2010-02-MO-1

#01 jaargang 7 | februari 2010

vakblad voor huisartsen - tandartsen - specialisten - fysiotherapeuten en andere onder nemers in de zorg

Grip op uw bedrijfsvoering • De waarde van goodwill • Manage uw risico’s • Checklist risicomanagement • Snapshot van uw praktijk • Profiteer van de MKB vrijstelling • Goed voorbereid presenteren www.medischondernemen.nl

VOORWOORD

2010 wordt een mooi jaar voor MedischOndernemen!

Goede voornemens moet je altijd serieus nemen. Dat geldt voor iedereen. Ik heb me bijvoorbeeld voor-genomen om met MedischOndernermen u als ondernemer in de zorg nog meer relevante informatie te bieden. Zodat u nog beter uw praktijk kunt runnen. En er is meer dan het tijdschrift alleen. De website www.medischondernemen.nl is vernieuwd. De elektronische nieuwsbrief wordt steeds beter. Nu al lezen 18000 abonnees wekelijks deze onmisbare informatiebron.

Daarbij wordt het PraktijkManagers Netwerk steeds interessanter voor praktijkmanagers. Elkaar ontmoeten, ervaringen uitwisselen, vragen aan elkaar stellen blijkt toch elke keer in een behoefte te voorzien. De Regio Sessies die met regelmaat worden georganiseerd worden daarom goed bezocht. Heeft u nog geen bijeenkomst bezocht? Meld u aan bij mij (info@medischondernemen.nl).

Tenslotte worden in 2010 kennisseminars georganiseerd. Praktische onderwerpen als arbeidsrecht in de medische praktijk, slim inkopen in de medische praktijk, praktische tips voor efficiĂŤnt gebouwonderhoud worden door ervaren docenten interactief behandeld. Kijk ook voor een overzicht op de website.

Kortom: veel goede voornemens die uit komen.

Ik wens u een MOoi 2010!

Elsbeth Nijhoff

MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

3

INHOUDSOPGAVE

8 Risicomanagement geeft grip op uw bedrijfsvoering Wie onderneemt, neemt risico. Medische ondernemers die weten wat zij willen en werk maken van het benoemen van gevaren, kunnen alle bedreigingen de baas. Want juist bij risicomanagement geldt: het grootste risico voor de onderneming is de ondernemer zelf.

16 Het belang en de waarde van goodwill Wat is goodwill? Welke invloed heeft de komst van DBC’s hierop? Hoe is de fiscale behandeling? En hoe gaat een bank om met de financiering van goodwill? MedischOndernemen praat u in tien minuten helemaal bij.

20 Checklist risicomanagement In veel groepspraktijken en gezondheidscentra hebben medewerkers een administratieve functie. Het 'kantoorgedeelte' van de praktijk is onderhevig aan de arbeidsomstandighedenwet. Waar moet u op letten?

26 Risicomanagement: regeren is vooruitzien Het beheersen van risico’s is voor een ondernemer belangrijk. Zeker nu er in toenemende mate sprake is van behoorlijke risico’s die gepaard gaan met het ondernemen in de zorg. Hoe besteedt u gestructureerd aandacht aan risicomanagement?

4

MedischOndernemen

#1 FEBRUARI 2010

22

Back-up uw mobiele telefoon

28

Risico’s van ongemotiveerde medewerkers

38

Checklist presenteren

PM bijlage

30

24

Profiteer van de MKB vrijstelling

45

Een snapshot van uw praktijk

Zo bouwt u een succesvolle website

En verder

34 Checklist presenteren 37 Time management: grip op je tijd 38 Effectief investeren doe je zo 40 Column Maaike Straathof

MedischOndernemen

3

Voorwoord

6

Kort nieuws

7

Uitgelicht

32 Colofon en lezersservice 42 Nascholingsagenda

44 Ergonomie in de tandartspraktijk 45 Een snapshot van uw praktijk 46 Column Jaap Peters

MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

5

UITGELICHT

PAS OP VOOR DUBIEUZE PENSIOENREGELINGEN Naar schatting duizenden ondernemers zijn opgezadeld met onnodig dure pensioenregelingen, waardoor tussenpersonen hogere provisies incasseren.

Dit meldt Het Financieel Dagblad. Volgens de krant gaat het om individuele pensioenpolissen, die aan bedrijven worden aangeprezen als een 'semi-collectieve' polis of mantelovereenkomst. Ondernemers denken voordelig uit te zijn, maar anders dan bij een echte collectieve polis krijgt de tussenpersoon geen eenmalige provisie, maar wordt voor iedere polis apart betaald.

Het Verbond van Verzekeraars zint inmiddels op maat-

regelen. Volgens woordvoerder Paul Koopman is het Verbond in gesprek met de Ombudsman en Stichting van de Arbeid over een kostennorm voor de semi-collectieve pensioenpolissen. 'Als te hoge provisiekosten de pensioenopbouw in het verleden onevenredig hebben geremd, dan willen wij dat die voor de deelnemer gecompenseerd worden.'

Bron: Financieel Dagblad

ONGESCHREVEN REGELS ZORGEN VOOR CONFLICTEN OP HET WERK Ongeschreven regels zorgen ongemerkt vaak voor misverstanden, miscommunicatie en conflicten op de werkvloer.

Dit zegt Harvard-docent Myra White op Management-issues.com.

Ongeschreven regels vertellen hoe anderen zich moeten gedragen en hoe dingen gedaan moeten worden.

White stelt dat samenwerking vroeger makkelijker was omdat collega’s allemaal dezelfde achtergrond en dus gelijke ongeschreven regels hadden. Doordat nu in veel bedrijven mensen samenwerken van verschillend geslacht en uit verschillende landen en culturen is dit veranderd.

Misverstanden en conflicten Volgens White zorgen met name verborgen en per6

MedischOndernemen

soonlijke ongeschreven regels voor misverstanden en conflicten op het werk. Zo zijn werknemers soms zo gericht op naleving van de bedrijfscultuur, dat ze niet doorhebben dat ze werken volgens verschillende ongeschreven regels. Ze dragen bijvoorbeeld hetzelfde soort kleding als collega’s en praten op dezelfde manier.

Bewustwording van (andermans) ongeschreven regels zorgt volgens White voor betere werkrelaties en een prettigere werkomgeving.

Bron: HR Praktijk

UITGELICHT

FULLTIME BAAN KAN OOK PARTTIME 74 procent van de parttimers vindt dat hun laatste fulltime baan ook parttime ingevuld had kunnen worden. Dit blijkt uit het recent uitgevoerde Nationaal Parttime Onderzoek dat parttimecarrière.nl hield onder 744 hoger opgeleide parttimers.

René van Dalen, medeoprichter van parttimercarrière: “Diversiteit op hoger niveau staat bij veel werkgevers op de strategische agenda. Het dilemma is vaak dat deze banen volgens veel werkgevers niet parttime in te vullen zijn. Uit het onderzoek blijkt dat werknemers daar een andere mening over hebben en dat parttime werken vaak wel degelijk mogelijk is binnen fulltime functies.”

Kinderen belangrijk, salaris minder Van de respondenten van het onderzoek is zestig procent vrouw met kinderen en een partner die fulltime

werkt. Deze groep vindt het heel belangrijk om woensdagmiddag de kinderen van school te kunnen halen, maar blijkt wel degelijk bereid om ’s avonds weer aan het werk te gaan. Uit het onderzoek komt verder naar voren dat slechts 4,4 procent niet bereid is om buiten de contracturen te werken.

79 procent van de ondervraagden geeft kinderen aan als belangrijkste factor voor de parttime wens. Voor 13 procent is dit studie. De belangrijkste criteria bij de keuze van werk zijn: takenpakket en afwisseling, uitdaging, passende werktijden, salaris en reisafstand.

Bron: HR Praktijk

ZIEKE WERKNEMERS MOETEN SNELLER AAN DE SLAG Minister Donner van Sociale Zaken heeft samen met de sociale partners een detacheringstoolkit ontwikkeld om zieke werknemers sneller aan het werk te krijgen. Deze toolkit is gericht op de eerste twee ziektejaren van werknemers die minder dan 35 procent arbeidsongeschikt zijn.

Sinds de invoering van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) zijn werkgevers en werknemers zelf verantwoordelijk voor het aan het werk houden van de zogenaamde ‘35-minners’. Maar in kleine ondernemingen is re-integratie van zieke werknemers lastig.

‘Andere passende functies zijn er nauwelijks,’ stelt MKB-Nederland.

Een stimulans om deze werknemers aan te nemen, is de mogelijkheid om werknemers te detacheren bij een

andere werkgever. Daarom hebben de sociale partners gezamenlijk de detacheringstoolkit ontwikkeld. Dit is een praktische handleiding voor werkgevers om zieke werknemers bij een andere werkgever aan de slag te krijgen. Waarom is detachering nodig, wanneer kan een bedrijf hiertoe overgaan en hoe werkt het? Ook staan alle voordelen van detachering in de toolkit op een rij.

Meer informatie op www.mkb.nl

TIP !

Ex libris

EGO’S EN ANDERE ONGEMAKKEN Al even uit, maar te interessant om niet onder de aandacht te brengen is het boek ‘Ego’s en andere ongemakken‘ van Roos Vonk.

Vonk schrijft al jaren succesvolle columns voor Psychologie Magazine en Intermediair, en de beste stukken zijn verzameld in dit boek . Op humoristische wijze houdt ze de lezer een spiegel voor. Zo rekent ze af met de illusie dat nadenken over jezelf leidt tot meer zelfkennis, legt ze uit waarom zelfverheffing soms imponeert en veel vaker irriteert en staat ze stil bij het

nut van slijmen. Ervaringsdeskundige Roos Vonk komt tot prikkelende conclusies die voor iedereen herkenbaar zijn en die uitnodigen tot zelfreflectie en -relativering. Want hoe zit het met uw eigen ego en dat van uw personeel? Zelfkennis is de sleutel tot succes.

Auteur: Roos Vonk Prijs: € 18,95 ISBN: 9789055946952 www.scriptum.nl MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

7

THEMA THEMA THEMA

KOOSJE DE BEER

Risicomanagement geeft grip op uw bedrijfsvoering Wie onderneemt, neemt risico. Medische ondernemers hebben daarbij nog een extra zorg: de veiligheid van hun patiÍnten. Tegelijkertijd zijn zij niet opgeleid als risk manager, met alle risico’s van dien.

Praktijkeigenaren daarentegen die weten wat zij willen en werk maken van het benoemen van gevaren, kunnen alle bedreigingen de baas. Want juist bij risicomanagement geldt: het grootste risico voor de onderneming is de ondernemer zelf.

8

MedischOndernemen

VOORKOM ONNODIGE RISICO’S

In een grote tandartspraktijk met twaalf kamers gaat de compressor stuk. De praktijk ligt een halve dag stil.

Het verlies aan omzet wordt op 7200 euro geschat.

Vanzelfsprekend moeten het personeel en de andere vaste kosten gewoon betaald worden.

Ondernemen is risico’s nemen. Dit is een voorbeeld van een risico dat wordt gelopen wanneer de continuïteit van een onderneming op het spel staat, maar als medisch ondernemer kent u ook andere risico's: financiële risico’s, risico’s rondom uw aansprakelijkheid als zorgverlener of werkgever, maar ook risico’s veroorzaakt door falende automatisering.

Vooruitlopen op voorspellingen “Risicomanagement heeft eigenlijk te maken met het opvangen van voorspellingen die hopelijk niet uitkomen”, zegt Frank Brusche werkzaam als adviseur binnen VvAA Business Care. “Allereerst adviseer ik alle medische ondernemers de bedrijfsmatige processen binnen de praktijk in kaart te brengen en te inventariseren welke risico’s daaraan verbonden zijn. Hoe zit het met mijn aansprakelijkheid als er iets fout gaat? Hoe actueel zijn mijn protocollen om de veiligheid van patiënten en medewerkers te waarborgen? Loop ik niet het risico dat een verhuurder mij op korte termijn op straat kan zetten? Het zijn zomaar een paar voorbeelden in de bedrijfsvoering die je als praktijkeigenaar wel

het functioneren van de onderneming en de risico’s die de ondernemer loopt.”

Te vaak merkt Van de Berg, zelf getrouwd met een tandarts, dat medische ondernemers zich laten leiden door successen van anderen of door mooie vergezichten die ze worden voorgespiegeld. “Dat een collega met gemak een grote praktijk leidt, wil niet zeggen dat jij dat ook kunt of moet willen.”

Wie aan de slag gaat met risicomanagement, moet beseffen dat de grootste stimulans maar tegelijkertijd ook het grootste risico uiteindelijk bij de ondernemer zelf zit. En dat geldt zeker voor medici die meer dan andere beroepsgroepen handelen op basis van vertrouwen volgens Van de Berg. “In de behandelkamers wordt zeer professioneel gewerkt en zit de medicus er bovenop. Dat zou een medische ondernemer ook buiten de behandelkamers moeten doen. Wanneer een praktijkeigenaar de bedrijfsbankpas aan een assistent geeft om alle financiën mee af te handelen, vind ik dat een voorbeeld van een niet goed ingericht administratief proces. Binnen de zorg mag best wat bedrijfsmatiger worden gedacht en gewerkt. Dat leidt in veel gevallen ook tot lagere kosten.”

Vizier op de toekomst Awin Viskil is implantoloog en één van de vijf maten in de maatschap van tandartsenpraktijk Carabelli. In de

"Juist bij risicomanagement geldt: het grootste risico voor de onderneming is de ondernemer zelf" scherp moet hebben.”

Pas wanneer duidelijk is welke ondernemersrisico’s er zijn, wordt het mogelijk een besluit te nemen om deze risico’s al dan niet af te dekken. Bij sommige risico’s spreekt het bijna vanzelf dat je ze moet uitsluiten. Het zal iedere ondernemer duidelijk zijn dat een eigen pand tegen brand moet zijn verzekerd. Brusche: “Maar ik vraag me af in hoeverre praktijkeigenaren regelmatig hun brandblusinstallatie laten inspecteren. Mensen staan er niet altijd bij stil dat een kapotte brandblusser evengoed een risico inhoudt voor patiënten, personeel en de ondernemer zelf.”

Ken uzelf “Behalve het inventariseren van risico’s is het bij risicomanagement van belang dat een medische ondernemer achterhaalt wat hij of zij eigenlijk wil en belangrijk vindt”, zegt Koert van de Berg van organisatieadviesbureau OVCD. “Iedereen is uniek: de een wil drie dagen werken, iemand anders het liefst vijf. De een doet met plezier de boekhouding op zondag, de ander heeft er een hekel aan. Al deze voorkeuren hebben invloed op

praktijk met twaalf behandelkamers werken elf zelfstandige tandartsen. Twee mondhygiënistes en twee preventieassistenten staan op de loonlijst. “Bij de start van de praktijk in 2002 was ons doel om onze vakinhoudelijke kwaliteiten optimaal te benutten. Voor de patiënt wilden we de best mogelijke zorg en voor onszelf zoveel mogelijk plezier in het werk. Daarom hebben we gekozen voor een grotere organisatie.

Zo ontstond er ruimte voor meer personeel en konden wij ons als maten op onze verschillende specialismen richten.”

Om de gezondheid van medewerkers en patiënten te waarborgen zijn er binnen Carabelli verschillende protocollen waar iedereen zich aanhoudt. Ook preventief zijn maatregelen genomen om iedereen zo veilig mogelijk te laten werken. Op het financiële vlak hebben de maten van Carabelli eveneens risico’s geschat en keuzes gemaakt. Niettemin bleek in de loop van de tijd dat de kwaliteit van zorg tot tevredenheid stemde, maar dat de omzetten weinig winst lieten zien. De vraag drong zich op hoe de bedrijfsvoering efficiënter kon. De meningen binnen de maatschap hierover lieMO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

9

KOOSJE DE BEER

pen uiteen. Viskil: “Over de te volgen nieuwe koers van de praktijk waren we het over een ding eens: er moest wat gebeuren, maar wat? We merkten dat het management te veel tijd ging kosten en daardoor minder werkplezier opleverde. Na advies te hebben ingewonnen, hebben we besloten om de bedrijfsvoering deels uit te besteden aan een zakelijk manager.”

Versloffen Bij de start van een onderneming worden risico’s volgens Frank Brusche van VvAA meestal wel goed in kaart gebracht. Na de aanvangsfase komt het vaker voor dat ondernemers het risicomanagement in de waan van alledag laten versloffen. “Ondernemers reageren dan niet meer adequaat op veranderingen. Wet en regelgeving rondom arbeidscontracten verandert bijvoorbeeld regelmatig. Dan is het wel zaak om contracten hierop aan te passen. Ook als het gaat om veiligheidsprotocollen, verzekeringen of service level agreements met leveranciers is het belangrijk om periodiek alles te controleren.”

Tandarts Fangky Lim, eigenaar van praktijk De Blauwe Leeuw met twee assistentes, een preventieassistente en een receptioniste in dienst, noemt ‘personeelsbeleid’ als lastig aspect binnen een praktijk om te managen. “Dat hoor ik ook veel van collega’s. Assistenten neem ik eerst een half jaar, vervolgens een jaar en daarna pas vast in dienst. Toch sluit dit niet alle risico’s uit. Als beginnend praktijkeigenaar kreeg ik te maken met de zwangerschap van mijn assistente en dat zorgde direct voor ope-

rationele problemen. Een goede nieuwe assistente is er niet zomaar.” Nu haar praktijk is gegroeid, heeft Lim naar aanleiding van deze ervaring besloten dit risico niet meer te nemen. “Nu het financieel verantwoord kan, kies ik voor meer personeel en minder winst. Dat scheelt veel stress.”

Aanlooprisico’s De praktijk van Fangky Lim is gehuisvest in een historisch pand in Dordrecht dat casco werd opgeleverd.

Haar risicomanagement begon eigenlijk al voor de koop. “Ik heb mijn praktijkruimte pas gekocht nadat ik de vergunning kreeg om mijn praktijk erin te vestigen met de indeling die ik voor ogen had. Vervolgens heb ik verschillende scenario’s door laten rekenen met als basis alle voorspelbare kosten en voorzichtig ingeschatte dagomzetten.”

Ook direct na de opening van de praktijk bleef Lim naast de zorg voor haar eigen patiënten, waarnemen voor andere tandartsen om verzekerd te zijn van een vast inkomen. Na een maand of vier kon zij zich volledig richten op De Blauwe Leeuw. Een grote verrassing was die snelle groei overigens niet. “Van tevoren had ik uitgezocht dat er in de regio Dordrecht en omgeving een tekort aan tandartsen was. We zijn voor mijn praktijk verhuisd. Eerst woonden we in Amsterdam, maar daar durfde ik het niet aan.”

Zeker in het begin van haar praktijkvoering nam Lim financieel zo min mogelijk risico. “Hoewel het niet klantvriendelijk is, liet ik alle patiënten het eerste jaar

"Nu het financieel verantwoord kan, kies ik voor meer personeel en minder winst. Dat scheelt veel stress.”

Risicomanagement in drie stappen: STAP 1:

STAP 2:

STAP 3:

inventariseren; processen kritisch op risico’s onderzoeken.

Voor een zuivere risico-inventarisatie is het belangrijk om de doelen van de organisatie en de daarbij behorende risico’s duidelijk te krijgen. Voorbeelden van externe bedreigingen zijn maatschappelijke risico’s (bijvoorbeeld door veranderende wet en regelgeving) en omgevingsrisico’s (vestiging van concurrenten). Interne aandachtsgebieden zijn risico’s die samenhangen met het eigen functioneren, patiëntveiligheid, medewerkers, financiën en rechtsvorm. analyseren en selecteren; kritische punten ontdekken die tot calamiteiten kunnen leiden.

De risicoanalyse heeft als hoofddoel om die factoren te selecteren die aangrijpingspunten bieden om risico’s te voorkomen. Centrale vragen bij de risicoanalyse zijn: Zijn de processen in mijn organisatie zo ingericht dat ik mijn gestelde doelen kan realiseren? Welke factoren bepalen het succes van de organisatie? selecteren van maatregelen om risico’s te voorkomen of om het effect van calamiteiten te verhelpen.

De mogelijkheden voor actie in het kader van risicomanagement zijn: het risico zelf dragen, afkopen, voorkomen, verminderen, bij een ander leggen of niets doen. Door blijvend aandacht te houden voor uw risicomanagement kunt u hierin bewuste keuzes maken.

Bron: Kluwer: "Kwaliteit in Praktijk" (2005) auteur Jan Maas

10

MedischOndernemen

VOORKOM ONNODIGE RISICO’S

pinnen. Ik wilde niet het gevaar lopen dat mijn behandelingen niet vergoed zouden worden. Doordat ik dit duidelijk uitlegde, hadden mensen hier begrip voor. Nu sluit ik steeds vaker contracten met verzekeraars om direct via VECOZO te kunnen declareren.”

Onafhankelijk advies Zowel Awin Viskil als Fangky Lim hebben voor de bedrijfsmatige kant van de praktijkvoering zich laten adviseren door onafhankelijke raadgevers. Een keuze waarvan beiden zeggen geen spijt te hebben. “Hoewel ik niet voor eigen parochie wil preken, merk ik dat de gesprekken die ik als onafhankelijke sparringpartner op organisatorisch vlak voer, meestal erg verhelderend werken”, zegt Koert van de Berg. “Het helpt problemen te benoemen zodat de ondernemer bewust de keuze kan maken risico’s wel of niet te nemen. Daarbij raad ik zelfstandige medici ook altijd aan om het er met collega’s over te hebben. Door te horen hoe anderen het doen, doe je voor jezelf ideeën op.”

Wie proactief met praktijkmanagement en daarmee

risicobeheersing bezig is, heeft een voorsprong op collega’s die dat niet doen, is de stellige overtuiging van Frank Brusche. “De zorgmarkt verzakelijkt. We zien dat

"Wie proactief met risicobeheersing bezig is, heeft een voorsprong op collega’s."

de overheid steeds vaker een prijskaartje wil gaan hangen aan de kwaliteit van de verleende zorg. Ook patiënten en leveranciers verwachten een professioneel opgetuigde organisatie. Dat kan alleen als de praktijkeigenaar, en dat geldt zowel voor solisten als ondernemers van grotere zorgcentra, grip op de bedrijfsvoering heeft. Daarom alleen al kun je niet om risicomanagement heen.” MO MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

11

Verlicht de administratie en verhoog de bereikbaarheid van uw praktijk met de online diensten van Dentline:

Webagenda Patiënten maken zelf hun afspraak via internet en deze verschijnen automatisch in uw agenda.

SMS-afspraakherinnering Een automatisch verstuurde SMS herinnert patiënten een dag van tevoren aan hun afspraak, waardoor u minder ‘no-shows’ heeft.

Telefoondienst, in samenwerking met Telecats Laat telefoongesprekken buiten openingstijden automatisch beantwoorden en biedt de beller de mogelijkheid een afspraak te maken zonder tussenkomst van een medewerker.

Neem voor meer informatie en een demonstratie contact op met: 06 - 33087061 - info@dentline.nl - www.dentline.nl

UITGELICHT

UITGELICHT MO-seminar: Gesprekstechnieken in de medische praktijk MedischOndernemen organiseert op donderdag 25 maart 2010 de training ‘Gesprekstechnieken in de medische praktijk’. Aan de orde komen onder andere het functionerings-, beoordelings- en slecht-nieuws gesprek. Vandaag geleerd, morgen toegepast!

Schrijf u nu in en download het stappenplan sollicitatievragen gratis op: www.medischondernemen.nl/gesprekstechnieken

Vergroot uw werkplezier door een gezonde werkwijze Als zelfstandig ondernemer kunt u zich geen uitval door ziekte veroorloven. Daarom presenteert MedischOndernemen een reeks ergonomische maatregelen per beroepsgroep. De series voor de tandarts, huisarts en fysiotherapeut staan op www.medischondernemen.nl/ergonomie

Efficiënter met de computer Zit u veel achter de computer, dan kunt u het maar beter goed doen. Met een paar handige technieken en programmaatjes werkt u sneller en efficiënter, zodat u tijd overhoudt voor belangrijkere zaken. Bekijk de stappenplannen op: www.medischondernemen.nl/stappenplannen

Leveranciersgids MedischOndernemen In de online Leveranciersgids van MedischOndernemen staan meer dan 500 bedrijven overzichtelijk op een rij, zodat u als medicus snel en eenvoudig uw leveranciers vindt. De interactieve gids, met actieve doorlinks naar websites, e-mailadressen en uitgebreide zoekmogelijkheden staat op www.medischondernemen.nl/leveranciersgids.

PraktijkManagers Netwerk kenniscentrum Het PraktijkManagers Netwerk kenniscentrum biedt kennis en expertise aan op het gebied van de thema's: personeelsmanagement, inkoop, financiën, gebouwbeheer en personal finance.

Met het PMN Kenniscentrum heeft uw praktijkmanager alle informatie om zijn werk professioneel en efficiënt uit te voeren.

Zie voor meer informatie: www.praktijkmanagersnetwerk.nl/Kenniscentrum

MedischOndernemen op Twitter en LinkedIn MedischOndernemen stoomt op in de digitale vaart der volkeren, daarom zijn we sinds kort te volgen via Twitter en LinkedIn. Het Twitter-adres is: twitter.com/medischondernem, op LinkedIn vindt u ons door te zoeken op de groep MedischOndernemen.

MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

13

CHECKLIST

CHECKLIST VOOR EEN SUCCESVOL BEDRIJFSUITJE Een uitje moet vooral leuk zijn. Voorkom daarom teleurstellingen. Met onderstaande checklist kunt u zich voorbereiden op een gezellig bedrijfsuitje met uw personeel.

✔ Wat is het doel; vertier, teambuilding, kennismaking, etc. ✔ Kom via het brainstormen met enkele collega's tot een eerste idee. ✔ Wat is een geschikte datum, waarop iedereen en halve dag, dag of weekend kan? ✔ Gaan alleen de medewerkers of gaan ook hun partners mee? ✔ Is iedereen fysiek in staat om aan het programma deel te nemen? ✔ Moet er een alternatief programma zijn bij (bijv.) slecht weer? ✔ Hoe groot is het beschikbare budget? ✔ Wie organiseert de dag? Uitbesteden of niet? ✔ Hoeveel mensen gaan deelnemen aan de dag. Maakt het programma speling in dit aantal mogelijk? ✔ Wat moet er op lokatie nog meer mogelijk zijn dan het daadwerkelijk programma? Ontvangst met toespraak? Is hiervoor een zaaltje, microfoon, etc. aanwezig? ✔ Maak bij uitbesteden duidelijke afspraken over het programma met de leverancier. Leg deze bij voorkeur vast.

Dit geldt zeker ook de annuleringsvoorwaarden. ✔ Zijn er nog speciale verzekeringen nodig? ✔ Is de lokatie voor een ieder goed te bereiken? Moet hier iets voor georganiseerd worden? Carpoolen, bus, etc. ✔ Maak een uitnodiging die ook echt uitnodigt deel te nemen. ✔ Is er georganiseerd dat iemand op de dag filmt of foto's maakt? ✔ Evalueer na afloop hoe de dag is ervaren?

Bijvoorbeeld door een paar korte vragen via de interne mail te versturen.

14

MedischOndernemen

FINANCIEEL T E K S T: G E E R T R E Y N E R S , P R I VAT E B A N K E R R A B O B A N K A M S T E R D A M

Het belang en de waarde van goodwill Dit artikel gaat over goodwill in de medische praktijk. Wat is goodwill? Welke invloed heeft de komst van de Diagnose-Behandeling-Combinatie (DBC) hierop? Hoe is de fiscale behandeling? En uiteraard, hoe gaat een bank om met de financiering van goodwill? Kortom, met een beetje goede wil bent u in tien minuten weer helemaal bij!

16

MedischOndernemen

ALLES OVER GOODWILL

Gebakken lucht?

Volgens onderzoeksbureau Millward Brown betaalt u voor de merknaam ‘Google’ 100 miljard dollar en recent heeft de curator Schimmelpenninck de goodwill van DSB als ‘pro memorie’ op de balans gedeactiveerd.

Wat is goodwill dan?

Goodwill staat bij elke bedrijfsovername ter discussie.

De pensionerende ondernemer heeft het winnende lot in handen. De prijs van dit lot bestaat enerzijds uit tastbare activa en anderzijds uit (nog) niet-geactiveerde potentie. De overdragende ondernemer wil een vergoeding voor de toekomstige winsten uit zijn geldmachine. Dat noemen we goodwill.

Als medisch specialist - niet in loondienst - heeft u misschien ook te maken met goodwill. Bijvoorbeeld als u wilt toetreden tot een maatschap of als u een praktijk wilt overnemen. De goodwill representeert de patiëntenpopulatie, de concurrentiepositie van de maatschap in de regio en - in het verleden - de hoogte van de lump sum; ook bekend als budgetsysteem.

In de medische sector is het gebruikelijk om de goodwill te berekenen op één maal de jaaromzet minus de verplichte bijdrage voor het pensioenfonds (SPMS) minus de kosten voor hulpkrachten en minus omzetgenererend personeel. Over de hoogte van de te betalen

(deels) af te schaffen. Daardoor bestaat in sommige ziekenhuizen goodwill niet (meer). Een alternatief is dat de toetredende maat met zijn salaris ingroeit. Met de tijdelijk lagere beloning compenseert hij/zij een deel van de gederfde inkomsten van de andere maten.

De omzet kan de komende jaren door een aantal factoren fluctueren: • herziening DBC-systematiek inclusief honorariumtarieven • overgang dient macro budgettair neutraal plaats te vinden • verschuiving van patiëntenstromen als gevolg van marktwerking en concurrentie • inzet bandbreedte van het uurtarief van plus of min € 6,Back to the future?

Op 15 januari startte de rechtszaak van de medisch specialisten die zich over de Klink gejaagd voelen. Gaan we terug naar een verkapt budgetsysteem of geven we de gereguleerde marktwerking een echte kans?

De vraag naar (specialistische) ziekenhuiszorg zal de komende jaren verder toenemen. De stijging zit vooral

"Banken staan nog steeds in de rij om de (startende) medisch specialist te financieren. Hoewel banken meer tijd nemen om een financieringsvoorstel uit te werken, is het resultaat meestal positief." goodwill kan de Orde van Medisch Specialisten een bindend advies uitbrengen.

De hoogte van de goodwill kan echter sterk fluctueren.

De hoogte van de goodwill is namelijk (direct) gekoppeld aan de hoogte van de omzet. Door de invoering van de DBC-systematiek in 2008 is de omzet van menig specialist veranderd. Vraag maar aan een startend radioloog of een patholoog-anatoom. De omzet in deze specialisaties is ongevraagd met tientallen procenten gestegen!

in de hoeveelheid zorg per patiënt. Dit wordt veroorzaakt door onder meer de vergrijzing, epidemiologische en technologische ontwikkelingen, mondigheid van patiënten en de toenemende welvaart. Deze stijgende vraag naar zorg, naast de aanwezige kostenstijgingen kosten, versterkt de behoefte bij de politiek en toezichthouders om de zorguitgaven te beteugelen. De aanbieders en dus specialisten worden gestuurd op efficiency en kostenbeheersing. Kortom, de medisch specialist wordt steeds meer een ondernemer.

Inflatie op statiegeld?

Goodwill staat in Nederland onder druk. U mag erop vertrouwen dat de lokale buurtsuper evenveel statiegeld teruggeeft voor de lege Cola-fles als u ervoor betaalde. Dat is een gegeven. Maar hoe zeker bent u van de waarde van de destijds betaalde goodwill, wanneer u het stokje overdraagt?

Er zijn een aantal negatieve aspecten verbonden aan goodwill. Het belemmert de arbeidsmobiliteit, het deeltijdwerken en de instroom van nieuwe medisch specialisten. Onder aanvoering van minister Els Borst en met instemming van toenmalig minister Gerrit Zalm is daarom in 2000 een akkoord gesloten om de goodwill

De specialist als ondernemer De meeste specialisten werken vanuit een (stille)maatschap. Kenmerk is dat bijvoorbeeld elke maat met zijn ‘bedrijfsresultaat’ onder de inkomstenbelasting valt. Omdat hij voor eigen rekening en risico een onderneming drijft, heeft hij recht op de meeste ondernemersfaciliteiten die de Wet Inkomstenbelasting biedt. Hij heeft dan recht op bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek, meewerkaftrek en de nieuwste MKB-winstvrijstelling. De belastingdruk over het inkomen is globaal 46%. Hiermee is de belastingdruk vrijwel gelijk aan de ondernemer die via een Besloten Vennootschap onderneemt, namelijk 44%.

MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

17

FINANCIEEL

"Ondanks alle perikelen rondom de hoogte van uw inkomen is goodwill nog steeds het statiegeld van uw medische praktijk."

Naast de ondernemersfaciliteiten mag u ook de aanschafkosten van bedrijfsmiddelen in mindering brengen op de winst. Dit heet afschrijven. De investering is ineens, maar u mag jaarlijks een deel afschrijven.

Hierdoor is de verschuldigde inkomstenbelasting lager.

De termijn van deze ‘afschrijving’ is gekoppeld aan de economische levensduur van het bedrijfsmiddel. Het mag ineens worden afgeschreven als de aanschafkosten lager zijn dan € 450,-.

Een apart bedrijfsmiddel is goodwill. De betaling van goodwill wordt meestal gefinancierd bij een bank. De economische looptijd van deze financiering is beperkt.

Banken volgen de minimale fiscale afschrijvingstermijn die in 2007 is verlengd van 5 naar 10 jaar. Dit betekent dat u jaarlijks 10% mag afschrijven. Maar, financieren banken nog steeds deze goodwill?

Kredietcrisis & goodwill Wees gerust, banken staan nog steeds in de rij om de (startende) medisch specialist te financieren. Hoewel banken meer tijd nemen om een financieringsvoorstel uit te werken, is het resultaat meestal positief.

In het financieringsvoorstel wordt onderscheid gemaakt tussen een eventuele structurele lening en de lening voor de financiering van de goodwill. Met de invoering van de DBC-systematiek is het verstandig om meteen een krediet in rekening courant te vragen om maandelijkse fluctuaties op te vangen.

De lening voor de goodwill wordt meestal voor een duur van tien jaar verstrekt. Men betaalt jaarlijks rente over het uitstaande bedrag en een jaarlijkse vaste aflossing van tien procent. Door de jaarlijkse aflossing wordt de renteverplichting steeds kleiner. De bank wil dus zekerheid hebben dat er na (loon-)kosten ruim voldoende geld overblijft om de financiering in tien jaar terug te betalen.

Naast betalingscapaciteit zal de bank ook zekerheden eisen. Helaas kan aan goodwill geen zekerheidsrecht worden toegekend zoals aan een huis. Evenmin kan de bank een beroep doen op de Regeling Borgstelling MKB-kredieten. Omdat er nog geen sprake is van volledige vrije prijsvorming, kan de specialist hier geen aanspraak op maken. Daarom noemt de bank dit een blanco financiering.

Om toch enige zekerheid te krijgen, worden de rechten uit hoofde van het maatschapscontract verpand aan de bank. Daarnaast wordt de klant in privé aansprakelijk gesteld en zal de bank een - verpande - overlijdensrisicoverzekering eisen. Uiteraard is een - onverpande arbeidsongeschiktheidsverzekering onderdeel van de financieringsvoorwaarden.

Goed beslagen ten ijs!

Banken financieren nog steeds graag de goodwill voor de medisch specialist. Zorg bij de aanvraag voor een goede onderbouwing. Verras uw bank door samen met uw accountant/intermediair een ondernemersplan op te stellen.

Ondanks alle perikelen rondom de hoogte van uw inkomen is goodwill nog steeds het statiegeld van uw medische praktijk. Hou rekening met (overheids-)inflatie en blijf op de hoogte van alle ontwikkelingen.

goodwill 18

MedischOndernemen

ALLES OVER GOODWILL

Succesfactoren voor financiering van goodwill.

Licht in uw financieringsaanvraag de volgende zaken toe: • Relatie specialist met het ziekenhuis • Kwaliteit van de dienstverlening • Reputatie • Samenwerking medische staf Kritieke succesfactoren

Externe kansen en bedreigingen

Relatie specialist- Marktwerking ziekenhuis Wijziging honorariumtarieven Concurrentie Demografie

Kwaliteit van de dienstverlening

Reputatie

Gevraagde transparantie medische kwaliteit

Media aandacht

Interne sterkten en zwakten

Prestatie indicator

Onderneming

Ondernemer

Resultaatverantwoordelijkheid Omzetprognose

Professionalisering Specialisatie / differentiatie

Productie- en omzetontwikkeling (maatschap)

Portfolioanalyse

Productcatalogus

Overlegstructuren met ziekenhuisorganisaties

Flexibiliteit contract/ toelatingsovereenkomst Contracten verzekeraars (inhoud en looptijd)

Meten van indicatoren

Omgevingsbewustzijn

Geprotocolleerd werken

Wachtlijsten

Visitaties

Vergelijkingssites / lijsten

Klantvriendelijkheid

Klanttevredenheid onderzoek

Internet(forums) Wachtlijsten Vergelijkingssites / lijsten Klanttevredenheid onderzoek Samenwerking medische staf

(Interne) concurrentie Onderlinge afhankelijkheid (ondersteuners / poorters)

Samenwerking met andere maatschappen

Lidmaatschap stafmaatschap / convent

Medisch beleidsplan t.o.v. ziekenhuis strategie

Stafmaatschap / convent met bestuur, spelregels & mandaten Informatievoorziening Aanvullende prestatie indicatoren voor een zelfstandig behandelcentrum zijn: • concurrentieanalyse • bedrijfsplan / businesscase • goedkeuring ziekenhuis Bij de beoordeling van een aanvraag voor een behandelcentrum of privé kliniek is het van groot belang dat er capabel management aanwezig is. U bent als bekwaam specialist niet per definitie ook een goede ondernemer. Daarbij wordt veelal onderschat hoeveel tijd het kost een nieuwe kliniek op te zetten. MO

Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen of opmerkingen?

Neem dan contact op met Geert Reyners: T: (020) 777 82 37 - M: 06- 50 69 75 20 E: G.J.M.Reyners@amsterdam.rabobank.nl Geert Reynders is private bankier bij de Rabobank Amsterdam.

MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

19

PRAKTIJKVOERING

Arbeidsomstandigheden in de medische praktijk In veel groepspraktijken en gezondheidscentra hebben medewerkers een administratieve functie. Het “kantoorgedeelte” van de praktijk is net zoals het hele gebouw onderhevig aan de arbeidsomstandighedenwet. De wet stelt dus eisen aan de inrichting van de ruimte, het beeldscherm, de verlichting.

Het naleven van de arboregels is niet alleen een noodzaak, het is ook voor de medewerkers een duidelijk signaal dat op de werkplek de arboregels gelden. Met dat besef zullen zij ook zelf inzien dat die regels er natuurlijk niet voor niets zijn. En daar hebben werkgever en werknemer beiden baat bij.

De onderstaande checklist is bedoeld om over de vermelde punten goed na te denken. Zijn er vragen bij waarop u een negatief antwoord geeft, dan kunt u het beste contact opnemen met uw arbodienst.

Een veilig en gezond kantoor voldoet aan onderstaande eisen.• 20

MedischOndernemen

1. Klimaat ✔ Tocht op de werkplek komt niet voor. ✔ Op de werkplek hangt geen bedompte of benauwde sfeer. ✔ De inrichting van de ruimte langs de ramen is zo, dat er geen koudeval kan ontstaan. ✔ Iedereen kan vanaf de werkplek de temperatuur op de werkplek regelen. ✔ Iedereen kan vanaf de werkplek koeling of airconditioning regelen, of ramen openen en sluiten. ✔ Klimaatinstallatie wordt periodiek gereinigd en onderhouden. ✔ Voor de klimaatinstallatie zijn duidelijke bedienings-

PRAKTIJKVOERING

en onderhoudsinstructies aanwezig.

2. Geluid ✔ U kunt verstaanbaar spreken zonder stemverheffing. ✔ Er is geen geluid dat de concentratie van de werknemers verstoort. ✔ Bij conversaties op normale gesprektoon is geen hinderlijke nagalm waarneembaar.

3. Daglicht en uitzicht ✔ De werkplekken worden voldoende verlicht door daglicht. ✔ Kantoorvertrekken zijn voorzien van ramen die uitzicht naar buiten bieden. ✔ De ramen zijn voorzien van doelmatige helderheidswering. ✔ Het gezamenlijk oppervlak van de ramen waardoor daglicht de ruimte binnenkomt is meer dan 1/20 deel van het vloeroppervlak van die ruimte. ✔ Werknemers hebben bij het werk geen last van hinderlijk invallend daglicht.

4. Verlichting ✔ Er is genoeg licht om zonder moeite geschreven tekst te lezen. ✔ Werknemers worden niet gehinderd door spiegelend of verblindend licht. ✔ In het gezichtsveld van de werknemer komen geen grote contrasten of extreme kleurverschillen voor.

5. Noodvoorzieningen ✔ Vluchtwegen en nooduitgangen zijn vrij van obstakels.

✔ Met de breedte van de vluchtwegen en de plaats van de nooduitgangen is voldoende geanticipeerd op het aantal personen dat er gebruik van moet maken. ✔ Er is voldoende uitrusting aanwezig voor het verlenen van eerste hulp. ✔ Op centrale plaatsen zijn er duidelijk leesbare instructies voor een handelwijze bij ongevallen of brand. ✔ Bij de bouw en inrichting van het kantoor is geanticipeerd op een zo klein mogelijke ontwikkeling van brand en van rook. ✔ De niet-automatische brandbestrijdingsmiddelen zijn gemakkelijk te bereiken en te bedienen.'

6. Overige ruimten ✔ Er is een ruimte waar werknemers hun pauzes door kunnen brengen. ✔ In de ruimte waar pauzes kunnen worden doorgebracht is een voorziening of regeling getroffen om hinder van tabaksrook te voorkomen. ✔ Voor vrouwelijke werknemers die zwanger zijn of borstvoeding geven is een rustruimte beschikbaar. ✔ De rustruimte is afsluitbaar en bevat in ieder geval een rustbank of bed. ✔ Voor zowel mannen als vrouwen zijn er voldoende toiletten aanwezig. ✔ Er bevinden zich wastafels met stromend water in de nabijheid van de toiletten.

7. Bewegwijzering

✔ Nooduitgangen zijn eenvoudig en van binnenuit naar buiten toe te openen. ✔ Vluchtwegen en nooduitgangen die slecht zichtbaar zijn, zijn voorzien van een adequate noodverlichting die automatisch inschakelt als de stroom uitvalt. ✔ Vluchtwegen, nooduitgangen, deuren en poorten op het traject van de vluchtwegen zijn duidelijk gemarkeerd.

✔ Vanaf elke plaats in de gang is een verwijzing naar de (nood)uitgang zichtbaar. ✔ Kamers beschikken over nummers die naast de deur op ooghoogte zijn aangebracht. ✔ Naar elke ruimte of voorziening wordt verwezen. ✔ Bewegwijzeringsborden zijn goed leesbaar (kleur, contrast, lettergrootte, plaats).

SANCTIES EN HANDHAVINGSINSTRUMENTEN ARBEIDSINSPECTIE Als een inspecteur van de Arbeidsinspectie tijdens een inspectie of onderzoek overtredingen aantreft, zet hij een handhavingsinstrument in, dat gevolgd kan worden door een sanctie. Deze middelen staan hem ter beschikking.

STEEKPROEF De AI controleert steekproefsgewijs of de vereiste maatregelen zijn genomen. Is dit niet gebeurd, dat volgt een zwaarder instrument.

MONDELINGE AFSPRAAK Is de overtreding niet ernstig, dan kan de inspecteur een mondelinge afspraak met de werkgever maken.

WAARSCHUWING OF EIS Stelt de inspecteur een overtreding vast, dan krijgt de werkgever doorgaans de gelegenheid deze binnen een bepaalde tijd op te heffen. Dit kan met een schriftelijke waarschuwing, of ‘eis tot naleving van de wet’ binnen een bepaalde termijn. Hierop volgt een controle.

BOETERAPPORT De inspecteur zegt direct een boete-

rapport aan, als er sprake is van een ernstige overtreding, of als bij controle blijkt dat een eerdere overtreding niet is opgeheven. Ook als een inspecteur opnieuw eenzelfde overtreding aantreft (recidive), wordt direct een boeterapport opgemaakt.

WERK STILLEGGEN Is er ernstig gevaar voor de veiligheid of gezondheid van personen, dan wordt het werk stilgelegd en volgt er tegelijk een boeterapport.

PROCES-VERBAAL De inspecteur maakt proces-verbaal op, als er sprake is van een misdrijf of overtreding van verbodsbepalingen, die uitdrukkelijk in de regelgeving worden genoemd.

DWANGSOM Als geen van de voorgeschreven maatregelen wordt nageleefd dan volgt er in het uiterste geval een dwangsom.

Ga voor uitgebreide informatie en folders in PDF naar: www.arbeidsinspectie.nl/onderwerpen/handhaving/sancties/ MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

21

A U T O M AT I S E R I N G

Zo eenvoudig maakt u een back-up van uw mobiele telefoon Een mobiele telefoon met tientallen contacten verliezen en er dan achter komen dat u geen back-up heeft. Hopelijk komt u nooit in deze situatie terecht, want het kost een hoop tijd en moeite om alle adressen te achterhalen. Beloven dat u uw telefoon nooit kwijt raakt kunnen we niet, maar met onderstaand stappenplan zorgt u wel voor een goede back-up.

22

Uw mobiele telefoon beschikt over Bluetooth - Windows

verschijnt rechtsonderin een icoontje. De driver wordt automatisch opgeslagen op uw computer.

STAP 1 Sluit de Bluetooth USB-adapter aan op een vrije USB-poort op uw computer. De computer probeert automatisch verbinding te maken en zodra dit gelukt is

Stap 2 Installeer de software die bij uw mobiele telefoon zit. Ontbreekt deze dan vindt u deze vaak op de website van de fabrikant.

MedischOndernemen

B A C K - U P VA N U W M O B I E L

Stap 3 Schakel Bluetooth in op uw telefoon en zorg dat bluetooth toegankelijk is voor andere apparaten.

Stap 4 Gebruikt uw Windows XP, open dan via Menu Start en Instellingen het configuratiescherm. Dubbelklik hier op het icoontje Bluetooth configuratie.

Stap 5 De computer zoekt naar nieuwe Bluetoothapparaten. Selecteer uw mobiele telefoon en klik op Apparaat toevoegen.

Stap 6 Mogelijk vraagt de computer nu om een passcode. Deze kunt u invoeren, maar dit is bij de meeste telefoons niet verplicht.

Stap 7 Heeft u de optie passcode ingeschakeld, voer deze dan in op uw telefoon als de computer daarom vraagt.

Stap 8 De computer en telefoon zijn nu correct met elkaar verbonden.

Stap 9 Open via het menu start de in Stap 2 geïnstalleerde software. Hiermee maakt u back-ups of kunt u gegevens uitwisselen.

Fout tijdens de installatie?

Gaat er iets mis tijdens de installatie van de telefoon, dan kunt u deze stappen doorlopen.

Stap 1 Is identiek.

Stap 2 Open het menu Start, klik op Instellingen en vervolgens Configuratiescherm. Klik hier op het pictogram "Systeem". Is deze niet zichtbaar, selecteer dan de optie 'Klassieke weergave' linksbovenin, zodat Windows alle icoontjes toont.

Dubbelklik nu op Systeem, ga naar het tabblad Hardware en klik hier op de knop Apparaatbeheer.

Stap 3 Dubbelklik op het icoontje Bluetooth-apparaten en vervolgens op de naam van uw telefoon.

Stap 4 Klik op het tweede tabblad, Stuurprogramma, en selecteer de optie Stuurprogramma bijwerken.

Stap 5 Windows vraagt of u verbinding wilt maken met internet, selecteer hier: Nee, nu niet en klik vervolgens op Volgende.

Stap 6 In het volgende schermpje kunt u Windows het stuurprogramma zelf laten zoeken. Weet u waar de software staat - meestal in het mapje Drivers op de installatie CD - dan kunt u hier via 'Niet zoeken' heen navigeren.

Stap 7 Dubbelkilk op het icoontje van het stuurprogramma. Als alles goed gaat installeert Windows nu de juiste software en zijn de telefoon en computer correct met elkaar verbonden.

Stap 8 Installeer als laatste de backup-software van uw telefoonfabrikant vanaf de meegeleverde cd-rom en start deze via het menu Start. Met deze software en de juist ingestelde verbinding kunt u nu back-ups maken.

Uw mobiele telefoon verbinden met een Mac Stap 1 Wilt u uw mobiele telefoon verbinden met een Apple Mac, dan moet u eerst Bluetooth op de computer aanzetten. Scroll naar het Bluetooth-symbooltje in de menu-bar, klik hierop en zet Bluetooth aan. Staat het icoon er niet bij, open dan het bluetooth menu via System Preferences en activeer Bluetooth.

Stap 2 Schakel Bluetooth op uw mobiele telefoon in en maak uw telefoon voor iedereen zichtbaar.

Stap 3 In het menu Bluetooth op de Mac kunt u een apparaat toevoegen. DIt kan ook via System Preferences > Bluetooth > Devices -> Set Up New Device.

Stap 4 De Bluetooth Setup Assistant verschijnt. Klik op Continue, selecteer ‘mobiele telefoon’, het juiste type en weer continue.

Stap 5 De Mac zoekt via Bluetooth contact met uw mobiele telefoon. Verschijnt uw type, klik deze dan aan en vervolg met continue.

Stap 6 Afhankelijk van uw telefoon verschijnt er op de computer nu een schermpje met een passkey. Voer deze code in op uw mobiele telefoon en accepteer de verbinding die tot stand komt.

Stap 7 Selecteer in hetzelfde schermpje 'Set up iSync to transfer contact and events' en sluit het menu af.

Stap 8 Met het gratis programmaatje iSync kopieert u nu eenvoudig de gegevens en adressen van uw telefoon naar de Mac. Het programma wijst zichzelf, maar heeft u liever wat hulp dan vindt u op support.apple.com een duidelijke, Nederlandstalige handleiding.

Nb: Wilt u uw mobiele telefoon als modem gebruiken dan stelt u dit in het menu uit stap 7 in. De instellingen verschillen per telefoon, en op de website van uw telefoonfabrikant staat meestal een handleiding. MO

MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

23

FISCAAL T E K S T: D I R K M O N S T E R , AV I V O S C V A C C O U N TA N T S E N B E L A S T I N G A D V I S E U R S

Profiteer van de MKB vrijstelling MKB WINSTVRIJSTELLING VOOR MEER MENSEN BEREIKBAAR

De MKB winstvrijstelling is een korting voor ondernemers, die ‘winst uit onderneming’ genieten. Sinds 2010 is de regeling ook interessant voor ondernemers die minder dan 1225 uur werken.

24

MedischOndernemen

B E S PA R E N B I J D E F I S C U S

De MKB winstvrijstelling wordt van de commerciële winst afgetrokken na fiscale correcties en na vermindering met de ondernemersaftrek. In het hoogste belastingtarief van 52% en bij een MKB winstvrijstelling van 12% is de effectieve belastingdruk in feite dus slechts 45,76%. Tot en met het jaar 2009 moest je om in aanmerking te komen voor de MKB korting voldoen aan het welbekende urencriterium van 1225 uur, dat ook toegang geeft tot de zelfstandigenaftrek.

Bij de invoering van de belastingwetgeving ‘2001’, zijn veel man/vrouw maatschappen die we heel veel in de medische sector tegenkwamen door de accountants en fiscalisten geliquideerd. Dit als gevolg van de regel dat de samenwerking tussen man en vrouw in deze maatschappen als ‘ongebruikelijk’ werd gezien, waardoor de met een tandarts of huisarts meewerkende partner niet meer in aanmerking kwam voor de zelfstandigenaftrek, hoewel het feitelijk ondernemerschap door de Belastingdienst meestal niet werd bestreden. Omdat de man/vrouw maatschap op deze wijze geen voordeel meer bood, werd voortaan voor veel partners een zogenaamde ‘arbeidsvergoeding’ aan de meewerkende partner betaald. Met de invoering van de MKB korting voor ondernemers in 2007 werd het nadeel voor partners met een arbeidvergoeding nog groter, omdat men naast de zelfstandigenaftrek ook deze korting niet kreeg. Nu in 2010 de toegang tot de MKB korting niet meer beperkt is tot ondernemers die aan het urencriterium voldoen en recht hebben op de zelfstandigenaftrek, wordt het voor partners die een ‘arbeidsvergoeding’ ontvangen, zogenaamde ‘resultaatgenieters’, in veel gevallen weer aantrekkelijk om zich tot ondernemer te laten verklaren en weer een maatschap aan te gaan met de partner, die huis- of tandarts is. Voorwaarde hierbij is uiteraard wel, dat de werkzaamheden zelf voldoende aanleiding moeten geven tot die ondernemersstatus.

Bij een enigszins substantiële arbeidsvergoeding is het al gauw de moeite waard om uw accountant een keer te laten uitrekenen of het fiscaal voldoende aantrekkelijk is om de partner weer in een man/vrouw maatschap op te nemen en beiden van de MKB vrijstelling te gaan profiteren.

MKB vrijstelling of BV. Bovenstaand verhaal laat zien dat de effectieve belastingdruk op ‘winst uit onderneming’ 45,76% bedraagt (in de 52% schijf). De belastingdruk op de winst van een onderneming, die in een B.V. wordt gevoerd, is (kort door de bocht) 40%: 20% vennootschapsbelasting en over de resterende 80% nog eens 25% dividendbelasting. U moet er dan wel rekening mee houden, dat dit tariefsvoordeel nog het wegvallen van de zelfstandigenaftrek moet opvangen en de hogere kosten van de accountant. Verder zal de B.V. -ten laste van de winst van de B.V.- de directeur grootaandeelhouder, de ondernemer dus een adequaat salaris moeten uitbeta-

len en mogelijk loopt dat salaris weer een heel eind de eerder genoemde 52% schaal in. En dat eet het tariefsvoordeel weer langzaam op. Overigens is de vraag of de onderneming in een B.V. of voor ‘winst uit onderneming’ moet worden gevoerd van nog veel meer vragen afhankelijk, dan de paar, die ik hier opwerp. Feit is wel, dat door het oplopen van het percentage van de MKB vrijstelling het ‘tariefsgat’ langzaam aan het dichtgroeien is. Ook op de vraag of het in uw situatie aantrekkelijker is om als directeur van uw eigen B.V. of voor winst uit onderneming uw werkzaamheden uit te oefenen, kan uw accountant een antwoord geven.

Wat levert de MKB winstvrijstelling op?

Bij een arbeidsbeloning van € 3.000 per maand (en dus € 36.000 per jaar) versus een winst van € 36.000 op jaarbasis, is het netto belastingvoordeel voor de ontvanger € 1.814 per jaar. Voor de praktijkhouder maakt het niets uit.

Bij € 48.000 is het voordeel € 2.420 en bij een winst versus arbeidsvergoeding van € 60.000 loopt het voordeel op naar € 3.587.

Investeren blijft aantrekkelijk: aanpassing investeringsaftrek Bij investeringen kan een percentage van het bedrag van de (totale) aanschafwaarde daarvan in dat jaar op de winst uit onderneming in mindering worden gebracht. Naarmate het bedrag van de investeringen oploopt, wordt het percentage lager.

Tot en met 2009 was deze afbouw opgebouwd uit schijven, waarvoor een integraal aflopend percentage gold.

Daardoor kon een investering, die net aan het begin van een volgende hogere schijf zat een lagere investeringsaftrek opleveren dan een investering van een paar duizend euro’s lager, die net aan het eind van de schijf daaronder zat. Een merkwaardige en eigenlijk onwenselijke situatie.

Met ingang van het jaar 2010 is deze weeffout uit het systeem van investeringsaftrek gehaald en hoeft u dus niet meer te letten op het risico, dat u net een kritische grens overschrijdt. Bovendien zijn de percentages en dus de bijbehorende bedragen van de investeringsaftrek verhoogd, zodat investeren fiscaal in ieder geval aantrekkelijk blijft.

Investeren blijft aantrekkelijk: 50% afschrijven in 2010 en 50% in 2011.

Tenslotte nog enkele woorden over de crisismaatregelen. Investeringen die in het jaar 2010 plaatsvinden mogen in twee jaar worden afgeschreven, ofwel maximaal 50% in 2010 en 50% in 2011. Dit kan uiteraard heel aantrekkelijk zijn. Overigens zijn een aantal bedrijfsmiddelen van deze faciliteit uitgesloten, waaronder personenauto’s. Dit geldt echter niet voor ‘zeer zuinige auto’s’. MO MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

25

THEMA THEMA THEMA

PRAKTIJKVOERING

E D W I N B R U G M A N , V E R B O N D E N A A N V VA A F I N A N C I E E L E N E C O N O M I S C H A D V I E S B U R E A U

Risicomanagement: regeren is vooruitzien

Het beheersen van risico’s is voor een ondernemer belangrijk. Zeker nu er in toenemende mate sprake is van behoorlijke risico’s die gepaard gaan met het ondernemen in de zorg. Hoe besteedt u gestructureerd aandacht aan risicomanagement?

De omgeving voor zorgondernemers wordt in een rap tempo complexer en de inkomstenstromen zijn lang niet meer zo zeker als ze in het verleden waren. In de praktijk wordt er vaak onvoldoende en vooral ook ongestructureerd aandacht besteed aan risicomanagement. MedischOndernemen staat stil bij de verschillende soorten risico’s en biedt praktische handvatten om tot een beter beleid te komen.

Verschillende soorten risico’s Wanneer een ondernemer alleen aan risico’s zou denken zou hij of zij waarschijnlijk onmiddellijk stoppen met ondernemen. Er zijn er namelijk talloze. Risicomanagement kan op al die risico’s worden toegepast.

26

MedischOndernemen

Voor een zorgonderneming geldt dat vooral voor de risico’s op de volgende terreinen: • Administratie: is de administratie op orde, is er voldoende inzicht in de inkomsten en uitgaven, en is het saldo van de inkomsten en uitgaven (de cashflow) duurzaam positief? En is er ook voldoende cashflow om in de toekomst onderhoud te verrichten aan het pand, de inrichting en de apparatuur?

• Aansprakelijkheid (als gevolg van de zorgverlening): is de wijze waarop de zorg wordt verleend op een verantwoorde manier geregeld zodat (medische) fouten zoveel mogelijk worden uitgesloten?

• Van buiten komend onheil: is de onderneming ver-

AANDACHT VOOR RISICOMANAGEMENT

zekerd tegen zaken als brand, diefstal en andersoortige schade?

• Ontwikkeling: is de onderneming voldoende geëquipeerd om markt- en zorgontwikkelingen te volgen en erop in te spelen?

Aan deze risico’s kan op een praktische wijze aandacht worden besteed. Natuurlijk hangt de aard en complexiteit van de maatregelen af van de omvang van de organisatie.

Administratieve organisatie Veel ondernemers denken bij de woorden ‘administratieve organisatie’ aan de boekhouding. De administratieve organisatie is echter veel meer dan dat. Ze beschrijft namelijk de werkwijzen, regels, procedures, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en interne controlemaatregelen die gelden voor de gehele administratie van de onderneming. Naarmate de onderneming groter is – en er meer mensen werken – is de administratieve organisatie vaak complexer. Maar de basis is eigenlijk eenvoudig en overal hetzelfde.

Een goede administratieve organisatie vormt een enorm belangrijk hulpmiddel voor een goed risicomanagement, met name op het financiële vlak. Zo kan met een goede administratieve organisatie worden voorkomen dat diefstal door medewerkers kan plaatsvinden (door het opzetten van een goed controle- en verantwoordelijkhedensysteem), er kan worden gezorgd voor een tijdige rapportage zodat snel kan worden vastgesteld wanneer de cashflow negatief is, of kan worden vastgesteld dat er onvoldoende resultaat is om bijvoorbeeld vervangingsinvesteringen te doen. Er kan dan tijdig worden bijgestuurd en grote(re) problemen kunnen worden voorkomen.

Benoem alle processen rondom de administratie. Van het behandelen van de inkomende facturen tot het verzenden van nota’s aan patiënten of verzekeraars, van het invoeren van betaalopdrachten tot het accorderen ervan, en van het verwerken van alle gegevens tot het rapporteren de relevante cijfers. En benoem de verantwoordelijke personen voor ieder proces, en stel vast hoe zij verantwoording afleggen. Bij dit proces kan de accountant enorm behulpzaam zijn. Hou u vervolgens zo strak mogelijk aan de afgesproken procedures, en zorg ervoor dat de verantwoordelijken dat ook doen.

Richtlijnen en protocollen Aansprakelijkheid kan op vele manieren worden voorkomen. Natuurlijk, om te beginnen, door goede zorg te verlenen. De zorginhoudelijke kwaliteit kan lang niet altijd door de patiënt worden bepaald. Voor veel zorgprofessionals gelden richtlijnen en protocollen die de basis vormen voor het leveren van goede zorg. Zorg ervoor dat aan die protocollen en richtlijnen binnen de organisatie periodiek aandacht wordt besteed. Zowel aan de inhoud als aan het feit dat de richtlijnen en protocollen worden gevolgd. Dit lijkt vanzelfsprekend

maar is het lang niet altijd. Zorg ook voor een goed en duidelijk klachtenbeleid. Gebleken is dat een goed klachtenbeleid de gevallen waarin zorgverleners aansprakelijk worden gesteld beperkt. Agendeer daarnaast periodiek – bijvoorbeeld eens per jaar – dat goed wordt gekeken naar de aansprakelijkheidsverzekering. Zijn alle werkzame zorgprofessionals verzekerd? En geldt dat ook voor de medewerkers aan wie bepaalde taken zijn gedelegeerd? En ook belangrijk: voldoet u aan de voorwaarden die zijn gesteld aan de taakdelegatie?

Verzekeringen Verzekeringen voorkomen risico’s natuurlijk niet maar dempen de gevolgen ervan wel. U kunt het risico van brand slechts ten dele zelf beperken – zorg er bijvoorbeeld voor dat degene die als laatste het pand verlaat altijd een ‘sluitronde’ maakt en apparatuur uitschakelt.

Maar als er onverhoopt wél brand uitbreekt leidt u schade. Met een verzekeringsuitkering kan de schade hersteld worden. Maar denk ook aan de derving van inkomsten. Vaak kunt u na een brand niet direct aan de slag en mist u de inkomsten. Voor risico’s die verzekerbaar zijn (zoals brand, bedrijfsschade, aansprakelijkheid) geldt dat u er goed aan doet om periodiek de dekking met een deskundige te bespreken.

Ook voor de zorgverleners zelf kan de vraag spelen welke risico’s zijn verzekerd. Soms kan het belangrijk zijn om bepaalde medewerkers te verzekeren. Want niet iedereen is vervangbaar en de schade bij het plotseling uitvallen van een medewerker kan voor de onderneming groot zijn.

Regeren is vooruitzien Uw onderneming moet natuurlijk ook mórgen nog bestaan. De zorg en de zorgbehoefte verandert voortdurend. Een onderneming moet met die ontwikkelingen meebewegen en in elk geval niet het risico lopen dat ze niet meer voldoet aan de behoefte van de patiënten. Dat risico is prima te beheersen als er met regelmaat aandacht wordt besteed aan de ontwikkelingen op dit terrein. De beslissing om daarop in te spelen volgt pas daarna. Ook moet aandacht worden besteed aan de marktontwikkelingen. Wat doet de concurrentie? Wat is de invloed van de verzekeraar? Zaken die periodiek in beeld zullen moeten worden gebracht,z waarna een beslissing kan worden genomen om er iets mee te doen.

Voorkomen is beter dan genezen In essentie komt het erop neer dat u risico’s al behoorlijk kunt managen door allereerst een goede administratieve organisatie op te zetten, en daarnaast periodiek aandacht te besteden aan het inventariseren van allerhande risico’s, het bespreken ervan en beoordelen van eventuele maatregelen. Agendeer dit. Zo bent u preventief bezig en geldt het adagium ‘voorkomen is beter dan genezen’. MO MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

27

PERSONEEL

De risico’s van ongemotiveerde medewerkers Wanneer medewerkers of teamleden op zoek zijn naar een andere baan en hun motivatie verliezen heeft dit mogelijk grote consequenties voor uw onderneming en het team. Wat zijn signalen dat medewerkers met hun hoofd al bij een nieuwe baan zijn en wat kunt u ermee?

Signaal : indekken Als werknemers afhaken en zich niet meer inzetten voor de organisatie, dekken ze zich onmiddellijk in.

Alles wat ze doen is erop gericht dat ze niet verantwoordelijk zijn voor dingen die verkeerd gaan.

Sommige gedragingen in deze denkrichting zijn: -

28

MedischOndernemen

Kopies van e-mails of voicemails over een bepaald onderwerp worden doorgestuurd naar eindverantwoordelijken, zodat ze altijd kunnen aantonen dat zij het er niet mee eens waren of het anders zouden doen.

Excuses en uitvluchten zoeken, de waarheid ver-

draaien of wijzen naar een teamlid die iets niet doorgegeven zou hebben etc.

- Slecht of half werk leveren, maar wel pretenderen druk te zijn door te verwijzen naar andere taken of de prioriteitenlijst waar de taak 'ĂŠcht bovenaan staat'.

- Heel beschermend worden als het gaat om verantwoordelijkheden (verborgen agenda?)

- Bondgenoten zoeken. Dit kan een hechte collega zijn, maar iemand kan ook met een hoop tamtam medestanders zoeken om zijn onvrede te ventileren.

In de laatste fase communiceert het teamlid steeds minder met collega's, met uitzondering van de bondge-

ONGEMOTIVEERDE MEDEWERKERS

noot waar hij zijn gal spuwt. Het verpest kortom de werksfeer, de praktijk komt in negatieve spiraal terecht en dit wordt zeker opgemerkt door patiënten. De vraag luidt daarom: wat kan een praktijkhouder doen om de sfeer goed te houden?

baar, maar de aangerichte schade kan dan al groot zijn.

Vergeet niet dat als u negatief gedrag van ongemotiveerde medewerkers ziet, dit vaak het topje van de ijsberg is, en ze met hun gedrag een grote invloed hebben op patiënten en de andere teamleden.

Merk teruglopende motivatie bijtijds op Vroege ontdekking is essentieel bij het omgaan met motivatieproblemen. Zorg daarom dat de alarmbellen gaan rinkelen bij de bovengenoemde gedragspatronen, en onderneem actie: - Neem contact op met collega's en vraag hoe zij tegen de situatie aankijken - Laat het team zien dat de onderneming de juiste koers vaart en dat u daar volledig achter staat - Vraag iedereen de werkzaamheden uit te voeren zoals ze - gezamenlijk - zijn afgesproken - Doe er alles aan om de negativiteit terug te dringen.

Documenteer en bewaar Sla alle stappen die u neemt bij het corrigeren van een ongemotiveerde medewerker op. Denk daarbij aan eventuele waarschuwingen, verslagen, e-mails of notulen van vergaderingen. Dit lijkt misschien overdreven, maar mocht het ooit tot een juridisch geschil komen dan staat u sterker.

Bouw een sterk team Team buildingsactiviteiten worden vaak positief ontvangen door gemotiveerde medewerkers, en bekritiseerd door ongemotiveerde medewerkers. Dit is weer een signaal dat het met de motivatie niet goed zit, maar door de activiteit kunnen de neuzen wel weer dezelfde kant op komen te staan. Werkt dit niet dan zal er in het uiterste geval een lastig besluit moeten worden genomen: afscheid nemen. Veel zakelijke leiders stellen dit zo lang mogelijk uit, en dat is heel verklaar-

Zachte heelmeesters Het is heel moeilijk om werknemers, die eigenlijk niet meer willen, terug te winnen als volledig functionerend lid van het team. Natuurlijk kunnen ze hun gedragspatronen veranderen zodat ze overeenkomen met uw wensen, maar de onderliggende onvrede blijft.

Werkgevers die merken dat een teamlid afhaakt en met zijn hoofd al bij een nieuwe baan is, doen er daarom verstandig aan de situatie te benoemen en daar in een vroeg stadium consequenties aan te verbinden. Ook als dit ontslag betekent. De sfeer in het team zal er aanzienlijk door verbeteren, en een ongemotiveerde werknemer stapt vroeg of laat toch op. Het spreekwoord luidt niet voor niets: zachte heelmeesters maken stinkende wonden. MO

5 TIPS OM UW PERSONEEL TE MOTIVEREN TIP 1: Haal geld en motivatie niet door elkaar U kunt ongemotiveerd personeel proberen te prikkelen met meer geld, maar waarschijnlijk haalt het weinig uit. Helemaal als er diepgewortelde problemen aan het motivatiegebrek ten grondslag liggen. Los deze eerst op en achterhaal welke medewerkers het gemotiveerdst zijn en waarom. Het biedt aanknopingspunten voor structurele verandering.

TIP 2: Zorg voor duidelijke doelstellingen Zonder duidelijk doel werkt uw personeel nergens naartoe. Zorg daarom dat iedereen weet wat zijn rol in het geheel is en spreek uw waardering uit voor hun bijdrage. Stel praktische, haalbare doelen voor uw werknemers vast, en leg uit hoe hun succes bijdraagt aan het succes van de hele praktijk.

TIP 3 Spreek uw waardering uit Iedereen is dol op complimentjes, en dit is bij uw personeel niet anders. Een simpel "Dank je en goed gedaan" heeft soms al een verrassend effect op de motivatie, en zorgt ervoor dat medewerkers zich gewaardeerd voelen. Sta hier bij stil en pas het toe… maar doe het wel oprecht.

TIP 4: Zorg voor voldoende variatie Nieuwe taken en meer verantwoordelijkheid houdt mensen scherp. Misschien kunnen - en willen - werknemers wel veel meer dan ze nu laten zien.

Identificeer daarom medewerkers die de capaciteiten hebben om nieuwe vaardigheden te leren en probeer hier aan tegemoet te komen. Het zorgt voor meer motivatie en loyaliteit.

TIP 5 Vertrouw uw personeel Als goede werkgever geeft u uw personeelsleden het volledige vertrouwen om de klus te klaren, daar heeft u ze ten slotte voor aangenomen. Delegeer uitdagende taken en stimuleer innovatie. Medewerkers functioneren het beste als ze weten dat hun competentie wordt gewaardeerd.

Conclusie Het motiveren van personeel is maatwerk, zie uw medewerkers dan ook niet als een inwisselbaar geheel. Succesvol motivatiebeleid is gericht op het vinden van manieren om personeel voor u te laten werken omdat ze het willen, niet omdat ze moeten.

MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

29

A U T O M AT I S E R I N G

Zo bouwt u succesvolle website

een

Internet is niet meer weg te denken uit de huidige samenleving en als medische praktijk kunt u eigenlijk niet zonder. Met een website alleen bent u er echter niet, want hoe vinden bezoekers hem?

MedischOndernemen helpt u op weg.

30

Wellicht kent u de term SEO. Het staat voor Search Engine Optimization, in het Nederlands zoekmachine optimalisatie. Door ICT-bedrijfjes wordt er vaak geheimzinnig over gedaan, maar zo ingewikkeld is het niet. Achterhaalt u veelgebruikte zoektermen, dan kunt u deze bewust toepassen op uw site. Vraag en aanbod sluiten nu op elkaar aan en de volgende keer staat u hoger in de zoekmachineresultaten.

3. Het zoeken naar veelgebruikte zoekwoorden met weinig concurrentie

SEO is dus eigenlijk: 1. Het uitzoeken en toepassen van zoekwoorden die veel bezoekers opleveren 2. Het toepassen van zoekwoorden die een commerciële waarde hebben.

1: Ga naar de website van Google AdWords: Hulp-programma voor zoekwoorden. Hier vindt u advertentietarieven voor populaire zoekwoorden: (https://adwords.google.nl/select/KeywordTool External)

MedischOndernemen

We verduidelijken het met een praktijkvoorbeeld. Stel u bent tandarts en u zoekt nieuwe patiënten voor een cosmetische ingreep. Via de volgende stappen achterhaalt u nu de woorden waarop potentiële klanten zoeken.

ZO WORDT UW SITE GEVONDEN

2: Vul bij het zoekveld naast 'Beschrijvende woorden of zinsdelen' in: cosmetische tandheelkunde 3: Typ de tekens die in de afbeelding eronder worden weergegeven over 4: Klik op de knop Suggesties voor zoekwoorden opvragen (dit duurt soms even) 5: Er verschijnt een lijst met veelgebruikte zoekwoorden 6: Selecteer bij het uitschuifmenu 'Kolommen kiezen die u wilt weergeven' de optie 'Alles weergeven'.

7: Klik daarna op 'Geschatte gemiddelde CPC' (cost per click) weergeven.

8: Kijk nu naar de kolommen 'CPC-prijzen' en 'Wereldwijd maandelijks zoekvolume'.

Hoe vaak zoeken internetters op een woord en hoeveel betalen adverteerders voor een klik, als hun advertentie op dat moment wordt vertoond? Veelgezochte zoektermen met een hoog CPC zijn het interessantst, want dit zijn blijkbaar de woorden waar veel mensen op zoeken, en waar dus de meeste concurrentie op is.

In het voorbeeld van cosmetische tandheelkunde zijn dit onder andere: cosmetische tandheelkunde, cosmetisch tandheelkunde (zonder de e), tanden bleken, facings, cosmetische klinieken, implantaten tanden, implantaten, tandheelkunde, tandarts en tandartsen.

Dit is al een mooi lijstje met termen die zeker op de website thuishoren.

Leg nadruk op zoekwoorden en beantwoord vragen Google maakt onderscheid tussen gewone tekst en benadrukte tekst, zoals koppen, tussenkopjes en vetgedrukte woorden. Het is dus zaak de veelgezochte zoekwoorden te benadrukken en te gebruiken als kop of tussenkop voor een artikel. Dit werkt nog beter als u het combineert met het beantwoorden van vragen. Een patiĂŤnt die facings overweegt is ongetwijfeld benieuwd naar de kosten, dus de kans is groot dat hij Googled op: facings kosten, of: wat kosten facings. Staat er nu op uw website een artikel met de kop 'Wat kosten facings?' dan vergoot dit de kans dat u hoog scoort bij de zoekresultaten aanzienlijk. Het is dan ook een goed idee een lijst met veelgestelde vragen op te stellen, zodat toevallige websitebezoekers misschien nieuwe klanten worden.

Gebruik deze tactiek ook bij website url’s: www.praktijk.nl/behandeling.html zegt Google niet zo veel, www.tandartspraktijkjansen.nl/cosmetische-ingrepen.html al veel meer. Het draait om relevantie.

Link building Verwijzen veel websites naar uw site, dan moet deze wel interessant zijn. Dat is grofweg de redenering die zoekmachine Google hanteert. Naast de juiste zoekwoorden is het daarom essentieel dat u veel links krijgt.

Meld uw site daarom aan bij zoekmachines, online adressen- en leveranciersgidsen etc. Hoe vaker genoemd, hoe relevanter u voor Google bent.

Wilt u dat anderen moeite voor u doen dan kunt een interessant rapport of inhoudelijk artikel schrijven dat u gratis aanbiedt aan populaire websites in ruil voor een link naar uw site. Nieuws van populaire sites duikt vaak overal op en zo vergroot u weer uw naamsbekendheid.

Bovendien wordt u hoger aangeslagen door Google. U kunt het rapport ook exclusief op uw website zetten, en ter download aanbieden in ruil voor bijvoorbeeld een e-mailadres. "Registreer u nu en download het GRATIS kennisrapport..." Dit is voor u een lead en voor de lezer een inhoudelijk verhaal. De procedure is bovendien eenvoudig te automatiseren, zodat u er geen omkijken naar heeft.

Zorg tenslotte regelmatig voor nieuwe artikelen.

Google is dol op actieve websites, en de stukjes hoeven helemaal niet lang te zijn. Zorg er wel weer dat u de juiste zoekwoorden gebruikt.

Twitter, LinkedIn en Facebook Wilt u de zaken nog serieuzer aanpakken dan is het verstandig u niet alleen op uw website te concentreren.

Open bijvoorbeeld ook een Twitter-, LinkedIn- en Facebook-account en profileer u daar met uw onderneming. Zo kunt u in LinkedIn uw website opgeven, maar ook een e-mail- of websiteadres in uw voornaam stoppen. Geef bij uw voornaam uw voor- en achternaam op en bij achternaam bijvoorbeeld: <www.bedrijfsnaam.nl>. Dit ziet voortaan iedereen die uw profiel opvraagt.

Een bijkomend voordeel van uw gegevens op meerdere websites is dat ze opgenomen worden in Google, zodat u via een omweg weer meer bezoekers op uw site kunt krijgen. Het straalt daarnaast betrouwbaarheid uit: u bent niet alleen de onderneming, maar ook iemand van vlees en bloed die gemaild kan worden.

Tip: Beschikt uw website over RSS dan kunt u deze via twitterfeed.com laten binnenlopen op Twitter. U heeft er geen omkijken meer naar en Google neemt de bijdrages wel mee in de zoekresultaten.

Opmerking: Tijd is geld, en dat vergeten ondernemers op internet nogal eens. U kunt uren investeren in LinkedIn, maar levert het ook echt wat op?

Samenvattend: Met deze tips staat u niet meteen bovenin Google, maar het maakt wel duidelijk hoe SEO werkt. Ook als u geen grote ambities heeft met uw website is het belangrijk de gebruiker altijd als uitgangspant te nemen. Wat zoeken ze? Hoe zou u zoeken om op uw eigen website terecht te komen? En gebeurt dit dan ook? Consequent de naam van uw wijk of stad op uw website gebruiken kan al een groot verschil maken, dus kijk nog eens goed naar uw site.

Succes! MO MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

31

LEZERSSERVICE

MedischOndernemen is een vaktijdschrift dat de vrije beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg ondersteunt bij het organiseren van hun praktijk.

Artikelen in het tijdschrift geven antwoord op een vraag, zijn praktisch en aktueel. MO geeft u achtergrondinformatie, stappenplannen en handige tips.

Als zorgverlener met een eigen praktijk blijft u zo op de hoogte van de belangrijkste ontwikkelingen en trends in de praktijkvoering. MedischOndernemen organiseert eveneens congressen en cursussen over diverse onderwerpen uit het tijdschrift.

COLOFON

MedischOndernemen Jaargang 7, nummer 1, februari 2010

een uitgave van MedischOndernemen b.v.

Faradaystraat 4a 8013 PH Zwolle T (038) 460 63 84 F (038) 460 63 18 info@medischondernemen.nl

UW MENING TELT! TEVREDEN? SUGGESTIES?

www.medischondernemen.nl

hoofdredactie Elsbeth Nijhoff

uitgever Wim Nijmeijer

Uiteindelijk telt alleen of u tevreden bent over het magazine, de nascholingsactiviteiten en de website.

Daarom nodigen we u van harte uit om uw mening, wensen, ideeën aan ons door te geven. Stuur een e-mail naar redactie@medischondernemen.nl.

art direction WWW.A5DESIGN.NL

drukker Thieme Zwolle

OPROEP DEELNEMERS ADVIESRAAD

aan dit nummer werkten mee Jaap Peters, Koosje de Beer, Maaike Straathof, Dirk Monster, Geert

De redactie van MedischOndernemen komt graag in contact met medici met een eigen praktijk of met medici die in een samenwerkingsverband werken. Graag horen we van u wat u bezighoudt. Met welke (ondernemers)vragen wordt u bijvoorbeeld geconfronteerd? Wat zijn uw struikelblokken, waarin heeft u zich bekwaamd en waarin moet u nog groeien?

Vier keer per jaar willen we met u over deze onderwerpen van gedachten wisselen, zodat we de inhoud van het blad nog beter kunnen afstemmen op de wensen van de lezers.

Bent u geïnteresseerd, laat het ons weten per e-mail en wij nemen contact met u op. Het e-mailadres is: redactie@medischondernemen.nl.

WILT U MEDISCHONDERNEMEN BLIJVEN ONTVANGEN? Om er zeker van te zijn dat u ook de volgende uitgaven van MedischOndernemen ontvangt, kunt u zich opgeven als abonnee van MedischOndernemen.

Als nieuwe abonnee ontvangt u het eerste nummer gratis. Het abonnement (€ 60 per jaar) zal het daaropvolgende nummer ingaan. U kunt zich opgeven via www.medischondernemen.nl, een mail sturen naar info@medischondernemen.nl of bellen naar (038) 460 63 84.

Reyners, Edwin Brugman, Rutger Steenbergen, Charlotte van den Wall Bake, Elsbeth Nijhoff en Roger P Levin.

MedischOndernemen verschijnt zes maal per jaar oplage: 17.500

advertentieverkoop Acquire Media B.V. Harald Jansen en Gerjan Raidt T (038) 460 63 84 info@acquiremedia.nl

abonnementen Bent u een vrije beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg, meldt u dan aan voor een abonnement tegen het tarief van € 60 per jaar.

Vermeld uw beroep en afstudeerjaar. Wanneer u zich opgeeft als abonnee ontvangt u het eerste nummer gratis. Het abonnement zal het daaropvolgende nummer ingaan.

Bent u geen medicus, dan betaalt u € 90 voor een jaarabonnement.

Opgeven kan via www.medischondernemen.nl, bovengenoemd (e-mail)adres, telefoon- en faxnummer.

reageren op artikelen in deze uitgave?

Stuur een e-mail naar redactie@medischondernemen.nl.

Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie of welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever.

32

MedischOndernemen

BIJLAGE

#01 jaargang 3 | februari | maart 2010

Bijlage speciaal voor de PraktijkManager

Effectief overleggen

Checklist presenteren

Column Maaike Straathof

MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

33

BIJLAGE

REGIOSESSIES

PM DAG

Update RegioSessies

Overijssel: Nieuwe sessie: 13 april in Enschede

Zuid Holland: Nieuwe sessie: 9 april in Nootdorp

Noord Brabant: Nieuwe sessie in Boxmeer datum volgt

Regio Sessies in het kort: De tweemaandelijkse (ontbijt)sessies vinden plaats in een van de deelnemende praktijken. Zo kun je dus een kijkje nemen in de praktijken van je collega’s en tijdens het ontbijt van gedachten wisselen over een vooraf bepaald onderwerp. Deelname is gratis voor leden van het PM-netwerk. Je betaalt alleen een kleine bijdrage voor het ontbijt.

5 Regio’s zijn gestart!

Heb je je al ingeschreven voor de RegioSessie in bovengenoemde regio’s? Dan ontvang je vanzelf bericht. Wil je je opgeven, stuur dan een e-mail naar info@praktijkmanagersnetwerk.nl Staat jouw regio al op de kaart?

Wil je ook aan een RegioSessie bij jou in de regio deelnemen, maar staat deze nog niet op de kaart?

Neem dan contact met ons op en geef je op voor desbetreffende regio. Zodra wij voldoende collega’s bij elkaar hebben, kunnen we beginnen!

Zet alvast in je agenda: 1 JUNI 2010 - 3E LANDELIJKE DAG VAN DE PRAKTIJKMANAGER Met het gevarieerde takenpakket van de praktijkmanager is het van belang dat je gestructureerd werkt. Dat is belangrijk voor de praktijk, maar zeker ook voor jezelf. De derde Nationale Dag van de PraktijkManager staat daarom in het teken van zelfmanagement. Je leest er alles over op www.praktijkmanagersnetwerk.nl

Zie voor het complete overzicht: WWW.PRAKTIJKMANAGERSNETWERK.NL/REGIOSESSIES/

Stuur een e-mail naar: info@praktijkmanagersnetwerk.nl

MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

35

BIJLAGE

HOE EEN WERKOVERLEG WERKT

T E K S T: C H A R L O T T E VA N D E N WA L L B A K E , H E E F T H A A R E I G E N C O A C H I N G E N C O N S U LTA N C Y B E D R I J F

Effectief overleggen doe je zo Er wordt flink overlegd in Nederland. Ook medische praktijken ontkomen daar niet aan. Omdat zo’n bijeenkomst vaak inefficiënt is, kost het veel energie en wordt het een bron van irritatie. In dit artikel ontdek je hoe het werkoverleg effectiever wordt door een succesgerichte benadering.

Werkoverleg is een gestructureerde informatie-uitwisseling met vaste regelmaat tussen teamleden, praktijkmanager en praktijkhouder over de praktijk, het werk, de werkomstandigheden en de vooruitzichten. Een werkoverleg is duidelijk iets anders dan een briefing, een korte bijeenkomst van het medisch team aan het begin van iedere gezamenlijke dienst.

Belangrijk Een werkoverleg is noodzakelijk voor een efficiënte manier van informatie-uitwisseling, zodat iedereen altijd goed is geïnformeerd. Het levert een belangrijke bijdrage aan het ‘wij-gevoel’ omdat het teamleden motiveert om met elkaar mee te denken en naar elkaar te luisteren.

Door vragen te stellen help je de teamleden zich te focussen op wat zij uit het werkoverleg willen halen. Je helpt hen hun doelen te verwoorden, en laat ze nadenken hoe het werkoverleg daaraan een bijdrage kan leveren. Dus in plaats van hen te vertellen hoe zinvol het werkoverleg is, vraagt je het henzelf. Het voordeel is dat zij dit zelf kunnen beoordelen en daardoor echt zelf in actie komen. Bijvoorbeeld: “Hoe merk jij na 36

MedischOndernemen

afloop van ons werkoverleg dat het nuttig voor je was?

Wat is er dan anders?”

Voorbereiden Met een gestructureerde voorbereiding zorg je voor een efficiënt en vlot verloop van het overleg.

Samenstelling Omdat een werkoverleg bedoeld is voor iedereen, moet ook iedereen de gelegenheid krijgen om aan het werkoverleg deel te nemen. Maak van te voren afspraken over wie bijvoorbeeld de telefoon aanneemt, wie de notulen maakt en wie het overleg voorzit. Het verdient de voorkeur om zowel telefoondienst, als notuleren als het voorzitterschap te laten rouleren Agendapunten De voorzitter nodigt iedereen ruim van te voren uit om eventuele agendapunten vóór het overleg in te dienen.

Agendapunten die voor slechts een enkeling van belang zijn, horen niet thuis in het werkoverleg.

Ongeveer een week voor het overleg verstuurt de voorzitter aan alle teamleden een herinnering aan het

EFFECTIEF OVERLEGGEN DOE JE ZO

overleg en een agenda met hierop aangegeven de agendapunten. Dit geeft deelnemers de kans al een mening over de onderwerpen te vormen.

Plannen Het is handig om tijdens het laatste werkoverleg een afspraak te maken voor het volgende werkoverleg.

Plan een datum en tijd (zowel begin- als eindtijd). Zorg ervoor dat het werkoverleg op regelmatige basis plaatsvindt. Bijvoorbeeld één keer per twee maanden.

Agendapunten De agendapunteigenaar bereidt zijn of haar onderwerpen voor, houdt voor de bespreking een korte inleiding, beantwoordt vragen en is vaak ook verantwoordelijk voor de uitvoering.

Voorbeelden van agendapunten: • werktijden • roosters • vakantieplanning • hygiëne • protocollen • samenwerken • nieuwe technieken • nieuwe producten • toekomstige veranderingen Structuur • De voorzitter zorgt dat het overleg op tijd begint, heet iedereen welkom en vraagt naar eventuele mededelingen.

• Agendapunten worden behandeld conform de volgorde op de agenda.

• Rondvraag: elk teamlid krijgt de gelegenheid een vraag te stellen. Deze kan meteen door de voorzitter of een andere deelnemer worden beantwoord.

• Afsluiting met een korte samenvatting door de voorzitter die tevens iedereen bedankt voor de inzet en aanwezigheid.

BAL De notulist noteert tijdens het overleg wie er aanwezig is en maakt aantekeningen van de besproken onderwerpen. Meestal worden aantekeningen uitgewerkt tot notulen. Je kunt er echter voor kiezen om te vol-

voor

tijdens

na

staan met een actie- en besluitenlijst (BAL) als middel om vast te stellen wat er in het overleg is afgesproken.

Welke besluiten zijn genomen? Welke acties vloeien hieruit voort en door wie worden deze opgepakt? Zorg dat de uitwerking SMART is (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Dan heb je met een BAL niet alleen een document dat sneller klaar is dan notulen, maar ook een document waarmee slagvaardiger kan worden opgetreden.

Tips • Plan, als het mogelijk is, een overleg aan het einde van de dag. Omdat iedereen snel naar huis wil, verloopt het overleg sneller.

• Laat een overleg, in verband met concentratiespanne, niet langer dan 1.5 uur duren.

• Begin en beëindig de vergadering altijd op de afgesproken tijd. Tolereer te laat komen niet.

• De agenda is de structuur voor de vergadering.

Tijdens het overleg ingevoerde punten, komen op de agenda voor volgende keer.

• Als het verslag zo kort mogelijk na het overleg wordt gemaakt, zit de informatie nog vers in het geheugen en zal het opstellen ervan dus gemakkelijker gaan.

• Probeer eens te werken met roulerend voorzitterschap en notulist. Zo zijn het niet altijd dezelfden, wordt het eerlijk verdeeld en kan iedereen leren.

• Vraag bij de teamleden om feedback over het werkoverleg vonden en voer de eventuele verbeterpunten uit bij een volgend werkoverleg.

Uit de praktijk "Omdat ik ergens iets had gelezen over een werkoverleg, voerden wij dat in onze praktijk in. We vergaderden ons echter drie slagen in de rondte maar het leverde niets dan ergernis op. Het overleg begon altijd te laat en duurde eindeloos. Ik had er mijn buik van vol.

Totdat ik tijdens een training inzag hoe ik een werkoverleg moest introduceren, invoeren, voorbereiden en begeleiden. En… ik leerde dat ik niet alles zelf hoefde te doen. Nu kan iedereen onderwerpen inbrengen voor de agenda. Door het meer los te laten, te delegeren en ook voortdurend vinger aan de pols te houden dat het werkoverleg voor iedereen wat toevoegt, is het nu een nuttige maandelijkse happening.” MO

Voorzitter • datum plannen • uitnodigen • agenda samenstellen • koffie, thee regelen • gespreksleider • zorgen dat iedereen aan het woord komt • tijd bewaken • notulist en voorzitter volgend overleg benoemen • BAL controleren

Voorzitter • notulist • BAL vorig overleg meenemen • eventueel kopieën maken • notuleren / BAL bijwerken • doorvragen bij onduidelijkheden • BAL uitwerken • na controle voorzitter BAL verspreiden MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

37

BIJLAGE

PRAKTIJKVOERING

Goed voorbereid presenteren Een goede presentatie vergt een degelijke voorbereiding. Uiteindelijk wil je dat de medewerkers begrijpen wat je voor het voetlicht wilt brengen. Een presentatie mag ook niet te lang duren. De spanningsboog van de toehoorders is circa twintig minuten. En dan mag je blij zijn als van alle informatie zo’n vier procent beklijft. Onderstaande checklist helpt je een presentatie goed voor te bereiden.

Checklist ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ 38

Bereid je presentatie schriftelijk voor: bedenk het waarom, het wat en tot welke actie het publiek moet worden aangespoord.

Zorg voor handzame aantekeningen met slechts sleutelwoorden (bijv. op verschillende kaartjes).

Repeteer en oefen je presentatie op zo'n realistische mogelijke wijze (incl. de houding, zo mogelijk met visuele hulpmiddelen). Controleer dat je binnen de beschikbare tijd blijft.

Zorg voor een goede eerste indruk, ga niet meteen zitten achter een tafel. Zorg voor een natuurlijke houding, bijv. staande met de handen losjes op de rug.

Zorg ook voor een 'fantastische' glimlach! Je hebt je zaken immers prima voorbereid, en je hebt er zin in. Je boeit daarmee automatisch je publiek.

Houd oogcontact met iedereen uit het publiek, niemand in het bijzonder, zodat iedereen het gevoel krijgt erbij te horen.

Zorg voor voldoende afwisseling en dynamiek in je presentatie, laat je stimuleren door je eigen enthousiasme.

Zorg voor een paar seconden stilte en een glimlach om een paar pratende toehoorders stil te krijgen.

Bedenk een aantal open vragen om je presentatie mee te beginnen, zodat je publiek meteen betrokken wordt bij het onderwerp.

Zorg dat je - waar mogelijk - spreekt in de wij-vorm, dit schept een band met je toehoorders en stimuleert de gezamenlijke betrokkenheid.

Zorg ook tijdens je presentatie voor enkele uitdagende open vragen om je publiek bij de les te houden.

Herhaal de belangrijkste punten van je presentatie vier keer ('om het nooit meer te vergeten').

Zorg voor goede en krachtige plaatjes (dia's, afbeeldingen, grafieken) ter ondersteuning: 1 beeld = 10.000 woorden!

Onderbreek je betoog gewoon bij eventuele interrupties (bijv. laatkomer), zodat er geen gat in je argumentatie valt.

Blijf binnen de gegeven beschikbare tijd: respecteren van de gegeven tijd betekent respecteren van je publiek.

Sluit je presentatie altijd af met een concrete aansporing tot een bepaalde actie of beweging van je publiek.

MedischOndernemen

P E R F E C T E P R E S E N TAT I E

Dit zijn de vier meest gemaakte presentatiefouten

FOUT 1 - GEEN DUIDELIJKE DOELSTELLING Presentaties zonder een duidelijk doel zijn gedoemd te mislukken. Bepaal vooraf wat je de luisteraars wilt vertellen en wat zij daaraan hebben. Het is leuk dat jij weet hoe iets moet of wat eraan schort, maar wat levert hen dat op? Prikkel hun aandacht en motivatie.

FOUT 2 - TE VEEL DETAILS Weet je veel over een onderwerp dan wil je dat graag delen, maar in een presentatie is dat funest. Het leidt de aandacht af en mensen onthouden het toch niet. Beperk je daarom tot de basis en verwerk de details desgewenst in een aanvullende hand-out.

FOUT 3 - VAKTAAL EN MONOTOON STEMGELUID Veel mensen hebben de neiging hun taalgebruik aan te passen tijdens presentaties. Ze gebruiken opeens dure woorden en verzanden in vaktaal.

Het gevolg: de luisteraar haakt af. Zie je doelgroep liever als een slimme middelbare scholier waarmee je bijkletst, en gebruik humor. Iedereen kan het volgen en de boodschap komt over.

FOUT 4 - TEVEEL VISUELE ONDERSTEUNING Overspoel je publiek niet met afbeeldingen en zet ze alleen in om je boodschap te ondersteunen. Zet je notities op blaadjes en lees ze niet voor van de dia's, dat leidt alleen maar af. Een beeld zegt meer dan duizend woorden, dus maak daar slim gebruik van.

MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

39

BIJLAGE

EFFICIËNT WERKEN VOOR PRAKTIJKMANAGERS

NIEUW op nemen.nl MedischOnder

Grip op je tijd

Als praktijkmanager heb je een breed scala aan taken: de planning, het werkoverleg, personeelsgesprekken, vergaderingen en ga zo maar door. Een ergonomische werkwijze leidt tot efficiënt en comfortabel werken, maar hoe leid je de constante stroom aan informatie in goede banen? Timemanagement systeem ‘Getting Things Done’ biedt uitkomst.

Een ergonomische werkwijze heeft betrekking op de eigen lichaamshouding, de werkplek en de werkorganisatie. Vooral het laatste kost vaak meer energie dan je lief is. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat iedereen op tijd geïnformeerd is? En hoe voorkom je slapeloze nachten, omdat het werk maar doormaalt in je hoofd?

Om je werk goed en prettig te doen heb je een ‘leeg’ hoofd nodig. Een goed timemanagement systeem zorgt hiervoor. Een voorbeeld van een goed en eenvoudig toepasbaar systeem is het ‘Getting Things Done’ systeem van David Allen. MedischOndernemen.nl belicht de komende weken de basis van het systeem, en in dit artikel krijgt u alvast een voorproefje.

De publicaties zijn ook terug te vinden op www.bosbedrijfsoefentherapie.nl.

Time management – de basis • Wanneer je niet uitkijkt, verzand je werk in rompslomp. Rompslomp is dat deel van het werk dat niet de kern is, maar wel moet gebeuren. Denk aan het lezen van nutteloze e-mails, het verzamelen van bonnetjes, het opzoeken van adresgegevens etc.

Rompslomp kost veel tijd en levert weinig plezier op.

Met de nieuwe mogelijkheden van telefoon, computer, fax en internet creëer je bovendien veel makke40

MedischOndernemen

lijker extra rompslomp. Maar het verwerken ervan is nog niet zo eenvoudig.

• Je hebt een helder (‘leeg’) hoofd nodig om betrouwbaar, productief en creatief te werken. Effectief werken kan pas als je ook kunt ontspannen. Het is bijvoorbeeld lastig om in slaap te vallen als je ligt te malen over alles wat nog moet gebeuren. Zodra je je ontspant, kunnen allerlei gedachten uit het onderbewustzijn naar boven borrelen. Het onderbewustzijn houdt daar pas mee op, als het ervan overtuigd is dat je ze niet vergeet. Zolang dat niet zo is, blijf je eraan denken.

• De uitdaging is om niets te vergeten en tegelijkertijd ook niets in je hoofd te houden. De enige manier om dit te doen is door het invoeren van een systeem dat 100% betrouwbaar is, buiten je hoofd. Zo’n praktisch systeem is beschreven door David Allen in zijn boek Getting things done. Geen gezweef, maar een helder systeem dat rust en structuur geeft.

LEES HOE GETTING THINGS DONE WERKT OP MEDISCHONDERNEMEN.NL/TIMEMANAGEMENT

COLUMN

M A A I K E S T R A AT H O F

Meten is weten

MAAIKE STRAATHOF Tijdens één van mijn eerste vakantiebaantjes, in een bejaardenhuis vlak onder Den Haag, werd me gevraagd lijsten bij te houden van de tijd die ik besteedde aan de verschillende werkzaamheden. Zonder dat ik er destijds het belang van snapte, was dit mijn eerste ervaring met het principe ‘meten is weten’.

In de verschillende omgevingen waar ik daarna werkte ben ik dit principe op vele manieren tegen gekomen door het invullen van onder andere logboeken, logstaten, turflijsten, aftekenlijsten en overzichten. In het begin lijkt het op muggenzifterij en werkverschaffing maar voor vele functies en ook voor een praktijkmanager is dit juist de informatie waar ik mee werk.

Managementinformatie geeft inzicht in het reilen en zeilen van een praktijk, het laat bijvoorbeeld zien waar verbeterpunten zitten en wat de mogelijkheden zijn om daarop te sturen. Ook het

artsen en teamleden, het aantal dagen dat de capaciteit daardoor niet volledig benut was en natuurlijk hoeveel tijd en capaciteit verloren ging doordat er patiënten niet zijn gekomen. Eigenlijk ben ik nogal verslingerd geraakt aan het meten is weten principe.

Het is net als in het ‘huishoudboekje’: het geeft een kick als je niet alleen weet hoeveel je hebt uitgegeven maar als je ook precies weet waaraan. Aan de kostenkant kan het nog wel eens een eyeopener zijn om te zien hoeveel het onderhoud eigenlijk kost per jaar, of de inkoop van hulpbenodigdheden en wat er uitgegeven

“Het geeft een kick als je niet alleen weet hoeveel je hebt uitgegeven, maar ook precies waaraan.” uiteindelijke resultaat kan vervolgens meetbaar en dus zichtbaar worden gemaakt met behulp van die specifiek verzamelde informatie. Binnenkort is de bespreking gepland over de gegevens van 2009. Daarbij kijken we onder andere naar patiëntenaantallen.

Hoeveel stonden er ingeschreven en wat was het aantal nieuwe patiënten? Wat was het aantal eerste bezoeken voor controle, het aantal tweede bezoeken voor controle, het aantal spoedconsulten, het aantal uitgeschreven patiënten etc. In grote lijnen geeft dit al veel inzicht in de ‘gezondheid’ van de praktijk. Het laat ook zien of we iedereen bereiken met ons oproepsysteem, of er patiënten uit het zicht verdwijnen en of er voldoende nieuw bloed binnenkomt waardoor we met zijn allen scherp blijven.

Een ander aandachtspunt is het overzicht van het aantal gewerkte dagen in het afgelopen jaar, het aantal cursusdagen voor tand-

is aan factoring of cursussen.

Vandaag heb ik mijn eerste berekeningen gemaakt en de dag vloog voorbij. Ik moet er niet aan denken om dit dag in, dag uit te moeten doen maar ik trek er twee keer per jaar wat meer tijd voor uit. Dan kijk ik terug met behulp van de overzichten die ik heb geprint, maak berekeningen en verwerk de resultaten in voorstellen voor het volgende half jaar tot jaar. Op deze manier is het voor de praktijkhouder duidelijk hoe de praktijk er voor staat en overleggen we wat wel en wat niet mogelijk is.

Waarschijnlijk is dat ook gebeurt in dat bejaardenhuis waar ik in mijn tweede jaar vakantiewerk niet meer de ramen hoefde te zemen van al die verschillende kamers. Dat werd namelijk toen uitbesteed aan een gespecialiseerd bedrijf. En vast niet omdat ik dat niet goed had gedaan!

MAAIKE STRAATHOF is ruim 10 jaar praktijkmanager. Ze werkt voor Tandartsenpraktijk de Bont in Enschede en heeft haar eigen coaching- en adviesbureau &P.

MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

41

NASCHOLINGSAGENDA

MO-SEMINAR

EXTRIAE EDIT

Arbeidsrecht

CONGRESAGENDA EN CURSUSPROGRAMMA

15 april 2010 in Amersfoort MEDISCHONDERNEMEN ORGANISEERT OP DONDERDAG 15 APRIL 2010 HET SEMINAR ‘ARBEIDSRECHT IN DE MEDISCHE PRAKTIJK’. HET PRAKTIJKSEMINAR GEEFT U EEN ACTUEEL OVERZICHT VAN DE BELANGRIJKSTE VRAAGSTUKKEN OP ARBEIDSRECHTELIJK GEBIED. VANDAAG GELEERD, MORGEN TOEGEPAST!

1 JUNI 2010 3e LANDELIJKE DAG VAN DE PRAKTIJKMANAGER

R NOTEE W U IN A AGEND

GESPREKSTECHNIEKEN IN DE MEDISCHE PRAKTIJK OP 25 MAART LEERT U MET BEHULP VAN HET MODEL HET ‘AANDACHTSWIEL’ HOE U OP EENVOUDIGE WIJZE STRUCTUUR AANBRENGT IN GESPREKKEN MET MEDEWERKERS. OOK ERVAART U HOE U DE GESPREKKEN HET BESTE KUNT VOORBEREIDEN EN VOEREN. TEVENS WORDT ER IN DE TRAINING UITVOERIG STIL GESTAAN BIJ HET EFFECT VAN GEDRAG.

HET COMPLETE MEDISCHONDERNEMEN SEMINAR-PROGRAMMA APRIL 2010

8 april

Efficiënt inkopen in de medische praktijk

15 april

Arbeidrecht in de medische praktijk

22 april

Automatisering in de medische praktijk

1 juni

Nationale Dag van de Praktijkmanager

17 juni

Financieel management in de medische praktijk

SEPTEMBER 2010

30 sept

Time management in de medische praktijk

OKTOBER 2010

7 okt

Arbeidsrecht in de medische praktijk

14 okt

Belastingplan 2011

11 nov

Efficiënt inkopen in de medische praktijk

JUNI 2010

NOVEMBER 2010

Kijk voor meer informatie op www.medischondernemen.nl onder de button Nascholing 42

MedischOndernemen

NASCHOLINGSAGENDA

Efficiënt en systematisch vergaderen - Postgrade datum voor wie?

plaats duur kosten geaccrediteerd:

10 maart 2010 huisarts, verpleeghuisarts, specialist, openbare apotheker, ziekenhuis apotheker Zeist 1 dag € 450,- (ex. BTW) zie www.postgrade.nl

Organiseren en managen maatschap/vakgroep - VVAA De voordelen van een maatschap komen het best tot hun recht als u de maatschap op twee niveaus goed organiseert: de bovenstroom (taakverdeling, mandatering, overleg) en de onderstroom (openheid, conflicten, solidariteit). Deze opleiding helpt u daarbij.

datum

17 maart en 8 april 2010

voor wie? plaats duur kosten

medisch specialisten Utrecht 2 dagen € 70,-

datum

25 maart

voor wie? plaats duur kosten geaccrediteerd:

doktersassistent, praktijkverpleegkundige, praktijkondersteuner Zeist 1 dag € 300,- (ex. BTW) zie www.postgrade.nl

datum

23 april 2010

voor wie?

praktijkmedewerkers, receptionistes, assistentes, mondhygiënisten Ugchelen 1 dag € 595,www.catan.biz

De Gastvrije praktijk - Postgrade Tijdens de cursus is uw eigen praktijk het uitgangspunt.

Alles wat een praktijk aantrekkelijk en klantgericht kan maken komt aan de orde. Denk hierbij aan bejegening, bereikbaarheid, communicatiemiddelen, wachttijden, organisatie, maar ook comfort en aantrekkelijkheid van de praktijk.

Training Communicatie - Catan Een vernieuwende en compacte eendaagse training met de focus op kennis en inzicht in primaire communicatieprocessen, zodat situaties sneller herkend en beter aangepakt kunnen worden. Kortom: alles wat iedereen moet weten over communicatie!

plaats duur kosten geaccrediteerd:

Training Praktijkmanagement - Catan Al jaren dé cursus voor de beginnende of gevorderde praktijkmanager die met een 9 gemiddeld wordt beoordeeld! Het resultaat is een goed draaiende praktijk met de praktijkmanager als smeerolie. Wij hebben het ontbrekende puzzelstukje hiervoor in handen.

datum voor wie? plaats duur kosten geaccrediteerd:

3 en 4 juni 2010 praktijkmedewerkers, receptionistes, assistentes, mondhygiënisten Ugchelen 2 dagen incl. avondprogramma € 1.295,www.catan.biz

CONGRESAGENDA EN CURSUSPROGRAMMA

Vergaderen wordt te vaak gebruikt om het denken op gang te zetten. Dit proces moet juist al voor de vergadering op gang zijn gekomen, zodat meer tijd kan worden gegeven aan afronding en conclusies. Deze training levert een tijdsbesparing van maximaal 30% op.

Kijk voor het actuele en complete overzicht op www.medischondernemen.nl

M E E R I N F O R M AT I E E N A A N M E L D I N G :

Catan, School of Excellence T (0180) 41 38 09 www.catan.biz

Edin T (0343) 44 99 70 www.edin.nl

MedischOndernemen T (038) 460 63 84 www.medischondernemen.nl

Postgrade T (030) 693 83 43 www.postgrade.nl

VVAA opleidingen T (030) 247 43 28 www.vvaa.nl

MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

43

P RIA NKT TE IRJVKIVE O WE R I N G

XXX

T E K S T: R O G E R P. L E V I N , D D S ( V S )

Een snapshot van uw praktijk Het digitale tijdperk heeft voor veel medici een nauwelijks te behappen stroom informatie op gang gebracht. Het beoordelen van teveel informatie is onproductief en kost de arts en het personeel veel tijd. Maar wat kun u hieraan doen?

Zorgprofessionals zouden de nodige stappen moeten ondernemen om de praktijk te vereenvoudigen. Een snelle en complexe wereld vereist een gezamenlijke inspanning om systemen te stroomlijnen, zodat bedrijven gemakkelijker bediend worden en ze hun doelstellingen eenvoudiger bereiken. Praktijkhouders hebben ook een eenvoudig en beknopt instrument nodig om de krachten die de praktijkprestaties beïnvloeden te meten. Volgens de Levin Group kan deze meting het best berekend worden met Key Practice Expanders ™ (KPE’s).

die minstens 98,5% van alle kosten innen. Een verschil van vijf procent in de facturatie-ratio is desastreus voor de cashflow en het voldoen aan financiële verplichtingen. Voor de gemiddelde productie per nieuwe patiënt geldt hetzelfde.

De waarde van Key Practice Expanders ™ Het zorgvuldig registreren van KPE’s levert onthullende informatie op over de praktijkprestaties. De aanpak bespaart bovendien tijd, omdat alleen de meest relevante cijfers worden gebruikt.

Hoe gebruikt u KPE’s?

Zodra de KPE’s zijn vastgesteld, is het zaak ze te meten en wekelijks te analyseren. Een snelle beoordeling hoeft niet meer dan twee tot vijf minuten te kosten. Na verloop van tijd signaleert u met consequente bestudering van de KPE’s in een vroeg stadium wijzigingen in de praktijkprestaties, ook al zijn het maar kleine.

Veel prestatiegerelateerde cijfers kunnen worden beoordeeld in een praktijk, maar wat zijn de belangrijkste KPE’s? De volgende lijst bevat cruciale drijvende factoren, die idealiter wekelijks worden beoordeeld: • • • • • • • • •

Productiviteit van de praktijk Incasso Aantal nieuwe patiënten per maand Gemiddelde productie per nieuwe patiënt Overhead percentages Aantal actieve patiënten Percentage herbehandelingen No-shows/last-minute annuleringen Overhead

Om aangemerkt te worden als een KPE, moet de variabele de totale praktijkprestaties met minstens vijf procent kunnen laten stijgen. Ter illustratie: een productiviteitsverschuiving van vijf procent heeft een grote invloed op de totale prestaties van de praktijk.

Hetzelfde geldt voor de verhouding tussen incasso en productiviteit. De Levin Group streeft naar praktijken

Globaal zijn twaalf tot vijftien KPE’s representatief voor de prestaties van de praktijk. Het is echter verstandig alle afzonderlijke indicatoren die de prestaties met minstens vijf procent kunnen beïnvloeden in kaart te brengen.

Als medici hun KPE’s vandaag onderzoeken en ze vergelijken met een jaar geleden, is de kans groot dat veel cijfers er slechter voor staan dan ze dachten. Zo neemt het aantal debiteuren bijvoorbeeld snel toe als patiënten problemen hebben met het betalen van hun rekeningen. Door het bijtijds opmerken van deze trend door KPE’s kan een praktijk zijn debiteurenbeleid aanscherpen om zo zelf cashflowproblemen te voorkomen.

Conclusie Medici moeten het grootse deel van hun dag besteden aan de patiënt. Ze hebben simpelweg onvoldoende tijd voor alle activiteiten die bij de bedrijfsvoering komen kijken. Gelukkig bieden KPE’s snel en eenvoudig inzage in de financiële gezondheid van de praktijk.

Met het meten van KPE’s meet u ook potentieel. Door KPE’s kunnen praktijken mogelijk € 60.000, € 120.000 of zelfs € 180.000 aan potentiële groei opsporen. En dat in minder dan een jaar tijd. MO

MO - jaargang 7 - februari 2010 - #01

45

COLUMN

JAAP PETERS

Gaat Minister Klink het doen in 2010?

JAAP PETERS Minister Klink denkt anno 2010 nog steeds dat meer marktwerking goed is voor de zorg. En 2010 is een gevaarlijk jaar. Hij wil scoren nu in de zorg miljarden aan bezuinigingen op stapel staan en de houdbaarheidsdatum van het kabinet verloopt. De PvdA en het CDA komen steeds meer tegen over elkaar te staan. Onze geachte minister wil vooral meer richting ‘prestatiebeloning’. Artsen zijn pas, na zoveel jaren studie , gemotiveerd te bewegen als ze daar stukbeloning voor krijgen. Het zal je maar gezegd worden. Maar goed, jullie artsen schrikken nergens meer van.

De PvdA heeft in ieder geval nog wel een paar ideologische bezwaren. Althans in 2009, maar in 2010 gaat het natuurlijk alleen nog maar om meer rendement. Ideologie? Vreselijk. Het CDA is zijn tijd

Waar het me wel om gaat. Straks komt er natuurlijk weer zo’n typisch compromis tussen PvdA en CDA: wel marktwerking, maar binnen strakke kaders. En dan gaat het pas echt fout. Toen er voor koeien een melkquotum kwam ging het mis. Als je opbrengst maximeert en je wilt toch meer winst, kun je als boer alleen maar bezuinigen op de kosten: minder dieren die gemiddeld meer produceren. Even voor de duidelijkheid: de zorgverzekeraar is de boer en u bent de melkkoe! Vervolgens ziet de boer de koe niet meer als dier, maar als throughput. Hoe maak ik er een nog interessantere melkkoe van? Alles wordt letterlijk ten dienste gesteld van de productie: ze mag niet meer buiten komen, ze staat dag in dag uit aan de melkrobot (productiestraat).

“De kalkoen denkt ook dat de boer van haar houdt.

Ze krijgt iedere dag heerlijk voer.” op dat punt ver vooruit. Een typisch christelijk attitude: onze CDAminister wil dat de zorgverzekeraar de betaling aan zorgverleners (dat bent u) relateert aan ‘hun’ prestaties. Loon naar werk, heet dat. Kennelijk is dat nodig. Jammer dat jullie het zover hebben laten komen. De heer Klink denkt via de zorgverzekeraars wel inzicht te kunnen krijgen in de echte kosten. Dat betekent kennelijk daarna lagere kosten en vervolgens meer werken op stukbasis om uiteindelijk hetzelfde te verdienen. Het woord van 2010 wordt: DSB-er! Verdienen over de ruggen van minvermogenden. Dat is echt fout. Maar goed, daar wil ik het allemaal niet over hebben.

Ik verdien weer vet aan deze column over jullie ruggen. De marktwerking onder de columnisten is dan ook veel te beperkt.

Normaal wordt een koe twee keer per dag gemolken, maar met een melkrobot lukt dat drie keer per dag. U snapt het al: drie in plaats van twee dagdelen productief. Ze krijgt uitgebalanceerd voer (dat is haar salaris) dat er voor zorgt dat ze meer melk en minimaal vlees ‘aanmaakt’. Haar economische levensduur wordt berekend (zes jaar en twee maanden) en jaarlijks moet ze ongeveer 9.000 kg ‘produceren’. Was ooit de helft. Weet u wat zo jammer is: de koe doet dit kunstje voor haar kalf, niet voor de boer. Doet u het voor de patiënt of voor minister Klink? U weet wat de gekke koeienziekte is? Die hebben de koeien zelf niet veroorzaakt. Ik wens u een waardig 2010! Trouwens de kalkoen denkt ook dat de boer van haar houdt, ze krijgt iedere dag heerlijk voer.

JAAP PETERS is organisatieactivist en werkt bij DeLimes | organisatieontwikkeling. Hij is auteur van de boeken ‘Intensieve Menshouderij’, ‘Het Rijnland Boekje’ en ‘Bij welke reorganisatie werk jij?’ en hij is uitgever van het kwartaalmagazine Slow Management.

E-mail: jaap.peters@delimes.nl www.twitteren.com/jaappeters

46

MedischOndernemen

Een frisse k議k op 繳w c議fers.

abonneer u op onze website op onze digitale nieuwsbrief voor medici.