Sistema ABC de control de inventarios Hospital Ebenezer by Alba Morales Ramos

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Sistema de inventario aplicado en Hospital Privado Ebenezer, durante el desarrollo del curso de Técnicas de Investigación y Propedéutica de Tesis en la ciudad de Chimaltenango, Guatemala, año 2017.

Alba Patricia Morales R. Técnicas de Investigación y Propedéutica de Tesis

CONTROL DE INVENTARIOS IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS EN HOSPITAL PRIVADO EBENEZER

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS EN HOSPITAL PRIVADO EBENEZER, CHIMALTENANGO.

ALBA PATRICIA MORALES RAMOS UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA SEDE REGIONAL DE CHIMALTENANGO FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS TECNICAS DE INVESTIGACION Y PROPEDEUTICA DE TESIS CHIMALTENANGO 4 DE JUNIO DE 2017

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

INDICE INTRODUCCION ........................................................................................................................................ 1 PREDISEÑO ................................................................................................................................................. 2 DATOS........................................................................................................................................................ 2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................................................ 2 FUNDAMENTACION TEORICA.................................................................................................................... 2 OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS ..................................................................................................... 3 APORTES .................................................................................................................................................... 4 EVIDENCIAS ............................................................................................................................................... 6 Capítulo I ....................................................................................................................................................... 8 MARCO CONCEPTUAL DEL PROBLEMA ............................................................................................. 8 A.

ANTECEDENTES ............................................................................................................................ 8

JUSTIFICACION ............................................................................................................................ 10

DETERMINACION DEL PROBLEMA ........................................................................................ 11

Capitulo II ................................................................................................................................................... 12 MARCO TEORICO ..................................................................................................................................... 12 A.

GENERALIDADES SOBRE INVENTARIOS .......................................................................... 12

SISTEMAS DE INVENTARIOS. .............................................................................................. 22

PROCESOS DE COMPRA Y NEGOCIACION ........................................................................ 34

APLICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA............................................................................................ 52 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRA....................................................................... 52 DIAGRAMA DE OPERACIONES DEL PROCESO .......................................................................................... 53 Capítulo III .................................................................................................................................................. 60 MARCO METODOLOGICO........................................................................................................................ 60 D.

HIPOTESIS ................................................................................................................................. 60

VARIABLES............................................................................................................................... 60

INDICADORES E INDICES ...................................................................................................... 61

ESTADISTICA ........................................................................................................................... 61

Capitulo IV .................................................................................................................................................. 62 MARCO OPERATIVO ................................................................................................................................ 62 A.

TECNICAS DE RECOLECCION DE DATOS.......................................................................... 62

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

TRABAJO DE CAMPO ............................................................................................................. 66

PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION .......................................................................... 67

CRONOGRAMA DE TESIS .............................................................................................................. 75 Capítulo V ................................................................................................................................................... 76 MARCO ADMINISTRATIVO ...................................................................................................................... 76 A.

RECURSOS ................................................................................................................................ 76

PRESUPUESTO ......................................................................................................................... 77

PROCESO DE APROBACION .................................................................................................. 78

DIAGRAMA DE FLUJO .............................................................................................................................. 78 Capítulo VI .................................................................................................................................................. 79 CONCLUSIONES ....................................................................................................................................... 79 RECOMENDACIONES ............................................................................................................................... 80 ANEXOS ................................................................................................................................................... 81 MAPA MENTAL DE LA FUNDAMENTACION TEORICA .......................................................... 81 FORMATO DE ENCUESTA ............................................................................................................. 82 FOTOGRAFIAS ................................................................................................................................. 83 FORMATO DE ORDEN DE COMPRA ............................................................................................ 84 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ............................................................................................................... 85

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

INTRODUCCION Hospital Privado Ebenezer de Chimaltenango, es un centro hospitalario que desde hace más de 12 años presta servicios de salud a nivel general en la ciudad de Chimaltenango. Con base a los métodos de investigación aplicados como la observación y la encuesta se determina que se necesita la implementación de un sistema de control de inventarios, un sistema eficaz y de fácil aplicación siendo en este caso el sistema de control de inventarios ABC, es un sistema de clasificación de los productos para fijarles un determinado nivel de control de existencia; para así reducir esfuerzos, tiempos de control, y costos en el manejo de inventarios. Los costos y tiempo que las empresas invierten en el control de todos y cada uno de sus materias primas y productos terminados son incalculables, y resulta innecesario controlar artículos que tengan poca importancia para un proceso productivo y en general productos que su inversión no es cuantiosa. No es extraño encontrar en los inventarios de una determinada empresa que de un 10% a 15% del total de sus artículos representen el 70% del dinero invertido en inventario aproximadamente; y que del mismo inventario del 85 al 90% de los artículos representan únicamente un 10 a 15% del capital invertido. Cuando hablamos de inventarios nos referimos a bienes tangibles que se adquieren para la venta o para ser utilizados en la producción de bienes y luego comercializarlos. Al hablar de control de inventarios también hay que tomar en cuenta la negociación, se trata de una actividad que se lleva a cabo en cualquier momento de nuestras vidas de forma natural que muchas veces ni nos damos cuenta, y sucede cada vez que queremos conseguir algo que no está en línea con lo que quieren las personas que están a nuestro alrededor, tenemos que negociar y en el ámbito empresarial es una de las habilidades más destacadas y se relaciona con clientes y proveedores. Otro termino que se debe tomar en cuenta es la sistematización, ésta sirve como radiografía de la investigación que se realiza, pero más que eso en términos generales sirve de base para realizar procesos como planeación, evaluación, diagnóstico, y no es que estos procesos no se puedan realizar sin la sistematización, pero ésta sirve como una guía. El presente trabajo se divide en seis capítulos donde se detalla paso a paso como se llevó a cabo la investigación e implementación del sistema de control de inventarios ABC.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

PREDISEÑO

DATOS En Hospital Privado Ebenezer, ubicado en 4ta. Avenida 2-18 Zona 2, Chimaltenango, Chimaltenango existe descontrol en el inventario de insumos y medicamentos. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ¿Por qué en Hospital Privado Ebenezer, ubicado en 4ta. Avenida 2-18 Zona 2, Chimaltenango, Chimaltenango existe descontrol en el inventario de insumos y medicamentos?

Preguntas Auxiliares ¿Cuáles son las causas del descontrol en el inventario de insumos y medicamentos? ¿Existen perdidas monetarias por el descontrol en el inventario de insumos y medicamentos? ¿Existe en la empresa algún sistema de control de inventarios? ¿Hay alguna persona responsable de inventarios? ¿Se aplica alguna técnica para llevar registro de los insumos y medicamentos con mayor rotación? ¿Existen políticas de compra y venta de productos? ¿Cuáles son los problemas frecuentes por el descontrol en el inventario de insumos y medicamentos?

FUNDAMENTACION TEORICA Generalidades •

Modelos de Inventarios

•

Sistema de Clasificación ABC

•

Modelos Determinísticos

Sistema de Inventarios •

Sistema de Inventarios Revisión Continua

•

Sistema de Inventarios Revisión Periódica 2

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

•

Sistema de Inventarios con Distribuciones Teóricas

Compras y negociación con proveedores •

Negociación con Proveedores

•

Compras

•

Estrategias de Negociación en Compras

OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS

General •

Implementar el sistema de control de inventarios ABC en Hospital Privado Ebenezer

Específicos •

Crear un contrato laboral para una persona que sea responsable del inventario de insumos y medicamentos

•

Determinar los insumos y medicamentos de mayor rotación a través del sistema de control de inventarios ABC

•

Crear políticas que faciliten la compra y venta de productos

•

Determinar los problemas frecuentes que se dan al haber descontrol en el inventario de insumos y medicamentos

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

APORTES Se podrá determinar o descartar si las principales causas del descontrol en el inventario de insumos y medicamentos se debe a inventarios físicos que no coinciden con los reportes semanales o mensuales, inventarios dañados por un almacenamiento inadecuado, insumos y medicamentos caducos por no tener rotación alta y compras en exceso, exceso de medicamentos e insumos con rotación baja, faltas constantes de insumos y medicamentos que tienen alta rotación. Detectar si estos tipos de problemas han representado perdidas monetarias para la empresa y determinar los montos si es posible. Detectar si existe en la empresa algún sistema de control de inventarios y así mismo dar a conocer los diferentes tipos de sistemas

automatizados que existen en la actualidad y que pueden ser aplicados en las pymes debido a la facilidad de uso y costos bajos en comparación a sistemas que se usan en las grandes empresas. Crear un contrato laboral para una persona que sea responsable del inventario, si ya existiera un contrato laboral capacitar a la persona encargada. Detectar si existe alguna técnica para llevar registro de los insumos y medicamentos con mayor rotación y si no existiera dar a conocer las diferentes técnicas y aplicar la que más convenga a la empresa, para que puedan conocer y llevar registro de la demanda de los productos y basarse en estos controles para dictar los pedidos a proveedores.

Llevar un registro exacto del inventario disponible, conocer las variaciones entre cada mes, hacer proyecciones y anticipar cuando deberán hacer pedidos con los proveedores y así evitar costos por mantener productos de baja rotación en stock por mucho tiempo o en mayor cantidad a la que se debe tener.

Verificar si existen políticas de compra y venta de insumos y medicamentos, políticas para descargar un insumo o producto del inventario. Capacitar al personal que está en constante contacto con inventario, como médicos, enfermeras, administración y la persona responsable del inventario.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Dar a conocer las diferentes políticas y proceso a seguir para adquirir un insumo o medicamento en el día y cuál será el proceso en la noche y fines de semana cuando no haya una persona responsable del inventario. Detectar los problemas frecuentes por el descontrol en el inventario y darlos a conocer para que se tomen las medidas necesarias y el personal este consciente de la importancia de respetar las nuevas políticas y la importancia de implementar un sistema automatizado.

Evitar problemas por registros inexactos en el inventario, esto se logrará llevando registros de ingresos y egresos a través de un conteo cíclico, donde se verificara la exactitud de los productos contando físicamente los productos fechas específicas en el año. Si la empresa no tiene la capacidad de compra para un sistema automatizado se adjuntarán las diferentes cotizaciones para que puedan ser utilizadas en el futuro y se recomendara el sistema que cumpla con los requerimientos para la empresa.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

EVIDENCIAS Se realizará una investigación acción que incluya a los involucrados en las compras y ventas de insumos y medicamentos de Hospital Privado Ebenezer para sugerir la implementación de un sistema de control de inventarios automatizado, a un costo que la empresa pueda pagar y que sea de fácil aplicación. Se darán a conocer las principales causas del descontrol en el inventario de insumos y medicamentos, se disminuirá la cantidad de inventarios dañados por un almacenamiento inadecuado y bajar la cantidad de insumos y medicamentos caducos por no tener rotación alta y compras en exceso. El exceso de medicamentos e insumos con rotación baja ya no existirá puesto que las compras se regirán a las nuevas políticas. Ya no habrá problemas por las faltas constantes de insumos y medicamentos que tienen alta rotación. La detección de los problemas que han representado perdidas monetarias para la empresa ayudara a hacer conciencia desde la alta gerencia hasta la persona encargada de inventarios. Implementar en la empresa un sistema de control de inventarios y así mismo dar a conocer los diferentes tipos de sistemas automatizados que existen en la actualidad y que pueden ser aplicados en las pymes le dara valor agregado a la empresa puesto que en la actualidad la mayoría de epymes no cuentan con un sistema automatizado.

Crear un contrato laboral para una persona que sea responsable del inventario, ayudara a disminuir perdidas y gastos innecesarios a largo plazo, esto ayudara a que haya control en las entradas y salidas de insumos y medicamentos. Dar a conocer las diferentes técnicas y aplicar la que más convenga a la empresa, permitirá que puedan conocer y llevar registro de la demanda de los productos y basarse en estos controles para dictar los pedidos a proveedores y así evitar grandes cantidades de productos innecesarios en stock.

Llevar un registro exacto del inventario disponible, conocer las variaciones entre cada mes, hacer proyecciones y anticipar cuando deberán hacer pedidos con los proveedores evitara costos por mantener productos de baja rotación en stock por mucho tiempo o en mayor cantidad a la que se debe tener. 6

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

La existencia de políticas de compra y venta de insumos y medicamentos, políticas para descargar un insumo o producto del inventario permitirá facilitar los procesos. Capacitar al

personal que está en constante contacto con inventario, como médicos, enfermeras, administración y la persona responsable del inventario ayudara a hacer conciencia de la importancia de llevar un control de inventarios.

Evitar problemas por registros inexactos en el inventario será un logro debido a que el sistema automatizado lleva el control exacto de entradas y salidas. Dar a conocer los diferentes tipos de sistemas automatizados permitirá que se tome la mejor decisión en la obtención del sistema.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Capítulo I MARCO CONCEPTUAL DEL PROBLEMA A. ANTECEDENTES Hospital Privado Ebenezer es una pequeña empresa familiar ubicada en 4ta. Avenida 2-18 Zona 2, Chimaltenango que abre sus puertas al mercado en el año 2,002. Actualmente ofrece servicios de medicina general, cirugía general, gastroenterología y ultrasonido. Por ser una pequeña empresa familiar ha enfrentado problemas administrativos desde inicios de su apertura, puesto que el primer administrador no tenía conocimientos teóricos sobre cómo administrar una empresa por lo que con el pasar de los años los problemas se fueron evidenciando. Actualmente cuenta con administrador, pero existe la necesidad de resolver los problemas que se vinieron acumulando con el tiempo. Según estadísticas del INE al 30 de junio del año 2012, el número de habitantes ambos sexos para la república fue de 15,073,375, teniendo un crecimiento de 2.44% entre 2011 y 2012 y aproximadamente 9.5 millones de personas tienen 15 ó más años de edad por lo que se encuentran en edad de trabajar (PET); de ellas 6.2 millones conforman la población económicamente activa (PEA) y esto significa que a nivel nacional 65 de cada 100 personas en edad de trabajar están trabajando o buscando un trabajo. También según las estadísticas del INE en el año 2011, el 99.0% de las empresas registradas en el Directorio Nacional Estadístico de Empresas (DINESE) se catalogó como empresas pequeñas, lo que demuestra que las pequeñas empresas son parte fundamental en la economía de Guatemala y es por esto que se debe poner atención a los problemas que enfrentan puesto que contribuyen a la generación de ingresos para el país a través de los impuestos y crean oportunidad laboral a través de la generación de empleos. Gran porcentaje de las pequeñas empresas son empresas familiares y esto provoca que la gestión administrativa sea informal, no existen controles para los procedimientos ni políticas que faciliten los procesos y sumando a todo esto no existe el apoyo necesario de parte del gobierno lo que dificulta aún más que las pequeñas empresas puedan sobrevivir en el mercado, y esto se dificulta más para las empresas que prestan servicios de salud debido a que se deben cumplir reglas y políticas, siendo las entidades encargadas muy rigurosas cuando no existen relaciones de amistad con las personas que están al frente de estas. Esto permite cumplir con los

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

requerimientos que solicitan las entidades encargadas del buen funcionamiento de las empresas de servicios de salud, pero se descuidan otros aspectos importantes en la administración que son de vital importancia para el buen funcionamiento y evitar que se vea reflejado en pérdidas monetarias. Lastimosamente Guatemala está pasando por una de las peores crisis en la política, lo que ha provocado aumento en los índices de violencia, pobreza y varios factores económicos, pero uno de los sectores más afectados ha sido el sector salud, no satisfaciendo las necesidades primarias de salud en hospitales públicos y esto provoco que, en el año 2010, los centros hospitalarios privados del país brindaran consultas externas a 873,482 personas, lo que significó un incremento de 7.2% respecto del año anterior. Las personas han optado por satisfacer sus necesidades de salud en centros privados, puesto que los centros públicos se convierten en un atentado para la vida humana, por el mal servicio, insumos insuficientes, medicamentos insuficientes para la población demandante. Siendo esto así, los centros privados deben estar preparados para satisfacer las necesidades de la demanda y no solamente cumplir con los requerimientos que las entidades que velan por el buen funcionamiento solicitan sino también estar preparados en el área administrativa. El control de inventarios es un tema muy importante en una empresa que se dedica a prestar servicios de salud debido que son vidas las que se están tratando y la falta de un insumo o medicamento no solo provocará perdidas monetarias sino en casos más graves no se podrá cubrir la emergencia del paciente. Determinar si existen perdidas monetarias por el descontrol en el inventario de insumos y medicamentos es parte fundamental pero más importante evitar accidentes por la falta de los mismos.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

B. JUSTIFICACION Debido a la importancia que las pequeñas empresas representan para la economía del país es vital que estas pongan atención a los problemas que con frecuencia se dan por el descontrol en los inventarios. Aplicar sistemas de control de inventarios ayuda a la reducción de costos por el mal manejo, evita perdidas monetarias por la caducidad de productos en stock que son de baja rotación, o los costos que conllevan el almacenar productos. En empresas que se dedican a prestar servicios de salud es indispensable que se cumpla a tiempo con los insumos y medicamentos, no es aceptable que no exista cierto insumo o medicamento que servirá para atender una emergencia. El conocimiento, detección y separación adecuada de los insumos y medicamentos utilizados en casos de emergencias ayudara a prestar un servicio rápido. Aplicar técnicas para la rotación de inventarios permitirá que se lleve un mejor control en las entradas y salidas de aquellos insumos y medicamentos con mayor rotación y también de los que son de baja rotación, pero indispensable que existan en stock. La creación de políticas de compra y venta permiten que los procesos sean fáciles, disminuyen tiempos muertos y se evitan problemas por no saber qué hacer cuando hay faltantes o a quien recurrir. Implementar un sistema automatizado permitirá llevar un control exacto del inventario. También le dará valor agregado a la empresa puesto que la automatización es de vital importancia para el desarrollo de la empresa. Al hacer uso de un sistema de control de inventarios permite tener conocimientos certeros de las existencias de insumos y medicamentos, se evitan las duplicidades en los pedidos, se disminuyen las perdidas por stock elevado de medicamentos e insumos que son de baja rotación, disminuyen los porcentajes de quejas por parte del personal, pues se mejoran los procedimientos y existe control tanto de entradas como de salidas. Los pedidos se hacen con base a un sistema que rige las cantidades a pedir y no a la baja existencia en stock.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

C. DETERMINACION DEL PROBLEMA 1. Definición del problema. ¿Por qué en Hospital Privado Ebenezer, ubicado en 4ta. Avenida 2-18 Zona 2, Chimaltenango, Chimaltenango no existe control en el inventario de insumos y medicamentos?

2. Alcances y límites. Ámbito geográfico: La investigación se realizará en Hospital Privado Ebenezer, ubicado en 4ta. Avenida 2-18 zona 2, Chimaltenango.

Ámbito institucional: Hospital Privado Ebenezer

Ámbito personal: Personal administrativo, personal encargado del control de inventarios, enfermeras y médicos.

Ámbito temporal: Según cronograma de actividades, la investigación durara del 2 de febrero al 17 de junio del año 2017.

Ámbito temático: Se estudiará manejo y control de inventarios, rotación de productos y políticas para el control de inventarios.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Capitulo II MARCO TEORICO Desde la antigüedad podemos ver que los inventarios formaban parte fundamental en los tiempos de escases, por ejemplo la Biblia menciona que alrededor del año 1,600 a 1,700 antes de Cristo José fue llevado a Egipto por los Ismaelitas después de haberlo comprado a sus hermanos, estando en Egipto el Faraón tuvo un sueño que fue interpretado por José y que habrían siete años de abundancia y luego seguirían siete años de escases, y es ahí cuando José le dice al Faraón que deben almacenar granos durante los siete años de abundancia para cuando vinieran los siete años de escasez no pasaran hambre y aun pudieran satisfacer a los pueblos vecinos, y es así como se puede observar que los inventarios eran aplicados desde la antigüedad, claro, no con las herramientas que hoy en día se conocen, pero se fueron perfeccionando de acuerdo a la necesidad de las generaciones y como el mundo cambiante hizo que se fueran desarrollando nuevos sistemas para irlos adaptando a las necesidades de las empresas que hoy en día se ven obligadas a aplicar nuevos sistemas.

A. GENERALIDADES SOBRE INVENTARIOS Cuando hablamos de inventarios nos referimos a bienes tangibles que se adquieren para la venta o para ser utilizados en la producción de bienes y luego comercializarlos. Al referirnos a inventarios hablamos de materias primas, mercancías para la venta, productos en proceso, productos terminados, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes o fabricados para la venta, en la prestación de servicios; empaques, envases y los inventarios en tránsito. La contabilidad de inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el fin de cada empresa. Generalmente el inventario es el activo mayor en los balances generales, y el costo de mercancías vendidas o gastos por inventarios, usualmente son el mayor gasto en el estado de resultados.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Al hablar de inventarios se deben tomar en cuenta varios conceptos que van ligados: Sistematización, Pino, E. (2004) “Es un esfuerzo consciente para capturar el significado de la acción y sus efectos”.

“Se introduce aquí el criterio de - toma de conciencia - frente a una

experiencia, lo que equivale a involucrar la – reflexión - como una etapa necesaria del proceso de sistematización”. Es por ello la importancia de este concepto porque el autor asemeja la sistematización con “realizar los procesos de forma consciente e intencional”, lo cual se quiere lograr al finalizar este trabajo, crear conciencia en cada uno de los trabajadores involucrados en el manejo del inventario. (Martinic, S. & Walker, H., 1998)“Es un proceso a través del cual se recupera lo que los sujetos saben de su experiencia para poder interpretarla y luego comunicarla”. Dichos autores le agregan a este concepto dos aspectos más: “la socialización y la comunicación”. Los autores proponen en este proceso la construcción de las diversas interpretaciones de los sujetos que participan en una determinada experiencia. Pischedda, G.(1991) “Es un proceso de reflexión orientado dentro de un - marco de referencia y con un método de trabajo que nos permita organizar un análisis de la experiencia, que dé cuenta de lo que realizamos, que nos haga tomar conciencia de lo realizado”. (Martinic, S. & Walker, H., 1998)“Esto implica que los sujetos se involucren completamente para realizar la práctica y su interrelación con la realidad”. En ciertas ocasiones definir una palabra conlleva una serie de explicaciones; y sistematización quizás la asociamos mucho con tecnología o computadoras, pero con base a los conceptos ya mencionados, se logra identificar y definir con palabras sencillas: como una actividad que recupera o captura hechos dentro de una experiencia con la intencionalidad de que los actores o involucrados asuman conciencia, voluntad y

propósitos, que implica un esfuerzo verdadero de

concientización, reflexión, análisis e interpretación, para construir un nuevo contexto y sirva para la transformación de procesos que involucra a los sujetos.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

¿Cuál es el propósito de la sistematización? Sirve como radiografía de la investigación que se realiza, pero más que eso en términos generales sirve de base para realizar procesos como planeación, evaluación, diagnóstico, y no es que estos procesos no se puedan realizar sin la sistematización pero ésta sirve como una guía. Se puede mencionar también que el propósito de la sistematización es obtener la mayor capacidad para comprender los procesos organizacionales y que sus involucrados puedan reflexionar sobre lo

que hacen y no solo lo evalúen; en general este proceso debe proporcionar respuestas concretas a las necesidades identificadas durante la investigación, lo que permitirá alcanzar los objetivos planteados. (Koontz, 2004)“Función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. Implica medir el desempelo con metas y planes, mostrar dónde existen desviaciones de los estándares y ayudar a corregirlas”. Al igual que la sistematización su fin es lograr que los objetivos ya establecidos en un principio se cumplan. La importancia de establecer un control dentro de un proceso por realizar, tiene beneficios, como: eliminar errores, enfrentar el cambio, producir ciclos más rápidos, facilitar el trabajo en equipo. En resumen, se puede mencionar que el control, conlleva un proceso de supervisión de las actividades realizadas, según éstas ya han sido planificadas de forma previa. (Acevedo, 2004)“Bienes tangibles que la empresa tiene para la venta en el curso normal de la misma o para su consumo de la producción de bienes o servicios”. ¿Cómo controlar los inventarios? Cada empresa debería establecer estrategias de control y verificación periódica de los stocks de inventarios que se manejan en la misma. Todo esto requiere documentación necesaria y dentro de esta se puede mencionar la siguiente: orden de compra, documento que la empresa extiende por la compra de mercadería, materia prima e insumos. Requisición de materiales, documento en el cual se solicitan los suministros o materiales que se van a utilizar en algún proceso productivo. Recepción, se encarga de desempacar y contar lo que el proveedor está despachando. Stock de 14

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

inventario o Tarjeta de Kardex, es el documento en el que se registran los datos de entrada, salidas y saldos de la existencia de los distintos tipos de inventarios, con anterioridad mencionados, se utilizan fichas o tarjetas, pero éstas han sido reemplazadas por los programas o software. Las empresas que se dedican a la compra y venta de mercancías y que esta es su principal función y da origen a todas las operaciones restantes, constantemente necesitan información concisa y analizada sobre los inventarios que se manejan, obligando a la apertura de varias cuentas

principales y auxiliares que se relacionan con los controles. Entre las cuentas que se apertura podemos mencionar las siguientes: Inventario (inicial): El Inventario Inicial representa el valor de las mercancías existentes en la fecha que inicio el periodo contable. La cuenta de inventario inicial se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva con base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento sino hasta que finaliza el periodo contable, cuando se cierra con cargo a costo de ventas o utilizando la cuenta Ganancias y Pérdidas directamente. Compras En este rubro se incluyen las mercancías que se compraron durante el periodo contable y el objetivo era volver a venderlas para obtener lucro. Estas compras forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. La compra de maquinaria, terrenos, equipos, edificios e instalaciones no se incluyen dentro de esta cuenta. El saldo que esta cuenta tiene es deudor, por lo que no entra en el Balance general y se cierra por ganancias y pérdidas.

Devoluciones en compra Las devoluciones en compra, es una cuenta que se creó con el fin de reflejar toda mercancía comprada y que la empresa devuelve por algún motivo. Aunque la cuenta disminuye la compra de mercancías no se abonan a la cuenta compras Gastos de compra: Estos son gastos que se ocasionan por la compra de mercancías. El saldo de la cuenta es deudor. No entra en el balance general.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Ventas Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin. Devoluciones en ventas Esta cuenta refleja las devoluciones que fueron realizadas por los clientes a la empresa. Mercancías en tránsito Esta cuenta es utilizada cuando la empresa realiza compras en el exterior y ha habido salidas

de dinero o bien se han adquirido compromisos de pago como documentos o giros por mercancías que se han comprado, pero por ser compradas en el exterior aún no han ingresado al almacén y es por eso que para contabilizar esta cuenta se utiliza Mercancías en tránsito. Mercancías en consignación La cuenta Mercancías en Consignación, es la cuenta que refleja las mercancías que han sido compradas o adquiridas por la empresa en consignación, que aún no se tiene derecho o propiedad aun, por lo que, la empresa adquiere la obligación de cancelarlas hasta que se venció el periodo de consignación. Inventario (final) El Inventario Actual o Final es el que se realiza al final del periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar el inventario final con el inventario inicial, la compra con ventas netas del periodo dará como resultado las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas del periodo que se esté trabajando. Para llevar el control interno de los inventarios se debe iniciar con el establecimiento de un departamento de compras, es aquí donde se deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo las normas y procesos de compras.

Dentro de las generalidades que se deben tener en cuenta en un modelo de inventarios se encuentra: la clasificación, los componentes y los costos involucrados en los modelos de inventarios, tal como se menciona continuación: 1. Modelos de inventarios: 16

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Clasificación: Dependiendo del tipo de demanda que tenga el articulo asi será la clasificación de los modelos de inventarios. Esta demanda se clasifica en dos tipos: demanda determinística o demanda probabilística; en la determinística la demanda del artículo es conocida con exactitud para un período futuro, pero solo se puede dar en empresas que trabajan bajo pedido. La demanda probabilística se da en el caso que la demanda del o los artículos para un período futuro no se conoce con exactitud, pero en este caso se le puede asignar una distribución de probabilidad.

Definitivamente todo artículo se clasifica en alguno de los dos tipos de demanda, pero dependiendo de otras situaciones se pueden subclasificar en un determinado modelo. o Tipo de producto: En esta subclasificacion se encuentran productos perecederos, productos sustitutos o durables en el tiempo, (metales). o Cantidad de productos: existen modelos para un sólo producto o para varios productos. o Modelos que permiten o no, déficit. Los tiempos de entrega o tiempos de anticipación pueden ser determinísticos o probabilísticos. o Modelos que involucran o no, costos fijos. Tipo de revisión: la revisión de un determinado artículo puede ser continúa o periódica. o Tipo de reposición: dependiendo del tipo de reposición un modelo puede ser de reposición instantánea cuando el artículo es comprado y cuando el artículo es producido en una planta manufacturera es de reposición continua. Horizonte de planeación: cuando se habla de horizonte de planeación puede incluir varios periodos o uno solo. 1.1 Componentes: A continuación, se enumeran los componentes de un modelo de inventarios siendo los siguientes: Costos: Los costos de un sistema de inventarios pueden ser: mantenimiento, por ordenar, penalización y variable. Demanda: se define como demanda de un determinado artículo el número de unidades que se proyecta vender en un determinado período futuro; no es la cantidad

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

vendida. En muchas ocasiones la demanda es mayor que la cantidad vendida y se da por falta de inventario. Tiempo de anticipación: el tiempo de anticipación se refiere al tiempo que transcurre entre el momento en que se coloca una orden de producción o compra y el momento en que se inicia la producción o se recibe la compra.

1.2 Costos involucrados: Hay costos involucrados en los modelos de inventarios entre los cuales se mencionan los siguientes: Costo de mantenimiento: este costo se da en el momento que se efectúa el almacenamiento de un determinado artículo. Dentro del costo de mantenimiento se pueden involucrar el costo del dinero invertido o lucro cesante, los sueldos involucrados en el personal de vigilancia y administración de los almacenes, el costo de arrendamiento o almacenaje, impuestos, seguros, pérdidas, mermas, y costos generados por servicio públicos tales como agua, luz, teléfono. Costo de penalización: El costo de penalización se da en el momento que un cliente pida un determinado artículo y no se tenga; esto quiere decir que son los costos asociados a la oportunidad por la no satisfacción de la demanda. Dentro del costo de penalización se pueden involucrar las pérdidas de futuros clientes que se traducen en ventas potenciales, dejando mala reputación para la empresa, se dejan de percibir utilidades, el pago de salarios extra para cumplir con lo prometido o muchas veces tener que comprar productos más caros a la competencia. Costo por ordenar o fijo: este costo se causa en el instante que se lanza una orden de producción o una orden de compra. Se llama fijo porque no depende de la cantidad pedida o fabricada sino que el costo se mantiene, pero a diferencia del costo fijo contable que siempre se causa, éste se causa únicamente si se da la orden. Es decir, si hay que realizar un tipo de acondicionamiento especial para iniciar la producción de un artículo, y no existe demanda del artículo; el costo no se causa puesto que el acondicionamiento especial no se realiza. Dentro del costo por ordenar se involucra la preparación de las máquinas para iniciar una producción, combustibles necesarios, papelería, alistamiento de materia prima, servicios y salarios involucrados.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Costo variable: este costo variable sí depende de la cantidad producida, puesto que si se producen dos unidades el costo se causa dos veces. Cuando el artículo es comprado, este costo únicamente es lo que cobra el proveedor por cada unidad entregada; pero si el artículo es producido, este costo involucra materia prima, la mano de obra, y gastos generales de fabricación generados por cada unidad producida. 2. Sistema de clasificación ABC: El sistema de clasificación ABC es un sistema de clasificación de los productos para fijarles un determinado nivel de control de existencia; para asi reducir esfuerzos, tiempos de control, y costos en el manejo de inventarios. Los costos y tiempo que las empresas invierten en el control de todos y cada uno de sus materias primas y productos terminados son incalculables, y resulta innecesario controlar artículos que tengan poca importancia para un proceso productivo y en general productos que su inversión no es cuantiosa. Todo tipo de empresa, sin importar el tamaño puede encontrar en este sistema los beneficios de una mejor rotación de los inventarios y los significantes ahorros en los costos totales del control de los inventarios. No es extraño encontrar en los inventarios de una determinada empresa que de un 10% a 15% del total de sus artículos representen

el 70% del dinero invertido en inventario

aproximadamente; y que del mismo inventario del 85 al 90% de los artículos representan únicamente un 10 a 15% del capital invertido. Son por tales motivos se justifica la aplicación de este sistema de selectividad cuya filosofía implica que en varias ocasiones es más costoso el control del inventario que lo que realmente cuesta el producto que se está controlando. Según su importancia y valor los artículos o productos se pueden clasificar en las tres clases siguientes: o Tipo A: dentro de este tipo se involucran los artículos que por el costo elevado, alta inversión en el inventario, aporte a las utilidades o nivel de utilización necesitan de un 100% en el control de sus existencias. o Tipo B: esta clasificación comprende los productos que son de menor costo y menor importancia; y por lo tanto requieren un menor grado de control.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

o Tipo C: en esta última clasificación se colocan los productos de más bajo costo, poca importancia e inversión baja para el proceso productivo. Estos requieren de muy poca supervisión sobre el nivel de sus existencias. Dentro de los sistemas más comunes utilizados para realizar esta clasificación se encuentran:

2.1 Clasificación por precio unitario Probablemente este es el método de aplicación más sencillo de aplicar, pero requiere de un buen criterio de quien lo aplique, puesto que es posible que se realice una sub clasificación dentro de cada rango de importancia A, B o C. A continuación se detalla el procedimiento adecuado para su aplicación es el siguiente: o Paso 1. promediar los precios unitarios de los inventarios de los productos de un determinado período (Ej. 4 meses). o Paso 2. ordenar los artículos del inventario en orden descendente con base en su precio.

o Paso 3. clasificar como artículos tipo A, al 15% del total de artículos. Estos artículos deben corresponder a los primeros del listado. o Paso 4. clasificar como artículos tipo B, al 20 % de los artículos restantes en el mismo orden. o Paso 5. clasificar como productos tipo C al restante de los artículos. Estos corresponden a los de menor valor. o Paso 6. con base en la clasificación se establece las políticas de control y periodicidad de los pedidos.

2.2 Clasificación por valor total: Éste es muy similar al utilizado para clasificar por precio o costo unitario; sólo que se toma en cuenta para la clasificación el valor total del inventario y requiere que el analista fije un nivel o porcentaje de importancia para cada nivel de clasificación. Un procedimiento adecuado para su aplicación es el siguiente: 20

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

o Paso 1: promediar los valores totales invertidos en los inventarios de los productos de un determinado período (Ej. 4 meses). o Paso 2: ordenar los artículos del inventario en orden descendente con base en el total de dinero invertido. o Paso 3: clasificar como artículos tipo A, al porcentaje del total de artículos que determine el analista para esta clasificación. Estos artículos deben corresponder a los primeros del listado. o Paso 4: clasificar como artículos tipo B, a la cantidad de productos que correspondan al porcentaje determinado con base en la importancia para esta clasificación. o Paso 5: clasificar como productos tipo C el resto de los artículos. Estos corresponden a los de menor inversión en el inventario. o Paso 6: con base en la clasificación se establecen las políticas de control y periodicidad de los pedidos.

2.3 Clasificación por utilización y valor:

Para este método sólo se toma en cuenta, mediante datos históricos, la utilización o consumo de cada uno de los artículos con su correspondiente costo. Al igual que en el método anterior se requiere que el analista fije un nivel o porcentaje de importancia para cada nivel de clasificación. Un procedimiento adecuado para su aplicación es el siguiente: o Paso 1: obtener el consumo de cada artículo para una misma unidad de tiempo y el costo de cada unidad de producto. Con base en estos datos se obtiene el valor del inventario consumido. o Paso 2: ordenar los artículos del inventario en orden descendente con base en el valor del inventario consumido. o Paso 3: clasificar como artículos tipo A, al porcentaje del total de artículos determinado por el analista para esta clasificación. Estos artículos deben corresponder a los primeros del listado.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

o Paso 4: clasificar como artículos tipo B, a la cantidad de productos que correspondan al porcentaje determinado con base en la importancia para esta clasificación. o Paso 5: clasificar como productos tipo C al resto de los artículos. Estos corresponden a los de menor valor dentro de los productos consumidos. o Paso 6: con base en la clasificación se establecen las políticas de control y periodicidad de los pedidos.

2.4 Clasificación por su aporte a las utilidades: En este método la clasificación de los productos se realiza de la misma forma que se utilizó en la clasificación por precio unitario; con la diferencia que se realiza con el dato de utilidades de cada uno de los productos. Como es evidente se requiere calcular el precio de venta y los costos unitarios de cada una de las referencias. Se invita al lector a que haga la aplicación de este método.

B. SISTEMAS DE INVENTARIOS. Un sistema de inventario es una estructura que sirve para controlar el nivel de existencia y para determinar cuánto hay que pedir de cada elemento y cuándo hay que hacerlo. Hay dos tipos básicos de sistemas de inventario: el sistema de inventario continuo, o cantidad fija de pedido (se pide siempre la misma cantidad cuando las existencias alcanzan un cierto nivel), y el sistema de inventario periódica, o de período constante entre pedidos, en el que cada cierto tiempo constante se pide una cantidad variable de material o producto. En este texto se evalúan para los dos sistemas, las tres alternativas posibles que hay; las cuales se enumeran a continuación: o Demanda variable y tiempo de anticipación constante. o Demanda constante y tiempo de anticipación variable. o Demanda variable y tiempo de anticipación variable. Realmente, hace falta otra alternativa que es cuando la demanda es constante y el tiempo de anticipación es constante, el cual no se evalúa en esta sección; ya que bajo estas condiciones el modelo es determinístico, por lo tanto, es exactamente el modelo de compra sin déficit visto en la sección 2.3. 22

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Se empieza a mencionar y trabajar en esta sección el tiempo de anticipación, el cual se define con el lapso que transcurre desde el momento de la colocación de un pedido y la llegada real del mismo. 1. Sistema de inventarios revisión continua: En este sistema se mantiene un registro de las existencias disponibles para cada artículo. Cuando las existencias descienden hasta el denominado punto de pedido o punto de reorden, se coloca una orden para reponer el inventario. Esta orden consiste en una cantidad fija de material que minimiza los costos totales de inventario (cantidad económica de pedido). La principal ventaja de este sistema reside en que en todo momento se conoce el estado del inventario. Esto es especialmente importante para los suministros críticos de la empresa, tales como las materias primas. Sin embargo, el costo de mantener un sistema de este tipo puede ser una gran desventaja debido al costo generado por la revisión constante del inventario. Tal como se observa en la figura 1.1 se coloca una orden de compra (cantidad fija Q) justo en el momento en que el inventario llega al punto de pedido (PP), con un tiempo de antelación (en la figura denominado TA, tiempo de anticipación); y una vez transcurrido ese tiempo, si se da la llegada real del pedido.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

1.1. Demanda variable y tiempo de anticipación constante Para este tipo de problemas se supone que la demanda no es determinística (constante) sino que por el contrario posee una distribución empírica de probabilidad; lo cual hace que en cualquier período de tiempo se pueda presentar cualquier demanda. El tiempo de anticipación para esta alternativa si es constante; es decir que se conoce con exactitud cuanto tiempo demora el proveedor en entregar un pedido. Para aplicar este sistema se recomienda tener en cuenta el siguiente procedimiento: o

Paso 1: determinar la demanda promedio. Para esto se utiliza la siguiente fórmula:

r=r(1)1+r2(2)+r3(3)+…+rn(n) Donde r representa la demanda y

representa la posibilidad de la demanda

Paso 2: cálculo de la cantidad a pedir: para determinar la cantidad a pedir se utiliza la

misma ecuación de cantidad económica de pedido del modelo determinístico de compra sin déficit, reemplazando en el término de la demanda el valor de demanda promedio calculado en el punto anterior. Su ecuación queda establecida de la siguiente manera: Q = _ 2 r Co Cm o

Paso 3: determinar la demanda probable en el tiempo de anticipación; como el tiempo de anticipación es constante se establecen todos lo posibles consumos en ese tiempo; que es el inventario que se tendrá disponible para cubrir la demanda del tiempo de anticipación, es decir, inventario para cubrir la demanda mientras llega el nuevo pedido. Asociado a esto se debe determinar la probabilidad de ocurrencia de dicha demanda.

Paso 4: especificar un riesgo de déficit; en este punto se establece el riesgo de quedar en déficit por colocar los pedidos en un determinado nivel de inventario o punto de pedido (para esto se necesita la distribución de probabilidad acumulada). Asociado a este riesgo de déficit, automáticamente se está estableciendo el nivel de servicio al cliente. (todos los pasos de aquí en adelante dependen del riesgo de déficit).

Paso 5: calcular el punto de pedido o reorden; el punto de pedido o reorden lo determina la demanda probable en el tiempo de anticipación para el riesgo de déficit asumido o 24

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

aceptado. Paso 6: definir la política de pedido; la política de pedido se define haciendo un pedido siempre por la misma cantidad Q, cada vez que el inventario llegue al punto de pedido o reorden.

Paso 7: establecer las existencias de seguridad; las existencias de seguridad son las unidades que se tienen disponibles para el evento en que la demanda tome los valores que están por encima de su promedio y se calculan de la siguiente forma: ES = r max r ( TA )

Donde ES son las existencias de seguridad, r max es la demanda en el nivel de riesgo aceptado, r es la demanda promedio yrepresenta el tiempo de anticipación (tiempo desde la colocación de un pedido hasta la llegada del mismo. • Paso 8: determinar el costo total promedio; para establecer el costo total promedio, se utiliza la misma ecuación del modelo de compra sin déficit, cambiando la demanda por la demanda promedio. Esto es así: • Ct = 2 rCmCo Ct + Cm ( ES ) Paso 9: calcular el costo total; la ecuación a utilizar en este caso es la siguiente: CT=Ct+Cv® De igual manera se puede utilizar la siguiente ecuación: CT = Cv ( r ) + Co (r /Q) + Cm (Q /2) + Cm ( ES )

1.2. Demanda constante y tiempo de anticipación variable En este caso se invierte la información respecto de la alternativa anterior; en este ítem la demanda es determinística (constante a través del tiempo) y el aspecto probabilístico lo conforma el tiempo de anticipación, el cual ya no es fijo. Para aplicar esta alternativa se recomienda tener en cuenta el siguiente procedimiento: Paso 1: determinar el tiempo de anticipación promedio. Para esto se utiliza la siguiente fórmula: • TA = TA ( 1 1 ) + TA 2 ( 2 ) + TA 3 ( 3 ) + … + TA n ( n ) Donde TA representa cada uno de los tiempos de anticipación y probabilidad representa la probabilidad de ocurrencia de cada uno de esos tiempos.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Paso 2: cálculo de la cantidad a pedir: para determinar la cantidad a pedir se utiliza la misma ecuación de cantidad económica de pedido del modelo determinístico de compra sin déficit. Esto es así: Q = 2 rCo Cm (3.8) o

Paso 3: determinar la demanda en el tiempo de anticipación probable. Dado que la demanda en este caso es constante, únicamente se establecen los consumos en cada uno de los posibles tiempos de anticipación con que se cuenta. Asociado a esto se debe determinar la probabilidad de ocurrencia para cada tiempo.

Paso 4: especificar un riesgo de déficit. En este punto se establece el riesgo de quedar en déficit por colocar los pedidos en un determinado nivel de inventario o punto de pedido (para esto se necesita la distribución de probabilidad acumulada). Asociado a este riesgo de déficit, automáticamente se está estableciendo el nivel de servicio al cliente. (todos los pasos de aquí en adelante dependen del riesgo de déficit).

Paso 5: calcular el punto de pedido o reorden. El punto de pedido o reorden lo determina la demanda en el tiempo de anticipación para el riesgo de déficit asumido o aceptado.

Paso 6: definir la política de pedido. La política de pedido se define haciendo un pedido siempre por la misma cantidad Q, cada vez que el inventario llegue al punto de pedido o reorden.

Paso 7: establecer las existencias de seguridad. Las existencias de seguridad son las unidades que se tienen disponibles para el evento en que el tiempo de anticipación tome los valores que están por encima de su promedio y se calculan de la siguiente forma: ES = r max - r ( TA ) Donde ES son las existencias de seguridad, r max es la demanda en el nivel de aceptado, r es la demanda constante y ( A T ) representa el tiempo de antiriesgo cipación promedio.

Paso 8: determinar el costo total promedio. Para establecer el costo total promedio, se utiliza la misma ecuación del modelo de compra sin déficit. Esto es así: Ct = 2 rCmCo+ Cm ( ES )

Paso 9: calcular el costo total. La ecuación a utilizar en este caso es la siguiente: 26

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

CT = + Ct + Cv ( r ) 1.3. Demanda variable y tiempo de anticipación variable Para esta alternativa el procedimiento se hace mucho más largo y dispendioso, ya que tanto la demanda como el tiempo de anticipación son variables, lo que indica que juntos son de tipo probabilístico. Para este tipo de aplicaciones se recomienda seguir el siguiente procedimiento: o

Paso 1: determinar la demanda promedio. Se utiliza la siguiente fórmula: r = r 1 ( TA 1 TA 1 ) + r ( ) + 2 ( TA 2 ) + r ( ) 3 + ( TA 3 ) + … + r ( ) n + … Donde r representa la demanda y o representa la probabilidad de la demanda.

Paso 2: determinar el tiempo de anticipación promedio. Se utiliza la siguiente fórmula: Donde TA representa cada uno de los tiempos de anticipación y la probabilidad de ocurrencia de cada uno de esos tiempos.

Paso 3: cálculo de la cantidad a pedir. Para determinar la cantidad a pedir se utiliza la misma ecuación de cantidad económica de pedido del modelo determinístico de compra sin déficit, reemplazando en el término de la demanda, el valor de demanda promedio calculado en el paso Su ecuación queda establecida de la siguiente manera: Q = _ 2 r Co Cm

Paso 4: determinar la demanda probable en el tiempo de anticipación probable. Como el tiempo de anticipación es variable se establecen todos lo posibles consumos en cada uno de los tiempos de anticipación; lo cual permitirá establecer los posibles niveles de inventario que se tendrán disponibles para cubrir la demanda del tiempo de anticipación; es decir inventario para cubrir la demanda mientras llega el nuevo pedido. Asociado a esto se debe determinar la probabilidad de ocurrencia de dicha demanda.

Paso 5: especificar un riesgo de déficit. En este punto se establece el riesgo de quedar en déficit por colocar los pedidos en un determinado nivel de inventario o punto de pedido (para esto se necesita la distribución de probabilidad acumulada). Asociado a este riesgo de déficit, automáticamente se esta estableciendo el nivel de servicio al cliente.

Paso 6: calcular el punto de pedido o reorden. El punto de pedido o reorden lo determina la demanda probable en el tiempo de anticipación para el riesgo de déficit asumido o aceptado. 27

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Paso 7: Definir la política de pedido: la política de pedido se define haciendo un pedido siempre por la misma cantidad Q, cada vez que el inventario llegue al punto de pedido o reorden.

Paso 8: establecer las existencias de seguridad. Las existencias de seguridad son las unidades que se tienen disponibles para el evento en que la demanda tome los valores que están por encima de su promedio, al igual que si el tiempo de anticipación toma un valor por arriba de su promedio y se calculan de la siguiente forma: ES = r max - r ( TA ) Donde ES son las existencias de seguridad, max es la demanda en el nivel de aceptado, r es la demanda promedio y ( A T ) representa el tiempo de anriesgo ticipación promedio.

Paso 9: determinar el costo total promedio. Para establecer el costo total promedio, se utiliza la misma ecuación del modelo de compra sin déficit, cambiando la demanda por la demanda promedio. Esto es así:

Ct = CT 2 rCmCo o

Paso 10: calcular el costo total. La ecuacion a utilizar en este caso es la siguiente: = Ct + Cv(r) Cm ( ES ) De igual manera se puede utilizar la siguiente ecuación: CT = Cv ( r ) + Co r Q + Cm Q 2 + Cm ( ES )

2. Sistema de inventarios revisión periódica: Para este sistema, el nivel o cantidad a pedir se cuantifica periódicamente (no hay una cantidad fija de pedido), es decir que se realiza por ejemplo cada semana, al final de mes, cada 3 semanas. A este tiempo que se estipula dependiendo de la información específica se le llama intervalo entre pedidos y en este sistema es lo que permanece fijo. Una vez hecha la revisión correspondiente, se hace un pedido por la cantidad de material necesaria para hacer que el inventario vuelva a su nivel deseado. El coste de revisión del sistema es reducido, porque no se revisan las existencias entre la colocación de dos pedidos. Sin embargo, al estar realizando revisiones periódicas el control sobre los niveles de existencias es mucho menor; por lo tanto no 28

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

se recomienda para productos o partes críticas de la producción. Ahora, el empleo de este sistema conduce a que se alcancen niveles de inventario más elevados, con el consiguiente incremento en el costo. En la figura 2.1 se puede observar que ya no hay un punto fijo del inventario (punto de pedido), sino un intervalo entre pedidos fijo y constante a través de todo el horizonte de planeación. Obviamente, los pedidos en este sistema, al igual que en el anterior, también llegan transcurrido un tiempo de anticipación (TA).

2.1. Demanda variable y tiempo de anticipación constante Las condiciones para esta alternativa son las mismas que se mencionaron en el sistema de revisión continua, por lo tanto no se mencionan en este apartado. Para aplicar este sistema se recomienda tener en cuenta el siguiente procedimiento:

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Paso 1: determinar la demanda promedio. Para esto se utiliza la siguiente fórmula: r = r ( 1 ) 1 + r 2 (2

)+r3(3)+…+rn(n)

Donde r representa la demanda y o

representa la probabilidad de la demanda.

Paso 2: cálculo de la cantidad Q: Esta cantidad aquí no permite determinar la cantidad a pedir; pero si sirve de mucho apoyo para establecerla más adelante. Además, con esta cantidad se evalúa el intervalo entre pedidos. Su ecuación es la misma del sistema de revisión periódica. Q = _ 2 r Co Cm

Paso 3: hallar el intervalo entre pedidos. Para establecer el intervalo entre pedidos se supone que se cuenta con una cantidad Q en inventario; y se establece para cuanto tiempo alcanza esta cantidad si se supone una demanda promedio. Su ecuación es la siguiente: IP = Q r

Paso 4: determinar la demanda probable en el tiempo de anticipación más el intervalo entre pedidos. Tal vez, ésta es la diferencia grande entre los dos sistemas, pues, en el sistema de revisión periódica es necesario tener en cuenta en los cálculos, el intervalo entre pedidos, ya que no hay revisiones intermedias entre un pedido y el siguiente. Asociado a esto se debe determinar la probabilidad de ocurrencia de dicha demanda.

Paso 5: especificar un riesgo de déficit: en este punto se establece el riesgo de quedar en déficit por colocar los pedidos en un intervalo de tiempo específico (para esto se necesita la distribución de probabilidad acumulada). Asociado a este riesgo de déficit, automáticamente se está estableciendo el nivel de servicio al cliente (todos los pasos de aquí en adelante dependen del riesgo de déficit).

Paso 6: establecer las existencias de seguridad. Las existencias de seguridad son las unidades que se tienen disponibles para el evento en que la demanda tome los valores que están por encima de su promedio y se calculan de la siguiente forma: ES = r max r ( TA + IP )

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Donde ES s on las existencias de seguridad, r max es la demanda en el nivel de riesgo aceptado, r es la demanda promedio, (AT) representa el tiempo de anticipación (tiempo desde la colocación de un pedido hasta la llegada del mismo e IP representa el intervalo entre pedidos. o

Paso 7: definir la política de pedido. Se define haciendo una revisión al inventario de cada intervalo entre pedidos y colocando una orden de pedido (si es necesario, es posible que la formula arroje valores menores o iguales a cero, en cuyo caso no se coloca orden) establecida por la siguiente relación: Qp = Q + ES INV UP + r ( TA ).

En esta fórmula Qp representa la cantidad a pedir, Q es la cantidad calculada en el paso 2, inv es el inventario existente en el momento de la revisión, UP son la unidades que ya se pidieron al proveedor pero que en el momento de la revisión no han llegado, r es la demanda promedio y TA es el tiempo de anticipación. o

Paso 8: determinar el costo total promedio. Para establecer el costo total promedio, se utiliza la misma ecuación del sistema de revisión continua. Esto es así: Ct = 2 rCmCo + Cm ( ES )

Paso 9: calcular el costo total. La ecuación a utilizar en este caso es la siguiente (la misma de revisión continua): CT = Ct+Cv ( r )

2.2. Demanda constante y tiempo de anticipación variable Las condiciones de esta alternativa son las mismas que se mencionaron en el sistema de revisión continua, por lo tanto no se mencionan en este apartado. Para aplicar este sistema se recomienda tener en cuenta el siguiente procedimiento: o

Paso 1: determinar el tiempo de anticipación promedio. Para esto se utiliza la siguiente fórmula: TA TA 1 ( 1 ) + TA 2 ( 2 ) + TA 3 ( 3 ) TA n ( n ) • = + … +

Donde TA representa cada uno de los tiempos de anticipación y representa la probabilidad de ocurrencia de cada uno de esos tiempos.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Paso 2: cálculo de la cantidad Q. Para determinar la cantidad Q, que al igual a la alternativa anterior no es la cantidad a pedir, se utiliza la misma ecuación de cantidad económica de pedido del modelo determinístico de compra sin déficit. Esto es así: Q = 2 rCo Cm

Paso 3: hallar el intervalo entre pedidos. Para establecer el intervalo entre pedidos se supone que se cuenta con una cantidad Q en inventario; y sencillamente se establece para cuanto tiempo alcanza esta cantidad si se sabe que hay una demanda constante. Esto se realiza con la siguiente ecuación: IP = Q r

Paso 4: determinar la demanda en el tiempo de anticipación probable más el intervalo entre pedidos. Asociado a esto se debe determinar la probabilidad de ocurrencia para cada tiempo.

Paso 5: especificar un riesgo de déficit. En este punto se establece el nivel riesgo de déficit que se va aceptar con base en la distribución de probabilidad de la llegada de los pedidos. (para esto se necesita la distribución de probabilidad acumulada).

Paso 6: establecer las existencias de seguridad. Las existencias de seguridad son las unidades que se tienen disponibles para el evento en que el tiempo de anticipación tome valores que están por encima de su promedio y se calculan de la siguiente forma: ES = r max r ( TA + IP ) = 1800 250(2 + 4) = 300 unidades .

Paso 7: definir la política de pedido. Se establece de la siguiente manera: revisar el inventario cada IP unidades de tiempo y pedir la cantidad que arroje la siguiente fórmula: Qp = Q + ES INV UP + r ( TA ).

En esta ecuación los únicos valores que no se conocen son el inventario y las unidades pendientes de recibo. Estos dos datos se establecen en la práctica en el mismo instante de la revisión. o

Paso 8: determinar el costo total promedio. Para establecer el costo total promedio, se utiliza la misma ecuación del sistema de revisión continua. Esto es así: Ct = 2 rCmCo + Cm ( ES ) 32

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Paso 9: calcular el costo total. La ecuación a utilizar en este caso es la siguiente (misma de revisión continua): CT = Ct +Cv(r)

3. Sistema de inventarios con distribuciones teóricas: En los ejemplos de sistemas de inventarios tratados se tomaron distribuciones de probabilidad empíricas y como se pudo observar en algunos casos hubo dificultades de cálculo. Es posible que dichas distribuciones se puedan ajustar a una determinada distribución teórica tal como la distribución normal, poisson o exponencial, entre otras. Cuando se utiliza la distribución normal se recomienda seguir el siguiente procedimiento: o

Paso 1: determinar la demanda promedio. Para esto se utiliza la siguiente fórmula: r = r 1 ( ) 1 + r 2 ( 2 ) + r 3 ( Donde r representa la demanda y 3 )

+ … + r n ( n ) representa

la probabilidad de la demanda. o

Paso 2: cálculo de la cantidad a pedir: para determinar la cantidad Q se utiliza la misma ecuación de cantidad económica de pedido del modelo determinístico de compra sin déficit, reemplazando en el término de la demanda, el valor de demanda promedio calculado en el paso 1. Su ecuación queda establecida de la siguiente manera:

Paso 3: Determinar la varianza. La formula es la siguiente: Q=2 = 2 r Co /Cm

Paso 4: calcular la desviación estándar. La desviación estándar se establece mediante la aplicación de la raíz cuadrada de la varianza.

Paso 5: establecer un nivel de riesgo de déficit. Dada la facilidad de cálculo con este procedimiento, se puede establecer cualquier nivel de riesgo de déficit.

Paso 6: determinar demanda máxima. Esta demanda máxima, como se pudo observar a través de toda la sección es exactamente el nivel de colocación de nuevos pedidos o punto de pedido o reorden. Se establece mediante la utilización de una tabla de distribución normal.

Paso 7: definir la política de pedido. Se establece con ordenar una cantidad igual a Q unidades cada vez que el inventario alcance el nivel de punto de pedido (PP). 33

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Paso 8: establecer las existencias de seguridad.

Paso 9: determinar el costo total promedio: para establecer el costo total promedio, se utiliza la misma ecuaciรณn del sistema de revisiรณn continua. Esto es asรญ: 2 rCmCo CT = + Cm ( ES )

Paso 10: calcular el costo total: la ecuaciรณn a utilizar en este caso es la siguiente (misma de revisiรณn continua):

C. PROCESOS DE COMPRA Y NEGOCIACION

1. Negociaciรณn con proveedores La importancia de la negociaciรณn es innegable, se trata de una actividad que se lleva a cabo en todos los รณrdenes de la vida de una forma natural y casi sin darnos cuenta. Cada vez que queremos conseguir algo que no estรก en lรญnea con lo que quieren las personas que estรกn a nuestro alrededor, tenemos que negociar. Desde que nacemos, utilizamos los medios a nuestro alcance para conseguir aquello que deseamos. Una de las habilidades mรกs destacadas en el รกmbito empresarial, y quizรก referida a las relaciones con clientes y proveedores es sin duda la negociaciรณn. Efectivamente, la negociaciรณn juega un importante papel en la relaciรณn entre empresas y en los procesos de venta. Por eso, a lo largo de este libro, se va a analizar la negociaciรณn empresarial y los diferentes aspectos que influyen en ella, pero con una variaciรณn importante, la negociaciรณn no la vamos a analizar desde el punto de vista del departamento comercial, sino que va a estar orientada desde el punto de vista del departamento de Compras, en su relaciรณn con los proveedores, tratando de analizar todo lo referente a la gestiรณn de la relaciรณn con aquellos que aportan a la empresa lo necesario para llevar a cabo su actividad. Las empresas, los consumidores, los mercados en general, se encuentran en un entorno que estรก en continuo cambio. Los avances tecnolรณgicos, los cambios sociales, las nuevas formas de comunicaciรณn impactan directamente en las empresas. El actual nivel de competitividad que existe en el mercado obliga a las empresas a buscar nuevas formas de abordar los problemas de siempre para poder seguir siendo competitivas y ofrecer soluciones a sus clientes. 34

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Las empresas que quieren estar a la vanguardia en sus mercados deben adaptar su oferta a esos nuevos mercados y establecer unos procesos de negocio diferentes a los que antes funcionaban. En vez de darle prioridad a la fabricación y a la venta, empiezan a centrarse en generar valor para los clientes de cada mercado. Ante esta nueva forma de afrontar la estrategia de la empresa, el modelo general cambia y se pasa de ese proceso tradicional en que se pensaba en fabricar y después en vender, a uno nuevo, en el que lo primero es saber a quién se va a dirigir la empresa (segmentación) y qué posicionamiento quiere conseguir para diseñar su producto en relación a esto. Posteriormente analizará cómo colocarlo en el mercado.

En esta nueva secuencia, la función de Compras adquiere una nueva dimensión, ya que su actividad no solo estará orientada a suministrar lo necesario para que la empresa lleve a cabo su actividad, sino que entra a formar parte de la generación de valor para el cliente final, porque el proceso de generación de valor según Kotler (2008), “se inicia antes de que exista el producto, sigue cuando el producto ya está desarrollado y no finaliza hasta que el producto no está en el mercado.” Por tanto, la función de compras abandona una posición pasiva, en la que su única aportación era adquirir lo solicitado, y pasa a una situación mucho más activa ya que su colaboración es fundamental no solo para encontrar los productos y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa, sino porque estos deben ser los mejores para conseguir también unos mejores resultados en todo el proceso. La gestión del proceso de abastecimiento toma una gran relevancia por su capacidad de mejorar los resultados finales de la compañía. Ante este panorama, las empresas no solo tienen que plantearse nuevas estrategias en su relación con los clientes, sino que también deben afrontar cambios en sus relaciones con el resto de actores presentes en el mercado y principalmente con los proveedores. Las empresas, en una búsqueda constante de mejorar resultados, incrementar su rentabilidad y dar una calidad adecuada, externalizan cada vez más actividades secundarias, que aunque son importantes, no son el centro de su negocio. La limpieza, el mantenimiento informático, la gestión de nóminas, los servicios de atención telefónica de sus clientes, la seguridad, etc. Los departamentos de compras ya no solo tienen que analizar bienes, sino que además tienen que

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

encontrar proveedores que presten servicios acordes con el nivel de calidad esperado, lo que hace más compleja la búsqueda y el análisis de proveedores. Esta complejidad en la relación con los proveedores lleva a una organización diferente del departamento de Compras, donde los responsables de adquirir bienes y servicios tienen que ser multidisciplinares y tener en cuenta las necesidades de su cliente interno. Para gestionar esta complejidad, es necesario disponer de información sobre las posibilidades existentes en el mercado y clasificar a los proveedores capaces de ofrecer lo necesario. Uno de los objetivos de los encargados de las compras será contar con el número adecuado de proveedores que les permita, por un lado, minimizar los costes administrativos y, por otro, aprovechar las posibles economías de escala que se puedan generar.

Por tanto, la negociación con proveedores se ha convertido, no solo en una actividad de gran importancia para la empresa, sino en un elemento de diferenciación, ya que la elección de las empresas que van a proporcionar lo necesario para la realización de la actividad de la compañía, y la relación que se establezca con ellos, serán la base del éxito. Si las empresas quieren contar con profesionales que adquieran los bienes y servicios más adecuados en las mejores condiciones, deberán negociar con los comerciales que las empresas proveedoras tienen y que están preparados para gestionar las reuniones de venta y de negociación, por lo que los equipos de compra también deberán estar formados para afrontar estas situaciones.

Todo esto hace que el perfil y la formación de las personas que componen el departamento de compras estén cambiando, y que las empresas necesiten personal con una mayor capacidad de análisis y gestión. No se trata solo de comprar, es necesario comprar lo más adecuado y a un precio satisfactorio. El trabajo de los componentes del departamento de compras se hace más complejo y dinámico ya que hay que hacer una labor previa a la compra y un seguimiento continuo de los resultados ofrecidos por cada uno de los proveedores. Los departamentos de compras se convierten en una parte activa en el proceso de negociación con los proveedores, llevando en muchos casos la voz cantante en dichos procesos.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Además, es necesario que la función de compras no solo sea eficaz y eficiente sino que necesita de ecuanimidad, confianza y transparencia de las personas que llevan a cabo esta labor y de las actividades que realizan. Las grandes empresas y la Administración, están cada vez más sensibilizadas ante la transparencia de sus procesos con el fin de evitar posibles casos de corrupción o malas prácticas por parte de algunas empresas o de alguno de sus miembros. 1.1 Conflictos dentro de la empresa Al hablar de negociación ineludiblemente tenemos que hablar de conflicto. Los conflictos surgen por una divergencia entre los objetivos de las partes implicadas en una toma de decisión. La negociación surge por la necesidad de resolver los conflictos de una forma beneficiosa para todas las partes implicadas. Negociar significa estar dispuesto a ceder en alguna de las pretensiones iniciales. Si una de las partes quiere aplicar su criterio sin más, no se puede hablar de negociación sino de imposición.

Las organizaciones, como sistemas sociales abiertos, sufren continuamente conflictos internos y externos, consecuencia de las relaciones que se establecen entre los miembros que las componen, y de las relaciones que la misma organización mantiene con su entorno económico, social y político. La presencia del conflicto no tiene que interpretarse, necesariamente, como algo negativo, al contrario, el conflicto, bien gestionado, puede ayudar al desarrollo de las organizaciones y a encontrar nuevas soluciones más satisfactorias para los intervinientes. Todo dependerá de la voluntad de acuerdo presentada por las partes. A lo largo del libro se pondrá de manifiesto la necesidad de cambiar las relaciones con los proveedores, pasando de estilos tradicionales, que seguirán siendo válidos para algunas compras, a estilos más colaborativos con aquellos proveedores que por sus características así lo requieran. El departamento de Compras deberá enfrentarse a conflictos de intereses tanto internos como externos y, por lo tanto, deberá estar continuamente buscando soluciones para llegar a acuerdos negociados con las partes involucradas.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Antes de empezar a analizar otros aspectos relacionados con la negociación, es necesario detectar las posibles causas de conflicto. En este apartado se recogen algunas de las causas que se consideran más comunes, como originarias de conflicto a nivel interno, aunque el conflicto puede venir de muchas más situaciones (Figura 2):

ESTRUCTURA DE LA EMPRESA Y LA FUNCION DE COMPRAS

FALTA DE COMUNICACION ENTRE DEPARTAMENTOS

SOLICITUDES CONFUSAS

NECESIDAD DE INFORMACION POR PARTE DE OTROS DEPARTAMENTOS

REDUCIDO COMPORTAMIENTO DE LOS PROVEEDORES

COMPLEJIDAD A LA HORA DE ANALIZAR LAS PROPUESTAS DE LOS PROVEEDORES

NEGOCIACIONES COMPLEJAS

FALTA DE PREVISION DE OTROS DEPARTAMENTOS

DIVERGENCIA DE OBJETIVOS ENTRE EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y OTROS DEPARTAMENTOS

HERRAMIENTAS DE SOPORTE

Figura 1: Causas del conflicto interno Fuente: Los procesos de compra y la negociación con proveedores: una nueva forma de relación basada en la cooperación, por Pinto Silvia, FC Editorial, January 2016 o Estructura de la empresa y la función de Compras: Posiblemente, una de las primeras cuestiones que puede generar conflictos a nivel interno, es el tema de la dependencia organizativa del departamento de compras, ya que aunque una buena estructura organizativa no garantiza por sí misma buenos resultados, lo que está claro es que una mala estructura organizativa hace imposible conseguir resultados satisfactorios. No existen verdades absolutas y, por tanto, no se puede hablar de que un tipo de organización sea mejor que otra, pues habrá otra serie de factores que influyan en el funcionamiento de la misma, pero sí es necesario tratar de encontrar la más adecuada para cada tipo de actividad, para la filosofía de la empresa, las capacidades de la misma 38

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

y para la realidad del mercado en que se encuentre. Además, las estructuras no deberían ser algo rígido que se perpetuara en el tiempo, sino que se deberían ir adaptando a las nuevas circunstancias que se vayan presentando en un mundo tan cambiante como el actual. Es necesario asegurar que no es la propia organización la que propicia la existencia de conflictos. o Falta de Comunicación entre departamentos: El tipo de organización puede influir en la o comunicación entre departamentos. Cuando en la organización la comunicación es poco importante siempre existen conflictos entre departamentos. El origen de la falta de comunicación puede ser las relaciones personales entre los miembros de los diferentes departamentos, falta de sistemas que permitan una buena comunicación o la mala aplicación de los sistemas si es que existieran. o Solicitudes confusas: Cuando en un departamento o área de la empresa surge una necesidad de adquirir cualquier bien o servicio externo, esta genera una solicitud al departamento de Compras. Que los encargados de rellenar estas solicitudes no lo hagan de forma más o menos clara, dependerá que se produzcan más o menos conflictos y que estos sean de mayor o menor relevancia. Habitualmente estas solicitudes suelen ser escuetas y en la mayoría de las ocasiones imprecisas, no solo en cuanto a la descripción pormenorizada de lo que se precisa, sino también en cuanto a plazos o requerimientos específicos. Esta imprecisión genera, entre otras cosas, una mayor carga de trabajo para el departamento de Compras, ya que tendrá que ir desmenuzando la solicitud hasta clarificar la totalidad de la misma; puede generar insatisfacción en el cliente interno si Compras, buscando reducir tiempos, hace la solicitud externa de lo requerido sin haber aclarado todos los aspectos con el departamento solicitante; puede generar costes adicionales por no haber establecido bien términos o plazos de entrega; y generar muchos otros conflictos. Por tanto, lo adecuado es que si Compras tiene dudas sobre la solicitud, las aclare antes de iniciar el proceso, remarcando la importancia que tiene la adecuada cumplimentación de la solicitud, con el fin de ir mostrando al resto de departamentos cómo cumplir con este requisito. o Necesidad de asesoramiento por parte de otros departamentos: Los componentes del equipo de Compras suelen tener un amplio conocimiento de muchos temas relacionados 39

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

con la actividad de la empresa y sobre los productos y servicios que se necesitan. Sin embargo, a la hora de cumplimentar las solicitudes de los pedidos para hacerlos llegar a los proveedores y fundamentalmente en el momento de negociación y cierre de acuerdos, deberán contar con el apoyo de los departamentos solicitantes de los bienes o servicios para garantizar la satisfacción final de los mismos. Las características de los miembros de los diferentes equipos puede hacer que este proceso de colaboración no siempre se produzca de la forma adecuada, bien porque no se solicite, o bien porque no se considere preciso prestarlo. En las negociaciones con proveedores en la que participan diferentes miembros de la misma empresa, el conflicto puede provenir de la falta de coordinación entre los participantes. Por tanto, en la fase de preparación de la negociación será necesario establecer cuál es el papel que cada asistente debe jugar en la reunión de negociación. o Reducido conocimiento de los proveedores: A veces, los conflictos pueden surgir por una falta de conocimiento de los proveedores. Cuanto más compleja es la actividad que la empresa desarrolla y más variados son los bienes y servicios que precisa para desarrollar su actividad, más se incrementa la dificultad de conocer a todos los posibles proveedores que existan para cada tipo de bien o servicio que se quiera adquirir, o incluso es probable que se desconozca, de los proveedores actuales, todas sus capacidades, lo que provoca una falta de aprovechamiento de los mismos. El conocimiento de los proveedores en todas sus vertientes permitirá poder clasificarlos en diferentes categorías o por diversos parámetros. Una de las funciones de los responsables de compras, será el buscar la información necesaria para conocer en profundidad las opciones existentes en cuanto a proveedores y los puntos fuertes y débiles de cada uno de ellos. En ocasiones, los departamentos solicitantes pueden ayudar en esta labor. o Complejidad a la hora de analizar las propuestas de los proveedores: Independientemente del nivel de conocimiento que se tenga de los proveedores, una situación bastante habitual y compleja, es la de analizar las ofertas que llegan por parte de los proveedores, ya que cada uno de ellos suele presentar la información de la forma que les parece más adecuada y expresar la valoración de lo solicitado de manera creativa, por lo que se genera una 40

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

cierta dificultad a la hora de comparar características y precios. Para solventar esta situación, generalmente el departamento de Compras puede diseñar una plantilla en la que homogeneizar la información de los proveedores con el fin de facilitar el análisis de las ofertas recibidas. o Negociaciones complejas: Otra de las situaciones que tiene que afrontar el departamento de Compras, es la negociación propiamente dicha, una actividad presente en el día a día del trabajo del equipo de Compras que absorbe gran parte de los recursos de este departamento y que en muchas ocasiones se prolonga más de lo que sería conveniente. El equipo del departamento de Compras negocia no solo con los proveedores, sino también con sus clientes internos tratando de compatibilizar todas las necesidades e intereses y los recursos disponibles. Cuantas más partes intervienen en una negociación más compleja se hace la misma. La complejidad de la negociación puede provenir no solo de las características de los bienes o servicios a comprar, sino de también del talante de los participantes o por otras circunstancias. o Falta de previsión de otros departamentos: El conflicto en otras ocasiones se genera por una falta de previsión que otros departamentos tienen de sus propias necesidades, lo que dificulta el trabajo del departamento de Compras al tener que dar respuesta, en ocasiones de forma recurrente, en un corto espacio de tiempo, a las peticiones de sus clientes internos. En este sentido, lo ideal sería hacer una planificación anual de compras, ajustándola en función del desarrollo de la actividad o de las necesidades existentes en cada momento. o Divergencia de objetivos entre el departamento de compras y otros departamentos: Cuando en la empresa no existen objetivos no se puede caminar en una misma dirección, es allí cuando se dan los conflictos entre departamentos debido a que cada departamento crea sus propios objetivos y al final se oponen unos con otros. En este caso es la Dirección de la empresa quien debe analizar los objetivos de cada departamento para que todos estén orientados en una misma línea.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

o Herramientas de soporte: La introducción de programas para la gestión de las diferentes actividades dentro de la empresa y las herramientas necesarias para la comunicación con el exterior, provoca que en ocasiones estos programas y herramientas no sean compatibles entre sí, no se comuniquen o lo hagan de un modo inadecuado, lo que hace que se pueda incrementar no solo el trabajo administrativo, sino también el número de errores al pasar la información de un lado a otro, o incluso la falta de aprovechamiento de la información o por no estar disponible en todos los programas. También supone el tener que gestionar los accesos a las diferentes herramientas lo que provoca una cierta falta de agilidad por la dependencia del departamento de Sistemas, o del resto de departamentos de los cuales se necesite información si estos no la han introducido en tiempo y forma. Pero también el departamento de Compras puede provocar cuellos de botella en las aplicaciones si no se hace un uso adecuado de las mismas.

Hay que tomar en cuenta que los conflictos con los proveedores se pueden dar en cualquier momento puesto que pueden haber inconveninetos al hacer la compra, la entrega no se realiza en el momento indicado, el área de ventas no pasa los pedidos a tiempo, puede haber duplicidad de los pedidos, confusión de clientes, o muchas veces los conflictos se dan porque el cliente se atrasa en los pagos de facturas, o el departamento de créditos no libera el código debido a una factura pendiente. En el siguiente cuadro se muestran algunos aspectos sobre los que el cliente puede tener conflictos con el proveedor:

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

FALTA DE COMUNICACION O COMUNICACION LIMITADA

INTERESES CONTRAPUESTOS

INCUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES DEL CONTRATO

DISPARIDAD DE CRITERIOS EN LA EVALUACION DE RESULTADOS

RETRASOS EN LAS ENTREGAS

RETRASOS EN LOS PAGOS

RELACIONES PERSONALES COMPLEJAS

Figura 2: Causas del conflicto con proveedores externos Fuente: Los procesos de compra y la negociación con proveedores: una nueva forma de relación basada en la cooperación, por (Silvia, 2016). Falta de comunicación o comunicación limitada: La comunicación es un elemento de gran importancia en las relaciones humanas y también en la relación entre las partes en un proceso de negociación. Pero la comunicación hay que cuidarla a lo largo de toda la relación que se establece entre la empresa compradora y la empresa proveedora. No todas las compras exigen el mismo nivel de comunicación, en unos casos la comunicación deberá ser permanente, y en otros es posible que solo sea necesaria en los momentos de solicitud y recepción del pedido y en el momento de la emisión de la factura y el pago. Lo importante es establecer, en cualquiera de los casos, los cauces adecuados para que la comunicación se produzca en el momento necesario. En este sentido hay que establecer quiénes son los interlocutores por ambas partes para que estos se encarguen de canalizar la información en el momento adecuado. Aunque se disponga de medios electrónicos que ayuden a la comunicación, es aconsejable no olvidar las comunicaciones personales que permitirán, a ambas partes, establecer una mejor relación. 43

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Las relaciones personales jugarán un importante papel en la comunicación, haciendo que esta sea más o menos fluida en función de la relación existente entre los representantes de las empresas en cada momento. o Intereses contrapuestos: Generalmente los conflictos entre proveedor y cliente se dan cuando los intereses no son los mismos, es por eso que la negociación forma parte fundamental para crear equilibrio entre ambas partes y que ambas partes salgan beneficiadas. o Disparidad de criterios en la evaluación de resultados: Una vez iniciada la compra o la prestación del servicio, cuando llegue el momento de la evaluación del resultado de lo adquirido, es posible que se produzcan discrepancias entre las partes, sobre todo si en el contrato está recogida la posibilidad de compensación o sanción en función de los resultados. Por eso, es importante dejar muy claro desde el principio cuáles serán los baremos establecidos y las fuentes de información utilizadas para medir dichos resultados, buscando siempre la objetividad. o Retrasos en las entregas: Cualquier incumplimiento de los plazos por parte del proveedor va a ser un motivo de conflicto, pero fundamentalmente cuando se trate de bienes o servicios de gran importancia para la empresa compradora. Los retrasos pueden tener su origen no solo en el proveedor a la hora de entregar lo solicitado, sino que la empresa compradora puede retrasarse en el pago y esto ser origen de conflicto. Para evitar retrasos es importante una buena planificación por ambas partes. o Relaciones personales complejas: No hay que olvidar que las empresas no son entes abstractos, sino que están compuestas por personas y, por tanto, la relación que establece entre los componentes de una y otra empresa, tendrán gran impacto en el vínculo y en el tono que se establezca entre las partes. No todas las personas tienen el mismo talante ni consiguen establecer las mismas relaciones con los demás. Si la empresa quiere conseguir relaciones cordiales, deberá contar con personas a las que resulte sencillo comunicarse con los demás. Sin embargo, siempre hay que contar con la posibilidad de la falta de

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

afinidad entre los equipos negociadores, por lo que el responsable de compras deberá decidir qué tipo de relación quiere establecer y quiénes son los interlocutores más adecuados. Dependiendo del tipo de negociación que se quiera llevar a cabo se deberán elegir unos interlocutores u otros. Aunque generalmente estos conflictos tratan de prevenirse en la negociación inicial recogiendo en el contrato todos los aspectos que permitan evitar conflictos y planteando desde el principio las posibles soluciones a tomar en caso de presentarse determinadas situaciones, es muy complejo conseguir evitarlos todos. Por tanto, el departamento de Compras, en colaboración con los departamentos usuarios, deberá llevar a cabo no solo la negociación previa a la compra, sino gestionar también los conflictos que puedan surgir a lo largo de la relación. La negociación será imprescindible para evitar tener que acudir a órganos de mediación.

1.2 Fases de la negociación Como todo proceso, la negociación está compuesta de una serie de fases. Para poder abordar un proceso de negociación de la mejor manera posible, es necesario conocer las fases que incluyen en el mismo. Estas fases serían comunes para negociaciones de todo tipo, aunque se producirán cambios en cada fase en función del tipo de negociación que se esté llevando a cabo

1.1.2 La planificación La planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administración: •

George Terry "La planificación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales."

Idalberto, Chiavenato "La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar más consistencia al desempeño de la empresa."

•

David, Ewing

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

"La planificación es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo no sucederían" La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.

En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia de la planificación para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si los gerentes definen eficientemente la misión de su organización estarán en mejores condiciones de dar dirección y orientación a sus actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan

más

sensibles

ante

un ambiente de

constante

cambio.

La planificación es una etapa importante en el proceso de negociación debido a que es la etapa donde se establecen los objetivos a conseguir en la negociación. Al establecer los objetivos de negociación se deben tomar en cuenta tres aspectos: o Establecer objetivos demasiado optimistas: es bueno plantearse objetivos elevados, incluso más ambiciosos de los que se prevea que se va a conseguir, pero no deben aparecer como excesivamente elevados, porque se corre el riesgo de perder imagen si la petición ha sido desmesurada, y ello obliga a un rápido repliegue para continuar la negociación. De otro modo, si ante un elevado comienzo no se da dicho repliegue, o no se realiza ninguna concesión, se da el problema de la negociación por posiciones, conceptualizada por Fisher, Ury y Patton (1981) como aquella en la que se propone una posición concreta y se desestima cualquier movimiento o medio de conseguir los intereses que subyacen a dichas posiciones. o Establecer objetivos muy modestos: supone realizar una apertura más baja de lo que se podría conseguir, con lo que la otra parte aceptará probablemente y ello llevará a un estado de arrepentimiento que se conoce como la maldición del ganador (Samuelson y 46

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

o Bazerman, 1985). Cuando la otra parte acepta rápidamente la oferta puesta sobre la mesa, se tiende a pensar que no se ha pedido suficiente y que se podría haber realizado una petición más elevada. o No tener muy claros los objetivos: en este caso se tiende a querer lo que la otra parte no está dispuesta a conceder y no se quiere lo que la otra parte concede, dándose en este caso el problema de la devaluación reactiva (Oskamp, 1965; Ross y Stillinger, 1991). El negociador tiende a no aceptar ninguna propuesta realizada por la otra parte, incluso en el caso de que le resultase beneficiosa, porque considera que si la propuesta viene de la otra parte no puede ser buena para ella. Es necesario disponer de toda la información posible relacionada con los proveedores con los que se va a llevar a cabo la negociación: Cartera de productos Estructura Facturación Clientes Tipo de acuerdos Etc. En definitiva, los puntos fuertes y los puntos débiles del proveedor con el que se va a iniciar la negociación. Pero también es necesario conocer estos datos del resto de proveedores similares con el fin de saber cuál es el margen de negociación y qué posibilidades existen en caso de no llegar a un acuerdo totalmente satisfactorio con el proveedor con el que se esté negociando.

1.1.3 Desarrollo En el desarrollo es donde se ponen en marcha los objetivos e intereses tanto del proveedor como del cliente. Esta fase se puede descomponer en dos momentos: o Planteamiento: En esta fase los participantes ponen sobre la mesa su nivel máximo de aspiraciones. El objetivo es confirmar al oponente la firmeza de sus posicionamientos. Esta fase cumple una serie de funciones muy importantes: 47

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Salvar la imagen del negociador ante aquellos a quienes representa. Tanto el comprador como el vendedor tienen que mostrar sus intenciones de forma que parezcan muy firmes con el fin de influir en el estado de ánimo de la otra parte. Ayudar a clarificar las metas y prioridades propias. Al exponerlas y confrontarlas con las de la otra parte, se ven más claramente las prioridades. Es el momento de empezar a tantear hasta qué punto se puede forzar a la otra parte a realizar concesiones. Se ven claramente las divergencias existentes. o Exposición: Es el momento en el que las partes deben dilucidar si adoptan una postura competitiva, de colaboración o de cesión unilateral. Dado que la meta de ambas partes es lograr un acuerdo, se pueden acercar posiciones siempre que se perciban señales de reciprocidad por parte de los elementos en negociación. Ambas partes exponen los motivos que les llevan a establecer su posición y hasta dónde pueden llegar. En esta fase se materializan las ofertas y contraofertas de la otra parte, hasta que se acercan posiciones que permiten el acuerdo definitivo.

Habitualmente los obstáculos para llegar al cierre de las negociaciones se presentan en forma de objeciones. Generalmente, en cualquier proceso de comunicación, las objeciones en los planteamientos presentados por cualquiera de las partes no suelen ser bien recibidas. En el caso de las negociaciones, como ocurre también en los procesos de venta, las objeciones deben ser consideradas como una posibilidad de llegar a un acuerdo si se gestionan de forma satisfactoria. En muchas ocasiones las objeciones son la forma que una de las partes tiene de conseguir solventar dudas o minimizar el temor a tomar una decisión, es lo que se conoce como riesgo percibido. No todo lo que la empresa necesita comprar genera el mismo grado de riesgo ya que este depende de: El nivel de conocimiento de los productos: Un cliente que conoce el producto no se deja influenciar fácilmente por terceros. El Precio: Cuando el precio es elevado el riesgo percibido es mayor

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

La disparidad de precios: Cuando el cliente no conoce el producto o servicio que está adquiriendo tiende a juzgarlo por su precio La complejidad y disparidad de alternativas: El riesgo percibido es mayor cuando las alternativas de elección son más complejas.

2.1.4

Cierre y compromiso

Todo el proceso negociador es complejo y no lo es menos el cierre. Una vez acercadas las por concluida la negociación. posiciones, y expuestos los acuerdos alcanzados, se da. Si a lo largo de la exposición se detecta que es imposible llegar a un acuerdo sobre la totalidad del tema negociado, es conveniente dividirlo en etapas. Hay ocasiones en que el enfoque gradual no sirve porque la otra parte no está dispuesta a ceder ni un ápice. Si ese es el caso, no presione para obtener una concesión inmediata. Tranquilice a su interlocutor haciéndole ver que no tiene que comprometerse definitivamente hasta el final. Una forma de tratar de llegar al cierre es resumir la situación cuando crea que ha llegado a un acuerdo: “veamos si los dos entendemos este acuerdo de la misma manera”. Repase cada punto detalladamente. Si es posible, pongan lo acordado por escrito. Samuel Goldwyn, el magnate del cine, dijo una vez: “Un contrato de palabra no vale lo que el papel en que está escrito”. Haga lo que haga, cerciórese de que los términos del acuerdo sean lo más claros y concretos posibles. Si la negociación llega a su término y se llega a un acuerdo, es porque ambas partes han asumido una serie de compromisos. Llegados a este punto parece que ya todo está hecho, pero en ocasiones, lo complicado es cumplir con lo acordado. En muchas ocasiones un apretón de manos es considerado como suficiente para dar por cerrados los acuerdos. Sin embargo, para evitar disparidad sobre lo acordado es aconsejable que todos los puntos queden reflejados por escrito, evitando así posibles olvidos o interpretaciones erróneas. Los acuerdos que deben cumplirse a corto plazo son más fáciles de conseguir que aquellos que se llevarán a cabo pasado un tiempo, ya que en ocasiones se enfría el espíritu de la negociación o se pueden producir cambios que afecten a lo acordado, por lo que se reincide en la importancia de dejar los acuerdos por escrito. 49

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

En aquellos contratos en los que se establezcan penalizaciones o bonificaciones a los proveedores, deben quedar muy claramente establecidas las condiciones en que se producirán y qué casos quedan excluidos, con el fin de evitar conflictos a medio y largo plazo.

2.2

Factores a tener en cuenta en la negociación con proveedores

Un proceso de negociación, y más cuando hablamos de la negociación proveedores, es complejo. Hay muchos factores a tener en cuenta a la hora preparar la negociación para poder obtener los resultados esperados. Es muy probable que en las negociaciones estén presentes varios de estos factores, es decir, lo habitual es que no sea un solo factor el que determine el estilo y la estrategia a llevar a cabo, sino que durante la preparación del proceso negociador se tendrán en cuenta todos ellos con el fin de poder evaluar cuáles son las posibilidades reales en cada caso y hasta dónde se puede llegar en la cesión y petición de condiciones. Además, habrá que tener en cuenta que es posible que no todos estos factores tengan el mismo peso y el departamento de Compras o los encargados de la función de Compras, deberán establecer la ponderación de cada uno de ellos.

1.2.1

Enfoques de compra

Cada organización cuenta con políticas de compra y diferentes ya que también, como veremos más adelante, sistemas de adquisiciones tienen diferentes objetivos. Cada organización cuenta con políticas de compra y diferentes ya que también, como veremos más adelante, sistemas de adquisiciones tienen diferentes objetivos. o Enfoque de transacción: El departamento de compras utiliza tácticas a corto plazo. El objetivo de los miembros del departamento es conseguir de los proveedores el precio más bajo para un determinado nivel de disponibilidad y calidad. En estos casos, los representantes del departamento de compras utilizan dos tácticas: Simplificación: cuando se trata de productos o servicios de baja importancia y lo importante solo es el precio.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Multiprovisión: cuando se trabaja con varios proveedores a los que se hace competir entre ellos para comprarles el producto o el servicio.

o Enfoque de aprovisionamiento: en este tipo de enfoque, los departamentos de Compras tratan de conseguir recortar los costes, pero también mejorar la calidad, por lo que tienden a establecer relaciones de colaboración con los proveedores principales, tratando de ahorrar a través de una mejora en la gestión de los costes de adquisición, conversión y abandono. Los departamentos de Compras con este enfoque promueven que los proveedores participen desde el inicio del proceso y los contratos se negocian a largo plazo para garantizar el flujo adecuado de suministros y materiales. Además, colaboran de forma muy estrecha en la planificación de necesidades de suministro con la idea de prevenir que los materiales lleguen a tiempo. Enfoque de gestión de la cadena de suministro: Cuando los departamentos de compras tienen este enfoque, las funciones de compra se amplían para llevar a cabo operaciones estratégicas que generan valor añadido. Los miembros del departamento de compras colaboran con los otros departamentos para generar un sistema de gestión de la cadena de suministro de cualquier elemento, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega de los productos o servicios terminados a los usuarios finales.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

APLICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRA Debido a la falta de procedimientos dentro de la empresa se llegó a la conclusión que se debe implementar un manual de normas y procedimientos para realizar las compras y abastecer la farmacia del hospital. Objetivo: Este manual tiene como objetivo establecer lineamientos organizacionales que controlen el desarrollo y cumplimiento de cada compra que se realice, dígase: medicamentos, equipos e insumos médicos. Normas: Para poder realizar compras la persona encargada de compras deberá conocer y seguir los lineamientos que a continuación se detallan: 1. La encargada de compras deberá planificar y programar las compras en función de la necesidad y requerimientos de la empresa. 2.

Deberá cerciorarse del llenado de documentos y solicitar la aprobación de la compra.

Llenado de orden de compra Solicitud del producto y cantidad Nota de entrega Factura Orden de pago Recibo de caja cuando ya se haya cancelado la factura 3. Toda orden de compra deberá ser autorizada, firmada y sellada por el representante de la empresa. 4.

Todas las compras deberán ser respaldadas por una orden de compra siguiendo la numeración del correlativo. Las ordenes deberán llevar la información siguiente:

o Nombre de la empresa o Numero de orden de compra o Dia, mes y año o Cantidad de producto solicitado o Descripción del producto solicitado o Valor unitario del producto o Valor total de la orden de compra o Firma de la persona que solicita la orden 5. Todos los pagos con las facturas relacionadas con órdenes de compra deberán efectuarse por medio de orden de pago y adjuntar copia de la factura.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

DIAGRAMA DE OPERACIONES DEL PROCESO

Asunto: Compra de medicamentos Método: Actual Identificación: Medicamentos Analista: Grupo 2, Administración Industrial Inicia: Depto. De compras

Fecha: 01/06/2017 Empresa: Hospital Ebenezer, S.A. Finaliza: Farmacia interna del hospital

Ingreso de orden de compra

2 minutos

Ins. 1

5 minutos

3 minutos

2 minutos

1 minuto

Revisión de orden de compra

Solicitar aprobación de orden de c.

Aprobación de la orden de compra

Escanear orden de compra

Enviar orden de compra

Ingresa Producto

10 minutos

3 minutos

Ins. 2

Revisión del producto, precio, cantidad y condición

Enviar a farmacia interna

RESUMEN EVENTO Operaciones Inspección

NUMERO 5 2

TIEMPO 14 minutos 12 minutos 53

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

En la empresa no existía un listado de insumos ni medicamentos donde se llevará el control o se tuviera conocimiento de los que más se manejan dentro de la empresa. A continuación, se adjunta un listado de insumos y uno de medicamentos donde se detallan los más utilizados de enero a marzo del año 2017. Estos listados se hicieron con base a la hoja de insumos que utiliza el paciente y con base a las facturas de pedidos de enero a marzo del año 2017.

LISTADO DE INSUMOS

C E

No.

Descripción del insumo

Agua oxigenada

Agua oxigenada, Hibitane, Alcohol, etc x aolicacion

Aguja -Todos los numeros-

Angiocah TODOS LOS NMEROS

Aposíto

Bolsa de Basura -ECOTERMO-

Bolsa de Colostomia con sello

Bolsa de orina Pediatrica

Bolsa de orina adulto (cama)

Cabestrio -TODAS LAS TALLAS-

Cinta de Testigo

Clamp

Compress 18*18

Cuellos -todos los tamaños-

Electrodos 3M

Emovac

Fajas post-operatoria -TODAS LAS TALLAS-

FERULAS -TODOS LOS TAMAÑOS- (para dedos)

Fryster Lavado Enema 54

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Guantes TODOS LAS TALLAS

Inmovilizador de muñeca

Jeringas -TODOs LOS TAMAÑOS-

Membrana

Microgotero

Micropore precio x ccada 5 Centimetros

Paletas baja lengua 50 mmx18 mm

Pañales de adulto

Pañales de niño

Parche de Electrodo

Peaderm

Penrose -TODOS OS TAMAÑOS-

Pieza de Gasa con algodón -Curacion-

Pieza de Gasa con algodón -pequeña-

Rasuradoras

Sellos de heprina

Solucion Hartman 500cc

Solucion Dextrosa al 5% 1000ml

Solucion Dextrosa al 5% 500ml

Solucion Dextrovita 500cc

Solucion dos 250 ml

Solucion dos 500 ml

Solucion Hartman 1000 ml

Solucion Mixto al 5% 1000ml

Solucion Mixto de 500cc

Solucion Salina 1000 ml

Solucion Salina1 cc - SALINITOS-

Solucion uno 250 ml

Solucion uno 500 ml

Sonda de alimentacon -TODOS LOS NUMEROS-

Sonda de Succion (suction catheter) -TODOS LOS NUMEROS-

Sonda foley de 3 vias -TODOS LOS NUMEROS-

Sonda Foley -TODOS LOS NUMEROS-

Sonda Nasogastrica Levin -TODOS LOS NUMEROS-

Sonda Nelaton -TODOS LOS NMEROS-

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS 55

Toallas Sanitaria Saba invisible

Toallas Sanitarias buenas noches

TODOS LOS HILOS DE TODO TIPO

Tubo de Ker

Venoseth

Visturi -TODOS LOS TAMAร OS-

Wellpoux

Yeso Plastico4" (todos loscolores)

LISTADO DE MEDICAMENTOS

No.

Descripciรณn del medicamento

Adrenalina ampolla 1 mg71ml

ALBUMINA HUMANA 25%

Ampicilina + Sulbactan

Amplisul

Analgan

Anestecin /liocaina colidrhato fraco 25(Bonin)

Antropina ampolla

BADIKET 2500

BADIKET 7500

Barras de gel ky

BEDOYECTA TRI

Bicarbomato de sodio 44.6 meq (50ml)

Bicar-nat de sodio 7.5%

BUDENA -PRECIO DE NEBULIZACION CON BUDEN-

Buscapina ampolla 20mg/2.5g

Candipin nistatina 100,000 ul/ml 30 ml

Cataflam

Cefepima frasco 1g

Ceforaxima frasco 1g( Pondierry)

Cefotaxima Sodica1g (Diagnopharm)

Ceftriaxona TIBIFORY ATICEF 56

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

CIRIAX

Clebra celecoxib Capsula 2mg (Pfizer)

Clindamicina ampolla 6 mg/4 m (Vitalis)

Clo-prim ampolla de 10mg/2ml (Arsal)

Cloranfenicol en gotas y gel (precio x aplicacion9

Clorfenramina maeato/ histaprin ampolla 10mg/1ml (Selectpharma)

Cloruro de potacio/ K.C.L ampolla 200mg/5ml(Bonin)

COMBIVEN 0.5 mg/2.5 mg

Complejo B 2x2 ml

CURACIONE (CADA UNA)

Daktarin Gel

Dalacin c Fosfato (clindamicina) ampolla 300 mg/2 m (pfizer)

Dalacin c Fosfato (clindamicina) ampolla 600mg/2 ml (pfizer)

Dexameasona ampolla 8 mg/2ml (Caplin Point)

Dicetel 100mgx 14

Diclofenaco Sodico ampolla 7 mg/3 ml (Caplin point)

Dicynone ampolla 250 mg/2 ml i.v/i.m

Diflucan/fluconazol I.V 2mg/ml 100ml Pfizer)

Digomal/Digoxina 0.5mg/ml (Caplin Point)

Dipirona ampolla 1g/2ml (Caplin Point)

Dislep 25 ampolla 25mg/2ml(Ferrer)

Dolgenal/ketorolaco Trometamina ampolla 6mg/2 ml

DOLO-BEDOYECTA

Dolo-Fenil/doclofenaco didico amplla 75 mg/3ml (Pharmanova)

Dolofor ampolla 2g/6 ml(unipharm)

DOLO-MENALGIL

DOLO-NEUROBION

Dolosal 50mg

Dormicm Midazolam

Dramavolampolla 5 mg/2 ml (vijosa)

Elequine/Levofloxasin Minibag 500 mg (Janssen-Cilac)

Elequine/Levofloxasin Minibag 750 mg (Janssen-Cilac)

Enantyum 50mg/2ml

Enterogermina (Sanofi aventis) PRECIO POR PACHITA

ENTEROLYTE / PEDIALYTE 57

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Ergonovin-ic/Metergina ampolla 0.2 mg/ 1 ml (Pharmoz)

EUROCLIN CLINAMICINA 600mg

FERRUVENOL

FLOXAPRIN

FLUCONAZOL VIJOSA

FUCIDIN INTERTULLE (cada no)

Gelofusine 500ml(B. Braun)

Gentamiina frasco 80mg/2 ml

Histaprin ampolla 10 mg/1ml (Laprin)

Innohep c 0.35 ml

Kit Salbutamol completo

Kytril

Lacteol Forte(Precio x sobre)

LANZOPRAL IV

Lasix/Furosemida ampolla 20 mg/2 ml (Lancasco)

LECHE DE MAGNESIA PHILIPS (POR CUCHARADA)

Lidocaina frasco 2% 50ml (Pondinchely)

MANITOL

MENALGIL

Meronem frasco 500 mg (Astrazeneca)

Metoclopramida 10 mg/2 ml

Metronidazole 5 mg Flagyl

Microparin 80 mg/0,8 ml 20mg/0,2 ml

Miolaxin/Metocarbomol ampolla 1g/10 ml (Arsal)

Mioleneampolla 5 ml (Menarine)

Muvett 0 mg/ ml inyetable

Nauseol ampolla mg/ml

Neo-melbrina ampolla 500 mg/ml (Sanofi Aventis)

nestecin/con Epinefrna frasco 2% (bonin

Nexium/esomerazol frasco 4 mg (astraZenia)

Nucleo C.M.P Forte ampolla IM (Ferrer)

Ondansetron 4mg/8mg amp

Oxitocina ampolla 5 ui (Biol)

Pantecta/Pantoprazol ampolla40g (Novaris9

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Parenterol Polvo para solucion oral

Pranten Diazepan ampolla 5mg/ 2 ml(Bonin)

Proternal Depot amp.

Racetan 1g

Recomon 2000i/ui/ 0.3 ml

Rocephin 1 gramo

Rocephin 500

Rowefer ml = 100mg

Sertal Compesto Forte 2 ml (Roemmers)

100

Solu-Cortef 100 mg/2 ml)pfizer)

101

Solu-Medrol frasco 100mg (Pfizer)

102

Somazina/Citicolina ampolla 1000 mg (Ferrer)

103

Somazina/Citicolina ampolla 500 mg (Ferrer)

104

Sucrate/ Sucralfato sobres (LisaPharma)

105

Taural Ranitidina ampolla 50mg/5 ml (Romemmers)

106

TAVANIC 500

107

Thorolac/Ketorolaco Trometamina ampolla 60 mg/2ml (Bonin)

108

Tienam

109

TONVAL PANTOPRAZOL 40 MG

110

Tramadol amolla 100 mg/2 ml (Vijosa)

111

Unasyb 1.5g (Pfizer)

112

Valdure (M 401mg/ 2ml (Pfizer)

113

Vancomicina frasco5mg (Northia)

114

Venofer ampolla 100mg

115

Vitamina k1ampolla 10 mg/ml(selePharma)

116

Voltaren 7 mg/3ml (Novartis)

117

Zoltum Frasco

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Capítulo III MARCO METODOLOGICO D. HIPOTESIS La sistematización en el control de inventarios es indispensable para el control de insumos y medicamentos dentro de una empresa. E. VARIABLES Variable independiente Sistematización: Sistematización, Pino, E. (2004) “Es un esfuerzo consciente para capturar el significado de la acción y sus efectos”. “Se introduce aquí el criterio de - toma de conciencia frente a una experiencia, lo que equivale a involucrar la – reflexión - como una etapa necesaria del proceso de sistematización”. Es por ello la importancia de este concepto porque el autor asemeja la sistematización con “realizar los procesos de forma consciente e intencional”, lo cual se quiere lograr al finalizar este trabajo, crear conciencia en cada uno de los trabajadores involucrados en el manejo del inventario. Martinic, S.& Walker, H.(1998) “Esto implica que los sujetos se involucren completamente para realizar la práctica y su interrelación con la realidad”. En ciertas ocasiones definir una palabra conlleva una serie de explicaciones; y sistematización quizás la asociamos mucho con tecnología o computadoras, pero con base a los conceptos ya mencionados, se logra identificar y definir con palabras sencillas: como una actividad que recupera o captura hechos dentro de una experiencia con la intencionalidad de que los actores o involucrados asuman conciencia, voluntad y

propósitos, que implica un esfuerzo verdadero de

concientización, reflexión, análisis e interpretación, para construir un nuevo contexto y sirva para la transformación de procesos que involucra a los sujetos. Inventario: Acevedo, N. (2004) “Bienes tangibles que la empresa tiene para la venta en el curso normal de la misma o para su consumo en la producción de bienes y servicios” Variable dependiente Control: Koontz, H. (2004) “Función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los acontecimientos se 60

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

adecuen a los planes. Implica medir el desempleo con metas y planes, mostrar dónde existen desviaciones de los estándares y ayudar a corregirlas”. Al igual que la sistematización su fin es lograr que los objetivos ya establecidos en un principio se cumplan. La importancia de establecer un control dentro de un proceso por realizar, tiene beneficios, como: eliminar errores, enfrentar el cambio, producir ciclos más rápidos, facilitar el trabajo en equipo. En resumen, se puede mencionar que el control, conlleva un proceso de supervisión de las actividades realizadas, según éstas ya han sido planificadas de forma previa. Inventarios, Acevedo, N.(2004) “Bienes tangibles que la empresa tiene para la venta en el curso normal de la misma o para su consumo de la producción de bienes o servicios”. F. INDICADORES E INDICES Método de control de inventarios ABC Personal Empresa Capacitación G. ESTADISTICA •

Determinación de la población o universo

Ámbito geográfico: La investigación se realizará en Hospital Privado Ebenezer, ubicado en 4ta. Avenida 2-18 zona 2, Chimaltenango. Ámbito institucional: Hospital Privado Ebenezer Ámbito personal: Personal administrativo, personal encargado del control de inventarios, enfermeras y médicos. Ámbito temporal: Según cronograma de actividades, la investigación durara del 2 de febrero al 17 de junio del año 2017. Ámbito temático: Se estudiará manejo y control de inventarios, rotación de productos y políticas para el control de inventarios. •

Tamaño de la muestra

Se estudiará el 100% del universo. 61

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Capitulo IV MARCO OPERATIVO A. TECNICAS DE RECOLECCION DE DATOS Para la recolección de información se utilizó la observación como fuente directa, estudiando el comportamiento de cada persona que tenga relación con los insumos y medicamentos del hospital. Esto permitirá observar los problemas más frecuentes que se dan en el control. La recolección de datos se dio a través del uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que el analista implementa para desarrollar los sistemas de información que pueden ser entrevistas, el cuestionario, la encuesta, la observación, el diagrama de flujos y el diccionario de datos. Cada instrumento puede ser aplicado en un momento en particular, con el fin de buscar información que sea útil para la investigación que se desea realizar. A continuación, se detallan las técnicas de recolección de datos que se utilizaron para llevar a cabo la investigación. 1. Fuente de datos

•

Fuentes directas: La observación será una técnica útil para el analista en el

proceso de investigación, consistirá en observar al personal encargado de compras, ventas y personal de enfermería cuando efectúan su trabajo y la incidencia de esta con el control de insumos y medicamentos. Durante la etapa de la observación el analista participara activamente actuando como espectador de las actividades de las personas que tengan relación con el control de insumos y medicamentos para poder conocer e identificar los problemas actuales que se dan dentro de la empresa. La técnica de la observación tendrá múltiples objetivos, permitirá al analista determinar que se está haciendo para llevar los controles, como se están aplicando estos, quien se encarga de aplicar los controles, cuando se lleva a cabo, cuánto tiempo se demora en aplicar controles, donde se hace y razones por que se hace. La observación también se podrá emplear para verificar los resultados de la entrevista que será otro método a aplicar. Es una técnica valiosa que permitirá recopilar datos relacionándose con los sujetos de estudio. Al aplicar esta técnica se tiende a adquirir mayor

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

sentido durante el procesamiento de los datos permitiendo que las tareas sean cuantificadas fácilmente. Pasos que se deberán aplicar en la observación: Determinar y definir lo que se va a observar para evitar observar o invertir tiempo en sucesos que son irrelevantes para la investigación. Estimar el tiempo de observación para evitar demoras o bien que los tiempos no sean muy cortos. Tener autorización para poder aplicar la técnica de la observación y asi evitar problemas futuros. Se deberá explicar a los sujetos que van a ser observados durante ciertas actividades y las razones por lo que se hará. •

Fuentes indirectas: En fuentes indirectas se podrá recopilar la información a través de cuestionarios.

Entrevista semi estandarizada: Cabe mencionar que una entrevista, es un proceso de comunicación que se realiza generalmente entre dos personas; durante el proceso el entrevistado obtiene información del entrevistador de forma directa. La entrevista no es una conversación normal, más bien una conversación formal, que tiene un fin y lleva implícitos los objetivos de la investigación. El objetivo de esta técnica, es brindar información confiable y útil, en una serie de preguntas semi estandarizadas que contienen preguntas cerradas, pero permiten explicar por qué se respondió de esa manera. Semi estructurada: En este tipo de entrevista se determina de antemano cual es la información que se desea conseguir y que sea relevante para la investigación. El entrevistador hace preguntas dando la oportunidad de recibir más información de la respuesta o bien explicar puesto que muchas veces una simple respuesta como si o no no da un punto clave para poder determinar si es un problema o no. Con cada técnica se quieren alcanzar ciertos objetivos, y con la entrevista se alcanzarán los siguientes:

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Se podrá identificar a los entrevistados, en este caso únicamente los sujetos que tienen relación con los insumos y medicamentos del hospital. Formular las preguntas y darles una secuencia lógica usando lenguaje que los sujetos puedan entender y así poder recabar la información que se necesita y así evitar respuestas ambiguas. Determinar y preparar el lugar donde se realizará la entrevista, en este caso será en la oficina administrativa del hospital. La encuesta realizada permitirá información sobre las características demográficas y psico gráficas del encuestado, las cuales son: 1. Grupo de edad y sexo 2. Conocimiento general de los controles 3. Nivel de aceptación de los controles Encuesta que se realizó el día lunes, 2 de noviembre del presente año, dentro de las instalaciones de Hospital Privado Ebenezer, ubicado en 4ta. Avenida 2-18 Zona 2, Chimaltenango. Encuesta dirigida a personal administrativo y personal de enfermería de la entidad, encuestando al total de la población en estudio, 4 enfermeras, 1 encargada de compras y 1 encargada de inventarios. •

Fuentes bibliográficas: Se refiere a documentos que nos proporcionan algún

tipo de información, en determinado momento o durante la investigación, y esto nos permite constituir elementos fundamentales para responder a una necesidad de usuarios, monografías, libros, capítulos de libros, artículos de revistas, Bases de datos, otras bibliotecas, etc. En este caso se utilizarán informes de la institución y la base de datos para recabar información. •

Fuentes electrónicas: En la actualidad nos hemos visto obligados a modificar

los hábitos en cuanto a la búsqueda de información. La tecnología se ha vuelto parte de nuestras vidas, ahora se puede decir que la tecnología no es un lujo sino es una necesidad, cualquiera posee un teléfono celular, una Tablet, una computadora, que son las herramientas de trabajo en la actualidad. En las empresas es obligatorio contar por lo menos con teléfono. Es así como como el 64

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

tiempo ha hecho cambiar las técnicas tradicionales, como ir a investigar a la biblioteca y teclear o copiar a mano la información que necesitábamos, ahora es mucho más fácil y con menor tiempo podemos encontrar la información que necesitamos, y cualquiera puede tener acceso a ello. Existe infinidad de tipología de información electrónica, entre los cuales se encuentran: bases de datos en línea, videotexto, teletexto, discos ópticos y web. De estos se destacan los CD-ROM y los documentos web. En la actualidad son más comunes las memorias USB y los discos duros. 2. Técnicas de recolección

Las técnicas de recolección de información son procedimientos que se utilizan para obtener y evaluar la información u obtener las evidencias necesarias, suficientes y competentes que permitan formar un juicio que facilite la calificación de los hallazgos detectados en los sujetos estudiados. Dependiendo del tipo de instrumento utilizado se establecerán las técnicas que se utilizarán para la recolección de datos: Entrevistas, cuestionarios y observación. 3. Medios

Entre los medios utilizados para la recolección de datos están, los medios tradicionales y medios actuales. A continuación, se detallan los medios tradicionales utilizados: Lápiz Papel bond Calculadora Teléfono Correo electrónico Cuaderno de pasta dura de 100 hojas Libro de “Elaboración de proyectos de investigación cuantitativa y cualitativa” de Juan Jose Chávez Formatos de inventarios Formatos de encuestas y entrevistas Resaltadores 65

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Clips Engrapadora Impresora y escáner Escritorio

A continuación, se detallan los medios actuales utilizados: Correo electrónico Memoria USB Cámara de teléfono Cañonera Lap Top Internet

B. TRABAJO DE CAMPO El trabajo de campo es el conjunto de acciones que se realizaron para obtener la información en forma directa, relacionándonos con los objetos de estudio, el lugar y el tiempo que llevaría estudiar los hechos. La localización de los informantes se hizo a través del Gerente General de la empresa, quien aprobó que el estudio se realizara en la institución. Para llevar a cabo esta investigación se realizaron cinco encuestas que incluye: 1 encargada de compras, 1 encargada de inventarios y 3 enfermeras el día lunes 22 de mayo a las 15:00 horas en oficina administrativa con una duración de 40 minutos donde se les proporciono una refacción a las personas involucradas.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

C. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION Con los datos obtenidos de las cinco encuestas se procedió al análisis de algunas variables, para lo cual se hizo uso de gráficas de pastel, cuadros y tablas para mostrar los resultados. A continuación, se muestra la matriz de tabulación, así como el cuadro de perfil de las personas encuestadas. “Encuesta dirigida a personal administrativo y de enfermería de Hospital Privado Ebenezer” Encuesta para conocer los factores que intervienen en el control de insumos y medicamentos que se manejan en Hospital Privado Ebenezer. A continuación, se muestran los datos obtenidos de los sujetos encuestados. Datos de clasificación: Cuadro 1 Género de los encuestados Género

Cantidad

Porcentaje

Hombres

Mujeres

100%

TOTAL 5 100% Fuente: Trabajo de campo, mayo 2017. Base: 5 sujetos de investigación encuestados (100%).

Cuadro 2 Edad de los encuestados Rango

Cantidad

Porcentaje

19-28

40%

29-38

40%

39-48

49-58

20%

TOTAL

100%

Fuente: Trabajo de campo, mayo 2017. Base: 5 sujetos de investigación encuestados (100%).

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Cuadro 3 Nivel educativo Escolaridad

Cantidad

Porcentaje

Primaria

Secundaria

80%

Universidad

20%

TOTAL 5 100% Fuente: Trabajo de campo, mayo 2017. Base: 5 sujetos de investigaciรณn encuestados (100%).

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Pregunta 2.1 Relación con el inventario de insumos y medicamentos: Calificación de los sujetos encuestados con relación en el inventario de insumos y medicamentos. Cuadro 4 SI

100%

Fuente: Trabajo de campo, mayo 2017. Base: 5 sujetos de investigación encuestados (100%).

Grafica 1 . Calificación de tiempo de atención y de espera, según clientes potenciales.

NO 0%

Relacion con el inventario

SI 100%

Fuente: Trabajo de campo, mayo 2017. Base: 5 sujetos de investigación encuestados (100%).

Análisis: Actualmente tanto enfermeras como personal administrativo tienen relación con el inventario de insumos y medicamentos, por lo que el 100% de los entrevistados tienen relación con el inventario. 69

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Pregunta 2.2 Sistema de control en el Hospital: Calificación sobre el conocimiento de aplicación de controles de inventarios en el hospital. Cuadro 5 SI

100%

Fuente: Trabajo de campo, mayo 2017. Base: 5 sujetos de investigación encuestados (100%).

Grafica 2 Existencia de controles de inventario según sujetos encuestados.

SI 0%

Controles

NO 100%

Fuente: Trabajo de campo, mayo 2017. Base: 5 sujetos de investigación encuestados (100%).

Análisis: Al calificar la existencia de controles de inventarios en el hospital el 100% de los sujetos encuestados respondió que desconoce si el hospital cuenta con algún control o método que permita la eficiencia al realizar las ventas, compras o cualquier requerimiento de insumos o medicamentos.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Pregunta 2.3, Tiempo de espera al solicitar un insumo o medicamento: Calificación del tiempo de espera al solicitar un insumo o medicamento, donde 1 es deficiente y 5 excelente. Cuadro 6

Calificación

Frecuencia

Deficiente Malo Regular

0 0 4

0% 0% 80%

Bueno

20%

Excelente

TOTAL

100%

Fuente: Trabajo de campo, mayo 2017. Base: 5 sujetos de investigación encuestados (100%). Grafica 3 Tiempo de espera al solicitar un insumo o medicamento. Deficiente Excelente 0% 0%

Tiempo de espera

Malo 0%

Bueno 20%

Regular 80%

Fuente: Trabajo de campo, mayo 2017. Base: 5 sujetos de investigación encuestados (100%).

Análisis: Al calificar la rapidez de entrega al solicitar un insumo o medicamento el 80% respondió que es regular y el 20% dice que es bueno. Esto significa que los controles que actualmente se aplican son deficientes. 71

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Pregunta 2.4, Importancia en el tiempo: Calificación al momento de solicitar un insumo o medicamento para el uso del paciente. Cuadro 7 Calificación

Frecuencia

Nada importante

Poco importante

Importante

Muy importante

100%

TOTAL

100%

Fuente: Trabajo de campo, mayo 2017. Base: 5 sujetos de investigación encuestados (100%).

Grafica 4 Tiempo de espera al solicitar un insumo o medicamento.

Importancia del tiempo Nada importante

Poco importante

Importante

Muy importante 0% 0%

100%

Fuente: Trabajo de campo, mayo 2017. Base: 5 sujetos de investigación encuestados (100%).

Análisis: Al calificar la importancia al solicitar un insumo o medicamento el 100% de los encuestados respondió que es muy importante el tiempo que se tarden puesto que de eso depende gran parte de que el paciente se recupere con la brevedad posible. En las emergencias no puede haber atrasos en las entregas, esto provocaría un grave incidente en la salud del paciente.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Pregunta 2.5, Metodología al adquirir un insumo o medicamento: Calificación de la metodología al adquirir un insumo o medicamento, donde 1 es deficiente y 5 excelente. Cuadro 8 Calificación

Frecuencia

Deficiente

Malo

20%

Regular

60%

Bueno

20%

Excelente

TOTAL

100%

Fuente: Trabajo de campo, mayo 2017. Base: 5 sujetos de investigación encuestados (100%).

Grafica 5 Tiempo de espera al solicitar un insumo o medicamento.

Deficiente 0%

Frecuencia

TOTAL 50%

Malo 10%

Regular 30%

Excelente 0%

Bueno 10%

Fuente: Trabajo de campo, mayo 2017. Base: 5 sujetos de investigación encuestados (100%).

Análisis: Al calificar la metodología que se utiliza para solicitar un insumo o medicamento el 20% de los encuestados respondió que la metodología actual es mala, el 60% respondió que es regular y el 20% respondió que es buena. 73

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Pregunta

2.6,

Departamentos

donde

deben

implementar

controles:

Implementación de controles según sujetos encuestados. Cuadro 9 Departamento

Cantidad

Ventas

20%

Compras

Ambos

80%

TOTAL

100%

Fuente: Trabajo de campo, mayo 2017. Base: 5 sujetos de investigación encuestados (100%).

Grafica 6 Implementación de controles

Implementacion de controles Ventas 20%

Compras 0%

Ambos 80%

Fuente: Trabajo de campo, mayo 2017. Base: 5 sujetos de investigación encuestados (100%).

Análisis: Al calificar los departamentos que necesitan implementar controles, el 20% respondió que en ventas se necesitan controles y el 80% respondió que tanto ventas como compras necesitan implementar controles.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

CRONOGRAMA DE TESIS Para el desarrollo del Curso de Propedéutica de Tesis, con el fin de prever el tiempo que llevaría realizar cada etapa del curso se proyectó cada actividad a través de un cronograma utilizando un gráfico de Gantt, cuadro en el cual se listó cada actividad de forma sucesiva detallando el tiempo que llevo realizar cada una.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Capítulo V MARCO ADMINISTRATIVO A. RECURSOS Para la ejecución del proyecto fue necesario la utilización de recursos; cuando se habla de recursos se refiere a una fuente o suministro que genera un beneficio. En este caso se refiere a los recursos materiales y humanos que fueron necesarios en el transcurso del proyecto. A continuación, se detallan:

1. Recursos humanos: Descripción

Cantidad

Gerente General de la empresa

Encargada de inventarios

Encargada de compras

Personal de enfermería

Contador

Asesora de curso

Compañeros de clase a quienes se les consulto

TOTAL

Se concluye que fue necesaria la ayuda de 12 personas durante la ejecución del proyecto entre colaboradores de la empresa, la Licenciada que impartió el curso y compañeros de clases a quienes se les consulto en determinado momento. 2. Recursos materiales: Para la ejecución del proyecto fue necesario la utilización de recursos materiales, entre los cuales están materiales y suministros y mobiliario y equipo.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

B. PRESUPUESTO A continuación, se detallan los gastos que se realizaron durante todo el proyecto y para poder llevar a cabo la ejecución del mismo: Hospital Privado Ebenezer Presupuesto, año 2017 Proyecto: Aplicación del método ABC de control de inventarios Investigador: Alba Patricia Morales Ramos

Unidad responsable: Departamento de compras

Duración: 5 meses

Fecha de terminación del proyecto: 17/6/2017

Fecha de Inicio: 4/2/2017

Descripción

Cantidad

Total Q125.00

Libro de “Elaboración de proyectos de investigación cuantitativa y cualitativa” de Juan José Chávez Lápiz Lapiceros de distintos colores Papel bond tamaño carta, resma Calculadora Teléfono Cuaderno pasta dura de 100 hojas de línea tamaño carta Internet y llamadas telefónicas, pago mensual Formatos para inventarios Tinta Canon original, cartucho color negro y colores Resaltadores Clips, caja Engrapadora Impresora y escáner Memoria USB Cañonera Encuadernado Disco CD Pasajes, días de clases y reuniones con compañeros Alimentación: café, pizza, manzanas, galletas, dulces, agua pura Refacción para los encuestados

1 2 5 1 1 1 1 6 10 2 2 1 1 1 1 1 1 1 26 -------

Q3.00 Q15.00 Q45.00 Q180.00 Q800.00 Q35.00 Q1020.00 Q10.00 Q360.00 Q12.00 Q4.50 Q35.00 Q475.00 Q75.00 Q0.00 Q90.00 Q15.00 Q250.00 Q350.00 Q95.00

TOTAL

---------

Q3,994.5 77

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

C. PROCESO DE APROBACION Es importante que el proyecto sea aprobado por las autoridades pertinentes, puesto que con el proyecto se da a conocer una problemática de la empresa y así mismo la resolución de la misma o bien la sugerencia de aplicación de herramientas administrativas y que sea un aporte para la empresa. Con la presentación del rediseño a las autoridades y a través de un diagrama de flujo se muestra como fue el proceso de aprobación del proyecto en Hospital Privado Ebenezer.

DIAGRAMA DE FLUJO APROBACION DE LA APLICACIÓN DEL METODO ABC HOSPITAL PRIVADO EBENEZER

Chimaltenango, junio 2017.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Capítulo VI CONCLUSIONES Se concluyó que Hospital Privado Ebenezer no contaba con un sistema de control de inventarios, que permitiera llevar un control fácil y certero de las existencias de insumos y medicamentos, pero a través de implementar el sistema ABC que es un sistema de fácil aplicación, se eliminaron esfuerzos y tiempos muertos puesto que este se realizara cada 15 los de clasificación A, cada 30 días los de clasificación B y cada 60 días los de clasificación C.

Se identificó que los procesos existentes se desconocen y los mismos carecen de veracidad de información debido al desorden al realizar inventarios, las existencias en papel no concuerdan con las existencias físicas y es por eso que se dan los atrasos a la hora de solicitar un insumo o medicamento. También se concluyó que la participación de varias personas en el inventario es uno de los problemas porque tienen acceso y facilidad de retirar productos y no se informa a la encargada de inventarios y esto provoca que se tenga un dato irreal.

En el tema de negociación con proveedores si se ha realizado un buen trabajo, logrando descuentos, bonificaciones, descuentos por pronto pago y otros incentivos, pero en el tema de facturación es uno de los problemas que actualmente se tienen debido a que las facturas no se pagan en el tiempo especificado. Realizar compras en farmacia aumentan los costos porque estas no manejan precios hospitalarios ni descuentos por pronto pago caso que si se da al negociar con distribuidores o directamente con los productores.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

RECOMENDACIONES Se recomienda dar seguimiento a la implementación del sistema de control de inventarios ABC, que permitirá llevar un control de ingresos y egresos de insumos y medicamentos con el menor esfuerzo y el menor tiempo. Capacitar a la persona encargada de inventarios respecto al sistema y los controles que se deben llevar. Respetar el nuevo control y dar a conocer al personal quienes serán los únicos responsables del manejo de insumos y medicamentos. Crear un manual de compras y ventas donde especifique los pasos que se deben seguir y crear políticas de compra y venta que faciliten los procesos y se eliminen tiempos muertos. Hacer uso del formato de orden de compra para evitar duplicidades en los pedidos puesto que es uno de los problemas que se dan con regularidad debido que a la hora de hacer los pedidos a proveedores no queda un registro del pedido y esto ha provocado duplicidades o en peores casos esperar un pedido que no se ha realizado pero que nadie tiene conocimiento. Tener buenas relaciones con los proveedores, hacer negociaciones, pactar convenios y cumplir con los pagos en el tiempo estipulado. El tema de facturas vencidas es otro tema que se debe fortalecer y corregir, ya que los pagos se realizan cuando las facturas tienen uno o dos meses de vencimiento, para corregir se recomienda la implementación de políticas que rijan el tiempo, monto y que proveedor se pagara cada mes para evitar la acumulación de facturas vencidas y evitar que los proveedores bloqueen la cuenta y se pierdan los beneficios de poder hacer pedidos al crédito. Regirse al método ABC para hacer los pedidos, puesto que actualmente los pedidos no llevan un orden ni cantidad específica a pedir, sino que se rige por la baja existencia en stock únicamente y esto muchas veces crea problemas al haber varios pacientes usando el mismo medicamento e insumo. Crear políticas que faciliten la venta y compra de insumos o medicamentos cuando la persona encargada de inventarios se encuentre ausente. Se recomienda sistematizar el proceso en el control de inventarios, actualmente el sistema utilizado es el de cardex y esto no permite que los inventarios se realicen con la brevedad posible, dando como resultado valores irreales. La persona encargada del inventario debe tener conocimientos de computación, la falta de conocimiento no permite que los controles se puedan sistematizar.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

ANEXOS ANEXO I MAPA MENTAL DE LA FUNDAMENTACION TEORICA

Generalidades sobre inventarios

Estrategias de negociacion en compras

CONTROL DE INVENTARIOS

Sistemas de inventarios

Compras

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

ANEXO II FORMATO DE ENCUESTA “ENCUESTA DIRIGIDA A PERSONAL ADMINISTRATIVO Y ENFERMERIA” No._______ INVESTIGACION DE CAMPO PARA “HOSPITAL PRIVADO EBENEZER” Fecha: __________ Lugar: ______________________________ Buenos días / Buenas tardes. Soy encuestador de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala con Extensión en Chimaltenango, de la Facultad de Ciencias de la Administración, de la carrera de Administración de Empresas del 9no. Ciclo del curso de Propedéutica de Tesis. Se realiza ésta encuesta con el fin de conocer cuáles son los factores que intervienen en el control de insumos y medicamentos que se manejan en Hospital Privado Ebenezer. Gracias.

Instrucciones: conteste marcando con una X la opción que usted considere refleja su opinión. Solo marque una opción en cada pregunta. Datos de clasificación 2.6 ¿En que departamentos le gustaría que se mejoraran controles? 1.1 Sexo F

M Compras Ventas

1.2 Edad 1.3 Nivel educativo Primaria Secundaria Universitario

Ambos ¿Por qué?: ________________________________________________

CONOCIMIENTO GENERAL DE LOS CONTROLES ACEPTACIÓN

2.1 ¿Tiene alguna relación con el inventario de insumos y medicamentos del

3.1 ¿Considera que los controles que actualmente se manejan son adecuados?

hospital?

2.2 ¿Sabe usted si el hospital cuenta con algún sistema de control de inventarios?

Si No ¿Cuál?____________________________________________________ 2.3 ¿Califique el tiempo de espera al adquirir un insumo o medicamento? Donde 1 es deficiente y 5 Excelente 1 2 3 4 5

Por qué______________________________

3.2 ¿Considera que la falta de controles en compra y ventas afecta de alguna manera su trabajo?: Si No Por qué:___________________________________________________ GRACIAS POR SU COLABORACIÓN

2.4 Al momento de solicitar un insumo o medicamento para el uso del paciente ¿Qué tan importante es el tiempo que se tardan para adquirirlo? Nada Importante Poco Importante Importante Muy Importante

2.5 De 1 a 5 ¿qué calificación le daría a la metodología que se utiliza para adquirir un insumo o medicamento actualmente? Donde 1 es deficiente y 5 Excelente. 1

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

ANEXO III

FOTOGRAFIAS

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

ANEXO IV FORMATO DE ORDEN DE COMPRA

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

•

Acevedo, N. (2004). Inventarios. Caracas, Venezuela.

•

Fayol, H. M. (1990). Los Procesos Administrativos. Caracas: Panapo.

•

García L. C. & Martínez M. R. (1996). El debate investigación cualitativa frente investigación cuantitativa. México, D.F.

•

Martinic, S. & Walker, H. (1998). La reflexión metodológica en el proceso de sistematización. CIDE. .

•

Pino, E. (2004). La Sistematización. Dimensión Educativa.

•

Pischedda, G. (1991). Sistematización en educación. Manizales: CINDE.

•

Robbins, S. D. (1996). Fundamentos de Administración, concepto y aplicaciones. México.

•

Rodríguez, P. (2008). Guía para diseñar proyectos de Tesis. México.

•

Stoner, J. F. (1996). Administración. México.