GUIA DO
Lﾃ好ER
Guia do Líder Complexo Baía Sul 2015
SEJAM BEM-VINDOS! Caro líder, esse guia tem como objetivo ser um dos muitos passos necessários na longa jornada de liderança em nossa empresa. Desejamos auxiliá-lo nessa jornada compartilhando a nossa filosofia, missão, visão e valores. Muito mais do que receber essas informações na integração, na descrição de cargos, no PDL, no Bê-á-bá do RH e em muitas reuniões de planejamento, que realmente você possa vivenciá-la no seu dia-a-dia, em cada tomada de decisão e em especial na gestão das pessoas. Aqui você encontrará a essência da liderança através dos depoimentos dos nossos principais mentores, leituras que retratam nossos pensamentos e orientações sobre o nosso modelo de gestão. Por contar com muitas informações dinâmicas, que devem ser revisadas sempre que necessário para estarem atualizadas com a nossa realidade, esse guia estará em permanente construção, ajustando-se as nossas mudanças.
CARTA DR. IRINEU
Mas antes vamos conhecer os nossos 05da Princípios da do 05 Princípios Liderança Liderança do Complexo Complexo Baía Sul: Baía Sul
1 Acredite em nosso SONHO: Nossas empresas Clínica Imagem,
Imagem Mulher, Baía Sul Hospital Dia e Hospital Baía Sul têm um sonho: “Oferecer a melhor experiência de exame de diagnóstico por Imagem e a melhor experiência hospitalar aos nossos clientes e seus familiares”. E é por isso, que oferecemos em um único lugar os serviços médicos hospitalares de baixa, média e alta complexidade.
2Nossa filosofia é o ACOLHIMENTO: Todos os nossos conhecimentos,
experiências que geram os processos, POPs e projetos só serão relevantes e válidos se tiverem o propósito de Acolher o nosso cliente. Como somos líderes e não trabalhamos sozinhos é fundamental acolher as suas equipes, pois são elas que farão esse acolhimento. Aqui vale essa máxima: Só dou o que recebo.
3 Nossa ferramenta de trabalho é o SORRISO: O padrão de sucesso é com
certeza o grau de alegria que uma pessoa sente. O sorriso é a
manifestação desse sucesso seja ele profissional ou pessoal que reflete o sentimento de bem-estar e de saúde tão necessário para a realização do nosso sonho. Você líder é o espelho da sua equipe. Sorria.
4Lidere uma equipe de RESULTADOS: O líder é o único responsável
pelos resultados da sua equipe, sejam eles positivos ou negativos. Utilize todo o seu potencial e os recursos disponíveis na empresa para cumprir as nossas metas.
5DESENVOLVA pessoas: Desejamos que todas as pessoas que aqui
trabalham conosco voltem para suas casas melhor do que quando aqui
chegaram para trabalhar. E isso só é possível se vivenciarem experiência de aprendizagem e autorreflexão. Cabe ao líder treinar e desenvolver cada membro da sua equipe de maneira a promover o crescimento e identificar seus possíveis sucessores.
A Relação Líder e Equipe deve estar pautada nesses 03 pilares
Para começar, em relação ao nosso modelo de gestão, seguirão abaixo orientações sobre os 04 maiores processos:
ADMISSÃO, DESENVOLVIMENTO, RECONHECIMENTO E RECISÃO.
Modelo de Gestão:
Admissão Esse processo é o mais estratégico de toda a gestão de uma equipe. É o começo! É o primeiro passo para formar o seu time. Aqui está toda a sua chance de começar certo. E vamos ajudá-lo a aumentar essa chance com as orientações abaixo que devem ser seguidas passo-a-passo:
1Headcount: Verifique qual é o dimensiona mento da sua equipe e qual é o seu custo de folha;
2Defina os resultados da contratação: Defina de forma tangível e intangível
os resultados que essa contratação deve dar e certifique que elas estão atreladas às metas estratégicas do seu setor. Essas informações serão fundamentais para avaliação de desempenho do novo profissional;
3Reengenharia do setor: Avalie se internamente essa função não pode ser
redistribuída entre os membros da sua equipe trazendo mais desafios ao setor. Caso negativo, verifique se alguém da sua equipe não pode ser promovido para assumir essa demanda;
4 Avalie o cargo: Busque junto à área de Recursos Humanos qual o melhor
cargo para atingir os resultados esperados pela contratação e seu respectivo salário. Fique atento à descrição de cargos, pois ele será uma das bases de avaliação do novo colaborador; gum recurso de infraestrutura para o novo colaborador como por exemplo cadeira, computador, celular, etc.
5Defina carga horária e escala: Avalie qual é o melhor horário para atender
a demanda desse novo profissional. Lembrando que os custos são diferentes entre as escalas diurnas e noturnas. Outro ponto importante é a carga horária para que não exista ociosidade;
6Preencha o formulário de requisição de vagas: Preencha todos os campos
do formulário e valide com a sua gerência e com o setor financeiro antes de entregar ao RH. O formulário está disponível no Tasy;
7Defina a estratégia de seleção: Essa etapa é realizada junto com a área
de RH que o apoiará na melhor estratégia de seleção. Juntos verificaremos se haverá processo interno, provas técnicas, dinâmicas, testes psicológicos, tipos de entrevistas, etc.;
8Estime o tempo da contratação: Etapa fundamental para avaliar o tempo
de entrada do novo colaborador e seus possíveis impactos dentro da equipe, como por exemplo, se haverá necessidade de horas extras. A área de RH tem uma meta de tempo de 30 dias para o fechamento da vaga, mas é no momento da definição da estratégia que fica mais claro esse fator, pois é influenciado pelo mercado e grau de dificuldade do perfil, remuneração, horário, etc.;
9Verifique a infraestrutura: Verifique se há a necessidade de solicitar algum
recurso de infraestrutura para o novo colaborador como por exemplo cadeira, computador, celular, etc.
10Participe da entrevista: Todo líder deve participar da entrevista do seu
futuro colaborador, seja nos processos internos e externos. Nesse momento se cria o primeiro vínculo entre líder e liderado. Além disso, somente participando da entrevista você poderá estabelecer o contrato de gestão para a avaliação do desempenho e identificar as lacunas que terá que desenvolver
nesse profissional. Caso não tenha realizado nenhuma entrevista, solicite um treinamento ao RH e/ou acesse no Tasy o Bê-á-bá da entrevista;
11Registre a sua avaliação: Todo candidato avaliado deve ser registado no parecer entregue pelo RH. As suas anotações serão bases para a sua avalia-
ção de desempenho;
12Compartilhe a decisão: Aprovou o candidato? Compartilhe com a sua
liderança, com sua equipe, com seus pares ou com os principais clientes internos. Quanto mais pessoas envolvidas na sua avaliação mais chances de encontrar o candidato certo para a vaga certa;
13Processo médico: Depois de aprovado o candidato passará pela nos-
sa médica do trabalho e somente com o parecer favorável da mesma poderá iniciar em nossa empresa. Dependendo do cargo serão necessários exames, podendo o processo se estender por até 07 dias;
14Integração institucional: Todo novo colaborador deve passar pela inte-
gração institucional, pois é nesse momento que encerra a sua admissão com a assinatura do contrato, cadastro de digital, foto do crachá, assinatura da ficha de EPI, se necessário, e da ordem de serviço referente ao recebimento do uniforme e EPIs. Conhecerá também a nossa história, missão, visão, valores e a nossa filosofia de atendimento do cliente entre outros temas fundamentais para sua melhor adaptação a nossa empresa. Veja a programação e o cronograma no Tasy;
15Integração técnica: São os treinamentos técnicos obrigatórios que o
novo colaborador deve ter acesso antes de assumir a sua função, objetivando a segurança dos nossos processos e uma melhor performance. Esses treinamentos são fundamentais para a certificação da ONA e da JCI. A responsável pelo subsistema de treinamento e desenvolvimento monitorará o registro e a
execução dessa integração;
16Integração das competências: É o treinamento das competências que
cada novo colaborador será avaliado em função do seu cargo. Ele pode realizar no dia seguinte à integração ou em até 45 dias. O cronograma do treinamento está disponível no Tasy;
17Primeiro dia no setor: Esteja presente e acolha o seu novo colabora-
dor. Destine pelo menos 30 minutos para relembrar porque ele foi contratado, quem será a sua referência técnica e o que será avaliado nos próximos 45 dias. Aproveite para estabelecer um vínculo com o colaborador e um contato de gestão no qual ele tem as informações principais do combinado entre vocês e informe que você leu a carta que ele escreveu durante a integração institucional.
Ufa, dá um trabalhão uma admissão! Sim, mas se seguires o passo a passo acima, há uma grade chance de uma contratação certa e de que um novo talento faz parte do seu time. Juntos vocês farão uma nova parceria para atingir os resultados da empresa, com a satisfação de uma realização profissional. Agora, vamos para o processo seguinte: Reter esse talento.
Modelo de Gestão:
Desenvolvimento Esse processo é contínuo e também o mais complexo. O desenvolvimento começa no momento da admissão na integração institucional, quando o novo colaborador recebe as primeiras orientações de como trabalhamos aqui e deve ser realizado até no momento da sua rescisão. O desenvolvimento é o começo e o fim da trajetória desse profissional em nossa empresa. Por isso, ele é um dos princípios da nossa liderança e é inerente à função de um líder e acontece em todas as interações com o liderado, porém, infelizmente, às vezes é realizado de forma inconsciente e negativa. Com o firme propósito de ser uma área que é a guardiã do Desenvolvimento Humano e Organizacional estamos aqui para assessorá-lo. Diferentemente do processo de admissão que há um passo a passo que assegura um possível resultado satisfatório, para essa etapa não há receitas prontas e estáticas, mas sim uma parceria que deve ser utilizada sempre que o resultado ou o clima não for positivo. Para isso, o líder deve estar constantemente avaliando e seguir algumas orientações que são fundamentais para esse desenvolvimento:
1Avaliação de 45 dias: Todo novo colaborador, ou em casos de mudança de
função, devem ser avaliados nesse período. Mais do que um resultado defi-
nitivo, talvez uma constatação de um erro de seleção que deve ser corrigido com a demissão, é o monitoramento dos primeiros resultados.
É necessário elogiar o que está bom e apontar com um plano de ação o que ainda pode ficar melhor. Preferencialmente o resultado dessa avaliação deve estar com o status em Atende, com apenas 02 fatores em desenvolvimento. Dificilmente ele estará no status Supera, porém se assim for, também houve um erro de seleção, pois ele tem muito mais potencial para o cargo que ocupa. Todavia, mesmo que já tenha decidido por uma demissão, faça a avaliação, pois é uma forma de confirmar sua decisão, só não faça no dia da rescisão. Caso seja, a sua primeira avaliação solicite um treinamento e /ou consulte nosso Bê-á-Bá de avaliação de 45 dias;
2Avalição de 90 dias: Nessa avaliação já é possível ver a capacidade de
aprendizagem e evolução do colaborador em relação ao plano de ação dos primeiros 45 dias. Nesse período confirmaremos a assertividade da seleção e a sua adaptação a nossa cultura. Caso ele seja aprovado nesse período, ele passa a ser um talento que deve ser retido.
3Avaliação de um ano: O objetivo dessa avaliação é confirmar a contribui-
ção do colaborador em relação às metas estabelecidas em sua contratação. Já passou o período de adaptação e conhecimento da empresa, por isso é uma avaliação fundamentada em resultados;
4Avaliação anual de desempenho: Além das avaliações acima, haverá a
nossa avaliação anual de desempenho que será aplicada a todos os colaboradores após um ano de casa. Ela está sendo construída e a previsão de implantação é até o final de 2015;
5Rotinas de administração de pessoas: Além de avaliar, o líder precisa ad-
ministrar o processo de férias, de horas extras, fazer a gestão do ponto, entender nosso holerite, enfim, uma série de rotinas administrativas que estão disponíveis em nosso Tasy.
Onde você busca energia? Essas perguntas podem ajudà-lo a persistir.
3Estude gestão de pessoas: É necessário, além de gostar de gente, estudar
sobre gente! Muitos profissionais investem em sua competência técnica, mas
esquecem que ao assumir uma função de liderança passam a ter outras competências que precisam constantemente serem desenvolvidas. Para desenvolvimento de pessoas como líder é necessário se atualizar e buscar treinamento e leituras que objetivam torná-lo um gestor melhor;
4Conheça a sua equipe: É essencial conhecer todos os membros da sua
equipe. Quais são suas competências? Quais são seus estilos de trabalho? Como são suas personalidades? Conhecendo mais da sua equipe, você pode demandar as atividades certas para as pessoas certas. É muito comum termos expectativas falsas de pessoas da equipe por simplesmente não conhecermos exatamente quem elas são;
5Confie em seus colaboradores: Estimule cada colaborador a atuar com
autonomia. Acredite, eles querem contribuir e têm capacidade para isso. Tenha coragem para administrar com liberdade. Sua confiança criará o ambiente empresarial que todos queremos atingir;
6Administre os conflitos: Essa é uma das responsabilidades inerente ao lí-
der. Além de gostar de pessoas, precisará gostar de administrar conflitos, pois esse será o tempero do seu dia a dia. A boa notícia é que há inúmeras ferramentas para apoiá-lo na solução dos conflitos. Em nosso Tasy há algumas delas no Bê-á-Bá de gestão de conflitos;
7Mantenha seus colaboradores informados: Garanta aos seus colaborado-
res o acesso às informações necessárias à efetividade dos trabalhos. Eles
devem conhecer também o momento da empresa, a base dos negócios e o
nosso planejamento estratégico – esses são pré-requisitos importantes para sua identificação com a nossa empresa. O líder deve dar a sua visão sobre a empresa, sobre sua área, sobre sua equipe. Deixe claro aonde sua equipe vai chegar se realmente se empenhar;
8Dê Feedback a seus colaboradores: Reconheça os pontos fortes de seus
colaboradores e ajude-os a utilizá-los e a desenvolvê-los ainda mais.
Acompanhe de perto, elogie-os sempre que merecido, porém, não deixe de fazer críticas justas e construtivas. Erros acontecem de ambos os lados. Aborde-os de maneira imediata e aberta. Caso seja a sua primeira vez, solicite um treinamento ou acesse no Tasy o Bê-á-Bá do Feedback;
9Conduza seus colaboradores aatingirem metas: Atribua responsabilidades
aos seus colaboradores e dê-lhes autoridade para realizá-las, exercendo a
delegação com efetividade. Trace metas claras e desafiadoras, buscando o comprometimento dos colaboradores e dê espaço suficiente para que a criatividade, a autoconfiança e a responsabilidade possam ser desenvolvidas. Assim irá ajudá-los a alcançarem o sucesso;
10Mantenha contato constante: A equipe precisa saber que você sabe o
que eles estão fazendo, de que forma e quando. Delegar não significa confiar cegamente. Manter contato constante com a equipe demonstra que você zela pelos resultados e que está ali para apoiá-los. Fazendo o acompanhamento das tarefas, como líder você observa possibilidades de melhorar os resultados da equipe, mudança de planos e até cancelamento das tarefas ao longo do caminho. Não deixe sua equipe sozinha na jornada. Afinal, a responsabilidade final do resultado é seu. Lembre-se que você é a inspiração da sua equipe. A lealdade e a confiança são conquistas e não imposições. Essas orientações devem ser seguidas diariamente com empenho e dedicação. A sua recompensa será o time que está construindo e além dos resultados concretos da empresa terá a gratificação de um bom trabalho realizado.
Modelo de Gestão:
Reconhecimento Esse é o processo mais esperado. Pessoas bem desenvolvidas apresentam alta performance e consequentemente buscam serem reconhecidas. O líder deve estar atento para sempre reconhecer na hora certa. Há muitos tipos de reconhecimentos, extrínsecos e os intrínsecos. Conheça alguns deles abaixo: Reconhecimentos extrínsecos: 1- Aumento de Salário: Para falar nesse assunto é indispensável que conheça nossa política de remuneração e carreira e naturalmente a nossa tabela de salários. Eles estão disponíveis no Tasy e no RH. Além de seguir os nossos processos e critérios, você verá que a nossa política está pautada na meritocracia e é essencial que o líder não perca o momento do reconhecimento do aumento do salário. Muitos só o fazem, quando o colaborador informa que recebeu outra proposta. Caso não tenha orçamento financeiro para esse reajuste, mesmo assim, converse com o colaborador e informe que deveria dar esse reconhecimento, mas por conta do momento financeiro da empresa.
Sempre busque auxílio com o responsável especializado do subsistema de remuneração para discutir de forma estratégica esse reconhecimento. Vale ressaltar que muitos líderes dão esse reconhecimento, mas esquecem de falar o porquê do aumento perdendo uma oportunidade de realmente reconhecer e também de comemorar com o seu colaborador;
2Promoção de cargo: Nesse caso, o aumento de salário está atrelado ao aumento do grau de responsabilidade e a novos desafios. Ambos são gratificantes. As dicas do item anterior também se aplicam nessa situação;
3Remuneração variável: Essa situação se aplica às avaliações de desempenho que remuneram caso atinja o resultado. Geralmente são mensais e aplicam a toda equipe daquele setor. Verifique se sua equipe se enquadra nessa situação;
4Benefícios: Os benefícios compõem a remuneração dos nossos colaboradores e é muito importante que o líder conheça-os. Basta acessar nosso Tasy no guia de benefícios.
Reconhecimentos intrínsecos:
1 Realizar um trabalho com significado: Os colaboradores são motivados e sentem-se reconhecidos quando entendem o sentido e a importância do seu trabalho. Muitos líderes pecam nesse quesito e os profissionais nem sempre percebem sozinhos esse significado. Quando uma pessoa sente orgulho do que faz, primeiramente, sempre busca realizá-lo de forma eficiente e segundo,
sente-se realizada;
2Participar nas decisões que envolvem o seu trabalho e setor: As pessoas desejam ser consultadas no que tange o seu trabalho. Além disso, você pode se surpreender ao ouvir seus colaboradores. São eles que executam o trabalho, por isso a sua ótica deve ser considerada na construção de uma empresa melhor;
3Ter oportunidade de crescer e desenvolver-se: Esse é o grande objetivo de todos os profissionais. É fundamental que o líder fale dos seus planos para cada colaborador. O que almeja para o futuro deles na empresa? Quais serão os próximos desafios? O que ele poderá aprender? Essa análise vai além do setor e às vezes vai além da nossa empresa;
4Ser valorizado pelos líderes da empresa: Há uma grande expectativa nessa forma de reconhecimento. O líder precisa ser humilde e generoso para reconhecer o valor das pessoas que fazem parte do seu time. É preciso reaprender a elogiar as pessoas e fazer isso mais vezes. Quem não gosta de um elogio sincero? E como nos motivamos quando somos elogiados!;
5Sentir confiança com a competência da administração da empresa: O colaborador precisa confiar na expansão da empresa e que ela está sendo bem administrada pelos seus dirigentes;
6Ser inspirado pela visão da empresa: Primeiramente ele precisa conhecer a nossa visão e depois se identificar com ela, pois o êxito na visão depende
do trabalho de cada um que faz parte da empresa. Aqui estamos falando de propósitos e de sonhos. É preciso valer a pena! Como vimos há várias formas de sermos reconhecidos. Reconheça a sua equipe sempre. E se alguém da sua equipe não merece ser reconhecido você tem duas opções: voltar ao item anterior, desenvolvimento, ou ir para o próximo item, rescisão.
Esse é o processo mais esperado. Pessoas bem Modelo de Gestão: desenvolvidas apresentam alta performance e consequentemente buscam serem
Recisão
Esse é o processo mais dolorido e que há mais resistência de ambas as partes. Contudo, também é um processo necessário e desde que realizado com assertividade poderá ser muito positivo para o líder, para o colaborador, para equipe e para empresa. Há uma estimativa em torno de 70% das ações trabalhistas serem movidas por sentimento de injustiça ou de mágoa geradas nesse momento. Veja algumas dicas para que esse processo seja realizado de forma adequada para rescisão sem justa cauda:
1Viabilidade da rescisão: Antes de tomar uma decisão de demissão vale a pena verificar se o colaborador não tem estabilidade da CIPA, por exemplo. Outro fator fundamental é a avaliação da médica do trabalho. Para ajudá-lo peça para o responsável do processo de Rescisão do RH te informar dessa viabilidade;
2Tomada de decisão: Tenha certeza que realizou todas as etapas anteriores e que não há nenhuma ação que você deveria ter feito. Mais do que isso, que o colaborador também já percebeu que essa é a melhor decisão a ser realizada. Compartilhe com a sua gerência;
3Sigilo da informação: É essencial o sigilo do desligamento. Tome cuidado para que ninguém saiba antes do momento certo e principalmente para que o colaborador fique sabendo por outros sobre essa decisão;
4Defina a estratégia: Você pode até estar aliviado pela decisão tomada, mas ainda há muitas informações e ações a serem realizadas. A primeira delas é saber qual o tipo de rescisão que estamos falando: com ou sem justa causa. Cada uma delas requer um planejamento de ação que o RH poderá apoiá-lo. Depois, é necessário avaliar o impacto financeiro e quando será o melhor momento de realizá-la. Posteriormente, avaliar os impactos na produção e no atendimento da equipe. Avalie com segurança qual o melhor momento de efetivar a rescisão e conte com nosso apoio nessa estratégia;
5Preencha o formulário de rescisão: Esse formulário será enviado por e-mail no qual as informações prestadas serão colocadas no registro do colaborador, sendo uma das informações se o mesmo deve ser recontratado futuramente;
6Demitindo: Nessa etapa é importante que todas as demais tenham sido executadas para que você sinta-se confiante no momento de comunicar o colaborador da sua decisão. Caso seja o seu primeiro desligamento solicite ao
RH um treinamento e no Tasy temos o Bê-á-Bá da rescisão que poderá RH um treinamento e no Tasy temos o Bê-á-Bá da rescisão que poderá ajuda-lo;
7
Rotinas administrativas do desligamento: O RH informará todo o processo de
desligamento ao colaborador, por isso, é fundamental que no momento em que o colaborador for informado tenha um responsável do RH para o atendimento poste-
rior;
8 Comunicando o desligamento para equipe: O líder deve comunicar oficialmente a sua equipe e os principais clientes sobre o desligamento, evitando informar o motivo e preservando a imagem do colaborador. É imprescindível que o líder seja cuidadoso, ético e discreto nessa fase;
9 Processo médico: Assim para a admissão, na rescisão o colaborador deve ser considerado apto para a rescisão. Caso negativo, o colaborador será afastado ou por atestado ou pelo INSS até ter condições de saúde para ser desligado. Por isso, é fundamental seguir a primeira dica;
10 Entrevista de desligamento: O RH realizará a entrevista de desligamento com o ex-colaborador. Essas informações serão tabuladas mensalmente e utilizada em nosso plano de ação do turnover;
11Homologação no sindicato: Se o ex-colaborador tiver mais de um ano de casa sua rescisão será homologada no sindicato;
Rescisões com justa causa: Essa rescisão é muito delicada e deve ser compartilhada com sua gerência, RH e jurídico. Não poderá haver julgamentos precipitados, por isso, recomendamos que sempre procure ajuda no RH. Esse é o fim do processo e talvez o recomeço, caso seja necessária a reposição. O importante é que ele seja feito de forma cuidadosa e assertivo. O sucesso dele dependerá dos feedbacks que foi dado durante o desenvolvimento do
Considerações Finais Desejamos que as informações aqui citadas o apoiem na sua jornada enquanto líder. Elas sempre serão atualizadas, por isso, recomendo que releia a cada 06 meses ou sempre que precisar. Cada empresa tem o seu modelo de gestão e esse é o nosso. Ela é feita com conhecimento e com o coração. O sentimento de felicidade, de alegria e de bem estar é o indicador de que estamos construindo um ótimo lugar pra se trabalhar. Tenha certeza de que não está sozinho. Conte com as áreas de apoio, com seus pares, com sua gerência, com a nossa diretoria e em especial com o RH.
EDITORIAL: RECURSOS HUMANOS