TUTORIAL PARA CREAR BASES DE DATOS EN ACCESS 2007
Diagrama de base de datos
Para crear el anterior diagrama de base de datos en Microsoft Office Access 2007 lo primero que se debe hacer es crear cada una de las tablas en este caso (7) para el ejemplo que les voy a dar vamos a crear la tabla “articulo” y ustedes deberán crear las 6 tablas restantes realizando exactamente el mismo proceso.
1. Tan pronto ingresemos al programa Microsoft Office Access 2007 encontraremos una ventana similar a esta:
2. De clic en el bot贸n
para crear nuestra primera base de datos.
3. Luego de dar clic en el icono anterior aparecer谩 la siguiente ventana: 4. Coloque un nombre a su base de datos en el campo llamado: Nombre de archivo 5. Luego de clic el bot贸n Crear.
6. Para nuestro ejemplo le voy a colocar el nombre Base_de_datos1 pero usted le puede dar el nombre que prefiera. 7. De clic en el bot贸n Crear.
8. Aparecerá la siguiente ventana 9. De clic en la pestaña “Crear”
10. Aparecerá la siguiente ventana. 11. Ubíquese en la opción Tabla1:Tabla y de clic derecho.
12. Al dar clic derecho sobre la opción Tabla1:Tabla aparecerá la siguiente ventana: 13. De clic en la opción “Vista diseño”
14. Al dar clic en la opción “Vista diseño” aparecerá la siguiente ventana con un pequeño recuadro para guardar nuestra primera tabla, borro el contenido que trae por defecto y coloco artículos que va a ser el nombre de la tabla que vamos a crear.
15. Luego doy clic en el botón “Aceptar”
16. Al dar clic en el botón “Aceptar” aparecerá esta nueva ventana. 17. Como pueden observar en el diagrama de base de datos de la primera pagina la tabla llamada “articulo” está compuesta por 4 campos que son: cod_arti (Es decir el código del articulo), descripción, valor, y existencia. Si se fijan bien notaran que el campo llamado cod_arti tiene una llave amarilla al lado izquierdo lo que significa que ese campo va a ser la llave principal de la tabla “articulo” ahora si vamos a comenzar a crear los cuatro campos de la tabla “articulo”. 18. Borramos la información que trae por defecto el campo
Y colocamos el primer campo de la tabla “articulo� llamado cod_arti
En el campo que se encuentra enseguida llamado tipo de datos debemos definir quĂŠ tipo de dato va a contener el campo (Revisar el documento llamado Biblia de Access 2007 el cual encontrarĂĄn en los documentos de apoyo de la unidad 2 para mayor informaciĂłn acerca de los tipos de datos manejados en Access). En este caso vamos a elegir el tipo texto.
AsĂ como creamos el campo cod_arti continuamos creando los otros 3 campos nos debemos cerciorar de cambiar el tipo de datos de cada campo. Al dar clic en el tipo de datos de cada campo se desplegara una lista que te permitirĂĄ cambiar el tipo de dato.
Como notaran en el diagrama de base de datos de la primera pagina el campo cod_arti de la tabla “articulo� la cual acabamos de crear es llave principal por lo cual NO debemos quitar la llave amarilla que aparece al lado izquierdo del campo.
Ya creamos la tabla “articulo”, ahora vamos a crear la tabla “factura” De clic en la pestaña “crear” y luego en la opción “Tabla”
AparecerĂĄ nuevamente la siguiente ventana, la cual nos permitirĂĄ crear nuestra siguiente tabla. Debemos repetir exactamente los mismos pasos desde el numeral 11 solo que cuando nos aparezca el recuadro (Ver numeral 15) colocaremos el nombre de la tabla que deseamos crear en este caso podemos crear la tabla empleado_cargo (Como les dije no voy a repetir nuevamente los pasos para crear la tabla. Ustedes deben hacerlo asĂ como crearon la tabla articulo (Sigan nuevamente los pasos desde el numeral 11).
Como ya siguieron todos los pasos para crear la tabla empleado_cargo les aparecerá así. Pero deben tener mucho cuidado ya que como pueden observar en el diagrama de base de datos de la primera página esta tabla NO lleva una llave principal así que debemos borrar la que aparece por defecto.
Para borrar la llave principal que aparece por defecto lo único que debemos hacer es ubicarnos en la llave amarilla y dar clic derecho. Nos aparecerá una pequeña ventana donde debemos dar clic en clave principal y la llave desaparecerá.
Ya aprendimos como crear tablas en Access, ahora con toda esta informaciĂłn deben crear las siete tablas del diagrama de bases de datos de la primera pĂĄgina en ACCESS 2007. En este tutorial aprendieron como crear las tablas con llave principal y como quitar la llave principal a las tablas que no la requieren (En este caso no la requiere la tabla empleado_cargo). Yo ya tengo mis 7 tablas creadas en Access asĂ que les voy a mostrar el siguiente paso. Como pueden ver ya tengo mis siete tablas creadas en ACCESS 2007, ahora lo que debo hacer es relacionarlas, es decir debo crear el diagrama de base de datos mostrado en la primera pagina. Lo primero que debo hacer es empezar a cerrar una por una las tablas creadas de la X.
Al cerrar todas las tablas aparecerá la siguiente ventana. Deben dar clic en la pestaña “Herramientas de base de datos”
Aparecerá nuevamente otra ventana. Aquí deben dar clic en la opción “relaciones” para comenzar a relacionar las tablas de nuestra base de datos para obtener el diagrama de base de datos que se muestra en la primera pagina.
Al dar clic en la opción “relaciones” aparecerá la siguiente ventana con cada una de las 7 tablas que ya deben estar creadas en Access 2007.
Lo que debemos hacer ahora es señalar todas las tablas y dar clic en el botón “Agregar”. Para señalar las tablas podemos utilizar la tecla Shift y flecha abajo.
Al dar clic en el botĂłn “Agregarâ€? me deben aparecer las 7 tablas que cree anteriormente para comenzar a hacer las relaciones. Nota: Yo puedo mover cada una de las tablas para darles el orden que yo prefiera basta con pararse sobre el titulo de la tabla y con clic sostenido arrastrarla para el lugar que desee.
Ya le di el orden a las tablas acorde al diagrama de base de datos que se muestra en la primera página. Ahora voy a empezar a relacionar las tablas. Vamos a realizar la relación entre la tabla “Articulo” y la tabla “factura”. Como podemos observar en el diagrama de base de datos de la primera pagina el campo cod_arti de la tabla “Articulo” se relaciona con el campo fk_cod_arti de la tabla “Factura”. Si comparamos estos 2 campos que están relacionados vemos que el campo cod_arti es el que tiene la llave principal lo que quiere decir que desde ese campo debemos empezar a hacer la relación. Para realizar la relación debemos ubicarnos en el campo cod_arti de la tabla “Articulos” y arrastrar con clic sostenido hasta el campo fk_cod_arti de la tabla “Factura”.
Al realizar este proceso aparecerá la siguiente ventana donde podremos verificar los campos entre los cuales queremos hacer la relación (En este caso cod_arti y fk_cod_arti) Nota: Es muy importante que el campo de “Exigir integridad referencial” este marcado con un chulo. Ahora doy clic en el botón “Crear”
Al dar clic en el botón “Crear” aparecerá la siguiente ventana con nuestra primera relación de uno a muchos entre la tabla “Articulos” y la tabla “Factura” Nota: si realizaron mal alguna relación y la desean borrar basta con pararse sobre la línea de la relación, dar clic derecho y dar clic nuevamente en la opción “Eliminar”. Ya tenemos la primera relación , ahora ustedes deben realizar la relación entre las demás tablas de la base de datos teniendo en cuenta el diagrama de base de datos mostrado en la primera pagina.
Yo ya realice la relación entre todas las tablas de la base de datos y este es el resultado: Como pueden ver obtuve el mismo diagrama de base de datos pedido en la primera página. El siguiente paso es empezar a llenar de información cada una de las tablas, basta con hacer doble clic sobre la tabla. Ejemplo: Vamos a llenar la tabla “Estado_civil”.
Al hacer doble clic sobre la tabla “Estado_civil” aparecerá la siguiente ventana: Aquí podremos empezar a llenar cada tabla con la información requerida.
Como pueden ver ya llene la tabla “Estado_civil” con la información que me piden. Cierro la tabla y me dispongo a llenar las demás tablas de la misma manera (Haciendo doble clic sobre cada una de ellas). Nota: Es muy importante que las tres últimas tablas que llenen sean las tablas FACTURA, EMPLEADO Y EMPLEADO_CARGO.