CADRE SUR LA GESTION DES PLAINTES DANS LES BANQUES CENTRALES
CADRE
CONTENU AU SUJET DU CADRE
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RĂGLES PRATIQUES
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PROTECTION DES CONSOMMATEURS ET FONCTION DE LA SUPERVISION DE LA CONDUITE DU MARCHĂ
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DOTATION DE RESSOURCES HUMAINES
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PROCESSUS DE GESTION DE PLAINTES
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ACTION COERCITIVE
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COMMENT LâINFORMATION SUR LES PLAINTES PEUT-ELLE RENSEIGNER LE MARCHĂ ET LA PROTECTION AUX CONSOMATEURS
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CRĂATION DU BUREAU DU MĂDIATEUR
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COLLABORATION EXTERNE ET INTERNE
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RĂFĂRENCES
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ABRĂVIATIONS
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ANNEXES
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© 2020 (janvier), Alliance for Financial Inclusion. Tous droits réservés.
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CADRE SUR LA GESTION DES PLAINTES DANS LES BANQUES CENTRALES
AU SUJET DU CADRE
en encourageant la bonne prise de décisions et en promouvant la confiance du consommateur dans les services proposés par les institutions financiÚres.
Ce cadre sur la gestion des plaintes dans les banques centrales est une initiative de lâAlliance pour lâInclusion FinanciĂšre (AFI) Ă travers son Groupe de Travail sur lâAutonomisation des Consommateurs et la Conduite sur le MarchĂ© (CEMC par son sigle en anglais), visant Ă proposer des mesures pouvant ĂȘtre mises en place par une banque centrale pour traiter les plaintes des consommateurs sans compromettre son rĂŽle dans la protection des consommateurs et la surveillance de la conduite sur le marchĂ© (CPMC par son sigle en anglais). LâĂ©quipe de travail, dirigĂ©e par M. Moses Musantu (Bank of Zambia) avec Mark Mera (Reserve Bank of Vanuatu) et Sangay Dorji (Royal Monetary Authority of Bhutan) en tant membres de lâĂ©quipe, a Ă©tĂ© constituĂ©e par le groupe de travail CEMC pour dĂ©velopper le cadre de la gestion des plaintes dans les banques.
Ce cadre a Ă©tĂ© prĂ©parĂ© en pleine conscience des compromis quâil faut faire quand les superviseurs bancaires se concentrent aussi bien dans leur travail de surveillance CPMC qui consiste Ă utiliser des outils de surveillance (c.-Ă -d. surveillance sur le marchĂ©, des contrĂŽles sur place et externes, et des actions coercitives) que dans les techniques de mise en Ćuvre de tels outils et les activitĂ©s complĂ©mentaires qui dans diffĂ©rentes proportions, directement ou indirectement, accompagnent ou renseignent le travail de surveillance ; par exemple, en traitant les plaintes, en rĂ©pondant aux questions, et en fournissant des informations au grand public ou aux organismes gouvernementaux. Cette situation est exacerbĂ©e par lâabsence dâinstitutions alternatives de rĂ©solution de conflits (ADR par son sigle en anglais) tels que les mĂ©diateurs financiers dans la plupart des juridictions.
Les banques centrales agissent en tant quâautoritĂ©s rĂ©glementaires dans la plupart des pays et jouent un rĂŽle essentiel, entre autres, dans la surveillance du systĂšme de paiements et dans la mise en Ćuvre de la surveillance prudentielle pour protĂ©ger les intĂ©rĂȘts des consommateurs financiers, afin de promouvoir un systĂšme financier fiable et solide. Ce deuxiĂšme rĂŽle des banques centrales dans la protection des intĂ©rĂȘts des consommateurs est une exigence fondamentale du systĂšme financier. Les consommateurs ont en effet le droit de faire des commentaires ou de soulever des inquiĂ©tudes et de sâattendre Ă ce quâelles soient entendues par lâautoritĂ© Ă laquelle ils ont affaire. PrivĂ© dâun mĂ©canisme appropriĂ© de retour dâinformation et dâacheminement des plaintes des clients, lâintĂ©rĂȘt du consommateur pourrait se voir ignorĂ©. En outre, les plaintes non rĂ©solues qui ne sont pas traitĂ©es Ă lâaide de procĂ©dures appropriĂ©es peuvent se traduire en pertes pour les clients ou les institutions financiĂšres, en prĂ©judices pour la rĂ©putation des institutions financiĂšres, et en lâĂ©rosion de la confiance publique dans le systĂšme financier. Par consĂ©quent, une banque centrale aurait intĂ©rĂȘt Ă dĂ©velopper des processus efficaces de traitement de plaintes par le biais dâune excellente gestion des rĂ©clamations, en rĂ©glant les problĂšmes avant quâils ne se dĂ©tĂ©riorent,
Ce cadre a Ă©tĂ© dĂ©veloppĂ© compte tenu du fait que les banques centrales â reprĂ©sentant 38 pour cent des membres du CEMC â sont Ă©galement responsables de traiter et rĂ©soudre les plaintes des clients, outre leur rĂŽle dans la direction de la politique monĂ©taire et prudentielle.1 Trente-trois pour cent des pays membres ont signalĂ© quâils emploient des organismes gouvernementaux pour sâoccuper des plaintes des consommateurs. Ăgalement, huit pour cent utilisent lâOffice du MĂ©diateur, alors que 21 pour cent des pays du CEMC nâont pas de systĂšme formel en place pour la protection des consommateurs. En vue de ces rĂ©sultats, le traitement des plaintes au niveau des banques centrales peut reprĂ©senter un point de dĂ©part logique pour fournir la protection nĂ©cessaire, mĂȘme avant la mise en place dâautres mĂ©canismes ADR. En effet, ce cadre vise Ă proposer des orientations sur la façon dont les banques centrales peuvent assumer la responsabilitĂ© du traitement des plaintes des consommateurs de façon efficace, sans saper les bĂ©nĂ©fices du travail fondamental de surveillance CPMC. Le cadre discute comment gĂ©rer des ressources humaines limitĂ©es en ce qui concerne le traitement des plaintes et la surveillance, quels sont les procĂ©dĂ©s Ă suivre en matiĂšre de gestion de plaintes, aussi bien que les rĂ©gulations nĂ©cessaires pour mener Ă bien ce travail. En outre, le cadre dĂ©crit quels sont les fournisseurs de services financiers (FSF) dont on va sâoccuper en matiĂšre de plaintes et de mĂ©canismes coercitifs efficaces, et comment lâinformation des plaintes peut renseigner la planification de la surveillance CPMC. Finalement, le cadre discute oĂč situer la fonction de surveillance de la protection des consommateurs au sein dâune banque centrale. 1 Lâidentification des auteurs est basĂ©e sur lâĂ©valuation des rĂ©ponses des membres du CEMC
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RĂGLES PRATIQUES Aux fins de ce cadre, uniquement les plaintes des consommateurs telles quâelles sont dĂ©finies dans ce cadre seront reçues et traitĂ©es. Une plainte est dĂ©finie comme « une expression dâinsatisfaction Ă lâĂ©gard dâune organisation, au sujet de ses produits, ou du processus mĂȘme de traitement des plaintes, oĂč une rĂ©ponse ou rĂ©solution Ă©tant explicitement ou implicitement attendue » (norme internationale : ISO 10002 : Lignes directrices pour le traitement des rĂ©clamations dans les organismes). Il sâagit dâune expression dâinsatisfaction au sujet de la fourniture de, ou du manque de fourniture, dâun produit ou dâun service financier : (a) Ă lâĂ©gard dâun fournisseur de services financiers par, ou au nom de, un consommateur ; et (b) allĂ©guant que, en raison dâun acte ou dâune omission de la part de, ou au nom de, un fournisseur de services financiers, le consommateur a subi ou peut subir : (i) une perte financiĂšre ; (ii) un dĂ©rangement matĂ©riel ; ou (iii) une dĂ©tresse matĂ©rielle. Dâautre part, un consommateur est dĂ©fini comme Ă©tant une personne ou une petite sociĂ©tĂ© qui utilise, a utilisĂ©, ou qui considĂšre lâutilisation, dâun quelconque des produits ou services fournis par un fournisseur de services financiers (lignes directrices ougandaises de protection aux consommateurs, 2011). Il est important que la banque centrale reçoive Ă©galement les rĂ©clamations des petites entreprises parce que leurs capacitĂ©s sont susceptibles dâĂȘtre semblables Ă celles des consommateurs (guide pour lâimplantation dâun dispositif de mĂ©diation de services financiers (2018). International Network for Financial Services Ombudsman Scheme). La plupart des juridictions prĂ©voient donc des dĂ©finitions de petites entreprises en termes de chiffre dâaffaires ou dâeffectifs. En raison de la diversitĂ© de membres dâAFI, ce cadre ne prescrit pas de limites en matiĂšre de chiffre dâaffaires ou dâeffectifs pour dĂ©finir une petite entreprise, mais chaque juridiction en fonction de sa lĂ©gislation
nationale et des politiques Ă lâĂ©gard des petites entreprises en dĂ©finira les paramĂštres. Il doit ĂȘtre notĂ© que le traitement des rĂ©clamations par une banque centrale nâa aucunement lâintention dâaffranchir les FSF de leurs responsabilitĂ©s. Tout au contraire, il est conçu en tant que mĂ©canisme externe de rĂ©solution de conflits, visant Ă veiller Ă ce que les rĂ©clamations des clients nâayant Ă©tĂ© pleinement examinĂ©es par les FSF, soient revues de façon appropriĂ©e. Il est donc important pour les clients des FSF de dĂ©poser dâabord leurs rĂ©clamations auprĂšs de ceux-ci avant dâen saisir la banque centrale. Ceci insuffle la confiance des clients dans le systĂšme financier, et cette exigence Ă©galement allĂ©gera le fardeau du traitement des rĂ©clamations de la part des banques centrales. Afin de faire fonctionner cette intervention, la banque centrale devrait veiller Ă ce que les FSF disposent de procĂ©dures et systĂšmes internes de rĂ©solution de rĂ©clamations introduites par les consommateurs Ă leur encontre, qui soient clairs, adĂ©quats, rapides et justes. En outre, les FSF devraient veiller Ă dĂ©signer un fonctionnaire supĂ©rieur, ou un autre employĂ©, dans la mesure du possible, et selon la taille et la complexitĂ© des FSF, pour mettre en Ćuvre les lignes directrices internes pour le traitement des rĂ©clamations. Cette exigence peut ĂȘtre intĂ©grĂ©e dans le cadre lĂ©gal et rĂ©glementaire. En plus, la banque centrale devrait veiller Ă ce que les FSF rĂšglent les rĂ©clamations dans une pĂ©riode de temps dĂ©terminĂ©e, qui ne devraient pas excĂ©der la pĂ©riode maximale applicable Ă une rĂ©solution par un tiers fournisseur. Dans le but de dĂ©terminer le nombre de jours nĂ©cessaire pour la rĂ©solution des rĂ©clamations, il pourrait ĂȘtre bon de conduire un examen par des pairs du nombre de jours prĂ©vus par chaque FSF, dâaprĂšs leurs procĂ©dures de rĂ©clamations des clients respectives. Au cas oĂč la banque centrale serait la seule autoritĂ© externe de rĂ©solution de conflits, le nombre maximum de jours ne devrait pas dĂ©passer la durĂ©e dictĂ©e par la banque centrale. Il est Ă©galement important que les FSF soient sensibilisĂ©s sur la nĂ©cessitĂ© de former de façon appropriĂ©e le personnel et les agents traitant les rĂ©clamations du consommateur. En outre, les FSF devraient prendre conscience du fait que la responsabilitĂ© ultime de lâexĂ©cution efficace des politiques de traitement des rĂ©clamations repose sur leurs conseils dâadministration. La banque centrale devrait veiller Ă ce que les FSF, en particulier ceux qui servent des clients Ă faible revenu ou Ă©loignĂ©s, offrent des canaux adĂ©quats (horaires flexibles y compris) pour que les consommateurs puissent dĂ©poser leurs rĂ©clamations sans encourir des frais dâaccĂšs ou de transport, ou des temps dâattente anormaux.2
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Des canaux spĂ©cialement adaptĂ©s peuvent Ă©galement sâavĂ©rer nĂ©cessaires pour les consommateurs illettrĂ©s, pour ceux qui parlent uniquement des dialectes locaux, pour les malentendants ou pour ceux affectĂ©s de troubles de la parole.3
PROTECTION DES CONSOMMATEURS ET FONCTION DE LA SUPERVISION DE LA CONDUITE DU MARCHĂ La disponibilitĂ© de personnel pour traiter les rĂ©clamations des consommateurs et surveiller les FSF est essentielle afin dâuniformiser les rĂšgles du jeu entre les FSF et les consommateurs des services financiers. Il existe de diffĂ©rents courants de pensĂ©e en ce qui concerne lâemplacement de la fonction de surveillance CPMC dans la structure des banques centrales. Les experts en matiĂšre de protection des consommateurs financiers sâaccordent sur lâidĂ©e de laisser les structures chargĂ©es de la rĂ©gulation et surveillance de la conduite sur le marchĂ© sâadapter aux circonstances de chaque pays. Cependant, la fonction CPMC devrait ĂȘtre indĂ©pendante de celle de surveillance prudentielle afin dâĂ©viter le conflit entre leurs objectifs respectifs. Par exemple, si les consĂ©quences de sanctionner un FSF pour un manque de conformitĂ© aux dispositions de protection des consommateurs avaient un impact sur la soliditĂ© â ou la perception de soliditĂ© â du FSF, ou si le fait dâexiger dâun FSF la compensation des clients avait un impact sur les exigences prudentielles, les organismes chargĂ©s du contrĂŽle prudentiel pourraient ĂȘtre amenĂ©s Ă nĂ©gliger la protection des consommateurs afin de rĂ©duire au minimum son impact prudentiel nĂ©gatif. De mĂȘme, dans une optique de surveillance CPMC sur des pratiques de marketing visant Ă amĂ©liorer la rentabilitĂ© aux dĂ©pens des consommateurs â par exemple en imposant des frais exorbitants et/ ou en poussant les ventes de produits inutiles â il serait quasiment impossible de sâaccorder avec une perspective prudentielle de surveillance sur ces pratiques. La premiĂšre perspective sera inĂ©vitablement invalidĂ©e si ce sont les mĂȘmes fonctionnaires de surveillance qui reprĂ©sentent les deux points de vue. De tels conflits sont bien plus probables dans les activitĂ©s du jour le jour si les fonctionnaires responsables de la surveillance et/ou les cadres ont une affinitĂ© plus marquĂ©e pour la surveillance prudentielle
2 Financial Stability Board-Consumer Finance Protection with particular Focus on Credit, 26th October, 2011 3 ibid
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que pour la surveillance CPMC en fonction, par exemple, de leur formation et expĂ©rience prĂ©cĂ©dente. Il en dĂ©coule la logique essentielle des bonnes pratiques internationales de sĂ©parer la fonction prudentielle de celle de surveillance de la conduite sur le marchĂ©. Cette conclusion nâest pas seulement thĂ©orique mais Ă©galement pratique dans lâexpĂ©rience quotidienne de surveillance sur le plan international. Cependant, la surveillance prudentielle peut fournir des signaux dâalerte prĂ©coces pour la surveillance de la conduite sur le marchĂ© : par exemple, un stress de liquiditĂ© peut causer des pratiques de ventes agressives vis-Ă -vis les consommateurs.4 Par ailleurs, la surveillance de la conduite sur le marchĂ© peut Ă©galement fournir des pistes utiles de dĂ©tection prĂ©coce pour la surveillance prudentielle : par exemple, des pratiques gĂ©nĂ©ralisĂ©es de mauvais traitement aux consommateurs peuvent entraĂźner une baisse dans la confiance des clients en ces FSF, ce qui pourrait menacer leurs niveaux de solvabilitĂ© et de liquiditĂ©. Par consĂ©quent, un dĂ©partement/unitĂ© de surveillance de protection des consommateurs financiers devrait essayer, autant que possible, de veiller Ă la sĂ©paration et Ă lâindĂ©pendance du dĂ©partement de surveillance prudentielle, tout en se coordonnant autant que nĂ©cessaire.5 La coordination peut donc entraĂźner des flux dâinformations autant que le dĂ©partement rĂ©ceptif le trouve utile et que les dĂ©cisions de chaque dĂ©partement soient prises de façon totalement indĂ©pendante ; mais aprĂšs des consultations non contraignantes avec lâautre dĂ©partement, si possible.
d) Coordination et collaboration Ă©largies en matiĂšre CPMC avec des dĂ©partements de surveillance prudentielle et avec les acteurs externes, tels que les agences de protection des consommateurs en gĂ©nĂ©ral, le rĂ©gulateur des tĂ©lĂ©communications et dâautres rĂ©gulateurs du secteur financier ; e) Utilisation optimale de ressources humaines limitĂ©es car ils auront affaire Ă tout ce qui a Ă voir avec le CPMC, indĂ©pendamment du type de FSF en question ; f) MĂȘme niveau de lâautoritĂ© que la surveillance prudentielle ce qui permet Ă la structure de surveillance CPMC dâavoir une plus grande crĂ©dibilitĂ© pour rĂ©gler et surveiller le CPMC ; g) Tout conflit entre objectifs prudentiels et CPMC peut ĂȘtre traitĂ© dâune une façon Ă©quilibrĂ©e et transparente ; et h) Engagement poussĂ© envers le conseil dâadministration du FSF, la direction et le personnel en matiĂšre CPMC.
Les Ă©lĂ©ments suivants sont quelques-uns des bienfaits principaux pouvant ĂȘtre tires du fait de disposer au sein de la banque centrale dâune fonction de surveillance gĂ©nĂ©rale CPMC, sĂ©parĂ©e de la surveillance prudentielle, mais restant attentifs au sujet des affaires CPMC de la part des FSF : a) UniformitĂ© dans lâapplication des rĂšgles CPMC, ce qui permet aux consommateurs dâavoir le mĂȘme niveau de protection quand ils acquiĂšrent un produit ou un service financier, indĂ©pendamment quâils le fassent chez une banque commerciale ou chez des institutions financiĂšres non-bancaires ; y compris les fournisseurs de services financiers numĂ©riques ; b) MĂȘme traitement des risques CPMC puisquâil sâagit du mĂȘme niveau de compĂ©tences, systĂšmes, outils de surveillance et techniques Ă©tant appliquĂ©s, ce qui empĂȘche tout dĂ©sĂ©quilibre sur le plan de la surveillance CPMC appliquĂ©e aux banques vis-Ă -vis de celle appliquĂ©e aux institutions financiĂšres nonbancaires ; c) Accorder la prioritĂ© Ă la surveillance CPMC par lâallocation appropriĂ©e du temps et des ressources, en menant Ă bien de ce fait les objectifs de surveillance CPMC ;
4 Financial Stability Board-Consumer Finance Protection with particular Focus on Credit, 26th October, 2011 5 Technical Note: Establishing a Financial Consumer Protection Supervision Department: Key Observations and Lessons Learned in Five Case Study Countries (March, 2014). The World Bank
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DOTATION DE RESSOURCES HUMAINES
PROCESSUS DE GESTION DE RĂCLAMATIONS
La disponibilitĂ© limitĂ©e de ressources humaines pour la surveillance CPMC et le traitement des rĂ©clamations dans la plupart des banques centrales, impose lâapplication dâune approche graduelle, par Ă©tapes, fondĂ©e sur lâattribution de prioritĂ©s en fonction des risques rĂ©els et des opportunitĂ©s de surveiller effectivement les marchĂ©s. Il devrait y avoir des agents uniquement consacrĂ©s Ă la gestion de rĂ©clamations, et parallĂšlement dâautres agents chargĂ©s de la surveillance CPMC. Cependant, il est important que les agents jouissent aussi de suffisamment de flexibilitĂ© pour examiner les rĂ©clamations ou pour surveiller les FSF, et vice-versa, en fonction de lâestimation des besoins courants.
PROCESSUS EFFICACE DE RĂCLAMATION
Une personne, ou une Ă©quipe, devrait ĂȘtre affectĂ©e pour se responsabiliser prioritairement de la gestion du processus de traitement des rĂ©clamations. Cet agent/ Ă©quipe sera dĂ©nommĂ© âResponsable des RĂ©clamationsâ ou comme la banque centrale lâestime appropriĂ©. Le personnel chargĂ© de la responsabilitĂ© de gestion des rĂ©clamations des clients devrait veiller Ă ne recevoir que des rĂ©clamations formulĂ©es Ă lâencontre des FSF agrĂ©Ă©es par la banque centrale. DeuxiĂšmement, le personnel devrait veiller Ă ce que le client se soit adressĂ© dâabord au FSF au sujet de son insatisfaction, avant dâen saisir la banque centrale. Ce sera uniquement en respectant ces deux exigences que la banque centrale peut ĂȘtre sĂ»re de recevoir des rĂ©clamations rĂ©elles et crĂ©dibles.
Des processus efficaces doivent ĂȘtre en place pour le traitement des rĂ©clamations. Les Ă©tapes clĂ© suivantes dans le traitement des rĂ©clamations devraient ĂȘtre dĂ©crites dans les procĂ©dures internes :
Les responsables des rĂ©clamations sont les effectifs les plus importants pour veiller Ă cela. Les responsables des rĂ©clamations devraient : > Ătre sensibles et impartiaux ; > Ătre formĂ©s pour recevoir et traiter des plaintes ; > Dans la mesure oĂč lâorganigramme de la banque centrale le permet, avoir en principe accĂšs Ă nâimporte quel agent pouvant lui ĂȘtre utile dans la rĂ©solution des plaintes du consommateur financier ; et > Disposer de suffisamment dâautoritĂ© pour agir dans le sens de la rĂ©solution dâune plainte ou pour la rĂ©fĂ©rer Ă quelquâun dotĂ© de lâautoritĂ© nĂ©cessaire.
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Un processus efficace de rĂ©clamation devrait veiller Ă ce que : 1) Le processus soit facile Ă utiliser ; 2) Les rĂ©clamations soient entendues et comprises ; 3) Les plaignants soient respectĂ©s ; 4) Les attentes soient respectĂ©es et les excuses fournies, sâil y a lieu ; 5) Les mesures prises rapidement ; 6) Les dĂ©lĂ©gations et les procĂ©dures soient claires pour que le personnel puisse traiter les rĂ©clamations, et y apporter des remĂšdes ; 7) Il existe un systĂšme dâenregistrement pour saisir les donnĂ©es des rĂ©clamations ; 8) Les donnĂ©es des rĂ©clamations identifiant les problĂšmes et les tendances soient utilisĂ©es ; et 9) Il en rĂ©sulte une prestation de services amĂ©liorĂ©e dans les domaines identifiĂ©s.
ĂTAPES CLĂ DANS LE TRAITEMENT DES RĂCLAMATIONS 7
a) La rĂ©ception dâune rĂ©clamation devrait ĂȘtre accusĂ©e rapidement ; b) La rĂ©clamation devrait ĂȘtre Ă©valuĂ©e, priorisĂ©e et attribuĂ©e Ă un responsable de son traitement qui fournira une date estimĂ©e pour sa rĂ©solution ; c) Si la question ne peut pas ĂȘtre rĂ©solue immĂ©diatement et une Ă©valuation sâavĂšre nĂ©cessaire, celle-ci devrait ĂȘtre prĂ©vue, en prenant en considĂ©ration les mesures Ă ĂȘtre prises pour sâattaquer Ă la rĂ©clamation et qui devrait en ĂȘtre consultĂ© ; d) LâĂ©valuation devrait rĂ©soudre les questions de fait et considĂ©rer les options pour la rĂ©solution de la rĂ©clamation ; e) La rĂ©ponse au plaignant devrait ĂȘtre claire et instructive, expliquant les rĂ©sultats de la rĂ©clamation et fournissant les raisons de toutes les dĂ©cisions prises ou des remĂšdes proposĂ©s ;
6 http://www.ombudsman.parliament.nz/system/paperclip/document_ files/document_files/427/original/effective_complaint_handling. pdf?1349121913 7 ibid
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f) La rĂ©ponse devrait inclure des informations sur dâautres recours possibles, au cas oĂč le plaignant ne serait pas satisfait ;
ĂTAPES POUR DĂPOSER UNE PLAINTE DU CONSOMMATEUR AUPRĂS DU RĂGULATEUR DU SECTEUR FINANCIER
g) Toutes les questions systĂ©miques relevant de la rĂ©clamation devraient ĂȘtre considĂ©rĂ©es et traitĂ©es ; et
Les suivantes sont des étapes pour déposer une réclamation auprÚs de la banque centrale/régulateur du secteur financier :
h) La rĂ©clamation doit ĂȘtre actĂ©e ainsi que son rĂ©sultat, et faire lâobjet de reporting Ă la direction, si nĂ©cessaire.
1. LES CLIENTS NE PEUVENT RĂFĂRER UNE RĂCLAMATION AUPRĂS DE LA BANQUE CENTRALE/ RĂGULATEUR DU SECTEUR FINANCIER QUâAPRĂS AVOIR : DonnĂ© lâopportunitĂ© au FSF de sâen occuper, et pourvu que le FSF nâaie pas rĂ©solu lâaffaire Ă leur satisfaction dans des dĂ©lais raisonnables. La banque centrale devrait reconnaĂźtre que la premiĂšre Ă©tape dans la rĂ©solution des rĂ©clamations des consommateurs est en effet le mĂ©canisme interne de rĂ©solution de conflits des FSF. Il est normalement plus rapide, moins cher et plus efficace quâune compagnie rĂ©solve elle-mĂȘme les rĂ©clamations. Ce processus aide Ă©galement Ă Ă©tablir la confiance et Ă amĂ©liorer des relations client, lâimage de marque et la rĂ©putation du secteur comme un tout.
UN PROCESSUS ADAPTĂ AUX BANQUES CENTRALES8 Un processus interne efficace de rĂ©clamations devrait ĂȘtre « adaptĂ© au but poursuivi », conçu pour satisfaire les besoins prĂ©cis de chaque banque centrale et proportionnĂ© Ă la quantitĂ© et type de rĂ©clamations que celle-ci est susceptible de recevoir. Ce qui suit devrait ĂȘtre pris en considĂ©ration pour le dĂ©veloppement des processus de rĂ©clamations dâune banque centrale : 1) Types et quantitĂ© de clients ; 2) Comment les clients communiquent-ils gĂ©nĂ©ralement avec la banque centrale 3) Actes et dĂ©cisions desquels elle est responsable ; 4) Niveau de risque encouru si les affaires tournent mal ; 5) Combien de rĂ©clamations est-elle susceptible de recevoir/traiter ; 6) Effectifs dont elle dispose ; et 7) Ressources quâelle peut mettre Ă disposition pour traiter des rĂ©clamations. La conception du processus de rĂ©clamations devrait : 1) PrĂ©voir des procĂ©dures qui soient claires Ă suivre aussi bien pour le personnel que pour les plaignants ; 2) Ătre accessible et proposer au public des conseils au sujet du systĂšme de rĂ©clamations et des explications pour y accĂ©der ; 3) Permettre la rĂ©solution au plus bas niveau possible, y compris celui du personnel de premiĂšre ligne, le cas Ă©chĂ©ant ; 4) PrĂ©voir la possibilitĂ© de rĂ©fĂ©rer des rĂ©clamations au niveau hiĂ©rarchique supĂ©rieur si nĂ©cessaire, et quâun membre du personnel nâayant pas prĂ©cĂ©demment connu la question puisse examiner la rĂ©clamation ; et 5) PrĂ©voir la surveillance rĂ©guliĂšre de la part de la direction, renseignĂ©e par la provision de rapports sur les rĂ©clamations reçues et leurs rĂ©sultats, et lâinformation employĂ©e pour amĂ©liorer les services fournis par la banque centrale.
2. LA BANQUE CENTRALE PEUT NE PAS SâOCCUPER DE : > Un plaignant qui ne qualifie pas en tant que consommateur financier dâaprĂšs la dĂ©finition de consommateur du pays ; > Une rĂ©clamation ne se trouvant pas comprise dans le cadre juridique de la protection au consommateur financier ; > Une rĂ©clamation non accompagnĂ©e dâinformation suffisante ; > Une rĂ©clamation nâayant pas premiĂšrement Ă©tĂ© prĂ©sentĂ©e au FSF en question pour sa rĂ©solution, sauf sâil peut ĂȘtre dĂ©montrĂ© que la rĂ©clamation nâa pas Ă©tĂ© traitĂ©e par le FSF en premier lieu ; > Une rĂ©clamation nâayant pas Ă©tĂ© prĂ©sentĂ©e au FSF dans un dĂ©lai raisonnable c.-Ă -d. dans les six mois que le plaignant a reçu une rĂ©ponse du FSF ; > Une rĂ©clamation pouvant ĂȘtre mieux rĂ©solue par un tribunal ou par un autre moyen disponible de rĂ©solution de conflits ; > Une rĂ©clamation en attente de rĂ©solution ou ayant dĂ©jĂ Ă©tĂ© rĂ©solue par une autre institution, par exemple un tribunal ; > Une rĂ©clamation dont lâaction par voie lĂ©gale est dĂ©jĂ initiĂ©e (mĂ©diation, arbitrage etc.) ; > Une rĂ©clamation au sujet dâune institution non rĂ©gulĂ©e par la banque centrale ou par le rĂ©gulateur du secteur financier ; > Une rĂ©clamation similaire, du mĂȘme client, ayant Ă©tĂ© rĂ©solue prĂ©cĂ©demment par la banque centrale et sans aucune nouvelle information supplĂ©mentaire ; et
8 http://www.ombudsman.parliament.nz/system/paperclip/document_ files/document_files/427/original/effective_complaint_handling. pdf?1349121913
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> Une rĂ©clamation ayant Ă voir avec lâexercice de la politique de prĂȘts dâun FSF ; par exemple le refus dâoctroyer un prĂȘt, Ă moins que le FSF nâait pas suivi les procĂ©dures correctes affectant injustement le plaignant.
5. VALIDITĂ DE LA RĂCLAMATION La banque centrale peut prendre en considĂ©ration nâimporte quel facteur parmi ceux Ă©numĂ©rĂ©s ci-dessous pour considĂ©rer une rĂ©clamation comme Ă©tant valide :
3. FAĂONS DE DĂPOSER UNE RĂCLAMATION Toute personne qui allĂšgue quâun FSF sâest engagĂ© dans quelque pratique interdite dâaprĂšs le cadre juridique, directives, rĂšglements ou rĂšgles CPMC, peut dĂ©poser une plainte auprĂšs de la banque centrale :
(ii) Les preuves ;
(i) V erbalement : par tĂ©lĂ©phone ou en se rendant physiquement aux bureaux de la banque centrale du lundi au vendredi (Ă lâexclusion des jours fĂ©riĂ©s). Une rĂ©clamation verbale pourra ĂȘtre dĂ©posĂ©e par Ă©crit au moyen du formulaire appropriĂ©, signĂ©e par le plaignant. En ce qui concerne les rĂ©clamations reçues par tĂ©lĂ©phone, le fonctionnaire prendra note de la rĂ©clamation, dont la confirmation Ă©crite devra ĂȘtre signĂ©e ultĂ©rieurement par le plaignant ; (ii) Par Ă©crit ; ou (iii) Par autres moyens : tous autres moyens de communication, comme e-mail, lettre ou nâimporte quel autre raisonnablement compris/acceptĂ© par la banque centrale. Le plaignant peut signer un formulaire de rĂ©clamation si la rĂ©clamation est dĂ©posĂ©e au moyen dâune visite physique. Une rĂ©clamation reçue verbalement ou par quelque autre moyen sera considĂ©rĂ©e comme Ă©tant dĂ»ment dĂ©posĂ©e mĂȘme si le formulaire de rĂ©clamation nâest pas signĂ©, et elle sera enregistrĂ©e dans le registre de rĂ©clamations de la façon prĂ©vue. 4. RECEVOIR UNE RĂCLAMATION Quand une rĂ©clamation est reçue, on devrait Ă©valuer si la question peut ĂȘtre rĂ©solue rapidement et facilement par la personne la recevant. Si câest le cas, on devrait procĂ©der et les dĂ©tails de la rĂ©clamation devraient ĂȘtre enregistrĂ©s pour son analyse ultĂ©rieure. Autrement, la rĂ©clamation devrait ĂȘtre aussitĂŽt rĂ©fĂ©rĂ©e au responsable des rĂ©clamations avec un accusĂ© de rĂ©ception. Si une rĂ©clamation est reçue en personne, ou par tĂ©lĂ©phone, la personne recevant la rĂ©clamation devrait considĂ©rer si elle doit lâĂȘtre par Ă©crit. Une rĂ©clamation Ă©crite peut ne pas ĂȘtre nĂ©cessaire si la question peut ĂȘtre rĂ©solue rapidement. Si la dĂ©position de la plainte doit ĂȘtre par Ă©crit, le plaignant doit recevoir de lâaccompagnement en cas de besoin. Un registre devrait ĂȘtre Ă©tabli pour toutes les rĂ©clamations indĂ©pendamment de la forme dont elles ont Ă©tĂ© reçues (par Ă©crit ou pas), en indiquant la date, et en ouvrant un dossier si nĂ©cessaire.
(i) Le temps devrait ĂȘtre un facteur Ă considĂ©rer lors du dĂ©pĂŽt dâune plainte ; (iii) La divulgation en entier de lâinformation sur la rĂ©clamation ; et (iv) Toute autre information accessoire Ă celle mentionnĂ©e ci-dessus. Afin dâaider la banque centrale Ă mener une recherche efficace, chaque rĂ©clamation devra ĂȘtre accompagnĂ©e de preuves suffisantes en appui des allĂ©gations de manquement aux lois, directives, rĂšglements ou rĂšgles CPMC. La banque centrale peut refuser dâexaminer une plainte si elle nâest pas accompagnĂ©e de suffisamment de preuves, et le plaignant en sera avisĂ©. Les preuves prĂ©sentĂ©es Ă la banque centrale demeureront sous sa garde, sauf dĂ©cision contraire. 6. RETRAIT DâUNE PLAINTE i. Un plaignant peut faire une demande Ă©crite pour retirer une plainte dĂ©posĂ©e auprĂšs de la banque centrale en indiquant les raisons. La banque centrale exercera son pouvoir en dĂ©cidant dâaccorder la demande de retrait ou pas, tenant compte des facteurs tels que lâintĂ©rĂȘt public ou nâimporte quel autre facteur pouvant ĂȘtre dĂ©terminĂ© selon le cas en question ; ii. La banque centrale peut refuser une demande de retrait dâune plainte afin de servir lâintĂ©rĂȘt public. Ă cet effet elle peut dĂ©terminer quâil existe un intĂ©rĂȘt public supĂ©rieur quâelle doit servir, plus important que lâintĂ©rĂȘt du plaignant de demander le retrait dâune plainte. Un tel intĂ©rĂȘt public pourrait ĂȘtre dĂ©terminĂ© en considĂ©rant quâil y a beaucoup dâautres plaintes de mĂȘme ou semblable nature, Ă lâencontre du mĂȘme FSF, ou si la conduite en question a eu, ou est susceptible dâavoir, des consĂ©quences nĂ©gatives Ă grande Ă©chelle dans le marchĂ© financier ; iii. En cas de refus de demande de retrait dâune plainte, la banque centrale conservera nâimporte quelle preuve prĂ©sentĂ©e Ă lâappui dâune telle plainte aux fins de poursuivre ses recherches ; iv. La banque centrale informera les raisons de sa dĂ©cision au plaignant par Ă©crit. 7. PROCESSUS DE TRAITEMENT DE PLAINTES i. Une fois quâune rĂ©clamation est dĂ©posĂ©e auprĂšs de la banque centrale et quâil y a lieu Ă croire raisonnablement quâil sâagit, ou quâil peut sâagir, dâun manquement aux dispositions des rĂšgles CPMC, le chef du dĂ©partement CPMC autorisera lâenquĂȘte et lui attribuera un numĂ©ro de rĂ©fĂ©rence ;
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CADRE SUR LA GESTION DES PLAINTES DANS LES BANQUES CENTRALES
ii. La banque centrale informera le FSF de lâenquĂȘte au moyen dâune lettre. Le but de la lettre est dâinformer le FSF objet dâune enquĂȘte au sujet des allĂ©gations spĂ©cifiques Ă leur encontre et de leur fournir Ă©galement lâopportunitĂ© de rĂ©pondre auxdites allĂ©gations dans un dĂ©lai raisonnable. C.Ă -d. 10 jours ouvrables ; iii. La banque centrale passera au crible les rĂ©clamations en fonction de leurs prioritĂ©s et importances. La prioritĂ© de la plainte reçue sera dĂ©terminĂ©e en fonction de son mĂ©rite et de son urgence, c.-Ă -d. si elle est de trĂšs sensible, sensible, ou gĂ©nĂ©rale. 8. ENREGISTREMENT DES PLAINTES Il est important que les banques centrales maintiennent un registre des plaintes reçues des clients Ă lâencontre des FSF. Un autre registre de donnĂ©es devrait ĂȘtre crĂ©Ă© aux fins statistiques des rĂ©clamations reçues des autoritĂ©s de protection des consommateurs en gĂ©nĂ©ral, et de la part des FSF elles-mĂȘmes. Ces registres sont cruciaux pour la dĂ©termination des niveaux de conformitĂ© aux rĂšgles CPMC de la part des FSF et pour connaĂźtre la nature et la frĂ©quence de leurs manquements au CPMC. En plus, les registres seront employĂ©s pour conduire des missions de surveillance et de planification CPMC. Le registre de plaintes devrait ĂȘtre conservĂ© en toute sĂ©curitĂ© pour en prĂ©server la confidentialitĂ©, dans lâendroit prĂ©vu dans les archives de la banque centrale, de sorte quâil puisse ĂȘtre facilement rĂ©cupĂ©rĂ© en cas de besoin.
NATUREDE LA PLAINTE
CATĂGORIE
> AllĂ©gations de contrefaçon / fraude. > AllĂ©gations exigeant des mesures immĂ©diates, faute de quoi un dommage important peut ĂȘtre causĂ© au plaignant.
TrĂšs Sensible (TS)
> Allégations de comportement grossier ou de corruption.
> Allégations liées aux différents produits
Sensible (S)
prioritaires de la banque.
> Autres réclamations
Général (G)
Les FSF prendront les mesures nĂ©cessaires en fonction de la prioritĂ© des plaintes. 10. DĂCISIONS ET MESURES10 Des mesures pour rĂ©soudre une rĂ©clamation peuvent ĂȘtre exigĂ©es en cas de : (i)
Retard déraisonnable ;
(ii) Explications, conseils ou raisons inadĂ©quats ; (iii) Inobservance des politiques ou procĂ©dures du FSF ; (iv) ProcĂ©dĂ© suivi est injuste ou inadĂ©quat ; (v) Erreur factuelle ou lĂ©gale ; (vi) Comportement non professionnel ou conduite inappropriĂ©e de la part dâun fonctionnaire ; (vii) La dĂ©cision ou lâacte contre lequel on se plaint a Ă©tĂ© injuste ou dĂ©raisonnable ; ou (viii) La dĂ©cision ou lâacte est tout Ă fait inacceptable.
Le fonctionnaire responsable du traitement des réclamations au sein de la banque centrale doit maintenir, comme point de départ, un registre de plaintes, soit une copie papier ou en ligne, indiquant les plaintes reçues.
Afin de rĂ©gler une plainte, tout remĂšde devrait ĂȘtre juste et raisonnable et devrait viser, dans la mesure du possible, Ă rĂ©parer le tort causĂ© au plaignant.
Les registres devraient comprendre, sans sây limiter, les Ă©lĂ©ments suivants :
> Reconnaissant ce qui sâest produit ;
Les plaintes peuvent ĂȘtre rĂ©solues de plusieurs maniĂšres, par exemple en :
> Date de réception de la réclamation ;
> Fournissant une explication ou des raisons, en proposant de lâassistance ;
> Nom et coordonnées du plaignant ou client autorisé ;
> Offrant des excuses ;
> Représentants ; > BrÚve description de la réclamation ;
> Prenant des mesures immĂ©diates, sâil y a eu un retardement ;
> Nom et désignation du fonctionnaire ayant traité la plainte ;
> Réexaminant ou en changeant une décision ; > Rectifiant des registres ;
> Ătat de la rĂ©solution ; et
> Apportant une compensation pécuniaire ; et
> Date du rĂšglement.
> Modifiant les politiques, pratiques ou procédures.
9. ASSIGNER DES PRIORITĂS AUX RĂCLAMATIONS9 La banque centrale doit donner prioritĂ© aux rĂ©clamations en fonction de leur gravitĂ© et caractĂšre sensible. Ă cette fin, les plaintes reçues seront classĂ©es dans les catĂ©gories suivantes et marquĂ©es comme T.S. pour TrĂšs Sensibles, S pour sensibles ou G en gĂ©nĂ©ral.
9 Adapté des directives de la Banque du Bangladesh pour les services client et traitement des plaintes. 10 http://www.ombudsman.parliament.nz/system/paperclip/document_ files/document_files/427/original/effective_complaint_handling. pdf?1349121913
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CADRE SUR LA GESTION DES PLAINTES DANS LES BANQUES CENTRALES
11. DROIT DE RECOURS Nâimporte quel FSF non satisfait de la dĂ©cision de la banque centrale devrait avoir un droit de recours contre la dĂ©cision. Par exemple, en Ouganda, les plaignants qui ne se sentent pas satisfaits des rĂ©solutions de la banque centrale de lâOuganda peuvent avoir recours Ă lâarbitrage du Centre International de MĂ©diation et dâArbitrage Ă Kampala (ICAMEK). En plus, les plaignants peuvent considĂ©rer aussi le recours aux tribunaux (les tribunaux de petites crĂ©ances pour des rĂ©clamations de moins de UGX 10 millions : quelques US$2 700) sans lâintermĂ©diaire dâavocats ; et la Haute Cour (cour commerciale). 12. FORMAT ET RĂDACTION DES RAPPORTS Lâanalyste devra prendre en considĂ©ration tous les arguments mis en avant par les diffĂ©rentes parties et emploiera les mĂ©thodes appropriĂ©es dâĂ©valuation pour mener Ă bien lâenquĂȘte et prĂ©parer le rapport respectif. Veuillez vous rĂ©fĂ©rer au format de rapport ci-dessous : > PremiĂšre page : Indiquer le nom du dĂ©partement, la date, et une dĂ©claration indiquant le sujet du rapport, par exemple. Pratiques commerciales dĂ©loyales envers XX FSF, S.A. > Introduction et contexte : Fournir le nom du plaignant, du FSF en cause et les dĂ©tails de la plainte/conduite Ă©tant allĂ©guĂ©e. > Contraventions et Ă©valuations : Indiquer le texte lĂ©gislatif dĂ©crivant lâinfraction allĂ©guĂ©e ; Ă©galement les tests dâĂ©valuation qui seront employĂ©s pour analyser la plainte. > EnquĂȘtes menĂ©es : Indiquer les moyens utilisĂ©s pour mener lâenquĂȘte, c.-Ă -d. rĂ©unions, appels tĂ©lĂ©phoniques, ou visites sur le terrain.
13. GESTION DE CONDUITES DĂRAISONNABLES11 La plupart des plaignants agissent de façon responsable. Cependant, il est parfois difficile de satisfaire certains plaignants, et leur conduite peut devenir complexe en raison de : > Obstination dĂ©raisonnable ; > Exigences dĂ©raisonnables ; > Arguments dĂ©raisonnables ; > Conduite peu raisonnable et > Manque dĂ©raisonnable de coopĂ©ration. Il est important de garder Ă lâesprit que mĂȘme lorsque la conduite dâune personne semble irrationnelle, il pourrait nĂ©anmoins sâagir dâune plainte valide, qui devrait donc ĂȘtre traitĂ©e convenablement. Pour gĂ©rer les conduites peu raisonnables de la part des plaignants, il est trĂšs important dâexaminer la plainte de façon Ă©quitable, tout en veillant Ă ce que cela ne devienne une lourde charge sur les effectifs de la banque centrale. 14. TIRER DES LEĂONS DE LA PLAINTE12 Un bon processus de gestion de plaintes permet Ă une banque centrale de tirer des leçons des problĂšmes posĂ©s et de prendre des mesures pour amĂ©liorer les processus internes. Par consĂ©quent, il est important dâĂ©tablir un mĂ©canisme de rĂ©vision. Les plaintes reçues, leurs rĂ©sultats, et toutes les amĂ©liorations internes proposĂ©es devraient ĂȘtre inclus dans les processus de reporting et de planification de la banque centrale. La direction peut alors identifier toutes les questions systĂ©miques, les risques sĂ©rieux, ou les domaines susceptibles de pratiques amĂ©liorĂ©es et, ultĂ©rieurement, prendre les mesures appropriĂ©es.
> Constatations : Indiquer ce que les parties (les plaignants et le FSF) ont fourni ; indiquer Ă©galement dâautres constatations, provenant de, par exemple, enquĂȘtes, informations prĂ©sentĂ©es par le secteur ou toute documentation/preuve sur laquelle lâenquĂȘte sâest fondĂ©e ; Ă©galement indiquer si le FSF a Ă©tĂ© mis en examen auparavant pour une allĂ©gation semblable. > Analyse de la conduite allĂ©guĂ©e : Analyser les allĂ©gations en utilisant les moyens dâĂ©valuation identifiĂ©s. En analysant la conduite allĂ©guĂ©e, il faut essayer autant que possible dâemployer les constatations ou les preuves ayant Ă©tĂ© dĂ©posĂ©es ou observĂ©es. Dans chaque Ă©valuation, il faut veiller Ă indiquer si le FSF a manquĂ© aux rĂšgles CPMC. > Conclusions : Fournir les conclusions gĂ©nĂ©rales de lâenquĂȘte sur le manquement prĂ©sumĂ© du FSF aux rĂšgles CPMC. > Recommandations : Apporter les recommandations appropriĂ©es, dâaprĂšs les conclusions du cas, afin de faciliter la gestion de prise de dĂ©cisions.
11 http://www.ombudsman.parliament.nz/system/paperclip/document_ files/document_files/427/original/effective_complaint_handling. pdf?1349121913 12 ibid
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CADRE SUR LA GESTION DES PLAINTES DANS LES BANQUES CENTRALES
ACTION COERCITIVE Lâaction coercitive Ă lâĂ©gard dâun FSF en faute devrait induire un changement spĂ©cifique dans les conduites ou cphraatnigqeumese dnut ddiet sF SF. La quantitĂ© et la nature des mesures correctives pouvant varier selon les pays. Cependant, il est important que lâaccent soit mis sur la prĂ©vention, aussi bien au i. N iveau micro (la sanction devrait ĂȘtre suffisante pour dĂ©courager le FSF de commettre dâautres fautes), quâau ii. Niveau macro (pour agir Ă titre dissuasif pour dâautres FSF). En plus, la gamme des mesures devrait ĂȘtre appliquĂ©e selon la gravitĂ© des situations. Il est donc crucial que la banque dispose de moyens spĂ©cifiques pour surveiller la conformitĂ© aux sanctions lors de lâexamen hors site et sur site des FSF.
COMMENT LâINFORMATION SUR LES PLAINTES PEUTELLE RENSEIGNER LA PROTECTION DES CONSOMMATEURS ET LE PLAN DE SURVEILLANCE DE LA CONDUITE SUR LE MARCHĂ Lâinformation sur les plaintes des consommateurs peut aider Ă protĂ©ger dâautres consommateurs de plusieurs maniĂšres. PremiĂšrement, elle aide Ă lâidentification des principaux domaines dâamĂ©lioration, tels que les systĂšmes, les produits et les services. Elle reprĂ©sente aussi un excellent retour dâinformation donnant une bonne idĂ©e du niveau de satisfaction des clients. DeuxiĂšmement, elle identifie les amĂ©liorations nĂ©cessaires aux politiques et procĂ©dures pour la protection des consommateurs financiers. TroisiĂšmement, elle amĂ©liore la communication du consommateur et responsabilise les FSF de la fourniture des niveaux de services promis. Les consommateurs peuvent attirer lâattention sur des informations manquantes, incorrectes ou pĂ©rimĂ©es. En conclusion, elle tient la direction au courant de ce qui ne marche pas. Les plaintes des consommateurs frĂ©quemment signalent directement aux cadres supĂ©rieurs ce quâil faut quâils connaissent pour pouvoir agir. La direction peut rapidement se renseigner sur les questions de service qui sont importantes pour les consommateurs. En outre, les plaintes du consommateur jouent un rĂŽle important pour que les rĂ©gulateurs puissent identifier les domaines oĂč la lĂ©gislation/rĂšglements actuels fait dĂ©faut. Un indicateur clĂ© des pratiques rĂ©ussies en matiĂšre de protection des consommateurs câest le temps qui prend la rĂ©solution des plaintes des consommateurs. Ce qui aide Ă mettre en relief le niveau et le coĂ»t des ressources nĂ©cessaires, et quelle est la meilleure façon de traiter les plaintes. En plus, il devrait y avoir une collaboration plus Ă©troite entre les gestionnaires des cas de plaintes et les superviseurs, car les informations sur les plaintes reprĂ©sentent un renseignement clĂ© pour le travail de surveillance. Le superviseur devrait analyser les statistiques sur les informations provenant des : > RĂ©clamations dĂ©posĂ©es auprĂšs de la banque centrale ;
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CADRE SUR LA GESTION DES PLAINTES DANS LES BANQUES CENTRALES
> RĂ©clamations dĂ©posĂ©es auprĂšs des institutions financiĂšres (au moyen des rapports annuels ou semestriels obligatoires) ; > RĂ©clamations dĂ©posĂ©es auprĂšs des diffĂ©rents mĂ©canismes de recours (tels que le mĂ©diateur financier) ; Lâanalyse devrait identifier des causes profondes et proposer des mesures pour rĂ©duire lâoccurrence de la plupart des plaintes typiques, et celles qui touchent le plus les clients. La banque centrale devrait en plus veiller Ă ce quâelle reçoive les donnĂ©es des plaintes des FSF pour exercer la surveillance hors site. Ces donnĂ©es devraient ĂȘtre utilisĂ©es pour : > Planifier le travail sur place ; > DĂ©velopper lâĂ©valuation des risques des institutions financiĂšres ; > Planifier le travail de supervision ; > Concevoir ou mettre Ă jour le cadre rĂ©gulateur ; et > Identifier les questions oĂč lâamĂ©lioration de la capacitĂ© financiĂšre peut entraĂźner une rĂ©duction des plaintes.
CRĂATION DU BUREAU DU MĂDIATEUR Les pays en voie de dĂ©veloppement devraient travailler progressivement au dĂ©veloppement dâun Bureau du MĂ©diateur (Ombudsman), selon la disponibilitĂ© de ressources. Un mĂ©diateur financier devrait ĂȘtre efficace dans le traitement des plaintes et normalement est investi de pouvoir coercitif. Un dispositif du genre mĂ©diateur de services financiers devrait suivre des principes fondamentaux dâindĂ©pendance pour garantir son impartialitĂ©, de clartĂ© de sa portĂ©e et de ses pouvoirs, dâaccessibilitĂ©, dâefficacitĂ©, dâĂ©quitĂ©, de transparence et de responsabilitĂ© (Guide pour la mise en Ćuvre dâun office de mĂ©diateur des services financiers, rĂ©seau international pour le mĂ©diateur des services financiers). Ces principes ne sont pas des normes obligatoires mais trouvent leur origine dans des normes internationales largement acceptĂ©es.
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CADRE SUR LA GESTION DES PLAINTES DANS LES BANQUES CENTRALES
COLLABORATION EXTERNE ET INTERNE Il est essentiel que lâunitĂ©/dĂ©partement CPMC collabore Ă©troitement avec les dĂ©partements prudentiels, car ils tendent Ă se complĂ©ter. De plus, la banque centrale devrait collaborer avec les organismes de protection gĂ©nĂ©rale des consommateurs, le rĂ©gulateur des tĂ©lĂ©communications et dâautres rĂ©gulateurs du secteur financier pour veiller Ă ce que des consommateurs des services et produits financiers soient efficacement protĂ©gĂ©s contre des pratiques injustes de la part des FSF. Les organismes de protection gĂ©nĂ©rale des consommateurs, appliquent les lois de protection des consommateurs en rĂ©glant des problĂšmes et des conflits entre un consommateur et une entreprise enregistrĂ©e dans leur juridiction. Ainsi, ces organismes contribuent en fournissant des informations de qualitĂ© Ă la banque centrale en ce qui concerne la quantitĂ©, nature et rĂ©sultats de plaintes reçues Ă lâencontre des FSF. Cette information est essentielle pour surveiller la protection des consommateurs financiers, car elle sera employĂ©e dans le dĂ©veloppement des profils de risque du consommateur, aussi bien que dans le dĂ©veloppement des rĂšglements prĂ©ventifs ciblĂ©s. La banque centrale devrait donner prioritĂ© Ă la tenue des rĂ©unions rĂ©guliĂšres avec lâorganisme de protection gĂ©nĂ©rale des consommateurs et Ă mener des activitĂ©s communes de responsabilisation des consommateurs et de recherche, selon le protocole dâentente signĂ© (MoU pour son sigle en anglais). Les rĂ©unions amĂ©lioreront le partage dâinformations entre les deux institutions, qui sont primordiales pour la mise en valeur de la fonction de surveillance. Ce travail de collaboration entre la banque centrale et lâorganisme de protection gĂ©nĂ©rale des consommateurs est similaire Ă celui du PĂ©rou, oĂč la SBS (banque centrale) et lâINDECOPI (agence de protection gĂ©nĂ©rale des consommateurs) ont accordĂ© un MoU, qui contient des dispositions complĂštes au sujet du partage de lâinformation et prĂ©voit une rĂ©union mensuelle de liaison. En outre, quand dâautres organismes de rĂ©gulation entreprennent la surveillance de la protection des consommateurs financiers, ils bĂ©nĂ©ficieront de la coordination et de la communication entre agences. Par exemple, ceci comprend la coordination
et la communication avec des rĂ©gulateurs de tĂ©lĂ©communications, en ce qui concerne les services financiers numĂ©riques, qui sâavĂ©reront utiles en ce qui concerne la comprĂ©hension de ce que signifient connectivitĂ©, stabilitĂ© des systĂšmes, situations de rupture, et qualitĂ© gĂ©nĂ©rale du service.
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CADRE SUR LA GESTION DES PLAINTES DANS LES BANQUES CENTRALES
RĂFĂRENCES
ABRĂVIATIONS
1. A Technical Guide for Bank Supervisors CGAP Denise Dias (16 August 2013) Guidelines for customer services and complaint management - Bangladesh Bank (2014).
ADR Alternative Dispute Resolution
2. Financial Stability Board-Consumer Finance Protection with particular Focus on Credit, 26th October 2011. 3. http://www.ombudsman.parliament.nz/system/ paperclip/document_files/document_files/427/ original/effective_complaint_handling.pdf? - Toronto Centre presentation on Enforcement presented during the Consumer Protection and Market Conduct Training held from 16 â 20 October, 2017 in Lusaka, Zambia. 4. Guide to Setting Up a Financial Services Ombudsman Scheme (2018). International Network for Financial Services Ombudsman Scheme 5. Implementing Consumer Protection in Emerging Markets and Developing Economies. 6. Technical Note: Establishing a Financial Consumer Protection Supervision Department: Key Observations and Lessons Learned in Five Case Study Countries (March, 2014). The World Bank. 7. International Bank for Reconstruction and Development / The World Bank (2012): Good Practices for Financial Consumer Protection, WashingÂŹton, DC 20433, USA. 8. The international standard: ISO 10002: Guidelines for complaint management in organizations
AFI Alliance for Financial Inclusion CEMC Consumer Empowerment and Market Conduct CPMC Consumer Protection and Market Conduct CGAP
Consultative Group to Assist the Poor
FSF
Fournisseurs de Services Financiers
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CADRE SUR LA GESTION DES PLAINTES DANS LES BANQUES CENTRALES
ANNEXE I : PLAN DU PROCESSUS POUR LE TRAITEMENT DES PLAINTES
1. D Ă©terminer si la plainte peut ĂȘtre rĂ©solue rapidement et facilement par celui qui la reçoit
RĂCEPTION ET ENREGISTREMENT DES RĂCLAMATIONS
2. A ccuser réception des plaintes reçues via e-mail, téléphone, lettre, etc. 3. Attribuer numéro de référence et date 4. Informer le temps prévu pour la réponse finale
1. Ăvaluer si la plainte est valide (autrement, rejet raisonnĂ©)
CRIBLAGE DES PLAINTES
2. Ăvaluer si le FSF a Ă©tĂ© dĂ©jĂ contactĂ© 3. Criblage en fonction des prioritĂ©s et importances
1. Résolution par voie de négations, médiation etc.
ENQUĂTE ET RĂSOLUTION DES PLAINTES
2. RĂ©solution par voie dâenquĂȘte 3. R Ă©solution via demande de preuves aux plaignants, aux FSF concernĂ©s, etc. 4. Communication de lâĂ©tat de la rĂ©solution au plaignant 5. C ommunication des raisons si la dĂ©cision va Ă lâencontre du plaignant, et clĂŽture du dossier
FOURNIR DES VOIES DE RECOURS
1. F ournir les possibilitĂ©s de recours si la rĂ©solution nâest pas satisfaisante pour les plaignants 2. Passer en revue le processus de rĂ©solution et la dĂ©cision par lâautoritĂ© supĂ©rieure
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CADRE SUR LA GESTION DES PLAINTES DANS LES BANQUES CENTRALES
ANNEXE II : ĂTAT DE LA GESTION DES PLAINTES PAR LES BANQUES CENTRALES PAYS QUI MĂNENT DES PROCESSUS DE GESTION DE PLAINTES 13 Parmi les 61 pays membres du groupe de travail CEMC Ă©valuĂ©s, 77,1 pour cent disent avoir des institutions gouvernementales de quelque sorte recevant des plaintes des consommateurs financiers et aidant dans leur rĂ©solution, alors que 23 pour cent disent ne pas disposer de systĂšme en place pour ce faire (voir le tableau 1). Les pays Ă©valuĂ©s, classĂ©s dâaprĂšs la rĂ©gion sont ; AmĂ©rique Latine et CaraĂŻbes (18 pays), Asie du SudEst (6 pays), Europe de lâEst et Asie centrale (6 pays), Moyen-Orient et Afrique du Nord (7 pays), Pacifique (5 pays), Asie du Sud (8 pays) et Afrique sous-saharienne (11 pays). Voir dans lâannexe 3 la liste de pays Ă©valuĂ©s.
LES PAYS DANS LâEST ET LE SUD-EST ASIATIQUE ET CEUX DE LâAMĂRIQUE LATINE ET LES CARAĂBES DISPOSENT DE SYSTĂMES FORMELS DE TRAITEMENT DE PLAINTES DU CONSOMMATEUR FINANCIER. Le tableau 2 montre que le 100 pour cent des pays de lâest et du sud-est asiatique, qui sont Ă©galement des membres du groupe de travail CEMC, traitent les plaintes des consommateurs financiers, suivis par le 94 pour cent des pays de lâAmĂ©rique et les CaraĂŻbes.
Ăgalement, huit pour cent utilisent lâoffice du mĂ©diateur, alors que 21 pour cent des pays du CEMC nâont pas de systĂšme formel en place pour la protection des consommateurs.
LA MAJORITĂ DE PAYS DANS LA RĂGION DâAFRIQUE SOUS SAHARIENNE NâA PAS DE SYSTĂME FORMEL (AUTRE QUE LES TRIBUNAUX) POUR TRAITER LES PLAINTES DES CLIENTS, SUIVIE DE LA RĂGION DU PACIFIQUE, DE LâASIE DU SUD, ET DE LâEUROPE ORIENTALE ET DE LâASIE CENTRALE. LâĂ©valuation des informations prĂ©sentĂ©es par les pays membres du CEMC indique que 38 pour cent des pays en Afrique sous-saharienne nâont pas de procĂ©dĂ© formel pour traiter des plaintes du consommateur financier, suivi du 15 pour cent, respectivement, dans le Pacifique, lâAsie du sud, et de lâAsie centrale et de lâEurope de lâEst. Les pays de lâAmĂ©rique latine et des CaraĂŻbes utilisent beaucoup la figure du mĂ©diateur (60 pour cent) et les institutions gouvernementales (40 pour cent), par rapport Ă lâutilisation de 26 pour cent des banques centrales pour le traitement des plaintes du consommateur financier. Il nây a pas de mĂ©diateur financier dans le Pacifique, lâAsie du sud et du sud-est, lâAfrique sous-saharienne ni en Europe orientale ou en Asie Centrale. Les pays de lâest et du sud-est asiatique ont un systĂšme bien Ă©tabli pour le traitement des plaintes des clients Ă travers des institutions gouvernementales (10 pour cent) et des banques centrales (17 pour cent).
En revanche, 46 pour cent des pays de lâAfrique sous-saharienne ne possĂšdent pas systĂšme formel de traitement des plaintes du consom
LES BANQUES CENTRALES OU LES AUTORITĂS DE RĂGULATION SONT GĂNĂRALEMENT LES RESPONSABLES DE TRAITER ET DE RĂSOUDRE LES PLAINTES DES CLIENTS. Comme le tĂ©moigne le tableau 3, 38 pour cent des pays parmi ceux qui sont membres du CEMC utilisent les banques centrales comme institutions responsables de recevoir et de sâoccuper des plaintes du consommateur. Trente-trois pour cent des pays utilisent des institutions gouvernementales, tels que le Consumer Affairs Commission en JamaĂŻque, Servicio Nacional del Consumidor (SERNAC) au Chili, La ComisiĂłn Nacional para la ProtecciĂłn y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) au Mexique et le Consumer Protection Agency en Egypte, pour ne nommer que quelques-uns qui traitent et rĂ©solvent les plaintes des consommateurs.
13 Veuillez noter que les donnĂ©es Ă©valuĂ©es proviennent du portail de donnĂ©es dâAFI
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CADRE SUR LA GESTION DES PLAINTES DANS LES BANQUES CENTRALES
TABLEAU 1 : POURCENTAGE DES PAYS MEMBRES DU CEMC ĂVALUĂS
23
Total 0
Oui
Non
Oui
Non
77
20
40
60
80
100
TABLEAU 2 : POURCENTAGE DES PAYS MEMBRES DU CEMC, PAR RĂGION, QUI TRAITENT LES PLAINTES DU CONSOMMATEUR
55
Afrique sous-saharienne
45 75
Asie du sud
25 60
Pacifiqu
40 71
Moyen-Orient et lâAfrique du Nord
29 94
Amérique latine et Caraïbes
6 67
Europe de lâEst et Asie Centrale
33 100
Asie du Sud et du Sud-est 0
20
40
60
80
100
TABLEAU 3 : POURCENTAGE PAR TYPE DâINSTITUTION DE GOUVERNEMENTALE TRAITANT DES PLAINTES DU CONSOMMATEUR DES PAYS MEMBRES DU CEMC 40
33
30
38
35
25
21
20 15 10
8
5 0 Institution du Gouvernement
Banque Centrale
MĂ©diateur
Pas de systĂšme formel
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CADRE SUR LA GESTION DES PLAINTES DANS LES BANQUES CENTRALES
ANNEXE 3 : LISTE DES PAYS ĂTUDIĂS
MOYEN-ORIENT ET AFRIQUE DU NORD Egypte Tunisie Turquie
EUROPE ORIENTALE ET ASIE CENTRALE
Jordanie Maroc
Arménie
Palestine
Belarus
YĂ©men
République de Macédoine Russie Tadjikistan
AFRIQUE SUBSAHARIENNE
ASIE DU SUD ET DU SUDEST Chine Indonésie Malaisie
Angola
Philippines
Cameroun
ThaĂŻlande
Guinée équatoriale
Mongolie
Kenya Ăles Maurice Mozambique NigĂ©ria Burundi Niger Togo Afrique du Sud
AMĂRIQUE LATINE ET CARAĂBES
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