Manual fabricacao 2016 by Adriana F. B. Zerbinati

edições sM

p rocessos para Fabricação processos e MoNitoraMeNto de M ateriais - o perações são paULo, seteMbro de 2016

SUMÁRIO 1 - FABRICAÇÃO..................................................................03 2 - MATÉRIA-PRIMA (PAPEL)..............................................17 3 - PEDIDO DE COMPRA - SAP..........................................28 4 - EXPANSÃO DE MATERIAL - SAP...................................45 5 - PROCESSO DE IMPORTAÇÃO - SAP............................52 MAPA DE PROCESSOS.......................................................71

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INTRODUÇÃO Este manual tem objetivo de informar o funcionamento do processo de Fabricação dos Produtos SM. Um produto com qualidade é o resultado do bom acompanhamento desses processos, quanto maior o controle maior será o nível de qualidade e atendimento. Com base nas necessidades da produção, segue os procedimentos do Processo de Fabricação.

LINHA DE PRODUTOS Livros CD/DVD Capa Plástica Caixas e Embalagens MKT ( Forder/Catálogos ) Agenda

1. FABRICAÇÃO (PRODUÇÃO) Organização das demandas de impressão ( Lançamentos, Reimpressões e Mkt):

Planejamento da Produção (Apuração de custos); Orçamentos e negociação com fornecedores; Compra de serviços Gráficos e Acessórios; 3

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Conferência dos arquivos e envio para as gráficas; Envio de modelo para as gráficas para referência de cor e estrutura; Aprovação de plotters; Controle do processo (Monitoramento); Acondicionamento e entrega; Distribuição de modelos para os setores.

1.1 Planejamento da Produção Objetivos: Simular anualmente, através de “Motor de Cálculo”, custo de papel e gráfica para serem praticados no exercício posterior (PAA Plano de Ação Anual). Serve como base para o planejamento financeiro, não podendo ultrapassar o valor calculado, salvo qualquer mudança na estrutura de lançamentos, como: aumento no número de páginas, cor ou tiragem. Fazer cotações e avaliar fatores como: custos, qualidade e prazo de entrega, tanto em produção offset (para tiragens maiores) quanto em impressão digital para pequenas tiragens. Iniciar a produção do(s) item(s) após aprovação de custos pela Diretoria.

1.2 Orçamentos Após o cálculo e aprovação do PAA e o início do período de produção, as solicitações de produção são enviadas de acordo com a necessidade do Departamento Comercial, Editorial e Marketing (responsáveis pela liberação dos arquivos de lançamentos ou emendas nos arquivos para reimpressão). Na medida em que recebemos as solicitações, são enviadas planilhas contendo a estrutura e tiragem dos livros para os 4

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fornecedores habilitados com opção de custo com papel da gráfica e com papel da SM. No retorno das planilhas, os preços são lançados em planilha própria para análise dos custos, levando-se em conta os seguintes fatores para análise:

üüÚltima gráfica que imprimiu o livro para agilizar a produção, já que teoricamente a gráfica detém uma cópia do arquivo; üüCusto de serviço gráfico (ou papel + gráfica) compatível com o PAA. Se o prazo for muito curto e compensar, utilizamos o papel da gráfica; üüCapacidade de produção e prazo de entrega. Após a negociação e escolha da Gráfica um formulário é encaminhado para aprovação da Gerência e Diretoria.

üüToda a equipe de Fabricação deverá ser informada sobre a nova produção através da planilha aprovada pela Diretoria. üüOs dados e condições do orçamento aprovados deverão ser inseridos e na planilha de “CONTROLE DE PRODUÇÃO” pasta G:\DIREÇÃO DE OPERAÇÕES\ADM\RELATORIOS E INDICADORES, para acompanhamento de todas as etapas até o livro chegar ao estoque. A Gráfica escolhida é comunicada por email confirmando tiragem, preço e prazo de entrega. Se o arquivo já se encontrar na Gráfica e apenas algumas páginas sofrerem emendas, não é necessário o envio de plotter para aprovação. Caso a Gráfica escolhida não seja a última que imprimiu o livro, será necessário o envio de plotter juntamente com o modelo, para aprovação pelo Editorial. Ao mesmo tempo em que é preparado o arquivo, é enviado um formulário para empenho (se o papel já se encontrar na Gráfica) ou envio de papel contendo: código e título do livro, tiragem, tipo e 5

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formato de papel de capa, miolo, quantidade de folhas, peso, além do custo fechado. A qualidade é item fundamental, estabelecida e identificada em nossos fornecedores, onde são escolhidos pela capacidade montada e qualidade dos produtos. Obs.: Os materiais agregados (Cds, Capa plástica, Lâminas, Caixas, etc) devem seguir o mesmo procedimento de cotação.

1.2.1 Vendas especiais Sem período definido, há solicitação de custos para Vendas Especiais pelo Depto. Comercial. Normalmente somos avisados logo no lançamento da licitação e fazemos a cotação através do Motor de Cálculo ou consulta direta às Gráficas. Respondemos ao Comercial através de Planilha de Análise com um custo médio de papel e gráfica que não comprometa a rentabilidade, pois não há prazo definido para liberação da produção, podendo demorar até meses. Assim que aprovado, damos andamento normal à produção com atenção especial ao prazo, pois há multa contratual em caso de atraso.

Planilhas disponíveis: üüCadastro (Consulta Geral) - Deve ser atualizada imediatamente na entrada de qualquer novo produto. a) Geral – Contém informações referentes à edição, isbn, ean, peso, espessura de lombada, etc. b) Especifico – Constam as informações técnicas como: formato, qtd. de páginas, tipo de papel, família de impressão, acabamento, etc.

üüMotor de Cálculo (Ferramenta de Cálculo) - Contém as seguintes abas: 6

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a) Produto – Copiar e colar a aba “Específico” do Cadastro. Base do cálculo onde as linhas representam cada um dos componentes do livro (capa, miolo, miolo2, CD, etc), com a estrutura técnica. b) Papel – Contém além do código, o preço por kilo, formato, tipo de papel, etc. c) Input – Contém todos os custos e parâmetros de cálculo inclusive os que são somados diretamente no custo unitário do livro. d) Tiragem – Contém dados necessários para alimentar a aba de Cálculo: Código SAP, Título, Tiragem, etc. e) Cálculo: Os custos são calculados automaticamente, através da colagem dos códigos do cadastro de produtos. f) Custos de papel e gráfica: Tabela dinâmica da aba de Cálculo que traz os custos de papel e gráfica.

üüAprovação de custos (Enviada para Gerência). Código e título, estrutura do livro, custo papel, preços enviados pelas gráficas concorrentes, preço gráfica PAA, preço e gráfica fechados, condição de pagamento e espaço para assinaturas.

üüPlanilha de empenho ou envio de papel. Código e título, tiragem, tipo, qtd. de folhas, formato, kilos, gráfica e custo unitário (fechado) que constará na pedido.

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1.3 Arquivos Os arquivos são e ou estarão disponibilizados através da rede:

Livro Didático e Literatura >BANCODECONTEUDOS2.

–

Servidor

RAID2

Material MKT – CD ou pasta TROCA, por serem materiais de única produção. Junto com arquivos também são disponibilizados pelo Editorial, originais assinados (printers) que devem ser utilizados na Fabricação para conferência dos arquivos e estrutura do material. Toda informação de estrutura deve ser validada e atualizada imediatamente na Planilha Cadastro (Excel) G:\DIREÇÃO DE OPERAÇÕES\ADM\CADASTROV. Caso seja diferente do previsto no orçamento, comunicar áreas responsáveis e solicitar atualização dos custos, caso necessário. Quando a produção de livros do Aluno e Professor for estabelecida pela Fabricação que devem ser em conjunto, enviar apenas o arquivo do Professor com arquivos distintos do Aluno (capa e front). Esta otimização somente poderá ser feita em livros do Aluno e Professor com mesmo conteúdo e estrutura, sendo completada somente o acréscimo de Capa, Manual e ou Respostas, que serão identificadas pela Pré-Impressão nas gráficas. Livros com conteúdos diferentes ou em formatos diferentes não serão possíveis impressões em conjunto, sendo necessário envio de arquivos separados para cada ocasião. Obs.: O conteúdo e concepção dos arquivos respostas devem ser feitos e atualizado pelo editorial em programas nativos. A cor spot das respostas devem estar nomeadas igualmente em todas as páginas. A conversão de cores especiais para CMYK causa variações de tonalidade. O arquivo será enviado para a gráfica, após aprovação de orçamento, por CD, email ou mídias específicas. 8

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1.4 Produção A Planilha “Controle de Produção” contém todas as informações necessárias para o acompanhamento da Produção (Código, Isbn, Título, Coleção, Tiragem, Preço, Fornecedor, Prazo de entrega estimado e real, datas e outros). Acompanhar diariamente a produção alinhar e atualizar a planilha “CONTROLE DE PRODUÇÃO”. Acompanhamento direto nas Gráficas e ou Aprovação em Máquina são fundamentais em casos específicos como, produto diferenciado, prazos apertados e outros.

Pedidos e envio de papéis. Os pedidos e preparação de envio de papel devem ser emitidos no SAP após aprovação dos Custos e Condições (Conforme Intem 2, desse manual).

1.5 Materiais complementares Vários títulos são compostos com materiais agregados e esses devem ser produzidos em paralelo à produção do livro, seguindo mesmo procedimento de produção e acompanhamento, lembrando que devem ser entregues com antecedência nas gráficas afim de não comprometerem o prazo final.

Capa Plástica CD / DVD Lâminas Senhas Caixa Box

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Capa Plástica As capas são fornecidos pela SM. Possuem uma gravação (lombada,capa e ou contra capa), em alto relevo com as letras ou números, conforme modelos e exemplos;

üüSegue tabela de modelos e suas variações LIVRO Coleção Viver Juntos/Cercania EFII (LA)

Viver Juntos/Cercania EFII (GD)

Viver Juntos Espiral (GD)

Viver Juntos Espiral (LA)

CAPA PLASTICA Formato (mm)

Modelo

Formato aberto (mm)

470

475

430

205 x 275

225 x 275

205 x 275

210

AJ-GD-1

230

AJ-GD-2

230

AJ-LA-3

210

AJ-LA-4

210

üüExemplo Capa Brochura:

üüExemplo Capa com Espiral:

AJ-GD-2

AJ-GD-1 CD

BOLSA CD Formato

SIM

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As Capas Plásticas para livros em Espiral precisam ser furadas e espiraladas com o livro. üüENVIO: Serão acondicionadas em caixas com 600 peças cada, aproximadamente 18 quilos em cada caixa, do lado de fora da caixa será colada um modelo de capa plástica para facilitar a identificação da gráfica no manuseio. üüCONTRA CAPA COM CD: Existe uma bolsa para inserir o CD, vamos entregar os CD´S no pino e a gráfica fará a inserção direto na capa especifica. üüPERCENTUAL DE PERDA: Enviaremos um percentual (3%) a mais de capas para cada título. üüNOTA FISCAL: Todas as entregas serão acompanhadas de nota fiscal de simples remessa. üüRECEBIMENTO DE CAPAS PLÁSTICAS NA GRAFICA: O recebimento da gráfica deve pesar todas as caixas e fazer amostragem em algumas para validar a quantidade de 600 capas por caixa. üüIDENTIFICAÇÃO DE PROBLEMAS: Caso seja identificada na amostragem uma variação alta no peso da caixa ou mesmo uma quantidade inferior a 600 capas na caixa, a SM deve ser informada prontamente para que possa acionar o fornecedor. CD ou DVD Produzidos em Mídia CD ou DVD de acordo com a necessidade de capacidade de conteúdo e Injetado ou Duplicado (CDr ou DVDr) de acordo com a quantidade. Inseridos em envelope adesivado de PVC 10 micras e colado na terceira capa do livro, respeitando a posição de aproximadamente 2 cm da margem inferior e centralizado na horizontal. 11

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Caixa Box Hoje as Caixas Box são parte integrante dos livros SER Protagonista volume único (História, Geografia, Química, Biologia e Física). Com a definição de Títulos e quantidades do PAA e ou demandas extraordinárias, providenciar produção e envio as gráficas correspondentes.

Espiral Livros com acabamento em Espiral devem respeitar padronização de furação, garantindo qualidade e possibilidade de customização entre os títulos. “Furos com 4 ou 5 mm de diâmetro conforme espessura da lombada e passo de 7,5 mm do centro de um furo ao outro. Por exemplo, livros com 27,5 cm de altura devem ter 36 furos”. Obs.: Cor, Cristal (Transparente).

1.6 Entrega e Recebimento Fator Corresponde a quantidade de livros inseridos em Caixa, Shirink ou Pacote. Podem ser de 5, 10, 15 e 20 livros, de acordo com a espessura da lombada. Qualquer nova situação deverá ser previamente avaliada com responsáveis da Fabricação e Logística. Títulos entregue com a quantidade diferente da informada poderá ser recusado pelo recebimento. A gráfica não está autorizada a alterar o Fator, apenas a SM gera o novo EAN com o novo fator.

Caixas Utilizadas nos livros Didáticos e o peso máximo por caixa não deve ultrapassar 20 kg. Os livros devem ser acondicionados de forma que evite seu dano. 12

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üüsem espaço vago entre os mesmos üüacondicionados na horizontal, nunca na vertical üürespeitar o limite máximo da embalagem. Para minimizar os espaços vagos ajustar vincos presente nas caixas üüPara lombada “Pur” ou “Costurado”, os livros devem ser inseridos nas caixas alternando o lado da lombada (de cinco em cinco). Para espiral alternar um por um de forma que o espiral fique fora do empilhamento, garantindo sua integridade. Todos os livros Didáticos são acondicionados conforme padrão “Edições SM” que segue abaixo:

üüCAIXA A (formato 24 x 28 cm), utilizado para livros de formato: 20,4 x 27,5 cm (espiral) üüCAIXA A+ (formato 26 x 29 cm, utilizado para livros de formato 22,5 x 27,5 cm (com espiral ou capa plástica). üüCAIXA B (formato 22 x 30 cm), utilizado para livros de diversos formatos (20,5 x 27,4 cm, 20,5 x 27,5 cm, 21,0 x 29,0 cm) em PUR ou Costura. üüCAIXA C (formato 33 x 30 x 24 cm), utilizado na Coleção Primavera. Obs.: Na base da caixa consta a identificação do modelo (A, A+ ou B). Todos os modelos poderão ser utilizados em outros formatos após análise prévia. Orçar os livros considerando a caixa como da Gráfica.

Shirink ou Pacote Kraft Os livros de Literatura devem utilizar o Shirink coletivo e respeitar o fator indicado pela Editora SM. Em função de diversos formatos e lombadas, cabe sugestão da Gráfica sob prévia análise das áreas de Fabricação e Logística. Normalmente são utilizados 5, 10 e 20 exemplares por Shirink. 13

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Materiais de Marketing serão montados em pacote Kraft ou Shirink de acordo com a estrutura do material e ou necessidade de distribuição da Logística.

Etiquetas As etiquetas de identificação, enviadas pela SM, devem obrigatoriamente conter as informações abaixo e deverão ser coladas no canto superior esquerdo e menor lado da caixa. Para pacotes em Shirink deverão ser coladas no lado superior (cima) da embalagem.

üüFormato 11 x 10 cm üüTítulo üüCódigo / EAN / Barras EAN üüImpressão / Ano / Fornecedor üüFator Obs.: Nos casos de Literatura, a etiqueta deverá estar no shirink e na caixa. Qualquer alteração de fator na hora de acondicionamento terá que ser refeito o novo Código de Barras.

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üüAs etiquetas são feitas pela planilha de cadastro na aba de etiquetas, onde se coloca o código do livro, número de impressão, gráfica e fator de impressão, dessa forma é gerado o código de barras automático. Paletização Paletes, o mesmo deve ter no máximo 1,30 m de altura (considerando altura do palete e da mercadoria). Modelo ideal: PBR - 1,00 x 1,20m, face dupla não reversível e quatro entradas, entre outras especificações (conforme ESPECIFICAÇÃO PARA PALETE PADRÃO DE DISTRIBUIÇÃO NACIONAL - PBR-I Junho de 1993 revisada em Agosto de 1999).

üüLocal de entrega Os livros do Mercado Privado deverão ser entregues no Armazém LUFT mediante agendamento e Manual procedimento Luft. Endereço da Luft Solutions: Estrada dos Alpes nº 900, Barueri - São Paulo CEP 06423-080 CNPJ: 06.288.375/0009-32 üüAgendamento Contato: Adenilson ou Bruno Email: agenda.cliente@grupo-sm.com Nextel: 11 94759-9639 ID: 45*4*165841 11 2394-6901 Horário: das 8h às 18h, de segunda a sexta. üüNota Fiscal A Nota Fiscal de entrega deverá ser obrigatoriamente de Fatura e constar, número do pedido e descrição. Também na “mesma” NF o retorno do papel industrializado (total ou parcial) de acordo com a quantidade entregue. 15

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1.7

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Modelos e Cotas

Todos produtos impressos deverão ser enviados cotas pela Gráfica para área de Fabricação que fará avaliação prévia e autorização de entrega. Os modelos devem conter todos os seus materiais complementares e acabamento (CD, Manual, Carta Senha, Capa Plásticas etc). Obs.: Após a aprovação é que será autorizada a entrega da produção contratada. Conferir o modelo com as especificações da solicitação (formato, lombada, peso, quantidade de páginas e ISBN) de orçamento e atualizar na planilha de Cadastro e no SAP. Distribuição interna de modelos para os setores.

Fazer a distribuição conforme cotas por departamento, solicitar através de email a retirada dos modelos na Fabricação, exceto Diretoria Geral que será entregue pela Fabricação.

ÁREA

CONTATO

MERCADO PRIVADO

REIMPRESSÃO

LITERATURA

DIDÁTICO

LITERATURA

10(LP) 6(LA)

Fabricação

Adriana/ Deborah

Direção Geral

Elzimar

Direção Comercial

Marcela

2(LP)

Direção Marketing

Rodrigo

2(LP)

Direção Didáticos

Talita

Coordenação Literatura

Adilson

Biblioteca

Gisele

MERCADO INSTITUCIONAL E OFICIAL

LANÇAMENTO DIDÁTICO

Fabricação

Adriana/ Deborah

Direção Didáticos

Talita

Coordenação Literatura

Adilson

Direção Comercial

Marcela

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2. MATÉRIA-PRIMA (PAPEL) Negociação e compra de papel. Controle e remanejamento de estoque. Recopi – papel imune. Emissão de Notas Fiscais. Recopi – papel imune.

2.1 Entrada de papel no estoque A entrada de papel no estoque é feito através da MIGO (feita por Logística). A nota chega, lançamos na planilha de “Real” (G:\ DIREÇÃO DE OPERAÇÕES\PLANEJAMENTO\REAL) e Gerencial (G:\DIREÇÃO DE OPERAÇÕES\ADM\ESTOQUE\ESTOQUE PAPEL) e em seguida passamos para a Logística fazer a “MIGO” (entrada no estoque).

2.2 Empenho de papel Todo cálculo de consumo é elaborado pela Fabricação mediante estruturas do Cadastro e é comparado aos consumos informado por algumas gráficas na proposta de orçamento, normalmente é utilizado o menor consumo.

O empenho de papel será enviado, contendo: üüCódigo üüTítulo üüTiragem üüTipo, formato e gramatura do papel 17

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üüQuantidade em folhas üüQuantidade em kilos

2.3 Fazer a planilha de empenho para cada gráfica, verificar sempre a quantidade de folhas por pacotes. üüExemplo:

2.4 Com a planilha de empenho pronta, gerar pedido de compras no “SAP”.

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üüPara lançar o papel entrar na aba Dados do material, componentes e lançar a quantidade de papel.

Será feito o remanejamento do estoque de papel para atender a produção. A remessa do papel para a gráfica deverá ser encaminhada no mesmo dia da solicitação, juntamente com o pedido de compra do mesmo.

2.5 Notas fiscais de Remessa de Industrialização Abrir Recopi.

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Emitir Nota Fiscal de remessa para industrialização a partir do pedido de compras do SAP, na operação MB1M.

Clicar “Para o pedido”.

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Lançado o pedido, clicar em “Transferir”.

Entrar em “Nota Fiscal”.

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Digitar mensagem e transporte.

Exemplo de mensagem: “MATERIAL ENTREGUE NA ESDEVA INDUSTRIA GRAFICA LTDA POR SUZANO 16.404.287/0047-38 NF ORIGEM 500718 (CAPA) E IP 52.736.949/0001-58 NF ORIGEM 139615 PARA IMPRESSAO DO LIVRO ALIVE INGLES 9 (LP) PNLD 2014, RECOPI 20131029174859573387”.

Voltar na seta verde e “Salvar”. Entrar na Operação MB03.

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Clicar em Nota Fiscal. Entrar na página da nota ir à aba “Dados NFE” e ver se está autorizada. Anotar o nº da Nota Fiscal. Anotar o Doc Num. Entrar na operação “J1B3N”. Digitar o Doc Num. Ir à “Nota Fiscal”. Clicar em “Imprimir” novamente e em seguida em “Saída”.

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Imprimir a Nota Fiscal. Entrar em: Meus locais de rede\\10.100.0.2\nota_fiscal\ BR02BR09\Transferido, procurar a Nota Fiscal e arquivo XML e salvar em Documentos fiscais com o nome do livro e gráfica.

2.6 Estoque  O estoque atualizado se encontra na planilha “PAPEL ESTOQUE GERENCIAL PARCIAL”, na pasta G:\DIREÇÃO DE OPERAÇÕES\ADM\ESTOQUE\ ESTOQUE PAPEL. Nessa planilha está o controle de papel em estoque, data e quantidade adquirida. O arquivo está organizado por NCM.

2.7 Recopi (https://www10.fazenda.sp.gov.br/RecopiNacional/ (S(pok2zohfxb2f42owmq1yz1yy))/Telas/ OperacaoEmitente/NovaOperacao.aspx). 24

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Para enviar papel para as gráficas: üüClicar em Operações > Nova operação e preencher o formulário com as informações sobre o papel e a gráfica da seguinte forma: üüCNPJ contraparte: CNPJ da gráfica üüImportação: Não üüOrdem judicial: Não üüClicar em Validar. Em seguida aparecerá automaticamente a razão social da gráfica. Tipo de operação. üüRemessa industrialização, ou Remessa Armazém Geral e Depósito Fechado. üüCFOP: 5901 ou conforme envio. Tipo de papel e quantidade. Cada papel tem um código NCM. Após inserir esses dados, clique em incluir. Em seguida, insira os dados dos outros tipos de papel, caso haja, e clique em “Incluir” no fim da página. No topo da página aparecerá o número de recopi, que deverá ser impresso para emissão da Nota Fiscal. O formulário Dados da Nota Fiscal deve ficar em branco, pois será preenchido posteriormente, após emissão da NF de industrialização. A nota da Edições SM deve ser cadastrada no sistema recopi no formulário Dados da Nota Fiscal que ficou em branco na primeira parte do processo. Para acessá-lo clique em Operações > Operações em aberto > Operações emitidas sem NF. Selecione o número de recopi em questão e clique em Registrar NF. Os dados a serem inseridos são: número, série, data de emissão e valor em reais. Confira todas as informações digitadas antes de enviar. Clique em “Registrar NF”. Após o envio, ainda ficará liberado 25

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o campo “Data de emissão”. Não é necessário alterar nada, apenas clique em “Despachar”.

üüEssa solicitação ficará pendente até a gráfica dar seu aceite. Dar aceite no recopi na aba Operações > Operações em aberto > Operações sem aceite. Selecione o recopi em questão, preencha o campo data de entrada da mercadoria e clique em “Aceitar”. Esse recopi irá para a aba Operações emitadas sem NF (ainda em Operações em aberto). Lembre-se de verificar regularmente o item Operações > Operações em aberto. Aqui vemos qual o status de cada NF que emitimos e recebemos. Os dias ficam pendentes. Não devemos deixar ultrapassar 15 dias em aberto sob risco de o sistema travar. Se isso acontece, não conseguimos mais enviar papel para as gráficas. Esse é o prazo também para preencher o formulário de dados da Nota Fiscal. Quando o livro estiver pronto, a gráfica enviará a Nota Fiscal de faturamento de todos os exemplares e a de retorno de mercadoria, que é o retorno do papel industrializado (às vezes manda faturamento e retorno em uma nota só). É necessário dar o aceite do retorno na aba Operações > Operações em aberto > Operações de retorno Indus/Armaz. Selecione o recopi, clique em “Ver Retorno Indus/Armaz” e na área Retorno fracionado clique em “Ver”. Preencha a data de entrada da mercadoria e clique em “Aceitar” para finalizar o processo.

Observações: 1. É necessário gerar um recopi para cada Nota Fiscal. 2. O envio de papel é um sistema triangular, que envolve a papeleira, a editora e a gráfica. Na prática, o papel é enviado diretamente da papeleira para a gráfica, mas na teoria ele é entregue na editora e esta o envia para a gráfica, por isso a editora também deve emitir uma Nota de Remessa de Mercadoria. Ao final do processo haverá três notas: uma da papeleira, uma da Edições SM e uma da 26

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gráfica (às vezes a gráfica manda duas notas, uma apenas com o faturamento do livro e outra apenas com o retorno da mercadoria). Todas essas notas comprovam que o papel imune foi utilizado para a produção editorial, e não para fins comerciais. Elas devem ser enviadas para o departamento fiscal.

Estoque e cadastro dos livros produzidos. üüEstoque > Consultar informações de estoque. Cadastrar, ao fim de cada mês, o estoque (em quilos) que temos em cada gráfica ou armazém, por tipo de NCM. Selecione o estabelecimento 05.699.378/0002-20 (CNPJ da Edições SM) e insira a referência, que é o mês e o ano no formato mm/aaaa. Então, clique em “Consultar”. Em Estoque, clique em “Alterar” para cadastrar a quantidade de papel em estoque nas gráficas ou armazéns no mês selecionado. Para facilitar, calcule a quantidade de papel na planilha “PAPEL ESTOQUE GERENCIAL PARCIAL”, na pasta G:\DIREÇÃO DE OPERAÇÕES\ADM\ ESTOQUE\ESTOQUE PAPEL.

üüEstoque > Livros, jornais e periódicos Será feito o cadastro da quantidade de papel usada em cada livro produzido. Isto é, depois que o livro chega da gráfica, com a NF da gráfica em mãos, cadastrar a quantidade de papel utilizada declarada pela gráfica. Devem ser inseridas as seguintes informações: tipo de publicação, código do papel, tipo de papel, ISBN, ISSN ou título (costumamos cadastrar pelo ISBN), quantidade (kg) e tiragem. Para facilitar, organize essas informações previamente na planilha “LANÇAMENTOS PARA RECOPI NACIONAL”, salva na pasta: G:\DIREÇÃO DE OPERAÇÕES\ADM\ESTOQUE\ ESTOQUE PAPEL.

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3. PEDIDO DE COMPRA - SAP Inserir no SAP as solicitações para pagamento de fornecedor, empenho de papel utilizado e todas as informações pertinentes aos serviços gráficos para produção dos livros.

3.1 Transação SAP: ME21N Tipos de Pedidos de Compra:

ZFAB: Produção de material acabado (o livro em si) ZNBR: Insumos e componentes do livro (CDs, Capas Plásticas, Lamina Senha, Manuseio, etc.)

3.1.1 EMISSÃO PEDIDO ZFAB: üüSelecionar a opção ZFAB;

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üüInserir código do Fornecedor;

üüInserir os dados: Org. Compras: BR00 / Grp. Compradores: B10 / Empresa: 1010

üüInserir as informações do material: Categoria Contábil (C): Z: Para quando o custo do item for alocado em Ordem de Fabricação K: Para quanto o custo do item for alocado para Centro de Custo 29

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Categoria Item (I): Deixar em branco: Quando for utilizado papel da gráfica. L: Quando for utilizado papel SM. Quando houver empenho de papel. Código do Material: 831700 – Impressão. Quantidade: Informar a quantidade de livros a ser produzida. Centro / Depósito: BR02 BR09 LUFT ou BR01 BR01 Matriz (raríssimas exceções). [ENTER]

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üüIr nas abas inferiores completar informações: Dados do Material: empenho de papel

Classificação Contábil: Inserir Ordem de Fabricação ou Centro de Custo.

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Fatura: Nesta aba deverão ser informados o Código Imposto, Entrada de Faturas e Revisão de Faturas por Entrada de Mercadoria. Entrada Faturas: Selecionar sempre que houver cobrança. Revisão Faturas EM: Quando houver entrada de mercadoria (estoque). Código Imposto: Seguir tabela abaixo. Códigos

Quando usar:

Papel SM (empenho de papel)

Papel Gráfica (sem empenho)

Consumo

Serviço

Armazenagem

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Confirmações: Deve estar em branco. Se já estiver preenchido, alterar para o campo em branco.

Texto: Informar qual material será produzido. Sempre colocar o texto nos 3 tipos de texto (em vermelho).

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Remessa/Fatura: Informar condição (prazo) de pagamento.

Textos: Neste campo informar detalhadamente o que está sendo produzido.

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Parceiro: Informar onde o material será entregue (LUFT, Athos, outra gráfica...)

Verificar

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Salvar

Anotar o número do pedido de compras:

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Imprimir (salvar em PDF) o pedido de compras:

üüSelecionar: Saída Imediata üüImprimir üüSalvar como PDF üüSalvar na pasta de destino (onde o arquivo deverá ficar armazenado para consulta) üüAtentar para o padrão do nome do arquivo: 0000000000 NOME DO LIVRO GRÁFICA

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3.1.2 EMISSÃO PEDIDO ZNBR üüSelecionar a opção ZNBR; üüInserir código do Fornecedor; üüInserir os dados: Org. Compras: BR00 / Grp. Compradores: B10 / Empresa: 1010

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üüIr nas abas inferiores completar informações: A partir daqui o processo é o mesmo que foi feito no ZFAB.

Classificação Contábil: Inserir Ordem de Fabricação ou Centro de Custo Fatura: Nesta aba deverão ser informados o Código Imposto, Entrada de Faturas e Revisão de Faturas por Entrada de Mercadoria. Entrada Faturas: Selecionar sempre que houver cobrança. Revisão Faturas EM: Quando houver entrada de mercadoria (estoque). Código Imposto: Seguir tabelinha abaixo. Códigos

Quando usar:

Papel SM (empenho de papel)

Papel Gráfica (sem empenho)

Consumo

Serviço

Armazenagem

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Confirmações: Deve estar em branco. Se já estiver preenchido, alterar para o campo em branco. Texto: Informar qual material será produzido. Sempre colocar o texto nos 3 tipos de texto (em vermelho). Remessa/Fatura: Informar condição (prazo) de pagamento. Textos: Neste campo informar detalhadamente o que está sendo produzido. Parceiro: Informar onde o material será entregue (LUFT, Athos, outra gráfica...) Verificar

Salvar

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Anotar o número do pedido de compras:

Imprimir (salvar em PDF) o pedido de compras:

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4. EXPENSÃO DE MATERIAL

A expansão de material ocorre quando o código do livro não está disponível no Centro e Depósito SAP que ele teria que existir. Para isso devemos realizar a “expansão do material”. A solicitação para a expansão do item, usualmente vem da Logística e/ou Comercial que já nos passam para qual Centro e Depósito deve ser feita a expansão. Para exemplificar, vamos realizar a expansão do item 176882 DIC BILINGUE ING/PORT (LP) ED 2016. Para consultar o item, vamos verificar em qual centro e depósito que ele existe.

1ª Tela: MB52 Aqui vamos consultar somente o centro BR02. Mas caso queira ver em todos os centros, colocar da BR01 até BR08. Clique aqui para gerar a consulta.

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2ª Tela: MB52 Aqui é visto que o material existe somente na BR02 BR09. Sendo assim temos que expandir para BR02 BR02.

3ª Tela: MM01

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4ª Tela: MM01

5ª Tela: MM01 Colocar o código do item ontem pede-se “Material”.

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6ª Tela: MM01 Após colocar o código do material que será expandido, dar “enter” para aparecer o Setor Industrial e o Tipo de Material.

7ª Tela: MM01 Dar “enter” novamente. Irá aparecer o quadro “Seleção de Valores”. Aqui você escolherá as visões que você precisará na BR em que o material será expandido. As visões que deverão estar selecionadas obrigatoriamente, são: Dados básicos 1 e 2, SD: dados org.vendas 1 2 e 3, MRP 1 e 2, Dados gerais centros/armazém. 1 e 2, Administração de Depósitos 1 e 2, Contabilidade 1 e 2.

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8ª Tela: MM01 Nesta tela ele trará as informações da BR de origem para que você informe para onde essas informações do material deverão ser levadas (expansão).

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9ª Tela: MM01 Informar para onde queremos “expandir” o material.

Informar aqui para qual BR o material deverá ser expandido

Aqui deve constar a BR em que o intem já existe

Colocadas as informações, clicar aqui

10ª Tela: MM01 Dar “enter” em todas as pastas para habilitar as informações do item na BR onde o item está sendo expandido.

Pastas

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11ª Tela: MM01 Após dar “enter” em todas as pastas, deverá aparecer a seguinte mensagem:

Clicar em “Sim” para expandir o material.

12ª Tela: MM01 Processo concluído.

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5. PROCESSO DE IMPORTAÇÃO A importação é o ingresso seguido de internalização de mercadoria estrangeira no território aduaneiro. Em termos legais, a mercadoria só é considerada importada após sua internalização no país, por meio da etapa de desembaraço aduaneiro e do recolhimento dos tributos exigidos em lei. O processo de importação pode ser dividido em três fases: administrativa, fiscal e cambial. A fase administrativa se refere aos procedimentos e exigências de órgãos de governo prévios à efetivação da importação e variam de acordo com o tipo de operação e de mercadoria: trata-se do licenciamento das importações. A fase fiscal compreende o tratamento aduaneiro, por meio do despacho de importação, que é o procedimento mediante o qual é verificada a exatidão dos dados declarados pelo importador em relação às mercadorias importadas, aos documentos apresentados e à legislação específica, com vistas ao seu desembaraço aduaneiro. Já a fase cambial diz respeito à operação de compra de moeda estrangeira destinada a efetivação do pagamento das importações (quando há esse pagamento) sendo processada por entidade financeira autorizada pelo Banco Central do Brasil a operar em câmbio. Fonte: http://www.investexportbrasil.gov.br/definicao-de-importacao

Objetivo: üüTrazer para o depósito (estoque) das Edições SM os livros produzidos fora do Brasil, de acordo com a legislação vigente, políticas da empresa e necessidade de produto para comercialização nacional. Como ocorre em nossa editora: üüEditorial (literatura) compra e/ou coedita os livros de editores no exterior; 52

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üüFechada a compra e/ou a coedição, o Editorial encaminha para Operações (Logística e Fabricação) o Shipping e a Invoice. (Documentos de remessa e fatura que contém informações do material, preço, quantidade, peso, forma de pagamento ao editor); üüEsses documentos são enviados a Takelog (operador aduaneiro) para eles nos enviarem um orçamento do serviço (uma prévia dos custos); üüEnquanto é aguardado o orçamento, a Fabricação coloca o Pedido de Compras no SAP com os dados do material e, quando necessário, já solicita o adiantamento financeiro ao editor (conforme contrato e/ou Invoice); üüAssim que recebido o orçamento da Takelog, inserimos os custos da importação [ZFLE / ZADU] no Pedido de Compras. Obs.: No caso de coedição, o setor de Direitos Autorais nos envia o contrato e, em alguns casos, devemos fazer o pagamento da 1ª parcela conforme formulário abaixo:

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5.1 Inclusão de Pedido de Compras O pedido de compras aqui feito, será utilizado para todo o processo de importação: pagamento editorial e logístico.

Transação: ME21N Tipo de Pedido: ZIMP

Fornecedor: Colocar código da empresa que compramos

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os livros (The Book Service, Frances Lincoln, Fundação SM Espanha, etc).

Na aba “Dados organizacionais” inserir: üüOrg. compras: BR00 üüGrp. Compradores: B10 üüEmpresa: 1010

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Na aba “Remessa/fatura” inserir: üüMoeda: “EUR” para pagamento em Euro ou “USD” para Dólar üüCond.pgto: XP00

Inserir: material, quantidade pedido, preço líquido, centro, depósito.

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Na aba “Condições” inserir: üüZADU ðDespesas aduaneiras (são todas as despesas que não são fretes) üüZFLE ðDespesa com fretes (somente fretes) Obs.: Essas informações são passadas no orçamento da Takelog. Ainda não estamos falando de valores finais, são apenas valores previstos.

***Atenção para colocar as despesas aduaneiras (ZADU) e de fretes (ZFLE) em reais (R$) - “BRL”. 57

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Na aba “Texto” inserir: üüNº Invoice üüInformações relevantes do processo

Nas abas “Endereço” e “Comunicação”: üüNão realizar nenhum tipo de alteração.

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Na aba “Parceiro”: üüInformar local de entrega: Luft, Athos, Matriz, etc. üüCódigo: YM

Na parte inferior da tela de pedidos temos a área “Itens”:

*** Caso tenhamos mais de um título no pedido, não esquecer que as alterações realizadas aqui deverão ser feitas para todos os itens, um a um.

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Alterar item por item, pelas setas.

Nas abas “Dados de Material”, “Qtd./pesos”, “Divisões da Remessa”: Não realizar nenhum tipo de alteração.

Na aba “Fornecimento”: Selecionar a opção: “Entr.mercads.” para habilitar a entrada de mercadoria em estoque.

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Na aba “Fatura”: üüSelecionar a opção: “Entr.faturas.” e “RevFatEM”. üüCód. imposto: Deixar em branco.

Na aba “Condições” e “Brasil”: Não realizar nenhum tipo de alteração.

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Na aba “Textos”: Usualmente apenas colocamos o nome do título dos livros nos 3 itens de texto: Texto do item / Texto pedido info / Texto de pedido de material.

Na aba “Endereço da Remessa”: Não realizar nenhum tipo de alteração.

Na aba “Confirmações”: Verificar se a caixinha “ObrgConf.” está em branco (ela não pode estar selecionada!)

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Na aba “Controle de Condição” e “Comercio”: Não realizar nenhum tipo de alteração.

Para verificar o pedido, clicar no ícone “Verificar”:

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Salvar o Pedido de Compras:

Salvar o número do pedido

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Escolher a opção “Outro Pedido” e colocar o número do pedido salvo.

Colocar o número do pedido salvo.

Ir em “Pré-Visualização”:

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Salvar Pedido de Compras em PDF. üü1º Selecionar “Saída Imediata” üü2º “Imprimir”

üü3º “PDFCreator”

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üü4º “Salvar”

üü5º Redirecionar para pasta de arquivo correta. No caso em “DIRECAO DE OPERACOES”

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üü6º Renomear arquivo e salvar na pasta de destino.

Renomear arquivo

üüPedido salvo em PDF. Imprimir e entregar para Logística realizar o acompanhamento da chegada do material no Porto de Santos e em nosso depósito na Luft.

Procedimentos Logística: Acompanhamento e Finalização da Importação üüNesta fase o Pedido de Compra desse material já estará sendo monitorado pela Takelog e passará a ser chamado de “Carga”; 68

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üüSão enviadas informações da carga constantemente, com monitoramento em tempo real, via e-mails; üüAssim que recebida a confirmação da D.I. (Documento de Importação) pela Receita Federal, a Logística solicita ao setor Fiscal uma NF, chamada de Nota Writer; üüConfirmada a chegada do material no Porto de Santos, é feita a contratação do frete para entrega em nosso depósito (Luft) ou gráficas; üüFeito isso, a Takelog tem um prazo para enviar a documentação de todo processo, o que inclui o romaneio com os gastos efetivos da operação aduaneira. Por ele será feito uma conciliação para verificar se há um crédito (valor a receber) ou débito (valor a pagar) em relação ao adiantamento financeiro que fizemos no início do processo.

üüApós verificação, os documentos são anexados ao pedido de compras e entregue no setor Fiscal para que sejam feitos os lançamentos contábeis e fiscais. Para finalizar o processo, o Pedido de Compras seguirá para o setor Financeiro, para que assim aconteça a baixa do adiantamento e/ou pagamento, caso necessário. 69

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MAPA DE PROCESSOS - FABRICAÇÃO

ORÇAMENTOS

EMPENHO MATÉRIA-PRIMA (PAPEL)

EMPENHO COMPONENTES

ENVIO ARQUIVO • PRINTERS • MODELOS •

APROVAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DA PRODUÇÃO

RECEBIMENTO E ENVIO DE MODELOS

E COTAS