Rum i arbejde by Akademisk Forlag

GITTE ANDERSEN & PETER HOLDT CHRISTENSEN

G S & S

AKADEMISK FORLAG

RUM I ARBEJDE

GITTE ANDERSEN OG PETER HOLDT CHRISTENSEN

AKADEMISK FORLAG

Rum i arbejde Gitte Andersen & Peter Holdt Christensen © 2015 Akademisk Forlag, København – et forlag under Lindhardt og Ringhof Forlag A/S, et selskab i Egmont Mekanisk, fotograﬁsk, elektronisk eller anden gengivelse af denne bog eller dele heraf er kun tilladt efter Copydans regler, se www.tekstognode.dk/undervisning. Forlagsredaktion: Marianne Thorhauge Forfatterportræt: Torben Nielsen Omslag, graﬁsk tilrettelægning og sats: Bjørn Ortmann Bogen er sat med Trio Grotesk og Newzald Tryk: Livonia Print Hvor intet andet er angivet, tilhører rettigheder til illustrationerne bogens forfattere. 1. udgave, 1. oplag, 2015 ISBN: 978-87-500-4526-7 www.akademisk.dk

INDHOLD

Forord

DEL I — ARBEJDSRUM HAR MANGE NUANCER

1. Rum gør noget ved mennesker Fra møbeludstilling til ressource 16

Rummets muligheder

Bogens struktur

2. Hvad er rum? 21

Den korte historie om arbejdsrum Rum i dag

Rum har mange nuancer

3. Rumforskning Arkitekturpsykologi dårlige start

Rumforskningens

Rum som afvejninger

Hvad ved vi om rum?

DEL II — RUM PÅVIRKER OG UDFORDRER

4. Ejerskab Ejerskab og privathed

ejerskabsfornemmelser arbejdsrummet?

Rummets

muligheder og udfordringer

Rum giver Hvem ejer

5. Samarbejde Samarbejde skal koordineres skal motiveres og mig

Samarbejde

Samarbejde med plads til os

Rum til samarbejde

6. Signaler Hvad gør signaler? 98

ver nye signaler sender

103

Nye arbejdsformer kræ-

De signaler ledere

Ingen grund til signalforvirring

105

109 7. Tilfældigheder Vennerne er tæt på 116

oplevelser

Ud-af-gruppen

Når tilfældigheder opleves

som afbrydelser tilfældigheder

110

118

Rum som ramme om

125

128

DEL III — AT ARBEJDE MED RUM

131

8. Når rum forandres Rør ikke ved mit rum rumforandringen

142

forandringsprocesser rumforandring

155

133

Aktører i

Rum som redskab i 147

Den gode

151

9. Mentale ombygninger Automatisk adfærd og mentale modeller Arbejdsrum i en deleøkonomi

159

hvorfor mentale ombygninger? med mentale ombygninger

171

Hvad og

161

At arbejde

167

10. Rum som værktøj Strategisk brug af arbejdsrum og data kultur

174

177

koncepter

189 193

157

172

Data, data

Etablering af en evalueringsNye bæredygtige rum-

180

Litteratur Register

Rum skal i arbejde

183

FORORD

Arbejdsrum er ikke bare noget, som er der, og som vi i løbet af arbejdsdagen fylder ud. Arbejdsrum gør noget ved os, ligesom vi gør noget ved arbejdsrum. Men vi kan blive meget bedre til at bruge arbejdsrum til at understøtte vores arbejde. Vi skal ikke kun mene noget om, brokke os over eller på andre måder synes en masse om de rum, vi arbejder i. Vi skal bruge rummene – ja, vi skal faktisk blive meget bedre til at bruge rummene. Arbejdsrum er et værktøj, men på mange arbejdspladser bruges dette værktøj ikke godt nok. Måske fordi der ikke er viden om, hvordan værktøjet anvendes bedst muligt, eller måske fordi rum traditionelt ikke er noget, der tænkes ind i organisationens strategier – for betyder rum da overhovedet noget? Ja, det gør de – og de betyder også mere, end vi oftest forestiller os. Med bogen ønsker vi derfor at sætte arbejdsrum på dagsordenen for netop at understrege, at arbejdsrum gør noget, og med arbejdsrum kan arbejdspladser således gøre en masse. Vi er begge dybt engagerede i, hvordan rum og adfærd er tæt forbundne, hvordan arbejdsrum gør noget ved arbejdet, og derfor hvordan vi ved at være bevidste om arbejdsrums muligheder kan forbedre vores arbejde. Bogen er et samarbejde. Vi kommer fra to forskellige verdener. Vi er henholdsvis en praktiker og en forsker, der ud fra vores fælles interesse for

rum og adfærd har ønsket at formidle denne interesse, og vi bruger viden fra begge verdener. Som stifter og managing partner i SIGNAL har Gitte i 15 år været frontløber i praksis for at koble rumdesign med organisatorisk performance og dokumentere, at rum er et glimrende redskab til at skabe arbejdsmæssige resultater. SIGNAL har designet mere end 70.000 arbejdspladser i Skandinavien og i alle deres projekter indsamlet data om sammenhængen mellem arbejdsrum og adfærd. Vi bruger denne viden, og når vi rundt om i bogen bl.a. skriver ”vores målinger” eller ”vi kan se”, så refererer vi til de data og den bearbejdning af data, som SIGNAL har foretaget gennem 15 år. Peter har som lektor på Copenhagen Business School i 10 år forsket i, hvordan arbejdsrum gør noget ved mennesker og interaktioner med mennesker. I bogen refererer vi både til hans og andres rumforskning, og vi har her angivet de kilder, vi benytter, og disse er samlet i litteraturlisten. Denne bog henvender sig til alle, der beskæftiger sig med at sætte – eller at ville sætte – rum i arbejde. Vi ønsker med bogen at øge opmærksomheden på de store gevinster, der ligger i at koble rumdesign med arbejdspladsers strategier for udvikling, da det netop er i denne sammenkobling, at der skabes bedre organisatorisk performance. Tak til forlagsredaktør Marianne Thorhauge for at tro på bogprojektet, og tak til SIGNAL for at levere levende graﬁske illustrationer. Gitte Andersen og Peter Holdt Christensen København, den 8. juli 2015

I Arbejdsrum har mange nuancer

ARBEJDSRUM HAR MANGE NUANCER

Del I

1. Rum gør noget ved mennesker 11 Fra møbeludstilling til ressource 12 Rummets muligheder 16 Bogens struktur 18 2. Hvad er rum? 21 Den korte historie om arbejdsrum 21 Rum i dag 26 Rum har mange nuancer 30 3. Rumforskning 37 Arkitekturpsykologi 39 Rumforsk43 ningens dårlige start Rum som afvejninger 45 Hvad ved vi om rum? 49 Rummets muligheder og udfordringer 59 Rum gør noget ved mennesker

RUM GØR NOGET VED MENNESKER

Næsten hvert eneste ugeblad og månedsmagasin er fyldt med gode råd om, hvordan vi bedst muligt indretter vores hjem, så det er funktionelt, moderne og æstetisk. Det er med hjemmets indretning, vi viser, hvem vi er, og det er i hjemmets legerum, samtalekøkken og wellness-rum, vi slapper af med familien. Men rum gør ikke kun noget ved os derhjemme. Rum er også på arbejde, når vi er på arbejde. I langt den største del af vores arbejdsdag beﬁnder vi os således i rum eller er undervejs fra et rum til et andet. Det er i rummene, vi har vores mere eller mindre faste arbejdsplads, det er i rummene, vi tilfældigt mødes med kollegerne, og det er i rummene, vi enten kan isolere os for at være kreative eller sammen med andre kan brainstorme hen mod den næste nye idé. Rum har derfor stor indﬂydelse på vores arbejdsdag. Men inden for ledelsesdisciplinen er udformningen af rum typisk blevet overladt til arkitekter, hvilket der på mange måder er sund fornuft i. De har nemlig den faglige viden om bl.a. dimensionering og indretning af rum. De er dog ikke altid opmærksomme på, hvordan rum påvirker adfærd, hvilket kan føre til ubehagelige overraskelser, når det viser sig, at den nye bygning skaber større utilfredshed med jobbet, eller at de nye rum ikke i tilstrækkelig grad understøtter samarbejde og videndeling. Der er kun få organisationer, der arbejder, eller tør arbejde, med rum som en strategisk ressource. Det skyldes

Del I

bl.a., at der inden for ledelsesforskningen ikke er særlig stor fokus på rum. Men det skyldes også en berøringsangst med den disciplin, der traditionelt har haft monopol på rum. Men da rum handler om både arkitektur og adfærd, er det vigtigt at være opmærksom på samspillet mellem netop arkitektur og adfærd og derved som organisation blive bedre til at udnytte de muligheder, arbejdsrum indeholder. Vores udgangspunkt er, at arbejdsrum påvirker den måde, mennesker har det på, og den måde, vi interagerer med hinanden på. Men det tænker vi ikke altid over. Rummene er der bare, og vi færdes bare i dem. Derfor er vi heller ikke altid dygtige nok til at udnytte de muligheder og gennemskue de udfordringer, arbejdspladsens rum indeholder. Med bogen vil vi sætte rum på organisationers dagsorden, fordi rum betyder meget mere, end vi oftest forestiller os. Bogen handler derfor om arbejdspladsens rum og om på de bedst mulige måder at sætte rum i arbejde, så de både understøtter de mennesker, der arbejder i rummene, og det arbejde, disse mennesker udfører i rummene. Fra møbeludstilling til ressource

Arbejdspladsens rum er ikke kun en møbeludstilling, der skal signalere, at her er en moderne organisation, der er dynamisk, eﬀektiv, kompetent, kreativ og socialt ansvarlig. Rum er en ressource, der kan øge arbejdsglæden, understøtte menneskers samarbejde, være anledning til at kolleger mødes, understøtte at mennesker oplever arbejdet som meningsfuld og dermed motiverende, og så kan rum understøtte både læring og videndeling. For blot at nævne nogle af rummets uanede, men ofte oversete, muligheder. Det ved mange arbejdspladser allerede. Men der er også mange arbejdspladser, der udelukkende betragter rum som en omkostning, der skal reduceres mest muligt. Men dermed udnytter de ikke de måder, rum kan anvendes på, godt nok. Mange organisationers arbejde med rum fokuserer således udelukkende på det arbejde, der udføres i ”Facility Ma-

Arbejdsrum har mange nuancer

nagement”-afdelingen (også forkortet FM). FM opstod som kompetence i London, hvor grundpriserne fra 1970’erne begyndte at stige voldsomt, og deraf kom et naturligt fokus på at driftsoptimere de fysiske rammer. Denne rådgivningsdisciplin er sidenhen udviklet til egentlige uddannelsesforløb – også i Danmark. Der er således skrevet masser af bøger om FM og bygningsdrift, og der er produceret og indsamlet masser af driftsnøgletal gennem årene – og Dansk Facility Management Netværk lever i bedste velgående den dag i dag. Inden for FM fastholdes fokus dog på driftsoptimering – uden kobling til hvordan og hvor mennesker i løbet af arbejdsdagen arbejder sammen. Der er dog også behov for et nyt fokus, hvor rumdesign ikke kun betragtes som en driftsudgift, men netop som en ressource, der kan skabe og understøtte bedre performance i organisationen. Naturligvis betyder rum ikke alt. Vi bilder os ikke ind, at fx kultur og værdier er noget, der kan bygges ind i væggene eller bindes fast i malingen, når en bygning opføres. Det er noget, vi alle er med til at bidrage til, når vi går ind ad døren og mødes i vores arbejdsrum. Men rum betyder mere, end det oftest kommer til udtryk, når arbejdspladser netop kun betragter rum som en omkostning. Vi har i mange år arbejdet med og forsket i, hvordan arbejdspladsens rum påvirker mennesker. Rum gør noget ved mennesker. Rum er dog ofte en uudnyttet ressource, der overses eller ignoreres. Men rum påvirker, og gennem vores forskning og praksis kan vi bl.a. dokumentere, at: • Medarbejdere bruger i gennemsnit kun 30-55 % af arbejdstiden ved deres arbejdsstation. Ikke desto mindre står denne arbejdsstation til rådighed for dem i hele arbejdstiden. Organisationer, der indretter arbejdet som en aktivitet fremfor et sted, kan nøjes med at udlægge 70 % af det samlede bruttoareal, de ellers skulle bruge, hvis de tilrettelagde arbejdspladsen efter en 100% tilstedeværelse ved arbejdsstationen.

Rum gør noget ved mennesker

Del I Vi tilbringer gennemsnitligt kun 30-55 % af tiden ved vores arbejdsstation. 15-30% Gennemsnitlig tid ude af kontoret

15-30% Gennemsnitlig tid i møder

30-55% Gennemsnitlig tid ved arbejdsstation

• Der er en klar sammenhæng mellem den måde, mennesker arbejder på, og det antal kvadratmeter, de anvender, således at jo mere mennesker samarbejder, jo mindre areal bruger de samlet set. • Jo længere væk mennesker fysisk befinder sig fra hinanden, jo mindre kender de til hinanden, og jo sjældnere kommunikerer de derfor med hinanden. Denne tendens eksisterer både på den horisontale afstand, der er afstanden mellem mennesker på den samme etage, og den vertikale afstand, der er afstanden på tværs af etager. • Mennesker, der arbejder sammen i fælles arbejdsmiljøer, har flere face-to-face møder i løbet af dagen og færre aftalte – traditionelle – møder. De har også kontakt med flere kolleger i løbet af dagen, og kontakten til andre kolleger rækker længere ud i organisationen end hos dem, der sidder alene i eget kontor.

Arbejdsrum har mange nuancer

Privat ejerskab til M2

FĂŚlles ejerskab til M2

Arbejde alene

Samarbejde

Jo mere vi deles om kvadratmetrene, jo flere faciliteter er der adgang til pĂĽ den samme eller mindre plads, og jo flere faciliteter, jo mere understĂ¸tter vi med rum samarbejde.

Rum gĂ¸r noget ved mennesker

Del I

• Mennesker, der arbejder i fælles arbejdsmiljøer med ﬂydende arbejdspladser, har oftere kontakt med andre kolleger i organisationen end de kolleger, der arbejder i åbne arbejdsmiljøer med faste pladser. Rum indeholder mange muligheder for at understøtte menneskers arbejde, men før rum bliver en vigtig ressource, er der brug for at rykke grænser. Det er de grænser, vi med bogen vil være med til at rykke ved at vise, at rum påvirker mennesker på arbejdspladsen, og at rum understøtter mennesker i deres arbejde. Rum skal bruges mere aktivt, end det er tilfældet på langt de ﬂeste arbejdspladser. Rummets muligheder

Arbejdet med rum kan have et instrumentelt, symbolsk og æstetisk formål. Det instrumentelle formål handler om med rum fx at opnå større jobtilfredshed eller gennem design af arbejdsmiljøer at opnå mere kommunikation. Det symbolske formål handler om at sende signaler om, at organisationen er et godt sted at arbejde, og en populær måde at gøre dette på er ved at designe arbejdsmiljøer (kontorlandskaber), der oftest forbindes med mere kreative end bureaukratiske organisationer. Endelig handler det æstetiske formål om at indrette behagelige rum – for både interne og eksterne interessenter. De forskellige formål kan opfyldes på en og samme tid, men de kan også bruges hver for sig. Selvom vi i bogen umiddelbart fokuserer på, at rum er et instrument, er både de symbolske og æstetiske perspektiver relevante, da de to perspektiver bl.a. sender signaler til ansatte og eksterne interessenter og fx også kan give ansatte en æstetisk oplevelse, der øger jobtilfredsheden. Eksempelvis viste interviews af studerende på en række universiteter i Danmark en markant efterspørgsel efter æstetiske studiemiljøer – kendetegnet ved ikke blot at give adgang til borde og stole, men i langt højere grad at give adgang til æstetiske miljøer med en mangfoldighed af tilbud og indret-

Arbejdsrum har mange nuancer

ninger. Det bliver altså vigtigt at tænke æstetiske virkemidler ind i lærings- og arbejdsmiljøer, for gennem forskelligartede indtryk kan man stimulere mennesker i hverdagen og derved fremme læring og trivsel (Fjord og Bøjer 2013). Forståelsen af rummet som et instrument ses måske allerbedst i de seneste års begyndende ændring i måden at tænke og gøre arkitektur på. Tidligere blev arkitektur primært tænkt og oplevet som noget, der startede udefra med en beskrivelse af bygningens arkitektur, mens der i dag er en spirende forståelse for, at arkitektur i lige så høj grad skal opleves og tænkes indefra – med fokus på aktiviteterne mellem de mennesker, som befolker bygningen. Organisationens rum – de bygninger den har til huse i – er ikke kun arkitektens værk og eftermæle, og de er heller ikke kun et symbol, der skal signalere fx dynamik og troværdighed. Organisationens rum huser mennesker – slutbrugere – der har behov, indgår i samspil med andre mennesker og udfører et væld af arbejdsopgaver. Alle disse aktiviteter skal også tænkes ind i rummet. Rummet er ikke noget, der betragtes i et udefra-ind perspektiv, men anvendes også – og skal derfor også tilrettelægges – i et indefra-ud perspektiv. Arbejdet med rum kræver derfor ikke kun viden om arkitektur, men også viden om bl.a. kultur, ledelse, samarbejde og økonomi. I byggebranchen ser man dette i form af nye typer af tværfaglige rådgivningsvirksomheder, der skyder frem i en branche, som ellers har haft tradition for, at alle arkitekter samler sig i arkitektvirksomheder, ligesom ingeniører samler sig i ingeniørvirksomheder. Nu skyder en række virksomheder op, som tilbyder rådgivning i tværfaglige miljøer bestående af bl.a. designere, økonomer, kommunikationsfolk og sociologer. Samtidig med dette ses også nye typer af oﬀentlige udbud i denne branche, fx oﬀentlige bygherrer der efterspørger andre kompetencer i de bydende teams end de traditionelle arkitekt- og ingeniørkompetencer. Nu skal de bydende teams også tilbyde kompetencer, der indeholder sociologiske kompetencer som fx viden om adfærd og rum i relation til behovsafdækninger.

Rum gør noget ved mennesker

Del I

Dette ser vi som en ny og øget erkendelse af og opmærksomhed på, at rum er et redskab til bedre performance. Men det kræver samarbejde mellem discipliner, der traditionelt har været opdelt i siloer. Heri ligger en væsentlig udfordring for organisationers strategiske arbejde med rum, og med bogen ønsker vi at bidrage til at gøre organisationers arbejde med rum mindre silo- opdelt og dermed netop mere tværfagligt. Bogens struktur

Vi har opdelt bogen i tre dele med i alt 10 kapitler. Den første introducerende del består af kapitlerne 1, 2 og 3. Efter at vi i dette her kapitel har introduceret vores fokus og formål, diskuterer og definerer vi i kapitel 2, hvad vi mener med arbejdsrum. I kapitel 3 præsenterer vi centrale temaer i den sparsomme rumforskning, og vi understreger, hvordan forskningen i arbejdsrum langt fra giver entydige svar på, hvordan rum bør anvendes. Netop derfor kan det være vanskeligt at vide sig helt sikker på, hvordan rum skal anvendes. I bogens anden del – ”Rum påvirker og udfordrer” – introducerer vi i fire kapitler fire centrale dimensioner, som hver især bliver påvirket af rum. De fire dimensioner er ejerskab, samarbejde, signaler og tilfældigheder, og i det systematiske arbejde med rum bør man være opmærksom på, hvordan rum – og især forandringer af rum – kan påvirke, og er påvirket af, hver af de fire dimensioner. I bogens tredje og sidste del – ”At arbejde med rum” – giver vi i tre kapitler anvisninger til, hvordan organisationer bedst muligt kan sikre, at rum understøtter det arbejde, der nu engang foregår i organisationen. I kapitel 8, ”Når rum forandres”, analyserer vi, hvordan rumforandringer kan understøttes. Kapitel 9 – ”Mentale ombygninger” – fokuserer på at understøtte menneskers oplevelse af rumforandringer, og i bogens sidste kapitel afslutter vi med en række råd til det videre arbejde med rum.

Arbejdsrum har mange nuancer

Bogen er en brugsbog. Den skal bruges til at opnå mere viden om, hvad arbejdsrum gør ved mennesker. Dermed skal den også bruges til at understrege de mange – og altså ofte oversete – muligheder, den bevidste anvendelse af rum indeholder. Den måde, som bogen kan bruges til dette på, er ved at læse første del af bogen som et svar på, hvad rum er, og hvad ved vi om rum. Anden del af bogen svarer på, hvorfor rum gør noget ved mennesker og de måder, de arbejder sammen på, mens bogens tredje del er værktøjsdelen. Her ønsker vi at svare på, hvordan organisationer bedst muligt kan arbejde med rum. Bogen skal således ikke nødvendigvis læses fra start til slut, men de enkelte dele kan læses ud fra en interesse i at vide, hvad rum er, hvorfor rum påvirker, og hvordan vi så arbejder med rum.

RUM BETYDER MEGET MERE, END VI FORESTILLER OS. MED DENNE BOG VIL FORFATTERNE DERFOR SÆTTE RUM PÅ ORGANISATIONERNES DAGSORDEN. BOGEN HANDLER OM ARBEJDSPLADSENS RUM OG OM, HVORDAN VI PÅ DE BEDST MULIGE MÅDER SÆTTER RUM I ARBEJDE, SÅ DE BÅDE UNDERSTØTTER DE MENNESKER, DER ARBEJDER I RUMMENE, OG DET ARBEJDE, DISSE MENNESKER UDFØRER I RUMMENE.

ISBN 978-87-500-4526-7