Compart: Más Poder en el Puente de Mando

Arvato Direct Services

Gütersloh GmbH, una filial de arvato (Bertelsmann), proveedor internacional de servicios de outsourcing para procesos de negocio, intensificó su output management (OM) tanto tecnológicamente como organizacionalmente. La pieza central de esta innovación es Compart DocBridge Pilot, que permite un procesado paralelo de alta capacidad para trabajos complejos.

Como proveedor de servicios de impresión y mailing, ¿qué puede hacer cuando se enfrenta de repente una montaña de documentos para procesar y enviar, pero no hay mucho tiempo para hacerlo? Esta situación no es desconocida para arvato direct services Gütersloh GmbH. Hace escasamente un par de años, la filial de arvato AG especializada en soluciones de gestión documental y correo se enfrentó a lo que parecía una tarea imposible: uno de sus más importantes clientes quería multiplicar por cuatro su volumen habitual de trabajos en el mismo tiempo. arvato tenía un dilema. ¿Cómo podría adaptar su sistema de output management (OMS) a esta necesidad? Oliver Simon, Director de Operaciones IT de arvato, recuerda: “estaba claro que íbamos a tener que poner toda la infraestructura bajo un microscopio. Era inútil actualizar el servidor con procesadores y memoria adicionales si los sistemas de OM que se ejecutan en él eran incapaces de soportar un mayor rendimiento.” Por tanto el enfoque era ampliar para cubrir no sólo el software y el hardware en el entorno inmediato OM, sino en todos los componentes de la panorámica IT (bases de datos, sistemas operativos, tecnología para network y almacenamiento, etc). Los procesos anteriores y los posteriores necesitaban ser plenamente analizados. ¿Qué era lo más eficaz, el procesamiento directo de los archivos individuales o agrupados? ¿Cuál era la distribución de la carga general de la creación de los envíos? ¿Cuáles eran los parámetros clave para la mejora del rendimiento?

Para Oliver Simon y sus colegas, esta aproximación holística era un criterio esencial – ¿necesitaban otra plataforma o podían escalar la actual? Y lo más importante, arvato necesitaba saber si DocBridge Pilot tenía las fuentes apropiadas para garantizar la escalabilidad razonable. A través de una asignación directa entre el core de la CPU y la conversión del software DocBridge Mill realizado en las instalaciones de arvato, eran capaces de demostrar que el rendimiento del sistema podría ser impulsado añadiendo más núcleos de CPU. Además, era importante ampliar igualmente la memoria principal para proporcionar recursos suficientes para la salida adicional de Mill. Por encima de la amplitud de los diferentes pedidos, fueron capaces de conseguir el paralelismo escalable con los núcleos de la CPU añadido y la memoria principal. Este aumento en el rendimiento general del sistema no necesariamente beneficia a un solo pedido. Sí, se reducían los tiempos de espera, pero el rendimiento de un pedido individual seguía siendo tan bueno o tan malo como lo era antes. Por supuesto, podían usarse procesadores más rápidos, pero este método de aceleración generalmente se agota rápidamente. Por este motivo, el objetivo definido fue configurar el trabajo de tal manera que el paralelismo podría lograrse independientemente de otros pedidos. Algunos enfoques eran auténticos callejones sin salida. Los análisis hechos dejaban claro, por ejemplo, que el procesamiento de archivos agrupados era más rápido que realizar la propia agrupación.

Analizar todos los componentes IT

Para alcanzar el paralelismo con los pedidos individuales, arvato necesitaba escalar de DocBridge Pilot 2.9 a la versión actual 2.14, que ofrecía las características necesarias. Fue importante para el proveedor de servicios ampliar la infraestructura existente sin tener que cambiar la programación básica. ¿Qué podría ser mejor que ampliar un sistema que ya está probado y comprobado?

Simon recomienda a las empresas que se enfrentan a retos similares de rendimiento en entornos OM que tomen el tiempo suficiente para analizar y mirar a toda la estructura TI. “Aumentar el rendimiento escalando el hardware es sólo una solución a corto plazo, no duradera.” Según el director de Tecnología, es mucho mejor analizar todo el proceso al completo y optimizar lo más posible.

El creía que con la nueva versión de DocBridge Pilot, estaría en efecto preparada para el futuro. “Las opciones de escalabilidad para el software son prácticamente ilimitadas. Incluso si un cliente quiere aumentar el volumen aún más, no tenemos de qué preocuparnos".

Garantía de calidad en la comprobación del documento de la A a la Z

En arvato, todavía se imprimen la mayoría de los mailings. Sin embargo, Oliver Simon puede prever el aumento de envíos electrónicos en el futuro. “El ratio entre lo físico y lo digital se está desplazando hasta éste último. Por otro lado, e-mail es probablemente inadecuado para la publicidad. Para los productos que se basan en el tacto y la vista, como son los catálogos de alta calidad, el papel sigue siendo el mejor medio". Para el futuro, el director prevé un cómodo equilibrio entre los dos.

Para Compart, socio desde hace años de arvato, el cambio también era un reto. La nueva versión no estaba disponible hasta justo antes del inicio del proyecto en la primavera del 2012, por lo que arvato era un cliente piloto de "peso pesado" para el lanzamiento de la 2.14. “Esto venía a demostrar que Compart no solamente crea productos a prueba de futuro, sino que dispone del conocimiento hacia una sólida migración en cada una de las áreas importantes y susceptibles del procesamiento de documentos.” arvato continuará trabajando con el especialista de OM en el futuro. Actualmente, existe un proyecto de introducción en curso con DocBridge Delta, la plataforma independiente de software de análisis de Compart para la comparación automática de documentos. La garantía de calidad en la comprobación del documento es esencial para la empresa, sobre todo para asegurar que los cambios no deseados en el diseño o el texto no se derivan de las actualizaciones del software de creación de documentos.

El software DocBridge Pilot y DocBridge Mill

DocBridge Pilot/DocBridge Mill son soluciones escalables de software para controlar y optimizar flujos de datos de documentos. Peparan los documentos desde aplicaciones diferentes para un grupo objetivo específico y para los diferentes canales de distribución físicos y digitales (impresión, carta electrónica, fax, archivo, Web y portales de correo electrónico, las redes sociales, los terminales finales móviles, etc.)

Infraestructura de arvato direct services

Antes

Hardware: Servidor Virtual VMWare – cuatro procesadores(4vCores)

Sistema Operativo: OS Linux

Software OM: DocBridge Pilot 2.9

Bases de Datos: Oracle 10g, ISO Latin1

Memoria principal: 4 GB vRAM

Hoy

Hardware: Servidor físico – 2 procesadores hexa-core (12 cores)

Sistema Operativo: OS Linux

Software OM: DocBridge Pilot 2.14

Bases de datos: Oracle 11, UTF-8

Memoria principal: 48 GB RAM

Metodología del proyecto arvato Análisis de Infraestructura

Cuestiones básicas:

1.- ¿Qué garantiza un mayor rendimiento: procesamiento paralelo o secuencial?

2.- ¿Es el mayor nivel de la plataforma (hardware y software) capaz de paralelizar procesos?

3.- ¿Son los procesos existentes adaptables a la paralelización? ¡Qué es mejor la importación directa de archivos o los agrupados?

4.- ¿Cuál es la distribución de carga en general?

El análisis por pasos

- Comparar Windows/Unix

- Comparar DocBridge Pilot 2.9/2.14

- Comparar las versions de DocBridge Mill

- Comparar los servidores virtuales y físicos

- Comparar almacenamiento local / almacenamiento en red

- Comparar/analizar el proceso secuencial y paralelo

Resultados

- Considerablemente mayor rendimiento en una plataforma Linux con la versión más reciente y propiamente configurada de DocBridge Mill (integrada en DocBridge Pilot).

- Bundling adicional de archivos PDF impacta negativamente en los resultados. Sobre todo, los PDF pueden ser procesados más rápidamente.

- Sobre la base de DocBridge Pilot 2.4, se puede conseguir un paralelismo escalable mediante núcleos de CPU adicionales que pueden generar el mayor rendimiento necesario.

Lo principal: la importación de los documentos que deben procesarse se mantiene separada de la salida de los envíos. La solución desarrollada por Compart copia los datos y los convierte al tiempo que conserva el formato del archivo. En este punto, el documento puede ser modificado, distribuido, clasificado, indexado, y convertido en cualquier formato estándar. Esto permite que los documentos puedan mostrarse, imprimirse, archivarse y no tener que ser analizados y procesados. La información para este proceso se extrae en forma de metadatos. Mientras que el software asigna los archivos a un pool central, los metadatos se almacenan en una base de datos relacional (repositorio).

Luego están las diferentes funciones para la emisión de los documentos, tales como clasificación o páginas "mejora" con información adicional para el procesamiento continuo, como para ensobrado. También es posible agrupar varios documentos de dife- rentes fuentes y en diferentes formatos y con destino a un mismo destinatario. Dependiendo de la configuración de software, esta tarea se puede realizar de forma totalmente automática o iniciada en algún momento en el tiempo definible. La ventaja: el software tiene en cuenta el límite de peso permitido para una tasa postal determinada cuando genera los envíos. Los gastos generales postales se pueden optimizar de esta manera. Para más información sobre Compart y DocBridge Pilot: www. compart.com/de/docbridge-pilot

Sobre arvato

arvato AG es un proveedor líder europeo de externalización de procesos empresariales (BPO). Más de 63.000 empleados diseñan e implementan soluciones a medida para los clientes de negocios en todo el mundo y sus diversos procesos de negocio a lo largo de la cadena de servicios integrados. Estos servicios incluyen la gestión de datos, atención al cliente, servicios de CRM, gestión de la cadena de suministro, distribución digital, servicios financieros, servicios de TI cualificados e individualizados, así como todos los servicios relacionados con la creación y distribución de los productos impresos y los medios de almacenamiento digital.www.arvato.de

24 – 29 de marzo de 2014