Cartilla digital eventos by Ana

ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA

Ficha: 1091944

CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL

DEFINICIÓN DEL TEMA

Las empresas habitualmente forman eventos para poder realizarse con el parámetro de unos objetivos que este al momento de llevarse a cabo, se pueda obtener de forma efectiva y organizada para ejercer la eventualidad. Al establecer la planeación de este, se hará de forma más sencilla ya que si en un principio se fija lo que se quiere realizar se llevara de forma más fácil. Es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener un objetivo.

TEMAS Y SUBTEMAS

1. Conceptos básicos para la ejecución de un Evento Empresarial. 1.1. Evento 1.2. Relaciones públicas 1.3. Protocolo 1.4. Comités 1.5. Coordinaciones 1.6. Simposio 1.7. Seminario 1.8. Workshop 1.9. Foro 1.1.1. Asambleas 2. Principios básicos para la ejecución de un Evento Empresarial. 2.1. Tener clara la finalidad del evento 2.2. Establece un presupuesto y establece el objetivo 2.3. Adapta el evento a la causa y el entorno 2.4.Determina y define a que público va dirigido el evento 2.5. Elabora un plan mucho antes del evento y siguelo al pie de la letra 2.6. Promociona adecuadamente el evento 2.7. La ética en los eventos

EVENTO

Suceso de importancia social o personal; Hecho que ocurre en momento definido } Acontecimiento previsto o imprevisto } Acontecimiento que sirve de soporte para la emisión de mensajes en torno a una marca o corporación en un entorno o ambiente controlado con la intención de que los asistentes tengan una experiencia positiva que permita construir y estructurar dicha marca. } Es un momento de verdad de la comunicación. Responde a las siguientes preguntas: ◦ Qué vamos a hacer ◦ Cuáles son sus objetivos ◦ Cuándo lo vamos a hacer ◦ Dónde lo vamos a hacer ◦ A quiénes vamos a convocar ◦ A quiénes vamos a invitar ◦ Cuánto nos costará ◦ Con qué recursos contamos ◦ A quién debemos informar

Patiño Díaz, Luz Angela. Etiqueta y protocolo: base de la imagen empresarial. Contribuciones a la Economía. Revista Académica Virtual. Madrid, ES: B - EUMED, 2012. ProQuest ebrary. Web. 23 May 2017.

OBJETIVOS DEL EVENTO

Una buena organización requiere que los objetivos sean definidos con precisión, y que sean bien concretos, es decir que puedan realizarse además de medirse en calidad o en cantidad. Precisamente, el evento es un hecho, algo que sucede, que existe, que se materializa, y no una mera idea. . • Por ello la determinación de los objetivos que no deben ser más de tres o cuatro para cada avance organizativo que se haga suele ser más compleja de lo que se piensa. • Una manera de definirlos es responder a las preguntas: ¿para qué hago este evento? , ¿Qué quiero lograr con él?, ¿Cómo desearía que fuera recordado?

PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO

Es organizar algo conforme a un plan. Es la disposición general de un proyecto. De acuerdo a las condiciones y los cambios cada vez más vertiginosos del mercado actual, ya no basta con ser un buen intuitivo. Hoy se requiere de un alto nivel de eficiencia, capacitación, información permanentemente actualizada. Además es una actividad de un alto nivel de versatilidad que incluye tareas como relaciones públicas, administración de recursos, ambientación, manejo de grupos, supervisión general, etc. Por lo cual se requiere de una correcta planificación y organización profesional para poder competir y lograr excelencia en la calidad del servicio. Un evento que no ha sido organizado en forma profesional, si sale bien, más que nada será producto de la buena suerte. El proceso de planificación consta de seis etapas: • Previsión • Planeación • Organización • Integración • Dirección • Control

RELACIONES PÚBLICAS Se la considera una herramienta de la comunicación y su importancia crece cada día. Su objetivo será el de realizar acciones que mantengan y mejoren la imagen de un producto o empresa. Son las que cuidan la relación de la empresa con los medios de comunicación, con los clientes, con la competencia y con el público en general. Deben ayudar a la creación de una imagen buena de la empresa resaltando sus valores más positivos, defenderla de ataques del exterior, y hacer que la percepción de la empresa tanto desde dentro como desde fuera sea la mejor posible.

Patiño Díaz, Luz Angela. Etiqueta y protocolo: base de la imagen empresarial. Contribuciones a la Economía. Revista Académica Virtual. Madrid, ES: B EUMED, 2012. ProQuest ebrary. Web. 23 May 2017.

PROTOCOLO El término protocolo deriva del griego y viene a indicar “lo que va primero”. Lo podemos entender como una serie de reglas que se pueden aplicar a distintos actos ceremoniales, desde un evento en el entorno cercano de la familia o amigos, hasta en el entorno más estricto de las normas ceremoniales, diplomáticas o palatinas. Todas estas reglas que rigen los diversos actos se regulan por decreto o costumbre. En lo referente a la mesa el protocolo establece una serie de reglas que presiden la ordenación de una comida, su rigor dependerá del grado de oficialidad o de intimidad de ésta.

PRE -EVENTO

Es la etapa donde se definen todos los aspectos relacionados con el mismo en cuanto a su organización. Es importante definir en ésta, qué tipo de evento se va a realizar ya que existen por las personas a las cuales va dirigido, varios tipos: evento oficial, y por la entidad que lo organiza. evento privado, evento público, lo cual viene determinado por el motivo de su realización, A continuación se relacionan algunos consideración para definir en esta etapa: • Tipo de evento • Público a quien va dirigido • Objetivos que se persiguen • Lugar y fecha de realización (Estará determinado por costos, eventos que se vayan a realizar en la ciudad, evento que se llevará a cabo). • Elaboración de lista de invitados especiales de acuerdo a los intereses que maneje la empresa. • Número de participantes que aspira a asistir (Determina el tipo de montaje, lugar de realización, tipo de servicio, etc.) • Definición sobre cómo se harán las tarjetas de invitación (escoger color, tipo de letra, texto, textura del papel, etc.) • Medios de comunicación necesarios para su divulgación • Logo y diseño de la presentación del evento • Programación • Papelería y memorias necesarias • Material publicitario.

COMITÉ ORGANIZADOR

las necesidades correspondientes a cada uno, para que este se encargue de su organización y delegar las diferentes funciones. Es parte también del comité organizador, definir el programa que se realizará, los textos a entregar, expositores, materiales que se exhibirán como parte del evento o como parte de los stands de diferentes empresas, los temas que se tratarán, los talleres necesarios para su realización, los refrigerios para todo el personal invitado y de los comités, disponer de una caja menor para imprevistos que por lo general deberá ser el 10%, etc.

COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS

El comité de relaciones públicas , al que podremos asignar la imagen del evento en su totalidad, la escogencia del tipo de papel y tarjetas, afiches, divulgación, promoción, fotografía, y toda la comunicación verbal y escrita con todos los públicos que sean necesarios para lograr los objetivos del evento. Cabe resaltar que para posicionar la imagen del evento y de la empresa como tal, en todos los impresos debe manejarse el logo empresarial ya sea en los regalos institucionales que se le entregan a los invitados especiales, en artículos de artesanía donde hay que tener en cuenta el volumen, el peso para que no ocasione ningún impedimento en el transporte, lapiceros, agendas, cortadores de papel, publicaciones institucionales, etc.

COMITÉ DE RECURSOS HUMANOS

El Comité de recursos humanos, que establecerá el número de personas necesarias para su realización, a las cuales se les asignará funciones específicas. Por lo tanto, es necesario tener en cuenta también las necesidades en cuanto a diseñador gráfico, periodistas, redactores, publicistas, personal de protocolo, personal para promoción, y maestro de ceremonias.

Patiño Díaz, Luz Angela. Etiqueta y protocolo: base de la imagen empresarial. Contribuciones a la Economía. Revista Académica Virtual. Madrid, ES: B - EUMED, 2012. ProQuest ebrary. Web.

COMITÉ DE REGISTRO El Comité de registro se detallarán las listas de los destinatarios para elaborar toda la información, verificación de números telefónicos, direcciones, pues por lo general a la fecha del evento han surgido algunos cambios. Así mismo es requiera para recepción, el la sillas comité encargado asistencia, necesarias, se de material elaborar la encargara hojas de inscripción adicionales, etc. para lista de invitados además de entregar solicitar dispuesto por especiales, recibir las inscripciones, y se encargará de suministrar toda la información que se una mesa el de comité organizador, escarapelas, lapiceros, hojas en blanco, carpetas, bolígrafos, material de inscripción, material promocional como folletos, programas, útiles de escritorio.

COMITÉ DE APOYO

Para tal efecto podrá crearse un Comité de apoyo , podrán involucrarse grupos, o personas que voluntariamente deseen apoyar el evento, ya sea para entregar cualquier tipo de información como para realizar apoyo precisamente al comité de registro en caso también de ser necesarias transporte, alimentación de los conferencistas.

COMITÉ DE LOGÍSTICA Es así como es necesario también crear el Comité de logística, encargado de seleccionar transporte, las mejores alojamiento y opciones estos aspectos de importancia son: de alimentación salón, de los montaje, invitados decoración, especiales en equipos, caso de haber conferencistas que vengan de fuera de la ciudad o el país. Específicamente, estos aspectos de importancia son: • Parlantes • Amplificadores y equipos conexos • Grabadoras • Equipo de video. Cámaras. Cintas, baterías • DVD • Portátiles • Equipos para teleconferencias • Impresoras • Fotocopiadora • Definición del programa de inauguración • Tiquetes • Recepción en Aeropuerto • Relación de invitados • Lista de confirmaciones de asistencia • Orden de precedencia para mesa de honor • Guion protocolar de ceremonia • Tarjetas de reserva de asientos • Hablador para aeropuerto • Tarjetas de invitación Patiño Díaz, Luz Angela. Etiqueta y protocolo: base de la imagen empresarial. Contribuciones a la Economía. Revista Académica Virtual. Madrid, ES: B EUMED, 2012. ProQuest ebrary. Web. 23 May 2017.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL • COORDINACIÓN GENERAL: Es la organización del evento, es dirigida por el coordinador general quien es el ejecutivo responsable de liderar el grupo. Funciones del coordinador: Realización y desarrollo del evento Políticas, reglamentos, programas y procedimientos Coordinadores de área Sistemas y procedimientos Programas de actividades función y trabajo. • COMITÉ FINANCIERO Se requiere de un comité de finanzas que es el encargado de realizar todos los movimientos económicos del evento • COMITÉ LOGISTICO El grupo logístico es el encargado de apoyar el Congreso de Mercadeo en montajes, desmontajes, entrega de material promocional y publicitario, equipos de comunicación, acompañamiento y apoyo antes, durante y después del evento

http://lorerobayo.blogspot.com.co/

COMITE DE RELACIONES PUBLICAS. • Diseño y elaboración del logotipo. • Diseño y elaboración de folletos, papelería especial, invitaciones y todo lo relacionado con impresos. • Folletos • Invitaciones.

• COMITÉ SERVICIOS GENERALES Se encarga de lo diferente a la planificación y logística de las actividades relacionadas con la celebración del evento.

https://es.slideshare.net/zully_carvajal/comitde-promocion-y-relaciones-publicas-zullY

EJECUCIĂ&#x201C;N DE UN EVENTO Es la fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demĂĄs. donde los organizadores se reĂşnen en un mismo lugar para ya darle formato y planificar lo que es el evento en si.

https://definicion.mx/evento/ http://rincondeluniversitario.blogspot.com.co/ 2010/02/ejecucion-de-un-evento.html

COORDINACIÓN DE COMERCILIZACIÓN Y DIFUSIÓN

Preparación de un plan de mercadotecnia. Deben estar encargados de: • • • • • •

Definir la asistencia Calendarios Carteles Correspondencia Invitaciones impresas Invitaciones telefónicas

COORDINACIÓN OPERATIVA

Diseñar, adquirir, distribuir, instalar y controlar la escenografía, decoración del lugar. proporcionar y controlar los servicios de carácter general. Instancia operativa de la coordinación General de campaña, Establece las estrategias, programas y acciones para la exacta planeación de los eventos que contribuirán al triunfo.

http://lorerobayo.blogspot.com.co/

SIMPOSIO La técnica del simposio consiste en reunir a un grupo de personas muy capacitadas sobre un tema ,especialistas o expertos , las cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva. Por lo que es una técnica bastante formal , que tiene muchos puntos de contacto con la mesa redonda y el panel .Puesto que en panel los integrantes conversan o debaten libremente entré si.

SEMINARIO Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido, relevante, con los discípulos o con los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis sobre determinados temas propios de la actividad. El aprendizaje en un seminario es activo, ya que los participantes deben buscar y elaborar la información en el marco de una colaboración recíproca entre sí y a partir de la interacción con el especialista.

https://www.google.com.co/search?q=simposio&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUK EwiT3_2E_YXUAhUISCYKHbl1CvwQ_AUICigB&biw=1920&bih=950#tbm=isch&q=simposioS&i mgrc=klQ0Bh7UZpDfFM

RUEDA DE NEGOCIOS La Rueda de Negocios es un instrumento que permite lograr transacciones inter-empresariales en servicios y/o bienes para el desarrollo de aquellas empresas que participan en ella. Permite a las empresas iniciar actividades internacionales; realizar estudios de mercado a costos reducidos; conocer y acceder a nuevos mercados; a nuevas oportunidades de negocio; descubrir que se pueden realizar distribuciones cruzadas, inclusive con empresas competidoras; conocer las adaptaciones que deberán realizarse a los productos.

FORO Un foro es una herramienta de comunicación, que permite establecer el contacto con otros usuarios a través de internet, generando el intercambio de información o de opiniones sobre diversos temas.

http://www.recursossa.com/Documentos/5_2.htm https://www.google.com.co/search?q=&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwi5rJeg _4XUAhVDQCYKHWTeCR8Q_AUIBigB&biw=1920&bih=950#tbm=isch&q=rueda+de+negoci os&imgrc=kT6G2BzEm3CRUM

WORKSHOP Un workshop es un taller, lo que quiere decir que los asistentes a ĂŠl han de involucrarse en todo lo que allĂ sucede. Es sobre todo utilizado para adquirir nuevos conocimientos o habilidades o intercambio de impresiones a la vez que se favorece el trabajo en equipo.

DESAYUNO DE TRABAJO Reuniones para tratar un tema predeterminado. 2 horas aproximadamente. Se intercambian ideas, dirigidas por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.

http://www.recursossa.com/Documentos/5_2.htm source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwi5rJeg_4XUAhVDQCYKHWTeCR8Q_AUI BigB&biw=1920&b http://comofuncionaque.com/de-en-un-trabajo/

ASAMBLEAS Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o económicos. Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones

ASAMBLEAS ORDINARIAS una asamblea ordinaria es aquella que se realiza en un periodo anual, o de acuerdo a la fecha que fue iniciada según la comisión directiva en libro de actas para que en el periodo de su fecha de renovación, y cambios de autoridades con mandato cumplido sean renovada por los miembros , socios e integrantes de la misma a través de votación y , siempre con la moción del presidente secretario y dos o mas socios para la firma del acta.

https://www.google.com.co/search?q=asamblea&source=lnms&tbm=isch&sa=X&v ed=0ahUKEwi5rJeg_4XUhVDQCYKHWTeCR8Q_AUIBigB&biw=1920&bih=950#tbm= isch&q=foro&imgrc=MjWSB-BXW6IaxM

ASAMBLEAS EXTRAORDINARIAS La asamblea extraordinaria que se pude suceder en cualquier momento haciendo una convocatoria para tratar una emergencia como por ejemplo el cambio de un integrante de la comisión por fallecimiento, gastos de emergencias por rotura de un caño maestro de agua, y miles de temas que puedan llegar a surgir. Siempre refractado por dos socios y firma de las autoridades. Presidente y secretario.

CONFERENCIA Es una exposición que se realiza por una o más personas, sobre un tema cualquiera, generalmente de interés general, ante un público, al que se le permite intervenir mediante preguntas. Si n2o se permite formular preguntas se trata de un monólogo llamado conferencia fija, o más acertadamente, discurso.

https://es.slideshare.net/kvmozita83/asamblea-extraor-5547618 https://www.google.com.co/search?q=conferencia&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ve d=0ahUKE

EVALUACIÓN DE UN EVENTO

La evaluación es el proceso de verificación del evento. A través de la evaluación, el equipo puede festejar sus fortalezas e identificar sus debilidades para poder corregirlas. A través de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden más y más exitosos cada año.

DURANTE EL EVENTO Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su calendarización.

PRINCIPIOS BASICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL.

1. Tener clara la finalidad del evento Antes que nada, es muy importante tener una idea clara sobre el propósito del evento, es decir, debes saber qué quieres conseguir con la celebración del evento. 2. Establece un presupuesto y formula un objetivo . El principal objetivo de un acto benéfico es recaudar el máximo dinero con el mínimo coste. Es esencial preparar un proyecto de presupuesto y establecer un objetivo respecto a los beneficios antes de comprometer a la organización en la celebración del evento. Al preparar el proyecto de presupuesto y los objetivos respecto a las ganancias, es conveniente sobreestimar un poco los gastos, añadir un capítulo de imprevistos (de un 20% aproximadamente) en el presupuesto global y subestimar los ingresos 3. Adapta el evento a la cauda y al entorno. Debes conocer bien el entorno local en el que te desenvuelves antes de decidir qué tipo de evento quieres realizar. Es importante tener en cuenta el nivel adquisitivo, el nivel de instrucción, la edad y otros factores sociales que resultan decisivos a la hora de determinar qué público es adecuado para cada tipo de evento. Determina y define el público al que va dirigido el evento Quizá el evento que habéis programado atraiga a todas las edades, a todos los grupos económicos y socio-culturales. Este tipo de actos es rarísimo. Es mucho más probable que atraiga a un sector determinado de la población. 4. Determina y define el público al que va dirigido el evento. En definitiva, delimita el contenido del acto que se va a organizar, los objetivos que se persiguen y el público al que va dirigido el evento. Forma un comité organizador entusiasta y dedicado Asegúrate de que el 90% del trabajo no recae sobre una sola persona. Lo más seguro es que se queme y que el evento no tenga todo el éxito que hubiera podido tener. En un momento dado se puede recabar la ayuda de profesionales que pueden simpatizar con el evento y con los objetivos de la organización y que quieran aportar su esfuerzo.

5. Elabora un plan mucho antes del evento y síguelo al pie de la letra. Elabora un plan mucho antes del evento y síguelo al pie de la letra Si funcionó en una ocasión anterior, repítelo. Hay una máxima sobre los eventos para la recaudación de fondos: «La primera vez fracasan, la segunda llenan las arcas». No cabe la menor duda de que todo es mucho más fácil la segunda vez. Los eventos periódicos, habitualmente de carácter anual, garantizan una buena recaudación a sus organizadores y son algo que el público a menudo espera con ilusión. 6. Promociona adecuadamente el evento. No descuides la promoción, haz de tu evento algo especial a los ojos del público. Publicidad, prensa y promoción boca a boca son los tres puntos fundamentales para que un acto bien enfocado tenga éxito. El enfoque de estos tres aspectos se hará teniendo en cuenta el contenido y quién participa. No es el mismo trabajo si el evento implica a músicos que a gente de teatro. Los periodistas que cubran el evento serán diferentes si se trata de un concierto o de una exposición de arte. La promoción debe centrarse, en primera instancia, en el objetivo de llenar el aforo del evento. 7. La ética de los eventos. Evita cualquier cosa que pueda interpretarse como sexista, racista o discriminatoria contra cualquier grupo de edad. También las que puedan resultar polémicas porque tienen muchos detractores, como pueden ser los espectáculos taurinos o los circos (por las condiciones de vida de los animales salvajes). Estudia la facilidad de acceso al local y piensa en los discapacitados físicos, así como en atender a requisitos dietéticos especiales (en los eventos que incluyan comida). Piénsalo dos veces antes de organizar un evento de elevado coste y precios altos de entrada, a menos que se trate precisamente de atraer a personas de elevada posición social.

EVALUACIÓN La siguiente evaluación tiene el propósito de garantizar el conocimiento de la temática dada para el fortalecimiento de la ejecución de eventos que permita haber quedado claro en los conceptos y principios determinados. Marque con una “X” la respuesta que usted crea correcta. 1. ¿Cuál de estas definiciones es la correcta de planificación de un evento? a) b) c) d)

A. Es la disposición general de un proyecto, de acuerdo a las condiciones y los cambios del mercado actual. B. Es donde se definen los aspectos relacionados con el mismo. C. Se le considera una herramienta de la comunicación y su importancia crece día a día. D. Todas las anteriores

2. El comité de recursos humanos es el encargado de. a) A. Es el encargado de relacionarse en diferentes grupos, o con personas que voluntariamente apoyen el evento. b) B. Es aquel comité donde se detallan todas las listas de los destinatarios para elaborar toda la información y verificación. c) C. Es el que establecerá el número de personas necesarias para su realización, a las cuales se les asignara funciones específicas. d) D. Es el encargado de su organización y de delegar las diferentes funciones.

3. ¿El proceso de planificación cuantas etapas tiene? a) b) c) d)

Cuatro Ocho Tres Seis

4.Cuáles de las siguientes opciones, son las etapas de un evento: a) b) c) d) e)

Planeación, coordinación y ejecución. Evento, coordinación y comité de relaciones públicas. Pre- evento, evento, post –evento. Ninguna de las anteriores. Todas las anteriores

5.¿Qué es seminario? a) b) c) d)

Consiste en reunir un grupo de personas muy capacitadas sobre un tema. Es una herramienta de comunicación asía los trabajadores. Reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o económicos. Clase o encuentro en el que se reúne un profesional distinguido, para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis sobre determinados temas.

El siguiente juego tiene como objetivo. Buscar o emparejar las diferentes definiciones con sus respectivos títulos. TÍTULOS

COMITÉ ORGANIZADOR

2. COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS

3. EVENTO

No.

DEFINICIONES

Se la considera una herramienta de la comunicación y su importancia crece cada día. Su objetivo será el de realizar acciones que mantengan y mejoren la imagen de un producto o empresa.

Encargado de seleccionar transporte, el mejor alojamiento y opciones, estos aspectos de importancia son: de alimentación, salón, el montaje, invitados, decoración, especiales en equipos, caso de haber conferencistas que vengan de fuera de la ciudad o el país. Es un proceso que consta de seis etapas: • Previsión • Planeación • Organización • Integración • Dirección • Control

4. PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO

Definir el programa que se realizará, los textos a entregar, expositores, materiales que se exhibirán como parte del evento o como parte de los stands de diferentes empresas,

5. PROTOCOLO

Suceso de importancia social o personal; Hecho que ocurre en momento definido } Acontecimiento previsto o imprevisto } Es un momento de verdad de la comunicación.

7. COMITÉ DE LOGÍSTICA

8. RELACIONES PÚBLICAS

Lo podemos entender como una serie de reglas que se pueden aplicar a distintos actos ceremoniales, desde un evento en el entorno cercano de la familia o amigos, hasta en el entorno más estricto de las normas ceremoniales, diplomáticas o palatinas. Todas estas reglas que rigen los diversos actos se regulan por decreto o costumbre. Es asignar la imagen del evento en su totalidad, la escogencia del tipo de papel y tarjetas, afiches, divulgación, promoción, fotografía, y toda la comunicación verbal y escrita con todos los públicos que sean necesarios para lograr los objetivos del evento.

RESUMEN

En toda organización se emplea una planeación ya sea para un evento, o en cualquier otro planteamiento para la empresa, en este desde un principio se adaptan unas pautas para la organización de un evento en las cuales después de tener claro la planeación se deben tener en cuentas unas etapas en los cuales son procedimientos donde se establecerán las fases que intermedian los eventos para una mejor ejecución y calidad en la formación del evento. Como lo son el pre – evento que es lo que se plantea y la organización de cómo se quiere llevar a cabo la eventualidad, donde se tiene en cuenta la supervisión para que el desarrollo de este se elabore correctamente. La siguiente etapa es el evento donde se realiza la programación de cómo se quiere determina el evento y es el direccionamiento de las pautas que se tomaron en cuenta, para la ejecución donde se miran cuáles serán los recursos, quienes serán los invitados, etc. La tercera etapa que es el pos – evento es donde se realiza la evaluación si se llegó a establecer las pautas en las cuales se dieron para el desarrollo de este y que haya cumplido con el objetivo que se quiso dar en la empresa de acuerdo a la organización. El evento dentro de una organización se establece unos lineamientos para una mayor eficiencia ya partir de estos poder lograr el resultado de una buena eventualidad.

CONCLUSIĂ&#x2019;N

En los anteriores conceptos pudimos entender y analizar de forma clara los diversos significados que se encuentran dentro de la ejecuciĂłn de un evento, y los principios que ahĂ en este. Aprendimos a conocer la importancia de cada uno porque integra la eventualidad que se puede realizar dentro de una empresa, con las diferentes actividades que se concilian en un evento.

CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL

NATURALEZA CULTURALES Los eventos culturales, denominados festivales tradicionales, constituyen un área de interés para muchos investigadores pues son un medio para expresar la relación próxima que existe entre identidad y lugar. Los eventos culturales promueven el diálogo, crean sentimientos y marcan presencia, En la actualidad ejercen una gran importancia en el contexto social, cultural, político y económico de un país o una región. Es obvio que los eventos siempre desempeñaron un importante rol en la sociedad humana pues el tedio de la vida cotidiana fue y será quebrantado por la realización de eventos. En muchos países y regiones se asiste a la proliferación de diversos eventos culturales (Recreaciones Históricas, Capital Europea de la Cultura, Carnavales, Festivales del Vino, Festivales Gastronómicos, etc.) para seducir a visitantes o turistas. No obstante, la realización de eventos culturales no busca sólo atraer visitantes, sino que también estimula el desarrollo socioeconómico de una región y puede contribuir a la preservación del patrimonio cultural de diversas villas o ciudades.

EJEMPLOS: – Festivales. – Actos Culturales. Espectáculos artísticos. – Muestras de arte.

– Conmemoraciones.

–

SOCIALES El ser humano es social por naturaleza, es decir, las personas disfrutan de planes en grupo.

Reuniones sociales que enriquecen la agenda personal del ser humano a través de eventos de distinto tipo: eventos formales del contexto profesional (congresos de universidad, talleres de lectura, cursos) y también, eventos sociales de carácter personal que muestran algún tipo de celebración (bodas, bautizos, Comuniones, celebraciones de Navidad, fiestas de cumpleaños) y eventos sociales de carácter más distendido en el día a día, por ejemplo, quedar con los amigos para ir al cine a ver una película, organizar una cena el viernes por la noche. EJEMPLO: El amor y la amistad.

COMERCIALES En Punto sugiere que al organizar un evento corporativo, es de vital importancia conocer la naturaleza de su función, de modo que puedas planear la lista de actividades correctamente. Esto incluye los eventos más comunes y conocidos dentro del mundo de la empresa. Las empresas adaptan los eventos corporativos según sus necesidades y objetivos. Dentro de la gran variedad se podrán realizar eventos corporativos con menor o mayor presupuesto, pero siempre con el fin de alcanzar los objetivos establecidos por la empresa.

Los eventos corporativos pueden ayudar a alcanzar determinados objetivos de negocio tales como dar a conocer nuevos productos, servicios, marca, motivación del personal, mejorar el rendimiento laboral, incentivar la fuerza de ventas, conmemorar aniversarios, entre los principales. En eventos pueden ser realizados por la misma empresa o por terceros. Los eventos realizados por terceros son aquellos organizados por especialistas que invitan a participar a oradores, expositores o representantes. La empresa puede patrocinar el evento o puede no tener participación directa.

EJEMPLO: •

Conferencias

Estas suelen ser grandes reuniones de personas que tienen un interés en común o comparten un sector profesional. Estas son formales y por lo general implican unos pocos oradores que abordan un amplio grupo de profesionales.

Seminarios Los seminarios tienen lugar para los propósitos educativos y generalmente implican pequeños grupos de personas

Reuniones Las reuniones pueden ser las interacciones entre dos o más personas y en general son para discutir las oportunidades y desafíos, los conceptos actuales o transmitir información

DEPORTIVOS Actividad que por su: Trascendencia social, Público asistente Número de participantes ,Complejidad de medios e infraestructuras Dificultad organizativa, Necesita de unos requerimientos especiales para su desarrollo:

Estructura de Recursos humanos. tramites administrativos Apoyo económico •

Planes alojamiento y transporte

•

Infraestructuras especiales

•

Actos de protocolo

•

Plan de difusión y Promoción

•

Sistemas de acreditaciones

•

Control accesos, seguridad, etc.

ACCIONES Si el evento es de relevancia lo primero será constituir los Comités de Honor, Organizador y Ejecutivo. Establecer el organigrama sobre los recursos humanos necesarios. Concretar el Comité de Seguridad (Policía, Protección Civil, Cruz Roja, Protocolo).

• •

• Área Técnica. • Área Administrativa. Área de Información, Comunicación e Imagen. • Área de Protocolo. Área de Alojamiento, Restauración y Transporte. • Área de Infraestructura.

FUNCIONES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS. Identificar y distribuir responsabilidades, competencias y actividades. Establecer la estructura organizativa. Definir nivel descentralización toma de decisiones. Posibilitar coordinación y comunicación. Formular planificación operativa. * Sociedad Civil: •

Federaciones

•

Clubes

•

ONG

•

Empresas

•

Voluntarios

•

`Mediáticos:

•

Prensa

•

Radio

•

Televisión

EDUCATIVOS Son el conjunto de actividades de carácter profesional, artístico o técnico que implica algún tipo de enseñanza o capacitación. existen diferentes clases de eventos clases de eventos académicos, entre ellos destacar los siguientes: •

SIMPOSIO, CONGRESO, FORO, CONVENCION, SEMINARIO, TALLER, DEBATE, PANEL, MESA REDONDA Cada uno con diferentes características pero con la finalidad de que profesionales de distintas áreas, los aprovechen y enriquezcan su formación integral.

Que al momento de organizar un evento académico es de vital importancia tener en cuenta los siguientes puntos: •

¿QUÉ QUIERO? Definición del objetivo, acciones y metas

•

¿QUÉ NECESITO? Análisis del recurso:

•

¿Con quién lo voy a conseguir? ¿Cómo y con qué?

•

¿QUIÉN HARÁ QUÉ? Estructura organizacional

•

Realización de un proyecto

•

Realización de Presupuestos y Flujos de efectivo

•

Realización de contactos (Invitados, proveedores)

•

Búsqueda de Patrocinios

•

Difusión y Promoción

•

Si existe un equipo de periodistas o comunicadores, coordinen

con ellos para saber qué notas o qué momentos del evento cubrirá cada uno.

TECNOLOGICO El evento es organizado por Facultad de Ingeniería de Sistemas, Informática y Ciencias de la Computación , Donde se registra la participación de más de 300 personas. Durante una semana cargada de ingenio e invención. Proceso de carácter informativo cuyo objetivo es orientar al sector productivo, comunidades y público en general, tecnologías e información técnica de actualidad. Estos eventos se programan especialmente para realizar actualizaciones tecnológicas, dirigidos a empresarios y personal vinculado a las empresas.

POLITICOS Un evento político es donde una persona, perteneciente a un partido político (casi siempre, es una persona con mucho poder, es decir una de las personas mas importantes), organiza un evento, donde otras personas que también son pertenecientes al partido político van a escuchar la palabra la persona, o escuchar medidas adoptadas por la misma. EVENTOS POLITICOS La mercadotecnia política es el conjunto de técnicas de investigación, planificación, gestión y comunicación que se utilizan en el diseño y ejecución de acciones estratégicas y tácticas a lo largo de una campaña política, sea ésta electoral o de difusión institucional. Elementos[editar] La campaña se compone principalmente de tres elementos: Mensaje, dinero y activismo.

CIENTIFICOS Eventos complejos cuya ejecución requiere: Método de trabajo Trabajar por comités Personal altamente capacitado Gran cantidad de personal Es necesario planificarlas debidamente elaborando una estrategia para: Cumplir objetivos Anticipar problemas Asignar recursos Realizar seguimiento Evaluar avances -El grupo organizador debe conocer la misión, objetivos, políticas, procedimientos, presupuestos, financiamientos, servicios y programas, responsabilidades, proyecciones, estrategias de difusión, central de recursos, fecha, sede, participantes, etc. -Un buen plan debe ser: concreto, sencillo, flexible, adoptable, compresible. -Ventajas de planificar: Objetivos claros y definidos, metas para su alcance, creatividad en uso de recursos, revisiones, coordinación de esfuerzos. -Para definir fecha y lugar hay que considerar: Tiempo para la planificación, organización, difusión y realización Conveniencia o no de realizarlo en días festivos o vacaciones. Otros eventos similares en la misma fecha Fechas disponibles en centros de convenciones hoteles y salones Clima del lugar donde se realizara Disponibilidad de las personalidades invitadas -Para garantizar la concurrencia hay que considerar: Temática conferencistas, expositores.

RECREATIVO se va a denominar eventos recreativos empresariales a las actividades recreativas, que tienen modificaciones y adaptaciones que son llevadas a cabo con la población infantil juvenil y en este caso adulta basada en la familia para mejorar la calidad de vida con colaboradores o grupos familiares • Entre estas están: Fechas especiales: se basa en celebrar con jefe y colaboradores las fechas más importantes para la organización. Por eso Cafam se encarga de organizar eventos significativos para la empresa, en las fechas comerciales y no comerciales que quiera tener en la memoria y festejar como parte de la identidad corporativa para Fortalecer lazos de amistad, camaradería y compañerismo. Fiestas Temáticas: se basa en fortalecer la cultura organizacional, con una celebración ambientada en temáticas especiales, que refuercen los valores organizacionales, rememoren épocas importantes para la institución y generen vínculos laborales mucho más estables y fuertes. Actividades de recreación: son para colaboradores y las familias de la empresa, programas recreativos para niños, jóvenes y adultos. En ellos podrán disfrutar de festivales de gigantes, juegos de la nota, bazares de pueblo y también programas para las familias de la empresa. Planes de alojamiento : se basa en la empresa creando planes en los que se ofrece opciones con una variedad de planes de convenciones y eventos fuera de Bogotá; planes se incluyen el alojamiento, la alimentación y salones de reuniones. •

Planes por un dia:colaboradores con las excelentes alternativas de los planes recreativos por un día. esta alternativa es para romper la rutina y liberar la mente y el espíritu de los trabajadores mediante actividades como pequeños viajes, espacios de entretenimiento y aventura creados especialmente para los colaboradores.

GRADO DE EXCLUSIVIDAD

PUBLICOS Son aquellos actos oficiales en los que intervienen las primeras Autoridades civiles, eclesiásticas o militares del Estado, de la Autonomía, de la Provincia o de la Ciudad. Estos a su vez se pueden dividir en:

Actos de carácter general: Son aquellos que tienen como motivo unas efemérides nacionales y en los que la invitación parte de la primera autoridad civil, eclesiástica o militar.

Actos de carácter especial: Aquellos cuyo objetivo es dar solemnidad a un acto o conmemorar una fecha señalada.

EJEMPLOS: De acuerdo con la naturaleza del acto, podemos distinguir los siguientes tipos: •

Social: matrimonio, nacimiento, cumpleaños, aniversario.

•

Académico: seminarios, conferencias, científicos.

•

Recreativos: festival, espectáculo.

•

Deportivo: prueba, campeonato, juegos.

PRIVADOS •

Un acto privado es aquel que se organiza para un determinado colectivo, y no pretende transmitir nada a la sociedad en general. Pueden ser:

•

Actos privados corporativos: Los organizados por empresas u organizaciones con motivo de alguna celebración o acontecimiento relacionado con la misma.

•

Actos privados familiares: Los organizados en el seno de la vida privada de los organizadores, los cuales pueden organizar con total libertad y los llevarán a cabo con sus propios recursos.

•

Además de los tipos de actos que acabamos de considerar, los actos se acogen a una clasificación, dependiendo de quién los organice:

•

Actos no oficiales: Cuando son organizados por una persona o entidad privada. No obstante si asistiesen autoridades se debe aplicar el protocolo establecido en la normativa.

•

Actos oficiales: Son los organizados por instituciones públicas como la Corona, Gobierno o Administración del Estado, Comunidades Autónomas o Corporaciones Locales. En todo caso en estos actos es aplicable la legislación referente a protocolo. A su vez los actos oficiales: • De carácter general: son los motivados por acontecimientos nacionales, autonómicos, provinciales o locales. También aquellos con motivo de conmemoraciones. • De carácter especial: Cuando los acontecimientos o conmemoraciones que lo motivan son propios de alguna institución en particular y sus servicios y funciones.

• DIFERENCIAS Públicos: Accesibilidad ilimitada conductas aplicables las leyes conductistas eventos naturales actuar- físico manifiesto puede ser reportada por gran numero de personas

Privados: Accesibilidad ilimitada Conductas aplicadas a las leyes conductistas eventos naturales pensar- actuar no físico, no manifiesto no pueden ser reportados por mas de una persona

ALCANCE Y MAGNITUD MUNDIAL La planificación del transporte para eventos grandes empieza con la dificultad para establecer la demanda total de transporte. Se requiere escenarios para estimar la población del evento compuesta por espectadores (boletos disponibles), asistencia de actores tales como atletas, etc., pero también la población que asiste a los eventos de acceso libre. Se necesita simulaciones para modelar la dispersión de la población del evento (lugar del evento con respecto al alojamiento, servicios de transporte, etc.) para estimar la demanda de transporte día a día. De manera general, los eventos grandes pueden ser clasificados en 4 categorías, tal como es mostrado en la tabla de abajo. Las variables para definir las clases de eventos son las siguientes: •

Magnitud: evento único o grupo de eventos,

•

Dispersión: uno o múltiples sitios (en una sola ciudad anfitriona o región o nación),

•

Duración: lapso de tiempo del evento (incluyendo el tiempo de elaboración),

•

Frecuencia: por única vez, habitual, bianual, otro,

•

Población: personas que tienen parte en el evento (participante, espectadores, mano de obra).

REGIONAL En el caso de eventos regionales o internacionales, primero se tiene que designar cuál será el país y la ciudad sede. El lugar elegido debería cumplir con determinadas características básicas, que son: Tener un amplio acceso a la ciudad, tanto en rutas aéreas como terrestres

Que cuente con una cantidad de plazas disponibles para recibir a la cantidad de público esperada Que cuente con un predio, hotel o centro de convenciones para desarrollar el evento con la capacidad necesaria Que cuente con una infraestructura adicional (restaurantes, transportes y servicios) que sea capaz de recibir la cantidad de asistentes prevista. Una vez acordada la ciudad sede, tenemos que encargarnos de determinar el lugar donde se realizará el evento.

Lo primero que deberíamos tener en cuenta, es, si el predio en donde realizaremos el evento será cedido o deberá ser contratado. En caso que sea cedido, deberemos adaptar nuestros objetivos al lugar, pero si el lugar es seleccionado por nosotros, tenemos que tener en cuenta una serie de factores para que el lugar sea el más óptimo, funcional y acorde posible. Las opciones varían según la ciudad que se elija, pero existen distintos tipos de sedes para la organización de un evento: • Centro de convenciones • Hoteles • Salones • Sedes Especiales (Universidades, Hospitales, Centros Culturales, Teatros, etc.) • El tipo de sede y la fecha deberán seleccionarse de acuerdo a: • Cantidad de asistentes prevista • Cantidad de actividades paralelas a realizarse • Cantidad aproximada de asistentes en cada sala (no es bueno que haya gente parada o que no haya gente para escuchar a los oradores • Accesibilidad • Disponibilidad • Presupuesto

INTERNACIONAL Eventos Internacionales aquellos que sean originados por alguna Institución Internacional ya sea de carácter regional o mundial y cuya sede se ha decidido que sea nuestro país y también aquellos eventos generados por Instituciones de otros países y a los que se les ha dado carácter internacional por el contenido de sus temas de discusión, por la participación de extranjeros o por el auspicio de una o varias Instituciones Internacionales.

•

Nacional Alcance: Debe abordar temas de interés nacional con al menos 2 expositores no residentes.

Categoría del evento: De Ciencia y Tecnología o de Promoción de la Innovación. Estructura: Deberá comprender actividades como conferencias, sesiones de posters, mesas redondas, simposios, foros, talleres. Magnitud : Mínimo 2 días, con jornadas de 9 horas.

ACTIVIDAD LUDICA

Este Juego consiste en llenar los espacios de característica y denominación según lo que se explica en el capitulo es decir este juego consiste en completar cada tipo de evento con la mayor cantidad de información posible el ganador será quien tenga mas clara la característica y denominación de el evento

EVALUACIÃ&#x2019;N

RESUMEN La clasificación de eventos se caracteriza por su naturaleza las cuales pertenecen los eventos culturales que son aquellos que son un medio para expresar la relación próxima que existe entre una identidad y lugar en los cuales se encuentran tales como festivales, Actos culturales, espectáculos Artísticos ,otros son los eventos Sociales los cuales el ser humano es social por naturaleza, es decir, las personas disfrutan de planes en grupo También se encuentra los eventos comerciales lo cuales tienen como objetivo alcanzar determinados objetivos negociables tales como dar a conocer nuevos productos, servicios, marca y motivación personal , dentro de esta clase de evento se encuentran las conferencias, Seminarios, Reuniones, Eventos Deportivos trascendencia social, publicó asistente dónde se construye los comités de honor, Eventos educativos son de carácter profesional , Artístico y técnico que implica algún tipo de enseñanza o capacitación, Tecnológico es la facultad de ingeniería de sistemas, informática y ciencia de la computación, Eventos políticos son para aquellas personas pertenecientes a un partido político, evento científico aquellos que garantizan la concurrencia que hay que considerar y por ultimo los eventos recreativos basada en mejorar la calidad de vida con colaboradores o grupos familiares. El grado de exclusividad son los públicos son Actos que se dividen como actos de carácter general y carácter especial como Lo son los matrimonios, cumpleaños y Aniversarios y los privados don aquellos que se organizan de carácter colectivo y no pretende transmitir nada a la sociedad y también se clasifican por el alcance y la magnitud a nivel mundial, regional ,internacional y Nacional.

CONCLUSIÓN En conclusión queda dicho entonces que a través de una clasificación de un evento empresarial y social se pueden alcanzar múltiples propósitos que nos acerca a la posibilidad de fortalecer nuestra realidad a nivel empresarial, social, cultural, regional, mundial y demás. A partir de esto podemos inclusive incrementar más de nuestro conocimiento y poder iniciar un proceso avanzado y poderlo lograr.

TIPOS DE EVENTOS EMPRESARIALES

SUBTEMAS

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Viajes de incentivos Ceremonias empresariales Talleres Aniversario de empresas Convenciones Jornada Reunión Juntas Exposiciones Debates Congreso

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Seminario Teleconferencia y video conferencia Inauguración Asambleas Panel Conferencia Ferias Foro Prensa Teambuilding

¿CÓMO PODEMOS LLEGAR A LOGRARLO? Los eventos corporativos son una herramienta eficaz: family days, reuniones casuales, viajes de incentivo y demás tipo de eventos ayudan a conocerse entre compañeros, a romper el hielo, desestructurarse de la rutina diaria del trabajo haciendo de ello un estilo de pasatiempo, mejora el trabajo en equipo y deja a la luz el potencial de cada uno; por lo que siendo bien organizadas dan un excelente resultado para la organización, estos también son herramientas corporativos para la ayuda como anteriormente ha sido nombrado para el beneficio de la empresa.

TIPOS DE EVENTOS DEFINICIÓN Se entiende por evento como aquellas actividades de cierta importancia, que son proyectadas y organizadas con anticipación. Dado el amplio significado del término y la variada programación de actos que se celebran, es muy complicado establecer una única tipología universal de eventos. En los fundamentos teóricos ya se anticiparon varias clasificaciones que se completaran y abordaron desde una perspectiva diferente en este apartado. A la hora de llevar a cabo una clasificación, es primordial hacer referencia a aquellos intereses comunes en cuanto a los objetivos, a los convocantes y a los asistentes a un evento, así como su compromiso en la toma de decisiones y la selección de unos determinados servicios.

http://www.tiposde.org/general/673eventos/#ixzz4htuwAWdP

EVENTOS DE EMPRESA Los eventos empresariales se definen como: “aquellos que plantean las empresas como herramienta dentro de su estrategia de marketing, ya sea para aumentar sus ventas, dar a conocer un nuevo producto al mercado o mantener la presencia del mismo”.

VIAJES DE INCENTIVOS Los incentivos nacen con el fin de estimular a los empleados para que adopten una determinada conducta, que generalmente se orienta, directa o indirectamente, a favorecer los objetivos de la empresa. Así, por ejemplo, se pueden dar incentivos al aumento de la producción, siempre que esto no repercuta en la calidad, o bien se puede recompensar la asiduidad o la puntualidad.

http://www.tiposde.org/general/673-eventos/#ixzz4htuwAWdP BIBLIOGRAFIA: EL ABC EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Aunque los incentivos normalmente son de tipo económico, también existen incentivos de contenido no monetario, como por ejemplo los viajes. Este tipo de incentivo ofrece una serie de ventajas sobre los demás como forma de motivación, al demandar una mayor imaginación por parte del participante, aunar el objetivo y la recompensa y finalmente, al suponer la implicación de la unidad familiar. Si se programan viajes de un nivel superior, estos provocan una mayor expectación puesto que se convierten en eventos inalcanzables para gran parte de los participantes. Además, para su desarrollo son necesarios especialistas que asesoren del proyecto más adecuado.

http://www.tiposde.org/general/673-eventos/#ixzz4htuwAWdP BIBLIOGRAFIA: EL ABC EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

CEREMONIAS EMPRESARIALES Ceremonias y actos empresariales Las ceremonias y actos que realizan las instituciones tienen objetivos claros, pueden ser entregas de diplomas o certificados, homenajes o aniversarios de la instituciรณn o sus creadores, asunciones, pasos de mando o inauguraciones, por nombrar algunas. Dependiendo de este objetivo, las ceremonias se clasifican en solemnes o institucionales, simples o de aniversarios.

Tipos de ceremonias Ceremonias y actos empresariales Ceremonias solemnes Ceremonias institucionales Ceremonias simples o Actos

tp://organizaryplanear.com/n/3615/ceremonias-y-actos-empresariales.html http://www.infosol.com.mx/espacio/Articulos/Desde_la_Trinchera/ceremonia l-empresarial.html#.WSSVGMa1vIU

TALLERES

Los talleres empresariales están diseñados para fortalecer competencias profesionales en los colaboradores de las empresas. La metodología esta orientadas a la adquisición de nuevos patrones de conducta y pensamiento que redunden en la preparación y superación cada miembro de su organización. Talleres Empresariales: Liderazgo Liderazgo y Motivación Comunicación Eficaz Manejo del Estrés Trabajo en Equipo Servicio de atención al cliente Manejo y resolución de Conflictos Taller de Habilidades Gerenciales Inteligencia Emocional, Desarrollo Personal y Manejo del Estrés Auto Coaching, Control de Emociones Relaciones Humanas Técnicas Proyectivas e Ideas Creativas Modelos de comportamiento y Acción Motivada Resolución de Conflictos y Problemas Limitación de Estrés Relaciones Interpersonales Efectivas Trabajo en Equipo Desarrollo de la Inteligencia Emocional, Reflexión y Autoanálisis Persistencia Técnicas de Comunicación http://www.comfacauca.com/talleres-empresariales http://www.asefim.org/talleres-empresariales

ANIVERSARIOS DE EMPRESAS El aniversario de empresa se concibe como un evento único para conmemorar ya sea los 20, los 50 o los 100 años de historia de la compañía. Constituye una oportunidad única de analizar el trabajo realizado por la empresa hasta la fecha y de enorgullecerse de todos aquellos que lo han hecho posible. A su vez, se presenta como una ocasión exclusiva para fomentar la comunicación entre los empleados y para que se sientan partícipes del evento en este día tan especial.

BIBLIOGRAFIA: EL ABC EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

CONVENCIONES

Una convención empresarial suele tratarse de un evento organizado de manera privada e impulsado por una empresa. Lo habitual es que sólo asistan empleados o directivos de dicha compañía y que se intercambien ideas para la generación de negocios. Dentro de ese sector también se habla de lo que se conoce como convención colectiva de trabajo. Esa es la denominación que se usa para referirse al llamado convenio colectivo, la reunión que mantienen empresarios y empleados para regular lo que son las condiciones laborales. La definición de convención está formada por varios conceptos: 1. Una convención es un evento en el que personas se reúnen con el propósito de impartir e intercambiar ideas y opiniones así como el tomar decisiones. 2. Una convención es un evento en él participan personas con un interés común de un determinado sector, esfera o grupo. 3. Una convención es un evento en el que participan ponentes reconocidos y conocedores del tema, previamente establecido durante la organización del evento. 4. Según los expertos, este tipo de evento, debe de durar de 3 a 5 días para que sea tomado en cuenta como una convención.

http://www.eventoclick.com/eventos-pr/convenciones/definicionconvencion-r.html

OBJETIVOS DE LAS CONVENCIONES: • Existen diferentes tipos de convenciones, sin embargo, todos tienen un fin en común. Las personas que se encargan de organizar los eventos de convenciones se les denomina como el Comité Organizador y son los que, antes de comenzar con la organización formal y completa del evento, definen la premisa o tema de la convención. Es justamente de ésta última de la que saldrá el objetivo de las convenciones y se logrará cuando el evento finalice. • El lugar de la convención: • La decisión del lugar también corre a cargo del Comité Organizador y estará basada en el tipo de convención, su duración, presupuesto, elementos que necesitarán los ponentes y sobre todo por el número de asistentes al evento. JORNADA

Espacio que se separa con tiempo para un equipo de trabajo con fines de abordar un tema específico, es aconsejable hacerlo un día entero y fuera de la oficina de la organización. Las jornadas de trabajo implican por parte de cada principiante un trabajo previo.

http://www.eventoclick.com/eventos-pr/convenciones/definicion-convencion-r.html

DEFINICIÓN DE REUNIÓN.

Se entiende por reunión a la agrupación de personas reunidas físicamente en un espacio y/o en un local para tratar un tema que será coordinado voluntariamente. La reunión de diferentes individuos en un lugar y momento específico puede llevarse a cabo de manera planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado, pero también puede darse de manera espontánea, por razones casuales y sin mayores propósitos. Sin importar el objetivo de la reunión se debe tener en cuenta que por lo general la reunión debe ser iniciada con dos a más personal, que conocen previamente el caso o tema a tratar. Todas las reuniones están sujetas a ciertos lineamientos básicos.

Para que una reunión sea útil tiene que estar bien preparada y siempre se deben tener en cuenta los aspectos materiales y los funcionales. Ya sea un evento, una reunión con el cliente o con proveedores o una charla con el equipo de organización, los pasos a cumplir son siempre los mismos y conforman el “ABC” de toda reunión

Se puede dividir la preparación (previa a la reunión) en 5 pasos: 1. Definición de los objetivos: los que se han de lograr y los que serían interesantes (objetivos secundarios). Si los prioritarios son muchos se hacen varias reuniones.

2. La elección de los participantes: la eficacia de una reunión depende mucho de los participantes ya que deben ser compatibles. 3. Planificar el desarrollo de la reunión: el orden del día, es decir, el desarrollo de las cuestiones que se abordarán. 4. Organización del material de la reunión: documentos, preparación de la sala y aspectos anexos (la botella de agua, papelería, lapiceras, etc.), recordatorio de la convocatoria, confirmación de asistencia. 5. El desarrollo de la misma.

TIPOS DE REUNIONES: • • • • • • •

Reunión formal Reunión informativa Reunión consultiva Reunión para provocar acción Reunión de revisión. Reuniones de negociación. Reunión mixta.

DEFINICIÓN DE JUNTAS: Es una organización de socios instituida con la finalidad de gobernar un determinado territorio este busca que sean realizadas investigaciones sobre negocios, economía, la publicación de informes, pronósticos que puedan ser utilizados por los ejecutivos de los negocios, se debe tener en cuenta que la junta directiva de una organización debe contar con un grupo de personas capacitadas para el tema o situación a tratar que cuenten con el potencial y conocimiento para el mismo. Es importante tener en cuenta las actividades a tratar en las juntas: • Anotar frente al grupo los temas propuestos. • Preguntar si existen temas adicionales a tratar y anotarlos. • Eliminar los temas que no requieran la participación de todos. • Revisar el listado de temas y consolidar asuntos semejantes. • Jerarquizar los temas y poner por orden.

DEFINICIÓN DE EXPOSICIONES: Espacio ideal para la creatividad utilizado para el lanzamiento de un tema o producto o servicio. Es necesario ambientar el lugar con un sentido estético que invite a los participantes a recorrer toda la exposición y recordar la exposición, es una excelente estrategia de consecución de nuevos clientes.

DEFINICIÓN DE DEBATES: Es un acto de comunicación y exposición de ideas diferentes sobre un mismo tema entre dos o más personas, el cual será más completo a medida que los argumentos expuestos vayan aumentando en cantidad y consoliden de sus motivos. La finalidad directa y expuesta a conocer las posturas, bases y argumentos funcionales, de las distintas partes de una discusión indirectamente puede cumplir un rol de aprendizaje y enriquecimiento para quienes participan en un debate, pueden eventualmente cambiar a otra postura o profundizar y enriquecer la propia, aunque eso no es la finalidad o el principal motivo de un debate. Se debe tener en cuenta que la finalidad de un debate no es llegar a una controversia ni muchos menos a discusiones graves, su fin es logara a que cada participante den su punto de vista. En las clases de debates podemos encontrar cualquier tipo pues en el debate se puede tratar o dialogar de cualquier tema.

DEFINICIÓN DE CONGRESO: es una reunión o conferencia, generalmente periódica, donde los miembros de un cuerpo u organismo se reúnen para debatir cuestiones de diversa índole, aunque generalmente con fines políticos, asociativos, divulgativos o de investigación. reunión o conferencia, generalmente periódica, en que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, colectivo, etc., se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas. Entre las características principales podemos destacar: la exposición y debate de múltiples ponencias, asistencia de personas con un alto nivel profesional, intereses comunes, presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinadas materias, etc. Otro factor determinante es la duración del mismo. Según los expertos debe al menos durar de 3 a 5 días, para poderle llamar congreso. En caso contrario, podría catalogarse de conferencia, convención o asamblea, entre otros.

SEMINARIOS

Los seminario son reuniones especializadas, de fines determinados a los temas relacionados con la investigación, los semanarios conllevan una metodología puntal y su objetivo es buscar las mejoras de las competencias de los participantes. Estos seminarios por lo general se realizan en espacios cerrados u ámbitos pequeños, muy similar a los cursos de formación, y donde se promuevan la interacción, el diálogo y la retroalimentación de los asistentes, todos participan activamente expresando sus opiniones, socializando el tema. Tiene una duración mínima de dos horas y generalmente implican pequeños grupos de personas que no supere más de 50 participantes. El tiempo varía, algunas organizaciones realizan seminarios cada mes otras cuando se requiere algunas temáticas específicas la duración puede ser entre cuatro horas o cuatro días, de acuerdo a lo extenso de los contenidos requeridos.

http://es.calameo.com/read/004677115f1d54961db3 FLEITMAN JACK, Eventos y exposiciones, Editorial McGraw-Hill, México (1997). GHERARDI, E. (2002): Cómo hacer eventos exitosos. Editorial Nacional, Caracas-Venezuela.

TELECONFERENCIA Y VIDEOCONFERENCIA

Espacios virtuales que utilizan tecnologías de la información y la comunicación para congregar expertos a debatir en temáticas previamente establecidas. Este espacio permite que se debatan temas en tiempos reales con expertos internacionales ubicados en cualquier parte del mundo facilitando así la disminución en costos de desplazamiento. El moderador permite al público interactuar con los ponentes.

https://es.slideshare.net/federicogalvis/tipos-de-eventos-conceptosplanificacin-1466290 FLEITMAN JACK, Eventos y exposiciones, Editorial McGraw-Hill, México (1997). GHERARDI, E. (2002): Cómo hacer eventos exitosos. Editorial Nacional, Caracas-Venezuela.

LANZAMIENTO DE PRODUCTO

Un lanzamiento buscan la oportunidad de hacer dar a conocer un nuevo producto marca o servicio de la organización al mercado, o bien el reposicionamiento de los mismos. El lanzamiento se da a conocer a través de los medios generalmente se realizan en espacios cerrados para ofrecerlo a los clientes. Este está dirigido tanto al personal de la empresa como a potenciales clientes y algunas veces a la exposición del público.

https://angelicaeventos.blogia.com/2011/043001-eventos-empresariales.php https://www.macguffin.es/blog/10-ejemplos-de-eventos-corporativos https://es.slideshare.net/federicogalvis/tipos-de-eventos-conceptosplanificacin-1466290 FLEITMAN JACK, Eventos y exposiciones, Editorial McGraw-Hill, México (1997).

INAUGURACIÓN

La inauguración son todos los eventos que se van a realizan para celebrar la apertura de un establecimiento, está dirigido para empleados, cliente todo personal que tenga un vínculo con la entidad. Es un acto solemne y se dan a conocer al público los nuevos productos, servicios y nueva instalaciones…etc.; en algunas organizaciones se realiza trimestral, anual dependiendo de su objetivo principal de la empresa.

ASAMBLEAS

Las asambleas son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales y económicos, la reunión busca el consenso entre partes sobre la toma de decisiones Espacio anual programado generalmente para los accionistas de la compañía o presidente para entregar información de balances de gestión administrativa y financiera del año anterior y proponer acciones para el siguiente año. Estas asambleas son regidas por estatutos y tienen definido el número de participantes mínimo requerido para deliberar. Clases: • Ordinarias: es la aprobación de balances y presupuestos. • Extraordinarias: es la aprobación especial del tema, cuando la resolución no está prevista en el estatuto.

http://www.eventfocus.co.za/related/event-articles/corporate-events/corporate-event-types/ https://eventosenpunto.wordpress.com/2012/10/10/tipos-de-eventos-corporativos/ FLEITMAN JACK, Eventos y exposiciones, Editorial McGraw-Hill, México (1997).

PANEL

Es un espacio en el que sugiere que haya controversia para mayor enriquecimiento del contenido que ofrece al público, se define el asunto a tratar, selecciona los participantes, en los paneles se acostumbran tener un grupo máximo de cinco ponentes, lo ideal son tres ponentes que debatan alrededor de una temática y se exponga su punto de vista particular en no más de veinte minutos cada uno. Se puede admitir personas ajenas al panel que observe lo que se realiza. El coordinador permitirá al público hacer preguntas y realizará un breve resumen del punto de vista de cada uno para dejar en el cierre una variedad de opiniones con fundamentos claros. Por el número de personas no se requiere un lugar tan grande ya que la idea es interactuar con el grupo. Tiene como duración estimada de una o dos horas con 10 o 15 minutos estimados a la presentación de cada ponente http://es.wikihow.com/conducir-un-panel-de-discusi%C3%B3n http://www.slgformacion.com/?page_id=3389 https://andreameventos.blogia.com/2011/042901-eventos-empresariales.php FLEITMAN JACK, Eventos y exposiciones, Editorial McGraw-Hill, México (1997).

CONFERENCIA

La conferencia es un tipo de exposición oral, impartida por especialistas, centrada en la presentación de un tema específico y de interés para el público al cual está destinada. Este género oral tiene como base el discurso escrito, como puede serlo un ensayo de extensión limitada donde se expone un tema con la finalidad de enseñar o persuadir.

DINAMICA Presentación del orador Exposición del discurso Sesión de preguntas y respuestas Agradecimientos al conferencista

TIPOS DE CONFERENCIAS Conferencia simple Conferencia con preguntas Conferencia entrevista Videoconferencia Conferencias internacionales Conferencias nacionales http://files.sld.cu/bmn/files/2013/10/conferencia.pdf http://www.educarchile.cl/ech/pro/app/detalle?ID=104781 https://prezi.com/j6fpurhkrg-x/tipos-de-conferencia/

TEMAS

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CIENTÍFICAS: Científicos presentan un nuevo trabajo a sus colegas para recibir información. ACADÉMICAS: con el fin de discusión o intercambio de conocimientos CULTURALES: Aportar nuevas ideas para mejorar la capacidad económica y social de un sector. TECNOLÓGICAS: Organizaciones se reúnen para un lanzamiento de un programa o algún tipo de tecnología innovadora.

https://andreameventos.blogia.com/temas/eventosempresariales/https://es.slideshare.net/cpantera73/proyecto-de-feria-empresarial /

FERIAS

La feria es una actividad empresarial, es un evento de promoción y de negocios, cuya finalidad es promocionar las tendencias del mercado, dentro de los componentes de una feria están la rueda de negocios donde se fomenta el intercambio comercial entre empresarios, propiciando encuentros entre clientes potenciales y proveedores, con el objeto de establecer contactos y concretar negocios en el corto, mediano o largo plazo la exhibición que permite a los empresarios a través de un ¨stand¨ mostrar, vender y/o promocionar sus productos o servicios a los visitantes.

TIPOS DE FERIA SEGÚN SU ALCANCE Y COVERTURA: Ferias regionales Ferias internacionales Según tipo de actividad SEGÚN AL TIPO DE PUBLICO Ferias generales Ferias especializadas

OPURTUNIDADES Y VENTAJAS -El cliente está disponible: no hay que tomar una cita previa; está predispuesto a comprar. -Vender -Generar nuevos contactos que pueden acabar en ventas. -Dar a conocer nuevos productos (sondear la opinión). -Potenciar la marca. -Reforzar el contacto con los clientes habituales. -Observar la competencia. -Abrir nuevos mercados. -Hacer relaciones públicas con los medios de comunicación.

http://www.monografias.com/trabajos6/efer/efer.shtml#ixzz4hvrSXFMi https://pascualbernal.wordpress.com/manual-para-organizadores-de-ferias

FORO Un foro es un lugar físico o virtual que se emplea para reunirse e intercambiar ideas y experiencias sobre diversos temas. Es esencialmente el espacio que se utiliza como escenario de intercambio entre personas que desean discutir sobre problemáticas específicas o todo tipo de temas.

TIPOS DE FORO

Foro público Foro protegido Foro privado

Funciones del moderador del foro

El coordinador, o moderador del foro expande los objetivos del foro, y presenta el tema. Da a conocer la dinámica del foro, presenta a los foristas y da inicio al mismo. Concede la palabra, da paso a las preguntas, anima el foro, hace breves resúmenes antes de continuar con el siguiente segmento.

https://www.definicionabc.com/social/foro.php https://es.slideshare.net/yennialcalde/tipos-de-foros https://docs.moodle.org/all/es/Caracter%C3%ADsticas_del_Foro https://educacion.elpensante.com/pasos-para-preparar-un-foro/

RUEDA DE PRENSA Las empresas convocan conferencias dirigidas específicamente a los medios de comunicación. Su objetivo no es otro que pronunciarse sobre un tema específico, como por ejemplo un evento reciente, un rumor, una aclaración pública o, incluso, el lanzamiento de un producto. En algunas oportunidades, se proporciona material de apoyo o relacionado con el tema de la conferencia.

TIPOS DE RUEDA DE PRENSA Ruedas de prensa convocadas por asuntos de carácter técnico Lanzamiento de nuevos productos o servicio Ruedas de prensa organizadas por aspectos corporativos Fundación de una nueva compañía o línea de actividad VENTAJAS DE LA RUEDA DE PRENSA 1.Tiene un carácter interactivo, permite el feedback inmediato de los periodistas. 2. La empresa subraya su condición de fuente de información. 3. Los periodistas obtienen datos oficiales de forma directa. 4. Se fomentan los contactos personalizados y se da a conocer el “rostro” de la organización DATOS IMPORTANTES PARA ORGANIZAR UNA CONFERENCIA DE PRENSA Si te ha tocado la enorme tarea de organizar una conferencia de prensa, lo primordial es que tengas claro el objetivo de la misma, así sabrás a quiénes invitar y qué decir en la invitación a los medios. La antelación de la invitación puede ser de 1 semana a 4 días, para darle tiempo a los periodistas para que preparen sus preguntas.

http://retos-directivos.eae.es/principales-tipos-de-eventos-corporativos/ http://conocimiento.incae.edu/ES/no_publico/ilgo05/presentaciones/AMolero_Con ferenciaPrensa.pdf

TEAMBUILDING Es una actividad que contratan las empresas y que engloban eventos participativos en los que predominan los procesos para la identificación, el aprendizaje y el trabajo en equipo. Estos eventos suelen realizarse en lugares apartados de la vida cotidiana para conseguir que los empleados se liberen de las tensiones.

OBJETIVO Su objetivo principal es acabar con las dificultades de la comunicación interna mejorando el clima laboral, interactuando vínculos de cooperación, ayudando al fortalecimiento y productividad de los equipos de trabajo y enseñando a los participantes a saber gestionar las relaciones en el ámbito laboral.

EN QUE CONSISTE

El Team building cuenta con una variedad de ejercicios y tareas diseñadas específicamente para crear dinámicas de grupos que ayuden a los participantes a identificarse como miembros de un grupo para, posteriormente, desarrollar su actividad para trabajar de modo conjunto de una manera eficiente.

http://www.sankara.es/team-building.htm Bibliografía El ABC en la organización de eventos

CUAL ES SU FINALIDAD Además, al realizarse dentro de un ambiente lúdico, supone un incentivo para los participantes, sirve para mejorar su moral, factor que incide en su rendimiento, y permite fomentar características como el liderazgo, la comunicación o la confianza, necesarios tanto en los entornos personales como los laborales.

http://organizaryplanear.com/n/659/como-organizar-una-conferencia-de-prensa.html https://www.merca20.com/5-consejos-para-organizar-una-conferencia-de-prensa/

ACTIVIDAD

INTRODUCCIÓN Este juego es una manera didáctica, que busca recopilar y realizar una retroalimentación de los diferentes tipos de eventos. Que hemos estado tratando. el objetivo principal de este juego es que busca crear con el participante nuevas ideas de aprendizaje como la manera visual. A continuación encontrarás una serie de eventos, en los que podrás poner en práctica lo aprendido en este tendrás que poner el nombre del evento correspondiente a cada imagen.

Evaluación TIPOS DE EVENTOS EMPRESARIALES Nombre: ___________________________________________

Fecha: _______________

De acuerdo a la información dada en el material de apoyo resuelva las siguientes preguntas: 1. ¿Cuáles son los tipos de conferencia por tiempo? A. Privadas, sociales o mixtas. B. Nacionales e internacionales. C. Ordinarias y extraordinarias. 2. ¿En qué tipo de foro se puede participar sin registrarse?: A. B. C. D.

Foro privado. Foro público. Foro protegido. Todas las anteriores.

3.¿Cuál es el principal objetivo del teambuilding? A. Acabar con las dificultades de la comunicación interna mejorado el clima laboral. B. Potenciar el crecimiento personal y profesional. C. Motivar a los empleados.

4. Las ferias se caracterizan por: Verdadero (V) o Falso (F) (Marcar con una x) A. ( ) A través de sus exposiciones logran establecer alianzas empresariales. B. ( ) Solo pueden asistir visitantes empresarios. C. ( ) Busca que los productores participantes logren realizar ventas e incrementar el número de clientes. D. ( ) Permite mostrar, vender y/o promocionar sus productos o servicios a los visitantes. 5.¿Cuál es el fin de los viajes incentivos? A. B. C. D.

Estimular a los empleados para que adopten una determinada conducta. Recompensar la puntualidad. Favorece los objetivos de la empresa Todas las anteriores.

6. El siguiente enunciado hace parte de una definición, seleccione de acuerdo al enunciado cual es el tipo de evento: “son todos los eventos que se van a realizar para celebrar la apertura de un establecimiento, está dirigido para los empleados, clientes, todo personal que tenga un vínculo con la entidad.” A. B. C. D.

Seminario Inauguración Lanzamiento de producto o marca. Panel.

7. ¿Cuáles son las clases de asambleas? A. B. C. D.

Extraordinarias Extraordinarias y estatus Ordinarias y extraordinarias Organizacionales y no organizacionales

8. “Los seminarios son reuniones NO especializadas, estos no determinan los temas relacionados con la investigación, los seminarios no tiene una metodología puntual y su objetivo es buscar las mejoras de las competencias de los participantes.” (Marcar con una x) Verdadero ( ) Falso ( ) 9. Escriba con sus propias palabras cual es el objetivo principal de una junta 10. “Los debates, tienen como fin, orientar hacia un punto, realizar controversia, dar puntos de vista, por cada uno de los integrantes que esta en la participación del mismo” Verdadero ( ) Falso ( )

Gracias por su atención prestada ¡Éxitos!... El fracaso es una gran oportunidad para empezar otra vez con más inteligencia” Henry Ford

RESUMEN DE TIPOS DE EVENTOS Los tipos de eventos en el contorno en el que habitamos, son muy importantes, independientemente del área en la que queramos poner en práctica este tema, en este caso estaremos haciendo una investigación profunda de los tipos de eventos empresariales. Empezaremos diciendo que cuando nos referimos a eventos empresariales, son todos aquellos en los que involucra una organización y/o empresa, estos tiene una finalidad la cual es buscar una mejora o enriquecimiento de la misma organización y/o empresa, los siguientes son los tipos de eventos que estaremos tratando.

• • • • • • • • • • •

Viajes de incentivos Ceremonias empresariales Talleres Aniversario de empresas Convenciones Jornada Reunión Juntas Exposiciones Debates Congreso

• • • • • • • • • •

Seminario Teleconferencia y video conferencia Inauguración Asambleas Panel Conferencia Ferias Foro Prensa Teambuilding

http://www.tiposde.org/general/673eventos/#ixzz4htuwAWdP

Cada tipo de evento mostrado anteriormente cada uno tiene su finalidad algunos de estos buscan el buscar nuevos clientes, otros de ellos buscan la solución y nuevas ideas para la parte interna de la organización, otros buscan crear nueva publicidad a la empresa y otros buscan que cada integrante de la organización estén de acuerdo y den cada uno sus puntos de vista. Tenemos que tener en cuenta que solo estos eventos son el principio de muchos de los eventos que son abarcados para una organización.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE TENER ESTOS EVENTOS EN LA ORGANIZACIÓN? Estos son importantes para la recopilación y nuevas ideas de empresa, busca el mejoramiento de la misma e incluso la solución de problemas internos o externos, también es importante realizar estos eventos para incentivar a los empleados.

¿POR QUÉ LAS EMPRESAS VEN COMO NECESIDAD CREAR EVENTOS? La importancia de una buena organización de eventos se pone de relieve cuando empiezan los fallos, los nervios y los errores. Porque son las base con la que construirás la identidad corporativa. A través de las relaciones públicas lograrás afianzar en tu público interno los valores, misión y visión de tu empresa. Son quienes conseguirán hacer que la organización sea incorporada como parte de cada uno. Sin una identidad bien forjada es imposible dar una buena imagen ante el público externo, es por eso que las RR.PP. te allanarán el camino para conseguirlo. Los eventos empresariales buscan alcanzar varios objetivos: puede ser simplemente un evento social o promocional, o un evento para celebrar los logros de la compañía, o tal vez un evento para fomentar la unión y el espíritu de equipo de los empleados para crear una fuerza de trabajo más efectiva y eficiente.

CONCLUCIONES Los tipos de eventos empresariales, son conocidos por su capacidad de divertir, entretener e integrar con todos los asistentes al evento, son importantes y necesarios para tener un adecuado manejo de las diferentes actividades que podemos realizar, el cual impulse el crecimiento en la empresa. Sin importar la tipología del evento hay varios aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de ejecutarlo y poder lograr los objetivos establecidos y finalizar con éxito el evento, además logramos reforzar las metas y los objetivos de la organización, llamado la atención de nuestros empleados y clientes. La variabilidad de los diferentes métodos que podemos implementar al momento de ejecutar cualquier evento como por ejemplo (una buena planeación o ejecución) dependerá el éxito del evento. La realización de estos eventos son una buena oportunidad para consolidar vínculos y fortalecer equipos de trabajo, de igual manera los eventos empresariales en ocasiones ofrecen interesantes resultados ya que muchos de estos eventos nos ayudan a interactuar con otros asistentes y busca mejorar las relaciones interpersonales.

CONCEPTOS BASICOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO

EVENTO Acontecimiento programado que responde a una finalidad especifica, en el cual el sujeto fundamenta es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificaciรณn.

http://definicion.de/evento/

ORGANIZAR EVENTOS Concepto: Se trata del conjunto de medios y técnicas utilizados por una organización para vincularse con sus distintos públicos tanto externos como internos, de manera personal y directa con el objeto de agregar valor a su Imagen Corporativa. Organización de eventos. La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

https://www.eventplannerspain.com/planificacion.asp?idioma =Es

VISION DE UN EVENTO

La visión de cualquier evento puede centrarse en garantizar un impacto global positivo, acorde a la planeación seguida, y asumiendo cada evento como un espacio de comunicación integral, donde se conjugan diversas técnicas, métodos, estilos y herramientas puestas en función de establecer una satisfactoria comunicación entre los participantes, donde éstos puedan expresar confortablemente su aporte y a su vez reciban de la mejor manera posible el legado de los restantes participantes

http://lidera.com.ar/quienes-somos/la-mision-la-vision-yobjetivos-del-evento.htm

PROBLEMÁTICA CENTRAL

La definición del problema que el evento busca solucionar es el paso y la decisión más importante del proceso de diseño de un evento. Los eventos son, esencialmente, grandes respuestas a grandes problemas. Por ello, el error más grave que se puede cometer consiste en intentar resolver con precisión el problema equivocado. En la promoción del desarrollo es mejor formular una solución aproximada al problema correcto que plantear una solución precisa al problema equivocado.

http://repository.urosario.edu.co/bitstream/handle/10336/122 02/1022340367-2016.pdf?sequence=1&isAllowed=y

TIPOS DE MONTAJES PARA UN EVENTO •

AUDITORIO: se realiza con sillas que deberán colocarse una al lado de la otra en hileras ya sea recta o circular. En este tipo de montaje puede que haya un orador con lo cual deberá colocarse frente a la primera fila un atril. Si utilizamos mesa esta deberá estar vestida con mantel y pollera y deberán colocarse copas de agua para cada orador.

•

ESCUELA: se realiza con varias mesas, tipo pupitre o bien con mesas para 2/3 personas, se montan hileras de mesas con sillas y se mantiene la línea del auditorio pero con mesas para los participantes.

•

MONTAJE COCKTAIL: este tipo de montaje es para una celebración informal, un cocktail, un cierre de evento, una comida informal (de pie). Se pueden incluir el buffet a los lados o en islas.

•

MONTAJE TIPO CENA DE GALA: este tipo de montaje es similar al cocktail pero con sillas y puestos en las mesas. Bodas, cenas, para cualquier tipo de celebración que lleve una comida tanto buffet como servida tipo formal.

http://precklereventos.com/tipos-de-montajes-para-eventos

•

MONTAJE BANQUETE N1 MESA IMPERIAL: es un montaje para almuerzos, desayunos o cenas, comidas especiales o homenajes despedidas de grupos y eventos.

•

MONTAJE BANQUETE N2 MESAS REDONDAS: este es para bodas, grandes banquetes, etc. Se debe distribuir las mesas de manera armoniosa y vigilar su ubicación.

•

MONTAJE BUFFET BANQUTES N1: Debemos tener en cuenta que montar un buffet con alturas y bien decorado para impresionar al cliente no cuesta dinero es cuestión de imaginación de dicho evento.

•

DIRECTORIO: se utiliza para reuniones de trabajo pequeñas, consiste en una mesa y a sea circular o rectangular acompañada de sillas.

http://precklereventos.com/tipos-de-montajes-para-eventos

PRINCIPIOS BÁSICOS DEL PLANEAMIENTO •

Principio de precisión: Toda planeación debe ser precisa, detallada y aparecer descrita en acciones concretas.

•

Principio de flexibilidad: Toda planeación debe dejar margen de flexibilidad, sujeta a cambios imprevistos y fuera de lugar.

•

Principio de unidad: Se debe diseñar una planeación para cada acción, y lograr coordinar todas entre sí.

•

Imagen del evento

•

Es la imagen un aspecto catalogable dentro de los elementos más importantes de todo producto y/o servicio, y en particular, de un evento que, resulta siempre una combinación de ambas condiciones.

•

La imagen de un evento no es única ni es homogénea, pues resulta de la percepción que realiza cada persona en relación al mismo. No obstante, todo organizador aspira a que cada participante alcance y conserve una imagen positiva y duradera del evento, lo cual se podrá revertir en potenciales dividendos futuros

http://blog.tomaticket.es/2015/03/24/los-7-puntos-basicos-para-la-organizacion-de-eventos/

PATROCINADORES Debido al trabajo y las dificultades que implica la preparación de un evento, los patrocinadores deberán realizar una evaluación completa cuando están seguros de que esta será útil para los fines y metas de la organización, previo a la conferencia o convención.

https://prezi.com/xeb7oadhayec/organizacion-de-eventospatrocinio-y-mecenazgo/

ESQUEMA DE PLANEACION

El esquema de planeaciรณn general propuesto tiene como finalidad facilitar la tarea de los coordinadores o encargados del evento para encaminar los trabajos hacia las metas fijadas con antelaciรณn.

http://cdeporte.rediris.es/revista/revista45/artorganizacion209 .htm

PLANEACION DE EVENTOS

Organización de eventos es el arte de la planificación de un convenio, parte de una exposición, una ceremonia o por ejemplo una competición deportiva. Un planificador de eventos tiene que trabajar sobre el presupuesto, establecer las fechas del evento, seleccionar y reservar un lugar adecuado, la adquisición de todos los permisos necesarios de las autoridades y la coordinación de todos los involucrados de logística de evento. En el proceso creativo de la planificación de un evento, el planificador de eventos tiene que desarrollar un tema, organizar artistas y oradores, coordinar todos los servicios públicos necesarios, seleccionar y organizar la decoración, mesas, sillas, carpas y todos los demás requisitos, tales como catering, seguridad, aseos , planes de emergencia y así sucesivamente.

https://es.slideshare.net/nverap/planeacin-de-un-evento

COORDINADOR GENERAL Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las comisiones, y es el enlace de estas con la máxima autoridad de la institución responsable del evento

COMISION DE LOGISTICA Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativita y hace posible la ejecución del evento. •

transporte

•

Alojamiento

•

Alimentación

•

Secretaria

•

Servicios generales

https://eventosenpunto.wordpress.com/2012/08/29/122/ https://www.ineventos.com/co/blog/logistica-eventos.aspx

COMISION TECNO-MECANICA • •

Entres sus mencionar:

responsabilidades

pueden

Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento , y seleccionarlos en función de eventos de estos.

•

Revisar el temario a desarrollar.

•

Determinar metodología de trabajo

•

Coordinar la reproducción y distribución de las ponencias

http://www.conte.org.co/

COMISION DE PROMOCION RELACIONES PUBLICAS Y PROTOCOLO Atiende las actividades que promoción y difusión del evento

abarcan

Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del evento. Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a los participantes en el evento

http://www.sinanymare.com/servicios/organizacion-deeventos

SELECCIONAR FECHAS Se debe tener en cuenta: Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.

•

Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de publico.

Horario y frecuencia de los transportes •

Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de esta

SECRETARIA •

La secretaria es una de las áreas imprescindibles .muchas veces esta abarca otras actividades superponiendo funciones y empleando el mismo personal.

•

Las actividades a realizar como la ejecución de tareas propias del cargo (atención de correspondencia, llamadas telefónicas, correo electrónico trabajos en procesador de texto etc.).

ohttps://www.eventbrite.com.ar/blog/antes-delevento/cuando-y-donde-hago-mi-evento-eleccion-de-la-fechay-la-sede/

http://www.sinanymare.com/servicios/organizacion-deeventos

NUMERO DE ASISTENTES •

Participantes: personas que asisten al evento en calidad de publico

•

acompañantes: no están directamente relacionados con el evento, acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales.

•

Delegados: asiste a el evento en representación de una empresa institución o grupo particular

•

Invitados especiales: personas que por su prestigio reconocimiento científico, social o político le refiere notoriedad al evento

•

expositores o oponentes: son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento

https://navactiva2013.wordpress.com/2011/02/21/comodeterminar-el-numero-de-asistentes-un-evento_54217/

ESTIMACION DE RECURSOS

•

Humanos: persona profesional especializado y obrero que se requiere para la realización del evento

•

Materiales: implementos necesarios (ejemplo: lápices, carpetas, mesas, sillas). Y las instalaciones a utilizar.

•

Técnicos: equipos de sonido, grabación, interpretación simultanea, apoyo audiovisual, computación, comunicaciones y reproducción; así como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.

https://whatisprojectmanagement.wordpress.com/2013/01/15 /estimar-recursos-de-las-actividades-del-proyecto

TAREAS Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento son la presupuestarían, el armado de cronogramas, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.

https://www.eventbrite.com.ar/blog/antes-del-evento/comodividir-tareas-a-la-hora-de-organizar-un-evento/

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Es muy importante disponer de instalaciones y equipos adecuados para llevar a cabo la programación. En la actualidad, en muchos lugares se cuenta con instalaciones especiales, como centros de convenciones o conferencias, que están equipados con todas las comodidades y materiales necesarios.

http://www.audiovisualstudio.es/

PREVISIÓN La previsión (de pre-ver; ver anticipadamente), implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, necesarias para hacer planes. Responde a la pregunta ¿qué se puede hacer? Es "el elemento de la Administración en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de la misma".

http://www.prevision.com.uy/site/index.php?eventos

INTEGRACIÓN

Responde a la pregunta ¿con quién se va a hacer? "Es el obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social

http://www.infocapitalhumano.pe/recursoshumanos/informes/eventos-de-integracion-el-realce-de-unaherramienta-de-gran-impacto/

SOPA DE LETRAS

S P A T Y L D N B N E T J I L P

O R G A N I Z A R E V E N T O S

R O E R B A S A H C E F Y U W O

E T O E C Y I D A Z N G E L E D

V O I A S L O G I S T I C A Y A

A C C S F E S R L I O P E P M T

S O A P Y L A C T S U G O V A I

G L P E N O I C A I N A L P R V

I O S D V A R E P L I S U N I N

S C E O T N O I C A R G E T N I

T I S P R E S U P U E S T O S P

PROTOCOLO ORGANIZAR EVENTOS LOGISTICA EVENTO INVITADOS TAREAS ESPACIO PLANIACION INTEGRACION PRESUPUESTO

Evaluación cartilla Conceptos básicos para la organización de un evento

Introducción Por medio de esta evaluación queremos que conozcan los conceptos básicos que se deben tener en cuenta al momento de realizar un evento y por medio de esta evaluación queremos evaluar que conocimientos adquirieron con lo que encontraron en nuestro trabajo. Nombre: fecha: Ficha: Responde falso o verdadero

1) cual es el significado de la organización de eventos. •

Se trata del conjunto de medios y técnicas utilizados por una organización para vincularse con sus distintos públicos _______________________

•

Auditorio, escuela, montaje, cockttail, montaje. tipo cena de gala, montaje banquete N1 mesa imperial ,mesas redondas , montaje buffet , banquetes, directorio, _____________________

Cuales son los Tipos de montajes para la realización de un evento

Marque con una X la respuesta correcta.

3) Que es la problemática central: a) Las principales inquietudes y problemas que pueden presentarse en la organización de un evento. b) Qué productos se ofrecerán en el evento c) Que estrategias se presentaran en el evento

d) Los cambios que se van obtener con el evento 4) Cuál es la función del coordinador general del evento: A) Es el responsable general del desarrollo del evento. B) Es el enlace de estas con la máxima autoridad.

C) Es el encargado de hacer distintas actividades 5) Cuál es la función de la comisión de trabajo. A) Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente. B) Es el que coordina las actividades que se van a realizar en el evento.

C) Es el encargado de verificar que el objetivo con el cual se pretende hacer el evento se cumpla.

RESUMEN Entendemos como evaluación al proceso final de análisis que se realiza sobre un evento – acción de comunicación-, con el objeto de observar el grado de cumplimiento entre los objetivos propuestos y los realmente alcanzados. En tanto el control es aquel proceso continuo que nos permite medir el cumplimiento del plan a lo largo de su desarrollo. Su fortaleza principal radica en la capacidad de hacer visibles los corrimientos que se producen en la planificación original y en su capacidad de facilitar la corrección de errores. Podemos definir a la investigación científica como “la actividad que nos permite obtener un conocimiento científico, es decir, un conocimiento que procura ser objetivo, sistemático, claro, orgánico y general, respecto a ciertos elementos de la realidad nos permitirá: • Conocer información acerca de las actitudes y opiniones de los clientes •

Obtener información objetiva para la programación

• Acrecentar la eficacia de la comunicación • Optimizar resultados • Corregir falencias • Trabajar metódica y ordenadamente

•

Corregir objetivos

Técnicas de programación : Las técnicas de planificación se ocupan de estructurar las tareas a realizar del proyecto , definiendo la duración y el orden de ejecución de las mismas mientras que las técnicas de programación tratan de organizar las actividades de forma que se puedan identificar las relaciones temporales lógicas entre ellas ,determinan el calendario o los instantes de tiempo en que se debe realizarse cada una La programación debe ser coherente con los objetivos perseguidos y respetar las restricciones existentes ( recursos, costos, cargos de trabajo) etc.

CONCLUSIONES •

Para realizar un evento hay que tener claro el objetivo por el cual se quiere hacer el evento .

•

Para organizar un evento es muy importante tener un coordinador general .

•

Es muy importante que en el momento de planear un evento se tenga plan A ,B,C porque uno nunca sabe lo que se puede presentar.

•

A las personas que uno va a invitar al evento se le debe hacer llegar la invitación con un mes de anticipación.

•

La fecha para el evento se debe hacer saber a las personas que van a prestar el lugar para la realización del evento con mínimo 6 meses de anticipación para que de este modo el evento se pueda realizar el día que es.

ORGANIZACIÓN DE COMITÉS PARA UN EVENTO EMPRESARIAL

DEFINICIÓN Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos al llevar a cabo un evento. Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.

•

El equipo del emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el comité de organización del evento.

•

El Comité de organización del evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente.

•

El comité de organización del evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento.

http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/organiz a_eventos/contenido_u2.pdf

COMITÉ DE LOGÍSTICA

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que realiza y hace posible la ejecución del evento. Las tareas a ejecutar son: •

Salones.

•

Transporte y atención de invitados y conferencistas (Alimentación alojamiento).

•

Secretaría.

•

Apoyo técnico-audiovisual.

•

Área de inscripciones.

•

Apoyo de servicios generales.

https://prezi.com/f6y0spy9pjao/comite-de-logistica-de-un-evento/ https://www.ineventos.com/es/blog/logistica-eventos.aspx

¿QUÉ FUNCIONES REALIZA? •

Búsqueda de espacios físicos y recursos como silletería, sonido, equipos, entre otros, para la correcta ejecución de las actividades y eventos.

•

Búsqueda de conferencistas, profesores y estudiantes, que con su experiencia puedan hacer aportes importantes a los eventos a realizarse.

•

Búsqueda de posibles temáticas a desarrollar en los distintos eventos a desarrollar.

•

Búsqueda de financiamiento de recursos económicos con el objeto de financiar los distintos eventos académicos y extracurriculares a desarrollar.

•

Supervisar y controlar las actividades organizados por la entidad como; eventos abiertos al público en general y otros eventos de carácter extracurricular.

•

Velar por el cumplimiento del código de protocolo en los distintos eventos organizados por la entidad.

•

Inventariar los recursos internos, definir sus usos y gestionar su legalización.

•

Coordinación directa con el encargado de Servicios Generales del lugar donde se realice el evento.

•

Control y seguimiento de los tiempos y movimientos de cada etapa del evento.

•

Asignación de locaciones específicas para cada conferencia y/o taller que se vaya a realizar.

•

Generación de la logística general del evento (disposición de materiales necesarios para la realización del evento).

•

Control de entrada y salida de equipos (audio, video, radio, etc.).

•

Control y seguimiento en la planeación y puesta en marcha del evento de todos los comités que tengan contacto directo con cualquier persona ajena a la organización del evento. https://prezi.com/f6y0spy9pjao/comite-de-logistica-de-un-evento/ https://www.ineventos.com/es/blog/logistica-eventos.aspx

¿PORQUE ES NECESARIO?

Gran parte del éxito de un evento depende de este comité, ya que su principal función es la de establecer tiempos y movimientos para toda la organización y puesta en marcha del evento.

https://www.protocolo.org/modelos/manual/protocolo_universidad_tecnologica_pereira/67_comisiones_de_trabajo_ para_la_organizacion_de_los_diferentes_actos_i.html

COMITÉ TECNICO-ACADEMICO Este comité es el encargado de velar porque los proyectos de carácter técnico cumplan con los objetivos establecidos y se ejecuten exitosamente. Además es el encargado de identificar necesidades comunes de docentes e investigadores y generar ideas de proyectos conjuntos que sean de beneficios para todas las instituciones.

¿Porque es necesario? •

Elaboran las normas para la presentación de trabajos en el evento, y seleccionarlos en función de estas.

•

Revisar el temario a desarrollar.

•

Determinar metodología de trabajo.

•

Coordinar la reproducción y distribución de las ponencias.

¿Qué funciones realiza? El comité Técnico-Académico se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harán parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.

https://es.slideshare.net/laresal http://www.rumbo.edu.co/index.php/comite-tecnico http://www.rumbo.edu.co/index.php/comite-academico

Agentes que intervienen en un comité Técnico-Académico: •

1. Organizadores:

Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado. •

2. Conferencistas:

Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica •

3. Participantes o invitados:

Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.

http://coordinaciondeeventos.blogspot.com.co/

COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS

El Comité de Relaciones Públicas se encarga de elaborar y poner en práctica un plan para dar a conocer al público y promover los proyectos y actividades para la realización de un evento. Las relaciones públicas sólidas transmiten el mensaje a todas las comunidades. Cuando un evento proyecta una imagen pública positiva, los socios actuales sienten la motivación de participar activamente y los posibles socios muestran entusiasmo por unirse. En caso de que una comunidad o determinado lugar reciban publicidad errónea o negativa, el comité deberá reunirse para analizar la mejor manera de resolver el problema. Las percepciones erróneas se deben enfrentar con campañas de relaciones públicas bien dirigidas. Analiza con tu comité otras maneras de promover el evento y haz un plan para ponerlas en práctica. Tiene como misión crear y mantener la imagen positiva de la organización en las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes. La conforman los subcomités de divulgación y publicidad, inscripciones, recepción, alojamiento, información, documentación, protocolo y actos sociales.

http://eventosempresarialeslaurap.blogspot.com.co/2008/12/comit-de-relaciones-pblicas.html

Objetivo:

Su objetivo es generar espacios de interacción en los diferentes escenarios académico, social, familiar, en los ámbitos local, nacional e internacional. Tal que permita el contacto permanente para apoyar los proyectos a través de los medios de comunicación. ¿Qué funciones realiza? • • • • • • • • •

Diseño y elaboración del logotipo, afiche, programas, folletos, papelería especial, Invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos. Diseño y compra del impreso. Elaboración de pancartas Actos de inauguración y clausura. Planificación y coordinación del protocolo con los medios de comunicación. Comité de transporte: Coordina todo lo referente al transporte. Coordina la llegada y salida de los delegados e invitados en las terminales. Coordina los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.

Divulgación promoción y publicidad: Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión. • Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco meses de anterioridad, con el fin de crear expectativa en el público. • Tiene la responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de inscripción diseño del instintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelería en general. http://coordinaciondeventosmarialuzmila.blogspot.com.co/ https://www.utp.edu.co/asopadres/comite-de-relaciones-publicas.pdf http://coordinaciondeventosmarialuzmila.blogspot.com.co/

Información y documentación: •

Integrantes del Comité organizador, comités y subcomités, integrantes de la mesa directiva, relación de conferencistas y expertos que desarrollaran las actividades dentro del evento.

•

Preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar durante el evento.

•

Está encargado de suministrar toda clase de información a todos los integrantes del equipo de trabajo

Protocolo y actos sociales: •

En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con la instalación, colocación de banderas, himnos, refrigerios, cócteles, bufe y otros, así como los actos culturales o recreativos.

COMITÉ DE FESTEJOS Y RECREACIÓN

El Comité de festejos y recreación tiene las funciones más importantes, ya que tienen a su cargo las actividades artísticas y/o recreativas durante los diferentes tipos de eventos, como lo son: •

Comidas.

•

Banquetes.

•

Cenas.

•

Bebidas.

•

Cocteles.

Objetivo: El objetivo de este comité es delejar las funciones requeridas para el alistamiento, comprobación y ejecución de las actividades requeridas en el evento en cuanto a lo que se refiere en recreación y festejo, ampliando un poco más este objetivo se quiere dar por entendido que este comité delimita los parámetros necesarios para los alimentos y bebidas que serán ofrecidos en el evento sin dejar a un lado todas las actividades que se ejecutaran según el tipo de evento.

http://temasselectosdeturismo.blogspot.com.co/2014/02/comite-organizador-3.html

¿Porque es necesario? •

Diversiones especiales en el programa general.

•

Eventos sociales en general, incluyendo variedad y orquesta.

•

Montaje de mesas para banquetes.

•

Número de comensales.

•

Puntualidad en el servicio.

•

Boletos de admisión.

•

Paseos por la ciudad.

•

Actividades deportivas.

•

Actividades del programa para acompañantes.

¿Qué funciones realiza? •

Supervisar los alimentos y bebidas durante el evento.

•

Coordinar con los equipos de apoyo, los horarios de los recesos para el servicio de Coffee breaks.

•

Mantener en todo momento las jarras con agua para los Conferencistas,

•

Coordinar los horarios para los almuerzos y cenas.

•

Escoger con el Gerente de A & B de los hoteles, los menús que se servirán.

•

Prever digestivos u otras sales. (Sal de uvas, Alka Seltzer)

•

Apoyar en caso que se requiera como personal de azafatas y mozos.

•

Seleccionar una persona para la atención de los Delegados y Expositores. http://funcionesdelcomiteorganizador.pdf-festejos-recreacion.com.co

JUEGO DIDACTICO

CONCLUSIÓN Los comités son grupos de personas que contribuyen en la realización de un evento con la finalidad de hacer cumplir satisfactoriamente los pasos a seguir en la ejecución del mismo. Estos comités cuentan con un coordinador general quien es el encargado de dirigir y controlar las actividades del evento y así mismo hacerse responsable que el evento finalice de la mejor manera, a su vez delega el comité de organización del evento, no obstante tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente. Para ello este comité de organización debe crear subcomités que son grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento.

Como lo son: •

Comité de Logística

•

Comité Técnico-Académico

•

Comité de Relaciones públicas y Protocolo

•

Comité de Festejos y Recreación

LOGÍSTICA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

CONTENIDO

1.¿Qué es logística en la organización de eventos?

5. Logística y coordinación. 5.1 Programación.

2.Perfiles para organizar un evento empresarial. 5.1.1 Imagen del evento. 2.1 Perfil del coordinador del evento: Cualidades y requisitos. 2.2 Perfil del grupo organizador. 3. Elementos clave de un evento. 4. Logística y organización. 4.1 Planificación del evento.

5.1.2 Fechas. 5.1.3 Presupuesto. 5.1.4 Capacitación personal de apoyo. 5.1.5 Convocatoria-análoga digital. 5.1.6 Número de invitados.

4.2 Montaje y disposición del equipamiento.

5.2 Difusión.

4.3 Ejecución del evento.

5.2.1 Apoyo Tics.

4.4 Desmontaje del equipo.

5.2.2 Comunicación y manejo de medios.

4.5 Post-Evento.

5.3 Ambientación. 5.3.1 Adecuación de ambientes. 5.4 Mercadeo.

5.5 Relaciones públicas. 5.6 Finanzas.

7.3 Traducción.

5.6.1 Manejo operativo de egresos y de ingresos.

8. Creación de agenda para el evento.

5.7 Servicios generales.

5.7.1 Asignación del personal y funciones a realizar.

8.1 Perfil del evento (fecha, horario, ubicación) 8.1.1 Mensaje de Bienvenida.

6. Fases del evento.

8.1.2 Ponente de apertura.

7. Comisión logística.

8.1.3

7.1 Transporte, tiquetes, hoteles.

9. Conclusiones.

7.2 Alimentación.

10. Evaluación.

Últimos comentarios.

11. Actividad de retroalimentación.

1. ¿QUÉ ES LOGÍSTICA EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS?

La gestión logística, aborda todas las temáticas requeridas de soporte técnico y operativo que necesitamos en todo evento. Es importante conocer los recursos con que contamos a nivel humano y técnico es relevante para determinar el alcance del mismo. Se requiere conocer al detalle los procedimientos internos (normas ISO) de cada institución para la solicitud de pedidos, formalización y estandarización de formatos que se necesita diligenciar.

OTRAS DEFINICIONES: -La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio. -Logística para eventos: es la actividad profesional que asegura que todas las operaciones y dinámicas del evento sean realizadas de forma tal que materialicen el diseño propuesto, para de esta manera alcanzar los objetivos planteados al menor costo.

https://www.ineventos.com/co/blog/logistica-eventos.aspx http://fido.palermo.edu/servicios_dyc/publicacionesdc/vista/detalle _articulo.php?id_libro=128&id_articulo=317

2. PERFILES PARA ORGANIZAR UN EVENTO EMPRESARIAL En este campo es necesario contar con esta herramienta de comunicación ya que es un factor donde las personas a desarrollar esta labor destacan ciertas habilidades básicas para el desempeño de la ejecución del evento empresarial.

2.1 PERFIL DEL COORDINADOR:

ESPECÍFICAS

Habilidades comunicativas. Autoridad e influencia. Liderazgo. persuación. Empatía. Autocontrol.

GENÉRICAS

Experiencia mediante estudios y/o trabajos realizados. Educación y cultura. Organización. Imaginación. creatividad.

GREWAL, D., LEVY, M. y kumar, v.: Customer Experience Management in Retailing: An Organizing Framework, Journal of Retailing, 85 (1), 1-14, 2009

2.2 PERFIL DEL GRUPO ORGANIZADOR:

LÍDER DEL PROYECTO

COMPETENCIAS

Persona encargada de orientar la realización de un evento.

RESPONSABILIDADES

Orientación al cliente. Liderazgo. Negociación. Delegación.

ARGYRIS, C. & SCHON, S. (1978). Organizational Learning: a Tbeory in Action Perspective. Addison-Wesley

Estructuración conceptual del evento. Aprobación de negocios. Aprobación presupuesto. Definición agenda. Aprobación actividades de gestión, logística, técnica, de servicios y protocolo, construcción y transferencia de conocimiento.

ARGYRIS, C. & SCHON, S. (1978). Organizational Learning: a Tbeory in Action Perspective. Addison-Wesley.

3. ELEMENTOS CLAVE DE UN EVENTO.

Los componentes fundamentales de cualquier evento son:

Sorpresa

Novedad

Originalidad

Estos tres elementos son las claves de cualquier evento en la actualidad. Los eventos, al margen de su utilidad como generadores de negocio, deben entretener. •

El evento debe generar impacto y seamos capaces de sorprender siendo novedosos y originales.

•

Es importante tener en cuenta que los eventos no son un gasto sino una inversión.

CAMPOS GARCÍA QUEVEDO, Gloria: Producción de eventos. La puesta en escena del protocolo. Ediciones protocolo. Madrid, 2008

4. LOGÍSTICA Y ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO El objetivo de la logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento preciso y con su respectiva organización en las condiciones deseadas, para generar una ecuación ideal de mejor servicio. A continuación se darán a conocer seis etapas claves con su respectiva introducción para tener en cuenta en la planificación de toda la organización de logística.

LOGÍSTICA Y COORDINACIÓN

El coordinador de un evento es quien funge como enlace entre los miembros organizadores, proveedores, patrocinadores y asistentes. La dinámica de su trabajo se incrementará conforme se acerque la fecha del evento. A través de él, se sincroniza el trabajo de cada integrante del grupo organizador, dirigiendo la gestión. De su desempeño y modalidad de trabajo, dependerá gran parte del éxito final.

5.1

PROGRAMACIÓN:

La programación dirigida por eventos es un paradigma de programación en el que tanto la estructura como la ejecución de los programas van determinados por los sucesos que ocurran en el sistema, definidos por el usuario o que ellos mismos provoquen.

5.1.1

IMAGEN DEL EVENTO:

Para lograr definir la imagen del evento se requiere tener claro lo que se desea transmitir. El grupo de gestión estructural y conceptual es quien explica al diseñador lo que quiere, así que debe ser claro en los detalles, objetivos y resultados que se desean alcanzar para que este pueda entender que desea el cliente y diseñar una imagen que sea aceptada a satisfacción. Como ejemplo se trae a colación una imagen cuyo diseño expresa, con solo verlo, una magia al público que lo percibe.

https://www.ineventos.com/co/blog/logisticaeventos.aspx

5.1.3 PRESUPUESTO

5.1.2 FECHAS Permite empezar a gestionar el evento, si no se han determinado las fechas no se puede empezar a reservar el establecimiento ni tener contacto con los asistentes, mucho menos enviar invitaciones. En este campo hay que tener claro que se debe velar por la necesidad de los proveedores ya que debemos contar con su aporte del servicio en el evento.

En función del presupuesto que se nos asigne podremos planificar un proyecto más o menos ambicioso, por lo general siempre hay que tener facilidad a diferentes presupuestos que se requieren en la organización de un evento. Es indispensable que los presupuestos estén acordes par que el cliente sepa a qué concepto corresponde cada importe.

Libro El ABC en la ORGANIZACIÓN de EVENTOS Innovación en gestión de eventos organizacionales.

5.1.4 CAPACITACIÓN PERSONAL DE APOYO. La cantidad y variedad del personal va a depender del alcance del evento, pero es muy importante tener en cuenta que “uno no puede hacer las cosas solo”, sino que para los días del evento es necesario contar con un equipo de trabajo que pueda responder a todas las necesidades que se requieran en cada uno de los espacios del encuentro. Es importante que definas bien cuáles son los puestos de trabajo a ocupar y qué cantidad de personal vas a necesitar durante los días del evento.

5.1.5 CONVOCATORIA-ANÁLOGA DIGITAL. El comienzo de todo evento se inicia en el momento en que lanza la imagen del evento al público. Este es sin duda el momento más esperado, en donde se arranca la carrera de búsqueda de participantes. Convocatoria análoga: Utilizando el voz comunicados físicos (afiches, cartas, etc).

●

voz,

Convocatoria digital: Utilizando las páginas web, los correos electrónicos y las redes virtuales.

Algunos de esos puestos pueden ser: ● ● ●

Para la recepción y orientación de asistentes. Para la inscripción y acreditación. Para asistir a oradores y participantes dentro de las salas. Para la recepción y coordinación de otras actividades

https://www.eventbrite.com.ar/blog/antes-delevento/capacitacion-del-personal-para-un-evento/

5.1.6

NÚMERO DE INVITADOS.

El número de invitados afecta a la concepción estratégica del evento en sí. Las invitaciones se suelen enviar con un margen de entre 30-15 días. Se debe contestar de las 48 horas a la recepción de la invitación.

A una persona debe llegarle por lo menos ocho veces la invitación a un evento de la siguiente manera: ●

Referenciando a alguien.

●

Por aviso en la prensa

●

Por un afiche

●

Por invitación análoga

●

Por invitación digital

●

Por audio

●

Por noticias en la página web de la empresa

●

Por invitación de las redes sociales, facebook, twitter, etc.

Si la persona ha recibido la invitación por estos ocho medios, tenga la seguridad que asistira a su evento.

Nagles García, N. (2006). “Productividad: Una propuesta desde la Gestión de conocimiento”, En: Revista EAN n°. 58. Bogotá

5.2 DIFUSIÓN

El éxito de un evento depende del cumplimiento de los objetivos de los organizadores, en este proceso de (continuidad) que contempla distintas formas y estrategias de comunicación es importante contar con la asistencia del público, es necesario trabajar durante la etapa de planificación encontrando una estrategia de difusión que llegue a la audiencia objetivo y les interese asistir al curso, taller, congreso o conferencia que se les proponga. Para lograr esto, es necesario definir dos cuestiones:

5.2.1 APOYO TICs

La persona encargada en el equipo de logistica tendra siempre las presentaciones para verificar el material y sera la persona encargada de revisar constantemente las presentaciones con el fin de tener todo actualizado y listo para el momento en que este se requiera. El evento debe contar con una pagina especifica en la que se evidencien pestañas necesarias como: inscripciones, agenda, ponentes

OBJETIVOS: ● ●

Dar a conocer el evento. Lograr la captación del público.

https://es.slideshare.net/pereyrastella/la-difusin-de-los-eventos-11867851 http://fido.palermo.edu/servicios_dyc/blog/docentes/trabajos/15609_51342.pdf

5.3

AMBIENTACIÓN

La ambientación es todo lo que rodea a un evento y

5.3.1

ADECUACIÓN DE AMBIENTES

sus protagonistas. No se trata solamente del espacio ceñido a límites estrictos, como las paredes que envuelven a una reunión pequeña, sino que también podrán corresponder a los espacios abiertos que quedan alrededor de un mega evento al aire libre.

Una vez escogido el lugar, se debe tener la agenda del evento para determinar enque momento se requieren cambios de escenario, movimiento de muebles y equipos. Cada componentes y cada actividad debe estar muy coordinada con el personal que adecua el ambiente físico de tal forma que se ajuste a los requerimientos de la actividad.

En uno u otro caso, con elementos adecuados se podrá marcar un estilo, un motivo que caracterice a la

reunión y la identifique.

A la hora de ambientar un espacio para un evento, existen un montón de elementos básicos a tener en cuenta. La imaginación del encargado de este punto es muy importante, ya que aporta su cuota creativa e implementa la temática que se desee mostrar en un evento.

https://www.eventbrite.com.ar/blog/antes-del-evento/creando-climas-que-elementosutilizar-para-ambientar-un-evento/ http://organizaryplanear.com/n/434/que-es-laambientacion-en-un-evento.html

5.4 ●

MERCADEO:

5.5

En el mercadeo se realiza la programación de

●

reuniones con candidatos a patrocinar el evento y

●

posibles

proveedores,

siempre

viendo

las

potencialidades del evento en cuestión. Respecto a proveedores cabe negociar servicios por publicidad, si

conspira

con

otros

anunciantes

patrocinadores de interés. ●

● ●

RELACIONES PÚBLICAS

Definir y redactar discursos, y determinar shows o espectáculos para el evento. Determinar material a entregar con las acreditaciones, bolsos, lapiceros, hojas, credenciales, diplomas, etc. Determinar y definir, premios, souvenirs y regalos. Definir diseño e impresión de logo del evento y/o de patrocinadores en materiales a entregar a participantes o invitados.

Destinar personal a cargo de la relación con

patrocinadores y asociados al evento durante todo el proceso de gestión del proyecto y presentación del post evento, siempre bajo estricta supervisión. ●

Supervisar y controlar el cumplimiento y calidad del servicio de los proveedores, según las distintas contrataciones.

https://www.ineventos.com/co/blog/logisticaeventos.aspx

5.6

FINANZAS

5.6.1

MANEJO OPERATIVO DE EGRESOS Y DE INGRESOS.

Es la obligación que el evento asume para responder a la necesidad del cliente de acuerdo a su actividad económica llevando el proceso de analizar los factores de fondos que constituyen a la entidad. El concepto también hace referencia a los caudales, los bienes y la hacienda pública que se manejan en la organización.

INGRESOS ● ● ● ● ● ●

Espacios publicitarios. actividades especiales. Concesiones venta de comida y bebida. Donativos y patrocinios. Publicidad, televisión y radio. Venta de revistas especializadas

Libro El ABC en la ORGANIZACIÓN de EVENTOS. Innovación en gestión de eventos organizacionales

Libro El ABC en la ORGANIZACIร N de EVENTOS. Innovaciรณn en gestiรณn de eventos organizacionales

5.7 SERVICIOS GENERALES 5.7.1 ASIGNACIÃ&#x201C;N DEL PERSONAL Y FUNCIONES A REALIZAR.

FASES DE EVENTO

La gestión de eventos comprende un ciclo de actividades relativas a la programación, financiación, producción y comunicación del evento que se prolongan a lo largo de todo el proceso de diseño y planificación, organización, celebración y seguimiento, y desmontaje y cierre de un evento. El proceso de ambientalización de un evento debe abordar cada una de las actividades anteriormente mencionadas a lo largo de las cuatro fases implicadas.

Libro El ABC en la ORGANIZACIÓN de EVENTOS.

COMISIÓN LOGÍSTICA

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo operativo y hace posible el evento. Su objetivo es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento preciso, en un lugar idóneo y en la s condiciones deseadas de manera que pueda generar la mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y calidad

7.1

TRANSPORTE, TIQUETES, HOTELES.

Se encarga de la coordinación general de todo lo referente al transporte aéreo, terrestre y marítimo, coordinar la llegada y salida de los delegados o invitados en los terminales y coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento. Hay que seleccionar las diferentes alternativas de hospedaje, distribuir las habitaciones y asignar las habitaciones a los invitados especiales.

https://prezi.com/tlexp0rruxet/logistica-organizacional-de-eventos/?webgl=0 http://es.slideshare.net/crismarla/etapas-de-un-evento?next slideshow=1

7.2

ALIMENTACIÓN

Es importante ofrecer nuevos menús y formas de brindar diferentes alimentos es un detonador de elegancia. Los refrigerios deben ser pequeños, salados en la mañana y dulces en la tarde ; se recomienda servir los jugos sin azúcar. Es indispensable tener opciones para las personas vegetarianas. Se recomienda para los almuerzos comidas típicas para que saboreen platos nacionales; sin embargo, debe haber un segundo plato de reserva en caso de presentar inconvenientes.

7.3

TRADUCCIÓN

Un buen traductor debe poseer cualidades como la resistencia física y psíquica, versatilidad y diplomacia y a ser posible numerosos años de experiencia. Antes de un evento, el intérprete se documenta sobre el tema y la terminología por lo que es necesario que el organizador le facilite con antelación todo el material de referencia y cualquier texto que vaya a ser leído.

http://www.eventoclick.com/eventos/empresa/como-elegir-mejorservicio-traduccion-tus-reuniones-empresa-r.html

8. CREACIÓN DE AGENDA PARA EL EVENTO

8.1 PERFIL DEL EVENTO (FECHA, HORARIO, UBICACIÓN) •

Revisa el calendario de tu comunidad y considera el tipo de público que invitas. Si tu objetivo es invitar a un grupo de amas de casa, realizar el evento durante el día y en el vecindario es una buena opción.

• Hay que tener en cuenta que algunos lugares requieren una reservación. Ponte en contacto lo más pronto posible con los responsables del lugar que piensas utilizar como locación para el evento. • También se debe tener en cuenta si el invitado de honor y los otros invitados VIP están disponibles en la(s) fecha(s) determinada(s).

8.1.1

MENSAJE DE BIENVENIDA

Los mensajes o carteles de bienvenida son algo fundamental al comenzar un evento y deben estar ubicados al frente del lugar del evento para ayudar con la localización del mismo. Esto ayuda a que los asistentes se sientan bien desde el primer momento.

8.1.2

PONENTE DE APERTURA.

Invite al evento a ponentes de prestigio y buena reputación, que ofrezcan a los participantes información importante para su trabajo, sector o negocio. Prepare los ponentes de antemano y trabaje con ellos en sus presentaciones en Power Point, además de informarnos con antelación sobre los procesos logísticos, el calendario y el público que se espera. Atienda sus necesidades especiales, si existen, como puede ser la solicitud de un retroproyector o de micrófonos adicionales para utilizarlos en las sesiones de preguntas y respuestas.

http://es.wikihow.com/organizar-un-evento http://isoc.org/wp/chapter-events/primer-es/

8.1.3

ÚLTIMOS COMENTARIOS.

Por último, deben distribuirse entre los participantes los formularios de comentarios y, a continuación, recogerse, para determinar su nivel de satisfacción en todos los aspectos del evento. Esto se hace para recibir sugerencias, ideas y consejos, con el fin de mejorar en el futuro.

8.1.4

FINALIZACIÓN DEL EVENTO.

Al finalizar el evento se debe: revisar el medidor de electricidad, quitar los carteles, las mesas, etc. para así dejar el lugar tan limpio como lo encontraron, especialmente si se pagó por él y quieren volver a usarlo en otra ocasión; es posible que los dueños quieran cobrar montos que hubieran podido evitar dejando limpio el lugar. Repartir el trabajo entre los miembros del equipo para que terminen lo más pronto y fácil posible. Asegurarse de que los invitados no hayan olvidado nada valioso. Si ese es el caso, se debe colocar un punto de objetos perdidos. .

http://es.wikihow.com/organizar-un-evento http://isoc.org/wp/chapter-events/primer-es/

ACTIVIDAD DE RETROALIMENTACIÃ&#x201C;N

EVALUACIÃ&#x201C;N

RESUMEN

La gestión logística, aborda todas las temáticas requeridas que se necesitan en un evento. Para realizar esto es importante utilizar métodos para implementarlos en la organización, planeación, flujo y gestión de todo servicio. Al momento de organizar la logística de un evento, se debe contar con un coordinador y un grupo organizador que deben cumplir con ciertas características para el fortalecimiento integral y grupal a la hora de llevar a cabo la logística. Hay que tener en cuenta que para realizar un evento se debe tener tres parámetros claves que son: Sorpresa, novedad y originalidad. Si se cumplen estos tres requisitos se puede asegurar que las personas se sentirán cómodas y motivadas ya que esto les generara impacto. Para realizar la organización de un evento se debe tener en cuenta seis etapas claves para que todo salga perfecto. El proceso para realizar esta organización es la siguiente: Planeación del evento, montaje y disposición del equipamiento, ejecución del evento, desmontaje del equipo, evaluación de resultados y posevento.

CONCLUSION

A lo largo de la presente investigación se demostró la importancia de la logística en la organización de un evento porque si no se tiene en cuenta este respectivo tema el evento no va a quedar bien elaborado por ello es muy importante tener en cuenta todos los temas vistos a lo largo de la cartilla en el capitulo VI para la buena organización del evento y así dar a conocer resultados positivos a la finalización del evento. Si no se conocieran estos temas hablados en el presente capitulo la elaboración del evento quedara incompleto y se obtendrán resultados negativos que no se cumplirán con el objetivo del evento. Si todos tenemos en cuenta cada uno de estos temas a la hora de elaborar un evento empresarial nos saldrá con un gran éxito satisfaciendo a los invitados y a nuestro jefe asignado.

MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA UN EVENTO Y NORMA NTC

DEFINICION: Estas son utilizadas para prevenir, controlar, y actuar en dado momento que ocurra un accidente de cualquier fenómeno, a través de un manual que contiene de forma explícita y ordenada la información sobre procedimientos e instrucciones para la ejecución de actividades según los objetivos de la institución. Es preciso coordinar y proteger la integridad física de organizadores, personal, invitados, celebridades, oradores, participantes y anfitriones; y por qué no también, de las propias instalaciones donde se desarrolla el evento. Cuando se habla de seguridad se abarcan varios aspectos y circunstancias:

•Geográficas: Sismos, grandes tormentas, inundaciones, etc. •Terroristas: Bombas, atentados, etc. •Delictivas: Secuestros, asaltos, etc. •Físicas: Incendio en las instalaciones, perdida de gases, etc. •Sanitarias: Contaminación de alimentos, epidemias, etc.

OBJETIVOS: •

Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como de los delegados y participantes.

•

Vigilar las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa prestadora de servicios.

•

Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.

•

Coordinar los servicios de ambulancia y primeros auxilios.

•

Seguridad y equipos de emergencia estarán disponibles elementos como extintores, alarmas y señalizaciones. https://prezi.com/x985rm-zc9vm/normas-de-seguridad-para-realizar-un-evento/ ---https://www.ineventos.com/co/blog/seguridad-en-los-eventos.aspx

ALGUNAS CUESTIONES PARA TENER EN CUENTA A LA HORA DE ANALIZAR LOS POSIBLES RIESGOS:



El clima o algún factor natural que pueda llegar a influir en la realización del evento, o que afecte a la integridad de las personas que asisten. Esto se tendrá en cuenta, por ejemplo, si un evento se realiza al aire libre ya que es mejor tener un plan b por si el calor fuera excesivo o hubiera posibilidad de lluvia.

Intoxicación debido a la comida del evento: La comida es un aspecto fundamental, y hay que tener muy en cuenta todas las estipulaciones generadas respecto a este tema. Es muy importante también de cara a que los asistentes evalúen de forma positiva el evento o no, y se debe considerar de suma importancia para no causar daños a los asistentes.

https://www.eventbrite.com.ar/blog/dia-delevento/seguridad-y-riesgos-durante-un-evento/

• Riesgos en las instalaciones eléctricas y equipamientos. Hay que cuidar y proteger los cables y enchufes de los equipos eléctricos, evitaremos tropezones y posibles problemas con conexiones eléctricas o males mayores.



Incendios de alguna zona dentro del recinto del evento: Se debe de analizar qué haríamos si una de estas situaciones llegara a suceder. En lo que implica a la seguridad de objetos y personas en el evento, es necesario contratar personal de seguridad para que controle pasillos, stands, evitar robos y controlar algunas situaciones imprevisibles que pueden ocasionar algún problema o afectar a la seguridad de los asistentes. 

Robos y hurtos. Hay que concienciar a la gente de que proteja sus pertenencias en cualquier evento.

https://www.eventbrite.com.ar/blog/dia-delevento/seguridad-y-riesgos-durante-un-evento/

Para prevenir y evitar muchos de estos problemas se utilizan las identificaciones entre los invitados para asistir al evento. Así la seguridad del acto puede identificar rápidamente a algún posible intruso entre los asistentes.

También hay que preparar y señalizar una salida y pasillo de emergencia, para que no se produzcan atascos, avalanchas en casos de tensión.

2) Que la seguridad es y debe ser vista como una inversión, no como un gasto, ya que su principal bien a proteger son las vidas.

También hay que tener en cuenta la posibilidad de contratar un equipo médico, para posibles altercados o situaciones inesperadas. 1) Que la protección de vidas, empeño en el que desenvolvemos nuestra actividad profesional los miembros de nuestra asociación, debe tratarse de un trabajo continuado, constante, hecho por verdaderos profesionales.

A través del tiempo se han fundamentado dos aspectos que son muy claros: https://www.eventbrite.com.ar/blog/dia-delevento/seguridad-y-riesgos-durante-un-evento/

TIPS PARA UNA BUENA SEGURIDAD EN EL EVENTO: • Asignar al Director de Seguridad del evento: Es importante contar con el apoyo de un profesional capacitado en la materia, ya que el Director de Seguridad es un miembro clave del equipo.

• Elaborar un plan de seguridad para el evento: El plan de seguridad varía de acuerdo a las necesidades de cada evento. El objetivo es precautelar la seguridad e integridad física de todos los asistentes al evento y de las instalaciones.

• Trabajar de acuerdo al plan: Es necesario ceñirse al plan de trabajo para lograr una transición sin complicaciones. Lo más importante en esta fase es mantener los canales de comunicación abiertos, con el fin de que todos los miembros del equipo se mantengan informados. • Comunicar adecuadamente el plan: Una vez terminado el plan, el Director de Seguridad es responsable de comunicar al equipo de reacción y al equipo de planificación del evento el plan seguridad que se implementará, las medidas y acciones que deberán llevarse a cabo para garantizar el éxito del evento.

• Retroalimentación: Una vez finalizado el evento, se recomienda mantener una reunión de trabajo para evaluar los resultados, y en caso de ser necesario, tomar medidas correctivas con el fin de implementarlas en futuros eventos.

https://www.lacelebracion.com/la-seguridad-en-laorganizacion-de-un-evento

5 CLAVES DE SEGURIDAD AL MOMENTO DE ORGANIZAR UN EVENTO • Identificar y valorar una amenaza Seguridad en eventos: En todo plan de seguridad, lo primero es identificar si hay algún tipo de amenaza, para luego valorarla. La ubicación: Se examina la posible proximidad a barrios con altos niveles de inseguridad, sitios de difícil acceso, o de escasa iluminación, entre otros. Las instalaciones: Por ejemplo en hoteles, bajo ciertos parámetros, se evalúa si cuentan con un determinado nivel de seguridad tanto en equipamiento de protección y combate de un incendio, sistema de alarmas, control de accesos, circuito cerrado de televisión.

• Todos al tanto y bien informados Anfitrión, organizadores, eventuales miembros del staff, junto a su personal de seguridad privada, y todo el personal involucrado en un evento, deben estar preparados para situaciones especiales que pudieran surgir. Se debe estar preparado para manejar rápida y efectivamente cualquier situación de riesgo, y minimizar los impactos que estas situaciones generen a las posibles víctimas. Seguridad en eventos https://prezi.com/x985rm-zc9vm/normas-de-seguridad-pararealizar-un-evento/



Control de masas



Son las medidas o planes operacionales, para evitar cualquier tipo de disturbio que involucre un gran número de personas. Los factores que pueden llevar a un disturbio en masa son la imitación, el beneficio del anonimato, el contagio emocional y el pánico.



Manejo de contagio emocional y pánico

Manteniendo una fuerte presencia en y alrededor del evento, se da una percepción de seguridad, de cierta autoridad presente que sirve para mantener orden, e impedir disturbios menores, o incluso irrumpir en eventuales disturbios de gran escala.

Planes de contingencia y evacuación

El plan de control de masas puede verse afectado por distintas circunstancias, en cuyo caso deben implantarse planes adecuados de contingencia, y acompañar a las acciones llevadas a cabo por las fuerzas de seguridad, en el despliegue de una fuerza de respuesta rápida. Lo más relevante e importante es que los planes de contingencia es que deben ser flexibles. https://prezi.com/x985rm-zc9vm/normas-de-seguridad-pararealizar-un-evento/

NORMA NTC 006 DEFINICIÒN: Esta norma técnica sectorial establece los requisitos de un sistema de gestión para la sostenibilidad ambiental, sociocultural y económica, que deben cumplir los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones, en adelante el OPC y los eventos (organización profesional de eventos) . Esta norma será aplicable en los siguientes casos: • Para el OPC como organización. • Para un evento específico organizado por el OPC. Esta norma técnica sectorial establece los requisitos de un sistema de gestión para la sostenibilidad ambiental, sociocultural y económica, que deben cumplir los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones, en adelante el OPC y los eventos. Esta norma será aplicable en los siguientes casos: • Para el OPC como organización. • Para un evento específico organizado por el OPC

REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS Diseñar, implementar, mantener y mejorar un procedimiento documentado para identificar, cumplir y evaluar periódicamente el cumplimiento de la legislación que le sea aplicable en los aspectos ambientales, socioculturales y económicos

SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA SOSTENIBILIDAD El OPC o el evento deben: Diseñar, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión para la sostenibilidad del OPC o del evento, en adelante SGSOPC/E

http://www.cotelcotolima.com/wpcontent/normatividad/sostenibilidad/NTS%20-%20TS%200061.pdf

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD La alta dirección del OPC o del evento debe: Asegurar su compromiso con el diseño, implementación, seguimiento y mejora continua del SGSOPC/E. Designar un líder del proceso el cual deberá asegurar el diseño, implementación, mantenimiento y mejoramiento del SGSOPC/E Garantizar que el líder del proceso haga parte de la alta dirección y tenga injerencia en las decisiones estratégicas que se requieran para la implementación del SGSOPC/E.

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS • Identificar aquellos aspectos ambientales, socioculturales y económicos derivados de sus actividades, productos y servicios que pueda controlar y aquellos sobre los que pueda influir dentro del alcance definido del SGSOPC/E. • Determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener impactos significativos

PROGRAMAS DE GESTIÓN PARA LA SOSTENIBILIDAD El OPC o el evento deben diseñar, implementar, mantener y mejorar programas enfocados a la sostenibilidad ambiental, sociocultural y económica como objetivos, actividades, metas recursos, responsables, plazos e indicadores para su logro y seguimiento, teniendo en cuenta al menos: Los requisitos legales y otros requisitos. La política de sostenibilidad. Los aspectos significativos identificados (véase el numeral 3.4)

http://www.cotelcotolima.com/wpcontent/normatividad/sostenibilidad/NTS%20-%20TS%20006-1.pdf

GESTIÓN DE PROVEEDORES El OPC o el evento deben: Dar prioridad a los proveedores que demuestren su compromiso con el desarrollo sostenible. Verificar la idoneidad y legalidad de los proveedores que contrata

CAPACITACIÓN Basados en un programa de capacitación, el OPC o el evento deben garantizar que los empleados involucrados en la formulación, funcionamiento y seguimiento del SGSOPC/E reciban la capacitación necesaria para el buen desempeño del sistema.

DOCUMENTACIÓN • • •

La documentación para el cumplimiento de esta norma debe incluir: Los procedimientos relacionados con los siguientes requisitos: Requisitos legales y otros requisitos 3.4 Identificación de aspectos. • Programas de gestión para la sostenibilidad. • Capacitación. • Información y sensibilización. • Mejora continua. http://www.cotelcotolima.com/wpcontent/normatividad/sostenibilidad/NTS%20-%20TS%20006-1.pdf

CONTROL DE LOS REGISTROS La OPC o el evento La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros

ACCIONES PREVENTIVAS El OPC o el evento deben diseñar, implementar, mantener y mejorar uno o varios procedimientos para definir los requisitos para: Determinar las no conformidades potenciales y sus causas. Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades. Determinar e implementar acciones necesarias. Registrar los resultados de las acciones tomadas Revisar las acciones preventivas tomadas

http://www.cotelcotolima.com/wpcontent/normatividad/sostenibilidad/NTS%20-%20TS%200061.pdf

ACTIVIDAD LUDICA

INSTRUCCIONES: 1.

2. 3.

Deberás tener asignado un dado y una ficha los cuales se acomodara fuera del cuadro de juego, (donde está la granja). Esperaras tu turno para lanzar un dado. Tienes que caer exactamente en el último cuadro para ganar, (exactamente donde se encuentra el marrano) En el circuito del juego hay números de color rojo que contienen preguntas la cuales deberás responder correctamente, y los números de color azul es perder el turno.

PREGUNTAS 12. ¿Para qué sirven las medidas de seguridad? 23. Mencione 3 aspectos que debe tener en cuenta la seguridad. 26. Mencione 1 tip para una buena seguridad en el evento. 29. En que consiste la clave para la seguridad de un evento “Control de masas”. 40. ¿Cuál es el nombre de la norma? 43. ¿Qué significan las siglas OPC?

EVALUACION Con esta evaluación queremos dar a conocer sus habilidades con el fin de verificar la buena comprensión de lectura e interpretación de la misma sobre “Las Medidas de Seguridad para un Evento y La Norma NTC” 1. La definición de medidas de seguridad es: a) Actuar después de que ocurra algún imprevisto b) Coordinar la integridad física de los organizadores c) Prevenir, controlar y actuar a través de un manual d) Vigilar las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa prestadora de servicios.

2. a) b) c) d)

a) b) c) d)

La norma NTC 006 nos habla de: Como crear un evento Que seguridad debemos tener al momento de crear un evento Los requisitos de un sistema de gestión para la sostenibilidad ambiental, sociocultural y económica Las medidas de seguridad de un evento

Al momento de que ocurra un accidente de cualquier fenómeno, ¿Qué señalización debemos tener en cuenta para que lo halla algún atasco en la salida?: Baño para damas y Baño para caballeros Extintores Salidas de emergencia y Botiquín Escaleras

4. Quienes deben estar informados y/o preparados para alguna situación especial que pueda surgir: a) Los organizadores b) El anfitrión c) Miembros del staff y todos los involucrados en el evento d) Todos los anteriores

5. ¿Qué es la OPC? a) Organización de Pre-eventos Comerciales b) OLE for Process Control c) Operadora Portuaria Centroamericana d) Organización Profesional de Eventos

RESUMEN MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA UN EVENTO: Las medidas de seguridad son normas establecidas por un ente regulador que se encargan de brindar los requisitos de calidad que se debe cumplir ante la organización de un evento. Se debe tener en cuenta algunos aspectos para brindar la mejor calidad y seguridad en un evento, tales como:    

Contar con un equipo de seguridad para proteger la integridad de los participantes y organizadores. Contratar una entidad de socorro pública o privada que se encargue en el ámbito de brindar apoyo ante un desastre natural. Contar con equipos y señalizaciones de emergencia en buenas condiciones para afrontar daños durante el evento. Tener las instalaciones adecuadas para la ejecución del evento. IMPORTANCIA DE LA SEGURIDAD DE UN EVENTO:

Se deben tener en cuenta a la hora de realizar un evento:     

El clima. Intoxicación. Riesgos eléctricos. Robos. Incendios.

Es importante tener en cuenta los riesgos mencionados para prevenir, controlar, actuar y poder evitar la afectación de la integridad física, salud y mental de los asistentes y organizadores del evento.

NORMA NTC 006 1. 2.

Esta norma consiste en establecer ciertos requisitos para un sistema de gestión ambiental, socio cultural y económica, que debe cumplir los organizadores de los eventos. El organizador del evento deberá diseñar, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión para la ejecución correcta del evento.

REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS El evento debe diseñar un procedimiento documentado para identificar, cumplir y evaluar el cumplimiento de la legislación que apliquen en los aspectos ambientales, socioculturales y económicos. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Asegurar su compromiso con el diseño, implementación, seguimiento designar un líder del proceso el cual deberá asegurar el diseño, implementación, mantenimiento y mejoramiento para la autoridad de la seguridad del evento.

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Se identifican aquellos aspectos ambientales, socioculturales y económicos derivados de sus actividades, productos y servicios para el evento.

PROGRAMAS DE GESTIÓN PARA LA SOSTENIBILIDAD El evento deben diseñar, implementar, mantener y mejorar programas enfocados a la sostenibilidad ambiental, sociocultural y económica como objetivos, actividades, metas recursos, responsables, plazos e indicadores para su logro del evento.

GESTIÓN DE PROVEEDORES Dar prioridad a los proveedores que demuestren su compromiso con el desarrollo sostenible, la idoneidad y legalidad de los proveedores que contrata para el evento

CAPACITACIÓN Basados en un programa de capacitación del evento deben garantizar que los empleados involucrados en la formulación, funcionamiento y seguimiento del evento, reciban la capacitación necesaria para el buen desempeño del sistema y tener éxito en el evento. CONTROL DE LOS REGISTROS La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros para llevar acabo dicho evento.

CONCLUSIONES Como finalidad las medidas de seguridad para un evento y norma NTC, se debe tener en cuenta las diferentes medidas de seguridad para:

•

prevenir cualquier fenómeno de anormalidad en un evento, así se poder controlar,

•

coordinar y vigilar cualquier eventualidad en los eventos congresos, en cuanto a las medidas de seguridad; para llegar a

•

ellas y para una mejora de dicha de cualquier evento hay que tener en cuenta las

•

normas NTC 006 – 1 en donde nos habla de las normas y las planificación de un evento

LISTAS DE CHEQUEO Y EVALUCIONES PARA LA EJECUCIÃ&#x201C;N DE EVENTOS EMPRESARIALES

CONTENIDO

Capitulo 8. LISTAS DE CHEQUEO Y EVALUACIONES PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES,

6.EJEMPLO DE LISTAS DE CHEQUEO

1.DEFINICION DEL TEMA

7.EVALUACIONES EN EVENTOS EMPRESARIALES

2.LISTAS DE CHEQUEO EN EVENTOS EMPRESARIALES

3. ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA • -Objetivo • -Cantidad de invitados • -Características que tiene el lugar • -Personalidades que quiero que asistan • -Fecha • -Actividades a realizar • -Hora • -Items para una lista de chequeo 4.PARA QUE SIRVE UNA LISTA DE CHEQUEO 5. PASOS PARA HACER UNA LISTA DE CHEQUEO

•

Por que es importante la evaluación

•

Como evaluar un evento

•

Actividades para evaluar

•

Factores Principales para evaluar

•

Indicadores de evaluación

•

Evaluación personal

•

Personas indicadas para evaluar

8.EJEMPLO DE EVALUACION DE UN EVENTO EMPRESARIAL 9. ACTIVIDAD LUDICA 10. EVALUACIÒN DEL CAPITULO 11. RESUMEN 12. CONCLUSIONES

1. DEFINICIÓN DEL TEMA

•

Las listas de chequeo en un evento empresarial son formatos que se usan para controlar el cumplimiento de una serie de cosas, recolectar información de manera sistematizada y verificar que todo lo que necesitemos este en orden para que al inspector del evento no se le olvide nada importante.

•

Las evaluaciones en un evento empresarial son utilizadas para reconocer si se cumplió el objetivo principal del evento y si los invitados quedaron satisfechos con este. Esto mismo permite, corregir falencias en próximas organizaciones de un evento.

2.LISTA DE CHEQUEO

Son formatos creados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemática. Se usan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o productos asegurándose de que el inspector no se olvida de nada importante.

3. ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA OBJETIVO:

Definir claramente qué se busca con el evento y qué clase de evento es: social, político, académico, deportivo o protocola. Cantidad de invitados: Permite definir el lugar adecuado y el presupuesto teniendo en cuenta temas como por ejemplo los refrigerios, material de apoyo, etc. Características que debe tener el lugar En materia accesibilidad.

seguridad,

comodidad

http://www.pdcahome.com/check-list/ file:///C:/Users/Laura%20Maria/Downloads/Instructivo%20Organizaci%C3%B3n%20de%20Eventos.pdf

Personalidades que quiero que asistan: Si es un invitado de alto rango, el evento debe agendarse con tiempo y programarse una vez se confirme su asistencia.

Fecha : Confirmar que el evento no se cruce con otras actividades que le resten visibilidad.

Actividades a realizar: Nos permite determinar si se requieren salones alternos y ayudas audiovisuales como videobeam, computador portĂĄtil, etc.

Hora: SerĂĄ determinada por la caracterĂstica del evento. Por ejemplo, si es una rueda de prensa lo ideal es realizarla a las 10:00 a.m.

ITEMS PARA UNA LISTA DE CHEQUEO

•

Tener el tema del evento ya pensado.

•

Disponer de un espacio adecuado teniendo cuenta que ese lugar tenga para ( equipos de proyección audiovisual, acceso para discapacitos baños, etc.)

•

Hacer una lista de materiales que se emplearán en el evento.

•

Verificar detalles del evento sin importar el grado de importancia

•

Tener una lista de invitados para generar un orden.

•

Buscar personas competentes para realizar el evento

•

Se facilita el uso de tecnología a la hora de hacer la lista de chequeo como office

4. PARA QUE SIRVE LA LISTA DE CHEQUEO •

Para no olvidar ningún paso según el orden establecido.

•

Verificar y analizar las condiciones del evento que se puede mejorar.

•

Recopilación de datos.

•

La ventaja de una lista de chequeo es que controla la evolución del evento en forma correcta, para una mayor efectividad y satisfacción de los asistentes al mismo.

5. PASOS PARA REALIZAR UNA LISTA DE CHEQUEO Paso 1: Debemos definir quien la debe elaborar y para que queremos hacer la lista de chequeo, que buscamos con esto, cuál sería su aplicabilidad. No debe de contener más de 10 ítems. Buscar modelos, analizarlos y escoger el más convenga. Paso 2: Observar el proceso, actividad o equipo. en su normal desempeño e ir detectando y registrando los peligros que se van presentado. Paso 3: Analizar toda la información e ir haciendo un listado describiendo los ítems que conformaran la lista de chequeo. Paso 4: Establecer el formato que queremos utilizar y hacer un pequeño manual de instrucciones.

Paso 5: Realizar una prueba piloto con el formato y manual de instrucciones, siendo aplicada por diferentes personas. Paso 6: Realizar retroalimentación de toda la información a fin de hacer ajustes de forma y contenido. Paso 7: Normatizar el formato a utilizar y aplicarlo de acuerdo con el cronograma que se establezca. Paso 8: Realizar una retroalimentación

6. EJEMPLO LISTA DE CHEQUEO LISTA DE CHEQUEO

EVENTO REUNION DE TRABAJO

EN EL SALON DE EVENTOS

RESPONSABLE

ESTADO

Aseo general

Lolita Rodríguez

Personal de servicio

Olga Estrada

OBSERVACION

Montaje distribución en sala de juntas

Eduardo Castro

Las mesas son rectangulares Del mismo tamaño . Las mesas irán distribuida das de forma que de una U.

Servicio buffet

Juan Torres

Buffer No8 (tres carnes)

Bebidas

Juan Torres

Agua, jugo natural y vino blanco o tinto

Sonido y proyección

Claudia Aroca

Video beam, planta, micrófonos y computador

Programación y logística, protocolo y acompañamiento coordinadores del evento

Flor Cortes, Andrés Pinzón, Humberto Castañeda

Plan de desarrollo lista de actividades

7. EVALUACION DE UN EVENTO

Evaluar un evento implica una doble finalidad. Primero mejorar la calidad y la pertenencia de los eventos ( En cuento a temas seleccionados, la metodología empleada, los objetos establecidos ). Y segundo suministrar datos que permitan una mejor preparación y administración de eventos futuros

EVALUACION DEL EVENTO • • •

En sus aspectos de preparación y coordinación En cuanto al nivel de trabajo y conocimiento Respecto al cumplimiento de los objetivos propuestos

Información Obtenida de : Alicia Richero / Planeación y ejecución Eventos / Trillas

¿POR QUE ES IMPORTANTE LA EVALUACIÓN? La evaluación es una tarea que no debe descartarse. Se debe recordar que todas las actividades llevadas a cabo respondieron a las metas que se trazaron al comienzo del evento. El haber alcanzado esa meta, aunque no sea totalmente demostrara que el esfuerzo realizado no fue en vano y que las experiencias vividas y aprendidas deben servir de base para eventos futuros.

COMO EVALUAR UN EVENTO

Para realizar el proceso de evaluación se debe tener cuenta tres parámetros principales los cuales son: ¿Quién proporciono los datos? ¿Qué datos se requieren? ¿Cómo se deben recopilar dichos datos?

Información Obtenida de : Alicia Richero / Planeación y ejecución Eventos / Trillas

ACTIVIDADES PARA EVALUAR

Considerar aspectos no tratados durante la reuniรณn y de otros surgidos durante o con posterioridad a la misma considerar la realizaciรณn de una segunda reuniรณn ( EVENTO ) sobre el mismo tema o de otro sobre temas relacionados.

Con base en las evaluaciones se podrรกn elaborar listas de: - Panelistas o interventores mas solicitados - Participantes mas destacados y para considerar invitar en futuros eventos

https://es.slideshare.net/carolinacely/evaluacion-de-eventos

LOS FACTORES PRINCIPALES PARA EVALUAR •

Si se alcanzo el objetivo general del evento.

•

Si las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron

•

Si los programas se cumplieron en su totalidad y con que nivel de calidad.

•

Si los resultados obtenidos eran los esperados.

INDICADORES DE EVALUACIÓN • Participantes vs Asistencia real • Expositores esperados vs Expositores Inscritos

• Cuotas presupuestadas vs cuotas cobradas • Iniciación en horario programado vs retrasos • Gastos esperados vs gastos reales. • Ingresos presupuestados vs ingresos reales

• Utilidades presupuestadas vs utilidades reales Alicia Richero / Planeación y ejecución Eventos / Trillas

• Participantes satisfechos vs participantes insatisfechos

EVALUACION PERSONAL • También se deben evaluar el coordinador general y sus colaboradores: • He sido un buen coordinador? • Estoy satisfecho con los logros alcanzados • Trabaje organizadamente y utilice correctamente los papeles de trabajo? • Las actividades se iniciaron en los horarios previstos • Que es lo que mas me gusto del evento • Que es lo que menos me gusto del evento • Mis colaboradores fueron eficientes y entregados • Con que me gustaría volver a realizar un evento y con quien no • Me gustaría volver a coordinar otro evento.

LAS PERSONAS INDICADAS PARA EVALUAR Las personas mas indicadas para evaluar la participación en una exposición o feria son • El director del modulo que conoce los problemas, avances y resultados que tuvieron • El encargado de mercadotecnia de la empresa que conoce los resultados por clientes y productos

https://es.slideshare.net/andylimon/cap-5-como-evaluar-un-evento-y-una-expocicion

8. EJEMPLO DE EVALUACIÓN DE EVENTO CATEGORÍA Y/O ASPECTO

ESCALA DE EVALUACIÓN 5 4 3 Aspectos pedagógicos y didácticos

Contenidos desarrollados Metodología del encuentro Manejo de los Tiempos Estrategias didácticas utilizadas Dominio teórico de los acompañantes Habilidades sociales de los acompañantes Su participación en las actividades del encuentro fueron Aspectos administrativos Convocatoria Las estrategias utilizadas (correo electrónico y llamadas telefónicas) para la convocatoria a este evento fueron. Hospedaje y alimentación.

SUGERENCIAS PARA MEJORAR

9. ACTIVIDAD LUDICA El objetivo del juego es ser el primer jugador en llegar hasta el final moviéndote a través del tablero desde el cuadro inicial al cuadro final. La mayoría de los tableros van de un lado a otro, así que te puedes de izquierda a derecha en la primera fila, después subes a la segunda fila y te mueves de derecha a izquierda y así sucesivamente. Sigue los números en el tablero para ver hacia dónde moverte. Por ejemplo, si te salió un 5 en los dados y estás en el número 11, entonces mueve tu ficha al número 16. Decide quién va a empezar. Cada jugador debe tirar un dado para ver quién obtiene el número más alto. Quién saque el número más alto tendrá el primer turno. Después del turno del primero jugador, la persona que está a la izquierda es la siguiente y así hasta completar el círculo. Si dos o más personas tiran el mismo número y es el número más alto, esas personas deben de tirar el dado una vez más para ver quién va primero Tira el dado y mueve tu ficha. Para tomar tu turno, vuelve a tirar el dado y lee el número que cayó. Toma tu ficha y muévete por el tablero la cantidad de espacios. Por ejemplo, si cayó un dos, mueve tu ficha hacia el cuadro número 2. En tu próximo turno, si te cae un 5, mueve tu ficha 5 espacios hacia adelante, terminando en el cuadro número 7 Algunos jugadores juegan una versión en la cual solo pueden ingresar al tablero si tiran un uno en el dado, si no, tienes que saltarte el turno. No se recomienda hacer esto ya que es muy frustrante para jugadores desafortunados

Sube por las escaleras. Las escaleras en el tablero te permiten subir para avanzar con más rapidez. Si caes en un cuadro que muestra la imagen del inicio de la escalera, entonces puedes mover tu pieza por toda la escalera hasta donde termina Si caes en la parte superior de la escalera o en un cuadro a la mitad de la escalera, te tienes que quedar en ese mismo lugar. No te puedes mover hacia abajo en las escaleras.

Deslízate hacia abajo por las serpientes. . Las serpientes hacen que te muevas hacia atrás en el tablero ya que te tienes que deslizar por ellas. Si caes exactamente en un cuadro donde está la cabeza de la serpiente, tienes que deslizar tu ficha hasta donde está la cola de la serpiente y responder la pregunta. Si caes en un cuadro que se encuentra a la mitad o al final de la serpiente, no pasa nada. Solo te tienes que deslizar por la serpiente si caes exactamente en el cuadro de la cabeza. Tira dos veces si te sale un 6. Si al tirar el dado, cae un 6, entonces tienes un turno extra. Primero mueve tu pieza 6 espacios hacia adelante y vuelve a tirar el dado de nuevo. Si caes en una escalera o serpiente, sigue las instrucciones anteriores para avanzar y después vuelve a tirar el dado. Si vuelve a caer un 6, puedes seguir avanzando.

Tienes que caer exactamente en el último cuadro para ganar. La primera persona que llegue al último cuadro del tablero (el número 218), gana. Pero hay una regla que dice que si el dado cae en un número muy alto, tu ficha salta al último cuadro y luego "rebota" hacia atrás. Solo puedes ganar si cae el número exacto que necesitas para caer en el último cuadro

NECESITARÁS

• • • •

El tablero del juego "Serpientes y escaleras" Un dado Una ficha por cada jugador (por ejemplo, una moneda, una tapa de una botella, una ficha de plástica, etc.) Al menos dos personas

JUEGO CULEBRITA - ESCALERITA. •

6. Haga una corta definición sobre: QUE SON LAS LISTAS DE CHEQUEO.

•

20. Cuál es el objetivo de una lista de chequeo?

•

26. Defina tres pasos para realizar una lista de chequeo.

•

29. Mencione uno de los factores principales para evaluar

•

42. Quienes son Las personas mas indicadas para evaluar la participación en una exposición o feria son

•

126. Para que sirve definir la cantidad de invitados?

•

144. Mencione las características que debe tener el lugar para poder realizar el evento.

•

146. Mencione quienes son los encargados de evaluar un evento

•

155.¿Cual es el objetivo de una evaluación en un evento?

•

172.Diga un factor principal para evaluar un evento

10.EVALUACIÓN A continuación se realizara una evaluación de 5 preguntas, la cual sirve para retroalimentar el tema visto en el capitulo 8 Listas de chequeo y evaluaciones en un evento empresarial. Lea la siguiente pregunta y marque con una X según corresponda. 1.

¿Que son las listas de chequeo en un evento empresarial? A) Formatos para verificar la asistencia de los invitados B) Listas para controlar que la comida este lista en el evento C) Formatos creados para controlar una lista de requisitos y recolectar información ordenadamente. D) Listas usadas para recolectar información de los invitados y saber sus gustos.

Seleccione algunos aspectos correctos para tener en cuenta a la hora de hacer una lista de chequeo para un evento empresarial. A) Fecha, lugar, comida, ropa, accesorios, objetivos. B) Objetivo, características, hora, actividades a realizar, cantidad de invitados. C) Gustos de los invitados, cantidad, salón comunal. D) Objetivo, lugar del evento, hora, comida.

Marque SI o NO a las siguientes preguntas 3.

¿ Las evaluaciones de eventos empresariales sirven para recordar que todas las actividades llevadas a cabo respondieron a las metas que se trazaron al comienzo del evento? SI___ NO___

¿Las personas indicadas para evaluar el evento son los chefs encargados de realizar la comida y la directora del área de recursos humanos? SI___ NO___

5. Lea los siguientes enunciados y marque una X donde corresponda.

ENUNCIADO Sirve para Verificar y analizar las condiciones del evento que se puede mejorar y recopilar datos.

Ayuda a mejorar la calidad y la pertenencia de los eventos y segundo suministrar datos que permitan una mejor preparación y administración de eventos futuros Requiere hacer una lista de materiales que se emplean en el evento.

En este tema se deben realizar las siguientes preguntas: ¿He sido un buen coordinador? ¿Estoy satisfecho con los logros alcanzados?

LISTA DE CHEQUEO

EVALUACIÓN

11. RESUMEN

En la presentación podemos encontrar contenido valioso de dos temas los cuales son; Listas de chequeos y la Evaluación de un evento en donde podemos evidenciar la definición de cada uno de los temas, la forma como se encuentran estructurados y los tipos que existen de cada uno, por otro lado encontramos sus clasificaciones, como se puede observar en las diferentes listas de chequeo que existen y de la misma manera las diferentes forma de evaluar un evento. Encontramos la forma de aplicación y ejemplos de como se podría elaborar una lista de chequeo

12. CONCLUSIONES

Las listas de chequeo son de gran utilidad, ya que sirven para facilitar el trabajo en la etapa del PRE- EVENTO y sobre todo para los dĂas previos al evento porque es la etapa en la que se trabaja con mayor intensidad, en ellas se apunta todo lo que se va a realizar en el evento, se deben diligenciar de la mejor manera posible, ya que de esto se reflejaran los resultados de un buen evento. Las ventajas de su uso nos van a permitir poder delegar y controlar de una manera mĂĄs precisa cada una de las acciones a tomar en cada comitĂŠ o sector del evento.

PERFIL DE UN COORDINADOR DE EVENTOS

¿QUÉ ES UN COORDINADOR DE EVENTOS? Es la persona responsable de que se cumplan los objetivos de un evento, supervisando y dirigiendo que los coordinadores de áreas y su grupo cumplan con sus obligaciones

¿QUÉ ES NECESARIO PARA SER UN COORDINADOR DE EVENTOS? •Experiencia y formación •Conducción y coordinación •Creatividad •Comunicación •Responsabilidad •Organización •Autodominio

CONDUCCIÓN Y COORDINACIÓN EXPERIENCIA Y FORMACIÓN • Tener conocimientos acerca del mercado • Informarse sobre la realidad del mismo y sus avances • nutrirse del aporte de otras disciplinas para ampliar sus conocimientos. Entre ellas: comunicación, relaciones públicas, ceremonial y protocolo, organización.

• Tener capacidad de mando y poder de coordinación • Saber seleccionar a sus colaboradores por sus capacidades y voluntad de adaptación. • Conducir la tarea individual y grupal de los integrantes del equipo hacía el objetivo fijado • Escuchar y hacerse escuchar cuando sea necesario • Motivar al equipo para un mayor rendimiento

CREATIVIDAD • Innovar en cada momento. Liberarse de los "prejuicios" y comprender que el único limite para la creatividad es la posibilidad de ejecución y el cumplimiento del objetivo • tener habilidad para aprender y compartir propuestas generadas por el grupo de trabajo.

COMUNICACIÓN

• Ser un buen intérprete comunicativo de las necesidades del cliente, asistentes al evento y equipo de trabajo. • Ser un buen orador de discursos propios y/o de terceros • Ser capaz de crear ambientes de comunicación • Trabajar con y para la percepción sensorial. Un evento es un hecho vivencial.

RESPONSABILIDAD • Ser exigente y selectivo en los servicios y personal a utilizar en el evento. • Estar presente en cada evento o nombrar un delegado responsable. • Tener una respuesta para cada necesidad. • Ser transparente y sincero en su accionar. • Atender los problemas que le competen directamente sin derivar.

ORGANIZACIÓN • Establecer objetivos primarios, secundarios y plazos • Realizar un organigrama de tareas. • Evaluar responsables para cada área o tarea. • Coordinar tiempos de ejecución de las actividades. • Ordenar la tarea propia y del equipo. • Mantener el orden a pesar del "caos reinante".

AUTODOMINIO • Mantener el control ante la adversidad • Mantener el control emocional ante conflictos personales y profesionales • No personalizar los problemas laborales • mantener un ánimo optimista • Apuntar siempre hacía el mismo objetivo sin desviarse • soportar situaciones de estrés • ®Adaptarse a niveles de exigencia física y psíquica, así como a trabajar contra reloj.