gestión documental by amadelfi mosquera

GESTIÓN DOCUMENTAL

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL GRUPO 2

PRESENTADO POR: AMADELFI MOSQUERA MOSQUERA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA-QUINDIO ABRIL 2013 INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL GRUPO 2

PRESENTADO POR: AMADELFI MOSQUERA MOSQUERA

PROFESORA LUZ MARINA ARIAS G.

INTRODUCCIÓN

La Gestión Documental, entendida como el conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de esta manera nos permite la recuperación de información, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía; durante siglos la gestión documental era exclusiva para archivadores y bibliotecarios con herramientas básicas como archivadores, libros, carpetas, cajas donde se guardaban los documentos, con la evolución de las nuevas tecnologías se empiezan a usan archivos computarizados agilizando así los procesos. Esta actividad no es nueva, pues es tan antigua como la misma escritura, nace como una necesidad de fijar actos administrativos, legales y comerciales por escrito para dar fe de un hecho, en un principio vemos como se conservan en tablillas, papiro, pergamino hasta llegar al papel, cuya gestión se volvió más compleja a medida que crecía el volumen de los fondos documentales

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL  Proporcionar a los funcionarios, encargados de la custodia, manejo y organización de los archivos, un instrumento orientador que permita realizar labores preliminares de organización con el fin de iniciar la implementación de políticas archivísticas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS  Investigar y conocer el origen de la gestión documental.  Conocer la importancia de la implementación de un programa de gestión documental  Conocer la ley general de los archivos  Determinar los aspectos que se deben tener en cuenta para la realización de los PGD.

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo que usted investigue en otras fuentes, realice lo siguiente: Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf Según Doyle Murielle y Myriam Mejía, la gestión documental fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión Documental revoluciona la práctica archivística, e introduce el ciclo vital de los documentos. Al finalizar la segunda guerra mundial, se produjo un explosión de información, esta eclosión llegó a punto que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, que se estaban produciendo, a raíz de esto la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, esto permitió reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos , respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. Es el proceso que comprende la producción, recepción, distribución y conservación de los documentos desde su origen hasta su destino final con el objetivo de facilitar su conservación y su correcta utilización. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. DOCUMENTO: Es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Es la información registrada en una institución en función de sus actividades o funciones este registro de información tiene un valor administrativo, fiscal o legal. Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado Es una entidad de orden nacional adscrita al ministerio de cultura, encargada de la organización y dirección del sistema nacional de archivos. Fue creado mediante la ley 80 de diciembre 1989 Qué es el Sistema Nacional de Archivos Son instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional. Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos La ley 594 de julio 14 del 2000 o ley general de los archivos. Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21 Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental OBJETIVOS GENERALES  Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.  Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.  Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.  Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.  Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.  Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.  Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental Aspectos: Administración: Contempla las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites, y la eficiencia de la administración. Económicos: hacen relación al análisis a la situación de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa, se refieren a los contemplados en la ley 594 del 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El ciclo vital de los documentos, el principio de procedencia, principio de orden original y el concepto de archivo total.

Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental

1. Producción 2. Recepción 3. Distribución 4. tramite 5. Organización 6. Consulta 7. Conservación INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

8. Disposición final de documentos

Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden. La TRD es un listado de series y sub series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos y se determina su disposición final. ¿Porque es importante aplicar la Tablas de Retención Documental?  Facilitan el manejo de la información.  Contribuyen a la racionalización de la producción documental  Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente  Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ellas estipulados.  Garantizan la selección y conservación de los documentos que tiene carácter permanente.  Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.  Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.  Tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos y se determina su disposición final.  La TRD se presenta con base en la estructura orgánico Primera Etapa. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Segunda Etapa. Análisis e interpretación de la información recolectada. Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Conformar las series y sub-series con sus respectivos tipos documentales, Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y sub-series documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. Tercera Etapa. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y sub series documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta Cuarta Etapa. Aplicación.

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación Quinta Etapa. Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. La Gestión Documental se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos En este programa intervienen, el funcionario responsable de la administración de los documentos apoyado decididamente en todos los estamentos ejecutivos, directivos, profesionales, técnicos y operativos de la institución para garantizar su funcionalidad. Un sistema integral de gestión de documentos se ocupa de todo lo que sucede a los documentos de una entidad u organización a través de su ciclo vital, es decir desde su nacimiento pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas funciones hasta su destino final que puede ser la eliminación una vez cumplida su finalidad administrativa o la incorporación en el archivo histórico si valores que justifiquen su conservación.

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Ventajas del Programa de Gestión Documental Al realizar la gestión documental se llevan a cabo una diversidad de actividades y acciones que posibilita una adecuada y efectiva organización de la documentación que produce una entidad en cada una de sus fases, desde el nacimiento del documento hasta su destino o disposición final. 13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

ENUNCIADO

EXPLICACIÓN

ARTÍCULO 20 “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación” Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”

Todos los ciudadanos tenemos derecho a expresar nuestros pensamientos y recibir la información que nos permita estar actualizados con lo que sucede en nuestro entorno.

Todos los seres humanos tenemos derecho a aprender. El estado debe facilitar que los colombianos adquieran conocimiento a través de las escuelas y colegios.

ARTÍCULO 70 ”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional

Todos los colombianos tenemos derecho a que el estado nos garantice, acceso a la cultura en igualdad de condiciones, ahí es donde cumple su objetivo la gestión documental permite que los documentos sean accesibles a la

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras Disposiciones Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados

Comunidad en general.

La ley general de los archivos se origina con el propósito de establecer la función archivística nacional, para de esta forma preservar el patrimonio nacional (Documentación) toda empresa que trabaje con archivos debe regirse por esta norma. Este artículo nos habla sobre la creación de la legislación la cual velara por el correcto funcionamiento de los archivos.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía. El derecho a la privacidad, apoyado sobre la valoración del individuo, ha sido amparado por la tradición jurídica protegiendo a la persona individual y preservando la inviolabilidad del domicilio, de los papeles y los documentos. Ello asegura que ninguno de estos elementos podrá ser utilizado por otros sin el consentimiento del individuo al que pertenecen. Sin embargo, la extensión de la vida de la persona a diferentes ámbitos no necesariamente públicos obliga a nuevas formulaciones que vayan más allá de la casa, habitación o domicilio de trabajo de la persona, alcanzando sus propias manifestaciones en el mundo Artículo 15—Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. NOTA: El artículo 15 de la Constitución Política fue modificado por el artículo 1º del Acto Legislativo 2 de 2003. Dicho Acto Legislativo fue declarado inexequible por la Corte Constitucional, por el vicio de procedimiento ocurrido en el sexto debate de la segunda vuelta, mediante sentencia de la Sala Plena. C-816 de agosto 30 de 2004. Exps. D5121 y D-5122. M.P. Jaime Córdoba Triviño y Rodrigo Uprimny Yepes. En consecuencia el texto original del artículo 15 de la Constitución Política, que aparece aquí transcrito, recobra su vigencia

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

CONCLUSIONES

La gestión documental se trata esencialmente del proceso que controla todos aquellos documentos que entran y salen de la empresa. En toda empresa el buen manejo de la información es determinante, es por esto que es importante contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información de manera rápida, sencilla y eficaz.

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

CIBERGRAFIA

 Justicia Colombiana, Consulta realizada en:http://colombia.justia.com/nacionales/constitucion-politicade-colombia/titulo-ii/capitulo-1/ [en línea], recuperado abril 13 del 2013.  Etapas para la elaboración y la aplicación de las TRD, Consulta realizada en: http://www.archivonorma.com/old/index.php?flag=2&secc_id=9&cursoidn=22&m odulo=208 [en línea], recuperado Abril 13 del 2013.  Programa de gestión documental, Consulta realizada en: http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestindocumental [en línea], recuperado Abril 14 del 2013.  Gestión documental, Consulta realizada en: http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestindocumental [en línea], recuperado Abril 15 del 2013

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL