TEORÍA ARCHIVÍSTICA
ALICIA JIMÉNEZ RODRÍGUEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA TEORÍA ARCHIVÍSTICA II SEMESTRE - GRUPO 3 BOGOTÁ D.C., MAYO DE 2013
TEORÍA ARCHIVÍSTICA
ALICIA JIMÉNEZ RODRÍGUEZ
Profesora MARIA NANCY URIBE CUELLAR Profesional en CIDBA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA TEORÍA ARCHIVÍSTICA II SEMESTRE - GRUPO 3 BOGOTÁ D.C., MAYO DE 2013
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN Objetivos 1. 2. 3. 4. 5.
Visita al Archivo Central e Histórico de la Universidad Nacional de Colombia Comparativo entre Archivo y Biblioteca Especializada Definición de documento para las diferentes fuentes de información Legislación que rige al documento en cada uno de los procesos Explique de forma muy breve el archivista qué papel juega dentro de estas normas 6. Anexos Conclusiones Bibliografía
INTRODUCCIÓN
El visitar un Archivo institucional nos deja una gran enseñanza; ya que en el vemos de forma práctica cada uno de los procesos que tiene la documentación dentro de una entidad sea pública o privada. Adicional a esta visita, realizamos un comparativo para encontrar diferencias en las unidades de información seleccionadas, en este caso el Archivo Central e Histórico de la Universidad Nacional de Colombia y una Biblioteca Especializada. Con la Legislación Archivística reconocemos que los documentos son de gran importancia para el desarrollo de una institución sin importar la clase de servicio de esta ofrezca; y que cada proceso tiene definida su: ley, acuerdo, decreto, resolución, etc.; la legislación es para todos y para todo.
OBJETIVOS
Diferencias las tipologías documentales y los procesos que se realizan en las Unidades de Información. Familiarizarnos con la legislación que rige a la documentación en cada uno de sus procesos. Conceptualizar el termino DOCUMENTACIÓN, según las fuentes de información. Dar una opinión al respecto del papel que cumple el Archivista dentro de las diferentes normas archivísticas.
1. Visitar un archivos e identificar: Archivo Central e Histórico de la Universidad Nacional de Colombia “El archivo será siempre fuente de la historia y garantía del derecho, úselo!!!.” Esta dependencia funciona desde 1964; el archivo se encarga del quehacer diario archivístico (recupera, organiza, preserva y divulga) del patrimonio documental de la Universidad Nacional de Colombia, Sede Bogotá, partiendo desde la primicia que toda la documentación que produce la institución y resguarda allí es “parte de la identidad y memoria de la comunidad y del País” a. Clase de archivo: Archivo Centralizado e Histórico b. Tipología documental Documentos testimoniales o probatorios: Normatividad general. Documentos informativos o noticiosos: Instituciones, planos, material fílmico, fotografías, mapas, prensa, colecciones académicas, facultades, correspondencia general. Documentos comunes o facilitativos: historias laborales, nomina. c. Clasificación documental Su clasificación se distribuye así: 1. Nivel central. Conserva 25 periodos históricos de las dependencias y en 1997 se organiza por medio de las TRD y se establece un archivo independiente para cada Sede. 2. Facultades: posee la documentación de 11 Facultades y se identifican con los nombres actuales de cada una de ellas; allí se conserva los cambios que han tenido durante la historia de la institución, 3. Colecciones documentales a. Instituciones. Conserva la documentación de instituciones ajenas al fondo de la Universidad Nacional, entre ellas el Observatorio Astronómico Nacional, Dirección de Instrucción Pública y la Sociedad Geográfica Colombiana, Radio Nacional, Facultad Nacional de Contaduría, Instituto Electrónico de Idiomas, entre otras. b. Donaciones. Posee información de un alto valor patrimonial que ha sido dada a la Institución para su Custodia y divulgación; de los personajes más representativos se encuentran: Orlando Fals Borda, Ernesto Gulh, Federico Medem, Carlo Federici, Yu Takeuchi, Jorge Eliecer Gaitán, Guillermo Restrepo Izasa, Guillermo Sicard, Camilo torres Restrepo, Cayetano Betancur Campuzano y Carlos Eduardo Vasco Uribe.
c. Comodatos. Allí se conserva información que ha sido entregada bajo esta modalidad (es un contrato por el cual una parte entrega a la otra gratuitamente una especie, mueble o bien raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminado el uso)1 para el servicio de la comunidad educativa para complementar su labor investigativa. Dentro de esta se cuenta con las colecciones de José Jerónimo Triana y Arturo Robledo Ocampo. d. Propias.” Colecciones de alto valor patrimonial que no corresponden a la estructura organizacional de la Institución pero que se han conservado en la entidad”2
d. Tipos de instrumentos de descripción documental Este Archivo maneja Inventarios documentales y catálogos para facilitar la consulta y búsqueda de la gran cantidad de documentos que este almacena. e. Servicio que ofrece Asesoría y capacitación: estas se ofrecen con el fin de crear una correcta administración y organización de los diferentes archivos, para garantizar la apropiación del Sistema de Archivo en la Sede, a través de la aplicación de las Tablas de Retención Documental (TDR). Se dictan también talleres en TDR, archivos documentales acumulados, catalogación y descripción archivística. Consulta y exposiciones: permite el acceso al acervo documental que posee la Universidad para brindar un apoyo a las investigaciones de los usuarios. Transferencias documentales: es el traslado de documentos de los archivos de gestión de las diferentes oficinas y/o dependencias de la Institución, una vez que estos han cumplido su trámite administrativo y culminado su tiempo de retención documental, recalcando la responsabilidad del archivo central para la administración de los documentos y su tratamiento físico para garantizar la conservación. Seguimiento a la gestión documental: este seguimiento se da a través de las tablas de retención documental; se comprueba la aplicación de estas en las diferentes oficinas productoras, teniendo el control del volumen producido, aplicado y listo para el traslado al Archivo central.
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Tomado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Comodato Tomado de : http://www.archivo.bogota.unal.edu.co/page/inventarios.php
Eliminaciones documentales: este inicia con un plan anual de eliminación y termina con las actas de dicho proceso. Para realizar este procedimiento se formaliza con un oficio dirigido a la división de gestión documental y ellos a su vez en un comité de sede evalúan el caso. Valoración del archivo histórico: “La finalidad de la Comisión es desarrollar una gestión para la organización y salvaguarda del patrimonio documental del Alma Mater.” Aplicación de tablas de valoración documental: allí se valora el uso de los archivos, la conservación y la pronta ubicación de estos para su consulta. Digitalización: se cuenta con equipos de fotocopiado, escáner, fotografía digital y conversión de un sistema de video (VHS) a soporte digital. Todo lo anterior está sometido a la autorización de la Jefatura de la División de Archivo. Asistencia administrativa: son los encargados de asesorar a las dependencias de un estudio financiero en cuanto a personal y proveedores de la implementación de la metodología documental.
2. COMPARATIVO ENTRE EL ARCHIVO Y LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA
UNIDAD DOCUMENTAL ARCHIVO
METODO DE ADQUISICIÓN Transferencias documentales internas y externas.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL Documentación de importancia para las diferentes dependencia productora y gestora.
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Guía, inventario, catálogo, índices
DESCRIPCION DOCUMENTAL Producción, Recepción, Identificación, Descripción, Valoración, Clasificación, Ordenación, Foliar.
BIBLIOTECA ESPECIALIZADA
Compra, Donación, Canje, Reposición, Deposito legal
Material bibliográfico en diversos soportes (impreso, sonoro, audiovisual), cartográfico, seriadas, monografías (tesis)
Tesauros, catálogo.
Catalogación descriptiva, Sellado, Rotulado, Puesta al servicio.
SERVICIOS QUE OFRECE Asesoría y capacitación, Consulta y exposiciones, Transferencias documentales, Seguimiento a la gestión documental, Eliminaciones documentales, Valoración del archivo histórico, Aplicación de tablas de valoración documental Digitalización, Asistencia administrativa Consulta especializada, atención a usuarios externos, búsqueda y recuperación de información, bibliografía especializada, préstamos interbibliotecario, consulta en sala, PCs para consulta, publicaciones seriadas,
3.
DEFINICIÓN: DOCUMENTO
Según Código Penal Colombiano: Ley 599 de 2000. CAPITULO III. De la falsedad de los documentos. “Artículo 294. DOCUMENTO. Para los efectos de la ley penal es documento toda expresión de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánico o técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengan capacidad probatoria.” Según Constitución Política de Colombia: Capitulo II. De los derechos sociales, económicos y culturales. “Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”
Según Diccionario de términos archivísticos de Víctor Hugo Arévalo Jordán “DOCUMENTO: Del lat. documéntum, de docere. // Testimonio escrito de épocas pasadas que sirve para reconstruir su historia. // Escrito que sirve para justificar o acreditar algo; tal como un título profesional, una escritura notarial, un oficio o un contrato. // Instrucción, o enseñanza de una materia. Consejo o enseñanza sobre comportamiento. // NACIONAL DE IDENTIDAD. Documento oficial, que sirve de identidad individual.// Es la materia prima de la Diplomática, de la Archivología y de las Ciencias Documentales; objeto formal de la Archivología y las Ciencias de la Documentación. // Documento en sí significa cualquier símbolo convencional, escrito o dibujado, que puede servir para suministrar o conservar la información…”
4.
Cite cada uno de los artículos que tengan que ver con documento(s), (no hay que describirlos)
PRODUCCION DE DOCUMENTOS
Código penal Código de procedimiento penal Código de comercio Ley 43 de 1913 Ley 527 de 1999 Decreto 2649 de 1993 Decreto 1584 de 1994 Decreto 2150 de 1995 Acuerdo AGN 060 de 2001 NTC 1673 NTC 2223: 1986 NTC 2676 NTC 4436
RECEPCION DE DOCUMENTOS Constitución política Decreto 2150 de 1995 Acuerdo ANG 060 de 2001 DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS Decreto 2150 de 1995 Acuerdo ANG 060 de 2001 TRAMITE DE DOCUMENTOS
Constitución política Ley 58 de 1982 Decreto 01 de 1984 Decreto 2150 de 1995 Acuerdo ANG 060 de 2001
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Código de comercio Ley 4 de 1913 Ley 80 de 1993 Decreto 1382 de 1995 Decreto 254 de 2000 Decreto 4124 de 2004 Acuerdo AGN 07 de 1994
Acuerdo AGN 09 y 13 de 1995 Acuerdo AGN 16, 037, 039, 041, 042 de 2002 Acuerdo AGN 015 de 2003 Acuerdo AGN 02 de 2004 Circular AGN 07 de 2002 Circular AGN 01 de 2003 Circular AGN – DAFP 004 de 2003 Circular AGN – DAFP 012 de 2004 Circular AGN 01 de 2004 CONSULTA DE DOCUMENTOS
Constitución política Ley 4 de 1913 Ley 57 de 1985 Decreto 01 de 1984 Decreto 2126 de 1992 Acuerdo AGN 47 de 2000
CONSERVACION DOCUMENTOS
DE
Constitución política Código de procedimiento civil Ley 47 de 1920 Ley 14 de 1936 Ley 39 de 1981 Ley 63 de 1986 Ley 80 de 1993 Ley 397 de 1997 Código de comercio Decreto 2620 de 1993 Decreto 2150 de 1995 Acuerdo AGN 007 de 1994 Acuerdo AGN 11 de 1996 Acuerdo AGN 047, 048,049,050,056 de 2000 Acuerdo AGN 037 de 2000
DISPOSICION FINAL
Constitución política de 1991 Ley 163 de 1959 Ley 39 de 1981 Ley 80 de 1993 Decreto 2649 de 1993 Decreto 2527 de 1950 Decreto 3354 de 1954 Decreto 960 de 1970
Decreto 2620 de 1993 Decreto 998 de 1997 Acuerdo AGN 007 de 1994 Acuerdo AGN 08 de 1995 Circular AGN 03 de 2001 Circular AGN 01 de 2004 NTC 3723 NTC 5174 NTC 5238
5.
Explique de forma muy breve el archivista qu茅 papel juega dentro de estas normas
El Archivista tiene un papel fundamental en estas normas; pues es la persona encargada de salvaguardar integralmente los documentos, como lo indican las diferentes leyes promulgadas para su cumplimiento durante cada uno de los procesos, ya que ellos son el testimonio veraz de un hecho. Nuestra funci贸n como Archivistas es cumplir y hacer cumplir a cabalidad cada una de estas normas proclamadas.
6. ANEXOS
FOTOS QUE EVIDENCIA LA VISITA
CONCLUSIONES
La Archivística abarca un sin número de leyes que se deben comprender y analizar para ponerlas en práctica como futuros profesionales. El saber diferencias las unidades de información nos permiten trabajar con mayor claridad los procesos que cada una de ellas realiza. El archivista es la persona que protege desde todos los puntos de vista el documento y todo lo que él trae consigo: la historia, las bases, el día a día de una institución. Es por esto que debemos cumplir y acatar cada una de las normas, ser íntegros y sobre todo recatados con el manejo de la información que estos contienen.
BIBLIOGRAFIA
1. Universidad Nacional de Colombia. Archivo Central e Histórico, [en línea] disponible en: http://www.archivo.bogota.unal.edu.co/page/comunidad_archivo.php (Consultado el 15 de mayo de 2013) 2. Secretaria del Senado. Ley 0599 de 2000, [en línea] disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2000/ley_0599_200 0_pr011.html (Consultado el 20 de mayo de 2013) 3. Banco de la República. Constitución Política de Colombia. disponible en: http://www.banrep.gov.co/regimen/resoluciones/cp91.pdf (Consultado el 20 de mayo de 2013)
[en línea]
4. Jordán, V.H. (1995). Diccionario de Términos Archivísticos. Buenos Aires: Ediciones del sur 5. Dimas Salamanca Palencia. Normatividad Archivística. [en línea] disponible en: http://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=21&v ed=0CHIQFjAKOAo&url=http%3A%2F%2Fwww.minminas.gov.co%2Fminmin as%2Fdownloads%2FUserFiles%2FFile%2FIntraminas%2FGestion%2FNor matividad.ppt&ei=laKfUZQNIWm8gSwy4C4Bg&usg=AFQjCNHTiritlawuyL76ZJVbVOVVRs9rLA&sig2= 9Xr1Wrq6aqEG_MlP0cN19w&bvm=bv.47008514,d.eWU (Consultado el 20 de mayo de 2013)