ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PROBLEMAS E IMPREVISTOS SOLUCIONES Y SUGERENCIAS
Elementos e Ideas para un evento. Once consejos para el éxito de un evento. Errores más comunes durante el ceremonial
Etapas de la organización
ÍNDICE LA MAGIA EN UN EVENTO ¿Cómo lograr magia en un evento? Pág. 2 CONSEJOS EN UN EVENTO
Rosario Jijena Sánchez Autora de libro Organización de eventos, problemas y soluciones.
ETAPAS DE UN EVENTO
Conocerlos será de gran ayuda para lograr el éxito de un evento. Pág. 2 ELEMENTOS DE UN EVENTO
En todo evento hay cuatro etapas desde el punto de vista del ejecutor.
Ideas indispensables que ayudan a que se realice un evento exitoso.
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Pág. 4
NOTA
ASPECTOS EVENTO
La revista contiene imágenes descargadas de internet
Los oradores, las ideas fuerza son con los que se logra convencer, motivar y comprometer.
Pág. 9
CLAVES
EN
UN
1
LA MAGIA EN UN EVENTO
C
uando está ya organizado un evento y con todo en marcha, cómo resolver situaciones ante determinados imprevistos o problemas que se presentan, brindar soluciones y dar sugerencias. Un buen organizador de eventos debe ser como un mago que presenta un espectáculo fascinante sin que se conozcan los mecanismos ocultos que se activaron cada uno de las etapas de su obra. ¿Qué ocurre cuando surgen imprevistos y se perturba el funcionamiento de un acto previamente organizado? A veces suceden imprevistos, se nos presentan problemas de distinta índole que puede hacer fracasar cualquier reunión; es aquí cuando surge el valor de contar con un profesional adiestrado para encarar y resolver situaciones imprevistas. Se considera que toda actividad humana está sujeta eventualidades y que el profesional se distingue del aficionado en cuanta su preparación para encarar cosas no previstas. El organizador proyecta, crea, organiza, ejecuta, con profesionalismo, seriedad, lleva adelante una propuesta de comunicación, es el responsable de una acción para la que ha trabajado durante mucho tiempo y lleva consigo la experiencia, lo ya vivido. El organizador incide indirectamente sobre los sentimientos de las personas, asistentes de un evento; de él depende que una reunión que podría ser pasiva o aburrida, se transforme en divertida y sea un momento excepcional que recordemos para siempre; de su experiencia, autocontrol y conocimiento también dependerá el salir airoso de cualquier situación, que no trascienda los momentos internos y que no afecte el normal desarrollo del momento a demás no involucrar inútilmente a los participantes.
CONSEJOS PARA EL ÉXITO DE UN EVENTO
Conocer bien al cliente
Conocer el interés del público
Integrarse
a
la
estrategia
de
comunicación del anunciante.
Desarrollar una buena convivencia entre la empresa organizadora y su cliente.
Identificar claramente los objetivos
Concebir el evento a medida, personalizado, único.
Fijar un presupuesto y mantenerlo
Nunca decir que es imposible, pero asegurarse siempre de la viabilidad del proyecto.
No tolerar ninguna falla en la logística
Prever
un
aproximado
del
resultado
Apasionarse
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El mundo de los eventos brinda posibilidades infinitas, abre infinitas, abre caminos, tendencias y modas que permite, en algunos casos, recatar la nostalgia o aplicar la tecnología que se renueva diariamente.
Para ello, es necesario determinar claramente cuál es el objetivo del evento. Estudiando la factibilidad del mismo para lograr el éxito del proyecto, además, se debe tener conciencia del porqué se realiza el evento y qué se desea lograr con el mismo. Objetivo General: la comunicación directa, cara a cara, el saber quién es el otro, poder transmitir una idea, el provocar reacciones, inducir, motivar o informar.
Objetivo Específico: la venta, promoción, institucionalización, el posicionamiento, la relación con la prensa, la imagen ante el cliente externo y el cliente interno. Los eventos están asociados con el protocolo, el marketing, la prensa, las relaciones públicas, el turismo, la economía, la gastronomía, la creatividad y la imagen entre otras cosas. El organizador debe conocer primeramente a su cliente, así, como a los objetivos, pero además en qué plazo quiere alcanzar sus objetivos. Para cumplir esos objetivos deben dividir muy bien las áreas de acción, la actividad y las funciones a desarrollar, designar el responsable de cada una de ellas y estar todos
involucrados e interiorizados de por qué se realiza el evento y de sentir que uno es parte fundamental de este logro. FUNCIONES Y RECURSOS HUMANOS Podemos decir que el evento es uno de los recursos del futuro: Por los ingresos que genera Por ser una fuente de trabajo para una cantidad de personas Por la posibilidad de negocios que se concretan Por los contactos que se amplían Así, para lograr el objetivo que hemos definido, una vez preparado el plan de trabajo, elaborado el presupuesto y propuesta la logística, contaremos con una de las herramientas fundamentales de cualquier de acción: el recurso humano, en definitiva, gente, que si no contamos con ella o si tenemos una mala relación no se podría que llevar a cabo la idea o se hará de forma incorrecta.
Un organizador incide sobre los sentimientos de las personas asistentes a un evento; de él depende que una reunión, que podría ser pasiva y aburrida, se transforme en divertida y se un momento excepcional que recordemos para siempre. 3
ELEMENTOS INDISPENSABLES EN UN EVENTO
A
DORNOS FLORALES: queda muy bien y hermoso los pétalos de las rosas sobre la alfombra donde va a transitar la persona a la que se desea agasajar o los que flotan piscinas. PROBLEMAS: las flores se marchitan, se secan o por el contrario si se les riega demasiado se inundan, se caen los pétalos y las rosas. Si son artificiales, atraen polvo y se ensucian fácilmente. SOLUCIONES: para el centro de mesa no se deben poner plantas o flores con aroma. Para que no se estropeen, debemos mantenerlas en heladeras hasta al momento de utilizarlas.
SUGERENCIAS: calcular la ubicación de toma corrientes. Debemos tener en cuenta que una carpa cerca del mar sufre deterioro, que una en clima seco. CATERING: son los que ofrecen servicios de alimentación y bebidas.
los
CORREO ELECTRÓNICO SUGERENCIAS: correspondencia documentada.
imprimir la para mantenerla
COTILLÓN: se usa en reuniones sociales, casamientos, fiestas de quince y cumpleaños, este ayuda a crear un clima festivo. PROBLEMAS: en algunos lugares impiden el uso de papel picado y serpentinas porque ensucian, es recomendable el uso de sombreros, matracas, instrumentos de plástico, antifaces y adornos.
BAÑOS QUIMICOS: deberá haber instalación de sanitarios en lugares públicos donde se realicen eventos con gran cantidad de personas. PROBLEMA: se ensucian por el mal uso, se pueden trabar las cerraduras, no tienen agua y despiden mal olor. SUGERENCIA: tener buena provisión del agua, contratar personal de limpieza y mantenimiento, pedir doble juego de llaves, ubicarlos en lugares accesibles pero no muy a la vista. CARPAS: se usan para tener un espacio amplio o por razones climáticas. Sirven para realizar eventos al aire libre, se pueden armar cocinas, baños, salón para el banquete, para el baile o para la recepción.
SUGERENCIAS: entregar los elementos en bolsas de papel de colores, bandejas decoradas con tul, canastas con cintas o globos. Su distribución la hacen los mozos, los anfitriones o los amigos. DIPLOMAS, TROFEOS, BANDAS
CORONAS,
PROBLEMAS: faltan diplomas o premios, inasistencia del nombrado, inasistencia de quien otorga las condecoraciones, al colocar la corona se puede caer o se coloca la banda al revés. SUGERENCIAS: tener diplomas en blanco; completarlos cuando finalice el evento. Si antes de comenzar no llego el condecorado, no ponga su nombre en el listado o elimínelo del mismo. Si llegó tarde llamarlos al final. Asegúrese de la presencia de quien debe entregarlo. MEDALLAS: se entregan como un recordatorio o como distinción. Se colocan sobre una bandeja o una pana y se deben 4
tener separadas por nombre y orden de entrega. PROBLEMA: puede faltar alguna. SUGERENCIA: se puede entregar un sobre o una caja vacía, pero se debe informar a quien se la entrega, para que no abra la caja la muestre al público. GRÁFICA: la invitación nos indica si la fiesta es informal o formal; es el impreso esta refleja la imagen de la empresa. PROBLEMAS: errores de ortografía, nombres o apellidos mal escritos o direcciones incorrectas, etc. SUGERENCIAS: Revisar varias veces el texto, hágalo controlar por dos o tres personas, fijar una fecha de entrega de las invitaciones con 48 horas de anticipación. HOSPEDAJE Y TRANSPORTE
SUGERENCIAS: se debe utilizar la técnica de lo inverso, es decir, pensar en el evento de atrás para adelante. Así nos daremos cuenta de algunas situaciones que no contemplamos al organizar el evento. SEGURIDAD: es indispensable para: las personas, los bienes, los participantes, el personal los invitados, el uso de pirotecnia, las estructuras, vestuarios, camarines e instalación eléctrica. SUGERENCIAS: contrate personal especializado en cada área, asegure al personal y a los participantes. SOUVENIRS: a veces estos se colocan en bases preparadas especialmente. PROBLEMA: más cantidad de gente de la esperada. SUGERENCIAS: Para que no falten obsequios, tenga algunos de más, si no hay suficientes, enviarlos luego a domicilio. TELEFONIA CELULAR PROBLEMAS: su uso indebido, resulte desagradable y una falta de respeto porque distrae.
PROBLEMAS: inscripciones a último momento. Arribos o partidas atrasadas. Cambio de empresa de transporte. SUGERENCIAS: se deben tener hoteles alternativos y reservar más habitaciones de las pensadas, verificar las fechas de arribos y partidas, y lo tratado con las empresas de transporte. INTERNET: por medio de este podemos conocer las ferias y exposiciones, congresos y todo tipo de eventos del mundo entero, fechas, temáticas y estadísticas. LIMPIEZA: se debe realizar la limpieza previa, durante y posterior al evento. PROBLEMAS: no se tiene en cuenta la limpieza y el depósito de residuos, el personal, el uniforme y los elementos necesarios.
SUGERENCIAS: pedir que se desactiven antes de comenzar el evento. En caso que alguna persona deba continuar con el teléfono activado, deberá pedirse que se siente al lado de la salida. UNIFORMES, VESTIMENTA PROBLEMAS: se transpiran, ensucian y se arrugan. SUGERENCIAS: utilizar telas de calidad, pues las económicas se deforman. Elegir modelos que se adapten a varios talles. VAJILLA Y MANTELERIA: puede alquilarse para el deseo de ofrecer algo diferente PROBLEMAS: los manteles se ensucian, la vajilla se rompe. SUGERENCIAS: llevar una buena cantidad de manteles y servilletas. 5
IMPROVISADO. IMPROVISTO ¿Por qué conviene contratar siempre a un profesional para un evento? Porque tenemos la garantía de que todo este hecho como corresponde; son personas que ya han pasado por situaciones que no estaban previstas, tienen experiencia, y trabajan con proveedores responsables. Su conocimiento y profesionalismo nos dará tranquilidad porque sabrá resolver con responsabilidad cualquier hecho que se presente.
¿Qué puede ocurrir? Podríamos hacer un listado de los imprevistos que se pueden prever, una huelga, un paro de transporte o una tormenta. Veamos algunas situaciones que frecuentemente se presentan y como debemos salir de ella triunfantes:
EXPOSICIONES-FERIAS A veces ocurre que uno o varios stands quedan vacíos. Cuando esto sucede, el visitante mira desde lejos y no se acerca, pues no encuentra nada que lo atraiga. SOLUCIONES: Poner material informativo profesional o institucional. Iluminarlo y decorarlo con plantas.
CEREMONIA DE GRADUACIÓN, CONGRESOS El acto de graduación de cualquier carrera es el modelo culminante de una etapa de estudios. Se premia el esfuerzo, la dedicación, el mejor promedio.
Se realiza en un salón de actos, un aula magna, donde haya lugar para graduados y familiares, invitados especiales, profesores y autoridades. Los graduados se visten con togas, que se colocan sobre la ropa. Se elige la persona que entregara el diploma, cuidando hasta el último detalle de la calidad del papel, la escritura a veces realizada en letra gótica y manuscrita para mayor lucimiento y cuidado.
ENTREGA DE PREMIOS Se deberá contratar a personas especializadas y no hay que dudar en consultarlas pues a determinado nivel es imperdonable cometer errores. Estos darán reglas básicas para la 6
correcta organización del evento: jerarquías, invitaciones, trato con autoridades, correcta ubicación de las banderas y las personas.
DISCURSOS-CONFERENCIAS Cuando una persona debe hablar en público, debe prepararse, concentrarse, ensayar, tomarse su tiempo. A veces lo hará desde el podio preparado para tal fin y en otras ocasiones será desde un estrado. En algunos casos se tendrá un texto preparado para leer y en otros se dejara librado a la inspiración del momento.
PRESENTACION DE LIBROS PROBLEMAS: Inasistencia de disertantes, locutor, autoridades, personal y material, incumplimiento en los tiempos pactados, etc. SUGERENCIAS: Si hay un solo disertante, debe suspenderse. Tener una copia de lo que dirá el locutor para
que otro ocupe su lugar. Tener suplentes preparados. Colocar a la entrada o en lugar visible un pizarrón. Es fundamental informar de la inasistencia del disertante, si hay cambio de horario o día, dar la opción al participante de retirarse y devolver el dinero (en caso de que sea un único disertante), y por último si se modifica el tema.
BANQUETES PROBLEMA Tratándose de una comida formal se debe confirmar la asistencia, esto permite organizar debidamente los lugares, pero puede suceder que asistan más personas de lo esperado. SUGERENCIAS: Decorar las mesas pero sin cillas para dar la impresión de que s se esperan más
invitados
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ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN En todo evento hay cuatro etapas desde el punto de vista del ejecutador, del que lo realiza: ETAPA 1: LA CREACIÓN EN SÍ, LA CONCEPCIÓN DE LA IDEA Ilusionarse con ideas brillantes, seductoras, enceguecedoras, que nos deslumbren; no enamorados de esa idea y no medimos objetivamente los resultados. Es verdad que al inicio hay que dejar volar la imaginación, pues la realidad nos bajara a tierra. Debemos tener en cuenta que nos condicionará el tiempo fijado para la preparación y el programa del evento, evaluando el riesgo y analizando todas las etapas. ETAPA 2: EL ANÁLISIS DE LA VIABILIDAD, DE LA POSIBILIDAD DE LLEVAR A CABO Debemos analizar: •El tiempo de preparación.
Hay que saber aclarar entre lo importante, lo indispensable, lo urgente y lo necesario. Es una de las claves del éxito. El dominarse (al menos dar esa imagen para el demás, tanto al público o invitado como a las personas que trabajan con nosotros, quienes forman un equipo.
Ya está todo en marcha ya, se aceptó la idea, hay que estar más cerebrales más respectivos, analíticos, fríos. Tener todo bajo control, saber o poder transmitir el entusiasmo es lo que más fuerza tiene
ETAPA 4: POSTERIOR.
ETAPA 3 LA CONCREACIÓN DE LA IDEA
a) El cliente esta alerta, es el responsable de la elección.
El día del evento hay que dejar del lado las emociones. Todo hecho notable con lleva al éxito o al fracaso, trae aparejados triunfos o sinsabores, da que hablar comentarios positivos o negativos.
b) El organizador siente sobre sí la mirada del cliente, el público que espera salir satisfecho, de los proveedores, les da seguridad a la persona que se pone nervioso deberá que no se note, la emociones son variadas. “del ego halago hasta el deseo de perfeccionismo.
La personalidad dl organizador,.
LA
EVALUACIÓN
Acá se realizan dos tipos de evaluación una al cliente y la otra al organizador
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ASPECTOS CLAVES EN UN EVENTO Oradores El hablar a veces crea muchos conflictos y es fuente de sufrimientos del que debe hablar, porque no sabe hacerlo, o no le gusta o se pone muy nervioso por falta de práctica.
¿Cómo lograr una comunicación oral exitosa? Abrace con la mirada con la mirada todo el recinto, mira a un lado y a otro, hacia arriba (no tanto como para que le queden los ojos en blanco) y abajo (no a sus pies, porque se verán solo los párpados).
Como organizador quizá deba hablar en muchas ocasiones inesperadas. Convencer. Motivar. Comprometer.
No respetar el tiempo asignado
Exagerar la pronunciación, hacer grandes pausas esperando que se comprenda lo que se acaba de decir, que se registre, que pueda recordarse.
Las preguntas se pasen del tiempo asignado
Antes de hablar hay que tener en cuenta:
Las personas pregunten demasiado
Conozca a fondo el motivo, la causa.
Alguien se enfrenta o disertante.
Explicar bien las razones
Problemas
discute con el
Sugerencias
De datos, cifras claras Puede dar nombre, ejemplos
Preparar a alguien de confianza para que le realice la primera pregunta
Puede hacer historia, dar fechas
Todas las preguntas se hacen por escrito
Si tiene alguna cita, procure leerla
Probar los equipos, micrófonos, trabajar con el personal técnico
Pida cosas posibles, verificables, medibles
Ayuda un pequeño reloj ubicado sobre el estrado Pautar el tiempo de las preguntas. Si hay disertantes, asegúrese de que cumplan los tiempos prefijados, dé a cada uno el tiempo prudencial para hablar. Tenga una guía de lo que debe hacerse, con los puntos críticos Tener en cuenta estos elementos que siempre ayudan a salir del paso: adaptadores, block de hojas, cables, cinta adhesiva.
Respetar el auditorio Ser concreto Trasmita confianza Sea optimista En casos en que deba agradecer: Ser auténtico Repetir la palabra gracias Demuestre su agrado con el mirada, el ademán “gesto”
rostro, la
Insista en su actitud de reconocimiento
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¿Cómo prepararse para una buena charla? Tener en cuenta las jerarquías, primero habla el de menor jerarquía y por último el de mayor importancia. Evitar decir “Seré breve” y después no serlo. Si son varios oradores, tener una palabra amable hacia el que lo procedió. Cuando se prepare para hablar, tenga en cuenta estos datos.
Ideas fuerza El que realice un evento se hace a través de la palabra, a continuación hay una serie de circunstancia para hablar: Ante un brindis:
Sepa el tiempo del que dispone. Adecue la charla al tipo de público. Selecto o ideal: el que fue voluntariamente. Si es un público obligado: depende del orador transforma en un público interesado.
Si es circunstancial: ejemplo cuando una persona pasa por una exposición pasa por un stand y le llama la atención una voz, se acerca a escuchar.
Sepa en qué momento hará uso de la palabra.
En qué forma va a ser presentado. Conozca el lugar, la ambientación, la iluminación.
Discursos:
Prepárese y practique.
Enunciar lo que se va a decir Decirlo Comentar lo que se dijo En un acto académico debe leerse El tono de voz, seriedad y nivel del acto. Homenaje o aniversario de un difunto
Probar las luces, los equipos de apoyo. Prestar atención el color y tipo de pared, telón, panel, etc. para adecuar el color de la vestimenta.
Recalcar el motivo de la reunión. Hacer una breve reseña sobre lo que lo motivó. Expresar sus deseos. Deberá improvisar. No levantar la copa antes del momento en que se invita a brindar. No debe hacerse más un brindis por reunión.
No debe caer en lo dramático Hacer un breve enunciado de esa dolorosa misión Utilizar palabras francas Evitar temas personales No hablar en tono lastimero En muchas situaciones podrá improvisar, pero para este caso debe de tener en cuenta: Tener una guía de apoyo al tema a tratar Anotar ideas principales Anotar fechas nombre y apellidos Calcular los tiempos Material de apoyo 10
LUGARES EN UN EVENTO
P
ara escoger sede de un evento no se puede enfocar en localizar los lugares tradicionales que indudablemente cumplen perfectamente su función, las necesitamos pero de acuerdo con las características de una reunión podremos elegir desde la estación de subterráneo, las escaleras de una facultad, la sala de un museo o una calle que se cierre de improviso.
LA DECORACION La decoración es muy importante porque hace más cálido o moderno o suntuoso un lugar. Y esto hace que sea agradable a la vista sin caer en decorados extravagantes. Cuando hablamos de los sentidos, el ámbito en el que se desarrolla el evento es lo primero que percibimos.
Tenemos que pensar también que el lugar elegido condiciona, marca un nivel, primero porque desde la ubicación el estilo de la construcción, la decoración hasta el equipo estarán relacionadas y hay que tener en cuenta que la sede tiene que ser a cordial tipo de evento y cumplir con los requerimientos necesarios, y también de fácil acceso, con medios de comunicación siempre adecuado al tipo de evento, es decir es diferente una reunión de tipo privado y familiar que una reunión de un colegio o una feria o exposición que va una afluencia muy grande de público. Eventos musicales acordes con el sitio cono conciertos de jazz en la iglesia san Ignacio que es un lugar muy agradable y acorde a los eventos ya que cuenta con una acústica buena para dichos eventos.
LOGISTICA Todo organizador hace uso de mayor o menor grado de la logística, es decir organiza todo lo que tiene que ver con transporte y levantamiento de estructura como sus seguros, contratación de instalaciones aptas para este proyecto, ingreso y movimiento de las concurrencias.
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interesen en adquirir el producto.
IMPORTANCIA DE ASISTENCIA AL PARTICIPANTE/ EXPOSITOR Muchas veces el expositor espera todo del organizador sin tomar en cuenta que él también tiene su parte de responsabilidad en el éxito de la exposición en general.
E
n las exposiciones se da la dualidad de qué se es expositor y visitante al mismo tiempo, pues recorre la muestra y se observa, de esta manera se conocen las necesidades de uno y otro. Cuando nos referimos al organizador, es el encargado de asesorar a la empresa, sobre todo lo relacionado con la exposición, el tipo de stand, el tamaño, su ubicación, el cómo exponer los productos u ofrecer sus servicios, de cómo presentar el material informativo. Es esencial saber que el éxito de la muestra lo hace el expositor, porque generalmente el expositor espera todo del organizador para que se ocupe de la publicidad, la difusión en los medios, la afluencia del público pero en realidad también tiene su parte de responsabilidad en el éxito de la exposición en general, porque es el que determina la forma de cómo transmitir, para que las personas se
SUGERENCIAS PARA EL ÉXITO DE PÚBLICO EN SU STAND Entre veinte y veinticinco días antes de la muestra deberá enviarse por correo la invitación al acto de apertura o a la inauguración. De siete a diez días antes es importante que lo recuerde por los diferentes medios como teléfono o correo electrónico. Otra de las formas para atraer a las personas, es una invitación personalizada, enviar algún tipo de cupón para un sorteo, hacer concursos con premios, esto hará que la gente atraiga más gente. Uno de los elementos fundamentales es la capacitación del personal porque deben poseer la información completa para transmitirla y brindarle un buen servicio, para que la persona reciba la información de forma clara y concisa. Deben trabajar en forma interrelacionada con los armadores y decoradores, para manejar el tiempo y el espacio optimizado los recursos y así alcanzar el mayor éxito posible. Nadie va a perder tiempo, sino a ganarlo. 12
EL CEREMONIAL Y LOS ERRORES MÁS FRECUENTES
E
l hecho de organizar una reunión social en la mayoría de los casos es básicamente porque el afecto nos hace desear compartir, agasajar, a una o varias personas, es decir que tenemos la posibilidad de hacer feliz por unas horas a alguien. Cuando se organiza algo, se analizan todos los detalles o se repiten conductas; es decir, se prepara todo como un ritual, se trata de ofrecer lo más exquisito, lo más preciado de dar.
Errores más comunes durante el ceremonial
Correcta ubicación de las Banderas
Incorrecto tamaño de las banderas Incorrecta altura de las banderas Incorrecta ubicación de los invitados en la mesa Incorrecta ubicación de los carteles de estrado Incorrecto orden de los oradores Desconocimiento del nombre y apellido correctos Desconocimiento del cargo, rango o función Envío de invitaciones fuera de término Envío de invitaciones incompletas Errores en el envío de invitaciones Falta de seguimiento de la invitación No se devuelve la invitación Desconocimiento de las costumbres de extranjero Demasiado acartonamiento Demasiada francachela, compañerismo, familiaridad en el trato Vestimenta inadecuada para el momento, el lugar, y la persona.
SUGERENCIAS Si no ha podido consultar con entidades autorizadas, con especialistas en ceremonial, par evitar errores y contratiempos, o situaciones desairadas: Chequee cargos, nombre, apellidos. Consulte jerarquías Prepare a personas que integraran el comité de recepción. Respecto de la palabra, recuerde si bien hemos dicho que las jerarquías están dadas por el cargo o título de la persona, y marcan la procedencia y la presidencia en una mesa o palco; comienza hablando el de menor jerarquía y finaliza el de mayo jerarquía. 13
EL PAPEL DEL PERIODISTA EN UN EVENTO C
uando
un
periodista
recibe
la
invitación a un evento, recibe mucho más que una tarjeta impresa, un e-mail. Esta invitación oficia como una suerte de recepcionista invisible, que de acuerdo con el ingenio, la creatividad y la funcionalidad con que ha sido enviada, puede definir la participación del evento. Para que asista un periodista al lanzamiento de un producto o reunión de carácter comercial, depende que la información se ajuste a las necesidades de comunicación del medio para el cual el periodista se desempeña. Lo más interesante de un evento es cuando el periodista puede recibir más de una información, ya sea porque allí se producirán novedades de carácter académico, cultural, comercial o del mundo del espectáculo, por lo cual se multiplica su motivación de asistir al mismo. Esto incide en tomar más “noticiable” un evento, si bien en última instancia el factor determinante será coincidencia temática entre el evento y el interés informativo del medio y de la época en que será publicado.
Lo más importante no es una sala llena de periodistas sino una carpeta llena de recortes con toda la información.
Lo peor que puede ocurrirle a un periodista en un evento es llegar un día feriado a un salón, encontrarse con que no hay una mesa de acreditaciones para la prensa, ingresar en el salón y que durante diez minutos nadie se acerque a preguntarle quién es ni a qué medio saldrá. Esta noticia nunca saldrá. 14