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INDUCCION ADMINISTRATIVA Y DE COMPRAS
JUAN CARLOS HERNANDEZ P. SUPERVISOR ADMINISTRATIVO
PBX: 7451695
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AREA ADMINISTRATIVA
GESTION ADMINISTRATIVA
¿CUAL ES EL OBJETIVO?
Establecer
los
lineamientos
para
suplir
los
requerimientos administrativos de los funcionarios y la Organización
ALCANCE Aplica a todos los procesos que desarrolla Express tanto en labores desarrolladas en oficina como en campo.
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¿QUIEN ES EL REPONSABLE?
El Líder del Proceso Administración delegado por la Dirección en las Sedes de Express.
INTEGRANTES DEL AREA
Supervisor Administrativo
• JUAN CARLOS HERNÁNDEZ P. • Celular: 3176479117 Fijo: 7451695 Ext. 188 • Email: jhernandez@expressmicrofinanzas.com Servicios Generales
• ELIZABETH MORA • CAFETERÍA PISO 1 Fijo: 7451695 Ext. 123
• GLORIA TALERO • CAFETERÍA PISO 2 Fijo: 7451695 Ext. 123
• EMILIA MENDOZA • CAFETERÍA PISO 3 - 4 Fijo: 7451695 Ext. 123 Operativo Móvil
• ANDRES FELIPE MARTÍNEZ • Celular: 3152669385 Fijo: 7451695 Ext. 188 Auxiliar de Atención al Cliente
Pasante Universitaria
• ADRIANA CAROLINA VASQUEZ • Celular: 3176479117 Fijo: 7451695 Ext. 189
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¿CUÁLES SON NUESTROS SERVICIOS?
•
PAGOS DE FACTURAS Y SERVICIOS
•
PAGO DE ARRIENDOS
•
REEMBOLSO DE CAJA MENOR
•
CONTROL DE TELEFONIA MOVIL
El acta de Entrega de Teléfonos tiene las siguientes características a tener en cuenta: • Características del equipo:
IPHONE
NOKIA LUMIA 520
SAMSUNG
HUAWEI
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Características del plan :
•
Minutos de la línea:
Asesores y personal administrativo: 1500 minutos.
Fabrica de crédito: 2000 minutos.
•
Minutos asumidos por Global Communities
•
Minutos asumidos por el empleado Condiciones de uso:
•
El empleado asume el costo en caso de pérdida y la correspondiente denuncia a la entidad competente.
•
No puede ser vendido sin autorización de Global Communities.
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•
Global Communities tiene la autoridad de solicitar el teléfono.
•
La tarjeta SIM en caso de pérdida se descontara del empleado.
•
Para solicitar cambio de plan existen dos posibilidades: 1.
El caso de que el jefe inmediato autorice el cambio de plan Global Communities
asume
el
costo
autorizado.
2.
Por solicitud del trabajador, en este caso el jefe inmediato autoriza el descuento del valor adicional con el formato de autorización de descuento por nomina.
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•
ENTREGA DE INSUMOS Los elementos básicos que se entregan son:
PERFORADORA
COSEDORA
SACAGANCHOS
•
CONTROL DE PAPELERIA Horas de entrega: De lunes a viernes de 8:00 a 9:30 y en la tarde de 4:00 pm a 5:30pm.
• ENTREGA DE CARNÈ
En caso de pérdida el costo será asumido por el dueño, y valor de reposición.
Debe ser portado en todo momento dentro y fuera de la oficina.
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No debe ser usado con otros fines que no sean los estrictos del cargo asignado.
El formato que se utiliza para descuento de nomina es:
YO «FUNCIONARIO», «CARGO» E.M, identificado con la cédula de ciudadanía No.«cedula», de _____________, autorizo a CHF a descontar de la nómina mensual el valor correspondiente al consumo extra que genere el plan bolsa que me ha sido asignado a partir del mes de «Mes» de «año», correspondiente a llamadas telefónicas línea celular «celular»
Firma y Cedula
Fecha:___________
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• SALA DE JUNTAS La programación de algún evento o reserva de la sala de juntas se debe realizar a través de la Asistente de Servicio al Cliente KEIRY GAVIRIA, a quien por medio
del
correo
kgaviria@expressmicrofinanzas.com se le aclara:
Fecha de reserva Hora Inicio Hora de Finalización Motivo de la Reunión Responsable
Adjunto de alguna observación como: Elemento adicional a los existentes en la sala como audífonos, refrigerio, marcadores, cámaras, etc. La reserva y/o cancelación se debe realizar con mínimo 24 horas de anticipación.
• ORDEN Y ASEO DE LUGARES DE TRABAJO
1.
Selección: Eliminar lo innecesario y clasificar lo útil.
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2.
Orden: Colocar lo que se necesita en un lugar adecuado, y tener fácil acceso.
3.
Logra una cultura de limpieza, "evitando ensuciar y limpiando enseguida":
4.
Mantener: Conservar el lugar de trabajo, paredes, puertas, ventanas sin daño físico alguno como stickers, rayones, etc.
• RECURSOS NATURALES Se debe tener sensibilización de los recursos naturales que son utilizados en el lugar de trabajo.
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AHORRO: • Luz: correcto uso de las bombillas apagando las que no son necesarias.
• Agua: adecuado uso de la cantidad de agua que se utilice, cerrando llaves cuando no estén en uso.
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• Dispensadores de papel, toallas y jabón: ahorro de cada dispensador con un uso adecuado.
• SEGURIDAD • Se debe tener en cuenta las condiciones inseguras, explícitamente
a
personas
ajenas
que
no
pertenezcan a la empresa y que no posean la respectiva identificación, es decir, el personal está en toda libertad de pedir a terceras personas el carné que lo acredite como visitante y la visualización de éste.
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• Reporte
de
equipos
eléctricos
defectuosos
previniendo algún acto inseguro.
• En caso de encontrarse en la oficina cuando nadie mas esta, es necesario que se haga verificación de que las ventanas y puertas al exterior estén correctamente cerradas. • PUBLICIDAD Los Supervisores Directos son los encargados de la publicidad y del Reporte para solicitud de compra.