README - Oktober 2016 - DEU by ACS Data Systems

read.me DIE IT-ZEITSCHRIFT FÜR UNTERNEHMEN

Nr. 01/4 . Oktober 2016

Radix tasks Neue Funktion für mehr Struktur und Ordnung

Cryptoviren Backup ist der effektivste Schutz

Neue Drucker-Generation PageWide Inkjet von HP

INHALT 03

Radix tasks

IT’s your future

NEWS

ww ... wow!

Cryptoviren Meeting Room 2.0: einfach, flexibel, aufgeräumt

09 Bürodrucker: Neue Generation HP

IMPRESSUM

Sicherheit auf Wolke 7

„Das ist ein Riesenvorteil“

TESTIMONIAL

Eigentümer: ACS Data Systems AG ¬ Für den Inhalt verantwortlich: Willy Vontavon Redaktion: Brixmedia GmbH ¬ Grafik: hmc GmbH, www.hmc.it DTP-Satz: Brixmedia GmbH, www.brixmedia.it ¬ Druck: Athesia Druck GmbH, Bozen Eintragung im Landesgericht Bozen: Nr. 41/90 vom 20.12.1990

software

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„Aufgabe erledigt!“

Es ist eine Vielzahl an Aufgaben, die in einem Unternehmen Tag für Tag von den verschiedenen Mitarbeitern erledigt werden müssen. Eine neue Funktion von Radix bringt Struktur und Ordnung – womit sich die ursprünglich allein für ERP konzipierte Software immer mehr zu einem zentralen Unternehmensinstrument für alle Betriebsabläufe entwickelt. Ein Unternehmen, das gut organisiert ist und seine Abläufe im Griff hat, genießt gegenüber der Konkurrenz einen Wettbewerbsvorteil. Was wie eine Binsenweisheit klingen mag, ist in einer Zeit, in der scheinbar immer alles schneller gehen muss, knallharte Realität: Wer schlecht organisiert ist, vergisst die Erledigung von Aufgaben oder, bestenfalls,

erledigt sie zu spät. Der Kunde verzeiht in der Regel die Nachlässigkeit eines Lieferanten nur einmal. „Es ist interessant zu beobachten, dass gerade Kleinunternehmen nach wie vor zur Beauftragung ihrer Mitarbeiter ein Instrument verwenden, das dazu überhaupt nicht geeignet ist“, sagt Paul

software

Einige screenshots der Software

Schäfer, der bei ACS Data Systems für das Softwarepaket Radix verantwortlich zeichnet. Er meint damit die E-Mail: „Wenn ich einem Mitarbeiter eine E-Mail sende, damit er eine Aufgabe erledigt, habe ich – sofern er nicht darauf antwortet – keine Möglichkeit zu kontrollieren, ob und wann er die Aufgabe erledigt hat“. Solange sich die Anzahl der Aufgaben in Grenzen hält, ist eine Verwaltung derselben über E-Mail vielleicht noch akzeptabel; was aber, wenn ein Unternehmen fünf oder zehn Mitarbeiter hat und für die Kundenaufträge mehrere Mitarbeiter gebraucht werden, deren Aufgaben vielleicht sogar abwicklungstechnisch voneinander abhängig sind?

Anwender der ACS-eigenen Software Radix bringen seit kurzem Ordnung in ihre Abläufe – dank „tasks“, einem neuen Modul, das seit Herbst 2015 als Zusatzmodul von Radix aktivierbar und inzwischen bereits dutzendfach erprobt ist: „Der große Vorteil ist, dass das Modul ein integriertes Teil von Radix ist – und somit viele Synergien entstehen“. De facto entwickelt sich Radix immer mehr von der ERP-Software, die es anfangs war, zum zentralen Instrument für sämtliche Unternehmensabläufe. Wie aber funktioniert „tasks“? Dazu zwei konkrete Beispiele, von dem das erste banal, das zweite schon eher heraus-

fordernd ist: Nehmen wir an, ein Kunde ruft an, aber der Mitarbeiter, den er sprechen will, ist nicht im Haus. Also wird eine „Aufgabe“ erstellt, die der entsprechende Mitarbeiter am Startfenster von Radix sofort als „offene Aufgabe“ sieht. Erledigt er den Rückruf, kann er die Aufgabe mit einem Mausclick als „erledigt“ kennzeichnen – was auch für den „Auftraggeber“ sofort sichtbar ist. Banal? Ja, natürlich. Beim zweiten Beispiel aber werden die enormen Vorteile von „tasks“ sofort sichtbar: Eine Werbeagentur erreicht die Anfrage eines Kunden, eine Broschüre zu gestalten. Derjenige, der die Anfrage entgegennimmt, kennt die nun

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notwendigen betriebsinternen Abläufe genau, weil sie immer und immer wieder vorkommen: Zunächst muss ein Angebot unterbreitet werden, danach muss ein Kreativkonzept her, der Texter gestaltet einen entsprechenden Text, der Fotograph schießt die notwendigen Bilder, die Grafikerin realisiert das Ganze. Es gibt mehrere Kontrolldurchläufe, bis am Ende die Broschüre in Druck geht. Mindestens fünf verschiedene Mitarbeiter sind involviert, die Anzahl der damit verbundenen Aufgaben kann schon mal mehrere Dutzend betragen, noch dazu sind sie „kaskadierend“, also voneinander abhängig: Die eine Aufgabe kann erst erledigt werden, sobald die andere abgewickelt ist. In Radix können diese Abläufe als Musterjobs gespeichert werden, müssen also nicht jedes Mal neu definiert werden: Der Mitarbeiter öffnet das entsprechende Modul, kontrolliert die einzelnen Aufgaben und die entsprechenden Termine, passt die eine oder andere an, priorisiert sie nach Wichtigkeit – und mit einem Mausklick werden alle Aufgaben an

die jeweiligen Mitarbeiter versandt, die diese dann in ihrem Aufgabenfeld sehen. Rückt ein Termin für die Erledigung der Aufgabe bei einem Mitarbeiter „gefährlich nahe“, so bekommt er zudem über das „Active messaging“ von Radix eine entsprechende Mitteilung. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, wird diese als solche gekennzeichnet. Abhängig von den ihm zugewiesenen Rechten, sieht jeder Mitarbeiter den aktuellen Stand. Und wenn einer der Involvierten Radix nicht aktiv nutzt – zum Beispiel ein freier Mitarbeiter? „Auch daran haben wir gedacht“, sagt Paul Schäfer, „Radix tasks kommuniziert perfekt mit Microsoft Outlook“. Das heißt, dass die Aufgabe beim freien Mitarbeiter direkt in die Aufgabenliste von Outlook geschrieben wird, wo er nach Erledigung diese entsprechend kennzeichnen kann, worauf Outlook diese neue Kennzeichnung automatisch an Radix versendet. Ist aber dieses Instrument lediglich für größere Unternehmen sinnvoll ... und

bezahlbar? „Keineswegs!“, sagt Schäfer, „denn auch ein Einzelunternehmer kann sich ja selbst Aufgaben definieren, damit er immer einen perfekten Überblick über die alltäglich zu erledigenden Aufgaben hat“. Ab fünf oder zehn Mitarbeitern ist ein solches Tool aber laut Schäfer „heutzutage ein Muss – vor allem deshalb, weil der Unternehmer auf diese Weise die Betriebsabläufe besser in den Griff bekommt und letztendlich nicht nur seine Kunden profitieren, sondern vor allem er oder sie selbst: Perfekte Organisation ist ein guter Stressvermeider“. Wie die Erfahrung mit diesem neuen Tool zeigt, sind aber auch die einzelnen Mitarbeiter begeistert: „Natürlich wird dadurch die Anzahl der Aufgaben nicht reduziert“, sagt Schäfer, „aber der Mitarbeiter hat jederzeit eine genaue Liste der Aufgaben vor sich mit den entsprechenden Priorisierungen und Terminen“. HEAD OF COMPETENCE CENTER Paul Schäfer, MANAGING DIRECTOR SOFTWARE

paul.schaefer@acs.it

Testimonial Auf der Suche nach einer Softwarefunktion zur Projektorganisation sind wir mit dem Modul “tasks” von Radix fündig geworden. WSS Italia wickelt beispielsweise Software-Wartungsverträge für ihre Kunden ab. Das heißt, unsere Mitarbeiter installieren beispielsweise eine Software beim Kunden, in einem zweiten Schritt geht es um die Konfiguration, und schließlich um finale Tests. Diese Aufgaben können wir nun mit „tasks“ definieren, und zwar nach unterschiedlichen Prioritäten. „Tasks“ hat unseren Workflow insofern verbessert, als dass wir nicht nur eine perfekte Übersicht über unsere Projekte haben, sondern auch darüber, welche Aufgaben an welchen Mitarbeiter übertragen worden sind und somit jederzeit wissen, wer bis wann was tun muss und welche Aufträge bereits erledigt sind. Daniela Giovenzana WSS IT Sagl, Camorino

hardware

Cryptoviren: „Backup ist der effek In den letzten Jahren haben sich Angriffe durch sogenannte Cryptoviren gehäuft. Alles, was Sie über diesen Schädling wissen müssen, wie Sie sich schützen und wie Sie im Angriffsfall reagieren sollen, erzählt der Experte Harald Haitsma im Interview. Harald Haitsma, Team Leader Helpdesk Hardware der ACS Data Systems

Herr Haitsma, immer öfter hört und liest man von Angriffen durch sogenannte Cryptoviren. Was ist ein Cryptovirus, und was richtet er an? Ein Cryptovirus holt man sich meist über getarnte Mails ins Netzwerk – nur in seltenen Fällen über das Surfen im Internet. Das Virus verschlüsselt sämtliche Daten, auf die man vom betroffenen Rechner aus Schreibzugriff hat – also auch sämtliche Dateien auf dem Server, für die der User Schreibrechte besitzt. Die

Verschlüsselung bewirkt, dass die Daten solange nicht mehr lesbar sind, bis nicht ein Entschlüsselungs-Code eingegeben wird. Die Cyberkriminellen fordern dann eine Art „Lösegeld“, gegen das sie den Code herausgeben. Die Technologie, Daten zu verschlüsseln, gibt es schon lange und ist im Normalfall durchaus sinnvoll. Windows selbst verfügt daher über ein solches Verschlüsselungssystem. Die Programmierer von Cryptoviren verwenden diese Standardversion von Windows.

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ktivste Schutz“ Und im Anhang der Mails befindet sich das Virus ...? Nein. Die E-Mail beinhaltet einen Link, der auf eine Webseite verweist. Klickt man auf den Link, wird das schadhafte Programm ausgeführt. Je nachdem, wie die Sicherheit auf dem Rechner eingestellt ist, wird man zunächst gefragt, ob man das Programm ausführen möchte. Ist die Sicherheit sehr niedrig eingestellt, beginnt das Virus seine Arbeit ungefragt und zunächst auch unbemerkt. Innerhalb kürzester Zeit kann es mehrere hundert Gigabyte an Daten verschlüsseln. Erst beim Versuch, eine verschlüsselte Datei zu öffnen, merkt man den Angriff. In jedem Ordner, in dem verschlüsselte Dateien liegen, befindet sich eine html- oder eine Text-Datei mit der „Lösegeld“-Forderung, die in Form von Bitcoins ausbezahlt werden muss, sodass der Empfänger nicht identifizierbar ist.

Ist nur das Windows-Betriebssystem gefährdet? Cryptoviren, die für Windows geschrieben sind, können auf anderen Betriebssystemen nicht ausgeführt werden, aber es gibt vereinzelte Viren, die auch OS oder Android angreifen. In kombinierten Netzwerken mit mehreren Betriebssystemen ist das Gefahrenpotenzial jedenfalls unverändert hoch.

Das Cryptovirus kommt also meistens über eine getarnte E-Mail auf den Rechner? Bei welchen Mails sollte man misstrauisch sein? Die Angreifer sind hier meist sehr kreativ. Auf den ersten Blick ist den Mails daher nichts anzusehen. Sehr oft bedienen sich die Kriminellen der Identität unverdächtiger Unternehmen, wie Speditionsunternehmen oder anderen großen Dienstleistern. Hierzulande sind auch schon Mails der SEL oder der ENEL fingiert worden.

Angenommen ich wurde angegriffen. Wie soll ich reagieren? Der betroffene Rechner muss sofort ausgeschaltet werden, damit das Virus nicht mehr weiterarbeiten kann. Dann kontaktiert man seine IT-Firma, die versuchen wird, das Virus zu entfernen, wodurch die verschlüsselten Daten allerdings nicht entschlüsselt werden. Im Zweifelsfall muss der gesamte Rechner neu installiert werden. Erst wenn der Virus 100-prozentig entfernt ist, darf der Computer wieder ans Firmennetzwerk.

Parallel schaut der Experte, welche Daten verschlüsselt worden sind und wird diese durch die unverschlüsselten Daten aus dem Backup ersetzen.

Das Backup wird also nicht vom Virus angegriffen? Wenn es professionell eingerichtet ist, wird es nicht angegriffen. Das heißt, die gesicherten Daten müssen an einem Ort liegen, auf den kein Benutzer Zugriff hat – weder physisch noch über das Netzwerk. Gibt es kein Backup der Daten oder wurden auch diese Daten verschlüsselt, sind die Erfolgschancen sehr gering, die Verschlüsselung über entsprechende Tools zu knacken. Dann droht der vollständige Verlust aller verschlüsselten Daten.

... außer man zahlt das Lösegeld. Wir kennen Fälle, in denen das gut gegangen ist, aber auch andere, in denen nach erfolgter Zahlung kein Entschlüsselungscode zugesandt worden ist. Wir empfehlen, das Lösegeld nicht zu zahlen, denn die Zahlung wertet der Gesetzgeber als Unterstützung einer kriminellen Vereinigung, und dadurch macht man sich selbst strafbar. In jedem Fall sollte man eine Anzeige bei den Behörden machen, denn ein Crypotvirus-Angriff gehört unter die Kategorie Erpressung, und das ist ein krimineller Akt.

Vorbeugende Maßnahmen gegen Cryptoviren » Betriebssystem immer auf dem letzten Stand halten » Auf jedem Rechner eine Antiviren-Software installieren » Gute Spamfilter auf jedem Mail-Account » Internet-Zugangsrechte für jeden User auf das für die Arbeit notwendige Maß reduzieren » Keine Admin-Rechte an „normale“ User vergeben » Rechteverwaltung in Dateistruktur: Schreibrechte, nur wo notwendig, ansonsten Leserechte vergeben » Mitarbeiter zum Thema Viren sensibilisieren » Vorsicht bei Mails von Firmen, mit denen grundsätzlich keine Zusammenarbeit besteht » Mails von Firmen, mit denen eine Zusammenarbeit besteht, die aber aus anderen Gründen verdächtig sind, dem IT-Techniker nach Absprache zur Kontrolle schicken » Im Zweifel verdächtige Mail löschen und den Absender telefonisch kontaktieren » Verdächtige Links in E-Mail prüfen, indem man den Mauszeiger darüber bewegt. Beinhaltet die eingeblendete URL nicht den Firmennamen des Absenders, verweist auf eine Adresse in einem fremden Land und beinhaltet zudem noch viele kryptische Zeichen, sollte man die Mail sofort löschen. » Jedes Unternehmen sollte über eine professionelle Backup-Lösung verfügen, denn letzten Endes ist das der effektivste Schutz, wenn sich trotz aller Sicherheitsmaßnahmen ein Virus eingeschlichen hat.

Wie kann man sich vor Crypto viren schützen? Es gibt keinen 100-prozentigen Schutz, aber man kann das Risiko auf ein Minimum reduzieren, indem man die in der nebenstehenden Box aufgelisteten Maßnahmen beherzigt.

HEAD OF COMPETENCE CENTER Harald Haitsma, TEAM LEADER HELPDESK HARDWARE

harald.haitsma@acs.it

Wir erfinden das Drucken neu – denn wenn Ihre Technologie alle Erwartungen übertrifft, dann auch Ihr Team. Die Zeit ist reif für PageWide – die neue Druckergeneration, exklusiv bei HP. Mit einer Entscheidung für HP PageWide Business-Drucker sichern Sie sich ein Gerät, das alle anderen Multifunktionsfarbdrucker seiner Klasse in Sachen Geschwindigkeit blass aussehen lässt. Profitieren Sie von den niedrigsten Gesamtbetriebskosten der Klasse. Für eindrucksvolle Leistung ohne Kompromisse. www.hp.com/go/PageWideBusiness

TCO Vergleich basierend auf 90.000 Seiten für seitenbreiten Pro und 150.000 Seiten für Unternehmen seitenbreiten ; Hersteller veröffentlichten Spezifikationen für die Seitenleistung und Energieverbrauch ; UVP für Hardware und Zubehör; und die Kosten pro Seite basierend auf ISO-Ausbeute mit kontinuierlichen Druck im Standardmodus mit höchster - Kapazität Patronen. Vergleiche sind auf Farbe Geschäfts Drucker und MFPs $ 300- $ 1000 als von September 2015 und Farbe Geschäft A4 MFPs 500- $ 3000 $ ab November 2015 mit Ausnahme der Produkte mit 1% oder weniger Marktanteil . Mehr auf hp.com/go/learnaboutsupplies. 2 For Geschwindigkeit Vergleichen finden hp.com/go/ printerspeeds. © Copyright 2016 HP Development Company, L. P. 1

Bürodrucker: Neue Generation Es ist eine kleine Revolution in der BürodruckerWelt: HP hat nämlich eine neue Business- Drucker-Generation auf den Markt gebracht, die die Vorteile eines Laserdruckers mit denen eines Tintenstrahldruckers vereint – und das alles bei bis zu 50 Prozent Kostenersparnis. Bislang standen Unternehmen zwei Arten von Office-Druckern zur Auswahl: Laser- und Tintenstrahldrucker. HP hat kürzlich eine dritte Drucker-Generation auf den Markt gebracht, ausgestattet mit dem neuartigen PageWide-Druckkopf. Es handelt sich um einen Tintenstrahldrucker, dessen Druckkopf sich über die volle Seitenbreite erstreckt und der daher das durchziehende Blatt Papier bedrucken kann, ohne sich dabei zu bewegen. Das erlaubt eine Druckgeschwindigkeit, die nicht nur höher ist als bei herkömmlichen Inkjet-Druckern, sondern die sogar doppelt so schnell ist wie jene von Laserdruckern. Gleichzeitig drucken die neuen Geräte wesentlich leiser als man dies bisher gewohnt war, und natürlich ist die Qualität der Ausdrucke unverändert hoch. HP PageWide Enterprise Color MFP 586 mit Papierkassetten

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HP PageWide Pro 477dw-Multifunktionsdrucker

Vorteile soweit das Auge reicht Im Unterschied zu Laserdruckern verbrauchen die PageWide-Drucker von HP nur einen Bruchteil an Energie. Ein weiterer Vorteil ist der ausbleibende Toner-Staub. Dadurch kann der Drucker bedenkenlos im unmittelbaren Arbeitsumfeld oder direkt am Schreibtisch installiert werden. „So weit, so gut ... aber hatten Tintenstrahldrucker nicht das Problem eintrocknender Tinte, wenn sie für eine Weile nicht benutzt wurden?“, werden sich einige fragen. Jetzt nicht mehr, denn die neuen Patronen stehen unter Vakuum, wodurch das Problem nicht mehr auftritt. Zu den genannten Vorzügen der neuen Drucker-Generation gesellt sich noch ein ganz wesentliches Plus dazu: Die Kosten je Blatt sind bedeutend niedriger. Aufgrund der we-

nigen beweglichen Verschleißteile sind die neuen HP-Drucker außerdem sehr wartungsarm.

Mehr SPRINT ACS bietet die neuen HP-Drucker als vorteilhafte Komplett-Pakete an, das heißt, der Kunde kann mit genau definierten Fixkosten pro Seite kalkulieren. Zunächst ermittelt ACS durch eine sorgfältige Analyse des jeweiligen Betriebs die individuell optimale Drucklösung, um alle Anforderungen in Sachen Ersparnis, mobiles Drucken, Sicherheit und ökologische Nachhaltigkeit zu erfüllen. Durch Echtzeit-Überwachung ist ACS Data Systems dann in der Lage, jederzeit den Realverbrauch des jeweiligen Druckers zu ermitteln. Der Kunde zahlt also nur das, was er auch effektiv beansprucht. Wartung, Assistenz und Lieferung von

Verbrauchsmaterialien übernimmt ACS Data Systems mit seinen Druckfachleuten. In einfachen Worten: Sie besorgen Strom und Papier, den Rest erledigt ACS. Derzeit sind Drucker mit PageWide-Technologie für Ausdrucke bis zu einer Größe von DIN A4 erhältlich. Für nächstes Jahr hat HP bereits DIN-A-3-Modelle angekündigt. Die Geräte gibt es wie üblich auch als Multifunktionsgeräte mit Kopier-, Fax und Scan-Funktion.

HEAD OF COMPETENCE CENTER Marco Stancher, HEAD OF ACS PRINTING

marco.stancher@acs.it

news

IT’s your future Ein Unternehmen ist so gut wie seine Mitarbeiter. Aus diesem Grund hat sich ACS in den vergangenen Wochen als Arbeitgeber in den Südtiroler Medien präsentiert. ACS pflegt mit seinen Mitarbeitern mehr als nüchterne Arbeitsverhältnisse, sondern versucht vor allem, jeden Mitarbeiter in seinen individuellen Stärken zu fördern. Davon profitieren letztlich vor allem die Kunden, die wie gewohnt auf höchste Qualität der

Dienstleistungen bei ACS vertrauen können. Der wachsende Erfolg des IT-Anbieters hat es auch notwendig gemacht, die Personalstruktur anzupassen, um Wartezeiten der Kunden zu vermeiden. Inhalt der Kampagne mit dem bezeichnenden Titel „IT’s your future“ waren bestehende ACS-Mitarbeiter, die mit einem kurzen Statement die Vorzüge ihrer Arbeit schilderten. Die Motive wurden als Maxiposter auf Bushaltestellen in ganz Südtirol gezeigt, die vor allem von jungen Menschen zwischen 18 und 28 Jahren frequentiert werden, da dies die Kernzielgruppe der Kampagne ist. Die Außenwerbung ergänzte ACS um einen Radiospot, um eine PR-Doppelseite im Magazin „Radius“ sowie um eine Werbeschaltung auf Facebook, geographisch erweitert um die Nachbarprovinz Trient.

ter-Unternehmen von ACS. Dank einer Suchmaschinenoptimierung ist ACS sowohl für Neukunden leichter auffindbar, und gleichzeitig wurde Augenmerk darauf gelegt, bestehenden Kunden einen Einblick in die vielfältigen Dienstleistungen zu geben, die möglicherweise bisher ungenutzt oder unbekannt waren. „Wir machen öfters die Erfahrung, dass bei-

spielsweise Hardware-Kunden unsere ERP-Software Radix nicht kennen oder unser Know How im Digital Signage“, berichtet Busellato. Diesem Umstand möchte man mit der neuen Homepage gegensteuern. In Kürze wird ACS außerdem über eine Adwords-Kampagne die Zugriffe auf die Homepage weiter steigern.

ww ... wow! Mit dem Relaunch der eigenen Website hat sich ACS einmal mehr an den Bedürfnissen seiner Kunden orientiert und die Benutzerfreundlichkeit verbessert. „Wir haben die Erfahrungen, die wir mit den Vorgängerversionen sammeln konnten, aufgegriffen und uns bei der Neuaufbereitung der Inhalte noch mehr in die Lage des Kunden versetzt“, erklärt Federica Busellato, Marketing Managerin bei ACS. Die Programmierung der neuen Site stammt aus der Feder eines der führenden Südtiroler Internet-Dienstleister Consisto aus Brixen, zugleich ein Toch-

communication

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Meeting Room 2.0: einfach, flexibel, aufgeräumt Der Konferenzraum, Ort für kreativen Austausch, Interaktion und Inspiration. Alltägliches wird hier besprochen, Strategien für die Zukunft des Unternehmens erarbeitet. Neue Technologien in den Sitzungsräumen eröffnen auf einfachste Weise neue Möglichkeiten. Sie sind flexibel anwendbar und lassen den ärgerlichen Kabelsalat der Vergangenheit angehören. Was herkömmlich als Sitzungsraum, Konferenzraum, oder im Englischen als „meeting room“ bezeichnet wird, nennt sich in seiner modernen Form „collaboration room“. Schon diese Tatsache sagt viel über die strategische Bedeutung aus, die solchen Räumen in Zukunft beigemessen wird. Es wird ein Ort der Zusammenarbeit, die immer weniger statisch, sondern zunehmend dynamisch abläuft; das heißt, dass alle Teilnehmer ihren Input interaktiv beisteuern. Moderne Sitzungsräume bieten daher die geeignete

Ausstattung, damit diese dynamische Form der Kommunikation möglich wird. Die Teilnehmer eines Meetings können sich heute problemlos mit Personen vernetzen, die sich an beliebigen Orten der Welt aufhalten. Damit ist auch nicht nur eine herkömmliche Videokonferenz gemeint, sondern darüber hinaus sind moderne Konferenzräume mit Tools ausgestattet, die die Interaktion unter den physisch an- oder abwesenden Sitzungsteilnehmern mit ihren Laptops, Tablets oder Smartphones erleichtert. Damit eröffnen sich neue Möglichkeiten, Meetings noch effizienter und fruchtbringender zu gestalten – mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, mit welchen Zielgruppen auch immer.

Beratungsraum A4 HOLDING, Verona 13

Referenzen Ratssaal der Stadtgemeinde Bruneck Die Stadtgemeinde Bruneck hat den Ratssaal mit einer neuen 3x3 Videowall mit 46 Zoll Displays von Samsung ausgestattet. Die Videowand erreicht damit eine gesamte Bildgröße von mehr als 3x1,7 Metern. Die Präsentations- und Medieninhalte werden kabellos über das WePresent-Präsentationstool gleichzeitig auf die Videowand und das Display übertragen.

Beratungsraum A4 Holding, Verona ACS.Communication hat in Zusammenarbeit mit SAMSUNG ITALIEN den neuen Sitzungsraum der Firma A4 Holding aus Verona geplant und verwirklicht. Die neuen Software MAGIC IWB 4 von SAMSUNG ermöglicht die Verwaltung und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten der 22 Tablets auf dem Besprechungstisch.

HEAD OF COMPETENCE CENTER Michele Kerschbaumer, HEAD OF ACS COMMUNICATION & DIGITAL SIGNAGE

michele.kerschbaumer@acs.it

Wie ist ein moderner Sitzungsraum ausgestattet? Er sollte über ein Großformat-Display verfügen. Projektoren, die bisher einen zentralen Platz am Besprechungstisch oder an der Decke eingenommen haben, werden von großen Bildschirmen in HD-Qualität abgelöst. Screens mit Touch-Technologie erweitern das Anwendungsspektrum während einer Konferenz erheblich, noch dazu in Kombination mit Tools wie ClickShare, aber dazu später mehr. Bildschirme auf fahrbaren Gestellen sind sinnvoll, damit sie flexibel an einen beliebigen Ort des Raumes verschoben werden können. Bei den Geräten mit drahtlose Konnektivität reicht ein Netzkabel für die Stromversorgung – eine saubere Sache ohne lästigen Kabelsalat. Der digitale Sitzungsraum kann sich sehr einfach mit dem World Wide Web verbinden, beispielsweise über Videokonferenzen oder andere Tools, die eine aktive Teilnahme von Personen außerhalb des Unternehmens erlauben.

Als neueste Entwicklungsstufe bietet der Sitzungsraum die Möglichkeit, verschiedenste Endgeräte kabellos miteinander zu verknüpfen. Über sein jeweiliges Device kann jeder Teilnehmer die gezeigte Präsentation mitverfolgen sowie gleichzeitig selbst Inhalte auf dem Hauptbildschirm und somit mit den anderen Sitzungsteilnehmern teilen.

Nr. 01/4 Oktober 2016 . ACS read.me Das von Smart Technologies angebotene Digital Capture Board Smart Kapp kombiniert die Vorteile der klassischen Schreibtafel mit denen eines interaktiven Whiteboards.

SMART kapp Das Flipchart oder Whiteboard als XXL-Notizblock bei Meetings hat einen digitalen Nachfolger. SMART kapp verbindet sich drahtlos mit iOS- oder Android-Endgeräten, die den Inhalt des Whiteboards live widergeben. Auf dem SMART kapp selbst schreiben Sie mit dem herkömmlichen Whiteboard-Marker und löschen die Inhalte dann nach Belieben mit einem Tuch. Durch Versenden eines Links können Sie die SMART-kapp-Session mit jeder beliebigen Person teilen. Durch Berühren des Kamera-Symbols auf der Tafel wird ein Schnappschuss des Inhalts als pdf gespeichert. Diese Dateien lassen sich online teilen oder auf einem USB-Stick abspeichern. Beliebig viele Screenshots kann jeder Teilnehmer auch mit seinem Endgerät erstellen und beispielsweise in einem Cloud-Dienst abspeichern.

Hier kommen Instrumente wie ClickShare oder wePresent zum Einsatz. Es handelt sich dabei um ein Gerät in der Größe eines Modems, das sämtliche Laptops, Tablets und Smartphones – egal, ob iOS, Android, Windows oder ein anderes Betriebssystem – mit nur einem Knopfdruck kabellos mit der Videotechnik des Konferenzraums verbindet. Vorbei also die Zeiten fehlender Adapter, falscher Auflösungen und Seitendarstellungen. Das einfache Umschalten und Teilen von Inhalten ermöglicht eine völ-

lig neue Interaktion in Konferenzen. Die neuen Möglichkeiten zum Austausch von Informationen über beliebige Entfernungen hinweg helfen dabei, Zeit zu sparen. Wofür früher zwei oder mehrere Meetings notwendig waren, das ist jetzt mit deutlich weniger Aufwand machbar. Und was werden Ihre Kunden denken, wenn Sie mit dieser zukunftsweisenden Technologie in Ihrem Unternehmen konfrontiert werden? Sie werden ohne Zweifel beeindruckt sein!

Das drahtlose Präsentationssystem ClickShare. Der einfachste Weg große Ideen zu teilen und ihnen beim Wachsen zuzusehen. 15

cloud

Sicherheit auf Wolke 7 Im Interview auf Seite 6 hat IT-Spezialist Harald Haitsma die Problematik der Cryptoviren und mögliche Schutzmechanismen aufgezeigt. Neben den empfohlenen Sicherheitsmaßnahmen gibt es eine weitere, sehr effiziente Lösung, um sich vor der kryptischen Gefahr zu schützen: die Cloud-Technologie. „De facto überträgt der Unternehmer mit einer Cloud-Lösung die Verantwortung und alles, was mit Hardware, Software, Antivirus, Antispam, Backup, Updates und Wartung zusammenhängt, seinem IT-Dienstleister“, sagt Armin Radmüller von ACS. Wobei: „Eigentlich handelt es sich dabei nur um einen ‚Kollateralvorteil’, denn unabhängig von der Virenproblematik ist das Verlegen der eigenen IT in die Cloud ohne Zweifel sinnvoll. Und wenn das Internet einmal ausfällt? „Bei Unternehmen, die keinen auch nur kurzen Ausfall akzeptieren, installieren wir redundante Internetconnectivity“, sagt Armin Radmüller, „fällt die eine Leitung aus, wird der Kunde automatisch auf die zweite verlegt“. Wie aber funktioniert die Cloud? Bisher hatte ein Unternehmen im Betrieb einen zentralen Server, möglicherweise sogar mit eigener Kühlung, weil früher die Servergeräte ziemlich viel Hitze erzeugt haben. An jedem Arbeitsplatz befinden sich

die jeweiligen Workstations, die mit dem Server verbunden sind und auf denen die einzelnen Programme installiert sind, mit denen das Unternehmen arbeiten muss. Das bedingt einen großen Arbeitsaufwand: Betriebssysteme und Software müssen auf allen Computern aktuell gehalten werden, und zudem hat jedes Gerät natürlich eine begrenzte Lebensdauer und muss irgendwann ersetzt werden. Die Cloud-Technologie brachte einen Paradigmenwechsel in die IT-Welt: „Im Grunde braucht ein Unternehmen keinen Server im Haus – es geht ihm nur darum, dass die Arbeitsplätze mit Maschinen ausgestattet sind, auf denen die Mitarbeiter arbeiten können“. Wo sich der Server physisch befindet und wo die Software installiert ist, ist einerlei – „Hauptsache, es funktioniert!“ Sämtliche Software ist dem entsprechend nicht mehr in den Workstations installiert, sondern lediglich am Server, der physisch beim IT-Dienstleister angesiedelt ist – die Workstations selbst sind einfachste Computer mit minimaler Rechenleistung, denn praktisch „empfangen“ sie nur den aktuellen Bildschirm von der Cloud – die Rechenleistung passiert nicht mehr lokal, sondern ausschließlich am Server in der „Wolke“. „Dies hat enorme Vorteile“, sagt Armin Radmüller,

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HEAD OF COMPETENCE CENTER Armin Radmüller, TEAMLEADER CLOUD SOLUTIONS

armin.radmueller@acs.it

„das Unternehmen braucht sich um die eigene IT nicht mehr zu kümmern“. Alle Sicherheitseinstellungen übernimmt der IT-Dienstleister übergeordnet – das heißt, er „überwacht“ nicht nur das System eines, sondern gleichzeitig aller Kunden, die ihre IT in die Cloud verlegt haben. „Das bringt tolle Synergieeffekte, von denen am Ende der Kunde profitiert“, sagt Radmüller. Und trotzdem: Wie bereits anfangs erwähnt, kann sogar in der Cloud ein Virus zuschlagen, auch wenn die Wahrscheinlichkeit hier viel geringer ist, weil alle Systeme, jede Software ständig auf dem aktuellsten Stand gehalten werden, ohne dass der Kunde dies merkt: „Deshalb ist uns eine effiziente und den jeweiligen Kundenerfordernissen angepasstes Backupstrategie wichtig“, sagt Armin Rad-

müller. Verlegt ein Kunde seine IT in die Cloud, wird genau erfasst, welche Dateien und Programme im Schadensfall wie schnell wieder funktionieren sollen und wie viel Datenverlust akzeptabel wäre. „Diesen Wünschen des Kunden entsprechen wir mit maßgeschneiderten Back up-Lösungen“, sagt Radmüller. Ist zum Beispiel aufgrund der Erfordernisse des Unternehmens eine Datensicherung alle 2 Stunden notwendig, wird das Backup der entsprechenden Ordner einfach alle 2 Stunden aktualisiert. Bringt die Cloud den Unternehmen aber auch einen Kostenvorteil? „Diese Kalkulation ist etwas kompliziert, weil man im Vergleich alle mit dem herkömmlichen System zusammenhängenden Kosten einberechnen muss“, sagt Armin Radmüller. Ein eigener Server verursacht dem ent-

sprechend nicht nur Investitionskosten, sondern auch Kosten für Strom, Kühlung, Wartung, Fehlerkorrekturen, Festplattencrashs. „Es gibt Rechenmodelle, die klar beweisen, dass für die meisten Kunden die Cloud günstiger ist“, sagt er. Die meisten Kunden würden spätestens an jenem Zeitpunkt, an dem die eigene Serverinfrastruktur erneuert werden muss, die entsprechende Rechnung machen – „und da begeistern die augenscheinlichen Vorteile der Cloud durchwegs“. Dies gilt nicht nur für große Unternehmen mit vielen Arbeitsplätzen, sondern vor allem auch bei Kleinstunternehmen: „De facto profitiert der kleine Kunde von den Sicherheitsund Wartungsstandards der großen, denn als IT-Dienstleister machen wir hier keinen Unterschied“.

testimonial

Das ist ein “ Riesenvorteil

„

Hansjörg Verdorfer, Vize-Präsident der Baker Tilly Revisa AG, hat vor vier Jahren die gesamte IT in die Cloud verlegt. Herr Verdorfer, wie erklären Sie einem Laien, was bei einer Bilanzrevision passiert? Hansjörg Verdorfer: Grundsätzlich muss gesagt werden, dass der Gesetzgeber die Wirtschaftsprüfung für Kapitalgesellschaften einer gewissen Dimension vorsieht, um die Stakeholder zu schützen; die Aktionäre oder Gesellschafter, Kreditgeber und Gläubiger müssen die Sicherheit haben, dass die Bilanzen in Ordnung sind. Was wir als Baker Tilly Revisa tun, ist eigentlich recht einfach zu erklären: Wir lassen uns die Saldenbilanz vorlegen und kontrollieren, ob darin alle Dokumente verarbeitet sind. Eine gewisse Anzahl von Kunden und Lieferanten wird angeschrieben, um zu kontrollieren, ob alle Dokumente verbucht sind. Ein besonders kritischer Punkt sind die Bewertungen und Einschätzungen des Lagers, der Forderungen und Risiken, Rückstellungen für eventuell anfallende Garantieleistungen. Nach der Analyse legen wir die Korrekturvorschläge der Unternehmensleitung vor; wenn die wesentlichen davon in der endgültigen Bilanz berücksichtigt werden, stellen wir ein klares Testat aus.

Baker Tilly Revisa hat 2013 ihre gesamte IT in die Cloud ausgelagert. Hat sich dieser Schritt bewährt? Unser Unternehmen arbeitet seit 2003 mit ACS Data Systems zusammen; wir sind praktisch mit ihr gewachsen, was die EDV-Ausstattung betrifft. Vor einigen Jahren kam unser hausinterner Server an die Grenzen seiner Möglichkeiten, weshalb die Investition in einen neuen und größeren Server notwendig geworden wäre. Das war dann der für uns geeignete Moment, um gemeinsam mit ACS zu evaluieren, ob der Schritt in die Cloud sinnvoll sein könnte. Die Vorteile waren nachvollziehbar, weshalb wir 2012 effektiv umgestiegen sind – zunächst nur in der Niederlassung in Bozen.

Das hat gut funktioniert? Es gab einen kurzen Zeitraum der Verunsicherung, weil alle Mitarbeiter sich auf die neue Situation einstellen mussten: Es gibt ja keine lokalen Installationen mehr. Bald hat aber jeder einzelne Mitarbeiter sich von den großen Vorteilen überzeugen können, weshalb die Strategie inzwi-

schen auf sieben von neun Niederlassungen in Italien angewendet wird.

Gab es Schwierigkeiten mit dem Internetanschluss? Das ist der Grund, warum noch nicht alle neun Niederlassungen die Cloud verwenden: In Mailand und Florenz ist die ständige Bandbreitensicherheit noch nicht gegeben. An den anderen Niederlassungen gibt es inzwischen keine Schwierigkeiten mehr, die Connectivity ist sehr stabil.

Eine gemeinsame Cloud in einem Unternehmen mit neun Standorten bedeutet natürlich

Nr. 01/4 Oktober 2016 . ACS read.me Wir sind auf dem besten Weg dahin. Jedes Büro hat zunächst alle historischen Daten in die Cloud gelegt; jetzt geht es darum, dass alle Niederlassungen diese Daten auf denselben Stamm und auf dieselbe Linie bringen. Dieser zweite Schritt ist noch zu vollziehen, aber ich bin sehr zuversichtlich.

Ich kann mir vorstellen, dass für ein Unternehmen die Entscheidung, seine IT in die Cloud zu verlegen, nicht unbedingt einfach ist. Jedes Unternehmen ist schließlich abhängig von einer funktionierenden IT, und jede neue Technologie ist mit Fragezeichen und Zweifel behaftet ...

Hansjörg Verdorfer, Vize-Präsident der Baker Tilly Revisa AG

auch, dass die Systeme vereinheitlicht werden. Ist dieser Faktor relevant? Ja, natürlich! Nehmen wir an, einer unserer Kunden hat zwei Filialen, die von zwei verschiedenen Niederlassungen der Baker Tilly Revisa überprüft werden – da ist es natürlich essentiell, dass beide Niederlassungen dieselben Abläufe haben. Die Vereinheitlichung, die Homogenisierung der Vorgangsweisen war eines jener Elemente, die unbedingt für die Cloud sprechen.

In der Theorie klingt das ja recht gut. Entspricht die Realität aber diesem Eindruck?

Bei uns ging es um die Frage, ob die Daten vertraulich behandelt werden, wenn wir sie nicht mehr auf einem hausinternen Server gespeichert haben. Auch die Zugriffssicherheit ist anfangs in Frage gestellt worden – das sind für ein Unternehmen, das mit sensiblen Daten arbeitet, nachvollziehbare Zweifel. Bis heute hat sich das System aber als sicher erwiesen.

Die Investition hat sich gerechnet? Schauen Sie, der Moment war für uns günstig. Wir mussten entscheiden, neue hausinterne Server zu kaufen oder die Benützung Servers in der Cloud anzumieten. Sie müssen ja immer berücksichtigen, dass auch der neue Server irgendwann entweder zu klein oder zu alt sein wird; die Cloud hingegen ist immer auf dem aktuellen Stand. Auch die hausinterne Wartung entfällt total: Früher mussten wir ja alle Systeme selbst updaten. Von der Innovation und Investition her ist der Schritt, in die Cloud zu gehen, auf jeden Fall richtig gewesen. Ein weiterer Vorteil ist die Flexibilität.

Flexibilität? Wenn Sie heute einen neuen Server kaufen, müssen sie den entsprechenden notwendigen Speicherplatz für die nächsten fünf Jahre „voraussehen“. In der Cloud mieten Sie den derzeitigen Bedarf und können jederzeit aufstocken – mit einem einzigen Telefonat oder mit einer E-Mail. Verändert sich die Anzahl der Mitarbeiter, so können Sie ebenso einfach die Anzahl der entsprechenden Lizenzen erhöhen oder senken.

Hat sich die Arbeitsgeschwindigkeit verändert? Sie arbeiten ja schließlich nicht mehr auf einem lokalen PC ... Unsere Mitarbeiter arbeiten ja normalerweise nicht bei uns im Büro, sondern im Büro der jeweiligen Kunden. Dort brauchen sie lediglich einen Internetbrowser und einen Anschluss – dann arbeiten sie, als ob sie bei sich im Büro wären. Eine Datensynchronisierung mit den entsprechenden Unzulänglichkeiten ist nicht mehr notwendig. Es gibt nur noch eine zentrale Datenstruktur, die jederzeit up to date ist. Das ist für uns ein Riesenvorteil.

Da klingt irgendwie geradezu Begeisterung durch ... Nun, das ist, als ob Sie entweder einen geordneten Schrank haben oder ein Chaos, in das alles hineingeworfen wird. Sie haben schon recht: Wir sind zufrieden bis begeistert. Ich bereue diese Entscheidung auf keinen Fall – ansonsten hätten wir sie ja nicht inzwischen auf alle Niederlassungen ausgeweitet.

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