SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
27 1
IFMSA CIMSA SCORE - NCRE Research Exchange Meet SCORE SCORE Communication Project Meeting Project Hunting SCORE's Local SCORE's Observer SCORE in Project Laporan Incoming Outgoing Exchange Fee Exchange Promotion Singkatan
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
2 3 5 13 14 15 18 19 21 22 24 26 28 31 35 36 37
IFMSA CIMSA SCORE - NCRE
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
1
IFMSA (International Federation of Medical Students Association) IFMSA
adalah organisasi kemahasiswaan terbesar di dunia. IFMSA merupakan organisasi independen, nonpemerintah, dan non-politik. Saat ini IFMSA telah beranggotakan 108 National Member Organization (NMO) yang berasal dari lebih dari 100 negara dengan 1,2 juta mahasiswa didalamnya. Sejak tahun 1951,IFMSA telah resmi diakui sebagai sebuah organisasi non-pemerintahan dalam sistem PBB dan diakui oleh WHO sebagai forum international untuk mahasiswa kedokteran di seluruh dunia, serta bekerja sama dengan WMA (World Medical Association).
IFMSA Goals Memberikan gambaran kepada mahasiswa kedokteran di seluruh dunia tentang isu-isu kesehatan global dan kemanusiaan, serta memberi kesempatan kepada anggotanya untuk mendidik diri sendiri dan rekan mereka. Memberikan semua mahasiswa kedokteran kesempatan dalam pertukaran mahasiwa klinis dan penelitian di seluruh dunia Memfasilitasi kemitraan mahasiswa kedokteran dengan organisasi – organisasi internasional yang bekerja di bidang kesehatan, pendidikan, dan
Mission Statement The mission of IFMSA is to offer future physicians a comprehensive introduction to global health issues. Through our programs and opportunities, we develop culturally sensitive students of medicine, intent on influencing the transnational inequalities that shape the health of our planet
Selama hampir 60 tahun, IFMSA ada untuk bergerak bersama komunitas mahasiswa kedokteran dan bekerja pada isu-isu kesehatan global. Ratusan kegiatan telah direncanakan, dirancang, dan di laksanakan setiap tahun, baik pada tingkat lokal, nasional, maupun internasional. Project, konferensi, dan workshop yang diselenggarakan atas nama bidang pendidikan medis, kesehatan masyarakat, kesehatan reproduksi, isu gender, hak-hak asasi manusia, dan perdamaian dunia, menawarkan mahasiswa kedokteran sebuah masalah kesehatan yang nyata didunia
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
pengobatan. Menyediakan suatu jaringan yang menghubungkan aktivitas mahasiswa kedokteran di seluruh dunia, termasuk pemimpin mahasiswa, aktivis, dan project manager, sehingga mereka bisa belajar dan termotivasi Memberikan suatu rangka kerja internasional di project mahasiswa kedokteran yang dapat dimulai, dilakukan, dan dikembangkan. Memberdayakan dan melatih mahasiswa kedokteran dalam mengambil peran untuk membawa perubahan yang diperlukan dalam kehidupan sosial
2
Standing Committe Dalam IFMSA, dibagi beberapa divisi yan disebut dengan Standing Committee yang masing-masing memiliki lingkup kerja yang spesifik, yaitu :
SCOME (Standing Committee on Medical Education) SCOPE(Standing Committee on Professional Exchange) SCOPH (Standing Committee on Public Health) SCORA (Standing Committee on Reproductive Health Including HIV / AIDS)
SCORE (Standing Committee on Research Exchange) SCORP (Standing Committee on Human Rights and Peace)
Masing-masing Standing Committee ini dipimpin oleh seorang Director. Pada level nasional, Standing Committee dipimpin oleh National Officer (NO) dan di tingkat lokal (di tingkat Universitas) dipimpin oleh Local Officer (LO). Struktur ini memungkinkan IFMSA untuk melakukan kerja pada tingkat lokal
" IFMSA aspires to bring together the global community of medical students at the local, national and international level on social and health issues. " -IFMSA'S CORE PURPOSE-
CIMSA (Center for Indonesian Medical Students' Activities) Berdiri sejak tahun 2001, CIMSA mengalami perkembangan pesat, dari yang semula hanya 6 lokal, kini menjadi 20 lokal, dengan kurang lebih 2500 anggota. CIMSA bertujuan untuk menjadi wadah aktifitas mahasiswa kedokteran di Indonesia dalam mengembangkan diri dan mengekspresikan idealismenya agar setiap mahasiswa kedokteran di negeri ini bisa mendapat kesempatan yang sama untuk berkarya di bidang kesehatan sejak sedini mungkin, serta memberikan hasil nyata untuk perkembangan bangsa ini. Kegiatan yang dilakukan CIMSA mencakupkegiatan lokal, nasional, hingga internasional.
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
CIMSA mendapat kepercayaan dari dunia internasional untuk menjadi anggota penuh International Federation of Medical Students' Association (IFMSA), sebuah oganisasi mahasiswa terbesar di dunia, CIMSA bisa dikatakan sebagai IFMSA di tingkat Indonesia. Nama National Member Organization (NMO) untuk CIMSA Indonesia adalah CIMSA-ISMKI (Ikatan Senat Mahasiswa Kedokteran Indonesia). CIMSA & ISMKI adalah 2 organisasi mahasiswa kedokteran di Indonesia.
Be Active with CIMSA!
3
OBJEKTIF CIMSA 1. Menyediakan forum untuk mahasiswa kedokteran berdiskusi tentang topik terkini dengan sasaran individu maupun komunitas, pendidikan, dan ilmu pengetahuan, serta merumuskan kebijakan di setiap diskusi. 2. Memfasilitasi hubungan antar anggota, organisasi kedokteran, dan organisasi internasional, serta mendorang setiap elemen untuk kooperatif guna kepentingan sosial. 3. Mendorong mahasiswa kedokteran dalam menggunakan ilmu pengetahuan dan kapabilitasnya guna kepentingan sosial.
TUJUAN CIMSA Visi : CIMSA sebagai organisasi yang profesional, berbudi luhur,dan memiliki ciri khas, serta menjadi keluarga bagi setiap anggotanya.
Misi :
CIMSA menjadi organisasi dengan orientasi yang jelas CIMSA menjadi satu kesatuan dan merasa saling memiliki satu sama lain CIMSA memberi manfaat dan menjaga eksistansi bagi mahasiswa kedokteran dan masyarakat dalam lingkup sekitar, nasional, dan internasional CIMSA memiliki indentitas
CIMSA mewadahi pengembangan setiap anggota secara optimal.
CIMSA berdasarkan 6 bidang kerja atau yang disebut dengan Standing Committee merepresentasikan setiap kegiatan yang dilakukan. Standing Committee yang ada di CIMSA adalah : 1. SCOME (Standing Committee on Medical Education) adalah forum diskusi mahasiswa yang tertarik dalam pengembangan pendidikan kedokteran. 2. SCOPE (Standing Committee on Professional Exchange), memfasilitasi seluruh mahasiswa kedokteran untuk merasakan atmosfer dan budaya di Negara asing dengan menggali ilmu klinik. 3. SCOPH (Standing Committee on Public Health) merupakan forum yang menekankan pentingnya isu kesehatan masyarakat dalam pendidikan kedokteran dan komunitas. 4. SCORA (Standing Committee on Reproductive Health including AIDS) bertujuan meningkatkan kepekaan tentang kesehatan reproduksi, termasuk pendidikan seks, persamaan gender, dll. 5. SCORE (Standing Committee on Research Exchange) memberikan kesempatan kepada seluruh mahasiswa kedokteran untuk berpatisipasi dalam kegiatan penelitian di negara asing. 6. SCORP (Standing Committee on Human Rights and Peace) merupakan forum terkait hak azasi, perdamaian dan juga lingkungan
[Type text] SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
44
" our philosophy : THINK GLOBALLY. ACT LOCALLY. Dalam lingkup lokal, CIMSA telah mengadakan penyuluhan kesehatan, kampanye MDGs (Millenium Development Goals) yang bekerjasama dengan UNDP, Chronic Disease project, seminar, pelatihan, festival pelajar, dll. Dalam skala nasional, kegiatan rutin CIMSA adalah pertemuan nasional
seperti May Meeting, National Leadership Summit, dan October Meeting. Dan project-project lain seperti NPEW (National Peer Educator Workshop), Thalassemia Awareness Project,dll. Dalam skala internasional, CIMSA berpartisipasi dalam pendelegasian sidang umum IFMSA serta seminar dan pelatihan internasional dan project lain seperti International Summer School dan GAP Exchange.
SCORE (Standing Committee on Research Exchange) SEJARAH DAN PERAN SCORE Standing Committee on Research Exchange awalnya didirikan pada tahun 1991 dengan nama Standing Committee on Electives Exchange (SCOEE). Oleh karena istilah ‘Electives’ terlalu membingungkan, pada tahun 1998 namanya pun berganti menjadi SCORE. Pada tahun 2008, terdapat 60 NMO yang aktif, menawarkan sekitar 2100 proyek penelitian, dan proyek pertukaran penelitian ini setiap tahunnya diikuti oleh 1700 mahasiswa. SCORE memberikan kesempatan yang unik bagi mahasiswa kedokteran untuk memiliki pengalaman penelitian klinik maupun pra-klinik di negara-negara
lain. Proyek penelitiannya sendiri bergantung kepada pengetahuan spesifik yang diminati oleh mahasiswa tersebut. Program pertukaran penelitian ini akan memperluas gambaran mengenai bidang penelitian, pendidikan kedokteran, pelayanan kesehatan, dan etika yang berbeda-beda di setiap negara terhadap mahasiswa tersebut. Melalui program pertukaran internasional ini, SCORE berharap akan memiliki pengalaman dalam bidang penelitian, pendidikan, dan pelayanan medis. SCORE bertindak sebagai pusat informasi mengenai Research Exchange Programme dan memastikan semuanya berjalan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh SCORE dan IFMSA. SCORE tanpa adanya unsur politik atau diskriminasi.
The mission of Standing Committee on Research Exchange is to offer future physicians an opportunity to experience research and diversity in countries all over the world. This is achieved by providing a network of locally and internationally active students that globally facilitates access to research
[Type text] exchange projects.
Through our programming and opportunities, we aim to develop both culturally sensitiveSCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
55
students and skilled researchers intent on shaping the world of science in the
TUJUAN a.
b.
Untuk memberikan kesempatan mahasiswa kedokteran untuk memperkaya pendidikan kedokteran mereka dengan pengalaman penelitian dan untuk mempelajari prinsip dasar penelitian. Untuk meningkatkan kegiatan akademik dan untuk mencapai manfaat pendidikan dari ilmu praktikal maupun teoritikal.
c.
d.
Untuk memperluas wawasan mahasiswa kedokteran, memberikan mereka kesempatan untuk mengalami pendekatan yang berbeda dalam penelitian medis, pendidikan kedokteran, dan sistem perawatan kesehatan. Untuk membuat jaringan internasional dari mahasiswa kedokteran yang mempromosikan antar budaya dan persahabatan global.
NCRE (National Committee on Research Exchange) National Committee on Research Exchange (NCRE) merupakan tim yang bekerja pada SCORE Nasional. NCRE bekerja dalam dua bidang : 1. Secara spesifik : bekerja di SCORE untuk kepengurusan nasional. 2. Secara general : bekerja di SCORE untuk kepengurusan lokal/LCRE (Local Committe on Research Exchange) spesifik : setiap jabatan di dalam NCRE memiliki fokus dan kekhususan kerja, ditentukan oleh NORE. general : tiap jabatan di NCRE melakukan pemantauan terhadap lokal/LCRE yang ada hubungan dengan pekerjaan NCRE. NCRE bersifat nasional/universal dan netral, tidak memihak lokal tempat dia berasal dan tidak mementingkan kepentingan lokalnya. tidak diperbolehkan seorang anggota di NCRE memihak dan mementingkan
kepentingan lokalnya dalam tujuan apapun. I. Hubungan NORE - NCRE NORE tidak berdiri sendiri, melainkan juga ikut menjadi bagian dalam NCRE. Hubungan seorang NORE dengan anggota NCRE yang lain adalah berupa garis komando. NORE memiliki hak untuk memberi tugas, melakukan intervensi proker, mengubah proker NCRE, dan masuk ke dalam kerja NCRE lainnya. II. Hubungan NORE - LORE Garis komando ini juga berlaku antara NORE dengan LORE (Local Officer on Research Exchange) III. Hubungan NCRE - LCRE. Garis hubungannya berupa garis koordinasi. Artinya, NCRE berhak memberi masukan, koordinasi kerja, dll. Namun, tidak memiliki hak untuk melakukan intervensi dan mengubah program kerja dari LCRE.
[Type text] SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
6
Kewajiban dari NCRE telah ditetapkan dan diterangkan di statuta SCORE. Statuta ini dapat diamandemen secara bebas oleh anggota SCORE. Namun, tetap bebas dalam arti bebas yang berbatas. Karena statuta disini adalah sebuah aturan, sedangkan di atas statuta masih ada kontitusi yang merupakan hukum tetap yang tidak dapat diubah. Amandemen statuta dilakukan oleh Secgen dan diajukan kepada NORE dimana untuk selanjutnya akan diajukan ke EB Nasional untuk disampaikan saat plenary session pada Rapat Nasional.
7.
TUGAS NCRE
11.
8. 9.
10.
NORE 1.
2. 3.
4.
5.
6.
Bertanggung jawab mengkoordinasi seluruh pelaksanaan program SCORECIMSA terutama program research exchange. Membuat program kerja selama setahun masa jabatan. Menghadiri Rapat Nasional CIMSA, SCORE-CIMSA dan rapat lainnya yang relevan lainnya seperti Team of Official Meeting. Aktif berkoordinasi dan komunikasi dengan SCORE-IFMSA dan menjalin kerjasama dengan NORE negara lain. Bertanggung jawab atas kesiapan materi dalam setiap Rapat Nasional SCORE-CIMSA. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban di hadapan Rapat Nasional SCORE CIMSA.
12.
13. 14. 15. 16. 17. 18.
Bertanggung jawab atas kaderisasi kepengurusan SCORE-CIMSA. Mengkoordinir LORE dan kerja antar LORE. Mewakili SCORE-CIMSA dalam Working Committee SCORE-IFMSA pada General Assembly dan Exchange Officer Meeting IFMSA, atau menentukan perwakilan lainnya. Bertanggung jawab atas kesiapan visi dan misi dalam setiap pendelegasian perwakilan SCORE CIMSA ke General Assembly dan Exchange Officer Meeting IFMSA. Menyelesaikan masalah – masalah exchange yang melibatkan jalur birokrasi atau konflikantar Negara. Melakukan hubungan kerja sama dengan Standing Committee lainnya di CIMSA. Melakukan hubungan kerja sama dengan official CIMSA. Mengurus database SCORE-CIMSA yang berhubungan dengan ifmsa.net Menentukan struktur dalam NCRE Menyusun anggaran NCRE. Membuat aturan – aturan khusus untuk koordinasi tingkat nasional. Meminta Laporan Pertanggungjawaban LORE dan NCRE. Ayat 2. Vice NORE for Internal affair (VNI) adalah anggota NCRE yang membantu NORE dalam urusan internal SCORE – CIMSA.
[Type text] SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
7
5.
VNI 1.
2. 3.
4. 5. 6.
7.
Mengenali Strength, Weakness, Threat, dan Opportunity dari masingmasing LCRE. Mengatur dan meningkatkan perkembangan kinerja LCRE. Membantu LCRE baru dalam membangun dan meningkatkan kinerja. Menjalin komunikasi yang baik dengan VPI CIMSA dan timnya. Membantu NORE dalam chatmeet danrapat nasional SCORE-CIMSA. Berkoordinasi dengan NORE mengenai urusan pendelegasian perwakilan LCRE dalam National Meeting. Mengerti dan memahami statuta SCORE-CIMSA dan SCORE-IFMSA yang berhubungan dengan internal.
Berkoordinasi dengan NORE mengenai urusan pendelegasian perwakilan SCORE CIMSA dalam General Assembly IFMSA, Regional Meeting, dan National Meeting. 6. Mengerti dan memahami statuta SCORE-CIMSA dan IFMSA yang berhubungan dengan external
SECRETARY 1. 2. 3. 4. 5.
VNE 1.
2. 3. 4.
Menjadi perwakilan SCORE-CIMSA saat melaksanakan meeting dengan pihak eksternal (bersama dengan external team CIMSA) Melakukan ekspansi SCORE-CIMSA Berkomunikasi baik dengan VPE CIMSA dan timnya Membangun hubungan eksternal yangbaik dengan NGOs, Gos, dan berbagai lembaga atau organisasi yang berkenaan dengan lingkup kerja SCORE-CIMSA
6.
7.
Membuat notulensi setiap meeting NCRE. Memfasilitasiamandemen statuta SCORE-CIMSA. Berkomunikasi dan berkoordinasi baik dengan SECGEN CIMSA. Berkoordinasi dengan NCRE lain dalam pembuatan NCRE CERTIFICATE. Melaksanakan berbagai macam tugas kesekretariatan, administrasi, inventarisasi, dan evaluasi kelengkapan, termasuk Laporan pertanggung jawaban LORE dan NCRE. Mengikuti berbagai macam chat meeting SCORE (NCRE CM dan LORE CM). Mengerti dan memahami statuta dan konstitusi SCORE CIMSA dan IFMSA.
TREASURER 1. 2.
Mengatur administrasi keuangan SCORE-CIMSA Mengatur dan mendokumentasikan segala pemasukan dan pengeluaran keuangan SCORE-CIMSA
[Type text] SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
8
3.
4. 5. 6.
Bekerja sama dengan Fundraising and Merchandising Coordinator (FNMC) SCORECIMSA dan Fundraising and Marketing Director (FnMD) CIMSA dalam meningkatkan pemasukan keuangan SCORECIMSA Berkoordinasi dengan Tresaurer CIMSA Menyusun laporan keuangan SCORE secara periodik Membantu NAFO dan NAFI dalam pengaturan exchanging fee untuk incoming dan outgoing SCORE-CIMSA
8.
NAFO 1.
NAFI
2.
1.
3.
2. 3.
4.
5. 6.
7.
Berkoordinasi dengan NORE dalam pendistribusian incoming ke masingmasing LCRE Memelihara hubungan yang baik dengan setiap LCRE Mempunyai kompetensi dan pengetahuan tentang exchange, terutama yang berkaitan dengan incoming Memonitor incoming yang ada di LCRE dari awal hingga akhir incoming mempersiapkan diri untuk pulang. Termasuk dalam hal ini untuk mengingatkan incoming untuk mengisi Logbook dan pembuatan materi SCOREview. Berkoordinasi dalam pembuatan kenang-kenangan untuk incoming. Mengurus dan mengisi database incoming dalam web IFMSA (IFMSA.net) termasuk didalamnya mengurus AF, CA, dan CC Mengumpulkan materi-materi proyek incoming dari tiap-tiap lokal. Hal ini akan membantu dalam pembentukan
mediamedia promosi seperti video, artikel SCOREview, exchange fair.oleh karena itu, diperlukan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan FNMC. Mengerti dan memahami konstitusi dan statuta SCORE-CIMSA dan IFMSA yang berhubungan dengan Exchange
4. 5.
6.
7.
Berkoordinasi dengan NORE dalam pendistribusian outgoing di masingmasing LCRE Mengumpulkan data-data outgoing berupa hard and soft documents Mempunyai kompetensi dan pengetahuan tentang exchange, terutama yang berkaitan dengan outgoing Membina hubungan yang baik dengan setiap LCRE Memonitor outgoing di LCRE mulai dari awal hingga persiapan pulang, termasuk mengingatkan untuk mengisi logbook dan scoreview yang harus dikumpulkan diakhir exchanging Mengisi database outgoing di web IFMSA (IFMSA.net) termasuk didalamnya mengurus AF, CA, dan CC Mengerti dan memahami konstitusi dan statuta SCORE-CIMSA dan IFMSA yang berhubungan dengan Exchange
[Type text] SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
9
2.
MCC 1. 2. 3.
4.
5.
6.
7. 8.
Mengorganisasi situs resmi SCORECIMSA Membina hubungan yang baik dengan MCD CIMSA Mempublikasikan artikel dan berita, terutama yang berkenaan dengan SCORE-CIMSA ke media-media yang ada di CIMSA dan SCORE-CIMSA seperti aorta,milist, Facebook, twitter, dan situs resmi SCORE-CIMSA. Mempunyai koneksi dan komunikasi yang baik dengan semua anggota SCORE-CIMSA Menjadi timekeeper di setiap ChatMeet dan rapat nasional SCORECIMSA. Menjadi Editor in chief dari SCOREader yang bertanggung jawab menjadi koordinator dalam membuat dan menyusun SCOREader. Mempromosikan seluruh aktivitas dan project nasional SCORE-CIMSA Menjadi Editor in Chief SCOREview dan bertugas menyusun dan mendistribusikanSCOREview
FNMC 1.
Berkecimpung dengan ide-ide, pemasaran, dan desain yang menunjang keperluan SCORE – CIMSA.
Bekerja sama dengan treasurer SCORE-CIMSA dan Fundraising and Marketing Director (FnMD) CIMSA dalam meningkatkan pemasukan keuangan SCORE-CIMSA.
PC 1.
Memonitor aktivitas proyek hunting di masing-masing LCRE. 2. PC akan menjadi pusat bertanya LORE mengenai project hunting, memberikan saran, masukan, dan solusi dalam permasalahan yang ditemukan dalam melakukan proyek. 3. Mengisi database research project di web IFMSA (ifmsa.net) 4. Memonitor aktivitas proyek lokal 5. Memberi masukan dan materi di buletin project CIMSA 6. Membantu NORE dalam mengoordinasikan proyek nasional untuk Lokal, nasional dan Internasional 7. Membina hubungan yang baik dengan PDD CIMSA dan PC SCO lain baik nasional maupun lokal. 8. Mengembangkan proyek baru untuk SCORE-CIMSA 9. Membuat database dan kalender proyek SCORE-CIMSA yang ada di lokal, nasonal, dan internasional 10. Berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait dalam mempersiapkan project presentation dan project fair di meeting nasional dan internasional. 11. Berkoordinasi dengan MCC dalam pemberitaan proyek SCORE-CIMSA kepada seluruh anggota SCORECIMSA melalui media komunikasi.
[Type text] SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
10
3.
AB 1. 2.
Mengawasi kinerja NORE. Membimbing dan membantu NORE dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan SCORE-CIMSA.
4.
Membantu NORE dan SecGen dalam perubahan statuta SCORE-CIMSA. AB dan NORE menentukan hukuman bagi NCRE dan LCRE yang lalai menjalankan Tugasnya.
STRUKTUR SCORE CIMSA AB
VNE
NAFO
NORE
Secretary
NAFI
LORE
Treasurer
PC
FNMC
VNI
MCC
[Type text] SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
11
RESEARCH EXCHANGE Meet SCORE SCORE Communication
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
12
RESEARCH EXCHANGE Research Exchange Programme SCORE research exchange programme memungkinkan mahasiswa kedokteran untuk mengambil bagian dalam proyek penelitian yang ada di luar negeri. Exchange student akan berpartisipasi untuk periode waktu tertentu di bawah pengawasan seorang dosen tutor. Program ini murni bersifat edukasi untuk mahasiswa tersebut, jadi ia tidak akan menerima bayaran untuk keikutsertaannya dalam penelitian tersebut. Bahasa resmi yang dipakai adalah bahasa inggris. Secara umum, masalah lodging and boarding (makan dan tempat tinggal) akan diatur oleh local committee dari IFMSA NMO bersangkutan. Fungsi akademik dari research exchange programme bervariasi di setiap fakultas kedokteran. Beberapa kampus menjadikannya sebagai salah satu bagian kurikulum, beberapa lainnya hanya akan memberikan tambahan nilai untuk exchange student tersebut sesuai dengan bidang penelitian yang digelutinya.
Research Exchange Project Research exchange projects yang akan diikuti oleh exchange student dilakukan dalam periode waktu tertentu (4 minggu-6 bulan) Mahasiswa tersebut akan masuk kedalam suatu project yang terdapat pada database IFMSA yang
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
mendapat persetujuan dan memenuhi standar, dan masuk kedalam research team dan akan melakukan penelitian dibawah pengawasan seorang dosen tutor. Mahasiswa akan dibimbing dalam memahami prinsip dasar penelitian, misalnya dengan pembahasan literatur pembelajaran, informasi-informasi yang telah dikumpulkan, karya ilmiah, kerja laboratorium,dll. Di akhir proyek, mahasiwa diharapkan untuk menuliskan esai pendek yang berisi hasil dan pencapaian yang telah ia dapat, dengan mengisi buku harian yang disebut LOGBOOK.
Prinsip Kerja Research Exchange SCORE dari suatu National Member Organizations (NMOs) direpresentasikan oleh seorang National Officer on Research Exchange (NORE ). NORE bertanggung jawab dalam jalannya national research exchange programme baik dalam level nasional maupun internasional. Dasar dari sebuah exchange adalah berdasarkan kontrak (unilateral dan bilateral) yang ditandatangani oleh NORE dari 2 NMO berbeda. Kontrak ini menentukan negara mana dan jumlah mahasiswa yang akan mengikuti kegiatan exchange. Semua negara memiliki exchange conditions yang mendeskripsikan informasi tentang research exchange program yang disediakan, fasilitas, bahasa, untuk incoming students.
13
Meet SCORE Dalam melaksanakan segala jenis tugas yang ada, SCORE memiliki beberapa pertemuan. Pertemuan tersebut adalah : 1.
2.
3.
October Meeting (OM) Sebuah meeting nasional yang dilaksanakan pada bulan Oktober. Meeting ini memberikan kesempatan bagi para National Officer (NO) dan Executive Board (EB) untuk memberikan materi yang berhubungan dengan tugas SCO dan EB baik nasional maupun lokal. Dan Pertama kalinya NC bertemu dengan LCRE Bagi SCORE, disini terdapat SCORE Session yang merupakan sesi khusus untuk training SCORE. National Leadership Summit (NLS) Sebuah meeting yang berisi pelatihan kepemimpinan baik basic maupunadvance yang diperuntukan bagi semua anggota CIMSA. Skill yang akan diberikan meliputi leadership, communication skill, presentation skill, time management, empowerment dan lainnya, yang itu semua diperlukan dalam menjalani segala kegiatan CIMSA atau sebagai bekal keahlian bagi anggota CIMSA di masa depan. May Meeting (MM) Sebuah meeting yang dilaksanakan pada bulan Mei. Meeting ini merupakan meeting nasional dimana terdapat pemilihan untuk
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
4.
5.
6.
7.
kepengurusan CIMSA ke depannya. Disini juga terdapat SCORE session yang berisi pemilihan NORE, training SCORE, softskill, dan lainnya. NCRE meeting NCRE meeting khusus diperuntukan bagi mereka yang duduk sebagai NCRE team. Pada NCRE Meeting, NCRE Team merumuskan kerja SCORE jangka pendek untuk setahun ke depan dan jangka panjang untuk kepengurusan selanjutnya. Online meeting Terdapat 2 online meeting, yaitu LORE meeting dan NCRE meeting. Biasa dilakukan setiap bulan atau setiap ada hal yang harus dibicarakan secara bersama. LORE meeting Dilakukan oleh setiap LORE terhadap anggota SCORE di lokalnya International Meeting Ada 2 international meeting, yaitu March Meeting dan August Meeting. Keduanya ada SCORE Session yang didalamnya terdapat SCORE meeting. Hal yang menjadi ciri khas bagi Exchange Standing Committee (SCORE dan SCOPE) yaitu di August Meeting terdapat Contract fair dimana negara negara anggota IFMSA dapat melakukan tanda tangan kontrak exchange, sedangkan March Meeting terdapat AF market yang merupakan sesi pertukaran dokumen peserta exchange kepada negara tujuan.
14
Standar Operasional Chat Meet (CM) Chatmeet LORE dan chatmeet NCRE akan dilaksanakan minimal 1 bulan sekali, atau jika diminta oleh NORE dan VNI. Sebelum chatmeet, NORE atau VNI harus mengirim bahan materi dan agenda ke MCC untuk selanjutnya disebarkan, atau langsung. MCC harus mengirim bahan materi dan agenda ke member NCRE, serta mengingatkan jadwal chatmeet ke anggota chatmeet. Anggota NCRE atau LORE diperbolehkan ijin tidak mengikuti chatmeet ketika :
Ada ujian besok hari. Dalam keadaan benar-benar sakit. Keluar kota dan tidak memungkinkan mengikuti chatmeet.
Jika tidak mengikuti chatmeet tanpa ijin yang tersebut di atas, maka akan dikenakan denda. Chatmeet dimulai tepat waktu sesuai yang ditentukan pada sms jarkom Jika anggota mengajukan ijin untuk terlambat maka batas maksimal ijin yang diberikan adalah 15 menit. Jika terlambat bergabung ke chatmeet dan tidak ada ijin sebelumnya, maka dikenakan denda mulai dari menit ke-15 dari jam dimulainya chatmeet, dengan denda sebesar Rp. 500,00/5 menit dan akan berlaku kelipatannya sampai maksimal telat 30 menit. Anggota NCRE diwajibkan menghadiri National October Meeting. Jika tidak dapat datang maka alasan yang dapat diterima adalah ujian dan sakit, maka akan dikenakan sanksi berupa denda sebesar Rp 150.000,00 dan turusturus lainnya yang (sementara) berlaku bagi NCRE. Peraturan turus ini dapat berganti pada setiap kepengurusan.
SCORE Communication Milist Mailing list (Milist) adalah suatu forum komunikasi yang digunakan para pengurus nasional CIMSA (EB, NO, SC, dan Supporting Division), pengurus lokal CIMSA (EB Lokal, LO, dan Supporting Division Lokal), serta seluruh anggota CIMSA dan SCO. Milist bertujuan untuk menciptakan komunikasi dan situasi internal yang baik dan kondusif, sesama anggota CIMSA.
Milist berfungsi sebagai wadah komunikasi, penyaluran informasi, media pertanggungjawaban, dan media upload file-file penting. Milist juga merupakan forum diskusi untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi.
JOIN! MILIS CIMSA NASIONAL • cimsa-general@yahoogroups.com MILIS SCORE NASIONAL • score-cimsa@yahoogroups.com MILIS SCORE IFMSA • Ifmsa-score@yahoogroups.com
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
15
Online Meeting Online meeting atau disebut juga dengan chat meet adalah suatu pertemuan online rutin bagi pengurus nasional CIMSA, pengurus lokal CIMSA, dan SCO yang diadakan sekurangkurangnya satu bulan sekali untuk follow up komunikasi dan membahas berbagai permasalahan dalam LCRE atau NCRE. Biasanya karena diminta oleh NORE atau VNI. Online meeting dilakukan via SKYPE
Komunikasi Langsung
TOM (Official) RoadShow International and National Project National Committee Meeting (NC Meeting)
Media Lainnya Selain yang telah disebutkan diatas, SCORE juga memiliki Website, dan jejaring sosial seperti Facebook dan twitter sebagai sarana berbagi Informasi secara informal.
CHECK! WEBSITE SCORE CIMSA www.scorecimsa.org
Komunikasi langsung adalah suatu komunikasi yang dilakukan melalui tatap muka langsung bagi pengurus nasional CIMSA, pengurus lokal CIMSA, dan SCO. meeting yang dapat digunakan untuk komunikasi langsung : October Meeting (OM) May Meeting (MM) National Leadership Summit (NLS) T-Rex (Training of Research Exchange)
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
FOLLOW! TWITTER SCORE CIMSA @cimsascore
JOIN! FACEBOOK GROUP SCORE CIMSA
16
Project Meeting Project Hunting SCORE's Local SCORE's Observer
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
17
PROJECT MEETING d.
Kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan project di meeting Internasional dan nasional terdiri dari:
Project Fair dan Project Presentation Project Fair (PF) dan Project Presentation (PP) merupakan salah satu agenda rutin yang ada pada saat pertemuan nasional CIMSA, yaitu October Meeting (OM) dan May Meeting (MM). Pada sesi tersebut peserta pertemuan dapat berpartisipasi untuk mengikuti kegiatan ini. 1. Project Fair Project Fair merupakan kesempatan bagi teman-teman CIMSA untuk mempromosikan project/aktivitas SCO atau lokal yang akan berlangsung saat pertemuan nasional. Acara ini merupakan pameran akbar CIMSA atau expo. Penjelasan tentang Project Fair : a. Seluruh project (inisiatif, internasional, nasional maupun lokal) yang ingin diikutkan dalam acara ini harus mendaftarkan projectnya tersebut terlebih dahulu b. Tersedia waktu untuk pendaftaran c. Syarat pendaftaran adalah mengirimkan Application Form (AF) yang akan disediakan oleh Project Development Director (PDD) CIMSA
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
2.
Acara ini bisa diikuti oleh project yang sudah selesai, sedang berjalan, atau baru akan dimulai. e. Setiap project juga bisa membuat media pameran (display) dengan menggunakan poster, flyer, leaflet, standing banner, media cetak, dll Project Presentation Project Presentation merupakan suatu sesi dimana anggota CIMSA yang sudah mendaftarkan projectnya untukmempresentasikan saat pertemuan nasional CIMSA. Penjelasan tentang Project Presentation : a. Seluruh project (inisiatif, internasional, nasional maupun lokal) yang ingin diikutkan dalam acara ini harus mendaftarkan projectnya tersebut terlebih dahulu. b. Tersedia waktu untuk pendaftaran c. Syarat pendaftaran adalah mengirimkan Application Form (AF) yang akan disediakan oleh Project Development Director (PDD) CIMSA. d. Acara ini bisa diikuti oleh project yang sudah selesai, sedang berjalan, atau baru akan dimulai. PP ini dilaksanakan pada sidang umum.
18
Project Session Project session merupakan sesi di International meeting yang dihadiri khusus Project Officer (PO) project project IFMSA dan Project Coordinator (PC) atau Project Development Director (PDD) masing-masing negara. Sesi ini kerja PDD di IFMSA, membahas format proposal IFMSA apakah sudah sesuai atau belum, dan external view yang berhubungan dengan cara menggunakan lambang IFMSA, mendapatkan GRANTS dari perusahaan-
perusahaan raksasa, dan lain hal yang memang bermanfaat sekali bagi para PO, PC, dan PDD. Project session ini juga dilakukan pada meeting nasional.
Project Corner Project corner ini juga merupakan salah satu media promosi project di Internasional meeting, hampir sama seperti PF yaitu dalam bentuk pameran (berupa pajangan atau mading) diletakkan di ruang SCO session sampai meeting berakhir.
PROJECT HUNTING Untuk mendapatkan project incoming bagi research exchange program maka harus dilakukan Project Hunting. Tiga kategori research exchange project yang dicari dan ditawarkan adalah Basic research, Clinical research dengan lab work dan Clinical research tanpa lab work Langkah-langkah melakukan project hunting: 1. LORE menentukan peneliti, dokter dan profesor yang dapat mempunyai penelitian yang potensial. 2. Membuat janji pertemuan dengan tutor atau profesor untuk menjelaskan semua tentang research exchange. 3. Sebelum pertemuan, harus mempersiapkan presentation folder: SCORE leaflet for tutors
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
SCORE Manual for tutors Surat yang memperkenalkan diri, IFMSA dan CIMSA SCORE Forms (AF dan Standard Research Project Form) Daftar current research exchange project descriptions dari CIMSA sebagai contoh. 4. Yang perlu dilakukan saat per temuan dengan tutor: Menjelaskan tentang prinsip research exchange program Memberikan presentation folder Meminta kepada tutor tersebut untuk memberikan research project untuk SCORE program, bila jawaban tutor ‘ya’, maka berikan SCORE Standard Research Project Form untuk diisi secara lengkap oleh tutor.
19

SCORE Standard Research Proejct Form harus diisi lengkap. Apabila isinya tidak lengkap maka tidak dapat dikirimkan ke SCORE Supervisory Board.  Research exchange projects dalam SCORE program harus memenuhi kriteria tertentu untuk menjaga kualitas program. 5. LORE mengirimkan Standard Research Project Form kepada PC. Setelah project terkumpul di PC, maka PC dan NORE akan mengevaluasi project tersebut, apakah baik atau tidak untuk research exchange program. 6. Setelah itu NORE mengirimkan form tersebut kepada SCORE D dan SCORE D akan mengirimkannya ke SCORE Supervisory Board (SB)
7. Setelah project2 disetujui oleh SCORE SB, maka LORE harus memasukkan project tersebut ke SCORE Research Exchange Project Database dengan project information yang baru pada new project record yang telah ditambahkan oleh SCORE director di data base. Project yang baru harus sudah dimasukkan ke database dalam 2 minggu setelah pembuatan new project record oleh SCORE D setelah disetujui oleh SCORE SB. 8. Setelah proyek dimasukkan ke SCORE Research Exchange Project Database, ini artinya bahwa LCRE telah siap untuk menerima exchange student yang telah disetujui penerimaannya oleh NORE.
Kriteria research project yang baik: -
high quality research,
- tujuan dan sasaran penelitian jelas, - well tutored, - fokus dan spesifik, - memiliki tim yang baik, - mahasiswa diijinkan terlibat aktif dan memiliki integritas yg baik sehingga bisa belajar banyak dari topik tersebut, - bila mahasiswa exchange berpartisipasi dalam waktu lama, dapat terlibat dalam publikasi dari research tersebut.
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
20
SCORE' s LOCAL
UNSYIAH Universitas Syiah Kuala
UNAND Universitas Andalas
UR (Observer) Universitas Riau
UNPAD Universitas Padjajaran
UPH (Observer) Universitas Pelita Harapan
UI Universitas Indonesia
UNS Universitas Sebelas Maret
UNISSULA Universitas Islam Sultan Agung
UGM Universitas Gadjah Mada
UA Universitas Airlangga
UB Universitas Brawijaya
UMY Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
21
SCORE' s OBSERVER 2.
Syarat Observer Syarat lokal untuk membuat observer score lokal baru: 1. Sudah menjadi lokal selama minimal 1 tahun 2. Mendapat surat persetujuan tertulis dari BEM fakultas 3. Mendapat surat perseetujuan dari LOCO 4. Jumlah anggota minimal 5 5. Melakukan presentasi di salah satu national meeting
Early Presentation Draft presentasi yang dipresentasikan harus berisi: Visi misi PoA Jumlah anggota Proker yang akan dilaksanakan setahun ke depan (minimal 1 proker pada saat mengajukan jadi observer)
Kewajiban Observer Kewajiban yang harus dilaksanakan oleh observer score lokal: 1. Observer wajib datang di setiap national meeting (NLS, MM, OM) untuk melakukan progress report selama 1 tahun terhitung meeting awal observer tersebut mencalonkan diri
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
Pada setiap progress report observer sudah harus melakukan minimal 1 proker
Progress Report Draft presentasi yang dipresentasikan pada progress report harus berisi: 1. Kondisi observer saat ini 2. Jumlah anggota yang ada 3. Proker yang akan dilaksanakan (ditambahkan dengan proker awal) 4. Proker yang sudah dilaksanakan disertai bukti pelaksanaan proker tersebut
Last Presentation Draft presentasi yang dipresentasikan pada waktu pengesahan observer menjadi score lokal resmi: 1. Visi 2. Misi 3. PoA 4. Jumlah anggota 5. LPJ proker selama 1 tahun menjadi observer
22
SCORE in Project Laporan Incoming Outgoing Singkatan SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
23
SCORE in Project GAP Exchange Gap Exchange (Global Action Project) adalah project internasional SCORE yang merupakan modifikasi research exchange dengan mengangkat tema research project NTD (Neglected Tropical Diseases), dengan tambahan training incoming oleh tutor dan public health project. Konsep awal dari GAP ini adalah memberikan materi melalui kuliah, praktek di lab, dan pelatihan pada masalah kesehatan, lalu dilanjutkan dengan melakukan survey dengan bekal yang telaah didapat di daerah yang menjadi endemik. Tujuan utama mengapa GAP Exchange mengambil tema NTDs, adalah karena Indonesia merupakan salah satu negara yang menjadi sarang dari NTDs, sehingga diharapkan dengan GAP Exchange ini, SCORE dapat memberikan kontribusi-nya dalam menghadapi NTDs. Kegiatan dalam GAP ini meliputi kuliah pakar, penempatan di laboratorium, pelatihan program pada masalah kesehatan, dan turun ke lapangan untuk melihat bagaimana NTD mempengaruhi masyarakat pada konsukensi klinisnya. Daya tarik dari GAP exchange ini terhadap incoming adalah; tema yang diambil - yang meliputi materi yang diberikan dalam kuliah- , tempat dalam melakukan survey, dan banyaknya penyakit di indonesia yang dapat dipelajari. Dengan diadakannya GAP exchange ini diharapkan dapat
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
meningkatkan jumlah incoming yang datang ke indonesia dan mengangkat nama Indonesia dalam research exchange.
SGP (Score Goes Public) SCORE goes Public merupakan project nasional yang wajib dilaksanakan di tiap LCRE. Melalui project ini maka anggota SCORE dapat menambah pengetahuan dan melatih kemampuannya dalam bidang riset dan dapat memberikan manfaat bagi CIMSA dan masyarakat sekitar. Bagi local yang tidak melaksanakan SGP tanpa alasan tertentu akan mendapatkan punishment berupa denda sesuai level yang tidak diikuti. Sama seperti tahun sebelumnya, level yang diwajibkan adalah level 1 dan 2. Metode pelaksanaannya bertahap dan dibagi menjadi 4 level yaitu: a.
b.
Level 1 Training for Trainer (TnT). Pada level ini anggota SCORE mendapatkan training tentang riset dari orang yang ahli dalam bidang riset. Level ini wajib dilaksanakan di tiap LCRE. materi yang diberikan dapat berupa cara membuat Kuestioner yang baik, yang selanjutnya dapat digunakan untuk Level 2. Level 2 Level ini merupakan tahap pengaplikasian dari TnT, yaitu
24
c.
d.
e.
melakukan riset simple yang bisa dilaksanakan secara transSCO atau riset mandiri. Untuk yang riset transSCO dilaksanakan bersamaan dengan pelaksanaan project SCO lain (SCORA, SCOPH, dll) dan digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan project SCO tersebut (dilaksanakan dengan menganalisis sebelum dan sesudah project SCO lain dilaksanakan melalui penyebaran kuisioner). Level ini juga wajib dilaksanakan di tiap LCRE. Level 3 Level ini hampir sama dengan level 2, yaitu anggota SCORE melakukan riset. Namun, sasaran dari riset ini lebih luas lagi, yaitu mencakup warga universitas. Level 4 Apabila anggota SCORE telah dapat melakukan riset secara matang, maka riset pada level ini dilakukan dengan mengadakan kerja sama dengan pihak eksternal, seperti Dinkes, Puskesmas, dan lainlain. Level extreme SGP level extreme adalah SGP modifikasi yang pada pelaksanaannya meliputi seluruh LCRE di seluruh Indonesia. Pada level ini seluruh anggota SCORE Indonesia melaksanakan riset dengan mengambil 1 topik yang sama. SGP level extreme ini pertama kali dicetuskan dan diangkat oleh NCRE periode 2013/2014, dan dalam pelaksanaan pertamanya mengangkat isu yang sedang hangat dibicarakan di Indonesia, yaitu SJKN (
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
Sistem Jaminan Kesehatan Nasional) atau UHC (Universal Health Coverage). Riset ini berupa survey langsung ke masyarakat di beberapa daerah Indonesia (seusai lokal SCORE) dengan tujuan mengetahui sejauh mana sosialisasi SJKN yang akan dilaksanakan secara bertahap, sekaligus anggota SCORE melakukan sosialisasi untuk membantu pemerintah dalam mensukseskan SJKN ini. Dan sebagai feedbacknya diharapkan hasil survey ini akan disosialisasikan di beberapa media massa, atau bekerja sama dengan lembaga pemerintahan maupun swasta yang memiliki kepentingan dibidang ini, dan diharapkan dengan SGP level ini dapat mengangkat eksistensi maupun citra SCORE CIMSA. Dengan SGP Level Extreme, diharapkan untuk kedepannya SCORE CIMSA tidak hanya menjadi sebuah badan yang melakukan research exchange, tetapi juga dapat menjadi badan yang diakui dalam melakukan riset. Selain itu dengan kegiatan ini , SCORE CIMSA dapat menunjukan kontribusinya sebagai badan mahasiswa di Indonesia, dalam melakukan sesuatu sesuai bidangnya untuk memajukan bangsa ini.
25
T-REX (Training of Research Exchange) T-rex atau SCORE Training merupakan gathering nasional SCORE CIMSA yang bertujuan untuk mempertemukan dan menyatukan seluruh anggota SCORE CIMSA dari berbagai lokal. T-Rex merupakan project nasional SCORE yang diadakan di salah satu lokal SCORE dan bergantian tiap tahunnya. Didalam T-Rex, para anggota SCORE CIMSA bakal diberi materi tentang dunia per-SCORE-an, seperti research practice di community,materi
Project Hunting dan berbagai hal yang menunjang pengetahuan di SCORE. Dalam pelaksanaannya, diharapkan T-rex dapat menjadi wadah dimana para anggota SCORE CIMSA dapat mengenal satu sama lainnya lebih baik sehingga dapat memudahkan untuk bekerja sama dalam memajukan SCORE CIMSA ini, selain itu dengan adanya T-rex ini diharapkan juga untuk memperluas wawasan dan untuk mengerti lebih baik lagi tentang alur kerja SCORE maupun penelitian sehingga dapat menunjang kemampuan para anggota SCORE CIMSA untuk menjadi lebih baik.
Laporan Laporan Project Laporan pertanggungjawaban (LPJ) project adalah laporan mengenai project yang telah dilaksanakan. Laporan ini wajib dibuat oleh tiap Local Committee Research Exchange (LCRE), diserahkan kepada National Committee Research Exchange (NCRE) melalui PC (Project Coordinator) dan disimpan oleh Secretary General (Secgen) sebagai arsip yang meliputi project-project yang telah berjalan di SCORE LPJ yang diserahkan akan dievaluasi oleh NCRE beserta National Officer Research Exchange (NORE). Digunakan sebagai acuan dari keaktifan SCORE lokal dalam semua rencana project yang telah dibuat dan
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
evaluasi untuk melaksanakan project selanjutnya. LPJ paling lambat diserahkan 1 bulan setelah pelaksanaan project.Project-project yang dibuat laporan pertanggungjawabannya adalah project selain research exchange. Halhal berikut ini yang perlu dicantumkan dalam LPJ project: 1. Nama project 2. Penyelenggara project : mencantumkan penyelenggaraan dari project yang dibuat, apakah bekerjasama dengan SCO lain, lembaga lain atau tidak 3. Contact person ; Project Officer 4. Latar belakang project 5. Tujuan project 6. Sasaran 7. Bentuk kegiatan : penjabaran konsep project yang dilakukan
26
8. 9. 10. 11. 12.
Publikasi yang dilakukan Kendala pelaksanaan project Evaluasi Laporan dana Dokumentasi
dalam berbagai penggunaan uang SCORE, Treasurer akan selalu menyimpan bukti transaksi via ATM maupun e-statement dari bank, serta meminta laporan pertanggungjawaban atas penggunaannya terhadap subjek terkait yang menggunakan dana tersebut (sebagai contoh, LORE membuat laporan pertanggungjawaban atas dana incoming atau FnMC melaporkan pertanggungjawaban atas modal untuk produksi merchandise).
Laporan Keuangan 1.
Laporan Aktivitas Keuangan SCORE merupakan salah satu bentuk pertanggungjawaban Treasurer NCRE atas penggunaan keuangan SCORE dalam melaksanakan segala bentuk kegiatan dan project SCORE. Di dalam sistem sentralisasi ini, laporan aktivitas keuangan kemudian akan dikumpulkan setiap akhir bulannya kepada Treasurer CIMSA sebagai syarat turunnya dana SCORE di bulan berikutnya. Laporan keuangan ini berisi pemasukan dan pengeluaran yang terjadi selama satu bulan lengkap dengan kapan dan untuk apa dana tersebut digunakan. Dalam pembuatannya, laporan aktivitas keuangan juga didasari oleh segala bukti hardcopy/softcopy dari transaksi untuk mengedepankan prinsip transparansi dan akuntabilitas.Untuk hal tersebut,
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
2.
Iuran LCRE adalah biaya yang dibebankan kepada seluruh lokal SCORE yaitu sebesar Rp 250.000,00 untuk setahun kepengurusan NCRE 2013-2014. Pembayaran masingmasing local dilakukan pada bulanbulan tertentu, dimana menjadi salah satu tugas Treasurer untuk menagih. Tujuan dari iuran ini adalah sebagai salah satu sumber dana dalam upaya mendanai program-program dan project SCORE, modal awal produksi merchandise SCORE serta berbagai media sebagai upaya memajukan SCORE seperti SCOREader dan SCOREview.
27
INCOMING Arti Incoming di SCORE adalah mahasiswa luar negeri yang datang ke Indonesia untuk mengikuti riset program SCORE CIMSA.
Kontrak Member Organization (NMO) yang penandatanganannya diwakili oleh masing-masing NORE. Penandatanganan kontrak ini dilakukan saat ‘contract market’ pada IFMSA General Assembly di bulan Agustus (August Meeting). Kontrak yang ditandatangani mulai berlaku pada bulan April hingga Maret tahun berikutnya. Contoh : kontrak ditandatangani pada bulan Agustus 2010, maka kontrak akan berlaku pada bulan April 2011 – Maret 2012. Dalam pertukaran pelajar di IFMSA ada dua jenis kontrak yaitu Bilateral dan Unilateral. 1. Kontrak bilateral menandakan bahwa kedua NMO akan saling bertukar pelajar dalam jumlah yang sama. Sebagai NMO penerima kita tidak memungut biaya untuk pengurusan pelajar yang datang karena pelajar yang dikirim juga tidak akan dipungut bayaran. Jadi uang yang didapatkan dari mahasiswa outgoing akan digunakan untuk menerima mahasiswa incoming. 2. Kontrak unilateral menandakan bahwa tidak ada hubungan timbal balik antara kedua NMO. Suatu NMO hanya mengirimkan
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
pelajar dan NMO yang lain hanya akan menerima. Dengan tidak adanya hubungan timbal balik ini sebagai NMO penerima kita akan mendapatkan bayaran dari mahasiswa incoming. Penting untuk diketahui bahwa tidak ada perlakuan berbeda antara mahasiswa dengan kontrak bilateral maupun unilateral.
Application Form (AF) Bila suatu NMO memakai kontrak, mereka akan mengirimkan AF dan akan tercantum dalam website ifmsa.net . AF tersebut berisi data mahasiswa incoming dan pilihan tiga project yang diingiinkan. Selain itu juga terdapat tanggal kedatangan yang diinginkan, jenis kontrak, dan pesan khusus. Setelah AF diterima, akan ditentukan lokal yang akan menerima incoming tersebut. Dalam proses pembagian incoming ke lokal, divisi incoming dan NORE yang akan memutuskan. Hal ini berdasarkan : pilihan dari incoming, kesiapan dari lokal dalam menerima incoming, dan proporsi penerimaan lokal (intensitas penerimaan incoming).
28
Card of Acceptance (CA) Card of Acceptance atau CA, dibuat oleh negara penerima incoming yang isinya menyatakan negara tersebut telah siap untuk menerima incoming dengan waktu penerimaan, project, pengurusan tempat tinggal, dll.
PREPARATION
Sebelum mengirimkan CA usahakan untuk menghubungi incoming bila ada hal-hal yang tidak sesuai dengan keinginan dia di AF. Perlu diingat bahwa CA ini sangatlah penting karena berisi Invitation Letter dan Recommendation Letter dari IFMSA yang diperlukan untuk mengurus keperluan visa. Jadi, jangan sampai terlambat untuk membuat CA.
Arrival
Pre Research Exchange Yang harus disiapkan lokal sebelum menerima incoming. Application Form (dari Incoming) Membuat Card of Acceptance (6 minggu sebelum RE) + Invitation Letter Menerima Card of Corfirmation (4 minggu sebelum RE) Lodging (tempat tinggal, hostfam, dll) Konfirmasi project - Pastikan Project berjalan! Contact Person Perhatikan Exchange Condition! www.ifmsa.net/public/ecscoresele ct.php Pemberian Welcome Letter (dari tutor) Welcome Package (Informasi kota, peta, jadwal bus, sosprog, telepon penting)
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
Pemberian welcoming package yang terdiri dari: - Welcoming letter dari NORE - Welcoming letter dari tutor (jika memungkinkan) - Greeting Card dari LCRE - Guide book Pemberian log book Penting! Pada hari pertama incoming mengikuti project, contact person/LORE harus mengantarkan incoming untuk memperkenalkan incoming kepada tutor sehingga tidak terjadi kesulitan bagi incoming dan tutor.
During Research Exchange
Pantau Incoming terus menerus! Minimal requirement 80% dari 20 hari kerja Piket (sesuai kebijakan lokal) Boarding/Pocket Money (dalam bentuk makan atau uang makan)
29
Social Program akhir minggu, tekankan bahwa kita merupakan pekerja volunterr Dokumentasi kegiatan incoming Evaluation Form (ada di www.ifmsa,net atau di bagian belakang logbook)
Departure
Souvenir Sertifikat incoming Sertifikat tutor Bingkisan terima kasih untuk tutor (bentuknya sesuai kebijakan lokal, tapi HARUS ada)
Post Reseach Exchange
Incoming diingatkan untuk mengisi evaluation form Incoming diwajibkan untuk membuat artikel mengenai pengalaman selama exchange sebanyak 1-2 halaman untuk SCOREview
makan (minimal 1 kali sehari) atau pocket money (jika sudah menyediakan makan, tidak perlu memberikan pocket money dan sebaliknya), menyediakan project yang sudah disetujui sebelumnya, serta tutor yang kooperatif, dan social program (minimal 1 kali). LORE dapat mengatur piket untuk anggota SCORE dalam mendampingi incoming dalam riset maupun kesehariannya. NAMUN INCOMING TIDAK WAJIB DIDAMPINGI. Namun, tujuan pendampingan ini adalah member kesempatan bagi anggota SCORE untuk berkomunikasi, sharing, bekerjasama dalam riset, dan mengenalkan budaya lokalnya. Tegaskan bahwa SCORE bukan travel agent, dan kita bekerja secara volunteer.
Peraturan Bagi Incoming 1.
2.
Keterangan 3. Kewajiban lokal yang menjadi host bagi incoming adalah menyediakan tempat tinggal (bisa hostfam/kos/asrama) yang nyaman,
Penerimaan setiap 1 incoming hanya pada satu periode, tidak lebih Saat Exchange, tidak diperbolehkan membawa saudara, keluarga, teman, dan lainlain Minial setiap incoming menjalani 80% dari program research yang ada, atau tidak akan mendapatkan sertifikat.
Alur Incoming NORE mendapatkan kontrak dari August Meeting calon incoming mengirimkan AF penempatan incoming di lokal (disesuaikan dengan pilihan incoming, kemampuan lokal untuk menerima incoming, dan pemerataan incoming di seluruh lokal) pengiriman CA dan invitation letter CC dikirim oleh incoming contact person menghubungi incoming research exchange
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
30
OUTGOING Outgoing ini berkaitan dengan kegiatan pengiriman mahasiswa Indonesia ke negara lain yang bertujuan untuk melakukan penelitian, atau dengan kata lain kegiatan pengiriman mahasiswa dari Indonesia untuk melakukan program Research Exchange.
TipeKontrak Terdapat dua tipe kontrak yang dimiliki SCORE, yaitu kontrak Bilateral dan kontrak Unilateral. Kontrak bilateral artinya kedua negara (NMOs) yang menandatangani kontrak akan saling mengirimkan dan menerima mahasiswa untuk research exchange dengan jumlah yang sama. Kedua negara akan menyediakan project reseatch dan akomodasi gratis untuk menampung mahasiswa dari negara satunya. Kontrak unilateral sendiri berarti kedua negara setuju bahwa hanya salah satu dari mereka yang akan mengirimkan mahasiswanya untuk exchange sementara negara yang satunya akan menerima mahasiswa tersebut. Negara yang mengirimkan mahasiswanya akan dikenakan biaya unilateral sesuai yang terdapat pada kontrak ataupun Exchange Conditions.
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
Exchange FEE Exchange fee yang dikenakan bagi para outgoing berbeda sesuai dengan tipe kontrak exchange-nya. Untuk outgoing dengan kontrak bilateral, exchange fee* yang dikenakan sebesar Rp 3.500.000,00, sementara outgoing dengan kontrak unilateral dikenakan biaya sebesar Rp 1.000.000,00 + biaya akomodasi sesuai yang ditetapkan oleh negara penerima outgoing. Rincian dari exchange fee dan waktu pembayarannya** adalah sebagai berikut: 1. setelah diterima sebagai outgoing, para outgoing, baik dengan kontrak bilateral ataupun unilateral, akan membayar Rp 1.000.000,00 sebelum mendapatkan akses ke account outgoing di ifmsa.net. 2. Untuk outgoing dengan kontrak bilateral, pembayaran selanjutnya sebesar Rp 2.500.000,00 dilakukan setelah mendapatkan akses ke account outgoing di ifmsa.net dan sebelum mengirimkan AF. Pembayaran dilakukan ke SCORE Nasional. 3. Untuk outgoing dengan kontrak unilateral, pembayaran selanjutnya akan dilakukan setelah outgoing sampai ke negara tujuan. Pembayaran langsung dilakukan ke NMOs host dengan besar sesuai yang telah disepakati atau sesuai Exchange Conditions.
31
*Exchange fee dapat berubah sewaktu-waktu ** Mekanisme dan waktu pembayaran exchange fee dapat berubah sesuai dengan keputusan NAFO yang menjabat saat itu
Pemilihan Judul, Negara, Tujuan, Waktu dan Tipe Riset Semua negara, lokasi, dan judul penelitian yang tersedia dapat dilihat di website:
www.ifmsa.net/public. Dalam website tersebut, kita dapat melihat negara-negara yang mengadakan program Research Exchange dan Exchange Conditions dari masing-masing negara. Selain itu, kita juga dapat melihat berbagai judul penelitian yang ada serta keterangan dari masing-masing penelitian tersebut. Dalam program Research Exchange oleh IFMSA, terdapat tiga tipe penelitian, yaitu: 1. Basic Science. Penelitian tipe ini lebih berkaitan dengan ilmu-ilmu dasar kedoktera. 2. Clinical Project with Lab Work. Merupakan penelitian yang berkaitan dengan ilmu kedokteran klinis dan banyak kegiatan dilakukan di laboratorium. 3. Clinical Project without Lab Work. Merupakan penelitian yang
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
berkaitan dengan ilmu kedokteran klinis dan kegiatan penelitiannya dilakukan di luar lab seperti di rumah sakit, klinik, tempat rehabilitasi, dsb. Periode / waktu exchange biasanya ditentukan berdasarkan kesepakatan dari NORE kedua negara pada saat pembuatan kontrak di August Meeting. Para outgoing memiliki hak untuk memilih 3 judul penelitian yang ingin ia ikuti beserta kota yang ia tuju. Namun, penelitian yang akan diikuti oleh outgoing selama exchange ditentukan oleh negara penerima outgoing dengan mempertimbangkan pilihan outgoing tersebut. Meskipun demikian, tetap ada kemungkinan bahwa penelitian ataupun kota yang didapat outgoing untuk exchange tidak sesuai dengan permintaannya. Keputusan akhir mengenai judul penelitian yang akan diikuti outgoing, lokasi dan waktu penelitian akan diberikan bersama dengan Card of Acceptance (CA) yang diterima outgoing dari negara penerima outgoing.
Fasilitas 1.
Setiap negara akan menyediakan fasilitas yang berbeda-beda sesuai dengan exchange conditions (EC) masing-masing negara. Namun, secara umum, fasilitas yang akan disediakan oleh lokal negara penerima adalah: Tempat tinggal. Tempat tinggal ini dapat berupa host family, asrama mahasiswa, atau boarding house yang layak.
32
2.
3.
Makan dua atau tiga kali sehari atau diberikan pocket money untuk membeli makanan sendiri (sesuai EC) Social program ke tempat wisata atau tempat-tempat wisata.
Syarat Outgoing Seleksi outgoing dilakukan agar para mahasiswa outgoing yang diberangkatkan adalah mereka yang “tidak main-main”, karena secara ridak langsung mereka akan mewakili CIMSA dan Indonesia. Hal-hal yang dinilai dan dipertimbangkan untuk seleksi outgoing antara lain: 1. Motivation letter yang baik (sangat dipertimbangkan) 2. Curiculum Vitae (CV), dilihat prestasi, keaktifan dalam organisasi, dsb.
3.
Kemampuan berbahasa Inggris, dilihat dari nilai TOEFL atau tes Bahasa Inggris lainnya serta motivation letter. 4. Prestasi akademik (IPK) 5. Surat rekomendasi (apabila ada) 6. Rekomendasi dari LORE masingmasing local Selain itu, terdapat juga beberapa prioritas dalam pemilihan outgoing. Mereka yang diutamakan dipilih sebagai outgoing adalah: 1. Anggota SCORE-CIMSA: 2. NORE atau mantan 3. NCRE atau mantan 4. LORE atau mantan 5. Angggota SCORE aktif di masingmasing lokal 6. Anggota CIMSA yang aktif (diutamakan official internasional / nasional / local CIMSA atau mantan.
TAHAPAN - PROSES PENDAFTARAN RESEARCH EXCHANGE 1.
2.
3.
Mendaftarkan diri ke LORE masingmasing lokal sebagai peminat Exchange. (untuk lokal yg tidak ada SCORE, dapat mendaftar ke LORE lokal lain yg masih dalam 1 kaukus) CALON PEMINAT MEMBELI AF : ISI BIODATA,3 PILIHAN NEGARA, RIWAYAT AKADEMIK LORE MENGIRIMKAN DAFTAR NAMANAMA PEMINAT OUTGOING KE NAFO (dalam list : nama, 3 negara pilihan) NAFO Menyerahkan daftar ini kepada NORE NORE Akan membuat kontrak melalui delegasi AM. Delegasi akan membuat
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
4.
5.
kontrak dengan negara lain. Kontrak yang didapat akan diberikan kembali kepada NORE dan NAFO NAFO akan menyeleksi calon peminat, berdasarkan kontrak yang ada dari hasil AM. Dan dipertimbangkan berdasarkan rekomendasi LORE. NAFO akan memberikan nama-nama tersebut kepada NORE untuk dipertimbangkan lagi. (sesuai kuota per lokal) NORE Menyeleksi kembali ‘calon kuat’ tersebut. Dan hasilnya akan NAFO kabarkan kepada LORE.
33
6.
7.
8.
9.
Apabila peminat setuju, maka di FIXkan kontraknya dan Calon Outgoers mengirimkan uang untuk kas SCORE nasional. (baik bilateral maupun unilateral) sebesar 80 EURO. NAFO Mengkoordinir pengumpulan berkas seluruh calon outgoers yang diminta dalam EC per negara, sebelum March Meeting (baik berupa digital / electronic / hard copy documents) Seluruh berkas Outgoers diserahkan kepada Negra tujuan masing-masing oleh delegasi SCORE / NORE saat MM Menunggu CA (Card of Acceptance) dari Negara tujuan (berisi di kota dan project riset apa calon outgoers diterima di negara tujuan serta waktu risetnya) SELAMBAT-LAMBATNYA 2-3 BULAN SEBELUM KEBERANGKATAN Outgoers sudah mulai bisa mengurus dokumen perjalannnya (seperti tiket,
visa, paspor, dll) Dokumen diurus sendiri oleh calon outgoers, namun tetap menjadi tanggung jawab NAFO dan LORE. Setelah dapat CA, outgoers bilateral mengirim sisa exchange fee 200 Euro ke kas SCORE Nasional 10. Setelah dokumen siap, Lapor pada LORE dan NAFO untuk mengirim CC (Card of Confirmation) berisi: jadwal keberangkatan, apakah butuh penjemputan, dan special remarks calon outgoers DIKIRIM VIA DATABASE OLEH CALON OUTGOERS/NAFO/NORE Maksimal 1 bulan sebelum keberangkatan 11. Menunggu keberangkatan dan saat di negara tujuan mengisi LOGBOOK yang diberikan nasional, setiap hari. dan untuk outgoers unilateral, memberikan exchange fee sesuai di EC masing-masing negara.
*kuota perlokal : Bagi lokal dengan peminat exchange kurang dari 5 orang, mendapatkan 1 kuota, apabila peminat berjumlah 6-10 orang, mendapatkan 2 kuota dan apabila lebih dari 10 orang, mendapatkan kuota 3 orang. Kuota bisa bertambah apabila NAFO dan NORE merasa perlu untuk ditambah dan jika ada sisa kontrak kepada lokal mana saja yang dianggap pantas mendapatkannya.
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
34
EXCHANGE FEE a.
Bilateral Exchange fee untuk outgoing dengan kontrak bilateral sebesar Rp 4.000.00,00*, dibagi menjadi dua tahap, yaitu: 1. Rp 3.000.000,00 digunakan untuk pembiayaan incoming bilateral yang akan datang. Biaya ini nantinya akan diberikan kepada lokal yang akan menjadi host incoming. Mekanisme pengiriman uang tersebut akan diatur oleh Treasurer SCORE Nasional. 2. Rp 1.000.000,00 akan masuk ke kas SCORE nasional untuk kegiatankegiatan SCORE. Mekanisme pembayaran exchange fee outgoing dapat dilihat di bagian Outgoing dan tahap pendaftaran Research Exchange.
Unilateral 1.
Unilateral incoming: BIaya untuk incoming yang datang ke Indonesia dengan kontrak unilateral adalah â‚Ź 300.-. Biaya tersebut terinci sebagai berikut:
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
2.
â‚Ź200.- akan diberikan kepada lokal yang menjadi host incoming untuk mebiayai incoming tersebut. b. Sisanya akan masuk ke kas SCORE nasional untuk pembiayaan kegiatan-kegiatan SCORE. Unilateral Outgoing: total biaya yang harus dibayarkan oleh outgoing dengan kontrak unilateral adalah a. Rp 1.000.000,00 ditambah biaya exchange unilateral yang ditetapkan oleh masing-masing negara tujuan. Rincian dari biaya tersebut adalah: Rp 1.000.000,00 masuk ke dalam kas SCORE nasional untuk pembiayaan kegiatan-kegiatan SCORE. b. Biaya exchange unilateral yang tercantum di Exchamge Conditions masing-masing negara. Setiap negara memiliki biaya exchange yang berbeda. BIaya ini akan dibayarkan ke lokal yang menjadi host outgoing di negara tujuan dan digunakan untuk membiayai outgoing selama exchange.
35
EXCHANGE PROMOTION Exchange Fair Exchange Promotion (EXPO) Exchange fair atau Expo merupakan bentuk promosi Research Exchange yang diadakan di lokal. Setiap lokal wajib mengadakan expo ini. Selain untuk mempromosikan exchange, kegiatan exchange fair ini juga merupakan saat penjualan Application Form (AF) kepada para calon peminat outgoing. Bentuk maupun sistem pelaksanaan exchange fair dikembalikan kepada setiap LCRE agar dapat menyesuaikan dengan kondisi lokal masing-masing. Namun, ada beberapa standar materi yang harus dipublikasikan pada saat exchange fair, yaitu: 1. List kontrak negara: Negara-negara apa saja yang tersedia untuk program research exchange, negara-negara yang sudah pernah membuat kontrak dengan SCORE-CIMSA dan negaranegara yang sering membuat kontrak dengan SCORE-CIMSA 2. Penjelasan / deskripsi kegiatan exchange serta testimoni yang diperoleh dari incoming dan/atau outgoing 3. Exchange fee 4. Periode Exchange (biasanya pada bulan Juli-Agustus) 5. Contact Person yang dapat dihubungi untuk bertanya lebih lanjut tentang
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
6.
Research Exchange. Biasanya LORE atau divisi outgoing Syarat yang dibutuhkan untuk mengikuti Research Exchange
Bentuk exchange fair sendiri pada umumnya adalah expo stand atau talkshow bersama para outgoing / incoming. Kegiatan exchange fair biasanya diadakan sekitar bulan Maret – April, sebelum bulan Agustus (August Meeting). Para pendaftar exchange baru dapat berangkat research exchange pada tahun berikutnya. Application Form (AF) yang diberikan kepada calon outgoing harus memiliki stampel CIMSA dan dikenakan biaya. Stampel CIMSA yang digunakan adalah stampel CIMSA lokal masing-masing. Biaya yang dikenakan kepada para calon outgoing untuk pembelian AF diserahkan pada kebijakan setiap LCRE, menyesuaikan dengan kondisi di setiap lokal. Penerapan biaya AF ini diberlakukan agar para pendaftar merupakan mereka yang benar-benar berminat untuk mengikuti Research Exchange, sehingga AF tidak dihilangkan dan dapat kembali ke SCORE untuk diproses lebih lanjut. Selain pemberlakuan biaya AF, dibutuhkan juga follow up yang baik dari LCRE dan LORE terhadap para peminat outgoing, sehingga mereka yang mendaftar benar-benar ter-follow up dan mendapatkan informasi terus, sehingga proses aplikasi exchange mereka dapat berjalan dengan baik dan nantinya semua AF yang terjual dapat kembali ke SCORE untuk diproses lebih lanjut.
36
SINGKATAN AB AF AM AMSA AQ CA CC CIMSA CM EB EBM EC EF EMR EU FNMC GA GS HLM IFMSA IL ISMKI LCRE LEO LOME LORA LORE LORMA LORP LPO LR MCC ML MM MM MoRE
Advisory Board Application Form August Meeting Asian Medical Students Association Academic Quality Card of Acceptance Card of Confirmation Center for Indonesia Medical Students’ Activities Chat Meet Executive Board Executive Board Meeting Exchange Condition Evaluation Form East Mediterranean Region European Union (Passport) Fundraising and Merchandising Coordinator General Assembly General Secretariat Honorary Life Member International Federation of Medical Student’s Association Invitation Letter Ikatan Senat Mahasiswa Kedokteran Indonesia Local Committee on Research Exchange Local Exchange Officer Local Officer on Medical Education Local officer on Reproductive health including AIDS Local Officer on Research Exchange Liaison Officer on Research and Medical Association Local Officer on human Right and Peace Local public health officer Letter of Recommendation Media and Communication Coordinator Motivation Letter March meeting (international), May meeting (CIMSA meeting) Manual on research Exchange
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
NCRE NAFI NAFO NEO NGO NLS NMO NOME NORA NORE NORP NPO NTD OC OM PC RA RC SC SC SCOME SCOPE SCOPH SCORA SCORE SCORED PET SCORP SecGen SWG TRex TNT TOM
National Committee on Research Exchange NORE Assistants for Incoming NORE Assistants for outgoing National Exchange Officer Non-Governmental Organization National Leadership Summit National Member Organization National Officer on Medical Education National Officer on Reproductive Health inc. AIDS National Officer on Research Exchange National Officer on Human Rights and Peace National Public health Officer Neglected Tropical Disease Organizing Committee October Meeting Project Coordinator Regional Assistant RC Regional Coordinator Supervising Council Standing Committee SC on Medical Education SC on Professional Exchange SC on Public Health SC on Reproductive Health including AIDS
SC on Research Exchange SCORE- Director Pre Exchange Training SC on Human Rights and Peace Secretary General Small Working Group Training of Research Exchange Training of new Trainer Team of Official Meeting
TDCU
Technical Data Card Unilateral contract
VLE VLI VPE VPI WoCo WMA
Vice-Loco for External Affairs Vice-Loco for Internal Affairs Vice-President for ExternalAffairs Vice-President for Internal Affairs Working Committee World Medical Association
37
SCOREADER-MANUAL BOOK OF SCORE
38