Informacion by Alejandro Marin

CATALOGO DIGITALPARA EL ARCHIVO GENERAL DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR CAFAM

ALEJANDRO MARÍN Código: 33072752

Catalogo digital para el archivo general de CAFAM

Docente LIGIA HIOMARA VARGAS Productos de información

UNIVERSIDAD DE LA SALLE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN MAYO DE 2009 BOGOTÁ 1

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN………………….…………………………………………………………………………..2 TABLA DE CONTENIDO............................................................................................................................... 2 1.SISTEMA ADMINISTRATIVO.................................................................................................................... 3 1.1 PLANEACIÓN............................................................................................................................................4 1.1.1 Misión.................................................................................................................................................4 1.1.2 Visión..................................................................................................................................................4 1.1.3 Objetivos.............................................................................................................................................4 1.2 ORGANIZACIÓN.......................................................................................................................................5 1.3 DIRECCIÓN...............................................................................................................................................5 1.4 CONTROL.................................................................................................................................................6 1.5 PRODUCTOS.............................................................................................................................................6 2. MATRIZ DE PRODUCTOS........................................................................................................................ 6 3. DISEÑO DEL PRODUCTO......................................................................................................................... 7 3.1 PERFIL DE USUARIOS............................................................................................................................ 7 3.2 DISEÑO CENTRADO EN EL USUARIO.................................................................................................................7 3.3 ESTRATEGIA NUEVO PRODUCTO......................................................................................................................7 4. DESARROLLO DEL PRODUCTO................................................................................................................ 8 4.1 FILTRACIÓN DE IDEAS ...................................................................................................................................8 4.2 ANÁLISIS DE NEGOCIO..................................................................................................................................9 4.3 PROTOTIPO .............................................................................................................................................. 10 BIBLIOGRAFÍA.......................................................................................................................................... 11

INTRODUCCIÓN En la actualidad, para muchas organizaciones, las tecnologías son el eje principal y objeto de gran consideración en el momento de tomar decisiones, pues de estas depende en gran medida el éxito o fracaso en un momento determinado, es por esta razón que se acogen, se crean o se transforman los productos para que satisfagan las necesidades de los usuarios, que cada vez son más exigentes. Las organizaciones se han visto obligadas a organizar su información debido a la gran demanda de sus usuarios y así mismo esta nueva tendencia permite que los archivos recobren su importancia, pues son éstos los que contienen la memoria histórica de todos los procesos y procedimientos de la empresa. Debido al gran volumen documental generado, el espacio físico para su conservación se torna un problema, es así, mediante la aplicación de las tecnologías podemos acceder a soluciones que permiten acceder a una variedad de opciones que a su vez satisfacen nuevas necesidades de búsqueda, recuperación y consulta. Los servicios de información digital permiten ofrecer productos en nuestro caso, servicios a través de redes o soportes informáticos de manera remota para cubrir necesidades de información a usuarios; la digitalización de documentos permite la depuración del archivo físico facilitando procesos de consulta, búsqueda y recuperación, así como permite la administración de documentos y usuarios por medio de sistemas de almacenamiento. El presente trabajo está enfocado en el Archivo de Gestión de Subsidios de la empresa Caja de Compensación Familiar CAFAM, que es una corporación 1 autónoma de derecho privado, sin ánimo de lucro, cuyo objeto es la promoción de la solidaridad social entre patronos y trabajadores, que inició labores en 1957, siempre pensando en la defensa de las familias como núcleo social, prestando servicios sociales. El producto que se propone en el presente trabajo es la consulta por medio de la intranet (catalogo digital) del Archivo de Gestión de Subsidios a los usuarios del área administrativa permitiendo una respuesta oportuna por parte del sistema, así como lograr la autonomía por medio de asesorías para llegar al ciento por ciento de la usabilidad. 1. SISTEMA ADMINISTRATIVO

CAFAM. «Bienvenido a CAFAM.» Abril de 2009. http://www.cafam.com/index.asp? cat_id=15,Bienvenido+a+Cafam&catePadre=15 (último acceso: 04 de Abril de 2009

1.1 PLANEACIÓN

1.1.1 Misión2 Contribuir a mejorar la calidad de vida de los trabajadores, sus familias y la comunidad

1.1.2 Visión3 Ser siempre la primera caja de compensación familiar del país

1.1.3 Objetivos Los objetivos del presente trabajo están planteados bajo el ofrecimiento de un producto de información para la consulta de documentos previamente digitalizados del Archivo de Gestión de Subsidios por la intranet. 1.1.3.1 Objetivo General4 Ofrecer un producto de información que permita la consulta digital de los documentos por medio de la Intranet, que se encuentran en el Archivo de Gestión del área de Subsidios de la Caja de Compensación Familiar CAFAM, con el fin de permitir su fácil recuperación y consulta.

1.1.3.2 Objetivos Específicos5 Crear un catalogo digital para la consulta de documentos del Archivo de Gestión de Subsidios de la Caja de Compensación Familiar CAFAM teniendo en cuenta  Administración de usuarios  Normalización de proceso de búsqueda  Normalización de proceso de préstamo 2

Caja de Compensación Familiar CAFAM. Institucional. [Documento electrónico] [Bogotá, 2007]

Ibíd., p.6 Ibíd., p.6 5 Ibíd., p.6 4

 Inmediatez en la consulta  Veracidad de la información 1.1.3.3 Valores Y Principios Los principios y valores son pautas de comportamiento establecidas por la corporación, para que sean compartidas por todos en CAFAM y practicadas en la vida laboral cotidiana. Teniendo por consiguiente:  Propósito común  Administración participativa  Apoyo y desarrollo de la libertad individual  Trabajo en equipo  Importancia máxima al usuario y al cliente  Proyección con responsabilidad ética y social 1.2 ORGANIZACIÓN

1.3 DIRECCIÓN Como parte de la familia Cafam, los procesos de comunicación, liderazgo y motivación son fundamentales para la organización, teniendo en cuenta que de 5

esto depende la buena prestación de un servicio o producto. De la misma la comunicación y el liderazgo giran entorno al crecimiento personal y profesional, permitiendo que el día a día de cada uno de los integrantes sea satisfactorio permitiendo el desarrollo corporativo. Así, gracias a los concursos internos se tiene la posibilidad de llevar un escalafón de ascenso para los cargos, acorde con el desarrollo de las competencias de cada integrante de Cafam dando como resultado una mayor motivación por querer seguir perteneciendo a la organización, facilitando el crecimiento para las dos partes. 1.4 CONTROL De manera general el Archivo de Gestión de Subsidios de la corporación Caja de Compensación Familiar CAFAM, es una unidad centralizada con un alto índice de consulta en donde los usuarios son las asistentes de los jefes de las demás dependencias. Así mismo cabe aclarar que el proceso general de esta área es el trámite de los subsidios ofrecidos, y de allí se genera la consulta y préstamo de esta información de uso confidencial. 1.5 PRODUCTOS El archivo general de CAFAM cuenta con los productos:  Catalogo en línea  Inventario documental

2. Matriz de Productos TIPO DE PRODUCTO Vaca lechera (catalogo )

Vaca lechera (Inventario)

DESCRIPCIÓN Este producto aunque es de alta participación tiene una baja aceptación teniendo en cuenta que es un instrumento de consulta básico De igual manera sucede con este producto, aunque es de alta participación tiene una baja aceptación teniendo en cuenta que es un instrumento de consulta básico para el archivo

Con el desarrollo del producto se pretende ubicarlo como un producto estrella, es decir que tenga alta aceptación dentro de Cafam y de la misma manera tenga una alta participación.

3. DISEÑO DEL PRODUCTO 3.1 Perfil de Usuarios El área del archivo general cuenta con usuarios internos y externos los cuales a diario presentan requerimientos para satisfacer la necesidad de información en cuanto a la temática de los subsidios ofrecidos por la caja de compensación CAFAM, esta información requiere de unas pautas ya que posee un valor confidencial por contener datos de identificación del afiliado. En cuanto a los usuarios internos, son todos aquellos trabajadores que necesitan de la consulta de estos documentos para poder tomar decisiones sobre los subsidios y así brindar una mejor asesoría y trámite hacia el afiliado. Finalmente para que esta consulta se cumpla de manera ágil y oportuna el funcionario necesita de una herramienta que permita la consulta rápida sin necesidad de tener los documentos físicos, evitando perdida de información y deterioro de la misma por alta manipulación.

3.2 Diseño Centrado en el Usuario Teniendo en cuenta esta problemática y analizando que CAFAM cuenta con un servicio de digitalización, se propone el catalogo digital de los documentos, brindando así una gran solución a la hora de acceder a los documentos. Este catalogo digital para la consulta de documentos permite además de su consulta en la pantalla de su equipo, permite tomar una copia del original sin alterar el documento ni la información. Dicho producto estará respaldado por un software que brinda las posibilidades de poner a disposición de consulta al usuario un determinado documento, dicho software es conocido en el mercado como OnBase, es un software corporativo de gestión de contenido, que combina la gestión de documentos electrónicos, los procesos de negocios y la gestión de expedientes, en una sola aplicación habilitada para la Web. Con OnBase, las organizaciones extraen el máximo valor de su información al migrar documentos, tareas y operaciones básicas del usuario al sistema OnBase y utilizar así mejor el capital humano para tareas más estratégicas y de mayor valor agregado. 3.3 Estrategia Nuevo Producto

Este producto será inicialmente presentado al área de sistemas quienes avalaran la ubicación dentro de la intranet, teniendo en cuenta que es un producto tecnológico; posteriormente se mostrara a las personas que trabajan en el área de subsidios quienes serán los usuarios finales, este producto se mostrara y de allí se piensa extraer las posibles correcciones que surjan. Cuando se consiga la aceptación de estas personas, es decir consideren que realmente el producto es funcional y aporta un valor agregado de manera ágil y oportuna a las consultas de la información que inicialmente se digitaliza pero que aun no se ha enlazado con ningún sistema para permitir la consulta digital, se procederá a realizar la difusión hacia otras áreas y de esta manera tal vez se pueda integral a todo Cafam. 4. DESARROLLO DEL PRODUCTO El área del archivo general cuenta con usuarios internos y externos los cuales a diario presentan requerimientos para satisfacer la necesidad de información en cuanto a la temática de los subsidios ofrecidos por la caja de compensación CAFAM, esta información requiere de unas pautas ya que posee un valor confidencial por contener datos de identificación del afiliado. En cuanto a los usuarios internos, son todos aquellos trabajadores que necesitan de la consulta de estos documentos para poder tomar decisiones sobre los subsidios y así brindar una mejor asesoría y trámite hacia el afiliado. Finalmente para que esta consulta se cumpla de manera ágil y oportuna el funcionario necesita de una herramienta que permita la consulta rápida sin necesidad de tener los documentos físicos, evitando perdida de información y deterioro de la misma por alta manipulación. 4.1 Filtración de Ideas

     

Lluvia de Ideas Recuperación oportuna de información Consulta dinámica de la información Instrumentos de consulta Catálogos Links Hipervínculos

 

Filtro de Ideas Catalogo digital Interfaz dinámica en la intranet

Teniendo presente el desarrollo y evolución de esta área de vital importancia para la caja de compensación, cabe considerar que el volumen de información que se debe manejar día a día es alto, por tal manera se propone crear un producto que permita agilizar y dar solución a estas actividades. El departamento de subsidio debe generar día a día la documentación que soporta los diferentes procesos en el 8

departamento y que son los que permitirán otorgar y gestionar los diferentes subsidios. A diario los funcionarios del área de subsidio deben crear los diferentes documentos, organizarlos y ubicarlos en un archivo de gestión para así realizar una posterior consulta, pasado un tiempo se transfieren al archivo central y estando allí estos documentos son sometidos a un procedimiento de consulta y préstamo. En cuanto al soporte tecnológico con el que se cuenta, los funcionarios que generan los documentos cuentan con equipos tradicionales que permiten registrar y llevar los controles pertinentes. Por otra parte, el archivo cuenta con un equipo para registrar y controlar los documentos que allí ingresan; estos controles se realizan en hojas de cálculo. Al identificar esta problemática se ve la necesidad de plantear una solución integral que permita solucionar estos inconvenientes apoyados en el componente tecnológico, pues en el mercado encontramos productos que ofrecen soluciones prácticas que generan facilidad, prontitud y fiabilidad a la hora de recuperar y consultar los diferentes documentos. 4.2 Análisis De Negocio Con el reconocimiento de la Personería jurídica por parte del Gobierno Nacional, el 3 de octubre de 1957, se cristalizó la idea de Peter Corbett y Camilo Granados, de crear una corporación autónoma de derecho privado, para facilitar a las empresas afiliadas entonces a la Cámara de Comercio Colombo Americana, el cumplimiento de la Ley que en ese año reglamentó el Subsidio Familiar en Colombia, sistema que venía operando por iniciativa de algunas empresas desde 1949. Así nació CAMCOLAM, hoy CAFAM, organización netamente colombiana que afilia empresas nacionales y extranjeras para cumplir con el objetivo primordial de promover la solidaridad entre patronos y trabajadores, atendiendo a la defensa de la familia como estructura y núcleo social, por medio del Subsidio Familiar. Durante el período comprendido entre 1957 y 1965, la función de la Caja se limitó a recaudar aportes empresariales y pagar el Subsidio Familiar en Dinero a los trabajadores beneficiarios. Se promulgó entonces una ley a fin de autorizar a las Cajas de Compensación para invertir los remanentes de los aportes en obras de servicio asistencial, originándose así el concepto del Subsidio Familiar en Servicios. Esta determinación dio origen a la estructura de seguridad social que gracias a las Cajas de Compensación Familiar de todo el país, favorece a un vasto sector de la población colombiana.

En el transcurso de los últimos años, CAFAM ha desarrollado los más ambiciosos programas para atender en forma integral las necesidades de la familia, en Salud, Educación, Capacitación, Recreación, Mercadeo Social y Vivienda. El resultado de las acciones adelantadas en cada una de estas áreas ha colocado a la Caja a la vanguardia de instituciones de servicio social nacionales y en muchos casos internacionales6. 4.3 Prototipo

El proceso de consulta física del archivo de gestión de subsidios se inicia con la solicitud de consulta escrita vía intranet por parte de la asistente de cada área con previa autorización del jefe con su respectiva firma digital autorizada. el documento es creado en cada una de las oficinas del departamento de subsidio, esto depende del tipo documental que se esté generando, es decir si el documento está relacionado con subsidio para crédito, vivienda, educación, cada área determina el formato a llenar y sus soportes. Con lo anterior se puede comentar que para el desarrollo de nuestro ejercicio y permitir la implementación de un producto como lo es el catalogo digital para la consulta de documentos en el área de subsidios, por esto se ve la necesidad de tener presente y unir el proceso de digitalización de documentos. 6

Caja de Compensación Familiar CAFAM. Institucional. [Documento electrónico] [Bogotá, 2007]

Para el caso de la información del departamento de subsidio, se debe entender que esta información es de vital importancia para la organización, ya que de aquí surgen muchos de los fundamentos económicos y de bienestar tanto como para los funcionarios como para todos aquellos usuarios o afiliados que tanta credibilidad tienen hacia CAFAM.

BIBLIOGRAFÍA

SATAELLA REIZ, Rita Dolores. Estudio de usuarios de información aplicado al archivo: la ciudad de Jaén. [Jaén]: Universidad de Jaén, [2007] Caja de Compensación Familiar CAFAM. Institucional. [Documento electrónico] [Bogotá, 2007]

CAFAM. «Bienvenido a CAFAM.» Abril 2009. http://www.cafam.com/index.asp? cat_id=15,Bienvenido+a+Cafam&catePadre=15 (último acceso: 04 de Abril de 2009)

Documento/Hiperdocumento: hipertexto, el nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. LAMARCA LAPUENTE, María Jesús. Término de consulta [documento digital]. Disponible en Internet: http://www.hipertexto.info/documentos/document.htm