ORGANIZACION DE GRANDES CERTAMENES DEPORTIVOS 1. PLANIFICACION a. Objetivos b. Solicitud de la sede. c. Obtención de la sede. d. Estudios logísticos vigentes. e. Posibles participantes. f. Nombramiento del comité Organizador. g. Nombramiento del director o coordinador general. h. Nombramiento de secretario general. i. Cuadros de trabajo (diario, semanal, trimestral, semestral y anual.) j. Cronogramas de trabajo. 2. ORGANIZACIÓN Funciones y obligaciones. Poe escrito (manual) Cargos y nombres propios. Fecha de iniciación y finalización de labores. Estructura. Carta de la organización (organigrama).
COMITÉ ORGANIZADOR O JUNTA DIRECTIVA (COMITÉ RECTOR) El cual estará integrado cinco personas de reconocida solvencia en el ámbito deportivo, entre los cuales se designara, un presidente, vicepresidente, tesorero, secretaria y vocal. Es el responsable de la planeación, organización, dirección y supervisión de las competencias, Entre las funciones que debe desarrollar están Definir
las políticas generales que regirán las competencias. Garantizar la financiación de las competencias. Estudiar y aprobar el presupuesto general de las competencias. Estudiar y definir los escenarios para las competencias. Estudiar y aprobar los diferentes cronogramas sobre los cuales se desarrollarán las competencias. Resuelve en última instancia los problemas de toda índole que le presenten el director o coordinador general. Asesora en todos los aspectos a los funcionarios encargados de la organización y desarrollo del certamen. Concreta la consecución de auxilios.
Formula
recomendaciones en los campos que estime conveniente. Las demás que a su juicio sea prudente y necesario efectuar con el fin de garantizar la ejecución de las competencias. DIRCTOR O COORDINADOR GENERAL. Será designado por el Comité Organizador y tendrá las siguientes funciones:
Dirigir y administrar los juegos. Coordinar con el Comité Organizador la administración, la dirección y la realización del evento en todos los detalles Ubicación y acomodamiento de locales para: alojamiento, entrenamiento, competencia, alimentación y calentamiento Conseguir el máximo de comodidades para todo el personal que intervenga en el torneo. Aplicar las determinaciones del Comité Organizador. Coordinador con el comité organizador la programación general del evento. Supervisar lo relacionado con el cumplimiento de los horarios de programación, resolver junto con los coordinadores de comisiones, y definir junto con la Comisión Disciplinaria todo lo relacionado con Penas y Sanciones. Atender y responder las reclamaciones que sean presentadas. Programar las reuniones necesarias con los delegados de las diferentes cooperativas participantes. Revisar unto con el Comité Organizador y los Coordinadores los boletines informativos diarios.
Velar por la presentación adecuada de los escenarios, el suministro oportuno de implementos necesarios para la realización del evento en cabeza de la comisión Logística y de servicios varios Realizar la evaluación general de los juegos conjuntamente con el Comité Organizador Las demás funciones que le sean asignadas.
AUTORIDADES DISCIPLINARIAS. Para velar por el cumplimiento de las normas establecidas en el presente reglamento se constituye el siguiente orden jerárquico para resolver situaciones disciplinarias durante el evento: -Autoridades de juzgamiento (Jueces y Árbitros) Coordinadores deportivos y administrativos. Director General. Tribunal Deportivo y Disciplinario. EL TRIBUNAL DEPORTIVO Y DISCIPLINARIO. Es un estamento responsable constituido para sesionar y actuar como última instancia, estará constituido por las siguientes personas: 1. El Director General de los Juegos, quien lo presidirá. 2. Un representante la comisión técnica de cada deporte. 3. Un Representante de los Delegados de los equipos participantes en los juegos, elegido en el Congreso Técnico. FUNCIONES: El Tribunal Deportivo y Disciplinario. Aplicar el Reglamento Deportivo del evento. Notificar a los interesados o afectados sus decisiones oportunamente. Atender las reclamaciones, demandas y reposiciones que se presenten durante el desarrollo del evento. PARÁGRAFO 1: Las funciones del tribunal tendrán vigencia hasta sesenta (60) días calendario después de finalizado el evento. PARÁGRAFO 2: El quórum para sesionar o decidir se constituye con la totalidad de sus integrantes y sus decisiones se tomarán por la mayoría de votos. El representante de los delegados ante este tribunal no podrá deliberar ni tomar decisiones cuando su delegación esté implicada. COMITÉ DE HONOR. El Comité Organizador, nombrará los miembros del Comité de Honor el cual estará integrado por las personalidades que la Cooperativa anfitriona estime conveniente. Lo componen las máximas autoridades que no tienen una participación expresa en el evento en sí, pero que figuran en el citado comité para dar una imagen y realce del acontecimiento, por razón de su elevada representación social. (Alcalde, director de policía, párroco y demás.
COMISIONES: Son personas de apoyo designadas por el Comité Organizador. Las comisiones estarán conformados máximos por tres (3) integrantes, uno de ellos será el coordinador ante el Comité Organizador y el director de los juegos el cual presidirá dicha comisión. El Comité Organizador nombrará las comisiones que estime conveniente, cuidando que por lo menos existan las siguientes: Técnica
COMISIONES DEPORTIVAS Las comisiones están constituidas por un grupo de personas, las cuales realizan unas tareas específicas de trabajo permanente durante la realización de un evento. Las comisiones más conocidas son: Administrativa, técnica, comunicaciones, obras, servicios varios, médica o dopaje, equipo regional y comisión de obras.
Comisión Administrativa Encargada de los presupuestos, auxilios, recaudaciones, pago de salarios, contratación, comercialización, elaboración de boletería, pases de cortesía, invitaciones, cumplir con las exigencias legales, almacén, inventarios inicial y final, compras, entregas. Elaboración de contratos, determina la ubicación de las vallas, pancartas, dumis, elabora la reglamentación de las ventas ambulantes dentro y fuera de los escenarios, se debe nombrar una secretaria general especialista en comunicación. COMISIÓN ADMINISTRATIVA Entre las funciones que debe desarrollar en esta comisión están: Llevar la planeación, programación, presupuestación, integración, dirección y control de los recursos financieros, humanos, materiales e instalaciones deportivas con que se cuente;
Proveer
el suministro de bienes y servicios necesarios para el desarrollo de los programas; Elaborar todos los contratos de prestación de servicios del personal requerido para la realización del evento; Efectuar los pagos de salarios y demás. Recepcionar los pagos por boletería, recaudaciones, auxilios, comercialización; Determina la ubicación de las vallas, pancartas, dummis; Elabora la boletería, el reglamento de ventas ambulantes dentro y fuera del escenario deportivo, de igual manera los pases de cortesía; Solicita las cotizaciones necesarias con el fin de cumplir lo concerniente a las compras Lleva el inventario inicial y final del almacén Mantener actualizados el Reglamento Interno, los manuales de organización y de procedimientos, de acuerdo a los lineamientos establecidos; Mantener actualizados los estados financieros e informar al Director General sobre el cumplimiento de los mismos; Establecer en los diferentes escenarios un inventario y un control de áreas y de derechos publicitarios ofrecidos a los clientes patrocinadores de los Juegos. Coordinar la instalación de la publicidad estática en cada uno de los escenarios de los Juegos. Coordinar el cumplimiento de las obligaciones contraídas con los patrocinadores en cuanto a publicidad dinámica, operación VIP, plan de medios, y demás; Estudiar y conocer las obligaciones y derechos establecidos en los contratos de patrocinio suscritos por la organización de los Juegos. Actuar como enlace entre los patrocinadores y cada una de las áreas de la organización para el adecuado cumplimiento de los contratos suscritos. Elaborar un resumen escrito y gráfico del cubrimiento de los medios a cada uno de los patrocinadores y sus elementos publicitarios. Presentar un informe final de la actividad de mercadeo y sus efectos para ser presentado a cada uno de los contratantes de los paquetes en los Juegos. Elaborar los reportes correspondientes a los pagos por todo concepto; Las demás que le señale el Director General.
COMISIÓN TÉCNICA Está integrada por los coordinadores de los diferentes deportes y el coordinador general, como su nombre lo indica tiene a su cargo todos los aspectos técnicos que conlleven las realizaciones deportivas. FUNCIONES: Encargada de capacitar antes y durante el torneo aprovechando la asistencia de expertos por medio de cursos, conferencia o clínicas, Prepara y presenta para su aprobación, los reglamentos por deporte a que haya lugar, se encarga de los jueces, árbitros, cronometristas, implementos, uniformes, escoge y prepara los escenarios deportivos donde se efectuarán las competencias así como estar atentos a la construcción, remodelación, que los escenarios sean suficientes para las áreas de entrenamiento y competencias, verificar sus especificaciones técnicas reglamentarias, distribución de marcadores, tableros, debe elaborar el reglamento general y especifico, darlo a conocer a tiempo, entregar las programaciones oportunamente, divulgarlas a tiempo y equitativa (programar a los equipos a diferentes horas y en diferentes escenarios), planear las reuniones informativas donde conste los días, horas, lugar y fechas de los encuentros, elaboración del planillaje técnico, boletines, sistemas de competición, clasificación y demás. Responsable de las inscripciones y carnetización de los deportistas y cuerpo técnico y delegados, lleva a cabo visitas técnicas a los escenarios para su escogencia, coordina todo lo referente al juzgamiento, elabora el código disciplinario, trabaja de la mano con la Comisión de Penas y Sanciones, elabora la memoria técnica del evento con registro fotográfico o video para ser entregado a los Delegados al finalizar el evento. COMISION TECNICA Entre las funciones que debe desarrollar en esta comisión están: Garantizar la adecuada realización de cada uno de los campeonatos de los Juegos, mediante el cumplimiento de los reglamentos de cada deporte, de las Normas Reglamentarias y las decisiones tomadas en las reuniones preparatorias. Capacitar antes y durante el evento (aprovechando la asistencia de expertos) por medio de cursos, charlas, seminarios, conferencias o clínicas. Preparar todo lo concerniente a cada una de las reuniones preparatorias previas a los diferentes campeonatos de los Juegos (Reuniones
informativas, sistemas de competición, sistemas de desempate, fecha, hora, sitio). Aprestar los elementos de apoyo que se requieran para el juzgamiento y las direcciones de campeonato de los respectivos deportes. Coordina todo lo relacionado con los jueces árbitros, cronometristas. En esta Comisión de llevan a cabo las designaciones de los árbitros para los encuentros deportivos. Coordinar la oportuna entrega de implementos, uniformes y adecuada instalación de los mismos a las direcciones de campeonato. Verificar las remodelaciones y construcción de escenarios deportivos, que estos sean suficientes para los entrenamientos y competencias. Elaborar el reglamento general, incluyendo el código de disciplina (Trabaja de la mano con la Comisión de Penas y Sanciones). Llevar a cabo visitas técnicas a los escenarios con el objetivo de verificar su estado y verificaciones técnicas reglamentarias y así tomar la decisión de cuáles serán los escenarios a utilizar. Velar por el cumplimiento de la programación de los diferentes campeonatos de los Juegos, haciendo entrega de estas a los diferentes delegados (hacer rotativas las programaciones, horas diferentes y escenarios). Registrar, publicar y comunicar a la comisión de secretaria los resultados de los campeonatos y las estadísticas que de ellos se deriven. Coordinar con las direcciones de campeonato y jueces lo relacionado con la papelería y planillería técnica requerida para la realización de los campeonatos. Definición del manual de funciones propio de la comisión técnica y general de los juegos. Planificación, organización y evaluación de funciones de las comisiones. Definición de calendario de competencias. Inventario de escenarios deportivos y proyección de mapa de la ciudad para deportes de la sede. Elaboración del planillaje técnico. Recepcionar las inscripciones, elaborar los carnés, escarapelas de los deportistas, técnicos y delegados, así como la respectiva laminación de los mismos. Elabora la memoria técnica de los Juegos con registro fotográfico, videos.
Encargada
de hacer entrega de las memorias a cada delegación al finalizar
el evento. Llevar las estadísticas del evento.
COMISIÓN DE COMUNICACIONES Responsable de toda la parte protocolaria, invitaciones, recepción, zonas de honor o VIP, guías, heraldos, madrinas, uniformes de la Comisión, horarios distintivos, escarapelas, gallardetes, inauguración (desfile de comitivas, heraldos, abanderados, delegados, deportistas, promesa deportiva a los deportistas y jueces, palabras de apertura, himnos, astas, pebetero, alcohol industrial, fósforos, estopa). Premiación: Medallas, trofeos, diplomas, menciones de honor, cojines, pódium, autoridades, invitados especiales, sonido, banderas, extensiones, dummis, pasacalles, pendones, bombas, micrófonos inalámbricos, piola, nylon, puntillas, martillo, cinta, mesas sillas, arreglo florales, manteles, cursa invitaciones al acto de clausura, tramita los pasajes de las delegaciones, ejecuta la clausura, lleva a cabo el acto social de despedidas, envía por escrito los agradecimientos (oportunamente), hace los contactos con radio, tv y prensa, lleva a cabo las ruedas de prensa, coordina los puestos de información, pública los resultados técnicos y programación, supervisa toda la información o boletines que se emitan, se encarga de la recreación de los participantes (cine, juegos de salón, exposiciones, turismo, se deben efectuar a los lugares más destacados de la región) COMISION COMUNICACIONES Entre las funciones que debe desarrollar en esta comisión están: Hacer un inventario de las autoridades deportivas, civiles y militares de los Municipios y del departamento, con el fin de elaborar y enviar las invitaciones. Encargada de la recepción y acomodación de los invitados especiales en las zonas de honor. Encargada del inventario de necesidades relacionado con heraldos, banderas, astas, dummis, pendones, cojines, pódium, sonido, micrófonos fijos, inalámbricos, bombas, pasacalles, distintivos, gallardetes, escarapelas,
mesas, sillas, manteles, arreglos florales, pebetero (estopa, fósforos, alcohol industrial), puntilla, martillo, cinta. Llevar a cabo el acto de inauguración y clausura de los juegos. Elaborar la promesa deportiva para los deportistas y jueces, palabras de apertura y clausura. Diseñar la planimetría a seguir y entregarla a las comitivas para su desfile inaugural Recopilar la información de los eventos tales como reuniones, congresos, etc. que deben realizarse en cada uno de los deportes y en la organización de los Juegos. Diseñar los dispositivos de protocolo para cada uno de estos eventos, en cuanto a personal, muebles, elementos, sonido, etc. Elaborar estrategias de cómo se llevara a cabo los actos de premiación y entrega de medallas, trofeos, menciones y demás. Establecer un programa social para los diferentes grupos de personas acreditadas en los Juegos, VIP, delegaciones, jueces, etc. Lleva a cabo los contactos con radio, televisión y prensa y les indica cómo se llevaran a cabo las ruedas de prensa, los sitios y las horas si es posible. Establece los puntos de información y horarios de atención a delegados. Publica los resultados entregados por la Comisión Técnica Establecer en cada uno de los escenarios de competencia una sala VIP y controlar su operación y acceso al mismo. Disponer de personal para el acompañamiento en la realización de cada uno de los eventos que conformen el programa social. Elaborar un inventario de necesidades en cuanto a elementos, quipos, computadoras, líneas telefónicas, faxes, teléfonos, etc., que se requieran para los centros de prensa. Coordinar con la Comisión de Comunicaciones la atención de cada uno de estos centros de prensa. Actuar como la oficina de divulgación de Juegos. Coordinar la realización de conferencias de prensa antes, durante y después de los Juegos. Establecer un sistema de elaboración, preparación, presentación y difusión de los comunicados de prensa que emita la organización de los Juegos. Establecer convenios con una empresa de telecomunicaciones para el montaje de las salas de prensa en las diferentes sedes.
COMISIÓN DE SERVICIOS VARIOS Encargada del transporte el cual debe ser permanente, suficiente, oportuno, establece rutas, horarios de desplazamiento, tiene la responsabilidad de alojamiento de los deportistas, directivos, autoridades deportivas, invitados, delegados y demás. Este alojamiento debe ser adecuado dando los horarios a cada delegación. Responsable de la alimentación donde se debe consignar los horarios de las comidas, estas deben ser balanceadas (Trabaja en equipo con la Comisión Médica) entrega las tiqueteras a cada delegación, debe tener en cuenta los aspectos religiosos (misas), estar al tanto del lavado y planchado de la ropa, encargado de la hidratación de los deportistas. COMISIÓN MÉDICA
Debe poseer como mínimo DEPORTOLOGO PSICOLOGO NUTRICIONISTA FISIOTERAPEUTA KINESIOLOGO Esta Comisión debe elaborar el menú diario de las delegaciones y pasarlas a la Comisión de Servicios Varios, elabora los exámenes, presta los primeros auxilios, hospitaliza, poseer botiquines, cruz roja, ambulancias permanentes y disponibles en los escenarios y hoteles, estar presente en los escenarios de competencia. Tener inventario del número de médicos y enfermeras, medicamentos necesarios. Debe elaborar el cronograma de desayunos, almuerzos y comidas discriminados por días y entregarlo a las delegaciones. COMISIÓN EQUIPO REGIONAL Encargada de contratar a los entrenadores de sus equipos, preselecciona y escoge a los deportistas, lleva a cabo intercambios deportivos o partidos
amistosos, torneos relámpagos, fogueos, planifica y desarrolla su concentración definitiva. Es el equipo anfitrión. COMISIÓN DE OBRAS Se encarga de las necesidades de remodelación, construcción, mantenimiento y adecuación de escenarios. Debe poseer ingenieros, arquitectos, topógrafos, dibujantes. Estas obras se llevan a cabo por contratación. Si se llega a presentar se debe entregar la descripción detallada de las obras y reparaciones con su presupuesto. Este punto lo aprueba la dirección general del evento y la contratación la efectúa la Comisión Administrativa. COMISION TRANSPORTE o SERVICIOS VARIOS Entre las funciones que debe desarrollar en esta comisión están: Establecer las necesidades de transporte interno de las delegaciones, jueces, directivos, implementos deportivos, elementos, etc. y con base en esta información elaborar un inventario de requerimientos de vehículos y sus características, el transporte debe ser permanente, suficiente y oportuno. Establecer los sistemas de adquisición, alquiler, préstamo, etc. de los vehículos que sean necesarios para la realización de los Juegos. Diseñar, con base en la ubicación de los hoteles y escenarios, en los horarios de competencia y en las distancias a los escenarios, las rutas y las frecuencias que sean necesarias para atender los diferentes desplazamientos. Coordinar con las autoridades de seguridad y tránsito el servicio de transporte interno en los Juegos. Definir un servicio de transporte específico para cada una de las diferentes categorías, delegaciones, jueces, directivos, VIP, acreditadas en los Juegos. Coordinar los servicios de traslado de los participantes hasta y desde el aeropuerto o terminales terrestres, en los momentos de su arribo y partida. Llevar un control estricto y permanente de la utilización de cada uno de los vehículos disponibles en los Juegos. Establecer mecanismos de control sobre la calidad del alimento y de los servicios prestados. Coordinar la alimentación y refrigerios del voluntariado. Coordina los servicios de alojamiento de los deportistas, directivos, invitados, jueces, dando a conocer los horarios del servicio de transporte y alimentación.
Trabajar
de la mano con la comisión Médica en cuanto a la alimentación la cual debe ser balanceada; Hace entrega a cada delegación de las tiqueteras para la alimentación; Lleva el control de los aspectos religiosos, lavado y planchado de ropa. Se encarga de la hidratación de los deportistas COMISION MÉDICA Y DOPAJE Entre las funciones que debe desarrollar en esta comisión están: Esta Comisión como mínimo debe tener un staff compuesto por: Deportologo, psicólogo, nutricionista, fisioterapeuta, kinesiólogo Diseñar un dispositivo de atención primaria en salud y en primeros auxilios para cada uno de los escenarios y sitios de concentración de las delegaciones participantes. Disponer del personal médico y paramédico, así como de los equipos médicos, medicamentos, etc. que sean necesarios para la puesta en práctica de este dispositivo. Apoyar la participación de las diferentes delegaciones en los Juegos, mediante el suministro de información útil desde el punto de vista médico preventivo. Establecer convenios con centros hospitalarios y de atención médica para los diferentes integrantes de las delegaciones participantes que así lo requieran. Coordinar con la administración de los Juegos la constitución de Pólizas de accidentes para los participantes en los Juegos, asesorando sobre los amparos y cuantías. Establecer los turnos y ubicación del personal que laborará en los Juegos. Coordinar con la comisión de escenarios la ubicación física de las enfermerías y puestos de primeros auxilios en cada uno de los escenarios. Implementar un centro de rehabilitación en fisioterapia por sede. Coordinar con la comisión de escenarios la ubicación física de las estaciones de control al dopaje en cada uno de los escenarios y gestionar la dotación de las mismas. Ubicar puestos de información en cada escenario sobre temas de control al dopaje. Establecer el número de análisis y muestras que serán tomadas, señalando quienes serán loa atletas seleccionados para este proceso.
Coordinar
con el Laboratorio de Control al Dopaje de Coldeportes Nacional, lo pertinente a la recolección, conservación, custodia, transporte, comunicación de resultados, etc. Disponer del personal médico y paramédico, así como de los equipos de recolección y demás que sean necesarios para el proceso de control dopaje. Coordinar un sistema de envío de las muestras al laboratorio en Bogotá y un sistema de comunicación de los resultados, así como de los eventuales procedimientos para los análisis de contra muestras. Establecer una coordinación con cada una de las direcciones de campeonato en los Juegos para la aplicación de los códigos disciplinarios de las respectivas federaciones, ante eventuales infracciones en cuanto a dopaje se refiere. Elabora el menú diario de los deportistas (Trabaja de la mano con la Comisión de servicios varios; Realiza los exámenes de los deportistas, así como debe poseer suficientes botiquines, Elabora el cronograma de desayunos, almuerzos y comidas, discriminándolos por días de acuerdo a la duración de los juegos y hacer entrega de esta a cada delegación.
CONTROL.
Desencadena la acción del programa general, no podemos dejar a la deruva. Se hace necesario la supervisión y control, para observar como se están haciendo las cosas ¿ Que anda bien? Que anda mal? Y por que? Cada dia, semana, mes, bebemos hacer una evaluación (cronograma). Corregir los errores, concretar las correcciones, en un nuevo ciclo, que siempre se reopite en cualquier torneo o campeonato que nos propongamos realizar.