Manual del EP Manager 2016 by AIESEC en Mérida

Manual de

TMP

oGC

Bienvenido Este manual contiene toda la información necesaria sobre el área de intercambios sociales salientes. Tomate el tiempo de revisarlo y usarlo, este manual será tu herramienta para desempeñar tu rol en el área; cualquier duda que tengas puedes acudir a tu VP. Dentro encontrarás lo siguiente: 1. ¿Qué es AIESEC? Acerca de AIESEC 2020 The AIESEC Way LDM Team Minimums 2. ¿Qué es oGC? Descripción oGC Growth Model Perﬁl del Voluntario XPP Standarts & Satisfaction Customer Flow IXP ECB Preguntas Frecuentes Cosas que pueden pasar. 3.Cooperaciones Nacional Local 4. Mis Metas Intercambios. Metas Semanales de área. 5. Herramientas EP Manager Guión de llamada Guía de entrevista Herramientas tecnológicas Páginas Web Opportunity Portal EXPA Podio Google Drive Checklist EP Manager Antes, Durante y Después Auditoría Match y Realized

1. ¿Qué es AIESEC? Acerca de: AIESEC es una plataforma global para que los jóvenes exploren y desarrollen su potencial de liderazgo. Somos una organización no política, independiente, sin ﬁnes de lucro dirigida por estudiantes y recién graduados de instituciones de educación superior. Sus miembros están interesados en los problemas del mundo, el liderazgo y la gestión. AIESEC no discrimina por motivos de etnia, género, orientación sexual, religión u origen nacional/social.

AIESEC 2020 Una ambición de los próximos 5 años, es un hito hacia el logro de la misión de AIESEC “Lograr la Paz y el pleno desarrollo del potencial humano. Los motivos para iniciar 2020 AIESEC son bastante simples. La clave al alcanzar objetivos a largo plazo es teniendo una dirección clara y estratégica. El nuevo plan puede ser visto como una renovación de AIESEC: Desarrollar el liderazgo de los jóvenes, con un plan preciso.

The AIESEC Way

Team Minimums Son los estรกndares de calidad que debemos tener en cualquier equipo en el que trabajemos dentro de la red de AIESEC para su correcto funcionamiento y pleno desarrollo. Hay 6 estรกndares que debemos seguir y son los siguientes:

2. ¿Qué es oGC? Acerca de: Outgoing Global Citizen (oGC) es el programa de AIESEC que permite a jóvenes de 18 a 29 años tener una experiencia como voluntario internacional para apoyar comunidades, conocer el mundo e impactar de forma social.

oGC Growth Model El propósito de un modelo de crecimiento es proveer a los comités locales como deben crecer en cada programa. Dependiendo del Tier en el que te encuentres, comité nacional provee recomendaciones sobre estructuras, actividades a realizar, proyectos y estrategias de ventas asi como todo tipo de soporte de Marketing, TXP y Finanzas. Los Tiers serán evaluados cada 6 meses basados en el número de realizaciones que tu comité local hizo en los pasados 12 meses. Ahora sabes cuantos intercambios tu LC necesita hacer para que pueda crecer de Tier. Recuerda que esta es una guía y podrás adaptarla para que haga sentido con la planeación de intercambios de tu LC. Si tienes alguna duda, favor de contactar al MCVP para cualquier aclaración.

Standarts and satisfaction Para asegurar que las experiencias que brindamos sean las correctas, existen 16 estándares que hay que cumplir. Cada uno tiene que darse en diferentes acciones y momentos. Todos son importantes y gracias a ellos podemos estar tranquilos que estamos creando el espacio de liderazgo que buscamos. Logística 1) Visa and Work Permit: En la descripción del proyecto, tiene que estar explicado si se necesita visa. 2) Arrival Pick Up: Tiene que estar explícito como sera el proceso de recepción y llegada, y si se tendrá que hacer una preparación de intercambio entrante, ya sea virtual o personal cuando se llegue al pais de destino. 3) Departure Information: La información para volver a sus paises. Trabajo 4) Job Description: Es el listado de trabajos que hará el participante, dónde, qué horarios, en qué lugar fisico, etc. 5) Duration: 6 semanas 6) Working Hours: Tiene que estar explícito ( Mínimo 25 Horas por semana). 7) 1st Day of Work: El intercambista tiene que ir acompañado en su primer día a la ONG. Puede ser por un miembro u otro participante. 8) Individual Goals and Responsibilities: El Participante tiene que tener un trabajo con objetivos reales. Hay que hacer que se cumplan la vez. Se hace un track semanal del trabajo que se esté realizando. Vivienda 9) Insurance: Es condición que los Participantes lleven seguro médico internacional. 10) Accommodation: Se tiene que especificar en la oportunidad a la que el participante aplica. A su vez tiene que detallar si sera en un hostal o con una familia. 11) Basic Living Cost: La ONG se tiene que hacer cargo de la comida en horas laborales y el costo de transporte en caso de ser necesario. Experiencia y Aprendizaje 12) AIESEC Purpose: El intercambista tiene que saber e internalizar el fin y propósito de AIESEC para comprenderlo mejor. El comité local en Mérida tiene que explicarlo, pero tambien el comité en el pais de destino lo tiene que reforzar en el seminario de preparación de entrada al pais. 13) Expectation Setting: En la entrevista se le tiene que explicar las cosas claras y realistas al participante, para que vaya preparado para la experiencia que van a vivir. 14) Preparation: El Comité local ayuda siempre a la persona que se va de intercambio, pero tambien colabora AIESEC del pais anfitrión. 15) Host Facilitated Learning: Son los espacios que el Comité local que recibe al participate le da para que aprenda y reflexione. De esta manera nos aseguramos que ustedes reciban y vivan la experiencia correcta. 16) Home Facilitated Learning: Las entidades locales de AIESEC en Mérida proveen a las personas espacios mutuos de aprendizaje y sobre todo soporte para cuando regresen de sus intercambios. Se hace una reintegración.

Perﬁl del Voluntario Contar con al menos 6 semanas para realizar tu voluntariado este 2016 Tener entre 18 y 29 años de edad Hablar y entender inglés básico Ser apasionado y motivado por el desarrollo personal y de la sociedad.

XPP Políticas del Programa de Intercambio (Revisa el documento completo en: http://bit.ly/AIESECXPPs) Índice 1. Deﬁnición del Programa de Intercambio 1.1. El Objetivo del Programa de Intercambio 1.2. Los Principales Entregables del Programa de Intercambio 1.3. Descripciónes del Programa de Intercambio 2. Responsabilidad de los Comités Miembro 3. Criterios del Programa de Intercambio 3.1. Participantes del Intercambio (EP-por sus siglas en inglés) 3.2. Tomador de la Oportunidad (OP-por sus siglas en inglés) 3.3. Criterios del Programa de Prácticas 4. Estándares del Programa de Intercambio 5. Políticas y Procedimientos del Programa de Intercambio 5.1. Políticas y Procedimientos Aplicables en cualquier etapa del Programa de Intercambio 5.2. Políticas y Procedimientos Aplicables desde el “Compromiso” (Engagement) con AIESEC hasta que la(s) forma(s) estén en “Abierto”(Open) en internships.aiesec.org 5.3. Políticas y Procedimientos Aplicables desde que la(s) forma(s) estén en “Abierto” (Open) hasta ser “Emparejado”(Matched) en internships.aiesec.org 5.4. Políticas y Procedimientos Aplicables desde ser “Emparejado” (Matched) en internships.aiesec.org hasta el arribo en la Entidad Huésped (HE -por sus siglas en inglés) 5.5. Políticas y Procedimientos Aplicables desde el arribo en la Entidad Huésped (HE-por sus siglas en inglés) hasta Completar la Práctica 5.6. Políticas y Procedimientos Aplicables al Completar la Práctica 5.7. Políticas y Procedimientos Aplicables en la Etapa de Re-Integración 6. Procedimiento de Queja 6.1. Compensación para los Participantes del Intercambio (EPs -por sus siglas en inglés) 6.2. Compensación para tomadores de TN (TN Takers -por sus uso en inglés) 6.3. Políticas y Procedimientos de Reembolso

Customer Flow

Este status signiﬁca… Un lead acaba de registrarse en Podio o en el Portal de Oportunidades. Como miembro debes… Llamar en menos de 48 horas para agendar una entrevista. Cambiar el status en Podio y EXPA Tu conversión debe ser… 100% -> “Called”

Este status signiﬁca… Este lead ha sido llamado, le has enviado un email y contactado por WhatsApp Como miembro debes… Llamar, enviar email y WhatsApp a este lead para agendar una entrevista. Cambiar status en Podio y EXPA, y escribir todos los detalles en los comentarios. Tu conversión debe ser… 80% -> “Interviewed”

Enviar al Portal de Oportunidades… Decirle a los EPs que empiecen a aplicar en el primer email, llamada, WhatsApp. Incluir las mejores Opps en emails y WhatsApp Ej: (opportunities.aiesec.org/opportunity/689732) Debes retirar al EP del proceso cuando… No contestan nada en 3 días -> Not Qualiﬁed No asisten a la entrevista ->Not Qualiﬁed Se quieren ir después -> Future Customer

Este status significa… Este lead ha sido entrevistado o se han reunido en un coffee chat o ha tenido Skype con un EP Manager. Este lead tiene 100% expectativas claras acerca de nuestro programa y para que proyectos se adaptaria mejor su perfil. Como miembro debes… Decidir aceptar o rechazar al EP Fijar expectativas estrictas con el EP para poder matchearlo ASAP Cambiar el status en Podio y EXPA, y escribir todos los detalles en los comentarios. Tu conversión debe ser… 80% para oGC -> “Qualified Applicant”

Entrar al Portal de Oportunidades para… Crear una cuenta en Opportunity Portal durante la entrevista. Mostrar las mejores oportunidades o con las que tenemos cooperación y enseñarle al EP como aplicar Ej:(opportunities.aiesec.org/opportunity/689732) Debes retirar al EP del proceso cuando… No cumplan con nuestras expectativas (Realizar el pago, matching ASAP, etc.) ->Not Qualiﬁed Se quieran ir después -> Future Customer

Este status signiﬁca… Este lead ha cumplido con nuestras expectativas y esta activamente aplicando a las oportunidades. Como miembro debes… Ser EP Manager para este EP. Enviar una lista con varias oportunidades según el perﬁl, y establecer deadlines estrictos para aplicación y match. Cambiar el estatus en Podio y EXPA, escribir todos los detalles en los comentarios. Tu conversión debe ser… 60% para oGC ->“Approved”

Entrar al Portal de Oportunidades para… Asegurarte que estan aplicando a Opps en el Opportunity Portal. Debes retirar al EP del proceso cuando… Ellos dejen de seguir tus expectativas y deadlines -> Not Qualiﬁed Ya no se quieran ir -> Not Qualiﬁed Se quieren ir después -> Future Customer

Este status significa… El EP ha sido aceptado, ha pagado y firmado su contrato. Luego el EP Manager aprueba el match en EXPA. Como miembro debes… Asegurarte que se realice el pago y se firme el contrato antes de aprobar el match. Administrar la experiencia del EP y asegurar los 16 Estándares de satisfacción. Cambiar el estatus en Podio y EXPA, escribir todos los detalles en los comentarios.

Tu conversión debe ser… 90% -> “Realized”

IXP (Integrated Experiences) AIESEC te abre un mundo de oportunidades y experiencias. A través de los intercambios (GCDP, GIP) y los programas de membresía (TLP y TMP), la organización te da la oportunidad de desarrollarte para ser el líder que el mundo necesita. IXP es un esfuerzo para promover que tú que estás viviendo una de estas experiencia en AIESEC te animes a enriquecer esta aventura, pasando de TMP/TLP a vivir un intercambio y/o viceversa. De este modo, aprovecharás al máximo tu AIESEC XP. IXP es el subproducto por el que un miembro se va de intercambio a vivir la experiencia AIESECa completa. Si todos los miembros se fueran de intercambio AIESEC en Mérida crecería no solo en números sino en la calidad de experiencia de cada miembro al conectarlos con la fuente principal de multiculturalidad que la organización promueve. Miembros que viven un intercambio pueden aportar con otra visión a las operaciones, pueden vender mejor los programas y estar mas conectados con el propósito de la organización.

ECB Entity Control Board (ECB) es un equipo nacional de AIESEC en Mexico, con el propósito de proveer soluciones a casos de calidad en nuestras experiencias de intercambio, experiencias que no están cumpliendo nuestros estándares de satisfacción. ¿Cómo funciona? El ECB analiza la información de los reportes enviados. Determinan cuales fueron los estándares no alcanzados en la experiencia y generan soluciones a los casos, las cuales son compartidas con todas las partes involucradas con el objetivo de que sean implementadas. ¿Porque es importante? El propósito es que se conozcan nuestros estándares, para que podamos entregar nuestra propuesta de valor. Permitiendo a los jóvenes descubrir y desarrollar su potencial de liderazgo para generar un impacto positivo en la sociedad. Portal de ECB: bit.ly/ECBmx Para subir un caso: bit.ly/SubmitECB

Preguntas Frecuentes ¿Qué es exactamente AIESEC? AIESEC es una organización estudiantil sin ánimo de lucro que opera a nivel internacional formada y dirigida exclusivamente por universitarios voluntarios. Estos estudiantes se agrupan en Comités Locales, localizados en cientos de universidades de todo el mundo, y gestionan la actividad de AIESEC en su entorno. Nuestro objetivo es mejorar la sociedad a través de los jóvenes, para lo que les brindamos la posibilidad de realizar prácticas profesionales y voluntariados en el extranjero. Esto les permite desarrollarse enormemente tanto a nivel personal como a nivel profesional, ya que adquieren habilidades muy demandadas en el mundo laboral ¿Qué requisitos debo cumplir para vivir una experiencia de AIESEC? Contar con al menos 6 semanas para realizar tu voluntariado. Tener entre 18 y 29 años de edad Hablar y entender inglés básico Ser apasionado y motivado por el desarrollo personal y de la sociedad. ¿Qué servicios ofrece AIESEC? AIESEC proporciona dos importantes herramientas: Nuestro portal de oportunidades (https://opportunities.aiesec.org), en la que se encuentran todas las prácticas profesionales y voluntariados que ofrecemos y donde puedes explorar libremente todas las ofertas disponibles. El apoyo de nuestros voluntarios. Desde el momento en que alguien se registra en la plataforma se le asigna un asistente (llamado Manager), al que puede acudir en busca de ayuda en cualquier momento y que le ayudará en todas las fases del proceso.

¿Son estos servicios gratuitos? Registrarse en la plataforma y explorar las ofertas es completamente gratuito. Sin embargo, en el momento en que aplica a oportunidades es necesario realizar entrevistas. Una vez que el candidato es aceptado en una oportunidad, ha de firmar un contrato y hacer un pago de $2950 MXN. ¿Por qué tengo que pagar si AIESEC es una organización sin ánimo de lucro? A pesar de que la organización no tiene ánimo de lucro y de que los voluntarios no cobran, el llevar a cabo nuestra actividad supone unos gastos que deben cubrirse para poder mantener nuestra actividad a lo largo del tiempo. Sin cobrar cuotas nos sería imposible realizar nuestra labor. ¿Cubre este precio vuelos, seguros, visados y demás? No. Como se ha dicho anteriormente, el pago realizado a AIESEC se destina a gastos internos. Sin embargo, se proporciona toda la ayuda posible a la hora de llevar a cabo todos esos trámites. El EP debe cubrir sus vuelos, seguro internacional y gastos en el país. ¿Las prácticas son remuneradas? En el caso de los voluntariados, no (exceptuando casos aislados). Sin embargo la mayoría de las prácticas incluyen hospedaje, transporte local y una comida al día. ¿Cuál es el proceso completo a seguir? 1.Registrate en aiesec.org.mx/voluntariado y serás contactado por un miembro de AIESEC para comenzar con tu proceso. 2.Realiza tu proceso de selección Pasar un taller de habilidades y entrevista. 3.Aplica a uno de nuestros proyectos Mira todos nuestros proyectos y selecciona el que este mejor alineado con tus gustos y habilidades. 4.Realiza tu entrevista internacional Después de aplicar, serás contactado y entrevistado para ser aprobado para el proyecto. 5.Aceptación y pago Si eres aceptado, AIESEC te indicará la logística y te preparará para el proyecto, lo único que falta es realizar tu pago para hacerlo oficial y que empieces esta nueva experiencia de tu vida 6.Explora y descubre el mundo como un Voluntario de AIESEC Se parte de los voluntarios que participarán dentro de estos proyectos este año, experimenta una nueva cultura y descubrete a ti mismo en esta experiencia única. ¿Tienen oficinas? Nuestra sede en Mérida es la Universidad Anáhuac Mayab, pero para una mejor comodidad podemos reunirnos en algún café para más información. ¿A que países me puedo ir? Tenemos convenio con los siguientes países: Brasil. Colombia, Argentina, Italia, Marruecos. Perú, Egipto, China, Polonia, Rumania, Nicaragua, Costa Rica. ¿Cuánto dura el proceso? En promedio tarda 15 días, depende mucho que el EP este aplicando a oportunidades, este pendiente de las entrevistas con los países y colabore con el comité local para agilizar el proceso de match.

3. Cooperaciones Nacionales

Locales Las pueden encontrar en este link: bit.ly/LC2LCMerida

4. Mis Metas

Meta Individual

Meta 2016: 40 intercambios Planeado

Realizado Q2

Experiencias

Q2 Q2 Q2 Q3 Q3 Q4 Q4

en Approved (Match)

Metas Semanales de área Para cumplir con tus metas es necesario que tengas muy claro tus objetivos por semana. Como área tus medibles son: 1. Número de Sign-ups en Podio 2. Entrevistas con EPs 3. Personas Aplicando en EXPA 4.Personas en Approved (Match) 5. Personas en Realized. (Haciendo su intercambio) Instrucciones: Pon la fecha de la semana

2 no se pudieron contactar

Se tuvo entrevista con todos

6 ya estan aplicando

2 ya estan en approved, pendiente 1 por pagar

Al inicio de la Al ﬁnal de la semana semana escribe establece tus tus resultados metas para obtenidos cada status

Si tienes algun detalle, escribelo.

5 2

Escribe tu meta de Approved y Realized de la Semana.

Herramientas

EP Manager

Guión de llamada El primer contacto con el EP es muy importante, recuerda que debes hacerlo en menos de 48 horas. La llamada tiene el propósito de hacer el primer contacto y agendar la entrevista. Guión:

AIESEC: Hola Buenos (Días/tardes/noches), hablo de AIESEC en Mérida. Mi nombre es _________________________ encargad@ de intercambios salientes. El motivo de mi llamada es porque te tenemos registrad@ como interesad@ en realizar un voluntariado social en el extranjero, ¿Esto es correcto? Persona: -Si (algún café) AIESEC: Ok, entonces te parece agendar una plática informativa en __________________ (día) para este ___________ a las(hora) ___________.

Persona: -Si (Si no, darle otra opción de día) AIESEC: Perfecto, de todos modos yo te recordare por WhatsApp. Estamos en contacto, nos vemos pronto.

Guia de entrevista 1. Saludo. 2.Explicación breve sobre AIESEC. 3.Explicar los requisitos. 4.Explicar los países con que tenemos colaboración. 5. Explicar los tipos de proyectos que tenemos. 6. Dejar en claro el costo del programa y lo que incluye. 7. Preguntar al EP sobre disponibilidad o cuando desea realizar su intercambio. 8. Preguntarle sobre que tipos de proyecto le interesan. 9. Hacer que se registre en el portal de oportunidades: https://opportunities.aiesec.org 10. Explicarle como aplicar en el portal de oportunidades. 11. Dejarle en claro al EP que es un voluntariado, que es su responsabilidad estar aplicando, estar constantemente checando su email y hacer las entrevistas; AIESEC le dara seguimiento en su proceso. 12. Establecer un canal de comunicación con el EP (WhatsApp, Mail, Teléfono.)

Herramientas Tecnológicas Página Web aiesec.org.mx/voluntariado | En esta página se registran los EPs para iniciar su proceso de intercambio. Opportunity Portal https://opportunities.aiesec.org | En este portal es donde se encuentran las oportunidades de intercambio y donde el EP crea su perﬁl y aplica a oportunidades de voluntariado. EXPA https://experience.aiesec.org | En este portal podrás administrar las aplicaciones de los EPs y darles seguimiento. Podio http://bit.ly/ogcdpsalestracker | Podio es una herramienta donde estan todos los registros de EPs, ahí podrás darle seguimiento a las etapas del proceso de tu EP, asi como obtener sus datos de contacto. http://bit.ly/MatchAudit | Formulario de Podio para auditar documentos de Match http://bit.ly/RealizeAudit | Formulario de Podio para auditar documentos de Realized. Google Drive bit.ly/ogcdpresources | Recursos oGCDP Nacional bit.ly/AuditoriaGuidelines | Guía para auditorias bit.ly/entitypartners | Productos Partners Nacionales http://bit.ly/LC2LCTracker | Tracker de cooperaciones LC2LC http://bit.ly/materialOGC | Material de MKT Nacional para oGCDP http://bit.ly/OGCLocal | Carpeta oGC AIESEC en Mérida

Podio Entra al espacio en Podio: oGC México 2016

Filtra por comité: Mérida

Podio Revisa a los que estĂŠn en No contacted

Entra para ver sus datos. Haz la llamada para agendar la platica informativa.

Una vez que lo hayas contactado, cambia su status en Podio a Called within 48 hours. Cada vez que avances en el Customer Flow procura cambiar los status de los EPs en Podio. No dejes que se queden solo en llamada.

Opportunity Portal Es importante que te asegures que los EPs se registren en EXPA de la siguiente manera: 1. Pide que ingresen a: https://opportunities.aiesec.org/

2. Ve que ingrese sus datos de registro

Opportunity Portal Es importante que te asegures que los EPs se registren en EXPA de la siguiente manera: 1. Pide que ingresen a: https://opportunities.aiesec.org/

Entrar a “Missing Proﬁle Fields” para completar el perﬁl

Opportunity Portal Es importante que te asegures que el EP complete todo su perﬁl.

Enseñale al EP como ﬁltrar y buscar oportunidades

Opportunity Portal Asi aparecen las oportunidades:

Mostrarle al EP que puede entrar en cada una para ver los detalles y aplicar en el bot贸n de Apply

EXPA ¿Cómo dar seguimiento a mi EP? Ingresa a: https://experience.aiesec.org/

**Si te manda al portal de oportunidades y no al de la imagen, contacta a tu VP para que te de de alta en EXPA**

Le vas a dar click en la pestaña de People>My EPs