control ADMINISTRATIVO
CONAGUA Comisi贸n Nacional del Agua
control ADMINISTRATIVO
´ PRESENTACION
La administración es una de las actividades importantes de la UDESA. Este documento es solo un manual que sirve para administrar los recursos que se obtienen por el cobro de los servicios de agua potable, alcantarillado y saneamiento, es decir tiene que ver con el manejo eficiente del personal y el dinero que se utilizará para la operación y sustentabilidad de los sistemas en las comunidades rurales de Tabasco. Administración es la acción de dirigir y encauzar todos los esfuerzos de los habitantes
de una comunidad para mantener y en su caso mejorar la calidad del servicio. La clave es la organización. Es importante que cada miembro de la UDESA, tenga bien claro cuál es su función dentro del mismo. Además, es fundamental que toda la comunidad este enterada de las actividades que ésta realice y que sus habitantes participen en la toma de decisiones.
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OBJETIVO
PARTICULAR Proporcionar el control administrativo de la UDESA, a través de las metodologías, procedimientos y formatos.
ESTRUCTURA DE LA UDESA La UDESA tiene, como función principal, administrar, operar y conservar el sistema de agua potable y alcantarillado de la comunidad. Está compuesta por 6 integrantes de la comunidad, elegidos en Asamblea Comunitaria Ordinaria, con una duración de 2 años en sus funciones.
Presidente Secretario Tesorero Vocal de Cultura del Agua Operador de Sistema Vocal del Medio Ambiente
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De las funciones más relevantes de la UDESA que marca en su Reglamento Interno se encuentran: Informar mensualmente en asamblea comunitaria ordinaria de las actividades realizadas. Autorizar conjuntamente con el Tesorero, las erogaciones necesarias para el buen funcionamiento del sistema. (mantenimiento y operativo) Revisar que el operador del sistema lleve actua- lizada la Bitácora.
La UDESA en coordinación con la comunidad, se encargará de: Dar mantenimiento y lavar periódicamente el tanque. Mantener limpio el terreno del tanque, de la caseta y el pozo. Cercar el área del sistema de agua potable. Colocar empaque grafitado al equipo de bombeo. Reparación de fugas menores en la red. Realizar excavaciones para pequeñas ampliaciones. Pintar el equipo de bombeo y tanque.
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Es importante promover el trabajo en equipo ya que implica desarrollar estrategias de motivaci贸n que involucren la participaci贸n de todos los integrantes, que cada integrante perciba
que su contribuci贸n es necesaria y requerida para el logro de los objetivos. Explicaremos algunas de las funciones de cada uno de los integrantes de la UDESA.
Presidente: Representar legalmente a la UDESA. Cumplir y hacer cumplir el reglamento, los acuerdos de la asamblea general y los propios. Informar mensualmente en asamblea comunitaria de las actividades realizadas y distribuir tareas de acuerdo al cargo que ostenta cada uno de los integrantes de la UDESA. Ejecutar y verificar que se realicen los acuerdos emanados de la asamblea comunitaria.
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Secretario: Formular las convocatorias y la orden del día, para la realización de asambleas. Verificar la asistencia de los integrantes del padrón de usuario. Levantar actas de asamblea, así como de las reuniones internas que celebrara UDESA.
Tesorero: Recaudar, registrar y administrar adecuadamente, los fondos que ingresen al sistema de agua potable y alcantarillado por concepto de contratación del servicio, cuota mensual, sanciones y en su caso aportaciones de la comunidad. Extendiendo el recibo correspondiente con número de folio consecutivo. Llevar la contabilidad del sistema de agua potable. Realizar los pagos que correspondan para la sustentabilidad del sistema, fijados en asambleas comunitarias.
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Vocal del Medio Ambiente: Proporcionar información sobre efectos adversos de la contaminación, así como la necesidad y ventajas de tratar y rehusar las aguas residuales fomentar el uso racional y conservación del agua como tema de seguridad nacional, y alentar el empleo de procedimientos y tecnologías orientadas al uso eficiente y conservación del agua.
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Operador del sistema: (Bombero) Operará el sistema de acuerdo al manual de operación del mismo. Reportar a la UDESA, las fallas que no pueda reparar directamente. Llevar la bitácora de control diario de la operación del sistema y sus funciones para posteriormente presentarla al presidente de la UDESA. Permanecer en el sistema durante el horario de bombeo determinado, por la comunidad.
Vocal de Cultura del Agua: Instrumentar campañas permanentes de difusión sobre la cultura del agua. Concientizar a la población sobre la escasez del agua, los costos de proveerla y su valor económico, social y ambiental; y fortalecer la cultura del pago por el servicio de agua, alcantarillado y saneamiento.
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CONTROLES ADMINISTRATIVOS ´ DE USUARIOS EL PADRON Los recursos económicos que se necesitan para que opere el sistema de agua potable, alcantarillado y saneamiento, se generan gracias a las tarifas que pagan los usuarios. Para recaudar las cuotas y llevar un buen control de ingresos, se necesita conocer a los usuarios del sistema. Para ello se debe elaborar un padrón en el cual se identifiquen las viviendas que utilizan el servicio. El padrón de usuario es el registro de todos y cada uno de los pobladores que tiene en su vivienda una toma de agua potable y descarga de alcantarillado (en el caso que haya drenaje) en la viviendas de la comunidad. En la elaboración del padrón de usuario se debe contemplar: Nombre del propietario del terreno Domicilio Tarifa
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A continuación se presenta el formato que debe utilizarse como registro del padrón de usuarios.
COMISIÓN ESTATA
L DE AGUA Y SANE
DIRECCIÓN DE OP
AMIENTO DE TABA
ERACIÓN, MANTE
SUBDIRECCIÓN DE
COMUNIDAD:____
SCO
NIMIENTO Y CONT
ROL DE CALIDAD
SISTEMAS MUNIC
IPALES
DEL AGUA
__________________
___________ MUNICIPIO:______ ____
DATOS DE LA UDES A: PRESIDENTE DE LA UDESA:______ __________________ __________________ SECRETARIO DE LA ____ UDESA: __________ __ __ __ __ __________________ TESORERO DE LA __________ UDESA: __________ __________________ __________________ __
SI ES SUBUDESA N°
N° Cont
INDIQUE DE QUE Nombre del Usuario
VOCAL 1: ________ __________________ VOCAL 2: ________ __________________ TOTAL CONTRATA DO: ______________ TOTAL DE CLANDE STINAS: _________ SUMA: _________
SISTEMA SE ABAS
TECE:
Domicilio Calle
N°
Tipo de Servicio Dom
Com
Gan
Tarifa
Observaciones
SUMA Este documento se deberá actualizar pe riódicamente con la momento se tenga el finalidad de que siem registro de cada una pre y en todo de las viviendas que están recibiendo los servicios.
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INFORME ADMINISTRATIVO En el caso de la UDESA se entiende que la aplicación de métodos contables permitirá controlar las entradas y salidas del dinero.
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¿Para qué sirve un informe administrativo? 1
Para establecer control sobre cada uno de los recursos y obligaciones de la UDESA.
2
Para registrar, en forma clara y precisa, las operaciones efectuadas por los integrantes de la UDESA durante el ejercicio de sus funciones.
3
Nos ayuda a poder proporcionar, en cualquier momento, un reporte claro y verídico de la situación financiera que guarda la UDESA.
4
Podremos prever el futuro monetario de la UDESA, es decir si podrá o no cumplir con todos los gastos que se generen por la prestación del servicio
5
Nos sirve como comprobante y fuente de información ante el público en general sobre operaciones realizadas por la UDESA.
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ACTIVIDADES PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO Control del Padr贸n de Usuarios y meses de adeudo Padr贸n de Deudores
Pago Se extiende el comprobante de pago: RECIBO
Se registra en el formato de Cobranza Registro
Informe de Ingreso y Egreso Informe Administrativo
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´ DE DEUDORES PADRON
UDESA
COMISIÓN DE AGUA Y SANEAMIENTO DIRECCIÓN DE OPERACIÓN, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD DEL AGUA
PADRON DE DEUDORES
COMUNIDAD:_________________________________
MUNICIPIO:__________
DATOS: PRESIDENTE DE LA UDESA:______________________________________________ SECRETARIO DE LA UDESA: ______________________________________________ TESORERO DE LA UDESA: ________________________________________________ NE SI ES
VOCAL 1: __________________________ VOCAL 2: __________________________ TOTAL CONTRATADO: ______________ TOTAL DE CLANDESTINAS: _________ SUMA: _________
____________________________________________________________
N°
N° Cont
Nombre del Usuario
Tarifa
Domicilio Calle
N°
Tipo de Servicio Dom
Com
Período de Adeudo
IMPORTE
Gan
Deberá el Tesorero de la UDESA llevar el control de cada uno de los adeudos que tenga un usuario contratado, para saber la deuda (Rezago) por concepto de los servicios de agua, alcantarillado y saneamiento que tenga toda la comunidad y planear estrategias de corte de tomas o planes para la recuperación de la cuota.
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Es importante que se extienda el recibo para sustentar el pago por los servicios.
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Se deberá de rellenar de la siguiente manera: Con letra legible y con lapicero. La fecha de emisión, se refiere a el día en que realiza el pago el usuario. El período pagado, son los meses que en ese momento está pagando CONTRATO, es el numero que se le asignó en el formato de CONTRATO realizado con CEAS antes (SAPAET). La cuota mensual de agua, es la tarifa que tiene por los servicios de agua y alcantarillado. El nombre que deberá registrarse el mismo a quien se le realizó el contrato. Otros: Se refiere a cualquier otra aportación o cooperación monetaria, extraordinaria, que el usuario haya realizado, por ejemplo cuando realizan cooperaciones para un pago especial de CFE, para la compra de equipos especiales, etc.
UDESA COMUNIDAD:______________________________________________
FOLIO:__________________ PERÍODO PAGADO:__________
FECHA EMISIÓN: __________________________________________ No. CONTRATO: ____________________________________________ CUOTA MENSUAL DE AGUA POTABLE:_______________________ ___________________________________________________________ OTROS: ______________________________ TOTAL: $ _________ PAGUE ANTES DEL ÚLTIMO DÍA DEL MES RECUERDE QUE UN PAGO A TIEMPO MEJORA EL SERVICIO USUARIO:___________________________________________________________________________________________ El nombre que está en el contrato de Agua
TESORERO
SELLO DE COMUNIDAD
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REGISTRO DE PAGO
Al finalizar el día de la cobranza, deberá realizar el registro de todos los recibos utilizados en el cobro de los servicios de agua potable, alcantarillado y saneamiento, así también como de los cobros extraordinarios que se realizaran. Ésto, con el fin de tener un control de la recaudación y saber el total de recibos utilizados, para después realizar el informe mensual de Ingresos y Egresos.
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A continuación se muestra el formato de cobranza:
COMISIÓN DE AGUA Y SANEAMIENTO DIRECCIÓN DE OPERACIÓN, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD DEL AGUA
CONTROL DE COBRANZA COMUNIDAD:_________________________________
MUNICIPIO:__________
TARIFA MENSUAL:____________________________
FECHA:______________
N°
NÚM DE RECIBO
CONTRATO
MES O MESES A PAGAR
CANTIDAD COBRADA O ABONO
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EGRESOS
Los conceptos autorizados son:
Egreso es el gasto o salida del dinero, motivada por el compromiso de liquidaci贸n por alg煤n concepto derivado del sistema de agua, alcantarillado o saneamiento. Estos conceptos de egresos deber谩n ser con la finalidad de dar sustentabilidad del sistema de bombeo.
Material para bacheo del Sistema Pintura del Sistema Compra de Bombas Compra de material para la reparaci贸n de fugas y corte de tomas clandestinas Pago del Operador del Sistema Pago de CFE Pago de Mantenimiento Especial del Equipo (CEAS)
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INFORME ADMINISTRATIVO
Este formato se realiza con el objeto de analizar los ingresos y los egresos, en un período especifico. El informe debe estar sustentado en cuentas claras y documentación específica para que la población conozca las actividades de la UDESA. Esta práctica contribuye con el fortale- cimiento del vínculo de representación que se genera en toda elección democrática y permite que la localidad ejerza su derecho a participar en la sustentabilidad del sistema y aportar para su mejoramiento. La finalidad de una rendición de cuentas a través del informe administrativo es incrementar la res- ponsabilidad y transparencia con que autoridades, funcionarios y funcionarias ejercen sus atribuciones y tareas, así como también ayuda prevenir actos u omisiones irregulares, arbitrarios o ilícitos.
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Se deberá abrir una cuenta mancomunada para el control de los ingresos por los servicios, en el banco más cercano.
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Los conceptos de egresos serán, para el mantenimiento y operatividad del sistema de agua, alcantarillado y saneamiento, estos son los autorizados:
1
Pago de CFE
2
Pago de Bombero
3
Compra de Equipos de Bombeos
4
Compra de material para reparación de fugas o corte de tomas.
5
Aportación para los trabajos especiales que la CEAS realice al sistema.
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El pago de teléfono será restringido ya que existe el 01 800 832 9473 de la CEAS, el cual se puede tener acceso desde cualquier teléfono publico o de casa sin ningún costo.
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El costo de traslado a la administración municipal de su localidad debe ser mínimo.
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Como medida de austeridad, se regulará el servicio de agua potable a tandeo, a manera de reducir el costo de energía eléctrica y se establecerá un horario de común acuerdo con la comunidad; siendo que algunas veces este rubro lo paga la CEAS o lo paga la misma Comunidad, pero para ambas partes resulta oneroso el pago de energía eléctrica cuando el servicio de bombeo es de 24 horas diarias. Así mismo se le indica que cada compra deberá estar comprobada.
COMISIÓN DE AGUA Y SANEAMIENTO DIRECCIÓN DE OPERACIÓN, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD DEL AGUA
INFORME ADMINISTRATIVO DE LA Unidad del Desarrollo Sustentable del Agua COMUNIDAD:
_____________________________
FECHA DE REALIZACIÓN:
MUNICIPIO:
_____________________________
PERÍODO:
No. DE TOMAS:
__________
CUOTA: DOM: $ COM: $ GAN: $
No. DE USUARIOS MOROSOS: _______________ MONTO DE MOROSIDAD: $_________(IMPORTE) No. DE FOLIOS UTILIZADOS EN EL COBRO: _______________________ EN PERÍODO EVALUADO
IMPORTE POR DERECHO DE TOMAS PAGADO A CEAS (Contratos) : $ ________________________ SALDO EN CAJA SEGÚN INFORME ANTERIOR: $ ________________________ INGRESO:
$ _________________
POR CUOTA MENSUALES:
$ _________________
POR APORTACIONES:
$ _________________
OTROS (ESPECIFICAR):
$ _________________
Informe Administrativo
TOTAL DE INGRESOS: $ _________________ SUMA DEL SALDO EN CAJA + INGRESO (1): $ _________________ EGRESO:
$ _________________
COMPENSACIONAL BOMBERO
$ _________________
REFACCIONES Y MATERIALES
$ _________________
MANO DE OBRA
$ _________________
ENERGÍA ELÉCTRICA
$ _________________
PASAJES Y VIATICOS
$ _________________
PAPELERIA
$ _________________
TELÉFONO
$ _________________
COMPRA DE EQUIPO
$ _________________
OTROS (ESPECIFICAR)
$ _________________
SELLO
TOTAL DE EGRESOS (2): $ _________________ SALDO EN CAJA (1 - 2) : $ _________________
_____________________________ (Nombre y Firma) Presidente UDESA
_____________________________ (Nombre y Firma) Tesorero de UDESA
_____________________________ (Nombre y Firma) Realiza: Promotor Social OBSERVACIONES: _________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________
_____________________________ (Nombre y Firma) Secretario de la UDESA
_____________________________ (Nombre y Firma) Vo. Bo. Admor Mpal.
C.c.p. PRESIDENTE DE LA UDESA C.c.p. DOMOCA
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DIRECTORIO DIRECTORA GENERAL DE LA COMISIÓN ESTATAL DE AGUA Y SANEAMIENTO DE TABASCO Ing. Clisceria Rodríguez Alvarado DIRECTOR ADMINISTRATIVO CP. Abenamar Pérez Cupil DIRECTOR DE ASUNTOS JURÍDICOS Lic. Rafael Domínguez Ávalos DIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN Lic. Jorge Alberto Calzada Melo DIRECTOR DE CONSTRUCCIÓN Ing. Sergio Alberto Pérez Hernández DIRECTOR DE DESARROLLO SOCIAL Sr. Marco Antonio Castillo Castillo DIRECTOR DE OPERACIÓN, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD DEL AGUA Ing. Heberto Jiménez Arias DIRECTOR DE PLANEACIÓN Ing. Julio César Hidalgo Aguilar DIRECTORA TÉCNICA Ing. Santa de la O Ledesma SECRETARIO PARTICULAR Lic. Absalón Carrera Sánchez SECRETARIO TÉCNICO Lic. Erik García Madrazo TITULAR DE UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Lic. Leonor Cruz Aguilar JEFE DEL ÁREA DE RELACIONES PÚBLICAS Sra. Andrea Córdoba Delfín OFICIALÍA DE PARTES Sra. Aracely Cajiga Romero
Teléfono sin costo 01 800 832 9473
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Adaptación de texto, arte y diseño: Grupo EsComic!