PROSJEKTLEDELSE
Slik lykkes du med it-prosjekter It-prosjekter er en risikosport. Forskere hevder at mer enn 50 prosent av alle it-prosjekter skjærer seg. På samme måte som vi har fjellvettregler, bør alle som er involvert i it og ledelse lære seg noen prosjektvettregler. MYE KAN GÅ GALT – og det skjer dessverre ofte. Mange undervurderer både kompleksiteten og omfanget i store it-prosjekter – og havner i uføre. Rapporter fra ulike analyseselskaper viser stygge tall når det gjelder feilprosenten i it-prosjekter: Ifølge Aberdeen Consultancy blir 90 prosent av alle itprosjekter levert sent. Gartner rapporterer at it-prosjekter har en feilprosent på mer enn 50, og Giga hevder at 40 prosent av alle softwareprosjekter ikke når de forretningsmessige målene. – Profesjonell styring er helt avgjørende for å lykkes med it-prosjekter, sier avdelingsleder for prosjekt- og testledelse i Steria, Remi Hansen. Steria har arbeidet med dette over lang tid, og har etablert et sett med gode råd og regler for gjennomføring av it-prosjekter.
26
– www.steria.no
TOPPLEDELSEN MÅ MED Hansen peker på at alle deler av en virksomhet henger sammen og påvirker hverandre. Produktiviteten bestemmes av en rekke faktorer, og motstanden mot endringer kan være stor. – Det nytter Ikke å tro at en liten endring ett sted vil ha en betydelig innvirkning på produktiviteten. Du må tenke og jobbe helhetlig, og det krever involvering, spesielt fra toppledelsen. Vi anbefaler å bruke styringsgrupper i dette arbeidet. FOKUSER PÅ MENNESKENE – Et it-prosjekt dreier seg aldri om bare teknologi. Det er alltid mennesker involvert, ansatte som er mer eller mindre åpne for forandringer. Relasjonene til disse menneskene blir helt avgjørende for om det verktøyet teknologien er skal fungere eller ikke, understreker Hansen. – Du blir nødt til å involvere brukerne,
gjerne kundene også. Vi må aldri miste for øyet at det er disse vi lager løsninger for, ikke it-avdelingen. SETT AV RESSURSER TIL DRIFT OG LÆRING Ifølge undersøkelser gjort av analyseselskaper som Gartner Group, IDC og Bloor, er det ikke maskin- eller programvareinvesteringer som spiser opp it-budsjettet. Det er driften, opplæringen og vedlikeholdet som virkelig koster. – Ha fokus på å lage løsninger som er enkle å drifte og som krever enkel opplæring. Avklar også tidlig behovene for opplæring og hvem som er ansvarlig, sier Hansen. TYDELIGE KRAV OG MÅL Hansen trekker fram uklare mål og krav som en av de viktigste årsakene til at mange it-prosjekter mislykkes. Det lønner
seg å bruke tid på å finne de personene som har de beste forutsetningene for å få dette på plass, og gjerne bruke referansegrupper i arbeidet. – Ethvert it-prosjekt bør ha entydige krav og mål, og målene må være målbare og resultatorienterte. Hvis du ikke kan måle det du ønsker å oppnå, hvordan kan du da vite om du har oppnådd det? spør Hansen. Han anbefaler også å beskrive målet i form av resultatene som skal oppnås fremfor oppgavene som skal gjøres. Og kanskje viktigst av alt: målene bør ha en klar tidsfrist. DEL OPP PROSJEKTER I FASER – Nøkkelen til å gjennomføre et stort prosjekt er å dele det opp i mindre faser som naturlig henger sammen. Deretter setter du opp delmål på veien til det endelige målet. Nå kan du begynne å legge planer
for hvordan og hvem som skal realisere målsettingene. AVKLAR ROLLER OG ANSVAR Hansen minner oss om at det ikke er noe mål i seg selv at prosjektorganisasjonen er teoretisk korrekt oppbygget. Tenk heller nøye gjennom hvilke oppgaver prosjektet skal løse – og organiser deretter. Det er de færreste prosjekter som skal resultere i et nytt Apollo-program. Men uansett størrelse og kompleksitet: Beskriv roller og ansvar i et eget dokument. IKKE ALT KAN FORUTSEES Det er viktig å sørge for at prosjektplanen kan modifiseres underveis. Uforutsette ting inntreffer som regel når du minst forventer det. – Slike ting skjer ikke på grunn av dårlig planlegging, men fordi det var umulig å forutse, sier Hansen. – For
eksempel kan kunden plutselig oppdage noe han ikke har sett før, nye produkter kan dukke opp eller en ny konkurrent kommer med et uventet utspill. HOLD STYR PÅ RISIKOFAKTORENE Alle endringsprosjekter innebærer en risiko, og du kan aldri sikre deg 100 prosent mot problemer. Da er det viktig å ha en plan for hvordan du håndterer uforutsette ting og endringer i spesifika-
Hvis du ikke kan måle det du ønsker å oppnå, hvordan kan du da vite om du har oppnådd det? sjonene. Hansens råd er å beskrive risiko og mulige effekter. Helt fra starten av
www.steria.no –
27
PROSJEKTLEDELSE
bør du ha definert hva du absolutt må ha kontroll over for å sikre at prosjektet blir vellykket. Etabler deretter rutiner for å kontrollere disse områdene og for å gjøre eventuelle justeringer i planene.
Enhver prosjektleder må kunne
– Et godt råd er å bruke ressursene på de områdene som gir størst gevinst, og så løse disse utfordringene først. Deretter kan du gå løs på de andre områdene. Når det så dukker opp uforutsette ting, for det gjør det jo alltid, bør du revurdere prioriteringene og eventuelt justere planene. Men pass på å ha oversikt over konsekvensene.
prioritere knallhardt.
TEST UNDERVEIS – Du bør ha en plan for testing underveis i prosjektet. Det er bedre å kjøre flere og mindre tester underveis, enn å vente med en endelig test helt mot slutten av prosjektet, mener testlederen. FØLG OPP KRAV OG RESULTATER Ifølge Hansen er manglende rapportering og oppfølging av mål grunnen til at mange it-prosjekter mislykkes. Rapporteringen skal sørge for at det ikke kommer noen overraskelser. Avvik skal følges opp, og planene skal kunne modifiseres. – Beskriv på forhånd hva rapportene skal inneholde og hvordan de skal se ut. Enkle og hyppige rapporter er bedre enn komplekse og sjeldne. Og naturligvis må det lages rutiner for når det skal rapporteres og til hvem, påpeker Hansen. PRIORITER KNALLHARDT I så å si alle sammenhenger er det bedre å konsentrere seg om noen få viktige aktiviteter og gjennomføre disse først, snarere enn å bruke tid og krefter på mange små trivialiteter.
STERIAS 12 PROSJEKTVETTREGLER 1. Ha toppledelsen på lag 2. Fokuser på mennesker 3. Sett av nok til drift og opplæring 4. Sett klare krav og mål 5. Del opp prosjekter i faser 6. Avklar roller og ansvar 7. Ikke alt kan forutsees 8. Styr risikofaktorene 9. Test underveis 10. Følg opp krav og resultater 11. Prioriter knallhardt 12. Synliggjør gevinstene
28
– www.steria.no
SYNLIGGJØR GEVINSTENE – Gevinstene av et it-prosjekt er ikke bestandig like åpenbare, og lar seg heller ikke bestandig måle, slår Hansen fast. Da kan det være greit å tenke på at ledelsen som i sin tid ga sin støtte til prosjektet, gjorde det av én grunn: for at du skulle skape resultater. Så sørg for å ha en plan for kommunikasjon og intern markedsføring – slik at du får synliggjort gevinstene. – It-spesialister har tradisjonelt vært lite flinke til å synliggjøre resultatene av sine prosjekter. Så her har vi en jobb å gjøre, sier Remi Hansen. – Men aller først må du sørge for å oppnå gevinster i prosjektene dine. Ved å følge rådene her vil du være godt hjulpet på vei mot resultatmålene, avslutter han. Tekst: Edit Communication as Foto: Scanpix
Kontakt i Steria: Remi Hansen Epost: rh@steria.no Se 3-minutters guiden: «Slik lykkes du med it-prosjekter» på www.steria.no/guide
JOBBE HELHETLIG: – Det nytter Ikke å tro at en liten endring ett sted vil ha innvirkning på produktiviteten. Du må tenke og jobbe helhetlig, og det krever involvering, spesielt fra toppledelsen, sier Remi Hansen. Foto: Steria