HERRAMIENTAS GERENCIALES by Anahis Guerra Medina

Herramientas Gerenciales en la Gesti贸n Estrat茅gica_______________________________ Roger L贸pez Costemar

Editorial Andrea Zambrano Berti Directora Editorial

Editora Marian Gabriela Mavares

Coordinadora Editorial Anahis Guerra Medina

Asesora Editorial Keisy Lucena Arrieche

Herramientas Gerenciales es una empresa líder en formación y entrenamiento de ejecutivos. Nuestro objetivo es ayudar a las compañías a alcanzar sus metas organizacionales, brindando herramientas, información y adiestramiento para su capital más valioso: los Recursos Humanos. Con una amplia gama de servicios que contemplan desde la capacitación a la consultoría, garantizamos a los ejecutivos el desarrollo y mejora de sus habilidades gerenciales y conocimientos técnicos, con el objetivo de optimizar su rendimiento y alcanzar así los resultados esperados por sus compañías.

en los procesos productivos, económicos, políticos y sobre todo sociales que constituyen la naturaleza y esencia de la empresa. Tal y como su nombre lo indica las herramientas gerenciales no son más que un auxilio o una serie de técnicas modernas que les permite a los gerentes tomar decisiones cruciales y oportunas ante algún tipo de disconformidad o desequilibrio

Es el proceso de especificar los objetivos, las políticas que se convierten y los planes de una organización para lograr estos objetivos, y el asignación de recursos para poner los planes en ejecución. Es el nivel más alto de la actividad directiva,

realizado generalmente por el equipo del cuadro superior de la compañía (CEO) y ejecutivo. Proporciona la dirección total a la empresa entera.

"La gerencia estratégica de la empresa moderna requiere tanto conocimientos técnicos como la comprensión de los factores estructurales, sociales y políticos que le dan forma"Jean Paul Sallenave

El Coaching procede del verbo ingles to coach, entrenar es un método que consiste en dirigir, instruir y entrenar a una persona o a un grupo de ellas, con el objetivo de conseguir alguna meta o de desarrollar habilidades específicas para que este se desenvuelva en el mundo empresarial, deportivo, personal o de vida... (KEISY)

1.Observar: La observación será fundamental para que el entrenado encuentre soluciones. A través del posicionamiento en nuevos puntos de vista, y la observación de los paradigmas, creencias y conductas que se practican, el individuo podrá elegir entre nuevas alternativas que le apoyen a construir los resultados que busca. 2.- Toma de conciencia: La observación permite la toma de conciencia, básicamente acerca de nuestro poder de elección. El entrenador centrará al pupilo en las elecciones que toma y las consecuencias que ellas

crean, brindándole herramientas específicas para elegir con mayor efectividad y elegir conscientemente. 3.- Determinación de objetivos: Es esencial para todo proceso de coaching, el contar con objetivos claramente definidos. Este será el paso crucial hacia la obtención de los mismos y servirá de guía para la toma de decisiones y acciones. 4.- Actuar: Una vez reunida toda la información, hay que actuar de una forma sostenida en el tiempo. El entrenador acompañará de cerca este proceso superando las dificultades que suelen aparecer en la puesta en práctica. 5.- Medir: En todo

momento es imprescindible comprobar si nos acercamos o nos alejamos del objetivo marcado. Esto permitirá tomar acciones correctivas y así contribuir a la obtención de los logros buscados. 6.Acción comprometida - Todo proceso de coaching concluye con una acción comprometida alineada con el plan de acción establecida previamente entre el entrenador y el cliente. 7.- Motivar lo máximo posible a los oyentes. (KEISY)

A continuación podemos nombrar las modalidades de coaching mas destacadas, Coaching coactivo es, según la escuela americana The Coaches Training Institute (CTI) donde se origina, el modelo de coaching más extendido en la actualidad. Se basa en el principio de la coactividad, que pone un especial énfasis en el diseño de la relación entre el coach y el cliente. Autocoaching es una metodología basada en el coaching ontológico y que apoyándose en la creación de opciones con el coaching de la variedad busca desarrollar el potencial profesional y humano para conseguir lo mejor de uno mismo sin ayuda presencial. Es un método que enseña a ser feliz y disfrutar de la vida con las personas que te rodean desde el autoconocimiento y la aplicación de un

compromiso para mejorar. Coaching de la variedad, es un motor taxonómico completo e integrado que facilita a la persona entrenada a seleccionar en una base de datos compuesta por un listado de ejemplos de factores y cambios relacionados entre sí de forma jerárquica Coaching de vida, centra su atención en el desarrollo de habilidades que mejoren las áreas personales del entrenado, sea su vida sentimental, relacional, su estado físico y la obtención de metas personales. Coaching ejecutivo, o coaching a empresas en cambio, centra su trabajo en el desarrollo de habilidades que faciliten la obtención de resultados en el ámbito corporativo. En este caso, el enfoque apunta a entrenar la capacidad de liderazgo, comunicación, administración del tiempo y los elementos personales que influyen directamente en los resultados económicos de la empresa. Es una

metodología muy utilizada en los altos mandos a nivel internacional. Coaching estructural es la modalidad que, integrando diferentes filosofías, psicologías y avances científicos, se ciñe en todo momento al criterio de lo que el Coaching es y significa en su versión más ortodoxa. Esta manera de vivir el Coaching se alimenta tanto de la sabiduría de culturas milenarias (oriental, egipcia, griega, etc.) como de las aportaciones de algunas corrientes psicológicas (Humanista, Constructivista, etc.), a la vez que de los más recientes e innovadores avances científicos (neurociencias, Física Cuántica…) (KEISY)

También llamado, cuadro de mando Integral traduce la estrategia y la misión de una organización en un amplio conjunto de medidas de la actuación, desde cuatro perspectivas equilibradas: las finanzas, los clientes, los procesos internos, y la formación y crecimiento. Una de las

ventajas que nos traen esta herramienta para cual administrador es la posibilidad de crear una visión general de nuestro negocio y medir nuestros procesos internos y externo para que una vez identificados podamos controlarlo. El Cuadro de Mando Integral debe ser utilizado como un sistema de comunicación, de información y de formación, y

no como un sistema de control, las cuatro perspectivas del CMI permite un equilibrio entre los objetivos a corto y largo plazo. Entre estas se encuentran Perspectiva del Cliente; Perspectiva del Cliente; Perspectiva del Proceso Interno; Perspectiva de Formación y Crecimiento (MARIAN)

Howard Rohm del Balanced Score card Institute de EE.UU., el Cuadro de Mando Integral (CMI) es "un sistema de administración de desempeño que puede utilizarse en cualquier organización, grande o pequeña, para alinear la visión y misión con los requerimientos del cliente, las tareas diarias, administrar las estrategias del negocio, monitorear las mejoras en la eficiencia de las operaciones, crear capacidad organizacional, comunicando los progresos a todo el personal".

La técnica del Justo a Tiempo ha sido considerada como una herramienta de bastante importancia para todo tipo de empresa, orientada al mejoramiento continuo, a través de la eficiencia en cada una de los elementos que constituyen el sistema de empresa, como proveedores, proceso productivo, personal y clientes, esta se fundamenta principalmente en la reducción del desperdicio y por supuesto en la calidad de los productos o servicios, a través de un profundo compromiso de todos y cada uno de los integrantes de la organización así como una fuerte orientación a sus tareas, que de una u

otra forma se va a derivar en una mayor productividad, menores costos, calidad, mayor satisfacción del cliente, mayores ventas y muy probablemente mayores utilidades. Entre algunas de las aplicaciones de esta herramienta gerencial se puede decir los inventarios reducidos, el mejoramiento en el control de calidad, fiabilidad del producto, el aprovechamiento del personal, entre otras. Para aplicar este método se requiere disciplina y previo a la disciplina se requiere un cambio de mentalidad, que se puede lograr a través de la implantación de una cultura orientada a la calidad, Un ejemplo de la

eficacia de dicha herramienta, es el caso de Toyota, ellos la aplican a su producción, puesto que fabrican los carros conforme a los pedidos que les hagan y así tienen dos ventajas seguras: el inventario tiende a nulo y ahorran el costo de tener una bodega. Entre sus beneficios que tiene este métodos se puede ver que reduce el tiempo de producción, aumenta la productividad, reduce el costo de calidad, reduce inventarios (materiales comprados, obra en proceso, productos terminados), reducción de espacios, se puede aplicar a cualquier tipo de empresa que reciba o despache mercancías.. entre otros

Esta es una nueva tendencia que se ha desarrollado con el paso de los años, en donde ha sido el resultado de los cambios cada vez mas rápidos, esta viene a da la pauta para nuevos cambio en la forma de operar de las empresas, es un método donde rediseña fundamentalmente los procesos principales del negocio, de principio a fin, empleando toda la tecnología y recursos organizacionales disponibles, orientados por las necesidades y especificaciones del cliente, para alcanzar mejoras espectaculares en medidas criticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez. Éste es un cambio radical en la forma en la que se visualiza y estructuran los negocios, que, a su vez, dejan de observarse como funciones, divisiones y productos, para ser visualizados en términos de proceso clave. Para lograrlo, regresa a la esencia del negocio y cuestiona sus principios fundamentales y la forma en que éste opera, se basa en olvidar como se hacían las cosas, para diseñarlas de nuevo. Un Ejemplo de esto es el proceso de desarrollo que creó Kodak , Fuji competencia de

Kodak, anunció una nueva cámara fotográfica desechable, de 35 mm., de esas que el cliente compra ya cargadas con la película, la usa una vez y luego la devuelve al fabricante, quien procesa la película y desbarata la cámara para volver a usar las piezas. Kodak no tenía nada que ofrecer para competir con ese producto, ni siquiera en preparación, y su tradicional proceso de desarrollo de productos habría tardado 70 semanas para producir un rival de la cámara Fuji esta tardanza le habría dado a Fuji una ventaja inmensa en un mercado nuevo, para reducir radicalmente el tiempo de lanzamiento al mercado, Kodak rediseñó radicalmente su proceso de desarrollo de productos. Kodak rediseñó el proceso valiéndose novedosamente de una tecnología llamada CAD/CAM (diseño computarizado/manufactura computarizada). Esta les permite a los ingenieros diseñar en una terminal de computador en lugar de trabajar en mesas de dibujo. El solo hecho de trabajar en una pantalla en lugar de dibujar sobre papel habría hecho a los diseñadores individualmente más productivos. (ANDREA) 12

“Entre las ventajas del Downsizing se puede mencionar una disminución de costos al reducir algunos departamentos que integraban la empresa y que ya no son necesarios, y, combinado con el outsourcing, da como resultado organizaciones más flexibles y ligeras” Janneth M. Thompson.

El downsizing es un tipo de reorganización o reestructuración de las organizaciones a través de la cual se lleva a cabo la mejora en los sistemas de trabajo, el rediseño de la organización en todos sus niveles y la adecuación del número de empleados para mantener competitivas a las organizaciones. El downsizing se emplea hasta volverse común tanto a los sectores públicos como a los privados. A pesar de que las presiones económicas, fiscales y políticas son la causa inmediata por la cual se decide llevar a cabo el downsizing, el hecho es que los cambios tan rápidos en el ambiente gubernamental y de negocios son la razón de fondo por la que se

realizan estas medidas. Se debe ser cuidadoso en la ejecución de medidas de downsizing, pues son decisiones que afectan profundamente la vida y la productividad de los individuos, sobre todo cuando se lleva a cabo una disminución en la fuerza laboral. El downsizing tiene un enfoque reactivo, en la cual las personas que toman las decisiones adoptan una actitud de reacción ante las fuerzas del cambio. Cuando esto sucede, por lo general le sigue una serie de consecuencias predecibles, atravesando por periodos de crisis, reducción laboral sin un diagnóstico previo y un ambiente de trabajo trastornado. Los daños son costosos, y tienen implicaciones negativas severas en la eficiencia organizacional. (MARIAN)

Una organización hace Benchmarking cuando decide mejorar el proceso de su negocio comparándolo con el proceso y las técnicas de mejoramiento de una segunda organización o como buscar al mejor en cualquier parte del mundo, y compararse con él para mejorar este, es un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales. Entre sus beneficios se aprenderá de otros cuyos procesos son mejores, se adaptará lo aprendido para mejorar, se llegará a un

mejoramiento organizacional mediante un proceso continuo y sistemático de evaluación de productos, servicios y procesos de trabajo de organizaciones reconocidas como representantes de las mejores prácticas. Se desarrollarán planes a corto y largo plazo, se establecerán metas de desempeño en relación con prácticas de vanguardia. Un ejemplo de esto es el de la compañía Sunbeam de artefactos domésticos se propuso captar 30% del mercado de planchas de vapor. Para lograrlo, los investigadores de la compañía compraron y desarmaron planchas de vapor y de calor seco fabricadas en todas partes del mundo, y las analizaron para determinar el número de piezas que utilizaban y

su costo probable. Descubrieron muchas diferencias. Algunas planchas tenían 147 piezas, otras 74. Llegaron a la conclusión de que las planchas Sunbeam se ubicaban de la mitad para abajo de cada línea. También encontraron una relación lineal entre el número de piezas y el costo por materiales y mano de obra. Por esa razón, decidieron diseñar una nueva plancha de vapor y calor seco que requiriera menos piezas y menos costo de ensamblaje. Tal como lo habían supuesto los técnicos, los nuevos productos resultaron menos costosos de producir que los de la competencia o que los modelos anteriores de Sunbeam. (ANDREA)

http://www.proservice.com.ve/quienesomos.htm

El Outsourcing es una estrategia que permite que la empresa se dedique exclusivamente a su área principal de competencia y deje aquellas actividades que no están directamente relacionadas con el proceso de satisfacción del cliente (y por ende, que no agregan valor a la compañía) sean realizadas por personal externo a la empresa. De esta forma, con el

uso del outsourcing actividades como la contabilidad, sistemas de información y mantenimiento son eliminadas de la organización para ser realizadas por un externo.

Beneficios que obtiene la empresa al usar outsorcing Un equipo de profesionales especialistas en infraestructuras telemáticas e informáticas. Equipo especializado al corriente de las novedades existentes en el mercado y habituados a implantar todo tipo de soluciones.

Ventajas del outsorcing •Reduce costos •Optimiza la operación de la empresa •Permite atacar con prontitud mercados nuevos •Evita la dispersión del recurso •Permite explotar la potencialidad del negocio.

Servicio rápido y especializado. Ahorro económico, ya que no tiene que emplear recursos humanos destinados a nuevas tecnologías. Y puede dedicarse a seguir creciendo y fortaleciendo sus estrategias de competencia, en su área”. 17

El 6 Sigma es una filosofía de calidad al extremo que promueve una mejora continua con el fin de eliminar casi absolutamente los defectos de los productos o servicios que la compañía ofrece, y que busca la satisfacción total del cliente en función de

Está claro que el objetivo fundamental de la metodología del 6 Sigma es la puesta en práctica de una estrategia basada en mediciones que se centre en la mejora de proceso con la aplicación de proyectos. “Esto se logra con el uso de dos metodologías secundarias de 6 Sigma: DMAIC y DMADV. El proceso DMAIC (por

procesos productivos y organizacionales casi perfectos (por ejemplo, la empresa que alcanza un 6Sigma implica que ha logrado reducir los defectos a 3.4 por cada millón de productos u operaciones) el 6Sigma inicialmente fue enfocado en la manufactura, pero a lo largo del tiempo ha ido adaptándose a compañías de servicio.

las siglas en ingles de defina, mida, analice, mejore, controle) es un sistema de mejora para los procesos existentes que quedan por debajo de la especificación y que buscan una mejora incremental. El proceso DMADV (por las siglas en ingles de defina, mida, analice, diseñe, verifique) es un sistema de mejora usado

Según Gustavo López, Investigador del Instituto de Ingeniería-UABC, el proceso de la mejora del programa Seis Sigma en las empresas que lo aplican, se elabora en base a una serie de pasos: 1. Definir el producto y servicio. 2. Identificar los requisitos de los clientes. 3. Comparar los requisitos con los productos. 4. Describir el proceso. 5. Implementar el proceso. 6. Medir la calidad y producto.

para desarrollar nuevos procesos o productos a nivel de calidad 6 Sigma. Puede también puede ser empleado si un proceso actual requiere más que una mejora incremental.

Esta es herramienta no es mas que grupos de trabajo con empleados responsables de un producto, servicio que comparten el liderazgo

•Se comparten el liderazgo y las tareas administrativas •Los miembros tienen facultad para evaluar y mejorar la calidad del desempeño y el proceso de información. •El equipo proporciona ideas para la estrategia de negocios. •Son comprometidos flexibles y creativos. •Coordinan e intercambian con otros equipos y organizaciones. •Se mejora la honestidad las relaciones con los demás y la confianza. •Tienen una actitud positiva y son entusiastas.

colaboran en el mejoramiento del proceso del trabajo planean y toman decisiones relacionadas con el método de trabajo. (KEISY)

McFarland, Senn y Childress (1996:86) La esencia del Empowerment reside en la mente de los líderes, que constantemente estimulan el surgimiento de las nuevas ideas y la innovación en toda la organización. Del mismo modo, los autores destacan que La innovación no tendrá lugar hasta tanto la cultura como un todo no provea Empowerment y nutra las nuevas ideas. No obstante, si la organización no tiene internalizado el valor innovación en su cultura, difícilmente ocurrirá el proceso de innovación.

Entre los principales logros de Roger López, presidente de Costemar, la empresa pública que administra el puerto terminal de Ferrys de Puerto La Cruz, estuvo la habilitación definitiva de la empresa como administradora portuaria, por un periodo de 15 años. Asimismo, la desmonopolización del transporte marítimo entre Puerto la Cruz (Anzoátegui) y Margarita (Nueva Esparta). Entre los retos de López estuvo la aceptación y reconocimiento de la población y particularmente del usuario para demostrar con hechos que la categoría de empresa pública no siempre está relacionada con deficiencias. ¿Decisiones clave? Redactar un manual de normas y procedimientos, lo que “nos llevó a lograr la regularización de la situación administrativa y legal de la empresa”, así como abrir las oportunidades en el sector marítimo para dar cabida a nuevos empresarios. Pero, ¿Cómo potencia Roger López la adaptación permanente de Costemar a un entorno volátil, híper regulado y hostil? “Desde el punto de vista del público interno se inculcaron valores de lealtad y compromiso hacia la empresa. El público externo está conformado por usuarios y empresarios. Para el primero, se ajustaron los sistemas de trabajo e infraestructura para brindar un mejor servicio. Para el segundo, se demostró que existe apertura, siempre que se respeten las condiciones de un servicio adecuado, se ofrezcan condiciones laborales dignas y se cumplan los acuerdos con el Estado”, analiza el gerente, quien dio énfasis a las áreas de Recursos Humanos, Legal y Mantenimiento. López tomó decisiones estratégicas en RRHH: La identificación del perfil del personal según el área de trabajo asignada, la principal motivación era nivelar según el grado de estudio y experiencia de cada trabajador para que optimizara sus labores, con motivación al logro y de cara a una mejor calidad de atención al viajero. “La prioridad fue la automatización del cobro de la tasa por el uso de los servicios, lo que llevó a la adquisición de un sistema de digitalizado”. También se realizaron evaluaciones en materia de infraestructura, marcando prioridades y guiando las inversiones a obras que actualmente se están ejecutando”, explica en cuanto a las inversiones. ¿Principales obstáculos? Las “mafias sindicales”. La lección de 2011 para López fue la ratificación de que “sólo en equipo y con sentido de pertenencia se pueden alcanzar los objetivos trazados”, expone.

¿Y quién dijo que la gerencia pública siempre es ineficiente? Costemar quiere ser un ejemplo consistente de que los administradores estatales pueden trabajar con altos estándares.

Presidente de Costemar elegido entre los 100 Gerentes más exitosos del 2012 hecho publicado el 20 de Septiembre del 2012 20