Exchange standards aiesec bolivia by Adriana Zapata Rocha

Entregando los standards, AIESEC facilita el Inner & Outer Journey que desarrolla las Cualidades de Liderazgo de nuestros miembros y clientes

Standard 1 Personal Goal Setting

¿Cuándo se entrega? ACCEPTED Aquí se aclara para qué es el LDA, cómo tomarlo a conciencia y cuál es su importancia.

APPROVED En el OPS se le provee un espacio de LEAD donde en base a los resultados del LDA se establecen metas personales

Responsabilidades IGV 1. Comunicarse con oGV para la revisión del LDA junto al EP y sus metas personales. 2. Revisar y guardar los resultados del LDA en EXPA para poder entregar espacios de LEAD enfocados. 3. Hacer seguimiento en el IPS (S#4) y en los espacios de desarrollo con el Enabler, para garantizar que el EP tenga un plan de cumplimiento

Términos Importantes Home entity: (oGV) Host entity: (iGV) EP: exchange participant Leadership Development Assesment (LDA): test que toma el EP que nos indica que puntaje tiene de cada una de las cualidades de liderazgo Incoming Preparation Seminar (IPS): seminario de inducción que da el host entity al EP Outgoing Preparation Seminar (OPS): seminario de preparación que da el home entity al EP antes de que emprenda su viaje con AIESEC

Metas Personales “El LC home, provee un espacio donde el EP pueda establecer sus metas personales en base a los resultados del LDA”

Responsabilidades OGV 1. Enseñar al EP qué es el LDA, porqué y dónde tomarlo. 2. Seguimiento a el llenado del LDA y EP AN después de haber sido aceptado por host entity.

3. El EP debe entender los resultados de su LDA y fijar metas. 4. EPM debe enviar los resultados, las metas al LC host y asegurarse de su seguimiento

Recomendaciones 1. Tomar a consciencia el examen del LDA. 2. Tener siempre en cuenta el checklist de lo que le falta para estar finalmente aprobado y hacerlo a tiempo. 3. Cuidar la hoja con sus metas, llevarla a su experiencia y traerla de vuelta al RIS para su respetivo seguimiento

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Standard 2 Outgoing Preparation

¿Cuándo se entrega? APPROVED Máximo “dos semanas” antes de que el EP viaje a realizar su proyecto debe tener su OPS.

Responsabilidades IGV 1. Contactarse con OGV para conocer las metas del EP y así entregar una mejor experiencia 2. Buscar de qué manera podemos apoyar en el OPS, por ejemplo: enviando material de la ciudad, del proyecto o del país que sirva de preparación previa al viaje.

Términos Importantes Home entity: (oGV) Host entity: (iGV) EP: exchange participant Leadership Development Assesment (LDA): test que toma el EP que nos indica que puntaje tiene de cada una de las cualidades de liderazgo Políticas de Intercambios Internacionales XPPs: políticas que rigen todas nuestras operaciones como AIESEC y determinan las responsabilidades para iGV, oGV, EP Preparation Seminar (OPS): seminario de preparación que da el home entity al EP antes de que emprenda su viaje con AIESEC

Preparación OPS El LC home, debe proveer al EP una preparacion (LDA, AIESEC way) antes del voluntariado

Responsabilidades OGV 3. Según XPPs, nuestro OPS tiene que incluir: XPPs (traducido en los 16 Estándares de 1. Con TM preparar la Intercambio) agenda del OPS, con Expectation Setting F&L elaborar el (Estándar #3) presupuesto Personal Goal Setting 2.Hacer la respectiva (Estándar #1) invitación a los Eps Cultural Preparation AIESEC Way

Recomendaciones Asistencia obligatoria al evento! Recuerden que en sus contratos establecemos que podemos romper su APV en caso de que no vaya al evento. Es así de serio y debemos recordárselos desde la venta.

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Standard 3 Expectation Setting ¿Cuándo se entrega? ACCEPTED A través de un espacio de consultoría o un correo, el EP debería tener clara la información básica del país..

APPROVED En el OPS el EP deberá tener un espacio donde se le vuelva a informar las condiciones en las que vivirá su experiencia

Responsabilidades IGV 1. Establecer mínimos que el EP puede esperar de la experiencia que le entregará el LC. 2. Toda la información debe ser consolidada en un documento que se debe enviar al EP. 3. Ser honestos y detallados con la realidad que el EP atravesará. Caso contrario tenemos problemas de calidad.

Expectativas "El LC Host ha proporcionado información básica sobre el país, en un formato escrito que incluye como mínimo información sobre la cultura, la situación política, la seguridad, los niveles de vida, el hogar y Contactos

Responsabilidades OGV 1. Establecer mínimos que el EP puede esperar de la experiencia que le entregará el LC host y home 2. Ser honestos y detallados con la realidad que el EP atravesará. Caso contrario tenemos problemas de calidad.

3. Toda la información debe ser consolidada en un documento que se debe enviar al EP.

Recomendaciones 1. Revisar la información presentada por iGV detalladamente y asegurarse de tener el contacto de un Opportunity Manager (OPM) para resolver cualquier duda. 2. Leer el contrato a consciencia y estar claro de cuales son las responsabilidades de AIESEC y del EP para vivir su experiencia de la mejor manera.

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Standard 4 Incoming Preparation

¿Cuándo se entrega? APPROVED Una vez que nuestro EP llega al país, pero antes de que comience su voluntariado. Este es el último espacio que tenemos para garantizar que esté 100% alineado y preparado para la experiencia que va a vivir de intercambio.

Responsabilidades IGV 1. Tener una agenda preparada, junto a un calendario que permita definir si tendremos el IPS virtual y presencial, y cuándo se darán ambos. 2. Asegurarse de hablar con oGV para revisar que información están entregando a nuestros EPs y que la agenda de su OPS esté conectada con la nuestra.

Preparación IPS El anfitrión debe ofrecer una IPS (para el desarrollo del liderazgo del EP y el seguimiento de sus metas personales establecidas antes de viajar) una vez que el EP llegue al destino de voluntariado.

Responsabilidades OGV 1. Después de nuestro OPS asegurarnos de enviar y de saber en que espacio específico se revisará el goal setting que hicimos con el EP en casa.

2. Dar seguimiento al EP llenando el Exchange Standards tool y haciendo las preguntas correctas para obtener retroalimentación.

Recomendaciones 1. La asistencia al IPS (Físico y virtual) es obligatoria, deben resolver todas sus dudas en espacio, porque después comenzará su trabajo. 2. Asegurarse que su descripción de trabajo (JD - #10) quede completamente claro y sepa cómo funcionará la logística del primer día de trabajo.

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Standard 5 Development spaces with opportunity provider ¿Cuándo se entrega? REALIZED: Desde que el EP se integra a la organización, el Enabler debe revisar que el JD se alinee a las metas del EP. También es importante que pueda tener un espacio de revisión del cumplimiento de netas personales

AIESEC debe asegurarse que el Enabler conozca el LDM de AIESEC y busque adaptarlo a las actividades.

Descripción El LC Host debe asegurar que el Opportunity Provider proporsione almenos un espacion para alinear la JD con los objetivos personales del EP y un espacio para debatir sobre el antes que el intercambio termine.

Responsabilidades OGV 1. Asegurarse que su EP tenga Personal Goals Settings claros.

Responsabilidades 1. Educar a IGV nuestro Opp. Informar sobre el LDM de

2. Asegurarse que iGV conozca esas metas personales de los EPs.

AIESEC. Se debe tener claro las cualidades de liderazgo y los estándares del intercambio. 2. Revisar el JD del proyecto con el Enabler y el EP, para garantizar que este alineado a las metas personales del EP y si es necesario incluir actividades que se conecten con nuestro LDM.

3. Asegurar espacios entre el Opp, Provider y nuestro EP, donde se revisen las metas personales del EP y las actividades que realiza en la organización.

Términos Importantes

Home entity: (oGV) Host entity: (iGV) EP: exchange participant Leadership Development Assesment (LDA): test que toma el EP que nos indica que puntaje tiene de cada una de las cualidades de liderazgo Incoming Preparation Seminar (IPS): seminario de inducción que da el host entity al EP Outgoing Preparation Seminar (OPS): seminario de preparación que da el home entity al EP antes de que emprenda su viaje con AIESEC

Recomendaciones para el EP 1. Tener claro cuales son las metas personales que espera conseguir dentro de su intercambio para compartir con la organización . 2. Ser proactivo y presentar actividades a la organización que se relacionen con sus metas personales y que puedan incluirse en el Job Description.

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Standard 6 Debrief with AIESEC home

¿Cuándo se entrega? FINISHED: Una vez que el EP acaba su intercambio y regresa, se negenera un espacio de confianza para contar toda su experiencia y dar su feedback que pueda tener sobre nuestro trabajo como AIESEC

Dentro del RIS (Reintegration Seminar) el EP debe tener un espacio de LEAD y un espacio de cierre de experiencia.

Responsabilidades IGV 1. Comunicarse con oGV para saber cuando está planeado el RIS. De esa forma, se puede recordar/ informar al EP que debería participar de espacio.. 2. Realizar el cierre de la experiencia del EP junto al Enabler para que pueda transmitir la información sobre el proyecto a oGV..

Descripción El LC home debe ofrecer un cierre de experiencia, para el desarrollo de liderazgo del EP incluyendo el espacio para evaluar sus metas personales, al final de voluntariado.

Responsabilidades OGV

1. Con TM se debe preparar el flow de la agenda, los FACIs, la logística y todo en base a la fecha de viaje de los EPs. Con Finanzas presupuesto para el evento.

2. Anunciar la fecha estimada desde el OPS y enviar invitaciones con la agenda a los EPs mínimo con 2 semanas de anticipación. 3. Organizar un pre meeting con todos los involucrados del evento para establecer expectativas claras de los responsables. 4. Asegurarnos de tener los EPs confirmados, revisar el flow de todas las sesiones, tener listo todo el material a ser usado. 5. Organizar un post meeting donde todos los miembros involucrados revisen puntos de mejora y feedback para siguientes eventos. 6. Tener un espacio donde los EPs puedan llenar su NPS (recuerden que plataforma les deja hacerlo después de 2 semanas que el EP termino su experiencia)

Recomendaciones 1. Tomar a consciencia el examen del LDA. Presentar los resultados al EP Manager y asegurarse de que el EP enQenda que representa cada elemento de nuestro Modelo de Liderazgo.. 2. Asistir al evento y al O2O de manera obligatoria pues sin estos espacios no podrán recibir su certificado y nosotros no podemos mejorar nuestros procesos como organización.

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Standard 7 Visa & Work Permit

¿Qué implica?

¿Cuándo se entrega?

"El EP puede entrar legalmente y permanecer en el país / territorio y realizar las actitudes indicadas en la Oportunidad. AIESEC ha proporcionado en formato escrito toda la información necesaria para tramitar cualquier documento, visado o permiso de trabajo que pueda ser requerido ”

Responsabilidades OGV 1. Asegurarse de que el EP reciba la carta de invitación a tiempo (en caso de necesitarla) para que el proceso fluya de mejor manera.

3. Solicitar la imagen escaneada de la documentación del EP, para brindarle soporte en caso de ser necesario

2. Apoyar al EP en el tema de la visa si lo necesita.

Recomendaciones 1. Revisar siempre si necesita visa antes de aplicar a un proyecto. 2. Revisar siempre la fecha de viaje con la fecha de la cita en la embajada para que no tenga inconvenientes en sacarla a Jempo.

ACCEPTED Revisar si la nacionalidad del EP requiere un proceso de visado para llegar a nuestro país, y así brindarle soporte en el proceso. Si no necesita visa, debemos enviar la carta de invitación en el approved.

APPROVED Enviar un correo con la carta de invitación al país, no es un requisito de entrada pero puede ser un soporte de la experiencia que realizará.

Responsabilidades IGV 1. Revisar si el EP requiere visa para entrar al país para una estadía menor a 90 días, e informarle antes del Approved 2. Enviar la carta de invitación al país después de realizar el approved 3. En caso de requerir un proceso de visado, asegurar que el EP reciba toda la documentación que requiera de AIESEC para recibir su visa, y solicitar una copia una vez obtenida.

Términos Importantes Home entity: (oGV) Host entity: (iGV) EP: exchange participant Incoming Preparation Seminar (IPS): seminario de inducción que da el host entity al EP Outgoing Preparation Seminar (OPS): seminario de preparación que da el home entity al EP antes de que emprenda su viaje con AIESEC

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Standard 8 Arrival Pickup

¿Qué implica?

¿Cuándo se entrega?

"El EP es recogido por un representante de AIESEC. Antes de la realización, el LC Host indicará dónde se recoge el EP y ha proporcionado información escrita al EP sobre cualquier transporte nacional necesario para llegar a este punto de recogida "

Responsabilidades OGV 1. Asegurarse de tener la información de toda la logística del pick up.

3. Tener los contactos del LC Host por si el EP necesite en caso de emergencia.

2. Tener una copia de los pasajes y subirlas a Podio cualquiera sea el medio de transporte

Recomendaciones 1. Asegurarse de siempre revisar información sobre el lugar de encuentro con AIESEC (Costos, dirección, horarios de funcionamiento, etc.). 2. Exigir siempre la información de contacto del responsable del pickup a la entidad ‘Host’.

OPORTUNIDAD EN EXPA Debe constatar donde se recogerá al EP, cómo puede llegar a esa ubicación, si existe algún requisito en especial, como el costo, etc.

APPROVED Una semana antes de la llegada del EP al país, se le recordará fecha, hora y lugar donde se le recogerá, además de la(s) persona(s) que lo realizar y su contacto. El día de llegada un miembro de AIESEC se encontrará con el EP en el lugar definido y lo llevará a su hospedaje

Responsabilidades IGV 1. Definir claramente las especificaciones en la Oportunidad que se sube en plataforma en relación a pickup. 2. Recibir los pasajes del EP y subirlos a Podio, cualquiera sea el medio de transporte. 3. Designar un miembro responsable de recoger al EP en el punto de encuentro definido 4. Buscar la forma más creativa de recibir al EP, mientras más divertido sea el inicio de la experiencia, él estará más comprometido con la experiencia y tendrá mayor confianza de lo que podemos lograr en conjunto.

Términos Importantes Home entity: (oGV) Host entity: (iGV) EP: exchange participant

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Standard 9 Departure Support

¿Qué implica? “El LC host ha ofrecido en formato escrito información sobre cómo salir del país por lo menos dos semanas antes del final de la pasantía”

Responsabilidades OGV 1. Estar pendientes en las fechas de regreso del EP para que nos aseguremos de que tenga claro el tener todo listo a tiempo.

¿Cuándo se entrega? REALIZED Entregar la información en formato escrito al menos dos semanas antes de que el EP se vaya del país.

Responsabilidades IGV 1. Saber las fechas de partida específicas del EP para poder entregar la información lo más específica posible. 2. Coordinar si es posible que un miembro de AIESEC, acompañe al EP en su retorno

Recomendaciones 1. Tener lista la información de partida siempre a la mano para no tener problemas al momento de salir del país.

Términos Importantes Home entity: (oGV) Host entity: (iGV) EP: exchange participant

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Standard 10 Job Description ¿Cuándo se entrega? ¿Qué implica? ”La Descripción del trabajo ejecutada por el EP tiene que corresponder con la Descripción de trabajo de la Oportunidad y ha descrito claramente las responsabilidades individuales y las metas”

Responsabilidades OGV 1. Revisar la oportunidad en plataforma junto al EP y asegurarse que entienda las actividades descritas.

3. Asegurarse que el EP tenga metas personales relacionadas al trabajo que va a realizar, en el OPS

2. Estar en constante comunicación con IGV, sobre todo en caso de que la JD cambie, se pueda avisar al EP.

Recomendaciones 1. Comunicar si existe un cambio en la JD a su EPM 2. Anotar todas su dudas respecto, para resolverlas con IGV

OPEN La descripción del proyecto debe estar detallada con actividades semanales y objetivos claros que consten dentro de nuestra oportunidad en plataforma. ACCEPTED Mediante un espacio de consultoría con el EP, asegurarnos de que la información este detallada

APPROVED Revisar la JD con el EP y el Enabler antes de la realización REALIZED Mediante el seguimiento para garantizar que se esté cumpliendo con la descripción de trabajo

Responsabilidades IGV 1. Revisar y detallar la información de la Oportunidad, lo que ofrece y los requerimientos en el perfil del EP 2. Informar al EPM y al EP en caso de existir algún cambio en la JD 3. Hacer el seguimiento necesario, para asegurar que tanto el EP como el Enabler están teniendo una experiencia positiva.

Términos Importantes Home entity: (oGV) Host entity: (iGV) EP: exchange participant Incoming Preparation Seminar (IPS): seminario de inducción que da el host entity al EP EPM: Exchange Participant Manager

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Standard 11 Duration

¿Qué implica? “El voluntariado dura desde un mínimo de 6 semanas hasta un máximo de 78 semanas desde el primer día hasta el último día de trabajo”

¿Cuándo se entrega?

OPEN Brindando la información clara, días, horarios de trabajo, duración del proyecto, en la Oportunidad

Responsabilidades OGV 1. Dejar claro el sentido de responsabilidad que debe tener el EP al momento de formar parte de un proyecto definido con duración definida.

APPROVED Durante el IPS, recalcar la duración del trabajo REALIZED Mediante el seguimiento para brindar soporte en caso de cambios

Responsabilidades IGV 1. Asegurar que el OP taker y el EP respeten las horas de trabajo estipuladas en el contrato con el OP taker en el tiempo que se estableció desde un comienzo. 2. Informar al EP en caso de existir algún cambio

Recomendaciones 1. Comunicar si existe un cambio en la duración a su EPM 2. Revisar la duración del proyecto para la compra de pasajes y seguro

3. Aprovechar al máximo la experiencia

3. Hacer el seguimiento necesario, para asegurar una buena experiencia

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Standard 12 Working Hour

¿Qué implica? “Las actividades relacionadas con la descripción del trabajo son un mínimo de 35 horas / semana para GT y 25 horas / semana para GV / GE”

¿Cuándo se entrega?

OPEN Brindando la información clara, días, horarios de trabajo, para evitar inconvenientes en el futuro.

Responsabilidades OGV 1. Dejar claro el sentido de responsabilidad que debe tener el EP al momento de formar parte de un proyecto definido con duración definida.

APPROVED Durante el IPS, recalcar los horarios de trabajo REALIZED Mediante el seguimiento para brindar soporte en caso de cambios

Recomendaciones 1. Comunicar si existe un cambio en los horarios a su EPM 2. Aprovechar al máximo la experiencia

3. Hacer el seguimiento necesario, para asegurar una buena experiencia

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Standard 13 First day of work

¿Qué implica? Un representante de AIESEC es encargado de que el EP es llevado al lugar / organización de trabajo en el primer día de trabajo.

Responsabilidades OGV 1. Comunicarse con IGV para coordinar la información de cómo se dará el acompañamiento al primer día de trabajo. 2. Asegurarse de que el EP tenga claro que un representante de AIESEC debe acompañarle en su primer día de trabajo y presentarle a la organización.

¿Cuándo se entrega? Realized: Debemos establecer mínimos de cómo se realizará el acompañamiento al primer día de trabajo del EP, para eso definimos: • Responsable del acompañamiento. • Hora y día en qué se realizará el primer día de trabajo. • Punto de encuentro (de preferencia el hospedaje del EP para que pueda llegar a su trabajo). • Comunicarse con la organización para que el encargado pueda recibir a nuestro EP y revisar junto a él, el JD (estándar #10) y las metas personales (estándar #1)

Responsabilidades IGV 1. Definir Responsable del acompañamiento y detalles del mismo. 2. Comunicarse con la organización para que el encargado pueda recibir al EP

Recomendaciones 1. Pedir la información exacta de la ubicación y el representante de la organización. 2. Anotar el medio de transporte de su Host al trabajo.

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Standard 14 Insurance

¿Cuándo se entrega?

¿Qué implica? "La Host Entity garantiza que el EP tiene

una póliza de seguro válida para cubrir los gastos médicos básicos durante la duración del voluntariado".

Responsabilidades OGV 1. Brindar soporte en la compra del Seguro

2. Asegurarse que todos los EP´s tengan seguro

APPROVED Después de que el EP realizó el pago de su oportunidad, se envía el correo para el llenado de sus datos y posterior emisión del mismo

Responsabilidades IGV 3. Tener una copia del documento para brindar soporte en caso que sea necesario

Recomendaciones 1. Llevar su seguro impreso y además guardar el número del mismo y del país de donde estará en su celular por precaución.

1. Asegurarse que el EP tenga el seguro antes de llegar. 2. Subir la documentación a Podio

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Standard 15 Accommodation

¿Qué implica? “El estándar de alojamiento, las

condiciones y los costes durante el Información deben estar proporcionadas en la Oportunidad. AIESEC organiza este alojamiento para el EP".

Responsabilidades OGV 1. Estar en comunicación constante con IGV, para garantizar que el EP tiene un host a la llegada

2. Hacer el seguimiento correspondiente, para garantizar una buena experiencia

Recomendaciones 1. Presentar al EP y al Host unos días antes, de ser posible

¿Cuándo se entrega? REALIZED Desde la llegada del EP, el LC host debe proporcionar un host de acuerdo a XPPS

Responsabilidades IGV 1. Asegurarse de que la vivienda tiene los servicios básicos 2. Hacer el seguimiento al EP y al Host, para garantizar una buena experiencia.

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Standard 16 Basic Living Costs

¿Qué implica? La Oportunidad especifica si existe alguna compensación financiera o no financiera durante la pasantía y las condiciones reales que corresponden con ella”.

Responsabilidades OGV 1. Solicitar costos de vida, para realizar una mejor venta 2. Estar en constante comunicación con IGV, para que el EP reciba la información a tiempo

Recomendaciones 1. Existen páginas para obtener la información de costo de vida, como Numbeo 2. El costo de vida puede ser un factor importante en la decisión final, por lo que se debe realizar un presupuesto detallado.

¿Cuándo se entrega? OPEN Al momento de crear la oportunidad, la información de los beneficios y costos en los que debe incurrir el EP deben estar descritos con claridad

ACCEPTED Una vez que el EP aplique al proyecto debe tener los costos básicos del país, ya que es un factor importante en la decisión

Responsabilidades IGV 1. Crear la oportunidad con información detallada. 2. Tener un documento que puedan enviar a los EP´s para una mejor venta