MANUAL DE
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS FECHA DE CREACIÓN 09.04.2018 ENCARGADO EDGAR SARMIENTO
En este manual se explica cómo organizar y sistematizar los archivos de la biblioteca de la Academia.
CODIFICACIÓN DE ARCHIVOS
CATEGORÍAS Y SUB-CATEGORÍAS
Cada archivo debe tener un código respectivo que se utilizará para su identificación y disposición en la biblioteca, esta es su estructura:
1
36.5A.76
A. De la Academia B. De los Académicos C. Fuentes externas
Número general de ítem
2
Categoría y sub-categoría Número dentro de la Categoría No sub-categoría, siempre será menor o igual que el primero
TODO CÓDIGO SE DEBE ESCRIBIR CON MAYÚSCULA
Cada archivo digital deberá tener las siguientes características que ayudarán a su búsqueda y sistematización en la biblioteca:
Línea baja, para indicar terminación del código e inicio del nombre del archivo
Nombre del archivo en su mayoría en minúsculas sin tildes
PROCESO DE ORGANIZACIÓN
4
Revistas
5
Boletines Genealogía
6
Imágenes y Fotos
a
CODIFICACIÓN Colocar el código y nombrar el archivo de acuerdo a las recomendaciones. Generar un reporte en el archivo la plataforma online de registro.
b
7
SUBIDA Se dispone a subir el archivo a Issuu. Se recomienda colocar el código sin la línea baja y esta vez tener en cuenta tildes y ortografía. También colocar: Academia Colombiana de Genealogía 2018 https://www.academiadegenealogia.org/ Generar un reporte en el archivo la plataforma online de registro.
c
8
ENCARGADO
REVISOR
Plataforma Onine
A. Fichas genealógicas B. Literatura genealógica C. Archivos Gedcom
Libros
CATEGORIZACIÓN Revisar el archivo y colocarlo dentro de la carpeta de categoría/ subcategoría respectiva (realizar un filtro antes de esto).
Crear un reporte en cada paso donde se indique. Los archivos se subirán en un futuro a la página web y a otras redes.
Árboles
3 NOMBRE DE ARCHIVOS DIGITALES
Código en Mayúscula
Ensayos e Investigaciones cortas
A. De la Academia B. De los Académicos C. Fuentes externas
A. De la Academia B. De los Académicos C. Fuentes externas
A. De la Academia B. De los Académicos C. Fuentes externas D. Anexos
A. Fotos B. Imagenes C. Logos e identidad gráfica
Registros, fuentes y documentos A. Registros civiles B. Registros eclesiásticos C. Otros
Ponencias y presentaciones A. Jornadas académicas B. Congreso genealogía C. Otras presentaciones
8
Otros