Optimal hverdag by Anders Nielsen

ÂŠ 2013 www.optimalhverdag.dk

Side 1

Indholdsfortegnelse Forord ........................................................................................................................................................ 5 Indledning ................................................................................................................................................ 6 Hvorfor denne bog............................................................................................................................ 6 Min egen vej til optimering ............................................................................................................. 6 Værktøjer og metoder ......................................................................................................................... 8 Lean ....................................................................................................................................................... 8 Six Sigma............................................................................................................................................... 8 80/20 princippet ................................................................................................................................. 9 Fokus ...................................................................................................................................................... 9 Optimerer dit job.................................................................................................................................. 11 Jobbets placering ........................................................................................................................... 11 Prioriter de vigtigste opgaver ....................................................................................................... 13 Fokuser på én opgave af gangen ............................................................................................. 14 Mails ..................................................................................................................................................... 15 Mail arkiveringssystem .................................................................................................................... 16 Flere ansvarlige er lig ingen ansvarlige ..................................................................................... 18 Fire svars reglen ................................................................................................................................ 19 Mail reminder .................................................................................................................................... 19 Gør mails autolæste ....................................................................................................................... 21 Mailsystem opsummering .............................................................................................................. 22 Grupper småopgaver og mailbesvarelse ................................................................................ 22 Telefoner............................................................................................................................................. 23 Svar aldrig på telefoner du ikke når at tage. .......................................................................... 23 Ringestyrke......................................................................................................................................... 24 Smartphones ..................................................................................................................................... 24 5 minutters reglen ............................................................................................................................ 24 Skriv det ned...................................................................................................................................... 25 Lederansvar....................................................................................................................................... 25 Møder.................................................................................................................................................. 26

Side 2

Reducer dit nyhedsintag ............................................................................................................... 28 Opsummering ................................................................................................................................... 29 Optimering i hjemmet ........................................................................................................................ 31 Bolig ..................................................................................................................................................... 31 10 % reglen ........................................................................................................................................ 32 Børn ...................................................................................................................................................... 33 Indkøb og madlavning .................................................................................................................. 34 Tøj ......................................................................................................................................................... 35 Ryd op ................................................................................................................................................. 36 Sælg ud og smid ud ....................................................................................................................... 37 Opsummering ................................................................................................................................... 37 Optimer din økonomi.......................................................................................................................... 38 Få udgifterne fordelt, så de følger dine indtægter ............................................................... 38 Lav en eller flere automatiske opsparinger.............................................................................. 39 Automatiser betalinger - men check oversigterne................................................................ 40 Gennemgå de tilbagevendende betalinger ......................................................................... 40 Tænk alternativt ............................................................................................................................... 41 Opsummering ................................................................................................................................... 42 Optimer dit helbred ............................................................................................................................ 43 Kost....................................................................................................................................................... 43 Vitaminer ............................................................................................................................................ 43 Træk vejret gennem næsen ......................................................................................................... 45 Motion ................................................................................................................................................. 46 Opsummering ....................................................................................................................................... 47 Optimer dine hobbyer ....................................................................................................................... 49 Sørg for at dine hobbyer passer ind i din hverdag ................................................................ 49 Optimer dine hobbyer ................................................................................................................... 50 Summering ............................................................................................................................................. 54 Test hvad der virker for dig ............................................................................................................ 54 Vær ærlig........................................................................................................................................... 54 Fokuser på det som betyder noget............................................................................................ 54 Afslutning ................................................................................................................................................ 55

Side 3

Appendix 1 - yderligere læsestof .................................................................................................... 56 Appendix 2 - gadgets og apps ....................................................................................................... 59 I min hverdag, bruger jeg følgende programmer/apps/værktøjer ................................. 60

Side 4

Forord Der er mange der forud for denne bogudgivelse, har spurgt mig, hvorfor jeg giver den væk gratis? Jeg har gjort bogen gratis af flere grunde. For det første, fordi jeg er fantastisk glad for at hjælpe andre, til at få en nemmere hverdag. For det andet fordi jeg tidligere har skrevet, udgivet og solgt en e-bog. Det kræver meget tid og hårdt arbejde at sælge bøger online. Det er nemmere at komme bredt ud med et budskab, hvis produktet der "sælges" er gratis. Men den primære grund til at forære bogen væk, er for at promovere et par nødhjælpsorganisationer, som jeg gerne vil støtte. De to organisationer som jeg håber at du også vil være med til at støtte er:

www.boernsulter.dk Min barndomsven Carsten er primus motor for denne organisation, hvor omkostningerne holdes på et absolut minimum. De har endda en bankkonto der kan indbetales til, som går 100 % ubeskåret til nødhjælp blandt de fattigste børn i verden. Jeg har selv en automatiseret betaling via BetalingsService og beløb på over 500 kr. årligt kan trækkes fra i skat. Så mit eget bidrag er automatiseret og skattemæssigt optimeret.

www.boern-i-cambodja.dk Min gode ven Thomas som er bosiddende i Cambodja, har sammen med en ven i Danmark, startet dette projekt. Der indsamles legetøj, tøj og værktøj, som danske familier ikke længere har brug for. Tingene sendes med en container til Cambodja, hvor tingene uddeles til børn og deres familier i fattige landsbyer. Så når du har rydtet op i huset med de tips, som jeg giver dig senere i bogen, kan du jo donere nogle af tingene til de fattige børn i Cambodja. Ovenstående er eksempler på, hvordan personlig optimering i høj grad kan komme andre til gode. Endda mennesker bosiddende langt fra Danmark, med nogle helt andre problemstillinger, end dem vi selv render rundt med. © 2013 www.optimalhverdag.dk

Side 5

Indledning Hvorfor denne bog Denne bog er til dig, som gerne vil blive mere effektiv, for at få mere tid til at foretage dig de ting i livet, som virkelig interesserer dig og som du brænder for. Bogen er også til dig der gerne vil automatisere de kedelige ting, som ikke interesserer dig, men som du ved at du er tvunget til at bruge tid på. Mit formål med bogen er med andre ord, at give dig overskud i hverdagen, til at få tid til at holde pause væk fra alle dagens gøremål. Så hvad enten det er lønnet arbejde eller dagligdags gøremål, så skulle du gerne få mere tid til afslapning, hygge med familien, hobbys og lignende, ved at følge mine råd.

Min egen vej til optimering Jeg er en mand på knap 40 år. Jeg har et lederjob i en mellemstor virksomhed. Jeg har en kæreste, to små børn, bor i en villa i Østjylland. Kort sagt, ret almindelig. Men så har jeg altså den her lidt ualmindelige hobby – optimering. Jeg har faktisk arbejdet rigtigt meget med optimering af virksomheder på alle mulige forskellige måder gennem de sidste 16 år, som en del af min professionelle karriere. For cirka 5 år siden, faldt jeg tilfældigt over Timothy Ferriss bog ”4 Hour Work Week”. Den bog gav mig indblik i en verden jeg ikke kendte ret meget til på det tidspunkt, men som siden da er blevet min helt store hobby – optimering i hverdagen. Jeg har gennem de sidste 5 år, bevidst studeret optimering i alle mulige afskygninger, gennem læsning af rigtigt mange bøger indenfor meget forskelligartede emner. Jeg har deltaget i kurser og undervisning Jeg har fulgt blogs og hjemmesider der har kunnet øge min viden Det som jeg følte kunne bruges, er prøvet af i praksis, dvs. på egen krop, i eget hjem og overfor min afdeling

Side 6

Nogle gange har jeg ramt helt ved siden af. Det har kostet tid, penge og megen morskab fra min kæreste, når jeg har kastet mig ud i et eller andet underligt projekt, som jeg har måttet opgive efter kortere eller længere tid. Men de mange små tests har også givet masser af resultater, som har forbedret min hverdag. Det er de bedste af disse, som jeg deler ud af i denne bog.

Side 7

Værktøjer og metoder Helt grundlæggende, kan man sige, at jeg anvender 4 overordnede værktøjer, til at optimere min egen hverdag. Bogen er en praktisk bog, så jeg skal nok gøre det ganske kort. De 4 værktøjer jeg anvender systematisk i min dagligdag er følgende:

Lean Lean er en tankegang der udspringer fra Japans bilindustri og bl.a. kendt fra Toyota, som gennem mange år har været en af de mest optimerede produktionsvirksomheder i verden. Toyota kan levere høj kvalitet til tiden. Dette skyldes, at alle processer hele tiden forsøges optimeret i forhold til, hvad der giver værdi for kunden. Giver en del af en proces ikke værdi for kunden, er det spild og skal forsøges elimineret. Lean handler i høj grad om hastighed. Ved at fjerne spild i processerne, vil man hurtigere kunne levere til kunden.

Six Sigma Six Sigma er en afart af Lean, som er udviklet hos Motorola i USA og siden kopieret af mange andre virksomheder. Six Sigma går ligeledes ud på at optimere processerne, men primært ved at reducere mængden fejl. Udgangspunktet er, at hvis man kan undgå at lave fejl i en produktion, sparer man mange omkostninger, da det er 5 gange dyrere at rette en fejl, end det er at gøre tingene rigtigt første gang. Hvis en kunde fx bestiller en bil med 4 hjul, så er det en fejl, hvis bilen leveres med kun 3 hjul. Men det er også en fejl, hvis bilen leveres med 5 hjul – altså hvor man overleverer overfor kunden. Six Sigma handler om via høj kvalitet, at reducere variation og fejl i en proces, for derigennem at kunne give kunden det rigtige produkt hver gang og til tiden.

Side 8

Værktøjerne i Six Sigma kan hjælpe til med at finde årsagen til at der opstår variation/fejl. Når årsagen er kendt, kan man ved hjælp af Lean fjerne de ikkeværdiskabende processer og derigennem optimere processen. De to ting understøtter dermed hinanden ret godt.

80/20 princippet 80/20 princippet kaldes også for Pareto princippet og stammer fra en italiensk økonom som for over 100 år siden opdagede, at 80 % af jorden i Italien var ejet af 20 % af indbyggerne. Han undersøgte dette nærmere og fandt ud af, at det kunne overføres til stort set alt. 80 % af omsætningen i en virksomhed kommer fra 20 % af kunderne. 20 % af dine arbejdsopgaver tager 80 % af din tid. Procenterne er selvfølgelig ikke statiske – de kan variere. Men princippet er, at en lille andel af noget, står for en stor andel af noget andet. Det kan i ekstreme tilfælde være at 99 % af noget, stammer fra 1 % af noget andet. Eller mindre ekstremt at 70 % af noget, stammer fra 40 % af noget andet.

Fokus Fokus handler om, at være fokuseret på det du er midt i og at du ikke bliver forstyrret af alle mulige andre ting. Hvis du bliver forstyrret midt i en opgave, vil den tage meget længere tid at færdiggøre, da du hele tiden skal stille ind igen og igen på, hvor langt du er nået med den opgave du var i gang med, inden du blev forstyrret. Det kan være udefrakommende forstyrrelser som telefoner og kollegaer. Men det er i ligeså høj grad egne forstyrrelser. Fx at du midt i en opgave, kommer i tanke om at du har glemt at tømme opvaskemaskinen, bestille togbilletter, lige skal checke Facebook og lignende ting. For at blive effektiv, skal du arbejde hen imod at få skåret alle disse forstyrrende elementer væk, mens du er midt i en opgave. Dette er der meget mere om i de forskellige råd jeg har nedenfor.

Side 9

Men lad os komme i gang. Det er en praktisk bog, så ikke så meget mere teorisnak fra min side i denne omgang. Bogen er fyldt med rigtigt mange eksempler på, hvordan jeg har optimeret min hverdag. Det er ikke sikkert at eksemplerne kan kopieres direkte over i din hverdag. Det er heller ikke sikkert at de eksempler jeg anvender, vil fungere for dig. Det vigtigste for mig, er at vise, hvordan jeg med ovenstående værktøjer, har gjort min egen hverdag nemmere. Forhåbentligt kan du gennem de eksempler jeg viser, se sammenhængene til din egen hverdag. Så med andre ord, kopier de ting som du tror på vil virke for dig. De ting som du kan se ikke vil fungere eller ikke passer ind i forhold til din hverdag skal du selvfølgelig ikke kopiere. Men forhåbentligt kan du når du er færdig med bogen, se sammenhængene til, hvordan du selv kan få en nemmere hverdag, ved brug af ovenstående værktøjer.

Side 10

Optimerer dit job For at kunne optimere din hverdag, er det vigtigt at dit job er optimeret. Det er i virkeligheden her, at de fleste optimeringer kan opnås – i hvert fald hvis målet for dig er, at få mere fritid og ro til at nyde din fritid. For det første fordi mange mennesker bruger rigtigt mange timer på deres job. Ud over at sove som de fleste bruger 40-60 timer på ugentligt, er der ikke mange aktiviteter der tager ligeså lang tid som dit job. For det andet fordi at der er rigtigt mange gentagelser i et typisk job. Det er ikke ret mange der laver noget vidt forskelligt hver dag. Gør de det, er der alligevel nogle ting der går igen, fx transporttid, mailhåndtering, møder, telefoner mv.

Jobbets placering Sørg for at bo tæt på hvor du arbejder. Det sparer meget tid og rigtigt mange penge at bo tæt på hvor du arbejder. Bor du tilpas tæt på, kan du endda måske cykle eller gå til arbejde, så du får motion samtidig. Jeg bor selv i den ene ende af Horsens og arbejder i den anden ende af Horsens, så jeg har ca. 12 kilometer i alt. Det tager mig typisk 15-20 minutter at køre hjem, hvis jeg skal direkte hjem. Tidsforbruget hertil og den økonomiske omkostning er begrænset. Det var et specifikt valg fra vores side, da vi flyttede tilbage til Jylland, at vi ville bo tæt på vores jobs, for at reducere tidsforbrug og ressourcespild til transport. Jeg kender mennesker, der bruger 2½-3 timer i transport hver dag. Det er rigtigt mange timer at være væk fra familien. Det er samtidig rigtigt mange penge der går til benzin, vedligehold mv. eller offentlig transport – vel at mærke penge der allerede er betalt skat af. Hvis du i dag har langt til arbejde, bør du gøre dig selv den tjeneste at udregne, hvor meget du netto har i samlet transport udgift om måneden. Det beløb kan omregnes til et beløb før skat. Ifølge FDM, koster en kørt kilometer typisk 3-4 kr. alt inklusive. Det dækker brændstof, dæk, vedligehold, forsikring, ejerafgift, værditab på bilen og renteudgifter til finansiering. Men størstedelen af denne omkostning er

Side 11

brændstof og værditab, som er direkte relateret til mængden af kørte kilometer. Regner vi med en udgift på bare 2 kr. pr. kilometer til brændstof og værditab og har du 75 km. til arbejde, er din reelle omkostning altså 300 kr. dagligt. Med 20 arbejdsdage om måneden, har du altså direkte omkostninger på mindst 6.000 kr. månedligt. Skattemæssigt følger der godt nok nogle fradrag med et sådan kørselsbehov, men selv hvis jeg indregner dette, nærmer før-skat omkostningen sig meget hurtigt 10.000 kr. Din før skat omkostning er det beløb du kan tillade dig at gå ned i løn, hvis du helt kan eliminere transportudgiften. Du vil netto have de samme penge mellem hænderne hver måned. Stoler du ikke på min beregning, så tag fat i en revisor eller FDM og få dem til at hjælpe med beregningen. Folk der bruger flere timer dagligt i transport, vil blive overrasket over, hvor meget de faktisk kan tillade sig at gå ned i løn og stadig have de samme penge mellem hænderne til forbrug. En ikke uvæsentlig bi-effekt ved at finde et job tættere på hvor du bor, er at du får langt flere timer til rådighed til andre ting, fx familie, hobby mv. Endelig vil det måske også være muligt for dig helt at eliminere bilen, hvis du finder et job meget tæt på hvor du bor og derved spare omkostninger til forsikring, afgifter, lån. Jeg har selv valgt at have en bil, da jeg har brug for den i mit job, til at komme rundt til andre afdelinger i landet. Samtidig er det enormt praktisk at have en bil, når man har små børn. Specielt når man som jeg er bosiddende i en forstad til Horsens, som ikke lige er dækket af en metroring. Nu kan der være mange gode grunde til det, hvis du arbejder et sted der ligger langt væk. Lønnen kan være en faktor. Det kan være specielle arbejdsforhold, det kan være det er det eneste sted de kan bruge dine kvalifikationer osv. Hvis det er helt umuligt at finde et job tættere på hvor du bor, så overvej at flytte tættere på dit job, hvis det kan lade sig gøre.

Side 12

Det kan selvfølgelig være svært, hvis du har børn i skolealderen eller en partner der arbejder der hvor I bor. Men vær opmærksom på, at de psykiske barrierer ved at flytte, ofte overskygger de faktiske problemer herved. Ovenstående optimering er blandt de mere vidtgående jeg vil præsentere dig for. Men så er vi ligesom i gang.

Prioriter de vigtigste opgaver Det er vigtigt, at du prioriterer de opgaver, som kan flytte dig og virksomheden mest. Ellers risikerer du meget nemt at bruge meget tid på opgaver som ikke bringer dig videre. Det kan gøres på flere måder. Et rigtigt godt værktøj, er at bruge en prioriteringsmatrix til at prioritere dine opgaver. Den kunne se sådan her ud:

De opgaver som har stor effekt og som kræver en lille indsats (vindue 4) er dem du skal lave først. Det er de opgaver, som meget populært kaldes de lavt hængende frugter, da de meget hurtigt kan give en stor effekt. Et eksempel på en lavthængende frugt, kunne være at montere et vandsparefilter. Det tager 10 minutter, koster 50 kr. og sparer 1.000 kr. årligt. Nemt, hurtigt og med stor effekt.

Side 13

De opgaver som har stor effekt, men som kræver en stor indsats (vindue 2) er dem du skal planlægge nøjere. Da de netop kræver stor indsats, skal du finde tiden til at lave dem. Det er også vigtigt at du får trykprøvet, at de virkelig har en stor effekt. Der er ikke noget værre end at bruge en masse tid på et projekt, som viser sig ingen effekt at have. Måske kan der laves små tests, stikprøver eller prototyper, for at sikre at effekten virkelig er høj. Et eksempel på et projekt, som ville kræve meget, men have en meget stor effekt, kunne helt konkret være at flytte tættere på et arbejde. Det skal planlægges nøje. Der skal måske sælges hus, der skal findes nyt sted at bo, der skal pakkes ned, registreres flytning osv. Det er ikke bare noget man lige gør. Men det kan som sagt have en stor effekt på din transporttid og din økonomi. De opgaver som har lille effekt og som kræver en lille indsats (vindue 3) er dem du kan lave, når du af og tid har lidt tid til overs eller har brug for et afbræk fra projekterne i vindue 2. Et eksempel på et sådan projekt kunne være at vaske bilen. Det tager ikke særligt lang tid og effekten er også begrænset, da bilen jo hurtigt bliver beskidt igen. Men det har en effekt på bilens værdi på langt sigt, hvis ikke du får det gjort og bilen bliver trods alt ren og flot i en periode. De opgaver som har lille effekt og som kræver en stor indsats, kan du roligt eliminere helt. Du bør aldrig nå til dem. Et eksempel på et sådan projekt kunne være, at tilpasse dit arbejde til den ekstremt vanskelige, men meget lidt profitable kunde. Den type kunde findes i alle virksomheder, som forventer at få det hele, men til den halve og helst tilpasset til ukendelighed og altid brokker sig over de mindste småting. Skuf denne kunde. Du får mere ud af at bruge din dyrebare tid på de andre kunder. Jeg bruger selv matrix´en dagligt i min planlægning af opgaver. Ikke helt så bevidst, som mange Lean eksperter, der hænger den op på en væg og prioriterer alle deres projekter ind på Matrix´en. For mig ligger det mere på rygraden, når jeg prioriterer projekter. Men prioriteringen bliver foretaget.

Fokuser på én opgave af gangen Jo mere fokus du har på at lave én opgave af gangen, jo hurtigere vil du få den afsluttet.

Side 14

Folk der påstår de når mere, når de har gang i 4-5 ting, snyder sig selv! Hvis du konstant springer rundt i mange ting uden at få dem afsluttet, skal du hele tiden bruge tid på at sætte dig ind i opgaverne igen. Det tager tid hver gang. Jeg har læst, at det i gennemsnit tager op til 20 minutter at komme på fuld speed med en opgave, efter at have været afbrudt. Lad os sige, at det i gennemsnit tager 10 minutter at komme ind i rytmen igen og du bliver afbrudt 10 gange dagligt. Så har afbrydelser kostet dig over 1½ time af din arbejdsdag. Jeg kender det fra mig selv, når jeg af og til har haft en hjemmearbejdsdag. Jeg når altid mere på en hjemmearbejdsdag, end jeg gør på en dag på kontoret, fordi jeg ikke hele tiden bliver afbrudt af møder, kollegaer mv. Ved at have gang i 4-5 ting samtidig, afbryder du dig selv hele tiden, på samme måde som hvis en kollega afbrød dig. Så når du starter en opgave op, så forsøg så vidt muligt at gøre den færdig, inden du går videre til næste opgave. En meget stor del af kapitlet om optimering på jobbet, handler om, hvordan du får skabt fokus på den opgave du er i gang med, ved at fjerne så mange afbrydelser som muligt.

Mails Sørg for at indkommende mails ikke styrer/forstyrrer din hverdag og fratager dig fokus fra dine andre opgaver Mængden af mails der i dag sendes rundt i virksomhederne er eksploderet til gigantiske mængder. Det er ganske enkelt blevet ekstremt nemt lige at sende en mail til en kollega og sætte to, tre eller femten kollegaer på, for lige at sikre at alle er orienteret om alt hvad der sker i virksomheden. Selv om størstedelen af den information der gives til cc-personer er dem ret ligegyldigt.

Side 15

Jeg vil tro, at 2/3 af alle mails jeg modtager i løbet af en arbejdsdag bliver slettet eller arkiveret, uden at jeg foretager mig noget som helst som konsekvens af mailen. Det er altså efter at spam mails er sorteret fra og jeg har i forvejen afmeldt stort set alle nyhedsbreve. Derfor er det vigtigt at have et system til at få mails håndteret enkelt og effektivt. Ellers ligger de og stirrer på dig i inbox’en alt for længe og du kommer til at læse mails igen og igen, uden at få gjort noget ved dem. Det er spild af tid.

Mail arkiveringssystem Kender du de personer der opretter komplicerede mail arkiv systemer med dusinvis af mapper hvor tingene arkiveres? Hvis en sådan person skal genfinde en mail, sidder de ofte og roder rundt i mapperne, fordi de ikke kan huske, hvor den er arkiveret. Der er system i tingene til at starte med, men systemet bliver meget hurtigt meget uoverskueligt. Så er der andre igen, som har alle mails liggende i indbakken og på en eller anden måde kan styre, hvad de skal gøre noget ved nu, hvad de skal huske og hvad de bare skal vide noget om. Jeg får seriøst stress og nervøse ticks, når jeg ser disse inboxe med hundredevis, ja nogle gange tusindvis af mails, herunder mails fra kollegaer der for længst er fratrådt. Jeg har et ret simpelt arkiveringssystem, som fungerer rigtigt godt. Det bør fungere uanset hvilket mailsystem du måtte anvende. Jeg har bare vist det med Outlook som eksempel, da det er det mailsystem jeg anvender på jobbet. Der er helt grundlæggende kun 6 mapper, der sikrer mig et super effektiv overblik over alle mine mails: - indbakken - followup - hold - arkiv - generelt - sendt post Hvis vi starter fra toppen, så er indbakken der hvor alt mail kommer ind. Her ligger de reelt set ikke længere end til efter jeg har læst dem. Når jeg har læst en mail, gør jeg som udgangspunkt en af tre ting med den:

Side 16

- sletter den eller arkiverer den i mit samlede arkiv. Det er faktisk det der sker oftest, da mange af de mails jeg får er til orientering. Hvis det er noget jeg skal svare på og kan gøre det indenfor 5 minutter gør jeg det med det samme og arkiverer den herefter. Det fjerner rigtigt mange mails med det samme. Hvis det er en mail som jeg skal gøre noget ved indenfor kort tid, men det ikke kan løses på kort tid, ryger de i min followup mappe. Hvis det er en mail jeg skal forholde mig til senere eller på anden vis gerne vil huskes på, men ikke kan gøre noget ved nu, ryger den i hold mappen. Det er ganske få mails der ender her. Ganske få gange får jeg mails jeg skal bruge igen og igen, fx login oplysninger og lignende. Så ryger de i generel mappen. På den måde bliver inbox’en et meget midlertidigt sted at mailsene opholder sig og inbox’en skal være tom efter jeg har læst de mails der ligger deri. Det giver reelt også svaret på, hvad de øvrige mapper anvendes til. Followup mappen er den styrende mappe - der hvor de vigtige opgaver ligger. Her må helst ikke ligge for mange ting af gangen, for så skal jeg til at prioritere. Kommer der til at ligge mange ting i den mappe, er det på tide at skabe ro til at få klaret disse. Så kigger jeg i kalenderen om der er møder jeg kan aflyse eller evt. tage en hjemmearbejdsdag, så der er den nødvendige arbejdsro uden for mange forstyrrelser i løbet af dagen. Hold mappen er lidt mere en langtidsparkering for ting jeg bare ikke må glemme. Det sjove er faktisk, at mange af disse efter at have været parkeret i hold mappen, ofte har løst sig selv på den ene eller anden måde. Jeg har fået fortalt en historie om en højtstående officer, som af princip aldrig svarede på mails de første 14 dage efter modtagelsen, fordi de fleste problemer alligevel løste sig selv, hvis bare man lod dem ligge længe nok. Det er efter min filosofi useriøst overfor ens ansatte. Men jeg har mange gange måttet konstatere, at ting jeg af prioriteringsmæssige årsager får parkeret i 1-2 uger eller længere, faktisk ofte løser sig selv. Og som regel, men ikke altid, på den positive måde, hvor jeg bare kan konstatere, at jeg ikke skal gøre noget ved sagen.

Side 17

Arkivet er bare alt det som jeg ikke sletter direkte - hvilket jeg gør mere og mere. Men i stedet for 75 mapper har jeg kun et sted jeg behøver at placere mailsene og søge efter dem igen. Skal jeg genfinde noget, kan jeg altid sortere efter forfatter, dato og i nødstilfælde anvende søgefunktionen. Det er sjældent at jeg har problemer med at genfinde det jeg har arkiveret. En gang årligt, laver jeg et eksternt arkiv med årets arkivmails, for at mail serveren ikke bliver alt for belastet med gamle mails. Det er ikke sikkert at lige mit system virker for dig. Men overvej hvor effektivt dit system er, for de fleste bruger lang tid hver dag på mailhåndtering.

Flere ansvarlige er lig ingen ansvarlige Jeg modtager ofte mails, hvor der i til-feltet er angivet 3-4 navne, hvor mit er et af dem. Forfatteren spørger om lidt forskelligt og forventer måske også at der er nogen der gør noget på baggrund af hans mail. Men det fremgår ikke helt tydeligt hvad der skal gøres og hvem der skal gøre det. Her er jeg faktisk ret benhård. Hvis jeg modtager en sådan mail og jeg ikke direkte har en løsning, så arkiverer jeg øjeblikkeligt. Når jeg sender mails, er den som regel stilet direkte til en bestemt person: hovedmodtageren. Jeg forsøger som regel også altid at være klar i mine spørgsmål eller forventninger til opgaveudførelsen, samt eventuelle deadlines. Er der mere end en person, som jeg forventer, skal gøre noget, fremgår det som klar hovedregel også typisk, hvem jeg forventer, skal gøre hvad. Vær kort, klar og præcis i din mail korrespondance. På den måde undgår du nemmest, at en opgave falder ned mellem to stole, fordi du reelt fik udpeget to ansvarlige. Udpeger du to ansvarlige, reduceres sandsynligheden for at opgaven bliver udført korrekt og til tiden med mindst 75 %. Tallet er totalt udokumenteret og helt for min egen regning.

Side 18

Fire svars reglen Kender du det, at der starter en mail op, som i løbet af et par dage er eskaleret til 15-20 svar fra 5-10 forskellige personer og som der for hver mail kommer yderligere personer på. Den slags mail diskussioner er ofte ekstremt irriterende og meget lidt konstruktive. Fire svars reglen går ganske kort ud på, at fjerde gang der bliver svaret i en korrespondance, bør du tage action til at de hovedimplicerede sætter sig sammen fysisk eller pr. telefon og får løst problemstillingen lidt hurtigere og bedre end via endeløs mailkorrespondance. Jeg er selv en af dem der bruger mail meget. Specielt hvis jeg ikke kan fange folk på telefonen eller de har ferie, bruger jeg en mail, for ikke at skulle huske på at ringe senere. Eller hvis der er 1-3 personer der skal orienteres som cc. Eller hvis det ikke haster – så bruger jeg mails, for ikke at forstyrre den jeg skal spørge om noget. Men jeg har med årene fundet ud af, at så snart en mail er nået til det fjerde svar og det endnu ikke står klart, hvad løsningen er og hvem der gør hvad, så er det på tide at opgive mail mediet og gribe knoglen eller kridte skoene og få gang i den lidt hurtigere dialog som en telefonsamtale eller et minimøde kan være.

Mail reminder Uanset hvilket mailprogram du anvender, vil der typisk være mulighed for at få en besked, hver gang du modtager en ny mail. Typisk er beskeden en lille popup i højre hjørne med beskedens overskrift, evt. med en irriterende lyd der skal gøre dig endnu mere opmærksom på at der er ny mail. Jeg kender disse beskeder, men har for længst slået dem fra. Det tager typisk under et minut at slå dem fra, men jeg er klar til at satse et pænt stort beløb på, at det bliver noget af det mest produktive du nogensinde foretager dig. Vi mennesker er jo nysgerrige af natur, så når der sker noget, slipper vi ofte alt vi er i gang med og skal lige se hvad der sker. Det er ligegyldigt om det er telefonen der ringer, nogen der taler højt på gangen eller en lille besked der dukker op i højre hjørne af skærmen med "You've got mail!". Din opmærksomhed bliver afledt. Ofte skal du også lige se, hvad der står i mailen. Hvis det er noget du skal forholde dig til, undersøge eller gøre noget ved, går du også ofte i gang med det, selv om du jo i virkeligheden var i gang med noget andet.

Side 19

Lad vær! Det er ekstremt uproduktivt at skifte rundt i opgaverne hele tiden. Den nemmeste måde at undgå dette på, er ved at slå den lille reminder fra. Hvis du som jeg bruger Outlook, skal du ind i indstillingerne og fjerne alle krydser som vist på billedet.

Bruger du andre mail-værktøjer, så kig i deres hjælp, hvordan du slår disse beskeder fra eller få din IT-ansvarlige til at hjælpe dig. På den måde kan du koncentrere dig fuldt ud om det du er i gang med. Medmindre du sidder i en kundeservice funktion, hvor du bliver aflønnet efter at mails svares indenfor en fastsat deadline, er der intet i en mail, der er så vigtigt, at det ikke kan vente et par dage med at blive læst!

Side 20

Tænk engang lige over den sidste sætning jeg skrev. Den vil være enormt provokerende for rigtigt mange mennesker. I dagens samfund forventer vi, at kunne tilgå alt alle steder fra og mange forventer faktisk også, at du sidder klar og læser mails i samme øjeblik de er afsendt. Til det har jeg kun en ting at sige: "Skuf dem!" Jeg har haft med personer at gøre, som sendte en mail og ringede mig op 10 minutter senere, for lige at spørge om jeg havde set deres mail. Nej, jeg sad ikke og ventede på din mail. Jeg sad og var i gang med noget helt andet. Hvis man vil en anden person noget, som kræver svar indenfor 10 minutter, så gå hen til personen eller ring til vedkommende. Hvis det er noget der sagtens kan vente et par dage, så send en mail. Det er min grundlæggende filosofi omkring mails.

Gør mails autolæste Jeg har lavet en regel i mit mailprogram, så mails der ankommer til min inbox automatisk bliver markeret som læst. Det gør jeg for at jeg kan arbejde i mit mailprogram, uden at blive påmindet om at der ligger nye ulæste mails i inbox'en. Som mennesker er vi meget nysgerrige af natur. Jeg kender mig selv godt nok til at vide, at selv om jeg er i gang med noget andet, så vil jeg alligevel blive fristet til at se hvem der er kommet mails fra og hvad de handler om, hvis jeg kan se at der ligger nye ulæste mails. Men ved at gøre mailsene læste helt automatisk når de ankommer, opdager jeg ikke der er kommet nye mails, før jeg går ind i inbox'en, på et tidspunkt hvor jeg bevidst har valgt at læse mails. På den måde kan jeg benytte mine øvrige mapper (specielt followup mappen, hvor en del af mine opgaver ligger), uden at blive mindet om nye mails i inbox'en. Du kan gøre dine mails autolæste ved at opsætte regler i dit mailsystem. Er du ikke fortrolig med opsætning af regler, så få en kollega eller ven til at hjælpe med at sætte det op. Får du sat reglen forkert op, kan der nemlig ske

Side 21

lidt af hvert. Jeg har hørt om eksempler på folk der fik sat en regel op, som automatisk sendte alt videre til en større mailliste og endte med at lægge mailserveren ned i virksomheden. Så vær helt sikker på hvad du gør i forhold til mail regler.

Mailsystem opsummering Ovenstående er mit forholdsvis simple men for mig uhyre effektive mailsystem, som har fungeret rigtigt godt for mig i 3-4 år efterhånden. Jeg siger ikke, at ovenstående system vil fungere for dig. Det er heller ikke sikkert, at dit mailsystem kan sættes op på helt samme måde. Men du bør som minimum gøre dig selv nogle tanker i forhold til et effektivt mail system, da der er meget tid at spare, ved at optimere på det. Et effektivt mail system kan: - skabe overblik i forhold til ting du skal gøre noget ved, hvad enten det er hurtige svar du skal give, om du blot skal læse noget eller om der kræves en reel opgaveudførelse fra din side. - reducere den tid du bruger på at lede efter gamle mails

Grupper småopgaver og mailbesvarelse Mail læsning og mailbesvarelse er for mange mennesker noget de bruger rigtigt meget af arbejdsdagen på, fordi der jo vælter mails ind hele dagen. Hvis jeg har vigtige opgaver, koncentrerer jeg mig om dem og lukker ned for min mail. Jeg forsøger i stedet at gruppere småopgaver som fakturagodkendelse, maillæsning og mailbesvarelse mv. i 2-3 timeslots i løbet af dagen. Nogle gange når jeg møder, for lige at se, hvad der rører sig. Andre gange op til frokost eller inden fyraften, hvis jeg har haft travlt med vigtigere opgaver. Det at samle småopgaver, gør at man hurtigt får klaret en lang stribe opgaver på kort tid. Lidt ligesom at stryge skjorter. Stryger du en skjorte dagligt, er der meget arbejde med at gøre klar og rydte op igen. Stryger du i stedet 5 skjorter når strygebrættet alligevel er fremme, går det samlet set væsentligt hurtigere. Så grupper de små opgaver i bunker, så får du hurtigt løst en god stak.

Side 22

Telefoner Telefonen er en fantastisk opfindelse, som vi er blevet forbandet afhængige af. Har du prøvet at være løbet tør for strøm? Desperat at jage rundt efter en oplader? At måtte låne andres telefoner, for at give besked om, hvorfor du ikke svarer. Telefon er et fantastisk redskab, på både godt og ondt.

Svar aldrig på telefoner du ikke når at tage. Er du typen der er hunderæd for at miste et vigtigt telefon opkald? Smider du alt du har i hænderne, ja måske endda ligefrem afbryder et møde som du selv er mødeleder for. Ringer du straks tilbage, hvis du alligevel i et svagt øjeblik har mistet et telefonopkald? Stop med det! Hvis jeg ringer til nogen og det er hamrende vigtigt, hvad det ekstremt sjældent er, så forsøger jeg et par gange på anden vis og lægger så en besked på telefonsvareren og sender en SMS. Er det knap så vigtigt, sender jeg oftest en mail. Er det mere eller mindre ligegyldigt eller finder jeg svar på det jeg skulle spørge om på anden vis, lægger jeg ingen besked og sender ingen mail. Så når der ikke ligger besked på min telefonsvarer om at jeg skal ringe igen, gør jeg det selvfølgelig heller ikke selv, når folk ringer til mig. Jeg kender mange mennesker som altid ringer igen, fordi de synes det er høfligt. For mig er det oftest bare irriterende, da jeg tit har fundet svar på det jeg ville vide på anden vis. Så spar dig selv og den der ringede den tid det tager at ringe op og konstatere at der alligevel ikke var noget. Undtagelsen er selvfølgelig hvis det er en kunde som har ringet og du fornemmer at et opkald kan medføre noget mersalg. Så bør du selvfølgelig altid ringe igen.

Side 23

Ringestyrke Min telefon er næsten altid på lydløs med vibration. Dette for ikke at genere mine medmennesker, når den ringer. Ringende telefoner som ikke er ens egen og som ikke bliver taget kan være enormt belastende, specielt hvis de lyder som en hund der gør eller lignende latterlig ringetone. Ved at holde telefonen lydløs, kan jeg undgå at genere andre - specielt hvis jeg har glemt at tage den med til møde eller lignende. Samtidig er den nemmere at ignorere, hvis jeg er midt i noget.

Smartphones Smartphones er rigtigt smarte. Du kan tilgå din mail, internettet, Facebook og mange andre smarte ting, uanset om du ligger på sofaen og bare ikke gider tænde for Pc’en eller om du sidder på en bounty ø i Caribien og drikker Pina Colada’er med familien. Slå alle former for reminders fra, så du selv bestemmer, hvornår du vil se at der ligger nye mails, Facebook opdateringer mv. Ellers vil du konstant blive forstyrret i din fritid med påmindelser om arbejdsmails, ligegyldige Facebook opdateringer og meget andet, som du ikke behøver forholde dig til, mens du holder fri.

5 minutters reglen En rigtig god lille regel jeg har lært, er at alt der kan klares på under 5 minutter, skal klares med det samme. Vi har alle en tendens til at udskyde opgaver vi ikke bryder os om. Det kan være at gå ud med skraldet, få givet en negativ besked til en kollega, sendt et brev osv. For bedre at kunne fokusere på de store opgaver, som virkelig kan flytte dig og din virksomhed, er det med at have så få ting i hovedet til at forstyrre dit fokus. Det gør du ved at få de helt små opgaver rydtet af vejen så hurtigt som muligt. Det er måske lidt i strid med ovenstående råd om at gruppere de små opgaver. Men hvis bare du undgår at blive forstyrret af de små opgaver hele tiden, hænger tingene alligevel sammen.

Side 24

Skriv det ned Har du opgaver som er små eller store, men som du ikke kan gøre noget ved her og nu, så skriv dem ned, så du automatisk vender tilbage til dem senere, uden at du skal gå og huske på det. Når det er skrevet ned, kan du nemlig fjerne fokus på det fra hovedet og fokusere på det som du er i gang med. Det ligger ikke og fylder i baghovedet. Der er mange måder at gøre det på i praksis. Nogle render rundt med en notesbog eller diktafon. Jeg gør det, at jeg via min Smartphone, som jeg har på mig det meste af tiden, sender en mail til mig selv til min arbejdsmail hvis det er arbejdsrelateret eller min private mail hvis det er privat. Mandag morgen når jeg møder ind efter weekend, kan der sagtens ligge 3-5 mails i min indbakke fra mig selv, med stort eller småt som jeg er kommet i tanke om i løbet af weekenden. Selve mailen indeholder bare et eller nogle få stikord, så jeg ved hvad der var jeg skulle huske. Så kan jeg når jeg ser det tage action, uanset om det er en lille fem minutters ting eller et kæmpe projekt. For nogen virker det ret nørdet, at jeg sender mails til mig selv fra min Smartphone. Men jeg er ligeglad - mit system virker fortræffeligt for mig. Og det er sådan set det vigtigste. Jeg får det skrevet ned og arkiveret mentalt, så det ikke forstyrrer mig på et tidspunkt, hvor jeg alligevel ikke kan eller vil gøre noget ved det. Jeg skal ikke bruge ressourcer på at gå rundt og huske på noget, som jeg ofte glemmer alligevel.

Lederansvar Som leder, er du ikke kun ansvarlig over din egen tid og dine egne opgaver, men i ligeså høj grad de personer du har ansvaret over, hvad de bruger tiden på og hvordan de løser deres opgaver. Nogle leder har en meget autoritær lederstil, hvor de udstikker ordrer, som deres ansatte følger ned i mindste detalje til punkt og prikke. Men de skal så heller ikke forvente, at de ansatte gør meget mere end det, da de vil være bange for at gøre noget der er forkert. De vil med andre ord, hele tiden spørge, hvordan det ene og det andet skal løses, fordi det jo er ”Den store leder” der kender alle svarene. Andre ledere har det med at påtage sig alle opgaverne. Hver gang en medarbejder kommer med et problem siger lederen, ”Det skal jeg nok kigge på”. Tilsvarende, hvis der opstår nye opgaver, begynder denne ledertype at

Side 25

lave tingene selv og får det aldrig givet videre til en af dem han har personale ansvaret for. Disse to ledertyper, har ikke meget fritid. De kommer til at løse alle opgaverne selv eller bruge ualmindeligt meget tid på personaleledelse, i form af at udstikke opgaver. Min filosofi omkring ledelse, er at lederen skal være en paraply, som sikrer at de personer han leder, har fred og ro til at løse de opgaver som de bliver pålagt. De medarbejdere du har, bør få udstukket nogle overordnede retningslinjer eller rammer at udføre deres opgaver efter. Indenfor disse rammer, vil de fleste medarbejdere kunne træffe afgørelserne mindst ligeså godt og ofte meget bedre, end du kan som leder. Specielt fordi de vil sidde og arbejde med disse problemstillinger meget mere detaljeret end du som leder ønsker at gøre det. Men hvad nu, hvis det er noget som kan koste virksomheden penge? Ja, så skal der prioriteres. Du kan fx sætte en beløbsgrænse. Dine medarbejdere vil elske at få et ansvar og en beløbsgrænse kan justeres op eller ned hen af vejen, alt efter hvor meget ansvar dine medarbejdere kan håndtere. Jeg holder afdelingsmøde hver 14. dag med min afdeling, hvor jeg gennemgår ny information og hvor vi gennemgår evt. større problemstillinger der er opstået. Det fungerer rigtigt godt i min afdeling. Så godt, at selv om jeg sidder meget tæt på min afdeling, kan der sagtens være hele dage, hvor der ikke er nogen problemstillinger jeg behøver at blande mig i. Mine medarbejdere kender deres opgaver, deres ansvarsområde og deres beføjelser. Først hvis de bliver i tvivl omkring disse, kommer de til mig eller sender en mail. Ved at give din medarbejdere ansvar til selv at træffe beslutninger, reducerer du mængden af beslutninger du selv skal blande dig i i løbet af dagen. Du vil med andre ord, blive afbrudt langt færre gange i løbet af en arbejdsdag med ledelsesmæssige beslutninger du skal forholde dig til og træffe et valg omkring. Det giver mere effektiv arbejdstid til din egne arbejdsopgaver. Samtidig giver det gladere medarbejdere, som føler de har et medansvar i forhold til at træffe de rigtige beslutninger for virksomheden.

Møder Deltag i så få og så korte møder som muligt.

Side 26

Møder er en tidsrøver af dimensioner. Hvornår har du sidst deltaget i et møde, hvor du gik derfra og tænkte: ”Hold da op, det var godt nok et godt møde vi lige holdte der. Det var to timer der var givet helt vildt godt ud”. Nej vel. De fleste møder er tidsspilde, hvor der snakkes en helt masse, men alt for sjældent aftales noget konkret.

Tag et kig i din kalender. Hvilke møder er det strengt nødvendigt at du deltager i? Aflys din deltagelse i resten. Herudover bør du sikre dig, at der foreligger en konkret dagsorden på alle møder. De fleste møder ender i tidsspilde, fordi der ikke foreligger en konkret dagsorden og ikke er en god mødeleder til at sikre at dagsorden holdes. Hvis ikke der foreligger en konkret dagsorden, så bed om at mødeindkalder laver en sådan og sig at du ellers har tænkt dig at aflyse din deltagelse i mødet. Hvis der foreligger en dagsorden, men din tilstedeværelse kun er nødvendig i et eller to punkter ud af mange punkter, så bed om at disse punkter lægges først, så du kan gå når disse punkter er behandlet. Hvis det ikke er muligt at flytte rundt på punkterne, så meddel at du sidder klar og støder til mødet, når I når til disse punkter. Dermed undgår du at sidde og spilde tiden i forhold til punkter som ikke vedrører dig.

Placer så vidt muligt møder op til frokost eller fyraften og undgå møder der indeholder morgenbrød og lignende.

Side 27

Ved at placere møder op til frokost og fyraften, sikrer du dig, at de ikke trækker ud mere end højest nødvendigt. Det giver et dejligt naturligt fremskred i de fleste møder, når folk kan se, at de er ved at gå glip af frokost eller de risikerer at kommer for sent hjem til familien. Modsat så er det dræbende for fremdriften i et møde, hvis folk skal bruge tid på at spise morgenmad, snitter, wienerbrød eller lignende, inden eller midt i mødet. Der kan hurtigt være op til ½ time spildt med dette. Så hvis du selv er møde indkalder, så undgå alt for meget mad til møderne. Det tager fokus væk fra det som det hele handler om.

Reducer dit nyhedsintag Er du typen der sluger alle nyheder råt, har TV2 News kørende hele dagen, læser 3-4 aviser og får tilsendt SMS nyheder konstant, imens du febrilsk tjekker Twitter og Facebook for at følge med i hvad det sker ude i verden? Så håber jeg at du er journalist og dermed er tvunget til at følge med konstant. Ellers kan den ekstreme nyhedsstrøm som vi udsættes for, meget hurtigt stjæle enorm meget af din tid. Tid som du ellers kunne have benyttet til at være produktiv på jobbet, hygge med familien, finpudse dit golfsving eller hvad din hobby nu måtte være. Nyheder i denne sammenhæng, dækker som det ses ikke kun de klassiske nyheder, men i ligeså høj grad de sociale medier som Facebook, Twitter osv. Jeg læser meget lidt avis. Jeg har tidligere abonneret på aviser, men når jeg fik dem tilsendt, følte jeg også et stort pres for at læse dem, selv om jeg udmærket godt vidste at størstedelen af indholdet var uinteressant for mig og at det ikke havde nogen væsentlig værdi for mig som individ om jeg fik dem læst eller ej. Langt størstedelen af indholdet har nemlig ikke nogen betydning for mig og jeg kan ikke selv påvirke ret meget af det der står i avisen. Jeg følger overordnet med i hvad der sker i samfundet, ved at læse overskrifter, snakke med kollegaer og ellers følge med i ting der virkelig interesserer mig. Er der noget der påvirker mig, holder jeg mig også løbende orienteret

Side 28

om det. Men derudover opsøger jeg nyheder meget lidt. De plejer at komme til mig alligevel. Jeg vil kalde det for en 80/20 indgangsvinkel til nyheder. Jeg fanger de 80 % af hvad der sker med en minimal indsats og de sidste 20 % er som regel fuldstændigt ligegyldige. I dag er det jo utroligt hvor meget der bliver vist live og dækket minutiøst. De store nyheder udspringer i dag ofte på Twitter inden de rammer online aviserne og tv, for til slut at blive dækket til mindste detalje i de trykte medier. Jeg oplever af og til at der er sket en halvstor nyhed, som jeg ikke lige hørte om samme dag nyheden blev breaket, men måske først en-to dage senere. Det er dog sjældent og jeg kan ikke erindre, at det har kostet mig noget, hverken menneskeligt eller økonomisk. Jeg har altid hørt de helt store nyheder - de dukker altid op på de sociale medier ret hurtigt, så jeg opdager det i løbet af en dag.

Opsummering I starten af denne bog fortalte jeg om de grundlæggende værktøjer jeg anvender når jeg optimerer. De råd jeg kommer med ovenfor, kan alle føres tilbage til disse værktøjerne. Det helt grundlæggende nøgleord er fokus og eliminering af spild. Mange af ovenstående råd handler om at skabe fokus på det du er i gang med. Det gøres ved at skære alt tidsspildet væk, sortere de mindst relevante opgaver fra og i det hele taget skabe ro til at lave de opgaver som skaber resultater. Det lyder måske lidt kedeligt. Men det kan jeg love dig for, at det ikke er. Det er kedeligt at blive forstyrret i sit arbejde hele tiden, så man må sidde om aftenen og arbejde, i stedet for at hygge sig med familien. Det er yderst tilfredsstillende at se opgaver man har arbejdet fuldt koncentreret på, fungere og skabe de rigtige resultater, der går at man kan gå tilfreds hjem til familien i ordentlig tid.

Side 29

Det er rigtigt kedeligt i længden at være stresset til op over begge ører, fordi opgaverne hober sig op. Folk bliver syge i længden af konstant at være overbebyrdet. Pas på med at du ikke benytter den højere effektivitet til at tage tre gange så mange opgaver ind. Så får du jo ikke mere tid til familien, hobbys mv. Det handler om at nå det du skal og gerne lidt til, så du hele tiden er et skridt foran. Men kører du alt for stærkt, mister du overblikket. Det er ligesom med sportsfolk. Træner de for lidt, vil de falde igennem når de skal præstere. Men træner de for meget, vil de komme i overtræning. Det sidste er også rigtigt skidt, da overtræning giver skader og nedbryder kroppen. Kroppen har brug for pauser til at restituere - både fysisk men også mentalt.

Side 30

Optimering i hjemmet Efter at have optimeret dit arbejdsliv, er det helt naturligt at kigge på, hvordan du optimerer dit hjem. Det er trods alt her du tilbringer rigtigt mange af dine vågne timer.

Bolig Mit første værelse var et cirka 7 m2 stort værelse i mit barndomshjem i Nordjylland. Siden da er jeg flyttet 6 gange og hver gang til noget der er større end der jeg boede sidst. Hvorfor mon det? Fordi det altid er rart med ekstra plads – specielt fordi man med tiden får skrabet rigtigt mange ting sammen. Har du nogensinde talt med nogen der skulle flytte til et mindre sted. Det er utroligt så meget folk kan jamre over at de nu ikke har plads til alle deres ting. Det som er det rigtigt festlige er, at størstedelen af de ting du får samlet sammen i løbet af årene, får du aldrig eller meget sjældent brugt. 80/20 reglen er virkelig i brug her. Du har garanteret noget yndlingstøj, som du bruger igen og igen, mens resten bare fylde op i skabene, indtil du på et tidspunkt får taget dig sammen til at smide det ud eller køre det i en genbrugsbiks. Det samme med skabene. Det er utroligt hvad man finder i gemmerne, når der skal pakkes flyttekasser. Jeg har taget konsekvensen af den læring jeg selv har gennemgået. Jeg forsøger løbende at rydte op og rydte ud. Jeg har fx ikke ret meget tøj. Min kæreste siger altid til mig, at jeg altid går i de samme skjorter på arbejde. Det har hun sådan set ret i. Tidligere var det fordi jeg kun brugte de skjorter jeg syntes bedst om. Nu er det fordi jeg ikke har andre. Jeg har ganske enkelt sorteret dem fra, som jeg aldrig brugte.

Side 31

10 % reglen Som mennesker er vi et underligt samlerfolk. Vi sætter ting på loftet eller ind bagerst i skabet "hvis nu vi en dag skulle få brug for det". Vi har fx et fonduesæt stående bagerst i køkkenskabet, som min kæreste købte længe før hun mødte mig. Vi har kendt hinanden i 12 år. Vi har endnu aldrig brugt fonduesættet, men vi har flyttet det mindst 4 gange - fra bunden af det ene skab og videre til det næste. Hver gang jeg ser det, spørger jeg om vi ikke skal smide det ud og hver gang får jeg at vide at "nej, det er meget rart at have, når vi engang skal lave fondue. Desuden er det min, så det skal du ikke blande dig i". Sådan er der mange der har det med ting de har købt og betalt, men aldrig eller meget sjældent brugt. "Det er jo pænt og virker fint". Mit råd er ganske kort: Smid det ud eller sælg de ting du aldrig bruger og formentlig ikke kommer til at bruge indenfor det næste år. Jeg har indført min egen regel, som jeg kalder 10% reglen. Den går ganske enkelt ud på, at hvis der er mindre end 10% chance for at jeg kommer til at bruge en ting indenfor det næste år, så skal den ud. Indenfor de sidste par år har jeg fx rydtet ud i følgende: - alt det tøj Jeg alligevel ikke gad bruge, er givet til genbrugsbutikker. Det har givet plads i tøjskabet - alle de bøger jeg har læst og som jeg ved, at jeg formentlig aldrig får brug for at læse i igen er givet bort. Det har givet plads i bogreolen. - 80% af min musiksamling som jeg aldrig hørte, er solgt for en slik via en online auktion. Det har givet plads i kommoden. - min 10 år gamle ret fede racercykel blev solgt på Den Blå Avis, efter at have samlet støv i redskabsskuret i 3 år. Det gav meget plads i redskabsskuret. - min golfaktie på golfbanen der ligger lige ved siden af hvor jeg bor, men hvor jeg holder frivillig pause fra, så længe børnene er helt små, er solgt fra og golfsættet er sat på loftet. Det har givet plads i redsskabsskuret.

Side 32

Vi har et kæmpe loftsrum over vores hus. Det er stort set tomt. Der står nogle få ting deroppe, som vi ved vi får brug for, i form af autostole, børnetøj som den største af børnene er vokset fra og lignende. Alt det som folk ellers gemmer "lige for en sikkerheds skyld" er smidt ud. Skulle jeg komme til at smide lidt for meget ud, er det værste der kan ske oftest, at jeg kan købe en ny tilsvarende dims for under få hundrede kroner. Jeg kan ikke lige huske at det er sket, men prisen hvis det skulle ske er lav i forhold til den tilfredsstillelse det giver mig at rydte ud og skabe plads. Plads som jeg ikke længere bare fylder op med nye dimser. En optimal bolig er et sted hvor tingene passer til din dagligdag, og hvor der er rydtet op og rydtet ud.

Børn Lær børnene at klare sig selv. Som familiefar med små børn, ved jeg, hvor meget tid der går med børnene. Meget af denne tid er så absolut fornøjelig tid. Men der er også masser af "spildtid", hvor jeg som forælder bruger tid på igen og igen og igen at rydte op efter mine børn, finde ting til mine børn, give mine børn tøj på osv. Bemærk at ordet spildtid er i anførselstegn. Men børnene kan faktisk mere end du som forælder tror. Derfor kan du fra en tidlig alder, begynde at lade børnene klare små opgaver selv. Hvis du bliver ved med at lave alt for dem, vil de lade dig gøre det. Men de vil faktisk gerne hjælpe, hvis de får lov. I starten tager det ekstremt lang tid at hjælpe/lære et barn at skrælle gulerødder. Men i længden gør du dit barn mere selvstændigt, hvilket kommer både dig og dit barn til gode på den lange bane. Opgaver som du fra en tidlig alder kan involvere dine børn i, kan fx være madlavning, rengøring, oprydning, havearbejde, tage tøj på selv osv. Mulighederne er mange. I starten mister de interessen efter to minutter og nogle gange gider de ikke, men så er det bare med at finde de triggere der alligevel får de kære små i gang. Når min søn ikke gider rydte de ting op, som han har slæbt fra sit værelse og ind i stuen, plejer jeg at sige at ”så smider jeg det bare ud”. Den trigger plejer at virke, så han kommer i gang med at rydte op.

Side 33

Indkøb og madlavning For at skabe så meget tid som muligt sammen med familien, til hobbys mv., handler det om at bruge så lidt tid som muligt alle mulige andre steder. Et af de steder hvor mange familier bruger meget tid er på indkøb. Rigtigt mange handler ind flere gange om ugen, fordi de ikke planlægger mere end et par dage frem ad gangen. Hvis du så samtidig lader dig styre af supermarkedernes weekend-, dags- og midtugetilbud, kan du hurtigt nå forbi 6-7 dagligvare butikker i løbet af en uge. Vi lægger en madplan for hele ugen i løbet af weekenden. To af dagene er stort set faste hver uge, med fisk fra den lokale fiskemand om tirsdagen og kinaboks fra byens bedste kinagrill om fredagen som start på weekendhyggen. Herudover har vi 15-20 retter vi roterer, alt efter hvad der er på tilbud, hvad vi har af planer og hvad vi har lyst til.

Søndag formiddag køber vi stort ind i typisk max to butikker, hvor vi ved vi kan købe alle varerne til en fornuftig pris. Det er muligt at vi kunne spare 50-100 kr. om ugen ved at rende i 3-4 butikker mere, men vi har i stedet prioriteret at vi ikke vil bruge den ekstra tid som det vil koste os, at spare de sidste småpenge. En anden effekt ved at gå i flere butikker, er at alle butikkerne har forskellige tilbud. Så jo flere butikker man når forbi, jo flere varer ender der oftest i kurven. Så er de 50-100 kr. I besparelse, hurtigt væk både 2 og 3 gange og du ender med at bruge flere penge i det lange løb.

Side 34

Med en madplan for hele ugen, som der er handlet ind til, behøver vi ikke bruge tid på at stå i supermarkedet sammen med alle de andre lige efter arbejde. Vi supplerer måske op med lidt frisk mælk og frugt i løbet af ugen, fra de lokale dagligvare butikker men det er stort set også det. En anden effekt af at lægge en madplan og holde sig til den, er at mængden af impulskøb begrænses. Så det har også en direkte økonomisk effekt, kun at handle ind en gang om ugen efter en madplan. Jeg har faktisk læst om et eksempel på en amerikansk familie, som kun handler ind en gang om måneden. Det vil nok være svært for de fleste, specielt hvis man gerne vil have frisk mælk og frugt. Men det kan åbenbart lade sig gøre. Alternativer til at handle ind, er at få varerne bragt til døren. I dag findes der online supermarkeder, hvor du kan oprette faste indkøbslister og hurtigt krydse af, hvad du mangler. Disse tjenester er lidt dyrere, end selv at hente varerne i 12 supermarkeder. Til gengæld undgår du fuldstændigt impulskøb og du sparer transporttiden til og fra supermarkedet, samt den tid det tager at finde varerne.

Tøj Som jeg har skrevet længere oppe, har jeg ikke skabet fyldt op med tøj. Jeg har det jeg skal bruge og ikke ret meget mere. Hvis jeg finder noget tøj, som jeg er rigtigt glad for, supplerer jeg ofte op med samme mærke og model. Det gælder fx cowboybukser, hvor jeg fx har to par helt ens bukser og skjorter hvor jeg har den nøjagtigt samme skjorte bare i to forskellige farver. De ting jeg køber er også typisk i nogle ret tidsløse farver og modeller. Det Lyder måske knap så sjovt, som at fylde skabet med smart modetøj, hver gang sæsonen skifter. Hvis det er dit fokus, altid at være den smarte, så fokuser på det. Men det er rigtigt dyrt og tager tid at være helt fremme på beatet. Tøjet bliver typisk kun brugt et antal gange den sæson, før det ryger ind bagerst i skabet og senere bliver smidt ud eller givet væk. Jeg har valgt ikke at følge med i dette tempo og forsøger i stedet blot at være pænt påklædt i tøj jeg har det godt i. Tøjstil er alligevel noget der oftest betyder mere for dig selv, end hvad andre tænker. Medmindre du skiller dig væsentligt ud, på den positive eller negative måde, vil de fleste være pænt ligeglade med, hvad du går rundt i til dagligt.

Side 35

Et andet punkt jeg har optimeret, er at jeg altid køber strygefri skjorter. De er som regel en anelse dyrere end almindelige skjorter, men til gengæld skal jeg ikke bruge tid på at stryge skjorter. Hvis du endelig stryger dine skjorter, så bør du optimere opgaven, ved at stryge alle de skjorter du skal bruge i løbet af en uge, inden ugen starter. Det går meget hurtigere at stryge 5 skjorter i løbet af weekenden, end at skulle i gang hver aften, med at finde strygejern, strygebræt og en skjorte frem.

Ryd op Jeg har tidligere beskrevet, hvordan du bør rydte ud i alle de unødvendige ting du har liggende. Men du bør også rydte op i det hele taget. Det skaber overblik og reducerer stress, når skrivebordet, køkkenbordet og hvad der ellers er i huset af flader, som traditionelt tiltrækker alt muligt som man lige har med ind og ikke ved, hvor man skal gøre af det. Kig rundt på de overflader du har i huset - skrivebord, køkkenbord, sofabord, bardiske o. lign. Der ligger garanteret nøgler, breve, aviser o. lign. på flere af dem. Prøv at rydte en af dem. Det tager kortere tid end du tror. Prøv så at holde denne overflade blank, ved at undlade at smide de ting på den, som du normalt ville gøre det. Overvej i stedet, hvad du vil gøre med den genstand. Er det nøgler, så find et fast sted til dem - et skab, jakkelomme eller lignende. Er det et brev, så åben det, brug 30 sekunder på at forholde dig til det og bring det så derhen, hvor du i virkeligheden skal bruge det. Dvs. oftest i skraldespanden for mit vedkommende, men eller til min pc, hvis det fx er en regning der skal betales. Er det en avis, så afmeld den, hvis du ikke får den læst. Ellers placer den, hvor du normalt læser din avis, medmindre du har tid til og ved at du kan scanne dig igennem den på 5 minutter. Så gør det med det samme og smid den ud bagefter. Det er ren Lean, at forholde sig til tingene med det samme og ekspedere det til rette sted, i stedet for at lade det ligge i en bunke i timer, dage, uger.

Side 36

Sælg ud og smid ud Har du garagen og loftet fyldt med gammelt ragelse, så få rydtet op i det. Brug 10 % reglen som beskrevet tidligere. Hvis det virker uoverskueligt, så start med et skab. Et skab kan klares på ingen tid, modsat et stort loft, som vil virke uoverskueligt. Du er sikkert vant til at rydte op, ved at kigge ind i et skab, tage et par ting ud, flytte lidt rundt på tingene, smide enkelte ting ud og så ellers stable resten pænt sammen igen. Tingene bliver organiseret lidt bedre i en periode, men der bliver ikke rigtigt færre ting i skabet. Prøv en enkelt gang at gøre som jeg foreslår nu. Hiv alt ud af der konkrete skab, som du vil rydte op i. Sæt kun det tilbage i skabet, som du er sikker på opfylder 10 % reglen. Altså hvor du er sikker på, at det er mindst 10 % sikkert, at du kommer til at bruge tingen igen indenfor det næste år. Det siger lidt sig selv, at alt det du slet ikke har haft brugt indenfor det seneste år, nærmest per definition, ikke skal sættes tilbage i skabet. Der skal i hvert fald meget specielle grunde til at beholde en sådan ting. Ved at rydte op og smide ud, giver du dig selv meget bedre overblik. Det er meget mere behageligt og mindre stressende at komme på arbejde, hvis skrivebordet er pænt og ryddeligt, med få eller ingen papirer, end hvis det hele flyder og bunkerne tårner sig op. Nøjagtigt det samme er gældende i dit hjem. Er der rydtet op og godt overblik, vil din hverdag automatisk blive roligere. Den er ikke fyldt med rod, støj, stress og spild og spild.

Opsummering Optimering i hjemmet handler i særdeleshed om at skære fra og fokusere på de vigtige ting, samt planlægge og systematisere de tilbagevendende ting, så de tager mindst muligt af din dyrebare fritid. Efter en 8-timers arbejdsdag, er det nemlig træls at skulle bruge tid på at handle eller betale regninger, når dine børn samtidig hungrer efter din opmærksomhed.

Side 37

Optimer din økonomi Der findes masser af hjemmesider der fortæller dig, hvor du sparer 5 kroner på en pakke kaffe eller hvordan du laver din egen sprinklervæske til bilen. Den slags ting, fokuserer jeg ikke så meget på. Jeg fokuserer på de økonomiske optimeringer, som ikke altid er den økonomisk mest fordelagtige løsning isoleret set, men som giver store resultater med en begrænset indsats.

Få udgifterne fordelt, så de følger dine indtægter Normalt er forsikringer noget af det mest irriterende, da de traditionelt er blevet opkrævet helårligt og de altid forfalder oveni hinanden – typisk i januar måned lige efter en dyr julemåned. Sidst jeg skulle lave nye forsikringer, skulle jeg have 5 på plads. Jeg sad og kiggede med på assurandørens computerskærm sidst jeg skulle lave forsikringer. På skærmen opdagede jeg to interessante felter: frekvens og forfaldsmåned. Mange virksomheder tilbyder faktisk at man i stedet for helårlig betaling, kan få udgifterne fordelt over flere betalinger. I løbet af 10 minutter var de 5 forsikringer ændret til halvårlig opkrævning, med forfald i 5 forskellige måneder. Det kostede godt nok et lille ekstragebyr at få forsikringerne delt i halvårlig fakturering. Men for os er det småpengene værd, da vores forsikringsomkostning nu er nogenlunde ligeligt fordelt ud over 10 måneder, i stedet for i 1-2 store klumper årligt. Tilsvarende er andre udgifter delt ud og delt op. Det betyder, at jeg ikke behøver styre en budgetkonto med jernhånd eller spare op til eller tage højde for ekstremt høje omkostninger enkelte måneder. Bemærk, der behøver ikke være et perfekt match måned for måned - det vigtigste er at alle fakturaer

Side 38

ikke rammer ind i samme måned. Jeg har været der, hvor man går ud af november med ro i maven økonomisk og efter en lidt for dyr december, bliver ramt af hammeren økonomisk i starten af januar. Been there, done that. I dag har jeg i stedet faste udgifter som er ret ligeligt fordelt. Bemærk at ovenstående er mest fornuftigt for personer med en fast og ensartet månedsløn. Er du derimod typen der tjener 50 % af din årsløn i en bestemt måned, bør du have så mange regninger som muligt til at forfalde måneden efter, hvor du har likviditet til at betale dem. Hvis du er benhård til at styre din økonomi, så behøver du formentlig ikke ovenstående råd. Men jeg er selv økonomiuddannet og ved hvor svært det er at styre privatøkonomien, oveni job, børn mv. Jo mindre varians du har i din økonomi, jo nemmere vil du have ved at styre tingene fra måned til måned, uden at skabe overforbrug i måneder hvor du tror det går godt og så blive overrasket af store regninger måneden efter. Det er ren Six Sigma at reducere variansen i økonomien.

Lav en eller flere automatiske opsparinger Spar op til de store udgifter, så de ikke smadrer din økonomi de måneder de kommer. Vi har oprettet en stribe ekstra bankkonti, hvor automatiske overførsler hver måned sikrer, at vi har ekstra omkostningerne dækket ind. Det drejer sig om følgende konti: - julegavekonto: vi har en automatisk overførsel hver måned fra vores budgetkonto til en speciel julegavekonto. Så når vi når til julemåneden, har vi dækket ind til de værste udgifter fra denne konto. - feriekonto: vi har ligeledes en automatisk overførsel hver måned, så der når vi når til sommer har sparet op til den ekstra omkostning som der altid er i sommerferien - konfirmationskonto: vi har en lille automatisk overførsel månedligt, så når vores børn når konfirmationsalderen, vil der stå 14-15.000 pr. Barn. Det virker underligt

Side 39

at spare op til noget der ligger så langt ude i fremtiden. På den anden side, så er det fuldt automatiseret, så vi skal ikke tænke på det og det lille beløb der overføres, mærker vi ikke i dagligdagen. Der kan spares op til mange forskellige ting. Udskiftning af bil, bryllup eller andre store udgifter som du ved du får i løbet af en årrække, bør du lave automatiserede opsparinger til. Det er igen Six Sigma at reducere variansen i sine udgifter, ved løbende at sætte penge af til større udgifter.

Automatiser betalinger - men check oversigterne Tilmeld så mange ting som muligt til BetalingsService eller lignende automatiserede løsninger. Så undgår du at skulle bruge din dyrebare fritid på at fedte med indtastning af betalingerne eller værre endnu få rykkere med dumme gebyrer, fordi du har misset en betaling. Jeg har endda hørt, at der stadig findes mennesker der stiller sig i kø og betaler deres regninger i bank eller på posthus. Ud over det koster tid, koster det også en masse dumme faktureringsgebyrer og gebyrer til banken/posthuset. Med de muligheder for nemmere og smartere betaling der findes i dag, er det simpelthen for dumt at bruge tid og penge på at betale tingene på posthuset. Men husk at gennemgå de månedlige betalingsoversigter. Der kan være sket fejl, så du skal have afvist en betaling. Der kan ligeledes være produkter, som du ikke længere anvender, som du skal have afmeldt.

Gennemgå de tilbagevendende betalinger Som en opfølgning på forrige afsnit, så sørg for at gennemgå dine betalinger ikke kun for om regningerne er rigtige, men i ligeså høj grad for om du seriøst har brug for det du betaler for og om du egentligt var bedre tjent uden det pågældende produkt eller et mindre produkt, evt. fra en alternativ udbyder. Ulempen ved at tilmelde sig de automatiserede betalinger, er nemlig at du bliver mindre kritisk. Tingene glider nemmere igennem, det kører jo bare. Tiden går og pludselig har du betalt til et motionscenter eller lignende helt automatisk hver måned, selv om du ikke har fået trænet der i mange måneder. Så vær kritisk, når oversigterne fra BetalingsService, Kreditkort-selskaber mv., dukker op pr. post eller i din E-boks. For mange mennesker, er der mange penge at spare ved at være kritisk og vurdere, om du virkelig har brug for det pågældende produkt.

Side 40

Nede i supermarkedet hopper de produkter du ikke har brug for, jo ikke automatisk ned i indkøbsvognen - det kræver at du selv foretager et aktivt valg. Men på BetalingsService og kreditkortet har tingene det med at fortsætte, indtil du selv siger stop.

Tænk alternativt Mange tror at faste udgifter er faste udgifter. Men du kan ofte gøres noget ved dem, hvis du undersøger det pågældende marked lidt og ofte er der gode penge at spare, ved at reducere eller fjerne faste udgifter. Et eksempel på det, er de kraftigt stigende energiafgifter. Kigger du efter, vil du finde et hav af alternative løsninger, med rigtigt korte tilbagebetalingstider: - vandsparefilter er nok en af de nemmeste. Du kan for 100-200 kr, spare tusindvis af liter vand og kroner hvert år, uden at gøre andet end at sætte en lille dum plasticdims i din vandhane. Investeringen er tjent hjem på få måneder og du skal ikke ændre adfærd i dagligdagen. Du vil måske opleve at vandet flyder knap så hurtigt fra bruseren, men efter 2-3 brusebade, har du vænnet dig til det, da det ikke generer. - Tør dit tøj udenfor når vejret er til det. Tørretumbleren er nem at bruge, men i sommerhalvåret kan der spares mange penge ved at tørre tøjet udendørs. Tørretumbleren er rigtigt dyr i drift og samtidig slider den meget på tøjet. - udskifte gamle halogen pærer til LED pærer. LED Pærerne er i indkøb meget dyrere end halogen. Hvilket afskrækker mange fra at smide dem ned i indkøbskurven. Men de forbruger meget mindre strøm og levetiden er ofte mindst 5 gange så lang. Så den større investering er ofte tjent hjem på under et år og med den længere levetid er LED pærer en fantastisk investering - digitale termostater der automatisk regulerer varmen, koster ikke ret meget længere. De sikrer at der ikke bruges for unødig varme, hvis temperaturerne pludselig stiger. Samtidig sikrer de at husets temperatur er konstant, hvilket er godt for husets vedligeholdelse. Målinger viser besparelser på op mod 30% i varmeforbrug, i forhold til manuel justering. Det allerbedste er, at du aldrig mere behøver rende og stille på termostaterne. Det kører bare, endda med automatisk nat- eller weekendsænkning, hvis det ønskes. En investering der igen typisk er tjent hjem på et års tid.

Side 41

- varmepumper er en lidt dyrere investering, men har du en af de dyrere opvarmningsformer, kan den være tilbagebetalt på 2-3 år. Det svarer til en investering med en rente på 33-50 %,vel at mærke skattefri forrentning, da du jo ikke skal betale skat af sparede omkostninger i privatforbruget. Bemærk, igen ingen ændringer i din adfærd. - solceller er en noget større investering og er med indgrebet i efteråret 2012 blevet mindre attraktiv. Men lur mig om ikke teknologien bliver så interessant igen prismæssigt indenfor en kort årrække, så det igen bliver en investering med en intern skattefri tocifret forrentning, som det er for dem der nåede at komme med. Når de fleste tænker på investeringer, tænker de på aktier og obligationer og hvordan man bedst får lidt ekstra rente ud af de penge man har stående i banken eller hvordan man minimerer de renter man betaler, ved at skifte bank eller omlægge lån. Ja, der er også penge at spare, ved at optimere dette, specielt hvis det er rigtigt store midler eller lån det handler om. Men ved at kigge på ens faste udgifter, specielt udgifter som el, vand og varme, kan der med få midler opnås pænt store besparelse og stadig uden at du behøver ændre adfærd eller følge med i aktiekurser og renteudvikling.

Opsummering Optimering af din økonomi handler i hovedtræk om at: - udjævne udgifterne så de passer til indtægterne - automatisere betalinger, så du ikke skal bruge tid på det - automatisere opsparing, så du ikke skal tænke på det - finde de investeringer som giver størst afkast, uden at du skal overvåge og ændre adfærd Som mennesker er vi dovent anlagt. Ovenstående kræver ikke ret meget tid at sætte op og har en stor effekt. Vigtigst af alt, er at der skal meget lidt til i dagligdagen, for at vedligeholde det som bliver sat op.

Side 42

Optimer dit helbred Som for alle andre ting i livet, gælder 80/20 reglen også i forhold til din krop. Det betyder, at du med relativt små ændringer til det gode eller det værre, kan skabe ret store positive eller negative forandringer. Hvis du er i tvivl om det sidste, så prøv at se filmen "Super Size Me", hvor en amerikaner vil prøve kun at spise McDonalds mad 30 dage i træk. Han når ikke igennem hele forsøget, før hans læge stopper ham. På det tidspunkt har han i løbet af under 30 dage gået fra at have en sund krop, til at være i risikozonen i forhold til diabetes, blodpropper mv., udelukkende ved at ændre sin kos fra normal mad til McDonalds. På samme vis kan du skabe positive resultater i forhold til din krop og sundhedstilstand, ved små ændringer i din egen ageren.

Kost det kommer nok ikke som den store overraskelse, at jeg vil fraråde overdreven indtagelse af fedt, slik, sukker, sovs og lignende, ligesom jeg fraråder andre sundhedsfarlige typer som rygning, narko, overdreven indtagelse af alkohol mv. Når det så er sagt, er jeg på ingen måde fanatisk. Jeg har selv en sød tand, jeg drikker meget gerne et godt glas vin og jeg elsker gourmet mad. Jeg er dog meget bevidst om de uvaner jeg har og hvilken påvirkning de kan have på min krop.

Vitaminer det er vigtigt at kroppen får den rigtige sammensætning af proteiner, kulhydrater, vitaminer og mineraler. Ellers kommer den i under- eller overskud på enkelte eller flere områder og kan ikke længere fungere optimalt. Hvis kroppen ikke fungerer optimalt, kan det få forskellige konsekvenser. fed mad kan give overvægt, diabetes og andre sygdomme.

Side 43

For lidt vitaminer kan give træthed og manglende energi. For lidt mineraler kan ligeledes påvirke din krop, så den ikke længere er i balance. Jamen, er det bare så ikke at spise en masse vitaminer og mineraler? Ja og nej. Ligesom for meget fedt er skidt for kroppen, er det også skidt at få for mange vitaminer og mineraler, da det kan påvirke negativt den anden vej. Det gælder derfor om at finde den optimale sammensætning. I efteråret 2011 var jeg i den situation, at jeg ofte blev ramt af træthed, som rigtigt mange andre med job og børn gør det. Problemet var sådan set bare, at jeg stod foran at blive far for anden gang i november og jeg vidste at det ville komme til at kræve meget energi med to små børn i huset. Jeg opsøgte derfor en speciallæge, som via en blodprøve analyserede min blodtype, samt vitamin- og mineral sammensætningen i min krop. Han fortalte mig, at min vitamin- og mineral sammensætning var fin, men at jeg med nogle små kostomlægninger, ville få meget mere energi, samt at jeg hvis dette ikke virkede, kunne prøve med tilskud fra nogle enkelte udvalgte vitaminer. Jeg fulgte lægens råd, som blandt andet har indebåret, at jeg har skåret kraftigt ned på mælk og kaffe, reduceret indtag af hvedemel og kartofler, øget mængden af grøntsager, samt i dag fast spiser fiskeolie. Jeg tror ikke at jeg på noget tidspunkt i mit arbejdsliv har været så frisk og klar, som jeg er det nu og reelt opnåede jeg størstedelen af effekten indenfor to uger efter ændringerne. Jeg kan også fortælle dig, at det ikke er noget problem at reducere kaffe indtaget. Jeg drikker måske 2-3 kopper kaffe om ugen og jeg går nu altid udenom den dårlige industrikaffe og holder mig til de gode kopper, som jeg så kan nyde. Rent energimæssigt blev det ikke noget problem at bliv far for anden gang. Jeg er selvfølgelig træt, når jeg uden varsel bliver vækket midt om natten af et af mine børn. Men overordnet set klarer jeg mig nu med mindre søvn, og er på trods af dette frisk og klar i hovedet gennem hele dagen. Også selv om jeg blev vækket kl. 4.30 og ikke fik sovet efterfølgende. Jeg kan stadig blive overmandet af et power nap i sofaen efter en lang dag, men det er max 5-15 minutter jeg er væk og jeg er meget hurtigt frisk igen, hurtigere end tidligere, hvor jeg ofte var groggy en halv time efterfølgende.

Side 44

Så ganske få kost omlægninger, har givet mig et stort energi boost. Det er 80/20 reglen der hjælper mig her. Herudover er det jo Lean at optimere mit fødevareindtag i forhold til hvad der får maskinen til at yde det optimale. Få tjekket dit helbred og målt dit vitamin- og mineral indhold. Selv fik jeg det gjort hos en privatlæge. Men spørg evt. din egen læge til råds.

Træk vejret gennem næsen Jeg er astmatiker og har været det siden jeg var barn. Jeg har altid rendt rundt med en astmamedicin i lommen og gennem mange år taget astmamedicin morgen og aften som forebyggende medicin. Jeg er i enkelte tilfælde, ofte midt om natten, røget afsted til vagtlægen med astmaanfald, hvor min normale anfalds medicin ikke længere virkede og der skulle stærkere midler til. Astma er en sygdom som rigtigt mange lever med, men som faktisk også slår ihjel under ekstreme betingelser. Jeg har gennem årene fået rigtigt mange gode råd om korrekt indtagelse af medicinen og nye medicin typer. Jeg har også fået at vide, at det er fornuftigt at dyrke motion. Men det er vist også stort set det jeg har fået af råd i forhold til at reducere symptomerne. Samtidig med at jeg havde været hos vitamin lægen, søgte jeg lidt rundt på nettet og faldt tilfældigt over en åndedrætsmetode der skulle kunne hjælpe astmatikere og andre med lungesygdomme. Jeg læste videre og krydscheckede med andre links og hjemmesider og fandt til min store forbløffelse ud af, at det bedste trick, som vil kunne hjælpe stort set alle mennesker, ligger lige for og endda er helt gratis: træk vejret gennem næsen, i stedet for igennem munden. Astmatikere har som mange fejlagtigt tror, ikke problemer med at få nok luft. De trækker faktisk for meget luft ned i lungerne. De hyperventilerer og åndedrætsbesværet opstår, når de ikke kan komme af med luften hurtigt nok igen. Ved i stedet at trække vejret gennem næsen, opnås en meget roligere vejrtrækning. Samtidig udsættes lungerne ikke for så meget kold og forurenet luft, da næsen fungerer som filter for lungerne. Det giver mindre forkølelse og sygdom, samt en roligere vejrtrækning. Efter at have fokuseret på vejrtrækning gennem næsen i nu et halvt år, kan jeg sige, at min astma ikke har været under bedre kontrol gennem en hel vinter end den har i år. Jeg har tidligere døjet med mindre anfald, samt er blevet

Side 45

hårdt ramt med langvarige forkølelser og andre sygdomsforløb. Nu bliver jeg sjældnere ramt af sygdomsforløb og hvis jeg bliver ramt, er jeg meget hurtigere frisk igen. Jeg har også reduceret indtaget af den forebyggende medicin til det halve helt uden problemer. Jeg har ikke fået løst problemet med at jeg fortsat trækker vejret gennem munden, når jeg sover. Men jeg tester forskellige løsninger og håber at finde den rigtige. Så igen har en ganske minimal optimering haft en stor positiv effekt på min krop. Går du rundt med lignende sygdomme, så følg med i tidsskrifter, internet forums osv. Måske er løsningen for dig tættere på end du egentligt går og tror.

Motion 80/20 reglen gælder i særdeleshed i forhold til motion. Der kræves faktisk ikke ret meget motion i dagligdagen, for at opnå et markant bedre helbred, i forhold til folk der aldrig motionerer. Men har du ambitioner om at nå fra et markant bedre helbred og til verdensklasse atlet, skal der bruges ekstremt mange ressourcer. For de fleste, vil et par timers motion ugentligt, spredt ud over 2-3 dage, være rigeligt til at opnå et markant bedre velbefindende eller begyndelsen på et vægttab. I forhold til at få iværksat en effektiv rutine, som sikrer at du får motioneret det du ønsker, er der et par ting du kan gøre: 1) Lav nogle faste tidspunkter hvor du motionerer Ved at planlægge aktiviteter på faste tidspunkter, i stedet for bare "når jeg lige har tid", stiger sandsynligheden for at du faktisk får motioneret til mindst det dobbelte 2) find en fast træningspartner ved at træne med andre, får du sværere ved at melde fra, i forhold til hvis du laver aktiviteter alene 3) vælg en aktivitet som ikke er besværligt at komme i gang med.

Side 46

Hvis du først skal transportere dig selv til motionsstedet, for derefter at komme i gang med aktiviteten, reduceres sandsynligheden for at komme i gang ganske betragteligt. Jeg har selv et godt eksempel på det at tingene bliver for besværlige. Da jeg boede i København, var jeg en enkelt sæson medlem af Midtsjællands golfklub ved Holbæk, fordi det på det tidspunkt var svært at blive medlem af golfklubberne tæt på København. Jeg nåede faktisk ikke at hente mit medlemskort, før sæsonen var forbi. Det var ganske enkelt alt for besværligt at køre fra København til Holbæk, for at spille golf. Af aktiviteter der kan foretages omkring hjemmet er fx løb, cykling, rulleskøjter, skateboard. Herudover også aktiviteter der kan foretages på idrætsanlæg i nærområdet. Jeg har fx en golfbane, en havn og idrætshal indenfor få kilometer. Et motionscenter på jobbet er også i denne kategori, hvis du kan få det planlagt ind før eller efter arbejde - måske endda midt i arbejdstiden som en planlagt pause i denne. 4) sæt dig nogle mål, som kræver at du får trænet Det kan være, at du tilmelder dig bestemte events, som kræver at du får trænet. Det er en af de ting jeg selv bruger. Ved at tilmelde mig nogle motionsløb, tvinger det mig til at træne, da jeg ellers ved at jeg får ekstremt svært ved at gennemføre den ting jeg har tilmeldt mig. 5) Start i det små. Mange sætter sig for store mål, når de skal i gang med motion. Det betyder, at de for hurtigt løber ind i modgang, når det bliver besværligt og stopper helt. Men det er altså meget bedre at løbe en dag om ugen, end at ligge hjemme på sofaen og drømme om at komme i gang med at løbe tre gange om ugen.

Opsummering Der findes masser af små ”body hacks”, der med en meget begrænset effekt, kan give dig et bedre velbefindende, hvad enten det er mere energi, et bedre velbefindende, vægttab eller hvad det nu måtte være som du ønsker. De fleste forsøger at foretage en helt masse og ret store ændringer, på meget kort tid i håb om en hurtig mirakelkur, der kan give baller af stål eller et stort vægttab på 14 dage.

Side 47

Den slags tror jeg ikke ret meget på. Hvis du skal forsøger at lave alt for mange ændringer alt for hurtigt, går det meget hurtigt galt og så er det nemt at opgive og falde tilbage i gamle vaner. Det er også grunden til at mange nytårsforsætter går i vasken. Det er ganske enkelt for store ændringer, som folk tror de kan overskue. Forsøg i stedet med små ændringer og helst én af gangen. Det er vigtigere at komme i gang og holde fast, end at gå amok og opgive efter 14 dage.

Side 48

Optimer dine hobbyer Sørg for at dine hobbyer passer ind i din hverdag Jeg spillede golf igennem en årrække og følger stadig med i sporten, da jeg synes det er en rigtig fed og udfordrende sport. Jeg blev dog aldrig specielt god til golf og jeg er heller ikke aktiv mere. De to ting hænger dog ikke sammen. At jeg ikke blev specielt god til golf, skyldes flere ting. For det første er jeg bare ikke finmotorisk begavet. For det andet havde jeg aldrig tiden til det. For det tredje indså jeg efter for mange år at jeg skulle have brugt mere tid sammen med de dygtige instruktører, frem for at forsøge at rette alle fejlene selv, hvilken man som totalt amatør sjældent kommer godt fra. Men på trods af meget svingende spil, hyggede jeg mig stadig med golf, når jeg havde fundet tid til det. Den primære grund til jeg valgte at stoppe - midlertidigt skal det siges - var en kommende familieforøgelse. På det tidspunkt havde vi allerede et barn på 4 år og jeg indså at jeg med to små børn i huset og et fuldtidsjob ville få endnu mindre tid til golf, selv om jeg bor meget tæt på banen. Med mindre tid til golf, ville spillet blive mere svingende, når jeg først kom af sted og jeg ville bare nyde spillet mindre. Samtidig er golf et spil der tager mange timer. Så jeg ville bare rende rundt på golfbanen og have dårlig samvittighed af at være væk fra familien, mens børnene er helt små og der er allerflest opgaver. Endelig sagde min logiske sans mig, at det var dumt at bruge 6.000 kr. årligt, på 2-3 runder golf. Jeg ville med andre ord, være et af de absolut bedste medlemmer – en af dem der betaler fuldt medlemskab, uden at anvende faciliteterne. Så jeg sagde mit medlemskab op, solgte min golfaktie, satte golfsættet på loftet og købte et par løbesko i stedet. Det er væsentligt nemmere at finde tid til en hurtig løbetur på 20-30 minutter, end 18 huller på golfbanen. Hele humlen i ovenstående er, at jeg anbefaler at du finder nogle hobbys der passer ind i hverdagen. Har du store eller voksne børn og masser af tid, så fordyb dig endelig i nogle meget tidskrævende hobbys.

Side 49

Men har du fuldtidsjob og små børn, så tilpas dine hobbys efter at få det hele til at fungere. Der skal nemlig være plads til alle elementerne - job, familie, hobby.

Optimer dine hobbyer Når du har fået dine hobbyer til at passe ind i din dagligdag, har du det sikkert ligesom jeg, at du gerne vil blive bedre til det og det skal helst ikke gå for lang tid, før resultaterne kan ses. Her kan de forskellige processer og metoder igen bruges, til at blive bedre, hurtigere, nemmere. Hvad enten det er at løbe en maraton, spille golf, lære at spille guitar, blive dygtig til bridge eller hvad din hobby nu måtte være. Det første råd jeg vil komme med i den forbindelse, er at finde en dygtig læremester/mentor, skabe kontakt og på en eller anden måde få en aftale om undervisning eller sparing op at stå. Det er muligt at det koster penge indenfor nogle hobbyer, mens der findes masser af mennesker derude, som brænder så meget for deres hobbyer og det at få andre i gang, at de glædeligt vil lære fra sig gratis. Det er bare at tage kontakt til dem og spørge om hjælp. En dygtig underviser/mentor kan spare dig for tonsvis af spildte timer. De kan lynhurtigt spotte de fejl du måtte lave og rette op på disse. Det er min egen erfaring fra hobbyer som golf og poker, at de rigtigt dygtige forholdsvis nemt kan luge ud i dine fejl og få dig skubbet i den rigtige retning. Et andet sted der kan optimeres er på udstyr, hvis din hobby kræver udstyr. Her er det selvfølgelig altid en fare, at gå ud og købe sig fattig. Find evt. en uvildig person indenfor hobbyen, som er dygtig, men som ikke er i lommen på udstyrsfabrikanterne. Læs tests på nettet. Uanset hvad du leder efter, kommer der næsten altid nogle interessante resultater op, hvis du på Google skriver ”reviews” eller ”best of 2012” efter det produkt du vil vide mere om.

Side 50

Med det helt rigtige udstyr til lige nøjagtigt dig - som langtfra behøver være det dyreste udstyr - øges dine muligheder for at du bliver bedre til din hobby ganske betragteligt. Læs – se – analyser! Uanset hvad din hobby er, findes der med garanti et forum på nettet indenfor det, hvor du kan læse om, finde tips og spørge til råds om din hobby. Prøv at gøre det modsatte af, hvad der normalt betragtes som den rigtige vej til at blive bedre. Den normale vej er ofte den tunge lange vej. Der kan sagtens være andre måder at gøre tingene på, som er mere effektive. Eksperimenter. Led efter hullerne i osten. Det er ofte denne måde der sker gennembrud indenfor et område på, når nogen går deres egne veje. Fokuser på at eliminere fejlene. Det er faktisk Six Sigma, at reducere fejlene/variansen i dit spil. Uanset om du spiller golf, poker, tennis, skak eller guitar, vil du som nybegynder lave mange fejl og det er dem som giver ekstremt svingende resultater i starten. Det er muligt at du af og til kan hive et spektakulært baghåndsslag frem i tennis i en presset situation, som ellers normalt kun ses af Federer i Wimbledon finalen. Men det ene spektakulære slag, reder altså ikke, hvis du 75 ud af 100 gange server i nettet. Det samme med fodbold. Det er ligegyldigt om du scorer det vildeste mål, hvis holdet taber 5-1. Som nybegynder kan det ofte bedre betale sig, at spille italiensk og fokusere på ikke at lukke mål ind, frem for at spille brasiliansk sambafodbold, hvis ikke evnerne er til det. Ved at fokusere på at fjerne de fejl du måtte lave, vil du hurtigere opnå et acceptabelt grundniveau, næsten uanset hvad din hobby måtte være.

Side 51

Der er masser af muligheder for at optimere, når situationen bliver analyseret til bunds. En af mine bekendte, som ofte roder sig ud i de mystiske væddemål, fik på et tidspunkt rodet sig ud i et væddemål, hvor han skulle løbe en kilometer i Marathon verdensrekord tempo på et løbebånd. Det er altså ca. 20 km i timen, eller tre minutter om en kilometer. Det er rigtigt hurtigt og med den hastighed vil en kilometer føles som rigtigt langt. Han var i god form, men blev selv i tvivl om projektet, da han prøvede at køre et løbebånd op på den hastighed. Han havde heller ikke ret lang tid til projektet. Han lagde historien ud på Facebook og fik ret hurtigt en del kommentarer om, hvor meget han havde dummet sig og andre meget lidt motiverende opmuntrende kommentarer. På det tidspunkt havde jeg lige læst Timothy Ferriss bog "4 Hour Body". Jeg kom derfor (uden at have ret meget forstand på løb) ret hurtigt frem med følgende forslag til, hvordan han kunne forbedre sine chancer for at klare væddemålet: 1) find en rigtig dygtig løbecoach, med speciale indenfor de korte distancer. Få testet om du løber korrekt/optimalt. Få coachen til at lægge et program specifikt i forhold opgaven, bl.a. i forhold til ændret løbestil, styrketræning, vægttab o. lign., som kan gøre det nemmere at holde en høj topfart 2) få testet om du har de rigtige løbesko. De helt rigtige sko til formålet, vil kunne gøre opgaven nemmere 3) træn nogle ekstremt korte intervalløb - 50 og 100 meter løb for fuld speed, kort pause og så gentag, gentag, gentag til du kaster op. Interval træning over korte distancer, har nemlig vist sig effektivt til at forbedre overordnet topfart over længere distancer. Kroppen vænner sig til den højere fart over korte distancer, som gør at du med nok gentagelser, kan fastholde en højere fart over en længere distance. Der var i hvert fald mindst en håndfuld ting der kunne gøres, for at øge mulighederne for at nå målet, hvis han virkelig ville give det en chance. Min bekendte blev desværre skadet kort efter væddemålet blev indgået og fik derfor ikke gennemført det, hvilket var møgærgerligt. Men han troede selv på at han uden skaden og med nogle få optimeringer, ville have haft en reel chance for at gennemføre det.

Side 52

Hvis du har en hobby, som du gerne vil tage til det næste niveau, så sæt dig ned og analyser, evt. sammen med en rigtig dygtig person indenfor hobbyen, hvad der skal til, for at nå skridtet videre.

Side 53

Summering Test hvad der virker for dig Jeg har brugt år på at finde ud af, hvad der virker for mig. Det er ikke sikkert at ovenstående tips virker for dig, men hvis ikke du eksperimenterer og prøver noget forskelligt, finder du ikke de små optimeringer, som kan skabe store resultater for netop dig.

Vær ærlig Start med små forandringer. De færreste kan lave alt om fra dag et, uden at køre sur i det. Lav små forandringer, en af gangen, så du har det godt med det undervejs. Vær ærlig overfor dig selv i processen. Går det for stærkt, så sæt tempoet ned i en periode. Det gør jeg selv - jeg har perioder hvor jeg bare flyder med og konsoliderer de ting jeg har ændret. På andre tidspunkter har jeg overskudskapacitet og kan optimere flere ting samtidigt. Jeg anbefaler dog, at du som urutineret, kun optimerer en, max to ting af gangen.

Fokuser på det som betyder noget Tænk grundigt over, hvad du virkeligt gerne vil opnå og fokuser så på at få lavet de nødvendige optimeringer, der bringer dig i den rigtige retning, hvad enten dette er flere timer med familien, mindre rod i hjemmet, en mere stabil økonomi, vægttab, mere energi eller noget helt andet. Der er masser af ting der kan optimeres på - det er bare med at komme i gang.

Side 54

Afslutning Tilbage er kun at sige, tusind tak fordi du har læst bogen til ende. Hvis du synes om bogen, vil det glæde mig meget, hvis du deler den med venner og bekendte, ligesom du meget gerne må linke til bogen på Facebook og Twitter. Du er også mere end velkommen til at sende mig en mail. Herudover vil jeg endnu engang minde om at støtte op om de to organisationer www.boernsulter.dk og www.boern-i-cambodja.dk. Hvis du ønsker at få flere tips om optimering af din hverdag, kan du følge med på følgende steder: www.optimalhverdag.dk - min blog, som også er denne bogs hjemsted. Hvis du ikke allerede er tilmeldt mit nyhedsbrev, vil jeg anbefale dig at få det gjort - så vil du helt automatisk få tilsendt de vigtigste opdateringer direkte til din mailboks. Bare rolig, mængden af mails vil være meget begrænset. www.facebook.com/optimaldk - min Facebook side, som vil indeholde diskussion af de vigtigste opdateringer og links til andre nyheder om optimering www.twitter.com/optimaldk - min Twitter profil, som linker til alle de små opdateringer af bloggen, samt en lind strøm af interessante tweets og retweets om forskellige former for optimering Hvis du har spørgsmål til bogen eller har du på anden vis brug for at komme i kontakt med mig, kan du sende mig en mail på info@optimalhverdag.dk.

Side 55

Appendix 1 - yderligere læsestof Vil du læse mere om optimering, kan jeg anbefale en lang stribe af bøger, som jeg selv har tygget mig igennem – flere af dem endda mere end én gang. Typisk er det sådan, at ændrer jeg en vane, så går det godt i starten, men med tiden sniger der sig nogle gange små uhensigtsmæssigheder ind i min hverdag. Når jeg så genlæser bogen, fanger jeg de ting som er gledet tilbage og får ret hurtigt rettet op. Det bedste er selvfølgelig, at man får indarbejdet helt faste vaner, som ikke glider tilbage, men så nemt er det ikke altid – i hvert fald ikke for mig. 4 Hour Workweek – Timothy Ferriss En af de bøger der for alvor satte mig i gang med personlig optimering. Timothy Ferriss har også skrevet bøgerne ”4 hour body” om hvordan man optimerer sin krop og ”4 hour chef” om hvordan man meget hurtigt bliver meget dygtig til en hobby, ved at gå systematisk frem. ”4 Hour Workweek” er også udkommet på dansk med titlen ”4-timers arbejdsuge”. Timothy Ferriss er en meget inspirerende personlighed for mig. Han har også en interessant blog. Rework – Jason Fried, David Heinemeier Hansson Rework er skrevet af de to grundlæggere af softwarehuset 37designs. I bogen forklarer de, hvordan man bl.a. ved at gøre tingene simple, skære fra og sige nej, kan skabe fantastisk gode og simple produkter meget hurtigt. Deres bog er et eksempel på 80/20 tænkning indenfor entrepreneurship. En sjov anekdote er, at forfatterne faktisk reducerede bogens størrelse til under det halve meget sent i skriveprocessen, ved at skære alt det overflødige fra. Getting things done - David Allen Getting Things Done er en helt metode i time management, bl.a. fokuseret på at få tingene skrevet ned, få de små opgaer ud af verden, få de store opgaver splittet op i mindre enheder og prioriteret din tid. The 7 habits of Highly Effective People En af de mest sælgende business bøger nogensinde. Bogen fokuserer på, hvordan man prioriterer hvad man vil både indenfor arbejdslivet, men i ligeså høj grad indenfor privatsfæren. Bogen er også udkommet på dansk med titlen “De 7 gode vaner”. © 2013 www.optimalhverdag.dk

Side 56

Mindless eating – Brian Wansink En metodisk gennemgang af, hvad der påvirker hvordan vi spiser, samt en stribe eksempler på, hvordan man med små justeringer i hverdagen kan reducere indtaget af mad og dermed tabe sig på sigt. Det er ikke en tju-bang slankekur der giver dig et stort vægttab på 14 dage – men får du implementeret nogle af de små ændringer i dagligdagen, vil du helt sikkert reducere kalorieindtaget uden at mærke sult. Drop dead healthy – A. J. Jacobs En fantastisk underholdende bog, hvor forfatteren beslutter sig for over mere end et år, at få den sundeste krop på jorden. Han optimerer kropsdel for kropsdel og organ for organ, hvor han tester de mest vanvittige ting af. Det er på samme tid meget underholdende, men også meget lærerigt og ender ud i en stribe gode tips til, hvordan man med små ændringer, kan skabe god effekt i sit helbred. The power of full engagement – James Loehr, Tony Schwartz En rigtig god bog, der blander arbejdsliv, privatliv, fysisk og psykisk helbred til en stor masse. Forfatterne beskriver bl.a. at hvis man ikke får en tilpas kombination af de fire enheder, vil det påvirke negativt på det samlede resultat. Arbejder du fx for meget, skader det faktisk dit arbejde, men også de 3 andre enheder. Der er masser af tips til, hvordan man får rettet op på en forkert kombination. I Will teach You to be Rich – Ramit Sethi I bogen, som er meget rettet mod det amerikanske marked, er der masser af tips til, hvordan man automatiserer sin økonomi. Der fokuseres ikke på at spare 3-4 kr. på en kop kaffe, men mere hvordan du overhovedet kommer i gang og hvor du skal fokusere, hvis økonomi overhovedet ikke interesserer dig. No B.S. Time management for entrepeneurs – Dan Kennedy En meget underholdende bog om, hvordan man skærer fra og siger nej, for at få tid til at lave noget konstruktivt arbejde. Forfatteren er meget fokuseret på at omregne alt tid han anvender til penge, for derigennem at konstatere om det han bruger sin tid på, er værd at fortsætte med eller ej. Der er mange gode konkrete eksempler i bogen.

Side 57

The joy of less - a minimalist living guide – Francine Jay En guide til, hvordan man får rydtet op i sit hus og sit liv, rum for rum, for at skabe plads og tid. The 100 thing Challenge – Dave Bruno En underholdende bog, hvor forfatteren beslutter sig for at reducere antallet af personlige ejendele til 100 eller færre, i løbet af et år. Det kommer der mange sjove historier ud af, fx hvordan man håndterer fødselsdagsgaver. Your brain at work – David Rock En systematisk gennemgang af, hvordan vores hjerne arbejder og kan modarbejde os i pressede situationer, men også kan hjælpe os på rette vej mod mere ro og bedre effektivitet, hvis vi gør tingene lidt anderledes.

Side 58

Appendix 2 - gadgets og apps Størstedelen af min bog handler om systemer og processer og knap så meget om værktøjer. Det er med vilje. Det er forståelsen for, hvordan du optimerer, som er det vigtige i denne bog. Det er forhåbentligt ikke alt jeg har skrevet tidligere i bogen, som du kan bruge. Noget er ikke relevant for dig, andre ting passer ikke ind i din hverdag osv. Men tankegangen er forhåbentlig interessant for dig. Ud over systemer og processer, findes der selvfølgelig tonsvis af værktøjer i form af gadgets, apps og programmer, der kan gøre din hverdag lidt nemmere eller hjælpe dig til at få en mere optimal hverdag. Jeg vil beskrive hvad jeg selv bruger i øjeblikket. Når jeg skriver i øjeblikket, er det ikke fordi tingene ændrer sig så voldsomt. Jeg er ikke typen der skifter alt ud, fordi der kommer en ny udgave af en eller anden Smartphone tværtimod. Jeg har været med på gadget ræset. Jeg er ikke stået af, men nok nærmere sat tempoet voldsomt ned. Jeg er vel det der i fagsproget kaldes en "early adopter". Jeg følger med, vurderer på baggrund af de rigtigt nysgerriges erfaringer og kaster mig så ud i en test, når jeg kan konstatere at noget ser interessant ud for mig. Jeg er også hurtig til at stoppe med noget igen, så snart jeg kan se, at det bliver for besværligt i længden, eller ikke lige er mig. Så er det ret hurtigt videre, for ikke at spilde min dyrebare tid, på ting der fra start ser håbløse ud. I min dagligdag, bruger jeg først og fremmest min Iphone. Jeg har også prøvet Android, men vendte efter et års tid tilbage til Iphone. Mulighederne er utvivlsomt bredere med Android pga. den åbne platform. Men Iphone er bare så simpel og tingene fungerer, så det er der jeg er lige pt. Med min Iphone kan jeg efterhånden foretage mig alt det grundlæggende: checke og svare på mails, gå på nettet, checke bank, hente og høre musik, se tv, se film osv. Jeg har også en Ipad, som jeg bruger en del om aftenen. Igen til de grundlæggende ting men rigtigt meget som en ekstra Tv-skærm. En stor del af denne bog er faktisk skrevet på Ipad'en. Før jeg fik Ipad'en var jeg ikke helt klar over, hvad den skulle bruges til. Men efter jeg fik den, er det ret begrænset hvor meget jeg bruger min pc.

Side 59

Jeg har også en pc - en forholdsvis standard bærbar Windows pc. Jeg kunne have fået en monster fed MacBook eller en voldsomt oversej PC sidst vi skulle vælge udstyr via den firma pc ordning jeg er tilknyttet. Men efter at have flyttet størstedelen af mit private pc forbrug til Ipad, valgte jeg at tage næstmindste PC, af den simple grund at det var rigeligt til de behov jeg har i dagligdagen.

I min hverdag, bruger jeg følgende programmer/apps/værktøjer Gmail - mit foretrukne mail-værktøj gennem efterhånden 4-5 år. Det er meget simpelt at anvende. Mit Outlook mail system ovenfor, minder uhyre meget om Gmail, med mails organiseret i samtaler og et stort søgbart arkiv i stedet for en masse manuelle mapper at holde styr på. Det er meget sjældent, at jeg ikke kan finde det jeg leder efter, indenfor et par minutter. Nykredits mobil/Webbank - det er lidt tilfældigt at jeg er endt i Nykredit, men de har kastet mange ressourcer i udviklingen af deres mobil og Web banker. Det giver det hurtige overblik i dagligdagen, helt uden brug af NemID. Der er sikkert andre bedre banker derude, men Nykredit fungerer for mig Evernote - dokumentarkiv, som E-boks burde være det. Et fantastisk elektronisk dokumentarkiv, som fungerer både som pc program, Web-version, Ipad og Iphone versioner. Du får adgang til dine dokumenter på tværs af alle enheder, uden besværligt NemID login. Du kan sende dokumenter til arkivet via mail. Der kan laves tekstsøgninger i alle dokumenter, Pdf’er, billeder mv. Tættere på en papirløs hverdag kommer du nok ikke. Jeg har brugt Evernote i forbindelse med denne bog, ved at sende links, dokumenter mv. til en mappe i Evernote, specielt oprettet i forbindelse med denne bog. Et virkeligt stærkt værktøj, hvor mulighederne er uanede. Kindle til Ipad/Iphone - alle de bøger du gider læse, nær du har tid. Det er som at slæbe rundt på et bibliotek, bortset fra at bøgerne ikke vejer eller fylde noget, men ligger digitalt på dine gadgets. Jeg er som det kan ses i litteratur listen en kæmpe sucker for engelsksprogede lærebøger om optimering i alle afskygninger og Amazons Kindle butik indeholder mere end 1 mio. bøger. Der kan læses previews inden der købes, priserne er meget lave (typisk 80-100 kr. for en bog) og leverancen foregår med det samme. Jeg er nok det tætteste man kommer til en Kindleholiker - hvis ikke jeg begrænser mig selv, fylder jeg hurtigt min telefon og Ipad op med bøger, som jeg aldrig når at få læst.

Side 60

Audible - fordi lydbøger er det nye sort! Audible leverer faktisk lydbøger til Itunes, så det er ikke et vilkårligt produkt. Audible er lydbøgernes Kindle. Jeg har indset at jeg på trods af min optimerer hverdag, har svært ved at nå at læse alle de bøger jeg gerne vil. Her er lydbøger det perfekte alternativ. I stedet for at høre vilkårlig dårlig dansk radio når du kører bil, så smæk en lydbog på. Eller til togturen, gåturen med barnevognen mv. Det er optimering af ens transporttid, at du flytter dig både fysisk og mentalt. For mange der ikke gider læse bøger, er lydbøger et godt alternativ. Nogle mennesker skal helst selv læse tingene, mens andre skal have det fortalt. Spotify - al den musik du har brug for. Som jeg skrev længere oppe, er størstedelen af mine Cd’er solgt og resten står på loftet. Jeg bruger Spotify i stedet. Det giver mig adgang til al den musik jeg ønsker. Der kan laves playlister, der kan høres radio som løbende bliver klogere alt efter hvad du kan lide og jeg kan endda tage musikken med mig offline, hvid jeg tegner et abonnement (som jeg har), så jeg kan høre den samme musik på min iphone fx på en løbetur. For mig er det ligegyldigt at eje det enkelte nummer eller den enkelte CD. Bare jeg har afgang til det jeg gerne vil høre, når jeg gerne vil høre det. Endomondo - optimer din motion. Endomondo er et online fællesskab, med tilhørende Iphone/Android apps, så du kan måle og lagre dine motionssessions. Jeg bruger det til løb. Ud over at fortælle hvor hurtigt og hvor langt du har løbet, kan det bruges til interval træning, sætte træningsmål, slå rekorder, se dine venners træning og meget mere. Der kan endda tilkobles pulsmåler. Det er ikke et værktøj for elite atleter - dertil er det for simpelt. Men for de fleste motionisten dækker det så rigeligt. Fantastisk program med mange brugere. Paperless - din digitale huskeseddel. En lille smart app, til at notere de små ting de skal huske på. Dagens opgaver, små projekter, ønskesedler, indkøbslister o.lign. Jeg har fx selv brugt det til små projekter i huset, julegaveliste o. lign. Et fint lille værktøj til at hjælpe dig til at få skrevet tingene ned, så du får dem ud af hovedet igen, uden at glemme dem. Summary.com - korte referater af hundredevis af management bøger. Læsning af bøger udsat for 80/20 princippet. I stedet for at læse en bog på 2400 sider, får du her serveret et 8 siders referat af bogen. Lift - Iphone App til at ændre adfærd. Det siges, at det tager 21 dage at ændre en adfærd, fx at bruge tandtråd. Lift kan bruges til at ændre adfærd,

Side 61

ved bl.a. at sende dig reminders om at huske på det du gerne vil ændre, fx at løbe en tur eller drikke mere vand. Fitbit - du får hvad du måler. Fitbit er en lille intelligent skridttæller, som registrerer dit daglige antal skridt, kilometer gået, trapper besteget og kan faktisk også registrere din søvn inkl. hvor ofte du vågner om natten. Den synkroniserer til din PC hvor der kan ses en masse statistik. Alene det at du måler noget, gør at fokus på dette stiger. Ved at måle hvor langt du går dagligt, vil du ændre adfærd og gå lidt mere hver dag. Twitter - det sociale netværk til dine interesser. Jeg holder mig meget opdateret på de personer og de interesser jeg har via Twitter. Dels er det lynhurtigt med nyheder, men jeg undgår samtidig at blive udsat for alle de nyheder som ikke interesserer mig, som jeg ellers ville blive det fx i aviserne eller i TV Nyhederne. Min egen Twitter profil kan findes på www.twitter.com/optimaldk. Ia Writer - uhyre simpelt tekstbehandling til Ipad. Ia Writer er et virkeligt simpelt tekstbehandlingsprogram, som jeg bruger til at få skrevet det grundlæggende, uden forstyrrende elementer som layout og formatering. Finpudsningen af teksten med opsætning, layout mv., foretages i Word. Ia Writer bruges til de fokuserede skriverisessions, hvor jeg skal have fuldt fokus på at få skrevet en masse. Det er de programmer/apps/værktøjer jeg bruger mest lige nu. Der sker selvfølgelig en løbende udskiftning, men de flere af værktøjerne har jeg brugt gennem flere år og jeg forventer ikke at listen ændrer sig markant de næste par år. Det er virkelig gode gennemtestede værktøjer og ikke bare lige dagens nye app.

Side 62