FACULTAD FARMACIA PRACTICAS TUTELADAS
ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS EN FARMACIA HOSPITALARIA LA LEY DE CONTRATOS DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS. SU APLICACIÓN EN HOSPITALES Y EN LA COMPRA DE MEDICAMENTOS Aspectos previos Dado que la mayoría de la actividad asistencial que se desarrolla en España se realiza en centros de titularidad pública, es necesario tratar, aunque de manera muy sucinta, la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (Ley 18/1995, de 18 de mayo), sus posteriores modificaciones que se recogen en el Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (TRLCAP, Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio), y sus implicaciones en la compra de suministros sanitarios (en general) y de medicamentos (en particular). I Actuaciones preparatorias de los contratos El capítulo V libro I del TRLCAP trata de la elaboración de expediente de compra que será iniciado por el órgano de contratación y que justificará la necesidad de aquélla. Este expediente irá acompañado del pliego de cláusulas administrativas y técnicas así como del certificado de existencia de crédito. Este expediente deberá fijar la duración del contrato y las condiciones de prórroga (artículo 67). Un caso especial sería el expediente de compra de un contrato menor (artículo 56) en el que sólo se exige la aprobación del gasto y la incorporación a éste de la factura correspondiente con los requisitos reglamentariamente establecidos. El importe máximo de estos contratos menores para el caso de contratos de suministros viene establecido por el artículo 176, y es de 12.020,24 euros (2.000.000 pts). Este tipo de contratos no podrá tener una duración superior a un año, ni ser objeto de prórroga, ni revisión de precios. En el artículo 68 se prohíbe expresamente el fraccionamiento de un contrato para reducir su cuantía, y transformarlo en varios contratos menores, sin los requisitos de publicidad o procedimiento. En los informes del Tribunal de Cuentas, éste siempre ha sido uno de los puntos más criticados. La alta frecuencia de pedidos que se realiza en los servicios de farmacia, con el fin de reducir las existencias y los costes del inmovilizado (que puede ser entre el 11 y el 25%) se interpreta como una forma de fraccionamiento con el fin de eludir los requisitos del TRLCAP (conclusión 6.1.2.4 informe del Tribunal de Cuentas). Sin embargo, en ningún momento se especifica en el texto el periodo mínimo para el que se debe considerar el contrato de suministros. La interpretación más frecuente es de un año, pero no deja de ser una interpretación. Incluso, como hemos visto, este periodo puede fijarse en el expediente de contratación. Si, por otro lado, analizamos la dificultad para hacer previsiones a largo plazo en el consumo de medicamentos, y la incorporación progresiva de diversos principios activos al mercado de genéricos, con el aumento de la competencia y la reducción de precios consecuente, deberíamos analizar
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pormenorizadamente la eficiencia de comprometer el consumo de un producto a un único proveedor a largo plazo. Además, está pendiente de interpretación legal el hecho de cambiar el proveedor con cierta frecuencia según mejoren las condiciones económicas (hecho bastante frecuente por la aparición de nuevos genéricos). Este caso bien podría interpretarse como diversas compras, a diversos proveedores, en distintas condiciones, y si además el cambio de proveedores está causado por una mejora progresiva de las condiciones de compra, sería muy difícil considerarlo un fraccionamiento de contrato. Por último, los expedientes de contratación podrán ser de tres tipos: * Normales. * Urgentes: si la necesidad es inaplazable o cuya adjudicación sea preciso acelerar por razones de interés público, y siempre que se declare en el expediente su carácter de urgencia. * Emergencia: Cuando la Administración tenga que actuar de manera inmediata a causa de acontecimientos catastróficos, situaciones que supongan grave peligro o de necesidades que afecten a la seguridad nacional. Aunque la adquisición de medicamentos difícilmente pudiera entrar en esta categoría (salvo en alguna catástrofe), es bueno saber que esta opción tiene un régimen especial descrito en el artículo 72 y que, según interpretaciones, podría incluir hasta el contrato verbal (artículo 55). Actuaciones relativas a la contratación Una vez iniciado el expediente, se deberá elaborar un pliego de cláusulas administrativas y otro de prescripciones técnicas. Todas ellas deben ser aprobadas por el órgano de contratación competente, antes o conjuntamente a la autorización del gasto. Es evidente que el farmacéutico debe formar parte al menos del equipo que elabore los pliegos de prescripciones técnicas, pues la Ley del Medicamento y las leyes autonómicas hasta la fecha publicadas especifican como una de las misiones de los servicios de farmacia hospitalaria «...garantizar y asumir la responsabilidad técnica de la adquisición de los medicamentos precisos para las actividades intrahospitalarias...» (punto 2.a del artículo 91 de la Ley del Medicamento). Es importante destacar que se habla de la responsabilidad técnica de la adquisición, y queda por interpretar los límites de esa responsabilidad. Para el Profesor Suñé y cols., incluiría el sistema de gestión, aunque en la mayoría de los casos en que se convocan concursos o las administraciones organizan grandes centrales de compras, el farmacéutico aparece como una especie de consultor técnico, sin que ninguna instancia judicial haya intervenido. Sea cual sea el papel de farmacéutico en esta fase, creemos que debe ser consciente de su deber, y de sus obligaciones con las instituciones para las que trabaja. Los requisitos técnicos pueden hacerse tan estrictos que reduzcan en gran medida los proveedores que pueden presentarse al concurso, por lo que la reducción del precio de adquisición no será tan alta como cabría esperar. Contratos de suministros Dentro de todos los tipos de contratos que recoge el TRLCAP, la adquisición de medicamentos y material sanitario se englobaría en el contrato de suministros, que se describe en el Título 111 del Libro 11. Como ya hemos comentado, los contratos menores se fijan con un máximo de 12.020,24.euros (artículo 176).
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Los requisitos de publicidad en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas se determinan en el artículo siguiente (artículo 177) aunque también hemos comentado la poca utilidad de este medio para el suministro de medicamentos, por la imposibilidad de que un proveedor extranjero no legalmente reconocido en España comercialice medicamentos. De todas formas, debemos destacar que los plazos de presentación de proposiciones varían según los casos entre 52 y 10 días desde el envío del anuncio del contrato. Respecto a las formas de adjudicación del contrato de suministros existen cuatro posibilidades: a. b. c. d.
. Subasta. . Concurso. . Procedimiento negociado y publicidad comunitaria. . Procedimiento negociado sin publicidad.
Subastas Sólo se podrá utilizar en las adquisiciones de pequeña cuantía, y en que los productos que se adquieran estén perfectamente definidos por estar normalizados, quedando el precio como único factor determinante de la adjudicación. Concursos El punto 2 del artículo 180 dice que «en los demás casos (cuando no sea por subasta) el contrato de suministro se adjudicará por concurso, salvo que, a tenor de lo dispuesto en los artículos siguientes (arts. 181 y 182), pueda utilizarse el procedimiento negociado». Destacamos lo que aparece en cursiva, porque contrariamente a lo que pudiera parecer, siempre que se pueda aplicar, la primera opción que marca el TRLCAP para el contrato de suministros no es el concurso, sino el procedimiento negociado. Procedimiento negociado y publicidad comunitaria El artículo 181 posibilita que el órgano de contratación pueda acordar este procedimiento cuando las proposiciones recibidas sean irregulares o inaceptables. Las condiciones económicas para las que se hace obligatoria la publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas son las mismas que para el resto de procedimientos (artículo 177 .2). Procedimiento negociado sin publicidad Posiblemente, esta opción (artículo 182) sea la más interesante para que la adquisición de medicamentos se realice de la forma más eficiente. Por un lado, suprime los plazos y los costes de publicidad que son necesarios cumplir en el resto de procedimientos. Por otro, es válido en una serie de circunstancias especialmente aplicables a la adquisición de medicamentos. (La única condición que se impone es la justificación de cuál de ellas se aplica en el expediente.) Artículo 182 apartado c: «cuando a causa de su especificidad técnica o artística sólo pueda encomendarse la fabricación o suministro del producto en cuestión a un único proveedor». Evidentemente este apartado es aplicable a la gran cantidad de medicamentos que son compras cautivas y que ocupan los primeros puestos en el escalafón de la facturación de cualquier hospital. Artículo 182 apartado d: «Cuando una imperiosa urgencia, resultante de acontecimientos imprevisibles para el órgano de contratación y no imputables a ésta, que no pueda
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lograrse por el procedimiento de urgencia regulado en el artículo 71 o por aplicación de los plazos de publicidad en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas previstos para los casos de urgencias». Artículo 182 apartado k: «Los de adquisición de productos consumibles, perecederos, o de fácil deterioro» «de cuantía inferior a 10.000.000 ptas. (60.101,21 euros». Curiosamente los informes del Tribunal de Cuentas no mencionan la posibilidad de la adquisición de medicamentos bajo este apartado, y que es la forma probablemente más frecuente de adquisición de medicamentos en los hospitales españoles. Pero sin duda alguna, este apartado es aplicable a los medicamentos que siempre cumplen las dos primeras condiciones, y en muchas ocasiones también la tercera. TÉCNICAS BÁSICAS DE NEGOCIACIÓN Introducción De una forma u otra, el farmacéutico se ve envuelto en el sistema de adquisición de medicamentos, yen muchas ocasiones (por ejemplo, en los contratos menores, u hospitales privados no sujetos al TRLCAP) es prácticamente el único responsable. Esto obliga al farmacéutico a entablar negociaciones con diversos proveedores para asegurar la mayor eficiencia en el proceso. Si como parece, es nuestro interés seguir teniendo parte activa y creciente en la política de aprovisionamiento de medicamentos y material sanitario, deberemos asumir responsabilidades crecientes en los procedimientos negociados con y sin publicidad. Y la mejor forma (por no decir la única) de incrementar nuestro papel en estos procedimientos es conseguir buenos resultados y demostrarlos. En consecuencia, el farmacéutico necesita conocer las técnicas de negociación y ejercitarlas. Por otro lado, estas técnicas de negociación no sólo son útiles en los procedimientos de compra. Aunque hay algunas técnicas específicas para las relaciones económicas, las técnicas generales son útiles para casi cualquier relación interpersonal, y muy especialmente en el campo profesional. Estas técnicas pueden ser válidas para atraer a un colectivo médico hacia las ventajas que proporcionará el sistema de distribución de dosis unitaria o la prescripción asistida por ordenador, para convencer al personal de enfermería de las ventajas de protocolizar y/o centralizar la elaboración de mezclas intravenosas, o para conseguir que los responsables de la gestión del hospital respalden los procedimientos negociados propuestos por el servicio de farmacia, aprueben la integración del servicio en una determinada central de compras, celebren los concursos o subastas que propongan, o para que un paciente confíe en su farmacéutico y siga las recomendaciones que le da para mejorar el cumplimiento al tratamiento prescrito. Negociación y Teoría del Juego Hay diversas formas de analizar los procesos de negociación. Una de las más sencillas e intuitivas es la aplicación de la ya mencionada Teoría del Juego (punto 2). Y en todo juego, si queremos tener alguna posibilidad, debemos conocer antes de empezar el objetivo del juego y sus reglas. Esto, traducido a una negociación, sería lo mismo que conocer: Lo que se va a negociar (el objetivo). . Cuál es nuestro margen de maniobra y el del contrincante (las reglas del juego). . Cómo juega nuestro contrincante (y si no tenemos esa información preguntémonos ¿cómo jugaríamos nosotros en sus circunstancias?)
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Otro de los aspectos claves que debemos considerar cuando aplicamos dicha teoría a la negociación es que podemos valorar las posibles respuestas de nuestro oponente y, en función de ellas, tener previstas nuestras contrarrespuestas. Las posibilidades de éxito se multiplicarán con el número de «jugadas» que podamos prever, y más aún si somos capaces de asignar acertadamente la probabilidad con la que el contrincante realizará cada jugada. De esta forma, podremos seleccionar nuestras acciones de forma que las respuestas del contrario sean las más acordes a nuestros intereses . Podremos tener negociaciones en que ambas partes salgan beneficiadas (win to win, procesos cooperativos, o de suma no cero) o en que una de las partes salga beneficiada frente a la otra (win to fose, procesos competitivos o de suma cero). Cuando en las relaciones económicas se produce este tipo de relaciones hay autores que prefieren usar el término de regateo, que no debe considerarse un término peyorativo. Es frecuente en la negociación de compras de medicamentos que el único objetivo sea la reducción de precio pues la calidad y el servicio pueden ser considerados equivalentes en la mayoría de proveedores. Lo que se debe evitar a toda costa en estos regateos es el enfrentamiento abierto con la otra parte. Esta situación crea desavenencias y bloqueos para siguientes conversaciones que pueden lastrar el resultado de las mismas. Si nos referimos al campo concreto de la farmacia hospitalaria y la adquisición de medicamentos, estos enfrentamientos pueden hacer que nuestro interlocutor actúe sobre el resto de los elementos del mercado . Todos conocemos casos en que representantes de la industria, que se han sentido perjudicados por los servicios de farmacia, han acudido a los órganos directivos del hospital o al personal facultativo. Estas situaciones sólo pueden comportar al servicio de farmacia desprestigio y desconfianza. Por ello es esencial comprender que el servicio de farmacia trabaja para el hospital y tiene que velar por sus intereses, que en ocasiones pueden no ser totalmente coincidentes con los suyos. Por ello, también debemos mantener una gestión de compras totalmente transparente (ofertas por escrito, comparación de precios y condiciones actualizadas, negociación con la dirección de los destinos de prorrateos y donaciones, etc.). Hay otra razón de orden práctico por la que se deben evitar confrontaciones abiertas: el delegado de hoy puede ser el product manager o el director comercial del mañana.. Como también hemos comentado es deseable establecer siempre que se pueda relaciones cooperativas, en las que ambas partes salgan beneficiadas (win ta win). Para algunos autores, este tipo de relaciones serían los auténticos procesos de negociación. En orden práctico, una forma de transformar un proceso de regateo en uno de negociación es acordarlo con el proveedor seleccionado tras el regateo, que siempre tendrá la posibilidad de mejorar las nuevas ofertas que podamos recibir de la competencia. De esta forma, se le concede cierta ventaja competitiva frente a nuevos competidores, y establecemos una relación con él a medio-largo plazo. La posibilidad de este acuerdo también sirve para que los proveedores se esfuercen en presentar sus mejores ofertas.
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