PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
ÍNDICE LOS VALORES DE LA ORGANIZACIÓN
4
PRINCIPIOS ÉTICOS QUE RIGEN NUESTRA GESTIÓN
5
PAUTAS DE COMPORTAMIENTO
6
NUESTRAS POLÍTICAS INTERNAS
9
• Política de selección de personal
10
• Política de contratación e ingreso
11
• Política salarial
12
• Política de manejo disciplinario
13
• Política de control de asistencia, permisos y licencias
14
• Política de gestión del desempeño
15
• Política de desarrollo de personal y capacitación
16
• Política de uso de activos
17
• Política de conflicto de intereses
18
• Política de manejo de información reportada y reservada
19
4
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
LOS VALORES DE LA ORGANIZACIÓN
1. Orientación al cliente y usuario Conocimiento y satisfacción de las necesidades de los clientes y usuarios para mantener relaciones de corto y largo plazo. 2. Compromiso con los resultados Compromiso con la organización para obtener los resultados esperados y generar valor permanentemente. 3. Innovación Disposición constante para crear y mejorar productos, servicios y procesos. 4. Integridad Actuación honesta y clara, que genere confianza en los clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, accionistas y la comunidad, obrando en el marco de la ley y de las normas establecidas en el país. 5. Respeto Disposición permanente a reconocer, aceptar y comprender a todas las personas que interactúan con la organización.
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
PRINCIPIOS ÉTICOS QUE RIGEN NUESTRA GESTIÓN
• Excelencia y cumplimiento de los compromisos. • Deber y derecho para disentir. • Rectitud, honestidad y discreción. • Respeto por las diferencias. • Austeridad. • Cumplimiento de la ley. • Transparencia en las relaciones y buena fe. • Conservación del medio ambiente.
5
6
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
PAUTAS DE COMPORTAMIENTO
Los funcionarios y directivos de ICONO URBANO tendrán en cuenta en todas sus actuaciones, en relación con los grupos de interés, los siguientes principios: No realizar negocios con personas naturales o jurídicas cuando tenga conocimiento de que su comportamiento ético, social y empresarial es contrario a las leyes, la ética y las buenas costumbres. No intervenir directa o indirectamente en actividades que riñan con la ley. No intervenir en actividades o administrar negocios contrarios a los intereses de la sociedad, o que puedan perjudicar la completa dedicación o el cumplimiento de los deberes y responsabilidades. Es un comportamiento inaceptable el omitir el adulterar o falsear los documentos de cualquier naturaleza utilizados para el registro de operaciones. Es un comportamiento inaceptable revelar información de carácter reservado, respecto de las actividades profesionales, comerciales, administrativas, contractuales y judiciales, cuya divulgación pueda ocasionar perjuicio a la organización, los accionistas, directivos, colaboradores, clientes, usuarios, proveedores o comunidad en general.
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
1. RELACIONES CON LOS CLIENTES El compromiso con la satisfacción de los clientes se deberá reflejar en el respeto de sus derechos y en la búsqueda de soluciones que atiendan a sus intereses. Los funcionarios expresarán con claridad las condiciones de las operaciones, de tal forma que sea posible que los clientes conozcan en su integridad los productos y servicios, así como las obligaciones recíprocas que se generan en toda actividad comercial. Cualquier divulgación de información de un cliente debe estar de acuerdo con los mejores intereses del cliente y de la organización. La conversación o información sobre negocios debe ser expresada en términos claros y específicos que reduzcan al mínimo la posibilidad de malos entendidos. Los asuntos de la organización y sus clientes nunca deben conversarse en público.
7
Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos deberán ser atendidos de manera oportuna y precisa, conforme a la ley y a los contratos respectivos. 2. RELACIONES CON EL ESTADO Las relaciones de la organización con el gobierno y con las entidades gubernamentales y demás autoridades públicas se manejarán siempre dentro del marco de la ley y bajo estrictas normas de ética. Para tal propósito se respetarán y apoyaran a las instituciones y autoridades legítimamente constituidas. Se colaborará con las autoridades en la recta aplicación de normas. Se pagarán los impuestos y demás gravámenes económicos establecidos por ley. Adicionalmente se promoverá la concertación como mecanismo idóneo para la adopción de medidas y políticas que interesan al bien común. ICONO URBANO se abstendrá de realizar actos comerciales con personas que se encuentren al margen de la ley.
8
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
3. RELACIONES EN EL TRABAJO Las relaciones en el ambiente de trabajo se deberán enmarcar por la cortesía y el respeto. Los funcionarios respetarán la dignidad de la persona humana y los derechos que le son inherentes. Buscarán que predomine el espíritu de colaboración, el trabajo en equipo, la lealtad, así como cada uno de los valores empresariales, dando estricto cumplimiento a las normas señaladas por el Reglamento Interno de Trabajo. Igualmente se obligan a respetar a sus compañeros de trabajo así como a sus familias y a no promover grupos religiosos o de participación política dentro de la organización. La organización está comprometida con el desarrollo de sus colaboradores, el equilibrio y la calidad de vida y con propender un ambiente saludable, seguro y con bienestar. Para ello, hará que el ambiente de trabajo: • Sea limpio, seguro y saludable. • Esté libre de discriminación o acoso, por causa de la edad, raza, sexo, estado civil, condición física, orientación sexual, religión, nacionalidad, lengua, filiación política o cualquier otra condición. • La organización respeta la libertad de pensamiento en el ámbito laboral. 4. RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES La elección y contratación de proveedores siempre deberá estar fundamentada en criterios técnicos, profesionales, éticos y teniendo en cuenta las necesidades de la organización. Se buscará establecer con los proveedores, relaciones de beneficio mutuo basadas en la calidad, la eficiencia, el respeto, la búsqueda constante del bien común y las mejores condiciones para las dos partes.
La sociedad dispone de procedimientos para la selección, adjudicación y contratación. Los proveedores y subcontratistas son considerados aliados estratégicos de la cadena de valor de ICONO URBANO. 5. RELACIÓN CON LOS ACCIONISTAS Nuestra responsabilidad es proporcionar una rentabilidad atractiva a los accionistas por encima del costo de capital, con el fin de que la organización se fortalezca, crezca y perdure. La organización suministrará a los accionistas información veraz, transparente, oportuna y completa sobre sus resultados financieros. FRENTE A LA TRANSPARENCIA La empresa contribuirá a la consolidación de entornos de negocios basados en la integridad, la transparencia y la rendición de cuentas. Así mismo rechazará y prohibirá el soborno en cualquiera de sus formas, ya sea directo o indirecto.
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
9
NUESTRAS POLÍTICAS INTERNAS Para lograr el desarrollo eficaz y armonioso de la organización y sus colaboradores se han establecido varias políticas
10
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
POLÍTICA DE SELECCIÓN DE PERSONAL
La selección busca la elección de personas adecuadas para desempeñar el cargo que contribuya al desarrollo de sus habilidades y potencial, con el fin de que aporten de manera exitosa a los propósitos, estrategias y resultados de la organización. Todo proceso de selección requiere una definición previa del perfil del cargo que permita la comparación con las características del candidato que va a cubrir la vacante. Los criterios de selección de recursos humanos y estándares de calidad (perfil), serán suministrados por el área que necesita cubrir la posición al área de Talento Humano. Toda nueva posición en ICONO URBANO tendrá como prioridad ser atendida con los colaboradores que puedan aplicar a dicha posición con su perfil. En caso de no encontrarse disponible ese talento en la organización, su búsqueda será de forma externa a ella. Para su ingreso a la organización, el talento humano de ICONO URBANO, tendrá que superar las etapas de evaluaciones psicológicas, técnicas, físicas y polígrafo, según apliquen según la posición para la cual se está seleccionando. En caso de que los resultados de alguna de las pruebas sean desfavorables, el candidato no continuará en el proceso de selección. Si los resultados de las pruebas no coinciden con los valores y principios éticos de la organización, se considera que es un candidato no apto para continuar en éste proceso.
Las entrevistas y pruebas serán coordinadas por las personas de Talento Humano. Todo proceso de selección tendrá como candidatos finalistas a 3 personas las cuales estarán en igual de condiciones a ser presentadas. La selección del candidato idóneo estará a cargo del jefe inmediato. La información que se encuentra revelada en la hoja de vida del candidato será validada por el área de Talento Humano.
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
11
POLÍTICA DE CONTRATACIÓN E INGRESO
El ingreso de todo colaborador a ICONO URBANO, estará reglamentado por la legislación y normatividad laboral vigente. Todo candidato para ser contratado debe cumplir y aprobar los pasos establecidos dentro del proceso de selección. El representante legal es la única persona autorizada para realizar contratos de trabajo y las cláusulas correspondientes. Se reconocerá como funcionario de la organización a la persona que haya celebrado contrato de trabajo escrito. Todo funcionario iniciará labores solamente después de haber suscrito contrato de trabajo. Los documentos de ingreso deberán ser presentados un día antes del mismo al área de Talento Humano, con el fin de poder hacer los trámites respectivos de afiliación y contratación. El jefe inmediato entregará la dotación requerida para desempeñar el cargo. El colaborador firmará acta de recibido. Con el proceso de inducción se busca generar en los nuevos funcionarios un sentido de pertenencia y compromiso hacia la organización, así como también el de ofrecerle seguridad en el desarrollo de las labores encomendadas, por eso la inducción deberá ser enfocada en dos categorías:
• Interés General: Comprende información global de la organización la cual es responsabilidad del área del Talento Humano. • Interés Específico: Comprende información detallada del cargo a desempeñar. El jefe inmediato es el responsable de establecer y coordinar la inducción requerida por el colaborador en ICONO URBANO, con el fin de lograr la adaptación e integración del personal que ingresa o asume una nueva posición en la organización.
12
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
POLÍTICA SALARIAL
Busca retribuir integralmente al colaborador a partir de alinear los resultados de la organización con sus responsabilidades y desempeño. De este modo se podrá atraer y retener a los colaboradores y reconocer los desempeños sobresalientes. Todo colaborador recibirá un aumento salarial anualmente, de acuerdo con el incremento fijado por los directivos de la organización. Los aumentos salariales se realizan anualmente en las siguientes fechas: 1 de Febrero : Personal cuyo salario sea superior al salario mínimo legal vigente 1 de Enero: Personal cuyo salario sea el salario mínimo legal vigente. La compañía en reconocimiento a este grupo de personas incrementará $50.000 adicionales A los colaboradores que devenguen un salario ordinario mayor o igual a 10 S.M.L.V., se les pasará a salario integral. Remuneración Los sueldos se pagarán quincenalmente, los días 15 y 30 de cada mes, liquidando la quincena vencida. El pago de nómina se realizará a través de una cuenta de ahorros individual en la entidad bancaria asignada.
Nómina El manejo de la nómina es de carácter confidencial y su divulgación o comunicación por parte del trabajador responsable o cualquier otro funcionario, será considerada violación grave de sus obligaciones y prohibiciones. La organización otorgará como beneficio a sus colaboradores el facilitar préstamos de acuerdo a su capacidad de pago a una tasa del 0% de interés. El valor consignado en cuenta del trabajador corresponde a la suma de todos los ingresos que percibe el trabajador menos las deducciones legales a las que esté obligado por ley, así como también los descuentos previamente autorizados por el empleado y aprobados por la organización. Reemplazos Pago Diferencia en Valor Cuando un colaborador efectúe un reemplazo de otra labor o gestión a la normal de su cargo por un periodo superior a 5 días calendario, se pagará el 50% de la diferencia salarial entre su cargo actual y el cargo que está reemplazando, teniendo como base los días totales de la función que por encargo realizó. Este pago será una bonificación no constitutiva de salario.
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
13
POLÍTICA DE MANEJO DISCIPLINARIO
Es deber de todo el personal de la institución cumplir con sus obligaciones laborales, y como consecuencia cualquier violación a tales obligaciones, será sancionada conforme a lo previsto en la ley y en el Reglamento Interno de Trabajo. Es responsabilidad de los jefes inmediatos, de cada una de las dependencias, velar por el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos establecidos en la organización. A todo funcionario que se vincule en la organización, se le deberá indicar el lugar donde consultar el Reglamento Interno de Trabajo. Cuando un funcionario cometa una falta, la cual exige una sanción disciplinaria, debe ser escuchado en descargos por el jefe inmediato o área Talento Humano o Director de Proyectos y Finanzas antes de ser sancionado. El jefe inmediato deberá consultar con Dirección área de Talento Humano la sanción que se le aplicará al funcionario, apoyados en el Reglamento Interno de Trabajo. El jefe inmediato deberá comunicarle al funcionario amonestado en forma escrita la sanción que deberá cumplir. El funcionario deberá firmar la copia de la comunicación y archivársele en su hoja de vida.
14
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
POLÍTICA DE CONTROL DE ASISTENCIA, PERMISOS Y LICENCIAS
A cada jefe le corresponde controlar que sus colaboradores asistan puntualmente a sus labores diarias, al igual que él, dar ejemplo. En caso de una ausencia sin información, el jefe inmediato, deberá informar vía comunicación electrónica la novedad respectiva al área de Talento Humano. Cualquier incumplimiento del horario de trabajo ya sea una llegada por fuera de la hora acordada o abandono del puesto antes de la hora indicada como finalización de la jornada de trabajo, debe ser sancionada siguiendo el capítulo de Escala de Faltas y Sanciones Disciplinarias del Reglamento Interno de Trabajo. Permisos por calamidad doméstica y/o duelo, serán aplicados según la normatividad laboral vigente. Se otorgaran permisos remunerados a consideración del jefe inmediato, cuando el tiempo requerido no supera las 8 horas laborables. En caso de que el colaborador requiera mayor tiempo, este deberá ser acordado y tramitado como parte del tiempo disponible de las vacaciones. La compañía otorgara la facilidad del trámite de una licencia no remunerada, cuando el fin de la misma sea para el desarrollo del colaborador (capacitación relacionada con su rol en la organización). Se requiere previo acuerdo y aprobación con el jefe inmediato. Este trámite debe realizarse con 6 meses de antelación al evento, presentando al área de Talento Humano carta con visto bueno.
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
15
POLÍTICA DE GESTIÓN DEL DESEMPEÑO
Establece una conexión entre la estrategia y la cultura de la Organización para gestionar el desempeño de los colaboradores y garantizar el logro de los resultados de la empresa. El modelo de gestión del desempeño debe garantizar que todos los colaboradores impacten en el resultado de la organización, a partir de su marco estratégico y cultural, en función de los resultados que aportan. Los líderes deben ayudar a sus colaboradores a superar las dificultades que puedan tener en su desempeño, a través del seguimiento periódico de los indicadores establecidos y de la elaboración de planes de mejoramiento para cumplir los objetivos definidos.
16
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
POLÍTICA DE DESARROLLO DE PERSONAL Y CAPACITACIÓN
La organización otorgará, como permiso remunerado, máximo 8 horas al mes, para aquellos colaboradores que deseen realizar estudios de pregrado o postgrado. El uso de este tiempo será acordado entre el colaborador y su jefe Inmediato y no interferirá con el desempeño esperado. El colaborador comunicará al área de Talento Humano el acuerdo del uso del tiempo realizado, mediante carta informativa con firma de aprobación por parte del jefe inmediato. El jefe inmediato podrá autorizar informando al área de Talento Humano permisos de asistencia a seminarios, congresos, diplomados, que impliquen ausentismo del horario laboral establecido.
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
17
POLÍTICA DE USO DE ACTIVOS
Todos los activos (computadores, impresoras, teléfonos celulares, mobiliario de oficina, etc.) que la organización entrega a un colaborador para el correcto desempeño de su función, será suministrados a través de un acta de entrega, donde se relacione su estado y exista el compromiso de cuidado y correcto uso en la organización. El uso de activos (computadores, impresoras, teléfonos celulares, mobiliario de oficina, etc.) es exclusivo para ICONO URBANO. No se acepta el uso de estos elementos para fines personales. La compañía provee el software legal requerido para el desempeño de sus funciones, por lo cual el colaborador no podrá instalar programas que no estén debidamente autorizados por el área de gestión humana. En caso de encontrarse software no autorizado, se considerará una falta grave y será objeta a las medidas disciplinarias correspondientes.
18
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
POLÍTICA DE CONFLICTO DE INTERESES
Los empleados no deben entrar en situaciones donde su interés personal pueda entrar en conflicto o parezca entrar en conflicto con los intereses de la organización. Por lo cual todas las veces que un colaborador identifique un interés directo o indirecto, o sus familiares, o amigos cercanos y socios, sobre cualquier contrato, transacción, discusiones o trámites de negocios, relaciones o procesos, deberá ser informado al jefe inmediato para acordar el protocolo de manejo de ésta situación. La política tiene como propósito tratar la transparencia organizacional y asegurar que los empleados y los representantes de la organización actúen en pro de los intereses de ésta en todo momento; hacerlo con honestidad, equidad, transparencia e integridad. El deber requiere que los empleados declaren o eviten participar en las actividades o toma de decisiones que en realidad entran en conflicto, potencialmente puedan entrar en conflicto, o dar la impresión de entrar en conflicto, con su responsabilidad de actuar en pro de los intereses de la organización.
PRINCIPIOS Y POLÍTICAS
19
POLÍTICA DE MANEJO DE INFORMACIÓN REPORTADA Y RESERVADA
La información que administra la organización es de carácter absolutamente reservado. Por consiguiente, los colaboradores deberán manejarla en forma confidencial, con honestidad e integridad. En consecuencia, no podrá utilizarse esa información en beneficio propio o de terceros, dentro o fuera de la organización. Los colaboradores de la organizacivón conducirán los negocios que constituyen su objeto social con lealtad, claridad, precisión, integridad comercial, seriedad y cumplimiento, en el mejor interés de sus clientes. En consecuencia, todas las operaciones se realizarán a través de los sistemas de información de que dispone la organización, de modo que queden debidamente registradas y puedan consultarse.