MINISTERIO DE EDUCACIÓN FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN Y HUMANIDADES LICENCIATURA EN EDUCACIÓN PRIMARIA TALLER DE INFORMÁTICA
2015
¿Qué son Herramientas de Google Apps?
FACILITADOR: ERNESTO SÁNCHEZ
PARTICIPANTE: ANABEL IGUALADA Q. 6-710-2264
FECHA DE ENTREGA 05-03-2,015
ÍNDICE
01/01/2015
Introducción…………………………………………………………………………..1 Que son las herramientas de Google Apps……………………………………..2 Google apps Gratuito……………………………………………………………..2.1 Google apps for business………………………………………………………..2.3 Herramientas de uso habitual……………………………………………………..3 Gmail for work……………………………………………………………………….3.1 Google hangouts…………………………………………………………………….3.2 Google calendar……………………………………………………………………..3.4 Google +……………………………………………………………………………….3.5 Google drive…………………………………………………………………………..3.6 Google Procesamientos Para equipos………………………………………….3.7 Hoja de cálculo……………………………………………………………………….3.8 Encuestas y formularios……………………………………………………………3.9 Google sites………………………………………………………………………….3.10 Administración de Google apps…………………………………………………3.11 Google vault…………………………………………………………………………3.12 Anexos…………………………………………………………………………………….4 Conclusión………………………………………………………………………………..5 Bibliografía……………………………………………………………………………….6
INTRODUCCIÓN
¿Qué es Google Apps? Los estudiantes, conocerán las herramientas de Google Apps y sus casos de uso, para lograr mayor colaboración, comprensión y productividad a las distintas áreas de estudios. Adicional a eso los servicios que incluye el paquete de Google apps, hacen referencia a aplicaciones potentes e intuitivas que se clasifican en:
Productos de Google Apps •
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•
Comunícate o
Gmail
o
Google Talk
o
Google Calendar
Colabora Y Publica o
Google Docs
o
Google Sites
Administra tus Servicios: o
Panel de Administración
o
API de ampliación
o
Ayuda y asistencia
¿QUÉ SON LAS HERRAMIENTAS DE GOOGLE APP? Google Apps es un conjunto de aplicaciones que nos permite organizar de forma sencilla todo nuestro trabajo, y la comunicación entre los distintos trabajadores con diversas herramientas para la gestión del correo electrónico, mensajería instantánea, planificación de reuniones y tareas, generación de documentos hojas de cálculo, etc. Además, también dispone de mecanismos de seguridad para empresas mas específicos para el control de cuentas con contraseñas personalizadas y restricciones de acceso específicas. Existen dos ediciones de Google App: la edición gratuita, que nos permite probar el conjunto de herramientas, pero de forma mas limitada, y la edición Business, que contiene todo el potencial de Google Apps pensado para empresas.
GOOGLE APPS GRATUITO Esta es una versión básica de Google Apps con las herramientas principales de comunicación, así como las de generación de documentos, además de tener la posibilidad de crear blogs o de publicitar la empresa o el dominio que se desee. Con esta edición podemos probar durante 30 días y con un limite máximo de 10 usuarios herramientas como Google Mail, Google Calendar, Google Docs, Google Sites, Blogger, AdWords, etc.
GOOGLE APPS FOR BUSINESS Esta es una edición de pago que nos ofrece además de lo anteriormente mencionado, una serie de ventajas frente a su edición gratuita, como son:
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Sistemas de seguridad avanzados. Nos permite emplear mecanismos como SSO o SSL, además de tener requisitos de contraseña personalizada y otras funciones.
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Mayor espacio de almacenamiento por usuario e interoperabilidad entre dispositivos móviles y el PC. Se dispone de una capacidad de almacenamiento de 25 GB por usuario y de la posibilidad de sincronizar el correo y de Google Mail y las tareas de Google Calendar con dispositivos móviles como Black Berry, IPhone o sistemas Android.
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Fiabilidad. Google garantiza un tiempo de funcionamiento del sistema de un 99,9%, por lo que siempre tendremos acceso a nuestra cuenta. También se cuenta con replicación síncrona.
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Aplicaciones adicionales para empresas como Google Video for Business y Google Groups for Business.
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Acceso a las aplicaciones de mensajería para móviles de calendario y de correo electrónico.
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Asistencia técnica, ya sea telefónica o por correo electrónico, siendo ininterrumpida en caso de incidencias graves. Además también dispone de un servicio de asistencia online para que el propio usuario pueda resolver las incidencias.
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Sin límite de cuentas de usuario, ya que podemos crear tantas cuentas como se necesiten.
Costes del servicio. Podemos contratar Google Apps for Bussines en dos modalidades, una mensual y otra anual. Modalidad Mensual. En este caso, pagamos un precio de 4 € por cuenta de usuario que creemos al mes, de forma indefinida a menos que demos de baja el servicio. Modalidad Anual. En este caso el coste es de un total de 40 € anuales por cuenta de usuario creada, siendo 8 € menor que en el caso de la modalidad mensual, pero con la condición de que se debe mantener el servicio durante un año. Herramientas de uso habitual A continuación se explicará brevemente lo que nos ofrecen algunas de las herramientas mas utilizadas dentro de Google Apps para que se tenga una mejor visión sobre el funcionamiento de este sistema. Se debe tener en cuenta, que
algunas de las opciones que ofrecen estas herramientas sólo están disponibles para la Edición Business de Google Apps. Google Mail Esta aplicación nos permite gestionar nuestro correo electrónico de forma sencilla pudiendo clasificar nuestros mensajes en función de un criterio de etiquetas que nos permite saber cuales la importancia de los mismos, pudiendo organizarlos por medio de estas etiquetas de relevancia. Además, también disponemos de un sistema de búsqueda que utiliza el motor de google para encontrar fácilmente los mensajes de correo electrónico . Por otra parte, se dispone de accesibilidad total desde cualquier dispositivo ya sea móvil o PC, ya que es posible acceder mediante la web de Google, o bien mediante la aplicación movil de Google Mail para Android, IPhone o BlackBerry. Por último, el filtro antispam nos permite evitar el correo malicioso y evita que se pierda tiempo eliminando mensajes basura. Google Calendar Google Calendar es una aplicación de planificación de reuniones y proyectos que está totalmente integrada con Google Mail, por lo que su acceso es rapido y sencillo.
¿Qué nos permite hacer Google Calendar? Con esta aplicación podemos comprobar fácilmente la disponibilidad de los empleados para las a la hora de asignar tareas o concretar reuniones con la posibilidad de superponer varios calendarios al mismo tiempo para poder tener una visión cronológica global de todos los eventos asignados a todos los empleados. Por otra parte, tambien se dispone de una gran accesibilidad, gracias a la integración con el correo electrónico y el acceso mediante dispositivos móviles. Además se pueden utilizar los calendarios de manera compartida donde el administrador puede gestionar los permisos que tienen los usuarios con los que comparte el calendario, de forma que se garantiza la seguridad y la privacidad. También es posible publicar calendarios de forma sencilla en la web de la empresa. Google Docs Esta herramienta es un conjunto de aplicaciones ofimáticas que nos permiten editar y crear documentos, presentaciones , dibujos y hojas de cálculo desde el navegador sin necesidad de instalar complemento o aplicación alguna. Nos ofrece un entorno que puede compartirse con múltiples usuarios que tendrán una serie de permisos gestionados por el administrador que comparte el documento, además del hecho de que estos documentos podrán ser editados de
forma simultanea por todos los usuarios al mismo tiempo, lo que permite que cada usuario tenga sus propias anotaciones dentro del documento y los demás puedan guiarse por ellas para una mejor cohesión a la hora de trabajar. Al igual que Google Calendar, Google Docs, nos permite acceder a nuestros documentos desde cualquier parte, incluso desde el teléfono móvil, teniendo la posibilidad de trabajar sin conexión a internet. Además, se realiza una copia de seguridad de todos los archivos, para garantizar que nunca se pierda información, o en su caso, minimizar las perdidas. También es posible utilizar la aplicación Google Groups para compartir documentos directamente a grupos de personas en lugar de a una persona concreta, haciendo más fácil y rápida la gestión de usuarios que tienen acceso a los distintos documentos. Google Talk Es una aplicación de mensajería, que funciona de forma similar al Messenger de Microsoft o Skype, pero para cuentas de Google Mail. Nos permite realizar llamadas de voz y enviar mensajes instantáneos a todos los contactos que tengamos en nuestra cuenta de Google siempre que estos tengan una cuenta de Google también, para asegurar todas las funcionalidades de la aplicación. Es posible utilizar la funcionalidad de mensajería instantánea de Google Talk con otros usuarios que tengan cuentas de Windows Live o Yahoo por ejemplo, pero no se garantiza que las funcionalidades respondan igual de bien por cuestiones de compatibilidad entre protocolos de comunicación, ya que para estos casos se utiliza una pasarela que hace posible la comunicación entre cuentas, pero existen algunos problemas de funcionamiento. Google Talk, dispone de una versión descargable para PC y Android que contiene todas las funcionalidades mencionadas. Existe una versión web integrada con el correo electrónico que tiene función de chat para poder enviar mensajes instantáneos a tus contactos. Además, también se puede instalar un complemento para Google Talk para poder realizar videollamadas. Google Sites Esta aplicación nos permite crear pequeños sitios web donde podemos compartir enlaces, documentos, vídeos, etc. Se facilitan plantillas para diferentes tipos de web que nos hacen más sencilla la creación de nuestro sitio en función de para qué lo queramos, ya sean Intranets, proyectos, entre otros. Esta aplicación nos puede ser útil para centralizar por ejemplo todo el contenido relacionado con un proyecto concreto. Además de las aplicaciones que se han descrito en este documento, disponemos de otras que también pueden ser de interés, como Google Video, Google AdWords
(para cuestiones de publicidad sobre la empresa) o un Maket Place para las aplicaciones de la empresa.
¿QUÉ ES GOOGLE APPS? "En un mundo 100% web, las aplicaciones empresariales se suministran por internet y se acceden a través del browser." Dave Girouard, Presidente, Google Enterprise Google Apps es una suite poderosa de herramientas online - 100% web - para mensajería y colaboración que satisfacen las necesidades fundamentales de la empresa, incrementan la productividad y reduce costos, todas estas herramientas están hospedadas en la infraestructura de alta seguridad y disponibilidad de Google, no se requiere hardware o software y solo requiere una administración mínima, con esto puedes ahorrar mucho tiempo y reducir los costos para tu negocio. Google Apps permite una colaboración segura en tiempo real entre grupos de trabajo de cualquier tamaño. Gracias a los documentos alojados (documentos de procesamiento de texto, hojas de cálculo y presentaciones), el acceso a vídeo basado en web y sencillas herramientas de creación de sitios, la información está disponible desde cualquier navegador o teléfono smartphone, cuando y donde los trabajadores la necesiten. Los servicios de Inicio de sesión único (SSO) basado en SAML se integran perfectamente con los sistemas de seguridad y de autenticación existentes. Google Apps ofrece productividad segura y fácil a cualquier grupo de trabajo sin necesidad de añadir hardware o software adicional. Google Apps for Business ofrece los siguientes beneficios: •
Soporte vía correo electrónico y telefónico 24/7 directo con Google.
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Ahorro en costos comprobado.
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Garantía de disponibilidad del 99.9% con replicación sincrona.
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50 veces mas de almacenamiento de correos electrónicos que el promedio de la industria. No se requiere eliminar correos ya que se cuenta con 30 GB de almacenamiento de correo electrónico para cada empleado.
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Interoperabilidad con Microsoft Outlook y BlackBerry.
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Acceso a las aplicaciones de MI, de calendarios y de correo electrónico desde teléfonos celulares.
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Seguridad líder en la industria.
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Control total administrativo y de datos.
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Opciones de asistencia útiles.
Google Apps ofrece las siguientes herramientas: Correo electrónico empresarial para tu dominio Refuerza la confianza de tus clientes con el uso de direcciones de correo electrónico profesionales. Crea tantas listas de distribución como necesites para tu empresa; por ejemplo, ventas@tuempresa.com. Este es el aspecto de tu correo electrónico profesional: 1 2 Vista previa Bienvenido/a, Carlos Carlos@pijamassuaves.com
GMAIL FOR WORK Ofrece un aspecto más profesional gracias al correo electrónico personalizado. Correo electrónico en los dispositivos móviles, incluso sin conexión a Internet Obtén potentes aplicaciones para iOS y Android. Tanto en los dispositivos móviles como de escritorio, podrás leer y redactar mensajes cuando no tengas conexión a Internet (se enviarán cuando vuelvas a estar conectado). Con las funciones de chat y vídeo, las conversaciones no se limitan al correo electrónico Conversa con un compañero de trabajo, marca el número de teléfono de un cliente e inicia una videoconferencia o participa directamente en una desde tu bandeja de entrada con Hangouts. Compatible con tu interfaz actual Gmail funciona estupendamente con clientes de escritorio como Microsoft Outlook, Apple Mail y Mozilla Thunderbird. Los usuarios de Outlook pueden sincronizar los correos electrónicos, los eventos y los contactos de la aplicación con Google Apps y a la inversa. Sencilla migración desde Outlook y desde los servicios heredados Migra tu correo electrónico desde Outlook, Exchange o Lotus con herramientas personalizadas que te ayudan a conservar los mensajes importantes. Garantía de tiempo de actividad del 99,9% y 0% de tiempo de inactividad programado Confía en los servidores ultrafiables de Google para mantenerte conectado de forma ininterrumpida, todos los días del año. Las copias de seguridad automáticas, la protección contra el spam y las medidas de seguridad ayudan a proteger los datos empresariales. "EN 20 MINUTOS CONFIGURAMOS GOOGLE APPS, PROPORCIONAMOS A TODOS LOS EMPLEADOS SUS NOMBRES DE USUARIO Y CONTRASEÑAS Y, AL INSTANTE, LOS 30 DIRECTORES DE NUESTROS ESTABLECIMIENTOS ESTABAN CONECTADOS."
HANGOUTS Conversa cara a cara con tus compañeros de trabajo o con tus clientes Conéctate con las personas que hacen funcionar tu empresa mediante llamadas de voz, chat de texto o vídeo de alta definición. Puedes ahorrar tiempo y dinero en viajes, sin renunciar a ninguna de las ventajas del contacto cara a cara. Participa en videoconferencias de alta definición con todo tu equipo Conversa con hasta 15 personas, ya sean miembros de tu organización o personas ajenas a ella. La pantalla se centra automáticamente en la persona que esté hablando en cada momento. Además, el sonido se silencia de forma inteligente para evitar los ruidos de fondo. Uso sencillo desde cualquier lugar Todos los miembros de tu equipo pueden participar en la misma conversación desde sus escritorios, portátiles, tablets o teléfonos móviles con la misma facilidad de uso. Función para compartir pantalla integrada Gracias a la facilidad para compartir pantalla, puedes revisar tus últimas presentaciones o realizar un tutorial a distancia. Después, puedes utilizar el chat integrado para enviar enlaces útiles.
Una plataforma pública para exhibir tu marca Con Hangouts en directo, puedes realizar una presentación o una demostración pública de un nuevo producto. Tus videoconferencias se retransmiten en directo en alta definición y se guardan automáticamente en tu canal de YouTube. Como se integra con Calendar, puedes acceder con un solo clic Cuando crees una reunión en Google Calendar, puedes añadir automáticamente una conversación. De esta forma, cuando empiece la reunión, los participantes podrán unirse con tan solo un clic. Control personalizado para los administradores CONFIGURA FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN AVANZADAS; POR EJEMPLO, PARA AYUDAR A GARANTIZAR LA PRIVACIDAD, PUEDES LIMITAR EL ACCESO DE LOS PARTICIPANTES EXTERNOS A LAS CONVERSACIONES, DESACTIVAR EL HISTORIAL DE CHAT O EXPULSAR A PARTICIPANTES.
CALENDAR
Calendarios online integrados y diseñados para el trabajo en equipo Dedica menos tiempo a la planificación y más al trabajo con los calendarios, que se pueden compartir y se integran perfectamente con Gmail, Drive, Contactos, Sites y Hangouts, para que puedas saber en todo momento cuál es el próximo evento. Programación inteligente de las reuniones
Programa eventos rápidamente consultando la disponibilidad de tus compañeros de trabajo o superponiendo sus calendarios en una vista única. Puedes compartir calendarios para que se vean los detalles completos del evento o simplemente para que los demás sepan si estás libre. Accede desde tu portátil, tablet o teléfono móvil Examina y edita tu programación desde tu teléfono móvil o tablet. Utiliza nuestras aplicaciones móviles optimizadas o sincroniza con el calendario integrado en tu teléfono móvil. Publica tus calendarios en la Web Comparte eventos especiales con los clientes o informa a otras personas sobre tu disponibilidad mediante una sencilla publicación de los calendarios. Los calendarios también se pueden integrar directamente en Google Sites. Fácil migración de sistemas heredados Migra tu calendario de empresa desde Exchange, Outlook o iCal, o bien directamente desde archivos .ics y .csv. Comprueba si las salas de reunión o los recursos compartidos están disponibles Examina y reserva salas de conferencias, proyectores o futbolines desde tu calendario. Es muy fácil configurar salas o recursos compartidos y añadirlos a los eventos de Calendar. "Al ofrecer a los empleados las herramientas con las que ya están familiarizados, pueden adaptarse rápidamente y utilizarlas en sus trabajos sin tener que preocuparse sobre cómo configurar una reunión con Calendar o cómo compartir un documento con sus compañeros de equipo."
GOOGLE+* Una red social diseñada para las empresas Google+ facilita y agiliza el uso compartido de contenido y la colaboración con tus clientes y miembros del equipo. Reúne todos los conocimientos y las respuestas Google+ tiene el público perfecto para cada pregunta o idea. Comparte tus ideas con una comunidad específica o plantea una pregunta a toda tu organización. Filtra el contenido para encontrar la información más relevante para ti Organiza tus conexiones sociales de una forma que se ajuste exactamente a tus necesidades. Con el filtrado, podrás estar al tanto de las novedades de las personas que te interesan y compartir tus novedades con ellas. Integrado en tu flujo de trabajo Google+ se integra perfectamente con tu correo electrónico, calendario y documentos para ayudarte a trabajar de manera más inteligente. Puedes filtrar tu bandeja de entrada utilizando los círculos o publicar una encuesta para recibir observaciones inmediatamente. Controles de privacidad para proteger tus publicaciones Con los controles de privacidad mejorados, puedes seleccionar la configuración predeterminada para distintos grupos (por ejemplo, una configuración para tus compañeros de equipo internos y otra configuración para los proveedores externos).
Con los vídeos y fotos puedes dar vida a tus conversaciones Google+ es una forma estupenda de compartir el vídeo de demostración, la captura de pantalla o la foto del producto más reciente, o cualquier otro tipo de soportes interactivos relevantes para tus seguidores. Comparte, conecta e interactúa durante tus desplazamientos La aplicación Google+ para Android e iOS te permite compartir estés donde estés. Comparte ubicaciones o fotos que hayas hecho durante un viaje de negocios; se guardarán y estarán listas para compartir de manera instantánea. "Google+ se convirtió rápidamente en una herramienta popular para las conversaciones internas de la empresa. Básicamente, ha sustituido a nuestra red social interna."
ALMACENAMIENTO:
Drive Almacena, sincroniza y comparte archivos fácilmente Mantén todo tu trabajo en un lugar seguro con el almacenamiento de archivos online. Accede a tu trabajo cuando lo necesites, desde el portátil, el tablet o el teléfono móvil. Consigue todo el almacenamiento que necesites
Gracias a los 30 GB de almacenamiento por usuario, compartido entre Drive y Gmail, dispones de espacio para guardar una gran cantidad de datos. Si no es suficiente, puedes comprar almacenamiento ilimitado por 8 € mensuales por usuario. Las cuentas con menos de cinco usuarios obtienen 1 TB de almacenamiento por usuario. Sincroniza los archivos con tu ordenador automáticamente Sincroniza todos tus archivos o solo algunos con una carpeta designada en tu ordenador. Cualquier cambio que realices a nivel local se sincronizará automáticamente en Drive y viceversa. Visualiza los archivos sin necesidad de comprar software adicional ¿Necesitas abrir un archivo, pero no tienes instalado el software adecuado? Visualiza más de 40 formatos de archivo habituales, incluidos vídeos, imágenes, documentos de Microsoft Office, hojas de cáculo y documentos PDF. Búsqueda con tecnología de Google Olvídate de buscar frenéticamente documentos cruciales que se han quedado perdidos en alguna carpeta. Simplemente escribe algunas palabras clave para localizar el archivo en tan solo unos segundos, incluso si se trata de una imagen o de un archivo PDF con anotaciones. Controles para compartir contenido fáciles de administrar Impide el acceso a tus archivos hasta que decidas compartirlos. Concede permisos para descargar, editar, comentar o ver los archivos. De esta forma, podrás evitar que haya varias versiones de un archivo y no tendrás que molestarte en combinarlas. Aplicaciones de terceros para ampliar las funciones de Drive Hay cientos de aplicaciones integradas, como DocuSign para las firmas electrónicas, LucidCharts para plantillas de "mockups" y Smartsheets para la administración de proyectos, que podrás utilizar directamente desde Drive. "Ahora no perdemos trabajo cuando a alguien se le cae el portátil y lo aplasta accidentalmente. Los empleados pueden continuar el trabajo justo donde lo habían dejado, desde cualquier ordenador."
COLABORACION:
Documentos Procesamiento de texto para equipos Crea y edita documentos de texto directamente en tu navegador sin necesidad de software específico. Pueden trabajar varias personas al mismo tiempo en un archivo: todos los cambios se guardan automáticamente. Comentarios, chat y edición en tiempo real Trabaja en un mismo documento con tus compañeros de equipo o con personas ajenas a tu empresa. Visualiza instantáneamente los cambios que introducen los demás, comunícate con ellos a través del chat integrado y añade comentarios con tus preguntas. Funciona con los tipos de archivo más habituales Importa tus documentos para que se puedan editar al instante, incluidos los archivos de Microsoft Word y PDF. Exporta tu trabajo a formato .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt o .html. Historial de revisiones ilimitado Realiza un seguimiento de los cambios introducidos en tus documentos y deshaz los cambios que quieras. Las versiones anteriores se guardan de forma indefinida y no se tienen en cuenta en tu cuota de almacenamiento. Trabaja desde diferentes dispositivos, con o sin conexión a Internet Crea, edita y comparte documentos desde tu iPhone, iPad o dispositivo Android. Utiliza Chrome para Mac o PC para trabajar con Documentos de Google, incluso sin conexión a Internet.
Controles para compartir contenido fáciles de administrar Tú decides quién tiene acceso a tus documentos y a tus carpetas. Concede a personas o a grupos permiso para editar, ver o añadir comentarios. Amplía las funciones con complementos de terceros Investiga temas, define términos e inserta citas directamente en Documentos de Google. Con los complementos integrados, puedes ampliar las capacidades de Documentos de Google con funciones como aplicación de formato avanzado, combinación de correo y muchas otras.
"Google Apps nos ayuda a superar las barreras geográficas y a trabajar rápidamente desde cualquier lugar."
HOJAS DE CÁLCULO Hojas de cálculo online rápidas y con funciones avanzadas
Crea hojas de cálculo directamente en tu navegador sin necesidad de software específico. Puedes utilizarlas para todo tipo de contenido, desde sencillas listas de tareas hasta análisis de datos con gráficos, filtros y tablas dinámicas. Sencillos análisis de datos Realiza cálculos con las potentes funciones y fórmulas de las hojas de cálculo. También puedes añadir gráficos complejos, generar informes de tablas dinámicas o añadir filtros, entre otras operaciones. Funciona con los tipos de archivo más habituales Importa y convierte las hojas de cálculo existentes para que se puedan editar al instante, incluidos los archivos de Microsoft Excel®. Exporta hojas de cálculo en formato .xlsx, .csv, .html, .ods, .pdf o .txt. Sigue trabajando desde cualquier dispositivo Crea, edita y comparte hojas de cálculo desde tu teléfono móvil o tablet, estés donde estés. Trabaja en Hojas de cálculo aún cuando estés sin conexión. Comentarios, chat y edición en tiempo real Concede a personas o grupos permisos para editar, ver o añadir comentarios a las hojas de cálculo. Trabaja simultáneamente, e incluso podrás ver los cambios en el momento en que las otras personas escriben. Ya no necesitarás enviar y recibir archivos continuamente. Fácil uso de formularios integrados con hojas de cálculo Crea e inserta una encuesta en tu sitio web o envía un cuestionario a otras personas de tu trabajo. Los resultados de tu formulario se importan directamente a Hojas de cálculo de Google para su revisión y análisis. Complementos que amplían aún más las potentes funciones de Hojas de cálculo Descubre herramientas creadas por otros desarrolladores que te permiten añadir formato enriquecido, reglas de flujo de trabajo, etc. Incluso puedes crear tus propios complementos personalizados para tu dominio. "Hemos podido realizar un seguimiento de las oportunidades de ventas y administrarlas con las hojas de cálculo de Google, aumentando la conversión en un 30%."
FORMULARIOS Encuestas y formularios fáciles de crear para todos Crea formularios personalizados para encuestas y cuestionarios sin ningún cargo adicional. Recopila toda la información en una hoja de cálculo y analiza los datos directamente en Hojas de cálculo de Google. Crea un formulario con la misma facilidad con la que creas un documento Seleccionar entre distintos tipos de preguntas, arrastrar y soltar las preguntas para cambiar el orden y personalizar los valores es tan fácil como pegar una lista. Envía encuestas de aspecto profesional a tus clientes Las encuestas atractivas te ayudan a conectar con los clientes para obtener información valiosa. Añade imágenes, vídeos y lógica personalizada para ofrecer a los encuestados una increíble experiencia. Analiza las respuestas mediante resúmenes automáticos Puedes ver cómo aparecen las respuestas en tiempo real. Asimismo, puedes acceder a los datos sin procesar y analizarlos con Hojas de cálculo de Google u otro software.
Comparte los formularios por correo electrónico, mediante un enlace o en un sitio web Es fácil compartir formularios con determinadas personas o con una amplia audiencia. Solo tienes que integrarlos en tu sitio web o compartirlos a través de Google+, Facebook o Twitter. Crea formularios más inteligentes Las reglas de validación de datos permiten asegurarse de que las direcciones de correo electrónico tengan el formato correcto, las fechas sean exactas y las personas obtengan respuestas adecuadas a las preguntas que hayan realizado. Trabaja en equipo para redactar las preguntas y analizar los resultados Con la colaboración en tiempo real puedes crear los formularios más rápidamente y analizar los resultados con tu equipo sin necesidad de enviar diferentes versiones del archivo. "Al utilizar los formularios de Google para recopilar contenido de nuestros clientes, he conseguido ahorrar horas de trabajo. Solo tuve que configurar un cuestionario, enviarlo a nuestros clientes y ver las respuestas en tiempo real en una misma hoja de cálculo."
Presentaciones Atractivas presentaciones creadas en equipo Crea y edita elegantes presentaciones en tu navegador sin necesidad de software específico. Pueden trabajar varias personas al mismo tiempo; de esta forma, todos tienen siempre la versión más reciente. Comentarios, chat y edición en tiempo real Trabaja en una misma presentación online con tu partner empresarial, con todo tu equipo o con contactos externos. Tú controlas quién tiene permisos para editar, ver o añadir comentarios. Presentaciones fáciles de diseñar Diséñalas desde cero o agiliza el proceso eligiendo una plantilla. Puedes mejorar tus presentaciones con vídeos, imágenes, dibujos y transiciones suaves. Funciona en PCs, Macs, teléfonos móviles y tablets Puedes ver o incluso exponer tus presentaciones desde el teléfono móvil o el tablet y practicar con tu presentación hasta el último momento. Historial de revisiones ilimitado Las presentaciones se guardan automáticamente online y las versiones se mantienen indefinidamente (sin que esto cuente para tu cuota de almacenamiento en Drive). De este modo, siempre puedes realizar un seguimiento de las revisiones y deshacer las que consideres oportuno. Controles sencillos para compartir presentaciones Compartir presentaciones es muy fácil. Puedes conceder permisos para controlar quién ve y edita tus presentaciones. También puedes convertir fácilmente tus presentaciones al formato que quieras para compartirlas con otras personas. "Al ser un empresa global, tenemos trabajadores repartidos por países de todo el mundo. Ahora podrán comunicarse y colaborar en tiempo real con Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google desde sus ordenadores, smartphones o tablets."
SITES Sitios web fáciles de crear para tus equipos Crea una intranet para tu empresa, un sitio de proyectos para tu equipo o un portal para clientes con nuestra aplicación para el diseño de sitios web. Y todo sin escribir ni una sola línea de código. Creación de sitios de proyectos Crear sitios es tan fácil como escribir un documento utilizando un editor de textos intuitivo. Esto significa que los equipos no necesitan recurrir a los especialistas de TI o a los desarrolladores web. Reúne el contenido relevante en un mismo lugar Desarrolla sitios para equipos con contenido relevante de los proyectos, los materiales de ventas más actuales o detalles sobre el próximo pícnic que organiza la empresa. Búsqueda con tecnología de Google para encontrar contenido en Google Sites Utiliza la búsqueda de Google para encontrar la información adecuada en todos tus sitios internos. Ayuda al personal de ventas o de asistencia o a cualquier otra persona de tu empresa a encontrar rápidamente las respuestas que necesita. Con los gadgets se puede añadir contenido rápidamente Mejora tu sitio web insertando calendarios, mapas, vídeos, hojas de cálculo, presentaciones y otros elementos. Ahora todo el mundo puede visitar una ubicación central para ver las últimas novedades y el contenido más actualizado.
Los controles para compartir contenido ayudan a mantener los datos seguros Controla qué personas y grupos tienen permisos para ver o editar tu sitio. Elige si estará disponible para determinados compañeros de trabajo, para toda tu organización o para cualquier usuario de Internet. "Hemos creado una intranet con Google Sites que se ha convertido en la principal forma de comunicación de la empresa para los empleados."
ADMINISTRACIÓN:
Administración Administra Google Apps en tu organización Añade a usuarios, administra dispositivos y configura la seguridad y otros ajustes para que tus datos estén siempre seguros. Para la administración, no se debería necesitar un manual. Seguridad y control
La administración centralizada permite una configuración y una gestión rápidas y sencillas. Puedes añadir y quitar usuarios, configurar grupos y añadir opciones de seguridad como, por ejemplo, la verificación en dos pasos y el inicio de sesión único. Administración de dispositivos móviles Para mantener los datos seguros, aplica políticas de seguridad para BYOD (uso de dispositivos personales en el trabajo) en los dispositivos iOS y Android de los empleados. Utiliza la administración de dispositivos para localizar los teléfonos que se hayan perdido y para bloquear o eliminar los datos de los dispositivos de forma remota. Total fiabilidad y asistencia ininterrumpida Puedes acceder al servicio de asistencia de Google por teléfono o correo electrónico las 24 horas del día, los siete días de la semana. Entre nuestro equipo de asistencia y nuestras redes de centros de datos a nivel mundial, tu empresa estará completamente cubierta. Cientos de aplicaciones de terceros En Google Apps Marketplace puedes encontrar soluciones integradas (por ejemplo, de CRM, gestión de proyectos y cumplimiento, entre otras) que están disponibles mediante inicio de sesión único. Elaboración de informes e información avanzada Supervisa el uso que se hace en tu empresa de Google Apps y recibe alertas de las actividades sospechosas. Las funciones de auditoría te proporcionan un registro de los cambios para que puedas identificar exactamente la información que necesitas. Aplicación de administración para móviles para solucionar rápidamente los problemas Con la aplicación Google Admin para Android o iOS, los administradores pueden gestionar su cuenta estén donde estén. Pueden añadir a usuarios, restablecer contraseñas, ver registros de auditoría, ponerse en contacto con el equipo de asistencia, etc. Preguntas habituales sobre la Consola de administración
¿Cómo inicio sesión en mi Consola de administración? Puedes acceder a la Consola de administración en admin.google.com. Introduce la dirección de correo electrónico y la contraseña para iniciar sesión y aparecerá la consola. ¿Qué son las cuentas de usuario? Las cuentas de usuario proporcionan a los usuarios un nombre y una contraseña para iniciar sesión en Google Apps, así como una dirección de correo electrónico. También puedes crear cuentas para utilizarlas como listas de distribución y proporcionar a los usuarios direcciones de correo electrónico alternativas. ¿Puedo conceder privilegios de administrador a otros usuarios? Sí. El usuario recibe privilegios de administrador cuando se le asigna una de las funciones de administrador disponibles.
Vault Añade funciones de archivado e eDiscovery a Google Apps Administra, conserva, busca y exporta el correo electrónico y los chats con registro habilitado de tu organización. Vault tiene un coste adicional de 4 € mensuales por usuario. Un archivo para los correos electrónicos y los chats
Controla durante cuánto tiempo se retendrán los mensajes de correo electrónico y los chats con el registro habilitado. Especifica políticas para todo tu dominio o en base a unidades organizativas, intervalos de fechas y términos específicos. Búsqueda con tecnología de Google para encontrar contenido rápidamente Localiza y recupera la información valiosa, incluso de cuentas cerradas. Puedes recopilar la información que tu equipo del Departamento jurídico necesita e impedir la pérdida de datos debido a los cambios de empleados. Retenciones por litigios para conservar la información Aunque esperamos que nunca suceda, es posible que algún día tu empresa tenga que hacer frente a un proceso judicial. Con Vault podrás estar preparado, ya que te permite conservar los datos de Gmail de los usuarios durante más tiempo que el que se establece en los periodos de retención estándar. Fácil exportación a formatos estándar Exporta mensajes recuperados a través de búsquedas a formatos estándar para una revisión adicional. Puedes exportar los resultados de cualquier cuenta con licencia. Informes de auditoría para realizar un seguimiento de la actividad Realiza un seguimiento de la actividad de los usuarios en Vault. Los potentes registros de auditoría te permiten ver búsquedas, vistas de mensajes, exportaciones y mucho más. Preguntas habituales sobre Vault ¿Qué es eDiscovery? La detección electrónica, o eDiscovery, es el proceso de buscar y encontrar información en formato electrónico. Esto se hace para atender a cuestiones legales e investigaciones. ¿Qué ocurre con los datos de las cuentas eliminadas? Si eliminas a un usuario, toda la información asociada a su cuenta se eliminará de Google. Como práctica recomendada, Google aconseja suspender las cuentas de usuario en lugar de eliminarlas.
驴C贸mo compro Google Apps y Vault? Una vez que comience tu periodo de prueba gratuita de Google Apps for Work, podr谩s comprar Google Vault desde tu Consola de administraci贸n. Si lo prefieres, puedes ponerte en contacto con el equipo de ventas para comprar Vault.
ANEXOS
CONCLUSIÓN He llegado a la conclusión que las principales funciones de las herramientas de Google Apps son generadoras para las enseñanzas que el docente le puede brindar al estudiante. Sin embargo vemos que la flexibilidad de las herramientas nos permiten también implementar entornos ricos en funcionalidad y contenido como lo he realizado en el presente trabajo. De esta forma podríamos contribuir con mejorar la calidad de enseñanza y practicar el aprendizaje. Altísima disponibilidad y calidad del servicio ○ Evolución constante de las diferentes apps de la plataforma.
BibliografĂa www.google.com/Apps www.google.com