CONSULTAS EN ACCESS
Las consultas en Access nos permiten ‘filtrar’ la información proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefónica, podríamos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados. Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Serán estudiados tres tipos de consultas: De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla De acción: altera el contenido de registros en una única operación Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automáticamente reflejarán esas alteraciones. Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:
Elegir campos específicos de tablas específicas; Seleccionar informaciones vía criterios; Mostrar las informaciones en varios órdenes; Obtener datos de varias tablas simultáneamente; Calcular totales; Crear formularios e informes; Crear otras consultas y gráficos.
¿CÓMO CREAR UNA CONSULTA? La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Consultas y picando en la opción Nuevo. En respuesta aparecerá un cuadro de diálogo que le permite a usted elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser construida; o usted mismo monta la consulta a través del modo Vista Diseño o puede utilizar los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc. Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana Consulta de Selección sobrepuesta con la ventana de diálogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botón Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del área de tablas.
¿CÓMO ADICIONAR CAMPOS DE CONSULTA? Inicialmente se debe seleccionar los campos en la tabla. Se Puede seleccionar varios campos picando y apretando simultáneamente SHISFT o CTRL. Enseguida, apuntar para alguno de los campos seleccionados y arrastrarlo para la línea Campo: en el área inferior. También es posible adicionar un campo seleccionándolo desde el Campo en el área inferior. Basta abrir el cuadro de combinaciones que aparece cuando el punto de inserción está posicionado en el área del Campo y elegir entre los campos listados. Para adicionar todos los campos de la tabla a la planilla QBE es necesario inicialmente seleccionar todos los campos. Hay un atajo para esta tarea: basta picar dos veces en la barra de título de la tabla. Otro método consiste en el arrastre de la línea de asterisco (*) de la tabla para algún campo de la parte inferior. Mientras tanto, en este caso él arrastra toda la tabla y produce un efecto secundario interesante: en caso que la tabla vaya a ser alterada en su estructura, por adición/exclusión de campos, no será necesario rehacer la consulta. Por otro lado, campos QBE basados en asterisco no admiten criterio de clasificación y selección. Para insertar un campo entre otros ya existentes en la planilla QBE basta arrastrar un campo seleccionado, en la parte superior, para el campo que quedará a la derecha del campo insertado. Para reordenar campos en la planilla QBE basta seleccionar y arrastrar para otra posición. Para eliminar un campo, basta seleccionar y dar DEL. Para remover todos los campos de la planilla use la opción Borrar cuadrícula del menú Edición. El texto que identifica columnas, en la hoja de datos, es el nombre del campo. Muchas veces ese nombre es largo y se desea substituirlo por otro. Para ello basta preceder al nombre del campo en la planilla QBE con el nombre deseado seguido de dos puntos. Ejemplo: Cargo: Código del cargo. Mientras tanto, si la columna posee la propiedad leyenda esta tendrá prioridad. Eventualmente si es necesario utilizar un campo en una consulta sin que haya necesidad de mostrarlo en la hoja de datos, por ejemplo, cuando ese campo participa de la llave de clasificación. En este caso basta desactivar la marca de Mostrar R correspondiente en la planilla QBE. CLASIFICAR LOS DATOS PRESENTADOS Basta especificar el orden de clasificación (creciente o Decreciente) de los campos que hacen parte de la llave de clasificación. Observar que el orden de los campos pasa a ser importante y, eventualmente, es necesario reordenar las columnas en relación a su orden en la tabla original. Nada impide que un campo de la tabla concurra dos o más veces como campo en la planilla QBE. Eventualmente esa puede ser una solución interesante para poder usar el campo en la llave de clasificación (donde su posición es fija) desactivando su presentación en la línea Mostrar; la segunda versión del campo es exhibida en la posición deseada por el usuario. El mismo efecto puede ser utilizado en conjunto con campos de la planilla QBE oriundos de asterisco. Como no es posible usar criterios de selección y clasificación para campos asterisco (*), basta incluir un duplicado de los campos necesarios. Para esos campos duplicados son establecidos los criterios de
clasificación y selección concomitantemente con la desactivación de su presentación en la línea Mostrar de la planilla QBE
RELACIONES
Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común.
TIPOS DE RELACIONES RELACION UNO EN UNO: En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se utiliza. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un único DNI:
RELACION DE VARIOS A VARIOS: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada película pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias películas:
Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente
ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores, pero cada jugador sólo puede jugar en un equipo:
¿CÓMO CREAR RELACIONES? En Access podemos crear relaciones localizadas, utilizadas en una consulta específica, o relaciones globales que posiblemente tendrán un uso más general. Relaciones de uso localizado serán vistas más adelante en el capítulo referente a consultas. Las Relaciones de uso general son útiles porque pueden ser usadas automáticamente en nuevas consultas, facilitan la generación de subformularios y subinformes y permiten un cierto grado de protección en operaciones de actualización al imponerse la integridad referencial para las relaciones como será visto más adelante. La creación y edición de relaciones es hecha en la ventana Relaciones como muestra la figura 2.1. En esta ventana se muestra el diagrama de relaciones entre las tablas. Para cada tabla son mostrados sus campos y líneas de asociación con campos de otras tablas. Estas líneas representan las relaciones.
PARA BORRAR RELACIONES Para borrar una tabla basta seleccionarla y accionar también la tecla DEL. Es importante recordar que la eliminación de una tabla no borra la relación. Si la ventana relaciones fue cerrada y accionada de nuevo, entonces la tabla borrada es mostrada nuevamente con todas sus relaciones. Por lo tanto, para borrar una relación es necesario seleccionar la relación explícitamente y accionar DEL, enseguida se borra la tabla. Se puede borrar todo el contenido de la ventana Relaciones. Para eso, basta en el menú Edición accionar Borrar diseño. Pero esto no borra las relaciones registradas Internamente. Enseguida se puede adicionar una tabla y utilizar el botón de la barra de herramientas. Mostrar todas relaciones directas para exhibir apenas las relaciones directamente asociadas a la tabla. Para exhibir todo, accione el botón Mostrar todas las relaciones.