ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO POR COMPETENCIAS
Actividad 6 “Diseño de programa de capacitación y desarrollo”
Profesora: María de los Ángeles de la Cerda H. Alumno: Adrián Rivas Rodríguez Matrícula: M00283532
12 / Abril / 2015
Diseño de programa de capacitación y desarrollo Acciones 1. Integren equipos de 3 a 4 integrantes siguiendo las instrucciones de su
docente/asesor.
2. Revisen la siguiente información: la descripción de la cadena de tiendas
Superdescuento y la descripción del puesto por competencias de Jefe de productos.
3. Realicen para el puesto lo siguiente:
a. Propuesta de inducción a la organización, al área y al puesto: señalen los
propósitos, temas a tratar (políticas, prestaciones, vacaciones, normas de seguridad, entre otros) beneficios y recursos requeridos. b. Propuesta de instrumento para detección de necesidades de capacitación y
desarrollo. c.
Elijan una de las seis competencias señaladas en la descripción del puesto y preparen una propuesta de capacitación y desarrollo por competencias: incluyan las fases de diseño, implementación y evaluación de la capacitación.
d. Realicen el esquema general de un plan de carrera y sucesión para dicho
puesto. e. Recomienden específicamente qué harían en consideración de este puesto si
la empresa incursionará en un proyecto de desarrollo de universidad corporativa en términos de herramientas, modalidad, nivel gráfico.
4. Integren las propuestas en un manual con las siguientes características:
a. Utilicen alguna herramienta tecnológica. b. Agreguen una portada, índice, introducción, imágenes y fuentes de
información.
5. Compartan sus manuales mediante las indicaciones de su docente/asesor y
atiendan su retroalimentación.
Entregable: Manual
Propuesta de inducción a la organización 1. Introducción Superdescuento, es una empresa dinámica y moderna, consciente en todo momento de jugar un papel relevante en el seno de la comunidad a la cual pertenece y sirve. Dentro de este concepto se inserta la visión de la organización; "Superdescuento es una empresa de enfoque regional con escala mundial". Para concretar esta visión hay varios elementos claves que con buen funcionamiento establecerán las bases para su logro; tales como: una estructura organizacional alineada con la estrategia de la empresa, liderazgo y dirección adecuados al cambio, integración de la organización con la comunidad, adecuada relación con los clientes y muy importante el aprovechamiento del potencial humano. Indudablemente, en el trabajador descansa gran parte del éxito en los retos que se ha planteado y que se planteará la empresa en el corto y largo plazo; para ello se hace necesario, que el mismo sea desarrollado al máximo de su potencial. Tomando en consideración lo anterior y en la búsqueda de los mecanismos que ayuden al desarrollo y aprovechamiento del potencial del trabajador, se ha diseñado el presente Programa de Inducción, con el objeto de mantener informados a los nuevos trabajadores sobre la actividad a que se dedica la empresa, beneficios que brinda y presta, derechos y deberes; con el fin de lograr la identificación del trabajador con la organización y, proporcionar a su vez al recién llegado, las bases para una adaptación e integración con su grupo de trabajo y con el trabajo en sí; de ésta manera será más fácil alcanzar los niveles de productividad deseadas. 2. Fundamentación El presente programa de inducción es el resultado de un estudio diagnóstico donde se observó que la mayoría de los empleados no recibieron una Inducción adecuada,
sino una pequeña bienvenida, en el cual no se le suministraban todos los aspectos que constituyen a Superdescuento. Para desarrollar el Programa de Inducción, los promotores sustentaron sus ideas en un estudio diagnóstico el cual arrojó como resultado que es necesario la implementación de un programa de inducción que permita a todo el personal conocer todo lo referente a valores, misión, visión, objetivos, reseña histórica, políticas, normas, servicios que presta, estructura organizacional, beneficios socioeconómicos, etc.; además de toda aquella información necesaria para la identificación del mismo con la organización. En las bases teóricas sugieren los siguientes aspectos a considerar: • Campo de actividad de la empresa. • Tamaño de la empresa. • Número de personas que laboran en ella. • Historia. • Misión. • Visión. • Objetivos. • Productos que ofrece. • Políticas. • Normas. • Procedimientos de trabajo. • Beneficios Sociales. • Aspectos concretos sobre el salario. • Papel del departamento donde desempeña o desempeñará sus funciones. Objetivos de la propuesta Objetivo general Facilitar la adaptación e integración del nuevo trabajador a la organización y a su puesto de trabajo, mediante el suministro de la información relacionada con las características y dimensiones de la misma. Objetivos específicos • Proporcionar al trabajador información referente al contexto general donde ingresa; es decir, su historia, estructura, evolución y actividad a que se dedica. • Dar a conocer a los nuevos trabajadores sobre sus derechos y deberes dentro de la organización a la cual ingresa. • Suministrar al trabajador información sobre los beneficios sociales, económicos, actividades deportivas y culturales, actividades de desarrollo y de adiestramiento de personal. • Contribuir a la identificación del trabajador con su situación de trabajo y todo lo que ello implica. • Mantener informado a todo el personal de los cambios que se produzcan en la institución, en cuanto a políticas, normas, procedimientos y cambios de estructura. • Proporcionar al trabajador que ingresa, las bases para una adaptación con su grupo de trabajo.
Propósito La propuesta planteada está orientada a ofrecer un Instrumento que permita a la empresa lograr que sus trabajadores se adapten e identifiquen con ella y así mantener los elevados estándares de calidad de servicios, además de formar y conservar trabajadores eficientes, altamente motivados, estimulados y capacitados. 3. Propuesta de Programa de Inducción al personal de la empresa Superdescuento Políticas y Normas del Programa de Inducción. Es política de Superdescuento que: • La Gerencia de Recursos Humanos conjuntamente con los supervisores inmediatos donde esté ubicado el nuevo trabajador, deben ser los encargados de dar a conocer el Programa de Inducción de la organización. • Todo el personal que ingrese a la empresa debe ser sometido al proceso de inducción, con el fin de facilitar la información que permita lograr la identificación con la organización, de tal forma que su incorporación cubra todos los aspectos de un adecuado ajuste a su puesto de trabajo. • La Gerencia de Recursos Humanos debe informar todo lo relacionado con la empresa: Misión, Visión, Historia, Estructura Organizacional, Beneficios socioeconómicos y Normas de Conducta Interna y todo aquello que tenga relación con el Departamento, Sucursal o Agencia al cual será adscrito. • El Programa de Inducción, deberá ser evaluado periódicamente por la Gerencia de Recursos Humanos, conjuntamente con el supervisor inmediato; con el fin de realizar los ajustes necesarios que aseguren la permanencia del programa. • El Programa de Inducción, debe estar sujeto a cualquier cambio que se produzca en Superdescuento, con el objeto de mantenerlo actualizado. Superdescuento tiene como normas: • La Gerencia de Recursos Humanos, es la encargada de coordinar el Programa de Inducción, igualmente velará por el desarrollo del proceso. • El Proceso de Inducción se realizará periódicamente los días lunes una vez cada tres (3) meses, con una duración de cuatro (4) horas. • El Gerente de Recursos Humanos deberá entregar al nuevo trabajador, el Manual de Inducción y el folleto de Seguridad e Higiene Industrial, durante el proceso de Inducción. • La Inducción específica por competencias, será realizada por los supervisores de las distintas áreas a la cual se asigne el trabajador, realizando las actividades necesarias para lograr el cumplimiento de este objetivo. • La Gerencia de Recursos Humanos, notificará a los supervisores por área la lista de los nuevos empleados que serán sometidos al Programa de Inducción. • El Programa de Inducción debe ser revisado periódicamente por la Gerencia de Recursos Humanos. • Al culminar el Programa de Inducción el trabajador deberá llenar un formato suministrado por la Gerencia de Recursos Humanos, denominado "Evaluación del Programa de Inducción", para así dar una opinión acerca del proceso realizado. El programa de inducción que se propone está compuesto por cuatro (4) fases, que evalúan los resultados obtenidos en el plan, con la aplicación del instrumento
Evaluación del Programa de Inducción, a fin de aplicar los correctivos correspondientes siendo responsables de esta ejecución la Gerencia de Recursos Humanos. Fase de Recepción Esta fase tiene como finalidad el recibimiento de los nuevos trabajadores, dándoles la bienvenida a la Organización. Es responsable de la aplicación de esta fase la Gerencia de Recursos Humanos y el Presidente de la Organización.
Responsable Gerencia de Recursos Humanos
Paso 1
2
3 4 5
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Acción Envía cronograma de actividades del Programa de Inducción y comunica a los responsables de cada acción. Envía a los supervisores lista de los nuevos trabajadores de su área que asistirán a la charla de Inducción. Contacta al nuevo trabajador y lo cita para la fecha, hora y lugar. Recibe al nuevo trabajador y le facilita los formularios de ingreso para su llenado. Dirige al trabajador al sitio donde se dictará la inducción general de la empresa y le indica su lugar en el salón. Inicia la presentación entre los participantes y realiza la dinámica de grupo. Informa la finalidad del proceso de Inducción. Entrega el Manual de Inducción, el Contrato Individual y el folleto de Seguridad e Higiene. De no realizarse la inducción general de la empresa en el momento del ingreso, se traslada al trabajador a su puesto de trabajo.
Fase de Inducción General En esta fase se le suministra al nuevo trabajador información general sobre Superdescuento con el objeto de facilitar su integración con la organización. En esta fase se involucran además de la Gerencia de Recursos Humanos, la intervención del supervisor inmediato. 4. Contenido de la Inducción General Reseña Histórica Suprdescuento es una cadena de tiendas perteneciente al denominado grupo de las “hard discount”, es decir, es una cadena de comercios minoristas dentro de la modalidad de autoservicio que vende productos a muy bajo precio. Fue fundada en el año 1990, momento en el que abrió sus puertas al público con diez locales ubicados en zonas altamente pobladas del país. Superdescuento forma parte de un grupo económico y fue creada con el objeto principal de conseguir una participación en cada uno de los segmentos de mercado de distribución minorista. Con
Superdescuento el grupo supo responder a la necesidad del segmento de consumo de recursos más limitados y al de otras personas interesadas en cuidar sus gastos. La cadena posee una infraestructura simple que responde adecuadamente a la necesidad de mantener los costos en su nivel óptimo. Su estructura central representa el 10% del total de los empleados de las tiendas, en cada una de las cuales no trabajan más de seis personas que llevan a cabo todas las tareas, ello con el fin de reducir los costos al mínimo. Actualmente Superdescuento cuenta con más de 10,000 tiendas y se halla en plena expansión que responde al plan estratégico que tiene como objeto sumar locales para poder lograr alcanzar los máximos beneficios derivados de la relación con los proveedores y el desarrollo de marcas propias. Los locales se caracterizan por su tamaño pequeño (promedio 400 mts), por contar con muy pocas cajas registradoras, no poseer repositores y no ofrecer servicios adicionales al cliente como envíos a domicilio. Misión Superdescuento se dedica a comercializar productos básicos a precios muy bajos acorde a todos sus clientes manteniéndolos satisfechos con un servicio eficiente, eficaz, de alta calidad y tecnología. Visión Superdescuento tendrá estándares de competitividad superiores o similares al mercado de las “hard discount“ y estará entre las mejores del Mundo. Normas de Conducta Interna • Apariencia personal: Debe estar a tono con la institución que representamos. • Asistencia: Debe cumplir cabalmente con el horario establecido por la organización. En caso de no poder asistir a su trabajo, esta inasistencia debe ser notificada a su supervisor inmediato para solicitar el permiso correspondiente. El horario de Superdescuento es el siguiente: 8:30 AM a 14:00 PM y de 15:00 PM a 18:00 PM. • Confidencialidad: Debe guardar absoluta confidencialidad de su gestión de trabajo y mantener resguardados todos los documentos, a fin de evitar su extravío y el que personas no autorizadas conozcan su contenido. • Calidad de Servicios: Independientemente del cargo que ocupe y del área de trabajo, la calidad del servicio es de vital importancia. Debe mantener en todo momento buenas relaciones con el personal y el cliente, además, de atender las labores encomendadas con responsabilidad y eficiencia. • Relaciones con los Clientes: La empresa cree que la integridad en la relación con los clientes es un requisito básico para entablar una relación comercial provechosa y sustentable, este principio rige todos los aspectos en que la empresa trata a sus clientes, sin embargo, ninguno de sus empleados podrá dar o recibir dinero o regalos ni incidir o beneficiarse de gastos de representación excesivos con un cliente, tampoco podrá dar o recibir ningún regalo o servicio que se pueda interpretar como propina. • Relaciones con los empleados: La relación con los empleados tiene como base el respeto a la dignidad de individuo sin discriminación de raza, religión, nacionalidad, color, sexo, edad, inclinación sexual, estado civil o familiar o incapacidad no relacionada a la función disponible. • Internet: La empresa proveerá acceso a Internet para sus empleados, con el propósito de facilitar la investigación y el intercambio de información relativa al negocio. Los empleados deberán aplicar la misma discreción con otras
herramientas del negocio de la empresa, tales como los teléfonos, fotocopiadoras, etc. Beneficios Socioeconómicos. • Utilidades: Superdescuento, C.A., garantiza a sus trabajadores el pago de veinte (20) días de salario por concepto de utilidades. Los trabajadores que tengan menos de un año en la empresa, el pago se les hará proporcionalmente a los meses completos de trabajo del respectivo ejercicio. Los trabajadores recibirán este beneficio antes del último día del mes de Mayo. • Vacaciones: Los trabajadores disfrutarán de vacaciones remuneradas de acuerdo con la LFT • Bono Vacacional: Para el disfrute de las vacaciones los trabajadores reciben además del salario, una prima vacacional. • Seguro Médico, de Vida y Accidentes Personales: Superdescuento le ofrece a los empleados un seguro médico, de vida y de accidentes personales pagado en un cien por ciento (100%) por la compañía. Responsable Gerente de Recursos Humanos
Paso 1
Presidente de la Organización
2 3
4 Supervisor Inmediato
5
Gerente de Recursos Humanos
6
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Acción Presentar ante los nuevos trabajadores al Presidente de Superdescuento. Da la bienvenida. Suministra información general a los nuevos trabajadores sobre la Historia de Superdescuento objetivos y estructura de la organización. Presenta a su supervisor inmediato. Da la bienvenida a los nuevos trabajadores y suministra información sobre estructura y objetivos del área. Suministra información a los participantes sobre normas de conducta interna y beneficios socioeconómicos. Proyecta Manual de Inducción a los nuevos trabajadores y explica contenido. Indica seguimiento de lectura del folleto de Seguridad e Higiene. Finaliza charla de Inducción e incita a los trabajadores a aclarar dudas.
Fase Inducción Específica. Esta fase tiene como finalidad dar a conocer al nuevo trabajador el cargo a desempeñar y a la unidad de trabajo a la cual estará adscrito, la misma será ejecutada por el supervisor inmediato. Habrá que suministrar información referente a: denominación del cargo, ubicación dentro de la organización, deberes y responsabilidades del cargo, objetivo, estructura y funcionamiento del área. Responsable Supervisor Inmediato
Pasos 1
Acción Recibe al nuevo trabajador y suministra información
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sobre la Unidad donde se va a desempeñar, así como sus deberes y responsabilidades en el área de trabajo. Suministra información sobre el cargo a desempeñar y entrega descripción del cargo. Presenta al nuevo trabajador con sus compañeros y lo ubica en un sitio de trabajo.
Fase de Evaluación y Seguimiento del Programa. En esta fase se evalúan los resultados obtenidos en el plan, con la aplicación del instrumento Evaluación del Programa de Inducción, a fin de aplicar los correctivos correspondientes, siendo responsables de esta ejecución la Gerencia de Recursos Humanos. Responsable Gerente de Recursos Humanos
Paso 1 2 3 4
Acción Entrega al nuevo trabajador el formato de evaluación del Programa de Inducción para su debido llenado. Recibe el instrumento, lo revisa y analiza la información. Discute con los responsables los resultados obtenidos y hace los ajustes necesarios. Archiva formulario para el control posterior
Detección de necesidades de capacitación y desarrollo Cuando los trabajadores de una empresa no crecen, tampoco crecerá la empresa y muchas veces tanto empresa como trabajadores se quedan estancados al punto de llegar a la quiebra económica debido a la falta de integración y capacitación. La Detección de Necesidades de Capacitación permite conocer los déficits de conocimientos, aptitudes o habilidades que impiden el crecimiento empresarial para dar pie a la capacitación continua y solucionar dichos problemas. La capacitación no sólo se refiere a enseñar los aspectos técnicos de la empresa y a cómo llevar a cabo los métodos y procedimientos; la capacitación se refiere también a aspectos culturales y sociales como la integración a la política de la empresa, el trabajo en equipo, el desarrollo personal, las habilidades en comunicación, habilidades gerenciales, negociación, liderazgo, etc. Sin embargo, no es solamente capacitar por capacitar, se debe llevar a cabo un diagnóstico que evalúa el desempeño de los directivos y trabajadores de la empresa poniendo en relevancia las carencias para un óptimo desempeño de su trabajo. ¿Cuándo hacer la DNC? Es importante hacer una capacitación e integración a la empresa cuando los trabajadores son nuevos en ella, esto para que se identifiquen con las políticas; después de ello, se debe realizar la DNC cuando: • Existan fallas en la productividad o ventas. • Las quejas sobre el servicio al cliente y la atención incrementen. • Existan nuevas políticas o nuevos métodos. • Se presenten cambios en las funciones o puestos. • Se busque una mejor integración de los elementos. • Se presenten nuevos productos (sobre todo para el personal de ventas), etc.
¿Qué nos dice la DNC? Qué o sobre qué hay que capacitar. Nos habla sobre el “talón de Aquiles” de los trabajadores. Cuánto hay que capacitar. No todas las personas son iguales, puede ser que nosotros tengamos excelentes habilidades de comunicación, mientras que los demás no, es importante conocer al equipo y los objetivos para saber cuánto esfuerzo es necesario. Cuándo. La capacitación es preferible que sea periódica, sin embargo es importante conocer en qué periodos es mejor llevarla a cabo. ¿Cómo se hace la DNC? La Detección de Necesidades de Capacitación se lleva a cabo mediante métodos y técnicas especializadas como la observación durante las labores, los cuestionarios especializados, sesiones de grupo y entrevistas. ¿Para qué sirve? • Prevenir problemas futuros que puedan afectar a la empresa • Corregir problemas existentes. • Conocer problemas que no se suponía que existían. • Preparar al personal frente a la expansión de la empresa. Es muy importante tomar en cuenta por que una empresa bien capacitada permitirá y será capaz de manejar el crecimiento; la capacitación no es un gasto sino una inversión. La detección de los requerimientos de capacitación es el elemento más importante en la elaboración de un programa de capacitación. Hacer un buen diagnóstico evita “capacitar por capacitar”. Entre las técnicas más usuales para detectar las necesidades de capacitación están las siguientes: • Encuesta, que consiste en recoger la información aplicando un cuestionario previamente diseñado en el que las respuestas se dan por escrito. • Entrevista, que consiste en recabar la información a través de un diálogo entre el entrevistador y el empleado. Es común entrevistar también al jefe directo del empleado para preguntarle en qué considera que deben capacitarse sus subordinados. • Observación, que consiste en prestar atención a la conducta en el trabajo para compararla con el patrón esperado y de esta manera, detectar las deficiencias que indican la necesidad de capacitar. • Consultores externos, que consiste en contratar personas externas y especializadas en detectar necesidades de capacitación. Los instrumentos más usuales son: • Cuestionario, que es una forma impresa que contiene una lista de preguntas específicas dirigidas a reunir información sobre conocimientos, habilidades, opiniones acerca de aspectos del trabajo que desempeña la persona, o la empresa • Descripción y perfil del puesto, que consiste en analizar la descripción y perfil de puesto para conocer las funciones y los requisitos que debe satisfacer la persona que lo desempeña. De esta forma, se compara lo que requiere el puesto con lo que la persona hace. • Evaluación de desempeño, que consiste en comparar el desempeño de una persona con los estándares establecidos para ese puesto. Esto permite
conocer las áreas en las que se debe capacitar para incrementar el nivel de desempeño del empleado. Para el caso específico de Superdescueto se adoptará la “Evaluación de desempeño” como el instrumento para la Detección de Necesidades de Capacitación y Desarrollo. Propuesta de capacitación y desarrollo por competencias
De acuerdo con la etapa de desarrollo en que se encuentre el funcionario, se determinará el enfoque de la actividad de aprendizaje a utilizar. Al respecto se pueden identificar los siguientes escenarios: • • •
Los funcionarios nuevos; aquellos que por primera vez se enfrentan a un determinado puesto; y los que no alcanzan el nivel establecido de la competencia o se encuentra en desarrollo. Los funcionarios que ya han adquirido un mayor conocimiento y experiencia en el puesto y se hace necesario mantenerse actualizado para continuar desarrollándose y perfeccionando el desempeño. Aquellos funcionarios que exceden el nivel esperado de la competencia y son capaces participar de un aprendizaje especializado que les permita orientar los procesos vitales para la estrategia de la Institución.
Como estrategia a los escenarios mencionados, se determinan tres etapas para el modelo de aprendizaje detallados a continuación: Inducción: Corresponde a las actividades de aprendizaje que se realizarán para los funcionarios de recién ingreso, aquellos que han cambiado de puesto recientemente (de un puesto de nivel administrativo a uno técnico) y para algunos funcionarios que requieren de una re inducción al puesto, según el criterio de su respectiva jefatura o gerencia Actualización: Corresponde a las actividades de aprendizaje que se realizarán para los funcionarios de la Institución, que por la importancia y transcendencia de las labores que realizan, requieren actualizarse o bien recibir nuevos conocimientos o desarrollar habilidades o actitudes. Especialización: Corresponde a las actividades de aprendizaje que se realizarán para funcionarios de reconocida experiencia y con competencias muy desarrolladas que les permitirán especializarse en campos particulares que requiere la Institución para alcanzar la estrategia.
Esquema de Plan de Carrera Dentro de un proceso global de desarrollo profesional, se pueden distinguir las siguientes fases:
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Planificación de las necesidades de RRHH de la empresa a medio plazo. Se trata de llevar a cabo un análisis y diagnóstico de necesidades de la plantilla, en especial para aquellos puestos y competencias críticas que van a resultar claves en la estrategia de la empresa en los próximos años. Identificación y clasificación del talento. Definido lo que quiere la organización, el siguiente paso será conocer cuál es el potencial que poseen las personas, para ello se emplearán diferentes técnicas encaminadas a detectar y clasificar dicho talento. Desarrollo profesional individualizado. Definido qué es lo que quiere la organización y qué es lo que posee, el siguiente paso será aplicar el diseño de los planes generales pero de forma ya individualizada a cada una de las personas, detectando las necesidades o carencias que se puedan plantear y aportando los medios necesarios para abordar las oportunidades de mejora. Seguimiento. Todo el proceso finalizará con un seguimiento y evaluación del empleado para poder determinar los resultados obtenidos de la implantación del plan.
emprendepyme.net Lecturas 09 – Unidad 6 Administración de recursos humanos, Gary Dessler y Ricardo Varela