PERILAKU ORGANISASI
KOMUNIKASI Oleh: Tameng Nabaga, Siti Syahsudarmi, Adri
PENGERTIAN KOMUNIKASI ď‚— Adalah proses yang meliputi transfer makna dan
pemahaman makna (SP.Robbins) ď‚— Adalah proses pengiriman ide atau pikiran, dari satu orang kepada orang lain dengan tujuan untuk menciptakan pengertian dalam diri orang yang menerimanya ( C.A.Brown) ď‚— Adalah proses penyaluran informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (K.Davis)c
FUNSI KOMUNIKASI • Kontrol Komunikasi dengan cara-cara tertentu bertindak untuk mengontol perilaku anggota. Organisasi memiliki hierarki otoritas dan garis panduan formal yang wajib ditaati oleh karyawan
• Motivasi Komunikasi menjaga motivasi dengan cara menjelaskan kepada para karyawan mengenai apa yang harus dilakukan, seberapa baik pekerjaan mereka dan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerja
• Ekspresi Emosional Komunikasi menyediakan jalan keluar bagi ekspresi emosional dari perasaan-perasaan dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan sosial
• Informasi Komunikasi memberikan informasi yang dibutuhkan oleh individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan cara menyampaikan data untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif yang ada
MODEL PROSES KOMUNIKASI
PROSES ARAH KOMUNIKASI Komunikasi Vertikal Komunikasi Superior-Subordinate
(Atasan-Bawahan) Komunikasi Subordinate- Superior (Bawahan-Atasan) Komunikasi Lateral Komunikasi Interaktif
(Antara orang-orang yang setingkat)
PROSES KOMUNIKASI ANTARPERSONAL ORAL COMMUNICATION
(Komunikasi Lisan) PIDATO, WAWANCARA, DISKUSI, BERCAKAP
WRITTEN COMMUNICATION
(Komunikasi Tertulis) E-MAIL, SURAT, SMS, GAMBAR
NON-VERBAL COMMUNICATION
(Komunikasi Non-Verbal) SIKAP TUBUH, GERAKAN, GERAK ISYARAT, KONTAK MATA, EKSPRESI WAJAH,
PENAMPILAN PRIBADI, SUARA (INTONASI)
PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI JARINGAN KELOMPOK KECIL FORMAL JARINGAN KOMUNIKASI INFORMASI KOMUNIKASI BERBANTUAN KOMPUTER MANAJEMEN PENGETAHUAN
JARINGAN KELOMPOK KECIL FORMAL
• Jaringan Rantai secara kaku mengikuti rantai komando formal. Jaringan ini mewakili saluran komunikasi yang dapat dapat ditemui organisasi yang kaku • Jaringan Roda bergantung pada satu jaringan figure sentral • Jaringa Seluruh Saluran memungkinkan semua anggota kelompok berkomunikasi
MASALAH KOMUNIKASI FORMAL Terlalu banyaknya jumlah informasi dalam aliran informasi:
1. Overload (Berlebihan) 2. Distortion (Penyimpangan) 3. Omission (Penghilangan) Lingkungan Kerja yang menimbulkan kesulitan dalam komunikasi. “Mata Rantai” terlalu panjang.
JARINGAN KOMUNIKASI INFORMASI
• Jaringan Komunikasi Informal ditangkap dari informasi grapevine (desas desus/kabar angin/kabar burung/surat kaleng) • Resources berasal dari management, employee dan committee • Jaringan Komunikasi Informal digunakan untuk kepentingan pribadi atau kelompok
JARINGAN KOMUNIKASI INFORMASI
KOMUNIKASI INFORMAL Ciri : Penyebarannya cepat sekali, sebab :  
Terjadi secara berantai Tidak dibatasi oleh Struktur Organisasi
Bentuk Jaringan : 1. Single Strand (pemicu) 2. Gossip (semua/issue) 3. Probability (acak/kemungkinan) 4. Cluster (pilih-pilih/rangkaian)
STRATEGI MENGATASI RUMOR REFUTATION (Sangkalan) TOLERANCE (Membiarkan) STORAGE (Perlawanan) NO RESPONSE (Tidak Merespon)
KOMUNIKASI BERBANTUAN KOMPUTER •
• •
•
•
E-mail, menggunakan internet untuk menyampaikan dan menerima teks serta document Pesan Instan, pada dasarnya adalah e-mail real-time Koneksi Internet, merupakan jaringan informasi pada organisasi terpisah Koneksi Ekstranet/Intranet, merupakan komunikasi jauh dalam daerah sama Video Confrence, melakukan pertemuan via layer
MANAJEMEN PENGETAHUAN Managemen Pengetahuan merupakan suatu proses untuk mengorganisasikan dan mendistribusikan pengetahuan kolektif suatu organisasi sehingga informasi yang tepat disampaikan kepada orang yang tepat pada saat yang tepat
KEKAYAAN INFORMASI
KOMUNIKASI YANG EFEKTIF ď‚—
ď‚—
Pendengar (penerima pesan) Menginterpretasikan dan menangkap berita (ide) yang disampaikan tepat seperti apa yang dimaksud oleh pembicara (pengirim pesan) Sumber Kesalahan dalam Komunikasi : 1) 2) 3) 4)
Orang / Individu Timing / Waktu / Kondisi Jarak / Distance Media
PENTINGNYA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Komunikasi adalah proses dimana fungsi-fungsi
Management (Planning, Organizing, Actuiting, Leading, Controlling) dilaksanakan. Komunikasi adalah sarana /media untuk mengaktualisasikan segala pengetahuan dan keterampilan seorang manager. Komunikasi adalah kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya.
HAMBATAN KOMUNIKASI EFEKTIF • • • • • •
PENYARINGAN PERSEPSI SELEKTIF KELEBIHAN INFORMASI EMOSI BAHASA KESULITAN KOMUNIKASI
PENYARINGAN Penyaringan (filtering) merujuk pada upaya pengiriman yang dengan sengaja memanipulasi informasi sehingga akan lebih nyaman bagi penerima.
PERSEPSI SELEKTIF Secara selectif melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristik pribadi mereka
KELEBIHAN INFORMASI Kelebihan informasi (information overload) akan cendrung untuk membuang, mengabaikan, mengalihkan atau melupakan informasi tersebut
EMOSI Emosi merupakan faktor yang bisa membuat informasi menjadi subjektif. Ketika emosi seseorang menjadi riang akan berbeda disaat seseorang tersebut dalam emosi yang sedih
BAHASA Kata-kata bisa memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda. Umur, pendidikan dan latar belakang serta kultur merupakan variable yang berbeda dan menonjol
KESULITAN KOMUNIKASI Hambatan komunikasi yang terberat adalah kesulitan komunikasi. Diperkirakan 5-20 persen dari populasi di dunia menderita kesulitan komunikasi.
MENINGKATKAN COMMUNICATION SKILLS Keterampilan Menyimak Keterampilan Melakukan Wawancara Keterampilan Memimpin Rapat Keterampilan Melakukan Presentasi
CARA MENYIMAK YANG EFEKTIF Berhenti berbicara Hilangkan Ketegangan Tunjukkan Perhatian Anda Singkirkan Hal-hal yang mengganggu Perhatian. Tunjukkan Empathy Bersikaplah Sabar Tidak Bersikap Emosional Ajukan pertanyaan secara kritis
MENYIMAK & MASALAHNYA
Merupakan proses mendengar, mengikuti, memahami, mengevaluasi dan menanggapi pesanpesan yang disampaikan. Sebab Penyimakan yang tidak Efektif : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Lebih Banyak Bicara Sindrom Hiburan Mengutamakan Prasangka Tidak Kritis “Hard Subject” Phobias Terpengaruh Gangguan
ISU DALAM KOMUNIKASI HAMBATAN KOMUNIKASI ANTAR JENIS SIKAP DIAM DALAM KOMUNIKASI KOMUNIKASI ALA POLITIK KOMUNIKASI LINTAS KULTURAL
HAMBATAN KOMUNIKASI ANTAR JENIS Wanita berbicara dan mendengar suatubahasa hubungan
dan keintiman Kebanyakan wanita melakukan negosiasi dan dukungan dalam style komunikasi mereka Pria berbicara dan mendengar suatu status, kekuasaan dan kebebasan o (penelitian Deborah Tannen, hal 30-31)
SIKAP DIAM DALAM KOMUNIKASI ď‚— Sikap diam dalam komunikasi atau uncommunicative
akan berdampak negatif akan hilangnya bagian vital dari pesan. ď‚— Dilain pihak, sikap diam bagi komunikator adalah cara cermat untuk menghindari dari kesalahan dalam pengambilan keputusan dan memberikan banyak ruang untuk memikirkan keputusan
KOMUNIKASI ALA POLITIK Secara sederhana, komunikasi politik (political communication) adalah
komunikasi yang melibatkan pesan-pesan politik dan aktor-aktor politik, atau berkaitan dengan kekuasaan, pemerintahan, dan kebijakan pemerintah. Dengan pengertian ini, sebagai sebuah ilmu terapan, komunikasi politik bukanlah hal yang baru. Komunikasi politik juga bisa dipahami sebagai komunikasi antara ”yang memerintah” dan ”yang diperintah”. Mengkomunikasikan politik tanpa aksi politik yang kongkret sebenarnya telah dilakukan oleh siapa saja: mahasiswa, dosen, tukang ojek, penjaga warung, dan seterusnya. Tak heran jika ada yang menjuluki Komunikasi Politik sebagai neologisme, yakni ilmu yang sebenarnya tak lebih dari istilah belaka.
KOMUNIKASI LINTAS KULTURAL HAMBATAN KULTURAL Hambatan yang disebabkan sematik Kata-kata yang memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda
Hambatan yang disebabkan oleh konotasi kata Kata-kata menyiratkan hal yang berbeda dalam bahasa yang berbeda
Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan nada bicara Dalam beberapa kulture kata bersifat formal dan informal dalam kulture lain
Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi Orang yang berbicara dengan bahasa berbeda sebenarnya memandang dunia dalam cara yang berbeda pula
KOMUNIKASI LINTAS KULTURAL KONTEKS KULTURAL Konteks Kultural Tinggi Kultur yang sangat mengandalkan petunjuk-petunjuk non-verbal dan situasional yang subtil dalam komunikasi
Konteks Kultural Rendah Kultur yang sangat mengandalkan kata-kata untuk menyampaikan makna dalam komunikasi
KOMUNIKASI LINTAS KULTURAL PADUAN KULTURAL Asumsi perbedaan hingga kesamaan ditemukan Tekanlah deskripsi alih-alih interpretasi atau evaluasi Praktikkan empati Perlakukan interprestasi anda sebagai hipotesis kerja
UPAYA MANAGER UNTUK BERKOMUNIKASI EFEKTIF Sensitivity to receiver Awareness of symbolic meaning Careful timing Feedback Face to face communication Nonverbal cues Reinforcing words with action Simple language
• • • • • • •
Sensitivitas ke penerima Menyadari arti simbolis Memahami waktu Saran atau masukan Tatap muka dalam komunikasi Isyarat nonverbal Memperkuat kata-kata dengan tindakan • Bahasa simpel
FUNGSI WAWANCARA BAGI SEORANG MANAGER Pengumpulan Informasi dari bawahan Penerapan Empowerment dalam Pengambilan Keputusan. Membantu bawahan untuk menyelesaikan masalah yang
dihadapi dalam pekerjaan. Pembinaan Disiplin Bawahan Evaluasi Hasil Pekerjaan Penilaian calon pegawai
KESALAHAN DALAM WAWANCARA EFEK HALO PERTANYAAN YANG MENGARAHKAN BIAS INDIVIDUAL DOMINASI PEWAWANCARA
CARA WAWANCARA YANG EFEKTIF Active Listening terhadap apa dan bagaimana yang
diwawancarai berkomunikasi. Teliti memperhatikan sinyal /tanda-tanda non verbal. Selalu ingat akan tujuan wawancara. Memberikan pertanyaan terstruktur dan tidak terstruktur secara seimbang. Menghindari kesimpulan yang tergesa-gesa.
MEMBERI FEEDBACK YG EFEKTIF BAGI BAWAHAN Berikan feedback secara khusus (spesifik). Feedback pertama kali sebaiknya dilakukan melalui face
to face. Berikan feedback secara terus terang Berikan feedback pada saat yang tepat (timing) Feedback berhubungan dengan perilaku bukan “personal”. Berikan Feedback secara interaktif Berikan Feedback secara seimbang : verbal-non verbal.
MASALAH RAPAT YANG PALING UMUM Tidak ada tujuan atau agenda pokok Tidak ada kesiapan dari peserta rapat. Rapat sering terlambat dimulai. Persiapan tempat rapat yang buruk. Rapat terlalu lama Rapat didominasi peserta tertentu. Tidak ada hasil atau tindak lanjut dari rapat
PENYEBAB RAPAT YANG TERLALU LAMA Kepemimpinan tidak efektif Banyak interupsi Membiarkan diskusi bertele-tele dan menyimpang
“DOSA” PEMIMPIN RAPAT Mendominasi rapat Persiapan yang buruk Membiarkan rapat menyimpang Membenci pertanyaan-pertanyaan Membiarkan selingan humor yang berlebihan. Melecehkan anggota kelompok Mentoleransi interupsi.
MEMIMPIN RAPAT YANG EFEKTIF Mengendalikan keaktifan berbicara yang berlebihan. Mendesak orang yang pendiam untuk berbicara. Melindungi anggota baru yang yunior Mendorong pernyataan gagasan. Menekan kecenderungan mematikan gagasan. Meningkatkan jenjang senioritas. Menutup rapat dengan nada yang positif.
PENGENDALIAN DIRI PEMIMPIN RAPAT Jangan mendominasi rapat. Mempersiapkan rapat dengan baik. Mengendalikan rapat yang menyimpang. Jangan membenci pertanyaan-pertanyaan. Jangan biarkan gangguan humor yang berlebihan. Jangan pernah melecehkan anggota kelompok. Hindarkan interupsi.
KOMUNIKASI BISNIS
BENTUK KOMUNIKASI BISNIS : 1. 2.
Public Speaking Presentation Speaking
PENTINGNYA PRESENTASI 1. 2. 3.
Efisiensi Efektivitas Pengaruh
MERENCANAKAN PRESENTASI
MENGKAJI TUJUAN MENGANALISIS AUDIENCE MENGORGANISASIKAN PESAN MERENCANAKAN DUKUNGAN MULTIMEDIA.
MELAKSANAKAN PRESENTASI
MEMBANGUN PERHATIAN PERTAMA YANG MENYENANGKAN MENYAMPAIKAN PESAN: 1. 2. 3.
Pemilihan Kata Penggunaan Gaya Bahasa Menggunakan Kiasan
PENGGUNAAN KOMUNIKASI NON VERBAL
Terimakasih