Gestión de la Información en las entidades públicas

Recursos Tecnológicos en la Biblioteca Digital-MBDs (UC3M)

Gestión de la información en las entidades públicas Aproximación a su aplicación en un Teatro Municipal

Alberto Pendón Martínez 03/02/2013

1. Introducción 1.1. Objeto 1.2. Método y fuentes

2. Gestión de la información en las entidades públicas 2.1. Nuevas necesidades en la sociedad del conocimiento.

2.2. Desarrollo de un sistema de información.

2.2.1.

Clarificación del concepto.

2.2.2.

Comunicación Interna: intranet y gestión documental.

2.2.3.

Comunicación Externa: internet y gestión documental.

2.2.4.

Consideraciones

tecnológicas:

software

de

gestión

una

intranet

documental.

3. Caso práctico: Teatro Cervantes 3.1. Diagnóstico 3.2. Datos Técnicos 3.2.1.

Organigrama: departamentos

3.3. Propuesta de solución 3.3.1.

Identificación

de

las

necesidades:

hacia

colaborativa

3.3.2.

Identificación de las posibilidades: hacia una hemeroteca

digital

4. Conclusión 5. Notas 6. Bibliografía

[1]

1. Introducción Vivimos tiempos de crisis económica, de cambio tecnológico y social y de superación de las estructuras tradicionales que está afectando a todos las estructuras, ya sean institucionales, económicas, industriales o políticas. Pero estos tiempos de cambio y de adaptación también suponen una oportunidad. La oportunidad de incorporar nuevos modos de hacer las cosas, favorecer profesiones emergentes en el ámbito laboral, refundar los cauces de participación ciudadana en las instituciones, y como no, incorporar activos y valores a las organizaciones que no tenían cabida hace unos años, quizás porque las circunstancias tecnológicas no lo permitían y el contexto social no lo favorecía.

La sociedad de la información1, la nueva economía o sociedad del conocimiento son distintas denominaciones para referirse a un nuevo paradigma de crecimiento económico y social, el cual, aparece por la confluencia de cuatro factores principales: -

-

Globalización económica: se refleja de forma concreta en el carácter cada vez más internacional de la empresa local, en la libre circulación de capitales, bienes y servicios, y en la apertura de nuevos mercados.

Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (NTICs) y la expansión de Internet.

Redes geográficamente dispersas y descentralizadas.

Aplicación del conocimiento en la producción de bienes y servicios (capital intelectual).

Para que este paradigma que une tecnología, economía y nuevas competencias en un entorno digital, se desarrolle de forma óptima, es necesaria la participación conjunta de ciudadanos, empresas y administraciones. A este respecto son crecientes las directivas2, normativas y declaraciones que se han sucedido desde instancias oficiales, tanto en el ámbito internacional como nacional, con el fin de promover la inclusión de todos los actores implicados en esta nueva realidad. Al tratarse de un concepto tan integrador, es posible desglosarlo y analizarlo desde diferentes ámbitos y perspectivas, según la posición que ocupemos o la finalidad que pretendamos conseguir. Mi intención en este trabajo es hacerlo desde la perspectiva que abre a los sistemas de información y a la gestión del conocimiento dentro de una organización, en el contexto de una nueva economía.

1

Se identifica la Sociedad de la Información con la fase histórica postindustrial, en la que los principales sectores de la producción y del consumo se centran en torno al procesamiento, la distribución y el uso de información.

2 Destacan en la UE el Informe Bangemann (1994) , el cual propone 10 medidas para alcanzar la sociedad de la información, y la Iniciativa eEurope (1999), con dos planes de acción estratégicos (eEurope2002 y eEurope2005). En España, destaca El Libro Blanco para la mejora de los servicios públicos (2000), la iniciativa InfoXXI (2000) y más recientemente el plan España.es (2003).

[2]

En esta nueva economía tiene un protagonismo esencial la gestión del conocimiento y el aprovechamiento del capital intelectual en las organizaciones, ya sean éstas públicas o privadas. A los recursos tradicionales imperantes en la sociedad industrial; materiales, financieros y humanos, se les une un nuevo recurso, el capital intelectual. Para obtenerlo se requieren dos factores que se retroalimentan. Por un lado, una óptima gestión de la información que aproveche la información generada por la propia organización y la de su entorno. Por otro lado, la materialización de ese conocimiento personal que aúna habilidades, experiencia y técnica (know-how) de carácter intangible y que normalmente no revierte en la organización al tratarse de un saber personal, no codificado en ningún soporte. Y es que, sin una adecuada gestión de la información, se hace difícil sacar provecho a los activos intangibles tan apreciados por la empresa. Como señala Pedro Martín; “probablemente querremos evolucionar en el ámbito empresarial hacia las sociedades de conocimiento sin haber madurado suficientemente como sociedades informacionales” [1]. De esta manera, nos encontramos con que, actualmente, el reto para el profesional de la información en un entorno corporativo, consiste en “posibilitar las condiciones adecuadas para que los flujos de información dentro de la organización circulen mejor, mediante la interacción entre personas, objetos, contexto y procesos” [2]. No obstante, la gestión de este bien intangible es distinto según se trate de una organización3 pública o privada, debido a que su misión y objetivos también son diferentes. Por ello, en este trabajo voy a centrar mi análisis en la importancia que tiene para las organizaciones públicas, la gestión adecuada de la información, generada tanto a nivel interno como en su entorno, el valor económico que proporciona, y las condiciones que la hacen posible.

1.1. Objeto La estructura del trabajo constará de dos partes principales, una de carácter teórico, que tratará de situar el problema acerca de la gestión de información en las entidades públicas. Y otra parte práctica, que intentará, mediante un modesto acercamiento, identificar las posibilidades potenciales y reales que tendría la implantación, en una entidad cultural de carácter público, de un sistema de gestión de información para el aumento de la eficacia y la calidad del servicio. Para ello, aprovecho mi reciente participación a través de un convenio de colaboración, en la ordenación retrospectiva (25 años) de la documentación gráfica generada por el Teatro Municipal Miguel de Cervantes. En la parte teórica, en primer lugar, intentaré contextualizar las nuevas necesidades, cambios y oportunidades a las que se enfrenta, y que derivan de las exigencias demandadas por los 3

“Una organización es cualquier institución compuesta de recursos, cuya combinación, permite alcanzar una serie de objetivos” (Muñoz Cavañete).

[3]

ciudadanos en cuanto a la prestación de servicios, y por la propia Administración en cuanto a la inclusión de criterios de eficacia y eficiencia a la hora de evaluar los flujos de trabajo dentro de la entidad.

En segundo lugar, trataré de situar los dos ámbitos de actuación fundamentales sobre los que tiene que incidir una adecuada gestión de la información, como son el ámbito comunicativo y de transferencia informativa y documental generada por la propia entidad (Comunicación Interna), y el ámbito comunicativo y de transferencia informativa bidireccional que tiene tanto la entidad con su entorno, como el entorno sobre la entidad (Comunicación Externa). Por último, haré una aproximación a las consideraciones tecnológicas que hay que tener en cuenta para implantar un sistema de información que se adecue a los procesos de trabajo y flujos comunicativos de este tipo de organizaciones y que tenga en cuenta esos dos ámbitos de comunicación anteriormente mencionados, y las posibilidades para implantar un software de gestión documental integrada o CMS para la publicación interna y externa como la plataforma Alfresco.

En la parte práctica empezaré con un diagnóstico del estado de la cuestión en el Teatro Cervantes (TC), en lo referente al flujo informativo, infraestructura tecnológica, gestión documental y organización del conocimiento. Para ello, partiré de una breve descripción histórica de la entidad, de su valor como referente cultural en la vida de la ciudad, y en qué consiste el objeto de su actividad. A continuación, con la información extraída de una entrevista con el departamento responsable (Informática), indicaré la base tecnológica con la que cuentan actualmente los distintos departamentos para organizar sus flujos de trabajo. También estableceré el Organigrama de la entidad y las principales funciones de los departamentos que la conforman. Posteriormente, y de cara a esbozar una de las dos propuestas de solución que aparecen en los apartados finales, intentaré identificar las necesidades y posibilidades que he ido detectando fruto de ese diagnóstico. Finalmente, fijaré de forma más específica, los ámbitos de comunicación implicados en el proceso informativo, y pasaré a explicar dos propuestas para la mejora de los servicios al ciudadano y de los procesos internos de trabajo, mediante la presentación de dos escenarios posibles que ofrecerían un valor añadido a la misión y los objetivos de la entidad, y que tendrían a la información y su soporte como principal recurso.

1.2.

Método y Fuentes

Desde que decidí la idea que quería mostrar en el trabajo, mi metodología ha sido la siguiente. En primer lugar, la decisión de estructurar el trabajo en dos partes diferenciadas, una de carácter teórico y otra de carácter práctico que tomaría como referencia la anterior y mi experiencia. De forma paralela, elaboré un primer borrador del índice, y me dispuse a la búsqueda y selección de bibliografía para aproximarme al ámbito teórico en la

[4]

que se podría ubicar y desarrollar la parte teórica. Una lectura de resúmenes para eliminar la bibliografía poco pertinente, y selección de las fuentes principales a analizar. Primeras lecturas, anotaciones, y modificación del índice inicial. En la parte práctica, selección de los pasos a seguir para realizar el diagnóstico de la entidad elegida. Elaboración de la Introducción y el Objeto del trabajo. Tras las lecturas seleccionadas, me di cuenta de que la idea inicial era muy amplia y daba lugar a una extensión casi inabarcable para el propósito de este trabajo. Esto provocó un antes y un después en mi metodología, ya que tenía que decidir entre sacrificar la parte práctica o continuar con ella, pese a que podía perder especificidad en la idea. No consideré conveniente traicionar la idea inicial, y me dispuse a realizar un filtrado más exhaustivo, reelaboré de nuevo el índice excluyendo los puntos prescindibles, y confeccioné los cuestionarios y encuestas para recopilar información de campo que me ayudaría a exponer con mayor precisión lo que quería decir. Conforme iba avanzando en mis lecturas, iba realizando una serie de fichas de contenido y de citas, estructurándolas según los puntos del índice en las que se incorporarían. Con la tesis y los argumentos que la apoyaban ya madurados, me dispuse a elaborar la parte teórica mediante la realización por separado de cada epígrafe. Con las encuestas y los datos de la parte práctica ya recopilados y a modo de borrador, me dispuse a elaborar dicha información, teniendo en cuenta lo expuesto en la parte teórica e interpretando los datos para dar forma a la idea que quería mostrar. Con el trabajo ya elaborado en su mayor parte, quedaba la ordenación de las notas, la conclusión y la bibliografía. Esto, unido a las cuestiones de estilo, culminaron un proceso que ha sido gratificante pero que me ha desbordado en algunos momentos dada la riqueza y la heterogeneidad propia de este objeto de investigación. Soy consciente de que algunos de los temas tratados podrían ser objeto de un trabajo independiente. Esta posibilidad la dejo a las indicaciones valorativas de este trabajo, ya que sobre todo he querido exponer una idea personal, cuya aplicación práctica dependerá de la validez de lo aquí expuesto.

Las fuentes utilizadas han obedecido a las características de cada parte (teórica y práctica). Para la parte teórica he utilizado la selección bibliográfica que se señala en el apartado “Bibliografía”. Para la parte práctica, he utilizado los datos extraídos de una encuesta repartida a 7 áreas de trabajo de la entidad tratada, según su grado de implicación con la gestión de la información dentro de dicha entidad. De la misma manera, para establecer el diagnóstico, he mantenido sendas entrevistas con el responsable Informático, y el del departamento de “Promoción y Atención Ciudadana”, que han prestado su colaboración amablemente. La Web corporativa de la entidad y las conclusiones obtenidas de mi paso temporal por la entidad,

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gracias a unas prácticas de colaboración, completan el resto de fuentes utilizadas.

2. Gestión de la información en las entidades públicas Una sociedad de la información es una sociedad en la cual, la creación, distribución y manipulación de la información forman parte importante de las actividades culturales y económicas. Es un proceso que se inicia en los años 70, y que implica nuevos procedimientos y nuevas tecnologías, teniendo una fuerte incidencia en la economía, la cual estará caracterizada a partir de ahora por el desplazamiento de los medios de generación de riqueza. El protagonismo se traslada de los centros industriales a los sectores de servicios, cuya materia prima principal será la “generación, almacenamiento y procesamiento de todo tipo de información” [3]. Como señala Julio Alonso, “por primera vez en la historia de la civilización un bien intangible como es la información es capaz de generar resultados visibles y objetivos para una organización” [4]. A pesar de estas evidencias teóricas, son muy pocas las personas con responsabilidades en la gerencia de las organizaciones que promueven las condiciones que favorecen una adecuada gestión de la información, limitándose la mayoría de las veces a instalar potentes equipos informáticos, y complejos programas de software de gestión y nuevas tecnologías, obviando otras acciones más necesarias, como la necesidad de incluir al sistema de información en la planificación estratégica de la organización, y contar con personal específico responsable de su organización y de mantener los flujos de información entre las diferentes áreas.

Por otro lado, existen diferencias importantes en la implantación de sistemas de información según vaya dirigido a entidades privadas o a entidades públicas. Su misión, objetivos y visión marcan diferentes prioridades y por tanto, el objeto y tratamiento de la información estará orientado a distinta finalidad. En ambas, la finalidad de la Gestión de la Información será la de “ofrecer mecanismos que permitan a la organización adquirir, producir y transmitir, al menor coste posible, datos e informaciones con una calidad, exactitud y actualidad suficientes para servir a los objetivos de la organización” [5]. No obstante, dichos objetivos serán distintos. Mientras que la entidad privada busca obtener una ventaja competitiva frente a sus homólogas del mismo sector productivo, la entidad pública busca, sobre todo, aumentar la calidad en la prestación de servicios a ciudadanos y empresas, asimilando aquellas medidas que lo hagan posible al menor coste posible. La información se ha convertido en un valor estratégico, no sólo en cuanto a las posibilidades que brinda para aumentar la cuota de mercado a través del e-commerce, sino como la forma más adecuada que tiene la Administración pública de relacionarse a la vez, con empresas y ciudadanos. Lo que se denomina e-Government o Administración-e.

[6]

Pero ¿cómo afecta esto a la planificación de las entidades públicas como sistemas de información?.

En primer lugar es preciso definir qué se entiende por organización pública.

Según la Directiva 92/59/CEE del Consejo Europeo4, organismo de derecho público es todo aquél que cumple estas condiciones: • Su creación está dirigida a satisfacer necesidades de interés general, sin tener carácter industrial o mercantil.

• Estar dotado de personalidad jurídica propia • Su financiación corra a cargo del Estado o los entes territoriales de derecho público, o cuya gestión esté sujeta a la supervisión de dichos organismos o tenga un órgano de administración, cuyos miembros más de la mitad sean designados por el Estado u otros entes territoriales.

Desde instancias internacionales se han realizado declaraciones y directivas encaminadas a desarrollar el concepto de Administración-e, perfilando el papel asignado a la Administración pública en la nueva economía. Dicho papel, tiene que cumplir una doble función, por un lado facilitar el desarrollo económico de la ciudad mediante la prestación de asesoramiento y servicios por medios telemáticos, que ahorren dinero y esfuerzo tanto a la Administración como a los agentes externos (ciudadanos y empresas). Por otro lado, favorecer la inclusión social de aquellos sectores que por la razón que sea quedan excluidos de las competencias informáticas e informacionales necesarias para rentabilizar el nuevo entorno digital en el que se desarrolla la sociedad de la información.

Aunque la mayoría de los esfuerzos normativos y la literatura profesional se ha dirigido principalmente a explicar los elementos y funcionalidades que debe proporcionar la Administración-e, en cuanto a servicios mínimos exigidos y en cuanto al tipo de actividades administrativas5 objeto de gestión telemática, la Administración-e no se reduce a esto, ya que las entidades públicas tienen objetivos específicos de muy diversa naturaleza. Ampliando el concepto, la Administración-e se puede definir como “una nueva forma de gestión pública, basada en el uso interactivo de las TIC, con el doble objetivo de la prestación de mejores servicios para ciudadanos y empresas, así como la mejora de los procesos internos de las organizaciones públicas” [6]. El primer objetivo está dirigido a aquellas entidades que ofrecen servicios-e para la tramitación de documentos relacionados con el estado jurídico del ciudadano o la empresa. El segundo objetivo afecta a toda entidad pública sea cual sea su objeto, ya que su finalidad es la mejora de la 4

5

Información extraída de: Lara Navarra, Pablo [et.al.]. Del e-commerce al e-government: tecnologías y metodologías para la gestión de la información. En: El Profesional de la Información, 2002, noviembre-diciembre, v.11, n.6, pp.421-435.

La Comisión Europea elaboró en marzo de 2001 un informe con los 20 servicios básicos que la Administración-e debe cumplir. Para más información véase http://www.ontsi.red.es

[7]

eficiencia en el trabajo interno, y ofrecer servicios de valor añadido al usuario/cliente a partir de la información y los documentos por ella generados. A este segundo objetivo pretendo dirigir mi análisis en este trabajo. Tomando éste como referente, la organización se podría concebir como “un complejo de canales a través de los cuales los productos, servicios, recursos y flujos de información transitan de un punto a otro dentro de la organización, y también entre la organización y su entorno” [7]. Esta definición teórica rara vez se cumple en la práctica, como veremos en la segunda parte de este trabajo, ya sea por falta de recursos para invertir en la infraestructura técnica necesaria, ya sea por la dependencia a los viejos modelos jerárquicos de organización empresarial, o bien porque se considera una actividad “silenciosa” que no supone beneficios cuantificables para la organización. A lo largo de este trabajo espero que se abra una vía para poner en cuestión los anteriores argumentos.

2.1 Nuevas conocimiento

necesidades

en

la

sociedad

del

Hay numerosos autores que observan la nueva economía de la información como una etapa de transición, necesaria pero insuficiente, cuya realización plena dependerá de la capacidad de la ciudadanía y los agentes sociales y políticos para adaptarse a nuevos modelos organizativos, con el fin de que la mera gestión de datos e información, se convierta en generación de conocimiento, abierto, accesible y sin circunstancia técnica o económica que lo impida6. Es lo que Peter Drucker denominó por primera vez, sociedad del conocimiento (1969). Y para que esto sea posible, la voluntad de aplicar conocimiento para generar más conocimiento debe basarse en un elevado esfuerzo de sistematización y organización. Así lo señalaba Drucker en 1974, “se tratará de una sociedad en la que la gestión empresarial cambiaría radicalmente su relación con los trabajadores del conocimiento empleados, pues éstos últimos estarían mucho menos necesitados de instituciones empresariales e incluso de la tradicional gestión del conocimiento que las primeras lo estarían de ellos” [8]. Sin embargo todavía existen numerosos problemas que obstaculizan este progreso.

La implantación de las TIC en las organizaciones, integradas en un sistema de información planificado y sistemático, donde se aproveche el conocimiento generado por sus departamentos para ofrecer servicios de calidad al cliente/usuario, sólo es asunto de las grandes empresas y administraciones con recursos suficientes. Las medianas y pequeñas empresas junto a entidades públicas vinculadas a Administraciones locales, no lo ven como una necesidad prioritaria posponiendo su desarrollo al buen hacer de algún empleado con conocimientos 6

Este fenómeno se conoce como Brecha Digital, la cual se define como “la separación que existe entre las personas (comunidades, estados, países, etc.) que utilizan las TIC como una parte rutinaria de su vida diaria y aquellas que no tienen acceso a las mismas, y que aunque las tengan no saben cómo utilizarlas” (Fuente: Wikipedia)

[8]

informáticos, y reduciendo la gestión de la información al mero almacenaje de documentos.

A continuación intentaré describir algunas de las situaciones que hay que revertir para cumplir las nuevas necesidades que exige la sociedad del conocimiento, entendiendo ésta no sólo como exigencia sino como una tendencia deseable sobre todo para aumentar la visibilidad y calidad de servicio de una entidad pública en un entorno tan “infoxicado” y dinámico como el actual.

Organizaciones y empresas son poco receptivas a adaptarse al nuevo modelo organizativo. La globalización de la información y la nueva economía exigen un mayor dinamismo y adaptación a los cambios del entorno. Esto ha provocado una evolución lógica en cuanto a la organización de los flujos de trabajo dentro de una entidad. Si bien, hace décadas el organigrama de cualquier organización era de carácter vertical y la información fluía desde los niveles inferiores a los superiores y desde aquí se emitían las órdenes, actualmente, ante el aumento de la especialización técnica y la propia naturaleza multimedia de la información, , nos encontramos con un medio “donde la información fluye en todos los sentidos y las relaciones jerárquicas han cambiado sus formas estrictas por otras menos rígidas, donde se comparte información” [9].

Confusión Tecnologías de la Información con Sistemas de Información. A menudo las organizaciones realizan una inversión cuantiosa en soporte y herramientas tecnológicas para promocionar el uso de las TIC a nivel interno, más obedeciendo a inercias del entorno y al empuje financiero de las administraciones, que a una verdadera planificación en base a las necesidades informativas de la entidad. Se trata de la clásica confusión entre continente y contenido. Dichas herramientas no se utilizan siguiendo una política definida por un profesional de la información, sino que es frecuente que su administración sea responsabilidad del personal informático, más preocupado por el funcionamiento de la plataforma que por la calidad y pertinencia de la información circulante.

Falta de visibilidad de los profesionales de la información.

Normalmente este sector profesional no ha sido valorado por las organizaciones públicas que no poseen un centro de documentación como resultado de sus actividades. Tampoco por las empresas privadas, que no han valorado su trabajo por considerarlo escaso de valor competitivo.

Escasa planificación y diagnóstico. Existe cierta dejadez Se planea su desarrollo mediante la implantación de un sistema tecnológico estándar y complejo, sin haber evaluado previamente

[9]

las necesidades específicas de la organización, de acuerdo a sus objetivos y a su situación de partida. Esto da lugar a un esfuerzo inútil al no revertir de forma cuantificable los beneficios de la gestión informativa. Como señala Canals, “el conocimiento, cuando lo consideramos como aquello que permite a una organización actuar en función de lo que ve en su entorno, es algo más que la suma de lo que tiene cada persona por separado” [10].

Feudalismo Informacional. Este hecho es más común de lo que se cree incluso en las entidades públicas, a priori ajenas a la competitividad interna del personal. La situación consiste en la tendencia de cada departamento, directivo o área de trabajo a reconocer el valor de su información como un valor exclusivo y diferenciador, concibiendo su distribución y accesibilidad como una amenaza a su posición dentro de la organización. En estos casos el resto del personal es visto como potencial competidor.

Correspondencia coste/valor poco clara. “Las actuales aplicaciones contables que derivan de una etapa económica industrial muy diferente a la actual economía de servicios y conocimientos, no son válidas para reflejar el valor generado por los activos intangibles” [11]. Uno de esos activos es la información7. Efectivamente, es muy difícil demostrar la rentabilidad de estos activos utilizando un sistema de cuantificación monetaria y financiera, ya que los criterios de medición asociados no tienen en cuenta las inversiones de carácter estratégico a largo plazo, como es la implantación de un sistema de información. Además, al tratarse de procesos sinérgicos y de retroalimentación se hace muy difícil “la medición y asignación individualizada de los beneficios” [12]. Por esta razón existen alternativas que miden el éxito de este tipo de bienes desde distintas perspectivas, mostrando su valor cualitativo para la estrategia de la organización.

2.2.

Desarrollo de un sistema de información

Existen abundantes y variadas definiciones acerca de qué características debe poseer un sistema de información. Para el caso que nos ocupa, la gestión de la información en una entidad pública, tomaré una de las que más se adecuan a este tipo de entidades y que nos ayuda al logro de los objetivos principales, que a mi juicio, debe satisfacer un sistema de información para este tipo de organizaciones.

Samuelson define un sistema de información como “la combinación de recursos humanos y materiales que resultan de las 7

Como características principales de este tipo de activos nos encontramos con que no siguen la ley de rendimientos decrecientes, es decir, su valor no disminuye con el uso, más al contrario su difusión le aporta valor añadido, aunque también puede ofrecer diferenciación. Por otro lado, su coste y su valor no tiene una correspondencia directa, oscilando frecuentemente según el usuario.

[10]

operaciones de almacenar, recuperar y usar datos con el propósito de una gestión eficiente en las operaciones de las organizaciones” [13]. Es significativo de esta definición la importancia que le otorga a “la combinación de recursos humanos y materiales”, ya que desmiente la idea generalizada de identificar sistema de información con tecnologías de la información. Se trata de una confusión frecuente que lleva a algunas organizaciones a invertir sumas de gran magnitud en herramientas tecnológicas y software, sin analizar previamente la situación de la entidad, sus objetivos, debilidades y fortalezas, con el fin de proyectar una estrategia que implique a todos los estamentos organizativos y áreas de trabajo de la entidad. Otro aspecto que llama la atención es la mención a los procesos de gestión implicados, cuyo tratamiento automatizado y sistemático traerá como resultado una mayor eficiencia a la organización. Existen otras definiciones que reducen dichos procesos a la generación repetitiva de inputs, actualización de datos y generación de outputs. Esto es algo que se podría aplicar a un solo departamento, pero me parece que no llega a abarcar las actividades de una entidad que lleve a cabo sus procesos de una forma coordinada o descentralizada entre las diferentes áreas. Se podría ampliar esta definición, enumerando algunos de los procesos informativos que suceden en un sistema de información: • • • • • • •

Información que proviene del entorno.

Adquisición de datos.

Transmisión de datos.

Procesamiento de datos.

Almacenamiento de datos.

Utilización de datos.

Transferencia de datos.

De la misma manera, y teniendo estos procesos en cuenta, se podrían enumerar una serie de características que debería tener todo sistema de información: • Posibilidad de suministrar selectivamente la información.

• Ofrecer diferentes interfaces de usuario según la fase de trabajo o el departamento que interactúe con el sistema.

• Mejora de los tiempos de respuesta en todos los niveles de la organización, amortizando de esta manera su implantación.

• Exactitud de la información.

• Arquitectura generalizable y diferenciada al mismo tiempo, con el fin de responder a las necesidades actuales de las organizaciones, más dinámicas y participativas.

• Flexible, con una gran capacidad de adaptación a los cambios.

• Fiabilidad de la información circulante.

• Seguridad de la información circulante.

• Manejo amigable para el usuario.

[11]

Lo que parece claro es que el sistema de información debe implicar a toda la organización, ya que para que el soporte tecnológico de gestión tenga resultados óptimos, es importante que sea éste el que se adapte a la organización y no a la inversa. Para ello, voy a intentar esbozar a lo largo de este epígrafe algunos de los problemas y posibilidades que se nos ofrece desde la tecnología y las ciencias de la información, para lograr tres objetivos principales que a mi juicio, debe cumplir una entidad pública.

En primer lugar, aumentar la eficacia y eficiencia de los recursos humanos y materiales, promoviendo un uso sostenible y transparente de la información, la cual tendería a la reutilización y a la permanencia dentro del sistema. Esto no sólo aumentaría la productividad, sino también la comodidad de los empleados y directivos, ya que tendrían un potente material para la toma de decisiones internas. Además, fomentaría la información del sector público como un recurso de primer orden para ciudadanos y empresas. La Intranet y sus diversas aplicaciones se sitúan como la plataforma más adecuada para el logro de estos objetivos.

En segundo lugar, llevar a cabo con calidad y eficacia la vocación de servicio que toda entidad pública debe intentar mantener, en su relación con los ciudadanos y empresas sea cual sea la temática de su actividad. Investigaciones actuales concluyen que hasta un 25% de los datos claves para el desarrollo de empresas y proyectos de negocio que impulsan la economía productiva, provienen del sector público. Para el logro de este objetivo es conveniente conocer la estrategia Web más adecuada que mantenga la información organizada, actualizada y apta para su publicación y puesta disposición del usuario.

En tercer lugar, y esto es aplicable de manera especial a las entidades públicas de carácter cultural, es preciso seguir siendo centros de referencia en la vida cultural de la comunidad, dado la ingente mercantilización en la oferta de contenidos culturales y los elevados precios de su consumo en el sector privado. Para ello, no sólo basta con ejercer la actividad que le es propia a dicha entidad, sino también ofrecer servicios de valor añadido de carácter educativo que tomen a las nuevas tecnologías de la información como potentes aliadas de su actividad.

2.2.1. Clarificación del concepto.

Como hemos visto la implantación de un Sistema de Información en una entidad requiere la confluencia de varios procesos y etapas diferentes en lo que se refiere al tratamiento de información. Es necesario distinguir algunos de ellos, los más generales y que pueden dar lugar equívocos, con la finalidad de saber en qué situación nos encontramos en cada momento. Para ello, voy a describir tres conceptos

[12]

que a menudo sin tratados como sinónimos: gestión de información, gestión documental y gestión del conocimiento.

la

Gestión de la información.

Consiste en implantar mecanismos que permitan a la organización, seleccionar, manipular y transmitir información de acuerdo a sus objetivos y al menor coste posible. Se pude decir que la materia prima de su cometido son los datos; mediciones objetivas sobre hechos de interés y unidad mínima de información lista para ser procesada. Dichos mecanismos abarcan dos ámbitos fundamentales, aunque inconfundibles. Por un lado, el ámbito estratégico, el cual establece qué información captar, seleccionar y transmitir, bajo qué finalidad y qué tipo de fuentes serán las utilizadas. Por otro lado, el ámbito tecnológico, que implicará las tecnologías y herramientas informáticas que facilitan el tratamiento informativo y documental y el procesamiento de datos mediante la automatización de procesos, el ahorro de costes y mayor eficiencia en el acceso a la misma. Si bien este último ámbito es un soporte necesario, por sí solo no es suficiente, necesitando del primero para extraer todas sus posibilidades, y que la información tratada se convierta en un activo para la organización, justificando así la inversión realizada.

Según la procedencia de la información, se puede establecer la siguiente clasificación: Información interna: es producida por la actividad cotidiana de la organización, la cual requiere un óptimo flujo informativo entre los departamentos y las diferentes áreas de trabajo que la componen. Se trata de un tipo de información vinculado al desarrollo de una Intranet, que sirva como plataforma colaborativa y soporte para la toma de decisiones dentro de la entidad.

Información externa: es aquella que la organización toma del entorno remoto e inmediato, ya sea de forma indirecta, a través de la interacción con otras entidades, personal experto, monitorización y seguimiento de usuarios o/y clientes, etc., ya sea de forma directa, a través de la adquisición de materiales y publicaciones que versen sobre temas de interés para la organización. Este tipo de información está vinculada a la elaboración de contenidos e informes que faciliten el trabajo del personal, y ayuden al desarrollo de repositorios o bibliotecas temáticas de acuerdo con la actividad específica de la entidad.

Información corporativa o pública: es aquella que transmite la organización al exterior. Actualmente con la presencia masiva de las empresas y entidades en la Web, abarcaría no solo aquella que es publicada a través del website corporativo o el marketing

[13]

convencional, sino también, aquella que deriva de la interacción en los medios sociales que conforman la Web 2.0. Es un tipo de información destinada a fortalecer la imagen de marca o el branding corporativo de las organizaciones.

Gestión documental o de contenidos.

Se refiere al conjunto de técnicas y destrezas profesionales que permiten la creación, administración y difusión de contenidos. La materia prima en este ámbito es la información codificada y objetivada en forma de documentos.

Podría verse como una fase posterior a la gestión de información, un proceso interno que sigue las directrices marcadas por el sistema de información, siendo su importancia directamente proporcional al tipo de actividad realizada por la entidad y los objetivos que pretenda conseguir. Abarca tanto los documentos para uso interno, como aquellos destinados a la difusión pública. Existen una serie de objetivos de la gestión documental que pueden ser extendidos a todo tipo de organizaciones, sea cual sea su tipología. Siguiendo a Carlota Bustelo8 podríamos destacar las siguientes: • Facilitar el trabajo del personal mediante la asignación de tareas específicas de edición y almacenamiento, optimizar la búsqueda de información, acceso directo a los documentos importantes, etc.

• Fomentar el trabajo colaborativo, mediante el intercambio de información, eliminación de contenido duplicado, asignación de roles específicos, etc.

• Conservar el capital intelectual de la organización más allá de los individuos que la componen, evitando la pérdida de experiencia acumulada a lo largo de los años y quedando constancia de los flujos de trabajo de mayor relevancia.

Gestión del conocimiento.

“El conocimiento es una amalgama de información, valores, conocimiento de contexto y experiencias que cumulan las personas en el desarrollo de sus tareas, y que sirven para acometer nuevas experiencias” [14]. Dicha definición, aplicada a la gestión del conocimiento en la organización, consistirá en el conjunto de acciones y procesos dirigidos a optimizar dicho recurso. Se tratará del resultado probable que se obtiene tras una adecuada planificación del sistema de información.

De esta manera, hemos visto como los tres conceptos están estrechamente relacionados siendo necesario delimitar sus 8

Bustelo Ruesta, Carlota. Gestión documental en las empresas: una aproximación práctica.

Inforárea, 2001.

[14]

características específicas, ya que así se observa con mayor claridad que en realidad forman tres momentos evolutivos que definen el grado de madurez de un sistema de información en el seno de una entidad u organización. Así pues, no se tratan de tres conceptos excluyentes y aislados, sino momentos y ámbitos de trabajo distintos de la gestión de la información, los cuales se condicionan mutuamente y contribuyen al enriquecimiento gradual de la organización.

2.2.2. Comunicación documental.

Interna:

intranet

y

gestión

Anteriormente hemos definido la información interna como aquella que es producida por la actividad cotidiana de la organización, la cual requiere un óptimo flujo informativo entre los departamentos y áreas que la componen. Para que un sistema de información funcione tiene que atender a los diferentes contextos en el seno de una entidad donde la información sea un activo dinámico, un recurso y un producto al mismo tiempo. En el interior de una organización, los flujos de trabajo y la labor de los distintos departamentos debe quedar registrada para su futura reutilización con el fin de disminuir el tiempo de respuesta a la hora de localizar la más pertinente, y de generar valor añadido al conocimiento derivado de la propia actividad de la entidad.

Para que ello se produzca, además de una correcta planificación dentro del organigrama de la entidad, es cada vez más necesario, dado el incremento exponencial de la información generada y la escasa dependencia que el soporte impreso de la documentación tiene actualmente en las organizaciones, desarrollar una plataforma tecnológica que permita la gestión electrónica del conocimiento, abarcando todas sus fases; la adquisición, distribución, almacenamiento e interpretación de la información. Sin embargo, las entidades que disponen de este tipo de plataformas oscilan en función de su tamaño, siendo bastante alto en la mayoría de las grandes organizaciones, pero no superando los mínimos convenientes en las PYMES y organizaciones de menor tamaño. Este hecho es bastante significativo, ya que son este tipo de entidades las que sustentan más del 90 % del tejido empresarial y profesional de la UE y España9.

Existen diferentes necesidades según los objetivos de las organizaciones a la hora de implantar una solución tecnológica. A algunas, por su menor volumen informativo y pocas áreas dedicadas a la administración, les bastará con un programa de gestión de contenidos instalados en los terminales de los departamentos implicados, para otras, será más importante la comunicación entre empleados y el uso constante del correo-e. Algunas, utilizarán la plataforma colaborativa como un mero tablón de anuncios donde las capas más altas de la empresa comuniquen sus decisiones a los 9

Según datos de la Dirección General de Política de la Pequeña y Mediana Empresa, a el año

2005.

[15]

empleados, otras, necesitarán de una gestión descentralizada y espacios de colaboración diferenciados debido a la exclusividad de la información que manejan y al celo competitivo, y un largo etcétera de posibles situaciones.

Una solución que integra todas estas opciones en un mismo entorno de trabajo es la Intranet.

Se trata de tecnología web limitada al ámbito interno de una organización, y como tal es bastante flexible, soportando diferentes niveles de escalabilidad y prestaciones. Como contrapunto, es posible que exija una inversión alta al inicio, cuya rentabilidad dependerá del mayor o menor uso que se haga de ella por parte de los empleados. Su valor nunca queda probado antes de la puesta en marcha, sino una vez haya empezado a funcionar. Según Bustelo Ruesta y otros autores, para hacer de la Intranet una tecnología a la que se le extraiga rendimiento, es necesario “crear una visión común, compartida en la organización, y adoptada y promocionada por los niveles directivos” [15].

Para conseguir esto propone una serie de requerimientos: • Alinear los objetivos de la intranet con los objetivos estratégicos de la organización.

• Establecer un lenguaje común de uso para los distintos agentes y departamentos.

• Aprovechar al máximo el potencial de la intranet como herramienta capaz de integrar todos los sistemas de procesamiento de información que se plantean independientes y aislados unos de otros.

• Optar por interfaces basadas en sistemas de gestión de contenidos (Content Management System).

• Interrelacionar la intranet con el Web público.

Definición de Intranet Una Intranet puede definirse como “una red de información interna circunscrita a un número limitado de usuarios, configurada sobre una red de clientes-servidor tcp/ip con navegadores y un servidor web, y un conjunto de hardware y software que permite crear y acceder a datos hipermedia, publicar páginas Web, establecer comunicaciones por vía telemática, compartir información a tiempo real, etc.” [16].

Funciones Canalizar y soportar la información, documentación y conocimientos necesarios para las actividades de los empleados, incrementando su productividad.

Definir y transmitir la cultura de la entidad, reflejando los valores de la misma en su diseño y contenido.

[16]

Mostrar la imagen que los empleados tienen de la entidad, evalúan su rendimiento y su implicación en la misma.

Gestiona el trabajo colaborativo, ya sea dentro de la organización, o con agentes externos de forma remota.

Promueve la comunicación y participación del personal.

Facilita la formación de empleados, el aprendizaje y los procesos implicados en la gestión del conocimiento.

Ventajas de la intranet en relación con la gestión documental.

En un entorno colaborativo, la gestión documental se convierte en el núcleo del sistema de información, ya que las soluciones tecnológicas disponibles (CMS) hacen posible su integración en la Intranet, sirviendo al mismo tiempo de fuente de recursos para la publicación en Internet. Se podría decir que la Intranet es la infraestructura técnica, el reflejo tecnológico del organigrama y los flujos de trabajo que componen la entidad, mientras que el sistema de gestión de contenidos (CMS) es el software de interacción de los diferentes departamentos con la intranet, favoreciendo un modelo descentralizado y modular que tenga en cuenta los distintos flujos de trabajo y los espacios exclusivos de cada área.

Aunque existen soluciones complejas, que integran cada uno de los módulos vinculados a los diferentes procesos de trabajo en los que intervienen de una manera u otra la gestión de contenidos, sería necesario evaluar los tipos documentales existentes en una entidad en particular, su formato y procedencia, con el fin de implantar sólo aquellos módulos necesarios que favorezcan una mayor efectividad y uso. Según la fase de la gestión en la que nos encontremos se podrían enumerar una serie de ventajas10 derivadas de integrar la gestión documental en la Intranet: Adquisición: el uso de la Intranet se revela muy positivo cuando la información adquirida procede de fuentes externas, como pueden ser otras entidades, empresas, expertos y colaboradores externos. No tanto cuando la información procede de comunicaciones internas, como sugerencias del personal, interacción con el usuario, etc. En el CMS se pueden establecer dos módulos diferenciados, uno que se aplica a los contenidos procedentes de fuentes externas y otro que se aplica a los contenidos generados por la gestión interna y que pueden requerir ser publicados en la Intranet en algún momento.

10

Esta lista se ha basado en un estudio empírico realizado a 80 pymes del sector de las TIC. Para más información veáse; Pérez González, Daniel; Solana González, Pedro. Intranets: medición y valoración de sus beneficios en las organizaciones. En: El Profesional de la Información, 2006, septiembre-octubre, v.15, n.5, pp.331-341.

[17]

Distribución: en esta fase la intranet alcanza resultados muy significativos ya que está pensada precisamente para facilitar la comunicación interna y el intercambio de documentos en los procesos de gestión. De esta manera, permite en mayor medida que “los objetivos y estrategias de la organización sean conocidos por todo el personal, facilita la movilidad funcional de los empleados y el trabajo en equipo [17]”. Los módulos del CMS asociados a estos procesos son el módulo de herramientas de colaboración, y el módulo de gestión de servicios-e. Ambos se aplican al contenido que se publica de forma dinámica en la Intranet.

Almacenamiento: el uso de la Intranet permite los procesos vinculados a la conservación documental, ya que facilita de forma significativa la localización de los documentos a través de un potente navegador o directorios creados al efecto, gestiona los permisos para el acceso a la documentación según el área de actividad y facilita la publicación Web o en repositorios externos de la documentación seleccionada y organizada, y ofrece la posibilidad de la catalogación y el etiquetado colaborativo. El módulo asociado del CMS puede ser el de gestión de registros, el cual se aplica a la documentación que no está destinada a circular por la Intranet, sino que está dirigida a su publicación en la Web o en algún otro repositorio digital de acceso público.

Interpretación: la interpretación de la información en este caso, se refiere a la percepción por parte de los empleados de la importancia de su gestión como práctica habitual y significativa de la entidad. El uso de la Intranet contribuye a que los miembros unan propósitos, se compartan experiencias y se obtenga una imagen de conjunto y funcional de la entidad a la que prestan servicio.

2.2.3. Comunicación documental

Externa:

internet

y

gestión

La comunicación externa de una entidad tiene dos vertientes fundamentales. La primera se refiere a la selección y tratamiento de la información procedente del entorno externo a la entidad. Las TICs y el uso de Internet ponen a disposición de cualquier organización de ámbito local, un caudal de información que supera el contexto más inmediato, dando la posibilidad de comunicarse con múltiples fuentes remotas. La segunda, se conoce como información pública o corporativa, y estará formada por aquellas publicaciones, informes y datos que son editados por la entidad y puestos a disposición del usuario a través de las redes de comunicación, o a través de documentos impresos.

[18]

Del medio externo a la entidad.

La información que proviene del medio externo a la entidad se pude clasificar en dos tipos: uno trata del medio externo remoto y el otro del medio externo inmediato. Siguiendo el modelo de Laudon y Laudon, tomado de Muñoz Cavañete, podemos desarrollar esta tipología: -

Medio ambiente externo inmediato:

• • • • • •

Usuarios Distribuidores Competidores o entidades del sector Proveedores Financiadores Administradores

-

Medio ambiente externo remoto:

• • • •

Situación política Sociedad Cambios tecnológicos Evolución económica

Es necesario que la entidad tenga presente esta tipología de fuentes de información ya que pueden aportarle cierta ventaja competitiva y una posición estratégica importante para la toma de decisiones, que tengan que ver con la prestación de nuevos servicios al usuario, la explotación de nuevos modelos de negocio, o un posicionamiento clave como recurso de información aumentando de forma notable el feedback de la organización.

De la entidad al medio externo.

Es aquella información que la organización emite al exterior, ya sea a través de publicidad directa, publicaciones relacionadas con la temática del sector, interacción con la prensa o los medios sociales, y la que más nos interesa aquí por su estrecha relación con la TIC y la gestión documental, la comunicación efectuada a través del portal o website de la organización a través de Internet. “Las organizaciones públicas deben plantearse el diseño de una estrategia Web con un doble objetivo. Por un lado, satisfacer plenamente las necesidades de los diferentes tipo de usuarios y, por otro, desarrollar servicios y productos de calidad y a un coste mínimo” [18].

Algunas metodologías fundamentales que intervienen en la

[19]

planificación estratégica del sitio Web corporativo son las siguientes: Relación con el usuario.

La relación con el usuario visitante de la web de la entidad es el factor fundamental que debe guiar la estrategia. Para ello existen técnicas de monitorización de usuarios que pueden analizar su comportamiento y ofrecer datos para adaptar los servicios y contenidos ofrecidos por la organización. Es lo que se conoce como Analítica Web, una nueva disciplina que aparece al amparo de las nuevas tecnologías.

Dichas técnicas son costosas y requieren, además de una inversión inicial significativa, la colaboración con el departamento de Informática y el de Nuevas Tecnologías (si lo hay). Además del análisis monitorizado, existen otras técnicas convencionales como pueden ser la realización de encuestas, la observación directa de la interacción del usuario y la arquitectura Web, captación y procesamiento de quejas y sugerencias del usuario, etc.

Usabilidad Web Es un conjunto de técnicas que consisten en “medir la calidad de la relación del usuario cuando interactúa con un producto o sistema, ya sea un sitio web, una aplicación de software, tecnología móvil o cualquier otro sistema de interacción con el usuario” [19]. Los factores implicados en la calidad del servicio al usuario son: facilidad de aprendizaje, eficiencia de uso, capacidad de memorización, frecuencia e importancia de los errores y satisfacción personal. Las tecnologías que intervienen en este proceso son: recogida de datos de los usuarios, desarrollo de un prototipo con el fin de medir la viabilidad del sitio web potencial, recogida, desarrollo y revisión de contenidos, implementación de tests de usabilidad, evaluación continua del sitio web, y establecimiento del campo de aplicación.

Accesibilidad Web Se trata de una disciplina que se podría considerar anexa a la Usabilidad. El objetivo consiste en diseñar el sitio web de tal forma que los usuarios con algún tipo de discapacidad o edad avanzada puedan acceder a la información en igualdad de condiciones. La UE promueve este aspecto y ha establecido una serie de directrices según el nivel de accesibilidad. Son conocidas como directrices WAI. Dicho nivel de accesibilidad es definido mediante la asimilación por parte del sitio web de tres prioridades que van de un menor a un mayor nivel de accesibilidad. Las tres prioridades son A, AA, AAA y cuentan con una certificación oficial según el cumplimiento de las mismas.

Ventajas de la gestión documental para la publicación Web. Como hemos visto en el caso de la comunicación interna, la

[20]

gestión documental a través de un sistema de gestión de contenidos (CMS) es el núcleo del sistema de información. En el caso de la gestión de información interna, es la intranet la que ofrece una serie de ventajas añadidas a la utilización de este software de gestión. Ahora veremos qué ventajas ofrece dicho software a la publicación de contenidos en la Web de la organización. Sea como sea, se observa que el CMS se encuentra en el centro de las dos interfaces web de la entidad, la interna (intranet) y la externa (internet).

También hay que decir que no todas las entidades necesitan una web con un alto nivel de escalabilidad, esto es, la predicción del aumento progresivo de la información contenida en cada una de las páginas que componen el sitio web de la organización. La mayoría de expertos aconsejan que se utilice un sistema de gestión de contenidos a partir de las 500 páginas. Ni la entidad que analizaré en la segunda parte, ni otras entidades locales que no ofrecen servicios propios de la administración-e, alcanzan este número. Sin embargo, he ido comentando acerca de lo conveniente de integrar en unas pocas tecnologías, todos los procesos de gestión de información y documentos que soporta una organización. De ahí el uso de la intranet como tecnología base para integrar dichas tecnologías, entre las que se puede encontrar un módulo para la gestión de contenidos Web. Las ventajas más importantes que ofrece un CMS en este sentido son las siguientes: Agilizar el proceso de creación y publicación de contenidos.

Permitir al personal responsable el establecimiento de fecha de revisión/eliminación de los materiales en el momento de su publicación.

Crear modelos o plantillas para documentos normalizados y de uso común.

Posibilitar la modificación de todo el sitio web de forma automática.

Conversión de documentos de un formato a otro.

Obtener herramientas de seguimiento para el análisis del tráfico en el sitio web.

Prevenir enlaces rotos.

Proporcionar enlaces con otras bases de datos relacionadas presentes en la organización.

[21]

2.2.4. Consideraciones tecnológicas: Herramientas y Servidores.

La estrategia que siga la organización a la hora de planificar un sistema de información tiene un elemento clave en lo que se refiere a la gestión de los soportes y herramientas tecnológicas necesarios para su funcionamiento. La elección del equipo informático y el software de gestión ocupa gran parte del debate interno en las organizaciones para la toma de decisiones, ya que es la fase que consumirá la mayor parte del presupuesto y de la que dependerá la eficacia y eficiencia del sistema de información.

La gestión tecnológica en una entidad puede ejecutarse mediante un plan tecnológico autónomo (grandes organizaciones con distintas sedes y servicios), o mediante su integración como una fase más en la planificación estratégica de la entidad (medianas y pequeñas organizaciones con servicios centralizados). Si se decide implantar un sistema de información, habría que incluir los requerimientos técnicos específicos que demanda este tipo de sistemas en dicha planificación.

La elección de una u otra metodología dependerá, además de su tamaño, del mayor o menor grado de incorporación de la tecnología en la entidad. De acuerdo a dicho grado de incorporación se puede establecer la siguiente clasificación: • Hardware: es la tecnología incorporada a las máquinas y el equipo físico de la organización.

• Software: se trata de tecnología no incorporada. Son los programas, aplicaciones y manuales que dan sentido y otorgan funcionalidad al sistema físico. La entelequia del sistema.

• Orgware: es la tecnología incorporada a toda la estructura de la organización.

• Humanware: tecnología incorporada a personas. Es el conjunto de habilidades y conocimientos que tiene asimilado cada empleado, resultado de su experiencia laboral y competencias adquiridas. Es lo que se conoce como “know how”.

La gestión tecnológica quedaría definida como “el proceso de adopción y ejecución de decisiones sobre las políticas, estrategias, planes y acciones relacionadas con la creación, difusión y uso de la tecnología” [20]. Para el tema de este trabajo, el plan tecnológico sería una fase más de la planificación del sistema de información. Por ello, sería interesante analizar algunas de las herramientas disponibles que están relacionadas con la implantación de la infraestructura necesaria para llevar a cabo los procesos implicados en la gestión de la información tal como la hemos previsto en los apartados anteriores.

Existen dos formas principales de adquisición tecnológica. La innovación, que consiste en la creación por la propia entidad de la tecnología adecuada para su funcionamiento, y la consiguiente

[22]

comercialización de la misma, obteniendo no sólo una ventaja competitiva frente al resto, sino también una rentabilidad económica.

Este procedimiento es más común aplicarlo a países o territorios que a entidades u organizaciones concretas. Se trata de una forma que se escapa a la mayoría de las entidades públicas debido a su alto coste y excesiva especialización. En contraposición se encuentra la noción de transferencia tecnológica, la cual se define como la selección de una tecnología externa, adaptándola y mejorándola teniendo en cuenta las necesidades de la organización receptora. Para que la transferencia ofrezca buenos resultados debe incluir no sólo las herramientas en sí, sino los conocimientos técnicos sobre su mantenimiento, diseño y fabricación. La mayoría de expertos señalan que la importación de tecnología no es un problema en sí mismo, sino que dichos problemas se presentan por una inadecuada selección de la tecnología o por una contratación perniciosa.

Para salvar esta situación, se hace necesario efectuar una búsqueda previa de la mejor opción, realizar una evaluación comparativa y finalmente proceder a la selección de la más adecuada.

La trasferencia puede ser de productos propietarios, cuyo código es cerrado y está sujeto a licencias de pago para su adquisición, o bien de tecnologías de código abierto, o software libre, las cuales pueden incorporarse gratuitamente y adaptarse a las necesidades específicas de cada organización. Esto último es una solución que cada vez cuenta con mayores adeptos, y se concibe como la forma más adecuada y legítima que tiene una entidad pública de adquirir tecnología.

Los recursos tecnológicos a incorporar en una organización dependerán como hemos mencionado, de las necesidades de la propia entidad y de su plan estratégico. Hay cuatro factores principales que hay que tener en cuenta para que el resultado sea óptimo.

Identificar los recursos tecnológicos clave11 para la organización, es decir, aquellos que forman parte de los flujos de trabajo habituales de la misma y proporcionan las mayores ventajas.

Potenciar el desarrollo tecnológicos claves.

y la innovación de esos recursos

Adquirir las destrezas tecnológicas necesarias para su gestión.

Integrar el uso de los recursos tecnológicos con otros factores de éxito en la organización.

Existen numerosas herramientas y aplicaciones específicas para satisfacer todos los procesos implicados en la gestión de la información.

11

“Son aquellos que sustentan la posición competitiva y de liderazgo de las organizaciones que los utilizan” (SanSegundo, Rosa. En: UD. 3 Desarrollo tecnológico de un sistema de información.

Herramientas tecnológicas).

[23]

Desde las que apoyan un programa de gestión a las que intervienen en los sistemas de soporte a la toma de decisiones, desde aquellas herramientas de edición, indexación, y manipulación de contenidos para su publicación web o en un repositorio digital, a otras destinadas a satisfacer las necesidades propias de un tipo de organización o campo del conocimiento, como bibliotecas, museos, universidades, archivos, etc. Por ello, y para ceñirme al tema de este trabajo que ha ido acercándose a la idea de integración y planificación estratégica de los recursos humanos y tecnológicos a la hora de proyectar un sistema de información, voy a comentar un sistema de gestión de contenidos o CMS que como soporte permite una solución integrada para la Intranet de la organización, además de servir como gestor para la publicación en la Web. Estoy hablando de la última versión de la herramienta de gestión documental Alfresco 4.0. Con ello no pretendo promocionar la utilización de un software en concreto, ni pretender abarcar la complejidad informativa que puede aparecer en las distintas entidades públicas, pero sus prestaciones me parecen las más pertinentes de cara a introducir la parte práctica del trabajo. Además, cuenta con la ventaja de tratarse de software de código abierto, con las consecuencias de flexibilidad y adaptación a las diferentes necesidades de una entidad pública, tanto en lo referente a la información como a la inversión económica.

Alfresco 4.0: software de gestión documental Alfresco es un sistema de gestión de contenidos de código abierto, que incluye las funciones, los servicios y los controles necesarios para realizar la gestión documental de una empresa o entidad. Gracias a ser software libre permite un gran nivel de modularidad y flexibilidad a las distintas necesidades, además de ofrecer tres versiones principales, cuya selección dependerá de los recursos y la infraestructura técnica de la entidad. Dos versiones necesitan de la instalación de la plataforma en la red local de la entidad. Se denominan Alfresco Enterprise Edition, para la cual es necesario adquirir una licencia que ofrece asistencia técnica y algunas capacidades extra del sistema, y Alfresco Community Edition, que incorpora la mayoría de aplicaciones de la versión anterior pero sin soporte técnico, lo que provoca que se necesite ciertos conocimientos dentro de la empresa para su instalación y mantenimiento. En este sentido la colaboración entre el informático y documentalista de la entidad es muy recomendable.

La tercera versión se denomina Alfresco Cloud, y está pensada para aquellas entidades que dependen de un servidor externo, y cuenten con poca capacidad de instalación, ya que es accesible vía Web y utiliza la nueva tecnología de computación y almacenamiento en la nube, cuyo coste varía del uso o el servicio contratado.

La flexibilidad de este sistema viene dada por su segmentación en cuatro módulos principales:

[24]

Gestión documental: incluye la funcionalidad, los servicios y controles que soportan la gestión documental. Por ejemplo, permite el almacenamiento, control y recuperación de los contenidos a través de un repositorio centralizado que comparten todos los usuarios del sistema (intranet). Dicho repositorio esta compuesto de espacios, documentos y flujos de trabajo asociados.

A través de la asignación de permisos y roles definidos, permite el acceso y el tratamiento conjunto, o el acceso privado para grupos de trabajo y departamentos específicos.

Los contenidos gestionados por Alfresco obedecen a múltiples formatos de aplicaciones externas, además de manejar tanto información estructurada (textos) como no estructurada (audio, vídeo, imágenes, etc.). Para mejorar la recuperación permite la indexación con diferentes estándares de metadatos, creación de etiquetas, y contenido relacionado dentro del mismo repositorio.

Herramientas colaborativas: incluye las herramientas que facilitan la colaboración de grupos de trabajo dentro de la entidad. A través de la definición de sitios, es posible crear recursos compartidos por grupos de trabajo, ofreciendo una serie de herramientas para la colaboración, como una biblioteca de documentos, foros de discusión, blogs, wikis, etc.

Gestión de contenidos Web: incluye las funciones, los servicios y los controles que hacen posible la publicación Web. Este módulo requiere su integración con el de gestión documental, ya que tanto los contenidos públicos (Web) como los contenidos privados (Intranet) están almacenados en un mismo repositorio, permitiendo así gestionar el ciclo de vida del documento. Posee su propia plataforma para la edición y el diseño Web, llamada Web Quick Star, aunque permite la utilización de plataforma externas como Joomla.

Gestión de registros y preservación: incluye las funciones, servicios y los controles que permiten la preservación del contenido, posibilitando la creación y gestión del archivo digital de la entidad. Dentro de este módulo se poseen aplicaciones para establecer cuadros de clasificación, reglas de revisión y expurgo, calendarios de conservación, descripción detallada de documentos con fines a su recuperación en un entorno Web, etc.

Además, permite generar evidencias electrónicas con validez jurídica.

3.

Caso Práctico: Teatro Municipal

En la primera parte que aquí termina, hemos analizado los aspectos más relevantes a tener en cuenta a la hora de abordar la implantación de un sistema de información. Como un sistema que no

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sólo permite la comunicación entre las diferentes áreas de la entidad, sino también, la publicación y edición de contenidos de forma colaborativa, o el control y coordinación descentralizada de los flujos de trabajo más comunes en una entidad. En toda organización se intercambia información, pero no por ello se posee un sistema de información. Para que éste exista se requiere planificación, recursos humanos, tecnológicos y una voluntad de sistematizar los flujos de trabajo y tareas de cada uno de los departamentos que intervienen en el rendimiento de la organización. La necesidad de implantar un sistema de información adquiere más relevancia si cabe en las entidades públicas. La posibilidad de optimizar recursos y servir de servicio de información a ciudadanos y empresas cuando éstos lo soliciten, es una ventaja indiscutible para este tipo de organizaciones.

Por ello, me gustaría analizar de una forma muy aproximada el flujo de información existente en una entidad pública concreta. En este caso, un Teatro Municipal. Además, su carácter cultural reduce bastante su complejidad en lo referente a tipos documentales y flujos de trabajo administrativos, por lo que me ha permitido plantear ciertas soluciones desde la base teórica, sin haber realizado un estudio demasiado ortodoxo ni exhaustivo12. Siguiendo los resultados de algunos indicadores que he podido recopilar gracias a mi estancia breve y grata en la entidad durante un periodo de prácticas, he querido mostrar la estructura organizacional e informativa de la misma, además de algunos aspectos relevantes acerca de cómo gestionan la información y los procesos asociados. Tras un diagnóstico previo, finalizo con dos propuestas, una por cada interfaz informativa, interna (intranet) y externa (internet), que pretenden cubrir algunas lagunas detectadas o mejorar los servicios en lo que respecta a la gestión de la información en entornos digitales, proponiendo para ello un modelo de buenas prácticas de lo que podría ser una intranet colaborativa, y propuesta de sección Web que ofrezca un valor añadido a la documentación gráfica almacenada en la entidad a lo largo de 25 años de historia.

3.1. Diagnóstico El Teatro Municipal “Miguel de Cervantes” abre sus puertas el 6 de abril de 1987 cuando el Ayuntamiento se hace cargo de su gestión tras una historia de mecenazgo, incendios y reformas que acaban por convertir un viejo edificio antiguo, sede del Teatro de la Libertad en el s.XIX, en el actual Teatro Cervantes. Su oferta cultural se distribuye a lo largo de temporadas, las cuales se inician en septiembre y finalizan en julio, intercalando dicha programación con ciclos, festivales y programas educativos con mayor o menor permanencia a lo largo de los años. La programación ordinaria (temporada) es clasificada por tipo de 12

Mi intención en este trabajo sólo ha sido aproximarme a un estado de la cuestión, para desde ahí plantear alguna solución desde el campo de las ciencias de la información, y esbozar algunas ideas que podrían ser trabajadas y analizadas con más detalle en un futuro, de cara a la presentación de un proyecto de sistema de información que podría aplicarse a dicha entidad.

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espectáculo, organizados en 7 categorías generales13: • • • • • • •

Teatro y teatro musical.

Teatro infantil y conciertos didácticos para niños (*).

Música.

Orquesta Municipal de Málaga y música clásica.

Lírica.

Danza.

Eventos ciudadanos y cesión de sala (*).

El Teatro Municipal Miguel de Cervantes como entidad gestora tiene dos sedes, una el propio Teatro Cervantes, el más importante y donde acontecen los ciclos y espectáculos de mayor afluencia y prestigio, y la otra el Teatro Echegaray, ubicado en la calle del mismo nombre, donde se realiza actividades paralelas. Todos los procesos administrativos y de gestión corresponden al Teatro Cervantes, por lo que seguiremos tratándolo como una sola entidad, ya que en lo referente a la gestión de la información lo es.

Según datos extraídos de la memoria correspondiente a la temporada 2011/12, durante el pasado año se registraron 176.610 espectadores, se realizaron 280 espectáculos, siendo los de mayor afluencia los englobados bajo la categoría de “Música”.

3.1.1. Datos Técnicos El Teatro trabaja con dos servidores14 principales mediante un sistema de doble terminal. Una red externa de ordenadores que conecta con el servidor municipal, cuyo mantenimiento es responsabilidad del Ayuntamiento a través del Centro Municipal de Informática. Y otra red interna que conecta los ordenadores de los empleados a un servidor propio, con jerarquía de acceso según departamentos. Así pues, los empleados del Teatro trabajan con dos terminales distintos, cada uno de ellos con el acceso a la red correspondiente. El dominio correspondiente a la red municipal tiene la extensión (.eu), mientras que el dominio de la red interna tiene la extensión (.es). Todo el software y programas instalados son de código cerrado, y están sujetos a derechos de explotación. La Web del Teatro es diseñada, alojada y gestionada en su soporte técnico, por una empresa externa al Teatro. La actualización de contenidos corre a cargo de técnicos, que han sido autorizados por la empresa como administradores de la Website. Dentro de la red interna, la que más nos 13

Aquellas que están marcadas con un asterisco no aparecen bajo ese nombre en la Web del

Teatro.

14

En el siguiente apartado, cuando hablo de la organización de la información en la Web de la entidad, trato de identificar ambos servidores según los servicios de información que tiene asociados.

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interesa, existen diversas aplicaciones para la gestión de la información y la comunicación entre los empleados de los distintos departamentos.

Software para el registro y preservación de información: El programa utilizado es el software propietario “Access”, como base de datos relacional que según la finalidad y temática de la información registrada, se adaptará a diferentes diseños y arquitectura para aumentar la eficiencia de su manejo. Actualmente existen cuatro base de datos en funcionamiento: archivo gráfico, directorio de artistas y compañías, solicitud de espectáculos y lista distribuida de noticias. A cada base de datos sólo tienen acceso los departamentos responsables de su contenido y actualización.

Software para la distribución y comunicación de información: Para la distribución y comunicación entre departamentos se utiliza un software llamado “Samba” que consiste en establecer un sistema de carpetas compartidas, cada una de ellas con un determinado rol que designa una serie de permisos y filtros de acceso definidos según el departamento que las use. De esta manera, nos encontramos con una suite ofimática en la que se incluye contenidos y documentos integrados en espacios compartimentados y regulados por permisos de acceso o por la IP del terminal que intenta acceder. Este software incluye un servicio de mensajería instantánea que permite compartir archivos dentro de la red interna, con lo que evita recurrir al servidor de correo-e para comunicaciones y transferencias sencillas de información. Además, cuenta con la posibilidad de implantar un motor de búsqueda compartida sobre un mismo directorio o espacio compartido.

Software para la publicación de contenidos e información: Al no existir Intranet, los procesos asociados a la edición y publicación de contenidos e información sólo están orientados a la Web. Tampoco existe software específico en este sentido, además del mencionado. Todo el material publicable es transferido por los distintos departamentos al diseñador gráfico y a la redactora de contenidos y juntos lo maquetan, incorporan el texto, y mediante plantillas establecidas por la empresa encargada de alojar y diseñar la Web del Teatro, publican dicho contenido al instante.

Software y programas específicos La instalación de los componentes en los distintos terminales de los departamentos corresponde al Informático del Teatro, y obedece a criterios de necesidad implícita por el tipo de actividad a realizar. Es decir, el acceso a la instalación de nuevos componentes está bloqueado y sujeto a la intermediación del informático. Así, son distintos los

[28]

componentes y aplicaciones instalados en un terminal y otro. Respecto al soporte técnico en caso de error en algún componente o aplicación, éste es solucionado si el fallo lo permite, desde el equipo del informático, mediante un sistema centralizado del cual se tiene acceso a cualquier terminal de la red interna.

3.1.2. Organigrama: trabajo.

departamentos

y

áreas

de

A continuación, con la idea de ubicar las diferentes actividades en las que se pueden ver inmersos este tipo de entidades, paso a enumerar los departamentos que conforman el Teatro, indicando el número de empleados, las áreas de trabajo asociadas, y la función principal de cada uno.

1. Gerencia (Departamento) → Personal: 1 → Función: Contratación y organización de espectáculos. Dirigir y coordinar el plan estratégico de la entidad, y hacer ver su cumplimiento en todos los departamentos. Área de Secretaría → Personal: 2 → Función: Labores de secretaría y administrativas de la Gerencia. Área de Administración: → Personal: 4 → Función: Gestión Económica- Administrativa.

2. Producción (Departamento) → Personal: 5 → Función: Contratación y programación de espectáculos. Área de Sala: → Personal: 11 → Función: Acomodación, conserjería y taquillas. Área de Escenario: → Personal: 28 → Función: Tramoya, luminotecnia y sonido. Área de Mantenimiento:

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→ Personal: 5 → Función: Mantenimiento.

3. Comunicación e Imagen (Departamento) → Personal: 3 → Función: Relaciones con los medios de comunicación e imagen y soporte gráfico. Área de Promoción y Participación Ciudadana: → Personal: 2 → Función: Relación con los distintos colectivos sociales de la ciudad, guía en visitas al Teatro Cervantes y programación de actividades pedagógicas. Área de Publicidad y Marketing: → Personal: 1 → Función: Patrocinio y Publicidad. Área de Diseño y Soportes: → Personal: 1 → Función: Infraestructura técnica y diseño de instalaciones. Área de Prensa: → Personal: 1 → Función: Comunicados de prensa del Teatro, relaciones con los medios.

4. Recursos Humanos (Departamento) → Personal: 4 → Función: Gestión de personal.

5. Informática (Departamento) → Personal: 2 → Función: Mantenimiento del equipo informático, instalación de componentes y aplicaciones, publicación Web.

[30]

3.2.

Propuesta de solución

3.2.1. Identificación de las necesidades: hacia una intranet colaborativa.

En este apartado voy a tratar de identificar las necesidades que puede tener esta entidad concreta. No pretendo generalizar. Para ello me baso en una encuesta personal dirigida a los departamentos que incluyen entre sus tareas procesos tradicionalmente asociados a la gestión de la información, una entrevista con el departamento de Informática y el área de Promoción y Atención Ciudadana, junto a la información disponible en la Web del Teatro. → Mayor eficacia en la búsqueda de información de los empleados y departamentos: existen dos ámbitos de trabajo donde esta tarea se lleva a cabo. El primer ámbito trata de dar respuesta satisfactoria a las demandas de información del ciudadano y los colectivos sobre cuestiones relacionadas con la actividad del Teatro. El segundo ámbito, se refiere a los documentos e información compartida entre diferentes áreas para llevar a cabo determinados flujos de trabajo.

Uno y otro se basa en la comunicación bidireccional y no sistematizada de la información, utilizan software independiente para el registro y tratamiento de la información. He expuesto la necesidad de que esa información asociada a proyectos y flujos de trabajo concretos se mantenga en el tiempo, organizada y recuperable, para una futura reutilización que optimice el tiempo dedicado, el cual podría desviarse a otras tareas. → Permitir la personalización, categorización y la integración de aplicaciones externas: esto tiene la ventaja principal de no tener que utilizar multitud de contraseñas para acceder a las diferentes herramientas y aplicaciones necesarias para la elaboración de trabajos.

La interfaz de trabajo que proporciona una intranet permite la creación de sitios específicos, a los que se puede asignar permisos y rol predefinido de acceso, manteniendo así la privacidad necesaria para cada área de trabajo. Esta opción está soportada desde un mismo portal, al que se accede con contraseña única, provocando una misma percepción al empleado acerca de cómo funciona la entidad de la que forma parte. → Filtrado de la información: la información que puede servir para un proyecto puede no servir para otro. Si no etiquetamos el contenido informativo y lo ubicamos en diferentes espacios según su relevancia, pertinencia, fase de gestión, etc. la posibilidad de que otros la utilicen se reduce notablemente. La intranet puede facilitar el sistema de filtrado de la información de calidad, mediante la asignación de descriptores, metadatos o la definición de flujos de trabajo. → Integración de la información: los dos tipos de información

[31]

con los que trabaja una entidad; información interna y externa, quedan integrados en un mismo repositorio. Así la información no queda dispersada y aumenta la flexibilidad del sistema. → Fomentar el trabajo colaborativo: en la actualidad se cuenta con dos soportes de comunicación dentro de la entidad. La línea telefónica interna, el correo-e y un servicio de mensajería instantánea que también puede trasferir ficheros de menor tamaño. Esto puede resultar suficiente, si las comunicaciones son puntuales y no requieren la consulta a base de datos. En caso contrario, si la comunicación es constante debido a un flujo de trabajo específico, o requiere utilizar fuentes documentales, se ahorraría esfuerzo y descarga local de archivos, trabajando en un entorno que pusiera a disposición multitud de herramientas colaborativas, como actualmente soportan la mayoría de programas de gestión integrados en la Intranet. Herramientas específicas (blogs, wikis, foros, etc.) y creación de comunidades dentro de un espacio común de trabajo, facilitando el acceso en común a recursos, fuentes de información, etc. → Reducir el “feudalismo informativo” dentro de la organización: uno de los aspectos que más llama la atención cuando afecta a entidades públicas de carácter cultural. Cierto es que no toda la información debe estar accesible a departamentos que no trabajan con ella, o que existen proyectos e informaciones que podrían filtrarse a la prensa u otros colectivos, provocando un perjuicio al éxito de las actividades. Pero esto no es un argumento en contra de la implantación de un entorno colaborativo, ya que como hemos visto, la gestión documental integrada permite definir permisos, crear sitios específicos, y segmentar la Intranet mediante un sistema modular de interfaces según quién establezca el acceso. Creo que las verdaderas reticencias obedecen más a los miedos convencionales que tiene el personal de que la información compartida se vuelva en su contra de alguna manera.

Estas rutinas de trabajo pueden ser estimulantes en otros entornos más competitivos y empresariales, pero tiene poco sentido para el funcionamiento de una entidad pública, la cual debe basarse en un continuo feedback, no sólo con el exterior sino entre la propia plantilla.

Máxime teniendo en cuenta, la importancia que tiene las experiencias anteriores, los working papers, y el material de trabajo como base teórica para el éxito de cualquier proyecto cultural que se quiera abordar en el presente. → Entorno hipermedia y multiplataforma en la gestión de documentos digitales: si hace unos años el factor más importante era el multiformato a la hora de trabajar con documentos digitales, últimamente la información relevante para la entidad y la que ésta devuelve a los usuarios, puede presentarse de forma estructurada (texto) o no estructurada (audiovisual, fotografías, etc.). Esto afecta a la gestión, conservación y organización de este tipo de información, ya que su lectura requiere dos o más aplicaciones que es frecuente que se

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instalen en terminales específicos, provocando cierta rigidez y engorro cuando se trabaja con este tipo de documentos. Además, ante el aumento de los dispositivos con tecnología Web, el personal tiene a su disposición poder acceder a la información que le interesa desde cualquier lugar y en cualquier momento, haciendo más fácil la realización de los asuntos de urgencia que puede requerir la organización. Estas dos dimensiones, los documentos hipermedia y el acceso multiplataforma, podrían desarrollarse con facilidad si el entorno de trabajo está soportado en una intranet colaborativa, debido a que utiliza tecnología Web y permite la integración de aplicaciones bajo una misma interfaz y vinculadas a un mismo repositorio. → Fomentar el “cambio cultural” a través de una experiencia tecnológica: las Intranets, su concepto y posibilidades han ido evolucionando desde las primeras interfaces allá por los años 80. Se han ido adaptando a la las nuevas tecnologías, y han posibilitado que los empleados en cuyas organizaciones se utilizaba una red interna como entorno de trabajo antes de la aparición de Internet, tuvieran muchos menos problemas para adaptarse al nuevo escenario informativo que inauguraba la World Wide Web. Actualmente, nos encontramos en los albores de la tercera etapa evolutiva de la Web, habiendo pasado de la información estática y unidireccional de la Web 1.0, a la información dinámica y multidireccional, que posibilita el entorno de creación e intercambio colaborativo de contenidos que se conoce como Web 2.0. El siguiente paso consiste en conseguir que gran parte de la información sea reconocida y procesada directamente por las computadoras, provocando una mayor pertinencia y satisfacción del usuario a la hora de recuperar información de calidad de forma eficaz.

Se trata de la Web 3.0, basada en la tecnología de datos enlazados o web semántica, la cual plantea una serie de mundos posibles de los que ya existen pruebas (Internet de las cosas, realidad aumentada, etc.).

Para que esto sea posible, es cada vez más importante, que entidades y organizaciones gestionen y publiquen su información basándose en estándares de descripción de contenidos, y en el caso de las entidades públicas sobre todo, pongan su información disponible para que sea reutilizada por las diferentes aplicaciones que producirán un extraordinario valor añadido. En otro orden de cosas, el uso de la Intranet, puede servir para que cambien las estructuras mentales que mantienen la rigidez jerárquica en las organizaciones, y fomenten la autonomía y creatividad por parte de las áreas de trabajo, la colaboración y el dinamismo que demanda la nueva economía.

Todas estas necesidades hacen de la intranet, no sólo una plataforma tecnológica, sino la estructura lógica más adecuada para conseguir que la información generada y recibida por la entidad en su trabajo cotidiano, repercuta en la organización de forma positiva, mejorando los niveles de efectividad, eficiencia y colaboración, tres aspectos muy demandados por la sociedad actual. “Se produce un cambio en la concepción de las intranets y se pasa de una visión

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tecnológica, a una visión organizativa, en donde prima la definición de políticas de información para hacer disponible, fácilmente accesible y de forma coherente, toda o parte de la información interna que produce una organización” [21]. .

3.2.2. Identificación de las posibilidades: hacia una hemeroteca digital.

Este apartado es sólo el esbozo de una idea que se me ocurrió tras mi paso por unas prácticas de colaboración cuya tarea consistía en el inventario, ordenación y digitalización de la documentación gráfica (folletos, programas, fotografías, dossier de prensa y diapositivas) que ha ido acumulando el Teatro a lo largo de 25 años. Actualmente está información ya está clasificada, pero no se le está dando ninguna utilidad, permaneciendo en un depósito sin acceso para la consulta pública. Además del valor informativo para investigadores y medios de comunicación, este archivo gráfico podría incorporarse mediante el tratamiento digital de imágenes a la publicación Web, ya sea como sección independiente o como aplicación o recurso educativo que aporte valor a su contenido mediante tecnologías similares a las utilizadas para los libros electrónicos, incorporando interacción del usuario, etiquetado social, formatos multimedia y enriquecidos, etc.

Las secciones más consultadas y donde se acumula la mayor parte de la información en la Web son, el Home y las diferentes secciones separadas por tipos de espectáculos. Se trata de una tipología común a este tipo de entidades culturales, donde se ofrece los espectáculos programados, horarios, precios de las localidades, descripción y ficha técnica de los mismos, etc. Esta información es de carácter dinámico y se va actualizando a medida que se producen nuevas incorporaciones a la oferta cultural del Teatro. Su gestión implica a varias áreas de trabajo. De acuerdo al tema de este trabajo, esta información ha sido susceptible de análisis en lo referente a los procesos de publicación Web cuya eficacia depende de cómo esté organizada internamente la gestión de la información. Dicho análisis ha servido a la hora de identificar las necesidades de la entidad comentadas en el apartado anterior. Para este apartado quiero hacer mención a una sección específica de la Web que lleva el nombre de “Álbum”. Está dedicada a la publicación de fotografías de los diferentes espectáculos, ciclos y otros actos que van pasando por el teatro. Una buena idea, que puede llegar a un buen proyecto si se solucionan algunas debilidades como las siguientes: • Los documentos están clasificados por nombre del espectáculo y temporadas, careciendo de una clasificación temática similar a la arquitectura front-end de la Web donde la información acerca de los espectáculos está clasificada por géneros (Música, Teatro, Ópera, etc.). Esto no es una ventaja

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•

• • • •

respecto a la usabilidad del sitio, ya que no sigue una arquitectura coherente y fácilmente asimilable por el usuario.

El único criterio de búsqueda que incluye es el cronológico. El archivo más antiguo data de la temporada 2008/09, obviando el archivo retrospectivo, del que últimamente se ha hecho inventario, ordenación y digitalización sobre la documentación gráfica generada por el Teatro a lo largo de los 25 años de existencia.

Interfaz poco intuitiva, y con poco contenido.

La descripción del contenido para su recuperación por los motores de búsqueda no está normalizada ni cumple con los estándares al uso para la publicación de objetos digitales No incluye herramientas de la Web social para la interacción del usuario, con lo que su reporte para la entidad es poco significativo.

No hay departamento o área específica dedicada a su mantenimiento, siendo resultado de la colaboración puntual entre el fotógrafo, el informático, y el diseñador gráfico del Teatro.

Algunos requisitos básicos que habría que tener en cuenta para crear un repositorio digital que integre tanto la documentación gráfica que se vaya generando actualmente, junto a la documentación retrospectiva que se encuentra ordenada en un depósito físico, son los siguientes: Selección de los tipos documentales objeto de tratamiento y digitalización. En este caso fotografías.

Descripción de los objetos mediante un estándar de metadatos, que sea conveniente al fin perseguido, la recuperación de la información.

Analizar la audiencia potencial de este archivo digital: público infantil, investigadores, medios de comunicación, centros educativos, etc.

Favorecer la preservación digital, mediante la descripción del contenido con lenguajes de marcado, que permitan la interoperabilidad y migración entre diferentes sistemas informáticos.

Necesidad de incorporar herramientas de la Web 2.o, la posibilidad de hacer comentarios y el etiquetado social, serían dos aplicaciones ineludibles.

4.

Conclusión

La existencia de un sistema de información organizado y eficaz adquiere mayor importancia para las entidades de carácter público, ya

[35]

que su filosofía de servicio junto a las exigencias de trasparencia informativa y optimización de recursos que actualmente se ha convertido en necesidad, hace conveniente que se adopte una actitud positiva ante aquellas herramientas y posibilidades que ofrece el medio digital para favorecer estos objetivos.

Por ello me ha parecido interesante aproximarme a esta idea, quedando abierta la posibilidad de retomar algunas de las posibilidades comentadas a lo largo del trabajo y dedicar un especial seguimiento a su análisis y desarrollo. La gestión de la información en un entorno digital me parece una necesidad cada vez más necesaria y demandada, donde el profesional de la información tiene mucho que decir. La política de información, su gestión y organización no puede reducirse a labores informáticas, ya que actualmente son diversas las fuentes y la necesidad de contar con una persona que filtre, seleccione y preserve el gran caudal informativo que genera y recibe una entidad es más acuciante que nunca.

En definitiva, la implantación de un sistema de información en una entidad no depende sólo de la instalación de software específico y de que cada área o departamento cumpla con las expectativas depositadas en su trabajo. Como se ha ido mostrando, la información como valor intangible debe proporcionar rentabilidad a partir de su procesamiento sistematizado, obtener visibilidad mediante las herramientas tecnológicas disponibles, y procurar que quede constancia de los documentos utilizados en los procesos de trabajo internos. Todo ello con varios objetivos ineludibles; aumentar la eficacia, la eficiencia y la colaboración, el dinamismo y adaptación a los cambios que supone la nueva sociedad del conocimiento.

[36]

5.

Notas

[1] Martín Mejías, Pedro. Gestión del conocimiento en las organizaciones. En: López Yepes, José (coord.). Manual de Ciencias dela Documentación, 2002, pp.693-720.

[2]

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[3] SanSegundo, Rosa. Constitución de la realidad en la era tecnológica de la

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[4] Alonso Arévalo, Julio. Gestión de la Información, gestión de contenidos y

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[5] Morales Flores, Elusa. La gestión y los gestores de la información. “Bibliodocencia”.

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[6] Lara Navarra, Pablo [et.al.]. Del e-commerce al e-government: tecnologías y

metodologías para la gestión de la información. En: El Profesional de la Información, 2002, noviembre-diciembre, v.11, n.6, pp.421-435.

[7] Antonio Muñoz Cañavate. Sistemas de información en las empresas [en línea]“Hipertext.net”, num.1, 2003. http://www.hipertext.net.

[8] Drucker, Peter. La sociedad postcapitalista. Bogotá: Grupo Editorial Norma, 2004.

[9] Muñoz Navarrete, Antonio.

[10]

Canals,

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http://www.uoc.edu/dt/20251/index.html.

[11] Pérez González, Daniel; Solana González, Pedro. Intranets: medición y valoración de

sus beneficios en las organizaciones. En: El Profesional de la Información, 2006, septiembre-octubre, v.15, n.5, pp.331-341.

[37]

[12] Ibid. pp.334.

[13] Antonio Muñoz Cañavate. Sistemas de información en las empresas [en línea].

Hipertext.net, num. 1, 2003. http://www.hipertext.net.

[14] Alonso Arévalo, Julio. Gestión de la información, gestión de contenidos y

conocimiento. Grupo SIOU [II Jornada de Trabajo] celebradas en: Salamanca, 8 y 9 de noviembre de 2007.

[15] Bustelo Ruesta, Carlota [et.al]. Definición del modelo estratégico de desarrollo de una

intranet corporativa: metodología basada en un caso práctico. En: El Profesional de la Información, v.15, n.5, pp. 352-362.

[16] Pérez González, Daniel; Solana González, Pedro. Intranets: medición y valoración de

sus beneficios en las organizaciones. En: El Profesional de la Información, 2006, septiembre-octubre, v.15, n.5, pp.331-341 [17] Ibid. pp.332 [18] Lara Navarra, Pablo; Martínez Usero, Jose Angel. Del comercio-e a la administración-

e: tecnologías y metodologías para la gestión de la información. En: El Profesional de la Información, vol.11, n.6, noviembre-diciembre 2002, pp.421-435.

[20] Restrepo González, Guillermo. El concepto y alcance de la gestión tecnológica. 1994.

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