AENOA
Formación Continua Bonificada Aspectos generales de la gestión y documentación.
www.aenoa.com 20/09/2007
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
FORMACIÓN DE DEMANDA 1- INTRODUCCIÓN. En el Subsistema de Formación Profesional para el Empleo, la Formación de Demanda (Formación Continua Bonificada) va dirigida a las empresas y trabajadores para responder a sus necesidades específicas de formación. De este modo, por ejemplo, una imprenta puede organizar cursos específicos para sus trabajadores de diseño gráfico, cartelería, rotulación, programas informáticos de diseño editorial, Quarkxpress, …
Estos cursos no se financian vía subvención, ya que los costes se cubren mediante la aplicación de un sistema de bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social que ingresan las empresas.
Las acciones formativas de Demanda deben guardar relación con la actividad empresarial de las entidades que reciben la formación. Los cursos pueden ir diseñados de un modo general o específico:
La formación general es la que incluye una enseñanza que no sólo es aplicable en el puesto de trabajo actual o futuro del trabajador en la empresa beneficiaria, sino que proporciona cualificaciones transferibles a otras empresas o a otros ámbitos laborales. Ej: curso de PRL. La formación específica es la que incluye una enseñanza teórica y/o práctica aplicable directamente en el puesto de trabajo actual o futuro del trabajador en la empresa beneficiaria y que ofrece cualificaciones que no son transferibles a otras empresas o a otros ámbitos laborales. Ejemplo: curso específico de plaguicidas para el sector agrícola de invernaderos. En el modelo de Formación Bonificada, las empresas disponen de un crédito para la formación continua de sus trabajadores cuyo
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
importe resulta de aplicar a la cuantía ingresada por cada empresa el año anterior, en concepto de cuota de formación profesional, el porcentaje que anualmente se establezca en la Ley de Presupuestos Generales del Estado.
En cada empresa se determina un porcentaje del total de la cuota en función de su plantilla, de tal forma que cuanto menor sea el tamaño de la empresa mayor sea dicho porcentaje. En todo caso se garantizará un crédito mínimo para todas las empresas, por ejemplo para el año 2007 el crédito de formación mínimo es 420 euros. Esta última cuantía podrá ser superior a la cuota por formación profesional ingresada por la empresa en el sistema de Seguridad Social.
En la modalidad de Demanda, las empresas podrán planificar, organizar y gestionar de un modo independiente el Plan de Formación o los cursos independientes, o también contratar su ejecución a Entidades Organizadoras (centros o entidades especializadas de formación). En este último caso, los citados centros o entidades deberán asumir, al menos, la coordinación de las acciones formativas, no pudiendo delegar ni contratar con terceros el desarrollo de dicha coordinación.
Todas las empresas mediante un acuerdo de colaboración por escrito podrán agruparse voluntariamente para organizar la formación de sus trabajadores, indicando la entidad organizadora que gestiona y organiza todo los cursos. En este caso, las bonificaciones se aplicarán por las empresas agrupadas en sus respectivos boletines de cotización. Plan de Formación Conjunto de Acciones formativas que responde a las necesidades de formación de la empresa o a su estrategia de recursos humanos, cuya finalidad es asegurar la formación de su personal en un período de tiempo determinado. El Plan de Formación debe contemplar los destinatarios de las Acciones formativas, el contenido y objetivos de las mismas, el calendario y lugar de ejecución, el presupuesto, los resultados esperados y la forma de su evaluación.
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
En la Formación Bonificada adquiere mucha importancia la figura de la Entidad Organizadora (cualquiera de las empresas que formen parte de la agrupación, o bien un centro de estudios) que gestiona y coordine las actividades de formación. La citada entidad será la responsable de realizar las comunicaciones de inicio y finalización de la formación mediante la aplicación informática de la web siguiente: http://www.fundaciontripartita.es/home.aspx.
Además, es responsable de custodiar la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de las acciones formativas en las que interviene como entidad organizadora, y tendrá la obligación de colaborar con las Administraciones y órganos de control competentes en las actuaciones de seguimiento y control que se desarrollen respecto de dichas acciones.
Cada empresa, o bien las entidades organizadoras cuando se trate de una agrupación, deben realizar vía telemática la Comunicación de Inicio 7 DÍAS naturales antes del comienzo del curso, informando como mínimo de los siguientes datos:
-
Denominación, objetivos y contenidos básicos de la acción formativa. Modalidad de impartición. Horas totales del curso. Acreditación oficial, en su caso. Número previsto de trabajadores participantes. Empresas participantes. Fechas y días lectivos. Horario específico. Lugar exacto de realización.
Al finalizar el curso y antes de bonificar el curso en los TC, las empresas o las entidades organizadoras cuando se trate de una agrupación, deberán realizar vía telemática la Comunicación de Finalización informando como mínimo de la siguiente información:
www.aenoa.com
-
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
Denominación de la acción formativa realizada. Listado de trabajadores participantes que han finalizado la formación. Número de horas lectivas. Coste total de la formación, con indicación del coste máximo bonificable.
La Fundación Tripartita o el SPEE-INEM garantizan a las Comunidades Autónomas el acceso, en tiempo real, de las comunicaciones telemáticas realizadas por las empresas y las entidades organizadoras, para que planifiquen y pongan en marcha todos los sistemas de evaluación, seguimiento y control de los cursos.
2- EL CRÉDITO DE FORMACIÓN CONTINUA. Las empresas no tienen que presentar solicitudes de financiación anual para sus planes de formación, ya que a primeros de cada año dispondrán de un crédito para la formación en función de cantidad ingresada en concepto de cuota de formación profesional durante el pasado ejercicio. Con este crédito se ejecutarán los planes de formación y su coste se deducirá de las cotizaciones mensuales a la Seguridad Social. La cantidad ingresada por la empresa en concepto de cuota de formación profesional durante el año anterior, son los pagos (descontadas las devoluciones) realizados por la empresa a la Seguridad Social de enero a diciembre. Por ejemplo, para el año 2007 se sumarán todas las cantidades pagadas a la Tesorería General de la Seguridad Social en este concepto durante los 12 meses del año 2006, es decir las cuotas devengadas desde diciembre de 2005 (pagadas en enero 2006) a noviembre de 2006 (pagadas en diciembre 2006). Según las normas de cotización de los boletines del Régimen General de la Seguridad Social (TC-1), el pago de las cuotas se efectuará por mensualidades vencidas dentro del mes siguiente al que corresponde su devengo. Por ejemplo, las cotizaciones del mes de septiembre se pagan a finales del mes de octubre.
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
El crédito se obtiene multiplicando la cuota de formación profesional del año natural anterior por un porcentaje de bonificación establecido. Para el año 2007 los porcentajes, en función de la plantilla, indicados son los siguientes:
CUADRO RESUMEN PORCENTAJE DE BONIFICACIÓN Nº trabajadores % de Bonificación 1-5
Dispondrán de un crédito de 420 euros
6-9
100%
10-49
75%
50-249
60%
>250
50%
Durante el año 2007, para las empresas de 1 a 5 trabajadores, no se dispone de ningún porcentaje, pero sí de un crédito de formación fijo de 420 euros por cada empresa. Para las empresas que abren nuevos centros de trabajo, el importe del crédito inicial que tenía antes de la apertura se incrementará por el resultado de multiplicar el número de trabajadores en el momento de la apertura, por la bonificación media. Esta bonificación media se establecerá en la Ley de Presupuestos Generales del Estado, y para el año 2007 es de 65 euros. De este modo, el crédito de formación de una empresa que abre un nuevo centro es: Crédito inicial + (bonificación media X nº de trabajadores nuevos) EJEMPLO: una empresa “X” tiene un Crédito de Formación previsto para el 2007 de 3.400 euros, y decide abrir una nueva sucursal contratando a 10 trabajadores nuevos. El Crédito de Formación definitivo es: 3.400 euros + (65 euros x 10 trabajadores) = 4.050 euros
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
Para hallar el crédito de las empresas de nueva creación se pueden dar dos circunstancias: -
-
Empresa nueva con una plantilla entre 1 y 5 trabajadores: el crédito es de 420 euros. En este caso se plantean los mismos procedimientos indicados anteriormente para el caso de empresa menores de 5 trabajadores que ya estén creadas. Empresa nueva con una plantilla superior a 5 trabajadores: crédito de formación se obtiene de la fórmula anteriormente descrita (bonificación media X nº de trabajadores nuevos según el primer boletín de cotización a la seguridad social).
EJEMPLOS: Unos empresarios deciden crear en el 2007 una empresa nueva “Y” con una plantilla de 4 trabajadores. El Crédito de Formación disponible es 420 euros. Unos empresarios deciden crear en el 2007 una empresa nueva “Z” y contratan a 18 trabajadores. El Crédito de Formación es: 65 euros X 18 trabajadores = 1.170 euros Por lo tanto, cada empresa sea cual sea su tamaño, su actividad o su ubicación, podrá utilizar su crédito de formación y elegir qué formación quiere hacer, con qué contenido, cómo la hace y cuándo la hace, prestarla de forma directa, o bien, a través de un Centro de Estudios, o de quien libremente decida. Y para ello podrá deducirse los costes directamente de las cotizaciones que paga a la Seguridad Social La Fundación Tripartita dispone en su página web de un Simulador desde el cual se puede realizar cálculos de su crédito disponible para la gestión de las acciones formativas. Este simulador se encontra en la opción “Plan Amigo” del inicio, sin necesidad de autentificarse como empresa registrada en la aplicación. Además, la aplicación informática se puede conocer con exactitud el crédito disponible, siempre que la empresa disponga del certificado digital. Como regla general, las empresas deben tener en cuenta: 9 Lo máximo que se puede bonificar de la Seguridad Social es el crédito disponible. 9 La cantidad máxima bonificable por curso es el Coste Máximo Bonificable.
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
3- LOS MÓDULOS ECONÓMICOS. Las empresas podrán utilizar todo el crédito de formación continua en la realización de cursos para el número de trabajadores que deseen. EJEMPLO: una empresa de 25 trabajadores dispone de un crédito de formación continua de 2.000 euros, y gasta todo ese dinero en la realización de un curso de “Atención al cliente” para los 10 empleados del departamento comercial. En la organización y gestión de los cursos se debe respetar unos módulos máximos de coste por participante y hora de formación, los cuales se fijarán anualmente. Los módulos económicos máximos (coste por participante y hora de formación) utilizados para la bonificación de las cuotas a la Seguridad Social en 2007 son los siguientes: Modalidad de Impartición Presencial A distancia Teleformación Mixta
Nivel de formación Básico Superior 9 euros
13 euros 5´5 euros 7´5 euros Se aplican los módulos anteriores en función de las distintas modalidades
El módulo de “nivel básico” se aplica cuando se imparte una formación en materias transversales o genéricas, que capacita al alumno a desarrollar competencias y cualificaciones básicas. EJEMPLOS: curso de “Informática Básica”, “Inglés Básico” “Manipulador de Alimentos” o “Prevención Riesgos Nivel Básico”. El módulo de “nivel superior” se aplica cuando la formación incorpora un cierto grado de especialización y capacita al alumno a tener responsabilidades de programación, coordinación, dirección o gestión. EJEMPLOS: curso de “Gestión de Pymes”, “Consejero de Seguridad”, “Logística”, “Excel Avanzado” o “Habilidades Directivas”. En la página web de la Fundación Tripartita se permite indicar una denominación prevista del curso y al mismo tiempo proporciona un listado de acciones formativas que se asemejan al nombre inicial. En definitiva, la página web permite encuadrar el curso dentro de un catálogo de denominaciones establecido.
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
4- COSTE MÁXIMO BONIFICABLE. En función de los datos anteriores (coste por participante y hora de formación en función de la modalidad y nivel formativo), las empresas pueden bonificarse los gastos de los cursos, pero con unas cantidades máximas basadas en los siguientes conceptos: -
Módulo económico seleccionado: 9, 13, 5´5 ó 7´5 euros. Horas de duración de curso (grupo/acción formativa). Número de alumnos participantes.
Por lo tanto, la bonificación aplicable por la empresa no puede superar el Coste Máximo Bonificable. De este modo la fórmula queda del siguiente modo: Coste Max Bonificable: módulo económ. X Nº horas curso X Nº partip EJEMPLO: una empresa tiene un crédito de 3.250 euros y decide realizar un curso presencial de nivel Medio de Gestión de la Calidad, las opciones que se plantean, sin tener en cuenta la cofinanciación privada, son: • •
Curso de 25 horas para Coste Max. Bonificable: Curso de 20 horas para Coste Max. Bonificable:
10 13 12 13
alumnos X 25 X 10: 3.250 euros alumnos. X 20 X 12: 3.120 euros
Una novedad importante es que en función de la plantilla se permite sobrepasar el precio/hora de los módulos económicos máximos: ¾ ¾ ¾
Empresas de 1-9 trabaj: no hay limitaciones en precio/hora. Empresas 10-49 trabaj: pueden superar el 10% precio/hora. Empresas 50-249 trabaj: pueden superar el 5% precio/hora.
el el el
Los costes bonificables por la empresa son los costes directamente relacionados con la formación (formadores, aulas, equipos, medios didácticos, ...) y los costes asociados o de organización (gastos de gestión, luz, agua, limpieza,...). No son bonificables los costes de personal (costes salariales de los trabajadores que reciben formación en jornada laboral).
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
Las empresas después de realizar la formación, podrán efectuar bonificaciones en sus boletines de cotización a la Seguridad Social. El crédito para formación profesional asignado a cada empresa actuará como límite de estas bonificaciones.
Las bonificaciones podrán aplicarse a partir del boletín del mes en que haya finalizado el grupo de formación y, en todo caso, antes de finalizar el plazo de presentación del boletín de Diciembre. Al final del ejercicio económico, se procederá a la conciliación del crédito asignado a la empresa con las bonificaciones realizadas (comprobación del crédito bonificado).
5- COFINANCIACIÓN PRIVADA. La cofinanciación privada es la diferencia entre los costes de formación y el coste bonificable. Es decir, una empresa puede gastarse en formación una cantidad mayor al Coste Máximo Bonificable, y esa diferencia se denomina aportación privada o cofinanciación privada. Históricamente, se valoraba este concepto como el beneficio o rentabilidad que deja de ganar la empresa en el tiempo que sus trabajadores asisten a la formación en jornada laboral (“lucro cesante”).
Por lo tanto la cofinanciación privada es la diferencia entre las dos cantidades siguientes: -
-
Coste Total de la formación (Costes Directos o específicos de impartición, Costes Asociados o costes de organización y Coste de Personal o costes salariales). Bonificación aplicada por la empresa (es la parte de los costes de formación que las empresas podrán financiarse con cargo a su crédito de formación).
Los Costes de Personal o costes salariales de los trabajadores que reciben formación en horas de trabajo, no se consideran costes
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
bonificables, pero sí computan para determinar la cofinanciación privada obligatoria.
Las empresas participarán con sus propios recursos en la financiación de la formación continua que desarrollen a favor de sus trabajadores, según los porcentajes mínimos que, sobre el coste total de la formación, se establezcan en función del tamaño de las empresas.
Las empresas están obligadas a realizar una aportación privada o cofinanciación según los siguientes porcentajes mínimos:
COFINANCIACIÓN PRIVADA DE LAS EMPRESAS o Empresas de 1 a 9 trabajad.: 0%. o De 10 a 49 trabajadores: 10%. o De 50 a 249 trabajadores: 20%. o Más de 250 trabajadores: 40%.
Por lo tanto, la formación podrá realizarse con medios propios o recurriendo a la contratación externa. Pero, las empresas han de cofinanciar parte de la formación de dos modos posibles:
-
APORTACIÓN NO DINERARIA. Computando los costes salariales de los trabajadores si se forman durante el horario de trabajo. Es decir, permitiendo que los trabajadores asistan al curso parte en horario laboral. EJEMPLO: una empresa finaliza su jornada laboral a las 20:30 h. y decide que sus trabajadores asistan a un curso de 20 horas de duración con un horario de 20:00 a 22:00 h., cofinanciando 10 días lectivos a 30 minutos cada día, un total de 5 horas (25% sobre el horario total del curso).
-
APORTACIÓN DINERARIA. Sobrefacturando o gastando más dinero de lo que se puede bonificar. Es decir, la empresa se
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
gasta en el curso una cantidad mayor que el coste máximo bonificable, o bonifica una cantidad menor que dicho coste. El Ministerio de Trabajo comprobará al final del ejercicio si se han cumplido los porcentajes señalados. Es decir, sumará todos los costes de formación que ha realizado la empresa, y los comparará con la suma de todas las bonificaciones aplicadas. En el apartado de cofinanciación privada de las empresas, existe una gran diferencia con el antiguo modelo de Formación Continua, ya que ahora sólo se cofinancia en función del tamaño de la empresa, mientras que antes de 2004 se tenía en cuenta el tipo de formación (general o específica), la región o zona de actuación (Objetivo 1 ó 3) y el tamaño de la empresa (grandes empresas y Pymes).
EJEMPLO: una empresa de 40 trabajadores tiene un crédito de formación de 3.500 euros y decide realizar un curso presencial de Access Avanzado de 25 horas totales. El porcentaje de cofinanciación mínima es del 10% (franja entre 10 y 49 trabajadores).
La empresa elige entre dos opciones:
-
Contratar toda la formación a un Centro de Estudios y realizar el curso fuera de jornada laboral, pagando una factura con un coste total de 4.000 euros. Por lo tanto ha gastado 500 euros por encima del crédito, una cantidad mayor del 10% obligatorio.
-
Realizar el curso en la propia empresa, mitad en jornada laboral. El gasto en formación es 3.500 euros y la valoración del coste salarial de las 12´5 horas de los trabajadores participantes es de 600 euros. Cantidad por encima del 10%.
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
6- CONTROL DE LA COFINANCIACIÓN PRIVADA. Las empresas mayores de 9 trabajadores deben aportar una cantidad de recursos propios en función de su tamaño. El cumplimiento de la aportación privada debe realizarse respecto a la totalidad del Crédito (cuando finaliza y se bonifica el último curso) y no para cada grupo. Por ello, hasta que no se realiza el cálculo final, no se conoce si se ha alcanzado la aportación exigida al inicio. Para controlar el cumplimiento de exigencia de los porcentajes de cofinanciación se debe conocer: -
Importe de aportación privada exigido respecto al total del crédito: indica el importe de aportación privada que tiene que cumplir la empresa como mínimo. EJEMPLO: una empresa de 25 trabajadores realiza formación gastando el total de su crédito (3.000 euros) y aportando una cofinanciación mínima.
-
Porcentaje de aportación privada exigido: indica el porcentaje de cofinanciación que como mínimo debe cumplir la empresa. EJEMPLO: la empresa anterior debe cumplir el porcentaje de cofinanciación del 10% sobre el coste total de la formación.
-
Importe de aportación privada cumplida respecto a los costes totales de formación: indica el importe de cofinanciación que se ha notificado en los costes de finalización de los diferentes cursos. EJEMPLO: Supongamos que la empresa anterior ha cofinanciado 450 euros (esta cantidad la comunica en la justificación de costes – Comunicación de Finalización).
-
Porcentaje de aportación privada cumplida respecto a los costes totales de formación: indica el porcentaje de cofinanciación que se ha notificado en la justificación de costes. EJEMPLO: en el caso anterior la empresa ha cofinanciado 450 euros, es decir un porcentaje por encima del mínimo exigido del 10%.
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
OBLIGACIONES PARA UTILIZAR EL CRÉDITO DE FORMACIÓN
Para utilizar el Crédito de Formación se establecen una serie de obligaciones que deben cumplir las empresas: 1.Cumplimiento de la aportación privada: las empresas están obligadas a participar en la financiación de los costes de las Acciones Formativas. A estos efectos, se entiende por aportación privada la diferencia entre el coste total de la formación y la bonificación aplicada por la empresa, incluyéndose, por tanto, los costes salariales de los trabajadores que reciben formación dentro de su jornada laboral.
2. Cumplimiento de Colectivos prioritarios: para garantizar el acceso a la formación de una serie de colectivos, se establece en la NO PYMES la obligación de cumplir unos porcentajes dentro del total de los trabajadores formados. A estos efectos, se entiende por colectivos prioritarios: • • • •
las las los los
mujeres. personas con discapacidad. mayores de 45 años. trabajadores no cualificados.
Grandes Empresas: deberán garantizar que el porcentaje de trabajadores formados que se ajustan a la calificación de colectivos prioritarios sea, como mínimo, proporcional al porcentaje que representan en la plantilla de la empresa.
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
7- LA GESTIÓN DE LA FORMACIÓN. Para que las empresas puedan realizar las bonificaciones de las cuotas de formación profesional es obligatorio: 1- Informar a la representación legal de los trabajadores (RLT). En el caso de que la empresa no tenga RLT, se debe informar a todos los trabajadores. 2- Comunicar a la Fundación Tripartita el inicio de los cursos en la forma y plazos señalados. 3- Realizar la formación de un modo correcto. 4- Comunicar la finalización de los cursos en los términos establecidos. El Sistema obliga al uso de una Aplicación Informática que permite acceder a distintos apartados como: “Plan Amigo”, “Acceso al sistema”, “Demo” y “Documentación”. Asimismo, desde la cabecera, se puede acceder a “Ayuda” abriéndose las opciones: “Manual de la aplicación”, “Glosario de términos” y “preguntas más frecuentes”. Pulsando en “Información” se indican las direcciones y contactos más importantes, formulario vía web y teléfonos.
A- COMUNICACIÓN DE INICIO DE LA FORMACIÓN. Todas las empresas deben comunicar a la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo, con una antelación mínima de 7 días naturales a la fecha de comienzo de cada grupo de formación, al menos los siguientes datos: fechas, horario y lugar de realización, denominación y contenidos básicos de la acción formativa, modalidad de impartición, …. Estos datos se comunicarán utilizando el modelo normalizado “Comunicación de inicio” que está disponible en la página de Internet de la Fundación Tripartita. En los supuestos de agrupación de empresas, la comunicación de inicio deberá realizarla la entidad organizadora de la formación, indicando en la relación de los trabajadores participantes la empresa o empresas en las que éstos prestan sus servicios. Cualquier incidencia que dé lugar a la modificación de los datos comunicados o a la cancelación de un grupo, deberá comunicarse a la Fundación Tripartita al menos 4 días naturales de antelación sobre la fecha inicialmente prevista para el comienzo del grupo. Si la modificación se refiere a cambio de fecha o fechas de impartición, lugar u horario, entre la fecha de su comunicación y la
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
nueva fecha de impartición deberá transcurrir al menos 7 días naturales. La no comunicación de los cursos implicará que el correspondiente grupo de formación se considere “no realizado” a efectos de aplicar la bonificación en las cotizaciones sociales, salvo que la no comunicación en plazo se deba a causas imprevistas, debidamente justificadas y comunicadas a la Fundación Tripartita en el momento en que se produzcan. CAUSAS IMPREVISTAS QUE IMPIDEN LA NO COMUNICACIÓN EN EL PLAZO DEL INICIO DE LA FORMACIÓN
Se consideran “causas imprevistas”, que eximen de responsabilidad a los afectados, los supuestos de fuerza mayor regulados en el artículo 1105 del Código Civil, siempre que los mismos estén debidamente acreditados para poder certificar que el concreto supuesto pueda ser incluido dentro del concepto jurídico indeterminado de “fuerza mayor”, debido a las consecuencias que traen consigo; o bien, aquellas circunstancias que, debidamente acreditadas, fundamenten razonablemente adoptar una decisión ajustada al caso concreto que suponga una ampliación de los plazos. Así, las notas características de la fuerza mayor que se desprenden tanto de lo dispuesto por el Código Civil, como de la Jurisprudencia son: 1. Que el hecho sea inevitable, insuperable e irresistible. 2. Que el hecho sea ajeno a la voluntad del sujeto obligado. 3. Que exista una relación causal entre el hecho y el resultado. 4. Que el obligado haya actuado con la diligencia mínima exigible.
Por lo tanto, dichas causas deberán ser notificadas a la Fundación Tripartita en el momento en que se produzcan los hechos de fuerza mayor ocurridos mediante el apartado destinado al efecto en la Aplicación informática. Cada notificación será examinada caso por caso.
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
B - COMUNICACIÓN DE FINALIZACIÓN DE LA FORMACIÓN. Todas las empresas que realicen Formación Continua están obligadas a comunicar a la Fundación Tripartita la finalización de los cursos. Dicha comunicación podrá realizarse a la finalización de cada grupo, de varios grupos o de toda la formación impartida durante el ejercicio, pero antes de que finalice el plazo de presentación del boletín de cotización a la Seguridad Social en que se apliquen las bonificaciones. La comunicación de los grupos finalizados se realizará mediante el modelo normalizado “Certificación de finalización de la formación” que está disponible en la página de Internet de la citada Fundación, y que deberá contener al menos la siguiente información:
de
-
Datos de identificación de la formación realizada: denominación y modalidad de impartición de la acción formativa, así como lugar y fechas de realización de cada grupo.
-
Número de horas impartidas.
-
Relación de participantes que han finalizado la formación. Se entiende que el trabajador ha finalizado una acción si ha asistido al menos al 75 por ciento de las horas impartidas y si ha realizado al menos el 75 por ciento de los controles periódicos de seguimiento de su aprendizaje en las acciones formativas a distancia..
-
Coste total del grupo o grupos de formación y bonificaciones aplicables por la empresa, con indicación del mes al que corresponde el boletín de cotización en el que se aplican dichas bonificaciones.
-
Número de trabajadores formados pertenecientes colectivos prioritarios (para empresas No Pymes).
a
los
En los supuestos de agrupación de empresas, la comunicación finalización de la formación se realizará por la entidad
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
organizadora de la formación, identificando, para cada empresa, los trabajadores participantes en los distintos grupos, los costes de formación sufragados y las bonificaciones aplicables.
8 - COMUNICACIONES INFORMACIÓN.
TELEMÁTICAS
Y
GESTIÓN
DE
LA
Como ya se ha comentado, la gestión del Modelo de Formación Continua exige la utilización de la página web de la Fundación Tripartita y de una “Aplicación Informática de Gestión de Acciones de Formación Continua en las Empresas”. Con esta Aplicación se puede conocer y gestionar el crédito, realizar comunicaciones de inicio y finalización, y buscar los centros homologados.
El sistema garantiza en todo momento la seguridad y confidencialidad de las comunicaciones que se realicen, ya que se accede a la aplicación informática después de estar acreditado con la "firma digital" emitida por la Entidad Pública de Certificación "CERES", y desarrollada por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), con la colaboración con Correos y Telégrafos y el Ministerio de las Administraciones Públicas.
Además de la firma digital, es necesario obtener la clave o código de Acceso – login (SOLICITAR CLAVE ACCESO) que permita acceder a las distintas funciones de la aplicación. Para ello, dentro de la página web de la Fundación Tripartita se indicará: 1. CIF: Corresponderá al Código de Identificación Fiscal de la empresa/entidad a la que representa la persona física que solicita el código de acceso (login). 2. TIPO DE EMPRESA: Dentro de este desplegable se puede seleccionar una de entre las siguientes opciones: •
•
Entidad Bonificada: Cuando se accede como entidad que organiza y gestiona las acciones de formación de sus propios trabajadores. Entidad Organizadora: Cuando se accede como entidad que organiza y gestiona las acciones de formación de los trabajadores de otras empresas
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
3. E-MAIL: Deberá ser la dirección de correo electrónico en la que se desee recibir el código de acceso (login). Se debe recordar que el programa de gestión del correo electrónico debe estar abierto para poder recibir la Clave de acceso. No olvidar poner un aspa en “Aceptar Condiciones Legales” Una vez remitidos dichos datos, se recibe de forma instantánea un correo electrónico a la dirección señalada, que contendrá la clave de acceso que permite acceder al sistema telemático de forma personalizada y secreta. Esta clave de acceso se debe introducir para gestionar las Acciones formativas, y está compuesta por seis caracteres, en los que estarán diferenciadas las letras mayúsculas y minúsculas. En caso de pérdida o extravío de la clave, hay que ponerse en contacto con el Departamento de Atención al Usuario y facilitarán otra nueva. Tras recibir la clave de acceso y validarse en el sistema se puede acceder a las diferentes utilidades que ofrece la aplicación. Para entrar en el sistema se debe pulsar en el botón “ACCESO AL SISTEMA” situado en la página principal. En la siguiente página, se debe introducir el CIF de la empresa y la clave de acceso facilitada.
En el caso de que con el mismo CIF se soliciten diferentes claves de acceso, se accede a una nueva página en la que se tiene que seleccionar entre las diferentes iniciativas que quiere gestionar. Tras seleccionar la iniciativa, el sistema muestra una nueva página que cuenta con las siguientes opciones:
Administración: Con esta opción el solicitante de la clave de acceso, puede incorporar nuevos usuarios en la gestión de cada una de las iniciativas y definir su nivel de acceso a cada una ellas. Además, las entidades organizadoras pueden dar de alta nuevas agrupaciones de empresas, y en cada agrupación a nuevos usuarios.
Datos de empresa: En esta sección, por una parte, se vuelcan los datos que dispone la Tesorería General de la Seguridad de su empresa para el cálculo del crédito disponible (por ej. centros, plantilla, cofinanciación, etc) y, por otra, se recoge otra serie de datos que introduce el
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
usuario. En este apartado se puede dar de alta, baja o modificar los centros de trabajo. Si es una empresa bonificada, en estas páginas se controlan los apartados: datos identificativos de la empresa, centros de trabajo, saldo del crédito, plantilla, aportación privada y colectivos prioritarios. Si es una entidad organizadora, se controlan los datos de la propia entidad (centros, plantillas, ...) y el listado de todas las empresas agrupadas (centros, saldos, plantillas, aportaciones privadas, colectivos prioritarios, ...)
Acciones Formativas: Desde esta sección se puede buscar todos los cursos que se haya dado de alta. Se puede añadir, modificar o borrar Acciones Formativas, siempre basándose en un catálogo de denominaciones. Y por último, permite añadir Grupos o acceder a los ya creados.
Posteriormente se realiza las notificaciones de inicio de grupo, donde se debe notificar una serie de datos de los mismos, tales como fechas de ejecución, participantes, etc.
Por último, indicar que el sistema permite la posibilidad de designar diferentes usuarios para que ayuden a organizar y gestionar los cursos, definiendo el acceso de cada uno de ellos a nivel administrador y/o consulta.
Protección de datos. Toda la información contenida en las comunicaciones realizadas por las empresas a la Fundación Tripartita, quedará sometida a la normativa vigente en materia de protección de datos. Los datos identificativos de las empresas y personales de los participantes, se integrarán en ficheros informáticos a los efectos oportunos, pudiendo los interesados ejercer los derechos reconocidos con carácter general en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y demás normativa de desarrollo
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
ESQUEMA RESUMEN COMUNICACIÓN DE INICIO
Para notificarse el inicio de un grupo, debe seguirse un orden en las comunicaciones: Paso 1: Alta de Acción Formativa, Paso 2: Alta de Grupo.
PASO 1: ALTA DE ACCIÓN FORMATIVA. Descripción de la formación. En este apartado se dan de alta el código identificativo y la denominación de las Acciones Formativas con la posibilidad de transportar los datos de Acciones Formativas de Planes de Formación que posee la Fundación. Ficha de descripción. En este apartado se dan de alta las diferentes especificaciones que caracterizan a la Acción Formativa como son la modalidad, objetivos, contenidos, metodología, material y medios didácticos, etc.
PASO 2: ALTA DE GRUPO. Datos Formativos. En este apartado se incorporan las características generales de la formación como son: nivel de formación, propiedad de los medios que van a utilizarse en la ejecución del grupo, etc. Datos Identificativos. En este apartado se detallan los datos relativos a la ejecución del grupo como son: las horas de duración del mismo, periodo en el que se va desarrollar el grupo, lugar de impartición, etc. Proveedores. En este apartado se debe detallar los datos identificativos del proveedor de la formación del grupo, tales como razón social, CIF, Responsable de Formación, etc. A estos efectos, se considerará como formación externa cuando el centro o entidad sea el proveedor de los contenidos formativos y responsable de la formación. Por tanto, no se entenderá que la formación es externa
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
cuando únicamente se contraten elementos accesorios tales como aulas, equipos, materiales, etc. Representación Legal de los trabajadores. En este apartado se detallará si la empresa cumple aspectos tales como la información facilitada a la RLT, el sentido del informe y el cumplimiento de los plazos de resolución de las discrepancias, entre otros. Incidencias. En este apartado sólo se podrán notificar aquellas cancelaciones y/o modificaciones fuera de los plazos establecidos cuando hayan sido motivadas por causas suficientemente justificadas e imposibles de prever con el plazo de antelación requerido. Dichas notificaciones serán analizadas caso por caso y el resultado de las mismas será reflejado en la presente página Web a la mayor brevedad posible.
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
CERTICADO DIGITAL:
¿Cómo se solicita el certificado digital? Para obtener los certificados digitales, se debe acceder a la página www.ceres.fnmt.es (Autoridad Pública de Certificación Española), y seguir los pasos para su obtención que en ella se detallan. No obstante, dentro de la página web de la Fundación Tripartita se encuentra información completa. El proceso tiene tres fases que deben realizarse en el orden que se señala a continuación: 1 - Solicitud por Internet de su certificado: Se introduce el NIF de la persona que solicita el certificado y, de forma inmediata, se obtiene un código que deberá presentar para acreditar su identidad ante una Oficina de Registro. 2 - Acreditación de la identidad en una Oficina de Registro: Una vez se haya obtenido el código, el usuario, de forma presencial, se debe acudir a una Oficina de Registro con su DNI original y una fotocopia del mismo para acreditarse. CERES ofrece un localizador con las oficinas más cercanas al lugar en que el solicitante se encuentre (Delegaciones de Hacienda, Seguridad Social, etc.) Si es una empresa (persona jurídica) antes debe solicitar un certificado en el Registro Mercantil. 3 - Descarga del Certificado de Usuario: Una vez realizado el registro presencial con la ayuda del código obtenido en el paso 1, se podrá descargar vía Internet su Certificado en el plazo de 24 a 48 horas desde la acreditación en la Oficina de Registro
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
9- PROCEDIMIENTO BONIFICACIONES.
info@aenoa.com
GENERAL
EN
LA
APLICACIÓN
DE
LAS
Al analizar el apartado de “Deducciones” de la mayoría de las nóminas aparece el concepto de “Formación Profesional” por un importe de 0´1%, esta cantidad corresponde a la parte de la cuota de formación profesional que paga el trabajador. Este porcentaje se aplica sobre la cantidad indicada en el apartado “Base de cotización por contingencias profesionales (A.T. y E.P.) y conceptos de recaudación conjunta (Desempleo, Formación Profesional, Fondo Garantía Salarial)”. Pero por otro lado, la empresa debe pagar por el mismo concepto de cuota de “Formación Profesional” la cantidad 0´6%, por lo tanto la suma de ambos (0´1+0´6=0´7%) es la cantidad total destinada a la formación profesional. Respecto al documento “Boletín de cotización a la Seguridad Social” (TC1), en su casilla 501 se indican las bases de cotización de “Desempleo, Fondo de Garantía Salarial y Formación Profesional” de todos los trabajadores. De este modo, para conocer cuánto se gastó una empresa en cuota de formación profesional durante un año completo, sólo se debe sumar la casilla 501 durante los 12 meses del año y a la cantidad que resulte, se le halla el 0´7%. Después de realizar la formación, la casilla clave del TC1 para indicar el dinero gastado en las acciones formativas y que se va a bonificar, es la casilla número 601, la cual indica “Bonificaciones, Subvenciones”. En esta casilla se señalará la suma de los costes directos y asociados de la formación realizada. EJEMPLO: un empleado de una micropyme realiza un curso de nivel medio-superior de 30 horas de duración, indicando en el TC1 del mes siguiente a la fecha de finalización de la formación (en la casilla 601) la cantidad de 390 euros. El coste presupuesto del curso es: 13 euros X 30 horas X 1 alumno = 390 euros.
10- APLICACIÓN DE LAS BONIFICACIONES. Las empresas podrán aplicarse las bonificaciones (recuperar todos los gastos) por Formación continua a partir del boletín de cotización correspondiente al mes en que haya finalizado el grupo o grupos de formación y, en todo caso, con anterioridad a la fecha en que finaliza el plazo de presentación del boletín de cotización correspondiente al mes de diciembre del mismo ejercicio económico (mismo año).
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
Por ejemplo, un curso que finaliza el 20 septiembre se puede bonificar en el TC1 que se cumplimenta a finales de octubre, de noviembre, diciembre de ese año, o enero del año siguiente. Cuando los grupos de formación comprendan trabajadores incluidos en diferentes Códigos de Cuenta de Cotización de la misma empresa (generalmente diferentes sucursales), las bonificaciones por la totalidad del grupo o grupos de formación podrán aplicarse en los boletines de cotización de cualquier Código de Cuenta de Cotización. La forma de aplicar estas bonificaciones, según el medio de presentación (Sistema RED o papel -TC2 normalizado-). SISTEMA RED. Los usuarios del sistema RED comunicarán las bonificaciones por formación profesional continua en el fichero FAN, en un segmento totalizador (EDTCA80). Este segmento totalizador no estará asociado a datos de trabajador. El importe de esta bonificación se acumulará en el segmento EDTCA60 de "suma de bonificaciones, subvenciones y compensaciones.". Las empresas que transmitan a través del Sistema RED la relación nominal de trabajadores y efectúen el ingreso de cuotas mediante el documento de la serie TC1 (es decir, aquellas que no utilizan los sistemas de pago de cargo en cuenta o pago electrónico, o cuya liquidación no resulte acreedora), deberán aplicar el importe de la bonificación en la casilla 601 del TC1 de la liquidación normal del mes que se trate. • Cumplimentación del fichero FAN
Se crea una nueva clave de bonificación a nivel de datos totalizadores: CA80 "Bonificación INEM formación continua". Esta bonificación totalizará en el segmento EDTCA60 "Suma de bonificaciones, subvenciones y compensaciones". CA60 = Sumatorio de EDLCD07 + EDLCD09 + EDLCD10 + EDLCD11 + EDLCD12 + EDLCD13 + EDLCD16 + EDLCD18 + EDLCD19 + EDTCA80.
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
La clave CA80 sólo se admitirá en las liquidaciones L00 Para observar un fichero FAN visitar la página:
TC2 NORMALIZADO Las empresas que no presenten la relación nominal de trabajadores (TC2) a través del Sistema RED, deberán aplicarse el importe de las bonificaciones por formación continua en un documento TC1 complementario que no llevará asociado ningún documento TC2, codificado con clase de liquidación (CL) "4: COMPLEMENTARIA" y con clave de control (CC) "95: Bonificaciones por formación continua". Este documento TC1 complementario (4-95) sólo deberá contener el importe de las bonificaciones por formación continua, que se consignarán en la casilla 601 del TC1 (Bonificación/Subvenciones). Por lo tanto sólo se debe rellenar las siguientes casillas: o Casilla 601: Bonificaciones y Subvenciones, donde se indica la cantidad a bonificar en ese mes. o Casilla 610: Cuota Total, se indica la misma cantidad. o Casilla 800: Cantidad “A PERCIBIR” por la empresa por parte de la Seguridad Social. Siempre se indica una cantidad que recibe la empresa, nunca una cantidad que ingresa o paga a la Seguridad Social.
El importe de esta liquidación resultará siempre a percibir debiéndose presentar en la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración correspondiente, dentro del plazo reglamentario de presentación. NOTA: El documento TC1 complementario con clase de liquidación y clave de control 4-95 sólo deberán cumplimentarlo las empresas que no transmitan el TC2 a través del Sistema RED.
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
11- RELACIÓN ENTRE EL CRÉDITO DE FORMACIÓN Y LA APLICACIÓN DE LA BONIFICIACIÓN. Para relacionar el crédito y las bonificaciones se deben conocer los siguientes conceptos: -
Cuota de Formación Profesional: la cuantía ingresada por la empresa en concepto de Formación Profesional durante el año anterior. EJEMPLO: una empresa de 20 trabajadores pagó el año 2006 en concepto de formación continua 4.000 euros.
-
Porcentaje de bonificación: porcentaje establecido por los Presupuestos Generales del Estado en función del tamaño de las empresas. EJEMPLO: el porcentaje de bonificación para empresas entre 10 y 49 trabajadores es de 75%.
-
Crédito asignado para acciones formativas: crédito para Formación Continua del que disponen las empresas que cotizan por la contingencia de Formación Profesional. Todas las empresas podrán conocer el importe exacto del crédito de Formación Continua del que disponen durante el año en curso. EJEMPLO: el crédito de formación que dispone la empresa es el 75% de 4.000 euros = 3.000 euros.
-
Crédito para acciones dispuesto: crédito para Formación Continua que las empresas han dispuesto o gastado y que se ha calculado a partir de las finalizaciones comunicadas de los diferentes grupos formativos. EJEMPLO: la empresa realiza un curso con un coste bonificable de 2.000 euros. Esta cantidad la bonifica en el boletín de cotización del mes siguiente. Es decir ha dispuesto de 2.000 euros de los 3.000 del crédito.
-
Crédito para acciones disponible: crédito para Formación Continua que las empresas tienen pendiente de utilizar. EJEMPLO: la empresa dispone todavía de 1.000 euros para realizar otra acción formativa.
-
Crédito para acciones conciliado: crédito para Formación Continua definitivo que las empresas deberían haber aplicado en sus bonificaciones, una vez realizado el proceso de
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
conciliación final del crédito que debe calcular la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo. EJEMPLO: La Fundación Tripartita revisa a final de año la cantidad de bonificación realizada, la cual debe ser como máximo el crédito de formación. Es decir, que la empresa no puede bonificar más de 3.000 euros. Cuando se accede a la aplicación informática se dispone de información que ayuda a conocer el crédito (especialmente la cantidad de saldo real del crédito de formación disponible), el cual es el tope máximo para las aplicaciones de bonificaciones en el año natural. La Tesorería General de la Seguridad Social facilita a la Fundación Tripartita las cuantías ingresadas en concepto de formación profesional durante el año anterior asociados a cada CIF y las diferentes Cuentas de Cotización, así como datos relativos a los centros de trabajo de las empresas, plantilla media, etc. Adicionalmente, cada empresa debe facilitar el resto de los datos necesarios para el cálculo de su crédito. La aplicación informática permitirá a las empresas o entidades organizadoras consultar el saldo conciliado del crédito realizado por la Fundación Tripartita. En esta consulta se puede conocer los siguientes datos:
-
Datos relativos al saldo del crédito: para conocer de forma sencilla el importe del crédito que han dispuesto y en qué grupos ha sido consumido.
-
Situación de cumplimiento de las condiciones exigidas respecto a la aportación privada: en este apartado, podrán consultar los datos relativos a la aportación privada. Respecto a este cumplimiento de la aportación privada total es importante recordar que la aportación privada únicamente se exige para las empresas de 10 o más trabajadores. Asimismo, dicha aportación debe cumplirse respecto a la totalidad del crédito y no para cada grupo, por lo que la valoración se hace a final de año y unas Acciones pueden a otras.
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
* En caso de incumplimiento del porcentaje de cofinanciación privada exigido al inicio, se realizará una minoración proporcional de la bonificación practicada.
-
Situación de cumplimiento de las condiciones exigidas respecto a colectivos prioritarios: consultar en la aplicación los datos relativos a los participantes exigidos de estos colectivos. El cumplimiento del porcentaje de colectivos prioritarios únicamente es exigible para las empresas de más de 250 trabajadores. Al igual que ocurre con la aportación privada, el cumplimiento de los colectivos prioritarios debe realizarse respecto a la totalidad del crédito y no para cada grupo, por ello, hasta que no se realiza el recálculo final en el último mes del año, se desconoce si se han alcanzado los colectivos exigidos al inicio.
* En caso de incumplimiento, del porcentaje de colectivos prioritarios exigido se realizará una minoración proporcional de la bonificación practicada
12- CONCILIACIÓN DEL CRÉDITO. Al finalizar el ejercicio económico (año natural), la Fundación Tripartita comprobará el crédito que tenía dispuesto cada empresa (Crédito de Formación) y el procedimiento y la cantidad que ha consumido o gastado (Bonificado), a este proceso se le llama “Conciliación del Crédito”.
La aplicación informática permitirá a las empresas o entidades organizadoras consultar el saldo conciliado del crédito realizado por la Fundación Tripartita. Se pueden consultar los siguientes datos: •
Datos relativos al saldo del crédito: la información contenida en este apartado pretende ser una herramienta para
www.aenoa.com
TFO: 902.10.17.71
info@aenoa.com
que las empresas, de forma sencilla, conozcan el importe del crédito que han dispuesto y en qué grupos ha sido consumido. •
Situación de cumplimiento de las condiciones exigidas respecto a la aportación privada: en este apartado, podrán consultar los datos relativos a la aportación privada exigible para las empresas de 10 o más trabajadores en relación con cada grupo comunicado.
•
Situación de cumplimiento de las condiciones exigidas respecto a colectivos prioritarios: las empresas de más de 250 trabajadores podrán consultar en la aplicación los datos relativos a los participantes de colectivos prioritarios.
Si se detectaran diferencias, entre el crédito asignado para cada empresa y las bonificaciones que se hubiese realizado, la Fundación requerirá de la empresa una aclaración al respecto, iniciándose un procedimiento adicional
Si se produce una Bonificación no justificada, la Fundación Tripartita iniciará un procedimiento de devolución en el caso de que la empresa se hubiera aplicado una devolución indebida.
En el caso de que una empresa aplique una bonificación no justificada con voluntad de defraudar y/o se detectase una presunta infracción por aplicación indebida de las bonificaciones en las cotizaciones sociales, el SPEE-INEM lo comunicará a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social para que levante, en su caso, la correspondiente acta de liquidación de cuotas y/o acta de infracción, respectivamente.