario
Se podrá practicar la rectificación por las mencionadas deducciones en la factura que se emita, por la nueva cuantía referente al suministro, eliminando las citadas devoluciones del importe del citado nuevo suministro, con independencia de que su resultado favorable o desfavorable para la empresa, siempre que el tipo impositivo aplicable a las operaciones sea el mismo
• Plazo para la expedición de la factura o documento rectificativo
La expedición de la factura o documento rectificativo debe realizarse tan pronto como se detecta el motivo por el que debe emitirse un documento rectificativo.
Como límite, no pueden haber transcurrido cuatro años desde que se realizó el devengo del impuesto de IVA o se produjeron las circunstancias que motivaron la modificación de la base imponible de dicho impuesto, contenido de la factura rectificativa.
• Requisitos que debe contener una factura rectificativa.
La factura rectificativa contiene los requisitos comunes de todas las facturas, pero además también contiene:
o Datos que identifican la factura rectificada como por ejemplo el número de factura y la fecha de expedición.
o La rectificación que se lleva a cabo.
o La condición de factura rectificativa.
o Motivos que causan la rectificación.
o El tipo impositivo y la cuota repercutida tienen que reflejar la rectificación efectuada bien indicando directamente el importe de la rectificación (ya sea positivo o negativo) o bien consignándolas como quedan al rectificarlas en cuyo caso se especificará también el importe de la rectificación.
o Será obligatorio que tengan una serie específica de numeración.
Se permite la posibilidad de realizar la rectificación de varias facturas o documentos sustitutivos, en un único documento o factura de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas
Cuando el cambio de la base imponible, se debe a la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones o cuándo lo autorice el departamento de gestión tributaria de la agencia estatal de Administración Tributaria, no será precisa la identificación de las facturas o documentos sustitutivos rectificados, bastando la determinación del periodo al que se refieran.
Los datos relacionados a la base imponible y la cuota tributaria, podrán indicarse de la siguiente forma:
a. Indicando directamente la cuantía de la corrección
b. O bien, señalando cómo ha quedado tras la mencionada rectificación. Señalando igualmente en este caso la cuantía de dicha rectificación
En caso de que el documento rectificativo sea emitido debido a la rectificación de la repercusión del impuesto y esta requiera la presentación de una declaración liquidación extemporánea o se pueda realizar mediante la presentación de una solicitud de devolución de ingresos indebidos, en él deberá mostrarse el periodo de declaración liquidación en el curso en que se realizaron las operaciones.
C. Factura recapitulativa
La factura recapitulativa permite incluir en una sola factura, varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que estén comprendidas en distintas fechas, pero en un mismo mes natural.
Cuando el destinatario de la operación es empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.
En las entregas de bienes comprendidas en el artículo 75.Uno.8.º de la Ley del Impuesto, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.
De cualquier modo, deben emitirse antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto
D. La factura proforma
Documenta una oferta comercial, indicando los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador a un determinado precio, con lo cual su finalidad es que el comprador disponga del máximo posible de información relativa a la futura compra que va a realizar.
Por ello no tiene valor contable ni sirve de justificante, por lo que no se numera, ni se aconseja firmarlas o sellarlas, salvo que el cliente lo solicite de forma explícita.
Si la venta es cerrada totalmente se le exigirá al vendedor, la emisión de la factura según lo acordado
En la factura proforma es importante en la conservación de esta factura, conservándola, como un documento más originado en las operaciones comerciales.
La factura proforma suministra la misma información que una factura ordinaria y además debe recoger los siguientes datos:
a. El carácter de proforma, expresamente.
b. El número de documento.
c. La fecha de validación, esta fecha indica la fecha límite a partir del cual el vendedor no está obligado a conservar condiciones de la operación señaladas en dicha factura
Copia de la factura: documenta la operación para el emisor por los mismos datos que el original Debe llevar la indicación de copia, para permitir distinguirla del original
d. Duplicado de la factura: documenta la operación para el receptor en caso de pérdida del original. La expide el mismo emisor que expidió el original y tiene los mismos datos que el original, especialmente para el caso de que reaparezca el original. Los empresarios y profesionales o sujetos pasivos, solo podrán expedir una original de cada factura o documento sustitutivo. La expedición de ejemplares duplicados de los originales de las facturas o documentos sustitutivos, únicamente serán visibles en los siguientes casos:
a. Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios, en este caso deberá determinarse en el original y en cada uno de los duplicados, la parte de la base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos
b. En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa
E. Facturas Simples o Facturas Completas
Las facturas dependiendo de si contienen más o menos datos pueden ser facturas simples o facturas completas.
Cuando cumplen con todos los requisitos establecidos por la Ley son facturas completas, o bien si solo cumplen algunos requisitos son facturas simplificadas.
Tras la aprobación del último reglamento de facturación en Diciembre de 2012, desaparece el tícket como documento contable y pasa a englobarse dentro de la factura simplificada, que podrá emitirse, como sustituta de éste cuando su importe no exceda de 3.000 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido, en las misma operaciones en las que antes se admitía ticket, como el comercio al por menor, la hostelería o el transporte de personas.
La factura simplificada podrá emitirse, igualmente, y a elección del emisor, cuando su importe no exceda de 400 euross, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido, o cuando deba expedirse una factura rectificativa.
El concepto de factura simplificada ha sido tratado en detalle a lo largo del Tema 1.
F. Autofacturas o facturación por destinatarios.
En el reglamento actual artículo 5 del Real Decreto 1619/2012, se reconoce la posibilidad de confiar la creación de la factura, en los destinatarios
El empresario o profesional sigue siendo el máximo responsable del cumplimiento de tales obligaciones establecidas por la ley, en relación al registro de facturas.
Para que se pueda generarse la autofactura se han de cumplir las siguientes condiciones:
a. Requiere autorización por parte de la Agencia Tributaria en ciertas circunstancias. Lo regula el artículo 5 del Reglamento de Facturación.
b. Empresario y destinatario deberán llegar a un acuerdo, por el que el primero autorice al segundo, la formalización de las facturas correspondientes a dichas operaciones Este acuerdo se deberá realizar previamente a la realización de las operaciones y será necesario que se especifiquen.
c. Cada factura formalizada deberá ser objeto de un procedimiento, donde se acepte, por parte del empresario que haya realizado la operación Este procedimiento se ajustará a lo que determinen las partes
d. El destinatario de la factura deberá enviar una copia al empresario que las realizó
e. Estas facturas serán formalizadas en nombre y por cuenta del empresario que haya realizado las operaciones que en ella se informan Podríamos definir las autofacturas, como aquellas que tienen como destinatario y expedidor la misma persona y que por tanto, en la declaración del IVA figuran con la misma cuota para IVA soportado y repercutido
¿Para qué se utiliza una autofactura?
Este tipo de facturación es habitual cuando una empresa comisiona a otras empresas o particulares.
La autofactura suele ser utilizada por grandes empresas liquidar márgenes comerciales o comisiones, por ejemplo Amazon con sus afiliados, Google Adsense con sus generadores de contenidos.
Este tipo de facturación se realiza para evitar a empresas o particulares las obligaciones de facturación, que asume el cliente que dispone de toda la información necesaria para elaborarla, pero teniendo en cuenta que los obligados por la misma se mantienen.
G. Factura electrónica.
La factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel.
La diferencia únicamente reside en que la transmisión es por medios electrónicos y telemáticos. De esta forma, la factura electrónica se define legalmente como “aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación para cualquier factura en papel y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.
Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.
La factura electrónica está regulada por la siguiente normativa:
• Reglamento de facturación que se recoge en el Real Decreto 1619/2012 y que entró en vigor el 1 de Enero de 2013.
• Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
Novedad: la factura electrónica obligatoria con la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre)
El artículo 12, relativo a la facturación electrónica entre empresarios y profesionales, comenzará a aplicarse en el plazo de un año a partir de su desarrollo reglamentario para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros. Para el resto de empresarios y profesionales, el margen de adaptación será de dos años desde la aprobación de dicho desarrollo reglamentario.
Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, en octubre de 2022, la factura electrónica será obligatoria en todas las operaciones entre autónomos y empresas.
Así, la factura electrónica para autónomos deja de ser una opción para ser un requisito legal en todas aquellas operaciones cuyo cliente sea una empresa o un autónomo.
Tema 3: Obligaciones legales de los expedidores de factura electrónica
Introducción
A lo largo de la presente unidad didáctica se estudiarán las obligaciones de los expedidores de factura electrónica.
Para ello se atenderá en primer lugar a las obligaciones legales reguladas en el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, posteriormente se determinarán las obligaciones legales de los expedidores de factura electrónica, para finalmente llevar a cabo una revisión de la normativa aplicable en los aspectos que la ley recoge a este respecto.
Objetivos
• Determinar las obligaciones legales
• Analizar las obligaciones legales de los expedidores de factura electrónica
• Comprender la normativa aplicable en relación a las facturas electrónicas.
• Obligaciones legales de los expedidores de factura electrónica
Obligados a expedir factura
Los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de la misma.
También deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.
En todo caso, los empresarios y profesionales están obligados a emitir una factura en los siguientes supuestos:
• Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
• Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
• Exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos).
• Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
• Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
• Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.
• Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
Por otra parte, en el Art. 1 del RD 1619/2012, encontramos la obligatoriedad inherente a los empresarios o profesionales de expedir y entregar factura o cualquier otro justificante, que
verifique la operación llevada a cabo por el ejercicio de su actividad empresarial o profesional y además establece que quien emiten facturas, tendrán la obligación de conservar copia o matriz estas facturas.
De igual forma, los empresarios o profesionales deberán conservar las facturas o justificantes recibidos por las distintas operaciones en las que tuvieran la consideración de destinatarios
Concepto de empresario o profesional
Los empresarios y profesionales se definen de una forma específica en el IVA. Así, tienen esta consideración:
1. Quienes realicen actividades empresariales o profesionales, salvo que las efectúen exclusivamente a título gratuito.
2. Las sociedades mercantiles, salvo prueba en contrario.
3. Quienes exploten un bien corporal o incorporal con el fin de obtener ingresos continuados en el tiempo. En particular, los arrendadores de bienes.
4. Quienes urbanicen terrenos, promuevan, construyan o rehabiliten edificaciones destinadas a su venta, adjudicación o cesión, aunque sea ocasionalmente.
5. Los particulares que realicen a título ocasional la entrega de un medio de transporte nuevo exenta del impuesto por destinarse a otro Estado miembro de la Unión Europea, los cuales serán empresarios únicamente respecto de esta operación.
La condición de empresario o profesional, en los casos a que se refieren los cuatro primeros guiones, se tiene a efectos del IVA, desde el momento en que se adquieran bienes o servicios con la intención, confirmada con elementos objetivos, de destinarlos al desarrollo de las correspondientes actividades.
El RD 1619/2012 en su artículo 2.2 establece que “deberá” expedirse factura en las siguientes operaciones:
a) Aquellas en las que el destinatario sea un empresario o profesional, que ejerza como tal independientemente del régimen de tributación al que se encuentre acogido el empresario o profesional que realice la operación o cuando el destinatario así lo exija, para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria
b) Las entregas de bienes destinados a otro Estado miembro, a la que se refiere el artículo 25 de la ley del impuesto
c) Las entregas de bienes a las que se refieren el artículo 68, 3.5 de la ley del impuesto, cuando por aplicación de las reglas referidas en dicho precepto se entienden realizadas en el territorio de aplicación del impuesto
d) Las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la Comunidad Europea, a las que se refiere el artículo 21 1º y 2º de la ley del impuesto, excepto las efectuadas en las tiendas libres de impuestos.
e) Las entregas de bienes que han de ser objeto de instalación o montaje, antes de su puesta a disposición, a las que se refiere el artículo 68.2 2º de la ley del impuesto.
f) Aquellas de las que sean destinatarias personas jurídicas, que no intervengan como empresarios o profesionales independientemente de que se encuentren establecidas en el territorio de aplicación del impuesto o no, con las Administraciones Públicas.
En el artículo 2.3, la obligatoriedad de expedir factura se ajustará a lo que establezca el reglamento en las siguientes operaciones:
a. Cuando la entrega de bienes o la prestación de servicios, a qué se refiere a se entienda realizada en el territorio de aplicación del impuesto Salvo que el proveedor del bien o prestador del servicio no se encuentre establecido en el citado territorio
b. El sujeto pasivo del impuesto sea el destinatario para quien se realice la operación sujeta al mismo y la factura no sea expedida por este último, con arreglo a lo establecido en el artículo 5 de este reglamento.
c. Cuando el proveedor o prestador esté establecido en el territorio de aplicación del impuesto, tenga en el mismo un establecimiento permanente o en su defecto en lugar de su domicilio o residencia habitual a partir del cual se efectúa la entrega de bienes o prestación de servicios y dicha entrega o prestación conforme a las reglas de localización, aplicables a las mismas, no se entiende realizada en el territorio de aplicación del impuesto, en los siguientes supuestos:
a. Cuando la operación esté sujeta en otro Estado miembro, el sujeto pasivo del impuesto sea el destinatario, para quien se realice la operación y la factura no sea materialmente expedida por este último en nombre y por cuenta del proveedor del bien o prestador del servicio
b. Cuando la operación se entienda realizada fuera de la comunidad
En su artículo 2.4 se establece que tendrá la consideración de justificante contable a que se refiere el número 4.º del apartado uno del 97 de la Ley del Impuesto, cualquier documento que sirva de soporte a la anotación contable de la operación cuando, quien la realice sea un empresario o profesional no establecido en la Comunidad.
Artículo 3. Excepciones a la obligación de expedir factura.
En el punto 1) determina que existen determinados supuestos en los que no será obligatorio expedir factura:
a. Las operaciones exentas del impuesto sobre el valor añadido, en virtud de lo establecido en el artículo 20 de su ley reguladora, con excepción de las operaciones a que se refiere el apartado siguiente No obstante, la expedición de facturas será obligatoria en las operaciones exentas de este impuesto, de acuerdo con el artículo 20.1.2º, 3º, 4º, 5º, 15º, 20º, 21º, 22º, 24º y 25º de la ley del impuesto.
b. Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia. No obstante, deberá expedirse factura en todo caso por las entregas de inmuebles sujetas y no exentas al impuesto.
c. Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al régimen simplificado del impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos. No obstante, deberá expedirse factura, en todo caso por las transmisiones de activos fijos a qué se refiere el artículo 123.1.B) 3º de la ley del impuesto.
d. Aquellas otras, en las que así se autorice por el departamento de gestión tributaria de la agencia estatal de Administración Tributaria, en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales
En su punto 2, establece que no existirá obligación de expedir factura cuando se trate de las prestaciones de servicios definidas en el artículo 20. 1.16º y 18º. Apartados a) a n) de la ley del impuesto salvo que:
a. Conforme a las reglas de localización aplicables a las mismas, se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto en otro Estado miembro de la Unión Europea y estén sujetas y no exentas al mismo
b. Conforme a las reglas de localización aplicables a las mismas, se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto, Canarias, Ceuta o Melilla, estén sujetas y exentas al mismo y sean realizadas por empresarios o profesionales distintos de entidades aseguradoras y entidades de crédito, a través de la sede de su actividad económica o establecimiento permanente situado en el citado territorio.
Finalmente en el punto 3 determina que tampoco estarán obligados a expedir factura a los empresarios o profesionales por las operaciones realizadas en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al régimen especial de la agricultura ganadería y pesca, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 16.1 de este reglamento.
Obligaciones legales de los expedidores de factura electrónica.
La expedición de la factura electrónica se encuentra regulada en diferentes artículos del reglamento de facturación, RD 1619/2012.
En el artículo dos del reglamento por el que se regula las condiciones de facturación, en cuanto a la obligación de expedir factura, tenemos el artículo 164 uno 3º de la ley 37 / 1992 de 28 de diciembre del impuesto sobre el valor añadido, que expone que los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de esta, por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que se hagan en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del impuesto, en los términos establecidos en el reglamento que regula la facturación, sin más excepciones que las previstas en él, esta obligación incumbe a los empresarios o profesionales acogidos al impuesto sobre el valor añadido.
El artículo 5 de la Orden EHA 962/2007 de 10 de abril, por el que se desarrollan las disposiciones de facturación electrónica contenidas en el Real Decreto 1496/2003, que aprueba el reglamento sobre facturación, define los conceptos de:
a. Copia de factura
Se entiende por copia de factura o justificante un documento sustitutivo en soporte papel, que tuviera el mismo soporte formato y contenido que el documento original y dispusiere de alguna mención expresa en cuanto a su condición, es decir la inclusión de la expresión “copia” en las facturas o documentos electrónicos sustitutivos.
La copia será un fichero idéntico al original, cuando el original haya sido firmado electrónicamente la copia se refiere al fichero firmado
b. Matriz de una factura
Se entiende por matriz de una factura o documento sustitutivo, conjunto de facturas o documentos sustitutivos expedidos: al conjunto estructurado de datos, tablas, bases de datos o
sistemas de ficheros que tuvieren almacenados todos los datos reflejados en las facturas o documentos sustitutivos, junto a los programas o aplicaciones que permitan al expedidor la generación de las facturas o documentos sustitutivos y la obtención de copias y de duplicados.
Obligación de conservar las facturas
Los empresarios y profesionales deberán facturas y conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años (artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y 165.Uno de la Ley 37/1992).
Según el artículo 19 del RD 1619/2012, la conservación de los documentos expedidos debe hacerse ordenadamente, de modo que, independientemente del formato o soporte empleado, quede garantizada su legibilidad, debiendo el obligado tributario facilitar a requerimiento de la Administración Tributaria el descifrado y la decodificación de datos no auto explicativos.
Deben conservarse los siguientes documentos:
• Facturas recibidas.
• Copias o matrices de las facturas expedidas.
• Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
• Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
Asimismo, deberá facilitar el acceso completo a los documentos, garantizando la consulta directa a todos los documentos copias y matrices, sí para la llevanza y conservación de los documentos expedidos las copias o matrices se utilizase un sistema de almacenamiento informático, tanto local como remoto.
Se entenderá por acceso completo aquel que posibilite:
1. Una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos, con todo el detalle de su contenido
2. La búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deba reflejarse en los libros registro regulados en el artículo 62 y siguientes del real decreto 1624/1992 de 29 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento del impuesto sobre el valor añadido
3. La copia o descarga en línea de los formatos originales
4. La impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.
Factura simplificada
El ordenamiento jurídico nos habilita para la emisión de facturas simplificadas, como excepción a la obligación de emitir factura ordinaria, en el artículo 4 del DR 1619/2012.
Artículo 4.1, determina que se puede expedir factura simplificada en los siguientes supuestos:
a. Cuando su importe no exceda de 400€ IVA incluido.
b. Cuando deba expedirse una factura rectificativa.
Artículo 4.2: Los empresarios o profesionales podrán emitir facturas simplificadas cuando el importe no excediera de €3000 (IVA incluido), en las siguientes operaciones:
a) Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados. Definiendo como ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional, sino como consumidor final de aquellos. No se reputarán ventas al por menor las que tengan por objeto bienes que, por sus características objetivas, envasado, presentación o estado de conservación, sean principalmente de utilización empresarial o profesional.
b) Ventas o servicios en ambulancia.
c) Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
d) Transportes de personas y sus equipajes.
e) Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
f) Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
g) Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.
h) Servicios de peluquería y los prestados por institutos de belleza.
i) Utilización de instalaciones deportivas.
j) Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
k) Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
l) Alquiler de películas.
m) Servicios de tintorería y lavandería.
n) Utilización de autopistas de peaje.
En el apartado 3, se autoriza al Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria a establecer en que situaciones, distintas a las señaladas en los apartados anteriores, se podrá expedir facturas simplificadas, cuando las prácticas comerciales o administrativas del sector de actividad de que se trate, o bien las condiciones técnicas de expedición de las facturas, dificulten particularmente la inclusión en las mismas de la totalidad de los datos o requisitos previstos en el artículo 6 (contenidos de las facturas)
También se recoge (artículo 2.4) una serie de operaciones en las que no podrá expedirse factura a su unificada:
a. Las entregas de bienes destinados a otro Estado miembro de que se refiere el artículo 25 de la ley del impuesto
b. Las entregas de bienes a qué se refiere el artículo 68.3 y 5 de la ley del impuesto cuando, por aplicación de las reglas referidas en dicho precepto, se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto
c. Las entregas de bienes o las prestaciones de servicios que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto, cuando el proveedor del bien o prestador del servicio no se encuentre establecido en el citado territorio, el sujeto pasivo del impuesto sea el destinatario para quien se realice la operación sujeta al mismo y la factura sea expedida por este último, con arreglo a lo establecido en el artículo 5 de este reglamento.
d. Las entregas que viene son prestaciones de servicios a qué se refiere el artículo 2.3 b), a´) y b´).
Contenido de la factura
De entre los requisitos que deben reunir las facturas vamos a analizar tanto el contenido de la factura y sus copias como el de la factura simplificada
Toda factura deberá incluir:
• Su número y en su caso serie.
• La fecha de expedición
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Número de Identificación Fiscal (NIF) atribuido por la Administración Tributaria española, o en su caso por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación, el obligado a expedir la factura De igual forma en el artículo 6 apartado 1, punto d) se recoge, en una serie de supuestos, en los que será obligatoria la consignación del número de identificación fiscal
• Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Si su negocio tuviera varias localizaciones, deberá indicarse la ubicación de la sede de la actividad o establecimiento relevante para la determinación del régimen de tributación correspondiente.
• Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto tal y como esta se define por los artículos 78 y 79 de la ley del impuesto, correspondiente a aquellas y su importe, incluyendo el precio unitario el impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario
• El tipo impositivo correspondiente a la operación realizada
• La cuota tributaria
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan, o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
• En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura, este exenta del impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la directiva 2006/112/CE de 28 de noviembre, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido o a los preceptos correspondientes de la ley del impuesto o indicación de que la operación está exenta Lo dispuesto en esta letra, se aplicará, asimismo, cuando se documenten varias operaciones en una única factura y las circunstancias que se han señalado se refieren únicamente a parte de ellas
• En las entregas de medios de transporte nuevos a que se refiere el artículo 25 de la ley del impuesto, sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias de corridas y horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
• En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador de conformidad con lo establecido en el artículo 5 de este reglamento, la mención facturación por el destinatario
• En el caso de que el sujeto pasivo del impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación la mención, “inversión del sujeto pasivo”.
• En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención “régimen especial de las agencias de viajes”.
• En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención “régimen especial de los bienes
usados”, “régimen especial de los objetos de arte” o “régimen especial de las antigüedades y objetos de colección”.
• En el caso de aplicación del régimen especial del criterio de caja, la mención “régimen especial del criterio de caja”.
Además, se deberán especificar por separado, a la parte correspondiente a la base imponible a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura en los siguientes casos:
a. Cuando se documenten operaciones que estén exentas del impuesto sobre el valor añadido y otras en las que no se den dichas circunstancias.
b. Cuando se incluyan operaciones en las que el sujeto pasivo del impuesto sobre el valor añadido correspondiente a aquella sea su destinatario y otras en las que no se dé esta circunstancia.
c. Cuando se comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos del impuesto sobre el valor añadido
Contenido de las facturas simplificadas
• Número y en su caso serie
• La fecha de su expedición.
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en la que o en su caso se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
• Número de identificación fiscal, así como el nombre y apellidos, razón social o denominación social completa del obligado a su expedición
• La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
• Tipo impositivo aplicado y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”. Asimismo, cuando una misma factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos del impuesto sobre el valor añadido, deberá especificarse por separado, además, la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones
• Contraprestación total.
• En caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.
• En los supuestos a que se refieren las letras j) a p) del artículo 6.1 de este reglamento, deberá hacerse constar las menciones referidas en las mismas
Si el destinatario de la operación fuere un empresario o profesional y así lo exija el expedidor de la factura simplificada, deberá hacer constar los siguientes datos:
• Número de identificación fiscal atribuido por la Administración Tributaria española o en su caso por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, así como el domicilio del destinatario de las operaciones
• La cuota tributaria que en su caso se repercuta, que deberá consignarse por separado.
Por otro lado, el ordenamiento recoge la potestad para la AEAT de recomendar la consignación de mayores o menores menciones de las señaladas en los apartados anteriores, podrá:
a. Exigir la inclusión de menciones adicionales en las señaladas en los apartados anteriores, sin que en ningún caso pueda exigirse más información que aquella a la que hace referencia el artículo 6.
b. Autorizar la expedición de facturas simplificadas, que no incluyan las menciones señaladas en los apartados 1, letras a), c), f) g) e i) y 2 anteriores, siempre que, en los casos de omisión de las menciones a que se refieren las letras f) o g) del apartado 1 mencionadas, se haga constar la cuota tributaria o los datos que permitan calcularla.
Los acuerdos a qué se refiere este apartado deberán ser objeto de la debida publicidad por parte de la agencia estatal de Administración Tributaria
Medios para la expedición de facturas
El RD 1619/2012, en su artículo 8.1, concede libertad en cuanto a la elección del medio a utilizar para expedir las facturas en papel o formato electrónico, siempre que:
1. Se garantice la autenticidad de su origen.
2. Integridad del contenido.
3. Legibilidad desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
En los apartados 2 y 3 y párrafos subsiguientes del artículo 8, establece en cuanto a la autenticidad e integridad de las facturas, lo siguiente:
• La autenticidad del origen de la factura en papel o electrónica garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.
• La integridad del contenido de la factura garantizará que el mismo no ha sido modificado
Para garantizar la autenticidad e integridad de la factura, podemos valernos de cualquier medio de prueba admitido en derecho.
En concreto se garantizará a través de los controles de gestión tradicionales, en la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo. Estos controles deben permitirnos establecer un nexo entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.
Factura electrónica
Este término se encuentra definido en el artículo 9 del presente RD 1619/2012:
“Se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en este reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.
En concreto y basándonos en la definición dada en el artículo, definiríamos a la factura electrónica como: “factura u otros justificantes expedidos a raíz de las operaciones realizadas en el desarrollo de una actividad empresarial o profesional y remitida en formato electrónico”.
Un requisito indispensable para que una factura electrónica sea válida, es el consentimiento del sujeto destinatario
Autenticidad e integridad de la factura en formato electrónico
Podrá garantizarse la autenticidad del origen y la integridad del contenido a través de los medios establecidos en el artículo 8 del presente RD, sin embargo, su autenticidad e integridad quedará garantizada por alguno de los siguientes puntos (artículo 10, RD 1619/2012):
a. Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo dos de la mencionada directiva o bien en un certificado reconocido de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 10 del artículo dos de la mencionada directiva.
b. Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo dos del anexo primero y de la recomendación 94/820/CE de la comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevé a la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
c. Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la agencia estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma
Plazo de expedición
Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación tal y como queda señalado en el artículo 11
No obstante, existen una serie de supuestos que excepcionan lo anterior:
a. Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación
b. En las entregas de bienes comprendidas en el artículo 75.1. 8 punto de la ley del impuesto, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente
c. En las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja regulado en el capítulo 10º del título noveno de la ley del impuesto, la expedición de la factura deberá realizarse en el momento de la realización de tales operaciones Salvo cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal en cuyo caso deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya realizado la operación.
Obligación de remisión de las facturas
Según el artículo 17 del RD 1619/2012, que contiene la obligación inherente a los expedidores de remitir los originales de las facturas expedidas por ellos o por terceros en su nombre, a los sujetos destinatarios de las operaciones que en estos quedan documentados
Plazo para la remisión de las facturas
El artículo 18 del RD 1619/2012 que establece que la obligación de remisión deberá cumplirse:
• En el mismo momento de su expedición
• Bien cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación.
• En el caso de las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja o de facturas rectificativas, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera realizado la operación o se hubiera expedido la factura respectivamente
Conservación de facturas
Plazos de conservación.
Existen distintos criterios:
• Criterio del Código de Comercio:
Los empresarios tendrán la obligación de conservar los documentos administrativos y facturas durante 6 años a partir del último asiento llevado a cabo en los libros o desde que el negocio cesó.
• Criterio del Código Penal
Durante un plazo de 10 años, si tenemos en cuenta el tipo agravado del delito fiscal del artículo 305 del Código Penal.
• Criterio de la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales
La Ley 10/2010 de Blanqueo de Capitales determina que los empresarios tendrán la obligación de guardar y conservar la documentación fiscal por un periodo mínimo de 10 años.
• Criterio del Impuesto sobre el Valor Añadido
Con carácter general, las facturas deben conservarse al menos por 4 años.
Existen normas especiales que obligan a los empresarios a conservar las facturas relacionadas con bienes de inversión durante 4 años cuando se trate de bienes muebles y durante 9 años cuando se trate de bienes inmuebles.
Formas
de conservación (art. 19 y 20 RD 1619/2012)
Estos documentos tanto en soporte papel como electrónico deberán conservarse en cualquier medio que:
a. permita garantizar su autenticidad
b. permita el acceso por parte de la AEAT, sin dilación alguna.
Estado conservación
Según lo que dispone el artículo 20.2 del RD 1619/2012, podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos
A estos efectos se entenderá por conservación por medios electrónicos: la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la comprensión numérica y almacenamiento de datos utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.
Lugar de conservación (art. 21 RD 1619/2012)
En cuanto al lugar de conservación de las facturas, el sujeto expedidor podrá determinar el lugar de cumplimiento de dicha obligación, en aras de facilitar el acceso a los órganos de la AEAT correspondientes ante cualquier solicitud sin demora injustificada
Si esta se conserva en un territorio fuera de España se entenderá que cumple con las obligaciones legales cuando quedare garantizado el acceso en línea, así como la carga remota y utilización por parte de la Administración Tributaria y de la documentación o información así conservadas
Obligaciones en materia tributaria
Entre las obligaciones tributarias establecidas en la Ley General tributaria en concreto en su artículo 29.2 encontramos la obligación de “expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias”.
Asimismo, los empresarios o profesionales deberán emitir factura y copia de esta, por las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizados en el marco de su actividad, así como conservar la misma.
En supuestos de inversión del sujeto pasivo, cuando se realice una operación con un empresario o profesional establecido fuera del territorio de la Unión, se deberá conservar el justificante contable de la operación; si la operación se realizase por un sujeto pasivo establecido en la comunidad, el destinatario tendrá que estar en posesión de la factura original expedida por el proveedor, que deberá contener los requisitos recogidos en el artículo 226 de la directiva 2006/ 112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006 (Directiva IVA).
Tema 4: Obligaciones legales de los actores de factura electrónica
Introducción
A lo largo de la presente unidad didáctica se estudiarán las obligaciones legales de los receptores de factura electrónica
Posteriormente, se abordará la recepción de la factura, así como la obligación del destinatario de recibir la factura y los requisitos a cumplir
Se analizarán los 5 pasos en la recepción de la factura electrónica: verificación de los contenidos mínimos exigibles a toda factura, verificación segura de la firma electrónica, contabilización y anotación en registros de IVA, almacenamiento y conservación de la factura electrónica
Objetivos
• Determinar las obligaciones legales en la recepción de la factura electrónica
• Analizar la recepción de la factura
• La obligación del destinatario de recibir la factura y los requisitos
• Comprender la normativa aplicable.
Obligaciones legales de los receptores de factura electrónica.
Nuestro ordenamiento jurídico recoge una serie de requisitos a cumplir para aceptar como válido una factura. Nos remitiremos a la orden EHA 962/2007 que regula la obligación inherente al respecto de verificar la firma y los certificados de las facturas transmitidas de forma electrónica.
A modo de introducción, estudiaremos las obligaciones en materia de recepción de factura, herramientas de verificación de firmas y vigencia de certificados, contabilización, conservación, accesibilidad y subcontratación
Recepción de la factura Requisitos
El destinatario, también conocido como receptor, debe prestar su consentimiento de forma expresa o por escrito, para poder recibir la factura por medio electrónico.
En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos, podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente, así se exige en el artículo 9.2 del RD 1619/2012, que expone que la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento
De igual forma, una vez hubiera recibido la misma deberá comprobar que la factura reúne los presupuestos mínimos que garanticen su autenticidad e integridad Estas quedarán garantizadas conforme a los siguientes medios:
a. Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece el marco comunitario para la firma electrónica basada en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo dos de la mencionada directiva
b. Un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo dos del anexo 1 de la recomendación 94/820/CE de la comisión de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevean la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos
c. Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la agencia estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados con la misma.
A continuación, pasamos a enumerar los pasos a seguir para la efectiva verificación de la factura.
Paso 1: Verificación de los contenidos mínimos exigibles a toda factura.
Dichos requisitos están regulados en el artículo 6 del RD 1619/2012 que establece como campos obligatorios: número de factura, fecha de expedición, razón social del emisor y receptor, domicilio del emisor y receptor, descripción de las operaciones, base imponible, tipo impositivo, fecha de prestación del servicio (si es distinta a la expedición).
Además de los requisitos mencionados, debe estar firmada mediante una firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido
Paso 2: Verificación segura de la firma electrónica.
El destinatario receptor de la factura o documento sustitutivo debe tener un dispositivo de verificación de firma electrónica, que es un programa del sistema informático para aplicar los datos de verificación
Los dispositivos de verificación de firma electrónica asegurarán siempre, que sea técnicamente posible, que el proceso de verificación de una firma electrónica de respuesta a los siguientes requisitos:
a. Que los datos empleados para comprobar la firma corresponden a los datos mostrados a la persona que verifica la firma
b. Que la firma se compruebe de forma fiable y el resultado de esa comprobación se presente correctamente.
c. Que la persona que verifica la firma electrónica pueda, en caso necesario, establecer de forma fiable del contenido de los datos firmados y detectar si han sido modificados
d. Que se muestre correctamente tanto la identidad del firmante, o en su caso aparezca claramente el empleo de un seudónimo, como el resultado de la verificación.
e. Que se verifiquen de forma fiable la autenticidad y la validez del certificado electrónico correspondientes
f. Que pueda detectarse cualquier cambio relativo a su seguridad
Paso 3: Contabilización y anotación en registros de IVA.
El destinatario de la factura electrónica una vez que ha verificado los contenidos mínimos exigibles a toda factura y la verificación segura de la firma electrónica, procederá a la contabilización y anotación en los correspondientes registros del IVA
Recordamos que los empresarios o profesionales sujetos a IVA deberán llevar los siguientes libros registros:
1. El libro de registro de facturas emitidas
En este libro hay que anotar de forma individualizada las facturas expedidas y los documentos sustitutivos de las mismas, relativas a todas las operaciones sujetas al IVA incluyendo por tanto las exentas y las derivadas de autoconsumos Dichas anotaciones pueden efectuarse en hojas separadas que después han de ser numeradas y encuadernadas correlativamente, para formar el libro de registros. La anotación de las mismas, reflejarán los siguientes datos: número de factura y serie, fecha de expedición, destinatario, base imponible o importe de la operación, tipo impositivo y cuota tributaria Como excepción al registro separado de los documentos de facturación expedidos, la normativa del IVA permite:
a. La anotación de asientos resúmenes de facturas o documentos sustitutivos, numerados correlativamente y expedidos en la misma fecha un importe total IVA incluido, no exceda de €6000, en los que hará constar: fecha, número, base imponible global, tipo impositivo y cuota global
b. Anotar en varios asientos correlativos una sola factura cuando incluya operaciones que tributen a tipos distintos
c. Deberá anotarse de forma separada en los siguientes supuestos: las facturas expedidas en los casos de inversión del sujeto pasivo, las facturas o documentos sustitutivos o rectificativos
En ambos casos se deberá reflejar los siguientes datos: número, fecha de expedición, identificación del proveedor, naturaleza de la operación, base imponible, tipo impositivo y cuota tributaria
2. El libro de registros de facturas recibidas
Se anotará de forma individualizada, todas las facturas y documentos de aduana relativos a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el ejercicio de la actividad empresarial o profesional
Dichas facturas y documentos se numerarán correlativamente, según la fecha de recepción de los mismos, pudiendo realizar dicha numeración por razones justificadas mediante series separadas
Dichas anotaciones pueden efectuarse en hojas separadas que después han de ser numeradas y encuadernadas correlativamente, para formar el libro registro También en este libro se sigue el criterio de anotación separada por lo que todas las facturas y demás documentos se han de anotar uno por uno, indicando los siguientes datos: número de recepción asignado, fecha, nombre y apellidos o razón social del obligado a su expedición, base imponible, tipo impositivo y cuota. Cómo excepcional, registro separado uno por uno de los documentos de facturación recibidos, la normativa europea permite:
a. Realizar un asiento resumen por todas las facturas recibidas en la misma fecha, cuyo importe individual sea inferior a €500 y siempre que el importe de todas ellas conjuntamente sea inferior a €6000 (IVA no incluido).
b. Anotar una misma factura en varios asientos cuando incluya operaciones a las que resulten aplicables distintos tipos de IVA.
3. Libro de registros de bienes de inversión.
Deberán llevar este libro, los sujetos pasivos que tuvieran que practicar una regularización de las deducciones por bienes de inversión.
• Los bienes de inversión debidamente individualizados
• Los datos precisos para individualizar las facturas y documentos de aduanas de cada bien
• La fecha de comienzo de su utilización, prorrata anual definitiva y la regularización anual, si procede de las deducciones.
La transmisión de los bienes de inversión durante el periodo de regularización obliga a darles de baja en este libro, indicando el asiento del libro de registro de facturas expedidas en el que se recoge dicha entrega, así como la regularización de la deducción realizada con motivo de la misma
Libro de registro de determinadas operaciones intracomunitarias
Los sujetos pasivos que intervengan en las operaciones intracomunitarias deberán reflejar en el libro de registros correspondiente, los movimientos de bienes objetos de dichas operaciones Por lo tanto se anotarán:
• El envío o recepción de bienes muebles para la realización de los informes periciales o trabajos mencionados en el artículo 70 1º 7 de la ley de IVA.
• Las transferencias y adquisiciones intracomunitarias de bienes comprendidas en los artículos 9.3 (envío de un bien a otro Estado miembro) y 16.2, recepción de bienes procedentes de otro Estado miembro.
• Se incluyen las operaciones comprendidas en las excepciones:
o Bienes que se envían a otro estado para que se realice en ellos algún tipo de informe pericial, trabajado o reparación
o Bienes que se van a utilizar temporalmente en determinadas prestaciones de servicios en otro Estado miembro
Los libros registros deberán contener:
• La denominación de la operación y la fecha de la misma
• La descripción de los bienes con referencia a la factura de adquisición o título de posesión.
• Otras facturas o documentos relativos a las operaciones de que se trate
• Identificación del destinatario o remitente indicando su NIF/IVA, razón social y domicilio
• El Estado miembro, de origen y destino de los bienes
• El plazo que en su caso se haya fijado para la realización de las operaciones
Paso 4: Almacenamiento del original de la factura electrónica
Junto con su firma asociada a cada una de ellas, en caso de no venir en el mismo fichero Su conservación deberá hacerse efectiva de tal forma que quede garantizada su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o emitido, así como en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido
Estos documentos deberán conservarse en cualquier medio electrónico que garantice un acceso a línea y sin dilación alguna a la AEAT, con el objetivo de cumplir con las solicitudes que esta institución pública pudiera requerir
Los empresarios o profesionales deberán conservar las siguientes facturas y documentos durante el plazo previsto en la Ley General tributaria:
a. Las facturas recibidas
b. Las copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2.
c. Los justificantes contables a qué se refiere el número 4º del apartado 1 del artículo 97 de la ley del impuesto.
d. Los recibos a que se refiere el artículo 16.1, tanto el original de aquel por parte de su expedidor, como la copia por parte del titular de la explotación
e. Los documentos a que se refiere el número 3º del apartado 1 del artículo 97 de la ley del impuesto, en el caso de las importaciones.
Si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá elegir por convertirlas y mantenerlas en formato electrónico, siempre que lo haga de acuerdo con el artículo 7 de la citada Orden (digitalización certificada de facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes).
Por otro lado, si se han recibido facturas en formato electrónico, el destinatario podrá elegir por convertirlas y mantenerlas en formato papel, siempre que lo hagan de acuerdo con el artículo 8 de la citada Orden (impresión de facturas y documentos sustitutivos emitidos en formato electrónico).
La conservación de las facturas y documentos sustitutivos recibidos, debe hacerse ordenadamente de modo que cualquiera que sea su formato y soporte y en especial, cuando éste sea electrónico, se garantice su legibilidad Debiendo el obligado tributario en su caso y a requerimiento de la Administración Tributaria, facilitar el descifrado y la decodificación de los datos no autoexplicativos.
1. Recepción de facturas recibidas de terceros países
Está recogido en el artículo 4 de la Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y la conservación electrónica de facturas y establece que las facturas recibidas de terceros países, deben cumplir las mismas condiciones que tienen las facturas expedidas y remitidas en España.
Cuando se trate de documentos recibidos por medios electrónicos y el sistema empleado para asegurar la autenticidad de origen y la integridad del contenido de los mismos, sea el empleo de un mecanismo de firma electrónica, esta deberá ser una firma electrónica reconocida.
En el caso de que el sistema utilizado para la remisión de facturas o documentos sustitutivos por medios electrónicos, sea el de firma electrónica reconocida, corresponderá al destinatario del documento residente en España, antes de aceptar la recepción, asegurarse de que la firma electrónica empleada es una firma electrónica reconocida conforme a lo dispuesto en el párrafo anterior.
Todo esto podrá cumplirse, entre otros por alguno de los siguientes medios:
a. Cuando el certificado en cuestión sea expedido por una autoridad de servicios de certificación residente en alguno de los países de la Unión Europea, bastará con que se cumpla alguno de los siguientes requisitos:
a. Que el certificado indique en su propio contenido que se trata de un certificado validado o reconocido, en el sentido regulado en la directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 13 de diciembre de 1999 y que la entidad de certificación expedidora sea residente en algún país de la Unión Europea y tenga accesibles y públicas sus prácticas y políticas de certificación, con especial reconocimiento del cumplimiento de los requisitos exigibles en dicha directiva a las entidades expedidoras de certificados reconocidos o cualificados
b. Que la entidad de certificación se haya acreditada en dicho sentido por una entidad establecida en la Unión Europea, conforme a un sistema voluntario de acreditación destinado a mejorar los niveles de provisión de servicios de certificación en base al apartado 2 del artículo 3 de la directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 13 de diciembre de 1999
c. Que la entidad de certificación sea inscrita con dicha condición, en algún registro público controlado por la autoridad competente del Estado miembro en materia de firma electrónica, o por una autoridad competente en materia de control fiscal de dicho país, en materia del impuesto sobre el valor añadido o de impuestos indirectos.
b. Respecto de los certificados expedidos por una autoridad de servicios de certificación no residente en alguno de los países de la Unión Europea, deberá comprobar que el certificado tiene la condición de certificado reconocido cualificado y que la entidad de expedidora del mismo está igualmente cualificada para la expedición de tales certificados por alguna de las siguientes opciones:
a. Que el proveedor de servicios de certificación cumpla los requisitos establecidos en la directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 13 de diciembre de 1999 y haya sido acreditado en el marco de un sistema voluntario de acreditación establecido en un Estado miembro
b. Que un proveedor de servicios de certificación establecido en la Unión Europea que cumplan las prescripciones de la directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 13 de diciembre de 1999, avale el certificado.
c. Que el certificado o el proveedor de servicios de certificación estén reconocidos en virtud de un acuerdo bilateral o multilateral entre la Unión Europea y terceros países u organizaciones internacionales.
El destinatario deberá disponer del software de verificación de firma y del procedimiento que le permita verificar la validez de los certificados extranjeros en los mismos términos que lo dispuesto en el tercer párrafo del apartado cuatro del artículo 6 de la presente Orden EHA/962/2007.
2. Recepción por terceros y por cuenta de los obligados tributarios.
Cuando el emisor y/o receptor de facturas y documentos sustitutivos electrónico sea un tercero, que actúe en nombre y por cuenta de los obligados tributarios, deberá cumplir con los requisitos exigidos al propio obligado a tributar
En estos casos la orden de 2007 establece que, la firma electrónica aplicada será la que se derive de la utilización del certificado del expedidor del documento, aunque sea este el destinatario o un tercero que interceda en la expedición en nombre y por cuenta del obligado tributario
La firma electrónica aplicada será la que se derive de la utilización del certificado expedidor del documento, aunque sea este el destinatario o un tercero, que interceda en la expedición en nombre y por cuenta del obligado
Las copias de las facturas expedidas por medios electrónicos, enviadas a los empresarios o profesionales que realicen las operaciones incluso, en el supuesto de facturación por el destinatario o un tercero en nombre y por cuenta del sujeto pasivo incorporarán las firmas electrónicas en los mismos términos indicados anteriormente.
Tema 5: Aspecto privado y público de las facturas electrónicas
Introducción
A lo largo de la presente unidad didáctica se estudiarán los aspectos privado y público de las facturas electrónicas Para ello, en primer lugar, se llevará a cabo una conceptualización en el tiempo, tras la cual se analizará la obligatoriedad de presentación de dicha factura por parte de los proveedores.
Posteriormente se determinará la obligatoriedad de aceptación de facturas electrónicas por parte de la administración
Finalmente se establecerán las comprobaciones por parte de la Administración Tributaria, recordando que la ley establece que la Administración Tributaria podrá comprobar en cualquier momento en los locales de los empresarios y profesionales autorizados, así como de los prestadores del servicio de teletransmisión, que el sistema cumple las condiciones exigidas en la autorización mediante las operaciones técnicas necesarias para constatar su fiabilidad
Objetivos
• Explicar la conceptualización de la facturación electrónica a lo largo del tiempo
• Identificar la obligatoriedad de presentar factura electrónica por parte de los proveedores
• Determinar la obligatoriedad de aceptación de facturas electrónicas por parte de la administración
• Conocer el funcionamiento de las comprobaciones por parte de la Agencia Tributaria
Aspecto privado y público de las facturas electrónicas
Conceptualización en el tiempo
A partir del 15 de enero de 2015 se estableció la obligatoriedad de reflejar electrónicamente la facturación de todos los organismos de la administración pública, ministerios, ayuntamientos, comunidades autónomas, empresas públicas etcétera
El fin de esta propuesta es aumentar el control sobre los pagos de la administración pública para minimizar los impagos procedentes de los ciudadanos y optimizar la competitividad de sus proveedores, reduciendo costes y los posibles riesgos financieros.
Para ello se generará un punto de entrada de facturas electrónicas, para cada administración, en el que los proveedores presentarán y tramitarán las facturas que deberán estar en el formato Facturae, lo que requerirá trabajar con proveedores de facturación que integren este formato.
Por ejemplo, FACE es el punto de entrada de facturas para la Administración General del Estado
En 2015 deberán facturar de forma informatizada las pymes medianas-grandes (aquellas organizaciones con más de 100 empleados o un volumen anual de operaciones superiores a 6.010.121€).
Obligatoriedad de presentar la factura electrónica de parte del proveedor
Tal y como señala el artículo 4 de la ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, todos aquellos proveedores que hayan realizado una entrega de bienes o hayan prestado servicios a la administración pública, podrán expedir y remitir la factura de forma electrónica.
En cualquier caso, están obligadas a usar la factura electrónica (según el artículo 4, uso de la factura electrónica en el sector público) y a presentarlas a través del punto general de entrada que corresponda a las organizaciones siguientes:
• Sociedades anónimas
• Sociedades de responsabilidad limitada
• Sucursales de entidades no residentes en territorio español
• Establecimientos permanentes, en los términos que establece el reglamento tributario.
• Personas jurídicas y entidades que no tengan personalidad jurídica y que no posean nacionalidad española
• Agrupaciones con interés económico
• Agrupaciones con interés económico de carácter europeo.
• Fondo de Pensiones.
• Fondo de capital riesgo.
• Fondo de utilización de activos.
• Fondo de inversiones.
• Fondo de titulización hipotecaria
• Fondo de regularización del mercado hipotecario
• Uniones temporales de empresas
Excepción a la obligatoriedad de emitir factura electrónica.
Las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica:
a. Las facturas cuyo importe sea de hasta €5000
b. Las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones Públicas.
Hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del punto general de entrada de facturas electrónicas de acuerdo con la valoración del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, y los servicios en el exterior dispongan de los medios y sistemas apropiados para su recepción en dichos servicios
Según indican en los artículos 2 y 4 de la normativa, si un proveedor presenta una factura electrónica emitida en el marco de las relaciones jurídicas con una administración pública, si la
administración destinataria está incluida entre las obligadas a aceptar facturas electrónicas, deberá aceptar dicha presentación aunque el importe de la factura pueda ser menor de €5000
Aquellas administraciones que hubieran seleccionado esta posibilidad de exclusión reglamentaria, no es potestad de la administración pública, decantarse si admite o no la factura electrónica, sino responsabilidad del proveedor si elige factura electrónica o no
Crear una factura electrónica para las Administraciones Públicas
Hay dos formas de hacerlo:
1. Mediante un paquete ofimático que se encargue de la creación de facturas electrónicas.
2. Mediante la intermediación de un individuo prestador de servicios de facturación electrónica (un tercero que se encargue de la expedición de dicha factura).
En ambos casos hay que asegurarse de que se cumplen todos los requisitos específicos exigidos por las Administraciones Públicas
Si una organización adquiere un programa informático o contrata a un servicio de facturación electrónica para crear facturas destinadas a las Administraciones Públicas, asegúrese de que cumple todos los requisitos específicos de las Administraciones Públicas El Ministerio de Industria Energía y Turismo ofrece programa informático gratuito para poder generar las facturas.
Obligatoriedad de aceptación de facturas electrónicas por parte de la administración.
Según la Ley 25/2013 de 27 de diciembre de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público:
1. Lo previsto en la presente ley será de aplicación a las facturas emitidas en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas
2. A los efectos de lo previsto en esta ley tendrán la consideración de Administraciones Públicas, los entes, organismos y entidades, así como las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social, en el ejercicio de su función colaboradora en la gestión de la Seguridad Social
Están obligadas a recibir facturas vía telemática a los siguientes organismos públicos:
• La administración general del Estado, comunidades autónomas y administración local.
• Las entidades gestoras y servicios de Seguridad Social.
• Los organismos autónomos.
• Las universidades de carácter públicas.
• Las entidades de derecho público que, con independencia funcional o con una especial autonomía reconocida por la ley, tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad.
• Las entidades de derecho público relacionada a una o varias Administraciones Públicas o dependientes de las mismas que cumplan alguna de las características siguientes:
o Que su actividad principal no consiste en la producción en régimen de mercado de bienes y servicios destinados al consumo individual o colectivo, o que efectúen operaciones de redistribución de la renta y de la riqueza nacional, en todo caso sin ánimo de lucro, o
o Que no se financien mayoritariamente con ingresos, cualquiera que se haga su naturaleza, obtenido como contrapartida a la entrega de bienes o la prestación de servicios. No obstante, no tendrán la consideración de Administraciones Públicas las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependiente de la comunidades autónomas y entidades locales.
• Los órganos competentes del Congreso de los Diputados, del Senado, del Consejo General del Poder Judicial , del Tribunal Constitucional , del Tribunal de Cuentas, del Defensor del Pueblo , de las asambleas legislativas de las comunidades autónomas y de las instituciones autonómicas análogas al Tribunal de cuenta y al Defensor del Pueblo , en lo que respecta a su actividad de contratación
• Las Diputaciones Florales y las Juntas Generales de los territorios históricos del País Vasco en lo que respecta a su actividad de contratación.
• Las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social en los términos indicados en la ley.
No están incluidas en la ley y por ello no están obligadas a la aceptación de facturas electrónicas:
• Las entidades públicas empresariales estatales y los organismos relacionados, dependientes de las comunidades autónomas y entidades locales.
• Las sociedades mercantiles
• Las fundaciones públicas estatales autonómicas y locales
Presentación de las facturas electrónicas a las Administraciones Públicas
Las facturas electrónicas entregadas a las Administraciones Públicas deben reunir 3 condiciones:
1. Está elaborado en un lenguaje informático determinado (Factura 3.2 o 3.2.1).
2. Presenta firma electrónica
3. Indicar el destinatario de la factura electrónica
El programa informático ofrecido por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, cumple todas estas condiciones para favorecer la ejecución de la entrega de la factura.
Fijación de la firma electrónica para autentificar la factura a las Administraciones Públicas.
Como se indica en el portal Facturae, del Estado Español para firmar electrónicamente una factura dirigida a la AP, necesita utilizar un certificado electrónico reconocido.
El programa ofimático encargado de elaborar la factura electrónica o servicio de facturación que se utilice le indicará a la organización como debe usarlo.
Si se escogiera la opción de utilizar a un prestador de servicios de facturación electrónica para realizar la facturación expedición por un tercero, será este el que firme electrónicamente las facturas.
Selección del destino de la factura electrónica
Como se establece en el Portal Facturae del Gobierno de España, para que la factura llegue al destinatario deberá identificarlo en la factura electrónica.
En particular se deberá identificar:
1. Oficina de contabilidad
2. Órgano de carácter gestor
3. Unidad encargada de tramitación
La administración le proporcionará la información necesaria
Envío de las facturas electrónicas a las a las Administraciones Públicas
Según el portal Facturae del Estado Español, las facturas electrónicas cuyo destino sea las Administraciones Públicas se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las comunidades autónomas y organismos locales.
Un punto general de facturas electrónicas es una entrada por donde acceden todas las facturas electrónicas a una determinada administración.
El envío de la factura electrónica se ejecutará a través de internet Los envíos más más habituales son:
1. A través de la página web oficial del punto general de las facturas electrónicas
2. Utilizando la conexión entre el programa informático o la facturación electrónica y el punto general mencionado.
Los puntos generales de entrada le permiten tener conocimiento de la tramitación de la factura electrónica.
En el envío de la factura electrónica al punto general de entrada, se producirá, generando un registro automático y un registro electrónico de carácter administrativo, cumpliendo así la obligación de que todas las facturas dirigidas a las administraciones públicas precisan registrarse en un registro administrativo
El punto general de entrada de la Administración General del Estado
Se denomina FACE.
Su portal web es https://face.gob.es/es o a través de la web de Facturae: www.facturae.gob.es y luego en la pestaña FACE.
Esta web puede:
• Enviar facturas a la Administración General.
• Consultar la situación de las facturas.
• Observar el directorio de unidades, para tener conocimiento del código de identificación de la unidad de destino.
• Descargar el programa informático gratuito que ofrece el gobierno para la generación de facturas electrónicas
• Obtener ayuda.
El programa informático gratuito ofrecido por el gobierno, facilita la conexión directa con FACE, no siendo necesario usar la página web.
Obligaciones a tener en cuenta una vez enviadas las facturas electrónicas Las obligaciones son las mismas que cualquier otro emisor de facturas electrónicas
Utilización de las facturas una vez enviadas a la administración Como se muestra en el portal Facturae del Gobierno de España, tendrá carácter obligatorio la conservación de las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el periodo previsto en el RD 1619/2012 de 30 de noviembre, al igual que sí se tratara de una factura en formato físico
De forma similar a las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen su legibilidad (entendiéndose que la legibilidad es la propiedad que indica que una factura electrónica pueda ser comprendida por factores humanos).
Autenticidad del origen de la factura
Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados y la del emisor de la factura en caso de ser el mismo
Integridad del contenido de la factura
Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado. Estos dos últimos requisitos ya están garantizados por la firma electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica.
Accesibilidad a la información
También debe garantizarse el acceso a ellas por parte de la Administración Tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.
En el caso particular de las facturas electrónicas, se garantizará el acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración Tributaria
Pago de la factura electrónica mediante adeudo domiciliado.
El articulo 2 ter 1. de la Ley 56/2007, establece que podrá pagarse mediante adeudo domiciliado si:
• Se incluye en la factura el identificador de cuenta de pago del deudor
• Y en un anexo, el documento que acredite el consentimiento del deudor a que se refiere la ley 16/2009, de 13 de noviembre, de servicios de pago.
Solicitud de pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva
El punto 2 del articulo 2 ter de la ley 56/2007 establece que las facturas electrónicas llevarán aparejada ejecución si las partes así lo acuerdan expresamente.
Para ello, su carácter de título ejecutivo (factura) deberá:
a. figurar en la factura
b. adjuntar el acuerdo firmado entre las partes por el que el deudor acepte dotar de eficacia ejecutiva a cada factura, en un anexo.
c. En el acuerdo se hará referencia a la relación subyacente que haya originado la emisión de la factura.
La falta de pago de la factura que reúna estos requisitos, acreditada fehacientemente o, en su caso, mediante la oportuna declaración emitida por la entidad domiciliaria, faculta al acreedor para instar su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva de las previstas en el artículo 517 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil.
NO tienen eficacia ejecutiva en las siguientes situaciones (artículo 2 ter puntos 3 y 4):
• En las relaciones con consumidores y usuarios.
• Facturas que tengan por destinatarios a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.
Comprobaciones por parte de la Administración Tributaria. Las Administraciones Públicas deberán comprobar lo mencionado en los artículos siguientes:
Según el artículo 9 bis del Real Decreto 1624/1992 de 29 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido y se modifica el Real Decreto 1041/1990 de 27 de julio, por el que se regulan las declaraciones censales que han de presentar a efectos fiscales los empresarios, los profesionales y otros obligados tributarios
1. Las facturas transmitidas por vía telemática que se refiere el artículo 88 apartado 2 de la ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, tendrán la misma validez que las facturas originales
La información contenida en la factura emitida y recibida debe ser idéntica
La Administración Tributaria podrá exigir en cualquier momento al empresario o profesional emisor o receptor su transformación en lenguaje legible, así como su emisión en soporte de papel
2. Los empresarios o profesionales o sus agrupaciones, que deseen utilizar el sistema de facturación telemática deberán solicitarlo a la agencia estatal de Administración Tributaria, indicando los elementos que permitan comprobar que el sistema de transmisión a distancia propuesto cumple las condiciones exigidas en este artículo.
• La agencia estatal resolverá sobre la solicitud en el plazo de los 6 meses siguientes a su recepción, sin perjuicio del requerimiento de cuántos datos o nuevas informaciones resulten necesarios para la resolución del expediente, en cuyo caso se interrumpirá dicho plazo
• Las modificaciones del sistema autorizado deberán comunicarse previamente a la agencia estatal entendiéndose aceptadas, si no se deniegan en el plazo de los 6 meses siguientes.
• Durante la tramitación de la solicitud inicial de la modificación del sistema, el Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la Agencia Estatal, podrá realizar controles en el establecimiento del emisor y del receptor o del prestador del servicio de teletransmisión
• Una vez autorizado el sistema, los interesados presentarán a la Administración Tributaria, una declaración de inicio de su uso, con una anticipación mínima de 30 días a su puesta en servicio.
3. Las facturas deben conservarse con su contenido original en el orden cronológico de su emisión por el empresario o profesional emisor y de su recepción por el empresario o profesional receptor, en los plazos y condiciones fijados por este Real Decreto Solo deberán conservarse en soporte papel, durante los plazos señalados, una lista semestral de los mensajes emitidos y recibidos y de correcciones o anomalías y eventuales.
4. La Administración Tributaria podrá comprobar en cualquier momento en los locales de los empresarios y profesionales autorizados, así como de los prestadores del servicio de teletransmisión que el sistema cumple las condiciones exigidas en la autorización, mediante las operaciones técnicas necesarias para constatar su fiabilidad. El resultado de la comprobación se recogerá en diligencias, haciéndose constar la conformidad del sistema o el incumplimiento de las condiciones exigidas. Sin perjuicio de la incoación del expediente sancionador que, en su caso proceda la negativa a permitir el acceso a los locales y la resistencia u obstrucción a la realización de los controles determinará la caducidad automática de la autorización, concediéndose al interesado un plazo de 3 meses para que regularice la situación, produciéndose en otro caso, la caducidad de la autorización del sistema de facturación telemática.
5. Lo dispuesto en este artículo no será de aplicación hasta que el Ministerio de Economía y Hacienda dicte las correspondientes normas de aplicación.
Tema 6: Normativa
Marco normativo
La obligación de expedir y conservar justificantes de las operaciones está regulada en el real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
La orden EHA 962/2007, del 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, desarrolla las obligaciones de los expedidores y de los destinatarios de facturas
En el artículo 164, apartado 1, número 3 de la ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, se dispone que los sujetos pasivos del impuesto estarán obligados, con los requisitos, límites y condiciones que se determinen reglamentariamente, a expedir y entregar factura de todas sus operaciones, ajustada a lo que determine reglamentariamente.
Entre las obligaciones relativas a la facturación, el artículo 1 del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012), menciona la obligación de expedir, entregar y conservar facturas y en los artículos 2 a 5 se regulan los requisitos para cumplir dicha obligación.
Por otro lado, en el artículo 8 del mismo reglamento de facturación, se regulan los medios de expedición de la factura, que podrá ser en papel o en soporte electrónico, que permita la constatación de su fecha de expedición, su consignación en el libro de registro de facturas expedidas y su conservación.
En caso de expedirse la factura en soporte electrónico, ha de cumplir unos requisitos técnicos.
En el artículo 2 de la Orden EHA 962/2007 (Remisión de facturas y documentos sustitutivos) se hace mención a la expedición de documentos en un soporte dado, en papel o electrónico. En este artículo expone lo que aparece a continuación:
De acuerdo con el artículo 17 del RD 1496/2003 por el que se regulan las obligaciones de facturación, la obligación de remisión de las facturas o documentos sustitutivos podrá ser cumplida por cualquier medio y especialmente por medios electrónicos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido, siempre que él destinatario haya dado su consentimiento.
El consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio (verbal o escrito)
En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente y proceder en el sentido solicitado a partir de la recepción de dicho comunicado.
La expedición de documentos en un soporte dado, en papel o electrónico, no condicionará el medio por el que deben remitirse en un momento anterior al mismo destinatario, o el medio por el que se deben remitir las facturas rectificativas relacionadas con aquellos, o los duplicados de facturas remitidas con anterioridad.
A efectos de lo establecido en las obligaciones de facturación, será válida cualquier firma electrónica reconocida, cuya definición de firma electrónica, consiste en cualquier firma
electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de firma.
Cuando las facturas o documentos sustitutivos sean remitidos electrónicamente y la opción utilizada para garantizar la autenticidad de su origen e integridad de contenido sea la utilización de un sistema de firma electrónica reconocida, la firma electrónica aplicada será la que se derive de la utilización del certificado del expedidor del documento, aunque sea éste el destinatario o un tercero que intervenga en la expedición en nombre y por cuenta del obligado tributario.
Las copias de las facturas expedidas por medios electrónicos, remitidas a los empresarios o profesionales que realicen las operaciones, incluso en el supuesto de facturación por el destinatario o por un tercero en nombre y por cuenta del sujeto pasivo, incorporarán las firmas electrónicas en los mismos términos indicados en el párrafo anterior.
Cuando se trata de un sistema de facturación electrónica basado en acuerdos de Intercambio Electrónico de Datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 de la recomendación 1994/820/CE, de 19 de octubre de 1994, relativo a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, entre expedidor y destinatario, en el acuerdo de intercambio electrónico de datos entre las partes debe reflejarse con precisión cuáles son los medios o procedimientos implementados en el sistema de facturación que permitan garantizar la autenticidad de origen y la integridad del contenido de los documentos intercambiados
La factura y documentos sustitutivos remitidos electrónicamente firmados con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición no se considerarán válidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por estos
Los procesos se caracterizan por estar fabricados con unos tipos de soporte, emulsiones e imágenes finales determinada; e incluso por llevar asociado unos tipos de deterioros característicos
Real Decreto 1619/2012
Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012. Este reglamento establece las normas que se deben seguir obligatoriamente para la emisión de facturas, tanto en papel como electrónicas.
En él se regulan aspectos como:
1. Obligación de expedir factura.
2. Tipo de factura completa, ordinaria o simplificada.
3. Expedición por terceros
4. Contenido de la factura
5. Requisitos de la facturas: legibilidad, autenticidad e integridad
6. Especificidades de la factura electrónica
7. Plazos.
8. Otras facturas: recapitulativas, duplicados, rectificativas.
9. Regímenes especiales
10. Conservación
Legibilidad, autenticidad e integridad
Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:
• La legibilidad de la factura.
• La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
• La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).
Además, la autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:
a. Mediante firma electrónica avanzada.
b. Mediante intercambio electrónico de datos (edi).
c. Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la agencia estatal de administración tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
d. Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
Normas para el comercio electrónico
Vamos a indicar la normativa relacionada con el comercio electrónico, ya que la facturación electrónica es un sector incluido dentro del ámbito del comercio y por ende, de forma transversal se le puede aplicar la misma normativa en algunas ocasiones.
Las principales normas que hay que tener en cuenta en la práctica del comercio electrónico son:
• LOPD, ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos y garantía de los derechos digitales.
• LSSI, ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico.
• LISI, ley 56/2007, de 28 de diciembre, de medidas de impulso de la sociedad de la información.
• Directiva 2002/58/CE, de 12 de julio, relativa al tratamiento de los datos personales y a la protección de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrónicas (directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas).
Ley orgánica de protección de datos
La protección de datos tiene por objeto proteger la intimidad y demás derechos fundamentales de las personas físicas frente al riesgo que para ella supone la recopilación y el uso indiscriminado de sus datos personales, entendiendo como tales toda aquella información que forma parte de su esfera privada y que puede ser utilizada de forma fraudulenta si no se presta el consentimiento o las leyes no amparan su utilización.
Aunque la protección de datos abarca todo tipo de tratamiento de datos de carácter personal, de forma independiente a cómo se realice su tratamiento, ya sea manual o informatizado, lo cierto es que ha sido la informática la que al permitir recoger, utilizar y transmitir fácilmente
todo tipo de información ha generado la necesidad de desarrollar toda una serie de medidas destinadas a limitar el uso de los datos personales para garantizar con ello el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos
La expresión protección de datos, puede dar lugar a una percepción equivocada sobre el contenido y objeto de la regulación legal, ya que podríamos entender que lo que se pretende proteger son los datos en sí, la información, cuando la realidad es bien distinta, pues lo que se pretende proteger es al sujeto titular de esos datos y no a los propios datos.
Además de ser una disciplina jurídica concreta, la protección de datos está jurídicamente considerada en la Constitución Española como un derecho fundamental.
El Tribunal Constitucional también lo reconoce como un derecho fundamental autónomo e independiente del derecho a la intimidad personal y familiar, así se refleja en la sentencia del tribunal constitucional 292/2000, de 30 de noviembre. Según esta sentencia, el derecho fundamental de protección de datos no solo protege los datos íntimos de las personas, sino que amplía su ámbito de protección a “cualquier tipo de dato personal, sea íntimo o no, cuyo conocimiento o empleo por terceros puede afectar a sus derechos, sean fundamentales o no, por lo que su objeto no es solo la intimidad individual, que para ello está la protección que el artículo 18 de la constitución española otorga, si no los datos que de carácter personal”
A nivel empresarial, el principal objetivo que se persigue con esta ley es ofrecer una regulación al tratamiento de ficheros, ya sean informáticos o no, siempre que contengan datos de carácter personal
A pesar del elevado importe de las sanciones, muchas empresas españolas incumplen alguna de las obligaciones relacionadas con la norma.
Reglamento General de Protección de Datos (UE)
Establece que el ámbito de aplicación se extenderá al ámbito de aplicación territorial tanto de los responsables como el de los encargados del tratamiento establecido fuera del marco comunitario, cuando las actividades de tratamiento estén relacionadas con personas u oferta de bienes o servicios en la UE.
Asimismo, una de las novedades introducidas es el principio de responsabilidad proactiva que tiene como objetivo que el responsable del tratamiento implante todas las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de la normativa europea en materia de protección de datos. El hecho de tomar estas medidas exigidas permitirá a la entidad detectar posibles riesgos y corregirlos.
En materia de consentimiento, se requerirá que éste sea prestado de forma expresa a través de una declaración inequívoca, esto es, se suprime el consentimiento tácito o la presunción del mismo por la inacción de su titular.
Por ello, el responsable del tratamiento deberá probar que el interesado consintió el tratamiento de los datos personales.
Debemos tener en cuenta en lo relativo al consentimiento electrónico, que este será otorgado a través de una acción expresa por el titular, por ejemplo: mediante firma o certificado electrónico.
En la LOPD, se recogía la obligatoriedad en la notificación de ficheros a la autoridad de control. Esta obligación quedará suprimida. sin embargo, se establece la obligación de llevar un registro
de actividades de tratamiento, no obstante, esta será tarea del responsable o encargado del tratamiento si se cumple con los siguientes requisitos:
• Que la organización tuviere más de 250 empleados.
• Que el tratamiento implique un riesgo para los derechos y libertades de los interesados.
• Que los datos tratados se refieren a condenas o infracciones penales
Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico
¿Que se considera servicios de la sociedad de información? La ley 34/2002, los define como “todo servicio prestado normalmente a título oneroso, a distancia, por vía electrónica y a petición individual del destinatario”.
Este concepto “comprende los servicios no remunerados por sus destinatarios, en la medida en que constituyan una actividad económica para el destinatario”.
El objeto de esta ley radica en: “la regulación del régimen jurídico de los servicios de la sociedad de información y de la contratación por vía electrónica, en lo referente a las obligaciones de los prestadores de servicios incluidos los que actúan como intermediarios en la transmisión de contenidos por las redes de telecomunicación, las comunicaciones comerciales por vía electrónica, la información previa y posterior a la celebración de contratos electrónicos, las condiciones relativas a su validez y eficacia y el régimen sancionador aplicable a los prestadores de servicio de la sociedad de la información”.
Por tanto, esta ley afecta a aquellos servicios de la sociedad de la información que constituyen una actividad económica para el prestador:
• Comercio electrónico
• Contratación en línea
• Información y publicidad
• Servicios de intermediación.
Dichos prestadores se pueden agrupar en:
1. Empresas que realizan actividades económicas vía internet.
2. Proveedores de servicios de intermediación que a su vez pueden ser:
a. Buscadores.
b. Empresa que presten servicio de alojamiento de datos.
c. Servidores de enlaces.
d. ISP (Internet Service Provider) que son empresas que ofrecen conexión a internet.
3. Particulares que realizan actividades económicas a través de internet.
Protección de datos en marketing
Debemos tener en cuenta que gran parta de las herramientas de comunicación utilizada por los departamentos de marketing, se basan en comunicaciones unilaterales (empresa-consumidor) y que a estos la mayoría de las veces les parece que tiene un carácter bastante intrusivo (en la mayoría de los casos, lo es).
Debemos considerar que cuanto más intrusiva sean las acciones de marketing que llevamos a cabo, menos efectivas y menos resultados conseguiremos al respecto, ya que los usuarios son muy recelosos de su privacidad y la protección de sus datos de carácter personal Cuando elaboramos bases de datos con información relativa al consumidor, casi siempre basadas en datos de carácter personal (dirección, teléfono, email, fecha de nacimiento, etc.), debemos tener en cuenta que debemos obtener la autorización expresa por parte de los destinatarios, es decir, que los potenciales consumidores/clientes deben dar su consentimiento para que nosotros le enviemos comunicaciones comerciales, sino incurrimos en una ilegalidad. Sobre todo, debemos tenerlo en cuenta en el marketing de permiso (permission marketing), por ejemplo cuando procedemos a enviar una newsletter. Como se menciono en el párrafo anterior, debemos tener la autorización expresa del destinatario El permission marketing, es una de las prácticas más efectivas, ya que el destinatario nos ha dado pleno consentimiento para enviarle dicha información y si ha accedido a ello, es porque la información que le enviamos es totalmente de su interés.
Debemos de tener en cuenta diferentes niveles de permiso en función de la relación comercial con nuestro cliente, ya que dependiendo de ello cambiará tanto la forma como el contenido del mensaje:
1. Nivel máximo: en este caso, la información comercial que recibe nuestro cliente es muy relevante y por tanto tiene una gran influencia sobre sus decisiones de compra.
2. Nivel de compra o prueba: en este nivel, se necesita una autorización previa para poder enviar el producto y la factura correspondiente. En este caso, la empresa elige un producto para un segmento concreto de consumidores y envía una nota que contiene toda la información relativa a las características y funcionalidades del producto y también una autorización para proceder al envío del producto.
3. Nivel de compra por puntos: hacen referencia a los programas de fidelización. El objetivo de los sistemas de punto consiste básicamente en mantener la atención de nuestros clientes ya que en la mayoría de las veces los puntos se canjean para obtener un regalo.
4. Nivel de permiso ocasional: este nivel de permiso se da al comienzo de la relación comercial entre la empresa y el cliente. Un ejemplo de ello, serían las llamadas realizadas a las empresas para informarse de un determinado producto o servicio. La gestión de este primer paso en la relación comercial es fundamental, ya que de ello depende de, que estas personas interesadas pasen a ser cliente de la empresa. A partir del momento en que un cliente potencial ha mostrado cierto interés por cualquiera de nuestros productos o servicios, podemos obtener el consentimiento del mismo y así acceder a información valiosa y relevante para la empresa y proceder al envío de comunicaciones comerciales por nuestra parte.
5. Imagen de marca: en este sentido, la imagen de marca de una empresa es fundamental, ya que, si la imagen de una empresa es conocida y el consumidor tiene confianza en ella, en todo momento, puede dar su permiso para recibir comunicaciones comerciales, información sobre la marca, etcétera.
6. Spam: en este caso no tenemos permiso por parte del consumidor. Se envía información comercial, que en ningún momento ha sido solicitada por el destinatario, es decir, se da tratamiento a los datos de carácter personal del mismo y recibe comunicaciones comerciales no deseadas Se trata de una práctica ilícita ya que al destinatario le supone:
a. Violación de su intimidad.
b. Violación a su derecho de protección de datos.
Tal y como veíamos en la LOPD, es obligatorio obtener el consentimiento del afectado para proceder al tratamiento de sus datos, así como informar al afectado de los fines determinados, explícitos y legítimos de dichos datos, existencia de un fichero, identidad del responsable del fichero, posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de estos, etcétera.
En este sentido, la LSSI prohíbe el envío de comunicaciones comerciales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente que no hubieran sido solicitadas previamente o autorizadas por el destinatario. También se aplica a persona jurídica por lo que es irrelevante que el correo electrónico vaya dirigido a una dirección corporativa
Como ya hemos visto anteriormente, no es necesario dicho consentimiento cuando se acumulen estos 3 requisitos:
1. Entre el destinatario y el prestador del servicio de comunicaciones electrónicas, haya existido previamente una relación contractual.
2. La obtención de los datos hubiera sido ilícita (conforme la normativa vigente y aplicable a la obtención de datos).
3. Que se envíen comunicaciones comerciales sobre productos similares a los que fueron objeto inicialmente la contratación con el cliente.
La normativa, obliga al prestador de servicios a habilitar, con procedimientos sencillos y gratuitos, la opción de poder revocar el consentimiento inicialmente prestado, por medios electrónicos.
En toda comunicación publicitaria, se debe indicar el nombre de la empresa que realiza dicha comunicación, así como la palabra publicidad o la abreviatura “publi”, según exige la LSSI.
Como curiosidad, en algunos estados de los Estados Unidos es obligatorio el uso de la palabra publicidad en el asunto del correo electrónico, así los destinatarios saben desde el momento que reciben dicho correo que se trata de publicidad, tienen que abrirlo para saber qué empresa lo envía
Obtener el consentimiento del destinatario para recibir comunicaciones comerciales vía correo electrónico, se puede realizar de 2 formas:
1. Cuando el usuario procede a realizar un contrato vía internet, por la adquisición de algún producto o servicio, y facilite su email, siempre y cuando en las condiciones generales del contrato figura una cláusula sobre el consentimiento del destinatario a recibir comunicaciones comerciales y se solicite su aceptación junto al contrato
2. Realizando una pregunta al destinatario sobre la aceptación de recibir comunicaciones comerciales por parte de la empresa.
El caso de las nuevas creaciones
Si la obra es de nueva creación sería de aplicación las normas del Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual
El artículo 43.2 establece:
• La falta de mención del tiempo limita la transmisión a cinco años y la del ámbito territorial al país en el que se realice la cesión.
• Si no se expresan específicamente y de modo concreto las modalidades de explotación de la obra, la cesión quedará limitada a aquella que se deduzca necesariamente del propio contrato y sea indispensable para cumplir la finalidad del mismo.
Cabe recordar que el artículo 45 del mismo texto determina que “toda sesión deberá formalizarse por escrito”.
El artículo 51 de transmisión de los derechos del autor asalariado, establece que en lo referente a la transmisión al empresario de los derechos de explotación de la obra creada en virtud de una relación laboral, se seguirá por lo pactado en el contrato, debiendo éste realizarse por escrito
Las situaciones que nos podemos encontrar en la obra de nueva creación, por ejemplo obra creada específicamente para la creación de una página web, al objeto de determinar la titularidad de los derechos de explotación sobre la obra, son las siguientes:
1. Relación laboral: las personas que desarrollan la obra son trabajadores asalariados.
a. Si existe cláusula de sesión por escrito en la relación laboral los derechos de explotación se rigen por el principio de autonomía de las partes; consiguientemente, el derecho de explotación cedido al empresario se limita al contenido de la cláusula de cesión (artículos 45 y 51.1 TRLPI).
b. Si no existiera cláusula de cesión por escrito, los derechos de explotación son cedidos en exclusiva al empresario con el alcance necesario para la realización del ejercicio de la actividad, la titularidad es del empresario (artículo 51.2 TRLPI).
2. No hay relación laboral: la persona que desarrolla la obra es un colaborador externo de la empresa.
Si existe cláusula contractual se estará a lo pactado en el correspondiente contrato de prestación de servicios, pudiendo ejercitar los derechos cedidos expresamente (artículo 43.1 TRLPI).
En caso de que no hubiera expresamente una cláusula contractual que recoja los extremos dictados en el artículo 43.1 TRLPI, las modalidades de explotación de la obra, la sesión queda limitada a que se deduzca necesariamente del propio contrato, exigiendo un esfuerzo interpretativo para fijar los límites.
Una vez fijado estos criterios legales, debemos determinar la titularidad de los derechos de explotación sobre las obras nuevas que se incorporan a una web, y determinando los siguientes medios empleados habitualmente:
• Obra individual: los derechos corresponden al autor de la obra (artículo 5 TRLPI).
• Obra colectiva: los derecho corresponden a la persona física o jurídica que ha tenido la iniciativa de crear la obra, ha coordinado el proyecto y ha publicado la obra bajo su nombre (artículo 8 TRLPI).
• Obra creada por encargo: los derecho corresponden a la persona que se designe en el contrato y en caso de silencio, al autor (artículo 43 TRLPI).
• Obra asalariada: salvo pacto en contrario, los derechos de explotación corresponden a la empresa (artículo 51 y 97.4 TRLPI).
• Obra en colaboración: salvo pacto en contrario, los derechos de explotación corresponden a los partícipes por igual (artículo 7 TRLPI).
En las obras existentes con anterioridad
En las obras existentes con anterioridad, cuyo derecho de explotación pertenecen a una tercera persona, y sobre la que la persona que quiera hacer uso de las mismas para su introducción en la página web no ostenta ningún derecho, deberán negociar y formalizar la licencia directamente con el titular de los derechos de explotación, o bien a través de una entidad de gestión.
En cualquier caso, la licencia de obra que va a ser introducida en una web debe otorgarse por escrito y debe contener una descripción de las actividades autorizadas
La licencia de una obra debe incluir expresamente:
• La comunicación pública a través de redes de telecomunicación (internet)
• La transmisión telemática o por cualquier otro medio
• El almacenamiento en un centro servidor.
• La posibilidad de efectuar un download por parte de terceros.
El caso de las Bases de Datos
En cuanto a las bases de datos, la TRLPI contempla dos tipos de protección: el derecho de autor y el derecho sui géneris.
Con respecto al primero (derecho de autor), incluye expresamente como objeto de derecho de autor las bases de datos, con individualidad propia frente a otras colecciones o antologías
Así, una disposición sistemática o metódica de los elementos que la conforman y la accesibilidad individual por medio electrónico o de cualquier otra forma son dos notas que el artículo 12 del TRLPI define para considerar una recopilación, que sería protegible por el derecho de autor.
Ahora bien, el derecho de autor no abarca la totalidad de la base de datos, sino su estructura, siempre y cuando pueda ser considerada “creación intelectual”, dejando fuera de esta protección los contenidos de aquella.
Ley 9/2014, de 9 de mayo, general de telecomunicaciones.
Nos remitimos a su artículo 1, que nos expone los relativos al objeto y ámbito de aplicación de la ley: “el ámbito de aplicación de esta ley es la regulación de las telecomunicaciones, que comprenden la explotación de las redes y la prestación de los servicios de comunicaciones electrónica y los recursos asociados, de conformidad con el artículo 149. 1.27 de la constitución”.
En lo que respecta a la protección de datos de carácter personal, nos situamos en su artículo 41 y que a continuación pasamos a analizar.
En el apartado primero encontramos la obligación que recae sobre los operadores que exploten redes de comunicaciones o se encarguen de prestar servicios de comunicaciones electrónicas, de adoptar aquellas medidas necesarias para preservar la seguridad de la explotación de la red, “con el fin de garantizar la protección de datos de carácter personal”.
De entre las medidas que recoge el primer apartado para garantizar dicha protección podemos citar:
a. La garantía de que solo el personal autorizado tenga acceso a los datos personales para fines autorizados por la ley.
b. La protección de los datos personales almacenados o transmitidos de la destrucción accidental o ilícita la pérdida o alteraciones accidentales o el almacenamiento, a tratamiento, acceso o revelación no autorizados o ilícitos
c. La garantía de la aplicación efectiva de una política de seguridad con respecto al tratamiento de datos personales.
Estas medidas adoptadas por los operadores serán revisadas por la Agencia Española de Protección de Datos para garantizar la seguridad en el tratamiento de los mismos, asimismo, podrá citar recomendaciones para mejorar el sistema de seguridad.
Ante un riesgo manifiesto en la violación de la seguridad de la red pública, el operador deberá informar a los abonados sobre el mismo y las medidas que pudiera adoptar. Si se hubiera producido dicha violación, se deberá notificar a la Agencia Española de Protección de Datos y al particular sin dilación alguna, y salvo que el operador haya tomado las medidas de protección convenientes (por ejemplo, establecer una medida que haga los datos incomprensibles para cualquier usuario).
Esta actuación llevada a cabo por el operador deberá constar en un inventario sobre dichas violaciones de cara a que la AEPD pueda verificar que se hayan cumplido con todas las obligaciones de notificación.
Normativa aplicable a la facturación electrónica
A nivel europeo:
Directiva 2001/115/ce del consejo, de diciembre del 2001, por la que se modifica la directiva 77/38/CE con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el Impuesto sobre el Valor Añadido.
A nivel estatal:
• En España, se aplica de forma general la directiva 2001/115/CE del Consejo, de diciembre del 2001, si bien esta normativa está adaptada al ordenamiento nacional, principalmente en estas normas:
• Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido
• Real decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido
• Real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento que regulan las obligaciones de facturación
• Ley 56/2007 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.
• Ordén HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.
• Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el punto general de entrada de facturas electrónicas.
• Resolución de 25 de junio de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se establecen las condiciones de uso de la plataforma FACE-Punto General De Entrada De Facturas Electrónicas De La Administración General Del Estado.
• Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas.
• Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, y que mantiene su vigencia en cuanto no se oponga al real decreto 1619/2012.
• Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007
• Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares.
• Real decreto 1496/2003, de 28 de noviembre.
• Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público.
• Reglamento 1496/2003 por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• Ley 56/2007 de 28 de diciembre de 2007, de medidas para el Impulso de la Sociedad de la Información.
• FAQ sobre la ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público
• FAQ sobre el registro contable de facturas de la IGAE.
• FAQ del punto general de entrada de facturas electrónicas de la SEAP.
