LA NUEVA ERA DE LOS ESPACIOS CORPORATIVOS Podemos ver que existen cinco tendencias externas que están redefiniendo la forma en la que entendemos el trabajo y la oficina como su ámbito de desarrollo: Demografía,
Tecnología,
Globalización,
Cultura
y
Sustentabilidad. Juntas demuestran que el trabajo ya no se tratará de edificios adonde los colaboradores se trasladan desde sus casas para acceder a la infraestructura, la tecnología y la información. El lugar de trabajo será cada vez más permeable y sus límites ímites se desdibujarán, entre una multiplicidad Sus
de
espacios
riscos
y
características
virtuales. son
Demografía En las urbes colapsadas de hoy, viajar de un lugar a otro en ciertos horarios es prácticamente imposible. Cuando trasladarse a la oficina d demande horas, un cambio radical en la forma en la que trabajamos será imprescindible. El trabajo virtual será un hecho en la vida de la mayoría de las personas y los límites entre su vida profesional, familiar
y
social
se
irán
desdibujando.
El trabajo se realizará ealizará cada vez más en "terceros lugares "entre la casa y la oficina. Un nuevo set de espacios en estaciones de transporte, bares, hoteles, bibliotecas, clubes y oficinas satélites, estará disponible. La oficina, tal como la concebimos hoy, se irá reduci reduciendo para convertirse en el lugar destinado al trabajo colaborativo, la interacción y la coordinación con el equipo.
Tecnología Mientras las ciudades son cada vez más grandes, la
tecnología produce dispositivos móviles cada vez más pequeños, Nuevos
potentes
equipos,
desde
y tablets
accesibles hasta
teléfonos
inteligentes, permiten hacer uso de todo el poder de la informática. La mejora de la conectividad a través de redes 4G proveerá
de
aplicaciones
desde
"la
nube",
independientemente de la localización. En los próximos años, el acceso a los datos será instantáneo y prácticamente
infinito.
Entonces, no se tratará ya de tener la Información, sino de saber qué hacer con ella, para pasar de la economía de la información a la economía del conocimiento.
Globalización “Un tercio del staff en el Reino Unido tiene su jefe del otro lado del océano" dice Tim Caiger de Oracle. Esta tendencia hacia el gerenciamiento remoto no se restringe
solamente
a
las
grandes
empresas
multinacionales. Tener todos los departamentos de la empresa en una única locación física ya no es la única forma
de
proveer
servicios.
Los modelos de offshoring (deslocalización de servicios) y outsourcing (tercerización de servicios) han permitido a muchas
empresas
cambiar
sus
procesos
organizacionales, para reducir costos e incrementar la productividad. Hoy, los centros donde la producción y los servicios son más convenientes, pueden estar tan conectados con las otras áreas de la empresa como si estuvieran solo un piso más abajo.
Cultura Otro impacto en los espacios de trabajo está dado por los cambios sociales en cuanto a la diversidad de edad sexo, raza y niveles de educación que conviven bajo un mismo techo. La mayoría de las personas que hoy tiene menos de 25 años, ha venido utilizando en sus casas muchas de la tecnologías
disponibles
Facebook,
Twitter,
Skype,
Youtube. Pero cuando llegan a su trabajo descubren que las comunicaciones están prácticamente restringidas al uso del e-mail, que las redes sociales están bloqueadas y que los foros de discusión están confinados a la cafetería. Por
otra
parte,
las
mujeres
representan
hoy
aproximadamente el 50% de la fuerza de trabajo. Más que nunca, facilitar un balance sano entre la vida profesional y la familiar, será una de las claves para retener a estos talentos femeninos, que no resignarán fácilmente una presencia importante en la crianza de sus hijos. Por otra parte, palabras tan cotidianas como crisis, downsizing, fusión, recorte de gastos y tercerización, han roto el viejo paradigma de “trabajo para toda la vida" Esto se refleja en la actitud de los empleados hacia la empresa, donde la lealtad a la organización da paso a la posibilidad de manejar un plan de carrera propio e independiente
de
la
corporación.
El trabajo, entonces, necesitará ser flexible, móvil, virtual, y autosuficiente, basado en la confianza y orientado a resultados. Captar, motivar y retener a los talentos, es una de las claves que será necesario profundizar para acceder al éxito en los negocios del nuevo siglo.
Sustentabilidad
y
RSE
La tendencia green ha llegado para quedarse. La gente en
general
tiene
cada
vez
mayor
conciencia
medioambiental y las empresas se han hecho eco de esta demanda, incorporando políticas activas en cuanto a la responsabilidad social empresaria que les compete en este
aspecto.
En los espacios de trabajo, esta tendencia implica la utilización de materiales reciclables, reducción en el consumo de agua, energía y papel, aprovechamiento de la luz solar y la ventilación natural y clasificación de residuos. Además, los cambios en la forma de trabajo, que significan menos m2 y menos necesidad de transporte, están en camino de reducir el impacto de los espacios
corporativos en el planeta, ya que son, justamente, los edificios y el transporte dos de las mayores fuentes de emisión
de
carbono
Características
de
en la
el
mundo.
nueva
oficina
Un conjunto de elementos conforman la nueva oficina del siglo XXI. Por un lado, se trata de contar con espacios multifuncionales. El espacio de la oficina es caro y escaso y la posibilidad de albergar distintos usos en distintas horas del dia en un mismo ambiente, es un atributo muy apreciado por las organizaciones Espacios
que
de pueden
hoy.
funcionar
como
despachos
privados o salas de reuniones, caferías que faciliten reuniones
informales,
estacionarse
para
circulaciones
intercambiar
amplias
unas
donde
palabras
sin
entorpecer la circulación, salas de reuniones con mobiliario componible que les permitan transformarse en áreas de capacitación, comedores que puedan funcionar como salón de eventos, son unos pocos ejemplos de lo que significa este tipo de ambiente mutante conocido como
“oficina
flexible”.
También se trata de espacios no jerárquicos. Escritorios vacíos y falta de lugares de reunión, conviven en una perfecta foto del actual estado en la mayoría de oficinas. Cuanto más alto el cargo, más grande es el despacho y más
horas
se
encuentra
vacío.
No se trata necesariamente de reducir espacios, pero sí de redistribuirlos. En este sentido, la barrera más dura de romper es la cultural. De nada valdrá contar con espacios magníficos si esta acción no va acompañada de una redefinición del concepto de liderazgo y el estilo de gerenciamiento. En los nuevos espacios de trabajo, las jerarquías se diluyen en espacios más abiertos y transparentes. De esta manera se posibilita la creación de puestos dedicados, posiciones para estadías cortas y estadías largas, zonas de silencio donde hacer trabajo de concentración, privadas, reuniones
salas
cabinas de
informales,
telefónicas
reuniones sectores
para
formales, de
llamadas áreas
de
descanso,
de
brainstorming, de juego, por soto nombrar algunas de las tantas
posibilidades.
Para las organizaciones que invierten en edificios que responden a las nuevas reglas, un punto importante es promover a través del espacio físico, el trabajo creativo y colaborativo Algunas
de
empresas
se
han
las
personas.
arriesgado
más
allá
introduciendo zonas como bares, salas de relax, salas de siesta y áreas de juego, para crear un ambiente más amigable
y
divertido.
En estos lugares, la gente se siente mucho más relajada, lo que favorece la comunicación y el intercambio de ideas creando una cultura de colaboración e innovación. Por último, las oficinas deben ser lugares cálidos y hogareños, ya que rescatan la escala doméstica y de ésta
su
carácter
íntimo
y
cálido.
En esta nueva concepción, el equipamiento de oficina busca referencias en muebles diseñados para uso residencial y se vuelve menos acartonado y severo. Explora texturas más amigables y la paleta de colores se abre
a
un
gran
abanico
de
opciones.
Para
reflexionar
En la actualidad se asiste a cambios radicales en el modo
de
concebir
los
ambientes
de
trabajo.
El espacio se adapta al cambio y se hace flexible. El típico cubículo da paso a planos de trabajo compartido, paneles más bajos o inexistentes y áreas de relax
y
esparcimiento.
Las salas de reuniones están equipadas con modernas tecnologías que permiten conectarse con el resto del mundo
en
forma
instantánea.
Los espacios de archivo se reducen, ya que mucha información es almacenada en medios digitales. La oficina
se
nace
más
cálida,
contempla
distintas
actividades a lo largo del día y busca que su gente se sienta
"como
en
casa".
Al programa de necesidades básico, se agregan otros usos menos característicos de la oficina tradicional, como gimnasios, vestuarios, áreas gastronómicas, estudios de audio y video, salas de masajes, siestarios, bibliotecas. La necesidad del otro se hace cada vez más presente. El trabajo en equipo se extiende a todas las áreas de actividad. Para dar soporte a esta interacción, surgen
nuevas plataformas colaborativas basadas en Internet. La experiencia laboral cambia, se potencia en el encuentro espontáneo y el intercambio con personas de otros
equipos
fuera
de
una
sala
de
reuniones
convencional. Este nuevo paradigma es sin dudas disruptivo e implica una concepción en donde lo que prevalece es la capacidad de compartir, de colaborar y de construir un conocimiento
en
forma
colectiva.
Conocimiento que se encuentre disponible y accesible, sin trabas, para todos los integrantes de la comunidad laboral.
El cambio de las tendencias en espacios de oficinas se ha acelerado por las nuevas modalidades de trabajo, motorizadas principalmente por el avance de las tecnologías de la información. "Actualmente las razones de peso para que una organización tome la decisión de cambiar son el ahorro de espacio, la reducción de los costos de operación, el aumento de la productividad y los beneficios ambientales", explica el Arq. Víctor Feingold, Presidente ejecutivo de Contract, empresa líder en servicios de arquitectura corporativa y comercial. Además, destaca una nueva modalidad de negocios -la oficina flexible- que reduce en un 30% los costos de operación y cerca de un 40% las superficies. Cada vez son más las empresas que a la hora de relocalizar sus sedes, tienen en cuenta cuestiones tales como los altos costos de la propiedad, operación, el ahorro energético y los problemas generados por el tránsito. Además, los cambios tecnológicos permiten a las personas trabajar en cualquier momento y lugar, residiendo menos tiempo en sus puestos de trabajo, por lo que la ocupación real de las oficinas es cada vez menor. Contract, empresa especializada en servicios de arquitectura corporativa y comercial, ofrece una respuesta espacial a esta nueva modalidad en los negocios, la oficina flexible. Se trata una tendencia que apunta a la sectorización del espacio y su adecuación a usos específicos, adaptándose a las nuevas formas de trabajo condicionadas por la tecnología y la movilidad de los empleados. Asimismo, promueve la adaptación del espacio a las necesidades reales de utilización reduciendo los costos de operación de las compañías asociados a los alquileres, el mantenimiento, los servicios de limpieza y los consumos energéticos. El Arq. Víctor Feingold, Presidente ejecutivo de Contract, explica que en la actualidad, la flexibilidad y el trabajo flexible son términos utilizados para describir una amplia gama
de estilos de trabajo y prácticas de empleo. "El término se utiliza para describir todo tipo de labor que difiera de la tradicional jornada de tiempo completo en un mismo espacio físico. Pero por sobre todas las cosas, el concepto de trabajo flexible descansa en la idea de que el trabajo es lo que las personas hacen, no el lugar donde lo hacen. Es decir, que el esfuerzo está orientado a alcanzar determinados objetivos y es el trabajador quien decide cuál es el lugar más adecuado para desarrollar su actividad en cada momento. Sin embargo, la implementación de esta nueva modalidad laboral requiere de un cambio importante en la cultura de la compañía". "Para la mayoría de las organizaciones -continúa Feingold- el mayor obstáculo reside en el hecho de que los espacios operativos ya no son asignados individualmente sino que son compartidos. Por ello, los espacios cerrados se convierten en salas multifuncionales que pueden ser usadas tanto como despachos, salas de reunión o de conferencias. Con la ayuda de la tecnología -que ha hecho menos necesaria la presencia física- la oficina está deviniendo paulatinamente en un lugar de encuentro y reunión. El concepto de flexibilidad implica que el espacio se adaptará siempre a las necesidades cambiantes de la empresa y de sus empleados, proporcionándoles una variedad de ámbitos donde desarrollar su actividad, con múltiples recursos y en consecuencia, una mejor calidad en los servicios y en la productividad", concluye. Los cambios en la manera de trabajar se reflejarán no sólo en el diseño del espacio, sino también en el diseño del equipamiento. El objetivo del diseño estará orientado a estimular la creatividad de sus ocupantes, generando espacios que favorezcan los encuentros ocasionales, las reuniones informales, el trabajo en equipo. Los límites físicos de las oficinas pueden cambiar, pero la infraestructura para el trabajo colectivo y la colaboración, tanto física como virtual, seguirá siendo necesaria. Además, los indicadores económicos también representan una variable a tener en cuenta, ya que se estima que los costos de operación de las empresas que adoptan el modelo de oficina flexible se ven reducidos en un 30% en relación con el modelo de oficina tradicional. Al mismo tiempo, la superficie necesaria para su operación se reduce en un 40% y los costos de equipamiento, en un 30%. Pero el dato más interesante es que en este nuevo entorno se logra un alto grado de satisfacción, productividad y retención del personal, aspectos tan importantes como lograr costos competitivos. El papel de la tecnología y el medio ambiente El concepto de oficina flexible implica contar con tecnologías para la independencia entre el trabajo y el lugar donde este se realiza. Para ello, es necesario contar con recursos como el acceso a Internet y a las aplicaciones de forma remota, ofreciendo el acceso inalámbrico en un entorno móvil. Las tecnologías de comunicación en las que se apoyan estos entornos permiten ahorrar espacio de archivo físico con dispositivos de escritorios llamados clientes ligeros -thin client- en lugar de PCs o notebooks. Se trata de un módulo sin disco rígido, que se conecta al servidor de la empresa a través de la red. La ventaja de estos clientes radica en su bajo consumo de energía eléctrica, su bajo costo de mantenimiento y la centralización de la información. Desde el punto de vista ecológico, usar menos espacio reduce al mínimo el impacto ambiental de una organización. Un edificio que ocupa menos espacio significa menos uso de energía, menos emisiones de carbono, menos residuos y menos consumo de recursos naturales. Además, con una parte de la fuerza laboral que realiza sus tareas de manera remota, se podrían evitar los desplazamientos diarios hacia el lugar de trabajo con el consiguiente ahorro de energía en transporte y disminución de la polución, logrando a la vez optimizar el tiempo y mejorando la productividad. Se estima que el 50% de las emisiones de CO2 de una empresa es generado por los traslados del personal a su puesto de trabajo y el 50% restante por el consumo energético de la sede corporativa. De esta manera, se contribuye con los criterios de sustentabilidad. El Arq. Víctor Feingold concluye: "El cambio en la cultura empresarial es el tema más importante que debe abordar una organización a la hora de crear un entorno de trabajo basado en la movilidad y la flexibilidad. El principal beneficio de adoptar un espacio de trabajo más flexible y móvil, es el aumento de la eficacia y la productividad de los empleados. Pero es fundamental no perder de
vista el ahorro econ贸mico asociado a la reducci贸n de superficie de la oficina -ligada a las nuevas formas de trabajo que fomentan la mayor productividad y confort.