LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN EMPRESARIAL
PROYECTO DISEÑO ORGANIZACIONAL DE EMPRESA DE COACHING 4C4U CONOCE, CREA, CAMBIA Y CRECE
Noveno Cuatrimestre
PRESENTA:
•
Andrina Inurreta Espinosa de los Monteros • •
José Carlos Nativitas Vázquez María Fernanda Pérez Ballesteros
ASESOR ACADÉMICO:
Dr. Édgar Berriozábal
DISEﾃ前O ORGANIZACIONAL CRECE
EMPRESA 4C4U: CONOCE, CREA, CAMBIA Y
Tlalnepantla de Baz, Estado de Mﾃｩxico. 4 de Agosto de 2015.
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CONTENIDO
CONTENIDO DE ILUSTRACIONES
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1. EL PROBLEMA INTRODUCCIÓN
Tomando como base que el diseño organizacional nos ayuda a generar planes con la finalidad de optimizar recursos, mejorar procesos y el funcionamiento en general de una organización, presentaremos a lo largo de este proyecto la creación de una empresa de coaching, a partir del desarrollo de un diseño organizacional. Para diseñar la organización, primero debemos conocer que es el coaching y el impacto que éste tiene para las personas y para las empresas en general, por lo que a lo largo de este trabajo podremos encontrar la justificación y propuesta del proyecto, en base a lo que el diseño organizacional nos pide para la implementación. Dicho esto, pasamos al objeto de estudio que es la creación de una empresa consagrada al coaching, principalmente el de tipo organizacional, sabiendo que el coaching es trabajar con otros para que obtengan los resultados que esperamos o mejoren su desempeño, diseñaremos y presentaremos a la empresa. Vivimos en una sociedad que constantemente experimenta cambios, dichos cambios pueden generarse como respuestas a las necesidades de las personas o gustos, pero en definitiva un factor importante en los cambios que se dan dentro de una sociedad es debido a la globalización con la que hoy en día vivimos y simplemente porque los seres humanos vamos creciendo y cambiando. Sabiendo que las personas vamos cambiando, las empresas deben tomar en cuenta los cambios dentro de la organización y deben procurar que todos los colaboradores se adapten a dicho cambio.
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Al hablar de cambios dentro de la organización podemos mencionar diversos tipos de cambios, desde los que se dan con la finalidad de eficientizar los procesos dentro de la empresa, cambios en el personal, en las políticas, hasta los que se generan para brindarle un mejor o nuevo producto al cliente. Pero es importante mencionar que para que un cambio se genere con éxito y se obtengan los resultados planeados se deben tomar en cuenta ciertos factores como el análisis y la planeación estratégica del problema que existe y los pasos que se llevarán a cabo para generar un cambio, determinando previamente los resultados que se esperan obtener con dicho cambio y el seguimiento, retroalimentación y corrección después de ejecutarlo.
1.1 Antecedentes La historia del Coaching no tiene fecha exacta de inicio, sin embargo sabemos que comenzó a formarse hace miles de años en la antigua Grecia y unos de los principales precursores fue el filósofo Sócrates, quien utilizaba con sus discípulos un método que promovía el diálogo para llegar al conocimiento, sentándose a conversar con ellos y haciéndoles preguntas, lograba sacar a relucir los conocimientos que tenían dentro. Sócrates bautizó esto como Mayéutica, que en griego significa partera, para simbolizar el él también ayudaba a dar a luz, pero daba a luz la verdad, o el conocimiento que hasta ese momento salía a la luz y había permanecido oculta. Este método, aunado al ejemplo y capacitación, es lo que los coaches usan para ayudar en el desarrollo del rendimiento de la persona, en este caso de las personas, los equipos de trabajo y como consecuencia, de la empresa en general, sabiendo que cada persona y organización conoce o debería conocer mejor que nadie sus problemas, debilidades y fortalezas y un coach solo sirve como instrumento para exteriorizar las respuestas y soluciones. La segunda aparición en la historia, fue a mediados de los años 70 cuando Timothy Gallwey, un Coach deportivo, se dio cuenta de que el peor enemigo de un deportista era su propia mente, y desarrolló una serie de libros para ayudarlos a
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superar bloqueos y obtener así un mayor rendimiento, de aquí deriva la palabra de coaching, de los coaches o entrenadores deportivos. Desde el comienzo el método desarrollado por Gallwey mostró resultados sorprendentes y comenzaron a florecer escuelas deportivas bajo la licencia de su obra, llamada “Inner Game”. Dos de ellas se montaron en Europa a cargo de Sir John Whitmore, el cuál jugó un papel muy importante, ya que después de un tiempo se las ingenió para adaptar el procedimiento a las empresas inglesas y dio origen al Coaching Empresarial. Desde ahí, solo fue un pequeño paso para que este coaching bajara al ámbito personal y estuviera a disposición de todos. En 1994 son presentadas las teorías de Ken Blanchard sobre la experiencia de uno de los coaches mundialistas más famosos: Don Shula, quien fué coach del equipo de la liga de futbol americano los Dolphins de Miami, y quien los dirigió durante 22 años, llevándolos al SuperBowl durante cinco temporadas de grandes ligas. Don Shula ha sido exponente del coaching en los Estados Unidos, coach de coaches. En la cultura de trabajo se cambia también el lenguaje, la actitud; la contractualidad laboral casi desaparece para convertirse en una relación de asociados (empresa- empleados) en donde lo que cuenta es el crecimiento mutuo, el desarrollo y el aprendizaje con un destino común: el liderazgo. El Coaching Empresarial reúne escenarios y actores que compiten en un campo, con la finalidad de juntos ganar y lograr el objetivo común, siendo el resultado del esfuerzo de cada colaborador y la relación de cada uno dentro del equipo de trabajo, donde el coach será la aportación única de liderazgo, de explosión y aprovechamiento del talento. En el Coaching, el Coach y el Cliente, después de examinar la situación, crean conjuntamente un plan de acción y a trabajan mano a mano hasta resolver el asunto.
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1.2 Planteamiento del Problema En la actualidad, existen diversas empresas que no tienen una planeación y coordinación establecida dentro y fuera de la misma y al iniciar sus actividades empresariales. Es por eso, que muchas de ellas llegan a tener un ciclo de vida muy corto, puesto que la falta de Desarrollo y Diseño Organizacional es importante. En caso de que la empresa tenga detectados los problemas de falta de coordinación, capacitación, desarrollo y diseño, existen empresas especializadas en el apoyo a las mismas, quienes pueden brindar una solución plena y efectiva ante los problemas y conflictos que existan en la organización, después de un análisis de la empresa en general, el área o departamento correspondiente y los colaboradores de dicha área. Siendo los coaches una herramienta para ayudar en el desarrollo de habilidades y talento de los colaboradores. En la actualidad, en México existen pocas empresas dedicadas al coaching tales como: Shore Executive Search, Coaching Ontológico S.C., Metaconsultec (Alto Nivel), las cuales están dedicadas a ofrecer servicios de solución a empresas en las áreas de comunicación y desarrollo organizacional, basándose en un proceso de investigación aplicado a la innovación. Una organización es un conjunto de equipos que funcionan como un solo equipo, por lo cual es de suma importancia que todos los colaboradores de la empresa se adapten al cambio, para lo cual se necesita una correcta capacitación y seguimiento, pero en ocasiones las empresas no cuentan con el personal calificado para llevar a cabo dicha capacitación, por lo cual deben recurrir a empresas de Coaching, para generar un buen análisis de la empresa, de los colaboradores, del problema o problemas que existan y así desarrollar una buena solución y realizar una buena implantación, dándole seguimiento a cada colaborador involucrado para obtener resultados benéficos para el trabajador y la organización en general.
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1.3 Objetivos Transformar a la empresa a través de las personas para cumplir objetivos y lograr beneficios. 1.3.1 Objetivo General
Crear una organización de Coaching, a través de la implementación del método de Diseño Organizacional, para lograr una empresa estructurada que brinde beneficios dentro del sector económico. 1.3.2 Objetivos Específicos • Análisis del Diseño Organizacional para su implementación y creación de
una empresa. •
Presentación de la empresa en base al proceso administrativo aplicado a través del Diseño Organizacional.
•
Análisis de las ventajas al aplicar el proceso de Desarrollo Organizacional como método en la creación de las empresas, en comparación con la creación de empresas sin aplicar dicho método.
1.4 Justificación e Importancia Un programa de coaching, esta específicamente diseñado para ayudar a las personas a potencializar su rendimiento en momentos de cambio o diferentes problemas que se presenten. Se trata de una disciplina que permite mejorar la calidad y posicionar a individuos en un aprendizaje permanente. La innovación y la consecución de éxitos de una forma mucho más rápida y participativa, son algunas de las consecuencias del coaching empresarial. Partiendo de la afirmación de que la supervivencia de las organizaciones, radica en su capacidad para aprender y adaptarse rápidamente, pensamos en el aprendizaje de los colaboradores y su adaptación a los cambios en los procesos, en la sociedad y en la empresa en general, siendo la finalidad del coaching organizacional, la mejora de la empresa, a través de las personas.
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El capital más valioso que puede tener cualquier empresa es el capital humano, por lo cual desarrollaremos esta empresa de coaching.
1.5 Alcance La elaboración de este proyecto a través del Diseño Organizacional permite conocer las ventajas de una buena planeación y ejecución al momento de desarrollar una nueva organización, las cuales están al alcance de cualquier persona que desee comenzar una empresa. El desarrollo de este proyecto no sólo sirve para conocer mejor e implementar el Diseño Organizacional, sirve también para conocer y presentar las ventajas del coaching empresarial, del cual su uso está incrementando actualmente.
1.6 Delimitación Primero se debe conocer todo lo relacionado al Coaching, como sus ventajas, usos y aplicaciones, ya que es nuestro objeto de estudio. Posteriormente se deben pensar y plantear las diferentes posibilidades que se tienen del Coaching para enfocarnos en una y comenzar el desarrollo de la implementación.
1.7 Limitaciones •
La falta de actitud de parte de los colaboradores incluso de directivos de una empresa puede ser cruciales para el éxito del programa de coaching.
•
La falta de compromiso del coachee hacia los nuevos retos que se le presenten.
•
El coaching no cubre ni soluciona las necesidades financieras dentro de una empresa.
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2. MARCO DE REFERENCIA 2.1 Descripción de 4C4U 4C4U es una empresa consagrada a la impartición de coaching ontológico y empresarial, de manera personal a directivos o gerentes y a todos los colaboradores de un departamento o de la organización en general, según lo requieran las necesidades del cliente. Siguiendo una orientación proactiva, potencializando las fortalezas personales y convirtiéndolas en un mejor desempeño que cumpla con las expectativas y objetivos de la empresa, haciendo colaboradores más eficientes y eficaces. Además de que ofrecemos como producto o servicio diferenciado la certificación profesional como coach, avalados por la IAC1.
2.1.1 Reseña Histórica
4C4U inicia como un proyecto académico para cumplir con los lineamientos de la formación profesional de los tres socios industriales fundadores de la empresa; dando como resultado un proyecto altamente viable, por lo que en el año 2015, se consolidan como una Sociedad Anónima de Capital Variable en la ciudad de Tlalnepantla de Baz, Estado de México. Los tres jóvenes emprendedores deciden llevarlo al campo real, ya que contaban con información suficiente para satisfacer la necesidad del nicho al cual decidieron enfocar su organización, diagnosticando la oportunidad en el entorno empresarial deciden aprovecharla. Al ser una empresa que se está consolidando, se tiene planteado como objetivo principal incursionar en el mercado a través de la diferenciación mediante la innovación en sus procesos y servicios.
1 International Association of Coaching
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2.1.2 Espacio Físico
La empresa 4C4U cuenta con instalaciones en un salón de cuatro metros de ancho por seis metros de largo, distribuidas de la siguiente manera.
2.1.3 Ubicación Geográfica
La empresa 4C4U está ubicada en la Avenida Gustavo Baz No. 2160, Colonia La Loma, Código Postal 54060 en el municipio de Tlalnepantla de Baz, Estado de México.
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2.1.4 Objetivos de la Empresa • Hacer cumplir nuestras
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políticas de ética para con los clientes,
apoyándolos en la solución de situaciones que afecten a la organización. •
Elevar y darle continuidad al ciclo de vida de la empresa, a partir de que se elabore el proyecto de coaching para la empresa.
•
Enfoque a resultados, una mayor coordinación y cooperación entre los integrantes de equipos de trabajo y departamentos, y como claro ejemplo los equipos constituidos por diferentes departamentos
o sectores con
objetivos y necesidades distintas y en unos principios no coincidentes entre sí. •
Hacer una investigación ardua y análisis de la situación que presenta la empresa, para convertir los problemas en soluciones.
•
Ofrecer un servicio diferenciado al promover la certificación como Coach a los colaboradores de las empresas, logrando que ellos sean los agentes de cambio dentro de sus empresas.
2.1.4.1 Objetivo General Ofrecer servicios de Coaching mediante la innovación de servicios y
procesos dando seguimientos personalizados a cada cliente y colaborador. 12
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2.1.5 Misión
Ofrecer a nuestros clientes una solución clara, eficaz e innovadora a los problemas que se presenten día a día, actuando con profesionalismo y responsabilidad a la interacción y desarrollo de información, para lograr el desarrollo integral de las personas y así obtener beneficios en la empresa en general, ofreciendo un servicio diferenciado satisfaciendo sus necesidades y transformando sus debilidades en fortalezas.
2.1.6 Visión para el 2020
Nosotros creemos en el desarrollo de las personas hasta su máximo potencial, integrando todas sus capacidades y facetas para conseguir la mejor versión de sí mismos. 2.1.7 Valores • Responsabilidad:
cumplimiento
de
Conscientes objetivos
de
de
trabajar
empresas,
con
personas
debemos
y
por
trabajar
con
responsabilidad para brindar un servicio de calidad. •
Empatía: Hacer propias las metas y objetivos de nuestros clientes, de manera que trabajemos en conjunto para alcanzarlas.
•
Honestidad: Promover la verdad como herramienta elemental para generar confianza dentro y fuera de la empresa.
•
Trabajo en equipo: Promover mejores resultados, gracias a un ambiente positivo de equipo en el que cada uno ofrecerá lo mejor de sí para la empresa, sus compañeros y el cliente.
2.1.8 Estructura Organizativa
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3. MARCO TEORICO 3.1. BASES TEÓRICAS “El coaching es una conversación, un diálogo, en el que un coach (tutor) y un coachee (pupilo) interactúan en un intercambio dinámico para conseguir unas metas, mejorar el rendimiento y proyectar al pupilo hacia un mayor éxito.” (Medellín, 2014) Y existes básicamente tres tipos de coaching •
COACHING PERSONAL: “es el arte de facilitar el desarrollo potencial de las personas para alcanzar objetivos coherentes y cambios en profundidad. En este proceso, el coach ayuda a las personas a esclarecer sus metas, ya sean personales, laborales, de relaciones afectivas, etc., y a ponerse en camino para alcanzarlas.” (Hilaire, 2013)
•
COACHING EJECUTIVO: “está dirigido a los ejecutivos de las compañías, que son los encargados de dirigir los departamentos o destinos de una empresa, ayuda a profundiza en su conocimiento, aumenta su rendimiento y mejora su calidad de vida.” (Federation, ICF España, 2014)
•
COACHING EMPRESARIAL: “ayuda a desarrollar, fomentar y hacer crecer los negocios y el personal, mediante técnicas interpersonales de comunicación, gestión del tiempo, equilibrio de vida personal y trabajo, desarrollo de personal y manejo de conflictos, eficiencia y productividad de individuos y grupos, pensamiento y gestión estratégica, fortalece la participación de mercado y el servicio al cliente.” (Medellín, 2014)
Como se mencionó, el Coaching favorece los cambios desde el individuo hasta la organización y empresa en su totalidad, abarcando diversos aspectos según las necesidades y ambiciones que se presenten. Para hablar sobre el cambio, se 14
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menciona la “Teoría del cambio” (la totalidad de los hechos coexistentes que son concebidos como mutuamente independientes” , que según Kurt Lewis, quien éste define el cambio como “la motivación para modificar las acciones que sustentan la causa por cubrir una necesidad” (AdGeO, 2014) y dicha teoría involucra cinco variables fundamentales que son: •
El sistema de fuerzas: Se origina gracias a la existencia de una necesidad, misma que motiva las acciones. Al conjuntarse todas las necesidades forman un sistema.
•
El espacio vital: “el conjunto de los acontecimientos o hechos que determinan el comportamiento de un individuo concreto en un momento dado.” (Enciclopedia y Biblioteca Virtual de las Ciencias Sociales, 2010)
•
La locomoción: es el resultado de la tensión en el sistema de fuerzas, es la tendencia o predisposición de una persona de moverse de una región a otra.
•
El conflicto: es cuando se compara el debiera ser con el ser, se puede observar la dirección hacia donde se pretende llegar y donde está realmente el individuo, por ende al tener una meta más arriba o encontrarse el individuo por debajo de lo esperado, surge el interés por mejorar.
•
La meta: satisfacer la necesidad y según el autor, en ésta se sustentan las cuatro variables anteriores.
Para finalizar, se puntualiza que
“Lewin incorpora otra nueva innovación a la
teoría del cambio y por extensión al comportamiento organizacional y es la metodología de investigación – acción, que se da de la siguiente forma: “ El investigador debe conseguir la cooperación de la organización, coordinando la participación de todos aquellos que tengan que ver en el diseño y ejecución de dicho experimento” Lewin (1939) en González:(1997). González (1997) lo resume en los siguientes términos “Toda investigación con grupos naturales, debe incluir en sus objetivos la consecución de beneficios reales 15
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para los grupos y organizaciones en los que investiga. Por tanto, toda investigación en grupos naturales debe incluir objetivos teóricos y prácticos”. (AdGeO, 2014) Con base en lo anterior, se concluye con que el cambio se da gracias al diagnóstico de una necesidad que debe surgir de modo inductivo, es decir de lo particular a lo general, cuyo origen se da en el individuo para después generar un cambio en sus prójimos, es decir, en los próximos a él.
3.1.1 ¿Cuándo dar coaching?
El coaching se debe aplicar cuando: •
Existe una retroalimentación pobre o deficiente sobre el progreso de los empleados, causando bajo rendimiento laboral.
•
Cuando un empleado de cualquier área merece ser felicitado por la ejecución ejemplar de alguna destreza.
•
Cuando el empleado necesita mejorar alguna destreza dentro de su trabajo.
El coaching efectivo es aquel caracterizado por el positivismo, confianza y rara vez la corrección, que a su vez se presenta con suma moderación. 3.1.2. ¿Cómo funciona el coaching?
El coaching ocurre dentro de una conversación donde aparecen compromisos mutuos. De parte del coachee: el compromiso de un resultado extraordinario, la honestidad de lo que ocurre, y su disposición hacia el logro y de parte del coach: el compromiso con el resultado de su coachee más grande que el del coachee mismo. Esto significa que el coach tiene una manera peculiar de escuchar, donde es capaz de darse cuenta de sus propias opiniones del coachee, y de las opiniones que el coachee haga.
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También el coach sabe, porque lo aprendió seguramente leyendo a Fernando Flores, que la acción está en el lenguaje. Por lo tanto, sabrá pedir acción en su coachee y se focalizará en sus resultados. A veces los coaches trabajan también con los estados de ánimo. Pero si bien este es un tema que tiñe la percepción de cualquier ser humano, los coaches saben que el compromiso tiene que ser más grande que el estado de ánimo, o sólo haríamos aquello que "nuestros días buenos" nos permitan. El coach encara cada resultado extraordinario a conseguir, como quien inicia un juego, establece reglas, establece cómo se hace un gol y cómo se gana el juego. También hace que, cuando ese juego se termina, se declare así y llama a un juego nuevo más grande. Así como no podemos imaginar una obra de teatro sin un director, un jugador profesional de cualquier deporte sin un coach, nos cuesta imaginarnos a un empresario, a la gente de una empresa o a un profesional con un coach. Sin embargo, todos podemos entender que no nos podemos ver a nosotros mismos en acción. Esa es la razón fundamental por la que en las artes y en el deporte nadie se imagina competir para ganar, sin un coach. ¿Por qué no se nos ocurrió que los que trabajamos estamos nadando dentro de la sopa de nuestra empresa, y no somos capaces de ver el plato? ¿Por qué no se nos ocurrió que cuando miramos nuestra empresa, la miramos sin poder cuestionarnos aquéllas cosas que son impuestas desde nuestra manera de mirar? ¿No han notado que cuando un extraño mira, de golpe ve las cosas que ninguno de nosotros podía ver antes? Un coach ve lo que los de la empresa no, haciendo una analogía, podemos decir que los que trabajan están nadando dentro de la sopa de la empresa y no son capaces de ver todo el plato, ya que al ver nuestra empresa, es desde nuestro ojo, mientras que un coach ve lo que nosotros no. Esa es la mirada del coach. Cuando una empresa quiere obtener los resultados que nunca obtuvo antes, y diferentes a
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lo que su historia le permitiría conseguir, podría buscarse un coach. Es un buen comienzo en el camino de conseguirlo. 3.1.3. ¿Qué es el coach?
Un coach es un líder que se ocupa en planear el crecimiento personal y profesional de cada una de las personas del equipo, incluso el suyo. Quien mediante una visión inspiradora, ganadora y trascendente, con compromiso y responsabilidad, orienta al equipo a caminar hacia un mismo objetivo, explotando el talento de cada persona, potencializando así la suma de los talentos individuales, convirtiéndolo en una fortaleza para la empresa. Es importante mencionar que el coach comparte dos creencias en particular: •
La competencia humana
•
El desempeño superior
Así como valores, que se describen de la siguiente manera:
Competencia Humana: Se refiere a que los coaches creen en personas: •
Desean ser competentes y obteniendo la ayuda necesaria harán lo posible para ser más competentes aun.
•
Se les debe dar la oportunidad para demostrar su competencia en forma continua.
Desempeño Superior: Los coaches comparten un compromiso hacia el desempeño superior creyendo que: •
Gerenciando y liderando por control no es práctico y no conduce hacia un compromiso con un desempeño superior o con la mejora continua hacia un mejor desempeño.
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Un desempeño optimo es el resultado del compromiso de los individuos y los equipos para desempeñarse lo mejor que les permiten sus habilidades. Tal compromiso es una de las consecuencias de las siguientes condiciones: o
Las personas comprenden que están haciendo y porque es importante.
o
Las personas tienen las competencias para desempeñar los trabajos y tareas que se esperan de ellos.
o
Las personas se sienten apreciadas por lo que ellas hacen.
o
Las personas se sienten retadas por sus trabajos.
o
Las personas tienen la oportunidad de mejorar cuando cometen errores.
3.1.4.“Características del coach: 1. Claridad: Un coach se asegura de la claridad en su comunicación, de otra
forma las personas comienzan a fallar o a no hacer nada, o peor aún, comienzan a asumir lo que debe hacerse, lo que siempre cuesta tiempo y dinero. 2. Apoyo: Significa apoyar al equipo, aportando la ayuda que necesitan, bien
sea información, materiales, consejos o simplemente comprensión. 3. Construcción de Confianza: Permite que las personas de su equipo
sepan que él cree en ellas y en lo que hacen, señalando éxitos ocurridos, revisando con ellos las causas de tales éxitos y otorgando un reconocimiento hacia la excelencia detrás de cada victoria. 4. Mutualidad: Significa compartir una visión de las metas comunes,
explicando a detalle las metas. Deben asegurarse que los miembros de su equipo puedan responder preguntas tales como: ¿Por qué esta meta es tan
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buena para el equipo o para la organizaciones?, o ¿Cuáles pasos deben realizarse para lograr las metas?, ¿Cuándo?. 5. Perspectiva: Significa comprender el punto de vista de los subordinados.
Realizar preguntas para involucrarse con las personas, que revelen la realidad de los miembros del equipo. Mientras más preguntas se hagan, más se entenderá lo que sucede en el interior de los individuos. 6. Riesgo: Es permitir que los miembros del equipo sepan que lo errores no
van a ser castigados con el despido, siempre y cuando todo el mundo aprenda de ellos. 7. Paciencia: El tiempo y la paciencia son claves para prevenir que el coach
simplemente reaccione, evitando respuestas viscerales, que pueden minar la confianza del equipo en la habilidad para pensar y reaccionar. 8. Confidencialidad: Las mejores coaches son aquellos que logran mantener
la boca cerrada. El mantener la confidencialidad de la información individual recolectada, es la base de la confianza y por ende, de su credibilidad como líder. 9. Respeto: Es la actitud hacia los individuos que se guía. Se puede respetar
a los miembros del equipo, pero si eso es contradictorio con la disposición para involucrarse, con la poca paciencia y con la deficiencia en compartir metas, no se comunica respeto.” (Federation, International Coach Federation, 2013) Por último, se procede a mencionar algunas de las conclusiones generales basadas en una encuesta sobre el Coaching según la International Coach Federation en el 2013. •
“Muchas organizaciones usan el coaching de forma efectiva, pero varía mucho hasta qué punto se utiliza este método.
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En general, no existe un evento específico que pudiera haber generado el inicio del coaching, más bien el uso del coaching ha evolucionado a través del tiempo.
•
En la mayoría de las organizaciones, son los ejecutivos de más altos niveles quienes reciben coaching, pero en algunas otras organizaciones también se brinda al talento clave y a personas en roles específicos.
•
La mayoría de las organizaciones usan una mezcla de coaches internos y externos, mientras que un pequeño número de grandes organizaciones globales usan solamente coaches externos.
•
Se le da extrema importancia a la confidencialidad, independientemente de que se usen coaches internos o externos.
•
La capacitación que han recibido los coaches internos es muy variada, desde un par de días hasta una capacitación formal y acreditada
•
Los compradores de coaching valoran mucho las recomendaciones y la buena reputación de un coach.
•
Las organizaciones usan una “cartera” de coaches que han venido desarrollando al paso del tiempo.
•
El impacto organizacional tal como la mejoría en el liderazgo y el nivel de compromiso del empleado han sido reconocidos, aunque no se han evaluado formalmente.
•
Se utilizan herramientas como la retroalimentación de 360 grados y las encuestas con los empleados para ayudar en la medición del impacto del coaching.” (Federation, International Coach Federation, 2013)
3.2. GLOSARIO DE TERMINOS “Aproximación: Máxima diferencia posible entre un valor obtenido en una medición o cálculo y el exacto desconocido.” (Lengua, 2015) 21
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“Administración: Graduar o dosificar el uso de algo, para obtener mayor rendimiento de ello o para que produzca mejor efecto” (Lengua, 2015) “Innovación: Creación o modificación de un producto, y su introducción en un mercado.” (Lengua, 2015) “Rendimiento: Proporción entre el producto o el resultado obtenido y los
medios utilizados.” (Lengua, 2015) “Optimización: Buscar la mejor manera de realizar una actividad.” (Lengua, 2015) “Competencia: Disputa o contienda entre dos o más personas sobre algo.” (Lengua, 2015) “Ejecutivo: Que no da espera ni permite que se difiera la ejecución.” (Lengua, 2015) “Ejecución: Llevar a la práctica, realizar.” (Lengua, 2015) “Desempeño: Cumplimiento con las obligaciones inherentes a una profesión, cargo u oficio; ejercerlos.” (Lengua, 2015) “Diseño Organizacional: la creación de funciones, procesos y relaciones formales en una organización; extremo para el que deben tenerse en cuenta multitud de factores como el medio ambiente, el comportamiento de los seres humanos dentro y alrededor de la organización.”. (FINANCIERA, ENCICLOPEDIA FINANCIERA, 2014) “Comportamiento Organizacional: campo de estudio en el que se investiga el impacto que individuos, grupos y estructuras tienen en la conducta dentro de las organizaciones, con la finalidad de aplicar estos conocimientos a la mejora de la eficacia de tales organizaciones” (FINANCIERA, ENCICLOPEDIA FINANCIERA, 2014)
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“Desarrollo Organizacional: se define como aquellas actuaciones dentro de la organización destinadas a aumentar su eficacia.” (FINANCIERA, ENCICLOPEDIA FINANCIERA, 2014)
4. FODA Ilustración . MATRIZ FODA CREADA POR EL GRUPO DE CONSULTORES.
4.1. DIAGNÓSTICO DE FODA
Con base en el FODA realizado podemos obtener un diagnóstico de 4C4U en donde se sabe que aunque es una empresa de nueva creación, por ende cuneta con una cartera de clientes reducida, ya que es uuna agencia poco conocida. Se plantean la posibilidad de implementar una campaña publicitaria basada en la innovación y optimización de recursos mediante las redes sociales, asi mismo, los clientes leales han brindado la oportunidad de incursionar en mayor grado al mercado, viéndose remunerados por parte de la empresa al ofrecerles una sesión sin costo.
Se observó que en los precios que ofrece 4C4U existe una variación debido independientemente de los clientes de la empresa, sus costos fijos siguen siendo los mismos, por ende se encarecen los productos que ésta ofrece. Aunado a lo anterior, la fluctuación del macroambiente económico de la entidad es poco favorecedor, siendo éste sumamente inestable, por lo cual los empresarios que pudiesen invertir en capacitación, coaching y asesoría no lo hacen, ya que sus 23
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prioridades son otras, es por ello que la campaña publicitaria estará encaminada a dar a saber que más que vendedores, son consultores y la consultoría en sí no es un gasto sino una inversión y noble, porque es ciento por ciento deducible de impuestos.
Referente a la amenaza sobre la competencia desleal, se plantea como posibilidad que la empresa adopte una cultura de congruencia y si es algo de lo cual a su perspectiva es falto de ética, no se deberá cometer los mismos errores que el resto comete. Es por ello que a los clientes que finalicen el programa con 4C4U se les dará sin costo para ellos asesoría de seguimiento y mantenimiento hasta que las empresas tratadas obtengan luz verde, con la finalidad de compensar su lealtad y que el programa diseñado sea exitoso, ya que es sabido que la mayoría de los programas de coaching no funcionan no porque no sean buenos sino porque el seguimiento que se les da no es adecuado. Se observó que dentro de sus debilidades las más importantes incluidas al final de éste subtítulo en el diagrama anterior son que no están formalizados sus procesos y
procedimiento,
no
están
determinados
sus
perfiles,
funciones
y
responsabilidades de los puestos, entre otras cuestiones tampoco se cuenta con planeación formal ni de contingencia para no ser sorprendida por factores externos o internos que podría destruirla, por ende por muy buena que sea la idea y el capital humano sea brillante sin lo anterior difícilmente podrá asegurar su supervivencia en el mercado ni formarse una reputación positiva.
5. CAPITULO V SITUACIÓN PROPUESTA 5.1. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
Ilustración . ESTRUCTURA ORGANIZATIVA HECHA POR EL GRUPO DE COLSULTORES.
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El Manual de la Organización es un “documento que contiene información detallada
referente
al
directorio
administrativo,
antecedentes,
legislación,
atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización.” (DEFINICIÓN DE , 2015)
5.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROPUESTO
La empresa 4C4U no cuenta con un manual de procedimientos establecido y formalizado debido a que está en proceso de formación y consolidación, así mismo se dice que el manual de procedimientos “representa una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la comunicación y organización. Contienen información ordenada y sistemática que estandariza los procesos, objetivos, normas, políticas y procedimientos de la organización, lo que hace que sean de gran utilidad para la toma de decisiones en la administración, evita discusiones y malos entendidos en las operaciones facilitando la transmisión del conocimiento entre diferentes generaciones de colaboradores .” (METACONSULTEC, 2015)
No es posible proponer algo cuando no se está seguro ni se tiene claro sobre qué se busca establecer o cuál es el objetivo, por ende se muestran mas adelante las sugerencias y recomendaciones basadas en conclusiones y contenido del presente documento con la finalidad de que 4C4U crezca quizá con pasos cortos pero firmes, pues ser muy ambicioso sin bases es mas perjudicial que benéfico.
6. CONCLUSIONES Partiendo de los puntos próximos anteriores, se concluye que la empresa puede ser una excelente idea y contar con el capital humano necesario para su correcto 25
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funcionamiento, desafortunadamente se debe prever que puede crecer o comenzar a tener mayores clientes mismos que no podrá atender de manera correcta o con excelencia si no se tienen formalizados el resto de lo imprescindible para su funcionamiento estandarizado como lo son políticas, reglamentos, perfiles y funciones de puestos, responsables de áreas y operaciones, objetivos generales, objetivos específicos.
Una de las creencias más arraigadas en la macro cultura donde se desenvuelve 4C4U es creer que no es necesario planear o formalizar, que todo se adquiere a raíz de la práctica y puede que funcione por un tiempo, pero si no se planea y se comienza a cubrir los aspectos que están vulnerables en la organización el aprendizaje de prueba error resultaría muy caro, comenzando por la reputación que la empresa puede formarse con base en ésta creencia pero sobretodo porque lo que se está tratando de brindar son asesorías mayéuticas a otros consorcios o entes económicas es decir, se está participando en el desarrollo y hasta supervivencia de terceros en el mercado, es inverosímil querer brindar algo que no se posee o de lo que se carece como lo es organización o formalización cuando 4C4U no lo tiene estipulado claramente, aplicado constantemente y reestructurado para optimizarse a sí misma.
7. RECOMENDACIONES •
Desarrollar a la brevedad los perfiles y funciones de puesto con base en las necesidades de la Compañía.
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Estipular claramente las políticas, reglamentos y normativas de la organización basadas en la cultura organizacional de la empresa.
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Definir claramente el tipo de comunicación formal e informal que se adecua a las necesidades de la empresa.
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Dejar en claro las responsabilidades y alcance de las áreas, departamentos y personal de la Organización.
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Crear diagramas de flujo que sean claros y concisos basados en procedimientos de la Corporación.
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Estandarizar y formalizar todo por escrito sin suposiciones.
LISTA DE REFERENCIAS Y PÁGINAS CONSULTADAS AdGeO, G. d. (2014). BIBLIOTECA VIRTUAL DE DERECHO, ECONOMÍA Y CIENCIAS SOCIALES. Obtenido de BIBLIOTECA VIRTUAL DE DERECHO, ECONOMÍA Y CIENCIAS SOCIALES: http://www.eumed.net/libros-gratis/2010e/840/Teoria%20del%20Cambio%20Kurt %20Lewin.htm Alto Nivel. (s.f.). Obtenido de www.altonivel.com.mx DEFINICIÓN DE . (31 de JULIO de 2015). DEFINICIÓN DE . Obtenido de DEFINICIÓN DE : http://www.definicion.org/manual-de-organizacion Enciclopedia y Biblioteca Virtual de las Ciencias Sociales, E. y. (2010). Enciclopedia y Biblioteca Virtual de las Ciencias Sociales, Económicas y Jurídicas: Determinantes del Análisis y Diseño Organizacional. Obtenido de Enciclopedia y Biblioteca Virtual de las Ciencias Sociales, Económicas y Jurídicas: Determinantes del Análisis y Diseño Organizacional: http://www.eumed.net/libros-gratis/2010e/840/indice.htm Federation, I. C. (2013). International Coach Federation. Obtenido de International Coach Federation: http://www.coachfederation.org/files/FileDownloads/2013OrgCoachingStudy_SP.pdf Federation, I. C. (2014). ICF España. Obtenido de ICF España: http://www.icfes.com/mwsicf/sobreicf/definicion-coaching-icf-espana FINANCIERA, E. (2014). ENCICLOPEDIA FINANCIERA. Obtenido de ENCICLOPEDIA FINANCIERA: http://www.enciclopediafinanciera.com/organizaciondeempresas/diseno-deorganizacion.htm FINANCIERA, E. (2014). ENCICLOPEDIA FINANCIERA. Obtenido de ENCICLOPEDIA FINANCIERA: http://www.enciclopediafinanciera.com/organizaciondeempresas/desarrolloorganizacional.htm
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8. TABLAS Y ANEXOS 8.1. Distribución del Espacio físico de la empresa
Ilustración . DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO FÍSICO DE LA EMPRESA 4C4U CREADA POR EL GRUPO DE CONSULTORES.
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8.2. MATRIZ FODA Ilustración . MATRIZ FODA DE LA EMPRESA 4C4U CREADA POR EL GRUPO DE CONSULTORES.
8.3. UBICACIÓN DE LA EMPRESA 4C4U
Ilustración . UBICACIÓN DE LA EMPRESA 4C4U OBTENIDA DE GOOGLE MAPS 2014® CREADA POR EL GRUPO DE CONSULTORES.
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8.4. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA Ilustraciﾃｳn . ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA HECHA POR EL GRUPO DE CONSULTORES.
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