Manual comunicar a travez del moviemiento by Alejandro Dcv

Comunicar a travĂŠs del movimiento GuĂa para trabajar la comunicaciĂłn en las organizaciones deportivas.

“Comunicar a través del movimiento”, guía para trabajar la comunicación en las organizaciones deportivas Institución: Centro de Educación Física N°5 (CEF N°5) Chos Malal - Provincia de Neuquén – Argentina Autoras: Orlando, Antonela – Zelaya, Florencia Diseño: Schouabs Alejandro Facultad de Periodismo y Comunicación Social Universidad Nacional de La Plata Tesis de grado, año 2015.

Comunicar a través del movimiento GUÍA PARA TRABAJAR LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES DEPORTIVAS.

“Comunicar a través del movimiento” es un manual para pensar y trabajar la comunicación dentro de las organizaciones deportivas. El título del manual hace alusión al eslogan que utiliza el Centro de Educación Física N5 (CEF Nº5) de la localidad de Chos Malal, Provincia de Neuquén, para definirse frente al mundo:

“Educar a través del movimiento”. Este eslogan

implica no pensar al CEF como una escuela de deporte, sino al contrario, invita a verlo como un espacio de interacción, recreación, contención y aprendizaje que busca potenciar las relaciones humanas. “Educar a través del movimiento” nos habla de una institución cuyo proceso de aprendizaje no se basa en los contenidos, ni en aspectos teóricos o académicos, sino en aprehender poniendo el cuerpo y comunicándonos a través de él.

ÍNDICE

PALABRAS PRELIMINARES. ¿Por qué generar un manual de comunicación para el CEF?

9 11

CAPÍTULO I PARA EMPEZAR, ALGUNOS CONCEPTOS CLAVES

Centros de Educación Física

Deporte

Organización

Identidad

Participación

Comunicación

CAPÍTULO II LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES.

1- Comunicación Interna.

¿Donde se manifiesta?

Relaciones Humanas.

Organigrama institucional.

Comunicación

Filosofía

Cultura Organizacional

Sentido de Pertenencia

Identidad Institucional.

2- Comunicación Externa

CAPÍTULO III LA IMPORTANCIA DE DIAGNOSTICAR. ¿Qué es un Diagnóstico?

45 45

CAPÍTULO IV CÓMO TRABAJAR LA COMUNICACIÓN DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES.

A- ¿Cómo trabajar la Comunicación interna?

Que hace la comunicación interna dentro de las organizaciones

Cómo trabajar y Fortalecer la Comunicación Interna.

Reuniones regulares.

Redes sociales

Mailing o correos electrónicos

Carpeta de Reuniones

Carta o memoria institucional

Cuaderno de relatorías.

Talleres de evaluación.

3. Algunas herramientas que ayudarán a hacer una autoevaluación

Herramienta 1: Matriz de análisis

Fortalezas y Debilidades.

Herramienta 2: Cuadro de Identidad.

B- ¿Cómo trabajar la Comunicación Externa?

Elementos representativos de la Identidad

Organización de eventos

Carteleras

Banner

Buzón de Sugerencias

Radio

Redes Sociales (facebook)

Revista Institucional

Relación con los Medios.

Página Web.

100

Creación de un área de Comunicación.

103

CAPÍTULO V COMUNICACIÓN INTERNA Y COMUNICACIÓN EXTERNA, DOS CARAS DE UNA MISMA MONEDA.

111

Conclusión ¿Cómo ir hacia los otros?

BIBLIOGRAFÍA.

115

121

PALABRAS PRELIMINARES

Este manual es el resultado del trabajo de tesis de grado, correspondiente a la Facultad de Periodismo y Comunicación Social de la Universidad Nacional de La Plata que realizamos, como planificadoras, en función de un diagnóstico de comunicación del Centro de Educación Física N°5 de la Localidad de Chos Malal. El mismo se propone funcionar como una guía de consulta, para atender los principales fortalezas y problemáticas comunicacionales

que

pudimos

hallar

dentro

organización, en pos de generar sugerencias y alternativas de mejora, intentando generar un aporte desde una mirada comunicacional a dichos aspectos. En este sentido consideramos este material como una instancia de diálogo, intercambio, trabajo y de uso colectivo,

entre todos los miembros de la organización, entre cada uno de los actores que forman parte, entre otros que estén relacionados con la temática y para el trabajo profesional del comunicador. Atendiendo a las necesidades y demandas, que recabamos en la etapa de diagnóstico dentro del CEF N°5 pensamos en un manual que pueda ser una herramienta para contribuir a la gestión de la comunicación dentro de la organización, a partir de

sugerencias sobre aspectos más generales y

fundamentales, sin interferir en el desarrollo de la misma. El mismo recoge las inquietudes, acciones y demandas en relación a la comunicación, que trabajadas desde una mirada problematizadora a través de las metodologías de análisis y reflexión, nos permitieron aportar nuevas herramientas para mejorar la comunicación del CEF N°5. Cabe resaltar que, a pesar de ser haber sido pensado y diseñado en función del diagnóstico de una organización en particular, atiende a las cuestiones más generales de una organización deportiva. Por lo tanto puede ser replicado en otra institución con características similares. En consecuencia, el manual queda a disposición para ser utilizado cuando la organización lo considere necesario. Asimismo, es una herramienta que requiere de una participación colectiva para resultar eficaz y poder generar procesos de transformación por medio de la comunicación.

¿POR QUÉ GENERAR UN MANUAL DE COMUNICACIÓN PARA EL CEF N°5? Nos resulta interesante trabajar sobre estas instituciones, más específicamente deportivas, ya que desempeñan un papel fundamental en la socialización y en la formación pedagógica desde la niñez y la adolescencia en todo el mundo, poniendo en juego valores íntimamente relacionados con otras instituciones, como la familia, la escuela y el barrio. Además, por tradición, amplifican los lazos sociales e institucionales promoviendo la construcción de un imaginario social y una representación nacional.

Particularmente elegimos el CEF N°5 de la ciudad de Chos Malal debido, por un lado, a un interés personal respecto a las organizaciones deportivas, y por otro, como un desafío; dado que en nuestro recorrido académico no hemos tenido la oportunidad de intervenir en instituciones de estas características. A su vez, queremos generar un aporte al CEF como gesto de agradecimiento, por su importancia y rol fundamental dentro de la Chos Malal.

Para realizar este trabajo atravesamos diferentes etapas y experiencias: viajamos a conocer el lugar, realizamos entrevistas a los directivos sobre el funcionamiento de la organización, presenciamos clases de básquet, de hándbol, de vóley y de natación, en las cuales logramos observar las relaciones que se dan entre los grupos y las metodologías de trabajo. Además tuvimos acceso al libro histórico del CEF; realizamos encuestas a padres, alumnos, a profesores y auxiliares de la institución y presenciamos la organización de algunos eventos. Por otro lado realizamos una entrevista al coordinador de los CEF de toda la provincia de Neuquén, en la cual logramos hacer una comparación entre el funcionamiento de los CEF de la provincia. Analizamos materiales de archivos, las herramientas comunicacionales con las que cuenta la organización e hicimos un mapeo del barrio en el cual se encuentra físicamente inserto el CEF.

De acuerdo a todos los datos recolectados en nuestras visitas realizamos un diagnóstico, en el cual dimos cuenta que si bien el CEF N°5 contempla algunas problemáticas de diferentes características, éstas no afectaron el crecimiento y desarrollo de la organización a lo largo de los años, pero sí hemos podido determinar que hay aspectos relevantes de la comunicación que necesitan ser trabajados en forma integral, pensando

en una estrategia. Por ello decidimos realizar un manual de comunicación, que se base fundamentalmente, en aspectos de comunicación interna y externa, que genere un aporte para mejorar aquellas falencias detectadas y potencie los aspectos que hacen a su crecimiento paulatino. En este sentido podemos decir que las principales falencias tienen que ver con el no poder construir desde el interior un discurso unificado que defina lo que son, cuáles son los objetivos, que metodologías de trabajo tienen y qué valores representan como organización. Este aspecto a su vez, desencadena que la organización tenga otros quiebres, por ejemplo que no sea valora como ser merece por la comunidad en general, que no se conozca verdaderamente cuál es su rol social, su estructura de conformación interna, sus formas de relacionarse, sus hábitos y costumbres, entre otras. Por otro lado, también encontramos tensiones en cuanto al sentido de pertenencia de cada miembro de la organización. Se trata de situaciones en las cuales los compromisos, las ganas y la responsabilidad no son las mismas, dado que el CEF representa cosas diferentes para cada uno de los actores. Asimismo encontramos actitudes que generan un trabajo individual hacia el interior, una comunicación que no es ordenada, un manejo erróneo de las redes sociales y brechas entre lo que se dice y lo que se hace. Por ello consideramos indispensable nuestra intervención

comunicacional a través de este manual. Observamos que la comunicación dentro del CEF N°5 no ocupa un lugar central, por lo cual genera un problema de organización interna y externa que, no estropean el crecimiento de la misma pero sí provocan malestares en acciones cotidianas. Siguiendo esta línea, el contenido del manual se pensó en base a aquellos aspectos que consideramos pertinentes de intervenir comunicacionalmente a fin de mejorarlos o potenciarlos. A su vez, este producto tiene como finalidad optimizar la comunicación en otras áreas de la institución promoviendo, principalmente el diálogo entre sus integrantes. De esta manera, ofrece herramientas de análisis comunicacional que permitirán identificar y hacer visibles las situaciones cotidianas del CEF como prácticas de comunicación para actuar sobre las mismas. Asimismo el desarrollo de este manual puntualmente

busca actuar

sobre aspectos tales como: la coordinación

y organización de eventos, la relación con la comunidad, el reconocimiento social, la difusión de actividades, las relaciones y el funcionamiento interno, entre otras. Por ello, su contenido estará organizado en dos partes: una parte teórica y una segunda parte que brindará herramientas comunicacionales para ser llevadas a la práctica.

Asimismo este material será enunciado de manera clara y sencilla, con la intención de lograr que los destinatarios comprendan el contenido, se apropien de la información y lo lleven a la práctica. Este manual trabaja desde de la comunicación interna, para abordar todos los aspectos que hacen a la cultura organizacional, a la comunicación entre pares, a las relaciones entre los miembros, a las relaciones formales e informales y al sentido de pertenencia. Por otro lado, contempla la comunicación externa para abordar la relación con el afuera, es decir la con los alumnos, los padres, la sociedad civil y demás actores e instituciones. Es decir, cómo el CEF interactúa, se encuentra, se desarrolla y se comunica con el entorno social que lo rodea. Para terminar, queremos resaltar que dicho producto es el resultado de un proceso colaborativo entre nosotras y la institución. Por ello consideramos que el manual buscará articular la gestión comunicacional con los objetivos institucionales del CEF Nº5, basándose en nuestra práctica de campo.

CapĂtulo I

PARA EMPEZAR, ALGUNOS CONCEPTOS CLAVES

Cada etapa de investigación e intervención, nos obliga a tener un posicionamiento frente a nuestro objeto de estudio. Nuestra visión de mundo tiene que estar definida a la hora de actuar con/sobre cualquier organización de la sociedad civil. Por ello, como comunicadoras, queremos exponer desde donde miramos, reflexionamos, qué ideas tenemos y qué pensamos respecto a algunos conceptos que consideramos claves en este trabajo.

CENTROS DE EDUCACIÓN FÍSICA (CEF): Los CEF son establecimientos educativos cuyo objetivo principal es la realización de actividades motrices, expresivas, deportivas, recreativas y sociales, dirigidas a niños,

adolescentes y adultos, que pertenecen a la comunidad en la cual éstos están insertos. Los CEF construyen con la comunidad, una Educación Física que atiende a la corporeidad y motricidad de los sujetos, que complementan y amplían la ofrecida por la escuela a los niños y adolescentes en sus clases curriculares y constituyen una opción de educación permanente para todas las personas que deseen participar en actividades corporales y motrices disfrutando de una vida saludable y recreativamente activa.

“Los CEF deben ser considerados y reconocidos como una institución de inclusión, que destina sus esfuerzos a la atención de niños, adolescentes, jóvenes y adultos, ofreciendo sistematicidad y continuidad pedagógica, contención y aprendizaje constante. Deben captar las expectativas y necesidades del medio social para actuar en función de sus demandas”.2

Deporte: Abordamos el concepto de deporte desde la mirada que lo concibe como una configuración de movimientos específicos, que implican un compromiso corporal y están ligados a: acciones, situaciones, reglas previamente acordadas e institucionalizadas, objetivos e intenciones. A su vez, lo consideramos, como una actividad que contempla • • •

1 http://servicios2.abc.gov.ar/servicios/ 2 Orlando Oscar, Vicedirector del Centro de Educación Física Nº 5, Chos Malal - Neuquén. 3 Parlibes en Diccionario Crítico de la Educación Física Académica Pág. 125

un alto componente lúdico y un carácter competitivo. En este sentido, adoptamos la definición tomada del Diccionario Crítico de la Educación Física Académica “Situaciones motrices de competición, regladas e institucionalizadas con un componente lúdico”. Asimismo contemplamos la mirada que el CEF Nº5 utiliza para trabajar, una concepción de deporte, la cual está estrechamente ligada al deporte como derecho de todos los ciudadanos que debe estar garantizado por el Estado. Esta institución concibe el desarrollo del deporte como una práctica de vida donde priman valores asociados a la educación, liderazgo, respeto, convicción, voluntad, salud, esparcimiento y contención social. De esta manera, el CEF pone eje en concebir al deporte desde una mirada integradora que incluye la participación, la contención y el compañerismo. En esta misma línea, entiende el triunfo desde otra perspectiva, dando lugar a la participación de todos y no solo haciendo una selección de los mejores. Consideramos pertinente esta mirada, ya que el CEF Nº5 es una institución que comprende el deporte desde una pedagogía que no se circunscribe al proceso de enseñanza- aprendizaje como la escuela tradicional bancaria, donde el conocimiento es propiedad del profesor y se deposita en los alumnos, es decir unidireccionalmente, sino que adopta el deporte como una disciplina donde el aprendizaje es mutuo, colectivo y donde los saberes son compartidos.

Por ello, nos parece interesante mencionar la postura de Gustavo Asensi, titular de la Dirección de Educación Física del Consejo Provincial de Educación de la Provincia del Neuquén, en una entrevista realizada como parte de esta propuesta de tesis, marzo 2014.

Organización: Para este concepto, tomamos la postura de Francois Petit, que sostiene que “toda organización comprende unos grupos que, a su vez, están constituidos por individuos, talleres, oficinas y servicios que se hallan en una interacción necesaria o interdependencia para la realización de objetivos. A su vez, como todo sistema social se sumerge en un entorno de variaciones multidimensionales que lo presenta como un sistema abierto que no está exento de las presiones del exterior.” Teniendo en cuenta que estamos trabajando con una organización estrechamente ligada al deporte y a la educación, consideramos necesario complementar esta definición realizando una articulación entre el concepto de organización y deporte.

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4 FREIRE Paulo “Pedagogía del Oprimido. Capítulo II”. Buenos Aires: Siglo XXI Editores Argentina 2002. La concepción “bancaria” de la educación como instrumento de opresión. Nos referimos a la visión donde, el “saber”, el conocimiento, es una donación de aquellos que se juzgan sabios a los que juzgan ignorantes. El educador aliena la ignorancia, se mantiene en posiciones fijas, invariables. Será siempre el que sabe, en tanto los educandos serán siempre los que no saben. La rigidez de estas posiciones niega a la educación y al conocimiento como procesos de búsqueda. 5 Petit, Francois en “Psicología de las Organizaciones” – Cap. 1 y 2.

Organización deportiva/educativa:

pensamos

esta conjunción de conceptos, ya que el CEF Nº5 es una institución que emprende el deporte desde una pedagogía de enseñanza que no se circunscribe al proceso de aprendizaje como la escuela tradicional, sino que adopta el deporte como una disciplina de entre-aprendizaje e interpelación colectiva (fuera del ámbito escolar). “Los CEF nacen a raíz de un proyecto emprendido

por diferentes personas interesadas en impulsar una política de inclusión pensada desde el deporte y la salud, por eso se autodefine como una ‘escuela de deporte’ donde los alumnos no van a aprender solo técnicas y tácticas, sino que viven un espacio de contención, de entretenimiento, puesta en común e intercambio”, según sostiene Gustavo Asensi, titular de la Dirección de Educación Física del Consejo Provincial de Educación de la Provincia del Neuquén.6

Identidad: Para abordar este concepto, tomamos los aportes de Gilberto Giménez, quien aborda la identidad “como elemento de una teoría de la cultura distintivamente internalizada como ‘habitus’ o como ‘representaciones sociales’ por los actores sociales, sean estos individuales o colectivos”. Así,

entendemos

identidad

como

una

unidad

distinguible y por medio de ésta el CEF N°5 se diferencia •

Giménez Gilberto, “Materiales para una teoría de las identidades colectivas” en Revista Frontera Norte, Vol. 9, Nº18, julio-diciembre de 1997.

de los otros CEF e instituciones a partir de determinadas características y atributos que asume como propios. En este sentido, hablamos de: su estructura; la elección de los colores, logos, camisetas; organización del espacio (donde están las oficinas, los materiales, en qué lugar se dictan las clases, disposición de los objetos, etc. ); costumbres, formas de relacionarse, de hablar e interactuar entre pares; organización del trabajo (en que horario se encuentran los directores y profesores, quien está a cargo del establecimiento, cuáles son los días de reuniones); el organigrama (división de tareas y responsabilidades) ; los valores que contempla (amabilidad, respeto, compromiso por el otro, comunicación informal, deporte social); su dependencia política (si forma parte de una estructura superior o se autogestiona); las metodologías con las que se trabaja; la organización de la información (archivos, documentos históricos, fichas de seguimientos, entre otras). Como

estamos

trabajando

con

una

organización,

consideramos pertinente hablar de “identidad colectiva” más que de una identidad individual. En este sentido, Giménez afirma que las identidades colectivas “son entidades, relaciones que están constituidas por individuos vinculados entre sí por un común sentimiento de pertenencia, lo que implica compartir un núcleo de símbolos y representaciones sociales y, por lo mismo, una orientación común a la acción”.8 El CEF como organización, apunta a generar una identidad

colectiva entre los miembros de manera tal que todos se sientan partícipes del mismo y tengan las mismas metas y objetivos. Por ello, a partir de los conceptos y herramientas trabajadas en nuestro manual, nosotras queremos contribuir a profundizar y fortalecer esa identidad generada por la organización entre sus miembros y con la comunidad. . Por último, siempre debemos tener en cuenta que toda identidad (individual o colectiva) requiere del reconocimiento del otro para que exista social y públicamente. Es decir tanto cualquier sujeto, como el CEF o cualquier otra organización necesita de un “otro” para existir como un “nosotros”.

Participación: Entendemos

participación

como

una

condición

necesaria para transformar la realidad en todos los sentidos. Concebimos a todo ser humano como sujeto de derechos y para el conocimiento. Por lo tanto, capaz de ser protagonista en la construcción de nuevos sentidos. La participación es una práctica de la vida cotidiana que permite la interacción entre los seres humanos para construir soluciones a sus necesidades y mejoramiento de sus propias condiciones de vida. A su vez, podemos agregar que la participación es un “conjunto de actividades mediante las cuales los individuos se hacen presente y ejercen influencia en ese elemento común que

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8 Giménez Gilberto, “Materiales para una teoría de las identidades colectivas” en Revista Frontera Norte, Vol. 9, Nº18, julio-diciembre de 1997.

conforma el ámbito de lo público” . Además genera sentimientos de pertenencia que posibilitan afrontar situaciones de crisis. Por eso es considerado un mecanismo clave en la organización de las instituciones y los fines que éstas perciben.

Comunicación: Entendemos por comunicación a todo aquel proceso de producción social de sentido. Es decir a todas las prácticas sociales, culturales y cotidianas que generan transformaciones de esos actores, individuales o colectivas, que intervienen en el proceso comunicativo. Nos referimos a la multidimensionalidad de acciones e interacciones humanas que re-significan los sentidos socioculturales. Esto implica reconocer la comunicación como un espacio que da lugar al diálogo, a la interacción, la participación y la conformación de los sujetos dentro de las organizaciones en las cuales se entrelazan experiencias.

La comunicación es el elemento social para la vida de las organizaciones, porque no nos reducimos a los medios de comunicación para el desarrollo y funcionamiento de la organización, sino que también entendemos que forman parte los procesos, las redes, los grupos, las prácticas sociales, los diálogos, etc.

•

Frigerio, Graciela y Poggi, Margarita en “Las instituciones educativas Cara y Ceca. Elementos para su gestión” Cap. 3

En otras palabras la comunicación no es sólo lo que se dice, sino también lo que se hace. Todas nuestras acciones comunican, incluso los silencios y aquellas cosas que no consideramos indispensables, hasta incluso las involuntarias.

El objetivo de utilizar dichas palabras claves, tiene que ver con una selección que representa nuestro horizonte político y una postura frente al objeto de estudio. Como investigadoras, debemos posicionar y dejar en claro, desde qué lugares estamos hablando, desde dónde vamos a hacer nuestra intervención y porque hacerlo de determinada manera. Por ello resultan claves a la hora de relacionarnos con cualquier organización o actores sociales.

CapĂtulo II

LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

La comunicación se manifiesta dentro de una organización, a partir de todo el entorno social, cultural e ideológico que la rodea, en todos los espacios en los cuales interactúan sus actores, en todos los procesos de toma de decisiones, en todas las delimitaciones de roles y actividades, en todas las relaciones de poder, en todas las características físicas del lugar de trabajo (mobiliarios, disposición de los objetos, colores, etc.) y también entre todos los aspectos simbólicos tales como la vestimenta, los gestos, las muecas, los chistes, las risas, las imágenes, etc. Por ellos es que existen infinitas formas comunicativas.

Cabe mencionar que la comunicación se encuentra en todas las organizaciones y en todos los aspectos de la vida cotidiana. Lo que nos debe quedar en claro es que todas las organizaciones de la sociedad civil ya sean del ámbito público o privado, sin fines de lucro; vinculado a la salud, educación, cultura, tecnologia, deporte, la agricultura, la informática, etc. presentan fortalezas y debilidades que pueden ser potenciados o minimizados, respectivamente, a través de la comunicación, dado que se trata de una práctica transversal en el ámbito de las organizaciones. Asimismo, si bien la comunicación en una organización es un todo integrado, para poder analizarla y transformar a través de ella, se trabaja a través de dos dimensiones: la comunicación interna y comunicación externa; los cuales serán desarrollaremos a continuación.

A- COMUNICACIÓN INTERNA A continuación haremos un breve recorrido teórico donde contaremos de qué se trata la comunicación interna, cuáles son sus destinatarios directos y en qué aspectos se encuentran manifestados.

La comunicación interna alude a aquellas relaciones e interacciones que se dan entre los miembros de una organización, ya sea “en el ámbito físico de la entidad como en el simbólico”, a partir de las cuales se producen y constituyen sentidos y relaciones entre pares. Los miembros de una organización son interlocutores que conforman, sostienen y ”participan de la vida organizativa cotidiana y activamente”, a través de los mensajes que intercambian, de las acciones concretas, de la toma de decisiones y de los distintos espacios de discusión y formas de comunicarse que disponen para efectuar dicho intercambio. Las características inherentes a la dinámica y estructura de cada organización atraviesan a los sujetos que la conforman y delinean su modalidad comunicativa.

La función primordial de la comunicación interna es contribuir al cumplimiento de la estrategia global de la organización, a través de acciones orientadas a fortalecer los procesos de innovación, integración, información e identidad que allí adentro se llevan a cabo. Es en este sentido que la comunicación interna se posiciona como una “estrategia transversal al servicio de otras”. En lo que concierne a formas y/o lugares de comunicación, se distinguen entre aquellos formales e informales. La comunicación formal se da en espacios comunicacionales “explícitamente establecidos por la organización para tal fin, tales como los informes, las cartas de presentación; mientras que la informal es aquella que tiene lugar por fuera de los canales oficiales e institucionalizados, por ejemplo el boca en boca.

La misión de la comunicación interna es crear las condiciones necesarias para la satisfacción de la estrategia general de la organización. En este sentido, la comunicación interna es una estrategia transversal al servicio de la comunicación externa.

Destinatarios directos de la comunicación interna: directivos, profesores, supervisores y auxiliares de servicio, es decir todos los que conforman la institución.

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TALLER DE PRODUCCIÓN DE MENSAJES. Comunicación externa e interna. Dos caras, una moneda. Documento de cátedra. 2007.

¿Donde se manifiesta la comunicación interna? En este apartado vamos a hablar sobre aquellos espacios en los cuales podemos detectar la comunicación interna y comenzar a trabajar sobre ella. Marcaremos una serie de puntos que nos demostraran como la comunicación interna atraviesa todos los ámbitos de una organización y se manifiesta en cosas, sensaciones y símbolos que pasan desapercibidos, muchas veces difíciles de detectar. Dentro de una organización vemos la comunicación interna dentro de:

En las Relaciones Humanas: es decir, en cómo interactúan los sujetos hacia el interior de una organización. Cómo se relacionan los profesores, los auxiliares, los padres, los directivos, los participantes, la comunidad y las demás instituciones.

En el Organigrama Institucional: en cómo se organizan internamente para desarrollar el funcionamiento de la organización. Qué rol cumple cada miembro, que compromiso le adjudican, si están todos conectados, como están organizados los espacios, si hay cambios de roles, si hay oficinas específicas, entre otras.

En la Comunicación: observando las metodologías que utilizan y los medios para relacionarse, podemos dar cuenta de cómo funciona su comunicación interna. Si usan carteleras, qué lenguaje utilizan, si hay un encargado de comunicar, a qué medios recurren, ver si son efectivos, como es su vestimenta, ver si la paredes tienen algún logo que comunique, como es la comunicación (central, democrática, informal forma, etc).

En su Filosofía: qué valores comparten, cómo se consideran ellos mismos, qué objetivos emprenden, cuáles son sus metas, qué pensamientos/concepciones tienen, cuáles son sus visiones de mundo, etc.

En su Cultura Organizacional: observando que es lo primero que hacen cuando entran al lugar, ver si solo dictan clases o se quedan más tiempo para compartir, si tienen encuentros por fuera del CEF, cómo son esos encuentros, qué rituales tienen, cuáles son sus tradiciones, qué hábitos comparten, etc.

En el Sentido de pertenencia y participación: observar el compromiso con las actividades y con la organización, la colaboración entre los grupos, la predisposición, el ánimo de los compañeros, el clima de trabajo y demás, nos ayudará a poder detectar si hay un sentido de pertenencia para con la

organización por parte de los miembros.

En síntesis, la comunicación interna, se manifiesta en todos los aspectos y rincones de la organización, desde lo más explícito, como un cuaderno de reuniones entre los actores de la institución, hasta las actitudes, sus maneras de hablar, de relacionarse con los públicos y entre pares, sus costumbres, entre otras. Todos estos elementos comunican naturalmente lo que somos como organización.

Ejemplo: tener reuniones regulares, en donde los actores se juntan a discutir determinados aspectos, da cuenta de la preocupación por fortalecer el funcionamiento de la organización. Esto podría proyectar un imaginario de compromiso y responsabilidad.

Es importante resaltar que todos los lugares en donde se manifiesta la comunicación interna hacen a la construcción de una IDENTIDAD INSTITUCIONAL.

Identidad Institucional: Hay una identidad que es propia del CEF, que la hace diferente a las demás, aunque compartan características

similares. No todos los CEF de la provincia, aunque dependan de la Dirección Provincial de Educación, van a trabajar, organizarse y relacionarse con la comunidad de igual manera, ya que los contextos son distintos y las necesidades de cada localidad son diferentes. La identidad son todos aquellos atributos que el CEF asume como propios para presentarse ante la sociedad, es decir, todos aquellos indicadores visuales, materiales, gráficos, humanos, etc. Pero también, son todos aquellos aspectos que se le escapan y comunican por sí solos; como los silencios (porque los silencios también comunican) las actitudes, costumbres y hábitos. En este sentido, hablamos de todo aquello que existe a pesar y en contra de la propia voluntad de la organización. Vemos manifestada la identidad en los roles, las formas de utilizar las tecnologías, sus materiales, los modos de tomar decisiones, la interacción de los integrantes, sus equipamientos, sus objetivos, sus palabras y sus contradicciones. Es decir, en cada uno de los aspectos en el que el CEF se muestra.

La identidad va a ser la esencia de la organización.

B- COMUNICACIÓN EXTERNA

En este apartado desarrollaremos brevemente de qué hablamos cuando hablamos de comunicación externa, en qué aspectos la podemos detectar y cuáles son sus destinatarios directos.

Cuando hablamos de comunicación externa nos referimos al nexo mediante el cual la institución decide comunicarse con sus públicos externos, es decir todo aquello que el CEF comunica sobre lo que es y lo que hace a todos los grupos sociales ajenos a la organización, con los que establece relaciones de diferentes características. Estos públicos externos hacen referencia a la comunidad en general, otras organizaciones, los medios de comunicación local, escuelas, hospitales, alumnos, entre otros. Dentro de comunicación externa vamos a detectar todos aquellos mensajes que el CEF desea transmitir explícitamente para posicionarse de una determinada manera frente a su público. También forman parte de la comunicación externa

todas aquellas acciones que hablan por sí solas, es decir lo que denominamos “silencios”, que son todos discursos que no requieren estar escritos en ningún lado. Una organización siempre va a construir sus mensajes de forma positiva, dado que buscan lograr una empatía con el 11

público. Esto es lo que denominamos discurso identificatorio.

También se van a canalizar los valores, las costumbres, las acciones y todo lo que respecta a la cultura organizacional y a su quehacer cotidiano.

Entonces una organización que comunica bien hacia el interior se proyectará hacia el mundo externo acorde a su misión, visión y valores. Teniendo en cuenta que muchas veces pueden existir brechas entre lo que se dice y lo que se hace.

En este sentido, toda organización elige sus propias herramientas y soportes para interactuar con sus públicos. Estas herramientas pueden ser variadas y distintas según las características que pretenda la organización. Hay organizaciones a las que les resulta más cómodo y eficaz trabajar sobre herramientas más tradicionales como informes, carteleras, notitas, el boca en boca, revistas. Existen también, otras que se adaptan a las nuevas tecnologías y deciden comunicarse a través de redes sociales, videos, blogs, entre otros. Además, existe un tercer tipo de organizaciones que •

TALLER DE PRODUCCIÓN DE MENSAJES. Comunicación externa e interna. Dos caras, una moneda. Documento de cátedra. 2007.

realizan una combinación de todas estas herramientas. De esta manera debemos aprender que los destinatarios directos de la comunicación externa serán los que denominamos públicos, es decir

los alumnos, padres,

instituciones, escuelas, hospitales, otros CEF, clubes, la Municipalidad y la comunidad en general. Cada elección tiene que ver con la relación que la organización desea entablar con su público, es decir, puede ser formal o informal, distante, regular, etc. Por ejemplo, si el CEF desea establecer una relación personal, fluida y constante seguramente, en el caso de convocar una reunión con los padres, elija hacerlo a través de un llamado telefónico y no a través de un comunicado en la radio de la ciudad.

La comunicación externa es “la cara visible” de la organización y es una auto representación que se manifiesta hacia el exterior. Por eso es necesario trabajar sobre la eficacia de los soportes y mensajes que se elijan para comunicar hacia afuera.

Destinatarios directos de la comunicación externa: alumnos del CEF, padres, otros CEF, los supervisores y la comunidad en general.

Capítulo III

LA IMPORTANCIA DE DIAGNOSTICAR

Para trabajar sobre la comunicación es fundamental que realicemos un diagnóstico sobre nuestra realidad y el contexto que nos rodea. Nos referimos a poder investigar todas aquellas realidades positivas y negativas de la institución.

¿QUÉ ES EL DIAGNÓSTICO? Hacer un diagnóstico de comunicación es analizar la realidad desde una mirada específica, para conocer las problemáticas y las formas de organización que tiene el CEF. Para esto, utilizamos diferentes herramientas metodológicas que nos ayudan a juntar datos que luego serán analizados, ordenados y relacionados entre sí para detectar problemáticas, necesidades potencialidades; sus causas y consecuencias.

Es importante que en el proceso de diagnóstico podamos problematizar nuestra mirada sobre lo que hay que transformar y los modos sobre los que hay que hacerlos. Problematizar significa hacernos preguntas sobre nuestras opiniones sabiendo que se pone en juego nuestra subjetividad y la mirada de los demás actores. Por ello diagnosticar es trabajar en conjunto de manera que se logren consensos. Para realizar un proceso de diagnóstico primero debemos establecer un camino de los que queremos conocer, dado que es imposible abarcar toda la realidad en su conjunto. “Buscar información, sintetizarla y profundizar el conocimiento que tenemos sobre nuestra organización es fundamental para encarar cual proceso de transformación. Nadie puede cambiar lo que no conoce y admite” 12

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Ceraso y otros “Sembrando mi tierra de futuro”. Comunicación, planificación y gestión para el desarrollo local. Ediciones de la Unidad de Prácticas de la Facultad de Periodismo y Comunicación Social. (UNLP)- Página. 35

Para realizar un proceso de diagnóstico primero debemos establecer un camino de los que queremos conocer, dado que es imposible abarcar toda la realidad en su conjunto. Por ejemplo: no podemos hacer un diagnóstico sobre todas las problemáticas que tiene la ciudad de Chos Malal, pero si podemos hacerlo sobre las necesidades educativas que tiene determinado barrio y a partir de ello, planificar líneas de acción. Este recorte se determina a partir de un objetivo de investigación.

Dentro de este proceso de análisis es importante

Preguntarnos: yy

Conocer el estado real de una determinada situación.

Conocer como se ha llegado a ella.

Conocer cómo se percibe la situación.

Dar cuenta del contexto en el que está inmersa dicha situación.

Detectar cuales son los factores que actúan a favor o en contra del problema.

En cuanto al contexto que nos rodea: yy

Qué momento histórico- político estamos viviendo

Saber cuáles son las demandas e intereses de la comunidad.

Cómo es la población.

Cuál es la tradición deportiva de la localidad.

Qué prácticas deportivas se encuentran en la zona.

Cuáles son las actividades culturales y recreativas que se desarrollan en la localidad.

Cuál es el porcentaje de alumnos escolarizados que participan del CEF.

Qué medios de transporte existen para llegar a la institución.

Cómo son los accesos y las calles.

Si hay participación de los vecinos y padres.

En cuanto al interior del CEF yy

Cuáles son nuestros objetivos como Centro de Educación Física.

Cómo queremos que nos vean los demás.

Detectar qué miradas tienen sobre nosotros.

Qué servicios brindamos, qué tareas realizamos, cuál es nuestro rol social.

Cuál es nuestra historia.

Cómo es la relación con la comunidad (vecinos, escuelas, hospitales, clubes, Municipalidad, medios de comunicación, CEF de otras localidades, etc.).

Qué proyectos implementamos como organización (y si resultaron efectivos).

En cuanto al público yy

Cuál es nuestro público.

Cómo trabajamos la convocatoria.

Si atendemos a las demandas sociales.

En cuanto a infraestructura yy

Cómo son nuestras instalaciones (si son propias, alquiladas, si las prestamos, cuántos metros cuadrados tenemos, dónde nos ubicamos, si tenemos calefacción, etc.).

Ver con qué elementos y recursos contamos (financiamiento, materiales, infraestructura, profesionales, etc.)

Mirar todas nuestras posibilidades y obstáculos.

En cuanto a la organización interna: yy

Si existe un organigrama y es conocido por todos los miembros y participantes de la organización.

Ver si se realiza una supervisión de las actividades. Su frecuencia y sus formas.

En cuanto a la imagen que deseamos proyectar: yy

Cuál es el impacto social que creemos que tiene nuestra organización.

Estas son algunas preguntas que podemos hacernos como organización para dar cuenta del contexto que nos rodea y la realidad en la que estamos insertos. Son planteos que resonarán en cada metodología que elijamos para diagnosticar. Poder preguntarnos sobre los medios de transporte, nos ayudará a determinar si es necesario trasladar nuestras actividades hacia un lugar más cercano y si hay que ir a buscar a los chicos para que asistan a las actividades sin ninguna complicación, por ejemplo. Pequeños aspectos que nos llevan a pensar y repensar nuestra realidad y hacernos preguntas sobre lo que pasa en el interior de nuestra organización. Para acercarnos a esa realidad que deseamos conocer, es fundamental definir las herramientas metodológicas que vamos a utilizar para recolectar los datos que necesitamos. Dicha elección será en base a la complejidad del contexto donde

intervenimos, a los intereses, a los recursos que

tenemos, a los objetivos planteados y a la perspectiva política de la organización. Existen muchas metodologías de recolección de datos, pero entre ellas marcaremos una serie que resultará de fácil manejo y aplicables para el CEF.contexto donde intervenimos, a los intereses, a los recursos que tenemos, a los objetivos planteados y a la perspectiva política de la organización.

Existen muchas metodologías de recolección de datos, pero entre ellas marcaremos una serie que resultará de fácil manejo y aplicables para el CEF.

En todas las herramientas metodológicas, nos estaremos

preguntando

constantemente

sobre

quiénes somos, qué hacemos, con qué recursos contamos, a dónde queremos llegar, cómo es nuestra infraestructura y cuáles son nuestros alcances y limitaciones.

CapĂtulo IV

CÓMO TRABAJAR LA COMUNICACIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

En este capítulo desarrollaremos una serie de herramientas concretas que nos ayudarán a potenciar las fortalezas del CEF y aminorar las fallas comunicacionales que encontramos. Cabe destacar que las siguientes herramientas son sugerencias por las cuales la elección de cada una de ellas dependerá de la decisión del CEF en cuanto a una situación particular y las posibilidades de poder llevarlas a cabo.

A- ¿CÓMO TRABAJAR LA COMUNICACIÓN INTERNA? Para empezar, debemos señalar que la comunicación interna es uno de los aspectos más importantes y complejos a trabajar dentro de cualquier organización, ya sea para transformarla o potenciarla. Pensamos la comunicación interna como una herramienta y como un elemento para garantizar que la organización funcione adecuada y efectivamente.

Toda organización nace a través de un grupo de personas que acuerdan, comparten y trabajan con un fin en común. En ese acuerdo, se establecen objetivos que serán proyectados a través del tiempo y se establecerá un esquema de organización entre los pares para generar la proyección y cumplimiento de los objetivos planteados. Por ello, toda organización funciona a través de relaciones, acuerdos y mensajes que hacen a la comunicación interna. Debemos comunicar hacia el interior para organizarnos y funcionar positivamente. Nos referimos a que la comunicación interna es parte del propio ser de toda organización, por eso es fundamental trabajarla, ya que todo aquello que somos en el interior, luego se comunica al exterior.

Es importante pensar que todas las acciones comunican, por lo tanto si la información no circula, si los participantes del CEF no asisten regularmente como lo venían haciendo, si los padres no presencian las reuniones, si no hay compromiso por parte de los profesionales, o si las carteleras están mal escritas, son problemas que podemos revertirlos trabajando la comunicación interna. Porque tanto la comunicación “oficial-formal”, como memorándums, estatuto, normas, políticas y procedimientos, etc. y la que ocurre entre los miembros, como son los intercambios de ideas y opiniones, el desarrollo de relaciones y la conversación personal, hacen a la comunicación interna.

La comunicación interna es una herramienta que nos permitirá, relacionarnos hacia adentro de una manera clara y sincera, también, ayudará a la organización a transmitir sus objetivos, pensamientos y visiones de mundo, a motivar a sus actores, a lograr una identificación de los miembros con el lugar y a generar un clima de trabajo ameno, entre tantos aspectos más que implican a la comunicación interna.

1- Qué hace la comunicación interna dentro de las organizaciones. Principalmente, puede garantizar un buen funcionamiento de la misma.

1. Hace que la Información sea accesible y circule por todos los miembros y sectores de la organización, generando a su vez, una energía democrática y colectiva, ya que todos tienen la posibilidad de enterarse lo que pasa y ser protagonista de las decisiones. 2. Fortalece las relaciones humanas: mejora el diálogo entre los profesionales, directivos, superiores o demás participantes. Los sujetos tienen que sentirse cómodos y modelar la comunicación con cualquier persona en la organización. 3. Fortalece el trabajo colectivo y genera un sentimiento de pertenencia: Si la información circula, si las decisiones son en conjunto, si los encuentros son frecuentes, si las relaciones son informales, si todos somos responsables de llevar adelante el funcionamiento óptimo de la organización, posiblemente el clima de trabajo sea adecuado y los participantes sientan al CEF como su segunda casa. 4. Evita “teléfonos descompuestos”: mantener a todos informados, hace que nadie se lleve sorpresas y que

con ellas vengan malestares entre los actores. Si todos estamos al tanto de lo que sucede en la organización permite resolver problemas y evitar ruidos en la información. Brinda y

promueve un canal para la

opinión e ideas de todos. 5. Crea un ambiente de apertura dentro de la organización: genera que ante cualquier consulta, todo miembro de la organización pueda responder y entablar relación con cualquier persona. Es decir, esto también estimula a tener buenas relaciones entre las personas y promover la confianza. 6. Hace que la organización sea un lugar agradable para trabajar: una buena comunicación hace que los problemas entre las personas se resuelven fácilmente. Esto a su vez, determina que el espacio en el que trabajamos resulte amigable, lo cual conduce al disfrute y satisfacción en el trabajo y promueva al compromiso de los actores por medio de un sentimiento de pertenencia. Nos garantiza una gran estabilidad organizacional, ya que las personas se verán menos tentadas a dejar su trabajo si están felices con sus condiciones laborales. 7. Da un sentido de pertenencia hacia la organización: trabajar juntos, ser parte de todo, tener en cuenta todas las ideas y sugerencias, sumando el flujo de la información, hace que los actores se sientan parte, ya que

sus opiniones son escuchadas y valoradas. 8. Promueve justicia y equidad dentro de la organización: procura que nadie se sienta ignorado o no valorado. Todos deben sentirse que son partes iguales del equipo, donde todos son tratados por igual. Esto a su vez, estimula el respeto entre todos. 9. Ayuda a detectar los problemas de organización y busca resolverlos colectivamente. 10. Termina con la divulgación de rumores. 11. Mejora el trabajo y funcionamiento de la organización.

Trabajar la comunicación interna es evaluar el ambiente organizativo y la cultura de toda institución. Es observar cómo son las relaciones, cuáles son las costumbres, los hábitos, las sensaciones y las actitudes, entre otras cosas.

La comunicación interna implica un cambio en la cultura de la organización, porque busca poner en práctica lo que se predica.

2- Cómo trabajar para fortalecer La comunicación interna Trabajar sobre la comunicación interna, implica una autoevaluación por parte de la institución. Es importante que los problemas sean detectados y aceptados por todos los miembros para luego asumir la responsabilidad de poder revertirlo.

Si no trabajamos en equipo, es muy difícil lograr un cambio, ya que dependemos de la propia voluntad de los actores. Cabe destacar, que la siguiente descripción de herramientas son algunas sugerencias que optamos por presentar. La organización elegirá trabajar con la que le resulte más conveniente.

• Reuniones regulares: Si bien el CEF ya contempla una jornada de evaluación por mes, debido a las pautas establecidas por el estatuto, es fundamental que los lugares de encuentros entre los profesionales sean constantes. Es decir, si nos encontramos ante una necesidad que debemos solucionar o debatir, es conveniente que no se espere hasta la reunión del próximo mes, sino que se determine un

encuentro -reunión extraordinaria- con las personas involucradas para poder conversar sobre lo sucedido. Dichas reuniones pueden usarse para informar, capacitar, coordinar nuevas tareas, tomar decisiones, hacer dinámicas grupales, para fortalecer las relaciones humanas, etc. Es importante planificar cada encuentro con anterioridad para alarmar y garantizar la asistencia. Por ello debemos pensar un lugar y horario que sea conveniente y adecuado. Encontrarse genera una mayor fluidez

¡!

de la información y fortalece las relaciones

Es importante que en todos

humanas. Hace que no haya líderes que

los encuentros haya un registro,

resuelvan y centralicen las soluciones de

es decir un encargado que TOME

los problemas. De esta manera, permite

NOTA sobre lo conversado, para

que los miembros de la organización

que todo aquel que no pudo

intercambien ideas, escuchen lo que

asistir, se entere y esté al tanto

ocurre dentro del CEF y se sientan actores

de lo que se expuso.

con poder de decisión.

Reuniones democráticas, podrán garantizar la asistencia de los miembros del CEF al sentir que no son encuentros impuestos. En este sentido, es fundamental que los directivos, por una tradición de cómo funcionan las instituciones educativas, deben ser los encargados de coordinar y convocar estas reuniones para que se tomen decisiones colectivas.

Una manera de hacer circular esta información, es utilizar los grupos privados de Facebook, tener una carpeta donde se guarden los archivos (libro de actas) o el sistema de mailing.

• Redes sociales Grupo de Facebook: considerando que hoy en día la mayoría de los miembros de las organizaciones tienen un usuario en esta red social, podemos optar por la herramienta “GRUPO SECRETO”. Facebook permite crear grupos donde se encuentren todas aquellas personas interesadas para compartir información y evitar publicaciones masivas. El CEF podrá crear su propio grupo e incorporar allí a todos los profesores que forman parte de la institución. Dentro de él, se podrán compartir las notas sobre lo que se habló en reuniones, consultas internas (que hacen a la organización) sin que otras personas se entrometan y también, podrá informar acerca de próximas reuniones o suspensiones de clases y demás.

• Mailing o correo electrónico Consiste en armar un mail donde se encuentren los miembros que forman parte del CEF. Representa un medio rápido de comunicación con muchos interlocutores y a la vez, es de bajo costo y fácil de personalizar.Permite respuestas individuales y colectivas.

• Carpeta de reuniones Es importante tener una copia gráfica e impresa de lo sucedido durante la reunión, para que todo aquel que no dispone de los recursos tecnológicos, pueda acercarse a la carpeta y consultar sobre lo que se habló.

Estos son elementos que funcionan para hacer circular la información. El CEF ya tiene sus propias formas de comunicar sobre de las reuniones (mantiene una metodología más informal y del boca en boca). Por ello sugerimos que puedan sumarse estas herramientas para que la información se encuentre al alcance, pueda ser consultada en cualquier momento y quede como un registro histórico de la organización.

• Carta o memoria institucional Es la hoja de vida, la memoria de la organización y debe estar a disposición de los miembros de la misma para que puedan ver cuál es su trayectoria en la comunidad. Podrá incluir datos históricos que den cuenta del proceso de crecimiento de la institución, sus normas internas, su misión, visión y valores, los objetivos y proyectos que se planteen como colectivos de trabajo, el organigrama, procedimientos específicos y demás. Será una pieza comunicacional que hablará de la organización y funcionará como guía de interés y consulta para todos aquellos profesionales que se incorporen o todos los externos que soliciten información. A su vez, dentro de ella también podemos encontrar las planificaciones anuales, mensuales o semanales que realizan los profesores sobre las actividades a desarrollar. Si bien se trata de una herramienta que también se utiliza en la comunicación externa es, a su vez, una herramienta de comunicación interna porque se puede utilizar para comunicarse con supervisores.

• Cuaderno de relatorías Sabemos que nuestra institución cumple un rol fundamental dentro de la comunidad y ha luchado durante años por nuevas conquistas, por lo cual es importante que todos nuestros esfuerzos queden registrados. Si bien, contamos con los informes anuales que enviamos a nuestra dependencia, debemos poder contarle a nuestros participantes y miembros de la organización, que el “CEF hace historia”. Todos los encuentros, talleres, torneos, adquisiciones, cambios de personal, aniversarios y demás, pueden ir registrándose en un documento institucional. Contar el paso a paso e ilustrarlo con alguna fotografía del momento, es una buena manera de dejar huella sobre lo realizado.

A la hora de redactar, podemos destinar a un encargado o bien, dicho cuaderno, puede circular para que todos los miembros de la organización escriban y de alguna manera, se expresen las diferentes maneras de contar, las distintas sensaciones y experiencias. Esta herramienta, trabaja sobre la participación y el sentido de pertenencia hacia el CEF, ya que todos están al tanto de lo que sucede a través de los registros y se sentirán parte al escribir los relatos.

• Talleres de evaluación Hacer una evaluación sobre el funcionamiento de la organización y sobre nuestras acciones, es fundamental para que la comunicación funcione de manera óptima. Evaluar lo que pasa, ver si las metas fueron alcanzadas, si nuestros objetivos van en dirección hacia donde pensamos, si nuestros proyectos resultan eficaces, etc., permite dialogar sobre problemas, causas, consecuencias, necesidades y demás. Debatir sobre estos aspectos, nos permite trabajar sobre aquellas cosas que andan bien y se deben fortalecer o sobre aquellas otras que andan mal y se deben revertir.

Es importante fijar objetivos comunes que nos lleven a reflexionar sobre las problemáticas que deseamos potenciar. Una vez realizado esto, planificamos objetivos y establecemos metas para intervenir y lograr un cambio.

3- ALGUNAS HERRAMIENTAS QUE AYUDARÁN A HACER UNA EVALUACIÓN

Herramienta 1 Matriz de análisis: FORTALEZAS Y DEBILIDADES Esta metodología nos ayudará a detectar los problemas,

Un ejemplo en

ver posibles causas y consecuencias, analizar por qué

el caso del CEF

suceden las cosas y a su vez, ver qué fortalezas tenemos como

seria:

organización para poder revertir las debilidades.

FORTALEZAS

Causas

Trayectoria en la localidad

Buena gestión, rol social, su atención a la demanda social

Perduración en el tiempo, crecimiento, reconocimiento

Buena gestión y administración.

Aumento de la oferta de actividades y de la matrícula anual. Comodidad en los espacios de trabajo. Evita gastos de alquileres de otros espacios. Oportunidades laborales.

DEBILIDADES

Causas

Consecuencias

Falta de materiales de trabajo.

Falta de financiamiento.

Dificultades en el desarrollo de las actividades.

Instalaciones propias

Consecuencias

Cierre de grupos.

Falta de participación de los vecinos en nuestras actividades.

Errores en la difusión de actividades. Errores en la convocatoria a la comunidad en general. No se realizan actividades conjuntas.

Tensiones en la relación con los vecinos Los vecinos no conocen las actividades que realiza el CEF.

Cada problema puede devenir de múltiples y diversas causas, las que organizamos en profundas y superficiales.

Las superficiales son las que se relacionan con aquellos problemas los cuales podemos solucionar o sobre los cuales podemos intervenir a través de nuestras acciones, es decir su solución depende del propio sujeto. Las profundas serán aquellas que nos exceden, como por ejemplo: las que tienen que ver con decisiones políticas o sistemas establecidos.

TEMA CENTRAL Recursos de infraestructura.

Administración del Natatorio Municipal.

Fortaleza

Causa- Por Qué

Consecuencias

Tener un espacio físico propio.

Dificultades en el desarrollo de las actividades.

Contar con recursos materiales.

Cierre de grupos.

- No genera un gasto extra en el alquiler de un espacio. -Genera un reconocimiento de la organización.

Contar con un nuevo espacio físico para una actividad específica.

- Gestión Propia de la organización. - Demanda de los profesores del CEF

- Aumento de actividades y matrícula. - Brinda otro servicio a la comunidad.

Cabe destacar que cada fortaleza tiene una debilidad que debemos potenciar. Por eso debemos analizar el siguiente cuadro:

TEMA CENTRAL

Debilidad

Causa

Bingo

Errores de organización.

Necesidad de recaudar fondos para el desarrollo de las actividades.

Convocatoria a actos institucionales

No hay relación con los vecinos.

-No se trabajó en conjunto para interpelar a los vecinos del barrio. -No se utilizan herramientas comunicacionales adecuadas para entablar relación

Consecuencia -La actividad no cumple con sus objetivos establecidos y metas esperadas. -No se venden la cantidad de bingos estipulados. -Desorganización. - No se recaudan los fondos necesarios. -Falta de participación de los vecinos. -Proyecta una imagen distorsionada sobre el accionar del CEF.

Herramienta 2 Cuadro de identidad

Bajo esta metodología trabajaremos acerca de quiénes somos, por qué nos organizamos, por qué estamos haciendo lo que hacemos, hacia dónde queremos llegar, qué pensamos respecto al contexto que nos rodea, cómo queremos trabajar con los vecinos y alumnos, cómo queremos que la sociedad nos identifique, qué aspectos y valores queremos mostrar, qué imagen queremos proyectar, cuáles son nuestros intereses como organización y demás. Es importante que dichas preguntas sean un disparador para problematizar nuestro aquí y ahora. Es un cuadro que será completado a partir de los resultados y consensos que surjan luego del debate. Teniendo en cuenta que dentro de todos los grupos hay opiniones individuales y diferentes sensaciones sobre la organización a la cual pertenecen y a su vez, en el caso del CEF existen profesores que realizan suplencias, el siguiente cuadro nos ayudará a ordenarnos como institución y que todo los miembros sepan de qué hablamos cuando hablamos del CEF.

¿Quiénes somos?

Somos un Centro de Educación Física.

Objetivos

Brindar servicios no normales a la comunidad.

Valores

Metas

Contención. Recreación. Trabajo en equipo. Llegar a toda la comunidad. Que todos tengan acceso al deporte como un derecho.

Intereses

Promover el desarrollo físico y humano a través del movimiento.

¿Cómo queremos que nos vean?

Como una institución que se interesa por el otro y que busca ayudar a los chicos en situaciones vulnerables.

Como organización es fundamental poder realizar encuentros en donde podamos reflexionar acerca de nuestro rol social. Trabajar sobre este aspecto, hace que no se dé por sentado el conocimiento de la causa de nuestra existencia. Es una herramienta que nos permitirá intercambiar distintas miradas y conceptos. Sabemos que hacia el interior de un grupo, las subjetividades tienen un protagonismo importante, por ello es fundamental generar consensos y así proyectar objetivos comunes.

B- ¿CÓMO TRABAJAR PARA FORTALECER LA COMUNICACIÓN EXTERNA? Siempre debemos planificar una comunicación externa que sea acorde a la esencia y objetivos que nos planteamos como organización. Por ejemplo, a la hora de convocar a la sociedad para que vengan a ver los partidos de un torneo de vóley, debemos pensar qué herramientas comunicacionales utilizaremos para que la invitación de esta actividad llegue a toda la ciudad. Es decir, a través de qué medios realizaremos la convocatoria, por ejemplo afiches en la puerta de los negocios, un comunicado en la radio, etc.

Toda organización elegirá cómo relacionarse hacia el afuera. Aquí es muy importante que todos los miembros de la organización estén al tanto de cuáles son sus objetivos y qué es lo que quieren comunicar.

1- Elementos representativos Antes de comenzar a trabajar la comunicación externa debemos tener en cuenta cuáles son todas las herramientas y símbolos que el CEF elige para presentarse y diferenciarse ante otras instituciones. A esto símbolos los denominados elementos representativos, que muestran la identidad de la organización hacia el afuera.

Utilizar correctamente los elementos representativos de la identidad de la organización

Son la representación más pura de la comunicación externa. Nos referimos a los elementos que la organización elige para construir su identidad visual. Es decir, todos aquellos signos que utiliza para mostrarse como institución, el escudo, las banderas, las camisetas, la tipografía, los gráficos, los logos, los colores, los textos, entre otras. Son los signos y símbolos que nos constituyen como CEF Nº5 y establecen una marca institucional que nos identifica y a la vez nos diferencia. Nos van a hacer reconocible frente a otras o muchas organizaciones, por ello cada CEF tendrá su propio escudo, colores y logos.

La elección no es tarea sencilla, es importante que debatamos y definamos cuáles y cómo serán los signos que nos representarán como CEF, ya que ellos serán los que reflejarán la filosofía y los valores de la organización.

¿Qué colores vamos a usar?; ¿Todas las camisetas van a ser iguales?; ¿Cuál va a ser nuestro logo?; ¿Qué tipografía vamos a usar para diseñar nuestros afiches o folletos?; ¿Cómo vamos a diseñar nuestra bandera?

Nuestra identidad visual ayuda a la sociedad civil a entender la estructura de la organización: sus entidades, los servicios, su dimensión, sus materiales, etc. En este sentido, la organización y sus miembros deben tomar la decisión de poder unificar criterios y establecer pautas que requieren del compromiso y cumplimiento de todas las áreas de gestión. Por ejemplo, si como CEF Nº5 de la localidad de Chos Malal, decidimos que en todos los eventos, tanto institucionales como deportivos, ya sean en la ciudad o en otros lugares, los participantes tengan puesto el conjunto deportivo o el pin con el escudo de la institución, se debe generar el hábito de utilizar estos elementos. Lo mismo Todos los símbolos representativos

sucede, si en todos los eventos en los

generan un discurso unificado de lo

que se participa, se decide llevar la

que somos como institución y a la

bandera con el logo del CEF.

vez, que todos actores del participan e interactúan con el CEF (alumnos, profes, directivos, auxiliares, etc.) se sientan parte de un mismo equipo.

Recomendaciones:

A- Debemos adaptar nuestro logo para: yy

Eventos y Actividades: podemos plasmar el logo a color, en una bandera por ejemplo.

Notas que enviamos a los medios: recomendamos colocar el logo del CEF en el margen inferior de la hoja, para darle una veta institucional al artículo.

Informes y/o proyectos institucionales. Para los informes podemos utilizar el logo en blanco y negro.

E- Mails: podemos agregar la firma e incorporar la imagen del logo.

Notas para los padres.

Afiches .

Carteleras.

Merchandicing (calcomanías, gorras, pines, etc.).

El logo será nuestro sello y nuestra firma, por eso es importante que esté presente en cada uno de los comunicados que

realicemos.

B- Camisetas: Recomendamos seleccionar un diseño de camisetas y equipos deportivos para ser utilizado en los diferentes torneos y actividades. Estas pueden tener cualquier diseño siempre y cuando respeten los colores y el logo del CEF.

C- Banderas: Al igual que las camisetas nuestras banderas deben respetar los colores y el logo de la organización. Las banderas pueden tener cualquier diseño, pueden estar acompañadas de una frase o imagen, pero siempre es aconsejable que tengan el logo como marca de identidad. Es importante llevar la bandera a todos los actos, torneos y eventos, ya que en un símbolo que marca nuestra presencia en cada uno de estos lugares.

2- Organización de eventos El CEF se relaciona con el afuera, es decir con la comunidad a través de diferentes maneras. Una de de estas maneras es a partir de la realización de eventos de distintas características los cuales forman parte de la planificación anual de la institución. Por eso en este apartado no nos detendremos en detalles sino que enmarcaremos sugerencias generales que ayude a ordenar de una mejor manera los eventos.

Planificación del evento: A la hora de organizar y llevar a cabo un evento de cualquier característica, debemos tener en cuenta algunas cuestiones:

Objetivo y públicos del evento: Es importante que nos hagamos las siguientes preguntas:13

¿Para qué se

hace el evento? ¿A quiénes va dirigido? ¿Qué queremos comunicarle a cada uno de estos públicos? ¿Vale la pena la inversión de recursos humanos, tiempo y dinero? ¿Es la mejor manera de alcanzar lo que el CEF está buscando? yy

Hacer un listado de todas las cosas que se necesitan: materiales, recursos humanos, etc.

División de roles y tareas: es muy importante que cada miembro de la organización tenga una responsabilidad específica. De esta manera nos aseguramos que todos sean partícipes y se garantice la eficacia de esa lista de “cosas necesarias”. Debe haber un equipo de compras, logística, convocatoria, etc. La división de tareas fortalecerá el trabajo de equipo y evitará que la responsabilidad de todo el evento recaiga sobre una persona.

Difusión y convocatoria: es muy importante saber bien qué es lo que queremos comunicar y hacia quiénes nos dirigimos. Por ejemplo no es lo mismo realizar una

•

TPM. ARRAYA, Carolina. Eventos. Taller de Producción de Mensajes. La Plata. 2005.

convocatoria para colaborar que para participar y/o disfrutar de un evento. Tampoco es lo mismo comunicarse con los padres, con la comunidad en general, con las autoridades de la Municipalidad o los propios alumnos. Es decir, se debe comunicar en función de los públicos a los cuales nos dirigimos. No es lo mismo hacer un volante para los adultos mayores, que tenga la letra es chica y les resulte difícil leer la información, que convocar a los jóvenes a través de Facebook. yy

Elementos representativos: Es fundamental para la organización tener en todos los eventos, a los que asista u organice, elementos representativos de la identidad de la misma.

Realizar un registro de las actividades: Todas nuestras acciones comunican. Por eso es muy importante tener un registro, ya sea fotográfico, escrito o audiovisual (por ejemplo un video, un álbum de fotos en Facebook, etc.) donde quede plasmado lo que realizamos.

Realizar una evaluación: es importante reunirse y reflexionar sobre la actividad realizada. Ver las cosas que funcionaron bien, aquellas que podrían mejorarse.

3- Carteleras Las carteleras resultan útiles para comunicarnos tanto interna como externamente. Esta herramienta resulta eficaz

cuando su información se presenta de forma clara, concisa y que se actualice periódicamente. Es decir que el texto de la cartelera debe ser lo más breve posible, con ideas simples e importantes.

Si las personas que circulan por el CEF no tienen el hábito de detenerse a leer la información de un cartel que se encuentra colgado en una pared, es muy probable que esta herramienta no resulte eficaz. Es importante tener en cuenta que si como organización optamos por utilizar carteleras debemos educar al público para que éste se acostumbre a utilizarlas.

Ejemplos: yy

Buen uso: poner horarios de las actividades, novedades, organigrama.

Mal uso: mostrar el estatuto del CEF o algún llamado de atención a los profesores.

4- Banner: Los banners mantienen las lógicas de las carteleras, en el sentido que requieren información puntual e importante sobre lo que se quiere comunicar. Los banners generan una especie de presentación distinta y moderna de una temática puntual. Pueden ser, por ejemplo, institucionales, que funcione a modo de presentación de la organización donde queden plasmados el nombre, el logo, los objetivos, imágenes representativas, autoridades y contacto.

En los banners generalmente

A continuación detallaremos algunas

predomina la imagen por

recomendaciones para confeccionar un

sobre el texto.

banner o póster institucional:

1. Debemos tener en claro el objetivo, es decir para que realizaremos el banner. 2. Seleccionar la información. Es aconsejable que sean textos breves, ideas agrupadas en párrafos y oraciones cortas. 3. Seleccionar las imágenes. Las mismas deben ser representativas del texto y de buena calidad (que no se vean pixeladas al cambiarles el tamaño). 4. Agregar forma de contacto (página web, teléfono, mail, Facebook, etc.) y ubicación. 5. Ordenar la información y las imágenes. Para ello aconsejamos seguir el criterio del siguiente póster :

•

TPM. ARRAYA, Carolina. Eventos. Taller de Producción de Mensajes. La Plata. 2005.

Si se tratara de un banner o póster específico de un evento o actividad, aconsejamos seguir el mismo orden, intercalando los textos con las imágenes centrales.

5- Buzón de sugerencias: Es una herramienta que tiene como objetivo conocer las opiniones y propuestas de los destinatarios de la organización respecto a diversos temas, normas, condiciones de trabajo, tareas, relaciones, etc.

6-Radio La radio es un medio de comunicación tradicional que llega a diferentes tipos de públicos. En este sentido para CEF puede resultar un buen medio para difundir sus actividades en la comunidad. Por ello puede ser interesante y además accesible •

Póster realizado por Orlando Antonela y Zelaya Florencia, autoras de la Tesis de Grado “Comunicar a través del movimiento”, en el marco de las “XXIII Jornadas de Jóvenes Investigadores”, del Grupo Montevideo (AUGM) en agosto de 2015.

gestionar un espacio propio -programa- en alguna/s de las radios locales. Teniendo en cuenta que el CEF participa de diversos eventos deportivos, sería interesante gestionar una radio abierta.

Radio abierta: Una radio abierta puede llevarse a cabo en aquellas actividades deportivas en las cuales se realizan muchos encuentros con otras organizaciones, torneos y eventos. La radio abierta es una manera distinta de interactuar con la gente que asiste y participa a los eventos. Este medio busca una relación cara a cara con los oyentes y genera un espacio abierto de reflexión y participación para aquellos que están escuchando y tengan algo que decir. Funciona principalmente a modo de acompañamiento y entretenimiento. Es una buena herramienta comunicacional para contarle a la gente lo que somos como organización y lo que hacemos, teniendo en cuenta que asiste una gran cantidad de personas a los diferentes eventos.

En la radio se debe organizar la información que se desea comunicar, a esto lo denominamos Pauta Radial.

La pauta es la guía que organiza el tiempo de cada bloque, contenido, música, etc. A continuación daremos un ejemplo de cómo podríamos realizar una radio abierta en un torneo de natación a partir de cuatro bloques. A- Primer bloque: presentamos la radio, damos la bienvenida a todos los presentes y contamos de qué se trata el evento, quién lo organiza y quienes participan. B- Segundo bloque: aquí podríamos realizar una entrevista a alguno de los protagonistas: un profesor, un alumno del CEF o de alguna otra institución que participe de este torneo o simplemente a un espectador. C-Tercer Bloque: contamos cómo van las posiciones y quiénes compiten a continuación. Dar una pausa con alguna canción que anime al público. D-Cuarto Bloque: Contar quiénes ganaron, como seguirá el torneo, hablar con algunos de los participantes, contar qué días se realizan las clases de natación, pasar contactos y anunciar un próximo encuentro, ya sea de la misma característica u otro que tenga como representante al CEF Nº5. Es importante que planifiquemos el tiempo que le vamos a dedicar a cada bloque, qué contenidos pondremos

en cada uno de ellos y cuándo vamos a emitir los espacios publicitarios, en caso que los haya.

La radio abierta es muy simple de realizar ya que requiere de la utilización de escasos recursos técnicos y es una manera de entusiasmar a la gente porque los invita a formar parte de ella.

7- Revista institucional: Esta herramienta gráfica nos permite tener un alcance más territorial y más personal con los vecinos a la hora de relacionarnos con ellos. En la revista es fundamental contar quiénes somos y qué hacemos, cuáles son nuestros objetivos, como institución y como revista. Además es importante contar las actividades que se realizaron, los logros obtenidos, los proyectos a futuro, contar la historia de la organización, para que la gente pueda dar cuenta del proceso de crecimiento. Asimismo mostrar a los alumnos, al personal de limpieza, al cuerpo docente y autoridades del CEF para que el público nos conozca y a la vez construya su propia imagen de lo que es el CEF.

La revista institucional es un

Bajo estos tips es recomendable

medio fundamental de difusión

que su publicación sea anual, teniendo

porque al ser escrito, quedará

en cuenta que el objetivo principal de

como un antecedente histórico

la revista sería mostrar el proceso de

de nuestra organización.

crecimiento.

Recomendaciones: yy

Definir Nombre, que sea representativo y diga realmente quiénes somos.

Definir destinatarios: ¿A quién va dirigida la revista?

Marcar una temática, que en este caso será “Deportiva”.

Tener una editorial, en donde se comunique los objetivos y el porqué de la revista. Esta editorial le contará al público quiénes somos y hacia dónde vamos. Por lo general la línea editorial se encuentra en la primer hoja.

Analizar el orden de la información. Tener en cuenta las noticias más importantes y destacadas.

Contenido: a la hora de generar contenido debemos tener en cuenta que cosas son las que le llaman la atención al público. Es importante que el contenido sea rico y no sea sólo publicidad. Todo el contenido se organiza en distintas secciones según la característica de la información. En el caso del CEF podríamos tener una revista que tenga las siguientes secciones: “Torneos y actividades deportivas” “Deportista destacado”: donde se le realice una entrevista

a un deportista de la ciudad. “Historias que contar”: donde se cuenten las experiencias personales de alumnos del CEF, padres, directivos, profesores, auxiliares, etc. Contar las historias de estas personas nos ayudará a mostrar hacia afuera cómo vivimos, y lo que

representa el CEF para cada uno. “Cumpleaños”: si la revista es de publicación mensual, se puede agregar un destacado al final de la misma donde se haga una dedicatoria de cumpleaños a los alumnos, auxiliares, directivos, profesores, etc. yy

Pautar el periodo de la publicación. Si es semanal, semestral, anual, etc.

Pensar la circulación, si será vendida o de distribución gratuita.

Diseño: El diseño y el formato de nuestra revista institucional es también un recurso importante en la maximización del potencial. Coherente con nuestros objetivos de comunicación, debemos seleccionar el diseño de la revista y el formato ( digital o impreso).

Es importante que su diseño contemple nuestros logos, colores y aspectos más representativos.

Evaluar los recursos con los que contamos, humanos, materiales y de financiamiento.

No olvidar poner información de contacto: ubicación, teléfono, mail, facebook, nombre de directivos, etc. (No dar por sentado que los públicos ya conocen dicha información).

La información de quiénes nos leen, cuántos nos leen, cuántos participan, quiénes participan, por qué participan, nos permitirá adaptar nuestro material y mejorarlo para nuestro público, el actor más importante en la gestión de una revista institucional.

ADVERTENCIA: DICHA REVISTA ES UNA SUGERENCIA COMUNICACIONAL PARA QUE LA ORGANIZACIÓN CUENTE SU PROPIO SER Y RESALTE SUS ACTIVIDADES, POR ELLO ES IMPORTANTE NO DECAER EN UN PRODUCTO DONDE SÓLO SE MUESTRAN IMÁGENES Y SE PUBLICITEN COMERCIOS.

8- Redes sociales: facebook En la actualidad Facebook es una de las redes sociales más elegidas por organizaciones deportivas para interactuar con la comunidad. Si bien es una herramienta fácil de usar, hay detalles que se deben tener en cuenta para potenciar su eficacia y llegada al público. Debemos tener en cuenta que hoy en día Facebook tiene un gran protagonismo e impacto en la sociedad.

¿Cómo utilizar facebook de una forma correcta?

Creación del Perfil yy

A la hora de pensar en la utilización de esta herramienta debemos empezar por la evaluación del nombre que tendrá la página y/o usuario de la red social.

El nombre debe: yy

hacer alusión a la Institución.

ser ya reconocido por la comunidad.

ser fácil de buscar. En este sentido sugerimos poner un nombre que represen-

te toda nuestra identidad organizacional.

Por ejemplo: NOMBRES

RECOMENDADOS

NO RECOMENDADOS

CEF N°5 Chos Malal

Educación Física Educación

CEF Chos Malal

Educar a través del movimiento

Centro de Educación Física N°5

Grupo de Educación Física

• Foto de perfil: Después del nombre, la foto de perfil (y de portada) es el segundo rasgo representativo del usuario. Por ello es recomendable que utilicemos una foto genérica de la misma, por ejemplo el logo, escudo, la camiseta, una imagen de la institución, etc. En la foto de portada, en cambio, puede utilizarse cualquier foto grupal o propia de la institución y no necesariamente debe contener el nombre de la misma. Esto es importante porque, si se llega a realizar una mala elección del nombre, a través de la foto de perfil se facilita la búsqueda. A su vez, la foto de perfil es la que va a representar a la organización en su aspecto más superficial.

• Información de perfil: Es sumamente importante completar la información de perfil del usuario con algunos datos para facilitar el contacto con la institución. En la información proporcionada deben quedar bien claro: quiénes somos, los objetivos de la organización, la ubicación, la dirección real y el teléfono.

Cabe señalar, que los puntos detallados, son sugerencias para desarrollar un eficaz funcionamiento de dicha herramienta comunicacional. Es importante poder resaltar y completar toda la información que facebook nos permite brindar, ya que de esta manera cualquier persona que entre al perfil, podrá tener un pantallazo general de los aspectos más importantes de la organización de una forma instantánea y no dar por sentado su máximo conocimiento de la misma. Debemos tener en cuenta que tener una buena imagen, en principio es tener una buena actitud, esto nace desde nuestro interior y se irradia al exterior.

• Contenidos: Es de suma importancia pautar un orden de las cosas que como CEF deseamos comunicar. Pensemos que toda información, proyecta en los públicos una imagen que no debe alejarse de la realidad. Por ello, a la hora de comunicar debemos debatir ¿Cómo queremos que nos vean?, ¿Qué cosas

nos interesa que el público se informe?, ¿Qué queremos contar?, etc. Debemos tener la sutileza de detectar cual es el interés de nuestros seguidores, para que nuestras publicaciones resulten interesantes y se propaguen.

Si bien la imagen es lo que más nos llama la atención hoy en día, las publicaciones pueden ser notas que marquen una postura. Es decir, cada institución tendrá una concepción respecto al deporte y a determinadas ideas, las cuales pueden ser contadas a través de publicaciones que nos presenten hacia el afuera de una manera diferente.

Sugerimos que Facebook no sólo sea utilizado para subir, compartir y publicar fotos de encuentros, torneos y eventos, sino que a su vez se realicen gacetillas o notas en donde se le pueda contar a la gente qué somos, qué pensamos, cómo resultó el evento, cosas que nos parecen y demás.

Marcar una postura y tener un perfil que diga y represente nuestro quehacer cotidiano es proyectar gran parte de lo que somos como institución. Por ello es importante que la información que publiquemos sea nuestra y hable de nosotros. Este es un error que vemos frecuentemente en algunas cuentas,

donde la información compartida a veces resulta incoherente con lo que somos. Es decir, si somos una organización deportiva en donde posteamos fotos de torneos de fútbol, básquet, vóley, etc. no podemos de repente compartir imágenes religiosas o de un campo con animales.

Es importante que la información sea constante y actualizada, no debemos dejar silencios. ¡Siempre hay cosas para comunicar!

Por ello sugerimos que de cada actividad haya un registro, ya sea fotográfico, audiovisual, radial o relatoría, que cuente lo que sucedió. Una manera de organizar esta información es haciendo álbumes con el título de la actividad, donde se publique todo lo relacionado a ella. Por último, gran parte de los contenidos deben estar relacionados a la convocatoria, ya sea de actividades o para ser parte de la institución.

Facebook es una herramienta masiva que nos permite llegar a varios públicos, por lo cual debemos aprovechar dicho alcance y generar las convocatorias desde este espacio virtual.

Cada actividad y evento organizado por el CEF deberá ser comunicado primeramente a través de su principal herramienta comunicacional y luego ser reforzada a través de otros medios (radios locales, afiches en negocios, etc). Debemos generar que todos los públicos (comunidad, medios, instituciones) se acerquen a nuestro perfil en busca de información. Toda convocatoria debe estar reforzada a través de todas las herramientas que tenemos a disposición (boca en boca, afiches, carteles, notitas, radio, etc).

Publicaciones recomendadas: yy

Foto de actividades institucionales (actos, desfiles, inauguraciones, bingos, feria de platos, cenas, reuniones de formación, etc.) acompañadas de una gacetilla que cuente su motivo de realización.

Foto de actividades deportivas (torneos, encuentros amistosos, viajes, campamentos, etc.) ordenadas de acuerdo a la disciplina que corresponda y al momento en que se realizó.

Fotos institucionales, que muestran el ayer y hoy de la institución y que remarquen su proceso.

Fotos de las instalaciones.

Entrevistas a profesores, auxiliares, jugadores, directores. Es importante y resulta de interés “mostrar a los nuestros” y que ellos mismos nos cuenten las experiencias.

Videos institucionales.

Compartir publicaciones de otras instituciones que tengan fines similares a los nuestros.

Notas de deportes, de nuestras ideas y concepciones.

Flyers o afiches de convocatorias.

Notas o publicaciones de otros medios de comunicación (entrevistas en radio, revistas o portales deportivos).

Fotos y menciones sobre fechas importantes: día de la patria, del profesor, del deporte, etc.

ADVERTENCIA

LA INFORMACIÓN QUE COMUNICAMOS, DEBE SER AQUELLA QUE RESULTE DE INTERÉS HACIA LOS PÚBLICOS. POR EJEMPLO: SI LA ORGANIZACIÓN DESEA CONVOCAR A SUS PROFESORES PARA LA JORNADA DE EVALUACIÓN O REUNIONES INSTITUCIONALES, ES INFORMACIÓN QUE DEPENDE DE LA COMUNICACIÓN INTERNA, POR LO CUAL ES CONVENIENTE INFORMAR DE MANERA PERSONAL. CASO CONTRARIO, SI EL CEF DECIDE CONVOCAR A UNA REUNIÓN DE PADRES AMPLIA, EN DONDE SE EVALÚE, POR EJEMPLO, ¿QUÉ HACER CON LA CALEFACCIÓN? PUEDE QUE UNA PUBLICACIÓN EN FACEBOOK RESULTE EFECTIVA.

• Unificar criterios de redacción y publicación: Una vez que los contenidos están definidos se debe seleccionar un criterio unificado para realizar todas las publicaciones, es decir debemos decidir cómo se realizarán esos posteos.

Algunas recomendaciones: yy

Decidir si se escribirá en primera, segunda o tercera persona.

Poner un título que dé cuenta de lo que se quiere publicar y una breve bajada o resumen que aporte más información.

Utilizar el mismo tipo de redacción para todas las publicaciones de características similares.

• Interactuar con los públicos: Cuando una persona interactúa con otra/s, es importante hacerle saber que es tenida en cuenta. Por ese motivo es que debemos estar atentos a las dudas y comentarios de nuestro público.

Se recomienda: yy

Contestar todos los comentarios y/o mensajes que dejan los usuarios en nuestra página respecto a alguna cuestión en particular o general de la institución.

Atender las dudas y consultas. En las respuestas

siempre deben quedar claras las soluciones al planteo que realizó el usuario. yy

Evitar borrar los comentarios negativos. Una forma de interactuar con los públicos es dejar que se expresen libremente, aunque los comentarios sean negativos para la organización. Esto le otorga seriedad como institución al CEF.

Es una buena estrategia “compartir” y “comentar” publicaciones que estén vinculadas con nuestra institución, de otras organizaciones o usuarios para estrechar relaciones con las mismas y tener más alcance en Facebook.

9- Relación con los medios: Los medios de comunicación cumplen un rol estratégico en los procesos socio-educacionales de los sujetos sociales por su función como productores de sentido y formadores de opinión.

Por ello la relación con los medios es un gran complemento para posicionar a la organización. Todas las todas la organizaciones,

independientemente

sus

acciones,

necesitan viralizarse y ser tenidas en cuenta por los medios masivos de comunicación. Esto es fundamental para que los conceptos de educación

física y deporte se aborden en los medios como fenómenos indispensables para la salud de los niños, jóvenes y adultos. Por otro lado, es importante la relación con los medios, para que a organización se dé a conocer en la comunidad en la que está inserta y en otras comunidades, sobre todo cuando la organización no tiene su propio espacio de comunicación.

Aparecer en un medio de comunicación significa ser visible, reconocido y valorado ante los demás.

Recomendamos: yy

Tener contacto con los medios de comunicación locales.

Invitar a los medios a las actividades que realiza el CEF.

Enviar

gacetillas

informaciones

precisas

actividades relevantes que se quieran publicar con el sello o logo del CEF.

Es importante que en el contenido de la información que se envía a los medios se respondan estas preguntas: ¿Qué sucedió o sucederá?, ¿Quiénes están involucrados?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Por qué y para qué? hablando siempre en nombre de la organización.

10- Página web Hoy en día las páginas web son una de las primeras opciones que utilizan las empresas para comunicarse y relacionarse con sus públicos. Su potencial es el alcance y el dinamismo que puede lograr, gracias a la rapidez y fluidez de imágenes e información. El diseño de la página web, dará a la organización una formalidad y otro tipo de relación con sus públicos. Lo importante es poder brindar información que sea ordenada, bien escrita, con colores, gráficos, fotografías y efectos, pero teniendo en cuenta que debemos evitar la saturación visual.

Nadie querrá navegar a través de una página desordenada y con sobredosis de información.

Para crear una página web, en primera instancia tenemos que decidir “el dominio”, es decir la plataforma, que nos proporcionará la URL (www.xxx.com) para acceder a ella. Para ello, no es necesario pagar un dominio, dado que existen diferentes alternativas gratuitas, como

Wix (wix.com) y

Blogspot (blogspot.com). También existen opciones más personalizadas de bajo costo.

100

Algunos servidores incluso ofrecen diferentes plantillas prediseñadas para adaptarlas a la organización. Para crear un sitio se debemos seguir los siguientes pasos: 1.

Ingresar al servidor, por ejemplo wix.com, registrarse y elegir una plantilla.

Seleccionar la información que queremos subir a la web. Aquí debemos tener en cuenta los datos relevantes del CEF que no pueden faltar: nombre de la organización, ubicación, objetivos. Organizar la información en secciones. El sitio del CEF será

sencillo dado que no requiere subir mucha información. Por ello recomendamos organizar la información en las siguientes secciones: yy

INSTITUCIONAL: objetivos del CEF, la historia, las

autoridades, integrantes, etc. yy

ACTIVIDADES: disciplinas que trabaja el CEF, los

horarios y los profesores a cargo. yy

NOVEDADES: últimas noticias.

GALERÍA: fotos de diferentes eventos organizadas

en álbumes. yy

CONTACTO: planilla de contacto.

Cargar las fotos y textos.

Actualizar periódicamente.

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A continuaci贸n veremos un ejemplo de una p谩gina web, realizada en wix.com

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11- Creación de un área específica De comunicación: Teniendo en cuenta que una organización se comunica hacia el exterior indispensablemente resulta fundamental poder crear un área que centralice, organice y sintetice toda esa información que queremos comunicar hacia afuera. Un área que no necesariamente requiere de un espacio físico, sino que en este caso, se puede resolver con una o dos personas a cargo. En general, existen tres formas de gestionar un área de comunicación en las organizaciones: yy

Designar y capacitar a una/s persona/s miembro de la organización para que se encargue de la comunicación de la misma.

Contratar profesionales de la comunicación para que conformen el propio área de la organización y se

Como estamos trabajando con una organización pública que funciona a

pulmón

consideramos

más

factible y viable la primera forma, es decir designar y capacitar a una/s persona/s miembro de la organización para que se encargue de la comunicación de la misma.

dediquen exclusivamente a eso. yy

Tercerizar la comunicación, es decir contratar a una agencia de comunicación externa a la organización para que profesionales se encarguen de la misma en situaciones determinadas.

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Funciones del área: Este espacio de comunicación debe encargarse de: yy

El funcionamiento de la comunicación interna y de la externa.

Asegurarse de que interiormente la organización sepa y tenga bien definido su visión, misión y valores. Es decir el quiénes somos, qué queremos y hacia dónde apuntamos.

Tener un criterio para comunicar todas las informaciones que desea transmitir la organización.

Hacerse cargo del buen funcionamiento de las actividades internas, como por ejemplo los talleres de reflexión acerca de lo que somos.

Hacerse cargo de la información que aparece en las carteleras.

Enviar las informaciones gacetillas a los medios locales.

Manejar las redes sociales: debe ser el encargado realizar las publicaciones, crear álbumes, contestar las consultas.

Estar al tanto de todo lo que ocurra dentro de la organización.

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Coordinar los eventos.

Organizar las radios abiertas.

Coordinar los actos institucionales.

Organizar las convocatorias de los eventos.

Ser el nexo entre la institución, la comunidad y los medios.

mantener diálogo con los diseñadores.

Ser el encargado de llevar el registro de actividades.

Es fundamental que para el eficaz funcionamiento del área de comunicación haya una instancia de formación previa de quien será el encargado.

Rol de Encargado del área de comunicación: yy

Interactuar con los otros.

Atender y responder consultas.

Realizar un seguimiento de las actividades de sucedan en el CEF.

Fortalecer la comunicación tanto interna como externa.

Hacer circular la información y generar su acceso.

Desarrollar los contenidos.

Publicar, comentar, postear y manejar el Facebook.

Llevar adelante los talleres para fortalecer la comunicación interna.

Detectar qué cosas son factibles comunicar.

Mantener el diálogo con los diseñadores (si los hubiera).

Ser el puente con los medios locales de comunicación.

er el puente con otras organizaciones.

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Ser el encargado de pensar lasestrategiascomunicacionales, evaluar qué productos son efectivos para cada actividad. Observar, si un flyer o spot radial es conveniente para convocar a un torneo.

yy yy

Proyectar hacia afuera los valores de la organización. Mostrar hacia afuera lo que es la organización, cuáles son sus objetivos y metas.

Encargarse de mantener ordenada la institución.

Asegurarse de que los grupos trabajen en conjunto y se retroalimenten. Por ejemplo en la organización de eventos.

Hacer las publicaciones, notas y entrevistas.

Encargarse de mantener la organización viva, activa, que hable y comunique todo el tiempo.

Mantener a la comunidad informada sobre todo lo que sucede en el CEF.

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Manejar y procesar la información.

Elaborar mensajes noticiosos, de interés público, de opinión.

Mantener las publicaciones actualizadas.

Deberá ser un facilitador del proceso comunicativo, fortalecer la comunicación donde todavía es escasa y generarla allí donde no existe.

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CapĂtulo V

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COMUNICACIÓN INTERNA Y COMUNICACIÓN EXTERNA, DOS CARAS DE LA MISMA MONEDA.

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Habitualmente podemos disociar las dos instancias básicas de la comunicación en las organizaciones, a partir de diferenciar si las acciones tienen como destinatarios a los miembros de la misma -comunicación interna- o a sus públicos externos - comunicación externa- . Asimismo, existen diferencias notorias entre una instancia y la otra, puesto que las condiciones de producción de significado y de actualización del mismo o re-significación son disímiles.

Sin embargo, es muy importante tener presente que la comunicación de una entidad es, en realidad, una sola, ya que tanto las acciones comunicacionales dirigidas a la comunidad interna como las dirigidas expresamente hacia el exterior son

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indisociables las unas se afectan y se relacionan siempre con las otras-. En la práctica organizacional forman parte de un todo holístico, volviéndose fundamental la gestión coordinada y estratégica de la comunicación en tanto todo integrado.

Es decir que tanto la comunicación interna como la comunicación externa están interrelacionadas de tal manera que, el funcionamiento de una afecta a la otra. En este sentido, una organización que no comunica bien hacia el interior, es decir cuyos miembros no tiene claros los objetivos de la misma y no tienen un sentido de pertenencia para con la organización de la cual forman parte, no podrá comunicar bien sus mensajes hacia el exterior. Por ello es importante que una organización trabaje sobre estas dos caras de la comunicación.

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CONCLUSIONES

¿CÓMO IR HACIA LOS OTROS? Este manual busca poder condensar los aspectos más importantes para pensar la comunicación y trabajar sobre ella. No pretende funcionar como un material teórico que no tenga correlación con la realidad. Por ello, es una herramienta que servirá al Centro de Educación Física N°5 (y a otros CEF), para trabajar en pos de un fortalecimiento institucional y un mejor vínculo con la sociedad civil. Esto nos lleva a pensar y plantear una postura respecto a ¿Cómo debemos ir hacia los otros?, ¿Cómo queremos

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relacionarnos?; ¿Cómo queremos que nos vean? y ¿Cómo comunicamos? Es importante sentirnos una organización que busque mantener un nexo constante con la sociedad civil, ya que esta será el motor que nos impulsará a trabajar día a día.

Nuestra elección de ir hacia los otros, nuestra manera de comunicarnos y de entablar relación con los actores sociales, demuestra una forma de ser, una manera de actuar y de gestionar, un perfil determinado, un reconocimiento especial e identidad que nos diferenciará de otras organizaciones de la misma especie.

Ser una organización que busca el aprendizaje a través del movimiento, que se propone trabajar a través de las demandas sociales, que contiene y se preocupa por la situación que rodea a los participantes, da cuenta que su rol social es importante dentro de la localidad y que su manera de comunicar, de relacionarse y de enseñar es distinta a las demás instituciones. Es fundamental que como organización, pensemos cómo es nuestra relación con los actores y cuál es nuestra manera de educar. En este sentido, ser una organización que busca el desarrollo de los niños, jóvenes y adultos a través de un aprendizaje que tenga que ver con sus propias capacidades físicas y motrices, nos

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lleva a pensar, que el CEF es una institución que en su proceso de educación no hará énfasis en los contenidos ni en los efectos. Esto quiere decir, que no busca que el participante asista al CEF y anote todas las técnicas y tácticas para que luego vuelva a su casa y las estudie, tampoco buscamos que los actores repitan y funcionen como un recipiente vacío. Por el contrario, la educación que brinda hace énfasis en el proceso de aprendizaje, sabiendo que cada sujeto está cargado de cultura, tiene problemas, necesidades y vive en un determinado contexto. Hacer énfasis en el aprendizaje, quiere decir que “Entendemos la educación como un proceso de formación permanente en el que el sujeto va descubriendo, elaborando, reinventando, haciendo suyo el conocimiento.” Si tenemos en cuenta sus problemáticas y la situación en la que viven nuestros participantes, como institución, transmitimos y enseñamos valores, actitudes y maneras de desarrollarnos en la vida social. Por ello, preocuparnos por el aprendizaje es FORMAR a las personas y llevarlas a TRANSFORMAR su realidad.

Así buscamos que los miembros del CEF como organización realicen un proceso de acción y reflexión sobre su realidad, desde su experiencia y práctica social, junto con los demás, es decir con ellos mismos y con la comunidad. En este proceso de transformación no asume los errores y conflictos que puedan

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aparecer como fracasos, sino que se conciben como parte de una etapa necesaria para lograr los objetivos. Como entendemos que nadie se educa solo, sino que el aprendizaje se da a través de la experiencia colectiva, de la inter-relación con los demás, este proceso deberá ser grupal. Por ello consideramos fundamental, la participación de todos los actores del CEF para conocerse y definir acciones en pos de lograr la transformación de la realidad. Por otro lado es importante que el CEF piense su manera de ir “hacia los otros” para construirse a sí mismo y construir saberes junto con la comunidad.

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