Persiapan Konseptor Pemilihan Project Officer Rekrutmen Kepanitiaan Pengawasan Proses Kepanitiaan Laporan Periodik Penanggung Jawab
PERSIAPAN KONSEPTOR Penanggung Jawab sebagai konseptor diharuskan untuk merumuskan konsep awal sebuah Program Kerja. Penanggung Jawab pada awal sebelum Kepanitian terbentuk bertanggung jawab untuk membuat gambaran konsep dari Program Kerja yang akan dilaksanakan. Konseptor terbagi menjadi 2 fokus berbeda, yaitu:
Konseptor Acara
Bertanggung jawab atas bagaimana konsep pelaksanaan kegiatan Program Kerja dan sinergi antara konsep dengan seluruh komponen-komponen yang dibutuhkan hingga realistis untuk dieksekusi.
Konseptor Dana
Bertanggung jawab atas bagaimana rencana metode mencari sumber-sumber pendanaan berdasarkan analisa menngenai situasi pasar dengan memperhatikan ketentuan Bab VII Pasal 17 ayat (1) angka 1 Anggaran Rumah Tangga ALSA LC Unsoed dan jangka waktu berjalan sebuah Kepanitiaan, serta menyusun rancangan alokasi dana dan proposal sponsorship.
PERSIAPAN KONSEPTOR “Notes� Dalam proses merumuskan konsep awal, baik Konseptor Acara maupun Konseptor Dana dimungkinkan melakukan tindakan dengan cara berhubungan langsung dengan pihak-pihak yang nantinya akan menunjang keberlangsungan Program Kerja, namun hubungannya hanya sekedar konsultasi bukan menjalin kerjasama.
*Konsep yang akan diterapkan tetap menjadi Hak Prerogatif dari Divisi Acara dalam Kepanitiaan.
PERSIAPAN KONSEPTOR Jika suatu Program Kerja diampu oleh lebih dari satu divisi. Penannggung Jawab Program Kerja dari masing-masing divisi harus berkoordinasi dalam Rapat Konseptor untuk membahas konsep acara dan konsep pendanaan, penentuan tanggal pemilihan Project Officer, dan hal lain yang perlu dikoordinasikan demi kelancaran Program Kerja baik saat Pra Acara, Hari H Acara, maupun Pasca Acara. Konsep awal yang sudah dirumuskan oleh konseptor kemudian disusun sedemikian rupa secara terperinci untuk kemudian diserahkan kepada Project Officer nantinya setelah selesai proses pemilihan.
PERSIAPAN KONSEPTOR “Notes” *Konsep harus sudah fix sebelum hari pemilihan PO. *Setelah terpilih Project Officer, tidak ada lagi Rapat Konseptor.
PEMILIHAN PROJECT OFFICER Dalam perencanaan pemilihan Project Officer, seluruh Penanggung Jawab Program Kerja bersama Manager divisi terkait, serta Board of Director dianjurkan untuk menelisik dan menumbuhkan minat member ALSA LC Unsoed untuk menjadi Project Officer. Sebelum pelaksanaan forum pemilihan Project Officer, Penanggung Jawab mengakomodir calon Project Officer dalam menyiapkan hal-hal yang diperlukan calon Project Officer untuk menyusun visi misinya dan menyiapkan segala hal yang diperlukan untuk forum pemilihan Project Officer.
PEMILIHAN PROJECT OFFICER “Notes� *Pengakomodiran berupa Konsultasi dan Transfer Knowledge secara general untuk memberi gambaran. *Pendampingan tidak untuk mengarahkan terlalu detail. Dalam agenda pemilihan Project Officer, Penanggung Jawab berkoordinasi dengan Board of Director untuk penentuan tanggal pemilihan. Dalam forum pemilihan Project Officer tersebut, Penanggung Jawab Program Kerja duduk sebagai Presidium Sidang.
PEMILIHAN PROJECT OFFICER Forum pemilihan Project Officer secara umum adalah sebagai berikut : PEMBUKAAN Dipaparkan penjelasan secara singkat oleh Penanggung Jawab terkait Program Kerja yang bersangkutan. KESEPAKATAN MEKANISME PENCALONAN Mekanisme pencalonan Project Officer yang dikenal ALSA LC Unsoed, yaitu: Mencalonkan Peserta forum secara sukarela mencalonkan diri menjadi Project Officer. Dicalonkan Peserta forum menunjuk salah seorang yang hadir dalam forum yang dipercaya dan dianggap memiliki kompetensi untuk menjadi Project Officer dengan alasan. Masing-masing mekanisme di atas berjalan dengan batasan waktu dan/atau jumlah calon sesuai dengan kesepakatan forum.
PEMILIHAN PROJECT OFFICER PROSES PENCALONAN DAN KESEDIAAN BAKAL CALON PROJECT OFFICER Merupakan fase eksekusi dari mekanisme yang sudah disepakati beserta seluruh batasannya. Setelah mekanisme pencalonan berakhir, satu persatu bakal calon Project Officer hasil dari mekanisme “Dicalonkan� akan ditanya kesediaanya menjadi calon Project Officer dan diberi hak untuk menyatakan kesediaannya menjadi calon Project Officer atau sebaliknya dengan melalui proses rasionalisasi antara bakal calon dengan peserta forum hingga tercapai kesepakatan forum atas sikap dari bakal calon Project Officer yang bersangkutan. Yang berhak menjadi calon Project Officer adalah peserta forum yang hadir dalam agenda pencalonan ini.
PEMILIHAN PROJECT OFFICER PROSES PEMBUATAN VISI DAN MISI PROJECT OFFICER Seluruh calon Project Officer diberi kesempatan sampai dengan batas waktu yang disepakati untuk membuat visi dan misi. Dalam proses ini calon Project Officer berhak didampingi untuk membuat visi dan misi, namun dengan tetap memperhatikan ketentuan pada point 2. Sembari menunggu calon Project Officer membuat visi dan misinya, peserta forum membuat kesepakatan terkait teknis pemaparan visi dan misi, seperti penentuan batasan-batasan dalam pemaparan visi dan misi maupun dalam proses tanya jawab visi dan misi.
PEMILIHAN PROJECT OFFICER PEMAPARAN DAN TANYA JAWAB VISI DAN MISI
Setelah waktu pembuatan visi dan misi telah selesai. Satu persatu calon Project Officer akan memaparkan visi dan misinya dihadapan seluruh peserta forum dan dilanjutkan dengan agenda tanya jawab. Pelaksanaannya memperhatikan kesepakatan forum terkait batasan-batasan. Selama calon Project Officer melakukan pemaparan, calon Project Officer yang lain menunggu disuatu tempat diluar ruangan forum dengan didampingi oleh Penanngung Jawab.
PEMILIHAN PROJECT OFFICER “Notes� *Sejak proses pemaparan visi dan misi hingga agenda akhir pemilihan Project Officer, seluruh alat komunikasi calon Project Officer diamankan oleh pendamping.
PEMILIHAN PROJECT OFFICER PANDANGAN UMUM
Setelah seluruh calon Project Officer memaparkan visi dan misinya, maka peserta forum berdiskusi dalam forum pandangan umum untuk mendapatkan mufakat terkait Project Officer terpilih.
PEMILIHAN PROJECT OFFICER “Notes� *Dalam forum pandangan umum, nama seluruh calon Project Officer disamarkan untuk menjaga kerahasiaan substansi pembahasan dari para calon Project Officer. *Segala hal pertimbangan yang menjadi pembahasan dalam pandangan umum bersifat rahasia dan seluruh peserta forum wajib menjaga kerahasiaannya. *Setelah tercapai mufakat terkait seorang Project Officer terpilih, peserta forum membahas hal-hal yang bersifat rekomendasi bagi Project Officer terpilih.
PEMILIHAN PROJECT OFFICER PENGUMUMAN
Pemberitahuan kepada seluruh calon Project Officer terkait hasil pandangan umum tentang Project Officer terpilih. “Notes” *Cara melakukan pemberitahuan dapat ditentukan melalui kesepakatan peserta forum.
REKRUTMEN PANITIA Setelah Project Officer terpilih, Penanggung Jawab medampingi Project Officer dalam mempersiapkan Rekrutmen Kepanitiaan. Ada 2 sistem yang dikenal dalam ALSA LC Unsoed, yaitu: Open Recruitmen Proses perekrutan panitia melalui proses seleksi terbuka yang dapat diikuti seluruh mahasiswa Fakultas Hukum Universitas Jenderal Soedirman. Closed Recruitmen Proses perekrutan panitia melalui proses seleksi tertutup dengan cara penunjukan secara personal orang perorangan yang dikehendaki untuk menjadi panitia.
REKRUTMEN PANITIA Dalam melakukan pendampingan Rekrutmen Kepanitiaan, Penanggung Jawab memperhatikan komponen dalam Kepanitiaan, baik hal-hal yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif. Komponen dalam Kepanitiaan yang dimaksud, yaitu: • Project Officer. • Sekretaris. • Bendahara. • Koordinator Divisi. • Staff Divisi.
REKRUTMEN PANITIA Project Officer Sekretaris Koordinator Divisi Staff Divisi
Bendahara
i.
Koordinator Divisi Staff Divisi
Koordinator Divisi Staff Divisi
PROSES PENGAWASAN KEPANITIAAN Dalam menjalankan fungsi pendampingan dalam kepanitiaan, status Penanggung Jawab terpisah antara kepengurusan dan kepanitiaan. Tidak diperbolehkan seorang Penanggung Jawab mengalami kondisi Rangkap Status (Pengurus dan Panitia) dalam suatu forum kepanitiaan. Mendampingi jalannya proses Kepanitiaan dengan HADIR dan AKTIF dalam forum kepanitiaan yang setidak-tidaknya terdiri dari : • Rapat Divisi; • Rapat Koordinator (Advisory Council, Manager Divisi); dan • Rapat Besar (Seluruh elemen Local Chapter).
PROSES PENGAWASAN KEPANITIAAN Agenda rapat yang tercantum dalam point 2 di atas secara umum beragendakan: Pemaparan Progress Report dan Next Progress Berisi tentang apa saja yang sudah dan akan dikerjakan oleh suatu divisi yang berkaitan dengan Job Description. Sharing-Sharing Salah satu penerapan asas kekeluargaan di ALSA LC Unsoed. Berisi muatan yang sekiranya menjadi kendala, hambatan, beban pikiran, keluh kesah, pelecut semangat, dll.
PROSES PENGAWASAN KEPANITIAAN Pengumuman Berisi muatan tentang informasi-informasi yang sekiranya perlu diketahui oleh peserta forum. Agenda rapat di atas bukanlah hal yang bersifat limitatif (baku). Dapat ditambah maupun dikurangi sesuai kebutuhan forum atas kesepakatan peserta forum.
PROSES PENGAWASAN KEPANITIAAN Penanggung Jawab berperan pula sebagai penasehat kepanitiaan, sehingga Penanggung Jawab harus mengerti alur kerja, konsepsi, perkembangan progress, kendala, dll dalam sebuah kepanitiaan dari acara yang bersangkutan.
LAPORAN PERIODIK PENANGGUNG JAWAB
Membuat laporan berjangka (Periodik) atas segala sesuatu yang terjadi dalam kepanitiaan yang bersangkutan dan diserahkan kepada Manager. Apabila Program Kerja diampu oleh lebih dari satu divisi, maka laporan berjangka dibuat sesuai dengan porsi dari divisi yang bersangkutan.
Kontribusi Penanggung Jawab Forum Evaluasi Kepanitiaan
KONTRIBUSI PENANGGUNG JAWAB Penanggung Jawab WAJIB memberikan kontribusi yang nyata dalam bentuk apapun dalam pelaksanaan kegiatan, tidak melihat si Penanggung Jawab terjun langsung sebagai panitia atau tidak.
“Notes� *Dalam hal panitia membutuhkan bantuan dan/atau saran yang bersifat insidental (Terjadi hal-hal diluar dugaan).
KONTRIBUSI PENANGGUNG JAWAB Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, Penanggung Jawab wajib HADIR dan AKTIF dalam forum evaluasi bagi Kepanitiaan.
“Notes� *Pada dasarnya dalam ruang lingkup Local Board, Penanggung Jawab adalah sebagai pihak yang paling bertanggung jawab atas segala hal yang terjadi dalam kepanitiaan (selain Manager Divisi).
Laporan Pertanggung Jawaban.
PENYUSUNAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN Membuat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kepengurusan dan mendampingi pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kepanitiaan untuk kemudian diserahkan kepada Sekretaris Kepengurusan dalam jangka waktu sesuai dengan ketentuan tertib administrasi ALSA LC Unsoed. Dalam hal neraca keuangan Kepanitiaan dalam kondisi surplus, maka sisa uang Kepanitiaan dapat digunakan untuk kegiatan pembubaran panitia dengan syarat tetap harus diserahkan kepada Bendahara Kepengurusan terlebih dahulu.
SEKIAN WASSALAMUALAIK UM ALSA!!! ALWAYS BE ONE!!!