Sheddy N. Tjandra, dkk
KESEKRETARISAN JILID 1
U
T
W
UR
I HAND
AY
A N I
T
SMK
Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional
Hak Cipta pada Departemen Pendidikan Nasional Dilindungi Undang-undang
KESEKRETARISAN JILID 1 Untuk SMK Penulis Utama
: Sheddy N. Tjandra, dkk May Yulianingsih Dear Liana
Ukuran Buku
: 17,6 Ă— 25 cm
TJA k
TJANDRA, Sheddy N. Kesekretarisan Jilid 1 untuk SMK/oleh Sheddy N. Tjandra, May Yulianingsih, Dear Liana Dear Liana ------ Jakarta: Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional, 2008. vi, 226 hlm Daftar Pustaka : hlm 225–226 ISBN : 978-602-8320-37-5 978-602-8320-38-2
Diterbitkan oleh Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional Tahun 2008 Dicetak oleh: PT MACANAN JAYA CEMERLANG Jalan Ki Hajar Dewantoro Klaten Utara, Klaten 57438, PO Box 181 Telp. (0272) 322440, Fax. (0272) 322603 E-mail: macanan@ygy.centrin.net.id
KATA SAMBUTAN Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, berkat rahmat dan karunia Nya, Pemerintah, dalam hal ini, Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional, telah melaksanakan kegiatan penulisan buku kejuruan sebagai bentuk dari kegiatan pembelian hak cipta buku teks pelajaran kejuruan bagi siswa SMK. Karena buku-buku pelajaran kejuruan sangat sulit didapatkan di pasaran. Buku teks pelajaran ini telah melalui proses penilaian oleh Badan Standar Nasional Pendidikan sebagai buku teks pelajaran untuk SMK dan telah dinyatakan memenuhi syarat kelayakan untuk digunakan dalam proses pembelajaran melalui Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 45 Tahun 2008 tanggal 15 Agustus 2008. Kami menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada seluruh penulis yang telah berkenan mengalihkan hak cipta karyanya kepada Departemen Pendidikan Nasional untuk digunakan secara luas oleh para pendidik dan peserta didik SMK. Buku teks pelajaran yang telah dialihkan hak ciptanya kepada Departemen Pendidikan Nasional ini, dapat diunduh (download), digandakan, dicetak, dialihmediakan, atau difotokopi oleh masyarakat. Namun untuk penggandaan yang bersifat komersial harga penjualannya harus memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh Pemerintah. Dengan ditayangkan soft copy ini diharapkan akan lebih memudahkan bagi masyarakat khususnya para pendidik dan peserta didik SMK di seluruh Indonesia maupun sekolah Indonesia yang berada di luar negeri untuk mengakses dan memanfaatkannya sebagai sumber belajar. Kami berharap, semua pihak dapat mendukung kebijakan ini. Kepada para peserta didik kami ucapkan selamat belajar dan semoga dapat memanfaatkan buku ini sebaik-baiknya. Kami menyadari bahwa buku ini masih perlu ditingkatkan mutunya. Oleh karena itu, saran dan kritik sangat kami harapkan.
Jakarta, 17 Agustus 2008 Direktur Pembinaan SMK
iii
iv
Kata Pengantar Kami panjatkan puji syukur kepada Yang Maha Kuasa yang telah melimpahkan pada kita semua kesehatan dan keselamatan sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan buku kejuruan ini. Untuk memudahkan pembaca dalam mempelajari isi buku, maka buku Kesekretarisan ini kami susun menjadi 2 (dua) jilid. Buku Kesekretarisan Jilid 1 memuat 7 bab, yaitu Pendahuluan; Organisasi dan Kantor; Sarana Kantor; Organisasi dalam Kantor; Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan, dan Kerja Sama; Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja dan Kepemimpinan; serta Keselamatan, dan Kesehatan Kerja. Adapun untuk buku Kesekretarisan Jilid 2 memuat 6 bab, yaitu Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi; Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris; Empat Kemahiran Bahasa; Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan; Proses Transaksi Akuntansi, serta Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi. Berikutnya kami ingin menyampaikan terima kasih kepada Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional yang telah mempercayakan penulisan buku kepada tim kami.
Penulis
v
Daftar Isi Kata Sambutan Kata Pengantar Daftar isi Bab I Pendahuluan Bab II Organisasi dan Kantor 2.1 Pengertian Organisasi 2.2 Macam Organisasi 2.3 Kantor dan Manajemen 2.4 Pekerjaan Kantor 2.5 Sumber Daya Manusia
iii v vi 1 5 7 12 16 31 40
Bab III Sarana Kantor 3.1 Peralatan Kantor 3.2 Tata Ruang Kantor 3.3. Sarana Modern Untuk Pengolahan Informasi
43 43 102 109
Bab IV Organisai dalam Kantor 4.1 Asas-Asas Pokok Pengorganisasian 4.2 Bentuk-Bentuk Organisasi 4.3 Komunikasi dalam Organisasi Kantor 4.4. Klasifikasi Komunikasi
115 119 127 138 143
Bab V Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan dan Kerja Sama 5.1 Pengertian Perencanaan Kerja 5.2 Proses Perencanaan Kerja 5.3 Sifat, Fungsi dan Sumber Perencanaan 5.4 Jenis-Jenis Perencanaan 5.5 Cara Mendapatkan Persetujuan Rencana 5.6 Efisiensi Pekerjaan Kantor 5.7 Efisiensi dalam Kantor 5.8 Perencanaan Kerja, Efisiensi Kerja dan Pekerjaan Kantor 5.9 Kerja Sama
157 159 161 163 167 173 174 178 182 183
Bab VI Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja dan Kepemimpinan 6.1 Pengertian 6.2 Manfaat dan Asas-Asas 6.3 Pengaturan Pokok 6.4 Prinsip-Prinsip dan Cara Penyusunan 6.5 Hubungan Kerja dan Kepemimpinan 6.6 Kepemimpinan dan Kepengikutan 6.7 Hubungan Atasan dan Bawahan
186 189 190 192 193 194 197 198
Bab VII Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja 7.1 Keselamatan dan Kesehatan Kerja 7.2 Keamanan 7.3 Keselamatan dan Keamanan Kerja
201 202 214 222
Daftar Pustaka
225
vi